Constructora KA S.A.
Materia:
Auditoria Administrativa II
Integrantes:
Aula
1 (posgrado)
Indice
INTRODUCCIN
1. Antecedentes de la empresa (historia)
1.1 Misin
1.2 Visin
1.3 Valores
1.4 Objetivos
2. Planeacin
2.1 Definicin del estudio a desarrollar
2.2 Diagnostico administrativo
2.3 Objetivos
2.4 Alcance especifico
2.5 Determinacin del personal
2.6 Programacin del tiempo estimado
2.6.1 cronograma de actividades (GANTT)
2.7 Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar
2.8 Aprobacin del programa de auditoria
2da etapa (EXAMEN)
3.0 Entrevista
Jerarquizacin de observaciones
Observaciones/recomendaciones
Conclusiones
Anexos
Introduccin
Constructora KA es una empresa fundada en el ao 2001 en Cancun. Compuesta
por dos socio-gerentes, Armando Lara De Nigris y Nicolas Chacha Chagala,la
empresa se dedica ala construccin de obras civiles tanto para sector pblico como
para sector privado (viviendas, rutas, puentes, y obras del sector privado y obras de
arquitectura.
1. Antecedentes de la empresa
1.2 Visin
Ser un grupo constructor lder en el mercado, con presencia en el Estado,
distinguindose por la calidad en la prestacin de sus servicios, rentabilidad para
sus accionistas y un amplio desarrollo para su personal.
1.3 Valores
Honestidad, Servicio, Confianza, Transparencia, Compromiso y Responsabilidad.
1.4 Objetivos
Ser una empresa lder en el ramo de la construccin mostrando confianza y trabajos
de calidad en tiempo y forma con excelente equipo de trabajo
2. Planeacin
2.1 Definicin del estudio a desarrollar
La auditora se realizar tomando como base las reas funcionales dentro de las
cuales se examinaran: Recursos Humanos y Control de Inventarios ya que son dos
reas muy importantes dentro de la empresa.
2.2 Diagnostico
Control de Personal.- Se percibe que existe una desorganizacin en los documentos
que ah se manejan, al tratar de hacer algn trmite de algn trabajador de la
empresa, no es localizada,
2.3 Inventarios
Existe una desorganizacin y falta de supervisin en los materiales, herramientas,
control de bodega.
Diagnostico Administrativo Interno:
Subsistemas de Objetivos:
Aqu se pretende medir que tan claros estn los objetivos que tiene fijados la
empresa y el desarrollo y personal capacitado para lograr dichos objetivos.
2.4 Objetivos
1.Lograr eficiencia y control dentro de la reas analizar
2.Sugerir nuestras observaciones y optimizarlos
3.Mostrar mtodos ms eficientes para su mejor funcionamiento
ING. Joel Eduardo Barraza Valds en donde nos determina que existen pequeos
problemas tanto como de entendidos como de registros del personal de manera
que se tenga acceso sencillo a ellos.
Tambin se comentaba que no se llevan los apegos a las polticas a un 100%
debido a que al personal no se le ha inculcado o ms bien no se les ha
capacitado con un reglamento que se lleve estrictamente al pie de la letra,
creando entre ellos mismos una decada de conocimientos bases para operar
dentro de esta institucin.
PROGRAMA DE TRABAJO
UAS FCA
INICIO
SUSPENSIN
REINICIO
RESPONSABLE: Reyna
REA: Departamento de
AUDITORA
ADMINISTRATI
Recursos
Yadira Felix
Humanos
Armenta
TERMINACIN
CANCELACIN
TERMINACIN
CLAVE: 207204012
VA
Duracin
Num.
Actividad(es)
1 Planteamiento del
2 Objetivo y Alcance
3 Analisis Prelimiar
4 Instrumentacion
5 Justificacion
6 Elaboracion de
7 Te
cni ca s
Entrevistas
8
EXAME
9 Aplicacin de
N Entrevistas
10 Analisis FODA
11 Redaccion de Entrevistas
12 Recaudacin de
13 Ha
l l a zgos
Evidencia
14 Elaboracion de Informe
15 Recomenda ci ones
16 Antecedentes de
Responsable
S1
Octubre
S2 S3
S4
S1
Noviembre
S2 S3 S4
Especfico
Luis Angel Ayon
Luis Angel Ayon
Reyna Yadira Felix
Reyna Yadira Felix
Luis Angel Ayon
Reyna Yadira Felix
Luis Angel Ayon
Luis, Reyna y
Dagoberto Cocoba
Dagoberto
Luis Angel Ayon
Reyna Yadira Felix
Luis, Reyna y
Luis, Reyna y
Dagoberto
Luis, Reyna y
Dagoberto
Luis y Reyna
Dagoberto
Reyna Yadira Felix
Empresa
OBSERVACIONES:
ELABOR: AMADO
BELTRAN
Felix
Felix Armenta
Armenta
INSTRUMENTOS A UTILIZAR
Utilizaremos como base de instrumentacin para la obtencin de informacin los
mtodos de: entrevista directa, grabaciones, observacin al momento de operar en
el departamento.
