Anda di halaman 1dari 46

MANUAL MUTU

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)


UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014

Manual Mutu
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya

Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan oleh

Dikendalikan
oleh

Disetujui oleh

:
: 1
: 12 Mei 2014
: Sekretaris II

Much. Rikhi Toufan, ST


NIK. 860801 1321 0382
: Sekretaris I

Khoirul Azhar, ST
NIP. 19810709 200910 1 002
: Kepala Unit Layanan Pengadaan
(ULP)

Dr. Ir. Achmad Asad Sonief, MT


NIP. 19591128 198710 1 001

PENDAHULUAN

1.1

Ruang Lingkup Manual Mutu


Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya (UB).Pedoman ini menjelaskan


tentang kemampuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam
memenuhi persyaratan pelanggan.Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan
penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008.
Prosedur

yang

dinyatakan

dalam

Manual

Mutu

adalah

prosedur

yang

didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008.Panduan ini merupakan


persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk
kepentingan institusional Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.Dengan
demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini
untuk tujuan komersial.Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan
SMM.Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang
berlaku.
Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) adalah unit yang
melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Layanan Secara Elektronik
(SPSE) pada e-tendering, e-catalog. ULP-UB merupakan implementasi Perpres No. 54
tahun 2010 beserta perubahannya yang di lauching pada tanggal 11 Desember 2010.ULPUB merupakan bagian/unit tersendiri di bawah langsung koordinasi Rektor. Tugas utama
ULP-UB adalah melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kredibel melalui
e-tendering, e-catalog. Semoga keberadaan website ULP-UB dapat memberikan kontribusi
dan manfaat yang besar bagi pelayanan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel,
dapat mencerdaskan bangsa khususnya di Universitas Brawijaya.
1.2 Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menjelaskan kegiatan utama (core business) Unit Layanan Pengadaan Universitas
Brawijaya (ULP-UB) yaitu Layanan Pengadaan Barang dan Jasadi lingkungan
Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun
tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam
memenuhi persyaratan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan
ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

d. Mencerminkan komitmen Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB)


dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga
dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang
dan jasa.
2

LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU


Landasan kebijakan manajemen mutu Unit Layanan Pengadaan Universitas
Brawijaya (ULP-UB) didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut:
1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;
2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan
Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan
Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010;
4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan
Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012;
5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor
1 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan dan Surat Edaran Kepala LKPP
Nomor 08/KA/2/2013 tentang Kewajiban Membentuk Unit Layanan Pengadaan
(ULP) dan Permohonan Informasi tentang Keberadaan ULP.
6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor
9 Tahun 2014 tentang Tentang Petunjuk Teknis Operasional Sertifikasi Keahlian
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
7. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 tahun 2013 tentang Perubahan Atas Perka LKPP
No. 16 Tahun 2012
8. Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering beserta
Lampirannya.
9. Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 tentang Standar Dokumen
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
10. Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres
No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010
Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
11. Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana
umum Pengadaan

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

12. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006 tentang Organisasi


dan Tata Kerja Universitas Brawijaya;
13. Keputusan

Rektor

Universitas

Brawijaya

Nomor

365/SK/2011

tentang

Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya;Visi dan Misi


Universitas Brawijaya, 201
14. Statuta Universitas Brawijaya, 2009.
15. Persyaratan SMM ISO 9001:2008
3

DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI


a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan,

tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan


b. Jaminan

mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan

pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan
perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi Perguruan Tinggi dapat tercapai
serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders).
Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan
Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil)
akan memenuhi persyaratan mutu.
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya

dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer


(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat.
d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara

dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait
dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk
memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan

sistem manajemen mutu dari organisasi Unit Layanan Pengadaan Universitas


Brawijaya (ULP-UB)
f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima

atau membeli layanan dari Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULPUB). Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) terdiri
atas mahasiswa, dosen,Unit/Lembaga/Fakultas, Penyedia barang dan jasa).
g. Unit kerja penyelenggara adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas

dan jurusan yang menyelenggarakan layanan layanan pengadaan barang dan jasa

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/Program Studi

yang mendukung terselenggaranya layanan pengadaan barang dan jasa


i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya
j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi
k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau

menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan


l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pengadaan barang dan

jasa di lingkungan Universitas brawijaya dalam bentuk Dokumen Kontrak


Pengadaan.
4
4.1

SISTEM MANAJEMEN MUTU


Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Pelayanan pengadaan di Universitas Brawijaya (UB) sudah sejak lama
dilaksanakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan

sarana dan prasarana untuk

semua sivitas UB, dalam perkembangannya sejak tahun 2008 telah dibentuk
panaitia pengadaan dengan personil yang hampir semuanya baru.

Pada tahun

2008 sampai dengan 2010 pelayanan pengadaan telah dilaksanakan dengan cara
manual yang semuanya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003.
Pada akhir tahun 2010 telah mengajukan sistem pengadaan secara elektronik
kepada LKPP pusat, dan di UB telah dilaunching pada tanggal 11 Desember 2010
oleh Deputy LPSE LKPP Prof. Himawan Adinegoro dengan nama Layanan
Pengadaan Secara Elektronik Universitas Brawijaya (LPSE-UB). Mulai tahun 2011
pelayanan proses pengadaan telah dilakukan sepenuhnya secara elektronik melalui
sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)-LKPP dengan membentuk panitiapanitia pengadaan pusat dan unit kerja diseluruh lingkungan Universitas Brawijaya.
Sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya
Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012, mulai tahun 2013 telah dibentuk Unit
Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dengan membentuk kelompok
kerja ULP di kantor pusat Universitas Brawijaya dan unit kerja di semua
Fakultas/Unit kerja UB untuk melaksanan layanan pengadaan barang dan jasa.

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.2

Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP)


Universitas Brawijaya
Visi dan Misi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayaantara lain:
Visi
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya memiliki visi Menjadi
Unit Layanan Pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku dan
dapat bermanfaat bagi sivitas serta masyarakat.
Misi

Melaksanakan layanan pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang


berlaku agar semua para stakehorder dan sivitas akademika serta masyarakat
mendapatkan manfaat yang optimal.

Melakukan pengembangan dan penyebarluasan pengetahuan pengadaan


barang/jasa pemerintah agar mendapatkan sumber daya manusia yang
profesional dan taat hukum.

Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya


1. Untuk

melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem

pelayanan secara elektronik (e-tendering dan e-catalog),


2. Untuk melaksanakan pembinaan stake holder melalui pelaksanaan pelatihan
pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku
Maklumat
Kami berupaya memberikan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara
Elektronik dengan sungguh-sungguh untuk dapat :
1.

