GuadeFormulacindeProyectosComunitarios

algunaspautas

Elpresentetrabajopretendeserunaherramientadinmicaquepuedadaralgunosconsejos,
recursos e ideas de cmo llevar adelante la formulacin de proyectos para presentar en la
Fundacin BAF. En las siguientes pginas encontrarn de manera clara y con el lenguaje
cotidiano una metodologa para llevar a la hoja lo que muchas veces nos cuesta ordenar,
plasmaryexplicar.

CabetambinaclararquelosrequerimientosnosondeformaexclusivadelaFundacinBAF;
dehecho,lamayoradelasfundacionesyorganizacionesdonantesdelaArgentinasebasanen
este tipo de datos a la hora de financiar un proyecto social. De all tambin que creemos
puede ser una instancia de prctica para poder ejercitar sobre la formulacin de proyectos
socialesmsalldelospertinentesaFundacinBAF.

Desde Fundacin BAF creemos importante preguntarles y preguntarnos cuestiones que

ayudenaformularunproyectoconcretoyrealizable.Cadapuntosolicitadotieneunporqu,
cada tem pedido es una herramienta indispensable a tener en cuenta en el momento de
evaluarlaviabilidaddelproyecto.

Deseamos profundamente que encuentren en este cuadernillo respuestas concretas para

poderreflejardeunamaneraptimasuproyectocomunitario.

EscompromisotambindelaFundacin,asesoraryacompaarencadaduda,comentario
planteoquesurjamientrasescribenelproyecto.Puedenescribirnosllamarcadavezquelo
creannecesario.

Lesdeseamoselmayordelosxitosenestaetapadeformulacindeproyectosyesperamos
secumplantodassusexpectativas.

EquipodeFundacinBAF


1.Elciclodevidadeunproyecto

El ciclo de vida de un proyecto tiene cuatro fases: identificacin, formulacin, ejecucin y

seguimiento,yevaluacin.

Etapadeidentificacin
Laprimeraetapaeslamenosformalizadadelciclo.Eselmomentodegestacindelproyectoy
estorientadoasentarsusbases.Bsicamentesetratadeidentificarlosproblemasquehan
de resolverse y las oportunidades que pueden aprovecharse. Supone madurar la idea de
aquello que se puede, se desea y es necesario hacer. Algunas preguntas que se intenta
responderagrandesrasgosenestaetapason:qusucede?,porqusucede?,aquinesy
cmoafecta?,cmosepuedesolucionar?.

Etapadeformulacin
Enbasealaideaplanteadaenlafaseanterior,enestaetapaseintentaformalizaryorganizar
la informacin del proceso de identificacin, estableciendo: la justificacin, los objetivos, el
plandetrabajo,losplazos,losrecursos,losbeneficiarios,losresponsables,etc.Enestaetapa
se responde a preguntas como: qu queremos hacer?, cmo pretendemos realizarlo?, a
quiensedirigelaaccin?,porquyparaquactuar?,conquin,dnde,cuandoyconqu
recursos?. Toda esta informacin se plasma en un documento al que comnmente se
denomina propuesta. Es como una gua para la accin y constituye un elemento de
comunicacin indispensable entre las distintas personas u organizaciones involucradas en el
proyecto.

Etapadeejecucinyseguimiento
Laetapadeejecucinsuponeelmomentodellevaralaprcticaloplanificadoenlasetapas
anteriores para transformar una determinada realidad. Los mrgenes de maniobra
dependerndelacalidad,consistenciaypertinenciadelaformulacindelproyecto.
Es importante resaltar que es necesario tener cierta flexibilidad en la ejecucin, evitando la
rigidezenlaaplicacindelproyectodiseado.Paraelloesconvenientecontarconunsistema
de seguimiento, que busque la atencin y anlisis permanente de la ejecucin. As, este
sistema permitir conocer la evolucin del proyecto, y en caso de requerirse, introducir a
tiempoloscambiosnecesarios.

Etapadeevaluacin
La evaluacin es la fase en la que se aprecia y valora el conjunto de las intervenciones
realizadasenlaejecucin.Paraunabuenaevaluacinesnecesariocontarconunsistemade
recopilacin,tratamientoyanlisisdeinformacin.Esporelloquelaevaluacinseapoyaen
granmedidaenelprocesodeseguimiento.


2.Quesunproyecto?

