APLIKASI SISTEM
PROSES PRODUKSI
&DISTRIBUSI
(SiPRESISI)/Manufacturi
ng Resource Planning
Pengantar SIPRESISI
Dalam suatu kegiatan industri yang mengaplikasikan peralatan dan suatu medium proses untuk
manginformasikan bahan mentah menjadi barang jadi untuk dijual, maka sangat dibutuhkan
suatu Aplikasi Perangkat Lunak yang dapat mengoptimalkan Proses Produksi& Distribusi yang
terintegrasi. Upaya ini melibatkan semua proses antara yang dibutuhkan untuk produksi dan
integrasi komponen-komponen suatu produk.
Definisi SIPRESISI
Aplikasi Sistem Proses Produksi &Distribusi(SIPRESISI), adalah sistem informasi yang
diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi, maupun
distribusi di perusahaan bersangkutan.
Manfaat SIPRESISI
Secara garis besar, SIPRESISI bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang
menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan
untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan,
mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan
mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; penjualan, pemasaran, pengolahan
produksi, operasional, logistik, pembelian, keuangan, pengembangan produk baru, dan sumber
daya manusia. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan meningkatkan pelayanan pelanggan dan
produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk
e-commerce yang efektif.
SIPRESISI secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi
persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini
nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi,
manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Dari Gambar di atas dapat dijelaskan mekanisme kerja dari sistem SIPRESISI sebagai
berikut, Perencanaan bisnis merupakan langkah pertama dari SIPRESISI dan merupakan
landasannya.Perencanaan bisnis dimulai dengan penetapan pernyataan visi dan misi dari
perusahaan. Pernyataan visi akan menjadi pedoman bagi stakeholders dalam mengelola
perusahaan menuju ke masa depan yang diinginkan. Sedangkan pernyataan misi biasanya
mendefinisikan secara garis besar tentang keberadaan dari perusahaan itu. Bentuk
pernyataan umum dari suatu misi, misalnya: Misi dari perusahaan ini adalah memberikan
produk berkualitas superior kepada pelanggan. Pernyataan misi biasanya berkaitan
dengan pilihan produk dan pasar, jarang menyebutkan isuisu keuangan.Setelah formulasi
misi maka tujuan strategic ditetapkan untuk perusahaan itu.
2. Modul yang di Terapkan dalam Sistem SIPRESISI
Secara modular, software SIPRESISI biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi
serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia. Tapi
untuk lebih jelasnya kita akan mencoba untuk membahas semua modul yang bisa
diterapkan yaitu :
1. MATERIAL AND CAPACITY PLANNING 1
Modul ini digunakan untuk membuat simulasi berbagai skenario alternatif
perencanaan dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untukk menentukan
komponen atau rakitan yang harus dibuat atau dibeli dan kapan harus membuat
ataumembeli.
Paket aplikasi ini mampu menghasilkan rekomendasi untuk membuat atau
memproduksi suatu komponen, dimana komponen diperlukan, rekomendasi
perubahan atas sebuah rencana untuk mencegah penggunaan sebuah work center
secara berlebihan atau kurang pemanfaatannya.
2. MATERIAL AND CAPACITY PLANNING 2
Sistem ini juga dilengkapi dengan electronic planning board, yaitu memudahkan
tampilan grafis sehingga dapat memberikan gambaran atas perubahan pada
pemanfaatan kapasitas dengan segera Menampilkan semua produksi yang
dijadwalkan, status produksi saat ini, pemanfaatan dan ketersediaan kapasitas dan
material.
3. SHOP FLOOR CONROL
Mendukung fleksibilitas dan adaptasi yang cepat atas perubahan kebutuhan dalam
perencanaan dan kendali shop floor, Dapat mencetak order shop setiap saat
diperlukan atau setiap terjadi realokasi material. Cetakan order ini memberikan
fleksibilitas bagi seorang shop foreman untuk membuat salinan jika order harus
dibagi menjadi dua operator. Dapat memonitor dan menjaga kapabilitas shop
order, evaluasi dan penyesuaian tahapan operasi dan komponennya. Order dapat
dijadwalkan ulang, maju atau mundur.