Memberikan pelayanan pengadaan yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan
standar pelayanan yang ditetapkan;

2.

Memberikan kemudahan dalam mendapatkan layanan pengadaan barang


secara elektronik;

3.

Memberikan layanan pengadaan dengan senyum, sapa dan optimal;

4.

Merespon dengan cepat permintaan informasi dan keberatan atas proses


pengadaan secara elektronik yang disampaikan baik langsung maupun media;

5.

Menyiapkan SDM ULP yang berdedikasi dan siap melayani;

6.

Melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja pelaksana.

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.3

Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi


Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadisahkan

dengan Surat Keputusan Rektor NOMOR : 220/SK/2013 tanggal : 26 APRIL 2013.


Kepala Unit Layanan
Pengadaan

Sekretaris I
Unit Layanan
Pengadaan (ULP)

Staf

Staf

Staf

Sekretaris I
Unit Layanan
Pengadaan (ULP)

Staf

Kelompok Kerja
Unit Layanan
Pengadaan (ULP)

Staf

Dengan tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) sesuai dengan
Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2010 adalah sebagai berikut:

Mengkaji ulang rencana umum pengadaan barang/jasa bersama PPK;

Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;

Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Kementerian dan


papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE
untuk diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional;
Menilai

kualifikasi

penyedia

barang/jasa

melalui

prakualifikasi

atau

pascakualifikasi;
Melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang

masuk;

Menjawab sanggahan;

Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan


penyedia barang/jasa kepada PPK;

Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa;

Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, KAK/Spesifikasi Teknis, dan


Rancangan Kontrak kepada PPK berdasarkan atas usulan Pokja ULP;

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Menteri melalui

KPA;
Memberikan

pertanggungjawaban

atas

pelaksanaan

kegiatan

Pengadaan

Barang/Jasa kepada KPA;


Menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan

ULP;
Melaksanakan pengadaaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan

secara elektronik melalui LPSE;


Melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah

dilaksanakan; dan
Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen

pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam


penyedia.
Tugas Struktur ULP
1. Tugas Kepala terdiri atas :

Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP;

Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP;

Menyusun program kerja dan anggaran ULP;

Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan


apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;
Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan

barang/jasa kepada Menteri melalui Pejabat Eselon I terkait;

Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;

Menetapkan Pokja ULP;

Menugaskan anggota Pokja ULP sesuai dengan beban kerja masing-masing;

Mengusulkan penempatan/ pemindahan/ pemberhentian anggota ULP kepada


Pejabat Eselon I terkait;
Mengusulkan pengangkatan Tim Teknis dan Staf Pendukung ULP kepada Pejabat

Eselon I terkait;
Mengusulkan

penetapan

Barang/Pekerjaan

pemenang

Konstruksi/Jasa

kepada

Lainnya

Menteri

yang

untuk

bernilai

di

Penyedia
atas

100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait;

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Rp

Mengusulkan penetapan peringkat teknis untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang

bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon


I terkait; dan
Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa yang telah dilaksanakan oleh

Pokja ULP kepada PPK.


Kepala dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP

2. Tugas Sekretaris terdiri atas:


Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,

perlengkapan, dan rumah tangga ULP;

Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;

Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;

Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh


Pokja ULP;
Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh

penyedia barang/jasa;
Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan

untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa;

Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;

Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan


evaluasi;

Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan

Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam
proses pengadaan barang/jasa.
Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.

3. Tugas Pokja ULP, terdiri atas:


Melakukan kaji ulang terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK), Spesifikasi Teknis dan

Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan Rancangan Kontrak paket-paket pengadaan


barang/jasa yang akan dilelang/ diseleksi;
Mengusulkan perubahan KAK, Spesifikasi Teknis dan HPS, dan Rancangan Kontrak

kepada PPK, melalui Kepala ULP;


Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan menetapkan dokumen

pengadaan;

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Melakukan pemilihan penyedia barang/jasa mulai dari pengumuman kualifikasi

atau pelelangan sampai dengan menjawab Sanggah;


Mengusulkan

penetapan

Barang/Pekerjaan

pemenang

Konstruksi/Jasa

kepada

Lainnya

Menteri

yang

untuk

bernilai

di

Penyedia
atas

Rp

100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) dan pennyedia jasa Konsultansi yang


bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Kepala ULP;
Mengusulkan penetapan peringkat teknis kepada Menteri untuk Penyedia Jasa

Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah)


melalui Kepala ULP;

Menetapkan pemenang untuk:

Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket pengadaan barang/pekerjaan


konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp 100.000.000.000,- (seratus
milyar rupiah);
Seleksi atau PenunjukanLangsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang

bernilai palinh tinggi Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah);

Menyampaikan Berita Acara Hasil Pelelangan kepada PPK melalui Kepala ULP;

Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada


Kepala ULP;
Memberikan data dan informasi kepasa Kepala ULP mengenai Penyedia

Barang/Jasa yang melakukan perbuatan seperti penipuan, pemalsuan dan


pelanggaran lainnya; dan

Mengusulkan bantuan Tim Teknis dan/atau Tim Ahli kepada Kepala ULP.

ULP melaksanakan pemilihan calon penyedia barang/jasa di lingkungan Satker


yang bersangkutan.
Pemilihan sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakan setelah ULP menerima

paket pengadaan barang/jasa dari PPK.


Paket pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud di atas dilengkapi dengan

data pendukung sebagai berikut:

Salinan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK);

KAK/ Spesifikasi Teknis;

HPS; dan/atau

Rancangan Kontrak.

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4. Tim Pendukung bertugas :

Membantu mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama


dengan ULP.

Membantu melakukan kajian terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri


paket-paket yang akan dilelang/seleksi.

Membantu menyiapkan dokumen pengadaan.

Membantu mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Membantu menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.

Membantu membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada


Kepala ULP.

Membantu melakukan pelayanan bimbingan teknis, pemberian pendapat dan


rekomendasi, serta koordinasi penyelesaian masalah di bidang pengadaan.

Membantu melaksanakan bimbingan teknis dan layanan advokasi bidang


pengadaan B/J

Membantu melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri
paket-paket yang akan dilelang/seleksi.

Membantu mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup


dokumen pengadaan, data survei harga, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar
kebutuhan barang/jasa, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar hitam penyedia.

Mempertanggungjawabkan semua tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung


jawabnya.

