Anda di halaman 1dari 33

BAB I

PENDAHULUAN
A.

Dasar Pemikiran
Tahun pelajaran 2014/2015 dilewati dengan hasil yang cukup baik
dibidang Ketatausahaan. Walaupun segala sesuatunya masih banyak
kekurangan. Sesuai dengan Undang-Undang Sisdiknas Nomor
20
Tahun 2003 mengamanatkan bahwa : Pendidikan adalah usaha sadar
dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik aktif mengembangkan potensi dirinya
untuk memiliki kekuatan spritual keagamaan, pengendalian diri,
kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang
diperlukan dirinya, masyarakat bangsa dan negara.
Untuk mencapai tujuan kelembagaan di atas, maka perlu
ditunjang dengan pelayanan administrasi Madrasah yang teratur,
terncana dan berkesinambungan. Sehingga dengan pelayanan
administrasi yang baik akan dapat menunjang keberhasilan proses
pembelajaran sesuai dengan yang diharapkan.
Sejalan dengan hal tersebut maka Tata Usaha telah menyiapkan
komponen yang tidak terpisahkan dalam kelembagaan Madrasah dam
ditunutut untuk mewujudkan untuk mewujudkan suatu program Tata
Usaha yang mandiri yang betul-betul dalam realisasi kerjanya dapat
menunjang keberhasilan dalam mencapai tujuan lembaga yang
dimaksud.
Program kerja ini diharapkan dalam setiap langkah kegiatan yang
dilaksanakan dapat menunjang usaha peningkatan mutu pendidikan.
Penyusunan Program Kerja Bidang ketatausahaan merupakan upaya
penting dan strategis, sebab bidang Tata Usaha secara langsung maupun
tidak langsung terkait dengan proses pendidikan ( pembelajaran ) sebagai
bagian terpenting dari keberadaan suatu Madrasah.
Maksud disusunnya Program Kerja ini adalah diharapkan dapat
bermanfaat antara
1. Memberikan arah kepada semua pihak yang terlibat dalam
kegiatan pendidikan agar dapat memanfaatkan setiap dana dan
daya yang tersedia untuk menunjang tercapainya mutu pendidikan.
2. Terselenggaranya administrasi kesiswaan yang tertib dan teratur
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Meningkatkan layanan Tata Usaha dalam penyelesaian hak-hak
pegawai dengan pengadministrasian yang teratur.
4. Meningkatakn layanan Tata Usaha.
5. Terselenggaranya administrasi keuangan yang tertib dan teratur
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Terselenggaranya administrasi inventaris Madrasah dengan baik.

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

7. Terpeliharanya gedung Madrasah dan perlengkapannya sehingga


tercipta lingkungan pendidikan yang nyaman
8. Terselenggaranya pengadminitrasian surat menyurat yang teratur
berdasarkan ketentuan yang berlaku.
B. Landasan Hukum
Sebagai landasan operasional dalam penyusunan Program Kerja
Bidang Ketatausahaan di MAN Karanganyar adalah :
1. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Nasional.
2. Peraturan Pemerintah Nomor 25 tahun 2000 tentang Program
Pengembangan Pendidikan Nasional tahun 2000-2004.
3. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 087/U/2002,
Tanggal 19 April 2001 tentang Penyusunan Standar Peningkatan
Mutu Pendidikan
4. Surat Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 087/U/2002,
Tanggal 04 Juni 2002 Tentang Akreditasi Madrasah.
5. Permendiknas Nomor 24 Tahun 2008 tentang Standar Administrasi
Madrasah/Madrasah.
6. Peraturan menteri Agama No. 90 Tahun 2003 tentang
penyelanggaraan Madrasah
7. Peraturan Menteri Agama No. 33 Tahun 2013 tentang Organisasi
dan Tata Kerja Kementerian Agama.
8. Rapat Kerja Bidang Ketatausahaan tanggal 20 juli 2015

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

C.
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Tujuan dan Sasaran Program


Program Kerja Bidang ketatausahaan ini disusun dengan tujuan :
Untuk menjabarrkan kegiatan pokok dan acuan dalam penyelenggaraan
ketaausahaan di MAN Karanganyar Tahun 2015 / 2016
Sebagai pedoman kerja bagi kepala Madrasah yang didelegasikan
kepada Urusan Tata Usaha dalam menjabarkan pelaksanaan kegiatan ;
Untuk menentukan arah yang jelas dalam melaksanakan berbagai
kegiatan Tata Usaha ;
Agar kegiatan penyelenggaraan Tata Usaha Tahun Pelajaran 2015 /
2016 lebih terarah, terencana, tertib dan lancar ;
Untuk meningkatkan mutu Madrasah terutama di bidang tertib
admninistrasi ;
Agar kegiatan Tata Usahadapat terlaksana secara efektif dan efisien ;
Sasran Program Kerja Bidang Ketatausahaan meliputi :
1. Adminstrasi Kesiswaan
2. Ketenagaan
3. Inventaris
4. Pemelihraan gedung
5. Keuangan
6. Surat menyurat

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

BAB II
A.

Struktur Organisasi

Kepala Madrasah

Kepala Madrasah

Kepala Madrasah

B. Keadaan Pegawai a / Tenaga kependidikan


MAN Karanganyar dengan jumlah 39 kelas dan meliputi dua kampus,
memiliki Karyawan sesuai kebutuhan dengan rincian sebagai berikut :
Kepala Tata Usaha
= 1 orang
Pegawai PNS
= 12 orang
PTT
= 12 orang
Jumlah Semua
= 25.orang
C.

