Anda di halaman 1dari 9

PEDOMAN PERENCANAAN DAN PENGADAAN

OBAT
DI PBF

BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Perencanaan pengadaan

obat

dilakukan

untuk

menyusun

kebutuhan obat yang tepat dan dengan mutu yang baik, sehingga
dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi penggunaan dana.
Perencanaan pengadaan obat merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan distribusi.
Perencanaan pengadaan obat didasarkan pada data trend
penjualan obat, estimasi buffer stok untuk mencegah kekosongan
akibat kondisi tertentu, dan kapasitas gudang penyimpanan.
Perencanaan pengadaan dikatakan baik apabila tersedia obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan
mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
B. PENGERTIAN
Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam
rangka menyusun daftar kebutuhan obat yang berkaitan dengan
suatu pedoman atas dasar konsep kegiatan yang sistematis dengan
urutan yang logis dalam mencapai sasaran atau tujuan yang telah
ditetapkan. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan,
menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan
sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan
dilakukan secara optimal sehingga obat dapat didistribusikan secara
efektif dan efisien.
Pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam
fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran.

Di

dalam

pengadaan

dilakukan

proses

pelaksanaan

rencana

pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan,


serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran.

C. MAKSUD DAN TUJUAN


Tujuan perencanaan dalam pengadaan obat adalah untuk
mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan obat
serta meningkatkan frekuensi distribusi obat secara efektif dan
efisien.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mencapai
tujuan dalam perencanaan pengadaan obat, yaitu :
1. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah
2.
3.
4.
5.

program dapat mencapai tujuan dan sasaran.


Pembelian obat dengan kualitas / mutu yang sesuai standar
Kecepatan peredaran obat dan jumlah pesanan obat
Pertimbangan anggaran dan prioritas
Estimasi jumlah buffer stok obat yang tepat sehingga tidak
terjadi kekosongan stok

D. RUANG LINGKUP
1. Bagian Pengadaan
2. Bagian Gudang
3. Bagian Penjualan
4. DASAR HUKUM
1. Per KBPOM RI Nomor HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012
Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik
2. Permenkes
Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011
Tentang
Pedagang Besar Farmasi dan Permenkes Nomor 34 Tahun
2014
3. Peraturan Pemerintah No. 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan
Kefarmasian

BAB II
PANDUAN
A. PERENCANAAN PENGADAAN OBAT
Perencanaan pengadaan obat dianalisa berdasarkan

trend

jumlah, frekuensi dan jenis pesanan. Data yang perlu dipersiapkan


supaya perencanaan pengadaan mendekati ketepatan antara lain:
1. Daftar perbekalan kesehatan
2. Stok awal
3. Penerimaan
4. Pengeluaran
5. Sisa stok
6. Obat hilang/rusak, kadaluarsa
7. Kekosongan obat
8. Distribusi rata rata obat per tahun
9. Waktu tunggu
10.

Stok pengaman (buffer stock)

B. SISTEM PENGADAAN OBAT


Pengadaan dilakukan setiap saat dimana stok obat di gudang
mendekati minimal (sesuai buffer stok). Proses pengadaan harus
memperhatikan beberapa aspek penting, antara lain ;
1. Pembelian obat harus dengan jumlah yang tepat sesuai
frekuensi pemesanan dan banyaknya penjualan obat (fast
atau slow moving) serta memperhitungkan kapasitas gudang
penyimpanan dan kebutuhan stok bulan berikutnya,
2. Pembelian obat dilakukan melalui manufaktur yang jelas atau
pedagang besar farmasi lain yang sah sehingga kualitas /
mutu obat terjamin
Proses pengadaan dikatakan baik apabila tersedianya obat
dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai dengan mutu yang
terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan.
Pengadaan obat dilakukan dengan membuat Surat Pesanan (SP)
atau PO (Purchase Order) kepada manufaktur atau Pedagang Besar
Farmasi lain. SP ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab

dengan mencantumkan stampel dan tanda tangan. Komponen SP


meliputi tanggal, nomor SP, nama supplier, nama obat, satuan obat,
dan jumlah obat.
Lembar SP untuk obat yang mengandung prekursor dibuat
terpisah dari SP obat keras dan obat bebas. Prekursor Farmasi
terdiri atas Ephedrine, Ergometrine, Ergotamine, Norephedrine,
Potassium Permanganat, dan Pseudoephedrine.
PT. ARINDA PHARMA

Komp. Ruko PTC Blok 8 B no. 37


Jl. Raya Bekasi KM. 21 Jakarta Timur
Phone : 021-46826551 Fax : 021-46832935

Nama Apoteker Penanggung Jawab


SIKA

Nomor
Kepada Yth,

..............

