Contoh Dokumentasi Penyelenggaran
Contoh Dokumentasi Penyelenggaran
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 1/ 19
PROSEDUR
PENYELENGGARAAN BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
PK.PPAS(S)06
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN
OLEH
01/02/2010
DISEMAK OLEH
01/02/2010
DILULUSKAN
OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD
Pengarah PPAS
01/02/2010
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 03
TARIKH KUATKUASA
: 14/09/2016
MUKA SURAT
: 2/ 19
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen
ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di
dalamnya
HALAMAN DIPINDA
Tarikh
02/07/2010
No. Para
28, 29
Muka Surat
11
Bentuk Pindaan
Penambahan tindakan
Diluluskan
Pengarah
02/07/2010
18
Lampiran 4, 5, 6
Pengarah
01/09/2011
1.1(i)
Penambahbaikan
Pengarah
01/09/2011
12
Penambahan tindakan
Pengarah
01/09/2011
Carta Aliran A
13
Penambahbaikan
Pengarah
01/09/2011
Carta Aliran E
17
Penambahan tindakan
Pengarah
01/09/2011
Lampiran 4
Penambahbaikan
Pengarah
14/09/2016
6, 9
Pengarah
7, 19
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
KANDUNGAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 3/ 19
MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
7 11
7. Carta Aliran
12 - 17
8. Rekod Kualiti
18
9. Lampiran
19
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 4/ 19
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan pelenggaraan
bangunan, kemudahan-kemudahan dan peralatan pejabat/perpustakaan dapat
dijalankan dengan cekap serta mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.
2. SKOP
2.1.
3. RUJUKAN
3.1. MK. PPAS.05 Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 6.3 Infrastruktur.
Seksyen 6.4 - Persekitaran
Seksyen 7.2.1 Penentuan Keperluan-keperluan Berkaitan Penghasilan/
Penyampaian Perkhidmatan.
3.2. Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan
3.3. Garis Panduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
3.4. Dasar Pemuliharaan Sumber Perpustakaan
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 5/ 19
4. DEFINISI
4.1. Penyelenggaraan
Bermaksud kerja-kerja / perkhidmatan yang terlibat di dalam proses
pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan, kemudahan, peralatan bagi
tujuan memastikan bangunan, kemudahan dan peralatan berkenaan
sentiasa berkeadaan baik, berfungsi dan selesa apabila digunakan.
4.2. Kemudahan-kemudahan
Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti tandas, tempat letak kereta, kawasan
awam, lif penumpang, ruang bacaan, bekalan elektrik, air, alat hawa
dingin, kenderaan pejabat serta kemudahan / peralatan yang berkaitan.
4.3. Peralatan
Bermaksud peralatan pejabat seperti mesin fotostat, mesin faksimili,
mesin pencetak, perabot pejabat / perpustakaan.
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 6/ 19
5. SINGKATAN
PPAS
TP
- Timbalan Pengarah
KS
- Ketua Seksyen
KB
- Ketua Bahagian
PPT
PA
- Penolong Akauntan
PP
- Pembantu Perpustakaan
KEW/P
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 14/09/2016
MUKA SURAT
: 7/ 19
T/JAWAB
Semua KB
1.1 Bangunan
i.
1.2 Peralatan
i. perabot pejabat/perpustakaan, mesin faksimili, mesin fotostat
dan mesin pencetak.
1.3
Kemudahan Lain
i.
aduan
kerosakan
melalui
Borang
Aduan
Kerosakan
PPT/PP
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 8/ 19
TINDAKAN
T/JAWAB
PP
6. Buat
pemeriksaan
kerosakan.
KB KEW/P
/PPT
KB KEW/P
/PA
PPT/ PP
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT
: 9/ 19
TINDAKAN
11. Sahkan
kerja-kerja
pembaikan/
T/JAWAB
penyelenggaraan
setelah
KEW/P
/ PPT
KB KEW/P
Pengarah
16. Pantau
dan
tentukan
kerja-kerja
pengubahsuaian
dijalankan
PPT/ PP
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT
: 10/ 19
TINDAKAN
T/JAWAB
D. PELANTIKAN KONTRAKTOR
17. Tentukan tatacara perolehan yang bersesuaian.
KB KEW/P
KB KEW/P
/ PPT
19.Keluarkan
sebutharga
kepada
sekurang-kurangnya
lima
(5)
KB KEW/P
/ PA
sebutharga
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT
: 11/ 19
TINDAKAN
T/JAWAB
simpanan/
bacaan
untuk
mengukur
Semua
Peg.
Berkenaan
PPT
PPT/ PP
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 12/ 19
TINDAKAN
T/JAWAB
MULA
PPT/PP
PP
KB KEW/P /
PPT
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT
: 13/ 19
TINDAKAN
T/JAWAB
KB KEW/P /
PA
PPT/ PP
Tidak
Mengikut spesifikasi?
Ya
KEW/P/
PPT
TAMAT
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 14/ 19
TINDAKAN
T/JAWAB
MULA
KB KEW/P
TAMAT
Pengarah
PPT/PP
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 15/ 19
C. PERLANTIKAN KONTRAKTOR
TINDAKAN
T/JAWAB
MULA
KB KEW/P
KB KEW/P
PPT
KB KEW/P /
PA
TAMAT
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 16/ 19
T/JAWAB
MULA
PPT
Semua Peg
Berkenaan
Tidak
Mengikut spesifikasi?
Ya
PPT
TAMAT
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/09/2011
MUKA SURAT
: 17/ 19
T/JAWAB
MULA
PPT
TAMAT
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/02/2010
MUKA SURAT
: 18/ 19
8. REKOD KUALITI
TEMPOH
BIL
REKOD
LOKASI
SIMPANAN
8.1
Fail Penyelenggaraan
PA 6/1
KEW/P
5 7 tahun
8.2.
KEW/P
5 7 tahun
8.3.
KEW/P
5 7 tahun
8.4.
KEW/P
5 7 tahun
8.5.
KEW/P
5 7 tahun
8.6
KEW/P
5 7 tahun
8.7
KEW/P
5 -7 tahun
PROSEDUR
SOKONGAN
PENYELENGGARAAN
BANGUNAN, KEMUDAHAN
DAN PERALATAN
9.
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(S)06
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 02
TARIKH KUATKUASA
: 14/09/2016
MUKA SURAT
: 19/ 19
LAMPIRAN
BIL.
JENIS LAMPIRAN
LAMPIRAN
9.1
Lampiran 1
9.2
Lampiran 2
9.3
Lampiran 3
9.4
Lampiran 4
9.5
Lampiran 5
9.6
Lampiran 6