Pembagian Tugas
Gedung MAN Karanganyar terdiri dari 2 lokasi. Lokasi gedung 1
terletak di Jalan Ngalian No 4 Kelurahan Tegal Gede Kecamatan
Karanganyar Kabupaten Karanganyar Telepon 0271 ( 495085) dan
Kampus 2 terletak di Jalan Ngalian No 28 Kalurahan Lalung, Kecamatan
Karanganyar, Kabupaten Karanganyar.
Untuk memperlancar segala
urusan admisntrasi Madrasah, Pegawai pun dibagi menjadi dua dengan
uraian tugas sebagai berikut:

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

1. Pembagian Tugas Pegawai di Kampus 1


N
o
1.

NAMA / NIP
Heru Riyanto

JABATAN
DALAM TUGAS

JABATAN DALAM TIM

1. Kepala
Usaha

Tata 1. Bertanggung
jawab
pelaksanaan
administrasi
NIP.
pada mardasah meliputi :
1958060419810310 2. Pembimbing
administrasi
perkantoran,
04
administrasi
pendidikan/pengajaran,
perlengkapan. Kepegawaian,
keuangan, perpustakaan dan
laboratorium
2. Membantu kepala madrasah
dalam melaksanakan tugastugas
yang
dibebankan
kepadanya..

2.

Eko YuniatiRohmah
NIP.
1970060119910320
01

1. Bendahara
1. Bertanggung
jawab
Rutin
/
pelaksanaan
administrasi
UYHD
keuangan
UYHD
meliputi
pengajuan SPP, penerimaan,
2. Urusan
pengajuan,
pembukuan,
Umum
pelaporan
sesuai
dengan
Tekery,
ketentuan yang berlaku.
2. Membantu
pelaksanaan
administrasi
belajar
mengajar, buku jurnal, data
guru
3. Pengetikan / Penggandaan
surat-surat yang diperlukan
4. Melaksanakan
adinistrasi yang lain

3.

Ihsanudin
NIP.
1967040219900210
01

tugas

1. Urusan
1. Bertanggung
jawab
Kepegawaian
pelaksanaan
pelayanan
administasi
urusan
Urusan Umum
kepegawaian
meliputi
kenaikan
pangkat,
PAK.
Tekery
Kenaikan gaji berkala, buku
induk pegawai, data tentang
pegawai, ijin cuti, dan data
statistik, DUK pegawai sesuai
ketentuan yang berlaku
2. Pengetikan / Penggandaan
surat-surat yang diperlukan
3. Melaksanakan
administrasi umum .

4.

Kamriah

Urusan Barang

NIP.
1973082819930320
01

Tekery

tugas

1. Bertanggung
jawab
pelaksanaan
administrasi
barang,
pendayaguaan
barang di gudang
2. Membantu membuat laporan
bulanan, triwulan, tahunan,
data mutasi, siswa dan

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

N
o

NAMA / NIP

JABATAN
DALAM TUGAS

JABATAN DALAM TIM


3. Input Nilai siswa buku induk
4. Petugas SABMN
5. Melaksanaan
administrasi umum

5.

Hartati
NIP.
1961062719830320
03

6.

Dyah
Damarjati

Aminah

Urusan
Perpustakaan

Pembantu
Umum

NIP. 150384669

7.

Triyono, S.PdI
NIP.
1974120620070110
20

1. Urusan
kesiswaan
2. Urusan
Kurikulum
Urusan Umum
Urusa Humas
Tekeray

8.

Sulistyowati

tugas

1. Bertanggung
jawab
penyelenggaraan
dan
pelaksanaan
Perpustakaan
meliputi
daftar
induk
perpustakaan,
klarifikasi
buku, data pinjaman, kartu
katalog,
tata
tertib
pengunjung, pinjaman data
berkaitan
pendayagunaan
perpustakaan dan pelaporan.
1. Melayani Legalisir
2.

Membantu pengisian nilai


pada Buku Induk
3.
Membantu kelancaran
pelaksanaan kerja Kantor.
4. Bertanggung
jawab
atas
Undangan Rapat Serkiler
5.
Menerima Telepon dan
menyampaikan kepada yang
dituju.
5. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain
1. Operator
Website
MAN
Karanganyar, EMIS, SIMPEG,
LI Data.pdk Jateng.
2. Mengisi buku induk kelas X
3. Pengetikan surat-surat yang
diperlukan
4. Membantu
Kelancaran
Pembelajaran
5. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain

1. Staf
Arsiparis

Ur. 1. Penyelenggaraan
agenda
masuk keluar kartu kendali
NIP.
dan tugas yang lain
1972041020070120 2. Staf
Ur.
2. Pelayanan
penerimaan
28
Kurikulum
wesel / surat-surat kepada
siswa
3. Staf
Ur.
3. Mengarsipkan surat-surat
Kesiswaan,
4. Pengetikan surat surat yang
4. Tekery
diperlukan
5. Melaksanakan
Input
Nilai
siswa di Buku Induk
6. Melaksanakan
tugas-tugas

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

N
o

NAMA / NIP

JABATAN
DALAM TUGAS

JABATAN DALAM TIM


lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain

9.

10.

11.

