Manual Access 2007

Instituio criada em 1989
Manual de Microsoft
Access 2007
Eng. Mrcia Bernardino
Ano 2016/2017
Av. Rainha Santa Isabel | 6420-077 Trancoso | NIF: 504593447

Tel: 271829133/130 | Fax: 271829138 | e-mail: info@ept.pt | www.ept.pt
ndice
O que o Access............................................................................................. 6
Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados..............................................6
O que uma Base de Dados.........................................................................6
Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos..........................................................6
As Bases de Dados Relacionais.....................................................................7
Activar o Access............................................................................................... 8
Opes na Pgina de introduo do Access 2007.........................................9
Criar Base de Dados........................................................................................ 9
Componentes Especficos do Ecr de Abertura do Access.............................10
Separadores do Friso no Access 2007.........................................................10
Painel de Navegao................................................................................... 11
A Criao de Base De Dados.......................................................................12
Tabelas........................................................................................................... 13
O que uma Tabela.................................................................................... 13
Criao de uma Tabela................................................................................ 13
Criar tabela por Insero de Dados.............................................................13
Criar tabela em Vista de Estrutura..............................................................15
Descrio do Ecr de Construo da Tabela...............................................16
Chave Primria........................................................................................... 17
Adicionar uma chave primria de Numerao Automtica.........................19
Definir a Chave Primria............................................................................. 20
Relaes..................................................................................................... 21
Relaes entre Tabelas............................................................................. 21
Formulrios.................................................................................................... 25
Assistente de Formulrios...........................................................................27
Modo de Estrutura...................................................................................... 27
Controlos..................................................................................................... 29
Consultas....................................................................................................... 30
Consulta simples......................................................................................... 30
Parmetros.................................................................................................. 32
Consultas de Sumarizao..........................................................................33
Consultas com duas ou mais tabelas..........................................................34
Relatrios....................................................................................................... 34
Modo Estrutura.............................................................................................. 34
Pgina 2

Seces de um relatrio............................................................................. 35
Assistente...................................................................................................... 35
Pgina 3

ndice de Figuras
Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de
clientes ........................ 6 Figura 2 - Estrutura de dados no
Access .................................................................................... 7 Figura 3 Estrutura
de
um
registo
e
campo
de
uma
tabela ........................................................ 7 Figura 4 - Exemplo de trocas de
informao numa base de dados relacional ............................. 8 Figura 5 Arranque
do
Access
2007 .......................................................................................... 9 Figura 6 Indicao
do
nome
de
uma
nova
base
de
dados ...................................................... 10 Figura 7 - Nova Base de Dados
e Painel de Navegao............................................................. 10 Figura 8 Separadores
do
Friso ............................................................................................... 11 Figura
9
Objectos
na
Base
de
Dados ...................................................................................... 12 Figura 10 Caixa
de
dilogo
de
criao
da
base
de
dados ........................................................ 13 Figura 11- Criar tabela por
insero dos dados ........................................................................ 14 Figura
12
Fechar
Tabela ........................................................................................................ 15
Figura
13
Nomear
tabela ....................................................................................................... 15
Figura
14
Definio
automtica
da
estrutura
da
tabela ......................................................... 15 Figura 15 - Mudana de modo
de visualizao e gravao ....................................................... 16 Figura 16 Ecr
de
construo
da
estrutura
da
tabela ............................................................. 16 Figura 17 - Relao entre
Tabelas ............................................................................................ 19 Figura
18
Campo
Cdigo
de
Cliente ....................................................................................... 19 Figura 19
Estrutura
da
Tabela................................................................................................
20
Figura
20
Propriedades
do
Campo ........................................................................................ 21
Figura
21
Definir
uma
Chave
Primria ................................................................................... 22 Figura 22 Campos
definidos
como
Chave
Primria ................................................................ 22 Figura 23 - Janela onde
se selecciona as tabelas ...................................................................... 25
Figura
24
Estabelecimento
das
relaes ................................................................................ 26 Figura 25 Janela
Relaes
......................................................................................................
26
Figura
26
Criao
de
um
Novo
Formulrio............................................................................. 27 Figura 27 Passo
1
do
Assistente
de
Pgina 4

Formulrios .................................................................... 28 Figura 28 Formulrio

Aluno
...................................................................................................
28
Figura
29
Formulrio
Aluno
na
Vista
de
Estrutura ................................................................. 29 Figura 30 - Boto
Folha de Propriedades .................................................................................
29
Figura
31
Propriedades
do
Formulrio
Aluno ........................................................................ 29 Figura 32 - Controlos
...............................................................................................................
30
Figura
33
janela
aonde
se
selecciona
as
tabelas .................................................................... 31 Figura 34 - Janela QBE
.............................................................................................................
32
Figura
35Janela
QBE
com
os
campos
assinalados .................................................................. 32 Figura 36 - Vista
de Folha de Dados .........................................................................................
33
Figura
37
Definio
de
Paramentos
nas
Consultas ............................................................... 33 Figura 38 - caixa de
dilogo que possvel indicar o valor que o parmetro vai tomar............. 33
Figura 39 - Clculo da data de nascimento do aluno mais velho e do aluno
mais novo ............ 34 Figura 40 - Consultas com duas ou mais
tabelas ...................................................................... 34 Figura 41 - Relatrio
em modo de Estrutura ............................................................................ 35
Figura
42
Seleco
de
campos
assistente
no
de
relatrios ..................................................... 36
Figura
43
Escolha
do
modo
de
visualizao
dos
dados........................................................... 37
Figura
44
Escolha
dos
agrupamentos
no
assistente
de
relatrios .......................................... 37 Figura 45 - Escolha da sequncia de
ordenao ....................................................................... 37
Figura 46 - Janela onde definido o tipo de sumrios a serem calculados e
apresentados no
relatrio ...........................................................................................................
....................... 37
Pgina 5

O que o Access
O Microsoft Access um sistema de gesto de Bases de Dados (SGBD) para
ambiente Windows. Como outros SGBD, tem inerente a si um conjunto de
conceitos bsicos de base de dados.
Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados

O que uma Base de Dados
Uma base de dados um conjunto de dados relacionados de acordo com
uma ou varias regras e um objectivo especfico.
Um conjunto de informaes, os colaboradores de uma empresa. As
moradas de clientes e de fornecedores, os stocks de produtos ou os alunos
de uma turma podem ser os dados que compem uma base de dados.
Nome do Cliente:
Morada:
Cdigo Postal:
Telefone:
Solues Informticas
SA
Av. ABC, 99
6400-000 Trancoso
271 222 222
Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de clientes
Sobre esses dados aplicado um conjunto de aces que tm como

objectivo a sua gesto e a obteno de resultados, nomeadamente a criao
de fichas de insero e consulta de dados, clculos e estatsticas, relatrios,
entre outros.
Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos

A base de dados armazenada sob forma de um ou vrios ficheiros,
segundo uma estrutura predefinida pelo utilizador. No Access 2007, tosas as
informaes so armazenadas em tabelas, num ficheiro com extenso
.ACCDB, apresentando-se da seguinte
Pgina 6

forma:
Ficheiros
Tabelas
Tabelas
Registos
Campo
Tabelas
Registos
Campo
()
Registos
Campo
Campo
()
()
Dados
Figura
2-Estrutura deos
dad
no Access
Todos os registos de uma base de dados possuem uma estrutura de campos

idntica, variando apenas o seu contedo:
Registo
Nome do Cliente:
Morada:
Cdigo Postal:
Telefone:
Solues Informticas SA
Av. ABC, 99
6400
-000 Trancoso
271 222 222
Campos
Figura 3 - Estrutura de um registo e campo de uma tabela
Atravs de um SGBD pode realizar-se um vasto conjunto de operaes de

gesto de bases de dados, das quais possvel destacar:
Insero, edio e apagamento de registos;

Critrios de visualizao da informao;
Indexao e ordenao da informao contida nos registos;
Operaes estatsticas sobre os dados;
Criao de ecrs de apresentao;
Acesso informao atravs das tecnologias Internet;
Impresso de relatrios; Automatizao de funes; Programao.
As Bases de Dados Relacionais
Pgina 7

Uma base de dados relacional permite, para alm da simples organizao

da informao. A cria o de relaes entre grupos de informao distintos.
Existem, ento, vrias tabelas com dados, armazenadas num mesmo
ficheiro. Embora, individualmente, esses grupos de informao tenham um
objectivo especfico, a construo de uma relao entre eles ir
proporcionar ao utilizador uma maior compreenso dos dados.
Dados
Sobre
Dados
Facturas
Sobre
Clientes
Produt
os
Figura 4 - Exemplo de trocas de informao numa base de dados relacional
As bases de dados relacionais possuem inmeras vantagens sobre as norelacionais:

Eliminao de duplicados de informao cada informao
armazenada num s local (por exemplo, a morada do cliente est
contido apenas na tabela de dados do cliente e no nas suas
facturas);
Economia de espao de armazenamento;
Maior rapidez de actualizao; Acesso mais rpido s informaes.
O Microsoft Access , ento, um sistema de Gesto de Bases de Dados
Relacionais em ambiente grfico, o que significa que a organizao/gesto
dos dados maximizada atravs doas caractersticas do Windows, pelo que
o utilizador consegue visualizar, aceder e trabalhar os dados, de uma forma
mais simples e direta.
Ativar o Access
A partir do ecr do ambiente de trabalho do Windows tem duas opes de
acesso ao Access:
Fazendo clique no boto
Programas Microsoft
Iniciar
selecionando
Todos
os
Office Microsoft Office Access 2007

Utilizando diretamente o comando de aberturas do Access, na
primeira
listagem
dos
programas
utilizados
recentemente
(pressupondo que este j foi ativado anteriormente e que se encontra
nesse quadro).
Pgina 8

Assim que ativado o Access, visualizado a pgina de Introduo ao

Microsoft Office Access, que nos questiona acerca da ao que
pretendemos:
Figura 5 - Arranque do Access 2007
Opes na Pgina de introduo do Access 2007
Nova Base de Dados em Branco: criar uma nova base de dados de

Access: sero construdos os vrios objetos que compem uma base
de dados em Access.
Abrir Base de Dados Recente: abrir uma base de dados j
existente, gravada em disco.
Modelos Locais: utilizao de modelos j no computadores em
utilizao;
Modelos no Microsoft Office Online: acesso ao site da Microsoft,
para utilizao de modelos adicionais.
Criar Base de Dados

Suponhamos, ento, que pretende criar uma nova base de dados e que,
para tal, ser selecionada a respetiva opo da caixa de dilogo da figura 5.
Pgina 9

A primeira informao que o Access lhe ir solicitar a indicao do nome

da nova base de dados e a sua localizao:
Figura 6 - Indicao do nome de uma nova base de dados
Aps indicar o nome e fazer clique no boto Criar, ser ento visualizado o
novo Painel de Navegao do Access 2007 no qual aberta uma nova
tabela, em modo de visualizao Folha de Dados.
Figura 7 - Nova Base de Dados e Painel de Navegao
Componentes Especficos do Ecr de Abertura do

Access
Separadores do Friso no Access 2007
Pgina 10

No Access 2007 existem quatro separadores standard que, conjuntamente

com o Boto do Office, contem a generalidade das opes necessrias
conceo e formatao do documento.
Figura 8 - Separadores do Friso
SEPARADORES
NOME
Base
FUNO
Contm as funes mais utilizadas na formatao,
manipulao de registos, ordenao e localizao de
texto.
Criar
Agrega a generalidade das opes criao de objetos no
Access 2007
Dados Externos Contm as opes de importao, exportao, ligao e
recolha de dados.
Ferramentas da Agrega opes de validao e manuteno dos dados,
Base de Dados verificao das caractersticas da base de dados e/ou de
objetos.
Pgina 11

Painel de Navegao
Ao criar ou abrir uma base de dados, os objetos disponveis que foram
criados, so visualizveis no Painel de navegao:
Tabelas: so os nicos objetos do Access que contm os dados
armazenados sob forma de registos e campos;
Consultas: as consultas tm mltiplas funes no Access: so
utilizadas para selecionar um conjunto de informao,
normalmente segundo condies preestabelecidas;
Formulrios: tambm designados por
ecrs de apresentao, so utilizados
para a criao de fichas de insero e
de consulta de dados;
Relatrios:
os
relatrios
so
normalmente
enviados
para
a
impressora, podendo assumir diversas
formas, desde uma simples listagem a
listagens com agrupamentos de dados
e etiquetas;
Pginas: criao de pginas Web, com
o objetivo de consultar, alterar ou
inserir dados para as tabelas de uma
base de dados. Tambm podem
representar outputs de informao, no
estilo dos relatrios;
Macros:
as
macros
so
constitudas por conjuntos de
comandos que tm por objetivos
automatizar funes na base de dados
como, por exemplo, imprimir um
relatrio ou copiar um conjunto de dados;
Pgina 12

Figura 9 - Objetos na Base de Dados
A Criao de Base De Dados

Partindo do princpio que se encontra no ecr do ambiente de trabalho do
Windows, execute as seguintes etapas:
1. Active o Microsoft Access.
2. Faa clique no boto Base de dados vazia.
3. Na zona lateral do ecr, indique o nome da base de dados que
pretende criar. O nome Base de Dados1.accdb. Esta base de dados
ser gravada na pasta denominada Meus Documentos e com o
nome Base_Dados.accdb.
Figura 10 - Caixa de dilogo de criao da base de dados
A partir deste momento, surge o painel de navegao sem qualquer objeto,

podendo iniciar a construo da base de dados, comeando pela definio
das tabelas.
Tabelas
O que uma Tabela
Pgina 13

Uma tabela uma estrutura de dados agrupada segundo registos e campos,

com o objetivo de armazenar registos (fichas) de clientes, fornecedores,
stocks ou vencimentos. Cada registo ter campos idnticos, mas com
contedos especficos (por exemplo, o nome do cliente, a morada do
fornecedor, o vencimento do colaborador). Cada conjunto de informao
ser armazenado na sua tabela especfica, podendo depois criar-se uma
relao entre essas tabelas, de forma a uma melhor compreenso e
utilizao dos dados nelas armazenados.
Criao de uma Tabela

