Anda di halaman 1dari 5

PERENCANAAN DAN PEMBAGIAN KETENAGAAN KEPERAWATAN

Oleh: Ns. Apriyani Puji Hastuti, S.Kep


Perencanaan merupakan fungsi organic manajemen yang merupakan dasar atau titik tolak dan kegiatan pelaksanaan
kegiatan tertentu dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Apabila proses perencanaan dilakukan dengan baik akan
memberikan jaminan pelaksanaan kegiatan menjadi baik sehingga dapat mencapai tujuan organisasi yang akan diciptakan,
pengadaan dan penggunaan tenaga kerja, system dan prosedur yang hendak digunakan serta peralatan yang dibutuhkan
untuk kelancaran suatu kegiatan. Perencanaan harus memenuhi prinsip yang sesuai dengan situasi dan kondisi suatu
organisasi.
Perencanaan tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tujuan pelayanan keperawatan yang
optimal dan bermutu tinggi. Perencanaan ketenagaan menjadi permasalahan besar diberbagai organisasi keperawatan seperti
di tatanan rumah sakit, perawatan di rumah dan tempat- tempat pelayanan keperawatan lain. Oleh karena itu, perencanaan
ketenagaan harus sesuai dengan ketentuan atau pedoman yang berlaku, tenaga yang dibutuhkan dalam memberikan
pelayanan keperawatan harus sesuai dengan standart keperawatan yang ada.
Perencanaan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh beberapa factor antara lain lingkungan (external change), keputusan,
organisasi yang dapat berbentuk pension, pemutusan hubungan kerja (PHK) dan kematian. Perencanaan ketenagaan
merupakan suatu proses yang komplek yang memerlukan ketelitian dalam menerapkan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk
melaksanakan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi. Jumlah tenaga yang ada perlu ditata atau dikelola dalam
melaksanakan kegiatan melalui penjadwalan yang sistematis dan terencana secara matang sehingga kegiatan yang dilakukan
secara optimal.
A. PRINSIP PERENCANAAN
Menurut Siagian (1983) perencanaan yang baik harus memiliki prinsip:
1. Mengethui sifat atau cirri suatu rencana yang baik yaitu
a. Mempermudah tercapainya tujuan organisasi karena rencana merupakan suatu keputusan yang
menentukan kegiatan yang menentukan kegiatan akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan
b. Dibuat oleh orang yang benar- benar memahami tujuan organisasi
c. Dibuat oleh orang yang sungguh- sungguh mendalami teknik perencanaan
d. Adanya suatu perincian yang teliti, yang berarti rencana harus segera diikuti program kegiatan terperinci.
e. Tidak boleh terlepas dari pelaksanaan artinya harus tergambar bagaimana rencana tersebut dilaksanakan
f. Bersifat sederhana yang berarti disusun secara sistematis dan prioritasnya jelas terlihat
g. Bersifat luwes, yang berarti bias diadajab penyesuaian bila ada perubahan
h. Terdapat tempat pengambilan resiko karena tidak ada seorang pun yang mengetahui apa yang akan
terjadi pada masa yang akan dating.
i. Bersifat praktis, yang berarti bias dilaksanakan sesuai dengan kondisi organisasi
j. Merupakan prakiraan atau peramalah atas keadaan yang mungkin terjadi
2. Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang harus dijawab dengan memuaskan
menggunakan pendekatan 5W1H
a. What : kegiatan apa yang harus dijalankan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah disepakati?
b. Where : dimana kegiatan akan dilakukan?
c. When : kapan kegiatan tersebut dilakukan?
d. Who
: siapa yang melakukan kegiatan tersebut
e. Why
: mengapa kegiatan tersebut perlu dilakukan?
f. How
: bagaimana cara melaksanakan kegiatab tersebut kea rah pencapaian tujuan
3. Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus diselesaikan dengan menggunakan teknik
ilmiah artinya harus disususn dengan cara sistematis dan didasarkan pada langkah sebagai berikut.
a. Mengetahui sifat hakiki dan masalah yang dihadapi
b. Mengetahui data yang akurat sebelum menyusun rencana
c. Menganalisis dan menginterpretasi data yang telah terkumpul
d. Menetapkan beberapa alternative pemecahan masalah
e. Memilih cara yang terbaik untuk menyelesaikan masalah
f. Melaksanakan rencana yang telah tersusun
g. Menilai hasil yang telah dicapai
Jika ketiga prinsip tersebut dilaksanakan, maka dapat tersusun suatu perencanaan yang baik termasuk perencanaan
tenaga keperawatan.
B. PERENCANAAN TENAGA KEPERAWATAN
Perencanaan tenaga atau staffing merupakan salah satu fungsi utama seorang pemimpin organisasi, termasuk
organisasi keperawatan. Keberhasilan suatu organisasi salah satunya ditentukan oleh kualitas SDM. Hal ini
berhubungan erat dengan bagaimana seorang pimpinan merencanakan ketenagaan di unit kerjanya.
1. Langkah perencanaan tenaga keperawatan menurut Gilies 1994 meliputi hal- hal sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi bentuk dan beban pelayanan keperawatan yang akan diberikan
b. Menentukan kategori perawat yang akan ditugaskan untuk melaksanakan pelayanan keperawatan
c. Menentukan jumlah masing- masing kategori perawat yang dibutuhkan

