Manual para Elaboracion Del Rof Parte 1

PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS
www.pcm.gob.pe
Av. Miraflores 878, Miraflores
Central telefnica (51) 1- 610-9800
1era. Edicin: 2,500 Ejemplares
Hecho el depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per:
N 2007-050335
Impreso por: Editorial e Imprenta Diskcopy EIRL
La manera como una entidad se organiza para realizar actividades y cumplir

con sus funciones, repercute de manera significativa en los resultados y logros
que dicha entidad alcanza.
De ese modo, si una entidad y quienes trabajan en ella, no tienen claros sus
objetivos o cuales son las responsabilidades de cada trabajador y cada rea, es
muy probable que su desempeo sea deficiente, porque hay tareas que se
dejan de hacer o se duplican esfuerzos o se invierte tiempo en tareas que no es
necesario realizar.
Los documentos de gestin permiten a las entidades pblicas gestionarse o
administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su
aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los
objetivos y metas a su cargo.
La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros
pone en sus manos el Manual para la elaboracin del Reglamento de
Organizacin y Funciones ROF con el fin de ayudar a su entidad en el proceso
de elaboracin del ROF.
El ROF constituye una de las herramientas ms importantes para la adecuada
gestin administrativa de una entidad pblica, como documento que ordena
las funciones a su cargo , conteniendo su estructura orgnica as como las
funciones generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades
orgnicas, debiendo a su vez, tener una vigencia que permita consolidar la
estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales, por ello,
deben evitarse las modificaciones que conlleven a cambios significativos o
generalizados en la organizacin, que puedan afectar negativamente la
gestin y resultados.
La Secretara de Gestin Pblica se encuentra a servicio de las entidades
pblicas para brindarles la asesora tcnica que les permita elaborar el ROF con
el objetivo de generar estructuras organizacionales dinmicas y flexibles que
mejoren la gestin institucional. En ese sentido, esperamos que el presente
manual para la elaboracin del ROF, contribuya al mejor desempeo de su
entidad.
Secretara de Gestin Pblica
Presidencia del Consejo de Ministros
Mayo 2007
Presentacin
Presentacin
Criterios importantes a tener en cuenta

ROF de los Gobiernos Regionales.
Las Direcciones Regionales son rganos dependientes de las
Gerencias Regionales correspondientes, su organizacin,
funciones, personal y trmites debern desarrollarse en el
respectivo documento de gestin ROF, CAP o TUPA del Gobierno
Regional, sin que requieran de opinin del Sector.
ROF de las Universidades Pblicas.

Las Universidades Pblicas podrn aprobar sus ROF por resolucin
del mximo rgano de la Entidad, para lo cual deber contar un
Informe Tcnico Sustentatorio elaborado por el rgano de
planeamiento o de quien haga sus veces, al que se refiere el artculo
33 del Decreto Supremo N 043-2006-PCM. No requieren contar
con la aprobacin del Ministerio de Educacin.
De las oficinas de sistemas.

Las oficinas de informtica y sistemas podrn configurar un rgano
de asesoramiento siempre que asuman las funciones de
racionalizacin y procesos de la entidad.
CAPTULO I. QU ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

1. Aspectos Generales ..........................................................................................................9
2. Marco Legal ....................................................................................................................24
3. Actores involucrados .......................................................................................................24
CAPTULO II CMO ELABORAR UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES? ...
Paso 1 Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal ............................40
Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia institucional..........41
Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgnica .....................44
Paso 3.1 Revisar el ROF vigente..................................................................................45
Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad ..............................................................47
Paso 4 Definir las funciones y la estructura orgNica de la entidad....................................52
Paso 4.1 Elaborar Matrices Comparativas.................................................................52
Paso 4.2 Definir las funciones generales y especficas de la organizacin.................55
Paso 4.3 Definir el tipo de organizacin ms adecuada............................................63
Paso 4.4 Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto de ROF .....................72
Ideas bsicas Paso 4 ......................................................................................................
Paso 5 Disear el organigrama de la entidad .....................................................................56
Paso 6. Anlisis final de viabilidad del Proyecto de ROF......................................................84
Paso 7. Elaborar el documento de proyecto de ROF ...........................................................85
CAPTULO III CMO SE APRUEBA UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?
Paso 1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio ......................................................94
Paso 2. AprobaciN del ROF ..............................................................................................97
Paso 3. DifusiN del ROF..................................................................................................102
Anexos .............................................................................................................................104
INDICE
INTRODUCCIN
Anexo 1. Cuestionario para la Identificacin de la Organizacin Actual ............................104

Anexo 2A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para los Ministerios ...111
Anexo 2B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel nacional ...................114
Anexo 2C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel nacional.......................117
Anexo 3A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos
Regionales .........................................................................................................................118
Anexo 3B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel regional ...................124
Anexo 3C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel regional .......................126
Anexo 4A. Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin General para Gobiernos
Locales ..............................................................................................................................130
Anexo 4B. Documentos de planeamiento a ser revisados en el nivel local.........................132
Anexo 4C. Modelo de estructura de ROF para entidades del nivel local ............................132
Anexo 5. Ejercicio prctico de aplicacin de los pasos y matrices del Manual ...................137
Anexo 6. Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos..........................................152
Anexo 7. lineamientos para la elaboracin y aprobacin de ROF ......................................152
Bibliografa ......................................................................................................................171
INTRODUCCIN
El Reglamento de Organizacin y Funciones ROF constituye una de las
herramientas ms importantes para una adecuada gestin administrativa de las
entidades del sector pblico. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las
entidades del sector pblico en el proceso de elaboracin de sus ROF, para lo cual
recoge lo sealado en el Decreto Supremo N 043-2006-PCM - Lineamientos para
la Elaboracin y Aprobacin del ROF, y propone una metodologa para la
aplicacin de los mismos.
En ese sentido, el Manual:
- Proporciona a las entidades los conceptos bsicos que les permitirn
conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organizacin y
Funciones como instrumento de gestin de la organizacin.
- Gua paso a paso en el anlisis de las funciones y la estructura de la
organizacin para definir los contenidos de su nuevo ROF.
- Orienta a las entidades en la elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio
y en el proceso de aprobacin de sus ROF.
De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad
analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende,
en su organizacin, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misin
institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodologa de trabajo que
permite revisar las distintas fuentes de informacin que pueden influir en la
estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente:
NORMAS
VINCULADAS A
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
NORMAS
SUSTANTIVAS Y DE
APLICACIN GENERAL
ROF
ESTRATEGIA
INSTITUCIONAL
Manual para elaborar el ROF
REALIDAD: ESTADO
ACTUAL DE LA
ORGANIZACIN
En efecto, un ROF debe contemplar no slo el marco legal que explica la razn
misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones, sino tambin las
prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el
sector al que pertenece, para afrontar dichas responsabilidades. No se puede
dejar de lado en este anlisis a la realidad, es decir las posibilidades concretas que
tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como
responsabilidades, as como la informacin que surge de analizar las
transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la
organizacin formal.
El Manual propone una metodologa de trabajo a travs de pasos y ejemplos
prcticos que facilitan el proceso de anlisis de la informacin, mediante la
elaboracin de matrices que recogen informacin del marco legal, de la
estrategia institucional, del ROF vigente y del estado actual de la organizacin;
as como de matrices comparativas que las consolidan para obtener un
panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la
organizacin ms adecuada para la entidad.
Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices as como los pasos
que se proponen en el Manual, generan la informacin necesaria para formular el
Informe Tcnico Sustentatorio que, de acuerdo con los Lineamientos para la
Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones, Decreto
Supremo N 043-2006-PCM, toda entidad debe presentar a la Secretara de
Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia
u rgano de decisin, segn el tipo de entidad, a fin de justificar las
modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita
proceder a la aprobacin de dicho instrumento de gestin.
Para la identificacin de funciones y reas de la organizacin, se proceder a
elaborar cuatro matrices que contendrn informacin respecto a las funciones
generales y especficas a cargo de la entidad y de sus respectivos rganos y
unidades orgnicas, segn las cuatro fuentes de informacin antes
mencionadas.
Matriz 1. Funciones y reas segn el marco legal
Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional
Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente
Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual
De la consolidacin de dichas matrices se obtendr la Matriz 5A. Matriz

Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que constituir el
insumo bsico para la determinacin por parte de la entidad de sus funciones y
de la estructura organizacional ms adecuada para el cumplimiento de las
mismas
MATRIZ 1
MATRIZ 2
MATRIZ 3
MATRIZ 4
MATRIZ 5 A
Asimismo, del anlisis que realice la entidad sobre la informacin consignada en

la Matriz 5A se desprendern las funciones generales y especficas, as como los
rganos y unidades orgnicas que formarn parte de la nueva organizacin, y
que debern ser plasmados en el proyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha
informacin y facilitar la redaccin del documento de ROF, el Manual propone
una matriz final Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de
ROF que especificar adems para cada funcin general de la entidad y conjunto
de funciones especficas de los rganos que la conforman, el marco legal que las
sustenta.
Las Matrices 5A y 6 sern utilizadas para la presentacin del Informe Tcnico
Sustentatorio que deber ser presentado a las instancias correspondientes a fin
de justificar la nueva organizacin de la entidad, segn lo sealado en el Decreto
Supremo N 043-2006-PCM.
Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad, el Manual
pretende guiar en el proceso administrativo que deber permitir a la entidad
pblica lograr la aprobacin de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en
los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF.
Ahora, iniciaremos la ruta del Manual
Y nosotros, con mucho gusto

les acompaaremos en todo
su recorrido
Observemos dnde nos encontramos.
CAPTULO 1
Qu es un Reglamento
de Organizacin
y Funciones?
MANUAL PARA
ELABORAR EL
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIN Y
FUNCIONES ROF
CAPTULO 2
Cmo elaborar un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPTULO 3
Cmo se aprueba un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPITULO 1
Qu es un Reglamento de
Organizacin y Funciones?
En este primer captulo desarrollaremos

algunos conceptos generales que nos
permitirn entender qu es un Reglamento
de Organizacin y Funciones y cul es su
utilidad, as como definir conceptos
especficos vinculados con dicho
instrumento de organizacin.
1. Aspectos Generales
1.1 Qu es el Reglamento de Organizacin y Funciones?
El Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) es un documento tcnico
normativo de gestin institucional que contiene la organizacin formal de una
entidad pblica, es decir, contiene su estructura orgnica as como las funciones
generales y especficas de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas.
A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aqul que
desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la
Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de
organizacin que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad
pblica.
Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:
NUEVOS
CONCEPTOS
Competencia: mbito
de actuacin material
(salud, educacin,
defensa, etc.) o territorial (nacional, regional
o local) de la entidad en
su conjunto, establecido conforme un mandato constitucional o
legal.
Funcin: Es el conjunto
de acciones o tareas
que le corresponde
realizar a la entidad y a
sus rganos y unidades
orgnicas de manera
particular.
Objetivos: Describen el
propsito que pretende
alcanzar la entidad para
el cumplimiento de su
labor institucional en el
marco de sus competencias y funciones.
Por qu se dice que el ROF

es un documento tcnico
normativo de gestin?
El ROF es un documento:
R Tcnico, dado que es el resultado del proceso de planeacin
organizacional en el cual una entidad define el modelo de organizacin
que mejor le conviene para el cumplimiento de sus funciones y objetivos.
R Normativo, porque constituye una norma de carcter pblico y de
obligatorio cumplimiento para la entidad.
R De gestin, ya que es una gua administrativa para la entidad y su
personal, sobre cmo se han asignado las funciones y responsabilidades
en su interior.
Veamos para qu es til un ROF:

El ROF es un instrumento til para diferentes actores:
R Para la entidad
- Presenta una visin de conjunto de la entidad y de los rganos y unidades que
la componen.
- Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los rganos y
unidades orgnicas que la componen, evitando duplicidades e identificando
responsables.
R Para el personal de la entidad
- Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qu atribuciones y
responsabilidades le corresponde a cada uno de los rganos y unidades
orgnicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor al cumplimiento
de tales funciones.
10
- Facilita la integracin del personal nuevo al contar con un documento que lo

orienta sobre el quehacer de los rganos y unidades de la entidad.
R Para otras entidades pblicas
- Al delimitar los campos de actuacin de las entidades pblicas, contribuye a
una mejor coordinacin entre stas al facilitar la bsqueda respecto de con
quin coordino y sobre qu materias.
R Para quienes ejercen control sobre la entidad
- Facilita la labor de quienes ejercen algn tipo de control sobre la entidad al
identificar a los rganos responsables del cumplimiento de las funciones
encomendadas a la entidad.
Cmo se vincula el ROF

con los instrumentos de
gestin de la administracin
pblica?
El ROF se encuentra estrechamente ligado a cada uno de los instrumentos de

gestin con los que cuenta una entidad pblica. Para comprender mejor esta
interrelacin es bueno diferenciar los siguientes instrumentos:
Los instrumentos de
gestin vinculados con
la parte organizacional
de una entidad, tales
como el ROF, el Manual
de Organizacin y
Funciones (MOF), el
Cuadro de Asignacin de
Personal (CAP), entre
otros.
Los instrumentos vinculados con el

planeamiento del logro de metas y
objetivos a cargo de una entidad, tales
como los Planes Estratgicos
Sectoriales (Ministerios), los Planes
Estratgicos Institucionales y/o Planes
de Desarrollo Institucional (entidades
pblicas, Gobiernos Regionales y
Locales), los Planes de Desarrollo
Concertados, entre otros.
11
El ROF no es un
documento aislado
del resto de
instrumentos de
gestin con los que
cuenta una entidad
pblica.
Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:
NUEVOS
CONCEPTOS
Instrumentos de
Gestin: Son documentos con los que
cuenta una entidad
para gestionarse o
administrarse de una
manera ordenada,
planificada y eficiente,
tanto en su aspecto
organizacional como
en el relacionado con el
cumplimiento de los
objetivos y metas a su
cargo.
CAP: Es un documento
de gestin institucional
que contiene el nmero
de cargos o puestos de
trabajo definidos y
aprobados de la entidad, para cada una de
las unidades orgnicas
aprobadas en la estructura orgnica vigente
prevista en su ROF.
MOF: Es un documento
que describe las funciones especficas de cada
uno de los cargos o
puestos de trabajo
contenidos en el CAP, a
partir de la estructura
orgnica y funciones
generales establecidas
en el ROF.
R Interrelacin del ROF con los instrumentos de gestin organizacionales

El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para que
puedan ser formulados.
En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organizacin
interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerrquicos as
como asignadas las funciones y responsabilidades entre los rganos y
unidades orgnicas, se puede, a travs del CAP, establecer los cargos
necesarios para llevar a cabo tales funciones as como, mediante el
MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo.
R Interrelacin con los instrumentos de planeamiento

El ROF es la herramienta que sirve (o debera servir) para identificar
qu rganos de la entidad son los responsables de cumplir con las
metas establecidas en los instrumentos de planeamiento.
En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de
toma de decisiones de una entidad sino que la organizacin y
distribucin de funciones plasmadas en el ROF, como norma de
organizacin, debe facilitar tambin la identificacin de responsables
sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad.
Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades
12
de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, s debe

haber una correspondencia entre rganos responsables de cumplir
determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas.
1.2 Qu debemos entender por una organizacin?

Una organizacin es el ente social creado intencionalmente para el logro de
determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilizacin de recursos
materiales (tecnologa, equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una
organizacin dispone de una estructura jerrquica conformada por rganos y
unidades orgnicas, orientados al cumplimiento de funciones o fines y
caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, divisin del
trabajo, comunicacin, liderazgo, entre otros.
Qu caractersticas
presenta una organizacin
pblica?
Una organizacin pblica presenta ciertas caractersticas particulares que la

diferencian de otro tipo de organizaciones. As tenemos:
a) Son creadas por un mandato constitucional o legal
Las organizaciones pblicas slo pueden existir si son creadas por mandato de un
dispositivo legal o constitucional. Presta atencin a los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1
Los organismos constitucionalmente autnomos (Defensora del Pueblo, Jurado
Nacional de Elecciones, etc.)
son creados por mandato de la
Constitucin Poltica y mediante una ley orgnica se formaliza su existencia.
Ejemplo 2
Los Gobiernos Regionales y
Gobiernos Locales son creados
en el marco de lo establecido
en la Constitucin Poltica y en
la Ley Orgnica de Gobiernos
Regionales y Ley Orgnica de
Municipalidades, respectivamente.
13
b) Son entidades formales

Las organizaciones pblicas para funcionar adecuadamente requieren contar
con una estructura orgnica formal conformada por diferentes rganos y
unidades orgnicas encargados de cumplir funciones especficas vinculadas,
tanto con la misin de la organizacin, como con aspectos administrativos de su
funcionamiento.
c) Sus objetivos estn orientados a satisfacer el inters pblico
Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones pblicas pueden
variar entre una y otra, todas tienen en comn el que sus objetivos trascienden el
propio inters o beneficio de la organizacin, dado que estn orientadas a
satisfacer el inters de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en
particular. Revisemos los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1
La Defensora del Pueblo
es un organismo autnomo que tiene como finalidad defender los derechos
constitucionales de la
persona y la comunidad,
as como supervisar el
cumplimiento de los
deberes de la administracin estatal y prestacin
de los servicios pblicos
(satisface el inters de la
sociedad en su conjunto).
Ejemplo 2
El Instituto Nacional de
Investigacin Agraria
es un organismo pblico
descentralizado del
Ministerio de Agricultura
que tiene como finalidad
el promover la innovacin tecnolgica agraria
y agroindustrial en el
sector agrario (satisface
el inters de un grupo
social en particular).
Ejemplo 3
Los Gobiernos Locales
tienen por finalidad
representar a su localidad, promover la adecuada prestacin de los
servicios pblicos locales
y el desarrollo integral
sostenible de su circunscripcin
(satisface el
inters de un grupo
social en particular).
d) Sus funciones estn reguladas por el ordenamiento jurdico

Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas no pueden ser creadas por
ellas mismas sino que son determinadas por las normas sustantivas que regulan
su actuacin, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Captulo II.
e) Sus recursos son pblicos
Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos y
las ciudadanas aportan:
14
- de manera directa, por ejemplo a travs del pago de tasas por determinados
trmites que hace una municipalidad, o
- de manera indirecta, a travs del pago de tributos con los que se asignan
recursos a las entidades pblicas para su funcionamiento.
f) Su actuacin est sujeta a control
Dado que las organizaciones pblicas son creadas para el cumplimiento de
determinados fines y a travs de recursos pblicos, su actuacin est sujeta a
diferentes tipos de control.
Cules son esos

tipos de control?
Clases de control
Control gubernamental
Control judicial
Control poltico
Control social
A cargo de la Contralora
General de la Repblica,
busca prevenir y verificar
la correcta, eficiente y
transparente utilizacin
y gestin de los recursos
y bienes del Estado,
supervisando la
legalidad de los actos de
las organizaciones
pblicas sujetas a su
control.
Mediante procesos
judiciales se fiscaliza que
en los procesos
administrativos en los que
intervienen las organizaciones pblicas as
como en el ejercicio de sus
funciones, no se cometan
arbitrariedades ni excesos
de poder frente al
administrado (acciones
de inconstitucionalidad,
acciones contencioso
administrativa, etc.).
A cargo del
Congreso de la
Repblica,
mediante el cual
fiscaliza la
actuacin de
una determinada entidad
pblica.
A cargo de la
sociedad civil, se
ejerce a travs de
asociaciones de
consumidores,
c o l e g i o s
profesionales,
audiencias
pblicas, etc.
15
Es importante conocer los principios que rigen la forma de organizarse de

una entidad?
S, es importante. La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley
27658, hace mencin a algunos de estos principios:
R Legalidad de las funciones
Las funciones y actividades que realice la Administracin Pblica, a travs de
sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada
y amparada en sus normas.
Las funciones a cargo de las organizaciones pblicas, las contenidas en sus
normas de organizacin y funciones, deben estar amparadas en normas
sustantivas, no pueden ser creadas por ellas mismas.
R Evitar duplicidades
Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administracin
Pblica no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras
entidades ya existentes.
Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia
ya que no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen
las mismas funciones o presten los mismos servicios, cuando dichos
recursos podran ser utilizados en servicios o funciones no atendidos.
R Principio de especialidad
En el diseo de la estructura orgnica pblica prevalece el principio de
especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines.
Al respecto, la especialidad puede darse:
- En razn de la funcin a cumplirse. As, las funciones o tareas similares no
deben ser ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad.
- En relacin con el mbito territorial en el cual una funcin va a ejercerse.
As, una misma funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en
mbitos territoriales diferentes con lo cual no habra superposicin de
funciones sino especializacin en razn del territorio.
16
R Asignacin de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas

sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su
desempeo y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una
pluralidad de criterios de medicin.
Recordemos que los trminos competencia y funcin son conceptos
diferentes. As, las competencias se refieren al mbito material y territorial
en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De all que sea
importante tener claro cul es el mbito de competencia de cada entidad.
Adems de los criterios y

principios recogidos en la Ley
Marco de Modernizacin del
Estado, existen otros principios
organizacionales que deben
tomarse en cuenta
S existen otros principios organizacionales. As tenemos:

R Simplificacin de funciones: Uno de los objetivos bsicos de la
organizacin es establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo
de la mejor manera posible.
R Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la
organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos para los que
fue creada la entidad.
R Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane
la comunicacin necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el
marco de sus funciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad
fluyan desde el ms alto nivel hasta el ms bajo.
R Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de
responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
R Amplitud o tramo de control: Hay un lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de
tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente.
17
R Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre deben

mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de
evitar compartimentos estancos.
R Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura
organizacional, esta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las
nuevas realidades que vayan surgiendo.
1.3 Qu entidades deben contar con un ROF?

No todas las entidades conocidas como pblicas estn sujetas a la elaboracin de
un ROF en el marco de lo sealado en los Lineamientos para la Elaboracin y
Aprobacin del ROF aprobados por Decreto Supremo N 043-2006-PCM, de aqu
en adelante Lineamientos.
En ese sentido, las entidades que requieren un ROF son aquellas
organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las
normas ejercen actividades de manera permanente.
Asimismo establece que aquellas organizaciones que fueron creadas con el
objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de
algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una
razn especfica y un tiempo determinado, no requieren de un ROF.
Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un
ROF no es la denominacin formal que tenga, sino que su naturaleza
responda a los criterios definidos en los Lineamientos.
Tengamos
presente lo
siguiente:
18
En el caso particular de los

Gobiernos Regionales y Locales,
considerando que su organizacin
viene establecida en las respectivas
Leyes Orgnicas, se sujetarn a los
Lineamientos en aquellos aspectos
que corresponda.
En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con
los Lineamientos:
- Los Ministerios y sus Organismos Pblicos Descentralizados, incluyendo
los Reguladores, y dems entidades del ejecutivo con calidad de pliego
presupuestario.
- El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones,
la Oficina Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de
Identificacin y Estado Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la
Defensora del Pueblo, la Contralora General de la Repblica, el Tribunal
Constitucional, la Superintendencia de Banca, Seguros y
Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva
del Per.
- Los Gobiernos Regionales, los Gobiernos Locales y sus Organismos
Pblicos Descentralizados
- As como toda organizacin que cumpla con funciones de carcter
permanente, es decir que haya sido creada por norma con rango de Ley
que le otorga personera jurdica, siempre que la norma no establezca
un plazo determinado de vigencia o que la entidad haya sido creada
para atender una necesidad temporal cuya culminacin o desaparicin
conlleve a la de la entidad, de acuerdo a lo dispuesto en los
Lineamientos.
Hay organizaciones que

cumpliendo lo antes
sealado y son excluidas por
los Lineamientos?
S. Los Lineamientos excluyen expresamente del mbito de su aplicacin a

organizaciones que si bien cumplen con lo antes sealado (ejercen una actividad
permanente y son reconocidas como entidades pblicas), su naturaleza y
funciones son reguladas por organismos especializados, tal es el caso de:
- Las Empresas del Estado cuya regulacin, y por ende su ROF, debe ser regulado
y revisado por el FONAFE, al ser ste ltimo el titular de las acciones de las
empresas del Estado.
19
- Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno

Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar
su organizacin de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial
que cada empresa haya adoptado.
- Las Universidades Pblicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la
Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las reas
administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos.
Es importante tener en cuenta lo siguiente:
En el caso de los Gobiernos Regionales, la

normatividad no les confiere la facultad de crear
Organismos Pblicos Descentralizados, por lo que el
Manual no hace mencin a estos.
Los Programas y Proyectos que cumplan con las
caractersticas previstas en los Lineamientos para ser
calificados como tales deben aprobar un instrumento
distinto denominado: Manual de Operaciones.
1.4 Cundo una entidad debe reformular su ROF?

La modificacin o actualizacin de un ROF se puede producir en los siguientes
supuestos:
a) Por un proceso de reorganizacin de la entidad aprobado conforme
a ley
R La reorganizacin de una entidad implica una transformacin o
cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una
modificacin a su Ley de creacin.
R De esta manera, la estructura orgnica preexistente a dicho cambio
que responda a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad.
R La necesidad de reorganizacin de una entidad se produce por una
decisin del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a travs
de un cambio en la Ley de creacin de la entidad. Un ejemplo de
20
reorganizacin es el caso de la fusin de dos o ms entidades pblicas,

ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una
entidad es absorbida por otra existente.
b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo rgano
o unidad orgnica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir
o dejar de hacer cierta actividad
R Supone una reestructuracin parcial de la entidad por mandato de un
dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo rgano o unidad
orgnica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso
por ejemplo de las normas de Contralora de la Repblica que obligan
a las entidades a contar con un rgano de control).
R O una modificacin simple de las funciones para adecuarla al cambio
que se ha producido en las normas sustantivas.
R La transferencia de funciones en el marco del proceso de
Descentralizacin esta incluida en este supuesto.
c) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan
cumplir con mayor eficiencia su misin y funciones
R Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razn de ser de la
entidad, es decir no implica una reorganizacin.
R Supone la reestructuracin de una entidad en el sentido de redefinir su
estructura orgnica de modo que pueda cumplir de una mejor manera
con sus objetivos, sin implicar un cambio en su finalidad o razn de ser.
R A travs de una reestructuracin se busca la optimizacin o
simplificacin de los procesos de la entidad, ya sea priorizando
determinadas funciones o reasignndolas entre sus rganos de una
manera ms eficiente.
R La reestructuracin de una entidad puede ser total, por ejemplo
cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser parcial,
cuando reestructura nicamente determinadas reas de la entidad.
R La reestructuracin de una entidad se da por mandato de la mxima
autoridad de la entidad.
21
Revisemos los siguientes conceptos clave:

Reestructuracin:
Reorganizacin:
Una entidad entra en un proceso de

reestructuracin cuando se redefine
su estructura orgnica sin que ello
implique un cambio en su finalidad o
razn de ser.
Una entidad entra en un proceso de

reorganizacin cuando se produce
una transformacin o cambio en la
finalidad por la cual fue creada.
NUEVOS
CONCEPTOS
2. Marco Legal
Cada entidad pblica es responsable del proceso de elaboracin de su ROF y debe
tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones
establecidos en:
R La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley N 27658,
que contiene el marco general sobre el diseo y estructura de la
Administracin Pblica de los diferentes niveles de gobierno.
R Los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF, aprobados
mediante Decreto Supremo N 043-2006-PCM, contiene el marco
especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben
seguir para la elaboracin y aprobacin de su ROF.
R Otras disposiciones que establezca la Secretara de Gestin Pblica.
El mbito de aplicacin de las normas que regulan el instrumento del ROF est
dado en los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboracin y
Es importante
tener en cuenta
lo siguiente:
22
Las normas emitidas por el Instituto Nacional

de Administracin Pblica (INAP) respecto a
la elaboracin del ROF constituyeron por
mucho tiempo el marco normativo
referencial de las entidades pblicas. Sin
embargo, dicho marco normativo qued
implcitamente derogado por el Decreto
Supremo N 74-95-PCM., situacin que ha
sido ratificada por el Decreto Supremo N
043-2006-PCM.
aprobacin del ROF diferentes rganos al interior de la entidad y, dependiendo de

la entidad de la que se trate, rganos externos a esta para su aprobacin:
a) Actores que participan en su elaboracin
R rgano a cargo de las funciones de planeamiento, racionalizacin o
quien haga sus veces: Es el rgano responsable de formular el proyecto
de ROF y de elaborar el Informe Tcnico Sustentatorio que justifique
las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas
entidades, ser la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, o la que haga
sus veces, la que se har cargo de esta tarea.
b) Actores que participan en su aprobacin
R rgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal
al proyecto de ROF, adems de emitir el Informe Legal con el proyecto de
dispositivo legal aprobatorio.
R Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo
legal visado por el rgano de asesoramiento.
R rgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de
verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo
dispuesto por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado,
Ley 27658 y por los Lineamientos. Segn cada tipo de entidad, esta
responsabilidad estar a cargo de un rgano distinto, de acuerdo al
siguiente detalle:
23
RGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIN Y

APROBACIN DE UN ROF
ENTIDAD
Elabora Proyecto
de ROF
(Informe Tcnico
Sustentario)
Visa Proyecto
Aprueba
de ROF
Proyecto de
(Informe legal)
ROF
Ministerio
OPD Nacional
Organismos
Constitucionalmente
Autnomos
Gobierno Regional
Gobierno Local
OPD Local
Direcciones
Regionales
Sectoriales
24
rgano responsable
de las funciones de
planeamiento,
racionalizacin, o
quien haga sus
veces
rgano de
Asesora
Titular de la
Jurdica o
Entidad
quien haga sus
veces
Emite Informe
Previo para
aprobacin de
ROF
Secretara de
Gestin Pblica
de la PCM
Secretara de
Gestin Pblica
de la PCM
Oficina de
Planeamiento y
Presupuesto
o la que haga
sus veces
Gerencia
General
Gerencia
General
Oficina de
Planeamiento y
Presupuesto del
Gobierno Local
o la que haga
sus veces
Oficina de
Planeamiento y
Presupuesto del
Gobierno
Regional
o la que haga
sus veces
Recuerda:
1. El ROF es un documento tcnico normativo de gestin, contiene la
organizacin formal de una entidad pblica, y por lo tanto ordena las
funciones y actividades a cargo de cada entidad.
2. El ROF es un instrumento de gestin muy importante, sirve para evitar
duplicidad de funciones e identificar responsables.
3. El ROF no es un documento aislado, est relacionado con los
instrumentos de gestin, ya sea con los de organizacin o con los de
planeamiento de una organizacin pblica.
4. Cada organizacin pblica tiene caractersticas que la definen como
tal. Ejemplo:
Son creadas por un mandato constitucional o legal
Estn orientadas a satisfacer el inters pblico
Sus recursos son pblicos, etc.
5. Las organizaciones pblicas tienen distintos tipos de control. Ejemplo:
Control gubernamental.
Control jurdico.
Control social, etc.
6. El ROF es necesario para las entidades pblicas de carcter permanente,
con ciertas excepciones contempladas en los Lineamientos, como las
universidades pblicas y empresas municipales.
7. Una entidad puede reformular su ROF:
Por un proceso de reorganizacin o reestructuracin de la entidad.
Por un mandato legal.
Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad.
8. Cada entidad para elaborar su ROF debe sujetarse a las disposiciones
legales vigentes: La Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del
Estado, Ley N 27658 y los Lineamientos para la Elaboracin y
Aprobacin del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N 0432006-PCM.
25
CAPTULO 1
Qu es un Reglamento
de Organizacin
y Funciones?
MANUAL PARA
ELABORAR EL
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIN Y
FUNCIONES ROF
CAPTULO 2
Cmo elaborar un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPTULO 3
Cmo se aprueba un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
26
CAPITULO II
Cmo elaborar un Reglamento

de Organizacin y Funciones?
En este segundo captulo desarrollaremos los

pasos que una entidad debe seguir para elaborar
su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia
lgica para el anlisis de la informacin que
servir de insumo para su elaboracin. Los pasos
del ROF permitirn a la entidad responder a
preguntas tales como Qu tengo que hacer?
Qu estoy haciendo? De qu manera me
organizo para hacerlo mejor?, entre otras.
Paso1. Identificar funciones y estructura orgnica

segn el marco legal
1.
Qu tengo
que hacer?
4. Identificar
funciones y
reas segn
marco legal
PASO 1.
IDENTIFICAR FUNCIONES
Y ESTRUCTURA ORGNICA SEGN
EL MARCO LEGAL
2.
Identificar mi
base legal
3. Elaborar
Matriz 1 segn
el marco legal
1.1 Qu tengo que hacer?

