Anda di halaman 1dari 13

HRD & Payroll System

PETUNJUK SINGKAT
OPERASIONAL

SOFTWARE APLIKASI
HRD & PAYROLL

Aplikasi System Komputer

DASHA SUKSES
- Jl. Manyar No.17 Kerten Solo Jawa tengah 57143
- Perum Griya Harapan Indah I No:4A Gawanan (Paulan) Colomadu Kra. Jateng

- Kontak : Heri Noordi ( 081.215.131.06 )

HRD & Payroll System

2
MASUK PROGRAM

Pertama kali kita masuk program PAYROLL akan diberikan login masuk olah data aplikasi :

1.Klik disini dan pilih program yang akan dijalankan


( bila belum ada klik New )

2. kemudian klik login


Bila berhasil maka akan di tampilkan form berikut
:

1. Isikan user name anda ( ADMIN / DEMO )


2. masukkan pasword anda ( ADMIN / DEMO )

Bilamana berhasil maka akan ditampilkan halaman depan dari menu utama, dan program siap dijalankan sesuai
kebutuhan.

HRD & Payroll System

3
MENU MASTER DAFTAR KARYAWAN

Digunakan untuk mendata master daftar karyawan yang ada di kantor kita, klik menu HRD DAFTAR KARYAWAN,
akan diberikan form sbb :

Cara Isi :
1.
Klik NEW
2.
NO. KARYAWAN (NIK) isikan nomorm induk karyawan (max 15 digit)
3.
NAMA LENGKAP isikan nama lengkap karyawan tersebut
4.
klik tab alamat : digunakan untukm mendata alamat lengkap karyawan tsb.
a. ALAMAT isikan alamat lengkapnya
b. RT/RW isikan rt atau rw
c. DESA isikan desanya.
d. KECAMATAN isikan alamatnya
e. KABUPATEN isikan kotanya
f. TELP isikan telp / HP
g. Domisili diisikan bila mana bertempat tinggal saat ini adalah sementara / kost/ kontrak
5.

klik tab KEPEGAWAIAN digunakan untuk mendata data personal dan kepegawaiannya sbb :

HRD & Payroll System

DATA PERSONAL :
a. Isi Tempat lahir
b. Isi Tanggal lahir
c. Pilih Pria / Wanita
d. Pilih status ( blm kawin, kawin, janda, duda )
e. Pilih agamanya
f. Pilih pendidikannya
g. Isi nomor KTPnya
h. Isi nomor NPWPnya
i. Isi no JAMSOSTEKnya
DATA KEPEGAWAIAN
a. isikan tanggal masukknya
b. pilih status pedgawainya ( tetap kontrak borongan )
c. pilih departemennya ( catatan : departemen ini sangat penting bilamana tdk sesuai dengan departemen
kantor yg kita setting maka daftar karyawan ini tdk akan muncul di sales atau produksi atau petugas )
d. pilih jabatannya
e. pilih golongannya
f. pilih supevisornya
g. isi tgl kontraknya
h. isikan lama kontraknya
6.

klik tab ISTRI / ORTU / ANAK digunakan untuk mendata isti orang tua dan anak pengawai yg bersangkutan :

7.

klik tab ASSET PERUSAHAAN isikan


daftar asset kantor yang dibawa atau dipakai
oleh karyawan ini.

HRD & Payroll System

8.

klik tab BAHASA digunakan untuk mendata daftar bahasa yang dikuasai oleh karyawan ini .

8. klik tab STRUKTUR GAJI digunakan untuk


mendata rincian gaji terhadap karyawan ini

KOMPONEN GAJI :
a. isikan GAJI POKOK
b. isikan UANG MAKAN
c. isikan MASA KERJA
d. isikan TUNJ. JABATAN
e. isikan TUNJ. TRANSPORT
f. isikan TUNJ. KOMUNIKASI
g. isikan TUNJ. PENGINAPAN
h. isikan TUNJ. KEMAHALAN

HRD & Payroll System


i.

isikan PREMI HADIR

POTONGAN GAJI :
a. isikan potongan JAMSOSTEK
b. isikann potongan PENSIUN
c. cek apakah akan dipotong PPH atau tdk
CARA BAYAR GAJI :
Pilih apakah gaji akan dibayar secara tunai atau di transfer
9.

klik tab MEMO digunakan untuk mendata catatan kecil mengenai karyawan tersebut

10.

klik SAVE

MENU MASTER DAFTAR AKTIVA TETAP


Digunakan untuk mendata master aktiva tetap ( fixed asset ) yang ada di kantor kita . Klik menu MASTER AKTIVA
TETAP. Akan diberikan form sbb :

Cara Isi :
1. klik NEW
2. NOMOR isikan kode asset (max 15 char)
3. NAMA AKTIVA isikan keterangan dari asset tersebut
4. pilih AKTIF bilamana asset ini masih ada di kantor kita
5. KELOMPOK pilih kelompok asset ini
6. LOKASI CABANG isikan lokasi dimana asset ini berada

HRD & Payroll System


7.
8.
9.
10.
11.
12.

