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Universidad Tecnolgica

de Quertaro

Firmado digitalmente por Universidad Tecnolgica de Quertaro


Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnolgica de
Quertaro, o=Universidad Tecnolgica de Quertaro, ou,
email=webmaster@uteq.edu.mx, c=MX
Fecha: 2012.09.14 08:43:59 -05'00'

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE QUERTARO

Nombre del Proyecto:


ELABORACIN DE MAPEO DE FLUJO DE VALOR DE LA EMPRESA
ESAL

Empresa:
EQUIPOS Y SUMINISTROS AGUA LIMPIA S.A DE C.V

Memoria que como parte de los requisitos para obtener el ttulo de:
INGENIERO EN PROCESOS Y OPERACIONES INDUSTRIALES

Presenta:
SOSA CAPUCHINO AMELIA EUNICE

Asesor UTEQ

Asesor Empresa

DR. IGNACIO ROJAS R.

ING. ANTONIO VERDUZCO S.

Santiago de Quertaro, Qro. Septiembre del 2012

RESUMEN
Actualmente las organizaciones sufren de diversos desperfectos en el flujo de la
informacin de los departamentos, en este caso en la empresa ESAL se le proporciono
el apoyo de una herramienta til que es requerida para llevar a cabo un servicio de
manera eficaz al cliente.
Value Stream Mapping (VSM) como es conocida, es una herramienta que se
desarroll a lo largo de este proyecto con el fin de mejorar el flujo de informacin de la
organizacin. Su aplicacin se expendio desde la identificacin del producto, hasta el
destino (cliente), en el cual se visualiz el mapa del flujo actual, mostrando los pasos
actuales, las demoras y los flujos de informacin necesarios para entregar los servicios
finales. Considerando un estndar de smbolos para representar la entidades de la
cadena de suministro. Evaluando el estado de flujo de valor actual mediante la
eliminacin de los residuos e identificando las fuentes de desperdicio y cuellos de botella
que restringan el proceso, y a partir de ah se realizo un mapa del estado futuro
esperado; en la implementacinlos resultados ms notorios se percataran en un lapso
de tiempo de 4 a 6 meses debido que intervienen variantes como la adaptacin del
personal y los nuevos formatos que se proporcionan para ser ms eficiente el
departamento de compras, que es el principal afectado.

ABSTRACT
Organizations currently suffer from various defects in the information flow of the
departments, in this case the company ESAL support was provided a useful tool which is
required to perform effectively service the client.
Value Steam Mapping (VSM) as is known, is a tool that was developed during this
project to improve the flow of organizational information. Its application is retailing from
product identification to the destination (client), which was visualized in the current flow
map showing the current steps, delays, and information flows required to deliver the final
services. Whereas a standard symbol to represent the entities of the supply chain.
Assessing the state of current value stream by eliminating waste and identifying sources
of waste and bottlenecks restricting the process, and from there took place a map of the
expected future state, in implementing the most notorious is watching in a span of 4 to 6
months because of variations involved the adaptation of staff and new formats that are
provided to streamline the purchasing department, which is the most affected.

NDICE

Pgina
Resumen

Abstract

ndice

I.

INTRODUCCIN

II.

ANTECEDENTES

III.

JUSTIFICACIN

IV.

OBJETIVOS

V.

ALCANCES

VI.

FUNDAMENTACIN TEORICA

VI.I

Mapeo del Flujo de Valor (Materiales e Informacin)

VI. II Gua paso a paso para hacer un mapa de flujo de valor

VI.II.I Paso 1: Identificar la familia de producto

VI.II.II Paso 2: Identificar el diagrama SIPOC

10

VI.II.III Paso 3: Diagrama del Estado Actual

11

VI.II.IV Paso 4: Elaboracin del diagrama del estado futuro

13

VI.II.V Paso 5:Plan de implementacin

13

VII.

PLAN DE ACTIVIDADES

15

VII.I

Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las

16

instalaciones
VII.II Etapa 2: Asignacin del proyecto

16

VII.III Etapa 3: Gua paso a paso para la elaboracin

16

VII.IV Etapa 4: Primer paso: Identificar la familia del producto

16

VII.V Etapa 5: Segundo paso: Identificar Diagrama SIPOC

16

VII.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboracin del diagrama del estado actual

16

VII.VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboracin del diagrama del estado futuro

16

VII.VIII Etapa 8: Quinto paso: Plan de implementacin

17

VII.IX Etapa 9: Elaboracin de la presentacin en Power Point

17

VII.X Etapa 10: Elaboracin de resultados y conclusiones

17

VIII.

RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

17

IX.

DESARROLLO DEL PROYECTO

18

IX.I

Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las

18

instalaciones
IX.II Etapa 2: Asignacin del proyecto

18

IX.III Etapa 3: Gua paso a paso para la elaboracin

18

IX.IV Etapa 4: Primer paso: Identificar la familia del servicio

19

IX.V Etapa 5: Segundo Paso: Mapa SIPOC

22

IX.V.I Segundo Paso: Mapa SIPOC

23

IX.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboracin del diagrama del estado actual

23

IX.VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboracin del diagrama del estado futuro

24

IX.VII.I Sugerencias para mejorar el proceso

26

IX.VIII Etapa 8: Quinto paso: Plan de implementacin

28

IX.IX Etapa 9: Realizacin de la presentacin en Power Point

31

X.