El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad
identifique qu es lo que tiene que hacer como institucin, para lo
cual deber referirse al marco legal vigente que determina la razn de ser
de la entidad.
27
Este paso permitir identificar los cambios en la normativa que

tienen implicancias en la organizacin y funciones de la entidad y
que hasta ese momento no haban sido contemplados en el
documento de ROF, y tal vez tampoco en la organizacin misma.
La revisin de las normas legales que determinan el accionar de la entidad
constituye uno de los pasos ms importantes que debe darse para la formulacin
del nuevo ROF. Esto permitir a la entidad responder a la pregunta: Qu tengo
que hacer?
Es decir, permitir identificar las razones

para las cuales fue creada la entidad, las
mismas que permitirn identificar las
funciones generales que le corresponde
cumplir as como asignar funciones
especficas a los rganos y unidades
orgnicas que la componen.
Tengamos presente:
Las entidades pblicas son como administradores de los marcos

legales en los cuales se desempean los/as ciudadanos/as y las
personas jurdicas. Por eso las funciones que se incluirn en el ROF
deben provenir de normas sustantivas que son las que determinan qu
es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social
o econmica.
Las funciones generales de la entidad pblica estn dadas
mayormente por las normas, y en algunos casos estas sealarn
ciertas funciones especficas que debern ser cumplidas por los
rganos y/o unidades orgnicas que la conforman, teniendo adems
efectos sobre la estructura orgnica de la entidad.
28
Tengamos en cuenta los siguientes conceptos:
NUEVOS
CONCEPTOS
Funciones Generales:
Conjunto de acciones que debe realizar la
entidad conducente a alcanzar los objetivos
y metas de su gestin administrativa. Estas
provienen por lo general de las normas
sustantivas vinculadas a la entidad.
rgano:
Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la entidad
(rganos de lnea, de apoyo,
de asesoramiento, etc.)
Funciones Especficas:
Conjunto de acciones que deben realizar
los rganos y unidades orgnicas que
conforman la entidad, acorde con sus
funciones generales y conducente a alcanzar los objetivos y metas de la entidad.
Unidad Orgnica:
Es la unidad de organizacin en
que se dividen los rganos
contenidos en la estructura
orgnica de la entidad (oficinas,
gerencias, direcciones, etc.).
Estructura Orgnica:
Constituye el reflejo de la capacidad de una
entidad de organizarse internamente,
mediante la divisin del trabajo y la asignacin de funciones y responsabilidades entre
sus rganos y unidades orgnicas as como
coordinando su labor.
rea:
Se refiere a los rganos y
unidades orgnicas de una
entidad.
1.2 Identificar la base legal de la entidad
Cules son las normas

que regulan la actuacin
de una entidad pblica?
El conjunto de normas que regulan la actuacin de las entidades pblicas, se

encuentran clasificadas en tres grandes grupos:
NORMAS
SUSTANTIVAS
SISTEMAS
ADMINISTRATIVOS
NORMAS DE
APLICACIN
GENERAL
las que a su
vez definen:
Funciones
misionales
Funciones
administrativas
Funciones de
aplicacin
general.
29
R Normas sustantivas
En este grupo de normas se encuentran aquellas que definen el mbito de
competencia de una entidad pblica as como las normas que le atribuyen
funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razn de ser:
funciones misionales.
A continuacin presentamos algunas normas sustantivas:
Normas sustantivas
La Constitucin Poltica, define el mbito de competencia de los
organismos y poderes autnomos (por ejemplo la Defensora del Pueblo,
el Ministerio Pblico, el Tribunal Constitucional, entre otros), as como de
las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo
de determinados funcionarios pblicos.
La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de
los Ministerios y regula su organizacin.
Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creacin de los
Ministerios, las cuales precisan el mbito de su competencia y de sus
Organismos Pblicos Descentralizados, as como leyes y reglamentos
sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al
interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de
Educacin en el caso del Ministerio de Educacin, la Ley General de
Aguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.)
Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a
cargo de entidades pblicas vinculadas con la materia del convenio.
La Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales establece el mbito de
competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su
cargo y regula su estructura orgnica.
La Ley Orgnica de Municipalidades establece el mbito de
competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su
cargo y regula su estructura orgnica.
La Ley de Bases de la Descentralizacin establece las competencias de
cada uno de los niveles de gobierno.
30
R Normas sobre sistemas administrativos

Son aquellas normas emitidas por el rgano rector de un sistema
administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo est conformado
por la suma de normas, rganos y procesos destinados a proporcionar el
soporte administrativo que toda entidad pblica requiere para funcionar, y sin
el cual no podra cumplir con los fines para los que fue creada.
En el ordenamiento jurdico peruano existen varios sistemas administrativos,
cada uno de los cuales cuenta con un rgano rector y con varias ramificaciones
conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades pblicas,
responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema
administrativo: funciones administrativas o de apoyo.
Presentamos algunos de los principales Sistemas Administrativos:
Sistemas Administrativos
Sistema Nacional de Presupuesto
- rgano rector: Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (DNPP) del
Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).
- Principales normas: Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector
Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411;
Directivas anuales emitidas por la DNPP en relacin a la programacin,
formulacin, aprobacin, ejecucin y evaluacin de los presupuestos de las
entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.
Sistema Nacional de Tesorera
- rgano rector: Direccin Nacional de Tesoro Pblico (DNTP) del MEF
Pblico, Ley 28112; Directivas para el ao fiscal emitidas por la DNTP
dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.
Sistema Nacional de Endeudamiento
- rgano rector: Direccin Nacional del Endeudamiento Pblico del MEF
31

Pblico, Ley 28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento,
Ley 28563
Sistema Nacional de Contabilidad
- rgano rector: Direccin Nacional de Contabilidad del MEF
Pblico, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680;
Instructivos Contables, Resolucin de Contadura N067-97-EF/93.01;
Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico, Resolucin
N029-200-EF/93.01.
Sistema Nacional de Inversin Pblica
- rgano rector: Direccin General de Programacin Multianual del Sector
Pblico (DGPM) del MEF
- Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Ley N
27293; y su Reglamento, Decreto Supremo N 157-2002-EF; Directiva
General del Sistema Nacional de Inversin Pblica, Directiva 004-2002EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de Inversin Pblica para
Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N 004-2005-EF/68.01,
modifica Directiva N 004-2003-EF/68.01
Sistema Nacional de Control
- rgano rector: Contralora General de la Repblica
- Principales normas: Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la
Contralora de la Repblica, Ley 27785; Reglamento de los rganos de
Control Institucional, Resolucin de Contralora N 114-2003-CG.
Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
- rgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del
Estado CONSUCODE
- Principales Normas: Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, D.S. N 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. N
084-2004-PCM.
32
Sistema de Personal del Empleo Pblico:

- rgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM)
(*) hasta que se constituya el Consejo Superior del Empleo Pblico (COSEP)
- Principales normas:
* Ley Marco del Empleo Pblico, Ley N 28175
* Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector
Pblico, Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. N 005-90-PCM
* Ley que regula la publicacin de la Declaracin Jurada de Ingresos y
Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores pblicos del Estado, Ley N
27482 y su Reglamento, Decreto Supremo N 080-2001-PCM
* Leyes que definen regmenes especiales de Carrera
No estn bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a
pensiones, remuneraciones, entre otras salariales.
Sistema Nacional de Informtica
- rgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica de la
- Principales normas: Reglamento de Organizacin y Funciones de la
Sistema Nacional de Defensa Judicial
- rgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial
- Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial,
Decreto Ley 17537; Reglamento del Decreto Ley N 17537, D.S. 002-2000JUS.
Slo se ha hecho referencia de manera general a algunas de

las normas por cada sistema administrativo mencionado,
cada entidad debe revisar las normas reglamentarias,
complementarias y modificatorias correspondientes
33
Tengamos presente:
La Ley de Bases de la Descentralizacin establece que los sistemas
administrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorera,
contadura, crdito pblico, inversin pblica, contrataciones y
adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia
y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno.
R Normas de aplicacin general

En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas que asignan
funciones a ms de una entidad pblica sin que estn referidas a ningn
sistema administrativo en particular, sino ms bien vinculadas a
diferentes materias que deben tomarse en consideracin: funciones de
aplicacin general.
A continuacin algunas normas de aplicacin general:
Normas de aplicacin general
Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestin Ambiental y su
Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto
Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras. Son normas que asignan
funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente
y recursos naturales referidas a la proteccin del medio ambiente en las
actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdiccin.
Normas sobre cooperacin internacional: Ley de Cooperacin
Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de
Cooperacin Internacional, Decreto Supremo N 015-92-PCM.
Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y
Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley
19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD
Normas sobre acceso a la informacin pblica: Texto nico Ordenado de
la Ley N 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica;
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica,
D.S. 072-2003-PCM.
34
Cmo identifico las

normas que me
asignan competencias
y funciones?
Para ello debemos

tener en cuenta lo
siguiente:
1ero. Cada entidad debe revisar el conjunto de normas

sustantivas y de aplicacin general, incluyendo las
regulaciones sectoriales.
2do. Respecto de las funciones vinculadas con los sistemas
administrativos, tal y como se menciona ms adelante, se
deber recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que
recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF
por Sistema Administrativo.
Normas que deben ser revisadas segn tipo de entidad

Cada entidad deber identificar el marco legal aplicable a su accionar e
identificar qu funciones y criterios organizacionales se desprenden
del mismo y que debern verse reflejados en su ROF. De esa manera, se
proceder a recoger en un Cuadro de Normas aquella informacin
relevante, la misma que para efectos prcticos se recomienda sea
clasificada segn temas principales que competen a la entidad.
Por ejemplo, se podr elaborar un cuadro de normas relacionadas con las
competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad, con
las competencias sanitarias, entre otras.
Ver anexo 5
Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, presentamos una

propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicacin general
en los Anexos 2A, 3A y 4A, as como de aquellas vinculadas a los sistemas
administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios,
Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberan ser revisadas
para la elaboracin del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que
deber ser complementada por cada entidad.
35
En el caso de los Sistemas Administrativos, cada

ente rector de Sistema ha definido las funciones
que deben ser incluidas en los ROF de las
entidades
Las cuales garantizan que estas podrn

interpretar y aplicar correctamente las normas
contenidas en sus respectivos marcos
normativos.
Del mismo modo, los Organismos Constitucionalmente Autnomos

1
(OCA) y los Organismos Pblicos Descentralizados (OPD) de los
Ministerios y de los Gobiernos Locales debern proceder a identificar las
normas que les asignan funciones y tienen efectos sobre su estructura
organizacional y proceder a elaborar su Cuadro de Normas.
Tengamos presente:
En el proceso de revisin de normas se debe asegurar que se cuente con
todas las modificaciones y/o derogaciones que estas hayan podido sufrir.
Tengamos presente:
Es importante revisar las siguientes normas:
- Ley de Prudencia y Transparencia Fiscal, Ley 27245
- Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Ley 28112
- Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado, Ley 27658
- Las Leyes anuales del Presupuesto General de la Repblica
36
Organismos Constitucionalmente Autnomos: Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Elecciones,
Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil, Consejo Nacional de la
Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora General de la Repblica, Tribunal Constitucional, Superintendencia
de Banca y Seguros y Banco Central de Reserva del Per.
Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
SISTEMA
NACIONAL
NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

NIVEL NACIONAL
M
OPD
OCA
NIVEL REGIONAL
GR
Ley 28112 - Ley 28411

Directivas para la
programacin,
Directivas para la
formulacin y
PRESUPUESTO
programacin, formulacin y
ejecucin del
ejecucin del presupuesto de
presupuesto de los
los pliegos del Gobierno
pliegos de los
Nacional para cada ao fiscal
Gobiernos
Regionales
ENDEUDAMIENTO
Ley 28112 - Ley 28563
Ley 27293 - D.S. 157-2002-EF
Directivas emitidas
por la Direccin
Directivas emitidas por la
General de
INVERSIN
Direccin General de
Programacin
PBLICA
Programacin Multianual del
Multianual del
Sector Pblico para el
Sector Pblico para
Gobierno Nacional
el Gobierno
Regional
INFORMTICA
NIVEL LOCAL
GL
OPD
Directivas para la
programacin,
formulacin y
ejecucin del
presupuesto de los
pliegos de los
Gobiernos
Regionales
Directivas
emitidas por la
Direccin General
de Programacin
Multianual del
Sector Pblico
para el Gobierno
Local
Resolucin Ministerial N 206-2004-PCM - Resolucin Ministerial N

179-2004-PCM - Resolucin Ministerial N 224-2004-PCM - otras
Ley 28112 - Ley 24680 - Resolucin Contadura N 067-97-EF/93.01 otras

Ley 28112
Directivas
Directivas emitidas
emitidas por la
Directivas emitidas por la
por la Direccin
Direccin
TESORO PBLICO Direccin Nacional de Tesoro
Nacional de Tesoro
Nacional de
Pblico para pliegos del
Pblico para el
Tesoro Pblico
Gobierno Nacional
Gobierno Regional
para Gobierno
Local
Ley 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482
PERSONAL
- Ley 27588 - otras
Sub capitulo II,
Decreto Ley 17537 D.S. 002- Capitulo II, Titulo
DEFENSA
Titulo II Ley
JUDICIAL (1)
2002-JUS
VII Ley 27867
27972
CONTROL
Ley 27785 - Resolucin de Contralora No. 114-2003-CG
CONTABILIDAD
(1) Aquellas entidades que no cuentan con un Procurador Pblico al interior de su entidad recurren al de su sector, en el
caso de las OPD del Gobierno Nacional o, al de su Gobierno Local o Regional en el caso de algunas municipalidades y
OPD del nivel local.
37
1.1 Elaborar Matriz 1 segn el marco legal e identificar

funciones y reas segn el marco legal
Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en
cuenta para la definicin de las funciones y estructura orgnica de la entidad, se
proceder a elaborar la siguiente matriz, que distinguir entre Funciones
Generales, Funciones Especficas y reas (rganos o unidades orgnicas) de la
entidad segn lo sealado en las normas:
#L: Es el cdigo que se le
asigna a las funciones
generales contenidas en las
normas que regulan la
actuacin de la entidad.
Dicha codificacin ser til
al momento de elaborar la
Matriz Comparativa por
Funciones y reas por
Fuentes de Informacin.
FUNCIONES
GENERALES
FUNCIONES ESPECFICAS
rgano
Funcin
Unidad
Orgnica
Funcin
1L
2L
En esta matriz se har mencin a rganos y unidades orgnicas slo si las normas
revisadas sealan su creacin, de lo contrario, nicamente se incluir
informacin respecto a funciones generales y funciones especficas.
Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se
recomienda representar grficamente la estructura organizacional que se haya
podido identificar luego del anlisis de las normas, con el objeto de compararla
con lo sealado por las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes
pasos. Para la representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala
los conceptos bsicos para la elaboracin de organigramas
38
Paso2. Identificar funciones y estructura orgnica

segn la estrategia institucional
5.
Elaborar Matriz 2
de funciones
y reas segn
la estrategia
institucional
1.
Cul es la
estrategia para
cumplir con
la misin
Institucional?
2.
Revisar
documentos de
planeamiento
institucional
PASO 2.
IDENTIFICAR FUNCIONES
Y ESTRUCTURA ORGNICA
SEGN LA ESTRATEGIA INSTITUCIONAL
4.
Identificar
como se traducen
en funciones y
reas de la
entidad
3.
Identificar
estrategia,
prioridades
y objetivos
R Si bien el ROF tiene un carcter de permanencia, toda reformulacin del

mismo debe tomar en consideracin la estrategia institucional (que suele ser
de corto o mediano plazo) que la entidad haya definido para el logro de su
finalidad y el cumplimiento de sus funciones.
El objetivo de este anlisis es asegurarse que las responsabilidades
otorgadas a los rganos y unidades orgnicas, as como la misma
estructura organizacional propuesta, contribuyan y no interfieran en
el desarrollo de los objetivos y las estrategias.
R Por ello, es conveniente que se incluya como parte del anlisis institucional y
antes de definir la estructura de la organizacin as como las funciones que
esta ejercer, la revisin de los documentos de planeamiento elaborados
por la entidad o aquellos que puedan influir en su accionar (por ejemplo
algunos planes o polticas sectoriales).
En efecto, la elaboracin de todo documento de planeamiento se ha
basado en la identificacin de las responsabilidades de la entidad
(competencias y funciones) as como de sus problemas, traducindose
en la definicin de estrategias para cumplirlas y superarlos
respectivamente. Es importante que el ROF tome en consideracin
39
estos aspectos, ya que la forma en que la entidad decida organizarse

contribuir o no a hacer frente a dichas responsabilidades y posibles
problemas identificados.
R En ese sentido, el manual propone en los Anexos 2B, 3B y 4B una lista de
documentos de planeamiento que se recomienda sean revisados por las
entidades de los tres niveles de gobierno, los mismos que contiene
informacin relacionada a:
- Lineamientos de polticas (nacionales, sectoriales o institucionales)
- Misin, Visin y Objetivos Estratgicos
- Prioridades Estratgicas de desarrollo institucional
- En el caso de las entidades a las que les estn siendo transferidas
competencias en el marco del proceso de descentralizacin, el proyecto
de ROF debera incluir las nuevas funciones as como de ser necesario, los
nuevos rganos y/o unidades orgnicas o la reestructuracin de las
mismas que conllevar la transferencia de las competencias. Para ello,
las entidades que transfieren incluyen en sus planes de transferencia
sectorial las funciones que corresponde incluir en el ROF de las entidades
que reciben la nueva funcin, y corresponde a la entidad receptora
establecer el rgano que se har responsable de sta.
- Problemas as como oportunidades, entre otros.
R Definir la Misin, Visin y Objetivos de la entidad
Un paso importante para que la entidad defina su estrategia de
intervencin, es decir la manera en la que tiene previsto cumplir con el
objeto para el cual fue creada, es identificar claramente su misin,
visin y objetivos institucionales, como puntos de partida para la
definicin de su organizacin.
La Misin de la entidad constituye la razn de ser o propsito para el cual
fue creada la organizacin que permite distinguirla de las dems, por
ejemplo en sus objetivos, clientes o usuarios, productos o servicios y su
responsabilidad frente a la sociedad.
La Misin debe ser entendida por todos los integrantes de la organizacin
por eso su definicin debe ser clara y sencilla, y debe responder a las
40
siguientes preguntas: qu, para qu y cmo, en relacin con las funciones

principales que debe realizar.
La Visin es la imagen objetivo de la organizacin con respecto a sus
responsabilidades establecidas en las normas.
Los Objetivos describen el propsito que pretende alcanzar la entidad para
el cumplimiento de su labor institucional en el marco de sus funciones y
competencias.
Definida la Misin,
la Visin y
Objetivos,
la entidad tendr
mayor claridad para
la definicin de sus
funciones generales
y especficas, as
como sobre la
mejor manera de
estructurar
su organizacin.
R Como resultado de la revisin de los documentos de planeamiento de la

entidad se deber elaborar una matriz que permita identificar los siguientes
aspectos:
Las funciones que debe cumplir la organizacin con el fin de ser ms
eficiente en su gestin y alcanzar los objetivos que se ha trazado, en
particular sus rganos y unidades orgnicas.
Sealar la necesidad de crear o eliminar algn rea (rgano o unidad
orgnica) de la entidad, a fin de llevar adelante la estrategia
institucional.
Verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn acorde
con las competencias y funciones que la ley seala para la entidad.
Dicha matriz, para fines prcticos, podr ser subdividida segn temas principales
de intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos,
entre muchos otros.
Matriz 2. Funciones y reas segn la estrategia institucional
FUNCIONES
GENERALES
rgano
1E
Funcin
Unidad
Orgnica
Funcin
#E: Es el cdigo que se le asigna

a las funciones generales que se
deriven de la Estrategia Institucional
definida en los Documentos de
Planeamiento. Dicha codificacin
ser til al momento de elaborar
la Matriz Comparativa de Funciones
y reas por Fuentes de Informacin.
2E
41
Para reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podr

representar grficamente la estructura organizacional que se haya podido
identificar luego del anlisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de
organigrama), con el objeto de compararla con lo sealado por las normas (Paso
1) y las fuentes de informacin que se analizarn en los siguientes pasos. Para la
representacin grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos
bsicos para la elaboracin de organigramas
Paso3. Identificar el estado actual de las funciones

y la estructura orgnica
5.
Elaborar
Matrices 4, 4A y 4B
de funciones y
reas segn la
organizacin
actual
1.
Qu hacer
actualmente
como
organizacin?
PASO 3.
IDENTIFICAR
EL ESTADO ACTUAL
DE LAS FUNCIONES Y
ESTRUCTURA ORGNICA
4.
Aplicar
cuestionario
al personal
de la entidad
2.
Revisar
el ROF
vigente
3.
Elaborar la
Matriz 3 de
funciones y reas
segn el ROF
vigente
3.1 Qu hacer actualmente como organizacin?

Si bien la normatividad seala las funciones que competen a las entidades
pblicas, es decir, sealan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas,
suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de
incluir, ampliar o variar sus funciones y/o reas con el objeto de lograr una
mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos.
42
En algunos casos, estas nuevas funciones y reas se traducen en

aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misin de la
institucin y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de
hacer ms eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto
contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad
o con otras entidades pblicas.
Existen dos fuentes de informacin para identificar las acciones que viene
realizando la entidad a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas: el
ROF vigente y el personal de la entidad.
3.2 Revisar el ROF vigente

El ROF vigente debera reflejar la manera como la entidad tena previsto hacer
frente a los objetivos que se haba trazado para el logro de las funciones que
por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura
orgnica vigente as como las funciones definidas, podran ser retomados en el
nuevo proyecto de ROF.
Sin embargo, tambin puede suceder que la estructura organizacional
contenida en el ROF no est actualizada, que el ROF comprenda
funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que
establezca niveles jerrquicos o interrelaciones entre sus rganos que
parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite
claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios
identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de
nuevo ROF.
En muchos casos no ser necesario modificar completamente la organizacin,
por lo que es importante analizar el ROF vigente. En otros casos, este anlisis
permitir identificar las disfunciones incentivos negativos, problemas
organizacionales, etc. de la organizacin, al compararlas con las necesidades
que se han ido creando por la definicin de nuevas funciones y rganos como
resultado de modificaciones normativas.
43
La modificacin
el ROF resulta de
la necesidad que
tiene la entidad de
reestructurarse o
reorganizarse, a fin
de cumplir mejor
con sus funciones
asignadas.
3.3 Elaborar la Matriz 3 de funciones y reas segn el ROF

vigente
Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la informacin contenida en
el ROF vigente, recoger las funciones generales y especficas, as como la
estructura orgnica definida en ste, de acuerdo al siguiente formato. El
objetivo es establecer si las funciones especficas de los rganos y unidades
orgnicas de la organizacin contribuyen efectivamente al logro de sus
funciones generales, las mismas que en teora fueron definidas conforme a la
normatividad que sustenta la existencia de la entidad.
Tal y como se ha sealado para la elaboracin

de las Matrices 1 y 2, para fines prcticos se
recomienda subdividir la matriz segn los
temas principales de intervencin de la
entidad, por ejemplo, temas ambientales,
administrativos, entre muchos otros.
Matriz 3. Funciones y reas segn el ROF vigente
#R: Es el cdigo que se le

asigna a las funciones generales
que figuran en el ROF vigente.
Dicha codificacin ser til al
momento de elaborar la Matriz
Comparativa de Funciones y
reas por Fuentes de
Informacin
FUNCIONES
GENERALES
rgano
Funcin
Unidad
Orgnica
Funcin
1R
2R
Sobre la base de la informacin recabada en los pasos 1 y 2, se proceder a

contrastar los bosquejos de organigramas determinados, es decir del marco
legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente.
La finalidad es:
identificar algunos de los cambios necesarios en este ltimo para adecuarse
a lo que seala la normatividad, en caso no estuviera acorde,
44
evaluar posibles cambios en la estructura, a fin de implementar la

estrategia institucional que permita tener una organizacin ms eficiente
en el cumplimiento de sus funciones.
3.4 Aplicar Cuestionario en la entidad

Toda organizacin cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal:
La formal es la estructura explcita y oficialmente reconocida por la entidad.
La estructura informal es la resultante de la forma de conduccin y el poder
relativo de los individuos que componen la organizacin, no en funcin de
su ubicacin en la estructura formal, sino en funcin de influencia sobre
otros miembros.
Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la prctica
los diferentes rganos y unidades orgnicas de la entidad, a fin de identificar
nuevos mecanismos de interrelacin que pudieran ser tomados en cuenta en la
elaboracin del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos.
Con el objeto de lograr una adecuada reorganizacin o reestructuracin de
la entidad, y no slo que las modificaciones en cuanto a funciones y
estructura se incluyan en el documento del ROF, sino que efectivamente en la
prctica esta tenga lugar, es necesario lo siguiente:
Conocer la organizacin actual de la entidad, es decir cmo vienen
operando los rganos y unidades orgnicas de la institucin, tanto los que
resultan de la estructura formal como de la informal, as como las funciones
que cada rea viene cumpliendo (aunque estas no correspondan al ROF
vigente).
Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas, y
determinar, en caso stas no contravengan a las normas y a las
competencias de la entidad, si sern o no incluidas en la redefinicin de la
organizacin.
Conocer aquellas actividades y tareas que podran estarse duplicando
para el cumplimiento de una misma funcin, o que no se vienen cumpliendo
siendo parte de las competencias de la organizacin.
45
Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes

dependencias (niveles jerrquicos formales e informales) de la entidad, a
fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y
misin de la entidad.
Para ello, en Anexo 1 se propone un
Cuestionario que deber ser completado
por el personal de la organizacin.
Bsicamente por los responsables de los

rganos y unidades orgnicas de la entidad, y
si es necesario, por personal identificado como
clave en la organizacin.
Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de

elaborar el proyecto de ROF obtendrn informacin que les permitir sustentar
las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o
en la organizacin misma, al poder identificar lo siguiente:
P Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los rganos y unidades
orgnicas de la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la
misin de la entidad.
P Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia
institucional, normatividad incompleta, etc.) se estn dejando de lado.
P Si existe duplicidad de funciones en la entidad misma o con otras entidades
pblicas.
P Las lneas jerrquicas dentro de la organizacin y la toma de decisiones.
P Si existe una estructura organizacional informal y en cunto esta difiere de la
formal.
P Indicios respecto a si la reconversin (reestructuracin o reorganizacin) de la
organizacin ser fcil o compleja de llevar a cabo considerando el estado
actual de la misma.
P Lo que efectivamente la entidad est en capacidad de hacer
comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal).
46
3.5 Elaborar Matrices 4, 4A y 4B de funciones y reas segn la

organizacin actual
Como resultado del Paso 3.4 se elaborarn las siguientes matrices:
P La Matriz 4 recoger las funciones generales y especficas, as como la
estructura orgnica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la
entidad (estructura formal como informal).
Tal y como se ha sealado para la elaboracin de las dems Matrices, para fines
prcticos se recomienda subdividir la matriz segn los temas principales de
intervencin de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos,
entre muchos otros.
Esta Matriz, junto con las Matrices 1 a 3 forman parte de la Matriz Comparativa
de Funciones y reas por Fuentes de Informacin, que es parte del Informe
Tcnico Sustentatorio previsto en los Lineamientos.
Matriz 4. Funciones y reas segn la organizacin actual
FUNCIONES
GENERALES
rgano
Funcin
Unidad
Orgnica
Funcin
1A
2A
#A: Es el cdigo que se le asigna

a las funciones generales que han
sido sealadas por el personal de
la entidad en los Cuestionarios
que recogen su organizacin
actual. Dicha codificacin ser
til al momento de elaborar la
Matriz Comparativa de Funciones
y reas por Fuentes de Informacin.
El personal que responda al cuestionario tendr la tarea de:

- identificar de acuerdo a las fuentes de informacin que estime pertinente las
funciones generales a las cuales se vincula la labor del rgano o unidad
orgnica en el que trabaja,
- definir las funciones especficas a las que el rea contribuye, as como las
actividades y tareas que aquellas implican.
47
Una vez elaborada la matriz, se proceder a representar grficamente la

estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la
misma que podr contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en
los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representacin
grfica se recomienda referirse al Paso 5 que seala los conceptos bsicos para la
elaboracin de organigramas.
R La Matriz 4A permitir procesar la informacin de los cuestionarios, la misma
que ser de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad as
como la nueva organizacin materia del proyecto de ROF.
Matriz 4A. Informacin sobre la organizacin actual de la entidad
Funcin General
vinculada
Cd.
Funcin
rgano
Tipo
Denomi nacin
Unidad Orgnica
Funcin
Especfica
Denomi nacin
Funcin
Especfica
Actividades
o tareas
relacionadas
rea que
supervisa el
cumplimiento
reas
involucradas
1A
2A
Esta matriz (4A) ayudar a resaltar las relaciones que existen entre las diversas
reas para el cumplimiento y supervisin del cumplimiento de cada una de las
funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta informacin
se podr trazar la estructura orgnica real, es decir la que funciona en la prctica,
auque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejar la manera de
interrelacionarse de las diferentes reas de la entidad.
NUEVOS
CONCEPTOS
48
Cd #A:
Se refiere a las funciones generales
sealadas por el personal en los
cuestionarios.
Denominacin:
Se refiere al nombre que lleva el
rgano o la unidad orgnica dentro
de la entidad. Ejemplo: Direccin de
Planeamiento y Presupuesto, Oficina
de Inversiones, etc.
Tipo:
Los tipos de rganos pueden ser de
Alta Direccin, Consultivos, de
Control Institucional, de
Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y
Desconcentrados.
Actividades o tareas relacionadas:

Permitir definir mejor la funcin
especfica del rgano o unidad
orgnica al momento de redactar el
nuevo documento de ROF.
rea que supervisa el cumplimiento:

Se refiere al rgano o unidad orgnica que supervisa el accionar del rea,
permitiendo identificar los niveles
jerrquicos en la organizacin.
reas involucradas:
Se refiere a los rganos o unidades orgnicas que contribuyen a
que se cumpla la funcin, actividad o tarea de la unidad en
cuestin y/o a quin beneficia el cumplimiento de las mismas,
permitiendo identificar las dinmicas de trabajo y el modo de
interrelacionarse dentro de la organizacin.
R La Matriz 4B recoger informacin relacionada a aquellas funciones

generales o especficas que de acuerdo a la opinin del personal no se vienen
cumpliendo en la entidad y que son materia de sus competencias, as como las
razones de ello.
Este anlisis permitir a la entidad conocer qu es lo que debe hacer y no est
haciendo, as como sus limitaciones en materia de tiempo, presupuesto, entre
otros, que harn que en algunos casos sea necesario priorizar funciones y tal
vez formular estrategias que les permitan en un plazo razonable cumplir con
todo lo que las normas les encargan.
Matriz 4B. Funciones que no se vienen cumpliendo
Funcin General vinculada
Cd. Funcin
No se cumple por
(Marcar X):
rgano
rgano Funcin
a cargo Especfica
No se cumple por
(Marcar X):
falta de tiempo
falta de tiempo
falta de recursos
falta de recursos
Indefinicin de
responsabilidades
Indefinicin de
responsabilidades
Por estrategia
institucional
Por estrategia
institucional
Otros:
Unidad Orgnica
Unidad
Funcin
Orgnica a
Especfica
cargo
Otros:
No se cumple por
(Marcar X):
falta de tiempo
falta de
recursos
Indefinicin de
responsabilidades
Por estrategia
institucional
Otros:
Finalmente, de la aplicacin del cuestionario tambin se podr obtener

informacin respecto a si existen funciones y/o actividades que se vienen
duplicando dentro de la entidad, as como las duplicidades de funciones con
otras entidades pblicas.
La verificacin de este ltimo aspecto ser
parte del Informe Tcnico Sustentatorio
necesario para el proceso de aprobacin de
la propuesta de ROF.
49
Paso4. Definir las funciones y la estructura

orgnica de la entidad
1.
Elaborar las
Matrices
Comparativas 5 y5A
por fuentes
de informacin
4.
Elaborar Matriz 6
de funciones y reas
del proyecto
de ROF
PASO 4.
DEFINIR LAS FUNCIONES Y
LA ESTRUCTURA ORGNICA
DE LA ENTIDAD
2.
Definir las
funciones generales
y especficas de
la organizacin
3.
Definir el tipo
de organizacin
ms adecuada
para la entidad
Paso 4.1 Cmo elaborar Matrices Comparativas?

