Administrador

de
Proyectos Seis Sigma
Documento de Construccin

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Tabla de Contenido
Diagrama del Proceso .................................................................................................................. 2
Sub proceso Fase....................................................................................................................... 4
Sub proceso Crear Entregable .............................................................................................. 5
Modelo De Datos ........................................................................................................................... 6
Tablas Paramtricas ....................................................................................................................... 7
Parametrizacin de la entidad Paramtrica Equipo Seis Sigma ................................. 8
Construccin De Formas............................................................................................................. 11
Forma Cuadro del Proyecto .................................................................................................. 11
Forma Detallar Fase .................................................................................................................13
Formas Globales y de Resumen .......................................................................................... 14
Reglas De Negocio .......................................................................................................................16
Definir Expresiones ...................................................................................................................16
Acciones de la actividad ........................................................................................................ 20
Participantes ...................................................................................................................................21
Configuracin De Correos Electronicos ................................................................................ 23
Indicadores ..................................................................................................................................... 26

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Diagrama del Proceso

Las empresas exitosas siempre estn buscando nuevas formas de mejorar sus
procesos. Algunas de ellas han encontrado una poderosa fuente de mejoramiento
en la metodologa Seis Sigma.
Seis Sigma usa herramientas estadsticas para medir los procesos en trminos de
variacin y defectos, convirtiendo estos en oportunidades de crecimiento y mejora
para el negocio. Una compaa que utiliza la metodologa Seis Sigma es una
compaa que pone la satisfaccin de sus clientes primero.
Seis Sigma utiliza el ciclo de mejoramiento de cinco pasos DMAIC (por sus siglas en
ingls: (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)

La primera fase es Definir, donde se estable cules son los objetivos, el

alcance y el resultado que se espera por ejecutar un proyecto Seis Sigma.
La segunda fase en Medir. En esta fase se evala el estado actual del proceso.
En la tercera fase, Analizar, donde se deben determinar cules son las causas
de los problemas y/o de los defectos.
La cuarta fase en Mejorar, en donde una solucin es propuesta.
La ltima etapa es Controlar. En esta fase se establecen medidas de control
del proceso para evitar que las mejoras sean temporales.

El Administrador de Proyectos buscando la facilidad y la comodidad en la

elaboracin de sus proyectos estandariz el flujo de informacin y la ejecucin de
las actividades con ayuda de dos sub procesos, Fase y Crear Entregable.

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El proceso tambin cuenta con la opcin de modificar o de cancelar el proyecto,

una fase o un entregable en cualquier momento si se requiere. Adems, es posible
adjuntar la informacin resultante de todas las reuniones del equipo utilizando el
evento Actas. El evento estar disponible mientras el proyecto est en ejecucin.

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Sub proceso Fase

Con el fin de facilitar el manejo de la informacin el Administrador de Proyectos

Seis Sigma estandariz las actividades a realizar en cada una de las fases.
A travs del sub proceso Fase, el Cinturn Negro del proyecto puede conducir de
manera eficiente y rpida cada una de las fases del proyecto. El sub proceso cuenta
con dos actividades y un sub proceso mltiple.
Las actividades ayudan a establecer la informacin inicial y final de cada una de las
fases, como es los entregables a utilizar, fechas de ejecucin, conclusiones, etc. El
sub proceso mltiple crea de forma secuencial los entregables que se han solicitado
en la actividad Detallar Fase.
Con el fin de dar flexibilidad al manejo del proyecto, en cada una de las fases es
posible terminar la fase o realizar modificaciones a travs del evento Finalizar Fase.

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Sub proceso Crear Entregable

El Administrado de Proyectos, utiliza un sub proceso Crear Entregable, con el fin de

poder ejecutar de forma similar las actividades de creacin y aprobacin de todas
las herramientas utilizadas durante la ejecucin del proyecto.
El sub proceso ayuda a la recopilacin de toda la informacin utilizada para la
creacin de un entregable, adicionalmente ayuda en el proceso de aprobacin
asignando el proceso a las personas responsable de esta.

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Principales Aspectos en el Proceso de Construccin

Modelo De Datos
El Administrador de Proyecto Seis Sigma utiliza la entidad maestra Proyecto Seis
Sigma como entidad principal, en ella se encuentra informacin sobre el proyecto,
por ejemplo, Fechas de inicio y finalizacin, Fase Actual, Siguiente Fase, Proyecto
Valido, por nombrar algunas. La entidad est relacionada con otras dos entidades
maestras; tiene una relacin uno a uno con la entidad Cuadro del Proyecto y una
relacin uno a muchos con la entidad Etapa de Proyecto Seis Sigma, un proyecto
Seis Sigma siempre contiene cinco fases.
La entidad Cuadro del Proyecto tiene toda la informacin sobre la naturaleza del
proyecto, como Nombre, Fecha, Misin, Alcance, Objetivo y Miembros del equipo
(Cinturn Verde, Cinturn Negro, Patrocinador, Personas Interesadas).
La entidad Etapa de Proyecto contiene la informacin de cada una de las fases,
Fecha Inicial, Fecha Final, y con ayuda de la entidad maestra Entregables de la Fase,
toda la informacin referente a los entregables de la fase, Nombre del Entregable,
Archivos y Aprobaciones.

