Anda di halaman 1dari 18

PROPOSAL PENAWARAN PENGEMBANGAN

APLIKASI SISTEM INFORMASI KAMPUS

I.

Pendahuluan
Berbicara tentang sistem informasi kampus atau sangat sering disebut dengan sisfo

kampus sebenarnya kita telah membicarakan banyak sistem informasi di dalamnya, disana kita
berbicara sistem informasi penerimaan mahasiswa baru, sistem informasi akademik, sistem
informasi web service Feeder, sistem informasi keuangan mahasiswa, sistem informasi pustaka
digital, e-learning, e-journal, sistem informasi alumni dan sebagainya. Namun yang paling
terpenting dari kesemua sistem informasi tersebut adalah saling adanya keterkaitan atau saling
terintegrasinya antar satu sistem dengan sistem yang lain, coba bayangkan jika aplikasi tersebut
saling terintegrasi yang dimulai dari calon mahasiswa mendaftar sebagai mahasiswa baru, data
yang diinputkan langsung terintegrasi dengan sistem informasi akademik, begitu juga dengan
keuangan mahasiswa adanya keterkaitannya dengan sistem pengambilan krs begitu juga dengan
aplikasi alumni, dengan adanya sistem yang terintegerasi ini sangat memudahkan bagi pihak
eksekutif dalam mendapatkan laporan yang tepat dan cepat, ini hanya merupkan salah satu
contoh dari banyaknya manfaat yang di dapat dengan mengembangkan sebuah sistem yang dapat
mengakomodir semua kebutuhan kampus.
Untuk mengembangkan sebuah sistem informasi kampus ini bukan saja hanya
bermodalkan skill atau kemampuan secara teknis, namun dituntut juga pengalaman dan
kemampuan analisa sistem dan juga mengetahui proses bisnis yang berjalan, alhamdulillah
dengan pengalaman kami banyak kampus yang telah kami kembangkan di daerah sumatera,
daerah jawa maupun daerah timur sana, kiranya dapat mewakili sebagai pengalaman bagi kami
guna untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang selama ini dihadapi oleh Kampus
Bapak/ Ibu pimpin. Dengan dilakukannya kerjasama antara pihak kami dengan kampus Bapak/
Ibu banyak manfaat lainnya yang di dapat seiring berjalannya sistem ini.
2

II.

Tujuan
Tujuan dari pengembangan sistem informasi kampus ini adalah untuk mengintegrasikan

semua proses manajemen kampus yang dimulai dari penerimaan mahasiswa baru sampai dengan
alumn di dalam sebuah sistem yang terdisentralisasi. Dengan demikian aplikasi sistem informasi
kampus ini nantinya diharapkan dapat menjadi solusi yang tepat bagi kampus dan bermanfaat
bagi penerapan teknologi informasi dan juga sebagai solusi untuk memecahkan permasalahanpermasalahan yang selama ini masih terkendala pada Sistem Informasi di kampus.
III.

Manfaat
Manfaat pengembangan aplikasi sistem informasi kampus ini adalah :
a)

Adanya sebuah sistem yang terintegrasi dan terdisentralisasi dalam bentuk sebuah
aplikasi sisfo kampus.

b) Memudahkan bagi calon mahasiswa baru untuk melakukan pendaftaran cukup


melakukan transaksi pada BANK kerjasama kampus.
c)

Penginputan blanko biodata calon mahasiswa dapat dilakukan dimana saja tanpa
harus mengambil atau menginput blanko di kampus.

d) Memudahkan dalam penyajian sebuah laporan bagi eksekutif kampus terhadap


sebuah sistem karena sistem sudah bersifat disentralisasi.
e)

Terjadwalnya sebuah proses bisnis dari sebuah institusi yang terkait dalam sebuah
sistem.

f)

Memudahkan admin untuk melakukan pemantauan dan pengawasan transaksi yang


berjalan di BANK maupun sekretariat kampus secara real time.

g) Memudahkan mahasiswa dalam melakukan input KRS dan lihat KHS karena bersifat
online.
h) Adanya interaksi antara dosen dan mahasiswa dalam sebuah kelas yang dinamakan elearning.
i)

IV.

Memudahkan dalam pelaporan yang dilakukan ke PDDikti tiap semesternya.