Posicionado no painel de navegao para criar uma nova tabela, h primeiro
que decidir qual o modo como pretende construi-la.
No primeiro boto do friso encontra as duas opes diretas de
criao de uma tabela:
Criar tabela em vista folha de dados: a tabela criada a
partir da insero de um conjunto de dados que sendo verificados
pelo Access, -lhe atribudo automaticamente um determinado tipo
de campo. a opo que se encontra predefinida;
Criar tabela na vista de estrutura: a criao de tabela feita
totalmente pelo utilizador, com a indicao dos campos que pretende
e das suas caractersticas.
Criar tabela por Insero de Dados

A criao de tabelas por insero de dados vantajosa para utilizadores
com pouco conhecimento de Access, pois permite criar uma tabela sem
definir inicialmente quais os seus campos.
Assim, feita a insero de um conjunto de dados, que sero interpretados
pelo Access quando a tabela for gravada, sendo feita automaticamente a
atribuio dos tipos de campos, consoante os dados inseridos em cada
coluna da tabela.
Posteriormente, o utilizador poder sempre alterar a estrutura dessa tabela,
adequando-a s suas necessidades.
Vejamos, ento, as etapas a seguir:
1) No ecr encontra-se j aberta a tabela em modo Folha de Dados, pelo
que se pode inserir de imediato os dados na tabela:
Pgina 14

Figura 11- Criar tabela por insero dos dados
2) Feche a tabela, atravs do boto no canto superior da respetiva janela

ou, fazendo clique com o boto direito do rato sobre o topo do
separador, selecione o comando Fechar:
Figura 12 - Fechar Tabela
3) Ao fechar, necessrio gravar a tabela:
Figura 13 - Nomear tabela
4) Ao mudar para o modo vista de estrutura, pode verificar a

caracterizao dos campos face aos contedos inseridos:
Figura 14 - Definio automtica da estrutura da tabela
Pgina 15

Criar tabela em Vista de Estrutura

Embora o processo descrito tenha a sua utilidade inquestionvel, iremos dar
preferncia ao modo de criao de tabelas no modo Vista de Estrutura.
1) Visualizando o painel de navegao e com uma tabela aberta em
modo de folha de dados (predefinido), utilize o friso e mude para o
modo vista de estrutura, ao que lhe ser pedido para gravar a
tabela (ver Figura 15).
Figura 15 - Mudana de modo de visualizao e gravao
2) Utilize o modo vista de estrutura para definir os campos e respectivas

propriedades:
Pgina 16

Figura 16 - Ecr de construo da estrutura da tabela
Descrio do Ecr de Construo da Tabela

Para alm dos j habituais frisos, botes e comandos (que sero descritos
medida que forem utilizados), o ecr de construo da tabela composto
por quatro zonas distintas:
Nome do Campo: a zona onde so digitados os nomes dos
campos. O Access permite ao utilizador uma grande flexibilidade na
atribuio de um nome a um campo, nome esse que poder ter at
64 caracteres de comprimento, includo espaos e acentuao
portuguesa (exemplos: Cdigo, Telefone, Data Abertura);
Tipo de Dados: zona de indicao do tipo de campo. o tipo do
campo que vai determinar os dados que nele podemos armazenar;
o Texto: alfanumrico, pode conter at 255 caracteres, sendo
normalmente utilizado para nomes, moradas, cdigos postais e
outros dados compostos por letras, nmeros e outros dgitos;
o Memo: alfanumrico, pode armazenar at 64000 caracteres,
sendo normalmente utilizado para comentrios, observaes,
explicaes mais detalhadas;
Pgina 17

Numero: para dados numricos, com o objetivo de os utilizar

em temos de clculos; subdivide-se em vrios tipos/tamanhos
como, por exemplo:
Byte
0 a 255
Inteiro
-32,768 a 32,767
Inteiro Longo
-2,147,487,648 a 2,147,487,647
Simples
Duplo
-3.402823E38 a
3.402823E38 (7 dgitos
de preciso decimal)
-1.79769313486232E308 a
1.79769313486232E308
(15 dgitos de preciso decimal)
Data/Hora: datas e horas, em diferentes formatos;

Moeda: formato monetrio, que permite at 15 dgitos
esquerda e 4 dgitos direito da casa decimal;
o Numerao automtica: numerao automtica por cada
novo registo. Muito til em situao em que necessrio um
nmero automtico sequencial, como para um campo nmero
de fatura. O valor atribudo pode ser sequencial ou aleatrio;
o Sim/No: valor booleano (sim/no, verdadeiro/falso). Muito til
para campos em que s pode existir uma de duas opes, com
fatura paga;
o Objeto OLE: campo para armazenar um objeto OLE (Object
Linking and embedding). Por exemplo, um grfico criado em
outra aplicao, a fotografia de um produto, um som, ;
o Hiperligao: alfanumrico, podendo ser composto por at
trs partes, com um mximo de 2048 caracteres em cada uma
delas. utilizado para armazenar um endereo que permita o
acesso a um ficheiro ou a uma pgina HTML na World Wide
Web ou numa Intranet, e poder ainda ser utilizado para
endereos de outros servios internet, como FTP e Telnet;
o Anexo: permite a associao de qualquer tipo de ficheiros
suportados pelo Windows, tais com folha de clculo ou
documentos, de forma flexvel, semelhante a anexar ficheiros a
uma mensagem de e-mail;
o Assistente de pesquisa: cria um campo que permite a
criao de uma lista de valores, digitada ou obtida atravs de
uma tabela ou consulta, atravs de uma caixa de combinao;
Descrio: zona de descrio do campo, que ser visualizada
quando estiver a preencher esse campo.
Propriedades do campo: zona de definio das propriedades do
campo. Todos os tipos de campos possuem propriedades, sendo
algumas comuns e outras especficas.
o
o
Pgina 18

Exemplos
utilizadas)
de
Propriedades
(algumas
das
mais
Tamanho do campo: nmero mximo de caracteres possveis de

introduzir no campo texto ou nmero. assumido a dimenso
mxima de 255 para os campos texto e formato Nmero inteiro longe
para os campos nmero;
Formatar: formato do campo, diretamente relacionado com o seu
tipo, por exemplo, um campo nmero pode ter um formato para
aceitar x casas decimais ou valores percentuais;
Casas decimais: nmero de dgitos depois de casa decimal;
Mascara de introduo: definio de uma mascara de regras de
insero de dados;
Legenda: nome de campo quando o utilizador criar um formulrio;
Valor predefinido: valor assumido para aquele campo quando o
utilizador cria um novo registo, por exemplo, o campo taxa de IVA
pode j conter o valor 0,21 por este ser o mais utilizado;
Regra de validao: expresso que determina os contedos
admitidos por esse campo, por exemplo, o campo quantidade ter de
ser maior do que 0;
Texto de validao: mensagem que surge no ecr quando a regra
de validao infringida;
Necessrio: indica (ou no) que obrigatria a introduo de dados
nesse campo;
Permitir comprimento zero: permite (ou no) que o contedo de
um campo texto ou mesmo seja zero (sem quaisquer caracteres);
Indexado: determina se esse campo est ou no indexado. A
indexao permite que as pesquisas efetuadas ao contedo desse
campo sejam mais rpidas.
Chave Primria
Cada tabela da base de dados dever ter um campo ou um conjunto de
campos que identifique de forma exclusiva cada registo armazenado na
tabela. O campo em questo denomina-se chave primria.
Uma chave primria de uma tabela um campo ou conjunto de campos da
tabela que constitui um identificador exclusivo para cada linha.
Numa base de dados relacional tal como no Access 2007, os dados
encontram-se divididos em tabelas separadas por assuntos ou categorias de
informao, sendo possvel estabelecer relaes entre tabelas atravs dos
campos das chaves primrias.
Pgina 19