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Tablas Paramtricas
El modelo utiliza tres tablas paramtricas. La primera es Fase, en donde se encuentra
las cinco fases del ciclo DMAIC, la segunda es Entregable, con un listado de todas
las herramientas que comnmente se utilizan en la elaboracin de un proyecto de
Seis Sigma.
La tercera tabla paramtrica se llama Equipo Seis Sigma, en ella se encuentra los
nombres y los roles de las personas que estn involucradas en la elaboracin de
proyectos Seis Sigma de la compaa. Es importante que el administrador de la
herramienta proporcionada por Bizagi introduzca la informacin de las personas en
la tabla antes de ejecutar la aplicacin. La informacin de la tabla es indispensable
para el desarrollo del proceso: en la creacin de un proyecto varios campos
requeridos que se obtienen de esta tabla deben ser diligenciados para continuar.
De no estar parametrizados, no se podr avanzar desde la primera actividad.

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Parametrizacin de la entidad Paramtrica Equipo Seis

Sigma
Para realizar la parametrizacin de la entidad Equipo Seis Sigma debe seguir los
siguientes pasos:
Crear los usuarios con la sesin Administrador en la aplicacin web. Ingrese a
Admin, Usuarios.

Clic en Nuevo Usuario e ingrese la informacin de todas las personas que participan
en los proyectos.

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Luego de ingresar todos los usuarios, ingrese por Admin, en la opcin Entidades.

Haga clic en la Entidad Personal Entrenado Seis Sigma y agregue un nuevo registro

Ingrese la informacin de todas las personas ingresadas anteriormente.

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Construccin De Formas
El Administrador de Proyectos Seis Sigma utiliza varias formas que le ayuda en el
manejo de la informacin de su proceso, facilitando el acceso a toda la informacin
y archivos que han sido utilizados.
Todas las formas de las actividades cuentan con tres pestaas donde se puede
consultar la informacin del proyecto, ya sean los comentarios realizados, el Cuadro
del Proyecto o algn archivo creado en alguna etapa del proyecto.

Forma Cuadro del Proyecto

La forma de la actividad Cuadro del Proyecto contiene toda la informacin del
proyecto, todos los campos son obligatorios, ya que esta informacin es esencial
para el desarrollo del proyecto.
Para facilidad del ingreso de la informacin, la forma carga automticamente las
cinco fases del proyecto, solicitando nicamente las fechas de inicio y fin de cada
una de ellas.
Adicionalmente los miembros del equipo y las personas con los roles de Cinturn
Negro y Cintrn Verde se pueden escoger desde una tabla paramtrica que incluye
toda la informacin de las personas que tienen los conocimientos para formar parte
del proyecto.

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La forma incluye una validacin que solicita ingresar al menos un miembro al equipo
del proyecto.

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Forma Detallar Fase

La forma detallar fase carga de forma automtica una lista de entregables sugeridos
para cada fase, es posible adicionar otro si se requiere. Como se mencion antes,
la forma cuenta con tres pestaas donde se puede consultar rpidamente la
informacin del proyecto, ya sean los comentarios que se han realizado o los
archivos de cualquier etapa del proyecto.

Los entregables se cargan desde una tabla paramtrica, donde una secuencia de
ejecucin de cada uno de ellos es sugerida, para mostrar los entregables en est
orden se utiliza la propiedad de la grilla Ordenar por Atributo.

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Formas Globales y de Resumen

El proceso utiliza dos formas, una muestra la informacin de la fase y la segunda la
informacin de los entregables, toda la informacin se presenta como no editable.
Forma de resumen de la fase.

Se puede visualizar la informacin que contiene la forma al momento de finalizar la

actividad o cuando se da clic desde el proceso en la Stop light.

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Forma de resumen del Entregable.

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Reglas De Negocio
Definir Expresiones
Buscando la flexibilidad de su proceso, el Administrador del Proyecto utiliza varias
compuertas para indicar el camino a seguir.
En el proceso padre, Administrador de Proyectos se utilizan tres compuertas:
La primera compuerta valida si el proceso es vlido, de ser as el proceso va a la
primera etapa del ciclo DMAIC, Definir, si no debe cancelar el proyecto.

Despus de terminar una fase, se debe validar si el posible continuar con la siguiente
fase o si es necesario realizar alguna modificacin del proyecto.

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El proceso cuenta con un evento llamado Actas, este evento debe estar disponible
mientras el proyecto no termine, por esta razn la compuerta valida si el proceso
no ha terminado.