R Sobre la base del anlisis normativo, de la estrategia institucional, del ROF
vigente y de los resultados del cuestionario, se proceder a consolidar la
informacin incluida en las matrices en una nica comparativa que
proporcionarn a la entidad informacin respecto a lo que debe hacer y lo
que efectivamente hace.
Esto permitir a la entidad ir identificando problemas como:
- Duplicidad de funciones, entre los rganos y unidades orgnicas de la
misma entidad y con otras entidades pblicas.
- Duplicidad de funciones, entre los rganos y unidades orgnicas de la
misma entidad y con otras entidades pblicas.
- Funciones ejercidas por diferentes rganos o unidades orgnicas que
por su afinidad podran ser ejercidas por una sola.
- Funciones reguladas pero que no son ejercidas por ninguna rea.
- Funciones que son ejercidas pero que no tienen amparo en la legislacin
sustantiva.
50
De ese modo se podr elaborar una matriz

comparativa de las funciones generales
identificadas de acuerdo a las cuatro fuentes de
informacin analizadas, y se podr verificar su
consistencia, tal como lo muestra la siguiente
matriz.
Matriz 5.
Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de Informacin
FUNCIONES GENERALES
Cd.
Marco Legal
Cd.
Estrategia
Institucional
Cd.
ROF vigente
Cd.
1L
1E
1R
1A
2L
2E
2R
2A
3L
3E
3R
3A
4L
4E
4R
4A
5L
5E
5R
5A
Organizacin
Actual
Finalmente, como resultado del anlisis del marco legal de la estrategia

institucional, del ROF vigente y de la organizacin actual de la entidad, se
proceder a elaborar una matriz comparativa de todas las funciones y reas en
base a dichas fuentes de informacin.
El resultado constituir el insumo bsico sobre el cual la entidad
proceder a identificar las funciones y la estructura organizacional que
contendr su nuevo ROF.
51
52
Cod. FG
vinculada
rgano
Cod. FG
vinculada
rgano
Unidad
Orgnica
Funcin
Especfica
de
rgano
Unidad
Orgnica
Estrategia I nstitucional
Funcin
Especfica
de
rgano
Funcin
Especfica
de UO
Marco Legal
Funcin
Especfica
de UO
Cod. FG
vinculada
rgano
Funcin
Especfica
de
rgano
Unidad
Orgnica
ROF vigente
Funcin
Especfica
de UO
Cod. FG
vinculada
rgano
Funcin
Especfica
de
rgano
Unidad
Orgnica
Organizacin actual
Funcin
Especfica
de UO
Esta matriz facilita la preparacin del Informe

Tcnico Sustentatorio al que hace mencin el
Decreto Supremo 043-2006-PCM.
Toda esta informacin deber ser plasmada en la Matriz 6. Funciones y reas a ser incluidas en el Proyecto de ROF de acuerdo a
lo especificado en el Paso 4.3 del Manual.
Como resultado de este paso, y del anlisis de esta Matriz, la entidad identificar y/o definir:
Sus funciones generales y especficas
Los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las mismas
Las relaciones de coordinacin entre stas y otras entidades.
Alta Direccin
Consultorios
Control
Institucional
De
Asesoramiento
De Apoyo
De Lnea
Desconcentrados
Tipo de
rgano
Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de Informacin
Paso 4.2
Definir las funciones generales y especficas de la

organizacin
La Matriz 5A es una suerte de consolidado de todas las funciones que

encontramos en el ordenamiento jurdico; es decir, de las que estn previstas y se
realizan, de las que an estando previstas no se realizan y de las que no estn
planificadas y sin embargo se vienen ejerciendo.
Esta informacin constituye el insumo que se requiere para analizar y
determinar los contenidos del ROF propuesto, convirtindolos en
funciones generales y especficas.
Con esta informacin se redactar el contenido de la Matriz 6, en la que se
reflejar cmo se expresan las funciones, se podr verificar que no existan vacos
normativos (funciones que no se cumplen, pese a estar previstas en las normas
sustantivas), y se podr definir la estructura ptima para la entidad, lo cual ser
materia del siguiente paso (Paso 4.3).
Cmo identificar
adecuadamente las
funciones de una
entidad?
La Matriz 5A sirve
tambin para analizar
la brecha entre lo
que se debera hacer
y lo que se est
haciendo (capacidad
efectiva de la
entidad).
La mejor manera, es
tomando en cuenta los dos
criterios que presentamos
a continuacin:
1er Criterio: Funciones Generales

Las funciones generales sealan a grandes rasgos el conjunto de acciones que
debe realizar la entidad a fin de alcanzar sus objetivos institucionales. En ese
sentido, y sobre la base de la informacin contenida en la Matriz 5A. Matriz
Comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin, los responsables
de la elaboracin del ROF debern preguntarse lo siguiente:
P De acuerdo a la misin institucional, Cules seran las grandes lneas de
accin que debe cumplir la entidad para lograr sus objetivos
(definindose temas de intervencin), de manera consistente con las
competencias de la entidad y lo sealado por la normatividad vigente?
P Cul sera la mejor manera de afrontar esos temas y cumplir con los
objetivos que se tracen alrededor de ellos? Es decir qu acciones
53
Estas acciones se
vern traducidas en
actividades y tareas
de sus distintos
rganos y unidades
orgnicas.
generales deber realizar la entidad para alcanzarlos.

Es necesario que la entidad tenga claramente
identificada la base legal que sustenta todas y
cada una de las funciones generales que sern
incluidas en el proyecto de ROF, con excepcin de
las relativas a los sistemas administrativos.
2do Criterio: Funciones Especficas
Las funciones especficas sealan el conjunto de acciones (actividades
o tareas) cuyo ejercicio est reservado a un determinado nivel
jerrquico (rgano o unidad orgnica). Estas acciones deben estar
acorde con las funciones generales de la entidad y ser conducentes a
alcanzar los objetivos institucionales.
Por ello, una vez definidas las funciones generales, se debern
determinar sus implicancias en distintas materias (direccin, control,
asesoramiento, apoyo, etc.), as como en aspectos operativos. En ese
sentido, las funciones especficas reflejan la forma en que se
operativizan las funciones generales para cada rgano y unidad
orgnica.
Para redactar las funciones especficas, debemos
basarnos en la informacin contenida en la Matriz
5 y preguntarnos lo siguiente:
P De acuerdo a las funciones generales definidas, cuales seran los temas

especficos de intervencin que permitiran dar cumplimiento a las
mismas?
P De acuerdo a la misin de la entidad, sus funciones generales y las
pautas normativas, qu rganos o unidades orgnicas deben ser
puestos en marcha para asegurar el cumplimiento de la labor de la
entidad, y cules seran sus funciones especficas?
P Qu elementos operativos, administrativos, logsticos, materiales u
otros deben existir a fin de permitir contar con las condiciones
adecuadas para dar cumplimiento a las funciones generales de la
entidad, y cmo stos se traduciran en rganos, unidades orgnicas y
funciones especficas en la organizacin?
54
Tengamos presente
R Las funciones especficas que se definan para los rganos y unidades
orgnicas deben guardar una estricta y clara relacin al menos con una
de las funciones generales de la entidad.
R Las funciones especficas de las unidades orgnicas se vinculan al
menos con una de las funciones especficas del rgano al cual se
encuentran adscritas.
Recordemos siempre que la entidad

debe tener claramente identificada
la base legal que sustente su
propuesta de Funciones Especficas.
Qu aspectos se deben tener en cuenta para la definicin de las

funciones especficas por rganos y unidades orgnicas?
Antes de definir las funciones especficas debemos considerar lo siguiente:
P Las funciones que se definen para cada uno de los rganos o unidades
pueden darse en cualquier nivel jerrquico de tipo estratgico, tctico u
operativo, con la condicin de respetar la secuencia jerrquica, es decir que
las funciones de una dependencia no sobrepasen o superen a las funciones
de su nivel inmediatamente superior, sino que se desplieguen a partir de
stas.
P Las funciones debern expresarse en forma clara y precisa, inicindose con
verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez ms operativas,
enumerndose slo aquellas que puedan cumplirse efectivamente y no las
que se estime que podran eventualmente llevarse a cabo.
P Cuidar que las funciones de la unidad orgnica sean congruentes con las
funciones que persigue el rgano del que depende, el mismo cuyas
funciones debern guardar estricta relacin con las funciones generales de
la entidad, debiendo estar estas ltimas orientadas a la consecucin de la
misin y objetivos de la entidad.
P Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser
55
afines, compatibles y/o complementarias.

P Cuando una funcin sea de coordinacin entre dos rganos o unidades o
ms, sta deber especificarse en los dos.
Tengamos presente
Si una norma especfica o de aplicacin general asigna funciones a una
entidad o funcionario de esta sin especificar el rgano responsable de la
misma, estamos dando la flexibilidad suficiente para que la misma entidad
se encargue de designar el rgano o unidad responsable de cumplir dicha
funcin. Es necesario, por lo tanto, recordar que la funcin regulada en las
normas sustantivas o de aplicacin general sea debidamente asignada de
modo tal que seale claramente al responsable encargado de cumplirla
al interior de la entidad.
Qu consideraciones se debe tener para la descripcin y

redaccin de las funciones?
Se debe tener en cuenta lo siguiente:
P Se deber procurar que la descripcin de cada funcin no exceda un
prrafo de tres lneas.
P Se deber evitar el uso de adjetivos calificativos.
P Se iniciar la descripcin de cada funcin con un verbo en infinitivo.
P Se deber ser muy cuidadoso en la seleccin de los verbos que definan
las funciones de los distintos niveles jerrquicos de la entidad.
A continuacin, el manual propone, a manera de

ejemplo, una lista de los verbos que podran ser
utilizados en la redaccin de funciones generales
y especficas, segn a qu rgano estn
orientadas:
56
57
Proponer
Recopilar
Dirigir
Efectuar
Ejecutar
Elaborar
Emitir
Evaluar
Establecer
Evaluar
Expedir
Fomentar
Formular
Informar
Visar
Sistematizar
Proponer
Opinar
Lograr
Formular
Establecer
Emitir
Compendiar
Asesorar
Absolver
ASESORAMIENTO
Establecer
Emitir
Ejecutar
Disponer
Disear
Dirigir
Dictar
Desarrollar
Coordinar
Controlar
Conducir
Concertar
Brindar
Autenticar
Asesorar
Aprobar
Apoyar
LNEA
Vigilar
Supervisar
Proponer
Promover
Planificar
Participar
Imponer
Identificar
Formular
Evaluar
(*) Es importante tener en claro que la seleccin de verbos propuesta segn los tipos de rganos es indicativa, no necesariamente exclusiva. Es
decir, los verbos de una categora pueden ser usados en otra si el caso lo amerita.
Visar
Verificar
Suscribir
Supervisar
Registrar
Promover
Programar
Producir
Planificar
Difundir
Conducir
Participar
Dirigir
Visar
Conocer
Cautelar
Organizar
Integrar
Desarrollar
Suscribir
Conducir
Asistir
Apoyar
Informar
Designar
Supervisar
Concertar
Proponer
Administrar
Identificar
Coordinar
Representar
Asistir
Emitir
Actualizar
F ormular
Delegar
Refrendar
Asesorar
Asesorar
Abastecer
APOYO
Controlar
Proponer
Aprobar
Absolver
CONSULTIVO
Coordinar
Presidir
Apoyar
ALTA DIRECCIN
VERBOS COMUNES POR TIPO DE RGANO (*)
P Al definir una funcin se deber tener cuidado de no utilizar ms de un

verbo que tenga el mismo significado. Para facilitar la estandarizacin de los
trminos se ha elaborado una lista de los verbos ms usados, as como su
significado en el contexto de las normas de organizacin y funciones del
sector pblico.
Son verbos sinnimos:

Supervisar , controlar , verificar , vigilar
Velar por, garantizar
Evaluar
Conducir, dirigir , liderar
Planear, planificar
Apoyar , colaborar
Recopilar , compilar, compendiar
Promover, impulsar, fomentar
Definir
Formular , elaborar
Coordinar, armonizar
Concertar , acordar , convenir, concordar

Informar , comunicar
58
Se utilizan para funciones que

implican:
Ejercer la inspeccin superior en
trabajos realizados por otros .
Asegurar que existen condiciones para
que se cumpla algo que realiza un
tercero.
Calificar la calidad o el cumplimiento de
lo realizado por otro
Estar a cargo, como responsable
principal.
Hacer planes o proyectos .
Ayudar a otras personas o reas en la
realizacin de una tarea que es
responsabil idad principal de ella .
Juntar y organizar informacin y
hacerse cargo de su integridad .
Iniciar o dar empuje a una tarea o
proceso procurando su logro. No supone
la ejecucin directa de la actividad
(supone hacer alguna actividad previa a
la principal que permita que otros la
lleven a cabo o dar las condiciones para
que otros la lleven a cabo)
Tomar decisin sobre algo (poltica
pblica, proceso administrativos, etc.)
Hacer o preparar proyectos, polticas
pblicas, informes que sern aprobados
por otro .
Hacer gestiones para que los
involucrados logren determinado
resultado .
Determinar o resolver por comn
acuerdo con otros involucrados .
Enterar, dar noticia de algo de manera
oficial .
P La tendencia de la redaccin debe ser sencilla para su fcil lectura, evitando

en lo posible el uso excesivo de palabras para describir un mismo verbo. Por
ejemplo:
Decir
Puede decirse
Prestar asesoramiento
Asesorar
Brindar apoyo
Apoyar
Lograr la recopilacin
Recopilar
Establecer la coordinacin
Coordinar
P Cuando se emplee el uso de determinados verbos que suponen una

interrelacin con algn otro rgano, unidad orgnica u entidad, deber
especificarse al momento de redactar a cul de ellos se hace referencia. Esto
otorga claridad al objetivo de la funcin y evita posibles malos entendidos.
A continuacin algunos ejemplos:
Funcin (tarea)
Verbo
usado
Pregunta
Respuesta
Absolver consultas de
carcter jurdico
Absolver
A quin?
A las
unidades
orgnicas
Proponer las
disposiciones
legislativ as o
reglamentarias que
juzgue convenientes
Coordinar la
celebracin de
convenios para la
promocin y
proteccin de
inversiones y
convenios para evitar
la doble tributacin
Proponer
A quin?
Al Ministro
Coordinar
Con quin?
Ministerio de
Relaciones
Exteriores
Redaccin
Absolver consultas de
carcter jurdico que
formulen las unidades
orgnicas del
Ministerio.
Proponer al Ministro
las disposiciones
legislativas o
reglamentarias que
juzgue convenientes.
Coordinar con el
Ministerio de
Relaciones Exteriores
la celebracin de
convenios para la
promocin y
proteccin de
inversiones y
convenios para evitar
la doble tributacin
59
Paso 4.3
Definir el tipo de organizacin ms adecuada
Una vez definidas las funciones generales y especficas que debe cumplir la
entidad, se deber proceder a agruparlas de la manera ms adecuada para
el cumplimiento eficiente de la misin y de los objetivos institucionales.
Para este fin, debemos definir la estructura orgnica de la entidad y asignar
funciones por rganos y por unidades orgnicas.
Para ello, sobre la base del anlisis de la Matriz 5A, y considerando las
normas que sealan la creacin de determinadas reas en la entidad, se
proceder a definir el tipo de estructura organizacional que se aplicar en la
entidad as como los rganos y unidades orgnicas que la conformarn.
Este paso es primordial ya que la estructura que la entidad elija para

organizarse definir la interrelacin entre las diferentes reas
(incluyendo las relaciones de poder) y marcar la dinmica de su
trabajo.
Qu tipos de estructuras organizacionales existen?

El diseo de la estructura de la organizacin requiere un anlisis previo de las
ventajas, inconvenientes y aplicacin de cada una de las alternativas posibles.
Para ello, presentamos a

continuacin los tipos o formas
de organizacin interna ms
comunes.
Estructura Lineal
La Estructura Lineal est basada en la autoridad directa del jefe sobre los
subordinados (la estructura militar es un buen ejemplo). Sus caractersticas son
las siguientes:
60
P Entre el superior y los subordinados existen lneas directas y nicas de

autoridad y responsabilidad.
P Las lneas de comunicacin se establecen con rigidez y tienen slo dos
sentidos: uno orientado hacia arriba que lo une al cargo superior y
representa la responsabilidad frente al nivel ms elevado y otro
orientado hacia abajo que lo une a los cargos directamente
subordinados y representa su autoridad sobre los niveles inferiores.
P Permite una clara delimitacin de responsabilidades y un control sencillo
de las mismas ya que el poder y las decisiones estn claramente
centralizados.
Sin embargo, la rigidez e inflexibilidad de la organizacin lineal dificulta la
innovacin y la adaptacin de la misma a nuevas situaciones o condiciones
externas; asimismo impide la especializacin de la organizacin puesto que
involucra a todos los jefes en la mayor cantidad de asuntos posibles en la
organizacin.
Estructura funcional
La Estructura Funcional es la ms usada en las entidades pblicas y aplica el
principio funcional o principio de la especializacin de funciones para cada tarea.
Se caracteriza por:
P Separar, distinguir y especializar la labor de la entidad.
P La divisin de responsabilidades se establece mediante una especializacin
del trabajo por reas similares.
P Fomenta la creacin de profesionales en las diferentes funciones con un alto
grado de especializacin y experiencia en las mismas.
P Se establece una jerarqua funcional en la que las actividades se coordinan
segn reglas, normas, polticas y procedimientos estandarizados.
P Este tipo de estructura permite que cada cargo se concentre exclusivamente
en su trabajo o funcin y no en las dems tareas secundarias, as mismo que
cada cargo reporte ante expertos en su campo de especializacin.
61
El punto dbil de la estructura funcional es que puede suceder que la ausencia de

una autoridad lineal dificulte para los cargos superiores, el control de los cargos
inferiores. Esto trae por consecuencia una posible prdida de la unidad de mando
y dificultades al momento de delimitar responsabilidades.
En la prctica, la mayora de entidades de la administracin pblica ha

adoptado una combinacin entre la estructura funcional y la lineal,
tambin conocida como piramidal.
Estructura matricial o por proyectos

En esta estructura, especialistas de diferentes partes de la organizacin se unen
para trabajar en proyectos especficos. Es decir, resulta de la participacin de una
o ms unidades funcionales en el desarrollo de proyectos dentro de una misma
estructura organizacional. Sus caractersticas son:
P Tiene un sistema de autoridad doble, uno que nace de la relacin funcional
y otro del proyecto institucional especfico. Por lo general, para evitar doble
mando, el director de proyecto suele responder ante el director general.
P Suele utilizarse en aquellas entidades que necesitan respuestas a los
cambios rpidos. Por ello, se decide la participacin de quienes poseen los
conocimientos, es decir los expertos, y la cabeza del proyecto y no slo de la
autoridad funcional.
P Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea
necesario y favorece el intercambio de experiencias entre especialistas para
lograr una mejor calidad tcnica.
Sin embargo, puede suceder que se produzca cierta confusin acerca de quien
depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de
delimitacin de autoridad; asimismo, en algunos casos da lugar a una lucha por
el poder entre el responsable del rea funcional y el responsable del proyecto
especfico.
62
Estructura Territorial o Geogrfica

La Estructura Territorial o Geogrfica suele aplicarse cuando una entidad, de
acuerdo con sus funciones, debe atender demandas de servicios en el
mbito nacional y territorial. Se caracteriza por:
P Tener una organizacin estructurada en unidades que, adems de su sede
central, tengan jurisdiccin en diferentes zonas territoriales.
P Basarse en un sistema de direccin que otorga un alta grado de autonoma a
sus unidades territoriales. Esto con el fin de asegurar su operatividad y
flexibilidad para adaptarse a cada realidad territorial, teniendo como marco
las polticas generales y los lineamientos establecidos por el nivel central.
Cmo definir la estructura organizacional ms adecuada para la

entidad?
Para este fin, se debe manejar tres aspectos.
- Primero, conocer el concepto de Estructura Organizacional.
- Segundo, revisar los elementos clave para su diseo
- Tercero, aplicar los criterios pertinentes para su desarrollo.
A continuacin, se desarrollan estos aspectos de manera detallada:
1ero.- La estructura organizacional
Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se
especifica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben
existir entre los diferentes rganos y unidades orgnicas de una entidad a efectos
de lograr sus objetivos.
Organizarse internamente constituye el reflejo de la capacidad de

toda entidad para la divisin del trabajo y la asignacin de funciones y
responsabilidades.
63
2do.- Los elementos clave para el diseo de una estructura

organizacional
La Departamentalizacin, la Cadena de Mando y el Tramo de Control son
aspectos muy importantes que se deben tener en cuenta al momento de
disear la estructura organizacional.
NUEVOS
CONCEPTOS
Departamentalizacin.Proceso que consiste en agrupar

funciones y/o tareas en conjuntos
especializados en el cumplimiento de ciertos tipos de actividades
(rganos o unidades orgnicas).
La calidad de una organizacin

depende mucho de la calidad de la
departamentalizacin, y en consecuencia, de la adecuada delegacin
de funciones y autoridad para el
desarrollo de las mismas.
Cadena de mando.Es la lnea continua de autoridad

que se extiende desde la cima de la
organizacin hasta el eslabn ms
bajo y define quin informa a
quin.
Permite contestar las preguntas

de los empleados tales como:
A quin acudo si tengo un
problema? Ante quin soy
responsable?, etc.
Cadena de mando.Tramo de control.- Determina el

nmero de niveles y responsables
en la organizacin
3ero.- Criterios para el diseo de una estructura organizacional

P Contar con una misin y objetivos institucionales claramente definidos as
como con una estrategia para su consecucin.
P Toda responsabilidad deber ir acompaada por una autoridad
correspondiente claramente identificada. Cada empleado debe ser
responsable ante una sola persona.
P Mantener una adecuada delimitacin del mbito de accin de la autoridad
dentro de la organizacin evitar problemas de comunicacin, falta de
control administrativo y fuga de responsabilidades.
P Una divisin adecuada del trabajo evitar duplicidad de funciones.
64
Tengamos presente
Es importante que las entidades se organicen para hacer ALGO (cumplir sus
funciones); por ende, el tamao y modelo de organizacin deben reflejar la
mejor forma de organizarse y no ser simplemente una forma de justificar y
mantener los recursos con los que ya cuenta.
Qu tipos de rganos puede contener la estructura de la

entidad?
De acuerdo a lo sealado en la normatividad vigente, las entidades debern o
podrn contar con los siguientes tipos de rganos en su estructura
organizacional, los mismos que a su vez podrn estar compuestos o no de
unidades orgnicas:
rganos de Alta Direccin.- Este rgano configura el primer nivel
organizacional de la Entidad, est integrado por el rgano que constituye la
mxima autoridad de la Entidad; es decir los Consejos Consultivos (cuando
corresponda) y la Secretara General o quien haga sus veces. Sus asesores no
constituyen unidades orgnicas.
rganos Consultivos.- Son por lo general comisiones u otros espacios de
consulta en las que se convoca a especialistas o representantes de grupos con
un inters determinado para que emitan su opinin o recomendacin sobre
materias previamente determinadas. Sus opiniones o recomendaciones no son
vinculantes para la entidad (no son obligatorias) y sus miembros participan adhonorem.
rgano de Control Institucional.- Es el rgano conformante del Sistema
Nacional de Control, cuyo responsable guarda dependencia funcional y
administrativa con la Contralora General de la Repblica, siendo esta ltima
quien determina las funciones del rgano.
Segn las caractersticas de la Entidad y la complejidad de los procesos, el
rgano de Control Institucional podr constituir unidades orgnicas, lo cual
debe justificarse en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el
Decreto Supremo N 043-2006-PCM, debiendo considerarse la naturaleza,
complejidad y volumen de funciones as como acreditar la opinin previa
favorable de la Contralora General de la Repblica.
65
rganos de Asesoramiento.- Son los encargados de brindar asesora a las

entidades en determinados conocimientos especializados. La normatividad
establece que las entidades contarn con los siguientes rganos de
asesoramiento:
Una Oficina de Asesora Jurdica y
Una Oficina de Planeamiento y Presupuesto.
Este ltimo tiene a su cargo las materias de Planeamiento, Presupuesto,
Racionalizacin y Cooperacin Tcnica Internacional. Asimismo, con la
justificacin correspondiente mediante el Informe Tcnico Sustentatorio,
atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad. Las
funciones previstas para el segundo rgano podrn ser desagregadas o
asignadas a otro.
rganos de Apoyo.- Los rganos de apoyo son aquellos que brindan soporte
al quehacer de la Entidad, concentran las acciones de coordinacin y ejecucin
de los sistemas de gestin. La normatividad establece que las entidades
contarn con una Oficina General de Administracin como rgano de apoyo a
cargo de las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas, Adquisiciones,
Administracin de Personal y Sistemas.
Asimismo, con la justificacin correspondiente mediante el Informe Tcnico
Sustentatorio, atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao
de la entidad, las funciones previstas para este rgano podrn ser
desagregadas o asignadas a otro.
rganos de Lnea.- Son aquellas unidades tcnico normativas que:
- formulan y proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional
sobre la materia de su competencia y supervisan su cumplimiento.
- ejecutan actividades que permiten dar cumplimiento a las funciones
especficas de la entidad.
Segn el tipo de entidad, podrn estructurarse a travs de Direcciones
Nacionales, Direcciones Generales o Direcciones, segn corresponda. La
creacin de estos rganos y de sus unidades orgnicas se decidir de acuerdo
con la naturaleza, complejidad y volumen de funciones a cargo y su
disponibilidad presupuestal y siempre que se encuentren debidamente
justificadas en el Informe Tcnico Sustentatorio.
66
rganos Desconcentrados.- Son rganos de la entidad con funciones

especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado.
Actan en representacin y por delegacin de esta dentro del territorio sobre
el cual ejercen jurisdiccin.
Tengamos presente
1. Las Mesas y Grupos de Trabajo y los Comits Tcnicos son
estructuras temporales que se dan en forma peridica preestablecida
para cumplir con un objetivo definido; estn compuestas por quienes
prestan servicios en distintas reas de entidades pblicas. Son de
carcter temporal y realizan encuentros de trabajo concreto, por lo
que no debern ser considerados en la estructura de la entidad, con
independencia de la denominacin formal que las normas le
reconozcan.
2. Las Comisiones son estructuras de carcter no permanente, que
tienen objetivos temticos precisos, por un plazo determinado y son
producto de la voluntad poltico institucional, por lo que no deben
figurar en la estructura de la organizacin, con independencia de la
denominacin formal que las normas le reconozcan.
En qu casos se justifica la creacin de rganos o unidades

orgnicas?
La entidad debe ser muy cautelosa al determinar la necesidad de crear nuevas
reas en su organizacin, ya que estas implican la contratacin de personal
adicional y, por ende, la necesidad de ampliar sus mecanismos de control
interno o expandir su administracin para darles el apoyo que requieran, entre
otros.
A continuacin se proponen algunos criterios generales que justificaran la
creacin de rganos y/o unidades orgnicas en la entidad:
P Si la labor de la entidad implica la ejecucin directa de actividades que
requieren un nmero significativo de personas, la agrupacin de funciones
o actividades para formar nuevas reas en la organizacin (rganos o
67
unidades orgnicas) es necesaria cuando el accionar de la entidad se amplia

ms all del tamao que pueda gerenciar con eficacia una sola persona.
P Si la labor de la entidad no implica la ejecucin directa de actividades que
requieren un nmero significativo de personas, la divisin deber hacerse
en funcin a las tareas que se tiene previsto realizar y que si bien se
interrelacionan tienen naturalezas tan distintas y requieren tal
especializacin, que ameritan que estn a cargo de reas distintas.
De manera ms especfica, los Lineamientos sealan que la creacin de
unidades orgnicas slo se justifica, dependiendo del tipo de entidad,
cuando:
P Un rgano de lnea, de apoyo o de asesoramiento de la entidad cuenta con
ms de 15 personas, en cuyo caso se evaluar la necesidad de crear una o
ms unidades orgnicas adscritas a dicho rgano.
P La carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de
uno de los rganos de la entidad justifica la creacin de una unidad
orgnica.
Ignorar estos
criterios al crear
rganos, puede
conducir a generar
problemas de
control de persona,
de administracin,
entre otros
P Se establece, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de

independizar ciertos servicios o tareas.
En qu casos se justifica la creacin de rganos

desconcentrados?
Una entidad podra requerir crear un rgano desconcentrado cuando la
naturaleza de sus actividades requiere una presencia territorial que no puede
ser asumida con efectividad por motivos de distancia. En ese supuesto, se
podrn crear rganos subordinados a la entidad con facultades especficas
para resolver sobre la materia y mbito territorial que se determine.
La jurisdiccin de un rgano desconcentrado no requiere responder a la
demarcacin poltico administrativa del territorio sino a otros criterios como la
economa de escala de las operaciones, la demanda por servicios y, en algunos
casos, la necesidad de presencia territorial de la entidad en razn de la
naturaleza esencial de sus funciones para el ejercicio de los derechos
ciudadanos.
68
Paso 4.4
Elaborar la Matriz de funciones y reas del proyecto

de ROF
Como resultado de los Pasos 1 a 4.3 y, en particular, del anlisis que se realice a la
Matriz 5A, la entidad habr identificado y/o definido sus funciones generales y
especficas, as como los rganos y unidades orgnicas que se harn cargo de las
mismas. Esta informacin deber ser plasmada en el siguiente formato (Matriz 6)
a fin de facilitar la redaccin del documento de ROF.
Esta matriz incluir para cada funcin general lo siguiente:
La entidad y conjunto de funciones especficas de los rganos que la
conforman.
La referencia al marco legal que las sustenta, sealndose el nmero de la
norma sustantiva.
De ser necesario, el (los) artculo(s) o disposicin(es) en cuestin.
Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de ROF
FUNCIONES GENERALES
Sustento Legal
Sustento Legal
Tipo de
Unidad
Funcin
Artculo/ Funcin rgano rgano
Artculo/ Funcin
Orgnica
Norma
Norma
(*)
Disposicin
Disposicin
(*) La Matriz se subdividir segn el tipo de rgano que se haga cargo de las
funciones especficas que se desprenden de las funciones generales de la
entidad, estos pueden ser rganos de Alta Direccin, Consultivos, de Control
Institucional, de Asesoramiento, de Apoyo, de Lnea y Desconcentrados.
69
Ejemplo:
De la funcin general del Ministerio de Transporte y Comunicaciones
vinculada con la conservacin del medio ambiente, se desprenden las
siguientes funciones especficas:
Establecer y mantener actualizado un Registro nico de las unidades de
transporte terrestre de materiales y/o residuos peligrosos.
Paso 5
Disear el organigrama de la entidad
Este paso guiar a la entidad en la elaboracin de su organigrama organizacional
de la siguiente manera:
P Respondiendo a preguntas clave,
P Sealando criterios de diseo de organigramas
P Revisando ejemplos de estos segn la estructura organizacional que se
adopte.
a)Qu es un organigrama?
Es la representacin grfica de la estructura orgnica de la entidad y refleja en
forma esquemtica:
La posicin de los rganos que la conforman,
P Los niveles jerrquicos
P Los canales formales de comunicacin
P Las lneas de autoridad, as como sus respectivas relaciones.
70
b)Cul es la importancia de un organigrama?

Un organigrama es de vital importancia para toda entidad, porque:
P Constituye una fuente autorizada de informacin sobre cmo estn
dispuestos los rganos y/o unidades orgnicas de una entidad. Tambin
ilustra qu relaciones existen entre aquellos de acuerdo con el tipo de
funcin o actividad que desempean.
P Indica la relacin de jerarqua que guardan entre s las principales reas de
una entidad, permitiendo detectar con precisin las fallas de control que
pudieran existir.
P Facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la
organizacin.
P A travs de anlisis peridicos de los organigramas se puede detectar
cundo, por ejemplo, el espacio de control de un rgano o unidad excede a
su capacidad o nivel.
P Permite identificar relaciones de dependencia confusa. Estas se dan cuando
se crean rganos y/o unidades orgnicas sin estudiar previamente su
ubicacin; como consecuencia, en el momento de representarlos
grficamente se descubren dos (o ms) lneas de comunicacin.
c) Cules son los requisitos fundamentales de un organigrama?

Para el buen entendimiento y funcionalidad de un organigrama, es necesario
cumplir con los siguientes requisitos:
Precisin.- Tanto los rganos, las unidades orgnicas y sus interrelaciones
deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus niveles
jerrquicos. Para no saturarlo de informacin, no debe comprender a los
trabajadores.
Vigencia.- Es importante que los organigramas reflejen la situacin presente
y por ello sean constantemente actualizados, de all que sea aconsejable
indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualizacin, as como el
nombre de la unidad responsable de su elaboracin.
71
Es importante
que los
organigramas de
la entidad estn
debidamente
actualizados.
Uniformidad.- Para facilitar la lectura de un organigrama es recomendable

uniformizar el empleo de las lneas y figuras utilizadas.
d)Qu pasos se deben seguir antes de disear un organigrama?

