Anda di halaman 1dari 15

0

PROSEDUR TETAP

S.O.P.

PENETAPAN
PENASEHAT AKADEMIK

PROGRAM PASCASARJANA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG

ALUR PROSES PENETAPAN


DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

MAHASISWA TELAH LULUS UJIAN MATA


KULIAH SEMESTER I

MAHASISWA MENGUSULKAN CALON DOSEN PA


1.
2.
3.
4.
5.

Menunjukkan konsep AWAL Proposal Disertasi


Menunjukkan Laporan Kemajuan Belajar (LKB) dan KTM
Menunjukkan bukti Her-registrasi
Mengambil berkas KRS
Mengambil berkas pengusulan dosen PA di Bagian Pengajaran
PPSUB

MENGISI DAN MEMPROSES BERKAS-BERKAS


PROTAP PENETAPAN DOSEN PA
1. Usulan nama-nama calon dosen PA
2. Persetujuan Direktur PPSUB cq. Ketua Program
Studi S3
3. Permohonan menjadi dosen PA
4. Kesediaan menjadi dosen PA

MENYAMPAIKAN BERKAS-BERKAS PENGUSULAN


DOSEN PA KE BAGIAN PENGAJARAN PPSUB
Bagian Pengajaran menerima berkas pengusulan dosen PA
2. Berita Acara Penyerahan Berkas
3. Rekapitulasi usulan dosen PA beserta nama mahasiswa dan
topik disertasinya.
1.

KOORDINASI KETUA PROGRAM STUDI, DOSEN


HOMEBASE DAN DIREKTUR PPSUB
Penetapan Calon Dosen PA untuk masing-masing mahasiswa

BAGIAN PENGAJARAN MENYUSUN DAFTAR


MAHASISWA DAN DOSEN PA MASINGMASING YANG TELAH DISEPAKATI
BERSAMA

Daftar mahasiswa beserta Dosen PA masing-masing disampaikan


kepada Direktur PPSUB untuk ditetapkan

Penerbitan surat Keputusan Direktur PPSUB mengenai penetapan


DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

MAHASISWA KONSULTASI PENYUSUNAN


KARYA ILMIAH:
KEGIATAN AKADEMIK TERSTRUKTUR
PENUNJANG DISERTASI

INSTRUMEN PEMANTAUAN:
KARTU KENDALI KONSULTASI atau
LOGBOOK KATPD

KARYA ILMIAH YANG DIHASILKAN:


1. Artikel Jurnal Ilmiah untuk dipublikasikan, atau
2. Buku yang siap diterbitkan dengan ISBN Penerbit
PPSUB

Dosen PA :
3. Memberi nilai atas karya ilmiah mahasiswanya
4. Membantu mempublikasikan karya ilmiahnya
tersebut
5. Menyampaikan hasil penilaian ke Bagian
Pengajaran PPSUBH

Pendahuluan
Dalam sistem pendidikan di Program Pascasarjana Universitas Brawijaya
(PPSUB), tesis merupakan sebagian dari persyaratan bagi mahasiswa untuk memperoleh
gelar Magister, sedangkan disertasi merupakan sebagian dari persyaratan untuk
memperoleh gelar Doktor.
Karya ilmiah berupa disertasi dapat dimulai setelah mahasiswa menyelesaikan
tugas-tugas perkuliahan, kegiatan akademik terstruktur penunjang disertasi (KATPD),
lulus ujian kualifikasi dan lulus ujian proposal penelitian. Bagi mahasiswa S3 sebelum
melakukan penelitian, rencana penelitiannya harus mendapatkan persetujuan dari komisi
pembimbing. Bobot akademik KATPD berkisar antara 6 15 sks, sedangkan bobot
akademik disertasi 28-32 sks.
KATPD merupakan kegiatan akademik mandiri mahasiswa secara
individual untuk menyusun karya ilmiah yang relevan dengan
disertasinya. Dalam proses pembelajarannya mahasiswa didampingi
oleh Dosen Penasehat Akademik (Dosen PA) yang kompetensi
ilmiahnya sesuai dengan KATPD mahasiswa.
Mahasiswa dan Masalahnya
Masalah-masalah
doktor adalah:

yang sering dialami mahasiswa program

1. Masalah yang berhubungan dengan pendidikan:


a. Masalah konsentrasi dan fokusing. Banyak mahasiswa
mengeluh karena tidak bisa konsentrasi untuk menentukan
fokus penelitian disertasinya, sehingga memerlukan waktu
yang lebih lama untuk menyusun proposal disertasinya.
Sebabnya bermacam-macam, dapat dari diri mahasiswa
sendiri atau luar dirinya, seperti perasaan minder, tidak
percaya diri, keterbatasan wawasan dan pengalaman
berkarya ilmiah.
b. Masalah yang berhubungan dengan sistem pembelajaran,
yaitu kesulitan belajar kreatif secara mandiri, merasa sulit
mengakses, mencari dan menelaah referensi jurnal-jurnal
ilmiah berbahasa asing.
c. Masalah daya tahan dan kejenuhan dalam belajar. Ada
mahasiswa yang mudah kecewa karena nilai yang rendah
kemudian putus asa dan ingin berhenti kuliah, tidak tahan
berpisah jauh dari keluarga, konflik-konflik pribadi, kejenuhan
atau ketegangan emosional.
2. Masalah penyesuaian diri dan hubungan sosial
a.
Kesulitan mencari teman diskusi yang pas. Ada
mahasiswa yang canggung dalam pergaulan dan tidak tahu
yang harus dilakukan, rasa rendah diri atau malu-malu,
tertutup; ada juga mahasiswa yang merasa superior.
b.
Penyesuaian diri terhadap kehidupan kampus multikultur.
Mahasiswa baru biasanya belum banyak tahu soal kehidupan
kampus PPSUB dan mereka memerlukan berbagai informasi.

c. Kesulitan menyesuaikan diri dengan adat istiadat dan normanorma lingkungan di mana mahasiswa tinggal.
3. Masalah-masalah yang sifatnya pribadi:
a. Masalah-maslaah keluarga yang dihadapi, misalnya masalah
sekolah bagi putera-puterinya.
b. Masalah homesick, terpisah jauh dengan anggota keluarga.
c. Masalah-masalah gangguan kesehatan diri mahasiswa.
4. Masalah ekonomi.
Beberapa mahasiswa mengalami kesulitan ekonomi karena
kiriman uang yang terlambat, uang tidak cukup atau tidak dapat
mengatur keuangannya. Namun, hal ini tidak berarti bahwa jika
mahasiswa datang dengan keluhan ekonomi, dosen PA kemudian harus
mengorbankan uangnya untuk meringankan beban mahasiswa. Dosen
PA bersama mahasiswa mungkin dapat mendiskusikan alternatifalternatif pemecahannya.
5. Masalah memilih dan mempofokuskan topik penelitian
disertasi.
Biasanya mahasiswa memilih topic disertasi dengan lingkup
yang sangat luas, idealism sangat tinggi, dan perfeksionis; pada sisi
lain ada juga mahasiswa yang selalu ragu-ragu untuk mengambil
keputusan tentang topic disertasinya, tidak tahu apa yang diperbuat.
Masalah-masalah ini dapat mengakibatkan rasa gelisah, cemas,
ketegangan, konflik dan frustasi, dan jika tidak secepatnya diatasi akan
mengganggu kelancaran studi selanjutnya. Ada mahasiswa yang dapat
dengan cepat mengatasi persoalan-persoalan yang terkait dengan tipik
disertasinya, tetapi ada juga yang berlarut-larut. Hal yang terakhir ini
mengakibatkan energi mahasiswa banyak terbuang dan proses
belajarnya menjadi tidak efektif. Dosen PA diharapkan dapat
membantu mahasiswa dalam memecahkan masalahnya, terutama
yang terkait dengan
focus topic disertasinya dan menentukan
informasi saintifik apa saja yang diperlukan untuk mendukung topic
disertasinya itu.
KE-PENASEHAT-AN AKADEMIK
Kepenasehatan akademik adalah usaha-usaha bimbingan yang
dilakukan oleh Dosen Penasehat Akademik (PA) bagi mahasiswa S3
yang menjadi bimbingannya, selama semester I dan II. Aktivitasaktivitas ini bersifat membantu mahasiswa dalam merencanakan
program pembelajarannya, pemecahan masalah-masalah khusus,
masalah pendidikan dan pengembangan potensi dirinya menuju arah
tercapainya hasil pengembangan potensi dan hasil belajar yang
optimal. Kata membantu mengandung unsur pengarahan/ pengaruh
Dosen Penasehat Akademik kepada mahasiswanya.
Tingkat pengarahan dosen PA kepada mahasiswa tergantung
atas jenis kegiatan kepenasehatan yang dilakukan, mulai dari