Jarno

1. Kebersihan
Bertanggung jawab terhadap
Keindahan,
pemeliharaan :
NIP.
keamanan,
1. Menulis Kleper
1973030820090110
ketertiban
2. Kebersihan dan keindahan
07
Ketahanan
madrasah meliputi kebun,
Madrasah (K5
taman, gedung, kamar mandi
M)
dll.
3. Keamanan dan ketertiban
2. Membantu
ketahanan lingkungan serta
menyiapkan
barang-barang
milik
minum guru /
madrasah.
pegawai
4. Mengambil langkah, melapor,
kepada atasannya apabila
3. Membantu
ditemui
hal-hal
yang
administrasi
mengganggu
ketertiban,
kesiswaan
keindahan
kemanan
lingkungan MAN Karanganyar.
5. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain
1. Membantu Bendahara Gaji
Supadi
1. Pembantu
2. Membantu pelaporan SIMAK
Umum
NIP.
BMN, SAKPA dll
1984050520091010
3. Membantu
pelaksanaan
03
Perpustakaan
4. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain
Suyarsi
NIP.
1966041220060420
22

12.

Surawan, A.Md.

1. Petugas
Perpustakaan

2. Urs.
Laboratorium
Staf. Urs Umum
Satpam
Tekery

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

1. Bertanggung
jawab
penyelenggaraan
dan
pelaksanaan
Perpustakaan
meliputi
daftar
induk
perpustakaan,
klarifikasi
buku, data pinjaman, kartu
katalog,
tata
tertib
pengunjung, pinjaman data
berkaitan
pendayagunaan
perpustakaan dan pelaporan
2. Pelayanan
administrasi
kegiatan-kegiatan
labortorium meliputi tata
tertib
pelaksanaan
praktikum
dalam
laboratorium,
pendayagunaan
peralatan
serta mutasi barang-barang
laborat
dan
kebersihan
ruangan.
3. Membantu
memantau

N
o

NAMA / NIP

JABATAN
DALAM TUGAS

JABATAN DALAM TIM


keamaan
4. Membantu menata parkir
5. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain

13.

Hasanudin

1. Penjaga
Malam
2. Membantu
kebersihan
dan
ketahanan
Madrasah

14.

Pranoto

15.

Broto Wuryato

Bertanggung jawab terhadap :


1. Keamanan dan ketertiban
ketahanan lingkungan serta
barang-barang
milik
madrasah.
2. Mengambil langkah, melapor
kepada atasannya apabila
ditemui
hal-hal
yang
mengganggu
ketertiban,
keindahan
kemanan
lingkungan MAN Karanganyar.
3. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain
Tugas tersebut dilaksnakan
pada malam hari
4. Membantu menyiapkan Air
minum guru pegawai
5. Menjaga K5 Masjid

Bertanggung jawab terhadap :


1.
Cleaning
1. Kebersihan Halaman, teras
Servis
kelas, Taman
dan kamar
mandi
2. Mengambil langkah, melapor
kepada atasannya apabila
ditemui
hal-hal
yang
menggangg,
keindahan
kemanan lingkungan MAN
Karanganyar.
3. Menata parkir
4. Membantu menyiapkan air
minum guru pegawai
5. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain
Bertanggung jawab terhadap :
SATPAM
1. Keamanan, ketertiban dan
ketahanan lingkungan serta
barang-barang
milik
madrasah.
2. Mengambil langkah, melapor
kepada atasannya apabila
ditemui
hal-hal
yang
mengganggu
ketertiban,
keindahan
keamanan
lingkungan
MAN

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

N
o

16.

NAMA / NIP

JABATAN
DALAM TUGAS

JABATAN DALAM TIM

Karanganyar.
3. Mengatur lalu lintas di
lingkungan Madrasah
4. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain.
Bertanggung jawab terhadap :
1.
Cleaning
1. Kebersihan Halaman, teras
Servis
kelas, Taman
dan kamar
mandi
2. Mengambil langkah, melapor
kepada atasannya apabila
ditemui
hal-hal
yang
menggangg,
keindahan
kemanan lingkungan MAN
Karanganyar.
3. Menata parkir
4. Membantu
pelayanan
perpustakaan
5. Melaksanakan
tugas-tugas
lain
yang
dibebankan
kepadanya
oleh
atasan
langsung / yang lain

Sunardi

2. Pembagian Tugas Pegawai di Kampus 2


No

NAMA / NIP

JABATAN
DALAM
TUGAS

Asri Pratiwi

Ur.
Kesekretariata
n dan Logistik

Nur Budiati, SE

Urs.
Administrasi

NIP.
1972070920070120
22

Sofyan
S.Pd.

Suyanto,

Urs. Kesiswaan

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

JABATAN DALAM TIM


1. Mengatur
pelaksanaan
kesekretariatan
2. Mengurus
kebutuhab
Tata
Usaha
3. Mengurus
administrasi
inventrais Madrasah (alat,
ATK, Perabot)
4. Mengurus Pelaksanaan rapat
(undangan dan notulen)
1. Mengetik
surat-surat
dan
dokumen-dokumen
2. Menerima pembayaran uang
Komite siswa di kampus 2
(lalung)
3. Mengelola surat masuk dan
keluar
4. Melaksanakan
pengarsipan
dokumen-dokumen
5. Mengisi buku Induk siswa
6. Menyiapkan
buku
kelas,
presensi siswa
1. Menangani
permasalahan
yang
berkaitan
dengan
kenakalan
siswa,

No

NAMA / NIP

JABATAN
DALAM
TUGAS

NIP.
1980030220090110
13

JABATAN DALAM TIM

2.
3.
4.
5.
6.