RESULTADOS OBTENIDOS

31

XI.

ANALISIS DE RIESGOS

34

XII.

CONCLUSIONES

35

XIII.

RECOMENDACIONES

36

XIV.

REFERECIAS BIBLIOGRAFICAS

37
6

NDICE DE FIGURAS
5

Figura 6.1

10

Figura 9.2

19

Figura 9.3

23

Figura 9.4

24

Figura 9.5

27

Figura 9.6

29

Figura 9.7

30

Figura 10.8

30

Figura 10.9

31

NDICE DE TABLAS

Tabla 6.1

12

Tabla 6.2

13

Tabla 7.3

14

Tabla 9.4

20

Tabla 13.5

33

I. INTRODUCCIN
El presente proyecto trata sobre el desarrollo de una metodologa para mejorar el
flujo de informacin de la empresa ESAL con el fin de determinar planes de accin que
ayuden a identificar los principales problemas de cada departamento y darle solucin
para hacer ms eficiente el flujo de informacin de la organizacin. Para lograr un
mapeo de flujo de informacin de la empresa, se realiz y se siguieron los siguientes
pasos:
1) Identificacin de la familia del servicio.
2) Identificacin del Diagrama SIPOC.
3) Elaboracin del diagrama del estado actual.
4) Elaboracin del diagrama del estado futuro.
5) Plan de implementacin.
De los cuales, los primeros tres pasos, sirvieron de gua para visualizar y
encontrar la fuente de las demoras que ocasionaba las fallas en la organizacin. Con el
apoyo y colaboracin que proporcionaba el personal encargado de cada departamento
posteriormente se realiz el estado actual de la empresa es aqu donde se identific los
principales tipos de desperdicios, una vez que estos fueron identificados se priorizaron y
de esta manera se determin qu tcnicas son necesariaspara lograr eliminarlos, la
eleccin de la

tcnica ms apropiada se la realizde manera conjunta con los

representantes de la empresa para as lograr establecer la mejor opcin que ayudar a


resolver los problemas que actualmente estn presentes.
Cabe mencionar que el plan de implementacin se obtendr resultados a largo
plazo, debido a que se espera la solucin a problemas y desperdicios que solo a un
plazo de 46 a 8 meses se notaran resultados esperadoslogrando cumplir con una de las
expectativas planteadas que es mejorar el flujo de informacin de la empresa ESAL.

II. ANTECEDENTES
Previamente en la empresa ESAL contaba con una deficiente gestin en sus
departamentos lo cual ocasionaba demoras en la entrega final de su servicio.
La falta de integracin y conocimiento de la secuencia de actividades ocasionaba
un despilfarro que le agrega valor al Servicio final de la organizacin lo cual no permita
visualizar y ayudar a identificar fuentes de ventaja competitiva, esta es la razn del
porque se opt para elaborar un mapeo de flujo de valor

es para la visualizacin

completa del servicio que realiza ESAL. Adems de que se establecer un plan de
acciones de mejoraymostrar la interaccin entre el flujo de informacin y el flujo del
material el cual contendr un lenguaje comn de referencia que se mostrara en cada
uno de las actividades; ayudando a la deteccin de las demoras y la fuente del mismo
flujo de valor que a su vez permitir un aumentando de los mrgenes de ganancia.
II. JUSTIFICACIN
Se opt por la elaboracin de un mapeo de flujo de valor ya que no se haba
hecho anteriormente y porque hay deficiencias en la comunicacin de un departamento
a otro, falta de control y flujo de informacin ocasionado demoras en la entrega eficaz
del servicio. Por lo que se decidi realizar un estudio para la elaboracin de un mapeo
de flujo de valor para la empresa ESAL
IV.OBJETIVO
Elaboracin de mapeo de flujo de valor de la empresa ESAL para una mejor
organizacin y comunicacin entre los departamentos.
V. ALCANCE.
El presente proyecto contempla todas las instalaciones necesarias para la
ejecucin

de las distintas reas del servicio (ingeniera, administracin, compras,

contabilidad y gerencia) desdeque el cliente ordena hasta que recibe el servicio final.