d.
e.
f.
g.

Menerima dan menyaribng untuk mengisi posisi yang ada


Melakukan seleksi calon- calon yang ada
Menentukan tenaga perawat sesuai dengan unit atau shift
Memberikan tanggung jawab untuk melaksanakan tugas pelayanan keperawatan

2. Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai.
Untuk lebih akuratnya selain perencanaan tenaga keperawatan, maka pimpinan keperawatan harus mempunyai
keyakinan tertentu dalam organisasinya seperti:
a. Rasio antara perawat dan klien didalam ruangan perawatan intensif adalah 1: 1 atau 1:2
b. Perbandingan perawat ahli dan terampil di ruang medikal bedah, kebidanan, anak dan psikiatri adalah 2:1 atau 3:1
c. Rasio antara perawat dan klien shift pagi dan sore adalah 1:5 untuk malam hari du ruang rawat dan lain- lain 1:10
Jumlah tenaga terampil ditentukan oleh tingkat ketergantungan klien.
C. PERKIRAAN KEBUTUHAN TENAGA
Penetapan jumlah tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kategori yang akan dibutuhkan untuk asuhan
keperawatan klien di setiap unit. Beberapa pendekatan dapat digunakan untuk memperkirakan jumlah staf yang
dibutuhkan berdasarkan ketegori klien yang dirawat, rasio perawat dan klien untuk memenuhi standart praktek
keperawatan.
1. Kategori perawatan klien:
a. Perawatan mandiiri (self care) yaitu klien memerlukan bantuan minimal dalam melakukan tindakan
keperawatan dan pengobatan. Klien melakukan aktivitas perawatan diri secara mandiri
b. Perawatan sebagian (partial care) yaitu klien memerlukan bantuan sebagian dalam tindakan keperawatan dan
pengobatan tertentu misalnya pemberian obat intravena, mengatur posisi, dsb
c. Perawatan total (total care) yaitu klien yang memerlukan bantuan secara penuh dalam perawatan diri dan
memerlukan observasi secara ketat
d. Perawatan intensif (intensive care) yaitu klien memerlukan obervasi dan tindakan keperawatan yang terus
menerus
2. Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk setiap unit sebagai berikut:
a. Rasio perawat klien disesuaikan dengan standart perkiraan jumlah klien sesuai data sensus
b. Pendekatan teknik industri yaitu identitas tugas perawat dengan menganalisis alur kerja perawat atau work
flow rata- rata frekuensi dan waktu kerja ditentukan dengan data sensus klien. Dihitung untuk menentukan
jumlah perawat yang dibutuhkan.
c. Sistem approach staffing atau pendekatan sistem ketenagaan dapat menentukan jumlah optimal yang sesuai
dengan kategori perawat untuk setiap unit serta mempertimbangkan komponen input- proses-ouutput- umpan
balik
3. Kebutuhan tenaga dapat ditinjau berdasarkan waktu. Perawatan langsung, waktu perawatan tidak langsung dan
waktu pendidikan kesehatan. Perkiraan jumlah tenaga dapat dihitung berdasarkan waktu perawatan langsung
yang dihitung berdasarkan tingkat ketergantungan klien. Rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk perawatan