Tulus Wahyudi

Caraka
Tool man

Hari

Tool man

Kartugi

Tukang Kebun

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

dan

penyimpangan
disiplin
dankesulitan belajar.
Mengadakan
kunjungan
kepada wali siswa (home visit)
bagi siswa yang bermasalah
Bersama-sama
wali
kelas
dankesiswaan melaksanakan
seleksi beasiswa
Mengadministrasikan
usulan
penerima beasiswa dan SPJ
beasiswa
Mengadministrasikan presensi
dan mutasi siswa
membantu adminirasi kantor

1. Membersikan gedung, unit


gudang (gudang, mushola wc)
2. Mengantar surat dinas
3. Merawat dan memperbaiki
peralatan
4. Membantu
guru
dalam
menyiapkan bahan, alat dan
ruang praktek
5. Menginventaris alat danbahan
praktik
6. Melayani peminjaman alat dan
bahan praktik
7. Membantu adminitrasi kantor
1. Membantu
guru
dalam
menyiapkan bahan dan ruang
praktek.
2. Menginventaris
dan
memelihara
/
merawat
peralatan dan bahan praktek
3. Memelihara kebersihan ruang
praktik dan lingkungannya
4. Melayani peminjaman alat
danbahan praktek
5. melaorkan
peralatan
dan
bahan praktek yang rusak /
hilang kepada kepala instalasi.
6. Memperbaiki
kerusakan
ringan perlatan praktek
7. Mengadministrasikan
penggunaan bahan praktek
1. Membersihkan gedung, unit
gudang (gudang, mushola
kantin WC dan sekitarnya)
2. Merawat tanaman dan menjaga
kebersihan / keindahan /
kerindangan Madrasah
3. Memperbaiki kerusakan ringan
fasilitas gedung
4. Menjaga
ketenangan
dan
keamanan Madrasah siang

10

No

NAMA / NIP

Anggiatika
SPt

Riviarti,

Rohmat

Angga Dwi Kardinto

JABATAN
DALAM
TUGAS

JABATAN DALAM TIM

dan malam
5. Melaksanakan ppiket sore dan
malam hari.
1. Mengetik
surat-surat
dan
Urs. Umum
dokumen-dokumen
2. Mengelola surat masuk dan
keluar
3. Melaksanakan
pengarsipan
dokumen-dokumen
4. Mengisi buku Induk siswa
5. Menyiapkan
buku
kelas,
presensi siswa
6. Melaksanakan Tugas lain
Bertanggung jawab terhadap :
SATPAM
1. Keamanan, ketertiban dan
ketahanan lingkungan serta
barang-barang
milik
madrasah.
2. Mengambil langkah, melapor
kepada atasannya apabila
ditemui
hal-hal
yang
mengganggu
ketertiban,
keindahan
keamanan
lingkungan
SMK
MAN
Karanganyar.
3. Melaksanakan tugas-tugas lain
yang dibebankan kepadanya
oleh atasan langsung / yang
lain.
4. Tugas tersebut dilaksnakan
pada siang hari
Bertanggung jawab terhadap :
Layanan Teknis
1. Keamanan
dan
ketertiban
dan Jaga Malam
ketahanan lingkungan serta
barang-barang milik madrasah.
2. Mengambil langkah, melapor
kepada
atasannya
apabila
ditemui
hal-hal
yang
mengganggu
ketertiban,
keindahan
kemanan
lingkungan MAN Karanganyar.
3. Melaksanakan tugas-tugas lain
yang dibebankan kepadanya
oleh atasan langsung / yang
lain
4. Tugas tersebut dilaksanakan
pada malam hari

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

11

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

12

D.

Uraian Tugas Tata Usaha


1.
KEPALA URUSAN TATA USAHA
Kepala Urusan Tata Usaha bertugas:
a. Mengkoordinasikan semua kegiatan pelaksanaan administrasi
mulai dari
Persiapan
Pelaksanaan
Evaluasi
b.
Merencanakan kegiatan administrasi
c.
Mengawasi pelaksanaan kegiatan administrasi
d.
Memotivasi pelaksanaan kegiatan administrasi
e.
Melaksanakan evaluasi atas pelaksanaan administrasi
f.
Memberi laporan kepada Kepala Madrasah atas pelaksanaan
administrasi
2. URUSAN KEUANGAN
Urusan Keuangan bertugas:
a. Merencanakan pengelolaan dana
b. Melaksanakan pengelolaan dana sesuai dengan rencana atas
pengetahuan Kepala Madrasah
c. Membuat laporan pengelolaan dana sesuai dengan aturan yang
ada
d. Membuat catatan khusus atas volume pengelolaan dana
3. URUSAN KESISWAAN
Urusan Kesiswaan bertugas:
a. Menyusun Program Kerja
b. Menyiapkan / melaksanakan data siswa
Jumlah Siswa
Jumlah tiap kelas
Jumlah kelamin
c. Prestasi siswa yang meliputi:
Olahraga
Akademis
Seni
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Buku
Buku
Buku
Buku
Buku
Buku

Induk
Klaper
Legger yang meliputi:
Nilai
Mutasi
Keperluan Siswa

4. URUSAN KEPEGAWAIAN
Urusan Kepegawaian Bertugas:
a. Menyiapkan data guru dan pegawai
b. Mendata kondisi guru dan pegawai meliputi :
Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