Por exemplo, um campo Cdigo de Cliente na tabela Clientes pode ser

apresentado na tabela Servios. Na tabela Clientes, trata-se da chave
primria, enquanto na tabela Servios, denomina-se de chave externa.
Figura 17 - Relao entre Tabelas
Deve escolher para chave primria um campo que apresente determinadas

caractersticas, como, por exemplo:
Identifica de forma exclusiva
cada linha; Contem sempre um
valor; Nunca alterado.
Normalmente, um nmero de identificao exclusivo, como, por exemplo,
um nmero de ID ou um nmero de srie ou cdigo, funciona como chave
primria numa tabela. Por exemplo, na tabela Clientes, cada cliente tem um
nmero de Cdigo de Cliente exclusivo. O campo de Cdigo de Cliente
corresponde a chave primria.
Figura 18 - Campo Cdigo de Cliente
Pgina 20

Adicionar uma chave primria de Numerao Automtica

Ao criar uma nova tabela na Vista de folha de Dados, o Access cria
automaticamente uma chave primria com o tipo de dados Numerao
Automtica. Para adicionar um campo de chave primria numa tabela
existente, ter de abrir a tabela na Vista de Estrutura:
1. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.
2. Na caixa de dilogo Abrir, selecione e abra a base de dados.
3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na
tabela qual pretende adicionar a chave primria e, no menu de
atalho, clique em Vista de Estrutura.
4. Localize a primeira linha vazia disponvel na grelha de estrutura da
tabela.
5. Na coluna Nome do Campo, escreva um nome, como, por exemplo,
IDDoCliente.
Figura 19 - Estrutura da Tabela
6. Na coluna Tipo de dados, clique na seta pendente e clique em

Numerao Automtica.
7. Em Propriedades do campo, em Novos valores, clique em
Incremento para utilizar valores numricos incrementais para a
chave primria ou clique em Aleatrio para utilizar nmeros
aleatrios.
Pgina 21

Figura 20 - Propriedades do Campo
Definir a Chave Primria

Uma forma de identificar cada registo de uma tabela com um nmero de
identificao exclusivo, como por exemplo, um nmero de srie ou cdigo,
consiste em definir um campo da tabela com uma chave primria com as
seguintes caractersticas: o campo desta chave primria ter de identificar
de forma exclusiva cada linha, nunca poder estar vazio nem conter valor
nulo e raramente deve ser alterado.
Para definir de forma explcita uma chave primria, necessrio utilizar a
Vista de Estrutura:
1. Clique no Boto Microsoft Office e, em seguida, clique em Abrir.
2. Na caixa de dilogo Abrir, selecione e abra a base de dados.
3. No Painel de Navegao, clique com o boto direito do rato na
tabela qual pretende adicionar a chave primria e, no menu de
atalho, clique em Vista de Estrutura.
4. Selecione o campo ou campos que pretende utilizar como chave
primria. 5. No separador Estrutura, no grupo Ferramentas, clique
em Chave Primria.
Pgina 22

Figura 21 - Definir uma Chave Primria
6. O Access adiciona um indicador de chave esquerda do campo ou

campos que tenha especificado como chave primria.
Figura 22 - Campos definidos como Chave Primria
Relaes
Uma base de dados bem estruturada no deve permitir redundncias, isto ,
dados duplicados. Isto pode ser feito dividindo os dados em muitas tabelas
baseadas em assunto, de forma a armazenar cada ocorrncia apenas uma
vez.
Para que a informao possa ser utilizada, o Access deve ter um mecanismo
de reunir as informaes divididas. Para tal, dever colocar campos comuns
em tabelas relacionadas e definir as relaes entre as tabelas. Poder
depois criar consultas, formulrios e relatrios que apresentem informaes
de diversas tabelas de uma s vez.
Relaes entre Tabelas
Embora as informaes estejam separadas em cada uma das tabelas, na
prtica devem existir relacionamentos entre as tabelas. Por exemplo: Um
aluno caracterizado no s pela informao armazenada na tabela Alunos
como por as notas que foi obtendo ao longo do curso que esto
armazenadas na tabela Notas.
Na construo de uma BD, possvel com a utilizao de "Relacionamentos
entre tabelas", os quais podem ser de trs tipos:
Um para Um
Pgina 23

Um para Vrios
Vrios para Vrios
Relaes Um para Um
Esta relao existe quando os campos que se relacionam so ambos Chaves
Primrias em suas respetivas tabelas. Cada um dos campos no apresenta
valores repetidos. Na prtica existem poucas situaes onde utilizaremos
um relacionamento deste tipo.
Um exemplo poderia ser o seguinte: Imagine que todos os alunos esto
registados na tabela Alunos, destes apenas uma pequena parte participa na
Tuna da Escola. Por questes de projecto da BD, podemos criar uma
segunda tabela "Alunos da Tuna", a qual se relaciona com a tabela Alunos
atravs de um relacionamento do tipo Um para Um. Cada aluno somente
registado uma vez na Tabela Alunos e uma nica vez na tabela Alunos da
Tuna. Poderamos utilizar o campo NumeroAluno como o campo que
relaciona as duas Tabelas.
Na tabela Alunos da Tuna poderamos colocar apenas o NumeroAluno, alm
das informaes a respeito da funo que ele tem na tuna, tempo na tuna,
etc. Quando fosse necessrio buscar as informaes tais como nome,
endereo, etc., estas podem ser recuperadas atravs do relacionamento
existente entre as duas tabelas, evitando, com
isso, que a mesma
informao (Nome, Endereo, etc.) tenha que ser duplicada nas duas
tabelas.
Relaes Um para Muitos
Este , com certeza, o tipo de relacionamento mais comum entre duas
tabelas. Uma das tabelas (o lado um do relacionamento) possui um campo
que a chave primria e a outra tabela (o lado muitos) relaciona-se atravs
de um campo cujos valores relacionados podem se repetir vrias vezes.
Por exemplo, um aluno registado, uma nica vez, na tabela alunos pode
aparecer vrias vezes na tabela Notas, tantas ve zes quantas forem as
notas obtidas ao longo do curso.
Algumas observaes importantes sobre relacionamentos:
O nome dos campos envolvidos no relacionamento, no precisa

ser, necessariamente, o mesmo. O tipo dos campos que precisa
ser o mesmo, por exemplo, se um dos campos for do tipo Texto, o
outro tambm dever ser do tipo Texto.
O lado um do relacionamento deve ser uma chave primria, j o
lado muitos no pode ser uma chave primria.
Antes de criar os relacionamentos devemos verificar se o tipo dos
campos a serem relacionados o mesmo, alm de caractersticas
como mscaras de entrada e formato.
Relaes Muitos para Muitos
Pgina 24