BUKTI & TGL BELI isikan nomor bukti dan tanggal perolehan asset ini
SUPPLIER / TOKO isikan darimana asset ini kita peroleh
SERIAL NUMBER isikan nomor serial produknya
JUMLAH BARANG isikan jumlah barang yang kita peroleh ( awal dan hilang )
NILAI PEROLEHAN isikan nilai perolehan asset ini
klik SAVE

MENU MASTER SETTING RUMUS PERHITUNGAN GAJI


Cara perhitungan gaji lembur hari biasa atau hari
libur
Jam 1 (pertama ) dan jam selanjutnya :
Contoh jam I :
(Gapok/26/8) *
(iif(Jam_lembur>1,1,jam_lembur)*1.5)

Cara perhitungan potongan-potongan khusus


Contoh :
- bila tidak masuk atau mangkir maka akan
dipotong 5% dari gaji pokoknya
- rumus yang dimasukkan ( 0.005 * GAPOK )
variabel yg disediakan :
GAPOK
: gaji pokok
TUNJMAKAN
: tunjangan makan
TUNJJAB
: tunjangan jabatan
TUNJTRANS : tunjangan transport
JAM_KERJA : jumlah jam kerja
JAM_LEMBUR
: jumlah jam lembur

MENU TRANSAKSI ABSENSI KARYAWAN


CARA A : ABSENSI KARYAWAN GLOBAL
Digunakan untuk mencatat absensi harian karyawan berdasarkan secara Global (biasanya berdasarkan mesin
absensiabsensi sidik jadi yg di export ke excel ) Form yang diberikan sbb :

Cara Isi :
1.
2.

Klik ADD
Akan muncul form seperti di sampingnya
a. No. NPK : ketik sebagian no NPK atau sebagian NAMA untuk cari data
b. Pilih ( Masuk, Ijin, Sakit, Cuti, Libur atau Mangkir/Alpa)
c. Isikan Tgl absensinya
d. Isikan catatan bila perlu
e. Pilih ada surat Ijin/Dokter bila tdk masuk
f. Save

CARA B : ABSENSI KARYAWAN PER ORANG

HRD & Payroll System

Digunakan untuk mencatat absensi harian karyawan berdasarkan kartu absennya, klik menu HRD ABSEN
KARYAWAN form yang diberikan sbb :

Cara Isi :
3. Isikan NIK isikan sebagian NPK atau sebagian NAMA untuk cari data karyawan, Enter
4. pilih BULAN absensinya
5. isi tahun absensinya
6. klik proses kemudian isikan JAM MASUK isikan JAM PULANG iskan kode ABSEN
catatan :
akan diberikan daftar tanggal periode absensi sesuai dengan setting control yg diisikan ( lihat seeting rumus
perhitungan gaji)
kode absen :
0 : mangkir
1 : masuk
2 : sakit
3 : Ijin
4 : cuti
5 : dispensasi
6 : libur
MENU LEMBUR KARYAWAN
Digunakan untuk mendata data lembur karyawan, klik menu HRD LEMBUR KARYAWAN, akan diberikan form sbb
Cara Isi :
- klik ADD
- akan muncul form sbb :
a. isikan NIK karyawan atau klik tombol
disampingnya, akan diberikan daftar
karyawan, pilih dan enter
b. pilih jenis lembur ( Biasa / Hari libur )
c. isikan jumlah jam lemburnya
d. isikan nomor persetujuan lembur yang
dikeluarkan oleh HRD
e. klik SAVE

MENU TRANSAKSI PROMOSI KARYAWAN


Digunakan untuk mencatat tarnsaksi promosi karyawan, form yang di berikan :

HRD & Payroll System

Cara Isi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Klik New
Ketik sebagian NPK atau sebagian NAMA untuk cari data karyawan, Enter
Pilih Departemen/Bagian yang Baru
Pilih Lokasi kantornya
Pilih Jabatan yang baru
Pilih Golongan yang baru
Isikan atasan / pimpinannya yang baru
Isikan tgl mulai promosi ini berlaku

MENU TRANSAKSI DEMOSI KARYAWAN


Di gunakan untuk mendata jabatan atau yang baru karena penurunan jabatan
Cara isi sama teknik sama dengan entry data promosi jabatan

MENU TRANSAKSI MUTASI KARYAWAN


Digunakan untuk mencatat perpindahan bagian / departemen karyawan
Cara isi sama teknik sama dengan entry data promosi jabatan