VI. FUNDAMENTACIN TERICA


VI.I Mapeo del Flujo de Valor (Materiales e Informacin)
Mapeo de Flujo de Valor (VSM por sus siglas en ingls ValueStreamMapping), es
una herramienta que permite ver y entender el flujo de informacin, permitiendo detectar
fuentes de ventaja competitiva, ayudando a establecer un lenguaje comn entre todos
los usuarios del mismo y comunicando ideas de mejora enfocado al uso de un plan
priorizando los esfuerzos de mejoramiento. Un flujo de valor muestra la secuencia y el
movimiento de lo que el cliente le interesa y compra.
Es la tcnica de dibujar un mapa o diagrama de flujo, muestra como la
informacin fluyen de puerta a puerta desde el proveedor hasta el cliente buscando
reducir y eliminar desperdicios, pudiendo ser til para la planeacin estratgica y la
gestin del cambio.
VI. IV GUAPASO A PASO PARA HACER UN MAPA DE FLUJO DE VALOR
VI. I Paso 1: Identificar la familia de producto
a) Seleccin de un grupo de 3 a 5 personas que conozcan el proceso que se va a
mapear. Se debe recorrer el sistema buscando captar todos los detalles.
Personas con una actitud positiva al cambio y mente abierta. Seleccionar el lder
que coordinara las actividades y que tenga la capacidad de mantener al equipo
enfocado en lograr resultados.
b) Despus de que el equipo seleccionado conoce el procedimiento a seguir deber
recorrer y analizar varias veces a lo largo de toda la cadena de valor que ser
mapeada, de principio a fin es decir de puerta de entrada de insumos al servicio
que se brinda al cliente observando cada uno de los detalles del proceso (
incluyendo posibles errores; ver la realidad actual; utilizando una serie de
cuestiones entre las cuales se mencionan las 5W (who, what, when,
whereandwhy) conocidas en espaol quin, qu, cundo, dnde y por qu; para
comprender en detalle porque se hacen las cosas como se hacen actualmente y
sobre todo como fluye la informacin de un departamento a otro.

VI.II Paso 2: Identificar el diagramaSIPOC


(Supplier-Input-Process-Output-Customer o mejor dicho en espaol Mapa del
Proveedor-Entradas-Proceso-Salidas-Cliente)
SIPOC es un diagrama cuyo nombre proviene de las siglas en ingls, que en
espaol se traducen como: Proveedores que intervienen en el servicio, Entradas al
servicio, Proceso que se quiere mejorar, Salidas del proceso y Clientes que reciben el
producto terminado. La funcin de esta herramienta es identificar todos los
elementosrelevantes dentro la mejora antes de que el trabajo comience. Ayuda a
simplificar procesos complejos ya que los presenta de una manera grfica. En la figura
6.1 se muestra un ejemplo de un diagrama SIPOC que se representa de manera
generalindicando las entradas- proveedor, el proceso

en este caso el flujo de

informacin y las salidas- cliente.

Proveedor

Entrada

Proceso

Salida

Cliente

Figura 6.1 Diagrama SIPOC

Para preparar este diagrama deben seguirse los siguientes pasos:


1. Dividir el proceso en las fases del proceso que se consideren relevantes.
2. Establecer los materiales o servicios externos que se reciben en cada fase. Se
indican en la columna Entradas.
3. Establecer quines son los proveedores de los materiales o servicios externos
que se reciben en cada fase. Se indican en la columna Proveedores.
4. Establecer qu es lo que se entrega al final de cada fase. Se indican en la
columna Salidas.
5. Establecer quin es el que recibe la salida de cada fase. Se indican en la columna
Clientes.
6. En general debe mantenerse este diagrama tan simple como sea posible. Al
menos en su versin inicial, de manera que se puede ir completando en la medida
que se considere necesario.
10

VI.III Paso 3:Diagrama del Estado Actual

Este diagrama indica cual es la secuencia de trabajo mostrando los sistemas de


trabajo como actualmente existen. Esto es vital para entender las necesidades para el
cambio y para entender donde se encuentran las oportunidades de mejora. El grupo
seleccionado en la 1 Paso deber enfocarse particularmente en sus observaciones e
informacin que los miembros del grupo que brinden informacin real, debindose
apegar en sus funciones de lo que se hace actualmente y no a lo que se debera estar
haciendo en base a su criterio.
Teniendo toda la informacin y anotaciones recopiladas de cada uno de los
departamentos se elabora el flujo de informacin de entrada y salidas, para un enfoque
visual se recurrir a situar cada una de las actividades, funciones en el mapeo de flujo
de valor; el cual se manejaran los siguientes iconos que se muestra en la Tabla 6.1 para
establecer un mejor entendimiento de cada una de las actividades que desempea cada
departamento.Aqu se muestra la simbologa que se utiliza en el mapeo de flujo de
valor, en la cual se muestran el smbolo y su descripcin siendo estndares nicos o
generalizados representan las actividades desarrolladas en la empresa ESAL.
Tabla 6.1 Simbologa utilizada en el mapeo de flujo de valor.

Icono

Descripcin
Este icono representa al cliente situado en la parte superior
derecha y al proveedor situado en la parte superior izquierda

Cliente/Proveedor
Este icono representa el departamento de la empresa
Proceso
Envos de materias primas por parte de proveedores
Transporte

11

Estas flechas representan el movimiento del material de los


proveedores
Envos
Esta flecha rallada representa el push o empuje de material de un
proceso a otro. El modo de trabajar push significa que un proceso
Transporte

produce

una

cantidaddeterminada

sin

preocuparse

de

las

necesidades del proceso siguiente.

Una flecha delgada y recta representa el flujo de informacin


Flujo de
Informacin
Manual

Flujo de
Informacin
Electrnica

general como informes, planes de produccin, reportes y dems


que son enviados va manual a travs de las personas.

Esta flecha delgada en forma de zig-zag representa el flujo de


informacin electrnica va Internet.

Representacin del flujo de informacin verbal.


Comunicacin
Verbal
Este icono se usa para remarcar mejoras hechas en la cadena de
suministro en el estado futuro del ValueStreamMapping.
Explosin Kaizen
Figuras de los medios de comunicacin empleados.

12

VI.IV Paso 4:Elaboracin del diagrama del estado futuro

El Mapeo del Estado Futuro del flujo de valor ayuda a desarrollar la estrategia de
mejora. Para llegar al estado deseado se analiza la prioridad de las oportunidades de
mejora, el flujo de la informacin adems de apoya en una herramienta de mejora ECRS
(Eliminar, Combinar, Re arreglar y Simplificar) que se muestra en la Tabla 6.2. Es una
herramienta que se emplea para identificar todas y cada una de las actividades que
ocasionan demoras y a su vez se evala de tal manera que brindan una solucin rpida
y confiable a trabes de los cuatro cuestionamientos, se pueden eliminar, combinar, rearreglar o simplificar.

Tabla 6.2 Tipos de ECRS, ms comnmente aplicados.

Eliminar

Puede ser posible eliminar el paso o proceso?

Combinar

Puede ser posible combinar el proceso con otro paso?

Re arreglar

Puede ser posible arreglar la actividad con otra?

Simplificar

Puede ser posible simplificar?

VI.V Paso5: Plan de implementacin

Para aplicar el

mtodo de flujode valor futuro es conveniente la divisin

en

segmentos o circuitos de flujo de valor, como son:

El segmento Marcapaso:Este segmento incluye los flujos de informacin y


materiales entre el cliente y el proceso marcapaso. Este es el ltimo segmento en
la empresa, y como se administre impacta a todos los procesos anteriores en esa
cadena de valor.

Segmentos adicionales:Hay segmentos anteriores al de Marcapaso con flujos de


materiales e informacin entre jaln. Es decir cada sistema de jalar de
supermercado en la cadena de valor normalmente corresponde con final de otro
segmento.
13

Se pueden circular estos segmentos en el mapa de estado futuro, para ayudarte a


ver el flujo en los segmentos que forman la cadena de valor. Estos segmentos permiten
dividir la implementacin en partes ms manejables.

14

VII.PLAN DE ACTIVIDADES
Para cumplir con la elaboracin y desarrollo de cada una de las etapas del proyecto se planific, programo y
establecan un orden en el cual se muestra en la tabla 7.3 el plan de las actividades a desempear en un transcurso de 4
meses.
Tabla 7.3 Plan de actividades en donde se muestra el avance programado y el avance real siendo.
MAYO

ACTIVIDAD
1

Recorrido por la empresa y


conocimiento de las instalaciones

Asignacin del proyecto

Gua paso a paso para la elaboracin

Primer paso: Identificar la familia del


producto

Segundo paso: Identificar Diagrama


SIPOC

6
7
8
9
10

Tercer paso: Elaboracin del diagrama


del estado actual
Cuarto paso: Elaboracin del diagrama
del estado futuro
Quinto paso: Plan de implementacin
Realizacin de la presentacin en
Power Point
Elaboracin de resultados y
conclusiones

07-11

14-18

21-25

JUNIO
28-01

P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R

P= Avance programado
R= Avance Real

15

04-08

11-15

18-22

JULIO
25-29

02-06

09-13

16-20

AGOSTO
23-27

30-03

06-10

13-17

VII.I Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las instalaciones


La primera etapa del proyecto consistiren tomar una induccin para conocer la
empresa, y sus diferentes instalaciones. Se efectuar un recorrido en toda la
empresa para conocer la manera en que trabajan departamento a otro.

VII.II Etapa 2: Asignacin del proyecto


Identificar y analizar las deficiencias de la empresa dndole prioridad a la que
ocasiona desperfectos continuos en la organizacin.

VII.III Etapa 3: Gua paso a paso para la elaboracin


Se preparar una gua que orientar la serie de etapas que estar constituido el
proyecto.

VII.IV Etapa 4: Primer paso: Identificar la familia del producto


Seleccionar aun integrante de cada departamento que se conforma la empresa,
posteriormente proceder una serie de preguntas, con el fin de conocer el
procedimiento que se sigue de entrada a salida determinado la realidad actual de
la organizacin.

VII.V Etapa 5: Segundo paso: Identificar Diagrama SIPOC


Identificar y elaborarun diagrama de entradas y salidas mejor conocido como
diagrama SPOC.

VII.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboracin del diagrama del estado actual
Se analizar el estado actual de cada uno de los procesos y actividades que
actualmente extisten y ha base de ello se elaborar el diagrama del estado actual.

VII.VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboracin del diagrama del estado futuro
Elaborar un mapa del estado deseado de la empresa.

16

VII.VIII Etapa 8: Quinto paso: Plan de implementacin


Aqu se describir como se planea llevar a cabo la implementacin de las mejoras
realizadas en el mapeo de flujo de valor.

VII.IX Etapa 9: Elaboracin de la presentacin en Power Point


Se recopilarun conjunto de informacin en Power Point para la presentacin ante
el personal de ESAL, para dar a conocer el anlisis y desarrollo del proyecto.

VII.X Etapa 10: Elaboracin de resultados y conclusiones


Llevar a cabo el concentrado de resultados y conclusiones del proyecto.

VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS

Para garantizar resultados satisfactorios en la elaboracin del proyecto fue


necesario el apoyo de recursos materiales como son:
-

Computadora, en el cual se realizar todos y cada uno de los avancesy


alcances del proyecto.

Libreta, lpiz y pluma: para realizar anotaciones antes y durante el


transcurso de elaboracin del proyecto.

Cabe mencionar que tambin se considerar el apoyo de recurso humano:


-

Refirindose principalmente al personal de cada una de las reas que


conforman de Ingeniera, compras, administracin, contabilidad y recurso
humano los cuales brindaron informacin para tomar las decisiones
necesarias y alcanzar el estado futuro al que se pretende llegar.

17

IX. DESARROLLO DEL PROYECTO

IX.I Etapa 1: Recorrido por la empresa y conocimiento de las instalaciones

La primera etapa del proyecto consisti en el recorrido de induccin para


conocer sus diferentes instalaciones. Identificando cada uno de los departamentos
de ingeniera, administracin, contabilidad y compras, con el fin de familiarizarse y
conocer la funcin que realiza cada rea.

IX.II Etapa 2: Asignacin del proyecto

Procediendo con un anlisis de identificacin de oportunidades de mejora, el


asesor empresarial propuso 3 alternativas de proyecto que se describen a
continuacin:
1. Consiste en la elaboracinde un manual de seguridad e higiene para el
operador de la planta tratadora de aguas residuales; en el cual abarcara la
seguridad e higiene de los operadores. Se descart este proyecto debido a
que a la deficiente demanda, ya que ste por el momento no requera de la
elaboracin y apoyo de un manual de seguridad e higiene.
2. La siguiente alternativa de proyecto trataba de la elaboracin de hojas de
instrumentacin para equipos instalados en la planta tratadora de aguas
residuales. Aqu se desarrollara una hoja de instruccin el cual se le
facilitara al operador identificar averas latentes en lasmquinas, y a su vez
se le proporcionara instrucciones detalladas de cmo solucionar y
mantenerlas en un correcto y adecuando funcionamiento.
3. Finalmente la siguiente propuesta de la elaboracin de un mapeo de flujo
de valor siendo la tercera alternativa que se consider como mejor opcin
ya que careca de deficiencias en el flujo de informacin de un
departamento a otro ocasionado demoras en la entrega del servicio por lo
que se opt portrabajar y desarrollar un mapeo de flujo de valor (VSM) para

18

detectar, controlar y mejorar el flujo de informacin de la organizacin con


el fin de trabajar eficaz y eficientemente.

IX.III Etapa 3: Gua paso a paso para la elaboracin

Para ejecutar un proyecto eficaz, se realiz una amplia investigacin para la


elaboracin de un VSM (Mapeo de Flujo de Valor).De manera simplificada se
elaboro una gua paso a paso en donde se muestra de manera ordenada cada
uno de las actividades que se llevaran a cabo como lo muestra la figura 9.2.

PASO 1

FAMILIA DEL SERVICIO

DIAGRAMA SIPOC

PASO 2

Diagrama del Estado Actual

PASO3

Diagrama del Estado Futuro

PASO5

PASO4

Plan de Implementacin
Figura 9.2 Gua paso a paso para la elaboracin de un VSM.

Se muestra los pasos breves a segur para la elaboracin de un diagrama de flujo


de valor.

IX.IV Etapa 4

Posteriormente se realiz una entrevista con cada uno de los encargados


de cada departamento (Ingeniera, compras, contabilidad, administracin) con el
propsito de conocer la actividad que desempean y su interrelacin de un
departamento a otro. En la Tabla 9.4. Se muestran la serie de preguntas.
19

IX. IV. I. Primer paso: Identificar la familia del servicio

Primeramente seintegrar una persona de cada departamento y con el


apoyo del cuestionario que se representan la Tabla 9.4 Se les interrogo a cada
uno de los empleados, en donde se dio a conocer cmo es que trabajan en la
organizacin, los pasos que llevan a cabo para la elaboracin de cada
determinada actividad, de manera general se da a conocer la documentacin e
informacin que se maneja en ESAL y a su vez sirviendo como una herramienta
eficaz para la elaboracin del mapeo de flujo de valor.
Tabla 9.4 Identificacin de la familia del servicio

Interrogante

Definiciones por lograr

Estn preparados? La empresa ESAL cuenta con personal capacitado para


cada uno de sus departamentos de ingeniera,
Para quin?

Trabaja para

institucin de del gobierno como son

CONAGUA, INAGUA, etc. tambin brindan sus servicios


a instituciones particulares como inversionistas.
Qu?

Manejan documentos como Proyecto Ejecutivo en el cual


se engloban

todas las requisiciones, cotizaciones del

presupuesto que se invertir en una planta tratadora de


aguas residuales.
Cmo?

Para lograr un servicio de calidad la empresa ESAL se


asegura de contar con toda la informacin, documentos
antecedentes que le proporcionen para solucionar las
averas de una planta tratadora de aguas y ponerla en
funcionamiento.

Quin?

Personal que se encarga de brindar el servicio:


Los departamentos involucrados son:
Ingeniera,

compras,

RRHH.
20

administracin,

contabilidad

Cantidad, funciones, caractersticas

Quin

lo

realiza?

Todos

los

departamentosinvolucrados.

Qu realiza? Actividades y documentacin con


referente a la documentacin requerida en cada
proyecto.

Cundo lo realiza?Desde que se asignan los


proyectos toda la organizacin se les delega las
actividades correspondientes.

Dndelo realiza? en la empresa ESAL

Por qu lo realiza? Se piden una serie de


documentacin.

Cundo?

La duracin depende de los establecimientos en el


contrato de cada proyecto ejecutivo.

Con que?

Los medios que se utilizan es el personal capacitado en


cada una de las reas, emal, telfonos y celulares

Dnde?

Las plantas de tratamiento de agua se encuentran en


diversas zonas de la repblica.

Por qu?

Las requisiciones son aquellos documentos que le


proporcionan informacin de todos los materiales los
cuales sino se solicita los materiales indispensables
agregara valor al cliente

21

IX.V Etapa 5
Previamente antes de realizar el primer paso para la elaborar del VSM
seidentificolo siguiente en el flujo de informacin de la empresa ESAL:

Dnde empieza y termina el servicio?


Comienza desde que en una institucin gubernamental o particular les
solicitan una licitacin de un proyecto a la organizacin ESAL y termina en
la construccin o estabilizacin de una planta tratadora de aguas, con el fin
de poner en marcha toda planta tratadora de aguas.

Cules son los pasos principales del proceso?


1. Estudio y anlisis del proyecto ejecutivo
2. Licitaciones estimando a precio alzado o a precio unitario.
3. Catalogo de maquinas y operaciones a realizar en la planta tratadora de
aguas.
4. Requisiciones
5. Cotizaciones de todos los gastos a realizar como materia prima,
recursos humanos.
6. rdenes de compra.
7. Facturacin.

Cules son las salidas y entradas primordiales del servicio?


Las requisiciones y cotizaciones son primordiales en la empresa ya que

Cules son los clientes claves del proceso (ambos directos o indirectos)?
A los 2 clientes a quienes se les trabaja es gubernamental y particular; ellos
les solicitan el servicio para que la empresa ESAL ponga en un eficaz
funcionamiento una planta tratadora de aguas residuales.

Cules son los proveedores principales (ambos directos o indirectos)?


No tienen proveedores definidos, estos dependen del proyecto ejecutivo en
accin, se tiene una base de datos en donde se apoyan con referente a la
maquinara que vaya a utilizar.

22

IX.V.I Segundo Paso: Mapa SIPOC


(Supplier-Input-Process-Output-Customer)
(Proveedor-Entradas-Proceso-Salidas-Cliente)

De manera sistemtica muestra en la Figura 9.3 el diagrama SIPOC en


donde se identifica cada una de las actividades e informacin que manejan en
Proveedor-Entradas-Proceso-Salidas Cliente(SIPOC).
Proyecto
ejecutivo
Gubernamental o
particular.
Licitacin
Estimacin (precio
alzado, precio
unitario).

Plan
Planeacin de
abastecimiento
de recursos.
Planeacin de
capacidad.
Planeacin de
Material.
Planeacin
logstica.
Planeacin de
proyectos.
Programacin
de las
actividades

Control

Compra

Cotizacin
Catalogo de
Productos.
Visibilidad de la
Orden.
Abastecimiento
y distribucin.
Control de
Mantenimiento
preventivo

Servicio

Entrega

Seleccin de
Control de
Recepcin de
componentes.
llamadas.
bienes
Anlisis de
Control de
Abastecimiento.
gastos.
inspecciones Planeacin de
entrega
Control de
Facturacin y
compras.
pagos
Colaboracin de
proveedores.
Orden de
compra.
Logstica

Figura 9.3 Diagrama SIPOC

Una vez que se concluye el SIPOC completo como se muestra en la Figura


10.3, se determin que el flujo de informacin desde el proveedor entrada hasta la
salida-

cliente

maneja

una

ruta

critica

inadecuada

por

lo

que

es

indispensableapoyarse en esta crtica para realizar un diagrama del estado actual


de la empresa, (VSM).

X.VI Etapa 6: Tercer paso: Elaboracin del diagrama del estado actual

Contando con toda la recopilacin de informacin delpersonal de cada


departamento se realiz el mapeo de flujo de infomacin en donde se muestra de
manera sistemtica cada una de los pasos que realizaba actualmente la empresa
ESAL, en la Figura 9.4 se mostr el Diagrama VSM actiual.

23

Figura 9.4 Diagrama Actual del diagrama de flujo de valor.

Se identifico el orden de la entrada de informacin que posteriormnete


pasaba a la planificacion es aqu en donde la empresa entra en accin, trabajando
en conjunto y de manera organizada todos y cada uno de los departamentos se
delegan actividades, en el diagrama se muestran cada una de las tareas y flujo de
inicio a fin.