13

Kenaikan gaji berkala


Kenaikan pangkat regular / system kredit
Kenaikan pangkat prestasi
Pembinaan karier (Piagam, Penataran, SK, dsb)
c. Menyiapkan / mengisi:
Buku data guru dan pegawai
Buku catatan kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat
guru dan Pegawai
Buku mutasi guru dan pegawai
Buku induk pegawai
Kartu cuti pegawai
Uraian tugas guru dan pegawai
Kartu Pegawai
d. Menyiapkan dan menyimpan daftar hadir guru dan pegawai
e. Menyiapkan /membuat dan menyimpan DUK setiap tahun
5. URUSAN INVENTARIS/PERLENGKAPAN
Urusan Inventaris bertugas:
a. Mendata semua sarana Madrasah
b. Merencanakan pengadaan sarana
c. Merencanakan dan mengadakan perawatan sarana
d. Melaporkan keadaan sarana Madrasah pada setiap triwulan
e. Membuat daftar/mengisi buku yang dierlukan untuk inventaris
6. PERPUSTAKAAN
Urusan Perpustakaan bertugas:
a. Menyusun rencana kebutuhan perpustakaan
b. Menyiapkan format-format
c. Menyiapkan buku administrasi perpustakaan
d. Membantu Pustakawan dalam peminjaman dan pengembalian
buku
e. Membuat laporan
7. CARAKA
Urusan Caraka bertugas:
a. Membersihkan ruangan
b. Menyediakan air minum pegawai
c. Mengunci pintu dan jendela setiap ruangan
d. Memelihara tanaman Madrasah
e. Memelihara kebun Madrasah
f. Menggandakan surat
g. surat yang menggunakan mesin stensil
h. Memperbaiki mebelair
8. SATPAM / PENJAGA
Urusan Piket Gerbang bertugas:
a. Menjaga ketertiban Madrasah
b. Menjaga piket malam
c. Melayani keluar masuk melalui pintu gerbang
Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

14

d. Mengawasi kendaraan di tempat parkir

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

15

BAB III
PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN
Untuk kelancaran Pendidikan agar bisa berjalan secara efektif dan efisian, Tahun pelajaran 2015/2016 MAN
Karanganyar merencankan program sebagai berikut :

PROGRAM KERJA KETATAUSAHAAN MAN KARANGANYAR


TAHUN PELAJARAN 2015/2016
N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

Kepala tata
Terlaksananya
1. Menyusun program kerja tata usaha
Usaha
penyusunan
sekolah
program,
2. MengkoordinasiPengelolaan
keuangan pelaksanaan dan
sekolah
evaluasi
3. MengkoordinasiPengurusan adminstrasi
ketenagaan dan siswa
4. Pembinaan dan pengembangan karier
pegawai tata usaha sekolah
5. Penyusunan administrasi perlengkapan
sekolah
6. Penyusunan dan penyajian data/statistik
sekolah
7. Mengkoordinasikan melaksanakan 7 K
Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

16

INDIKATOR
Terwujudnya
program
ketatausahaan,
pelaksanaanya
dan
evaluasi/lapora
n

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

8. Penyusunan laporan / evaluasi

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

17

INDIKATOR

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

Urusan
Bendahara Melaksanakan Administrasi Inventarisasi
barang,
dan Kelengkapan Madrasah :
inventarisa
si dan
1. Membuat Daftar kebutuhan Sarana atau
perlengkap
Prasarana atau ruang
an
2. Mencatat Penerimaan Barang Inventaris
dan Non Inventaris
3. Mengisi Buku Induk Inventaris

Terlaksananya
Terwujudnya
Administrasi
administrasi
Inventarisasi dan
inventaris dan
Kelengkapan
kelengkapan
Madrasah
madrasah yang
baik, berupa
daftar penerima
dan pengeluaran
barang, DIR kode
barang dan lainlain

4. Mengisi Buku Golongan Inventaris


5. Membuat
Buku
Penerimaan
dan
Pengeluaran Barang Non Inventaris
6. Membuat
Buku
Pengeluaran
Penggunaan Barang Inventaris

7. Membuat Kode / Sandi pada Barang


Inventaris
8. Membuat Laporan
Inventaris

Keadaan

Barang

9. Mengisi Kartu Barang


10.Membuat

Berita

Acara

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

INDIKATOR

Penghapusan
18

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

Barang Inventaris(jika ada)


11.Menyimpan
Dokumen
Kepemilikan
Barang-barangInventaris dan dokumen
lainnya
12.Membuat Daftar Pengumuman Barang
Inventaris pada setiap ruangan
13.Melaksanakan tugas lain
perintah atasan langsung

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

yang

atas

19

INDIKATOR

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM
Urusan
Kesiswaan

KEGIATAN

SASARAN

INDIKATOR

Melaksanakan Administrasi Kesiswaan :


1. Membuat Daftar Nomor Induk Siswa
2. Mengisi Buku Induk Siswa
3. Mengisi Buku Mutasi Siswa
4. Membuat Daftar Keadaan Siswa
5. Membukukan Daftar Keadaan Siswa
6. Mencatat Pendaftaran Siswa Baru
7. Membuat usulan peserta ujian
8. Menyimpan daftar Lulusan
9. Menyimpan Daftar kumpulan nilai
(leger)
10.Membuat Surat Keterangan dan surat
mutasi siswa
11.Melaksakan tugas kedinasan lain atas
perintah atasan langsung
12.Penyelesaian EMIS

Terlaksnanya
administrasi
kesiswaan dengan
baik

Terwujudnya
administrasi
kesiswaan
yang
baik dan lengkap,
berupa buku induk
leger dan lain-lain

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

20

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

Usuran
Kepegawaia
n

Melaksanakan Administrasi Kepegawaian :


1. Mengisi Buku Induk Pegawai
2. Membuat DUKguru atau pegawai
3. Membuat Daftar Prediksi Kenaikan
pangkat atau Golongan gaji Berkala
Guru/Pegawai
4. Menyiapkan baha kelengkapan untuk
kenaikan pangkat guru dan pegawai
5. Membuat dan mengajukan berkas usul
permohonan kenaikan Gaji Berkala Guru
atau Pegawai
6. Membuat Daftar hadir Guru dan
Pegawai
7. Menyimpan Berkas data atau arsip
Kepegawaian
8. Membuat SK Pembagian Tugas dan
Surat Tugas
9. Menyiapkan surat-surat yang ada
hubungannya dengan kepegawaian