Estos datos se
encuentran en la
Matriz 6.
Lo primero que se debe hacer para elaborar un organigrama es recopilar la

informacin bsica que requiere su contenido. Dicha informacin debe
responder a las siguientes preguntas:
Cules son los rganos y unidades orgnicas que integran la entidad?
Cul es el nivel jerrquico que estos ocupan en la estructura orgnica y qu
relaciones de coordinacin existen?
Dicha informacin no slo ha sido debidamente recopilada en los pasos previos
que anteceden la elaboracin del organigrama (Pasos del 1 al 4), sino tambin
clasificada y concentrada en matrices para su manejo gil y claro; por lo que su
diseo debe ser muy sencillo, basndose en la Matriz 6. Funciones y reas que
sern incluidas en el Proyecto de ROF.
e) Qu criterios de diseo se deben considerar?

Tanto las figuras utilizadas para representar las reas (rganos y unidades
orgnicas) de una entidad, as como las lneas de conexin empleadas para
indicar las relaciones existentes entre ellos, constituyen los elementos esenciales
que componen el diseo de un organigrama. A continuacin, se sealan algunas
de las principales reglas o criterios que existen al respecto:
Forma de la Figura.- Si bien pueden utilizarse varios tipos de figuras para
elaborar un organigrama (rectngulo, crculo, cuadro, elipse), se recomienda
usar un solo tipo para simbolizar los diferentes tipos de rganos y unidades
orgnicas que integran una entidad. Sin embargo, dada la facilidad de diseo de
las figuras de trazo horizontal, se recomienda utilizarla la figura del rectngulo.
Dimensin de la figura.- Aunque suele relacionarse el tamao de la figura con la
importancia del rgano, no es necesaria la reduccin progresiva de sus
72
dimensiones para establecer diferencias de nivel jerrquico, estas diferencias se

establecen por la posicin de las unidades en el grfico.
Ejemplo de dimensin de las figuras
Incorrecto
Correcto
Ubicacin de las figuras.- Cuando se ubiquen las figuras al interior del

organigrama, se debe considerar los tres niveles jerrquicos existentes en toda
entidad:
NIVELES
ORGANIZACIONALES
NIVELES JERRQUICOS
1 NIVEL
ALTA DIRECCIN
2 NIVEL
3 NIVEL
RGANOS DE
LINEA
RGANOS DE
ASESORAMIENTO Y
ORGANOS DE APOYO
Unidades
orgnicas de
rganos
de lnea
Unidades orgnicas
de rganos de
asesoramiento
y de apoyo.
A partir de ello se recomienda que el esquema del organigrama sea de la siguiente

manera:
En la parte Superior, a los rganos de la Alta Direccin y rganos Consultivos.
En la parte Intermedia, a los rganos de Apoyo y Asesoramiento y sus
respectivas unidades orgnicas (asesora legal, planeamiento, presupuesto, etc.)
En la parte Inferior, a los rganos de lnea y sus unidades orgnicas.
73
Tengamos presente
P El rgano de Control Institucional, de conformidad con lo
establecido por las normas emitidas por la Contralora General de la
Repblica, se ubica en el mayor nivel jerrquico de la entidad, por lo
que debe graficarse en la parte superior del organigrama.
P La Procuradura Pblica, en el caso de las entidades que cuenten con
este rgano, tambin debe graficarse en la parte superior del
organigrama, dada su dependencia funcional y normativa con el
Consejo de Defensa Judicial.
Despacho
Ministerial
rgano
Procuradura
Control
Pblica
Lneas de conexin.- Las lneas que unen las figuras representadas en el

organigrama representan las diversas relaciones que se dan entre las unidades
que integran la estructura orgnica. A continuacin, se proporcionan criterios
especficos con el objeto de uniformizar su presentacin.
Relacin Principal de Autoridad (relacin lineal).- Es aquella que implica
una relacin de subordinacin entre los rganos y unidades orgnicas que los
conforman. A continuacin veremos ejemplos diversos con los criterios a tener
en cuenta durante su realizacin.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia
abajo, ya que en este caso se pone de relieve solo uno de los componentes
de la relacin de autoridad, descuidndose el elemento ascendente o sea
relacionado con la relacin de responsabilidad.
74
Incorrecto
Correcto
El diseo debe disponerse de modo que todas las unidades orgnicas que
dependen de un superior queden ligadas a l por una sola lnea.
Incorrecto
Correcto
Deben rechazarse las ramificaciones que incluyan tramos injustificados.
Incorrecto
Correcto
No deben adelgazarse las lneas de autoridad a medida que se descienda a

los sucesivos niveles ya que no es necesario proporcionar una visin
cuantitativa de la autoridad por medio de dicho procedimiento. Es la
posicin relativa de los rganos y unidades orgnicas lo que finalmente
marca las lneas de autoridad.
75
Incorrecto
Correcto
Otras recomendaciones:
Para evitar el cruce de dos lneas, se recomienda ensayar diferentes
colocaciones hasta encontrar la que permita suprimir los cruces, o por
lo menos reducirlos al mnimo.
La lnea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos
entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales
representados deber aparecer explicado en la leyenda del
organigrama.
Relacin de Coordinacin.- La relacin de coordinacin es aquella que tiene
por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas unidades de la
organizacin, que podr darse entre unidades del mismo o diferente nivel
jerrquico.
Este tipo de relaciones suele representarse por medio de lneas largas de trazo
discontinuo, como se puede apreciar en el siguiente ejemplo.
(.) RELACIN DE COORDINACIN
76
Relacin con los rganos Desconcentrados.- Es conveniente disponer los

rganos desconcentrados en el ltimo nivel del organigrama. Entre esta ltima
representacin y el grfico de la dependencia, deber trazarse una lnea de eje
que permita establecer la distincin entre ambos, como se ve a continuacin:
O.D..
SEPARACIN CON LOS ORGANISMOS DESCENTRALIZADOS
Relacin con los Organismos Pblicos Descentralizados.- La relacin de

este tipo de rganos, es una relacin de autoridad lineal o directa, ya que
dependen del rgano de ms alta jerarqua de la entidad, su colocacin se
plasma al final de los niveles jerrquicos, despus de anotar una lnea
discontinua. Se caracterizan por contar con personalidad jurdica y patrimonio
propio.
77
O.P.D.
SEPARACIN CON LOS ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS
Relacin con las Comisiones.- Las Comisiones sern representadas en la

estructura organizacional slo y nicamente si cumple funciones de carcter
permanente en la entidad. De acuerdo al tipo de comisiones, stas pueden
clasificarse en:
P Comisiones Consultivas. Debera aparecer despus del rgano del que
depende, utilizando el rectngulo de trazo discontinuo.
P Comisiones Interinstitucionales. Son aqullas integradas por los
representantes de diversas entidades pblicas y que tienen por objeto
coordinar acciones determinadas. Cuando se requiera incluirlas en el
organigrama de la entidad que las engloba, deber colocarse en un recuadro
general de trazo discontinuo que est ligado por una lnea de coordinacin,
dispuesta perpendicularmente a la autoridad de la misma.
Por ejemplo, si estamos ante el organigrama del titular de un ministerio,
para los casos mencionados, debera verse as:
78
COMISIONES
Despacho
Ministerial
Comisin
Consultiva
Comisin
Interinstitucional
79
Para finalizar el tema del

diseo de un organigrama,
revisemos cules son sus
ventajas y desventajas.
Ventajas del Organigrama

Permite apreciar a simple vista la
estructura general y las relaciones
de trabajo en la entidad.
Muestra quin depende de quin.
Indica alguna de las peculiaridades

importantes de la estructura de la
organizacin, sus puntos fuertes y
dbiles.
Desventajas del Organigrama

La desventaja considerada ms
desfavorable es que con
frecuencia indican la organizacin
como era antes y no como
actualmente es, ya que muchas
entidades olvidan actualizarlos,
descuidando el dinamismo de la
organizacin, lo cual hace que un
organigrama sea obsoleto o incluso
perjudicial .
Representa nicamente las

relaciones formales entre los
rganos que integran las entidades
pblicas.
Sirve como historia de los cambios

y medio de informacin al pblico
acerca de las relaciones de
trabajo en la entidad.
Indica al personal, y en particular
a los de nuevo ingreso, la forma en
que deben integrarse a la
organizacin.
80
Paso 6
Anlisis final de viabilidad del Proyecto de ROF
En este acpite se dar pautas para que la entidad verifique si la propuesta de ROF
2
ser o no viable. Para ello se debern responder las siguientes preguntas :
P Todos los procedimientos administrativos contemplados en el TUPA estn
considerados en las funciones previstas?
Ser posible, bajo la nueva estructura, asignar e identificar a los
responsables de resolver dichos procedimientos administrativos?
P Es posible tercerizar algunas de las labores de los rganos de
asesoramiento o de apoyo de la entidad?
De ser posible, se har un anlisis comparativo de las ventajas y riesgos de
hacerlo, se analizarn las previsiones que puedan ser tomadas para
minimizar los ltimos y se compararn los costos de realizar dichas tareas
con y sin tercerizacin de la labor. Si se optara por tercerizar, este
anlisis deber ser incluido en el Informe Tcnico Sustentatorio.
P La nueva organizacin representar un cambio sustantivo en el Cuadro de
Asignacin de Personal?
Si la respuesta es afirmativa, se deber elaborar un borrador de CAP que
se incluir en el Informe Tcnico Sustentatorio.
P Cunto cuesta la nueva organizacin?
Elaborar un cuadro comparativo de los gastos de operacin de la
estructura vigente y la propuesta.
P Puede ser financiada y con qu recursos?
Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un
mayor gasto corriente para la entidad, deber incluirse la sustentacin del
financiamiento de este, as como la proyeccin de gasto corriente con un
horizonte de tres aos.
2 Se considera necesario el anlisis dada la falta de congruencia que suele existir entre las funciones previstas y la realidad
de las capacidades de las entidades. Otros motivos, son la falta de personal para cubrir las responsabilidades y la necesidad
de realizar una prueba de coherencia entre los instrumentos.
81
Paso 7
Elaborar el documento de proyecto de ROF
Los pasos anteriores han permitido definir las funciones que competen a la
entidad, as como identificar el modelo de organizacin que mejor se ajuste a sus
funciones. En este paso se deber elaborar el documento del Proyecto de ROF, de
acuerdo con lo que establecen los Lineamientos, y sobre la base de la informacin
contenida en la Matriz 6.
Contenidos del documento de ROF propuesto
El ROF contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuentas los siguientes
rubros: En los Anexos 2C, 3C y 4C se presentan ejemplos de estructura y redaccin
de ROF para Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales que tienen
por objeto guiar en el proceso a las entidades.
Titulo Primero: De las Disposiciones Generales
En este rubro se detallar la naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y
funciones generales de la Entidad, de acuerdo con las precisiones siguientes:
Naturaleza Jurdica, entendida como las caractersticas de la personera
jurdica de la Entidad, conforme a las disposiciones legales de organizacin
y funciones.
Entidad de la que depende, de ser el caso y el tipo de dependencia que
existe con ella, ya sea funcional, tcnica y/o administrativa.
Jurisdiccin, estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus
competencias la entidad.
Funciones Generales, entendidas como el conjunto de acciones que debe
realizar la entidad con el fin de alcanzar los objetivos y metas de su gestin
misional y administrativa. Estas provienen por lo general de las normas
sustantivas que debe administrar la entidad.
Base legal, se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones
de a entidad.
Titulo Segundo: De la Estructura Orgnica
En esta seccin se incluir una descripcin ordenada jerrquicamente de los
rganos y unidades orgnicas de la entidad. Es necesario codificar la estructura
82
orgnica de tal forma que sea posible visualizar fcilmente las cadenas de mando,
tramos de control (niveles de jerarqua) y las relaciones de dependencia al interior
de la organizacin. Esta descripcin de la estructura orgnica debe coincidir con
su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo de los
rganos y unidades orgnicas, como a su nivel jerrquico.
Slo se detallar la estructura de la entidad, incluyendo el tercer nivel
organizacional si lo hubiere, indicando los siguientes tipos de rganos:
rganos de Alta Direccin
rganos Consultivos
rgano de Control Institucional

rganos de Asesoramiento
rganos de Apoyo
rganos de Lnea
rganos Desconcentrados
Asimismo, en este ttulo se desarrollarn captulos por cada uno de los tipos de
rganos indicados, as como, subcaptulos de ser el caso, a fin de representar a las
respectivas unidades orgnicas. En ese sentido, se describirn las funciones
especficas para cada rgano y unidad orgnica as como la interrelacin y
necesidad de coordinacin de los mismos con otras reas o entidades pblicas, de
acuerdo al esquema contenido en los Anexos 2C, 3C y 4C.
Aclaremos
algunos
conceptos
Funcin y atribucin es lo mismo?

No. En el lenguaje utilizado en el ROF se recomienda referirse
nicamente a funciones. Es muy comn que se utilice en la
redaccin de los ROF indistintamente la terminologa
atribucin o funcin para referirse al conjunto de acciones
que debe realizar un rgano o unidad orgnica para el
cumplimiento de la misin de la entidad. Sin embargo, si nos
referimos a la definicin de dichos trminos, encontramos que la
funcin est referida a la estructura orgnica mientras que la
atribucin a las personas, es decir a aquellos que ocupan cargos
en la estructura orgnica, lo cual no es materia de un ROF.
83
Funcin:
Es el conjunto de acciones o tareas
que le corresponde realizar a la
entidad y a sus rganos y unidades
orgnicas de manera particular, a fin
de cumplir con la misin y objetivos
de la entidad.
Atribucin:
Facultad concedida expresamente a
quien ejerce un cargo, para resolver
o tomar decisin sobre cualquier
acto administrativo dentro de su
competencia y en el ejercicio de sus
funciones.
NUEVOS
CONCEPTOS
Las denominaciones de los diferentes rganos y unidades orgnicas creadas o
reformuladas, debern expresar con claridad y en forma sinttica lo relevante de
su contribucin al logro de la misin de la entidad.
Asimismo, al final del listado de funciones especficas de un rgano o de una
unidad orgnica deber agregarse la frase siguiente: Otras que le delegue la Alta
Direccin o le sean asignadas por la legislacin sustantiva.
Tengamos presente
R Es incorrecto sealar en el ROF, por ejemplo, son funciones del Director

General, ya que no se debe hacer mencin en este (a la persona) a los
cargos adscritos a cada rea, sino nicamente a los rganos y/o unidades
orgnicas de la entidad.
R Sin embargo, existe una excepcin en el caso de los niveles de la Alta
Direccin en los que se podra asimilar un cargo al funcionamiento mismo
de determinado rgano, por ejemplo:
- En el caso de los Ministerios, la Alta Direccin estar conformada entre
otros por un Ministro y un Viceministro, siendo estos ltimos asimilados
a rganos de la entidad.
- En el caso de los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales, las
normas asignan funciones especficas al Presidente Regional y al Alcalde
respectivamente.
84
Titulo Tercero: De las relaciones interinstitucionales

Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras
entidades de la Administracin Pblica cuyos objetivos sean concurrentes o
complementarios a los fines que persigue la Entidad.
Anexo
Contendr el Organigrama de la entidad correctamente diseado.
Recomendaciones Generales
R Una vez que se cuente con el proyecto de ROF, se sugiere someterlo a una
revisin final, al interior de la organizacin (responsables de los rganos
y unidades orgnicas), a efecto de verificar que la informacin contenida
en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad.
De paso, se procede a comprobar que no tenga contradicciones y/o
deficiencias.
R Es conveniente que el ROF sea elaborado con la participacin de las reas
que tienen responsabilidad de realizar las funciones.
R Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de los
rganos de mando, se recomienda que estos no tengan ms de seis
unidades orgnicas subordinadas.
R La utilidad del ROF radica en la veracidad de la informacin que contiene,
por lo que es necesario mantenerlo actualizado a travs de revisiones
peridicas.
85
Recuerda:
Para elaborar un ROF debemos seguir los siguientes pasos:
1. El paso 1, nos indica empezar identificando las funciones y la
estructura orgnica segn el marco legal.
-
La entidad debe revisar las normas legales (Sustantivas, Sobre

Sistemas Administrativos y normas de Aplicacin General) que
determinan su existencia.
Cada entidad deber identificar el marco legal y las funciones y

criterios de organizacin que se desprenden del mismo, aplicable a
su accionar, y que debern verse reflejados en su ROF.
Cada entidad deber hacer un cuadro de normas relacionados con

las competencias ambientales y sanitarias que le competen.
Identificada la normatividad se proceder a elaborar una matriz

que sealar funciones generales, funciones especficas y reas de
la entidad segn lo sealado en las norma.
2. El paso 2, consiste en identificar las funciones y la estructura orgnica

segn la estrategia institucional.
-
86
Es conveniente que se incluya un anlisis institucional de los

documentos de planeamiento elaborados por la entidad (antes de
definir la estructura de la organizacin y sus funciones), as las
responsabilidades otorgadas a los rganos y unidades orgnicas
no interferirn en el desarrollo de los objetivos y estrategias.
Luego se deber elaborar una matriz identificando: las funciones,
determinar un rea responsable de la estrategia institucional,
verificar que la misin, visin y objetivos institucionales estn
acordes con las competencias y funciones que la ley seala para la
entidad.
3. El paso 3, es para identificar el estado actual de las funciones y la

estructura orgnica.
-
Existen 2 fuentes de informacin para identificar las acciones que

viene realizando la entidad y ver si el ROF ha sufrido modificacin
alguna: el ROF vigente y el personal de la entidad.
El ROF vigente. La modificacin del ROF resulta de la necesidad que

tiene la entidad de reestructurarse a fin de cumplir con sus nuevas
funciones que le hayan sido asignadas. En muchos casos no ser
necesario modificarlo completamente por lo que es importante
analizar el ROF vigente.
Personal de la entidad. Debe aplicarse un cuestionario a los

responsables de los rganos y unidades orgnicas de la entidad, y
de ser necesario, al personal identificado como clave en la
organizacin, as los responsables de elaborar el proyecto de ROF
podrn sustentar las modificaciones.
4. El paso 4, consiste en definir las funciones y la estructura orgnica de la

entidad.
-
Primero, sobre la base del anlisis normativo, de la estrategia

institucional, del ROF vigente y los resultados del cuestionario, se
elaborar una matriz comparativa de todas las funciones, lo cual
ser el insumo bsico que tendr la entidad para plantear su nuevo
ROF.
Segundo, se definen las funciones generales y especficas de la

organizacin, la matriz 5A ayuda a consolidar todas las funciones.
Para describir y redactar las funciones, cuidar que cada funcin no

exceda un prrafo de 3 lneas, evitar el uso de adjetivos
calificativos, iniciar la descripcin de cada funcin con un verbo en
infinitivo, usar una redaccin sencilla, etc.
Si la entidad considera conveniente crear nuevas reas en su

organizacin, debe ser muy prudente, pues implicara la
contratacin de personal adicional y por lo tanto, la necesidad de
ampliar sus mecanismos de control interno.
87
5. El paso 5, indica disear el organigrama de la entidad.

-
El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo

conforman, niveles jerrquicos, y facilita al personal el
conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la
organizacin.
-
Son requisitos fundamentales de un organigrama: precisin,

vigencia y uniformidad.
El organigrama refleja la posicin de los rganos que lo conforman

y los niveles jerrquicos, y facilita al personal el conocimiento de su
ubicacin y relaciones dentro de la organizacin.
Para disear un organigrama es necesario recopilar informacin

bsica sobre los rganos y unidades orgnicas, niveles jerrquicos
y las relaciones de coordinacin existentes.
Las figuras y lneas de conexin empleadas para disear un

organigrama, deben seguir criterios especficos, con el objeto de
uniformizar su representacin.
Un organigrama permite: apreciar a simple vista la estructura

general y las relaciones de trabajo de la entidad y muestra quien
depende de quien.
La desventaja de un organigrama es que con frecuencia olvidan

actualizarlo.
6. El paso 6, consiste en analizar la viabilidad del Proyecto de ROF.

-
La entidad debe verificar que la propuesta de ROF es posible de

implementar.
7. El paso 7, en este paso se deber elaborar el documento de Proyecto de

ROF.
-
88
El Proyecto de ROF deber contener ttulos, captulos y artculos.

* Ttulo Primero. De las disposiciones generales (detallar la
naturaleza jurdica, las relaciones de dependencia y funciones

generales de la entidad)
* Ttulo Segundo. De la estructura orgnica (descripcin
ordenada jerrquicamente de los rganos y unidades de la
entidad, descripcin que debe coincidir con el organigrama).
* Titulo Tercero. De las Relaciones Interinstitucionales (facultad
que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras
entidades pblicas).
8. Se recomienda:
-
Despus de contar con el Proyecto de ROF, hacer una revisin final al

interior de la entidad para verificar que la informacin sea la necesaria,
est completa, corresponda a la realidad y comprobar que no tenga
contradicciones y deficiencias.
El ROF debe elaborarse con la participacin de las reas que tienen
responsabilidad de realizar las funciones.
Es necesario someter el ROF a revisiones peridicas para mantenerlo
actualizado.
89
CAPTULO 1
Qu es un Reglamento
de Organizacin
y Funciones?
MANUAL PARA
ELABORAR EL
REGLAMENTO DE
ORGANIZACIN Y
FUNCIONES ROF
CAPTULO 2
Cmo elaborar un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
CAPTULO 3
Cmo se aprueba un
Reglamento de
Organizacin
y Funciones?
90
En este tercer y ltimo captulo del Manual

desarrollaremos los pasos finales que la entidad
pblica deber seguir para aprobar el proyecto de
ROF, los mismos que consideran los
requerimientos establecidos en el Decreto
Supremo N 043-2006-PCM en materia de la
sustentacin tcnica de la propuesta de ROF y
del proceso de aprobacin de la misma por las
instancias competentes.
Paso1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentatorio

El Proyecto de ROF, para su aprobacin, deber ser acompaado de un Informe
tcnico que sustente la consistencia y viabilidad de la nueva organizacin
propuesta. La informacin bsica para elaborar dicho informe se obtendr al
aplicar los pasos contenidos en el Captulo II.
El Informe Tcnico Sustentatorio consta de tres secciones principales de acuerdo
al siguiente esquema:
Justificacin
Anlisis de la
consistencia
Efectos
presupuestales
Seccin 1
Justificacin
Tiene como objeto sustentar la necesidad de la existencia de la nueva
estructura y de la creacin de los nuevos rganos cuando corresponda, as
como justificar la normativa que sustenta la modificacin del ROF vigente.
Para ello ser necesario elaborar e incluir la siguiente informacin, la misma
que resulta de la aplicacin de los pasos del presente Manual:
91
CAPITULO III
Cmo se aprueba un Reglamento

de Organizacin y Funciones?
Anlisis funcional que incluye:

- La identificacin de las nuevas funciones establecidas en el ROF
propuesto as como de aquellas que han sido suprimidas o modificadas en
relacin con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas
funciones.
Las entidades del Gobierno Nacional debern presentar esta
informacin en el formato correspondiente de la Ficha Tcnica
publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de
Ministros.
- El sustento tcnico de la inclusin, modificacin o supresin de cada una
de estas funciones, segn corresponda.
Anlisis Estructural que incluye:
- Las razones que sustentan la creacin de cada uno de los nuevos
rganos y unidades orgnicas, cuando corresponda. Para estos efectos,
debe desarrollarse una explicacin detallada de por qu las nuevas
funciones no pueden ser asumidas por los rganos existentes
- El organigrama vigente
- El organigrama propuesto.
Paso 1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco
legal
Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la
estrategia institucional
Paso 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura
orgnica
Paso 5. Disear el Organigrama de la entidad
Matriz 5A. Matriz Comparativa de Funciones y reas por Fuentes de
Informacin
Matriz 6. Funciones y reas que sern incluidas en el Proyecto de
ROF
Reglamento de Organizacin y Funciones vigente
92
Anlisis de la no duplicidad de funciones con nfasis en las funciones

generales de la Entidad y en las de sus rganos de lnea, en relacin con
otras entidades del sector pblico que realizan funciones o actividades
similares o que persiguen fines iguales o semejantes.
Paso 1. Identificar funciones y estructura orgnica segn el marco legal
Paso 3.2. Aplicar Cuestionario en la entidad
En caso que la nueva estructura represente cambios sustantivos en el
Cuadro de Asignacin de Personal, se incluir el borrador del nuevo CAP.
Paso 6. Anlisis de la viabilidad del proyecto de ROF
De ser necesario, se incluir un acpite explicando la simplificacin y
optimizacin de procesos, con detalle y justificacin de cada uno y su
especializacin.
Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los
rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir la
identificacin de los rganos responsables de la supervisin de las
actividades tercerizadas.
Seccin 2
Anlisis de la consistencia
-
En esta seccin del informe se debe sustentar la coherencia entre la

estructura orgnica propuesta y los objetivos institucionales contemplados
en documentos de planeamiento de carcter multianual y otros
instrumentos que expresen las polticas sectoriales, regionales o locales.
Paso 2. Identificar funciones y estructura orgnica segn la estrategia
institucional
93
Seccin 3
Efectos presupuestales
Esta seccin del informe deber sustentar la coherencia entre la estructura
orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un
horizonte de tres aos. Para ello se incluir la siguiente informacin:
Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y
la propuesta.
Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los
rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir el anlisis
costo beneficio que sustenta esa decisin.
Por excepcin, en caso que la nueva estructura orgnica represente un
financiamiento de ste, as como la proyeccin de gasto corriente con un
horizonte de tres aos.
Paso 2
Aprobacin del ROF
De acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos, existe un proceso bsico para la

aprobacin del ROF que tiene particularidades en funcin de los grados de
autonoma que la legislacin reconoce para las entidades. Para describirlo se ha
elaborado el flujo del proceso correspondiente a los tres grandes grupos de
entidades que requieren contar con un ROF.
En esencia el proceso de aprobacin, a su vez, tiene los siguientes pasos, una vez
culminada su elaboracin y la del Informe Tcnico Sustentatorio:
94
Visacin de la propuesta de ROF y del Informe Tcnico Sustentatorio

por el rgano que los elabor (o cuya unidad orgnica fue responsable
de hacerlo).
Visacin de la Oficina de Asesora Jurdica o la que haga sus veces para

verificar que se cumplen los dispositivos legales correspondientes (Ley
Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado y por los
Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF).
Remisin del proyecto de ROF al rgano o entidad que revisar que este se
ajuste a los Lineamientos previstos en el Decreto Supremo N 043-2006PCM acompaado del Informe Tcnico Sustentatorio, la que podr
solicitar mayor informacin o emitir un Informe Previo.
Si el Informe Previo es favorable se proceder a su aprobacin y
promulgacin mediante el dispositivo legal que corresponda segn el tipo
de entidad.
Particularidades del proceso de aprobacin segn tipo de entidad

Para la aprobacin de los ROF de los Ministerios y Organismos Pblicos
Descentralizados Nacionales se ha considerados adems que:
Corresponde a la Secretara General del Ministerio del Sector revisar que no
exista duplicidad de funciones entre las entidades del sector. Una vez
hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico
Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Decreto Supremo)
correspondiente a la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del
Consejo de Ministros.
La Secretara de Gestin Pblica verificar que el proyecto de ROF
propuesto as como los informes tcnicos remitidos, se ajustan con lo
dispuesto por los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y
por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Para ello la
SGP emitir un Informe Previo favorable o solicitar las modificaciones
correspondientes a la entidad.
Si el Informe Previo es favorable, se proceder a tramitar la aprobacin del
correspondiente Decreto Supremo.
Observa la ruta que deben seguir

los Ministerios y Organismos
Pblicos Descentralizados a nivel
nacional para aprobar sus ROF
95
Proceso de Aprobacin de ROF para Ministerios y Organismos Pblicos Descentralizados Nacionales

Visacin del
rgano que lo
elabor
Proyecto de ROF
Revisin por
Secretara
General
Enva a SGP - PCM
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Aprobacin
SGP PCM
Visacin de
Asesora Jurdica
Ministerios
Informe Tcnico
Sustentatorio
Elaoacin de
Proyecto de
ROF
Decreto
Supremo
aprobado el
ROF
Proyecto de ROF
Visacin del
rgano que lo
elabor
Visacin de
Asesora Jurdica
OPD Nacional
Informe Tcnico
Sustentatorio
Informe Favorable
Aprobacin del
Titular de OPD
Revisin por Sec.

Gen. del Ministerio
del Sector
Enva a SGP - PCM
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Elaoacin de
Proyecto de
ROF por
OPD
Decreto
Supremo
aprobado el
ROF
Informe Favorable
Aprobacin
SGP PCM
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Para la aprobacin de los ROF de los Gobiernos Regionales y Locales, as como de los
Organismos Pblicos Descentralizados Locales se ha considerados adems que:
96
Corresponde a la Gerencia Regional o Municipal, segn corresponda, revisar que no

exista duplicidad de funciones entre las entidades y rganos a su cargo y que los
documentos propuestos se ajustan con lo dispuesto por los Lineamientos para la
Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del
Estado.
La Gerencia Regional o Municipal segn corresponda emitir un Informe Previo favorable

o solicitar las modificaciones correspondientes al rgano que elabor la propuesta o al
titular del Organismo Pblico Descentralizado Local.
Si el Informe Previo es favorable, se remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico

Sustentatorio y el proyecto de dispositivo (Ordenanza Regional o Municipal)
correspondiente a la Presidencia Regional o al Despacho del Alcalde para su
consideracin y remisin al Consejo Regional o Concejo Municipal, a fin de someterlo a
su aprobacin.
A continuacin, un cuadro con la

ruta que deben seguir los
gobiernos regionales y locales
para aprobar sus ROF
Proceso de Aprobacin de ROF para los Niveles Regional y Local

Proyecto de ROF
GR y GL
Informe Tcnico
Sustentatorio
Visacin del
rgano que lo
elabor
Visacin de
Asesora Jurdica
o la que haga las
veces
Revisin por
Gerencia Regional
o Local
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Elaboracin de
Proyecto de
ROF por la
OPP o el que
haga las veces
Ordenanza
Regional u
Ordenanza
Municipal
Enva al Consejo
Regional o
Concejo Municipal
Enva a Presidencia
Regional o
Despacho del
Alcalde
OPD Local
Informe Favorable
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Proyecto de ROF
Informe Tcnico
Sustentatorio
Aprobacin
Visacin del
rgano del OPD
que lo elabor
Visacin de
Asesora Jurdica
o la que haga las
veces en el OPD
Revisin por
Gerencia Regional
o Local
Aprobacin
Aprobacin del
Titular de OPD
Elaboracin
de Proyecto
de ROF por
el OPD
Informe Favorable
Ordenanza
Regional u
Ordenanza
Municipal
Enva al Consejo
Regional o
Concejo Municipal
Enva a Presidencia
Regional o
Despacho del
Alcalde
Para la aprobacin de los ROF de los Organismos Constitucionalmente Autnomos se ha

considerado adems que una vez visados los documentos de acuerdo con el procedimiento
general corresponder al Titular de la Entidad su aprobacin, mediante la Resolucin que
corresponde a lo establecido en su respectiva Ley Orgnica.
97
Organismos Constitucionalmente
Autnomos
Proceso de Aprobacin de ROF para Organismos Constitucionalmente Autnomos
Proyecto de ROF
Informe Tcnico
Sustentatorio
Visacin del
rgano que lo
elabor
Aprobacin del
Titular
Resolucin
que aprueba
(segn ley)
Solicita ms
informacin o
propone
modificaciones
Elaoacin de
Proyecto de
ROF
Paso 3
Visacin de
Asesora Jurdica
o el que haga lsa
veces
Difusin del ROF
Una vez aprobado el ROF, es de suma importancia que ste se difunda entre todo
el personal de la entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional
que se les aplicar.
Asimismo, la versin electrnica del documento deber ser puesta a disposicin
del pblico en general a travs de la pgina Internet de la entidad para su libre
acceso a la informacin organizacional de la entidad.
98
Recuerda:
Para aprobar un ROF debemos seguir los siguientes pasos:
1. Paso 1. Elaboracin del Informe Tcnico Sustentario.
-
El proyecto de ROF para su aprobacin deber ser acompaado de

un Informe Tcnico Sustentario el cual consta de tres secciones:
Seccin 1. Justificacin (para sustentar la existencia de la nueva
estructura y de la creacin de los nuevos rganos, as como la
justificacin normativa que respalda la modificacin del ROF).
Seccin 2. Anlisis de la consistencia (se sustenta la coherencia
entre la estructura orgnica propuesta y las necesidades
contempladas en documentos de planeamiento).
Seccin 3. Efectos Presupuestales (debe sustentar la coherencia
orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad
con un horizonte de 3 aos).
2. Paso 2. Aprobacin del ROF

Las entidades, a su vez, deben seguir los siguientes pasos:
Visacin de la propuesta de ROF y del Informe Tcnico Sustentario
por el rgano que lo elabor.
Visacin de la Oficina de Asesora Jurdica, que verificar si cumple
con los dispositivos legales vigentes.
Remisin del proyecto de ROF al rgano que revisar que se ajuste
a los lineamientos previstos en el DS No 046-2006-PCM.
Si el informe es favorable se proceder a su aprobacin y promulgacin.
3. Paso 3. Difusin del ROF
-
Aprobado el ROF, este debe difundirse en todo el personal de la

entidad para que conozcan la nueva estructura organizacional.
La versin electrnica debe ser puesta a disposicin del pblico en
la pgina web de la entidad.
99
ANEXOS
Anexo1
Cuestionario para la Identificacin de la
Organizacin Actual
El objetivo del presente cuestionario es identificar realmente cules son las distintas
funciones de la entidad y cmo se desarrollan stas a travs de la labor del personal
que la conforma. Para ello, es necesario contar con una descripcin de las funciones
que realizan los rganos y unidades orgnicas actualmente existentes (no slo en el
ROF sino en la prctica), la manera en que se organizan para cumplir con ellas, as
como los procesos que intervienen para el cumplimiento de estas responsabilidades.
El personal deber llenar el cuestionario considerando las funciones y actividades que
realmente realiza para cumplir con las tareas que le han sido asignadas, aunque ello
no corresponda a lo sealado en el ROF, a la descripcin de puestos considerada en el
MOF o a los Trminos de Referencia de sus contratos. Este cuestionario busca
identificar tanto la estructura organizacional y las funciones formales como las
informales, a fin de evaluar su pertinencia y de ser el caso, recoger toda la informacin
en el nuevo ROF.
DESCRIPCIN DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y PROCESOS
I. Aspectos Generales
A. Identificacin en la organizacin
Ttulo del puesto: ___________________________________________________________
Nombre del Ocupante: ______________________________________________________
Ttulo del Puesto del Jefe Inmediato: __________________________________________
rgano y/o unidad orgnica a la que est asignado: _____________________________
Puesto:
Nombre de su posicin (de la misma forma
en que est descrito en el Cuadro de
Asignacin de Personal, en el caso del
personal nombrado o designado, o en los
Trminos de Referencia, en el caso de los
consultores).
rgano o unidad orgnica

rea dentro de la entidad a
la que usted est asignado.
NUEVOS
CONCEPTOS
101
B. Ubicacin en la estructura orgnica

El cuadro puede ser modificado a fin de reflejar claramente su ubicacin en la estructura
organizacional de la entidad, aunque esta no corresponda en la prctica a lo sealado en
el ROF vigente. Asimismo, deber sealarse las unidades orgnicas o puestos a su cargo,
de ser el caso.
USTED
Nmero de rganos, unidades orgnicas y/o personas (puestos) a su cargo segn

corresponda.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
II. Objetivos
A. Objetivo Principal / Propsito del rgano o unidad orgnica a su cargo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________
B. Objetivos principales de las unidades orgnicas a su cargo, o de ser el caso de los
puestos que ocupan las personas a su cargo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________
C. Sealar con cul(es) de las funciones generales de la entidad o funciones especficas
del rgano del que depende, estima usted que se vinculan las funciones que cumple
el rgano o unidad orgnica a su cargo segn corresponda.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
______________________________________________________
102
III. Funciones Especficas Asignadas

A. Principales Responsabilidades del rea a su cargo
Agrupe las actividades (o tareas) de la o las dependencias a su cargo por temas de

responsabilidad, y elabore una lista por orden de importancia (de mayor a
menor).
Para cada tema de responsabilidad resalte las tareas especficas que sean
requeridas para realizar la actividad. (Nota: No incluir aquellas tareas que
requieran menos del 5% de su tiempo, a menos que considere que sean
extremadamente importantes para tener un entendimiento integral de su
actividad). Esta informacin puede diferir a lo sealado en el ROF.
NUEVOS
CONCEPTOS
Funcin Especfica
Conjunto de acciones
(actividades o tareas)
afines cuyo ejercicio
est reservado a un
determinado nivel
jerrquico rgano o
unidad orgnicaresponsable del logro
de los objetivos y metas
de la entidad.
Actividad
Conjunto de acciones
que forman parte de
las responsabilidades a
cargo de un rgano o
unidad orgnica, as
como de los puestos
que stos engloban, en
el marco de sus funciones especficas.
Tarea
Serie coordinada de
elementos de trabajo e
instrucciones que
sirven para obtener un
resultado identificable
y definible.
Funciones especficas y actividades bajo su responsabilidad

1.
1.a.
1.b.
1.c
2.
2.a.
2.b.
2.c.
3.
3.a
3.b.
3.c
4.
103
B.Principales responsabilidades de las unidades orgnicas o del personal a su cargo

Si la persona que llena el cuestionario tiene a su cargo uno de los rganos de la
entidad, en el siguiente cuadro deber completar la informacin relacionada a
las funciones que cumplen las unidades orgnicas a su cargo, en el caso de existir
alguna.
Si quin llena el cuestionario es el responsable de una de las unidades orgnicas,
en ese caso, deber sealar las funciones que cumple el personal a su cargo. Esta
informacin puede diferir a los sealado en el ROF.
Funciones especficas y actividades de las unidades orgnicas o del

personal bajo su responsabilidad
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
C.Cules son los procesos que se realizan en su rea? Cul es su grado de

participacin en dichos procesos?
Describir los procesos e indicar cmo o en qu punto del proceso, las tareas que el
rgano o unidad orgnica a su cargo realiza, contribuyen para el adecuado
desarrollo del mismo: participacin.
Sealar los puntos del proceso donde se toman las decisiones, quin es el
responsable de tomarlas, con quin se coordina y a quin se le rinde cuentas
respecto al desarrollo del proceso.
Proceso
NUEVOS
CONCEPTOS
104
Actividad o conjunto de actividades relacionadas entre s, que se

desarrollan en una serie de etapas secuenciales, y que
transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un
resultado especfico, bien o servicio a un destinatario, cliente
externo o interno, optimizando los recursos de la organizacin
de la entidad.
Descripcin del Proceso 1: ____________________________________________________

Participacin: _________________________________________________________________
reas involucradas: __________________________________________________________
Toma de decisiones: ___________________________________________________________
Responsable: _________________________________________________________________
Coordinacin de las actividades: _______________________________________________
Nivel de control: _____________________________________________________________
Descripcin del Proceso 2: ___________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
D.
Existen funciones, actividades o tareas que deberan ser realizadas pero
que no son llevadas a cabo en el rgano o unidad orgnica a su cargo?
S
NO
Si la respuesta es s, sealar cules son esas funciones, tareas o actividades, as

como la razn por la cual no se estn cumpliendo:
1. Funcin o Actividad: __________________________________________
a) Por falta de tiempo (explicar): _____________________________________
b) Por falta de presupuesto (explicar): _________________________________
c) Por no definicin de responsabilidades (explicar): _____________________
d) Por estrategia institucional (explicar): _______________________________
e) Otros (explicar): _______________________________________________
f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin:_____________
c) Por no definicin de responsabilidades (explicar): ______________________
e) Otros (explicar): _______________________________________________
f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: ____________

c) Por no definicin de responsabilidades (explicar): ______________________
e) Otros (explicar): _______________________________________________
f) Sealar a qu rea le correspondera cumplir con la funcin: _______________
4. Funcin o Actividad: ______________________________________
105
E.
Existen funciones que viene realizando la entidad y que se duplican con

otras entidades pblicas?
Si la respuesta es afirmativa sealar de qu funcin se trata y cual es la entidad que
la viene cumpliendo.
Funcin:
_____________________________________________________________________
Entidad:
___________________________________________________________________
Funcin:
_____________________________________________________________________
Entidad:
_____________________________________________________________________
Funcin:
_____________________________________________________________________
Entidad:
_____________________________________________________________________
V.
Comentarios Adicionales:
Incluya cualquier otro aspecto de su trabajo que considere importante

para tener un entendimiento completo del mismo, y que no ha sido
cubierto en este cuestionario.
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
______________________________________________________________
Firma
106
Fecha
Anexo2A
Cuadro de Normas Sustantivas y
de Aplicacin General para los Ministerios
NORMAS SUSTANTIVAS
Norma
La Constitucin
Poltica
Nos dice
Funciones
-
Que por ley se

determina las funciones
de los Ministerios.
- Que los Ministros son
responsables por sus
propios actos y por los
actos presidenciales
que refrenda.
-
Cules son las responsabilidades y funciones

especficas del Ministro
y del Vice-Ministro.
- Que la Alta Direccin est conformada por el

Ministro, el Vice-Ministro y puede contar con
Asesores especializados. En los Ministerios que
tengan a su cargo ms de un sector, puede haber
un Vice-Ministro para cada uno de ellos, debiendo
el Ministro delegar en uno o varios de ellos la
supervisin de los rganos de asesora y apoyo.
- Que cada Ministerio puede contar con una
Comisin Consultiva, cuya organizacin y
funciones es determinada por ley.
Cules son las funciones generales del

conjunto de Ministerios:
Formular en coordinacin con los Gobiernos
Regionales, las polticas
sectoriales de su
competencia.
Dictar las normas
sectoriales de alcance
nacional en los asuntos
de su competencia
Supervisar y evaluar la
ejecucin de las polticas
sectoriales
Supervisar y controlar a
las instituciones
pblicas descentralizadas de su sector.
Las funciones generales
a cargo de cada uno de
los Ministerios.
- Que en cada Ministerio puede haber Comisiones,

Juntas y otros rganos integrados por
representantes de diversos sectores o instituciones
encargados de asesorar, supervigilar, orientar,
coordinar o en general, realizar las polticas o
acciones correspondientes a algn rea del Sector.
- Que el rgano de Control Institucional
(denominado por la Ley el Poder Ejecutivo Oficina
de Inspectora Interna) es el encargado de
programar y ejecutar las actividades de Control de
conformidad con las normas del Sistema Nacional
de Control.
- Que la Oficina de Planificacin y Presupuesto, se
encarga de formular bajo la direccin del Ministro
la poltica del sector o sectores y coordinar la
formulacin del presupuesto del Ministerio y de los
organismos pblicos descentralizados del nivel
nacional.
- Que las funciones de asesora y apoyo estn a
cargo de Oficinas. Cada Ministerio determina las
que le corresponde de acuerdo a sus funciones y
necesidades no pudiendo prescindir de una oficina
de Asesora Jurdica, de Administracin y de
Comunicaciones.
- Que las Direcciones Generales son los rganos
tcnico - normativos o de lnea que formulan y
proponen las normas y acciones de poltica de
alcance nacional sobre la materia de su
competencia y supervisan su cumplimiento, entre
otras funciones a su cargo.
La Ley del Poder

Ejecutivo
Efecto en la Estructura orgnica
Nos dice
-
107
Norma
Las normas sobre

descentralizacin
(LOM, LOGR, Ley
Bases de la
Descentralizacin)
Nos dicen
Las Regulaciones
Sectoriales (*)
Nos dicen
Convenios
Internacionales
Nos dicen
Las normas
ambientales
Nos dicen
108
Funciones
En el caso de los Ministerios descentralizables:

- Cules son las funciones
vinculadas con el
proceso de descentralizacin en cuanto a las
competencias exclusivas
del Gobierno Nacional y
a la transferencia de
funciones a los
Gobiernos Regionales y
Locales.
- Que las Direcciones
Regionales Sectoriales
son responsables de la
implementacin y
ejecucin de las polticas
nacionales sectoriales y
regionales sectoriales en
el mbito regional.
- Que las Direcciones Regionales Sectoriales estn

bajo la direccin del Sector y de la Gerencia
Regional correspondiente ante quienes dan cuenta
de su gestin.
- La ley de creacin de
cada Ministerio que
recoge y precisa el
mbito de competencia
de cada Ministerio
- Leyes y reglamentos
sectoriales que atribuyen diversas funciones.
- En el caso de la ley de creacin de cada Ministerio,

dicha norma determina su estructura.
- Cada Ministerio debe

revisar todos los
Convenios Internacionales que le atribuyen
funciones e incorporarlas en su matriz.
- Cada Ministerio debe revisar todos los Convenios

Internacionales que se le aplican e identificar
aquellos que puedan afectar su estructura
orgnica.
En el caso de Ministerios
con competencias
ambientales:
- Cules son las competencias vinculadas con el
Sistema Nacional de
Gestin Ambiental
Sectorial, el Sistema
Nacional de Informacin
Ambiental, Sistema
Nacional de Evaluacin
de Impacto Ambiental,
entre otros instrumentos de gestin ambiental.
- Que en el caso de Ministerios con competencias

ambientales deben contar con una unidad
ambiental o la que haga sus veces.
NORMAS DE APLICACIN GENERAL

Norma
Funciones
Normas sobre
cooperacin
internacional
Nos dicen
- Las funciones vinculadas

con la cooperacin
tcnica internacional
- Que debe existir una dependencia competente para

el manejo de la cooperacin tcnica internacional
Normas sobre
Defensa
Nacional y
Defensa Civil
Nos dice

con el Sistema de
Seguridad y Defensa
Nacional.
- Que deben contar con Oficinas de Defensa Nacional

que dependen de la ms alta autoridad de su
institucin o la que haga sus veces
Normas sobre
Acceso a la
Informacin
Pblica
Nos dicen

con el acceso a la
informacin Pblica,
- Que debe haber una oficina responsable de

garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la
informacin pblica de la entidad
REGULACIONES SECTORIALES
Cada Ministerio, as como sus OPD debern identificar en su matriz
cada una de las normas sectoriales que les atribuyen funciones,
indicando las funciones identificadas. Por ejemplo, entre las
regulaciones sectoriales que no podra dejar de revisar el Ministerio
de Agricultura se encuentran:
La Ley Orgnica para el Aprovechamiento Sostenible de los

Recursos Naturales
Ley de reas Naturales Protegidas
Ley sobre Conservacin y Aprovechamiento Sostenible de la
Diversidad Biolgica
Ley Forestal y de Fauna Silvestre
Ley de Promocin del Manejo Integrado para el Control de
Plagas
Ley Marco de Sanidad Agraria
Ley de Promocin de la Inversin en la Amazona
Ley de Prevencin de Riesgos Derivados del Uso de la
Biotecnologa
109
Anexo2B
Documentos de planeamiento a ser
revisados en el nivel nacional
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO NACIONAL

Acuerdo Nacional
Documento resultado de un proceso de concertacin para la
gobernabilidad democrtica, suscrito el 22 de julio del 2002 por los
principales partidos polticos, las
organizaciones religiosas, las
Qu es?
organizaciones ms representativas de la sociedad civil y el Gobierno,
en torno a polticas de largo plazo tendientes a lograr el desarrollo
sostenible del pas a travs de metas e indicadores de cumplimiento.
Contiene 31 polticas de Estado dirigidas a alcanzar cuatro objetivos
principales: 1) Democracia y Estado de derecho; 2) Equidad y justicia
Qu contiene?
social; 3) Competitividad del pas; y, 4) Estado eficiente, transparente
y descentralizado.
Quin lo debe
Ministerios - OPD OCA
revisar?
- D.S. 105 -2003-PCM, Precisa que el Presidente de la Repblica
preside el Acuerdo Nacional e institucionaliza el Foro del Acuerdo
Base Legal
Nacional.
Polticas Sectoriales/ Planes y Estrategias Nacionales Sectoriales
Polticas Sectoriales: Documentos que contienen declaraciones que
cada Ministerio efecta respecto de alguna materia o rea de
relevancia en su sector, cuyos efectos son de alcance nacional. Pueden
estar contenidas en un dispositivo legal o en algn Plan sectorial.
Qu son?
Qu contienen?
Quin lo debe
revisar?
Planes y Estrategias Sectoriales: Documentos que formulan cada

Ministerio sobre una problemtica particular materia de su
competencia de alcance nacional que por su relevancia requiere ser
enfrentada de una manera planificada y mediante la identificacin de
objetivos concretos. Por citar algunos ejemplos:
- Ministerio de Salud: Las 11 estrategias que integra intervenciones y
acciones priorizadas dirigidas a la reduccin de la morbi-mortalidad
materna e infantil y a la reduccin de las deficiencias nutricionales
- Ministerio de Agricultura: Plan Nacional de Desarrollo Forestal
Lineamientos y objetivos generales a alcanzarse
Ministerios OPD
- Decreto Legislativo 560, Ley del Poder Ejecutivo

- Ley de creacin de cada Ministerio
Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM)
Documento elaborado por cada uno de los Ministerios y algunos OCA
en el marco de los lineamientos de la poltica general de Gobierno y
conforme con lo dispuesto por la Direccin General de Programacin
Qu es?
Multianual del Sector Pblico, que contiene objetivos y acciones
estratgicas a ser cumplidas en un nmero determinado de aos por las
dependencias integrantes de cada una de dichas entidades.
Base Legal
110
Qu contiene?
a) Rol Estratgico del sector

b) Diagnstico General, situacin y perspectivas del sector
c) Prioridades y orientaciones sectoriales
d) Diagnstico de los programas principales
e) Lineamientos de Poltica por Programas
f) Objetivo general por programa
g) Objetivos especficos por subprogramas
h) Actividades/Proyectos prioritarios
e) Recursos proyectados para cada ao del plan
f) Indicadores de seguimiento y evaluacin
h) Responsables (Instituciones)
Quin lo debe
revisar?
Ministerios OCA OPD - Universidades
- R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulacin de los PESEM y

los PEI para el perodo 2002-2006)
Base Legal
- R.M. N 0715-2003-EF (Directiva para la reformulacin de los
PESEM para el perodo 2004-2006)
Plan Estratgico Institucional (PEI)
Es similar al PESEM, pero difiere de este por tener un alcance
institucional a nivel de cada Pliego Presupuestario. La suma de los PEI
refleja a mayor detalle los objetivos estratgicos contemplados en el
Qu es?
PESEM y responden a cmo la entidad aporta en alcanzar las metas
que se ha fijado el sector al cual pertenece.
PEI 2002-2006:
1. Diagnstico
1.1 Caracterizacin general
2. Perspectivas a mediano y largo plazo
2.1 Visin y Misin
2.2 Prioridades
Qu contiene?
2.3 Lineamientos de poltica
3. Programacin multianual
3.1 Objetivos estratgicos generales
3.2 Objetivos estratgicos especficos
3.3 Acciones permanentes o temporales
3.4 Programacin Multianual de inversin pblica
Quin lo debe
Ministerios - OPD - OCA - Universidades pblicas
revisar?
- R. M. 084-2001-EF, (Directiva para la formulacin de los PESEM y
los PEI para el perodo 2002-2006)
Base Legal
- R. D. 004-2003-EF, (Aprueba Directiva para la reformulacin de
los Planes Estratgicos Institucionales 2004-2006)
Plan de Transferencia Sectorial del Quinquenio (2005-2009)
Documento aprobado por el Consejo Nacional de Descentralizacin
(CND) que contiene la Propuesta de transferencia de funciones de los
Qu es?
Ministerios descentralizables a los Gobiernos Regionales y Locales
observando un perodo de cinco (5) aos.
a) Estructura y esquema de funcionamiento del sector en un esquema
descentralizado.
b) Competencias y funciones sectoriales por nivel de gobierno
Qu contiene?
(nacional, regional y local) de acuerdo a las leyes vigentes.
c) Clasificacin de las funciones a ser transferidas.
d) Programacin anualizada de transferencia de funciones
111
Quin lo debe
revisar?
Ministerios Gobierno Regional Gobierno Local
- Ley 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin

- Ley 27972, Ley Orgnica de Municipalidades
- Ley 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales
Base Legal
- Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditacin
- Decreto Supremo N 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del
Sistema de Acreditacin
Plan Anual de Transferencia de Competencias Sectoriales a los Gobiernos Regionales y
Locales
Documento aprobado anualmente mediante Decreto Supremo con el
voto aprobatorio del ..... como resultado de la evaluacin, articulacin
Qu es?
y coordinacin de los Planes Anuales de Transferencia que realiza el
CND con los sectores.
Las funciones que se transferirn a los Gobiernos Regionales y
Qu contiene?
Locales, as como las acciones y cronogramas a desarrollar con tal fin.
Quin lo debe
Ministerios - Gobierno Regional Gobierno Local
revisar?
Base Legal
- Ley 28273, Ley del Sistema de Acreditacin
- Decreto Supremo N 080-2004-PCM, Reglamento de la Ley del
Sistema de Acreditacin
112
Anexo2C
Modelo de estructura de ROF para
entidades del nivel nacional
De conformidad con lo establecido, el contenido bsico del ROF de un Ministerio
es el siguiente:
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN

MINISTERIO
TTULO I
De las Disposiciones Generales
Derivan de las
normas sustantivas
que regulan al
Ministerio (Paso 1) y
que se identifican
en la Matriz No. 6
En este Ttulo se indica:

- La naturaleza jurdica del Ministerio, es decir, se indica que es una
entidad del Poder Ejecutivo y ente rector del Sector correspondiente.
-
Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones

fundamentales o actividades que debe realizar el Ministerio para
lograr su misin y objetivos establecidos en las normas sustantivas. Las
principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de detallar
cada una de las funciones generales.
TTULO II
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos y
unidades orgnicas
En este Ttulo se describe:
- La estructura orgnica del Ministerio
- Las funciones especficas para cada tipo de rgano que conforma la
estructura orgnica, as como de las unidades orgnicas que los
integran.
- La interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y
unidades orgnicas del Ministerio.
Se derivan de las
normas sustantivas
que regulan al
Ministerio (Paso 1e
identificadas en la
Matriz No. 6 )
El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos, de ser

el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea se
debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las principales
normas sustantivas de las que se derivan.
Captulo I: Estructura Orgnica
Captulo II: Alta Direccin
Captulo III: rganos Consultivos
Captulo IV: rgano de Control Institucional
Captulo V: rganos de Asesoramiento
Captulo VI: rganos de Apoyo
Captulo VII: rganos de Lnea
113
Captulo VIII: rganos Desconcentrados

TTULO III
Del Rgimen Laboral y Econmico
En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Ministerio
conforme a Ley, as como las fuentes de las que provienen sus recursos.
ANEXO: Contiene el organigrama del Ministerio que refleja su
estructura orgnica
A continuacin, se desarrolla a modo de ejemplo parte del Captulo IV y VII de la

estructura de ROF propuesta, correspondiente a los rganos de Asesoramiento y
rganos de Lnea, respectivamente.
TTULO II
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos
y unidades orgnicas
CAPTULO IV
Se establece la
interrelacin
interna,
especificndose a
quin debe
asesorar.
Se introduce al
rgano indicando
de qu se encarga.
De la Oficina de Asesora Jurdica

Artculo x.- La Oficina de Asesora Jurdica es el rgano de
asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta
Direccin as como a los dems rganos del Ministerio.
Se hace referencia
slo al verbo
recopilar, evitndose
incluir
innecesariamente a
otros verbos
sinnimos como por
ejemplo escribir
'recopilar y
compendiar'. 6
Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica:

a) Asesorar a la Alta Direccin y a los rganos del Ministerio en
los aspectos jurdico-administrativos que le sean consultados.
b) Formular y proponer, en coordinacin con los rganos de Lnea
del Ministerio, los proyectos relacionados con la normatividad
sectorial.
c) Recopilar la legislacin relacionada con el Sector.
d) ()
e) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o
que le sean dadas por las normas sustantivas.
De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto
Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de
asesoramiento encargado de asesorar a la Alta Direccin en la
formulacin y evaluacin de la poltica sectorial. Realiza los estudios de
114
Se establece la
interrelacin
externa,
especificndose con
quin se debe
coordinar.
Se describe cada
funcin especfica a
travs de verbos en
infinitivo.
base para la planificacin, formula y evala la ejecucin de los planes,

presupuestos, programas y proyectos; orienta y programa la
cooperacin tcnica internacional, realiza acciones de racionalizacin, y
coordina con los rganos competentes de los Gobiernos
Regionales u rganos que lo sustituyan los aspectos relativos a las
Polticas Sectoriales.
Artculo x .- Son funciones especficas de la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto:
a) Proponer a la Alta Direccin la poltica, planes, programas y
proyectos sectoriales, presupuestos y acciones de
racionalizacin y modernizacin administrativa del Ministerio.
b) Elaborar y mantener actualizado el diagnstico del sector, as
como los estudios e informes tcnicos y de Gestin.
c) Formular y evaluar el Presupuesto del Ministerio y los Planes
Estratgicos.
d) Gestionar lneas de financiamiento externo y/o interno.
e) Conducir las acciones de Cooperacin Tcnica Internacional.
f) Proponer estudios e instrumentos normativos de racionalizacin y
modernizacin administrativa
g) Elaborar la Memoria Anual del Ministerio y evaluar la de sus
Organismos Desconcentrados.
h) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin o
Al final de las
funciones
especficas
asignadas a cada
rgano, se deja
abierta la
posibilidad que
puedan ejercer
otras funciones
especficas siempre
que cuenten con el
debido respaldo
normativo y/o de la
autoridad superior
Artculo x.- La Oficina de Planeamiento y Presupuesto para el

cumplimiento de sus funciones cuenta con las siguientes unidades
orgnicas:
Oficina de Presupuesto
Oficina de Planificacin
Oficina de Racionalizacin
Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Presupuesto:
a)
Formular, dirigir y controlar el proceso presupuestario, en
concordancia a la poltica, planes y programas sectoriales.
b) Elaborar y evaluar el presupuesto del Ministerio.
c) Dirigir las actividades de control de estadstica presupuestal,
implementando progresivamente mtodos de sistematizacin y
mecanizacin de la informacin.
d) Elaborar documentacin e informacin presupuestal establecida
en las normas que emita la Direccin Nacional de Presupuesto.
e) Emitir los informes tcnicos y absolver las consultas relacionadas a
su mbito de competencia.
Artculo x.- Son funciones de la Oficina de Planificacin
()
115
CAPTULO VII
rganos de Lnea
De la Direccin General de ..
Artculo x.- La Direccin General de . es un rgano de lnea de
mbito nacional encargado de coordinar, proponer y evaluar con la Alta
Direccin del Ministerio y dems rganos del Ministerio, la poltica
nacional y las normas de alcance nacional en materia de
supervisando su cumplimiento.
Se indica la base
legal sustantiva del
rgano de lnea.
Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se

derivan las funciones especficas de la Direccin General de . son:
- Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N
xxx
- Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N
xxx
- Ley '..'
- Ley ''..'' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N
xxx
- Ley ''''
Artculo x.- Son funciones especficas de la Direccin General .. las
siguientes:
En caso las
Direcciones Generales
cuenten con unidades
orgnicas stas se
denominan
Direcciones. No es
necesario especificar
la base legal de las
unidades orgnicas.
a) Coordinar, proponer y evaluar la poltica nacional en materia

de .
b) Realizar estudios y proponer normas a la Alta Direccin en
materia de .
c) Proponer y evaluar en coordinacin con los Gobiernos
Regionales las polticas nacionales en materia .
i) Coordinar y promover programas nacionales de , en
coordinacin con entidades pblicas y privadas, y los Gobiernos
Regionales.
j) Las otras funciones especficas que le delegue la Alta Direccin
o que le sean dadas por las normas sustantivas.
Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Direccin Nacional de . :
La Direccin de ..
La Direccin de ..
Artculo x.- Son funciones especficas de la Direccin de ()
116
Anexo3A
Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin
General para Gobiernos Regionales
NORMAS SUSTANTIVAS
Norma
Funciones
Constitucin
Poltica
Nos dice
- Que los Gobiernos Regionales

tienen autonoma poltica,
econmica y administrativa en
los asuntos de su competencia.
- Que le corresponde, dentro de
su jurisdiccin, la coordinacin
y ejecucin de los planes y
programas socio-econmicos
regionales, que apoyan a los
Gobiernos Locales, as como
que sus funciones especficas se
establecen por ley orgnica.
Ley del Poder

Ejecutivo
Nos dice
- Que la defensa de los asuntos e

intereses de los Gobiernos
Regionales y su representacin
en juicio est a cargo de
Procuradores Pblicos que
integran el Sistema de Defensa
Judicial del Estado.
Ley de Bases
de la
Descentralizacin
Nos dice
- Que como parte de sus

funciones, est el promover la
participacin ciudadana as
como promover y mantener
relaciones de cooperacin
tcnica y financiera con
organismos internacionales.
- Cules son sus competencias
exclusivas y compartidas (las
que debern ser incorporadas
en la matriz que elabore cada
Gobierno Regional).
- Que el Gobierno Regional es ejercido por el

rgano ejecutivo de la Regin
Ley Orgnica de
los Gobiernos
Regionales
Nos dice
- Cul es su misin y finalidad

constitucionales, exclusivas y
compartidas (las que debern
ser incorporadas en la matriz
que elabore cada Gobierno
Regional).
- Cules son las funciones y
atribuciones del Consejo
Regional, de los Consejeros
Regionales, del Presidente
Regional, del Vicepresidente
Regional.
- Que las funciones
administrativas se desarrollan
por las Gerencias Regionales
- Que el Consejo Regional es el rgano

normativo y fiscalizador integrado por el
Presidente Regional, el Vicepresidente
Regional y los Consejeros. Cuenta con una
Secretara para el ordenamiento de su
trabajo.
- Que la Presidencia Regional es el rgano
ejecutivo que se organiza en Gerencias
Regionales (Desarrollo Econmico;
Desarrollo Social; Planeamiento,
Presupuesto y Acondicionamiento Territorial;
Infraestructura; Recursos Naturales y Gestin
del Medio Ambiente), coordinadas y
dirigidas por una Gerencia General.
- Que los rganos de lnea, apoyo,
- Que la estructura de las Regiones se

establece por ley orgnica.
- Que el Presidente y el Consejo de
Coordinacin Regional son las mximas
autoridades de la Regin.
117
Norma
Funciones
indicando las funciones
sectoriales a cargo de cada
Gerencia Regional.
Que son competentes para
crear mecanismos que
promuevan la inversin as
como para otorgar concesiones
y celebrar cualquier otra
modalidad contractual que
contribuyan a su desarrollo.
Las normas y disposiciones que
pueden dictar.
Cuales son sus funciones
generales (normativa,
planeamiento, etc.).
Cuales son sus funciones
especficas por materias
(educacin, cultura, salud,
poblacin, etc.)
asesoramiento y control los determina cada

Gobierno Regional de acuerdo a los lmites
presupuestales asignados.
- Que el Consejo de Coordinacin Regional es
el rgano consultivo y de coordinacin con
las Municipalidades.
- Que el control gubernamental a nivel
regional est a cargo del rgano Regional de
Control Interno, conforme al Sistema
Nacional de Control.
- Que el Procurador Pblico Regional es el
encargado de la defensa judicial de los
intereses del Estado a nivel del Gobierno
Regional
- Que las Direcciones Regionales

Sectoriales son responsables de
la implementacin y ejecucin
de las polticas nacionales
sectoriales y regionales
sectoriales en el mbito
regional.
- Que las Direcciones Regionales Sectoriales

estn bajo la direccin del Sector y de la
Gerencia Regional correspondiente, ante
quienes dan cuenta de su gestin.
- Cules son las competencias

vinculadas con el Sistema
Nacional de Gestin Ambiental
Sectorial, el Sistema Nacional de
Informacin Ambiental y otros
instrumentos de gestin
ambiental.
- Que deben contar con una unidad

ambiental.
Normas
ambientales:
Nos dicen
118

Norma
Funciones
Normas sobre
cooperacin
internacional
Nos dicen

con la cooperacin

Normas sobre
Defensa
Nacional y
Defensa Civil
Nos dice

con el Sistema de
Seguridad y Defensa
Nacional.

institucin o la que haga sus veces
Normas sobre
Acceso a la
Informacin
Pblica
Nos dicen

con el acceso a la
informacin Pblica,

119
Anexo3B
Documentos de planeamiento a ser revisados
en el nivel regional
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO REGIONAL
Plan Estratgico Institucional (PEI)
El PEI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno
Regional, constituyen los instrumentos de planeamiento y
presupuestacin que materializan los compromisos del
Estado a nivel regional.
Qu es?
Qu contiene?
Quin lo debe
revisar?
Base Legal
Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el

Presupuesto Participativo. Es decir, los objetivos
institucionales que se definen al interior de cada Gobierno
Regional deben tender al logro de los objetivos estratgicos
del mbito territorial definido en el Plan de Desarrollo
Concertado Regional.
a) Misin
b) Objetivos especficos
c) Actividades y proyectos
Gobierno Regional
- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo
- Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo
para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y
presupuesto participativo.
Plan de Desarrollo
Concertado
Regional
(PDCR)
Qu es?
120
Es un documento de planeamiento regional:

- Concertado, permite a travs de la interaccin de mltiples
actores sociales, identificar los intereses, problemas y
potencialidades de desarrollo de la Regin y, en
consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones
destinadas a resolver los problemas y aprovechar las
potencialidades.
- Participativo, porque reconociendo la multiplicidad de
actores y roles de todo el grupo social, permite la
participacin de quienes no detentan el mandato popular en
la toma de decisiones y en la ejecucin conjunta de las
acciones destinadas a alcanzar los objetivos.
- Flexible, porque el proceso y sus productos deben tener la
capacidad de adaptarse a los cambios polticos, sociales y
econmicos que afecten a la Regin.
- Multianual, porque su vigencia y el establecimiento de
objetivos son de mediano y largo plazo.
Qu
contienen?
Quin lo debe
revisar?
Base Legal
Contenido mnimo:
a) Visin regional
b) Diagnstico
c) Objetivos estratgicos
d) Acciones concertadas
e) Los recursos e indicadores
Gobierno Regional - Gobierno Local
- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto Participativo
- Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo
para el proceso de planeamiento del desarrollo concertado y
presupuesto participativo
Plan de Paz y
Desarrollo
Qu es?
Qu contiene?
Quin lo debe
revisar?
Base Legal
Instrumento de Gestin que permite articular y

compatibilizar las acciones del gobierno central, gobiernos
regionales y locales para que conjuntamente con la empresa
privada concerten acciones orientadas a promover el
desarrollo, la paz social y las reparaciones colectivas a las
vctimas de la violencia poltica en las circunscripciones
territoriales establecidas (Plan de Paz y Desarrollo San
Martn, Huanuco, Pasco, Junn y la provincia de Padre
Abad).
1. Diagnstico, Objetivos, Metas y Estrategias
2. Programas (de infraestructura bsica, de desarrollo
humano, de apoyo al desarrollo productivo, de
fortalecimiento institucional y de competitividad regional).
Gobierno Regional - Gobierno Local
- Marco Programtico de accin del Estado en materia de
paz, reparacin y reconciliacin nacional, D.S. 062-2004PCM
121
Anexo3C
entidades del nivel regional
De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales,
Ley N 27867y, en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del
Reglamento de Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo
N xxx-PCM en la parte pertinente, el contenido bsico del ROF de un Gobierno
Regional es el siguiente:
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UN

GOBIERNO REGIONAL
Derivan de las
normas sustantivas
que regulan a los
Gobiernos
Regionales (Paso 1)
y que se identifican
en la Matriz No. 6
TTULO I
- La naturaleza jurdica del Gobierno Regional, es decir que
tiene personera jurdica de derecho pblico con autonoma
poltica, econmica y administrativa en las materias de su
competencia.
- Las Funciones Generales, es decir el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar el Gobierno
Regional para lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley
Orgnica de Gobiernos Regionales y dems normas sustantivas
que se le aplican. Las principales normas sustantivas debern ser
indicadas antes de detallar cada una de las funciones generales
del Gobierno Regional.
TTULO II
unidades orgnicas
- La estructura orgnica del Gobierno Regional
estructura orgnica, as como de las unidades orgnicas que los
integran.
unidades orgnicas del Gobierno Regional.
No es necesario que
se especifique cada
una de las
competencias
exclusivas o
compartidas
otorgadas por la
Ley Orgnica de los
Gobiernos
Regionales, las
funciones que de
ellas se derivan son
incluidas en el ROF.
Derivan de las
normas sustantivas
que regulan a los
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se
identifican en la
Matriz No. 6
El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos de

ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea
se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las
principales normas sustantivas de las que se derivan.
122

Captulo III: rganos Consultivos y de Coordinacin
Captulo V: rganos de Apoyo y Asesoramiento
Captulo VI: rganos de Lnea
Captulo VII: rganos Desconcentrados
TTULO III
En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Gobierno Regional
ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Regional que refleja su
estructura orgnica

Se establece la
interrelacin
interna,
especificndose a
quin debe asesorar
TTULO II
De la Estructura Orgnica y funciones especficas de los rganos
y unidades orgnicas
CAPTULO IV
De la Gerencia de Asesora Jurdica
Se evita el uso
innecesario de
palabras. Decir:
'Opinar' y no
'Emitir opinin
Se hace referencia
slo al verbo
recopilar,
evitndose incluir
innecesariamente a
otros verbos
sinnimos como
por ejemplo escribir
'recopilar y
compendiar'
Se introduce al
rgano
Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de

asesoramiento encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta
Direccin as como a los dems rganos del Gobierno Regional.
Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Asesora
Jurdica:
a) Absolver las consultas de carcter legal que le formule el
Consejo Regional, la Presidencia y dems rganos del Gobierno
Regional.
b) Opinar y asesorar sobre la aplicacin de las normas legales
emanadas del Gobierno Nacional con implicancias en los
Gobiernos Regionales.
c) Recopilar la legislacin relacionada con las funciones
123
municipales.
d) ()
e) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcalda o que le
sean dadas por las normas sustantivas.
Se establece la
interrelacin
externa,
especificndose con
quin se debe
coordinar.
De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto

Artculo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de
asesoramiento encargado de administrar las acciones correspondientes
a los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalizacin,
estadstica y cooperacin tcnica.
Artculo x .- Son funciones especficas de la Gerencia de Planeamiento y
Presupuesto:
a) Formular el Proyecto de Presupuesto Participativo anual del
Gobierno Regional.
b) Supervisar y controlar los avances de la ejecucin de los proyectos
de inversin
c) Coordinar el desarrollo y aplicacin de la estrategia de lucha
contra la pobreza extrema con las Municipalidades de la Regin.
d) ()
e) ()
f) Las otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas
por las normas sustantivas.
Al final de las
funciones
especficas
asignadas a cada
rgano se deja
abierta la
posibilidad que
puedan ejercer
otras funciones
especficas siempre
que cuenten con el
debido respaldo
normativo y/o de la
autoridad superior.
Artculo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el

orgnicas:
Sub Gerencia de Presupuesto
Sub Gerencia de Planificacin
Sub Gerencia de Estadstica
Se describe cada
funcin especfica a
travs de verbos en
infinitivo.
Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de

Presupuesto:
a)
Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional

y el participativo, en concordancia a la poltica, planes y
programas sectoriales.
b) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos
propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.
c) Coordinar y ejecutar con las unidades orgnicas competentes el
anlisis de costos operativos de los servicios pblicos que presta la
municipalidad.
d) ()
124
Artculo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificacin

()
CAPTULO VII
rganos de Lnea
De la Gerencia de Desarrollo Econmico
Se indica la base
rgano de lnea.
Artculo x.- La Gerencia de Desarrollo Econmico es un rgano de lnea

de mbito regional que le corresponde ejercer las funciones especficas
en los sectores industria, comercio, turismo, artesana, pesquera,
minera, energa e hidrocarburos y agricultura.
Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan
las funciones especficas de la Direccin General de . son:
- Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, Ley N 27867
- Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27783
- Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto
Supremo N xxx
- Ley '..'
Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Desarrollo
Econmico las siguientes:
a. Elaborar, dirigir y proponer a la Alta Direccin, las polticas
sectoriales regionales en concordancia con las polticas
nacionales y de desarrollo regional.
b. Supervisar y evaluar la calidad de los servicios pblicos
sectoriales del mbito de su competencia, prestados en la
Regin.
c. Promover polticas y estrategias de promocin de la
produccin regional en el marco del aprovechamiento
sostenible de los recursos naturales.
d. ()
e. Las otras funciones que le delegue el Presidente Regional o
Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Gerencia de Promocin del
Desarrollo Econmico:
La Su Gerencia de ..
La Sub Gerencia de ..
()
125
Anexo4A
Cuadro de Normas Sustantivas y de Aplicacin
General para Gobiernos Locales
NORMAS SUSTANTIVAS
Norma
Funciones
Constitucin
Poltica
Nos dice
- Que las municipalidades son los

rganos de gobierno local con
autonoma poltica, econmica
y administrativa en los asuntos
de su competencia.
constitucionales.
- Que al Consejo Municipal le corresponden

las funciones normativas y fiscalizadoras.
- Que a la Alcalda le corresponden las
funciones ejecutivas.
Ley de Bases de
la
Descentralizacin
Nos dice
- Que el Gobierno Local

promueve la participacin
ciudadana as como promueve
y mantiene relaciones de
cooperacin tcnica y
financiera con organismos
internacionales.
- Cuales son las competencias
exclusivas y compartidas a
cargo del Gobierno Local (las
cuales deben ser incorporadas
en la matriz de cada
Municipalidad).
Ley de Bases de
la
Descentralizacin
Nos dice
- Cul es la finalidad de los

Gobiernos Locales.
- Cules son las atribuciones del
Consejo Municipal y del Alcalde.
- Cules son las atribuciones y
obligaciones de los regidores.
- Cul es el rol de las
municipalidades provinciales.
- Cules son las competencias y
funciones especficas, con
carcter exclusivo o
compartido, de las
municipalidades provinciales y
distritales.
- Cules son las funciones del
Consejo de Coordinacin Local
Provincial y del Consejo de
Coordinacin Local Distrital.
- Cules son las funciones de la
Junta de Delegados Vecinales y
Comunales.
- Que los Gobiernos Locales son
competentes para promover el
desarrollo integral local as
como la participacin vecinal y
para otorgar concesiones para
la ejecucin y explotacin de
126
- Que el Consejo Municipal ejerce funciones

normativas y fiscalizadoras, estando
conformado por el Alcalde y los regidores.
- Que la Alcalda es el rgano ejecutivo del
Gobierno Local, siendo el Alcalde la mxima
utoridad administrativa.
- Que los rganos de Coordinacin estn
conformados por el Consejo de
Coordinacin Local Provincial, el Consejo de
Coordinacin Local Distrital y la Junta de
Delegados Vecinales.
- Que las Municipalidades Provinciales
cuentan con un Consejo de Coordinacin
Local Provincial como rgano de
coordinacin y concertacin; y, en el caso de
las Municipalidades Distritales, con un
Consejo de Coordinacin Local Distrital.
- Que la Junta de Delegados Vecinales es el
rgano de coordinacin integrado por
representantes de las agrupaciones urbanas
y rurales que integran el distrito dentro de la
provincia.
- Que la administracin municipal adopta una
estructura gerencial la cual comprende a: la
Gerencia Municipal, al rgano de Auditoria
Interna (rgano de Control Institucional), la
Procuradura Pblica Municipal, la Oficina de
Norma
Normas
ambientales:
Nos dicen
Funciones
obras de infraestructura o
servicios pblicos locales.
- Que corresponde a cada
Municipalidad organizar la
administracin de acuerdo con
sus necesidades y presupuesto.
Asesora Jurdica y la Oficina de

Planeamiento y Presupuesto. Los dems
rganos de lnea, apoyo y asesora los
establecen cada Gobierno Local.
- Cuales son las competencias

vinculadas con el Sistema
Nacional de Gestin Ambiental
Sectorial, el Sistema Nacional
de Informacin Ambiental y
otros instrumentos de gestin
ambiental.
- Que deben contar con una unidad

ambiental

Norma
Funciones
Normas sobre
cooperacin
internacional
Nos dicen

con la cooperacin

Normas sobre
Defensa
Nacional y
Defensa Civil
Nos dice

con el Sistema de
Seguridad y Defensa
Nacional.

institucin.
Normas sobre
Acceso a la
Informacin
Pblica
Nos dicen

con el acceso a la
informacin Pblica,

127
Anexo4B
Documentos de planeamiento a ser revisados
en el nivel local
DOCUMENTOS ELABORADOS POR EL GOBIERNO LOCAL
Plan de Desarrollo Local Concertado (PDLC)
Qu es?
Qu contiene?
Quin lo debe
revisar?
Base Legal
Es un documento de planeamiento local:

-Concertado, permite a travs de la interaccin de mltiples actores sociales,
identificar los intereses, problemas y potencialidades de desarrollo local y, en
consecuencia, determinar objetivos y acordar acciones destinadas a resolver los
problemas y aprovechar las potencialidades.
- Participativo, porque reconociendo la multiplicidad de actores y roles de todo el
grupo social, permite la participacin de quienes no detentan el mandato popular en
la toma de decisiones y en la ejecucin conjunta de las acciones destinadas a
alcanzar los objetivos.
- Flexible, porque el proceso y sus productos deben tener la capacidad de adaptarse
a los cambios polticos, sociales y econmicos que afecten a la Municipalidad
.
- Multianual, porque su vigencia y el establecimiento de objetivos son de mediano
y largo plazo.
Contenido mnimo:
a) Visin Local
b) Diagnstico
c) Objetivos estratgicos concertados
d) Acciones concertadas
e) Los recursos e indicadores
Gobierno Local
- Ley 27783, Ley Bases de la Descentralizacin
- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto
- Resolucin Directorial N 010-2004-EF/76.01, Instructivo para el proceso de
planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo
.
Plan de Desarrollo Institucional (PDI)
Qu es?
Qu contienen?
Quin lo debe
revisar?
Base Legal
128
El PDI, junto con el Presupuesto Institucional del Gobierno Local, constituyen los
instrumentos de planeamiento y presupuestacin que materializan los compromisos
del Estado a nivel local.
Se articulan con el Plan de Desarrollo Concertado y el Presupuesto Participativo. Es
decir, los objetivos institucionales que se definen al interior de la institucin
deben tender al logro de los objetivos estratgicos del mbito territorial definido en
el Plan de Desarrollo Concertado Local.
EL PDI, equivale al Plan Estratgico Institucional del Gobierno Regional.
a) Misin
b) Objetivos especficos
c) Actividades y proyectos
Gobierno Local Gobierno Regional
- Ley 27783, Ley Bases de la Descentralizacin
- Ley 28056, Ley Marco de Presupuesto
- Resolucin Directorial N 010-2004 - EF/76.01, Instructivo para el proceso de
planeamiento del desarrollo concertado y presupuesto participativo.
- R. M. 084-2001-EF (Directiva para la formulacin de los PES EM y los PEI para el
perodo 2002-2006)
Anexo4C
entidades del nivel local
De conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N
27972 y, en los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones aprobado mediante Decreto Supremo N xxx-PCM en la
parte pertinente, el contenido bsico del ROF de un Gobierno Local es el
siguiente:
No es necesario que
se especifique cada
una de las
competencias
exclusivas o
compartidas
otorgadas por la
Ley Orgnica de
Municipalidades, las
funciones que de
ellas se derivan son
incluidas en el ROF.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE UNA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL
Derivan de las
normas sustantivas
que regulan los
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se
identifican en la
Matriz No. 6
Se derivan de las
normas sustantivas
que regulan a los
Gobiernos Locales
(Paso 1) y que se
identifican en la
Matriz 6
TTULO I
- La naturaleza jurdica de la Municipalidad, es decir, se indica a qu
Gobierno Local pertenece, mencionndose que tiene personera
jurdica de derecho pblico con autonoma poltica, econmica y
administrativa en las materias de su competencia.
- Las Funciones Generales, es decir, el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar la Municipalidad para
lograr su misin y objetivos establecidos en la Ley Orgnica de
Municipalidades y dems normas sustantivas que se le aplican. Las
principales normas sustantivas debern ser indicadas antes de
detallar cada una de las funciones generales de la Municipalidad.
TTULO II
unidades orgnicas
- La estructura orgnica de la Municipalidad.
estructura orgnica as como de las unidades orgnicas que los
integran.
unidades orgnicas de la Municipalidad.
El presente Ttulo se desarrolla a travs de captulos y subcaptulos de
ser el caso. Asimismo, nicamente para el caso de los rganos de Lnea
se debe indicar, antes de describir sus funciones especficas, las
principales normas sustantivas de las que se derivan.
129

Captulo III: rganos de Coordinacin
Captulo V: rganos de Asesoramiento
Captulo VI: rganos de Apoyo
Captulo VII: rganos de Lnea
Captulo VIII: rganos Desconcentrados
TTULO III
En este ltimo Ttulo se indica el rgimen laboral del Gobierno Local
ANEXO: Contiene el organigrama del Gobierno Local.

TTULO II
unidades orgnicas
Se establece la
interrelacin
interna,
especificndose a
quin debe asesorar
CAPTULO IV
Se introduce al
rgano
De la Gerencia u Oficina de Asesora Jurdica

Artculo x.- La Gerencia de Asesora Jurdica es el rgano de asesoramiento
encargado de proporcionar asesora jurdica a la Alta Direccin as como a
los dems rganos de la Municipalidad.
Se evita el uso
innecesario de
palabras. Decir:
'Opinar' y no
'Emitir opinin
Artculo x.- Son funciones especficas de la Oficina de Asesora Jurdica:

a) Absolver las consultas de carcter legal que le formule el Consejo
Municipal, la Alcalda y dems rganos de la Municipalidad.
Se hace referencia
slo al verbo
recopilar,
evitndose incluir
innecesariamente a
otros verbos
sinnimos como
por ejemplo escribir
'recopilar y
compendiar'
b) Opinar sobre la aplicacin de las normas legales emanadas del

Gobierno Nacional con implicancias en los Gobiernos Locales.
c) Recopilar la legislacin relacionada con las funciones municipales.
d) ()
130
e) Cumplir con otras funciones que le delegue la Alcalda o que le

sean dadas por las normas sustantivas.
De la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto
Artculo x.- La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto es el rgano de
asesoramiento encargado de administrar las acciones correspondientes a
los procesos de planeamiento, presupuesto, racionalizacin, estadstica y
cooperacin tcnica.
Al final de las
funciones
especficas
asignadas a cada
rgano se deja
abierta la
posibilidad que
puedan ejercer
otras funciones
especficas siempre
que cuenten con el
debido respaldo
normativo y/o de la
autoridad superior.
Artculo x .- Son funciones especficas de la Gerencia de Planeamiento y

Presupuesto:
a) Dirigir, programar supervisar y evaluar los procesos de
planeamiento, presupuesto, estadstica y de cooperacin
internacional.
b) Elaborar y proponer a la Alta Direccin proyectos de normas en
materia organizacional e instrumentos de gestin.
c) Conducir y supervisar el Proceso Presupuestario Institucional y el
Participativo en coordinacin con el Consejo de Coordinacin Local
Provincial.
d) ()
e) ()
f) Las funciones que le delegue la Alcalda o que le sean dadas por las
normas sustantivas.
Artculo x.- La Gerencia de de Planeamiento y Presupuesto para el
orgnicas:
Se describe cada
funcin especfica a
travs de verbos en
infinitivo.
Sub Gerencia de Presupuesto

Sub Gerencia de Planificacin
Sub Gerencia de Estadstica
Artculo x.- Son funciones especficas de la Sub Gerencia de Presupuesto:
a) Formular, dirigir y evaluar el Proceso Presupuestario Institucional y
el participativo, en concordancia a la poltica, planes y programas
sectoriales.
b) Monitorear el cumplimiento de las metas de los ingresos
propuestos y proponer medidas correctivas en caso necesario.
c) Coordinar y ejecutar con las unidades orgnicas competentes el
anlisis de costos operativos de los servicios pblicos que presta la
municipalidad.
d) ()
e) ()
Artculo x.- Son funciones de la Sub Gerencia de Planificacin
()
131
CAPTULO VII
rganos de Lnea
De la Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico
Artculo x.- La Gerencia de Promocin del Desarrollo Econmico es un
rgano de lnea de mbito local encargado de coordinar, proponer y
evaluar con la Alta Direccin y dems rganos de la Municipalidad, la
poltica nacional y las normas de alcance nacional en materia de
supervisando su cumplimiento.
Se indica la base
rgano de lnea.
Artculo x.- Las principales normativas sustantivas de las que se derivan

las funciones especficas de la Direccin General de . son:
- Ley Orgnica de Municipalidades, Ley N 27972
- Ley de Bases de la Descentralizacin, Ley N 27783
- Ley '..' y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo
N xxx
- Ley '..'
Artculo x.- Son funciones especficas de la Gerencia de Promocin del
Desarrollo Econmico las siguientes:
a.
Disear un Plan Estratgico de Desarrollo Econmico Provincial.

b. Dirigir y supervisar la simplificacin de los procedimientos de
otorgamiento de licencias y autorizaciones de funcionamiento.
c. Supervisar la administracin de los mercados de propiedad
municipal.
d. ()
e. Las otras funciones que le delegue la Alcalda o que le sean
dadas por las normas legales.
Artculo x.- Son unidades orgnicas de la Gerencia de Promocin del

Desarrollo Econmico:
La Su Gerencia de ..
La Sub Gerencia de ..
()
132
Anexo5
Ejercicio prctico de aplicacin de los
pasos y matrices del Manual
Para realizar un ejemplo que aclare el cmo se hace cada una de las matrices
contenidas en el Manual para elaborar el ROF, se ha tomado como muestra
algunas de las normas que le asignan competencias y funciones en materia
ambiental al Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, en adelante
Ministerio.
PASO 1
Elaboracin de cuadro de normas sustantivas y transversales
El siguiente cuadro contiene las principales normas sustantivas que le asignan
competencias y funciones al Ministerio en materia ambiental. Se ha identificado
con una flecha nicamente las funciones que se tomarn como ejemplo para
desarrollar la Matriz 1.
133
CUADRO DE NORMAS SUSTANTIVAS

MINISTERIO
Funciones
Norma
(Materia ambiental)
Promover la produccin limpia en el desarrollo de los proyectos
de inversin a travs de acciones normativas (art. 77) .
Coordinar y consultar con las autoridades sectoriales con
competencia ambiental y con las autoridades de los gobiernos
regionales y locales, con el fin de armonizar sus polticas, evitar
conflictos o vacos de competencia y responder con coherencia y
eficiencia a los objetivos y fines de la Ley General del Ambiente
y del Sistema Nacional de Gestin Ambiental (art. 58.2) .
Ley General Obligaciones en materia de acceso a la informacin (art. 42):
del
- Establecer mecanismos para la generacin, organizacin y
Ambiente, sistematizacin de la informacin ambiental , relativas a las reas
Ley 28611 o actividades a su cargo.
- Facilitar el acceso directo a la informacin ambiental que se le
requiera, que se encuentre en el mbito de su competencia, sin
perjuicio de adoptar las medidas necesa rias para cautelar el
normal desarrollo de sus actividades .
- Establecer criterios o medidas para validar o asegurar la
calidad e idoneidad de la informacin ambiental .
- Entregar a la autoridad ambiental nacional la informacin que
le solicite por considerarla necesaria para la gestin ambiental
Ley del
Sistema
Aprobar los estudios de impacto ambiental y
Nacional de expedir certificaciones ambientales
Evaluacin
del Impacto - Efectuar la funcin de seguimien to, supervisin y control de
Ambiental, la evaluacin de impacto ambiental, aplicando las sanciones
Ley 27446 administrativas a los infractores .
- Informar al CONAM y a la autoridad sectorial
correspondiente bajo responsabilidad de cualquier dao o
Ley Marco
infraccin a la legislacin ambiental de la cual tengan
del Sistema
conocimiento en el cumplimiento de sus funciones. Asimismo
Nacional de
() (art. 35)
Gestin
- Incorporar el uso de instrumentos econmicos orientados a
Ambiental,
incentivar prcticas ambientales adecuadas, de conformidad con
Ley 28245
el marco normativo presupuestal y normativo correspondiente
(art. 20).
Reglamento - Dictar las medidas necesarias para minimizar y controlar los
de la Ley impactos ambientales negativos, en el ejercicio de sus funciones
Marco del vinculadas con el desarrollo de infraestructura de vivienda as
como con la regulacin del desarrollo urbano (art. 11) .
Sistema
Nacional de
Gestin
Ambiental; - Realizar acciones dirigidas a implementar el Sistema de
D.S. 008- Gestin Ambiental Sectorial, de conformidad con las
2005-PCM disposiciones reglamentarias correspondientes, las que tienen en
cuenta aspectos relativos a los impactos ambientales , su
magnitud, ubicacin y otros elementos especficos del sector
(art. 52).
Promover y establecer planes de descontaminacin y
recuperacin de ambientes degradados, los que deben contar con
la opinin tcnica de la autoridad de salud (art. 62) .
Establecer y aprobar programas de adecuacin y manejo
ambiental para facilitar la adecuacin de una actividad
econmica a obligaciones ambienta les nuevas (art. 60).
134
Efecto en la estructura orgnica
Hace referencia a las autoridades

sectoriales con competencias
ambientales.
Debo definir a qu rgano le
asigno esta funcin
Hace referencia a autoridades

nacionales y sectoriales con
competencias ambientales.
asigno esta funcin
Los Ministerios en general

asigno esta funcin
Hace referencia al Ministerio de

Vivienda, Construccin y
Saneamiento en general.
asigno esta funcin
Hace referencia a las entidades

con competencias ambientales.
asigno tales funciones
- Promover a travs de guas la adopcin de los sistemas de

manejo de residuos slidos que mejor respondan a las
caractersticas tcnicas de cada tipo de residuo, a la localidad
geogrfica en la que sean generados, la salud pblica, la
seguridad del medio ambiente, la factibilidad tcnica econmica
y que conduzcan al establecimiento de un sistema de manejo
integral de residuos slidos (art. 21) .
Hace referencia a las entidades
Ley General
- Sistematizar y poner a disposicin del pblico la informacin
sectoriales
de Residuos
obtenida en el ejercicio de sus funciones vinculadas a la gestin
Slidos; Ley
de residuos slidos (art. 35).
27314
- Publicar una relacin de las sustanc ias y productos peligrosos,
considerando los impactos negativos generados en la salud
pblica y el ambiente (Cuarta Disposicin Complementaria,
Transitoria y Final).
- Remitir al CONAM un informe anual sobre el manejo de
residuos slidos generados por las actividades comprendidas en
el mbito de su competencia (art. 35) .
Regular y fiscalizar la gestin y el manejo de los residuos
slidos generados por la actividad de la construccin (ar t. 7.1).
Emitir opinin tcnica favorable, junto con DIGESA, como un
requisito para la aprobacin de proyectos de infraestructur as de
transferencia, tratamiento y disposicin final de residuos de
mbito de gestin municipal y de gestin no municipal que se
construyan fuera de las instalaciones productivas, concesiones
de extraccin o aprovechamiento de recursos naturales (art. 69) .
- Emitir opinin tcnica favorable, junto con DIGESA, sobre la
modificacin de las caractersticas y del perodo de vida til de
la infraestructura de residuos slidos contenida en el proyecto
aprobado por la Municipalidad Provincial respectiva (art. 74) .
- Regular, fiscalizar y sancionar las actividades, procesos y
Ley que
regula el operaciones en lo referente a la produccin, almacenamiento,
transporte embalaje, manipulacin, utilizacin y reuti lizacin de materiales
terrestre de y residuos peligrosos en las actividades bajo su competencia
materiales y (art. 4).
residuos
peligrosos;
Ley 28256
- Proponer al CONAM los requisitos para la elaboracin de los
Decreto
Legislativo PAMA, as como el trmite para su aprobacin y supervisin
correspondiente (art. 51).
757
- Emitir normas que regulan la generacin de ruidos de las
Reglamento
actividades, equipos y maquinarias que generen ruidos en la
de
construccin, planeamiento y edificacin ( art. 22 a , Cuarta
Estndares
Disposicin Final).
Nacionales
- Fiscalizar el cumplimiento de las normas que regulen la
de Calidad
generacin de ruido de las actividades que se encuentren bajo su
Ambiental
competencia (art. 22).
para Ruido;
- Aprobar otras normas tcnicas que considere necesario para
D.S. 085cumplir con lo establecido en el reglamento de estndares de
2003-PCM
calidad ambiental para ruido (Cuarta Disposicin Final) .
Reglamento
de la Ley
General de
Residuos
Slidos;
D.S. 0572004-PCM
Hace referencia al Ministerio de

Vivienda, Construccin y
Saneamiento.
Hace referencia en general a las

entidades responsables de las
actividades econmicas que
generen tales residuos.
asigno esta funcin
Hace referencia a los Ministerios

en general. En el caso del
Ministerio de Vivienda se refiere a
los ruidos generados en las
actividades de Construccin,
planeamiento y edificacin.
135

Una vez identificada la normatividad sustantiva que respalda y justifica cada una
de las funciones que se asignarn en el ROF, se debe proceder a realizar la Matriz 1
diferenciando claramente las funciones generales y especficas por tipo de
rgano y unidad orgnica (Ver pg. 15 del Manual).
FUNCIONES ESPECIFICAS
FUNCIONES
GENERALES
4
(*)
rgano
Funcin
Oficina de
Medio
Ambiente?
Realizar
las funciones
relacionadas con la
gestin y el manejo
de residuos slidos
generados en las
actividades, bajo
competencia del
Ministerio
sealadas en la Ley
General de
Residuos Slidos y
dems normas
complementarias(2).
Direccin
Nacional de
Construccin?
(3)
Aprobar los
estudios de impacto
ambiental (EIA) y
expedir
certificaciones
ambientales.
Promover la
conservacin del
medio ambiente y el
cumplimiento de la
normatividad
ambiental en las
actividades bajo la
competencia del
Ministerio (1)
Unidad
Orgnica
Funcin
Tengamos presente
1. De la matriz de normas sustantivas elaborada, se pudo desprender la funcin
general No. 4 relativa a la conservacin del medio ambiente en las actividades
bajo la competencia del Ministerio. Dicha funcin general podr ser
complementada y/o mejorada en la medida que se vayan realizando las
siguientes matrices y tengamos ms informacin con la cual trabajar.
2. Dado que varias de las normas sustantivas revisadas establecen ms de una
funcin a cargo de la entidad y, a fin de no hacer del ROF un documento
innecesariamente extenso, al momento de su redaccin se puede simplificar
en una sola funcin varias de ellas tal y como se ha hecho en el ejemplo
resaltado. Lo importante es que las funciones reguladas en las normas
sustantivas se hayan asignado a un responsable encargado de cumplirlas.
3. Toda vez que las normas sustantivas no identifican necesariamente al rgano
encargado de ejercer la funcin asignada, es a la entidad a la que le
136
corresponde hacerlo, se puede determinar en esta primera matriz a cul

rgano o unidad orgnica se le asignar provisionalmente las funciones
identificadas en las normas sustantivas, tal y como se ha hecho en el ejemplo
resaltado. En la medida que se vayan realizando los siguientes pasos del
Manual, se podr tener ms informacin para determinar si es el rgano
idneo para cumplir o no las funciones asignadas.
(*) Se le ha asignado el nmero (4) a esta funcin general, partiendo que ya se
identific en relacin con otras normas sustantivas otras funciones generales.
PASO 2
Identificar funciones y estructura orgnica segn estrategia institucional
Como siguiente paso se debe proceder a identificar la estrategia institucional que
ha sido definida para el logro de la finalidad y cumplimiento de las funciones del
Ministerio. Para ello se ha tomado como ejemplo su Plan Estratgico Institucional
2005 (ver pgina 41).
Matriz 2. Funciones y reas segn estrategia

FUNCIONES
GENERALES
4
rgano
Funcin
Oficina del
Medio
Ambiente
(2)
- Formular e
impulsar la
aplicacin de los
instrumentos
reguladores para
evaluar, controlar
y mitigar los
impactos
negativos al
ambiente,
generados por
actividades
sectoriales.
- Establecer
mecanismos
participativos
para la
elaboracin de
normativa
ambiental.
- Fomentar
polticas de
equilibrio
ambiental en el
desarrollo de las
actividades del
Sector.
Promover e
impulsar el
desarrollo
equilibrado de las
actividades
sectoriales para
preservar el
medio ambiente.
(1)
Unidad
Orgnica
Unidad de
Gestin,
Investigacin
e Impacto
Ambiental
Funcin
- Elaborar e incentivar
estudios e investigaciones as
como la aplicacin de
tecnologas ambientales en
actividades sectoriales, para la
recuperacin ambiental en
zonas urbanas en estado de
degradacin (3).
137
Tengamos presente
1. La funcin general se desprende del objetivo general sealado en el PEI
respecto al medio ambiente.
2. A partir de los objetivos especficos y estrategias contenidos en el PEI, se han
formulado dos funciones asignndoselas por su contenido a la Oficina del
Medio Ambiente y a una de sus unidades orgnicas. En la medida que se
vayan realizando los siguientes pasos del Manual, se podr tener ms
informacin para verificar si tales funciones se asignaron al rgano o unidad
ms idnea.
3. Es necesario resaltar la vinculacin directa que existe entre las funciones
especficas asignadas a cada rgano o unidad orgnica con las funciones
generales de la entidad, siendo estas ltimas el marco o gua de las primeras.
Es decir, debe haber una vinculacin o nexo entre las funciones especficas y
las funciones generales tal y como se puede apreciar en la Matriz 2.
Parte correspondiente del PEI que se tom como muestra para elaborar la
Matriz 2
Objetivos
Generales
- Incrementar la produccin
habitacional, reducir los costos de
adquisicin y facilitar la adquisicin de
viviendas.
- Propiciar el ordenamiento territorial
de la poblacin y las actividades en el
mbito priorizado, as como el
desarrollo integral y calidad ambiental
de las ciudades que lo conforman.
Medio Ambiente:
- Promover e impulsar el desarrollo
equilibrado de las actividades sectoriales
para preservar la calidad del medio
ambiente.
Especficos
Medio Ambiente:
Formular e impulsar la aplicacin
de los instrumentos reguladores para evaluar,
controlar y mitigar los impactos negativos al
ambiente generados por actividades
sectoriales.
Elaborar estudios e incentivar el
desarrollo de investigaciones, la aplicacin de
tecnologas ambientales en actividades
sectoriales para la recuperacin ambiental en
zonas urbanas en estado de degradacin.
Estrategias Medio Ambiente:

- Establecer mecanismos participati vos para la elaboracin de normativa ambiental.
- Fomentar polticas de equilibrio ambiental en el desarrollo de las actividades del
Sector.
- Establecer mecanismos de participacin ciudadana en la formulacin de instrumentos
de evaluacin ambiental para actividades del Sector.
- Establecer convenios que impulsen el desarrollo de iniciativas ambientales a travs de
los propios Gobiernos Locales.
138
PASO 3
Identificar el estado actual de las funciones y estructura orgnica
A fin de identificar las acciones que en materia ambiental viene realizando el
Ministerio a travs de sus diversos rganos y unidades orgnicas, se debe
proceder a revisar el ROF vigente as como aplicar el cuestionario a la entidad.
Paso 3.1: Revisin del ROF vigente
Matriz 3: Funciones y reas segn el ROF vigente (*)
FUNCIONES
GENERALES
4 Coordinar con los diversos
sectores, gobiernos
regionales y locales, la
generacin de programas y
proyectos de desarrollo del
hbitat y conservacin del
medio ambiente urbano (1).
rgano
Funcin
Aprobar los estudios

de impacto ambiental
en el mbito de su
competencia conforme
a la legislacin vigente
(2).
- Aprobar los estudios
en el mbito de su
competencia conforme
a la legislacin
vigente.
- ()
Direccin
Aprobar los estudios
Nacional de
Construccin
en el mbito de su
(Viceministerio competencia conforme
de
a la legislacin
Construccin y vigente.
Saneamiento)
Oficina del
- Formular, proponer,
Medio
evaluar y actualizar la
Ambiente (3)
normatividad
ambiental del Sector.
- Llevar el registro de
las entidades
autorizadas para la
elaboracin de
Estudios de Impacto
Ambiental (EIA)
respecto de las
actividades del Sector.
Unidad
Orgnica
Funcin
Direccin
Nacional de
Vivienda
(Viceministerio
de Vivienda y
Urbanismo)
Direccin
Nacional de
Urbanismo
(Viceministerio
de Vivienda y
Urbanismo)
Unidad de
Polticas,
Estrategias y
Normas
a ) Elaborar una base de

datos y estadsticas
ambientales para la
formulacin de la
normativa ambiental
sectorial en
coordinacin con la
Oficina General de
Estadstica e
Informtica.
b) ()
Unidad de
- Promover la
Gestin,
investigacin a travs
Investigacin de programas, estudios
e Impacto
y proyectos sectoriales
Ambiental
para proteger y
conservar el medio
ambiente en el mbito
nacional.
b) Llevar el registro de
empresas consultoras
ambientales autorizadas
para la elaboracin de
los EIA.
(...)
139
Tengamos presente
1. Se ha tomado como funcin general aquella contenida en el ROF vigente que
de manera explcita hace referencia a la conservacin del medio ambiente.
Dicha funcin podra complementarse en el nuevo ROF con la funcin
general, resultado de las matrices anteriores.
2.
La funcin referida a la aprobacin de EIA contemplada en la Ley Sistema

Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental y que est debidamente
contenida en la Matriz 1, en el ROF vigente es asignada a cada Direccin del
Ministerio de acuerdo con la actividad que se encuentre bajo su competencia.
3. El ROF vigente nos seala una serie de funciones ambientales a cargo de la

Oficina del Medio Ambiente y de sus unidades orgnicas, las mismas que
debern corroborarse en la prctica a travs de la aplicacin del cuestionario.
Paso 3.2 Aplicacin del cuestionario en la entidad
Una vez que se tengan los resultados del cuestionario, se deber proceder a
realizar una Matriz en la que se indique las funciones especficas que en la
prctica vienen ejerciendo cada una de las reas de la entidad. (ver pgina 44).
Respecto de la funcin general, que en nuestro ejemplo se refiere a la
conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la competencia del
Ministerio, aqulla deber ser identificada por el jefe de cada rea a la que se le
aplique la encuesta, que en este caso sera el jefe de la Oficina de Medio
Ambiente. Este ltimo podr recoger la funcin general contenida en el ROF
vigente por estimar que es la que efectivamente se da. Sin embargo, en otros
casos, el jefe del rea podr proponer una funcin general que a su parecer sea
ms acorde con las funciones especficas que en la prctica realizan.
140
141
rgano
Unidad de
Gestin,
Investigacin e
Impacto
Ambiental
Unidad Orgnica
Evalan y aprueban a las instituciones

pblicas y privadas que se dedican a la
elaboracin de estudios ambientales (2) .
Funcin
El jefe de la Oficina de Medio Ambiente seal como funcin general una funcin que no est contemplada entre las funciones
generales del ROF vigente.
2. En la prctica la Unidad de Gestin, Investigacin e Impacto Ambiental viene ejerciendo una funcin que no est contemplada en el
ROF actual, pero que si tiene amparo en las normas sustantivas. Para tal efecto se deber decidir si la misma, dada su importancia para
los fines de la entidad, se formaliza incorporndola en el nuevo ROF.
3. Adems de los supuestos sealados en la Matriz, pueden surgir otros tales como: duplicidad de funciones, funciones reguladas en las
normas sustantivas que no son ejercidas por ningn rgano o unidad orgnica, entre otros. De all la utilidad de realizar la Matriz 4.
1.
Funcin
- Proponen, coordinan y evalan

la poltica ambiental (1).
Del cuestionario resalt, a modo de ejemplo, que:
Formular y
Oficina del Medio
proponer la
Ambiente
aplicacin de
polticas y normas
ambientales as
como supervisar y
controlar el impacto
ambiental de las
actividades del
Sector (1) .
FUNCIONES
GENERALES
Matriz 4: Funciones y reas segn la organizacin
PASO 4
Elaboracin de Matrices Comparativas
Matriz 5: Matriz Comparativa de Funciones Generales por Fuentes de
informacin
A continuacin se elabora la Matriz 5, resumen de las funciones generales identificadas en
cada una de las fuentes de informacin analizadas (Matriz 1: Marco legal; Matriz 2:
Estrategia Institucional; Matriz 3: ROF vigente; y, Matriz 4: Organizacin actual). Ver pgina
52.
FUNCIONES GENERALES
Cd.
Marco Legal
Estrategia
Institucional
Cd.
Cd.
ROF vigente
Cd.
Cuestionario
4C
Formular y
proponer la
aplicacin de
polticas y
normas
ambientales, as
como supervisar
y controlar el
impacto
ambiental de las
actividades del
Sector.
1L
2L
3L
4L
Promover la
conservacin del
medio ambiente y
el cumplimiento
de la normatividad
ambiental en las
actividades bajo
la competencia del
Ministerio.
4E
Promover e
impulsar el
desarrollo
equilibrado de
las actividades
sectoriales para
preservar el
medio
ambiente.
4R
Coordinar con
los diversos
sectores,
gobiernos
regionales y
locales la
generacin de
programas y
proyectos de
desarrollo del
hbitat y
conservacin
del medio
ambiente
urbano.
5L
Tengamos presente
1.
Se puede apreciar que las funciones generales 4L, 4E y 4C pueden ser
resumidas en una sola funcin que complementara la funcin general contenida
en el ROF vigente (4R). A modo de ejemplo dicha funcin general podra ser:
Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales que
promuevan la conservacin del medio ambiente en las actividades bajo la
competencia del Ministerio.
142
143
Formular y proponer la aplicacin de polticas y normas ambientales que promuevan la conservacin del medio ambiente en las actividades
bajo la competencia del Ministerio.
Coordinar con los diversos sectores, gobiernos regionales y locales la generacin de programas y proyectos de desarrollo del hbitat y
conservacin del medio ambiente urbano .
FUNCIONES GENERALES
Funcin
DE
LNEA
DE
LNEA
F.G.
Tipo de
rgano Cd.
Funcin
Especfica
Direccin
- Aprobar
Nacional de
los estudios
Construccin
de impacto
(Viceministerio ambiental en
de
el mbito de
Construccin y su
Saneamiento)
competencia,
conforme a
la
legislacin
vigente.
Direccin
- Aprobar
Nacional de
los estudios
Vivienda
de impacto
(Viceministerio ambiental en
de Vivienda y
el mbito de
Urbanismo)
su
competencia,
conforme a
la
legislacin
vigente.
rgano
Unidad
Orgnica
ROF vigente
Funcin
Especfica
Matriz 5A. Matriz comparativa de funciones y reas por fuentes de informacin
Cd.
F.G.
rgano
Funcin
Especfica
Unidad
Orgnica
Organizacin actual
Funcin
Especfica
A continuacin, se ha elaborado la matriz comparativa que consolida la informacin de las matrices anteriores. El objetivo es que dicha matriz se
complete debidamente para cada tipo de rgano, de modo tal que puedan resaltarse los posibles problemas, tales como funciones reguladas pero no
ejercidas por ningn rgano, duplicidad de funciones, entre otros (ver pgina 54).
4B
4A
Cd.
144
DE
LNEA
DE
LNEA
DE
LNEA
Oficina del
Medio
Ambiente
Direccin
Nacional de
Urbanismo
(Viceministerio
de Vivienda y
Urbanismo)
- Aprobar
los estudios
de impacto
ambiental en
el mbito de
su
competencia,
conforme a
la
legislacin
vigente
- Formular,
proponer,
evaluar y
actualizar la
normatividad
ambiental
del Sector.
- Llevar el
registro de
las entidades
autorizadas
para la
elaboracin
de EIA.
Unidad de
Gestin,
Investigacin
e Impacto
Ambiental
Unidad de
Polticas,
Estrategias y
Normas
- Elaborar
una base de
datos y
estadsticas
ambientales
para la
formulacin
de la
normativa
ambiental,
en
coordinacin
con la
Oficina
General de
Estadstica e
Informtica
(2).
- Promover
la
investigacin
a travs de
programas,
estudios y
proyectos
sectoriales
para
proteger y
conservar el
Oficina
del
Proponen,
Medio
coordinan
Ambiente y evalan
la poltica
ambiental.
Unidad de
Gestin,
Investigacin
e Impacto
Ambiental
Evalan y
aprueban a
las
instituciones
pblicas y
privadas
que se
dedican a la
elaboracin
de estudios
ambientales.
145
4A
4A
4A
Unidad de Polticas, Estrategias y Normas
Oficina General de Estadstica e Informtica
Funcin General
Direccin Nacional de Construccin
rgano/ Unidad Orgnica
Aprobar los estudios de impacto ambiental en el mbito de su competencia

conforme a la legislacin vigente .
Elaborar una base de datos y estadsticas ambientales para la formulacin de
la normativa ambiental en coordinacin con la Oficina General de
Estadstica e Informtica.
Coordinar con la Oficina de Medio Ambiente la ela boracin de una base de
datos y estadsticas ambientales para la formulacin de la normativa
ambiental.
Funcin Especfica
FUNCIONES EN MATERIA AMBIENTAL
Se aconseja mantener a cada rgano y unidad orgnica en la misma ubicacin en cada matriz (misma fila).
1. Si la funcin identificada en las normas sustantivas y asignada en la Matriz 1 a la Oficina de Medio Ambiente, es recogida en
las otras matrices, verificando as a quin se le asign formalmente (ROF vigente) o de lo contrario si nadie la viene
ejerciendo dicha funcin.
2. Si cuando se hace referencia a algn rgano u unidad orgnica con el cual se debe coordinar, en la parte de la matriz en que se
menciona a ste ltimo rgano se incluye entre sus funciones la funcin respecto de la cual se debe coordinar con l.
La matriz comparativa va a permitir observar entre otros aspectos:
Tengamos presente
Anexo 6
Funciones vinculadas a los Sistemas Administrativos
FUNCIONES DEL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
El rgano de Control Institucional tiene como misin, promover la correcta y
transparente gestin de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la
legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, as como el logro de sus
resultados, mediante la ejecucin de acciones y actividades de control para
contribuir con el cumplimiento de los fines y metas institucionales.
SON FUNCIONES DEL

RGANO DE CONTROL
INSTITUCIONAL DE TODAS
LAS ENTIDADES PBLICAS
(Art. 28 Resolucin
Contralora N 114-2003-CG)
a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la

entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan
Anual de Control, as como ejercer el control externo por encargo de
la Contralora General.
b) Efectuar auditoras a los estados financieros y presupuestarios de
la entidad, as como a la gestin de la misma, de conformidad con las
pautas que seale la Contralora General.
c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y
operaciones de la entidad, que disponga la Contralora General, as
como las que sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando
estas ltimas tengan carcter de no programadas, su realizacin ser
comunicada a la Contralora General por el Jefe del OCI.
d) Efectuar control preventivo sin carcter vinculante, al rgano de
ms alto nivel de la entidad con el propsito de optimizar la
supervisin y mejora de los procesos, prcticas e instrumentos de
control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinin que
comprometa el ejercicio de su funcin, va el control posterior.
e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la
Contralora General, as como al Titular de la entidad y del Sector
cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia.
f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad,
se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisin o de
incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que adopte
las medidas correctivas pertinentes.
g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios y
servidores pblicos y ciudadanos sobre actos y operaciones de la
entidad, otorgndole el trmite que corresponda a su mrito y
documentacin sustentatoria respectiva.
h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por
la Contralora General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones
emitidas para el efecto.
i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la
entidad, como resultado de las acciones y actividades de control,
comprobando su materializacin efectiva, conforme a los trminos y
plazos respectivos. Dicha funcin comprende efectuar el
seguimiento de los procesos judiciales y administrativos derivados de
las acciones de control.
j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contralora General para la
ejecucin de las acciones de control en el mbito de la entidad.
147
k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa

interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgnicas y
personal de sta.
I) Formular y proponer el presupuesto anual del rgano de Control
Institucional para su aprobacin correspondiente por la entidad.
m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y
requerimientos que le formule la Contralora General.
n) Otras que establezca la Contralora General.
o) Adicionalmente al cumplimiento de las funciones asignadas, el
rgano de Control Institucional ejerce las atribuciones que le
confiere el Artculo 15 de la Ley.
ADICIONALMENTE, SON
FUNCIONES DE LOS
RGANOS DE CONTROL
SECTORIAL
(Art. 29 Resolucin
a) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su

competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y
metas del Sector, en concordancia con los lineamientos y
disposiciones impartidas por la Contralora General.
b) Evaluar e informar al Titular del Sector, dentro del mbito de su
competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las
entidades y rganos desconcentrados comprendidos en el Sector.
c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de
Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados
comprendidos en el Sector sobre los informes de control emitidos, el
cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la
informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por
disposicin de la Contralora General. Dicha funcin se realizar
siempre dentro de un contexto de colaboracin racional, evitndose
la superposicin de funciones.
d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y
situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los
rganos desconcentrados de su Sector.
ADICIONALMENTE, SON
FUNCIONES DE LOS
RGANOS DE CONTROL
REGIONAL
(Art. 29 Resolucin
a) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del mbito de su

competencia, sobre el cumplimiento de los planes, programas y
metas del Gobierno Regional, en concordancia con los lineamientos y
disposiciones impartidas por la Contralora General.
b) Evaluar e informar al Presidente Regional, dentro del mbito de su
competencia, sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a las
entidades y rganos desconcentrados comprendidos en la Regin.
c) Coordinar, integrar y consolidar la informacin de los rganos de
Control Institucional de las entidades y rganos desconcentrados
comprendidos en la Regin sobre los informes de control emitidos, el
cumplimiento de sus planes anuales de control, as como la
informacin que deban emitir en virtud de encargos legales o por
disposicin de la Contralora General.
d) Informar a la Contralora General sobre el funcionamiento y
situacin operativa de los rganos de Control instituidos en los
rganos desconcentrados de su Regin.
148
Anexo 7
Lineamientos para la elaboracin y aprobacin
del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF
(Decreto Supremo N 043-2006-PCM)
Aprueban Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Reglamento de
Organizacin y Funciones - ROF por parte de las entidades de la Administracin
Pblica
DECRETO SUPREMO N 043-2006-PCM
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA
CONSIDERANDO:
Que, la Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del
Estado, declara al Estado peruano en proceso de modernizacin con la finalidad de
mejorar la gestin pblica y establece que las normas referidas a organizacin del
Estado requieren de la opinin tcnica previa de la Secretaria de Gestin Pblica de
la Presidencia del Consejo de Ministros.
Que, resulta de necesidad aprobar los criterios necesarios para ordenar la
estructura de organizacin de las entidades de la Administracin Pblica, siendo
indispensable contar con disposiciones respecto del proceso de elaboracin y
aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF.
Que, es conveniente actualizar la normativa aplicable en relacin con el
Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF, documento de gestin cuya
elaboracin debe realizarse sobre la base de criterios de simplicidad y flexibilidad en
un contexto de uso racional de los recursos pblicos.
Que, la Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de
Ministros ha cumplido con elaborar y proponer los lineamientos para la
elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF por
parte de las entidades de la Administracin Pblica.
De conformidad con la Ley N 27658 y el Decreto Supremo N 094-2005PCM;
DECRETA:
Artculo 1.- Aprobacin
Aprubense los Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del
Reglamento de Organizacin y Funciones - ROF por parte de las entidades de la
Administracin Pblica, los que constan de cuatro (4) ttulos, treinta y siete (37)
artculos y cinco (5) disposiciones complementarias.
149
Artculo 2.- Sistemas Administrativos

La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros,
previa coordinacin con los entes rectores de los Sistemas Administrativos,
aprobar las funciones correspondientes a tales sistemas que deben estar
contenidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones de las entidades.
Artculo 3.- Derogacin
Derguese la Directiva N 005-82-INAP/DNR - Normas para la Formulacin
del Reglamento de Organizacin y Funciones de los Organismos de la
Administracin Pblica, aprobada por Decreto Supremo N 002-83-PCM y la
Directiva N 002-95-INAP-DNR, Lineamientos Tcnicos para formular los
documentos de gestin en un marco de modernizacin administrativa, aprobada
por Resolucin Jefatural 109-95-INAP/DNR.
Artculo 4.- Refrendo
El presente Decreto Supremo ser refrendado por el Presidente del Consejo
de Ministros.
Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veintin das del mes de julio
del ao dos mil seis.
ALEJANDRO TOLEDO
Presidente Constitucional de la Repblica
PEDRO PABLO KUCZYNSKI GODARD
Presidente del Consejo de Ministros
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y APROBACIN DEL REGLAMENTO DE
ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF
TTULO I
Normas generales
CAPTULO I
Del objeto, finalidad y alcance
CAPTULO II
De las disposiciones generales para la elaboracin y aprobacin del ROF
TTULO II
CAPTULO I
Del contenido y elaboracin del reglamento de organizacin y funciones
CAPTULO II
De los rganos y unidades orgnicas
CAPTULO III
De los rganos y unidades orgnicas que ejercen funciones de Sistemas
Administrativos
CAPTULO IV
Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Universidades Pblicas
150
TTULO III
Aprobacin del reglamento de organizacin y funciones
TTULO IV
De las normas para proyectos, programas y comisiones
Disposiciones Complementarias
TTULO I
NORMAS GENERALES
CAPTULO I
DEL OBJETO, FINALIDAD Y ALCANCE
Artculo 1.- Objeto
Establecer los lineamientos generales que todas las entidades del Sector Pblico
indicadas en el artculo 3 deben seguir para la elaboracin y aprobacin del
Reglamento de Organizacin y Funciones, en adelante ROF.
Artculo 2.- Finalidad
Generar la aprobacin de un ROF que contenga una adecuada estructura orgnica
de la entidad y definicin de sus funciones y las de los rganos que la integran,
acorde con los criterios de diseo y estructura de la Administracin Pblica que
establece la Ley N 27658 - Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado,
con el objetivo de priorizar y optimizar el uso de los recursos pblicos e identificar
las responsabilidades especficas de las entidades pblicas y sus unidades
orgnicas, asignadas por el ordenamiento jurdico aplicable en cada caso.
Artculo 3.- mbito
Las siguientes entidades de la Administracin Pblica se sujetan a lo dispuesto en la
presente norma:
a) En el Gobierno Nacional: Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados u
otros Organismos Pblicos con calidad de pliego presupuestal adscritos a la
Presidencia del Consejo de Ministros o a los Ministerios, con independencia de la
denominacin formal que las normas les reconozcan.
b) El Poder Judicial, el Ministerio Pblico, el Jurado Nacional de Elecciones, la Oficina
Nacional de Procesos Electorales, el Registro Nacional de Identificacin y Estado
Civil, el Consejo Nacional de la Magistratura, la Defensora del Pueblo, la Contralora
General de la Repblica, el Tribunal Constitucional, la Superintendencia de Banca,
Seguros y Administradoras de Fondo de Pensiones y el Banco Central de Reserva del
Per. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
c) Las Universidades Pblicas, excluyendo su estructura funcional de enseanza
(facultades, rectorado, etc.) que se rigen por lo dispuesto en las normas especiales
de la materia y las disposiciones previstas por la Asamblea Nacional de Rectores.
151
d) Los Gobiernos Regionales y los Gobiernos Locales debern aplicar los presentes
lineamientos en todos aquellos aspectos no contemplados o que no se opongan a
lo que establecen la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y la Ley Orgnica de
Municipalidades, respectivamente. Los Organismos Pblicos Descentralizados de
los niveles regional y local, con independencia de la denominacin formal que las
normas les reconozcan, se sujetan a lo dispuesto en la presente norma.
Los presentes lineamientos no son de aplicacin a las Empresas que conforman la
actividad empresarial del Estado, las que se rigen por la Ley General de Sociedades
y las normas especiales que emita el FONAFE para las empresas que se encuentran
bajo su mbito.
Artculo 4.- Normas para programas, proyectos y comisiones
La definicin de las funciones y, de ser el caso, la estructura orgnica de los
programas y proyectos se aprueba mediante un Manual de Operaciones de
acuerdo con lo previsto en la presente norma. Las funciones especficas a nivel del
cargo o puesto de trabajo sern contempladas en el Manual de Organizacin y
Funciones (MOF) de la Entidad.
Las Comisiones Multisectoriales no admiten estructura orgnica. Las Comisiones
Multisectoriales permanentes pueden contar con un Reglamento Interno
aprobado por la Comisin.
Artculo 5.- Definiciones
Para la adecuada aplicacin de los lineamientos se debe considerar las siguientes
definiciones:
REA
Se refiere tanto a rganos como a unidades orgnicas de una Entidad.
ATRIBUCIN
Facultad conferida expresamente a quien ejerce un cargo para resolver o tomar
decisin sobre cualquier acto administrativo dentro de su competencia y en el
ejercicio de sus funciones.
CUADRO PARA ASIGNACIN DE PERSONAL - CAP
Documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y aprobados
de la Entidad, sobre la base de su estructura orgnica vigente prevista en su ROF.
COMPETENCIA
mbito de actuacin material o territorial de la entidad en su conjunto,
establecido de acuerdo a un mandato constitucional y/o legal.
EFICIENCIA
Agilizar la toma de decisiones y la asignacin de responsabilidades.
ENTIDAD
Incluye a las sealadas en los incisos 1 al 7 del artculo I del ttulo preliminar de la
Ley N 27444-Ley del Procedimiento Administrativo General. Deber entenderse
por entidades a aquellas organizaciones que cumplen con funciones de carcter
152
permanente; es decir, que han sido creadas por norma con rango de Ley que les
otorga personera jurdica.
ESTRUCTURA ORGNICA
Es un conjunto de rganos interrelacionados racionalmente entre s para cumplir
funciones preestablecidas que se orientan en relacin con objetivos derivados de la
finalidad asignada a la Entidad.
FACULTAD
Derecho conferido para realizar cierta accin.
FUNCIN
Conjunto de acciones afines y coordinadas que corresponde realizar a la entidad,
sus rganos y unidades orgnicas para alcanzar sus objetivos.
FUNCIN GENERAL
Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los
objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen de las normas
sustantivas vinculadas a la entidad.
FUNCIN ESPECFICA
Conjunto de acciones que deben realizar los rganos y las unidades orgnicas,
conducentes a alcanzar los objetivos de la entidad y las metas de su gestin
administrativa.
JERARQUA
Es la lnea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organizacin
hasta el eslabn ms bajo; tambin conocida como cadena de mando.
NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categora dentro de la estructura orgnica de la Entidad que refleja la
dependencia entre los rganos o unidades orgnicas de acuerdo con sus funciones
y atribuciones.
NIVEL JERRQUICO
Refleja la dependencia jerrquica de los cargos dentro de la estructura orgnica de
la Entidad.
RGANOS
Son las unidades de organizacin que conforman la estructura orgnica de la
Entidad. Se clasifican de acuerdo a lo establecido en los presentes lineamientos.
PROGRAMA
Los Programas son estructuras funcionales creadas para atender un problema o
situacin crtica, o implementar una poltica pblica especfica, en el mbito de
competencia de la entidad a la que pertenece.
PROYECTO
Se refiere a un conjunto articulado y coherente de actividades orientadas a alcanzar
uno o varios objetivos siguiendo una metodologa definida, para lo cual se le asigna
153
un equipo de personas, as como otros recursos cuantificados en forma de

presupuesto, que prev el logro de determinados resultados y cuya programacin
en el tiempo responde a un cronograma con una duracin limitada. Solo se crean
para atender actividades de carcter temporal.
REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES - ROF
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la
estructura orgnica de la Entidad orientada al esfuerzo institucional y al logro de
su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la Entidad y las
funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas y establece sus
relaciones y responsabilidades.
RACIONALIZACIN DE PROCESOS
Actividad de sistematizacin que conlleva a la identificacin, anlisis,
armonizacin, diseo, mejoramiento, simplificacin o supresin de procesos para
alcanzar mayor eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos de la
Entidad.
SISTEMA ADMINISTRATIVO
Los Sistemas Administrativos son los conjuntos de principios, normas,
procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las
actividades de la Administracin Pblica y que tienen por finalidad asegurar el
cumplimiento eficaz de los objetivos de las entidades a travs de la utilizacin
eficiente de los medios y recursos humanos, logsticos y financieros.
UNIDAD ORGNICA
Es la unidad de organizacin que conforma los rganos contenidos en la
estructura orgnica de la entidad.
CAPTULO II
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES PARA LA ELABORACIN Y APROBACIN DEL
ROF
Artculo 6.- Obligatoriedad de los Lineamientos
Las entidades de la Administracin Pblica indicadas en el Artculo 3 deben
formular su respectivo ROF sujetndose a los presentes lineamientos; bajo
responsabilidad del titular del rgano responsable a que se refiere el artculo
siguiente.
Artculo 7.- rgano responsable de la formulacin de los documentos de gestin
institucional
La conduccin del proceso de elaboracin y formulacin del ROF de las entidades
estar a cargo del rgano responsable de las funciones de planeamiento,
racionalizacin o quien haga sus veces.
Artculo 8.- De la supervisin y evaluacin del cumplimiento
Corresponde a la Secretara General de los Ministerios, la Gerencia Regional y la
Gerencia Municipal supervisar el cumplimiento de las disposiciones previstas en
estos lineamientos tanto en su entidad como en las entidades adscritas a sta,
154
cuando las tuviere.

