PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

PGD

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MARCO NORMATIVO
Ley 594 de 2000 Tt. V
Ley 1712 de 2014 Art. 15
Ley 1437 de 2011 Art. 59
Decreto 1080 de 2015 Libro II Parte 8 Ttulo II
Captulo V Gestin de documentos
Circular Externa AGN 002 de 2012
Circular Externa AGN 005 de 2012

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Qu es el PGD?

Es el instrumento archivstico que formula y

documenta el desarrollo sistemtico de los
procesos archivsticos encaminados a la gestin
de la documentacin de una entidad, con el
objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

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Beneficios del PGD

Con la adopcin del PGD las entidades podrn:

Administrar los documentos de archivo para agregar valor a
la gestin del conocimiento de la entidad
Apoyar la transparencia, el acceso a la informacin, la
eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestin de la
entidad
Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologas de
la informacin y las comunicaciones de la entidad
Salvaguardar la memoria de la entidad

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Poltica de Gestin Documental

El Decreto 1080 de 2015 en el art. 2.8.2.5.6 establece:

Se debe formular una poltica de gestin documental, la cual debe
estar documentada e informada a todo nivel de la entidad.

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Prerrequisitos para la elaboracin del PGD

Asignacin de
responsabilidades

Equipo
interdisciplinario

Prerrequisitos
Diagnstico
integral

CCD y TRD

FORMULACIN COMO PROYECTO

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Con quienes interacta el rea de Gestin Documental para la

elaboracin del PGD?
Alta Direccin:

rea de Tecnologas:

Area de Comunicaciones:

definicin de polticas y
asignacin de recursos.

adopcin de aplicaciones y
herramientas SGDEA

diplomtica documental,
difusin

rea de Planeacin:
articulacin plan
estratgico, plan de accin
anual, manual de
funciones

Oficina de Control Interno:

implementacin del PGD y
cumplimiento de directrices

rea de Talento Humano:

rea de Gestin ambiental:

Capacitacin y formacin
en gestin documental.

directrices racionalizacin
papel y procedimiento de
eliminacin..

Oficina de Gestin de la
calidad:

Oficina Jurdica:

armonizacin procesos,
procedimientos, formas,
formatos y formularios

normograma del PGD y

directrices de valoracin de
los documentos.

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Estructura del PGD

I. CARATULA

1. Aspectos
generales

2. Lineamientos
para los procesos
GD

3. Fases de
implementacin
del PGD

II. CUERPO Y
CONTENIDO

4. Programas
especficos

5. Armonizacin

6 Anexos

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Paso 1: Diagnosticar la gestin documental

Teniendo como marco los procesos archivsticos,

realizar un diagnstico integral que permita identificar
y evaluar los aspectos crticos de la gestin documental
de la entidad.

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Paso 2. Identificar los requerimientos

NORMATIVOS

ECONMICOS

ADMINISTRATIVOS:

TECNOLGICOS

GESTIN DEL CAMBIO

REQUERIMIENTOS
Legislacin y normativa:

Archivstica acorde con la entidad

Ciudadano: derechos, participacin

Vigilancia y control del Estado

Interna de la entidad
Estndares nacionales e internacionales.

Garantice apropiacin y ejecucin de los recursos nancieros - Plan de accin e

inversin

Defina lder y responsables, plan de trabajo, conforme el equipo interdisciplinario

e identifique riesgos y controles.

Identifique herramientas tecnolgicas e infraestructura para la gestin

documental.
Identifique y caracterice los sistemas de informacin.
Analice proyectos previstos por la entidad

Formule acciones orientadas las nuevas dinmicas.

Estrategias, directrices para mejores prcticas.
Apropiacin uso y adopcin de tecnologas.
Promueva la aceptacin racional y emocional del nuevo contexto del PGD.

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Paso 3: Formular los procesos de gestin documental

Planeacin

Produccin

Gestin y
Trmite

Organizacin Transferencias

Disposicin
de
documentos

Valoracin

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Preservacin
a largo plazo

Paso 4. Definir las fases de implementacin del PGD

Fase de elaboracin:

Fase de ejecucin y puesta en marcha:

Verifique prerrequisitos
Revise recomendaciones diagnstico
Aplique metodologa formulacin PGD
Valide requerimientos
Construya un plan de trabajo
Garantice la disponibilidad recursos

Desarrolle acciones divulgacin

Programe actividades de capacitacin
Minimice impacto resistencia al cambio
Desarrolle plan de trabajo

Fase de seguimiento

Fase de mejora

Promueva acciones correctivas,

preventivas y de mejora, resultantes de
la evaluacin de la gestin documental.
Establezca plan de mejora para
procesos , cambios en polticas,
requisitos, recursos y necesidades de la
entidad.

Valide cumplimiento de metas

Supervise y evale recursos
Evale interrelacin de los procesos
Realice controles peridicos

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Paso 5. Establecer programas especficos

PROGRAMA
a. Programa de
normalizacin de formas y
formularios electrnicos
b. Programa de
documentos vitales o
esenciales
c. Programa de gestin de
documentos electrnicos

DESCRIPCIN
Directrices produccin de documentos electrnicos
Aseguramiento de los documentos Indispensables para el funcionamiento
de la entidad

Acciones para garantizar cumplimiento caractersticas documentos

electrnicos.
d. Programa de archivos
Administracin archivos en custodia de un tercero, acorde con el Decreto
descentralizados
1515 de 2013
e. Programa de reprografa Formulacin estrategias para la reproduccin de documentos
f. Programa de documentos Tratamiento archivstico documentos cartogrficos, audiovisuales
especiales

g. Plan institucional de
capacitacin

Armonizacin rea de personal para formacin en gestin documental.

h. Programa de auditora y
control

Coordinacin con reas de control interno para

procesos archivsticos.

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evaluacin de los

Paso 6. Armonizar
PLANES Y SISTEMAS DE GESTIN DE LA
ENTIDAD

GESTIN
DOCUMENTAL

Modelo Integrado de
Planeacin y Gestin
Plan Estratgico
Institucional
Plan de Inversin
Plan de Accin Anual
Plan Institucional de
Archivos de la Entidad PINAR
Otros sistemas de
gestin

ARMOMIZACIN EN:

Los procesos, procedimientos y actividades

El control de registros y documentos vinculados con las
TRD como evidencias de las actuaciones de la entidad
La simplificacin de trmites y uso adecuado del papel
La preservacin de la informacin
Los principios de eficacia, eficiencia, efectividad
La evaluacin, el seguimiento, los indicadores y la
medicin
La mejora continua

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Paso 7: Publicar

El PDG debe ser aprobado por el Comit

Institucional de Desarrollo Administrativo en las
entidades del orden nacional y por el Comit
Interno de Archivo en las entidades del orden
territorial y publicado en la pgina web de la
respectiva entidad.

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Anexos

Diagnstico de
la gestin
documental

Mapa de
procesos de la
entidad

Cronograma de
implementacin
del PGD

Presupuesto
anual para la
implementacin
del PGD

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GRACIAS POR SU ATENCIN

Con gusto atenderemos sus inquietudes:

contacto@archivogeneral.gov.co
Telfonos: 3282888 Ext. 278 y 266
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