Na prtica no h forma de implementar um relacionamento deste tipo,

devido a uma srie de problemas que seriam introduzidos na BD que no
iremos explicar.
Este tipo de relacionamento conseguido atravs de dois relacionamentos
do tipo Um para Muitos. Isto conseguido atravs da criao de uma nova
tabela, a qual fica com o lado Muitos dos relacionamentos. No nosso
exemplo j temos a tabela Notas onde ficam armazenadas as diferentes
notas dos alunos, e ao mesmo tempo aonde ficam armazenadas
as notas das diferentes disciplinas. Assim ao invs de termos um
relacionamento do tipo muitos para muitos, teremos dois relacionamentos
do tipo um para muitos.
Esta situao em que um relacionamento um para muitos "quebrado" em
dois relacionamentos do tipo um para muitos bastante comum. Diversas
vezes esta tcnica utilizada para eliminar uma srie de problemas nas
Bases de Dados, tais como informao repetida e inconsistncia de dados.
Integridade Referencial
Dividir a informao por vrias tabelas resolve os problemas de redundncia
e inconsistncia, mas criou outros. Por exemplo, se um registo numa tabela
primria for apagado e existirem registos relacionados noutra tabela, a BD
fica inconsistente. De forma semelhante, se for alterado o valor do campo
comum de um registo da tabela primria, a informao na BD deixar de ser
consistente.
Exemplo: Se eliminar o registo da tabela Disciplinas referente a Informtica,
a BD passa a estar inconsistente porque vrios registos na tabela Notas
fazem referncia disciplina 1 que j no existe. Isto , no possvel, por
exemplo, saber a qual disciplina que a aluna Carolina Santos teve 15,
como indicado pelo 1 registo de Notas.
Se, por exemplo, os nmeros dos alunos Maria Oliveira e Paulo Silva forem
alterados na tabela Alunos ento estes alunos passaro a ter as notas
trocadas entre eles.
Ativando a opo Impor integridade referencial (como iremos fazer mais
frente), o Access passa a validar os valores dos campos relacionados, de
forma a garantir a integridade referencial, e, portanto, a consistncia da
informao distribuda pelas tabelas. Assim, todos os valores existentes no
campo comum da tabela relacionada tero que existir no campo comum da
tabela primria. Na janela de relacionamentos, um relacionamento com esta
opo ativada passa a ter indicao do lado 1 e do lado N, este ltimo
representado por um smbolo de infinito ().
Note-se que a partir deste momento no possvel introduzir a informao
na BD por qualquer ordem. Os dados das tabelas primrias tm que ser
introduzidos antes dos dados das tabelas relacionadas.
Pgina 25

Assim, para alterar o valor de um campo comum ou apagar um registo

numa tabela
primria, necessrio antes alterar/apagar os registos
relacionados. Para simplificar estas tarefas que so frequentes, o Access
permite que as alteraes efetuadas na tabela
primria sejam
automaticamente refletidas nas tabelas relacionadas aps confirmao pelo
utilizador.
Quando a opo Impor integridade

disponibilizadas mais 2 opes:
referencial
ativada
so
Propagar atualizao dos campos relacionados: provoca a

propagao de alteraes no campo comum do lado 1 a todas as
ocorrncias do valor alterado nos registos no lado N.
Propagar eliminao dos registos relacionados: provoca a
eliminao de todos os registos do lado N com o mesmo valor do
campo comum que o registo eliminado do lado 1.
Criao das relaes no nosso exemplo

Para definir as relaes, no nosso exemplo, o primeiro passo selecionamos
o comando Relaes que est no menu
Ferramentas de Base de Dados. Este comando desencadeia o
aparecimento de uma janela semelhante apresentada na Figura 23.
Pgina 26

Figura 23 - Janela onde se selecciona as tabelas
Nesta janela selecionamos todas as tabelas que queremos relacionar (todas)

e pressionamos o boto Adicionar.
Automaticamente as tabelas selecionadas aparecem na janela Relaes e
carregamos no boto Fechar para que seleciona as tabelas possa comear
a estabelecer a relaes.
Para definir a primeira relao entre o campo NumeroAluno da tabela Alunos
e o campo NumeroAluno da Tabela Notas procedemos da seguinte forma:
1. Selecionamos o campo NumeroAluno da tabela Alunos
2. Arrastamos esse campo at ao campo NumeroAluno da Tabela Notas e
deixamos de pressionar o rato. Automaticamente surge-nos uma janela
como aquela que aparece na Figura 24.
Figura 24 - Estabelecimento das relaes
Nesta janela foramos a Integridade referencial atravs da ativao da

opo Impor integridade referencial e pelas razes acima expressas
devemos ativar as opes: Propagar atualizao dos campos
relacionados e Propagar eliminao dos registos relacionados.
3. Para terminar selecionamos o boto Criar de modo a que a relao seja
efetivada.
Os mesmos procedimentos devem ser levados de forma a estabelecer a
relao entre o campo DisciplinasID da Tabela Disciplinas e o campo
DisciplinasID da tabela Notas.
Depois destas duas relaes serem estabelecidas a janela Relaes tem o
seguinte formato observado na Figura 25.
Pgina 27

Figura 25 - Janela Relaes
Formulrios
Os formulrios so utilizados para que possamos implementar
funcionalidades que no seriam possveis de ser implementadas com o uso
de folhas de dados. A principal aplicao dos formulrios a criao de
ecrs, que facilitam a entrada e a alterao de dados.
Ao criarmos um formulrio, este deve ser baseado numa tabela ou consulta.
Ao alterarmos um registo no formulrio, estas informaes esto a ser
alteradas, na prtica, diretamente na tabela. O formulrio, no mais do
que um ecr grfico, que facilita as operaes com os dados.
Pode-se resumir as funcionalidades dos formulrios a:
Editar (mostrar, alterar ou inserir) informao contida em tabelas.

Mostrar informao derivada atravs de expresses (nos campos
calculados).
Gerir a interao com os utilizadores.
Mostrar informao suplementar (comentrios, grficos, etc).
Para criarmos um formulrio, selecionamos o separador Criar e visualizamos

os vrias opes (Figura 26) que nos permitiram selecionar o tipo de
formulrio a criar e a tabela ou consulta que servir de fonte de registos. As
opes disponveis so:
Pgina 28

Figura 26 - Criao de um Novo Formulrio
Vista de estrutura: Construo manual do formulrio.