10

Melaksanakan tugas lain yang relevan

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

11

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.4

Program Kerja

NO
1

JENIS PROGRAM

TUJUAN

KEGIATAN

PELAYANAN PENGADAAN

Untuk memilih penyedia

- LAYANAN PROSES PEMILIHAN

BARANG/JASA

barang dan jasa yang

PENYEDIA BARANG/JASA melalui

professional yang dapat

LPSE UB :

menghemat keuangan

Mengkaji ulang RUP

Negara yang sesuai

Menyusun rencana pemilihan PBJ

dengan aturan yang

Pengumumkan pelaksanaan PBJ

berlaku.

Menilai kualifikasi
Mengevaluasi dokumen lelang
Menjawab sanggahan
Menyampaikan hasil pemilihan PBJ
kepada PPK
Mengusulkan perubahan HPS, KAK,
SpekTek dan rancangan kontrak
kepada PPK
Mengorganisir pelaksanan pemilihan
s.d pelaporan PBJ
Mengelola sistem managemen
pengadaan

12

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PELAKSANA
POKJA SATKER

INDIKATOR

PENGEMBANGAN

Untuk memenuhi

/PENINGKATAN

persyaratan sertifikasi

KOPETENSI SDM

sebagai pelaksana pokja

- PEMBAHARUAN SERTIFIKASI PBJ

POKJA SATKER

- PELATIHAN DAN BINTEK PBJ

PERSONIL ULP

PBJ
Untuk menambah/
memperbaruhi sertifikasi
serta kompetensi bidang
PBJ terkait
3

KEMITRAAN

Untuk meningkatkan

kerjasama kompetensi

Kerja sama dengan organisasi

ULP

profesi/lembaga l dalam bidang lainnya

bidang pengadaan lain


yang terkait
Untuk konsultasi, dan

menyelesaian masalah

Kerja sama dengan LKPP untuk

ULP

meningkatkan kompetensi PBJ

PBJ
Untuk meningkatkan

13

Kerja sama dengan Organisasi

kerjasama kompetensi

Internasional yang berkaitan dengan

bidang pengadaan lain

peningkatan kompetensi profesi

yang terkait

pengadaan

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

ULP

4.5

Renstra
Program Kerja ULP ini sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis Universitas
Brawijaya. Dalam jangka pendek program kerja yang dilaksanakan adalah :
1. Melaksanakan pelayanan pengadaan barang dan jasa bagi seluruh sivitas
Universitas Brawijaya yang tersebar pada Unit Kerja/Fakultas sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
2. Meningkatkan kompetensi pengadaan barang dan jasa pemerintah bagi stake
holder PBJ.

4.6

Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga


lain terkait dengan pengadaan barang/jasa.
Sasaran Mutu/Quality Objective
Sasaran mutu/quality objective Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas
Brawijaya secara garis besar adalah sebagai berikut :
1. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal
adalah 80%.
2. Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan
proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan
barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist
3. Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran.
4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat.
5. Sarana dan Prasarana yang memadai.
6. Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan
barang dan jasa sesuai pengajuan.

14

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 1. Sasaran Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya


No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

100%

100%

Menjalankan sistem penjaminan mutu internal secara efektif.


Rencana

Tindakan

Awal

Yang

50%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran


Mutu :
Peningkatan

implementasi

sistem

penjaminan mutu internal (SPMI) pada


unit kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya

Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan


proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket
pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist
Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

100%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran


Mutu :
Checklist

kelengkapan

administrasi,

Mengkaji kembali dokumen lelang dan


spesifikasi sebelum diproses, Peningkatan
terhadap evaluasi dokumen penawaran
terkait dengan kualifikasi perusahaan
No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

15

Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

80%

100%

100%

100%

100%

100%

Rencana

Tindakan

Awal

Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran


Mutu :
Proaktif

kepada

unit

kerja

untuk

mempersiapkan proses lelang, Strategi/


menjadwalkan
khususnya

Proses

Dana

APBN,

lelang
APBN-P

awal
dan

BOPTN
4

Sumber daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat


Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran


Mutu :
Peningkatan

SDM

dengan

pelatihan

tentang pengadaan barang dan jasa, Ujian


sertifikasi pengadaan barang dan jasa,
Peningkatan system layanan pengadaan
secara elektronik,

16

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Indikator Target

2013

2014

2015

2016

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

Sarana dan Prasarana yang memadai guna meningkatkan kinerja


Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

100%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran


Mutu :
Pemenuhan
prasarana

kebutuhan
yang

akan

sarana

dan

mempercepat

kinerja
6

Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses


pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan.
Rencana

Tindakan

Awal

Yang

80%

100%

100%

100%

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran


Mutu :
Peningkatan responbility sesuai dengan
alokasi yang ditentukan SOP
4.7

SISTEM MANAJEMEN MUTU


Sistem Manajemen Mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB diupayakan berjalan

dengan efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan


melakukan peningkatan berkelanjutan sistem penjaminan mutu di Unit Layanan
Pengadaan (ULP). Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan
persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan
dan kemudian ditinjau ulang.
Dalam rangka menerapkan SMM di UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB, diambil
langkah-langkah, yaitu:
1. Menentukan

Management

Representative

(MR)

dan

proses-proses

yang

dibutuhkan dalam SMM.


2. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik
proses operasi maupun proses-proses ini efektif.
4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.
5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut.
6. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

17

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB melakukan penjaminan mutu layanan


sebagai

pertanggungjawaban

kepada

stakeholders untuk mengembangkan mutu

layananUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB secara berkelanjutan.Dengan demikian,


mutu penyelenggaraan layanandi UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB diakui tidak saja
secara internal, namun juga secara eksternal oleh BPK dan IRJEN.
Dalam penerapan SPMI, ULP memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan
dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh manajemen. Dengan SPMI ini, UNIT
LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya
melalui

pelaksanaan

misinya

serta

mampu

memenuhi

kebutuhan/memuaskan

stakeholders yaitu kebutuhan layanan sivitas dan masyarakat.


Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka
dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Gugus Jaminan Mutu
(GJM) dalam bentuk simpel yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di
tingkat universitas. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu PJM digambarkan
pada Gambar 3 berikut ini :
REKTOR

PJM

Unit Kerja Pelaksana


Akademik (UKPA):
Fakultas/Program
Jurusan/PS

Unit Kerja Penunjang


Pelaksana Akademik
(UKPPA):
Biro
Lembaga
UPT

Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya

ULP sebagai Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) melakukan proses Sistem
Manajemen Mutunya mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas
Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :

18

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya


Bisnisproses di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya, terdiri dari , yaitu :
1. Proses layanan pengadaan jasa konstruksi
2. Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya
3. Proses pengembangan SDM kompetensi PBJ
4. Proses Kerjasama Kemitraan
5. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen
6. Proses Pelayanan Tata Usaha
Sedangkan produk/output yang dihasilkan Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas
Brawijayaadalah

penyedia

barang/jasa,

sumber

daya

manusia

yang

bersertifikasi/ketrampilan, laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa, draft kontrak,


pelatihan serta kerjasama yang akan dipastikan mutunya dengan kriteria kelayakan
produk :
1. Penyedia barang/jasa
Lulus kualifikasi
Lulus administrasi dan teknis
Lulus harga yang responsif

19

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2. Sumber daya manusia


Memiliki kompetensi dibidang administrasi
Memiliki kompetensi dibidang IT (minimal microsoft office dan internet)
Memiliki sertifikasi pengadaan resmi Pemerintah
3. Laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa
Memiliki kelengkapan yang sistematis
4. Draft kontrak
Mencakup ketentuan umum, semua produk proses pemilihan barang/jasa,
dokumen penawaran, jaminan pelaksanaan, SPMK.
5. Pelatihan dan kerjasama
Mencakup materi pengadaan, kontrak dan SPSE
Kerjasama dengan Instansi terkait pengadaan dan Instansi Pemerintah
6. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen
Laporan monitoring kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali
Laporan evaluasi kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali
Hasil monitoring dan evaluasi kinerja menunjukkan tingkat kepatuhan
minimal 80%
Proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Unit Layanan Pengadaan
(ULP), Universitas Brawijaya akan dirinci pada Gambar 5 dan Tabel 2 berikut ini:
Tabel 2. Proses Bisnis Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Proses
Proses layanan
pengadaan jasa
konstruksi

Output (Produk)
Penyedia barang/jasa
konstruksi

Pelanggan
Penyedia barang/jasa
Unit kerja
Universitas/Lembaga /Fakultas

Laporan proses
Draft kontrak

Proses layanan

Penyedia barang/jasa lainnya

Penyedia barang/jasa

pengadaan

Laporan proses

Unit kerja

barang/jasa

Draft kontrak

lainnya

Proses

Sertifikasi Tenaga

Pengembangan
Sumber Daya
Manusia

20

Universitas/Lembaga /Fakultas

Kependidikan

Tenaga kependidikan dan


dosen

Ketrampilan Tenaga
pendukung

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Proses

Output (Produk)

Proses kerjasama

Mou Kerjasama

kemitraan

Laporan/surat tugas

Pelanggan
Perorangan/instansi mitra

kerjasama

dengan ULP UB
Dosen
Tenaga kependidikan
Pimpinan UB

Proses Audit

Laporan Kinerja Unit Layanan

Internal dan
Tinjauan

Pengadaan (ULP)
Laporan Hasil Tinjauan

Manajemen

Dosen
Tenaga kependidikan
Pimpinan UB

Manajemen
Laporan Hasil Audit Internal

Proses layanan

Laporan rutin administrasi

Tenaga kependidikan

tata usaha

4.8

SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT


Adanya

sistem

dokumentasi

memungkinkan

jaminan

keselarasan

antara

perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan GJM Unit Layanan Pengadaan


(ULP) Universitas Brawijaya. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin
konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan
pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan.Untuk itu sistem dokumentasi yang telah

21

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

disusun oleh GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah sebagai
berikut :
Tabel 3. Dokumen GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO

Dokumen

Kode

Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan


Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)


Universitas Brawijaya

Renstra

Unit

Layanan

Pengadaan

(ULP)

Universitas Brawijaya
4

Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan


Rekaman

Manual

Prosedur

Tindakan

Korektif

dan

Pencegahan
7

Manual Prosedur Pengendalian Produk yang


Tidak Sesuai

Manual Prosedur Audit Internal

Manual Prosedur Pengajuan Proses Lelang

10

Manual Prosedur Proses Pelaksanaan Barang


dan jasa

11

Manual Prosedur Pelelangan Sederhana

12

Manual Prosedur Pelelangan Umum

13

Manual Prosedur Penunjukan langsung (ECatalog)

14

Manual Prosedur Gagal Lelang

15

Manual Prosedur Sanggahan

16

Manual Prosedur Black List

17

Manual Prosedur PUMK ULP

18

Manual Prosedur Surat Menyurat

19

Instruksi Kerja

20

Dokumen Pendukung

21

Borang-borang

22

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit
mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekali untuk
mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas.
Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal
(00600 04004).
Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unit Layanan
Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM
ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau
perolehan sertifikat.
5
5.1

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN


Komitmen Top Manajemen

Dalam rangka menjamin mutu pelayanan Pengadaan barang dan Jasa dalam
menyediakan sumber daya manusia di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka Kepala Unit
Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan Sistem
Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan:
7. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka
Kepala unit Layanan Pengadaan berfungsi sebagai Manajer Representattif (MR)
dalam menjalanka manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR,
dibentuklan Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya.
8. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya dengan cara mensosialisasikan kepada seluruh unit kerja.
9. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan Tim GJM dalam implementasi Sistem
Penjaminan Mutu
10. Menyiapkan segala sumberdaya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan
Mutu.
11. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Unit Layanan
Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadan mematuhi Audit Intenal Mutu (AIM) yang
dilakukan oleh universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).

23

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

5.2

Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi misi dan tujuan, bertekad memberikan pelayanan

kepada pelanggan sesuai motto Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya:
Layanan Pengadaan Kredibel adalah Kepuasan Anda.
Kepuasan pelanggan dipenuhi dengan memberikan produk yang dihasilkan melalui
proses bisnis seperti yang digambarkan pada Gambar 6 dan dijabarkan pada Tabel 2
berdasarkan kriteria minimal kelayakan masing-masing produk tersebut.
5.3

Kebijakan Mutu
Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut.
Unit Layanan Pengadaan (ULP)akan melaksanakan proses Layanan Pengadaan (e-

Tender dan e-Catalog) dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam rangka menyediakan
SDM dansistem pengadaan secara elektronik
yang bisa diterima oleh pengguna layanan dengan menjamin mutu layanan sesuai
persyaratan yang diajukan oleh pengguna jasa layanan, dengan cara berupaya
menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu
secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas,
dinyatakan dalam dokumen Renstra, Renop/Program Kerja Unit Layanan Pengadaan
(ULP) UB, serta didukung dengan adanya Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Tim GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB merencanakan sistem mutu dengan
memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM.
Dalam menentukan sasaran mutu, GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB harus
memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan
produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.Dalam
perencanaan sistem manajemen mutu.GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB
memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi
persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen
mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu,
antara yang direncanakan dengan yang diterapkan.
5.4