TTULO II
CAPTULO I
DEL CONTENIDO Y ELABORACIN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
Artculo 9.- De la naturaleza del ROF
El Reglamento de Organizacin y Funciones es el documento tcnico normativo de
gestin institucional de una entidad que establece:
a) La estructura orgnica de la entidad.
b) Las funciones generales y especficas de la entidad y de cada uno de sus rganos
y unidades orgnicas.
c) Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y
entidades cuando corresponda.
Artculo 10.- De los criterios para la elaboracin del ROF
Para la elaboracin del ROF se deber observar los siguientes criterios de diseo y
estructura de la Administracin Pblica:
a) Observar las disposiciones sobre creacin, organizacin y funciones contenidas
en las normas que regulan el proceso de modernizacin y descentralizacin del
Estado.
b) Disear la organizacin con criterios de simplicidad y flexibilidad que permitan
el cumplimiento de los fines de la Entidad con mayores niveles de eficiencia y una
mejor atencin a los ciudadanos.
c) Observar el principio de especialidad conforme al cual se debe integrar las
funciones afines y eliminar posibles conflictos de competencia y cualquier
duplicidad de funciones entre sus rganos y unidades orgnicas o con otras
entidades de la Administracin Pblica. La especialidad se da:
i. En razn de la tarea a cumplir: las tareas o funciones similares no deben ser
ejercidas por ms de un rgano al interior de la entidad;
ii. En relacin con el mbito territorial en el cual se ejerce una funcin: una misma
funcin puede ser ejercida por ms de un rgano pero en mbitos territoriales
diferentes y claramente delimitados.
d) Observar el principio de legalidad de las funciones. Las funciones y actividades
que realice la Administracin Pblica a travs de sus dependencias, entidades y
organismos deben estar plenamente justificadas y amparadas en las normas
sustantivas y reflejarse en sus normas de organizacin y funciones.
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e) Todas las funciones y competencias que las normas sustantivas establecen para
una entidad, deben ser recogidas y asignadas a algn rgano de sta.
f) Cuidar la coherencia entre asignacin de competencias y rendicin de cuentas.
Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que
pueda determinarse la calidad de su desempeo y el grado de cumplimiento de
sus funciones, sobre la base de criterios de medicin que tiendan a ser objetivos.
g) La estructura orgnica de una entidad debe guardar equilibrio entre las
necesidades de jerarquizacin de la autoridad y de coordinacin entre rganos.
Para ello, los niveles organizacionales y jerrquicos de la entidad deben
desarrollarse considerando los rganos que se encuentren debidamente
justificados conforme al Informe Tcnico Sustentatorio que elabore la Entidad y
hasta el tercer nivel organizacional slo en los casos en que esto fuere necesario;
tal como se establece a continuacin:
NIVELES
ORGANIZACIONALES
1 NIVEL
NIVELES JERRQUICOS
ALTA DIRECCIN
RGANOS DE
2 NIVEL
3 NIVEL
RGANOS DE
ASESORAMIENTO Y
RGANOS DE APOYO
Unidades orgnicas de rganos Unidades orgnicas de rganos
de asesoramiento y de apoyo.
de lnea
LNEA
Las unidades orgnicas del tercer nivel deben ser excepcionales y siempre que se
encuentren debidamente justificadas conforme al Informe Tcnico Sustentatorio
que elabore la Entidad de acuerdo con lo establecido en el Artculo 29.
Artculo 11.- Funciones por nivel jerrquico
Son funciones de cada nivel jerrquico, sin que esta enumeracin sea taxativa, las
siguientes:
ALTA DIRECCIN: dirigir la entidad, supervisar sus actividades, reglamentar y
aprobar polticas pblicas, en general ejercer las funciones de direccin poltica y
administrativa de la entidad.
RGANOS DE ASESORAMIENTO: Orientar la labor de la entidad y de sus distintos
rganos mediante actividades tales como: planificacin, presupuesto,
organizacin, asesora jurdica. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
RGANOS DE APOYO: Ejercer las actividades de administracin interna que
permiten el desempeo eficaz de la entidad y sus distintos rganos en el
cumplimiento de las funciones sustantivas. Entre estas funciones pueden incluirse
las de contabilidad, recursos humanos, sistemas de informacin y comunicacin,
gestin financiera, gestin de medios materiales, servicios auxiliares. (*)
RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
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RGANOS DE LNEA: Formular, ejecutar y evaluar polticas pblicas y en general

realizar las actividades tcnicas, normativas y de ejecucin necesarias para cumplir
con los objetivos de la entidad en el marco de las funciones que las normas
sustantivas atribuyen a sta.
RGANOS DESCONCENTRADOS: Son rganos de la entidad con funciones
especficas, asignadas en funcin de un mbito territorial determinado. Actan en
representacin y por delegacin de sta dentro del territorio sobre el cual ejercen
jurisdiccin
Artculo 12.- Del contenido del ROF
El ROF contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuenta los rubros y
metodologa que se detallan a continuacin:
a) Ttulo Primero de las Disposiciones Generales
En este ttulo se desarrollar:
- Naturaleza Jurdica; entendida como las caractersticas de la personera jurdica de
la Entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y funciones.
- Entidad de la que depende; de ser el caso y el tipo de dependencia que existe
(funcional, tcnica y/o administrativa);
- Jurisdiccin; estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus
competencias la entidad.
- Funciones Generales de la Entidad; es decir, el conjunto de acciones
fundamentales o actividades que debe realizar la entidad para cumplir su misin y
objetivos establecidos.
- Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de
la entidad.
b) Ttulo Segundo: De la estructura orgnica
En este ttulo se desarrollar la estructura orgnica de las entidades, incluyendo los
casos en que se ha previsto por excepcin el tercer nivel organizacional, indicando
los siguientes tipos de rganos:
- rganos de Alta Direccin
rganos Consultivos
rgano de Control Institucional
- rganos de Asesoramiento
- rganos de Apoyo
- rganos de Lnea
- rganos Desconcentrados.
Asimismo, se desarrollarn captulos por cada una de las categoras de rganos
157
indicados as como subcaptulos de ser necesario. En esta parte se detallar la

estructura organizacional, las funciones generales, las funciones especficas; as
como la interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades
orgnicas de la Entidad comprendidas hasta el tercer nivel organizacional en los
casos en que ste haya sido previsto. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
A cada tipo de rganos de la entidad le corresponde un cdigo, que se desagregar
en sus rganos y unidades orgnicas, de acuerdo con el siguiente detalle:
- rganos de Alta Direccin: Cdigo 01 y se desagrega en rganos 01.1, 01.2 y
siguientes y sus unidades orgnicas 01.1.1, 01.1.2 y siguientes en el primer caso y
01.2.1, 01.2.2 y siguientes.
- Sucesivamente y de la misma forma corresponden los Cdigos 02 a los rganos
Consultivos, 03 al rgano de Control Institucional, 04 a los rganos de
Asesoramiento, 05 a los rganos de Apoyo, 06 a los rganos de Lnea y 07 a los
rganos Desconcentrados.
En el ROF no debe hacerse referencia a los cargos ni al nivel o rango de quienes
encabezan los distintos rganos y unidades orgnicas de la Entidad.
c) Ttulo Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales
En este ttulo se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones
con otras entidades de la Administracin Pblica cuyos objetivos sean concurrentes
o complementarios a los fines que persigue la Entidad.
d) Anexo
Organigrama de la Entidad que refleje la estructura orgnica de la misma.
Artculo 13.- Determinacin de funciones
Las funciones que cumplen las entidades y cada uno de sus rganos y unidades
orgnicas se derivan del marco legal sustantivo en el que se establece sus
competencias por lo que su determinacin en el ROF se deber realizar de acuerdo
a los siguientes criterios:
a) Las funciones que se determinen deben permitir que los rganos cumplan con lo
dispuesto en las normas sustantivas, los sistemas administrativos y las normas de
aplicacin general, cuando sea el caso:
i) Las funciones de los rganos de lnea deben ser el resultado del anlisis realizado
en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo 29.
ii) Las funciones que se derivan de los sistemas administrativos recogen lo
dispuesto por los rganos rectores de stos segn lo dispuesto en el Artculo 23.
iii) Las funciones que se derivan del proceso de descentralizacin, cuando sea el
caso, se incorporan segn lo dispuesto por el Artculo 27.
iv) Las funciones especficas asignadas a cada rgano se derivan de las funciones
158
generales definidas para la entidad. Las funciones correspondientes a las unidades

orgnicas se derivan de las funciones definidas para el rgano del que dependen.
En todos los casos las funciones derivadas deben ser homogneas y concordantes
con aqullas de las cuales se derivan, siguiendo una secuencia jerrquica.
b) Las funciones asignadas a un mismo rgano o unidad orgnica deben ser afines,
compatibles y/o complementarias.
c) Cuando se trate de funciones de coordinacin entre rganos, deber
especificarse dicha funcin en cada uno de ellos.
d) Cuando se trate de funciones de coordinacin interinstitucional, deber
especificarse la institucin con la que aqulla se realiza.
CAPTULO II
DE LOS RGANOS Y UNIDADES ORGNICAS
Artculo 14.- Alta Direccin
La Alta Direccin de las entidades configura el primer nivel organizacional de la
Entidad, est integrada por:
a) El rgano que constituye la mxima autoridad de la Entidad.
b) Los Viceministerios en el caso de los Ministerios.
c) El rgano que constituye la ms alta autoridad administrativa de la Entidad.
d) Los Consejos Consultivos, cuando corresponda.
e) El rgano de Control Institucional.
Los Asesores de la Alta Direccin no constituyen unidades orgnicas sino equipos
de trabajo asignados a rganos de sta.
Artculo 15.- Consejo Directivo
La configuracin del Consejo Directivo de una Entidad slo procede en aquellos
casos previstos por la Ley. Si la Ley no norma los integrantes y su nmero, as como
sus funciones y dems caractersticas, stos se debern establecer en el ROF. De ser
este el caso, el nmero de miembros del Consejo Directivo no podr exceder de
cinco (5).
Artculo 16.- Consejos Consultivos
Las funciones de los Consejos Consultivos de los Ministerios constituidos por Ley
deben estar establecidas en el ROF. Sus miembros pueden ser designados por la
propia Ley que los crea, mediante el mecanismo previsto por ella o por el Titular de
la Entidad. Ejercen el cargo de forma ad-honorem.
Los Consejos Consultivos no pueden tener unidades orgnicas y, en caso de
requerir una secretara tcnica, el ROF deber sealar el rgano o unidad orgnica
que ejercer dicha funcin.
Artculo 17.- De la mxima autoridad administrativa
En toda entidad debe estar definida la mxima autoridad administrativa, que
159
forma parte de la Alta Direccin y acta como nexo de coordinacin entre sta y
los rganos de asesoramiento y de apoyo.
En los Ministerios esta funcin es ejercida por la Secretara General; en los
Gobiernos Regionales por la Gerencia Regional y en los Gobiernos Locales por la
Gerencia Municipal. En los organismos pblicos descentralizados la mxima
autoridad administrativa se denominar Secretara General, salvo que mediante
norma legal se le asigne una denominacin distinta.
La denominacin de gerencia solamente se acepta para el caso de aquellas
entidades que prestan servicios y ejecutan obras y se estructuran bajo el criterio de
organizacin empresarial.
Artculo 18.- De los rganos de Asesoramiento
Las entidades contarn con rganos de asesoramiento denominados Oficina
para atender las siguientes funciones:
a) Asesora Jurdica.
b) Planeamiento y presupuesto, incluyendo las actividades de racionalizacin y
cooperacin tcnica internacional.
Atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las
funciones contempladas en el inciso b) podrn ser desagregadas o asignadas a
otro rgano.
Artculo 19.- De los rganos de Apoyo
Las entidades contarn con una Oficina General de Administracin como rgano
de apoyo a cargo de por lo menos las siguientes materias: Contabilidad y Finanzas,
Adquisiciones, Administracin de Personal y Tecnologa de la Informacin.
Atendiendo al volumen de trabajo, la naturaleza y el tamao de la entidad, las
funciones correspondientes a estas materias podrn ser desagregadas o asignadas
a otro rgano.
Artculo 20.- Constitucin de rganos de asesoramiento y apoyo adicionales
De forma excepcional, se podr admitir la creacin de otros rganos de
asesoramiento y de apoyo adicionalmente a los sealados en los Artculo 18 y
Artculo 19; siempre que la necesidad haya sido debidamente sustentada en el
informe a que se refiere el Artculo 29.
Artculo 21.- De los rganos de Lnea
Los rganos de lnea son aquellas unidades tcnico normativas que formulan y
proponen las normas y acciones de poltica de alcance nacional sobre la materia de
su competencia y supervisan su cumplimiento.
Los rganos de lnea se estructuran de la siguiente forma:
- Direcciones Nacionales.- Corresponde en el caso de aquellas entidades que
cuenten con rganos que califican como ente rector de un Sistema Administrativo
creado por una norma con rango de Ley.
160
- Direcciones Generales.- Corresponde en el caso de Ministerios, con excepcin de

la Presidencia del Consejo de Ministros y RREE, en cuyo caso corresponder la
denominacin de Secretara.
- Direcciones.- Corresponde en el caso de aquellas entidades que no se encuentren
en ninguno de los supuestos anteriores.
Excepcionalmente, en las entidades en las cuales el Secretario General ejerce las
funciones del Viceministro, puede utilizarse la denominacin de Secretara para
denominar a los rganos de lnea.
Artculo 22.- Criterios para la creacin de unidades orgnicas
Los criterios que justifican la creacin de unidades orgnicas son alternativa o
concurrentemente los siguientes:
a) Si un rgano de la entidad cuenta con ms de 15 personas.
b) Si la carga administrativa que conlleva la funcin que gener la creacin de uno
de los rganos de la entidad justifica la creacin de una unidad orgnica.
c) Si se establece, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la necesidad de
independizar ciertos servicios o tareas.
La ocurrencia de al menos uno de estos factores es necesaria para la creacin de
unidades orgnicas. Sin embargo, ser asimismo necesario evaluar las
circunstancias del caso especfico as como la justificacin incluida en el Informe
Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo 29.
CAPTULO III
DE LOS RGANOS Y UNIDADES ORGNICAS QUE EJERCEN FUNCIONES DE
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Artculo 23.- De las funciones derivadas de los Sistemas Administrativos
Los rganos vinculados a los Sistemas Administrativos ejercern las funciones
previstas en la normatividad aplicable al sistema, as como aqullas que les sean
asignadas de acuerdo con el ROF de la Entidad. Los entes rectores de los sistemas
administrativos establecen las funciones que las entidades debern realizar para
cumplir con las disposiciones de estos sistemas en sus respectivos mbitos.
Los entes rectores no podrn requerir la creacin de rganos o unidades orgnicas
para el cumplimiento de las funciones de los sistemas administrativos ni predefinir
la ubicacin de stas, con excepcin del rgano de Control Institucional que se rige
por lo establecido en la Resolucin de Contralora N 114-2003-CG. Las entidades
incorporan en sus ROF dichas funciones, asignndolas a los rganos que
correspondan de acuerdo con su estructura.
Artculo 24.- rgano de Defensa Judicial
Para la defensa judicial de los derechos e intereses del Estado, los Ministerios y
161
dems entidades expresamente autorizadas conforme a ley contarn con un

rgano de defensa judicial. Las funciones de las procuraduras pblicas son
determinadas por el Consejo de Defensa Judicial del Estado y debern estar
consignadas en el ROF.
Artculo 25.- rgano de Control Institucional
El rgano de Control Institucional es el rgano que conforma el Sistema Nacional
de Control. Su jefe guarda dependencia funcional y administrativa con la
Contralora General de la Repblica. Las funciones del rgano de Control
Institucional son determinadas por la Contralora General de la Repblica.
Considerando las caractersticas de la Entidad y la complejidad de los procesos, el
rgano de Control Institucional podr constituir unidades orgnicas. Esta creacin
deber justificarse en el Informe Tcnico Sustentatorio a que se refiere el Artculo
29. Para ello, deber tomarse en consideracin la naturaleza, complejidad y
volumen de funciones, el nmero de cargos del rgano de Control Institucional y
acreditarse la opinin previa favorable de la Contralora General de la Repblica.
CAPTULO IV
GOBIERNOS REGIONALES, GOBIERNOS LOCALES Y UNIVERSIDADES PBLICAS
Artculo 26.- De la Estructura Orgnica de Gobiernos Regionales y Locales
La estructura orgnica y denominacin de los rganos en el caso de los Gobiernos
Regionales o Locales se rigen por lo establecido en su respectiva Ley Orgnica.
Para todo lo dems se aplicar las disposiciones contenidas en la presente norma.
Para la organizacin de los Gobiernos Regionales y Locales prevalecer el enfoque
territorial, velando por la integracin de las funciones y actividades sectoriales que
tengan sinergias positivas en su ejecucin.
Artculo 27.- Funciones derivadas del proceso de descentralizacin
Las entidades del Poder Ejecutivo que por efecto del proceso de descentralizacin
prevean la transferencia de funciones a los Gobiernos Regionales o Locales
debern incluir en su Plan Sectorial de Transferencia las funciones generales y
especficas que las entidades receptoras de funciones debern incorporar en sus
reglamentos de organizacin y funciones para el adecuado ejercicio de cada
funcin.
Corresponde a las entidades receptoras definir el rgano o unidad orgnica
responsable de realizar las funciones acreditadas y aprobar las modificaciones a
sus correspondientes ROF.
TTULO III
APROBACIN DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
Artculo 28.- De la necesidad de aprobar el ROF
Se requiere la aprobacin del ROF en los siguientes casos:
162
a) La creacin de una nueva entidad.

b) La fusin de entidades.
c) Por efecto de la transferencia de funciones en el marco del proceso de
descentralizacin.
d) Por existencia de un proceso de reorganizacin de la Entidad aprobado
conforme a Ley.
e) Por modificacin del marco legal sustantivo que conlleve una afectacin de la
estructura orgnica o modifique total o parcial las funciones previstas para la
entidad.
f) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad con la finalidad de cumplir
con mayor eficiencia su misin y funciones.
Artculo 29.- Del Informe Tcnico Sustentatorio
La aprobacin del ROF deber ampararse en un Informe Tcnico Sustentatorio, el
cual contendr lo dispuesto en los artculos siguientes. Para el caso de las entidades
del Gobierno Nacional, el Informe Tcnico Sustentatorio deber incluir la Ficha
Tcnica publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de
Ministros.
Artculo 30.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por modificacin
El Informe Tcnico Sustentatorio que sustente la modificacin del ROF incluir la
siguiente informacin:
Seccin 1. Justificacin
Esta seccin del informe debe sustentar la necesidad de la existencia de la nueva
estructura y funciones de la Entidad. Para ello, se incluir la siguiente informacin:
a) Anlisis funcional: (i) Identificacin de las nuevas funciones establecidas en el
ROF propuesto as como de aquellas que han sido suprimidas o modificadas en
relacin con el ROF vigente y sustento legal de cada una de estas funciones y (ii)
Sustento tcnico de la inclusin, modificacin o supresin de cada una de estas
funciones, segn corresponda. Las entidades del Gobierno Nacional deben
presentar la informacin sealada en (i) en el formato correspondiente de la Ficha
Tcnica publicada en el portal electrnico de la Presidencia del Consejo de
Ministros.
b) Anlisis de Estructura: (i) Razones que sustenten la creacin de cada uno de los
nuevos rganos y unidades orgnicas, cuando corresponda. Para estos efectos,
debe desarrollarse una explicacin detallada de por qu las nuevas funciones no
pueden ser asumidas por los rganos existentes; (ii) El organigrama vigente; y, (iii)
el organigrama propuesto.
c) Anlisis de no duplicidad de funciones, con nfasis en las funciones generales de
la Entidad y en las de sus rganos de lnea, en relacin con otras entidades del
sector pblico que realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines
iguales o semejantes.
d) En caso de que la nueva estructura implique cambios sustantivos en el Cuadro de
Asignacin de Personal, se incluir la propuesta del nuevo CAP. Se entiende por
cambios sustantivos el incremento, reduccin o reubicacin interna de al menos
163
quince por ciento (15%) del personal de la entidad.

e) De ser el caso, se incluir un acpite en el cual se explique la simplificacin y
optimizacin de procesos, con detalle y justificacin de cada uno y su
especializacin.
f) Siempre que se establezca la posibilidad de tercerizar determinadas labores de
los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir la identificacin
de los rganos responsables de la supervisin de las actividades tercerizadas. (*)
Seccin 2. Anlisis de consistencia
En esta seccin del informe se debe sustentar la coherencia entre la estructura
orgnica propuesta y los objetivos institucionales contemplados en documentos
de planeamiento de carcter multianual y otros instrumentos que expresen las
polticas sectoriales, regionales o locales.
Seccin 3. Efectos presupuestales
orgnica propuesta y el financiamiento con que cuenta la entidad con un
horizonte de tres aos. Para ello se incluir la siguiente informacin:
a) Cuadro comparativo de los gastos de operacin de la estructura vigente y la
propuesta.
b) Cuando se haya previsto la tercerizacin de determinadas labores de los
rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir el anlisis costo beneficio que sustenta esa decisin.
c) Por excepcin, en el caso en que la nueva estructura orgnica represente un
financiamiento de ste as como la proyeccin de gasto corriente con un horizonte
de tres aos.
Artculo 31.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por modificacin parcial
Cuando la modificacin parcial del ROF no represente cambios en la estructura
orgnica o en el presupuesto aprobado de operacin y funcionamiento para la
entidad mayores a un cinco por ciento (5%) en el ejercicio presupuestal vigente, el
Informe Tcnico slo versar sobre lo contenido en los incisos a) de la seccin
primera y a) de la seccin tercera del Artculo 30. (*) RECTIFICADO POR FE DE
ERRATAS
Artculo 32.- Del Informe Tcnico Sustentatorio por creacin de nueva entidad o
fusin
Cuando la aprobacin de ROF se sustente en la creacin o fusin de entidades, el
Informe Tcnico Sustentatorio incluir la siguiente informacin:
Seccin 1. Justificacin
a) Base Legal mediante la que se crea la Entidad
164
b) Anlisis funcional: Identificacin de funciones previstas en la normatividad

sustantiva que da origen y sustento a las funciones establecidas en el ROF
propuesto y su base legal. Las entidades del Gobierno Nacional deben presentar
esta informacin en el formato correspondiente de la Ficha Tcnica publicada en el
portal electrnico de la Presidencia del Consejo de Ministros.
c) Anlisis estructural: (i) El organigrama propuesto; y ii) el organigrama vigente,
en los casos de fusin.
d) Anlisis de no duplicidad de funciones, con nfasis en las funciones generales de
la Entidad y en las de sus rganos de lnea, en relacin con otras entidades que
realizan funciones o actividades similares o que persiguen fines iguales o
semejantes.
e) La propuesta de Cuadro de Asignacin de Personal.
f) Siempre que se establezca la posibilidad de tercerizar determinadas labores de
los rganos de asesoramiento o de apoyo de la entidad, se incluir la definicin de
los rganos responsables de la supervisin de las actividades tercerizadas. (*)
Seccin 2. Plan de implementacin
En esta seccin del informe se deben describir las actividades previstas para la
organizacin de la nueva entidad, incluyendo el cronograma de ejecucin, la
organizacin del trabajo para llevarlas a cabo, el costo de las actividades de
implementacin (inversin, gasto operativo, etc.) y las metas intermedias y finales
con las cuales se har el seguimiento del plan. El plan de implementacin no podr
exceder de dos aos.
Seccin 3. Efectos presupuestales
orgnica propuesta y el financiamiento solicitado para la entidad con un horizonte
de tres aos. Para ello, se incluir el cuadro comparativo de los gastos de operacin
de la estructura vigente y la propuesta en el caso de las entidades que se originan
en una fusin y nicamente el cuadro de costos de operacin previsto cuando se
trate de una entidad nueva.
Artculo 33.- Del Informe Previo a la Aprobacin del ROF
Los Reglamentos de Organizacin y Funciones de las Entidades requieren de un
informe previo favorable para su aprobacin. El objetivo del informe previo es la
verificacin del cumplimiento de los requisitos tcnicos previstos en la presente
norma y en la Ley de Modernizacin de la Gestin del Estado y dems normativa
vigente.
La solicitud a la Entidad encargada de la emisin del Informe Previo deber
acompaarse de la siguiente documentacin:
- El proyecto de ROF.
- El proyecto de dispositivo legal aprobatorio del ROF.
165
- El Informe Tcnico Sustentatorio.

El proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de dispositivo
legal aprobatorio deben estar debidamente visados por el rgano responsable de
su elaboracin y el rgano de asesora jurdica de la entidad o el que haga sus
veces.
a) En el mbito del Poder Ejecutivo
i) Corresponde a la Secretara General de cada Ministerio aprobar el Informe
Tcnico Sustentatorio y supervisar que no exista duplicidad de funciones entre las
entidades del sector. Una vez hecho esto, se remitir el proyecto de ROF, el Informe
Tcnico Sustentatorio y el proyecto de Decreto Supremo correspondiente a la
Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros.
ii) La Secretara de Gestin Pblica verificar que el proyecto de ROF propuesto, as
como los informes tcnicos remitidos, se ajusten a lo dispuesto por los
Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de
Modernizacin de la Gestin del Estado. La Secretara de Gestin Pblica podr
solicitar a la entidad ms informacin, la realizacin de las modificaciones que
corresponda o emitir un Informe Previo favorable. En este ltimo caso, se
proceder a tramitar la aprobacin del correspondiente Decreto Supremo.
b) En el mbito Regional:
i) Corresponde a la Gerencia General del Gobierno Regional revisar que no exista
duplicidad de funciones entre los rganos de la entidad y entre sta y las dems
entidades pblicas que actan en su circunscripcin. Una vez hecho esto, se
remitir el proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de
Ordenanza Regional correspondientes a la Presidencia Regional para que sean
sometidos a la aprobacin del Consejo Regional.
ii) La Gerencia General del Gobierno Regional verificar que el proyecto de ROF
propuesto as como los informes tcnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por
los Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de
Modernizacin de la Gestin del Estado y emitir el Informe Previo.
c) En el mbito Municipal:
iii) Corresponde a la Gerencia del Gobierno Local revisar que no exista duplicidad
de funciones entre los rganos de la entidad y entre sta y las dems entidades
pblicas que actan en su circunscripcin. Una vez hecho esto, se remitir el
proyecto de ROF, el Informe Tcnico Sustentatorio y el proyecto de Ordenanza
Municipal correspondiente al gobierno Local para que sean sometidos a la
aprobacin del Concejo Municipal.
iv) La Gerencia del Gobierno Local verificar que el proyecto de ROF propuesto y los
informes tcnicos remitidos se ajusten a lo dispuesto por los Lineamientos para la
Elaboracin y Aprobacin del ROF y por la Ley Marco de Modernizacin de la
Gestin del Estado y emitir el Informe Previo.
166
Artculo 34.- De la aprobacin del ROF

La aprobacin del ROF de las entidades se realizar de acuerdo al siguiente esquema
Institucin
Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y otros
Organismos Pblicos con aclidad de pliego presupuestal
adscritos a la Presidencia del Consejo de Ministros o a los Ministerios,
con independencia de la denominacin formal que las normas les
reconozcan
Poder Judicial, Ministerio Pblico, Jurado Nacional de Ele cciones,
Oficina Nacional de Procesos Electorales, Registro Nacional de
Dispositivo Legal
Por Decreto Supremo
Por Resolucin del Titular
Identificacin y Estado Civil,

Consejo Nacional de la Magistratura, Defensora del Pueblo, Contralora
General de la Repblica, Tribunal Constitucional, Universidades
Pblicas, Superi
ntendencia de Banca, Seguros y Administradoras
Privadas de Fondos de Pensiones y el Banco Central de Reserva del
Per RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
Gobierno Regional
Por Ordenanza Regional
Municipalidades
Por Ordenanza M unicipal
Organismos Pblicos Descentralizados de Gobiernos Locales
Por Ordenanza Municipal
(*)
Artculo 35.- De la publicacin de ROF

Las entidades del Gobierno Nacional, los Gobiernos Regionales y las
Municipalidades provinciales debern cumplir con publicar el dispositivo legal
aprobatorio, el texto ntegro de su ROF y el organigrama institucional en el Diario
Oficial El Peruano. (*) RECTIFICADO POR FE DE ERRATAS
La publicacin del ROF deber realizarse tambin en el portal electrnico de las
entidades dentro de los 5 das calendarios siguientes a la fecha de publicacin en el
Diario Oficial El Peruano; bajo responsabilidad de los funcionarios designados
conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
Las Municipalidades Distritales remitirn el texto ntegro de su ROF y el
organigrama institucional, as como el de sus Organismos Pblicos
Descentralizados si los tuvieren, al Consejo Nacional de Descentralizacin para su
publicacin en el portal electrnico de ste.
TTULO IV
DE LAS NORMAS PARA PROYECTOS, PROGRAMAS Y COMISIONES
Artculo 36.- Contenidos mnimos para el Manual de Operaciones
Los programas y proyectos contarn con un manual de operaciones en el que se
consignar por lo menos la siguiente informacin:
a) Descripcin del programa o proyecto, incluyendo el objetivo, la descripcin de
ste y la identificacin de entidades, rganos o unidades orgnicas ejecutoras que
tienen responsabilidades respecto del programa o proyecto.
b) Organizacin del programa o proyecto: organizacin, funciones y
responsabilidades.
c) Procesos principales tales como programacin y aprobacin de actividades,
ejecucin de recursos, proceso de coordinacin, desembolsos, segn corresponda.
167
d) Procesos de supervisin, seguimiento y evaluacin: supervisin tcnica,

informes (financieros, registros contables, de progreso), auditorias, inspeccin y
supervisin, segn corresponda.
Artculo 37.- Contenido mnimo para el Reglamento Interno de Comisiones
Multisectoriales
Las Comisiones Multisectoriales creadas con una vigencia mayor a doce (12) meses
o en razn de un encargo permanente aprobarn un Reglamento Interno
consignando, respecto del rgimen de sesiones: i) periodicidad, ii) qurum, iii)
reglas de votacin y iv) reglas de aprobacin de acuerdos. (*) RECTIFICADO POR FE
DE ERRATAS
DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
Primera.- Directivas
La Secretara de Gestin Pblica de la Presidencia del Consejo de Ministros se
encuentra facultada para emitir directivas complementarias en materia de ROF y
de CAP, as como de otros documentos de gestin.
Las disposiciones que se dicten al amparo de la primera disposicin final del
Decreto Supremo N 080-2004-PCM deben cumplir con las disposiciones legales
vigentes que regulen los documentos de gestin y con las directivas
complementarias que apruebe la Secretara de Gestin Pblica.
Segunda.- Normas de adecuacin
Las entidades comprendidas en la presente norma se adecuarn progresivamente
a sus disposiciones de acuerdo para lo cual debern presentar ante la entidad
encargada de la elaboracin del Informe Previo, de acuerdo con lo dispuesto en el
artculo 33 del presente Reglamento, el proyecto de ROF de acuerdo con el
siguiente calendario.
Las entidades que no tuvieran ROF aprobado a la fecha de publicacin del presente
Decreto Supremo, debern presentar su proyecto de ROF en un plazo no mayor de
tres meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma.
Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre
de 2004 debern presentar su proyecto de ROF, en un plazo que no exceder de 12
meses contado desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma. (*)
Las entidades cuyo ROF vigente fue aprobado con posterioridad al 31 de diciembre
de 2004 debern presentar su propuesta de ROF a la entidad encargada de la
elaboracin del Informe Previo, en un plazo que no exceder de 12 meses contado
desde la fecha de entrada en vigencia de la presente norma.
La Secretara de Gestin Pblica publicar y actualizar el Organigrama Oficial del
Poder Ejecutivo que incluye a las entidades que lo conforman atendiendo al
cumplimiento de los requisitos en cada caso con independencia de la
denominacin formal prevista en sus normas de creacin.
168
Tercera.- Modificacin del CAP

Las entidades debern presentar su proyecto de CAP para su aprobacin, en un
plazo mximo de 3 meses contados a partir de la entrada en vigencia de su ROF.
Cuarta.- Rgimen laboral
El rgimen laboral de las entidades pblicas es el establecido en el Decreto
Legislativo N 276 y sus normas modificatorias y complementarias, salvo que
mediante ley expresa se haya establecido la aplicacin del rgimen laboral de la
actividad privada. En tanto se apruebe el nuevo rgimen laboral del empleo
pblico, el ROF de cada Entidad incluir en una disposicin complementaria el
rgimen laboral al que su personal est sujeto
Quinta.- De las Universidades Pblicas
Las Universidades Pblicas debern tomar en cuenta las disposiciones establecidas
en estos lineamientos nicamente para la conformacin de los rganos y unidades
orgnicas con responsabilidades administrativas. Corresponde a la Secretara
General del Ministerio de Educacin la emisin del Informe Previo a que se refiere el
Artculo 33.:
169
Alvarado Mairena, Jos. Administracin Gubernamental. Per. Grijley.

2004
Cabanellas de Torres, Guillermo. Diccionario Jurdico Elemental. Dcimo

Sptima Edicin. Argentina. Heliasta. 2005
Diccionario de la Lengua Espaola. Vigsima Segunda Edicin. Espaa.

Real Academia Espaola. 2001
Diseo de Diagramas Organizacionales. rea de Gerencia

Gubernamental. Puerto Rico. 2003
El Estado como proyecto poltico, social y como organizacin.

Documento N 5 Criterios Generales para el Diseo de Estructuras de la
Administracin Pblica Provincial. Subsecretara de la Gestin Pblica.
Argentina. 2005
Gua Conceptual. Manual de Procesos. Ministerio de Economa y

Finanzas. Quito. Ecuador. 2004
Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin. Secretara de la

Contralora General. Direccin General de Desarrollo Administrativo.
Mxico. 2005
Flores, Pedro. Diccionario Jurdico Fundamental. Segunda Edicin. Per.

Grijley. 2002
Gua de Reestructuracin de Entidades Territoriales. Departamento

Administrativo de la Funcin Pblica. Colombia
Gua para la Elaboracin de Organigramas. Secretara de la Contralora

General. Direccin General de Desarrollo Administrativo. Mxico. 2005
Instructivo para el Ajuste del Manual Especfico de Funciones y

Competencias Laborales. Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica. Colombia. 2005
Lusthaus, Charles; Adrien, Marie-Hlene y otros autores. Evaluacin

Organizacional. Marco para mejorar el desempeo. Canad. Centro
Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. 2002
Rubio, Marcial. El Sistema Jurdico. Introduccin al Derecho. Octava

Edicin. Per. Fondo Editorial Pontificia Universidad Catlica del Per.
2002
Bibliografa
Bibliografa
171
Se termin de imprimir en los talleres de:
Jr. San Agustn 497 - Surquillo

Telf.: 446-3035 Telefax: 445-5902
E-mail: diskcopysac@viabcp.com

Manual para Elaboracion Del Rof Parte 1

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PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE MINISTROS

La manera como una entidad se organiza para realizar actividades y cumplir

Criterios importantes a tener en cuenta

ROF de las Universidades Pblicas.

De las oficinas de sistemas.

CAPTULO I. QU ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES?

Anexo 1. Cuestionario para la Identificacin de la Organizacin Actual ............................104

Manual para elaborar el ROF

Manual para elaborar el ROF

De la consolidacin de dichas matrices se obtendr la Matriz 5A. Matriz

Asimismo, del anlisis que realice la entidad sobre la informacin consignada en

Manual para elaborar el ROF

Ahora, iniciaremos la ruta del Manual

Y nosotros, con mucho gusto

Observemos dnde nos encontramos.

Manual para elaborar el ROF

En este primer captulo desarrollaremos

Manual para elaborar el ROF

Por qu se dice que el ROF

Veamos para qu es til un ROF:

Manual para elaborar el ROF

- Facilita la integracin del personal nuevo al contar con un documento que lo

Cmo se vincula el ROF

El ROF se encuentra estrechamente ligado a cada uno de los instrumentos de

Manual para elaborar el ROF

Los instrumentos vinculados con el

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:

R Interrelacin del ROF con los instrumentos de gestin organizacionales

R Interrelacin con los instrumentos de planeamiento

Manual para elaborar el ROF

de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, s debe

1.2 Qu debemos entender por una organizacin?

Una organizacin pblica presenta ciertas caractersticas particulares que la

Manual para elaborar el ROF

b) Son entidades formales

d) Sus funciones estn reguladas por el ordenamiento jurdico

Manual para elaborar el ROF

Cules son esos

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Es importante conocer los principios que rigen la forma de organizarse de

Manual para elaborar el ROF

R Asignacin de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas

Adems de los criterios y

S existen otros principios organizacionales. As tenemos:

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R Coordinacin: Las unidades de una organizacin siempre deben

1.3 Qu entidades deben contar con un ROF?

En el caso particular de los

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Hay organizaciones que

S. Los Lineamientos excluyen expresamente del mbito de su aplicacin a

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- Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno

En el caso de los Gobiernos Regionales, la

1.4 Cundo una entidad debe reformular su ROF?

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reorganizacin es el caso de la fusin de dos o ms entidades pblicas,

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Revisemos los siguientes conceptos clave:

Una entidad entra en un proceso de

Una entidad entra en un proceso de

Las normas emitidas por el Instituto Nacional

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