Assistente de Formulrios: Criao de formulrios pela resposta a
um conjunto de questes colocada pelo assistente.
Formulrio Automtico: Colunas: Esta opo e as 2 seguintes
permitem a criao automtica de formulrios muito simples,
baseados numa tabela apenas, em que a informao organizada,
respetivamente, um registo por pgina com os campos dispostos
na vertical,
Formulrio Automtico: Tabelas: vrios registos por pgina com
os campos dispostos na horizontal,
Formulrio Automtico: Folha de dados: e em folha de dados.
Assistente de Grficos: Criao de grficos.
Assistente de Tabelas Dinmicas: Criao de formulrios que
apresentem os dados de forma agregada organizados em
dimenses atravs de Tabelas Dinmicas do
Excel.
Assistente de Formulrios
A maior parte das vezes, a melhor forma de construir um formulrio
comear por usar o assistente para construir o essencial da visualizao da
informao. Depois, na vista de estrutura, efectuam-se pequenos
ajustamentos e acrescentam-se controlos para associar funcionalidades ao
formulrio.
Vamos de seguida construir o formulrio alunos:
Para isso temos que escolher Assistente de

se pode ver na Figura 26.
Formulrio
Pgina 29

como
Em
seguida
selecionamos a tabela
Aluno e temos de incluir
todos os campos de
Alunos no formulrio
como est expresso na
Figura 27.
O passo seguinte
escolher um
dos
esquemas
predefinidos.
(Escolha
Coluna).
Na
etapa
seguinte
temos uma srie de
estilos predefinidos.
(escolha Access 2007).
Figura 27 - Passo 1 do Assistente de Formulrios
No ltimo passo definimos o
ttulo para o Formulrio.
Digite o seguinte ttulo:
Alunos. Se deixar as opes
por defeito surge-nos um
ecr semelhante ao da Figura
28.
Modo de Estrutura
Como
dissemos
anteriormente
a
utilizao mais frequente da vista de estrutura para editar formulrios
construdos com o assistente. Figura 28 - Formulrio Aluno
Para
passarmos
do
modo
formulrio para o modo estrutura selecionamos o comando Vista de
Estrutura. E o nosso formulrio assume o aspeto que se pode ver na Figura
29.
O modo estrutura do formulrio composto por cinco partes distintas:
Cabealho do Formulrio: exibido no incio da primeira pgina do

formulrio.
Rodap do Formulrio: exibido
no final da ltima pgina.
Seco Detalhe: Esta a parte
Pgina 30

Figura 29 - Formulrio Aluno na Vista de Estrutura
principal do formulrio (tambm conhecida como

Corpo do Formulrio). onde so exibidos os controlos
associados com os campos de uma tabela ou consulta.
a nica parte obrigatria do
formulrio, ou seja, no existe
formulrio sem a seco Detalhe.
O utilizador pode ver as propriedades associadas
a um formulrio, ou a qualquer objeto que esteja
no formulrio, executando o comando Folha de Propriedades
(Figura 30).
As propriedades so agrupadas em 4 conjuntos (Figura 31):
Figura 30 - Boto
Folha de Propriedades
Formato: formatao e aspeto visual.

Dados: qual a fonte de registos e como esto ligados.
Pgina 31

Acontecimento:
associao
de procedimentos/macros para
interao do utilizador com o
formulrio.
Outra: outras
propriedades
(menu,
ajuda, impresso, etc). O
separador Tudo apresenta todas
as propriedades.
Figura 31 - Propriedades do Formulrio Aluno
Controlos
As peas utilizadas para a construo de um formulrio so os
controlos (Figura 32). Para alm de mostrar informao, os
controlos permitem organizar e decorar o formulrio, de forma a
tornar a sua utilizao mais agradvel e eficiente. Um controlo
pode ser colocado em qualquer uma das seces e tem tambm
um conjunto de propriedades agrupadas da mesma forma que
nos formulrios. Alguns controlos tm assistentes que facilitam
a sua criao. A seguir so descritos os principais controlos:
Figura 32 - Controlos
Selecionar - Essa a ferramenta padro quando exibida a

Caixa de Ferramentas. Com ela que se move, dimensiona e
seleciona controlos.
Rtulo Utilizamos rtulos em formulrios ou relatrios para

mostrar textos descritivos, tais como ttulos, legendas ou
instrues breves. Um rtulo pode ser anexo a um outro
Pgina 32

controlo. Quando criamos uma caixa de texto, por exemplo, ela

fica com um rtulo anexado que exibe uma legenda para aquela
caixa de texto. Quando criamos um rtulo utilizando a
ferramenta Rtulo, o rtulo fica isolado
Caixa de texto - Utilizamos caixas de texto quer em

formulrios quer em relatrios para exibir dados de uma tabela,
ou de uma Consulta. Este tipo de caixa de texto denominado
de caixa de texto acoplada porque est acoplada aos dados de
um campo. As caixas de texto podem tambm ser no
acopladas. Por exemplo, quando criamos uma caixa de texto
no acoplada para exibir resultados de um clculo ou para
aceitar entrada de dados do utilizador.
Botes de comando - Utilizamos os botes de comando em

formulrios para iniciar uma aco ou um conjunto de aces.
Por exemplo, podemos criar um boto de comando que abra um
outro formulrio ou um boto de comando para ir para o
prximo registo.
Consultas
As consultas so utilizadas para visualizar, alterar e analisar
dados de diferentes maneiras. Tambm podemos utiliz-las
como origem de registos para formulrios e relatrios. Existem
vrios tipos de consultas:
Consulta de Seleo: a mais comum e permite, como o

nome indica, selecionar registos e campos das tabelas.
Consulta de Sumarizao: agregar informao das tabelas,
isto , calcular totais, mdias, etc.
Consulta de Ao: alterar a informao nas tabelas.
As consultas podem ser criadas com um assistente ou a partir do zero

no modo Estrutura da consulta.
Usamos as consultas para selecionar registos, atualizar tabelas ou
efetuar clculos.
Tambm podemos criar consultas que atualizem os dados de uma
tabela.
Tambm pode acontecer precisarmos de dados calculados com
base em um ou mais campos de uma tabela. Nestas situaes
primeiro temos que montar uma consulta que nos fornea a
listagem desejada e, somente depois, podemos criar o relatrio
baseado na consulta montada inicialmente.
Quando criamos uma consulta o Microsoft Access no grava
juntamente com a consulta, os dados por ela devolvidos. Ao
Pgina 33

salvar uma consulta, somente o comando SQL - Structured

Query Language guardado. Cada vez que a consulta
executada, o comando SQL executado e os dados so
devolvidos a partir das tabelas que fazem parte da consulta. No
comando SQL est toda a informao necessria para que o
Microsoft Access execute a consulta, tais como: campos a serem
devolvidos, critrios de filtragem, ordenao dos resultados,
campos calculados, etc.
Consulta simples
Neste item aprenderemos a criar uma consulta simples. Vamos
criar uma consulta baseada na tabela Alunos A nossa consulta
exibir os campos (NumeroAluno, Nome, Apelido e Sexo) dos
alunos do sexo Masculino.
Para criarmos consultas no Microsoft Access no precisamos
conhecer a linguagem SQL. O Microsoft Access fornece-nos uma
interface grfica conhecida como QBE - Query By Example. Esta
interface bastante simples de utilizar. O utilizador vai definindo
a consulta, utilizando o QBE e o Microsoft Access vai compilando
os nossos pedidos criando o comando SQL correspondente.
Para criarmos a consulta acima solicitada fazemos os seguintes
passos:
1) Abrir a base de dados que estamos a trabalhar (caso ainda no
esteja aberta)
2) Selecionar o separador Criar e no sub-separador carregar na
opo Estrutura de Consulta.
3) Depois no ecr (Figura 33), tem que selecionar as tabelas que
contm os campos que necessitam. No nosso caso basta
selecionar a tabela Alunos. De seguida feche a janela.
Figura 33 - janela aonde se selecciona as tabelas
4) Imediatamente a seguir exibida a interface grfica do

Microsoft Access para a criao de consultas QBE (Figura
34).
Pgina 34

(2)
Figura 34 - Janela QBE
5) Neste momento estamos no "Modo estrutura da consulta".