Comencemospordefinirquesunproyecto.Todoproyectotieneunavisindefuturo,implica
la decisin y voluntad de querer cambiar algo de la realidad. Esto quiere decir que los
proyectossonlosmediosparaconcretarunaidea,soneltrayectoquerecorremosdesdeque
queremosllevaralaprcticaunaideahastaquelavemosrealizada.
En este caso profundizaremos en lo que se denominan proyectos sociales y que se
caracterizanporcontenerlossiguienteselementos:
Resumenejecutivo
Justificacin
Objetivosgeneralyespecficos
Beneficiarios
Plandetrabajo
Resultadosesperados
Cronograma
MonitoreoyEvaluacin
Plandecomunicacin
Presupuesto
Equipodetrabajo
Experienciaprevia

Estos elementos conformarn la estructura de un proyecto o tambin lo que se denomina

propuesta.

3.ElResumenEjecutivo:Nuestracartadepresentacin

Quesunresumenejecutivo?
Esunasntesisdemediacarillaque sealalosdatosms importantesdelproyectoparaque
todos,independientementedesuimplicacinenelproyecto,puedantenerunaideageneral
delmismosinlanecesidaddeleerelproyectocompleto

Quinformacindebecontenerelresumen?
Debe contener una idea de por qu se decidi realizar el proyecto, quin lo va a ejecutar,
culessonsusobjetivosyresultadosesperados.Engeneral,elresumenseescribealfinal,una
vez formulado el proyecto ya que se utiliza la misma informacin pero ms brevemente
descripta.

Paraquseutilizaelresumen?
El resumen es una buena carta de presentacin hacia las personas que no estn en la
organizacinyquenoconocenloquesequierelograr.Permitetenerunaideageneraldelo
quesequiererealizaryesunaformadeadelantarloquelassiguienteshojasdescribirn.
.

4.LaJustificacin:Porqulohacemos?

Lajustificacineselprimerpasoenlaformulacindetodoproyectoyconsisteenidentificary
presentar el problema que queremos modificar y establecer porqu nuestra intervencin
particular contribuir a solucionar la problemtica detectada. Para ello, en este apartado
deberemosincluirlasiguienteinformacin:

DescripcindelProblema:Cuandodefinimosunproblemapodemospensarenladistanciao
brecha que existe entre una situacin dada y una situacin deseada. La mejor forma de
caracterizarloesatravsdeladeteccindesuscausasyconsecuencias.

Ejemplodeunproblemamalformulado
Faltadeprogramasdeeducacininicial.
Ejemplodeunproblemacorrectamenteformulado
Bajorendimientodelosniosyniasenlosprimerosaosdeeducacinprimaria.

Luegodehabersidodefinidoelproblemacentralmotivodelproyecto,sedebedeterminar
tanto las causas que lo generan como los efectos negativos que este produce para luego
interrelacionardeunamaneragrficaaestostrescomponentes.

Necesidaddelproyecto:Unproblemasiemprenosindicaqueexisteunanecesidad.
Lanecesidadsurgecuandoseconstataladistanciaentrelasituacinactualyladeseadaque
constituyenelproblema,yrepresentaloqueserequiereparacerrardichabrecha,esdecir,la
solucin.
Dndeocurre?,
Cmoesellugar?,
Aquienesafecta?,
Desdecuando?

Adems... debemos sealar cmo y por qu nuestro proyecto es la mejor forma de

solucionarelproblemayexponerelintersdelequipodetrabajoporllevarloadelanteysus
cualidadesparalograrlo!!!

5.LosObjetivos:Ququeremoslograr?

Losobjetivossonelelementofundamentaldeunproyectoporquenosindicansudestino,lo
que queremos conseguir con l. Una buena formulacin de los objetivos, tanto de los
generalescomodelosespecficos,facilitaenormementelarealizacindelrestodelproyecto
yaqueguantodasnuestrasacciones.Tantolasactividades,comoeltiempoylosrecursosque
selesasignendebernestarensintonaconlosobjetivos.Slodeestaforma,searribarauna
solucindelproblemaplanteado.
Normalmentese distinguendos tipos de objetivos yesmuy importantepoderdiferenciarlos
bien:


Objetivo general: suele ser uno slo y representa lo que queremos conseguir, el propsito
centraldelproyectoylasolucindelproblemaquesehaidentificado.Elinconvenienteesque
unobjetivodeestetipoes,comosunombreloindica,demasiadogeneralyenmuchoscasos
esmuydifcildealcanzarlosinoseespecificanmetasparciales.

Objetivos especficos: se derivan del objetivo general y representan los pasos intermedios
para lograrlo. A travs de estos objetivos podrn establecerse las metas que definirn
cuantitativamentelospasosintermedios(qu,cuntoyenqutiempo).

6.Beneficiarios:Paraquin?