IX. VII Etapa 7: Cuarto paso: Elaboracin del diagrama del estado futuro

Para la elaboracin del diagrama del estado futuro a partir del anlisis de los
datos del mapa del estado presente se identifico:

Errores en los documentos: re trabajo en los catlogos entre ProveedorEntradas.

Transportacin de documentos: Control de facturas, no son se dan de alta


en el sistema en tiempo y forma ocasionado demoras futuras en
lainformacin de mercanca resultando prdida de tiempo, esfuerzo y costo.
24

Lo que ocasiona la ejecucin de trabajo innecesario (no solicitado).

Espera del siguiente proceso: finanzas esta a la espera de que el


departamento de compras libere la orden de compra.

Proceso para obtener aprobaciones: el departamento de compras depende


de la autorizacin de la gerencia para solicitar las compras.

Falta de personal en el rea de compras.

Tiempo de espera: los proveedores que contactan no cumplen con los


tiempos establecidos para mandar cotizaciones en tiempo y forma. Adems
la informacin que manejan con los clientes los formatos no cuentan con
todas las requisiciones que se necesitan para la realizacin de los trmites
por lo que ocasiona re trabajo en el rea de compras.
Estas caractersticas del estado actual, pueden ser cambiadas,

identificando y visualizado que es lo que se puede hacer con lo que se


tiene.La siguiente lista de preguntasECRS (Eliminar, Combinar, Rearreglar y
Simplificar) que se muestra en la tabla 9.5 es una ayuda para identificar
directamente en el diagrama de estado actual, las deficiencias. Una vez
que se ha trabajado con lo anterior se podr dibujar un mapa de estado
futuro.
Tabla 9.5 Mejora ECRS(Eliminar, Combinar, Re arreglar y Simplificar)

Eliminar

Combinar

Puede ser posible eliminar el paso o

NO, ya que solo se realizan las

proceso?

actividades que se ocupan.

Puede ser posible combinar el proceso


con otro paso?

NO, ya que cada departamento


cumple con sus actividades
delegadas.
SI, para evitar errores en los

Rearreglar

Simplificar

Puede ser posible arreglar la actividad

documentos y la realizacin de

con otra?

trabajo innecesario.
NO, ya que cada departamento

Puede ser posible simplificar?


25

cuenta con sus actividades.

IX.VII.I Sugerencias para mejorar el proceso:

Restablecer y delegar las actividades que despea el departamento de


compras, en este caso se anexan dos departamentos ms con el fin de
sincronizar, delegar y desempear las actividades convenientemente y a su vez, el
flujo de informacinms adecuaday eficientemente. De manera sistemtica, en la
diagrama 9.5en este diagrama de flujo se aadieron los departamentos de
logstica y almacn que son dependientes que anteriormente el rea de compras
desempeaba, el motivo principal del anexo de estos departamentos es para el
apoyo y control de las actividades indispensables que se desempeaban en el
flujo de informacin.
Posteriormente en la etapa 8 se describe detalladamente el diagrama de
flujo de los pasos a seguir, para los departamentos de ingeniera, compras y
almacn, con el fin de que lleven un orden al llevar a cabo cada actividad que se
delega en estos departamentos.

26

Figura 9.5 Diagrama VSM futuro

Aqu se muestran vinculados con el diagrama general de la empresa ESAL, los departamentos de logstica y
almacn.

27

IX.VIII Etapa 8

IX.VIII.I Quinto paso: Plan de implementacin

Para la implementacin del mapeo del flujo de informacin se dio a conocer


al personal de las reas de ingeniera y compras ya que son las que se
encuentran directamente afectadas en las modificaciones que se realizaron en el
diagrama futuro (VSM). Se les proporciono un diagrama de pasos a seguir que se
muestran en los siguientes Figuras 9. 6 y 9.7.
La finalidad principal es que la empresa ESAL tenga como referencia de los
pasos a seguir en los departamentos principales que se ocasionan demoras, lo
primordial es contar con el conocimiento y la serie de pasos que se deben seguir
para asegurar un control en el flujo de informacin de manera ordenada. De
alguna manera se ahorra tiempo y se distribuir adecuadamente limitado recurso
econmico con el que cuenta la empresa.
Cabe mencionar que a partir de aqu se deben ir monitoreando
continuamente las actividades y el flujo de informacin de un departamento a otro
con el fin de obtener los resultados eficaces.

28

Figura 9.6
Diagrama de flujo de los departamentos de ingeniera y compras

29

Figura 9.7 Diagrama del departamento de almacn

30

IX.IX Etapa 9: Elaboracinde la presentacin en Power Point

Se llevo a cabo la presentacinformal ante el personal de ESAL, con el


apoyo visual de esta; se dio a conocer el desarrollo del proyecto El antes y el
despus del VSM, sugerencias y resultado de proyecto en se incluy el anlisis y
la recopilacin de informacin de los pasos a seguir para la elaboracin de un
VSM (Mapeo de flujo de valor).

X. RESULTADOS OBTENIDOS

Se elaborel VSM de manera eficaz Figura 10.8, lo que permiti priorizar,


grficamente los puntos conflictivos como son: la escaza comunicacin del
personal entre

todos los departamentos, lo cual ocasionaba acumulacin de

actividades extras, especialmente en el departamento de compras; por lo que el


cuello de botella en este departamento implico que se delegaran de manera
ordenada cada una de las actividades que desempeaba compras.

31

Figura 10. 8 Diagrama del VSM actual.

Despus de visualizar las dificultades en el diagrama del VSM actual se logro


el reacomodo y anexo de los departamentos de logstica y almacn; en la figura
10.9 se identifican los cambios efectuados.

32

Figura 10.9 Diagrama VSM futuro.

En este diagrama se establecieron los departamentos de logstica y almacn,


distinguindose por las figuras de explosin kaizen que fueron una de las mejoras
que se establecieron en el VSM de ESAL
Cabe mencionar que entre los departamentos de ingeniera, compras y
almacn se construy un diagrama de pasos (etapa 8) que facilito la elaboracin
de cada una de las actividades de estos departamentos, lo que permiti
desempear satisfactoriamente el trabajo que de manera eficazmente

33

XI. ANLISIS DE RIESGO

De acuerdo al estudio efectuado en la elaboracin del VSM en ESAL; el


peligrolatente de no cumplir con la aplicacin de ste,es de que la empresa ESAL
continuaratrabajando ineficientemente en cada sus departamentos, por lo que la
gran parte de las demoras de acuerdo al estudio realizado, en particular el rea
compras se convertira en un cuello de botella, que por consiguiente afectara a
todos

los

departamentos.Se

acumularanre

trabajos

documentacin como son las cotizaciones, requisiciones

en

el

traslado

de

en el catalogo de

material solicitado por el cliente; y por consiguiente toda la organizacin seguira


trabajando en actividades urgentes que directamente afectan a sus consumidores.
Sin embargo no es el nico peligro que enfrenta la organizacin debido a
que su principal demora es el recurso econmico, ya que la empresa depende del
adecuado financiamiento, que afecta directamente con el servicio que se le
proporciona al cliente, comprendiendo las actividades e informacin maneja el
personal que interviene directamente con la obra.

34

XII. CONCLUSIONES

Se alcanzo satisfactoriamente el objetivo principal de este proyecto, ya que


gracias a la visualizacin de un VSM actual se identificaron y solucionaron las
demoras latentes que ocasionaban demoras en el departamento de compras, a su
vez con el apoyo del VSM a futuro se agregaron los departamentos de logstica y
almacn con la finalidad principal de restablecer un flujo continuo y controlado de
las actividades que desempeaba el rea de compras. Lo que permiti un enfoque
de trabajo en equipo en la organizacin, principalmente en los departamentos de
ingeniera, compras, logstica y almacn; de los cuales elaboran tareas
compartidas y de cooperacin.
Es aqu donde el xito de la empresa depende no solo de cmo realiza cada
departamento sus tareas, y obligaciones sino tambin de cmo se coordinan las
actividades entre los distintos departamentos. Logrando sistematizar tareas,
simplificar aquellas tareas rutinarias y por lo tanto lograr una mayor coordinacin
entre reas de gran posibilidad por lo que se mejor exitosamente el VSM para la
empresa ESAL con el fin principal de buscar una mejora continua.

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XIII. RECOMENDACIONES

De acuerdo al anlisis que se ejecutoen este proyecto, se encontraron las


siguientes reas de oportunidad:
1. Sele sugiere a la organizacinapoyarse en la siguiente tabla 13.5, que ayuda
al control e identificacin de las demoras, de las cuales se identifica la
problemtica y presenta la accin de mejora, en un determinado tiempo se
proporciona el porcentaje de la actividad terminada, facilita y proporciona la
mejora

a la problemtica presente;

de las cuales se sugiere

que se

mantenga un constante monitoreo entre cada uno de los departamentos


involucrados (ingeniera, compras, logstica, contabilidad, administracin y
almacn) para lograr un mejor resultado a corto, mediano y a largo plazo.

Tabla 13.5Identificacin y control de las demoras.

Articulo
No.

Descripcin
del
Problema

Accin
de
Mejora

Persona
Responsable

Duracin
InicioTermino

%
Terminado

Actividad
Terminada

2.- Otra sugerencia que se plantea a la empresa, es desarrollar y planificar un


proyecto administrativo del recurso econmico, con el fin de disponer con un
correcto financiamiento para la empresa en general.

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XIV.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

http://unitecupvlogistica2010javh.files.wordpress.com/2010/07/resumen-vsm.pdf
http://www.slideshare.net/cabrerafael/vsm-value-stream-mapping-analisis-delmapeo-de-la-cadena-de-valor-8717884
http://ingelinux.wordpress.com/2010/02/10/el-mapeo-del-flujo-de-valor-cadena-de
valor/
http://www.slideshare.net/cabrerafael/vsm-value-stream-mapping-analisis-delmapeo-de-la-cadena-de-valor-8717884
http://www.inlac.org.co/web/images/stories/actualidad/kaizeny6sigmaensectorauto
motriz.pdf?phpMyAdmin=1514a1a35fca6f74ef5f02825d55afa0&phpMyAdmin=749
412840d581650f157842ad1fe7bdd

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