Perencanaan Sistem Mutu


Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi

dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra),

24

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Program

Kerja (Proker)/Renop, Pedoman Pelaksanaan, Manual Mutu, Standar Mutu ULP dan/atau
Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen
pendukung lainnya.
Standar Mutu ULP disusun berdasarkan standar PJM Universitas, dengan maksud
agar memperlancar persiapan ULP dalam menghadapi Audit Internal dan Eksternal.
5.5

Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi


Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP),

maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci
dan jelas.Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di ULP telah diangkat
Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan
wewenang mewakili Kepala ULP dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu seharihari dibantu dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM) ULP.
Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan maka Unit Layanan Pengadaan
(ULP) berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguhsungguh dengan jalan:
1. Mengangkat Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) dalam menjalankan
manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Gugus
Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP).
2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan
cara mensosialisasikan kepada tenaga kependidikan, pokja, dan pelanggan yang
berkaitan.
Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memastikan bahwa tanggung
jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN
(ULP) UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN
(ULP) UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, di antaranya:
1. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat,
diterapkan dan dipelihara
2. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam
organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu
3. Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SPMI telah dirumuskan dan
dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak
terkait peduli untuk memenuhinya.

25

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada
keseluruhan struktur organisasi.Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua
bidang

bertujuan

untuk

memfasilitasi

manajemen

mutu

yang

efektif

dan

komunikatif.Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam


organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu.
Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran
dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja
organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan.Komunikasi
ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi.Manajemen juga
dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi
pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. Beberapa bentuk komunikasi :
a. Rapat rutin MR dengan tim GJM minimal 1x dalam sebulan
b. Rapat manajemen : Kepala ULP, Sekretariat, MR, Ketua GJM, tenaga
kependidikan dan tim pendukung, minimal 1x dalam 2 bulan
c. Umpan balik dari seluruh anggota pelanggan minimal 1 kali dalam 1 tahun misal
respon balik dari unit kerja/fakultas, e-help desk
Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui pengumuman, undangan tertulis,
website, pertemuan berupa rapat koordinasi.
5.6

Tinjauan Manajemen
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan

manajemenbaik internal maupun eksternal/AIM.Tinjauan manajemen internal dilakukan


secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan sedangkan Tinjauan
manajemen Eksternal/AIM dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam
setahun.
Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan, dan perubahan
kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.
Tinjauan ini dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara
mengadakan

pertemuan/rapat

koordinasidalam

rangka

mengevaluasi

hasil

AIM,

memperbaiki jika ada ketidaksesuaian, mencegah produk yang tidak sesuai untuk
meningkatkan kinerja dengan jalan merekomendasikan langkah-langkah yang harus
diambil.
Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan,
kinerja proses, dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan,

26

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi
sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output
dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:
perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk
yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan.
Secara garis besar prosedur tinjauan manajemen adalah berdasarkan hasil audit
dan umpan balik pelanggan bila ada produk yang tidak sesuai, tim GJM bersama MR akan
menilai kinerja proses yang telah dilakukan. Hasil penilaian ini akan disampaikan pada
rapat tinjauan manajemen yang melibatkan Seluruh structural Unit Layanan Pengadaan
(ULP) Universitas Brawijaya. Hasil tinjauan manajemen ini harus didokumentasikan
rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik, dicatat, didokumentasikan,
sertaditindaklanjuti.
6
6.1

PENGELOLAAN SUMBER DAYA


Ketersediaan Sumber Daya
Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamengidentifikasi kebutuhan

sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam
pengadaan barang dan jasa di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun data sumber
daya manusia pada structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
sebagai berikut :

27

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 4. Sumber Daya Manusia (SDM) pada


Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya

No
1.

Nama
Dr. Ir. Achmad Asad

NIP
19591128 198710 1 001

Pend.

Tahun

terakhir

Masuk

S3

1987

Jabatan

Email

Ketua ULP

sonief@ub.ac

Sonief, MT
2.

Muchammad Rikhi

.id
860601 1321 0382

Toufan, ST
3.

Khoirul Azhar, ST

S1 Teknik

2009

Arsitektur
19810709 200910 1 002

S1 Teknik

2004

Sipil
4.

Hari Mulyanto

19760627 200710 1 001

SMA

1999

Sekretaris

riecyarch@ub

ULP

.ac.id

Sekretaris

Khoirul_azha

ULP

r@ub.ac.id

Staf ULP

haripengadaa
n@ub.ac.id

5.

Eko Wahyudi, SH

820425 13 2 1 0224

S1 Hukum

2008

Staf ULP

exwahyudi@
ub.ac.id

6.

Joko Sumahdiawan, SE

830307 13 2 1 0225

S1 Ekomoni

2008

Staf ULP

joksuma@ub
.ac.id

7.

Mahfud

830317 13 2 1 0619

SMK

2010

Staf ULP

mahfudpeng
adaan@ub.ac
.id

8.

Edi Sunandar

820412 13 2 1 0616

SMK

2010

Staf ULP

edypengadaa
n@ub.ac.id

9.

Virga M.R., S.Kom

201404 820829 21001

S1 Teknik

2014

Staf ULP

Informatika
10.

Zahra Firdausyia, SE

201404 891220 22001

S1 Ekonomi

virgakoe@ub
.ac.id

2014

Staf ULP

yachrow@ub.
ac.id

Keterangan :
Dari data SDM Unit Layanan Pengadaan (ULP) tercatat sampai September 2014, terlihat bahwa sebagian kecil
telah berpendidikan S3 (1 Orang) S1 (6 Orang) sedangkan yang berpendidikan SMA/SMK = 3 Orang.

28

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 5. Sumber Daya Manusia (SDM)


Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi

No
1.

Nama
Dr. Ir. Achmad
Asad Sonief, MT

Pend.
S3

Jabatan
Kepala
ULP

Pengalaman

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Memimpin

dan

dan

seluruh

Kepemimpinan
(Diklatpim) Tingkat

Menyusun

dan

melaksanakan

III
Pelatihan

strategi pengadaan

Ujian

barang/jasa ULP;

Sertifikasi

Menyusun program

dan
Nasional

Pengadaan Barang

kerja dan anggaran

dan

ULP;

Universitas

Mengawasi seluruh
kegiatan pengadaan
barang/jasa di ULP
dan

melaporkan

apabila

ada

Jasa

Airlangga

di

(Tahun

2009)
Pelatihan
Pengadaan
Barang/Jasa

penyimpangan

Layanan

dan/atau

Pengadaan Secara

indikasi

penyimpangan;
Membuat

Elektronik

laporan

Dikti

(LPSE)

Kemdiknas

pertanggungjawaba

Jakarta

n atas pelaksanaan

Batu (Tahun 2009)

kegiatan pengadaan

Pelatihan Training

barang/jasa kepada

Of Trainer (TOT)

Menteri

e-procurement

Pejabat

melalui
Eselon

terkait;
Melaksanakan
pengembangan dan

29

Pendidikan
Pelatihan

ULP;

Komp.