Los beneficiarios son las personas que sern favorecidos por los efectos producidos por la
intervencindelproyecto.Siempreesbuenodistinguirdostiposdegruposbeneficiarios:

Beneficiarios directos: son aquellas personas, grupos u organizaciones a quienes est

destinada la propuesta. Son el grupo de personas, o la comunidad, el barrio o localidad, el
sectorsocial,laONG,etc.quepadecenelproblemayqueserninvolucradosyafectadossin
mediaciones,porlaaplicacindelproyecto.
Por ejemplo, en el caso de tratarse de un curso de capacitacin de promotores de salud,
quienesasistanyrecibanlacapacitacinsernlosbeneficiariosdirectos.

Beneficiarios indirectos: son aquellas personas, sectores de la poblacin, grupos u

organizaciones,enlosquerepercutelamejoradelapoblacinquedirectamentesebenefici
delasaccionesdelproyecto.
Siguiendo el ejemplo anterior, aquellos que reciban los beneficios de las acciones realizadas
porlospromotorescapacitadossernlosbeneficiariosindirectos.

Identificar claramente a ambos grupos de beneficiarios, nos permitir pensar acciones

adecuadas y adems, nos dar la oportunidad de dimensionar la envergadura del proyecto,
tantocomoevaluarelimpacto,unavezfinalizadoelmismo.
Enestesentido,cuantamsinformacinseaposiblereuniracercadelosbeneficiarios,sern
mayoreslasposibilidadesderealizaraccioneseficientesyeficaces.

Porello,cuandoidentificamosalosbeneficiariosenlapropuestaesrecomendablebrindar
informacincomo:grupoetario,social,gnero;sisondealgnbarrio,localidad,municipio,
etc;sipertenecenaalgunainstitucinosialgoenparticularlosuneoagrupaylacantidad
estimada.


7.Plandetrabajo:Cmoconseguirlo?.

Una vez establecidos los objetivos, deberemos elaborar un plan de actividades para el
cumplimiento de los mismos. Dicho plan, detallar todas y cada una de las acciones que
debern llevarse a cabo. Las mismas contemplarn una secuencia lgica y cronolgica y
tendrn coherencia directa con el objetivo central y los especficos. Este plan de actividades
responder a las preguntas cundo, cmo y en cunto tiempo lograremos los objetivos
planteados?.

LasActividades
Como se mencion anteriormente las actividades debern corresponder con los objetivos
planteados. Debe analizarse si con los resultados de su ejecucin se logra avanzar hacia los
objetivos.Esprobablequeparalograrcadaunodelosobjetivosespecficosdelproyecto,sea
necesario desarrollar varias actividades que debern ser identificadas y descriptas de
antemano.
En los proyectos participativos se debe considerar que las actividades sean realizadas con la
intervencindedistintossectores,quienesasumirndiversasfuncionesyresponsabilidadesde
acuerdo a las caractersticas o competencias, teniendo en cuenta al mismo tiempo, que la
distribucindeactividadesdebefacilitarelprocesodecoordinacindeactoresyconsolidacin
delequipo.

Metodologa
Relacionadoconlasactividades,hayunelementoquenosiempreseincluyeenlosproyectosy
es el mtodo, que responde a la pregunta Cmo?. En algunos casos, especialmente en
aquellosenquelaformaenqueserealizalaaccinayudaoentorpeceellogrodelosobjetivos
del proyecto es fundamental describir con claridad el mtodo que se utilizar. Por ejemplo,
cuando se trata de actividadeseducativas, es importanteaclararsi se trabajar en forma de
taller,siserunacapacitacinapartirdeunaexperiencia,etc.

ResultadosEsperados
De cada una de las actividades, que se desprenden de los objetivos especficos, se esperan
determinadosresultadosyesmuyimportantedefinirlosdeantemanoparapoderevaluarsu
cumplimientoposterior.

Cronograma:Cundolohacemos?
Es uno de los aspectos que determina el xito o fracaso de un buen proyecto. Tenemos
definidolosobjetivosdemaneraclarayprecisa,sabemosqueactividadesnecesitamosrealizar
paracumpliresosobjetivos,yapoyosnecesariosparallevarlosacabo.
Esto nos permite organizar mejor nuestras tareas y adems saber si los plazos se estn
cumpliendo,lasmodificacionesquedebemosrealizar,etctera.


8.MonitoreoyEvaluacin:Cmosabersilohemoshechobien?

El monitoreo es un examen continuo o peridico que efecta el equipo de trabajo, de la

manera en que se est ejecutando una actividad. Es como una evaluacin constante de las
actividadesrealizadasquepermiteajustarpermanentementeelproyectoparaellogrodelos
objetivos. El monitoreo ofrece una posibilidad de aprendizaje permanente del equipo de
trabajo, a travs de su propia prctica, sirvindonos para medir, evaluar o mostrar nuestro
progreso,yrealizarloscambiosoportunosparaadecuarnosanuestrosobjetivos.