Se utilizarn estas herramientas debido a que el ING. NICOLAS CHACHA es
una persona ocupada en donde toma su trabajo muy en serio, ser por ello que
utilizaremos estos mtodos para poder conseguir informacin de la manera menos
complicada posible
Entrevista:
Objetivo: Recabar informacin relacionada con el departamento de ciencias
econmico administrativas, sus funciones, sus procesos.
E. Retribucin
14.Cmo determina la evaluacin de puestos de
trabajo y los aumentos salarial
3.0 ENTREVISTA
Evidencia
A continuacin se redacta la entrevista que se realiz con Joel Barraza Valdes:
es
la
estructura
del
departamento?
EFECTUAR LOS PAGOS DE NOMINA,CAJA CHICA,CONTRACCION DE
PERSONAL EN COORDINACION CON LA CONTADORA
Cuntas personas integran el departamento?
3
Cul es el objetivo del departamento?
Tener una buena organizacin,
Cules son sus funciones principales?
Mantener un buen equipo de trabajo, tener organizado todos los gastos que se
generan
Segn su criterio y de forma clara y precisa, diga usted, qu valores
rigen el comportamiento del departamento?
Responsabilidad, honestidad,justicia
Hallazgos
Estrategias
Las estrategias no estn por escrito, no se ha definido como realizar una
estrategia para el departamento y para proyectos que puedan surgir.
Polticas
No se conocen en su totalidad, debido a que no estn escritas y por ende
no se difunde entre el mismo personal y en el departamento.
Procedimientos
Conocimiento parcial de los procedimientos, tampoco existe un manual o
algn documento que tenga un lineamiento de cmo realizar los
procedimientos del departamento.
Causas
Estrategias
La tradicin de cmo se han hecho las actividades, eventos, entre otras,
ha permitido que no estn por escrito, es decir, se hacen porque as se
han venido realizando.
Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones inmediatas requiere
de
soluciones que no estn estipuladas.
Polticas
Hallazgos
Organigrama
Las lneas de autoridad no estn bien definidas debido a la ausencia
de un organigrama.
Descripcin de puestos
No se proporciona al momento de ingresar a la empresa, solo se
realiza una convocatoria para ingresar a la empresa.
Instructivos especiales
No existen para todas las actividades que se desarrollan.
Causas
Organigrama
El organigrama no esta bien desarrollado
Descripcin de puestos
El empleado no recibe una capacitacin en cuanto a las funciones que debe
desempear en su puesto.
Instructivos especiales
La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no se hace
desde que el empleado ingresa a la empresa.
No estn por escrito, solo se mencionan con jefe directo.
Hallazgos
Seleccin
El proceso se lleva a cabo parcialmente.
Induccin
No existe previa induccin al momento de ingresar a la empresa.
Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la
empresa.
Causas
Seleccin
No se evala al personal, se contratan inmediatamente sin conocer sus
antecedentes.
Se omiten pasos del proceso de seleccin dependiendo de las necesidades de la
empresa.
Induccin
La rotacin de personal es frecuente.
La empresa solicita regularmente personas con experiencia.
Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados por
empleados de la misma empresa, sobre todo por aquellos que han demostrado
compromiso por sta.
Jerarquizacin de observaciones
Principalmente darle mas importancia ala falta de un
encargado del departamento de Recursos Humanos .
Formular un Manual de Organizacin actualizado.
Capacitar al personal y asi tenedremos mayor eficiencia .
Seguridad e Higiene y evitaremos los riesgos de trabajo.
Jerarquizar los departamenos y el organigrama para dar
ponderacin alos puestos
Planteamiento de las recomendaciones
De la revisin practicada a la Constructora k con el fin de hacer una revisin a los
controles internos por medio de una auditoria administrativa al departamento de
Recursos Humanos se desprenden las siguientes observaciones:
1. Existe un control inadecuado para llevar el registro de asistencias del personal.
2. Existen expedientes del personal incompletos.
3. La tecnologa con la que se manejan las operaciones del rea est obsoleta y le
falta mantenimiento, por lo cual no se tiene un correcto resguardo de la
informacin.
4. Los manuales de organizacin obsoletos.
Discusion de observaciones
En Platicas con Ing Armando Lara nos comento que le parece
bien las observacin y adecuaciones del departamento pero
tambin se le hace un gasto el tener gente capacitada y de
planta para el departamento de otro modo pues los residentes
y arquitectos son los que llevan acabo la administracin y sus
funciones operativas .
Demostramo que de este modo existe mucha improductividad
y existe un descontrol interno que puede tener repercusiones
tanto en el presente como en futuro dentro de la empresa.
Elaboracin del informe final
Seguimiento: Darle seguimiento y la evaluacin de como van los procesos y las mejoras
continuas.
Conclusiones y recomendaciones: Tendremos un mejor ambiente laboral ayudara tener
maas eficiencia y menos errores
.
OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN
1. CONTROL DE ASISTENCIA
SITUACIN ACTUAL:
No existe un control de asistencias electrnico es fcil de manipular y es mui difcil
tener el control de toda la gente
CORRECTIVA: obtener un equipo de control de asistencias.
Implementacin de un control de asistencias que permita llevar un registro de
incidencias que se presenten da a da.
CAUSA:
El no contar con un control que lleve el registro de las asistencias.
EFECTO:
Provoca se paguen sueldos no devengados.
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN
2. RECURSOS HUMANOS
SITUACIN ACTUAL:
Al analizar los expedientes de los trabajadores temporales Roberto Gmez Tirado
y Jess Palacios Tinajero, se detect que no se tenan sus actas de nacimiento,
as como sus movimientos de trabajo de los ltimos quince das.
CORRECTIVA:
Realizar todos los movimientos de trabajo al da y no recibir documentos de los
trabajadores, hasta que estos los tengan completos.
CAUSA:
Al momento de entregar su documentacin, les hicieron falta documentos y nunca
se les exigieron de nueva cuenta, as como falta del personal encargado de
nominas de ir registrando los movimientos laborales al da.
EFECTO:
La secretaria del trabajo pudiera aplicar sanciones en caso de la falta de
documentacin completa de los trabajadores as como por la falta de movimientos
oportunos de los das laborados de los trabajadores temporales, afectando el
patrimonio de la empresa.
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN
3. TECNOLOGA
SITUACIN ACTUAL:
Al trabajar en el equipo de cmputo de la empresa, se detecto que las maquinas
ya tienen muchos aos de servicio y no cuentan con la capacidad de
almacenamiento suficiente, as como los programas de estas ya no son los
adecuados para el desarrollo de ciertas reas de trabajo.
CORRECTIVA:
EFECTO:
Los trabajadores que cuentan con equipo de cmputo lento por lo cual no
desempean sus funciones con rapidez, adems de que se pierde informacin por
la falta de capacidad del disco duro de la computadora.
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN
4. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN
SITUACIN ACTUAL:
En el anlisis de la organizacin se detecto que no cuentan con un manual de la
procedimientos, el que se encontr tiene ya muchos aos de haber sido elaborado
y est obsoleto.
CORRECTIVA:
Elaborar un manual por parte de los directivos en los cuales se especifiquen las
funciones de cada puesto y difundirlos entre los trabajadores.
CAUSA:
No se cuenta con un manual de procedimientos que se d a conocer a los
empleados
EFECTO:
Los trabajadores no tiene claras las funciones a realizar y existe una sobrecarga
de trabajo en algunos puestos.
OBSERVACIN
RECOMENDACIN
FECHA DE SOLUCIN
5. CAPACITACIN
SITUACIN ACTUAL:
Al efectuar una inspeccin con el Sr. Fernando Corona sobre la forma de realizar
sus labores, se detecto que este no saba al 100% la forma de operar uno de los
CORRECTIVA:
ANEXO:
La presente auditoria fue realizada por los siguientes auditores:
NOMBRE
CARGO
FIRMA
Lic. JORGE ALBERTO VELAZQUEZ GONZALEZ
Lic. ALBERTO LOPEZ BARRIOS
Lic. AMADO BELTRAN LEDEZMA