Pengadaan

mengkoordinasikan
kegiatan

Analisa

Pelatihan

Pemkot

Di

Kota

Surabaya

Di Job Placement
Centre Universitas
Brawijaya

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
pembinaan Sumber
Daya Manusia ULP;
Menetapkan

Pokja

ULP;

Pengalaman

(Februari 2010)
Pelatihan Layanan
Pengadaan Secara

anggota Pokja ULP

LKPP

sesuai

dengan

Jakarta

beban

kerja

-procurement)
Lingkungan

pemindahan/

Universitas

pemberhentian

Brawijaya

anggota

ULP

(Desember 2010)

Pejabat

Eselon I terkait;
Mengusulkan
pengangkatan

Tim

Teknis

Staf

dan

Pendukung

ULP
Pejabat

Eselon I terkait;
Mengusulkan
penetapan
pemenang
Menteri

kepada
untuk

Penyedia
Barang/Pekerjaan
Konstruksi/Jasa
Lainnya

yang

bernilai di atas Rp
100.000.000.000,-

30

Jakarta

(Nopember2010)

penempatan/

kepada

Di

Sosialisasi LPSE (e

Mengusulkan

kepada

(LPSE)

e-procurement

masing-masing;

Komp.

Pengadaan

Elektronik

Menugaskan

Analisa

Pelatihan

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

di

No

Nama

Pend.

Jabatan

Pengalaman

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
(seratus

milyar

rupiah)

melalui

Pejabat

Eselon

Pelatihan
Pengadaan

Analisa
Komp.

terkait;
Mengusulkan
penetapan
peringkat

teknis

untuk

Penyedia

Jasa

Konsultansi

yang bernilai di atas


Rp
10.000.000.000,(sepuluh

milyar

rupiah)

melalui

Pejabat

Eselon

terkait; dan
Menyampaikan hasil
pemilihan penyedia
barang/jasa

yang

telah

dilaksanakan

oleh

Pokja

ULP

kepada PPK.
Kepala

dapat

merangkap
bertugas

dan
sebagai

anggota Pokja ULP


2

Muchammad Rikhi
Toufan, ST

31

S1

Sekretaris
ULP

Melaksanakan

Pelatihan

pengelolaan urusan

Pengadaan

keuangan,

Barang/Jasa

kepegawaian,

Layanan

ketatausahaan,

Pengadaan Secara

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi

Pelatihan
Pengadaan

perlengkapan, dan

Elektronik (Lpse)

rumah tangga ULP;

Pusat Jakarta Di

Mengiventarisasi
paket-paket yang
akan dilelangkan/
diseleksi;
Menyiapkan dokumen

Kota Batu (Tahun


2009)
Pelatihan Training
Of Trainer eprocurement

pendukung dan

Pemkot Surabaya

informasi yang

Di Job Placement

dibutuhkan Pokja

Centre Of

ULP;

Brawijaya

Memfasilitasi
pelaksanaan
pemilihan penyedia

University
(Februari 2010)
Pelatihan e-

barang/jasa yang

procurement Di

dilaksanakan oleh

Pemerintah Kota

Pokja ULP;

Surabaya Di

Mengagendakan dan
mengkoordinasikan

Pemkot Surabaya
(Juni 2010)

sanggahan yang

Pelatihan Layanan

disampaikan oleh

Pengadaan Secara

penyedia

Elektronik (LPSE)

barang/jasa;

e-procurement Di

Mengelola sistem

Lkpp Pusat Jakarta

pengadaan dan

Di LKPP Jakarta

sistem informasi data

(Nopember 2010)

manajemen

32

Pengalaman

Sosialisasi LPSE (e

pangadaan untuk

-procurement)

mendukung

Seluruh Fakultas

pelaksanaan

Universitas

pengadaan

Brawijaya Di

barang/jasa;

Universitas

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisa
Komp.

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Mengelola dokumen

Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan

Analisa
Komp.

Brawijaya Malang,

pengadaan

Jawa Timur

barang/jasa;

(Desember 2010)

Melakukan evaluasi
terhadap pelaksanaan
pengadaan dan
menyusun laporan
evaluasi;
Menyusun laporan
pelaksanaan
pengadaan
barang/jasa; dan
Menyiapkan dan
mengkoordinasikan
tim teknis dan staf
pendukung ULP
dalam proses
pengadaan
barang/jasa.
4)

Sekretaris dapat

merangkap dan
bertugas sebagai
anggota Pokja ULP.
3

Khoirul Azhar, ST

S1

Sekretaris
ULP

Melaksanakan
pengelolaan urusan

nasional

keuangan,

pengadaan barang

kepegawaian,

dan jasa di

ketatausahaan,

Universitas

perlengkapan, dan

Brawijaya (tahun

rumah tangga ULP;

2010)

Mengiventarisasi
paket-paket yang

33

Pelatihan dan ujian

Pelatihan
Pengadaan

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi

Pelatihan
Pengadaan

akan dilelangkan/

Barang/Jasa

diseleksi;

Layanan

Menyiapkan dokumen

Pengadaan Secara

pendukung dan

Elektronik (Lpse)

informasi yang

Pusat Jakarta Di

dibutuhkan Pokja

Kota Batu (Tahun

ULP;

2009)

Memfasilitasi

Pelatihan Training

pelaksanaan

Of Trainer e-

pemilihan penyedia

procurement

barang/jasa yang

Pemkot Surabaya

dilaksanakan oleh

Di Job Placement

Pokja ULP;

Centre Of

Mengagendakan dan

Brawijaya

mengkoordinasikan

University

sanggahan yang

(Februari 2010)

disampaikan oleh

Pelatihan e-

penyedia

procurement Di

barang/jasa;

Pemerintah Kota

Mengelola sistem

Surabaya Di

pengadaan dan

Pemkot Surabaya

sistem informasi data

(Juni 2010)

manajemen

Pelatihan Layanan

pangadaan untuk

Pengadaan Secara

mendukung

Elektronik (LPSE)

pelaksanaan

e-procurement Di

pengadaan

Lkpp Pusat Jakarta

barang/jasa;

Di LKPP Jakarta

Mengelola dokumen
pengadaan
barang/jasa;
Melakukan evaluasi

34

Pengalaman

(Nopember 2010)
Sosialisasi LPSE (e
-procurement)
Seluruh Fakultas

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisa
Komp.