Es importante que exista un plan de monitoreo elaborado con anterioridad que defina qu
informacinseutilizar,conquinstrumentosserecogerdichainformacinyquinessern
encargadosdehacerlo.

Adems del monitoreo constante de las actividades pueden existir instancias de evaluacin
duranteeltranscursodeunproyecto.Generalmentelainstanciamscomndeevaluacines
cuandoconcluyeelproyecto.Estosellamaevaluacinexpostyseconcentraenlosresultados
obtenidospara evaluar enqu medidase alcanzaron los objetivos previstos,culeshansido
losefectos,buscadosynobuscadosdelasituacininicialquesepretendamodificar.

Desde el momento en que se proyecta el trabajo debe plantearse claramente como se

medirnloslogrosyquaspectostendrnimportanciaenlarevisinyanlisisdelprocesoque
se ha llevado a cabo. Aunque la evaluacin se realice al final, una vez concluida la etapa de
ejecucindelproyecto,selaplanificadesdeeliniciocuandoseformulaelproyecto.

Quseevala?
Es importante destacar que es el equipo de trabajo quien decide qu se evala. Algunas de
estaspreguntaspuedenayudarlosaorientarlaevaluacindelproyecto:

Sobreelgradodecumplimientodelosobjetivos:
Losobjetivosplanteados,pudieronalcanzarse?
Laeleccindelproblema,fueacertada?,habrasidomejorpriorizaralgnotroproblema
delapoblacin?
Qu avances u objetivos que no se haban planteado en el programa se lograron en el
proceso?
En qu medida mejor la situacin de la poblacin objetivo (beneficiarios) con la
implementacindelproyecto?

Sobreelequipodetrabajo:
Quaportcadaunoparaellogrodelosobjetivos?
Secumplieronloscompromisosasumidos?,Cmosesintieronconsustareas?
Huboclaridadenelmanejodelosrecursos?

Sobreelcontextoenelquesedesarrollelprograma:
Quajustesfueronnecesarioshaceralproyectoparaaplicarloalarealidad?
Hubointegracindesectoresoactoreslocalesquenoseconsideraronenlaformulacindel
proyecto?

Culesfueronlasmayoresdificultadesparadesarrollarelprograma,derivadasdelmedioen
elqueseactu?

Sobrelasactividadesrealizadas:
Las actividades previstas inicialmente se realizaron en su totalidad?, se incorporaron
actividadesnuevasdurantelaejecucindelproyecto?
Serespetaronlostiemposestipuladosenelcronograma?
Seregistrarontodaslasactividadesrealizadas?
Fueronsuficienteslosrecursosestipulados?

Otraspreguntasmsgeneralesquepodranorientarlaevaluacinson:
Qufuelopositivoylonegativodelaexperienciarealizada?
Quaprendieronlosparticipantesenrelacinaldiseoyejecucindelproyecto?

Cmomonitoreamosyevaluamos?
Para que el monitoreo y la evaluacin cumplan realmente con su objetivo, la informacin
recogida no puede ser vaga o general, sino concreta y especfica. Para ello se utilizan los
indicadores. Los indicadores representan caractersticas, propiedades o situaciones que se
puedenobservarymedirduranteeldesarrollodeunprogramaoproyecto.Dancuentadelas
transformaciones que pueden haberse producido intencionadamente a partir del proyecto
para avanzar hacia sus objetivos, de esta manera, permiten conocer y medir los cambios
atribuibles a la intervencin realizada. Para que sirvan a su propsito, los indicadores se
diseanenrelacinalosobjetivosqueseplantearonenelproyectoydebenserobjetivosy
verificablesyexpresarseentrminosdecantidad,calidadytiempooplazo.

Una vez que pensamos qu vamos a evaluar, qu indicadores utilizaremos, cada cuanto lo
mediremos,tenemosquepensardequformarecogeremoslainformacin.
En este sentido, se podrn utilizar planillas de registro, encuestas de satisfaccin a los
beneficiarios,observaciones,reunionesgrupales,etc.

9.Plandecomunicacin

ElPlandeComunicacinserefierealasdistintastareasparaladifusinde:

lasactividadesqueserealizarn
losresultadosdelproyecto

Esto se denomina comunicacin externa y puede estar destinada a distintos pblicos:

beneficiarios de las actividades, autoridades, otros ciudadanos, etc. Para una comunicacin
efectiva ser importante definir los canales mediante los cuales se difundir la informacin:
radiolocal,canaldetelevisin,bocaaboca,mediantecartelesenlugaresclaves,distribucin
defolletos,informes,etc.