6) Na parte de baixo, indicada pelo nmero (2) na Figura 33,
definimos quais os campos que faro parte da consulta linha
Campo; qual a ordenao dos resultados, se crescente ou
decrescente - linha Ordenao; se um campo deve ser ou no
exibido - linha Mostrar e quais os critrios de filtragem - linhas
Critrio e OU. Dependendo ainda do tipo de consulta que
estamos a criar, linhas adicionais podero aparecer na
interface grfica.
7) Agora precisamos definir quais os campos que faro parte da
consulta. Temos trs maneiras diferentes de adicionar um
campo consulta:
a) Dar um duplo clique no nome do campo a ser adicionado.
b) Arrastar o campo a ser adicionado.
c) Seleccionar o nome do campo, directamente na linha
Campo.
8) Utilizando qualquer uma das formas descritas no ponto
anterior deve adicionar os campos
acima
referidos
(NumeroAluno,
Nome,
Apelido e Sexo).
9) Finalmente na linha Critrio deve ser colocado o texto
(=M)
de
forma
a condicionarmos nossa
consulta s aos elementos do sexo Masculino. Depois
destas operaes a
janela
QBE dever ficar
conforme
o observado na Figura 35.
Pgina 35

Figura 35- Janela QBE com os campos

assinalados
10.Como dissemos anteriormente

as consultas conseguidas com
ajuda do QBE tem uma
representao directa de um
comando
em
SQL.
Para
visionarmos esse comando
activa-se a Vista de SQL. Neste
caso concreto o comando
apresentado o seguinte:
SELECT
Alunos.NumeroAluno,
Alunos.Nome,
Alunos.Apelido,
Alunos.Sexo FROM Alunos
WHERE
(((Alunos.Sexo)="M"));
11.Para visionarmos o resultado
deste comando na Folha de
dados da consulta basta
seleccionar Vista de Folha de
Dados. O resultado obtido
aquele que podemos visualizar
na
Figura 28.
Figura 36 - Vista de Folha de Dados
12.Para terminar grave a consulta com o nome Alunos/SexoM.
Parmetros
A utilizao de constantes na definio de critrios em consultas leva
a:
Muito trabalho repetitivo,

Desperdcio de espao para guardar todas as consultas,
Necessidade de criar mais consultas sempre que surja a
necessidade de utilizar uma constante nova, e
Necessidade de alterar todas as consultas sempre que seja
detectado algum erro ou seja pedida alguma modificao.
Em muitas situaes possvel substituir essas constantes por

parmetros. O valor de um parmetro perguntado ao utilizador
cada vez que a consulta executada. Para utilizar esse valor no
critrio da consulta basta escrever a questo entre parntesis
rectos ('[', seguido pelo nome do parmetro, seguido por ']').
Pgina 36

Por exemplo na consulta, definida no

ponto anterior, em vez de colocarmos
como critrio
M
quando
queremos
s
ver
os
indivduos
do Figura 37 - Definio
de
Paramentos nas
sexo Masculino e redefinirmos o

critrio para F quando queremos consultar
s os indivduos do sexo Masculino podemos
colocar o critrio de forma que utilizador seja
questionado que critrio deseja definir.
Figura 38 - caixa de dilogo que possvel Para isso colocamos o critrio como
vemos na Figura 29. Quando indicar o valor que o parmetro vai tomar
pedimos para o comando SQL ser executado
surge uma caixa de dilogo igual que est
na Figura 30.
Consultas
Consultas de Sumarizao
Frequentemente os utilizadores de uma BD esto interessados
em analisar a informao l guardada de forma agregada. Por
exemplo, para o director comercial de uma empresa pode ser
mais informativo analisar o total de vendas feitas por artigo do
que os registos de vendas individuais. As consultas de
sumarizao do Access permitem calcular este tipo de
informao estatstica (somas, mdias, etc) agrupando os
registos por um ou mais campos.
Activando a opo Totais acrescentada a linha Total estrutura
da consulta que d acesso a um menu, com as opes de
sumarizao:
Esta lista apresenta um conjunto de operaes estatsticas que
podem ser efectuadas em grupos de valores: Soma; Mdia;Min
(Menor valor); Max (Maior valor); Contar; DesvP (Desviopadro);
Var (Varincia); Primeiro (Valor
do 1 registo); Ultimo (Valor do
ultimo registo).
Por exemplo se quisssemos
saber a data de nascimento do
aluno mais velho e do mais novo
tnhamos de criar a consulta como podemos ver na Figura
39.
Figura 39 - Clculo da data de nascimento do aluno mais velho
Pgina 37

No menu so disponibilizadas mais trs
e do aluno mais novo
opes para identificar o campo usado para agrupar registos, calcular

expresses envolvendo vrias estatsticas sobre um campo e
seleccionar registos:
Agrupar Por - Agrega pelos valores deste campo.

possvel agregar por mais do que um campo;
Expresso - Calcular valores baseados nas funes de
sumarizao apresentadas acima. A expresso ser
indicada na linha campo como para os campos calculados
e tem que incluir obrigatoriamente uma funo de
sumarizao;
Onde - Seleco de registos. O critrio propriamente dito
definido como noutra consulta qualquer, isto , nas linhas
de Critrio.
Consultas com duas ou mais

tabelas
Em determinadas situaes, os dados que
queremos exibir na consulta, esto em
duas ou mais tabelas diferentes. No
Microsoft Access possvel criar uma
consulta baseada em duas ou mais
tabelas. Para criar uma consulta baseada
em duas ou mais tabelas,
extremamente
simples.
Na
janela
"Mostrar tabela" s adicionar as tabelas onde Figura 40 - Consultas
com duas ou mais tabelas esto os dados necessrios consulta.
Vamos fazer um exemplo prtico onde pretendemos apresentar as
notas obtidas por um aluno. O aspecto da consulta que pedimos
que se pode ver na Figura 40.
Relatrios
Um relatrio a maneira de apresentar os dados num formato
impresso. Como temos o controlo sobre o tamanho e a
aparncia de todos os elementos de um relatrio, possvel
exibir as informaes da maneira como desejamos v-las.
Para criar um relatrio, ir ao separador Criar. Aparece ento uma
caixa de dilogo que permite seleccionar o tipo de relatrio a criar.
As opes disponveis so:
Vista de estrutura: Construo manual do relatrio.
Pgina 38

Assistente de Relatrios: Criao de relatrios pela resposta

a um conjunto de questes colocadas pelo assistente.
Assistente de Etiquetas: Formatao de etiquetas.
Como os outros elementos do Microsoft Access, um relatrio

possui um modo Estrutura, onde so definidos os controlos e
todos os demais elementos do relatrio e outros modos, onde
so visualizados os resultados obtidos. Para visualizar, no ecr, o
resultado de um relatrio, utilizamos o modo Visualizar
impresso (Pr-visualizar) e, para imprimir um relatrio, nos
temos o modo Imprimir.
Modo Estrutura
O desenho de um relatrio quase igual ao de um formulrio,
sendo que o relatrio possui alguns controlos diferentes de
formulrios. O funcionamento dos relatrios est baseado em
duas fontes de informaes: tabela ou consulta de origem, como
fonte de dados, e a prpria estrutura do relatrio. O vnculo
entre um relatrio e sua origem de dados criado por objectos
grficos chamados controlos. Os tipos de controlos so:
Caixas de texto: exibem

nomes e nmeros;
Molduras:
exibem
imagens
e grficos;
Rtulos: exibem ttulos e
linhas
e
rectngulos
grficos.
Figura 41 - Relatrio em modo de Estrutura
Seces de um relatrio
As informaes de um relatrio podem estar divididas em seces.
Cada seco tem uma finalidade especfica, sendo impressa em uma
ordem previsvel na pgina e no relatrio.
No modo Estrutura, as seces so representadas como faixas e
cada seco contida no relatrio representada uma vez. No
relatrio impresso, algumas seces podem ser repetidas vrias
vezes. Voc determina onde as informaes aparecem em cada
seco posicionando controlos, como rtulos e caixas de texto.
(ver Figura 41)
Cabealho do relatrio - O cabealho do relatrio aparece
uma vez no incio de um relatrio (no incio da primeira
pgina do relatrio).
Pgina 39

Cabealho da pgina - O cabealho da pgina aparece no

topo de cada pgina do relatrio.
Cabealho de grupo - Um cabealho de grupo aparece no
incio de um novo grupo de registos. Pode ser utilizado para
exibir informaes que se aplicam ao grupo como um todo,
tal como o nome de um grupo.
Seco detalhe - A seco detalhe contm o corpo
principal dos dados de um relatrio. Esta seco repetida
para cada registo da origem do registo base do relatrio.
Rodap do grupo - Aparece no final de um grupo de
registos. Utilizado para itens como totais de grupos.
Rodap da pgina - O rodap da pgina aparece na parte
inferior de cada pgina do relatrio.
Rodap do relatrio - O rodap do relatrio aparece uma
vez ao final do relatrio.
O tamanho das seces pode ser ajustado e suas propriedades

definidas. Adicionalmente, tambm possvel acrescentar ou
remover cabealhos e rodaps sempre que se desejar. Os
cabealhos e rodaps, com excepo dos cabealhos e rodaps
de grupo, so adicionados/removidos aos pares.
Assistente
Podemos criar um relatrio utilizando um Assistente de Relatrio
(Report Wizard). Um Assistente de Relatrio agiliza o processo
de criao de um relatrio porque faz todo o trabalho bsico
para utilizador. Quando utilizamos um Assistente de Relatrio,
ele vai solicitando aos utilizadores vrias informaes que lhe
permite criar um relatrio com base nas nossas respostas.
conveniente utilizar o Assistente de Relatrio para organizar
rapidamente o nosso relatrio. Utilizando posterior o modo
Estrutura, podemos personalizar o nosso
relatrio.
No exemplo que segue pretendemos criar
um relatrio com as notas de todos os alunos
a todas as disciplinas:
1. Primeiro seleccionamos o Assistente
2. No primeiro passo do assistente de relatrios
temos que seleccionar os campos que nos
interessam para fazer o relatrio. Neste caso basta seleccionar trs
campos como podemos ver na Figura 42. Figura 42 - Seleco de campos
assistente no de relatrios
Pgina 40

3. No passo seguinte vamos escolher

como desejamos ver os dados, no
nosso caso vamos escolher por
Notas (Figura 43).
4. No passo seguinte seleccionamos
que
tipos
de
agrupamentos
queremos que existam no

nosso relatrio. Para o nosso
problema o ecr deve ser deixado
como se pode ver Figura 44.
5. No quarto ponto do assistente
definimos que tipo de ordenao
deseja para os campos. Como
podemos ver pela Figura 45
podemos classificar at quatro
nveis diferenciados. Ainda neste
nvel
podemos
definir
o
aparecimento
de
informao
sumariada. O tipo de sumrios a
serem calculados e apresentados
no relatrio so aqueles que se
podem observar na Figura 46.
Figura 43 - Escolha do modo de

visualizao dos dados
Figura 44 - Escolha dos agrupamentos

no assistente de relatrios
6. No ponto seguinte do assistente

definido o aspecto visual do
relatrio. A opo Esquema define
a maneira como os controlos sero
dispostos no relatrio. Na opo
orientao definimos se o relatrio
ser impresso no sentido normal
da pgina ou com a pgina no
sentido horizontal.
7. Na prxima
estilo para o
etapa
definimos
Pgina 41

Figura 45 - Escolha da sequncia de

ordenao
Pgina 42

relatrio. Um estilo define um conjunto de cores e formataes.

8. Finalmente na ltima etapa vamos nomear o relatrio que acabamos de
definir.
Figura 46 - Janela onde

definido o tipo de sumrios a
serem calculados e apresentados
no
relatrio

Manual Access 2007

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Instituio criada em 1989

Av. Rainha Santa Isabel | 6420-077 Trancoso | NIF: 504593447

Instituio criada em 1989

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Instituio criada em 1989

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Instituio criada em 1989

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Instituio criada em 1989

Formulrios .................................................................... 28 Figura 28 Formulrio

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Instituio criada em 1989

Conceitos Fundamentais sobre Bases de Dados

Figura 1 - Exemplo de uma ficha (registo) num ficheiro de moradas de clientes

Sobre esses dados aplicado um conjunto de aces que tm como

Ficheiros, Tabelas, Registos e Campos

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Instituio criada em 1989

Todos os registos de uma base de dados possuem uma estrutura de campos

Atravs de um SGBD pode realizar-se um vasto conjunto de operaes de

Insero, edio e apagamento de registos;

As Bases de Dados Relacionais

Av. Rainha Santa Isabel | 6420-077 Trancoso | NIF: 504593447

Instituio criada em 1989

Uma base de dados relacional permite, para alm da simples organizao

Figura 4 - Exemplo de trocas de informao numa base de dados relacional

As bases de dados relacionais possuem inmeras vantagens sobre as norelacionais:

Office Microsoft Office Access 2007

Av. Rainha Santa Isabel | 6420-077 Trancoso | NIF: 504593447

Instituio criada em 1989

Assim que ativado o Access, visualizado a pgina de Introduo ao

Figura 5 - Arranque do Access 2007

Opes na Pgina de introduo do Access 2007

Nova Base de Dados em Branco: criar uma nova base de dados de

Criar Base de Dados

Av. Rainha Santa Isabel | 6420-077 Trancoso | NIF: 504593447

Instituio criada em 1989

A primeira informao que o Access lhe ir solicitar a indicao do nome

Figura 6 - Indicao do nome de uma nova base de dados

Figura 7 - Nova Base de Dados e Painel de Navegao

Componentes Especficos do Ecr de Abertura do

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Instituio criada em 1989

No Access 2007 existem quatro separadores standard que, conjuntamente

Figura 8 - Separadores do Friso

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Figura 9 - Objetos na Base de Dados

A Criao de Base De Dados

Figura 10 - Caixa de dilogo de criao da base de dados

A partir deste momento, surge o painel de navegao sem qualquer objeto,

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Uma tabela uma estrutura de dados agrupada segundo registos e campos,

Criao de uma Tabela

Criar tabela por Insero de Dados

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Figura 11- Criar tabela por insero dos dados

2) Feche a tabela, atravs do boto no canto superior da respetiva janela

Figura 12 - Fechar Tabela