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

SASARAN

INDIKATOR

Terlaksnanya
Terwujudnya
administrasi
administrasi yang
kesiswaan dengan baik dan lengkap
baik
Terpenuhinya hak /
kebutuhan
guru
karyawan dalam
hal administrasi

21

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

Persuratan
Melaksanakan Administrasi Persuratan :
dan Arsiparis 1. Membuat Nomor Agenda Surat Masuk
Surat masuk dan
dan keluar
keluar
2. Mengisi Buku Agenda Surat Masuk dan
Keluar
3. Mengangandakan/tikrey surat atau
dokumen sekolah
4. Mengisi Buku Ekspedisi
5. Menyimpan Arsip dan menyampaikan
surat
6. Memelihara dan menata kearsipan dan
dokumen surat keputusan, laporan dan
lainnya.
7. Membantu kelancaran administrasi
sekolah
Umum
Melaksakan administrasi ketataan usahaan
secara umum :
1. Melayani legalisir ijazahdan atau raport
2. Menerima telephon dan menyampaikan
kepada yang bersangkutan
3. Menerima dan menyambutnya tamu
dengan baik, kemudian
menghubungkan kepada yang dituju
4. Membubuhkan stempel surat-surat
keluar, raport dan ijazah
5. Membuat EMIS
6. Membuat LI
7. Membantu kelancaran PADAMU Negeri
8. Melaksakan tugas kedinasan lan atas

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

22

INDIKATOR
Surat masuk dan
keluar terdistribusi
dan
terarsip
dengan baik

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

INDIKATOR

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

Perpustakaan
1. Administra Penyusunan Administasri perpustakan
si
1. Buku Induk
Perpustka
2. Nomor / katalog
an
3. Buku pengunjung
2. Proses
Pemanfaatan dan penggunaan buku
pemanfaat perpustakaan yang ada
n
4. perpustak
Sarana
a. Penataan ruang perpustakaan dengan
Perpustak
rapi
aan
b. Pengadaan meja belajar

c. Pengadaan satu unit komputerdengan


aplikasinya dan printer

Penambahan koleksi buku secara lengkap

Tersusunnya
Tersusunnya administrasi
administasi
perpustakaan dengan
perpustakaan
baik
Semua siswa
dan guru
Pengunjung
merasa
nyaman
diperpustakaan
Belajar
dengan
nyaman

Semua guru dan siswa


mengunjungi
perpustakaan
Terciptaya
ruang
perpustakaan
yang
nyaman

3 buah
meja

Terwujudnya
Administrasi
Juli /
adminitrasi
perpustakaan dengan Agustus
perpustakaan
sistem komputerisasi
dengan sistem
komputer

1 unit
7.000.
kompute 000
r dan
printer

Terpenuhinya Tersedinya koleksi bukukoleksi buku


buku
perpustakaan
perpustakaan
yang lengkap
-

BENDAHAR Pelaksanaan DIPA MAN Karanganyar Tahun


A
2015
GAJI,GANTI
UP
1. Mengurus SPP Gaji,Kekurangan gaji dan
Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

9.000.
000

Terlaksananya 1. Terbayarnya gaji,


penyerapan
kekurangan gaji dan
anggaran
belanja pegawai
dalam DIPA
lainnya
23

1 tahun

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

INDIKATOR

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

yang meliputi
Gaji dan
operasional

2.

3.
4.

5.

6.

PEMBUAT
DAFTAR
GAJI

2. Terbayarnya biayabiaya operasional


SPP lain termasuk belanja pegawai
perkantoran dan
biaya operasional lain.
Menerima, menyimpan, membayarkan,
Terlaksananya
3.
Terselesaikannya SPJ
membukukan dan meng SPJ kan Uang
kewajiban
baik itu Gaji maupun
gaji dll
perpajakan
operasional
4. Terselesaikannya
Mengajukan SPP GU
pembukuan keuangan
beserta data
Menerima, menyimpan, membukukan
pendukungnya
dan meng SPJ kan kekuangan GU sesuai
5.
Terselesaikannya
dengan peraturan yang berlaku
kewajiban perpajakan
bagi pengeluaran
Sebagai
pemungut
pajak,
wajib
biaya-biaya
menyetorkan pada kantor pajak dan
operasional sesuai
membukukannya
sesuai
dengan
dengan ketentuan
peraturan yang berlaku
6. Tersusunnya rencana
pengadaan belanja
Bersama-sama dengan inventarisator
barang operasional
membuat usulan perencanaan belanja
selama setahun
barang untuk satu tahun

1. Membuat SPP gaji pegawai/SPP


Kekurangan gaji lain termasuk belanja
pegawai
2. Membuat surat-surat keterangan yang
ada hubungannya dengan gaji
3. Pembuatan Daftar perubahan gaji

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

1 tahun
Kelengkapan
leger gaji
pegawai
24

1. Terbayarnya gaji, lp,


sertifikasi
sesuai
dengan data yang
ada

N
o

PROGRAM

KEGIATAN
4. Menginput SK Pegawai
5. Merekap daftar gaji pegawai

SASARAN

INDIKATOR

Kebenaran data
perubahan gaji
pegawai sesuai
SK

2. Terpenuhinya suratsurat
keterangan
untuk persyaratan
gaji (KP4, KGB,SK
Kenaikan
Pangkat
dll)

BENDAHAR Pelaksanaan Dana BOSDA tahun 2015


A BOSDA
1. Menyusun RAB sesuai dengan dana Tersusunnya
yang tersedia
RAPB BOSDA
2. Melaksanakan
pengambilan
dana 2015
BOSDA di Bank yang telah ditentukan
3. Mengeluarkan/membayar nota/kuitansi
yang diajukan pelaksana kegiatan
4. Membukukan
semua
dokumen
pendukung/bukti pengeluaran
5. Menyimpan
arsip/dokumen
dan
pembuatan SPJ
6. Membuat laporan BOSDA ke Pemda