Tambinesfundamentalpromoverlacomunicacininternaystaserefierealacirculacinde
la informacin interior del equipo de trabajo. Para ello se aconseja celebrar reuniones

frecuentes y buscar mecanismos para asegurar que todos estn al tanto de lo que va
sucediendo durante el trascurso del proyecto. Adems, una buena comunicacin interna
favorecelaexternaporquetodostienenlamismainformacin,yasestnencondicionesde
comunicarelespritudelequipodetrabajo.

10.Presupuesto:Cuntonosvaacostar?

Unproblemamuyfrecuentealahoradellevaralaprcticaun proyectosocialeslafaltade
previsinenmateriadegastosylosrecursosnecesariospararealizarlasactividadesprevistas.
Es por eso que, cuando elaboramos un proyecto, el presupuesto se convierte en un
instrumentofundamentalparaunamejorimplementacinycontroldelmismo.
El presupuesto incluye a todos los recursos requeridos para llevar a cabo cada una de las
actividadesdelproyecto.Esfrecuentequelosproyectosmovilicenrecursosqueexistenenlas
diversasinstitucionesyorganizacionesqueactanenlacomunidad.

Losrecursosnecesariosparaelproyectopodrnser:

Materiales: son las cosas palpables y concretas que sern utilizadas en la ejecucin.
Comprendenbienes,equipos,instrumentoseinsumos,queesnecesariorecolectar,adquiriro
construir.

Humanos:serefierenalnmeroycaractersticasdelaspersonasnecesariasparalaejecucin
delasdistintasactividades.Enocasionessecuentaconlaspersonasdispuestasaparticiparen
las distintas tareas, pero stas no tienen manejo sobre tcnicas especficas que se deben
aplicar. En este caso deben considerarse recursos para capacitarlas, en otras ocasiones ser
necesariocontratar servicios especializadosque no estnpresenteso no pueden ejecutarlos
adecuadamenteenelequipoqueejecutaelproyecto.
Cadaunodeestosrecursosdeberservalorizadoocuantificadoyorganizadoenunamatriza
laquellamamospresupuestoyquenoesmsqueelcostoanticipadodelproyecto.

El presupuesto deber incluir los recursos que ya se poseen y que se van a utilizar
(contraparte) y los recursos que no se poseen pero que se van a solicitar a alguna entidad
financiadora; empresa, organizacin social, municipalidad, etc. Estas dos categoras deben
estarseparadas.
Tambinesimportanterealizaruncalendariofinancieroquenospermitasaberquvamosa
gastarencadamomentoparapoderadecuarnuestraeconomaalademandadelproyectoen
cadaunadesusfases.


11.Equipodetrabajo:Conquincontamosparahacerlo?

Cuandoelaboramosunproyectohemosdetenerencuentalaspersonasquevanaparticipar
en l, que cualificacin profesional o personal tendrn que tener, las funciones que van a
realizarylosmomentosenlosquevanarealizardichasfunciones.
Es fundamental definir dentro del equipo de trabajo las responsabilidades en funcin de las
habilidades, capacidades, tiempo disponible de cada uno. Es decir, para garantizar la
realizacindelasactividadesesimportantedefinirquienvaarealizarquactividad,quiense
ocuparderendircuentas,deelaborarlosinformes,etc.

12.Experienciaprevia:Quinlohace?

Cuando alguien nos conoce por primera vez, lo primero que hacemos es presentarnos, para
queelinterlocutortengaalgunosdatosbsicosparaconocernosyreconocernos.
Igualpasaconnuestroproyecto.Esmuyconvenientepresentarnos,culesnuestronombre,
qu hacemos, por qu, nuestras actividades, as como otros datos que consideremos
importantes, desde el tiempo que llevamos funcionando, cuntos somos, a cuntos
representamos, historia de la organizacin (proyectos anteriores, xitos, etctera), hasta
documentossobrepublicaciones,noticiasdeprensa,todoloquesumeparaquenosconozcan
mejor.

Recuerden que toda informacin extra a la solicitada que crean ayude a hacernos conocer
mejorsuproyecto,puedeseranexada.

Suerte en la elaboracin y no duden en comunicarse con nosotros ante cualquier duda o

sugerencia!

Bibliografaconsultada:

- GuadeInversinSocialPrivada.GDF.Bs.As.,abrilde2005.
- ConcienciaLatinoamericanaBolivia,abril2006.
- DocumentosinformativosdeCIPPEC.
- DocumentosdelFISE.

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