SURAT PESANAN
NO :
No
.

NAMA OBAT

KEMASAN

JUMLAH

Format Surat Pesanan Obat bebas dan Obat Keras :

Jakarta,..
20..

SURAT PESANAN OBAT MENGANDUNG PREKURSOR FARMASI


Nomor SP: ..........................
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama

Jabatan

Nomor SIPA :
Mengajukan pesanan obat mengandung Prekursor Farmasi kepada :
Nama Industri Farmasi / PBF
Alamat

No. Telp

Jenis obat mengandung Prekursor Farmasi yang dipesan adalah :


Nama Obat
N

Mengandung

Prekursor

Zat Aktif
Prekursor
Farmasi

Farmasi

Bentuk
dan

Satua

Jumla

Kekuatan

Ket

Sediaan

Format
Surat Pesanan
Obat
Mengandung
:
Obat mengandung
Prekursor
Farmasi
tersebut akanPrekursor
digunakan untuk
memenuhi
kebutuhan :
Nama PBF

; PT. Arinda Pharma

Alamat Lengkap
-

Kantor : Ruko PTC Blok 8 B No. 37, Pulo Gadung, Jakarta Timur
Gudang
:

Nomor Surat Izin

: 2242.01.2013.PBF.B.F.G.
,

.20.
Apoteker Penanggung
Jawab,

C. PEMILIHAN PEMASOK
Pemilihan pemasok sangat penting dilakukan untuk menjamin
kontinyuitas stok obat sekaligus menjamin mutu. Kriteria umum
pemilihan pemasok antara lain :
1. Telah memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk
melakukan produksi dan penjualan (telah terdaftar).

2. Telah tersertifikasi sesuai dengan persyaratan CPOB untuk


industry farmasi dan CDOB untuk Pedagang Besar Farmasi
lain.
3. Pemasok dengan reputasi yang baik.
4. Selalu mampu dan dapat memenuhi kewajibannya sebagai
pemasok produk obat.
Apabila obat diperoleh dari industri farmasi, maka industri
farmasi tersebut harus menerbitkan surat penunjukkan distributor
sebagai bukti yang menjamin bahwa PBF yang ditunjuk adalah
distributor resmi yang menyalurkan obat asli untuk mencegah
peredaran obat palsu.
Kualifikasi pemasok harus ditinjau secara berkala. Dokumen
yang harus dimiliki dalam kualifikasi pemasok yaitu :
- Industri farmasi :
1. Copy Surat Izin Industri Farmasi
2. Copy Sertifikat CPOB
3. Copy SIKA Apoteker Penanggung Jawab
- Pedagang Besar Farmasi :
1. Copy Surat Izin PBF
2. Copy Sertifikat CDOB / Surat Pernyataan bahwa PBF
tersebut menerapkan prinsip dan pedoman CDOB
3. Copy SIKA Apoteker Penanggung Jawab

D. PEMANTAUAN STATUS PESANAN


Pemesanan obat kepada industri farmasi atau PBF lain dapat
dilakukan secara langsung dengan menitipkan SP kepada salesman
industri farmasi atau PBF lain tersebut maupun secara tidak
langsung melalui telepon, faksimili, email dengan catatan SP asli
harus diberikan pada saat serah terima obat.
Pemantauan status pesanan harus dilakukan untuk mencegah
terjadinya kekosongan stok obat akibat keterlambatan pengiriman.
Pemantauan dapat dilakukan dengan menanyakan langsung kepada
bagian gudang di industri farmasi atau PBF lain tersebut.

E. PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN OBAT


Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman
obat dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari
pemasok

yang

disetujui,

tidak

rusak

atau

tidak

mengalami

perubahan selama transportasi.


Dalam proses penerimaan harus dilakukan pengecekan obat
yang datang dari industri farmasi atau PBF lain dan kesesuaiannya
dengan SP yaitu jenis dan jumlah barang, kondisi fisik kemasan dan
label, serta nomor batch dan waktu kadaluwarsa. Barang yang telah
diperiksa, disimpan dalam gudang sesuai dengan prinsip First In
first Out, First Expired First Out,sesuai dengan suhu penyimpanan
masing-masing produk obat, diletakkan diatas palet dan tidak
menempel di tembok. Apabila terjadi kekurangan atau kekeliruan
dari

pengiriman

obat

tersebut,

apoteker

harus

segera

mengkonfirmasikan kepada pengirim.


Batas kedaluwarsa obat pada saat penerimaan minimal 3 tahun
sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat
yang masa kedaluwarsanya lebih jauh.

Anda mungkin juga menyukai