langsung (direct care adalah berkisar 4-5 jam/klien/hari. Dalam Gillien 1994 waktu yang dibuthhkan untuk
perawatan langsung didasarkan pada kategori berikut:
a. Perawatan mandiri (self care) adalah x 4 jam = 2 jam
b. Perawatan sebagian (partial care) adalah 3/44 jam = 3 jam
c. Perawatan total (total care) adalah 1- 1,5 x 4 jam = 4-6 jam
d. Perawatan intensif (intensive care) adalah 2 x 4 jam = 8 jam
Perkiraan jumlah tenaga juga dapat didasarkan atas waktu perawaan tidak langsung. Berdasarkan penelitian
perawatan di rumah sakit menyatakan bahwa rata- rata waktu yang dibutuhkan untuk perawatan tidak langsung
adalah 36 menit/ klien/ hari. Di pihak lain, menurut Wolfe dan Yong (1965) dalam buku yang sama menyatakan
sebesar 60 menit/klien/ hari. Selain cara diatas, waktu pendidikan kesehatan dapat juga digunakan sebagai dasar
perhitungan kebutuhan tenaga. Menurut Gilies, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pendidikan kesehatan
berkisar 15 menit/ klien/ hari. Menghitung waktu yang dibuuhkan dalam perawatan klien per hari, perlu
menjumlahkan ketiga cara tersebut yaitu waktu perawatan langsung, waktu perawatan tidak langsung dan waktu
pendidikan kesehatan. Selanjutnya jumlah tenaga yang dibutuhkan dihitung berdasarkan beban kerja perawat.
4. Hal- hal yang perlu dipertimbnagkan dalam menentukan beban kerja perawat yaitu:
a. Jumlah klien yang dirawat setiap hari/ bulan/ tahun di unit tersebut
b. Kondisi atau tingkat ketergantungan
c. Rata- rata lama perawatan
d. Pengukuran keperawatan langsung, tidak langsung dan pendidikan kesehatan
e. Frekuensi tindakan keperawatan yang dibutuhkan klien
f. Rata- rata waktu perawatan langsung, tidak langsung dan pendidikan kesehatan
5. Disamping itu ada beberapa faktor lain yang mempengaruhi beban kerja perawat yaitu masalah komunitas,
bencana alam, kemajuan IPTEk, pendidikan konsumen, keadaan ekonomi, iklim/musim, politik dan hukum
/perarturan.Dengan mengelompokkan klien menurut jumlah dan kompleksitas pelayanan keperawatan yang

dibutuhkan untuk masing- masing unit. Metode penghitungan yang digunakan yaitu metode rasio, metode Gilies,
metode lokakarya keperawatan, metode di Thailanda dan Filiphina dan metode penghitungan ISN (indicator staf
need)
a. Metode rasio didasarkan surat keputusan menteri kesehatan nomor 262 tahun 1979, kebutuhan tenaga
didasarkan pada rasio tempat tidur yang tersedia di kelas masing- masing.
rumah sakit

perbandingan

kelas A dan B

tempat tidur; tenaga medis = 4-7 : 1


tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 : 3 4
tempat tidur : tenaga non keperawatan = 3 : 1
tempat tidur : tenaga non medis = 1:1

kelas C

tempat tidur; tenaga medis = 9 : 1


tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 : 3 4
tempat tidur : tenaga non keperawatan = 5 : 1
tempat tidur : tenaga non medis = 3:4