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi

Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan

terhadap pelaksanaan

Universitas

pengadaan dan

Brawijaya Di

menyusun laporan

Universitas

evaluasi;

Brawijaya Malang,

Menyusun laporan
pelaksanaan

Analisa
Komp.

Jawa Timur
(Desember 2010)

pengadaan
barang/jasa; dan
Menyiapkan dan
mengkoordinasikan
tim teknis dan staf
pendukung ULP
dalam proses
pengadaan
barang/jasa.
Sekretaris dapat
merangkap dan
bertugas sebagai
anggota Pokja ULP.
4

Eko Wahyudi, SH

S1

Staf

Membantu Panitia

Pelatihan Training

Dalam Pembuatan

Of Trainer e-

Dokumen Lelang

procurement

Membantu Proses
Pelaksanaan Lelang
Membantu

pemkot surabaya
di job placement
center (jpc)

Pembuatan Dokumen

universitas

Kontrak

brawijaya (tahun

Trainer LPSE
Tim Verifikator LPSE

2010)
Pelatihan training
of trainer eprocurement di
pemkot surabaya

35

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi

Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan

Analisa
Komp.

(tahun 2010)
Pelatihan lpse eprocurement di
lkpp - jakarta
(tahun 2010)
Sosialisasi lpse (eprocurement)
seluruh fakultas
dilingkungan
universitas
brawijaya (tahun
2010)
5

Joko

S1

Sumahdiawan, SE

Staf

Panitia Pengadaan

Pelatihan Training

Barang dan Jasa.

Of Trainer e-

Membantu Proses

procurement

Pelaksanaan Lelang.
Membantu

Pemkot Surabaya
Di Job Placement

Pembuatan Dokumen

Center (JPC)

Kontrak

Universitas
Brawijaya (Tahun
2010)
Pelatihan/Manage
ment Training Lpse
e-procurement Di
Lkpp Pusat Jakarta Selatan
(09 - 12 Nopember
2010)
Sosialisasi LPSE (eprocurement)
Seluruh Fakultas Di
Lingkungan

36

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No

Nama

Pend.

Jabatan

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi

Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan

Analisa
Komp.

Universitas
Brawijaya
(Desember 2010)
6

Hari Mulyanto

SMA

Staf

Panitia Pengadaan

Pelatihan Dan

Barang dan Jasa.

Ujian Pengadaan

Memmbantu Proses

Barang Dan Jasa

Pelaksanaan Lelang.
Membantu
Pembuatan Dokumen
Kontrak

(I-M Here) Di
Yogyakarta (Tahun
2010)
Ujian Pengadaan
Barang Dan Jasa
Di Unair Surabaya
(Tahun 2010)
Ujian Pengadaan
Barang Dan Jasa
Di Universitas
Brawijaya (Tahun
2010)
Pelatihan
Management
Training
Pengadaan Secara
Elektronik (e-proc)
Di LPSE-UB (03-07
Januari 2011)

Mahfud

SMK

Staf

Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa.
Memmbantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
Membantu

37

Pelatihan
Management
Training
Pengadaan Secara
Elektronik (E-Proc)

Pembuatan Dokumen

Di Lpse-Ub (03-07

Kontrak

Januari 2011)

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No
8

Nama
Edi Sunandar

Pend.
SMK

Jabatan
Staf

Standart Tugas
Pokok dan Fungsi
Panitia Pengadaan
Barang dan Jasa.
Memmbantu Proses
Pelaksanaan Lelang.
Membantu

Pengalaman
Pelatihan
Pengadaan
Pelatihan

Analisa
Komp.
v

Management
Training
Pengadaan Secara
Elektronik ( E-

Pembuatan Dokumen

Proc) Di Lpse

Kontrak

Universitas
Brawijaya (03-07
Januari 2011)
Pendidikan Dan
Pelatihan
Kesekretarisan
Perguruan Tinggi
Universitas
Brawijaya (29-30
April 2011)

Virga M.R., S.Kom

S1

Staf

Membantu Proses

Pelaksanaan Lelang.
10

Zahra Firdausyia,
SE

S1

Staf

Membantu Proses
Pelaksanaan Lelang.

38

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisis Jabatan (Job Analysis)


Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

No

Education
Skill
Experience
Training
Jabatan di
Gap
Gap
Gap
Gap
Require Actu
Follow
Actu
Follow
Follow
Actu
Follow
BAK
Analy
Requirement
Analy
Requirement Actually Analy
Requirement
Analy
ment
ally
Up
ally
Up
Up
ally
Up
sis
sis
sis
sis

Nama

1 Dr. Ir.
Kepala ULP
Achmad
Asad Sonief,
MT

2 Much. Rikhi
Toufan, ST

3 Khoirul
Azhar, ST

39

S3

Tidak Manajemen
Ada (baik)

baik

Learnin Pernah
g by mengikuti
doing pelatihan
LKPP tentang
pengadaan
barang dan
jasa

Gol III/d Gol


III/d
Sek. ULP
S1
S1

Tidak TIK (baik)


Ada
Tidak Manajemen
Ada (baik)
TIK (baik)

baik

baik

Refres
hing
Learnin Pernah
g by mengikuti
doing pelatihan
LKPP tentang
pengadaan
barang dan
jasa,

Sek. ULP

Tidak Manajemen
Ada (baik)
TIK (baik)

baik

S1

S3

S1

Pernah
mengikuti
pelatihan
LKPP
tentang
pengadaan
barang dan
jasa

Learnin Sertifikat Ahli


g by
pengadaan
doing barang dan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Learning
by doing

Pernah
mengikuti
pelatihan
LKPP
tentang
pengadaan
barang dan
jasa
Learnin Pernah
Pernah
g by mengikuti
mengikuti
doing pelatihan
pelatihan
LKPP tentang LKPP
pengadaan
tentang
barang dan pengadaan
jasa
barang dan
jasa

Learnin Sertifikat Ahli


g by
pengadaan
doing
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Learning
by doing

Learnin Sertifikat Ahli


g by
pengadaan
doing
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Learning
by doing

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisis Jabatan (Job Analysis)