pengarahan masalah-masalah mahasiswa yang paling kecil / ringan


sampai yang berat-berat. Jenis-jenis kegiatan tersebut dapat
diidentifikasikan sebagai berikut: pemberian informasi ilmiah yang
relevan, orientasi penelitian disertasinya, pengembangan ketrampilan
mengakses referensi ilmiah, pemberian pertimbangan atau saransaran dalam proses penyusunan karya ilmiah penunjang disertasi,
pemberian koreksi, persetujuan atau penolakan atas konsep-konsep
tulisan ilmiah yang diajukan mahasiswa bimbingannya berdasarkan
ketentuan-ketentuan yang berlaku di PPSUB. Semua itu harus
diletakkan dalam kerangka proses yang mencakup tahapan persiapan
pelaksanaan, monitoring dan tindak lanjut (follow up) program KATPD.
Melaksanakan semua tahapan ini secara tuntas membutuhkan waktu
cukup panjang dan berkesinambungan, tidak dapat selesai dalam
waktu satu atau dua jam.
Tujuan kepenasehatan akademik adalah:
1. Mahasiswa mendapatkan kesempatan untuk memperoleh
bantuan bimbingan yang terstruktur untuk menunjang
lancarnya proses belajarnya, terutama dalam menyusun
karya ilmiah KATPD dan mempersiapkan dirinya menghadapi
ujian kualifikasi dan focusing penelitian disertasinya.
2. Program studi dapat berkonsentrasi sepenuhnya dalam
pengelolaan proses pembelajaran karena hal-hal yang dapat
menghambat
proses
belajar
mahasiswa
dapat
diminimumkan.
Peran dan Fungsi Dosen PA.
Peran dan fungsi dosen penasehat akademik terhadap
mahasiswa sebagai berikut:
1.
Nara sumber, sebagai salah satu sumber informasi yang
berkaitan dengan proses belajar KATPD.
2.
Fasilitator, memberikan arahan pada mahasiswa dalam
perencanaan dan melaksanakan program KATPD.
3.
Penasehat, memberikan pengarahan dan saran atau
nasehat kepada mahasiswa dalam menanggulangi problem
penyusunan karya ilmiah.
4.
Motivator, memberi dorongan dan semangat dalam
mengembangkan potensi pribadi mahasiswa dalam menyusun
karya ilmiah.
Untuk lebih jelasnya, dibawah ini diuraikan masing-masing peran
dan fungsi dosen pembimbing akademik.
1. Peran dan Fungsi Dosen Penasehat Akademik sebagai Nara
Sumber:
a.
Memberi informasi tentang budaya menulis karya ilmiah.
b.
Memberi informasi tentang sumber-sumber informasi
ilmiah yang dapat diakses dalam dunia maya.

c. Memberi informasi tentang pengalaman belajar karya ilmiah


kepada mahasiswa baik yang bersifat positif maupun yang
negatif.
2. Peran dan Fungsi Dosen Penasehat Akademik sebagai
Pembimbing:
a. Membantu mahasiswa dalam menyusun karya ilmiahnya
KATPD sesuai dengan minat dan rencana disertasinya.
b. Menetapkan
tingkat
keberhasilan
mahasiswa
dalam
menyusun KATPD.
c. Menetapkan beban studi (sks) untuk setiap KATPD sesuai
dengan ketentuan yang ditetapkan dalam buku panduan.
d. Menelaah, mengoreksi
dan
memberikan
saran-saran
perbaikan terhadap hasil karya ilmiah mahasiswa.
3. Peran dan Fungsi Dosen Penasehat Akademik sebagai
Penasehat:
a.
Membantu mahasiswa dalam menghadapi kesulitan
menyusun karya ilmiah.
b.
Membantu
mahasiswa
dalam
mengembangkan
kemampuan karya tulis ilmiah.
c. Membantu mahasiswa dalam mengembangkan sikap
profesional menganalisis karya ilmiah.
4. Peran dan Fungsi Dosen Penasehat Akademik sebagai
Motivator:
a. Mendorong mahasiswa untuk belajar sesuai dengan
kemampuan dan potensi yang dimilikinya.
b. Memberi saran dan anjuran kepada mahasiswa untuk
memanfaatkan sarana dan prasarana belajar yang tersedia,
termasuk fasilitas akses dunia maya.
c. Menunjukkan jalan (solusi) bagi upaya pengembangan minat
dan potensi mahasiswa dalam berkarya ilmiah.
Tugas dan kewajiban Dosen PA diperinci sebagai berikut :
a. menguasai program pendidikan dan kurikulum PDKLP berikut
seluk-beluk pembelajarannya.
b.
membantu mahasiswa menyusun program belajar secara
lengkap dan program khusus yang dipilih (KATPD) sesuai
dengan rencana disertasinya.
c. membantu mahasiswa menyusun program selama satu
semester , terutama semester II dengan program KATPD.
d. menampung masalah akademik yang dihadapi mahasiswa
bimbingannya dan turut berusaha mencarikan cara
pemecahannya, utamanya dalam hal karya ilmiah penunjang
disertasi.
e.
mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas.
f. menghadiri rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh
PPSUB.

Untuk menjadi PA diutamakan dosen tetap yang berhomebase


di PDKLP dan PM-PSLP dengan latar belakang pendidikan yang
sesuai dengan rencana disertasi mahasiswa, dan telah
berkualifikasi minimum Doktor lektor kepala.

Tata-laksana Pengusulan dan Penetapan Dosen PA


1. Tujuan :
Memberikan layanan kepada mahasiswa dalam pengusulan
Dosen Penasehat Akademik untuk menyelenggarakan kelancaran
proses studi KATPD.
2. Ruang Lingkup :
Lingkup prosedur pelayanan pengusulan Dosen Penasehat
Akademik dimulai dari pengusulan Dosen Penasehat Akademik dan
penetapan Dosen Penasehat Akademik dengan SK Direktur PPSUB.
3. Definisi
Dosen Penasehat Akademik ditunjuk melalui Surat Keputusan
Direktur PPSUB untuk menjalankan tugas sebagai Dosen Penasehat
Akademik.
Mahasiswa atau Peserta didik yang terdaftar secara resmi dan
aktif di PPSUB .
4. Sistem Pengendalian Intern :
Penanggung Jawab
: Direktur PPSUB
Pelaksana Teknis : Ketua Program Studi
Sekretaris Program Studi
Staf Bagian Pengajaran
Akademik) PPSUB

(Administrasi

5. Unit Organisasi yang Terkait :


Program studi, Bagian Administrasi Akademik PPSUB
6. Dokumen yang Digunakan :
Form-form DPA-1 hingga DPA-4
Form SK Direktur PPSUB tentang Dosen Penasehat Akademik
7. Catatan yang Digunakan :
Daftar nama dosen PA, mahasiswa bimbingannya, dan topiktopik KATPD.
8. Dokumen yang dihasilkan :
1. Form-form DPA-1 hingga DPA-4 yang telah lengkap isinya
2. Daftar Dosen PA dengan mahasiswa bimbingannya dan topic
KATPD

3. SK Direktur PPSUB tentang Dosen PA


9. Instruksi Kerja :
1. Mahasiswa mengambil Form-form DPA-1 hingga DPA-4 di
Bagian Pengajaran PPSUB
2. Mahasiswa memproses dan mengisi form-form tersebut
selengkap mungkin
3. Bagian pengajaran memberikan informasi tentang daftar
calon dosen penasehat akademik dengan latar belakang
keilmuannya.
4. Bagian pengajaran merekap usulan mahasiswa tentang
Dosen PA dan menyampaikan kepada Direktur PPSUB.
5. Direktur PPSUB berkoordinasi dengan jajarannya untuk
penetapan Dosen PA.
6. Direktur Menerbitkan Surat Keputusan Penetapan Dosen PA.
7. Bagian pengajaran menyampaikan SK tersebut kepada
mahasiswa dan Dosen PA.

10

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS BRAWIJAYA


PROGRAM DOKTOR KLP
MALANG

DPA -1

KARTU KENDALI PERSYARATAN PENGUSULAN

CALON DOSEN PENASEHAT AKADEMIK


NamaMahasiswa
NIM
Program Studi S3

:
:
:

Persyaratan Pengusulan Calon Dosen Penasehat akademik:


No

Jenis Persyaratan

Keterangan

1.

KHS Semester I

..

2.

Naskah Pra-Proposal Disertasi

..

3.

Sertifikat TPA dengan skor untuk memenuhi persyaratan


Program Studi S3

..

4.

Sertifikat TOEFL dengan skor


persyaratan Program Studi S3

..

5.

KTM yang masih berlaku

6.

Kartu Rencana Studi (KRS)

7.

Bukti SPP.

9.

untuk

memenuhi

..
..

Demikian, untuk menjadikan periksa adanya dan atas perhatiannya diucapkan


terimakasih.
Malang,
Bagian Pengajaran PPSUB
()

11

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS BRAWIJAYA


PROGRAM DOKTOR KLP

PPD-2-2
DPA

MALANG
USULAN DOSEN PENASEHAT AKADEMIK
Kepada Yth. Direktur PPSUB
Cq. Ketua Program Studi S3
Program Pascasarjana UNIBRAW
Malang
Kami yang bertandatangan di bawah ini:
Nama
:
NIM
:
Program Studi
:
Minat
:
Rencana Judul Disertasi
:

mengajukan permohonan calon DOSEN Penasehat akademik sebagai berikut:


1. .................................
2. .................................
Demikianlah permohonan kami, atas perhatian dan ijinnya kami ucapkan terima
kasih.
Malang, ..
Nama Mahasiswa

Tanda tangan:

Catatan: Dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk:


1. Ketua Program Studi S3
2. Bagian Pengajaran PPSUB
3. Mahasiswa yang bersangkutan.

12

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS BRAWIJAYA


PROGRAM DOKTOR KLP

DPA -3

MALANG
PERMOHONAN MENJADI DOSEN PENASEHAT AKADEMIK
Nomor
Lampiran
Perihal

:
/J10.4/PP/20..
:
: Permohonan menjadi Dosen Penasehat Akademik

Kepada Yth. Sdr.


di
Tempat
Sehubungan dengan kegiatan pembimbingan disertasi, kami mohon kesediaan
Saudara/i menjadi Dosen Penasehat Akademik dari mahasiswa di bawah ini:
Nama
:
NIM
:
Program Studi
:
Minat
:
Rencana Disertasi
:

Formulir kesediaan dan persetujuan terlampir mohon dapat diisi dan segera
dikembalikan ke Program Pascasarjana Universitas Brawijaya, Malang.
Demikianlah, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Malang, ..
Direktur PPSUB

( .......................................)
Catatan: Dibuat rangkap dua, masing-masing untuk:
1. Dosen yang bersangkutan
2. Mahasiswa yang bersangkutan.

13

PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS BRAWIJAYA


PROGRAM DOKTOR KLP

DPA -4

MALANG
KESEDIAAN MENJADI DOSEN PENASEHAT AKADEMIK
Perihal

: Kesediaan menjadi Dosen Penasehat Akademik

Kepada Yth. Sdr. Direktur PPSUB


di
Tempat
Sehubungan Surat Saudara No: /J10.4/PP/20.. mengenai permohonan menjadi Dosen
Penasehat Akademik, maka dengan ini kami menyatakan BERSEDIA / TIDAK
BERSEDIA (*) menjadi Dosen PA dari mahasiswa di bawah ini:
Nama
:
NIM
:
Program Studi
:
Minat
:
Rencana Disertasi
:

Demikianlah, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.


Malang, ..

Catatan: Dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk:


1. Dosen yang bersangkutan
2. Mahasiswa yang bersangkutan
3. Ketua Program Studi S3 PPSUB.

Tanda Tangan

Nama Dosen

14