MENU TRANSAKSI TRAINING/WORKSHOP KARYAWAN


Digunakan untuk mencatat data training, seminar, workshop atau pendidikan lainya yang di jalani oleh karyawan
formnya :

HRD & Payroll System

Cara Isi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Klik New
Ketik sebagian NPK atau sebagian NAMA untuk cari data karyawan, Enter
Isikan Tanggal Training/Pelatihan
Isikan tanggal berakhirnya Training / Pelatihan beserta jumlah jamnya
Isikan Lokasi dimana tempat training di jalankan
Isikan nama pelatihnya / pembicara / instrukturnya / Instansinya / Sekolahannya
Isikan jumlah biaya
Isikan Catatan yang berhubungan dengan petatihan ini
Simpan

MENU TRANSAKSI SURAT PERINGATAN / SP


Digunakan membuat surat peringatan terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran formnya :

10

HRD & Payroll System

11

Cara Isi :
1.
2.
3.
4.
5.

Klik New
Ketik sebagian NPK atau sebagian NAMA untuk cari data karyawan, Enter
Pilih untuk SP yang ken berapa ( 1-Pertama, 2-Kedua atau 3-Ketiga )
Isikan catatan pelanggaran yang di lakukan
Simpan

MENU PROSES GAJI


Digunakan untuk memproses hitung gaji karyawan dalam bulan ini, klik menu HRD HITUNG GAJI, form yang
diberikan sbb :
Cara Isi
1. pilih bulan dan tahun gaji
2. klik tombol
disampin NIK
3. pilih data karyawan yang akan diproses
4. lihat dan sesuaikan variabel-2 gaji yang muncul
5. bila sudah benar klik SAVE

LAPORAN & REPORT


pilih menu laporan yang akan dilihat ..

HRD & Payroll System

12

isikan kriteria laporan yang diinginkan, lalu klik proses akan muncul form sbb :
Contoh Laporan :

Preview : cetak ke layar


Printer : cetak ke printer
File Text : simpan ke dalam bentuk file text ( ascii )
Export excell : export field-2 datanya ke bentuk file excell
Design : melakukan perubahan bentuk dan tampilan serta seting kertasnya

HRD & Payroll System

13

MAINTENANCE
MENU BUAT USER BARU
Digunakan untuk membuat user baru beserta hak-haknya, klik menu MAINTENANCE ADMIN USER, akan
diberikan form sebagai berikut :
Cara Buat :
1. NAMA USER isikan nama user yang baru
misalnya COBA, akan ditanya Apakah akan buat
user baru ..? jawab YES
2. NPK KARY isikan nomor NPK / NIK karyawan
yang telah didata di daftar karyawan.
3. PASWORD isikan pasword yang diberikan
4. ULANG isi ulang paswrod tersebut
5. CEK BENAR apakah dikasih hak untuk ceking
data benar ? jika ya di centang
6. BANK apakah user ini dikasih hak
pengoperasionallan dengan bank ??
7. MUNDUR TGL berapa hari hak boleh mundur
yang diberikan kepada user ini :
i. 99 tanpa batas,
ii. Diisikan diatas 100 misalnya 101 :- 1 hari dari
awal bulan ini
iii. Diisikan 1- 100 misalnya 5 : bundur 5 hari dr tgl
terakhir.
8. UBAH HARGA JL bila di centang maka user tersebut bisa melakukan ubah harga penjualan saat transaksinya.
9. VALIDASI TOKO untuk bisa masuk entry data toko/retail maka harus di aktifkan dulu oleh admin yang
berwenang ( bila di centang )
10. PLAFON CUST bila di centang maka user saat transaksi penjualan hanya bisa melakukan entry piutang
dibawah plafon yang telah ditentukan.
11. EDIT PLAFON bila di centang maka user ini mempunyai hak untuk isi/merubah besarnya plafon yang ada di
menu master customer
12. RETUR TANPA NOTA bila dicentang maka user ini bisa melakukan retur tanpa nomor nota jual/beli yang
direturkan, tapi bila tdk di centang maka nomor nota jual/beli yang diretur harus diisikan saat
13. BISA LIHAT RESEP bila di centang maka user ini mempunyai hak untuk melihat resep bahan bahan yang
digunakan untuk membuat barang
14. USER KHUSUS SO bila dicentang maka user ini adalah user untuk entry SO ke FMK secara ONLINE
15. Kasih Hak untuk masing masing menu yang diberikan pada user tersebut :
i. ENTRY
: user tersebut punya hak input data di menu tersebut
ii. EDIT
: user tersebut punya hak koreksi data di menu tersebut
iii. DELETE
: user tersebut punya hak hapus data di menu tersebut
iv. PRINT
: user tersebut punya hak printer data di menu tersebut.
16. klik SAVE
Catatan :
Setiap user dapat diberikan hak yang berbeda-beda tergantung tugas dan tanggungjawabnya saja.