Spesifikasi Aplikasi yang Dikembangkan

No
I
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

MODUL
SISTEM INFORMASI PENERIMAAN MAHASISWA BARU
Modul User (Panitia PMB, Pendaftar)
Modul Kalender Akademik
Modul Gelombang Pendaftaran
Modul Jenis Formulir PMB
Modul Mahasiswa Daftar (Sekretariat)
Modul Blanko Pendaftaran
Rekap Transaksi Keuangan
Modul Absen PMB
Modul Kelulusan PMB
Modul Hasil USM
Modul Validasi Blanko Pendaftaran Mahasiswa
Laporan Pendaftar PMB

13
14
15

Laporan Pendaftar Lulus


Laporan Grafik Pendaftar PMB per Tahun
Modul Prefix NIM Kelulusan Mhsw

II
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

35
36

Modul Utility
Modul User (Superuser,Ka BAAK, Prodi,Dosen,Mhsw)
Modul Kalender Akademik
Modul Identitas Lembaga
Modul Program
Modul Program Studi
Modul Lokasi Kampus
Modul Ruangan Perkuliahan
Modul Master Mata Kuliah
Modul Master Dosen
Modul Master Mahasiswa
Modul Penjadwalan Kuliah Reguler & SP
Modul Input KRS Reguler & SP
Modul Presensi Mahasiswa
Modul Absen KuliahReguler & SP
Modul Kartu Ujian Reguler & SP
Modul Absen Ujian Reguler & SP
Modul Penilaian
Modul Nilai Mahasiswa Reguler & SP
Modul Blanko Nilai Reguler & SP
Modul KHS Mahasiswa Reguler & SP
Modul Konversi Nilai Mahasiswa
Modul Transkrip Nilai
Rekap Status Mahasiswa Aktif / Cuti / DO / Keluar
Rekap Nilai Mahasiswa
Rekap Nilai Per Mata Kuliah
Rekap Mahasiswa Belum Input KRS
Rekap IP Mahasiswa
Rekap IPK Mahasiswa
Rekap Mahasiswa Lulusan
Modul Ekspor Jadwal .xml (Kebutuhan import feeder )
Modul Ekspor Jadwal Serial .xml (Kebutuhan import feeder )
Modul Ekspor KRS .xml (Kebutuhan import feeder )
Modul Ekspor Mahasiswa lulusan/ Cuti/ Non Aktif (Kebutuhan import feeder )
Modul Ekspor Mahasiswa Baru (Kebutuhan import feeder )
Modul Ekspor Nilai Mahasiswa Pindahan (Kebutuhan import feeder )

37
38
39
40
41
42
43

Validasi jadwal paraller double


Validasi jadwal paraller kosong
Validasi jadwal Tidak ada KRS
Validasi KRS Jadwal Terhapus
Validasi Nilai Kosong
Validasi Jadwal tidak ada di Jadwal Serial
Validasi KRS double

III

SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA NON BANK

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

Analisa Sistem Keuangan Mahasiswa yang akan berjalan


Modul User (Keuangan)
Jenis Biaya
Master Biaya
Modul Transaksi Pembayaran (Sekretariat)
Validasi -validasiTransaksi Pembayaran Mhsw dengan modul-modul tertentu
Laporan Transaksi Pembayaran Mhsw per periode
Laporan Transaksi Pembayaran Mhsw per Jenis Biaya
Laporan Transaksi Pembayaran Mhsw per Prodi
Laporan Mhsw belum membayar Administrasi
Laporan Hutang Mhsw ( Bagi Mhsw khusus rekomendasi kampus )

IV
1
2
3
4

SISTEM INFORMASI KEUANGAN PMB


Modul Inquiry Data (BANK)
Modul Payment Data (BANK)
Modul Reversal Data (BANK)
Rekap Transaksi Keuangan Periode (Rekon BANK)

V
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

SISTEM INFORMASI KEUANGAN MAHASISWA BANK *)


Analisa Sistem yang berjalan
Modul User (Keuangan)
Modul Master Biaya & Jenis Biaya
Modul Transaksi Pembayaran (Sekretariat)
Modul Inquiry Data (BANK) Web Service
Modul Payment Data (BANK) Web Service
Modul Reversal Data (BANK) Web Service
Validasi -validasiTransaksi Pembayaran Mhsw dengan modul-modul tertentu
Rekap Transaksi Keuangan Periode (Rekon BANK)
Rekap Transaksi Per Jenis Biaya
Rekap Mahasiswa Belum Bayar
Instalasi Aplikasi ke Server
6

VI
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18

19

20

21

22

23

24

25

WEB SERVICE FEEDER

Ekspor Data awal Mahasiswa dari FEEDER


Ekspor Data awal Dosen dari FEEDER
Ekspor Data awal Kurikulum / Matakuliah (TBKMK) dari FEEDER
Ekspor Data Nilai Semester Mahasiswa (TRNLM) dari SIAKAD
Ekspor Data Aktivitas Kuliah Mahasiswa (TRAKM) dari SIAKAD
Ekspor Data Bobot Nilai (TBBNL) dari SIAKAD
Ekspor Data Mengajar Dosen (TRAKD) dari SIAKAD
Ekspor Data Kapasitas Mahasiswa Baru (TRKAP) dari SIAKAD
Ekspor Data Mahasiswa Lulusan
Impor Data Mahasiswa ke aplikasi web service
Impor Data Dosen ke aplikasi web service
Impor Data Kurikulum / Matakuliah ke aplikasi web service
Impor Data Aktivitas Kuliah Mahasiswa ke aplikasi web service
Impor Data Nilai Semester Mahasiswa ke aplikasi web service
Impor Data Bobot Nilai Web Service ke aplikasi web service
Impor Data Mengajar Dosen Web Service ke aplikasi web service
Impor Data Kapasitas Mahasiswa Baru ke aplikasi web service
Transfer Data Mahasiswa/ Mhsw Baru ke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan UUID dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Kurikulum / Matakuliah ke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan UUID dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Kelas Kuliah ke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan UUID dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Aktifitas Mengajar Dosen ke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan UUID dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Nilai Semester Mahasiswa ke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan UUID dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Nilai Mahasiswa Pindahanke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan UUID dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Kuliah Mhsw (TRAKM) ke aplikasi FEEDER
Inquiry data untuk mendapatkan ID Key dari FEEDER
Response Transaksi
Transfer Data Aktifitas Mahasiswa Lulusan / Cuti/ Non Aktif
Inquiry data untuk mendapatkan ID Key dari FEEDER
7

Response Transaksi
26

Instalasi Aplikasi
* ) Jika kerjasama pembayaran dilakukan dengan BANK harus menggunakan server atau
VPS

V.

Tampilan Aplikasi

1.

Halaman Utama Aplikasi


Halaman ini merupakan halaman yang pertama kali dilihat ketika kita mengakses aplikasi

akademik ini, dan pada halaman ini juga mahasiswa dapat login kedalam aplikasi portalnya.
Untuk halaman utama aplikasi ini antara halaman login mahasiswa dibedakan dengan halaman
login staff akademik, prodi, keuangan dll, pada gambar 1 merupakan tampilan halaman login
yang digunakan oleh mahasiswa untuk memasuk portal akademik.

Gambar 1 Halaman Login Mahasiswa

2.

Halaman Login Staff


Halaman login staff ini merupakan halaman login yang digunakan oleh staff BAAK, prodi,

Ka BAAK, Keuangan dll, untuk dapat masuk ke masing-masing portal akademik sesuai dengan
hak akses yang sudah ditentukan sebelumnya, halaman login dapat dilihat pada gambar 2.

Gambar 2 Halaman Login Staff

3.

Halaman Utama Akademik


Halaman utama akademik ini adalah halaman yang tampak setelah kita berhasil login dari

aplikasi, pada gambar 3 merupakan halaman utama aplikasi dari level Superuser atau Ka BAAK,
dari level inilah view selanjutnya akan ditampilkan untuk mewakili level-level yang lainnya.

Gambar 3 Halaman Utama Ka BAAK

4.

Modul-Modul Akademik
Modul akademik ini merupakan modul yang berisikan daftar-daftar menu yang terdapat

pada modul akademik dari level Ka BAAK, yang dimulai dari penjadwalan kalender akademik
tiap semesternya per program studi, pada menu kalender akademik inilah kunci semua sistem
dapat berjalan, misalnya batas rentang pembayaran uang kuliah oleh mahasiswa, rentang
pengisian KRS oleh mahasiswa, rentang penginputan Nilai oleh dosen dsb.
Pada menu kedua dari akademik dapat dilihat sebuah menu Penjadwalan Perkuliahan,
yang mana menu ini digunakan untuk menginput jadwal perkuliahan per semester per program
studi, penginputan jadwal paralel, jadwal serial dsb.
Pada menu ketiga adalah KRS Mahasiswa, menu ini merupakan sebuah interface yang
digunakan oleh mahasiswa untuk mengambil jadwal perkuliahan setiap semesternya.
Pada menu keempat adalah input nilai mahasiswa berdasarkan semester dan per jadwal.

10

Pada menu kelima adalah menu yang berisikan hasil studi mahasiswa atau KHS setiap
semesternya.
Pada menu keenam adalah transkrip nilai mahasiswa yang siap dicetak untuk kebutuhan
transkrip.
Pada menu ketujuh adalah transaksi aktifitas mahasiswa per semester Cuti, Keluar, dan
Lulusan. Untuk lebih jelas lihat gambar 4.

Gambar 4 Modul Akademik

5.

Modul Master
Modul ini berisikan menu-menu yang berhubungan dengan data master sebuah institusi

per program studi, untuk lebih jelas apa saja modulnya lihat gambar 5.

11

Gambar 5 Modul Master

6.

Modul Laporan
Modul ini berisikan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak eksekutif maupun

akademik, untuk modul laporan ini tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan kampus, namun pada
gambar 6 diperlihatkan beberapa bentuk laporan secara garis besar, seperti laporan mahasiswa
aktif per semester, laporan mahasiswa lulusan, rekap status mahasiswa, laporan mahasiswa
belum KRS, laporan nilai mahasiswa, rekap IP, rekap kuesioner dan rekap nilai kinerja dosen,
untuk lebih jelas lihat gambar 6.

12

Gambar 6 Modul Laporan

7.

Modul Validasi
Modul validasi ini diperlukan untuk kebutuhan validasi data ketika data akan di transfer

ke aplikasi feeder, untuk menu-menunya lihat gambar 7.

Gambar 7 Modul Validasi


13

8.

Modul Ekspor Data


Modul ekspor data ini merupakan sebuah modul yang digunakan untuk mengeskpor

semua kebutuhan data yang diperlukan untuk sinkronisasi data ke pdpt, untuk format ekspor
dalam bentuk xml, untuk menu-menunya dapat di lihat gambar 8.

Gambar 8 Modul Ekspor Data

9.

Modul Keuangan Mahasiswa


Modul keuangan mahasiswa ini adalah modul yang digunakan oleh pihak keuangan dalam

menginputkan transaksi pembayaran mahasiswa per semesternya, pada modul keuangan ini
bisnis prosesnya disesuaikan dengan bisinis proses dikampus, sehingga bersifat customize , pada
gambar 9 terlihat sebagian bentuk modul keuangan dari level keuangan.

14

Gambar 9 Modul Keuangan


15

VI.

Harga Aplikasi per Item


Berikut list harga dari masing-masing item sistem informasi :
No

Nama Aplikasi

Harga

Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru

Rp

14.000.000

Sistem Informasi Akademik Kampus

Rp

40.000.000

Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa ke BANK Rp

17.000.000

Sistem Informasi Keuangan Mahasiswa non


BANK / Sekretariat

Rp

15.000.000

Web Service Sinkronisasi Feeder

Rp

27.250.000

VII. Pengalaman Pembuatan Aplikasi


Berikut beberapa aplikasi sistem informasi akademik yang pernah kami kerjakan
diantaranya :
No

Nama Institusi

Politeknik Raflesia Curup, Bengkulu

Universitas Islam Attahariyah, Jakarta

Akbid Yaleka, Merauke

Isntitut Seni Indonesia Padangpanjang, Sumatera Barat

Universitas Muhammad Yamin Solok, Sumatera Barat

Universitas Ekasakti, Padang

Universitas Tamansiswa, Padang

STIKes MERCUBAKTIJAYA, Padang

Poltekkes Siteba, Padang

16

10

Akademi Perawatan Kesehatan Daerah Militer, Padang

VIII Garasansi dan Perawatan Aplikasi


Garansi untuk semua aplikasi adalah selama 1 Tahun terhintung saat aplikasi di upload ke
server, garansi bersifat modul error,bug program dan tidak termasuk dari penambahan modul
program.

IX.

Mekanisme Pembayaran
Mekanisme pembayaran untuk pembuatan Aplikasi Sistem Kampus ini

dilakukan

dengan metode :
Metode 1 :

Pembayaran yang dilakukan dengan 2 termin.


Termin 1 Pembayaran biaya tanda jadi (DP) 40% dari harga aplikasi yang
dilakukan pada saat penandatanganan kontrak kesepakatan.
Termin 2 Apabila aplikasi telah bisa diimplementasikan dengan baik dan telah
sesuai dengan sistem yang digunakan sebelumnya, maka aplikasi telah dianggap
selesai. Setelah semua proses selesai maka dilakukan pembayaran 60% berikutnya
dari harga aplikasi sesuai dengan kesepakatan.

Metode 2 :

Pembayaran yang dilakukan dengan sistem menyicil perbulannya dengan cara


membayar

(DP)

20%

dari

harga

aplikasi

yang

dilakukan

pada

saat

penandatanganan kontrak kesepakatan. Jangka waktu cicilan maksimal 18 Bulan,


untuk angsuran perbulan di bagi dari sisa jumlah harga total aplikasi setelah
dipotonng 20% (DP), untuk cicilan tidak dikenakan bunga perbulannya.
17

X.

Penutup
Demikian penawaran pembuatan sistem informasi kampus. Semoga penawaran ini bisa

memberikan solusi yang tepat untuk menunjang kinerja manajemen sistem informasi di institusi
yang bapak/ibu pimpin. Atas perhatiannya saya ucapkan terimakasih.

XI.

Kontak Kami

Nama

: Roki Aditama S.Kom, M.Kom

Alamat

: Komplek Marapalam Indah V No.36, RT/RW : 04/08, Kecamatan Padang


Timur, Padang, Sumatera Barat.

Handphone

: 08126616663, 085208038028

Email

: roro.roki@gmail.com
Padang, 30 Maret 2016
Hormat Saya

Roki Aditama S.Kom, M.Kom

18