kelasD

tempat tidur; tenaga medis = 15:1


tempat tidur : tenaga keperawatan = 2 : 1
tempat tidur : tenaga non medis = 6:1

b. Metode Gilies 1994 digunakan khusus untuk menghitung tenaga keperawatan dengan menggunakan rumus
sbb:
Jumlah tenaga = (A x B x 365) : (hari libur 1 tahun x jam kerja per hari)
Keterangan :
A: jumlah kerja tenaga keperawatan per hari
B: jumlah pasien rata- rata per hari
c. Metode berikutnya yang dapat digunakan adalah metode lokakarya keperawatan (1989). Metode ini juga
dikhususkan untuk menghitung tenaga keperawatan dengan menggunakan rumus:
Jumlah tenaga = A x 52x 7 (TT x BOR)
41
40
d. Metode keempat adalah metode Thailand dan Filiphina yang didasarkan pada jumlah jam perawatan yang
dibutuhkan per pasien, harm kerja efektif perawat dalam 1 tahun. Jumlah jam perawatan per pasien terbagi
dalam unit rawat map selama 24 jam yang terdiri dari penyakit dalam (3,4 jam), bedah (3,5 jam), campuran
bedah dan penyakit dalam (3,4 jam). Post partum (3 jam), bayi neonatus (2,5jam) dan anak (4jam) sehingga
rata- rata jam perawatan yang dibutuhkan per pasien selama 24 jam adalah 3 jam. Unit rawat jalan yang jam
perawatan per pasiennya 0,5 jam. Kamar operasi untuk rumah sakit kels A dan B (5- 8 jam/24 jam) untuk RS
tipe C dan D (3 jam) dan kamar bersalin 5-8 jam. Hari kerja efektif perawatan dalam 1 tahun (365 hari), jumlah
hari kerja non efektif dalam 1 tahun (jumlahan minggu 52 hari, libur nasional 12 hari dan cuti bulanan 12 hari),
jumlah hari efektif dalam 1 tahun yaitu 365- 76 = 289 hari. Dan jumlah hari efektif perminggu 289/7 = 41
minggu. Jumlah jam kerja efektif dalam 1 tahun yaitu jam kerja dalam 1 tahun yaitu 41 minggu x 40 jam = 1640
jam/ tahun.
Cara menghitung kebutuhan tenaga perawat dapat menggunakan rumus:
1. Unit rawat inap (URI)
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah TT x BOR
koreksi 25%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
2. Unit rawat jalan (URJ)
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 6 hari x jumlah kunjungan
koreksi 25%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
3. Kamar bedah/ operasi
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah anggota tim OK
koreksi 25%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
4. Kamar bersalin (KB)
perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah kunjungan
koreksi 10%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
Selanjutnya dapat dihitung jumlah tenaga secara keseluruhan dan penjumlahan URI, URJ, KB, OK
e. Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga adalah dengan metode perhitungan
ISN (indikator staff need). Dasar yang digunakan setiap metode ini adalah beban kerja dari setiap unit atau
institusi. Setiap unit harus memproyeksikan kegiatan atau keluaran yang akan dihasilkan pada masa
mendatang. Tida faktor yang mendasari formula ISN yaitu:

1. Indikator beban kerja


Indikator ini merupakan pembilang dan sebagai faktor variabel dalam formula ISN yang dihitung
berdasarkan hasil pelksanaan yang dicapai oleh masing- masing kategori tenaga selama 1 tahun kalender.
Untuk tenaga yang sama yang bertugas pada institusi yang berbeda akan memilikibeban kerja dan kapasias
yang berbeda pula.
Bobot (weighting)
Kapasitas tenaga
Contoh:
Diketahui kondisi tenaga keperawatan disalah satu RS berdasarkan laporan tahunan tahun 2010
sebagai berikut: bagian UPI rata- rata per hari 2,6 bagian bedah rata- rata per hari 44,7 bagian non bedah/non
UPI rata- rata pasien per hari sebesar 211,3
Ditanyakan berapa tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk bagian UPI, bagian bedah dan non
bedah berdasarkan data diatas!
Jawab:
Asumsi A (jumlah jam kerja tenaga keperawatan per hari) untuk bagian UPI adalah 7 jam dan B
(jumlah pasien rata- rata per hari ) adalah 2,6; A bedah 5 jam dengan B 44,7 dan A non bedah/ non UPI = 4
jam dengan B= 211,3
Asumsi jumlah hari tidak kerja per tahun sbb:
Hari sabtu minggu 104 hari
Hari libur nasional 12 hari
Cuti tahunan 12 hari
Izin/ sakit 12 hari
Jadi total keseluruhan adalah 140 hari
Asumsi jumlah jam kerja per hari adalah 8 jam
Jadi kebutuhan tenaga perawat untuk masing- masing bagian adalah sbb:
UPI
= (7 x 2,6 x 365) : (365 140) x 8 = 4 orang
Bedah = (5 x 44,7 x 365) : (365 140) x 8 = 45 orang
Non bedah = (4 x 211,3 x 365) : (365 140) x 8 = 171 orang
Dengan demikian jumlah kebutuhan tenaga keperawatan secara keseluruhan di rumah sakit tersebut adalah 220
orang.
D. Pembagian tenaga keperawatan dan penyusunan jadwal
Penyusunan jadwal dinas merupakan tanggung jawab kepala ruang atau pengawas tetapi lebih diutamakan
kepala ruang karena lebih mengetahui tingkat kesibukan ruangan dan karakteristik stafnya. Hal ini akan memudahkan
dalam menerapkan orang yang tepat untuk setiap periode jaga (shift)
Prinsip penyusunan jadwal hendaknya memenuhi beberapa prinsip diantaranya harus ada kesinambungan
antara kebutuhan unit kerja dan kebutuhan staf. Misalnya kebutuhan staf untuk rekreasi, memperhatikan siklus jadwal
penugasan yang sibuk dan tidak sibuk, berat dan ringan, harus dilalui oleh semua staf yang terlibat dalam rotasi serta
staf yang mempunyai jam kerja yang sama. Prinsip berikutnya yaitu setiap staf harus terlibat dalam siklus atau rotasi
pagi- sore- malam; metode yang dipakai harus sesuai dengan kuantitas dan kualitas staf dalam suatu unit kerja; siklus
yang digunakan mengikuti metode penugasan yang dipakai dan setiap staf harus dapat mencatat hasil dinas, libur dan
shift.
Berdasarkan prinsip tersebut, dapat diperkirakan formulasi jumlah staf pada setiap shiftnya.
1. Modifikasi kerja mingguan : Beberapa pendekatan yang digunakan untuk penyusunan jadwal dinas mingguan.
Pendekatan tersebut dapat dilihat dari karakteristik staf yang ada dalam tim. Modifikasi tugas mingguan meliputi:
a. Total jam kerja per minggu adalah 40 jam dengan 10 jam per hari dan 4 hari kerja per minggu. Pada metode
ini terjadi tumpang tindih kurang lebih 6 jam per 24 jam. Dimana jam- jam tersebut dapat dipergunakan untuk
ronde keperawatan, penyelesaian rencana keperawatan atau kegiatan lainnya. Kelemahan cara ini adalah
memerlukan staf yang banyak.
b. Perincian 12 jam dalam satu shift yaitu 3 hari kerja, 4 hari libur dan 4 hari kerja. Sistem ini sama dengan
sistem yang pertama yang membutuhkan tenaga yang banyak.
c. Perincian 70 jam dalam 2 minggu yaitu 10 jam per hari (7 hari kerja dan 7 hari libur)
d. Sistem 8 jam per hari dengan 5 hari kerja per minggu. Sistem ini lebih banyak disukai karena mengurangi
kelelahan staf dan produktivitas staf tetap dapat dipertahankan.
E. PENINGKATAN DAN PENGEMBANGAN STAF
1. In service education : Pendekatan yang dilakukan adalah bagaimana staf akan terlibat dalam proses pendidikan
melalui berlangsungnya pelayanan kesehatan atau keperawatan yang terus diberikan kepada klien. Hal demikian
dapat dilakukan baik di dalam maupun diluar rumah sakit.
2. Orientasi : Program ini diberikan kepada staf yang baru atau sebaliknya untuk mengenalkan tugas- tugas yang harus
dilakukannya atau mengetahui adanya perkembangan teknologi di bidang kesehatan.
3. Job training : Dilakukan melaui program pelatihan bagi staf sesuai bidang penugasannya atau job tertentu