No

Nama

Jabatan
di BAK

Education
Skill
Experience
Training
Gap
Gap
Gap
Gap
Require Actu
Follow
Actu
Follow
Follow
Actu
Follow
Analy
Requirement
Analy
Requirement Actually Analy
Requirement
Analy
ment
ally
Up
ally
Up
Up
ally
Up
sis
sis
sis
sis

Eko Wahyudi,
SH

Staff ULP S1/SMA/


SMK

S1

Tidak
Ada

Manajemen
(baik)
TIK (baik)

baik

Joko
Staff ULP S1/SMA/
Sumahdiawan,
SMK
SE

S1

Tidak
Ada

Manajemen
(baik)
TIK (baik)

baik

Hari Mulyanto

Staff ULP S1/SMA/ SMA


SMK

Tidak
Ada

Manajemen
(baik)
TIK (baik)

baik

Edi Sunandar

Staff ULP S1/SMA/ SMK


SMK

Tidak
Ada

Manajemen
(baik)
TIK (baik)

baik

40

Learnin Pernah
g by mengikuti
doing pelatihan
LKPP tentang
pengadaan
barang dan
jasa

Pernah
mengikuti
pelatihan
LKPP
tentang
pengadaan
barang dan
jasa
Learnin Pernah
Pernah
g by mengikuti
mengikuti
doing pelatihan
pelatihan
LKPP tentang LKPP
pengadaan
tentang
barang dan pengadaan
jasa
barang dan
jasa
Learnin
g by
doing

Learnin
g by
doing

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Learnin Sertifikat Ahli


g by
pengadaan
doing
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Learning
by doing

Learnin Sertifikat Ahli


g by
pengadaan
doing
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Learning
by doing

Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE
Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Learning
by doing

Learning
by doing

Analisis Jabatan (Job Analysis)


Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
No

Nama

Education
Skill
Experience
Training
Jabatan
Gap
Gap
Gap
Gap
Require Actu
Follow
Actu
Follow
Follow
Actu
di BAK
Analy
Requirement
Analy
Requirement Actually Analy
Requirement
Analy
ment
ally
Up
ally
Up
Up
ally
sis
sis
sis
sis

Mahfud

Staff
ULP

S1/SMA/ SMK
SMK

Tidak Manajemen
Ada (baik)
TIK (baik)

baik

Learning
by doing

Virga M.R.,
S.Kom

Staff
ULP

S1/SMA/
SMK

S1

Tidak Manajemen
Ada (baik)
TIK (baik)

baik

Learning
by doing

10 Zahra
Firdausyia, SE

Staff
ULP

S1/SMA/
SMK

S1

Tidak Manajemen
Ada (baik)
TIK (baik)

baik

Learning
by doing

Tabel 6. Sarana dan Prasarana


Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya

41

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE
Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE
Sertifikat Ahli
pengadaan
rang dsan
jasa
pemerintahan
, Aplikasi
LPSE

Follow
Up

Learning
by doing

Learning
by doing

Learning
by doing

6.2

Ketersediaan Sarana dan Prasarana


Tabel 6. Sarana dan Prasarana
Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
Ruang Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO

JENIS PERALATAN

JUMLAH

KONDISI

1
2
3
4
5
6

Komputer (PC)
Printer
Scanner
AC
laptop
Telephon

1
2
1
1
1
1

unit
unit
unit
unit
unit
unit

Baik
Baik
Baik
Baik
Baik
Baik

Meja kerja

unit

Baik

8
9
10

Kursi
Almari
Locker

3
6
1

unit
unit
unit

Baik
Baik
Baik

KETERANGAN

Tabel 6. Sarana dan Prasarana


Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
Ruang Staff Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO
1

JENIS PERALATAN
Komputer (PC)

JUMLAH
10
unit

KONDISI
Baik

Printer

10

unit

Baik

Scanner

unit

Baik

AC

unit

Baik

Fotocopy

unit

Baik

Telephon + Fax

unit

Baik

Camera

unit

Baik

Handycam

unit

Baik

Mesin ketik elektrik

unit

Baik

10

Meja kerja

10

unit

Baik

11

Kursi

12

unit

Baik

12

Almari

unit

Baik

KETERANGAN

Ruang Bidding Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya


1

Komputer (PC)

unit

Baik

Kursi

unit

Baik

42

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 6. Sarana dan Prasarana


Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya
Ruang Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya
NO
1

JENIS PERALATAN
Komputer (PC)

JUMLAH
9
unit

Printer

unit

Baik

LCD Proyektor

unit

Baik

Layar LCD

unit

Baik

AC

unit

Baik

Meja kerja

unit

Baik

Kursi

unit

Baik

Almari

unit

Baik

6.3

KONDISI
Baik

KETERANGAN

Kompetensi dan Pelatihan


Sumber daya manusia yang dibutuhkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya harus memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun data
kompetensi beserta kebutuhan (gap analysis) sumber daya manusia baik Tenaga
fungsional maupun tenaga structural Universitas Brawijaya. Sumber daya manusia
khususnya dosen di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayajuga akan selalu
dievaluasi baik oleh pelanggan maupun unit/lembaga/fakultas.
6.4

Infrastruktur dan Lingkungan Kerja


Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyediakan dan memelihara infrastruktur yang

diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan proses layanan pengadaan, serta layanan


administrasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana
dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas
kinerja.Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kerja.Sementara itu, prasarana yang
disediakan meliputi mejakerja, alat kerja,perangkat informasi dan teknologi.Dalam
penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut
yakni dengan melihat sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja maka
perlu disesuaikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dengan fungsi, kinerja, sasaran,
kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan
pembaharuan.
Universitas berperan dalam penyediaan yang meliputi: menetapkan tanggung jawab
dan wewenanguntuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan

43

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

instalasi. Sedangkan pihak ULP harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan
pemeliharaan sarana

prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,

keselamatan dan kebersihan. Penggunaan dan pemeliharaan menjadi hak dan tanggung
jawab ULP. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat
digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.
Dokumen terkait dengan sarana prasarana ada pada Dokumen Pendukung Borang
Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) standar 6sertaManual Prosedur Penanganan
Barang dan Aset Inventaris
6.5

Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja


Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyusun sistem pengembangan suasana kerja

yang nyaman dan produktif bagi karyawan yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi
layanan yang maksimal. ULP menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana
layanan dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi
yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak
lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan.
Peran ULP dalam penciptaan suasana kerja diimplementasikan dalam bentuk:
1. Kebijakan tentang suasana kerja,
2. Menyediakan sarana dan prasarana,
3. Dukungan dana,
4. Kegiatan layanan yang mendorong interaksi layanan antara pokja dan staf untuk
pengembangan perilaku profesional.

44

D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA