S.E.P. S.N.E.S.T D.G.E.S.T. S.E.V.

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LAS CHOAPAS

TRABAJO PROFESIONAL
Informe Técnico de Residencias Profesionales

NOMBRE DEL TEMA

"Propuesta de Implementación de Un Sistema Para El Control Del
Inventario En El Instituto De Capacitación Para El Trabajo Del
Estado De Veracruz Unidad Las Choapas"

CARRERA:
Ing. Gestión Empresarial

PRESENTA:

Alba Magdalena Cadena López

NUMERO DE CONTROL:
121A0181

ASESOR INTERNO:
C.P. Sofía Cámara Fernández

ASESOR EXTERNO:
Ing. Alma López Cornelio

LAS CHOAPAS, VER. 15/11/2016

Contenido
Capítulo I.- Introducción ........................................................................................................... 3

1.1- Objetivo General .......................................................................................................................4

1.1.1- Objetivo(S) Particular(Es).....................................................................................................4
1.2- Justificación ...............................................................................................................................5
1.2.1- Impacto Económico...............................................................................................................6
1.2.2- Impacto Social .......................................................................................................................6
1.2.3- Impacto Ecológico .................................................................................................................6
Capitulo II.- Marco Teórico ....................................................................................................... 7

2.1- Antecedentes de la empresa ..................................................................................................7

2.1.2.- Macro localización ..............................................................................................................10
2.1.3.- Micro localización ...............................................................................................................11
2.2.- Caracterización Del Área En Que Se Participo .................................................................15
2.3.- Problemas A Resolver Priorizándolos ................................................................................16
2.4.- Alcances y Limitaciones .......................................................................................................17
2.4.1.- Alcances ..........................................................................................................................17
2.4.2.- Limitaciones ....................................................................................................................17
2.5.- Fundamento Teórico .............................................................................................................18
Capitulo III.- Desarrollo Del Proyecto .................................................................................... 34

3.1.- Procedimiento Y Descripción De Actividades Realizadas ...............................................35

3.2.- Conclusión ..............................................................................................................................58
3.3.- Recomendaciones .................................................................................................................59
3.4.- Bibliografía ..............................................................................................................................60
3.5.- Bibliografía Virtual .................................................................................................................60

2
 Capítulo I.- Introducción

El siguiente proyecto se desarrolla con la finalidad de diseñar y proponer un sistema

para el control del inventario que permita mejorar dicho proceso además de digitalizarlo
dentro del Instituto De Capacitación Para El Trabajo Del Estado De Veracruz, Unidad
Las Choapas.

Este aspecto ha sido una de las principales limitantes para que el área administrativa
pueda realizar las actividades en tiempo y forma. Como lo es el registro de su
inventario.

La importancia de esta implementación está centrada en el hecho de que el área

administrativa encargada de efectuar la Planeación, Elaboración, Organización y
Control de Inventarios de Bienes Muebles no cuenta con un sistema específico que le
permita conocer de manera rápida la existencia real de los bienes, para así cumplir
con las disposiciones establecidas por las autoridades competentes de la
Administración Pública Estatal, búscanos así la sistematización de acciones y
procedimientos para el adecuado manejo, registro y control del patrimonio mobiliario
del Instituto, a fin de contribuir al aprovechamiento eficiente de los recursos de
infraestructura y equipamiento.

3
 1.1- Objetivo General

Diseñar y desarrollar un sistema para el control del inventario mediante el uso de la

tecnología que promueva la sustentabilidad en el instituto.

1.1.1- Objetivo(S) Particular(Es)

Conocer el proceso actual para el control de inventario del Instituto.

Clasificar las mercancías por Talleres y Área Administrativa
Diseñar un sistema de control de inventarios que permita llevar el control de este en el
Instituto
Implementación del sistema propuesto para el control del inventario del Instituto.

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 1.2- Justificación

Con el siguiente trabajo se busca implementar un sistema para el control del inventario
dentro del Instituto De Capacitación Para El Trabajo Del Estado De Veracruz Unidad
Las Choapas, con el objetivo de promover la sustentatibilad dentro del instituto se
propone digitalizar el proceso del registro de su inventario, esto beneficiara en gran
parte, debido a que el método actual que utilizan (levantamiento físico a mano), les
toma mucho tiempo y esto atrasa el enviarlo a la dirección general, debido a que son
varias aulas y bodegas que tiene que recorrer la persona encargada de esta actividad
para poder terminar con el registro.
Con el sistema que se propone, se busca reducir en gran parte el tiempo de este
proceso, pues este sistema albergara toda esa información que necesitan reportar a
la dirección general, teniendo muy en cuenta que, existen las altas y bajas de bienes
muebles, así como un formato correspondiente para dicha acción, todas estas serán
registradas en el sistema para un mayor control.
Al establecer un sistema para el control del inventario es importante porque permite a
la empresa una adecuada utilización de sus recursos, lograr un adecuado
cumplimiento de las diferentes políticas, obtener un grado de confiabilidad en la
información y por ende el control interno contribuirá al logro de los objetivos que
persiga.
Es necesario señalar que es indispensable contar con sistema para el control del
inventario en las organizaciones, que permita medir la eficiencia, eficacia y los
resultados de la gestión.

5
 1.2.1- Impacto Económico

La propuesta de implementación de un sistema para el control del inventario, no

generaría ningún costo dentro de la institución, debido a que se realizara mediante un
software que permita gestionar una base de datos como lo es Acces, el cual ya está
instalado en las computadoras del instituto

1.2.2- Impacto Social

El beneficio que aportara a la sociedad, refiriéndonos al alumnado que se inscriba para

recibir los cursos que se imparte como, Windows e Internet, Presentaciones
Electrónicas, Preparación de Bebidas, Preparación de Alimentos, Mantenimiento de
Aparatos Domésticos, Ortografía, Pasteles Desnudos, Taller Artesanal de Cárnicos,
Mantenimiento de Sistemas de Aire Acondicionado y Refrigeración, Mantenimiento
Preventivo y Correctivo de Circuitos Analógicos y Digitales, Mantenimiento a Motores
Eléctricos, etc. El contar con bienes muebles de calidad, y en buen estado, sin
preocuparse de que algo se encuentre defectuoso o en pésimas condiciones para su
aprendizaje y desarrollo de las actividades dependiendo de cada curso.
Clasificación de los bienes muebles dependiendo su uso, es decir para el área
Administrativa y de Mantenimiento, así como para los distintos talleres que existen
dentro de la institución como son Computo, Repostería, Refrigeración, Confección
Industrial de Ropa, Estilismo y Bienestar Personal

1.2.3- Impacto Ecológico

Al tener un sistema que controle el inventario se reduciría la utilización de papelería. Y

debido a la clasificación de los líquidos del área de mantenimiento se podrán
aprovechar aún más, ya que se tendrá un mejor control en la cantidad de artículos que
existen, aprovechándolos al máximo

6
 Capitulo II.- Marco Teórico

2.1- Antecedentes de la empresa

El Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz es un organismo

descentralizado, que recibe apoyo financiero federal y estatal, cuya tarea es fomentar
la capacitación para y en el trabajo, orientado a impulsar el desarrollo productivo y
tecnológico.
Los cursos van encaminados a la formación para el trabajo en cumplimiento a lo
establecido en el artículo 45 de la Ley General de Educación, a fin de que el egresado
se incorpore al campo ocupacional desempeñando una función productiva.
La historia de la institución se escribe con actos concretos que realizan sus integrantes
la llegada del Icatver Las Choapas en el año 1995, fue sin duda una de las grades
acciones gestionadas por la Sra. Angélica Santos Rueda Alcaldesa municipal para ese
entonces

Icatver Unidad Las Choapas inicia sus labores en el mes de octubre en las
instalaciones facilitadas por la sección 26 del Sindicato de Trabajadores de la
República Mexicana ubicado en la avenida aviación a una cuadra de la av. 20 de
noviembre, bajo el mando del LCC Miguel Angel Contreras Tamariz, contando con
una plantilla laboral de 15 personas e impartiendo las especialidades de Confección
Industrial de Ropa , Electricidad y Mantenimiento automotriz, este último impartido en
el aula de la Secundaria General Lázaro Cárdenas del Rio

A principios del año 1996 toma el mando el Lic Miguel Angel Pérez Hernández,
llevándose a cabo la primer entrega de diplomas a los egresados del curso de
Transformación de Plantillas y Preformados de Prendas, Instalaciones Eléctricas
Residenciales, Mantenimiento Preventivo de Vehículos

A mediado de 1996 cambia por tercera ocasión la dirección de esta Unidad por un
pequeño lapso quedando el Ing Juan Zamora como responsable, ya para finales del
año nuevamente el rumbo de la Unidad cambia por cuarta ocasión quedado por

7
primera vez bajo el liderazgo de una mujer la Lic María del Carmen Bueno Villegas
con una plantilla de 30 personas adscritas

El 19 de septiembre de 1996, la sección 26 del Sindicato de Trabajadores de la

Republica Mexicana de forma altruista y en beneficio de la comunidad y sus
alrededores, dona 3 hectáreas de terreno, dando pie a la construcción donde
quedarían establecidas las instalaciones de la Unidad

En el año 1997 egresa la primera generación de la especialidad de confección

industrial de ropa impartida por la instructora Maricarmen colorado nava

Y a finales del mismo, queda construida la primera etapa d esta institución

Para 1998 teniendo como Director General al Ing Juan Vallinas Ruiz, se inaugura
oficialmente las instalaciones de este plantel a cargo del entonces gobernador
LicPatricio Chirinos Calero

9 de octubre del 2000 el Arq. Jesús Cuevas Mena en representación de la Arq. Nieves
Sánchez Gómez Directora del Comité de Construcción de espacios educativos entrega
la construcción del edificio d lo que conocemos como el taller de preparación y
conservación de alimentos, así como el taller de computo, cuartos de máquinas y obras
exterior

A partir de allí, se han ampliado paulatinamente las especialidades según la demanda

de la comunidad

Atendiendo comunidades como

Cerro de Nanchital, Adalberto Tejeda, Rio Playas, Lopez Rayón, San Juan de los
Reyes, Santa Teresa, Felipe Ángeles, El Diamante, Graciano Sánchez, entre otras

Actualmente nuestra zona de influencia abarca los municipios de Agua Dulce,

Minatitlán zona rural, Moloacan, Ixhuatán del sureste, Hidalgotitlan y Las Choapas

Las especialidades impartidas son Alimentos y bebidas, electricidad, electrónica,

confección industrial de ropa, estilismo y bienestar personal, refrigeración y aire
acondicionado, inglés, informática, asistencia ejecutiva, asistencia educativa
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Se cuenta con 18 instructores, 6 administrativos, 3 directivos y una matrícula
aproximada de 700 alumnos

Datos generales de la empresa

Nombre Instituto de Capacitación para el

comercial: Trabajo Del Estado De Veracruz
Giro: Publica y de Servicio
RFC: ICT930903AD8
Teléfono: (01)9232732877

Ubicación: Cerrada de Nazareth sin número,

colonia Nazareth, CP: 96980, Las
Choapas Veracruz.

9
LOCALIZACION DEL INSTITUTO DE CAPACITACION PARA EL TRABAJO DEL
ESTADO DE VERACRUZ.

2.1.2.- Macro localización

El Instituto De Capacitación para el Trabajo Del Estado De Veracruz se encuentra

dentro del estado de Veracruz, México.

Superficie: 71.826 km²

Capital: Xalapa-Enríquez
Población: 7,643 millones (2010) Instituto Nacional de Estadística y Geografía
Subdivisiones: 212 municipios
Densidad: 99.2 hab/km²11

10
2.1.3.- Micro localización

Ubicada especialmente en la ciudad de Las Choapas Veracruz, calle Cerrada de

Nazareth, Colonia Nazareth, sin número.

11
MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

Impartir e impulsar la capacitación para y en el trabajo en la entidad, preparando mano

de obra calificada a nivel operativo y con calidad, sistematizando la vinculación del
servicio con el sector productivo coadyuvando a la satisfacción de las necesidades del
desarrollo regional.

VISIÓN

Ser el mejor Instituto con calidad en los servicios de capacitación para y en el trabajo
a nivel nacional, coadyuvando en la satisfacción de necesidades del sector productivo
del Estado, brindando respuesta en tiempo y forma a los retos de la modernidad.

VALORES Y PRINCIPIOS

Bien común
Confidencialidad
Eficiencia y eficacia
Honestidad
Lealtad
Legalidad
Rendición de cuentas
Respeto y dignidad
Responsabilidad
Transparencia

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SERVICIOS

El Instituto imparte capacitación a la población en general a través de cursos que

ofrecen las Unidades de Capacitación dentro y fuera de sus instalaciones; todos los
cursos que se imparten comprenden un 80% de práctica y 20% de teoría, lo cual
garantiza a los capacitados el desarrollo de sus habilidades y destrezas.

Los cursos que se imparten actualmente son

Windows e Internet
Elaboración de Presentaciones Electrónicas
Preparación de Bebidas
Preparación de Alimentos
Ortografía
Ingles Básico Inicial
Confección de Prendas para Dama y Niño
Mantenimiento de Aparatos Domésticos
Mantenimiento de Sistemas de Aire Acondicionado y Refrigeración
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Circuitos Electrónicos Analógicos y
Digitales
Mantenimiento a Motores Eléctricos

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OBJETIVO DE LA EMPRESA

Impartir programas de Capacitación para y en el Trabajo, en vinculación con el sector

productivo, satisfaciendo las necesidades del desarrollo regional en Veracruz;
fortaleciendo la productividad de los capacitados, mejorando sus habilidades y
destrezas para que puedan generar su propia fuente de empleo, o bien para ser
contratados por una empresa o institución.

POLÍTICAS Y NORMAS DE SEGURIDAD

Es compromiso de los directivos y de todo el personal que labora en la Dirección

General y en las Unidades de Capacitación del ICATVER: Proporcionar la impartición
de capacitación formal para y en el trabajo dirigida a los sectores productivos de bienes
y servicios, público, privado y social en la entidad veracruzana, contribuyendo con
eficacia a través de los servicios de planeación, vinculación, académicos y
administrativos, mejorando continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad.

Certificación de calidad en la norma iso 9001:2008

La norma ISO 9001:2008 (International Standarization Organization) se aplica a los

Sistemas de Gestión de Calidad y se centra en todos los elementos de administración
de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le
permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

El ICATVER cuenta con la certificación en la Norma ISO 9001:2008 avalada por la

Empresa Certificadora IQS Corporation, S.A. de C.V. Lo anterior ha permitido mejorar
nuestros servicios brindando satisfacción a las necesidades de capacitación de
nuestros clientes, manteniendo un Sistema de Control Interno adecuado para
participar en un mercado altamente competitivo.

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2.2.- Caracterización Del Área En Que Se Participo
Dentro del Área Administrativa se tienen una serie de responsabilidades a realizar,
entre las cuales se encuentran:

Recursos Humanos
Recursos Financieros
Recursos Materiales

Como se observa la Jefa de esta área es la que se encarga de cumplir entre otras
cosas con el objetivo de gestionar y proporcionar los materiales y/o bienes muebles
solicitados por las diferentes áreas operativas y administrativas de la unidad de
capacitación, de no estar disponibles, estos se deberán entregar durante los 07 días
hábiles siguientes a la fecha de depósito del presupuesto autorizado por la Dirección
Administrativa, es decir es la que se encarga de controlar, reportar y requerir el
inventario.

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2.3.- Problemas A Resolver Priorizándolos

La unidad de capacitación no cuenta con un sistema digitalizado del inventario

existente dentro de la misma, lo cual provoca la desinformación en cuanto a que se
tiene y que no dentro de los distintos talleres, así como el valor real del inventario

Como consecuencia de este primer problema, tenemos al tiempo, que le toma al Jefe
del Área Administrativa, el levantamiento físico del inventario, puede tardar días, en
terminar de registrar uno a uno el material didáctico / administrativo, equipo /bienes
muebles que existen en la Unidad de Capacitación.

Derivado de este segundo problema podemos identificar, que debido al tiempo que le
toma en registrar el inventario de forma manual en formatos impresos, estos reportes
no siempre son enviados en el tiempo establecido por la Dirección General.

Como se observa en la descripción de los problemas, si resolvemos el primero en

automático se estarían resolviendo los demás, debido a que todos son consecuencia
del primer gran problema que ha motivado la realización de este proyecto.

16
2.4.- Alcances y Limitaciones

2.4.1.- Alcances
Esta herramienta administrativa se pretende implementar en el área Administrativa de
la institución Con alcance en los siguientes procesos:
Digitalización del Proceso del Registro y Control de los bienes muebles
Registro y control de ingreso de los bienes muebles al Instituto.
Ubicación de los bienes muebles, dentro del sistema conforme al área o Taller al que
pertenecen
El sistema contendrá información de los bienes muebles disponibles en los distintos
talleres de la institución

2.4.2.- Limitaciones
Durante el desarrollo de este estudio se presentan una serie de limitaciones que
restringen la fluidez del mismo, no obstante, entre las más importantes se encuentran
las de actitud y rigidez al cambio, puesto que al proporcionar una nueva forma de
trabajo a algunas personas, estas se resistan y prefieran trabajar con cambios más
paulatinos

Otra limitante es el tiempo para recabar toda la información de gran magnitud e

importancia que pueda influir en la toma de decisiones, el personal es cooperativo pero
existe cierta información considerada confidencial, al igual que el tiempo de ejecución
del proyecto ya que solo es una propuesta

17
2.5.- Fundamento Teórico
INVENTARIO

Para el autor: Jorge Sierra Y Acosta María Virginia Guzmán Ibarra Francisco García
Mora. (2011). Administración De Almacenes Y Control De Inventarios. México: Gasca
el "inventario", son los objetos, personas, cosas o servicios que componen los haberes
o existencias de una organización.

Según: Díaz Corredera La logística empresarial y la administración de inventario en

Observatorio de la Economía Latinoamericana, 2012, el inventario es el conjunto de
mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo
la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un período
económico determinado. Deben aparecer en el Balance General en el grupo de activos
circulantes, el inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales,
y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente
el gasto mayor en el Estado de Resultado.

Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial, como

un mal necesario para garantizar la continuidad de la producción; sin embargo la
gestión empresarial actual está necesitada de una adecuada administración de los
inventarios, donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas
necesarias que garanticen continuidad de todo flujo en la cadena logística y que
permitan absorber el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la
operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente.

En el mercado actual en que se desarrolla aceleradamente la globalización bajo el

influjo de las tecnologías de la información y las comunicaciones, la logística está
imponiéndose como el nuevo factor de diferenciación competitiva. Hasta en los
mercados locales está creciendo significativamente la concurrencia de producciones y
servicios procedentes de empresas localizadas en territorios lejanos apoyadas en una
excelente logística. Ya no sólo se trata de tener una buena logística para llegar
competitivamente a mercados lejanos, sino para mantener e incrementar la
competitividad en los mercados locales. Ante esta situación las empresas están

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obligadas a desarrollar su logística con el objetivo de garantizar no sólo niveles
superiores de competitividad sino incluso para tan siquiera mantenerlos.

El inventario constituye un activo fundamental dentro de la mayoría de las

organizaciones. De él dependen varias funciones como son las de producción, ventas,
compras, financiación, llegando a ser parte medular de un negocio.
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los períodos de escasez, que además
le aseguraran la subsistencia y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma
de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó
la existencia de los inventarios.
Tradicionalmente se consideraba un inventario como una cantidad almacenada de
materiales que se utilizaba para facilitar la producción o para satisfacer las
necesidades del consumidor y el propósito fundamental era descrito como el de
desacoplar las diferentes fases del área de operaciones. Por ejemplo, el inventario de
materias primas servía para desconectar a un fabricante de sus vendedores; los
inventarios de producto en proceso para desengranar las varias etapas de la
manufactura una de otra y el inventario de producto terminado para desacoplar a un
fabricante de sus clientes.

19
FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

Según: Martin Coba Hernández. (2012). Control ABC De Los Inventarios, el propósito
principal delos inventarios es separar las diversas etapas de las operaciones, el
inventario de materia prima separa el producto de sus proveedores, el inventario de
productos en proceso separa entre si las diversas etapas de la manufactura, y el
inventario de productos terminados separa al productor de sus competidores.

TIPOS DE LOS INVENTARIOS

Según: Martin Coba Hernández. (2012). Control ABC De Los Inventarios, algunos tipos
de inventarios son:

Inventario Perpetuo

Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio
de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan
los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se
toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades
o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los
registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales,
trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final
y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que
contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque
los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario,
como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden
tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por
el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El
conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

20
Inventario Intermitente

Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones
diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente,
al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final

Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al

finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese
sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial

Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Mixto

Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden

identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados

Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito

Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que
ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se
encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes,
existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima Representan existencias de los insumos básicos de

materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
21
Inventario en Proceso

Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales
y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea
un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su
proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación

Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida, pero él título de propiedad lo
conserva el vendedor.

Inventario Físico

Es el inventario real, es contar, pesar, medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes que se hallen en existencia en la fecha del inventario y evaluar cada
una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
exigencias, la realización de este inventario, tiene como finalidad, convencer a los
auditores de los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal.

Es por ello que la preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro
fases las cuales son:

 Manejo de Inventarios
 Identificación
 Instrucción
 Adiestramiento

Inventario de Productos Terminados

Este inventario es para todas las mercancías que un fabricante ha producido para
vender a su cliente.

22
Inventario de Previsión

Se tiene con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definido. Se diferencia
con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tiene a la luz de una
necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto involucra un menor
riesgo.

Inventario de Seguridad

Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de

incertidumbre de la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de
seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la
actuación de los proveedores debido a factores con el tiempo de espera, huelgas,
vacaciones, unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan
para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

CONTROL DE INVENTARIOS

Según: Orlando Espinoza. (2011). La Administración Eficiente De Los Inventarios.

Madrid: La Ensenada. El control de inventarios es una herramienta fundamental en la
administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer
las cantidades existente de productos disponibles para la venta, en un lugar y tiempo
determinado, así como las condiciones de almacenamiento aplicables en las
industrias.

Según: Jorge Sierra Y Acosta María Virginia Guzmán Ibarra Francisco García Mora.
(2011). Administración De Almacenes Y Control De Inventarios. México: Gasca.
Control de Inventarios: Es el dominio que se tiene sobre los haberes o existencias pe

Cuando nos referimos a la palabra "control", básicamente estamos indicando el

dominio que se tiene sobre algo. Es decir, que de acuerdo al control o dominio que
tengamos sobre ese algo podemos darle la dirección, avance, retroceso, dotación y
esfuerzo que la situación a controlar requiera, para no perder dicho control y seguir
manteniéndola bajo dominio.

23
Aplicando el primer vocablo sobre el segundo, obtenemos el título del tema que nos
ocupa: " Control de Inventarios ", que en su forma más simple lo podemos definir como:
En la práctica el control de inventarios no resulta tan fácil como su definición.
Por sí mismo el control de inventarios es un sistema que está subordinado a otros
sistemas mayores que tienen como fin último operar para el logro de los objetivos
generales de toda la organización.

SINTOMATOLOGIA DE LA AUSENCIA DE PLANEACION Y CONTROL DE LOS

INVENTARIOS.

Para Jorge Sierra Y Acosta María Virginia Guzmán Ibarra Francisco García Mora.
(2011). Administración De Almacenes Y Control De Inventarios. México: Gasca. La
deficiente administración de los inventarios provoca una serie de fallas en la operación
que se refleja principalmente en los departamentos de ventas, producción y finanzas.

1.- Departamento de ventas. (Bajo nivel de servicios a ventas)

Productos faltantes o diferidos: surtido incompleto de pedidos: pérdida gradual del
mercado: cancelación de facturas: elaboración de notas de crédito: facturación
adicional: pagos extraordinarios en embalajes y fletes: tiempo extra en el departamento
de embarques: errores en el surtido de pedidos.

2.- Departamento de producción. (Falta de continuidad en los procesos productivos)

Disminución en la productividad: baja moral en el personal: tiempo extra elevado:
retraso en las ordenes de fabricación: robarle a una orden para completar otra: manejo
excesivo de materiales: pérdida de control en los procesos y en los costos de
fabricación: deficiente planeación, programación y control de la producción.

3.- Departamento de finanzas. (Sobre inversión en inventarios)

Acumulación de inventarios innecesarios: exceso de inventarios sin movimiento,
dañados y obsoletos: adquisiciones fuera de presupuesto: gastos extraordinarios de
fletes y comunicaciones: abastecimientos incompletos y fuera de especificaciones:
incremento en los costos de control de calidad.
24
La sintomatología referida, nos indica por si sola la importancia que representan los
inventarios en cualquier organización. Hechos que reafirman el interés por elaborar
este trabajo y ponerlos al alcance de todos aquellos que tengan la necesidad de
consultarlo con el fin de mejorar sus operaciones.

TIPOS BÁSICOS DE RAZONES FINANCIERAS INVOLUCRADAS CON LOS

INVENTARIOS

Nos dice Jorge Sierra Y Acosta María Virginia Guzmán Ibarra Francisco García Mora. (2011).
Administración De Almacenes Y Control De Inventarios. México: Gasca, que los inventarios
son una de las partidas del activo circulante que tienen un gran impacto en los Estados
Financieros de las organizaciones, al grado de que algunos directores de empresa
dicen "que los inventarios son la tumba donde han quedado enterradas muchas
empresas" Por esta razón forman parte de un buen número de operaciones
financieras. Las operaciones financieras de una organización se miden por índices de
efectividad que se denominan razones financieras. Existen cuatro grupos de razones
que son: De liquidez, de apalancamiento, de actividad y de lucrativita, cada una de
ellas se definen a continuación.

1. Razones de Liquidez, que miden la capacidad de pago de la empresa para

cumplir sus obligaciones de vencimiento a corto plazo.
2. Razones de apalancamiento, que miden la extensión con que la empresa ha
sido financiada por medio de deudas
3. Razones de actividad, que miden con que efectividad está usando la empresa
sus recursos.
4. Razones de lucrativita, que miden la efectividad general de la gerencia
demostrada por la utilidad obtenida de las ventas y la inversión.

25
DISTRIBUCIÓN POR VALOR A B C
El autor: Jorge Sierra Y Acosta María Virginia Guzmán Ibarra Francisco García Mora.
(2011). Administración De Almacenes Y Control De Inventarios. México: Gasca, nos
plantea que dentro de las técnicas más importantes para el control de los inventarios
se encuentra la distribución por valor ABC que toma como principio la Ley de la
Distribución Deficiente de Pareto o regla del 80 - 20 o Ley de los Pocos Vitales y
Muchos Triviales.
La técnica tiene por objeto establecer, en forma discriminada, las partidas del
inventario a las cuales les debemos dar toda la atención y en el otro extremo, aquellas
otras partidas que para su control demandan una atención normal y en algunos casos
un trato indiferente. En síntesis, la clasificación por valor ABC nos indica con toda
claridad "que" partidas debemos controlar en un inventario. El ABC clasifica las
partidas del inventario en tres clases: La clase A que representa el 80% del valor del
inventario y solo el 20% del número de partidas existentes; La clase B que acumula el
15% del valor del inventario y el 30% de las partidas y la clase C que en valor solo
alcanza el 5% pero en el porcentaje de partidas se eleva hasta el 50%. Dividir las
partidas en clases permite tomar decisiones que propicien ejercer un control
exhaustivo en las que son vitales por el valor que representan, estas son las partidas
clase A. Mantener el control de las partidas A permite asegurar que con un mínimo
esfuerzo se puede mantener controlado el 80% del presupuesto destinado a la
adquisición de los materiales. En el otro extremo de la clasificación se encuentran los
artículos clase C que son los más abundantes en cuanto a número de partidas, pero
en cuanto a valor son partidas triviales porque solo abarcan el 5% del presupuesto de
adquisiciones. Esta situación da la oportunidad de minimizar la atención en las partidas
C y maximizar los esfuerzos en la atención de las partidas A y B, para mejorar en lo
sustancial la productividad de las operaciones.
El procedimiento de obtención de una tabla de distribución por valor ABC requiere de
tres datos: El código o descripción o identificación del producto, El costo unitario de
cada artículo y su consumo anual o durante un periodo determinado.
El costo unitario se multiplica por la utilización anual o demanda anual lo que nos da
como resultado el costo anual de utilización de cada partida. Después de ordenan las

26
partidas de mayor a menor de acuerdo a su costo o valor anual de utilización, a
continuación, se van acumulando los valores de todas estas partidas. La suma o total
de las mismas ya representa una primera salida del procedimiento que consiste en el
valor del presupuesto de compras durante el tiempo que se haya considerado
21 como demanda de cada producto. Posteriormente se obtiene el porcentaje que
corresponde a cada partida en valor y después se acumulan estos porcentajes. Así
mismo se obtiene el porcentaje que representa cada partida en relación con el total de
partidas consideradas y también se acumulan.

EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ABC DE LOS MATERIALES

Según: Orlando Espinoza. (2011). La Administración Eficiente De Los Inventarios.

Madrid: La Ensenada, el sistema ABC se usa para clasificar a los materiales de
acuerdo al valor económico que representan del inventario.

Los materiales A representan contienen 75% del valor del inventario. Representan sólo
el 20% de materiales que deben ir en inventario.

Los materiales B representan 20% del valor del inventario y el 30% de los materiales
en inventario.

Los materiales C representan el 5% del valor del inventario y el 50% de los materiales
en inventario.

Con este sistema se deduce que lo más conveniente que los materiales que mantienen
mayor volumen en inventario, sean los que menor costo representen del mismo. Deben
hacerse excepciones del sistema ABC para ciertos tipos de materiales:

 Materiales críticos para producción

 Materiales con vida de almacenaje corta
 Materiales grandes y voluminosos
 Materiales voluminosos sujetos a robo

27
RAZONES POR LAS CUALES SE REQUIERE MANTENER INVENTARIO

El autor: Orlando Espinoza. (2011). La Administración Eficiente De Los Inventarios.

Madrid: La Ensenada, nos dice las razones por las cuales se requiere mantener
inventario:

Reducir costos de pedir. Al pedir un lote de materias primas de un proveedor, se incurre

en un costo para el procesamiento del pedido, el seguimiento de la orden, y para la
recepción de la compra en almacén. Al producir mayor cantidad de lotes, se
mantendrán mayores inventarios, sin embargo, se harán menos pedidos durante un
periodo determinado de tiempo y con ello se reducirán los costos anuales de pedir. 1

Reducir costos por material faltante. Al no tener material disponible en inventario para
continuar con la producción o satisfacer la demanda del cliente, se incurren en costos.
entre estos costos mencionamos las ventas perdidas, los clientes insatisfechos, costos
por retrasar o parar producción. Para poder tener una protección para evitar faltantes
se puede mantener un inventario adicional, conocido como inventario de seguridad

Reducir costos de adquisición. En la compra de materiales, las adquisiciones de lotes

más grandes pueden incrementar los costos de materias primas, sin embargo, los
costos menores pueden reducirse debido a que se aplican descuentos por cantidad y
a menor costo de flete y manejo de materiales. Para productos terminados, los
tamaños de lote más grande incrementan los inventarios en proceso y de productos
terminados, sin embargo, los costos unitarios promedio pudieran resultar inferiores
debido a que los costos por maquinaria y tecnología se distribuyen sobre lotes más
grandes.

Cuando iniciamos la producción de un lote, el riesgo que resulten muchas piezas

defectuosas es grande. Los operarios podrán estar aprendiendo, quizás no se
alimenten los materiales correctamente, las máquinas necesitan ajuste y deberá
producirse una cierta cantidad de producto antes que la situación se estabilice. Lotes
de mayor tamaño, menos cambios por año y menos desperdicio.

28
RAZONES POR LAS CUALES NO SE DESEA MANTENER INVENTARIO

El autor: Orlando Espinoza. (2011). La Administración Eficiente De Los Inventarios.

Madrid: La Ensenada, nos dice que se desea reducir los inventarios debido a que, al
aumentar los niveles, ciertos costos aumentan, tales como:

Costo de almacenaje. Entre los costos en los que se incurren para almacenar y
administrar inventarios se encuentran: intereses sobre la deuda, intereses no
aprovechados que se ganarían sobre ingresos, alquiler del almacén,
acondicionamiento, calefacción, iluminación, limpieza, mantenimiento, protección,
flete, recepción, manejo de materiales, impuestos, seguros y administración.

Dificultad para responder a los clientes. Al existir grandes inventarios en proceso se

obstruyen los sistemas de producción, aumenta el tiempo necesario para producir y
entregar los pedidos a los clientes, con ello disminuye la capacidad de respuesta a los
cambios de pedidos de los clientes.

Costo de coordinar la producción. Inventarios grandes obstruyen el proceso de

producción, lo cual requiere mayor personal para resolver problemas de tránsito, para
resolver congestionamiento de la producción y coordinar programas.

Costos por reducción en la capacidad. Los materiales pedidos, conservados y

producidos antes que sean necesarios desperdician capacidad de producción.

Costos por productos defectuosos en lotes grandes. cuando se producen lotes grandes
se obtienen inventarios grandes. Cuando un lote grande sale defectuoso se almacenen
grandes cantidades de inventario defectuoso. Los lotes de menor tamaño (y con ello
una reducción en los niveles de inventario) pueden reducir la cantidad de materiales
defectuosos.

29
COSTOS DEL INVENTARIO

Según: Orlando Espinoza. (2011). La Administración Eficiente De Los Inventarios.

Madrid: La Ensenada, los costos que generan los inventarios son los siguientes:

Los costos relevantes de los involucrados en la administración del desarrollo de los

inventarios son:

Costo de pedido

Se le llama costo de pedido al costo generado por las actividades efectuadas en una
solicitud de reaprovisionamiento de existencias, que pueden comprender por ejemplo
el costo del papel, costo del teléfono, costo de preparación, etc.

Costo de almacenaje de inventario

Se le llama costo de almacenaje a todos los procesos y actividades efectuadas para

mantener el orden, buen estado y existencia del inventario dentro de la planta,
incluyendo el costo de inmovilizado del producto, costo de limpieza, costo de espacio.

Costo Total del Inventario

El costo Total de inventario es la suma de los dos costos anteriores: Costo anual de
almacenaje y Costo anual de pedido, según la fórmula:

CT = {\frac{QCh} {2}} + {\frac{DCo}{Q}}

CT = Costo Total anual de inventario

Q= Tamaño del pedido para re-aprovisionar el inventario, en unidades

C= Valor de articulo manejado en inventario, en $$/unidad

h= Costo de manejo como porcentaje del valor del artículo, porcentaje/año

D= Demanda anual de artículos, que ocurre a una cierta tasa constante en el tiempo,
en unidades/año

o= Costo de adquisición, en dólares/pedido

30
MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS.

Según: A Osorio Ángeles En Su Tesina Control Y Valuación De Inventarios En Tiendas

De Autoservicio Hidalgo 2007, nos menciona los métodos de valuación son el conjunto
de reglas que se utilizan para valuar correctamente el costo de los artículos vendidos
o bien para valuar adecuadamente las existencias de un inventario con motivo de
recuento físico.

Tanto por costeo absorbente como por costeo directo y ya sea que se manejan por
costos históricos o predeterminados, los inventarios pueden valuarse mediante los
siguientes métodos.

a) P.E.P.S.

b) U.E.P.S.

c) Costos Promedios

Primeras Entradas, Primeras Salidas

El método P.E.P.S. Se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar

al almacén o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que las existencias
al finalizar cada ejercicio quedan prácticamente registradas a los últimos precios de
adquisición, mientras que en resultados los costos de venta son los que corresponden
al inventario inicial y primeras compras del ejercicio. Representa un método de costeo
incurrido (original histórico) puesto que los costos son asignados en orden de la
adquisición de los artículos. El razonamiento básico del método P.E.P.S. es la lógica
del flujo físico de las mercancías, ya que normalmente las empresas comerciales o
tiendas de autoservicio manejan gran cantidad de artículos de fácil descomposición,
por lo que la aplicación de este método es casi obligada.

El saldo de las existencias de inventario de mercancías está integrado de productos

de adquisición y costos más recientes, por otro lado, el manejo físico de la mercancía
no necesariamente tiene que coincidir con la forma en que se valúan y que para una
correcta asignación del costo deben establecerse las diferentes capas del inventario
según las fechas de adquisición o producción. En tiempos de alza de precios el renglón

31
de inventarios se ve afectado en incrementos originados por los costos de adquisición
o producción y no por aumentos en el número de unidades existentes.

Ultimas Entradas, Primeras Salidas

Este método contrario al anterior consiste en valuar las salidas de mercancía a los
precios de costo de las últimas entradas, hasta agotar existencias de las ultimas
entradas. Cabe aclarar que las últimas entradas serán las primeras salidas, pero no
físicamente sino a valor de costo.

El método U.E.P.S. consiste en: “suponer que los últimos artículos en entrar al almacén
o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que siguiendo este método,
las existencias al finalizar el ejercicio quedan prácticamente registradas a los precios
de adquisición o producción más antiguos, mientras que en el estado de resultados los
costos son más actuales.”10 La aplicación de este método se utiliza generalmente en
épocas inflacionarias donde los precios constantemente tienden a subir y estas
fluctuaciones en los precios de adquisición y producción, el costo asignado al
inventario difiera en forma importante de su valor actual.

Los artículos terminados cuando se venden el precio de acuerdo con este método,
aplicado a los costos de producción, la utilidad bruta representa el exceso de los
ingresos sobre el costo de las mercancías asentadas en los registros a la fecha de
venta; por la tanto la utilidad surge después de recuperar el costo de reposición de las
mercancías vendidas.

El método U.E.P.S. se considera un costo de reposición puesto que los costos son
asignados en el orden de la adquisición de los artículos; Entendemos por “Costo de
reposición” el precio en que se puede adquirir los artículos de los proveedores de la
empresa, en las negociaciones manufactureras seria el precio que sacarían los
artículos si se fabricaran en esos momentos desechando el costo obtenido cuando
fueron fabricados.

Costo Promedio

Este método consiste en dividir el valor final de las erogaciones aplicables entre la
suma de las unidades en existencia, con las que se obtiene un costo unitario promedio.
32
Los precios promedio pueden ser periódicos o constantes.

“Periódicos”. Cuando el precio promedio se calcula en un periodo determinado, puede

ser semanal, quincenal, etc.

“Constantes”. Cuando cada nueva entrada de mercancía origina la obtención del

precio promedio.

En el caso de precios promedios periódicos, el objetivo que se persigue es lograr cierta

rigidez de precio promedio para determinados periodos, estimándose que las
fluctuaciones son de poca cuantía.

El costo promedio abarca dos métodos:

“Promedio de movimiento compensado”. Éste método usualmente se asocia con un

inventario perpetuo, haciendo mención que el inventario perpetuo podrá determinarse
en un balance contando físicamente los artículos o llevando un registro perpetuo de
los artículos, el inventario perpetuo muestra al día la cantidad de artículos que entran,
salen y se encuentran en existencia. Un inventario perpetuo se lleva durante el periodo
contable mientras que se toma un inventario físico. “Promedio simple compensado”.
Puede calcularse determinando ya sea el costo unitario por mes, un trimestre y un año.
Se calcula al final del periodo contable y se determina dividiendo el total del costo de
las unidades entre el total de unidades.

Este método no es satisfactorio a fin de año si se necesita conocer el costo unitario

durante el periodo contable, además este método no puede aplicarse cuando se
mantiene un inventario perpetuo, ya que este método es constante ya que cada
entrada origina la obtención del precio promedio y este método es periódico.

33
 Capitulo III.- Desarrollo Del Proyecto

Organigrama ICATVER Unidad Las Choapas

34
3.1.- Procedimiento Y Descripción De Actividades Realizadas
Para el logro del objetivo las actividades que se realizaron fueron las siguientes

 Conocer la forma en que se registra el Inventario en el Instituto.

La Jefa de Oficina fue la encargada de explicarme la forma en la que registraban el

inventario, así como generalizo los procedimientos que hay que seguir para el
requerimiento de materiales. Y me fue proporcionado el manual para el control del
inventario que les envía la Dirección General.

Debido a que el Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz ya

cuenta con formatos establecidos y una serie de normas para ello.

INSTITUTO DE CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO DEL ESTADO DE

VERACRUZ
MANUAL PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ALMACENES E INVENTARIOS

1. La Dirección de Apoyo Administrativo, difundirá entre las Áreas de
responsabilidad de oficinas centrales y Unidades de Capacitación, la
normatividad vigente en materia de administración de bienes muebles y manejo
de almacenes.

2. El titular de la Unidad de Capacitación y los jefes de Área, son los

responsables del inventario de los bienes muebles.

3. Los bienes muebles para los efectos de las presentes normas, se clasifican en:
Bienes muebles. - Los considerados como implementos o medios para el desarrollo
de las actividades que realizan La Dirección General y la Unidad de Capacitación,
siendo susceptibles de registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el
servicio.

35
Bienes fungibles. - Son aquellos que, por su utilización en el desarrollo de las
actividades que realiza la Dirección General y Unidades de Capacitación, tienen un
desgaste total o parcial, no siendo susceptibles de ser inventariados individualmente,
dada su natural da y finalidad en el servicio.

4. Todo bien mueble al servicio de la Dirección General y Unidades de Capacitación,

forma parte del patrimonio del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado
de Veracruz, cualquiera que sea su procedencia.

5. La Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de

Veracruz por conducto de la Dirección de Apoyo Administrativo establecerá los
controles necesarios que permitan la guarda y custodia de la documentación que
ampare la propiedad de los bienes muebles y los registros correspondientes de
conformidad con las disposiciones legales vigentes.

6. De aquellos bienes muebles que no se tenga acreditada su propiedad, será

responsabilidad de la Dirección de Apoyo Administrativo o Unidad de Capacitación,
elaborar acta administrativa por falta de documentos donde se asiente que una vez
agotadas las investigaciones, no se localizó ningún antecedente y que además el
bien de que se trate figura en el inventario.

7. Los bienes muebles que se adquieran para su incorporación a la Dirección General

y Unidades de Capacitación, deberán ser reportados en primer término a su almacén
antes de ser registrados y controlados en su inventario.

8. Los bienes muebles que se produzcan en las Unidades de Capacitación, así como
aquellos que sean sometidos a procesos de producción, estarán sujetos a registro
de entrada del almacén, con la periodicidad que sea necesaria.

36
 9. Las normas y procedimientos que se establecen en el presente manual en relación
con los bienes agropecuarios, productos y subproductos, no se contraponen ni
sustituyen a los que para fines contables y pedagógicos establecen las Unidades de
Capacitación.

10. Previa solicitud del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

o Unidad de Capacitación, para proceder a la donación, permuta, transferencia y
dación en pago de bienes muebles a terceros, sólo se llevará a cabo con la
autorización de la Dirección de Apoyo Administrativo y la Dirección de Planeación y
Evaluación, previo acuerdo con el Director General, observando las previsiones
contenidas en la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento, Administración y Enajenación
de Bienes Muebles del Estado de Veracruz-Llave y demás leyes aplicables al caso.

11. Una vez dado de baja un bien y previa notificación al Director General del Instituto
de Capacitación para el Trabajo, al Subcomité de Adquisiciones del ICATVER y
haber informado a la Secretaría de Finanzas y Planeación, los Directores de las
Unidades de Capacitación, podrán llevar a cabo la enajenación o destrucción de los
bienes muebles que se encuentren en condiciones de desecho y que cumplan con
las características del inventario anexando evidencia fotográfica de los bienes.

12. Compete a la Dirección de Apoyo Administrativo vigilar el uso y aprovechamiento

racional de los bienes muebles adscritos a las áreas operativas y planteles de
Capacitación para el Trabajo.

NORMAS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES.

13. La Dirección General y la Dirección de Apoyo Administrativo por conducto del
Departamento de Recursos Materiales, serán responsables de mantener actualizados
los registros de Inventarios, por lo que verificarán que los bienes instrumentales
adscritos a las áreas operativas de la Dirección General y Unidades de Capacitación,
se encuentren debidamente identificados con su número de control y resguardo
correspondiente.

37
14. En el caso de las Unidades de Capacitación, el Director por conducto del Jefe de
Oficina será el responsable de mantener actualizados los registros de inventario, así
como verificar que se encuentren debidamente identificados con su número de control
y su respectivo resguardo.
15. Todos los bienes instrumentales serán identificados documentalmente mediante
la tarjeta de Control Global de Bienes Muebles, (anexo 1), la que se enviará al
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales con copia a la Dirección
de Planeación y Evaluación, en diskette y listado impreso del Sistema de inventarios
o su equivalente debidamente rubricado y sellado, así como por el formato “vale único
de resguardo” en donde se indique el número de control de inventario
correspondiente, la descripción, valor, fecha de asignación, así como los datos del
usuario del mismo.

38
16. Los bienes instrumentales adquiridos por Ingresos propios, enviados por almacén,
transferencia y donación, se darán de alta a su valor de adquisición; para aquellos
bienes producidos, su valor se asignará de acuerdo al costo de producción; tratándose
de semovientes nacidos, el valor de mercado que se cotice a la fecha de nacencia.
17. Tratándose de bienes muebles, que carezcan de valor de adquisición, el Director
de la Unidad de Capacitación, le asignará el costo estimativo levantando acta
administrativa donde se asiente el procedimiento aplicado.
18. Todo bien instrumental deberá ser marcado con (21) dígitos como clave de
inventario, antes de ser asignado a las áreas de responsabilidad de oficinas centrales
operativas de la Dirección General o Unidad de Capacitación.
19. El titular de la Dirección de Apoyo Administrativo, instrumentará los
procedimientos para integrar la información de las Unidades de Capacitación, en
cuanto al manejo y control de las especies menores, consideradas como bienes de
consumo, de sus productos y subproductos, así como los productos agrícolas,
ganaderos, piscícolas, forestales e industriales que se generen, mediante el uso de:
a) Actas de iniciación y término de proyecto (producción artesanal e industrial)
b) Registro global de bienes de consumo que ingresen y salgan física o virtualmente
del almacén
20. La Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo, por conducto
de la Dirección de Apoyo Administrativo, deberá instrumentar las actividades relativas
a la verificación física de los inventarios de bienes muebles, según sea el caso y así
como la de aplicar la política que se establezca.
21. La Dirección General del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de
Veracruz, por conducto de la Secretaría de Educación y Cultura, enviará mediante el
formato de registro (anexo no. 1 y e - 1), “Reporte de Inventario de Bienes Muebles y
Resumen Entrega de Inventario”, la información del levantamiento físico de bienes
muebles en las Áreas y Unidades del Instituto, con la finalidad de presentar para su
autorización el trámite de incorporación de los bienes muebles ante la Secretaria de
Finanzas y Planeación.

39
NORMAS PARA LA AFECTACIÓN, BAJA Y DESTINO FINAL DE
BIENES.
22. La Dirección General por conducto de la Dirección de Apoyo Administrativo,
deberá dar de baja, los bienes muebles que por su estado físico o cualidades técnicas
no resulten útiles para el servicio al que se encuentren destinados.
23. La Dirección General por conducto de la Dirección de Apoyo Administrativo,
tramitará la baja de los bienes muebles que tengan a su cargo las Áreas
Administrativas o Unidad de Capacitación, en los siguientes supuestos y previo
cumplimiento de las disposiciones legales aplicables. Como el caso de:
Un bien mueble, que se hubiere extraviado, robado, accidentado o destruido.
24. Todo bien mueble que no sea de utilidad en las Áreas de responsabilidad de
oficinas centrales o en las Unidades de Capacitación, deberá ponerse a disposición
de la Dirección General del ICATVER por conducto de la Dirección de Apoyo
Administrativo para ser reasignado a sugerencia de la Dirección de Planeación y
Evaluación a la Unidad de Capacitación que así lo requiera.
25. Los Directores de las Unidades de Capacitación, podrán tramitar ante la
Dirección de Apoyo Administrativo, la baja y desalojo de bienes muebles por
inaplicación o inutilidad en el servicio.
26. Se deberá proceder a la destrucción de los bienes muebles bajo la responsabilidad
del titular de la Dirección General por conducto de la Dirección de Apoyo Administrativo
o del Director de la Unidad de Capacitación, levantando el acta administrativa
correspondiente con evidencia fotográfica y la intervención de las autoridades
competentes, según el caso, cuando:
IPod su naturaleza o estado físico en que se encuentren los bienes muebles, peligre o
se altere la salubridad o el medio ambiente.
II. Habiendo agotado todas las instancias para la transferencia o donación de
los bienes muebles previstas en estas normas y procedimientos, no existiere persona
interesada en adquirir los bienes.
III. Cuando se trate de bienes muebles, respecto de los cuales exista disposición legal
o reglamentaria que ordene su destrucción.
27. Para proceder al descargo de los registros de inventario y contables

40
correspondientes a la Dirección General del Instituto de Capacitación para el
Trabajo del Estado de Veracruz, por conducto de la Dirección Apoyo Administrativo,
sólo se autorizarán las solicitudes de baja de bienes muebles que cumplan con los
requisitos establecidos en el presente manual.
28. La inobservancia en la aplicación de los presentes lineamientos será sancionada
por la autoridad competente conforme a la Ley de Responsabilidades de los Servidores
Públicos y demás ordenamientos legales aplicables.

 Realizar un recorrido por las aulas y bodegas, para conocer el material,

maquinaria y equipo que se registrará.

Durante las siguientes semanas, realice un recorrido por los distintos talleres de la
institución, esto con el fin de tener un conocimiento más amplio de todo lo que se tenía
que registrar en el sistema, y auxilie en el levantamiento físico del mismo, esto fue de
gran ayuda debido a que obtuve una base de datos la cual serviría para poder clasificar
los diferentes materiales y bienes muebles con los que la unidad de capacitación
cuenta.

 Determinar las acciones que se realizaran dentro del sistema para el

control del inventario.

Como sabemos dentro de todos los inventarios existen las altas y bajas de un bien o
material, esto es a causa de que es una adquisición nueva para la unidad de
capacitación o que este se encuentra obsoleto y en condiciones no favorables para su
utilización. Y era muy importante tener en cuenta cuales acciones están establecidas
por la dirección general, para que las unidades de capacitación les reporten. Dentro
del manual existen los procedimientos para estas acciones:

41
ROCEDIMIENTO PARA ALTA DE BIENES MUEBLES ADQUIRIDOS POR
INGRESOS PROPIOS.
Responsable: Director de la Unidad de Capacitación.
1. Recibir del proveedor los bienes instrumentales y revisar que se encuentren en
buenas condiciones.
2. Si los bienes muebles se reciben del Departamento de Recursos Materiales y
Servicios Generales de Dirección General y si el bien es suministrado nuevo, será
necesario revisar que se encuentren en óptimas condiciones, además de solicitar la
factura o en su defecto acta administrativa indicando el número de factura y la
descripción del bien. En otro caso si el bien es suministrado de uso, solicitar el acta
administrativa, indicando el número de inventario que conservará y anotar el
estado físico del bien.
3. Examinar el equipamiento recibido; de existir fallas en el mobiliario y equipo,
elaborar oficio y turnarlo al Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales del ICATVER, anotando la marca, modelo, número de serie e indicar la
causa de la reparación, anexar copia de la factura o del acta con el fin de hacer
válida la garantía del bien. En el caso que el bien lo haya comprado el Director de
Unidad, y existieron fallas, se tendrá que hacer valida la garantía directamente con el
proveedor.
Responsable: Jefe de Oficina o responsable del control de inventarios.
4 Recibir acuse de oficio, factura o acta administrativa. Asignar número de inventario
a los bienes muebles recibidos; incorporarlos al sistema de inventarios de la Unidad
para ser registrados y darlos de alta.
5. Turnar oficio, diskette y listado impreso con la información del levantamiento físico
del inventario y copias de las facturas a la Dirección de Apoyo Administrativo, por
conducto del Departamento de Recursos Materiales.
6. Continuar con la actividad número doce del procedimiento para el levantamiento
físico del inventario de bienes instrumentales.

42
PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES POR INUTILIDAD O
INAPLICACIÓN EN EL SERVICIO.
Responsable: Director de la Unidad de Capacitación.
1. Verificar las condiciones físicas y funcionales de los bienes muebles que serán
dados de baja y concentrarlos en un lugar específico, para su posterior desalojo.

2. Elaborar en original y cuatro copias la solicitud de baja y relación de bienes

(anexo A - 4), acta administrativa para baja de bienes muebles (anexo 4), así
como su respectivo dictamen técnico sobre el estado material de los bienes,
además, oficio para su envío a la Dirección General con copia a la Dirección de
Apoyo Administrativo.

3. Presentar oficio y documentación de baja para firma de autorización del Director

de Apoyo Administrativo.

4. Recibir oficio de contestación por baja de bienes muebles y turnarlo para su

registro al Jefe de Oficina o encargado de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Responsable: Director de Apoyo Administrativo.

5. Revisar la documentación de baja, rubricar y sellar oficio, elaborar oficios y

turnar a la Dirección General del ICATVER, al Subcomité de Adquisiciones y la
Secretaría de Finanzas y Planeación comunicando la baja de bienes muebles.

6. Archivar copia de oficios y de la documentación de baja y girar copia a la

Dirección de Planeación y Evaluación.
Responsable: Jefe de Oficina o responsable de Almacén e Inventarios.

43
7. Recibir oficio y documentación para la baja de bienes muebles por inutilidad o
inaplicación en el servicio.
Revisar que la documentación cumpla con la normatividad establecida verificando
lo referente a las condiciones físicas y funcionales de los bienes muebles
instrumentales, dados de baja.

9. Realizar el desalojo de los bienes muebles y concentrarlos en la bodega

correspondiente, conforme a las condiciones físicas y funcionales en que se
encuentren.

10. Afectar los registros en la base de datos del sistema de inventarios de bienes
muebles de su Unidad Administrativa.

Nota: Sólo se afectará los registros correspondientes a los bienes muebles

realmente desalojados por lo que los bienes muebles no entregados, continuarán a
cargo del Área o Unidad de Capacitación en que se encuentren
inventariados.

11. Elaborar oficio de baja de bienes muebles y turnarlo a la Dirección de

Apoyo Administrativo, con listado de las afectaciones al Sistema de Inventarios de
Bienes Muebles Instrumentales.

Responsable: Jefe del Departamento de Recursos Materiales.

12. Recibir y verificar oficio de baja de bienes muebles, afectar registros de
inventario con base en la información del listado, turnar y archivar el expediente.

44
PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES.
Responsable: Director de Apoyo Administrativo.
1. Instruir al Jefe del Departamento de Recursos Materiales, mediante oficio para
el
levantamiento físico del inventario de bienes muebles, estableciendo los
lineamientos, instrumentos y plazos a observar.
Responsable: Jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales.

2. Programar la verificación del levantamiento físico del inventario de bienes

muebles en oficinas de la Dirección General y en las Unidades de Capacitación.

3. Instruir y proporcionar los inventarios correspondientes actualizados al

responsable de inventarios que efectuará la verificación física de los bienes
muebles.

4. Dar aviso mediante oficio a los Directores de Unidad, mencionando la fecha de

la visita para este acontecer.

Responsable: Director de Unidad de Capacitación.

5. Planear las actividades del levantamiento físico del inventario en la Unidad de

Capacitación.

6. Comunicar al Jefe de Oficina o responsable de inventarios las instrucciones para

levantamiento físico del inventario.

Responsable: Jefe de Oficina.

45
7. Instruir al (los) Asistente de Servicios y Mantenimiento y establecer un
calendario
para llevar a cabo las actividades del levantamiento físico del inventario.

8. Solicitar al responsable de almacenes e inventarios, dependiente de la Jefatura

de Recursos Materiales, la capacitación y/o asesoramiento del personal
encargado del levantamiento físico del inventario.

9. Preparar las formas e instructivos que se utilizarán en el levantamiento físico

del inventario:
·Tarjeta de Control Global de Bienes Muebles.
·Resumen Entrega de Inventario.
·Formato Único de Resguardo.
(Anexos 1, E1 y 2)

Nota: Tratándose de herramienta menor como, kit de herramientas o paquete de

carpintería, enfermería, electricidad, etc., se relacionará en el mismo anexo 1,
anotando en la casilla 21 “observaciones” el nombre y número de codificación del
paquete o kid que se esté registrando, además de anotar el área a la que
pertenece en la casilla 4.

10.Asesorar y/o Capacitar al personal encargado del levantamiento físico y

entregar
las formas e instructivos al personal encargado del inventario físico.

11.Verificar las condiciones que presentan los bienes muebles a inventariar.

Si los bienes muebles no se encuentran en buenas condiciones, se deberán
concentrar en un lugar específico para efectuar su baja (observar el procedimiento
para la baja de bienes muebles por inutilidad o inaplicación en el servicio).
Si los bienes muebles se encuentran en buenas condiciones.

46
12.Realizar con base a la inspección física el llenado de la tarjeta de Control Global
de Bienes Muebles, utilizando los datos sobre la descripción y valor de los bienes
muebles, contenidos en la documentación existente, por ejemplo: Salidas de
almacén, facturas, transferencias, vale de resguardo, etcétera.

13.En la tarjeta de Control Global de Bienes Muebles, (anexo 1) se deberá verificar

y anotar el número de inventario que le corresponde a cada bien mueble, el cual
se compone de 21 dígitos.
EJEMPLO:

116130403003040100018
11. Los dos primeros dígitos identifican el ramo al que pertenece, o sea la
Secretaría de Educación Pública.
613. Estos tres dígitos, constituye la clave que tiene asignada la Dirección
General de Centros de Formación para el Trabajo de la SEP.
040 Estos tres dígitos, define el centro de trabajo en que se encuentra físicamente
el bien mueble.
30 Estos dos dígitos, identifican la Entidad Federativa.
03. Estos dos dígitos, identifican el año en el que se asigna el equipo al centro de
trabajo o unidad de capacitación.
04 Estos dos dígitos, identifica el área a la que pertenece el equipo.
01 Estos dos dígitos, definen la especialidad donde se ubica el equipo.
00018 Estos cinco dígitos, corresponden al número consecutivo asignado al bien
mueble.
En el anexo: “A” encontrará las claves de creación de los centros de trabajo. “N”
encontrará las claves de áreas y especialidades.
Nota: si, el bien pertenece a la Dirección General, se tomarán los cuatro dígitos
correspondientes al área y especialidad y se le sustituirá por: DIRE.
El número de inventario del ejemplo, significa que el bien mueble está registrado
en

47
la Secretaría de Educación Pública, y en la Dirección General de Centros de
Formación para el Trabajo de la S.E.P, que se encuentra físicamente en la Unidad
de Capacitación Xalapa perteneciente al Estado de Veracruz, se dio de alta en el
año de 2003 al área de electricidad y electrónica en la especialidad de electricidad.
con el número progresivo 00018.

14.Realizar el marcaje a los bienes muebles Instrumentales, en un lugar visible sin

afectar su apariencia, con el número de inventario correspondiente.
15.Elaborar el formato de resguardo en original y copia, recabar la firma del
usuario y entregarle copia del mismo.

16. Capturar la información de las tarjetas de Control Global de Bienes Muebles

en
equipo de cómputo, de acuerdo al Manual para el Control de Inventario de Bienes
Muebles, obtener diskette y listado impreso.

17.Registrar las Tarjetas de Control Global de Bienes Muebles y elaborar oficio

para solicitar el registro de la información del levantamiento físico del inventario, al
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

18.Presentar oficio para el visto bueno del Director de la Unidad Administrativa,

anexando diskette y listado impreso con la información del levantamiento físico
del inventario.

48
  Clasificar activos fijos, materiales y suministros del Instituto

Teniendo la base de datos en Excel, se logró clasificar los diferentes bienes con los
que cuenta la unidad de capacitación, estos se clasifican por Talleres, de los diferentes
cursos, mismo que en su interior cuentan con una bodega, Un Área de mantenimiento
y limpieza, y el Área de Administrativa.

Mencionados en el punto 3 del manual para el control del inventario:

3. Los bienes muebles para los efectos de las presentes normas, se clasifican en:
Bienes muebles. - Los considerados como implementos o medios para el desarrollo
de las actividades que realizan La Dirección General y la Unidad de Capacitación,
siendo susceptibles de registro individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Bienes fungibles.- Son aquellos que, por su utilización en el desarrollo de las
actividades que realiza la Dirección General y Unidades de Capacitación, tienen un
desgaste total o parcial, no siendo susceptibles de ser inventariados individualmente,
dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

49
  Diseñar y desarrollar el sistema para el control del inventario.

En las últimas semanas se realizó el diseño final que tendría el sistema para el control
del inventario del Icatver Unidad Las Choapas, usando la herramienta de Office, Acces.
En el cual se incluyeron todas las características obtenidas en los puntos anteriores.

Ubicación de los distintos Talleres y el Área Administrativa del ICATVER Unidad Las
Choapas

50
1. Panel de Control del Sistema de Inventario

51
2. Formulario para el Registro de los Empleados

3. Formulario para Registrar Proveedores

52
4. Formulario para Registrar Responsables del Producto

5. Formulario para Registrar los Productos

53
6. Formulario para Ingresar los Productos a la UNIDAD

54
7. Formulario para Baja de Producto con vista de la Cantidad Existente y el
valor real

8. Formulario de Entrega de Producto a Responsable

55
Se crearon consultas para conocer diferentes puntos importantes dentro del
control del Inventario tales como

1. UBICACIÓN DE LOS PRODUCTOS

2. VALOR REAL DEL INVENTARIO POR PRODUCTO Y EN GENERAL

56
Se añadió también una consulta general que incluye las dos primeras

57
3.2.- Conclusión

El presente proyecto que se llevó a cabo dentro del Instituto de Capacitación para el
Trabajo del Estado de Veracruz Unidad Las Choapas, diseñándoles un sistema que le
permite registrar de manera digital todos los bienes muebles que el instituto tiene en
existencia dentro de sus diferentes talleres y área administrativa.
Con este sistema se agilizan los tiempos en la entrega de los informes mensuales que
se envía a la dirección general, y al mismo tiempo pueden localizar los productos
dentro de la Unidad de Capacitación, conocer su disponibilidad, así como el valor total
del inventario.
Para el diseño del sistema se tomaron en cuenta las actividades que ya realizaban de
manera física, como el registro y bajas de los bienes, con esto se logró el objetivo
general del proyecto, debido a que el Icatver Unidad Las Choapas toma en cuenta
múltiples aspectos que van desde la satisfacción y bienestar de sus empleados, la
calidad de sus productos, el origen de sus insumos, hasta el impacto ambiental de sus
actividades, sin dejar de lado el efecto que causan sus productos y desechos, es decir,
el impacto social, político y económico que produce su actividad.
El sistema fue entregado al área administrativa más directamente a la Jefa de Oficina,
se les explico el funcionamiento del sistema y procedieron al registro de algunos
materiales los cuales se muestran en las capturas del sistema en el Capítulo III con el
fin de comprobar su funcionamiento y al verificar que todo funcionaba correctamente,
doy por hecho que se cumplió satisfactoriamente el objetivo del proyecto.

58
3.3.- Recomendaciones

Para el uso del sistema se recomienda tener instalado Microsoft Office 2013

Levantamiento Físico dos veces al año, esto solo como comprobación de que lo que
se encuentre registrado dentro del sistema, sea el inventario real dentro de la unidad
de capacitación

El uso del Sistema para el Control del Inventario debido a que la falta de costumbre
puede hacer que esto se deje de lado en poco tiempo si no se le da la importancia que
merece.

59
3.4.- Bibliografía

Jorge Sierra Y Acosta María Virginia Guzmán Ibarra Francisco García Mora. (2011).
Administración De Almacenes Y Control De Inventarios. México: Gasca.

Orlando Espinoza. (2011). La Administración Eficiente De Los Inventarios. Madrid: La

Ensenada.

3.5.- Bibliografía Virtual

Martin Coba Hernández. (2012). Control ABC De Los Inventarios Con Conteo Cíclico
En El Área De Materiales En La Empresa, Herramientas Stanley SA De C.V.

Ana María Camacho García Manuel Santos García (2014) Implementación Y Control
De Inventarios Del Área De Comedor De La Escuela Primaria Nezahualcóyotl.

Héctor Fermín Balderas. (2013). Manual De Procedimientos Para El Registro Y Control

Del Inventario De Bienes Muebles Del H. Ayuntamiento De Teziutlán, Puebla.

Departamento De Recursos Materiales Y Servicios Generales Icatver. (2003). Manual

Para El Control De Inventarios

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