4. Continuing nursing education : Program ini merupakan program berkelanjutan sesuai dengan sistem pendidikan formal
yang berlaku yaitu sistem pendidikan tinggi bagi perawat selaras dengan statusnya sebagai insan profesi. Sesuai
dengan kebutuhan pengembangan, seluruh perawat layak untuk mengikuti program ini dengan pertimbangan harus
disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada
F. PELATIHAN KEPEMIMPINAN
Hakekatnya semua perawat adalah pemimpin. Oleh sebab itu ia perlu mengembangkan kemampuan leadershipnya
sebagai seorang profesional
1. Pengembangan karier
Staf mempunyai hak atas pengembangan karirnya sesuai dengan sistem yang berlaku. Pimpinan harus
mampu merencanakan, melaksanakan dan menilai pengembangan masing- masing stafnya serta melihat semua
itu sebagai upaya memotivasi, menstimulasi dan memberikan penghargaan untuk peningkatan prestasi kerja
2. Studi banding
Unit kerja satu dengan yang lain ternyata bersifat kompetitif. Oleh sebab itu bukan tidak mungkin unit kerja lain
mempunyai nilai lebih dibandingkan dengan unit kerja sendiri. Rencana untuk tukar pengalaman dan institusi atau unit
kerja lain perlu diprogramkan dalam rangka membangun motivasi, pengembangan dan peningkatan prestasi kerja.
Bentuk lain yang sekarang sedang menjadi tren aalah melalui kegiatan study branch marking
3. Penilaian kinerja
Seluruh staf diberikan penilaian atas kinerjanya melalui sistem penilaian yang berlaku. Cakupannya antara lain
tanggung jawab, loyalitas, kerajinan, kedisiplinan, kepemimpinan dan kejujuran
4. Pendidikan dan pelatihan
Program ini dirancang untuk memberikan pendidikan dan pelatihan terhadap staf melalui kurikulum yang
sesuai dengan kebutuhan dengan target waktu tertentu (waktu, materi, ketrampilan). Pelaksanaan dan program ini
adalah melalui kepanitiaan atau lembaga institusi tertentu yang berkompeten
5. Magang di rumah sakit yang lebih maju
Harus diakui bahwa rumah sakit lain yang memiliki nilai lebih harus menjadi target untuk mencari serta
menambah ilmu. Program ini dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan dan kesepakatan kedua belah pihak yang
terlibat.
6. Kelompok kerja keperawatan
Program ini perlu dilaksanakan selaras dengan keperawatan sebagai profesi yang telah, tengah dan terus
dikembangkan. Produk kelompok kerja ini adalah hasil diskusi pengembangan keperawatan, karya tulis dan prosedur
tetap, materi buku ajar, temu ilmiah, penelitian keperawatan, pengembangan sistem pendidikan keperawatan dan
masukan untuk organisasi profesi
7. Pengembangan kerja tim di ruangan
Konsep kerja tim ini masih banyak kendala dalam pelaksanaanya, namun semua komponen dalam tim
tersebut perlu mengidentifikasi semua masalah di lapangan yang dilakukan oleh semua profesi kesehatan yang
terlibat. Staf keperawatan dengan otonomi dan kemandiriannya harus lebih proaktif dalam membangun pelaksanaan
kerja tim dalam memeberikan asuhan keperawatan secara paripurna.