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El proceso Crear Entregable tiene dos compuertas.

La primera compuerta valida si el entregable ha sido aprobado, de no ser as, el
proceso regresa a la actividad Crear Entregable, de lo contrario el proceso contina
a la segunda validacin.

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La segunda compuerta valida si es necesaria una validacin adicional. El nmero de

aprobaciones depende del tamao del proyecto y de la empresa. Para el proceso
se necesitan dos validaciones de ser necesarias ms se puede configurar fcilmente.

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Acciones de la actividad
El proceso tiene varias reglas de negocio, las principales son:

Al entrar en la actividad Cuadro del Proyecto se agregan de forma

automtica las cinco fases del ciclo de mejora DMAIC.
En la actividad Detallar Fase se deben incluir los entregables o herramientas
estadsticas sugeridas por el proceso de forma automtica.
En la forma Detallar Fase se sugiere una lista de entregables para escoger,
es posible que no se selecciones todos, por lo cual es importante eliminar
aquellos que no fueron seleccionados.
Al Salir de la actividad Finalizar Fase y no es necesario realizar ningn cambio
en el proyecto se debe asignar la siguiente fase a ser ejecutada.
Al finalizar un entregable se deben realizar dos aprobaciones, cada vez que
se aprueba el entregable se agrega un registro a la grilla Registro de
Aprobaciones, si en determinado caso el entregable no es aprobado se
borran todos los registros y se debe empezar el proceso de nuevo.

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Participantes
Para la definir quin debe realizar cada tarea se utilizan roles. En el quinto paso del
asistente, de clic en definir participantes.

Modificar Proyecto, Detallar Fase y Finalizar Fase son ejecutadas por la persona que
tenga el rol de Cinturn Negro.

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La actividad Crear Entregable es ejecutada algn miembro del equipo.

La actividad Aprobar entregable es ejecutada por el Cinturn Negro y el Cinturn

Verde del proyecto.
Para asignar la tarea se utiliza una regla que cuenta el nmero de registros de
aprobacin. Si es la primera aprobacin del entregable, esta debe ser realizada por
el Cinturn Verde.

Si el entregable ya ha sido aprobado, la tarea debe ser ejecutada por el Cinturn

Negro.

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Configuracin De Correos Electrnicos

El proceso Administrador de Proyectos Seis Sigma tiene creados cuatro correos
electrnicos que se utilizan para el envo de informacin acerca de informacin
importante del proyecto.
Al salir de la actividad Modificar Proyecto se enva el siguiente correo al
Patrocinador del proyecto, al Cinturn Verde y a todos los integrantes del proyecto.

Al salir de la actividad Cancelar Proyectos se informa de la cancelacin a todos los

miembros de equipo.

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Al salir de la actividad Finalizar Entregable se enva un correo con el resultado del

entregable.

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Para que estos puedan ser enviados correctamente dentro de su empresa, es

necesario que se configure correctamente el servidor de correo (Servidor SMTP). El
envo de correos en el proyecto viene activado, pero sin la configuracin
personalizada.
Ingrese en Bizagi Studio a la pestaa de Configuracin. All de clic sobre Entorno y
seleccione la opcin de Popular. En esta opcin debe activar el envo de
notificaciones y digitar el nombre del Servidor SMTP, as como la cuenta de la que
se enviarn los correos, como se muestra en la imagen a continuacin.
Para ms informacin referirse a los siguientes artculos:
Configuracin de ambiente:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?configuracion_de_ambientes.htm
Servidor SMTP:
http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?smtp_configuration.htm

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Indicadores
El xito de un gerente recae en la habilidad que tenga para tomar decisiones para
evitar el fracaso de sus proyectos.
Bizagi ofrece la posibilidad de realizar consultas, de esta forma el administrador
puede saber el estado de los proyectos que cumplan los criterios de bsqueda
solicitados. Algunos criterios son:

Porcentaje de avance

Nombre del proyecto

Fase actual

Fecha inicial

Fecha final

Lder del proyecto (Cinturn Negro)

A travs de las consultas es posible conocer informacin como, el nmero de

proyectos en la fase Definir, nmero de proyectos con das de retraso, o tener
informacin referente al desempeo del Cinturn Negro (Lder del proyecto).
Por ejemplo, el desempeo de un lder se puede medir dependiendo del nmero
de proyectos con atraso que tenga bajo su mando.

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Los resultados de la consulta de pueden mostrar grficamente. La imagen muestra

el nmero mximo y el promedio de das de retraso de todos los proyectos
liderados por el Cinturn Negro escogido.

Las consultas son una herramienta til para proporcionar informacin para la
creacin de indicadores. Algunos sugeridos son:

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% de proyectos con das de atraso

% de proyectos por lder

% de proyectos en cada fase.

Para ms informacin visite:

http://help.bizagi.com/bpmsuite/en/index.html?analisis_grafico_.htm

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