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

25

WAKTU

1. Tersusunnya RAPB
1 tahun
BOSDA tahun 2015
2. Terselesaikannya
pembiayaan yang
dianggarkan dalam
RAPB BOSDA
3. Terselesaikannya
pembukuan /SPJ
/Pelaporan BOSDA
ke instansi yang
berwenang (Pemda)

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

Satuan
1. Membuka dan menutup pintu gerbang
Pengamanan
madrasah bila ada tamu yang datang
/ penjaga
atau pergi
Pagi, Siang
2. Menerima dan memberikan informasi
dan Malam
yang diperlukan oleh tamu
3. Menghubungkan tamu yang datang ke
guru piket atau pelaksana hubungan
madrasah dan masyarakat
4. Memberi petunjuk atau mengantar
tamu ke lokasi yang dituju jika
diperlukan
5. Melaksanakan piket jaga di pos satpam
sesuai jadwal yang sudah dibuat
6. Membagikan nomor parkir kendaraan
siswa yang berhak membawa sepeda
motor
7. Mengawasi siswa yang keluar masuk
madrasah pada saat KBM berlangsung
8. Mengisi buku ijin siswa yang keluar
lokasi madrasah
9. Menjaga ketenangan dan keamanan
madrasah pagi, siang dan malam hari
10.Melakukan kontrol keliling setiap piket
jaga pagi, siang dan malam secara
berkala
11.Mengisi buku piket jaga
12.Mengisi buku catatan setiap kejadian
13.Membuat laporan jaga dan kejadian
penting yang dihadapi kepada petugas
berikutnya secara tertulis
Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

SASARAN
Terlaksananya
Kegiatan
pengamanan
Madrasah

INDIKATOR

26

Terjaganya pintu
gerbang madrasah
bila ada tamu yang
datang atau pergi
Adanya pelayanan
informasi yang
diperlukan oleh tamu
secukupnya
terhubungnya tamu
yang datang ke guru
piket atau pelaksana
hubungan madrasah
dan masyarakat
Pendampngan tamu
ke lokasi yang dituju
jika diperlukan
Terlaksananya piket
jaga di pos satpam
sesuai jadwal yang
sudah dibuat
adanya nomor parkir
kendaraan siswa
yang berhak
membawa sepeda
motor
Terkondisinya siswa
yang keluar masuk
madrasah pada saat
KBM berlangsung

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

INDIKATOR

14.Melaporkan setiap kejadian penting,


darurat dan mencurigakan kepada staf
pimpinan
15.Merawat dan menyimpan peralatan jaga
16.Membantu bagian kesiswaan dalam
menangani siswa
17.Menata dan menjaga keamanan parkir
18.Membantu tugas urusan ketatausahaan
yang lain

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

27

Terlaksananya buku
ijin siswa yang keluar
lokasi madrasah
Terjaganya
ketenangan dan
keamanan madrasah
pagi, siang dan
malam hari
Terlaksananya
kontrol keliling setiap
piket jaga pagi, siang
dan malam secara
berkala
Adanya Dokumen
buku piket jaga
Adanya buku catatan
setiap kejadian
Adanya buku laporan
jaga dan kejadian
penting yang
dihadapi kepada
petugas berikutnya
secara tertulis
Adanya Kordinasi
setiap kejadian
penting, darurat dan
mencurigakan
kepada staf
pimpinan

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

INDIKATOR

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

28

Terawatnya
peralatan jaga

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

Satuan
1. Menjaga dan bertanggung jawab atas
Pengamanan
keamanan lingkungan kantor dan
Kantor
madrasah
2. Menyiapkan sarana keamanan
3. Menyimpan dan bertanggung jawab
atas keberadaan kunci lingkungan
kantor dan madrasah
4. Membuka dan mengunci ruang kelas
setiap hari
5. Mencatat setiap kejadian yang terjadi
dan melaporkan ke pimpinan jika ada
kejadian darurat dan mencurigakan
6. Melaksanakan dan menjaga kebersihan
serta kerapian ruangan lingkungan
kantor guru, TU dan ruang rapat lantai
atas
7. Melaksanakan dan menjaga kebersihan
kamar mandi/ WC ruang Kepala
madrasah setiap hari
8. Memelihara tanaman dan bunga di
sekitar lingkungan kantor
9. Merawat dan memelihara peralatan
kebersihan yang ada agar terawat dan
dapat digunakan
10.Melayani dan menyediakan minum
pendidik, tenaga kependidikan
madrasah dan tamu
11.Membuat laporan penggunaan bahan
baku minum
12.Menggunakan bahan kebutuhan rumah
tangga untuk keperluan madrasah
13.Menggunakan inventaris madrasah
Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

SASARAN

INDIKATOR
Terkondisinya keamanan
lingkungan kantor dan
madrasah
Tersedianya sarana
keamanan
Terkondisnya
keberadaan kunci
lingkungan kantor dan
madrasah
Terjaganya keamanan
ruang kelas setiap
hari
Koordinasi dengan
pimpinan jika ada
kejadian darurat dan
mencurigakan
Terjaganya kebersihan
serta kerapian
ruangan lingkungan
kantor guru, TU dan
ruang rapat lantai
atas
Terjaganya kebersihan
kamar mandi/ WC
ruang Kepala
madrasah setiap hari
Terpeliharanya tanaman
dan bunga di sekitar
lingkungan kantor
Terawat dengan baik

29

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM

KEGIATAN

SASARAN

Tersampaikan Surat
kedinasan sampai
tujuan
Terambilnya surat atau
dokumen dari
Kemenag, madrasah
lain atau instansi lain
Terbantunya T.
Kependidikan lain
dalam melakukan
transaksi di bank,
kantor pos atau pihak
lain
Terkirimnya surat atau
Pelayanan Praktikum
siswa berjalan dengan
baik dan lancar

Layanan
1. Mengantar surat kedinasan
Caraka /Kurir 2. Mengambil surat atau dokumen dari
/ Pesuruh
Dinas, madrasah lain atau instansi lain
3. Membantu T. Kependidikan lain dalam
melakukan transaksi di bank, kantor pos
atau pihak lain
4. Mengirim atau mendistribusikan surat
atau dokumen dari atau kepada pihak
luar
5. Membuat laporan pengiriman

Layana
Melaksanakan Administrasi Laboratorium,
Laboratorium bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan
rincian tugas sebagai berikut :
1. Mencatat / Membukukan barang-barang
laboratorium
2. Menyediakan Buku Penggunaan barang lab
3. Membuat daftar penggunaan laboratorium
4. Melayani kebutuhan alat-alat praktikum
5. Menata, menjaga, dan merawat alat-alat lab
6. Membuat daftar laporan keadaan dan mutasi alatalat
7. Membuat daftar kebutuhan bahan pratikum

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

INDIKATOR

30

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

N
o

PROGRAM
Layanan
Bengkel

KEGIATAN

SASARAN

INDIKATOR

WAKTU

DANA
Satuan Jumla
h (Rp)

Kebutuhan Prkatek
Keterampilan
terpenuhi dengan
baik
Terawatnya alat-alat
praktek keterampilan

1. Membantu guru dalam menyiapkan bahan


dan ruang praktek.
2. Menginventaris dan memelihara / merawat
peralatan dan bahan praktek
3. Memelihara kebersihan ruang praktik dan
lingkungannya
4. Melayani
peminjaman
alat
danbahan
praktek
5. melaorkan peralatan dan bahan praktek
yang rusak / hilang kepada kepala instalasi.
6. Memperbaiki kerusakan ringan perlatan
praktek
7. Mengadministrasikan penggunaan bahan
praktek

Karanganyar, 14 Juli 2014


Mengetahui
Kepala MAN Karanganyar

Kepala Tata Usaha

Drs. H. Sediyoko, M.Pd.


NIP: 195806061982031004
195804061981031004

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

Heru Riyanto
NIP:

31

BAB IV
PEMBIAYAAN

Pembiayaan kegiatan-kegiatan Madrasah pada tahun pelajaran


2015/2016 berpedoman pada ketentuan yang berlaku diantaranya :
1. Pemeliharaan, rehabilitasi, dan pengadaan sarana dan prasarana
2. Peningkatan Pembelajaran
3. Peningkatan kegiatan siswa
4. Dukungan biaya kegiatan personil dan peningkatan kesejahteraan
5. Kegiatan rumah tangga sekolah
Sumber biaya dari seluruh kegiatan tersebut adalah :
1. 1.APBN / DIPA MAN Karanganyar
2. 2.BOSDA Kabupaten Karanganyar
3. 3.Komite Madrasah
4. Sumber lain yang tidak mengikat

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

32

BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Ketatausahaan
sangat
penting
dan
strategis
dalam
penyelenggaraan pendidikan di Madrasah, sebab bidang tugasnya
secara langsung maupun tidak terkait dengan proses belajar mengajar
sebagai jantungnya pelaksanaan kegiatan di Madrasah.
Mengawali tugas urusan ketatausahaan dimulai dengan menyusun
program kerja ( perencanaan ), sebab suatu program kegiatan akan
terlaksana dengan baik dan optimal bila dilakukan
dengan
perencanaan yang baik. Program kerja ini mencakup beberapa asfek
yang secara langsung maupun tidak langsung terkait dengan
KETATAUSAHAAN ( proses pembelajaran ).
Secara garis besar program kerja ini berisi antara lain :
1. Keadaan dan Kondisi Pegawai baik PNS maupun PTT
2. Administrasi ketatausahaan meliputi administras kesiswaan,
kepegawaian, inventaris, Perpustakaan surat meyurat, keamanan
Madrasah dan laboratorium
3. Program kegiatan, meliputi jenis kegiatan, bentuk kegiatan, terget,
waktu pelaksanaan, pembiayaan dan penanggung jawab.
B. Saran-saran
Dengan dibuatnya program kerja ini, diberharapkan dapat tercapai
semua sasaran yang
direncanakan dan betul-betul dapat dijadikan landasan untuk semua
staf Tata Usaha, dalam melaksanakan tugas yang dibebankan sesuai
dengan tugas yang diberikan.
C. PENUTUP
Dengan segala kekuarangan dan keterbatasan Program Kerja Tata
Usaha MAN Karanganyar tahun pelajaran 2015/2016 telah kami susun.
Kritik dan saran sangat diharapkan demi sempurnanya program kerja
tahun mendatang.
Program Kerja ini tersusun berkat kerjasama dari berbagai
komponen madrasah, maka kami mengucapkan banyak terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya program
kerja ini, semoga amal kebaikan ini tercatat sebagai ibadah
Karanganyar, Juli 2015
Kepala Tata Usaha

Heru Riyanto
NIP: 195804061981031004

Progra Kerja Tata Usaha MAN Karanganyar

33