4. QUALITY MANAGEMENT
Mendukung proses studi banding (benchmarking) Fasilitas ini memungkinkan
perusahaan untuk mendefinisikan proses berulang, analisis akar masalah dan
perbaikan yang kontinu atas proses produksi Menawarkan pendekatan yang
menghitung sisa umur pakai tools dan secara otomatis menggilir tools untuk
pemeliharaan berdasarkan pemakaian.
meningkatkan akuisisi ulang untuk proses pembayaran samapai manajemen data secara
efektif, analisa, standar proses dan manajemen penjual.
5. Penjualan/Pendapatan Kas
Kontrol penuh terhadap jumlah penawaran-penawaran dari aktivitas jumlah penjualan
perusahaan adalah dengan mengatur berdasarkan konteks pelanggan dengan sumber daya
keuangan yang bernilai. Otomatisasi penawaran, memasukan permintaan, keuntungan
penjualan, pemanfaatan diskon yang baik, mencegah pembayaran rangkap, peninjauan
secara otomatis dan menghitung perubahan persediaan dan penerimaan kas memegang
kesempatan untuk meningkatkan pelayanan dan kepuasan pelanggan.
6. Pemberitahuan dan Peringatan
Pemberitahuan dan Peringan yang berhubungan denganpersoalan dan identifikasi
masalah utama untuk setiap karyawan. Kombinasi dengan pendekatan pelaporan yang
tersedia, Pemberitahuan dan Peringatan menjamin bahwa SIPRESISI menolong untuk
memudahkan tugas-tugas yang sangat penting untuk menastikan bisnis berjalan dengan
sukses, manajemen juga dapat meningkatkan pengamatan lebih jauh dan tetap
mengetahui semua masalah-masalah mengenai SIPRESISI.
7. Pengeturan Hubungan Dengan Pelanggan
Integrasi lebih lanjut adalah kepada CRM(Costumer Relation Management) sebagai
fungsi peninjau dan menyetir dari kekuatan penjualan sampai peningkatan pipeline dan
pengaturan hubungan dengan klien dari pertama kali berhubungan, sampai kepada
pengiriman produk atau jasa. Jalam masuk ke sebuah sumber informasi pelanggan di
setiap waktu, dari mana saja menolong menyediakan pelayanan yang terbaik untuk
membuat hubungan yang nyata dan berkelanjutan.
8. Inventarisasi
Kontrol, perunutan dan optimisasi seluruh flow bahan Bantu dan material, data dan
aktifitas untuk inventarisasi dan keakuratan pengiriman termasuk penggunaan ruang yang
ideal. Module Inventarisasi menolong untuk mengatur master data jenis barang, nomor
seri/kumpulan, inventarisasi kategori, harga jenis barang and definisi harga alternatif.
Sistem juga mendukung penghitungan dan prunutan persediaan jenis barang,
mengoptimalkan level-level persediaan dan pergerakan persediaan dan evaluasi ulang,
dan untuk daftar pilihan yang dibuat untuk pemesanan penjualan terbuka.
9. Manajemen Produksi
Modul Manajemen Produksi menawarkan fungsi yang sangat penting sekali untuk
mengontrol dan mengoptimalkan proses produksi sebuah perusahaan, dengan kata lain
untuk menghemat biaya dan untuk perbaikan kualitas dan produktivitas bisnis
keseluruhan. Sistim juga memperbolehkan para pemakai untuk memonitor setiap proses
produksi dan perpindahan aspek individual dan atau untuk menkombinasikan mereka
sebagai masukan-masukan ke dalam setiap barang jadi.
10. Ekspedisi/Pengiriman
Module ini mengotomatisasikan perencanaan, eksekusi dan pengaturan pergerakan dari
material/barang jadi dengan gudang dengan baik dan pengiriman yang tepat waktu
kepada pelanggan. Modul ini membantu dalam menentukan metode dasar pengiriman
yang terbaik untuk yang lebih disukai pelanggan & biaya, memilih penjagaan yang benar,
rute dan tarif dan dalam hal konsolidasi dan tempat yang efisien untuk beban.
11. Pelaporan & Analisa
Untuk menjaga keputusan operasional sejajar dengan strategi perusahaan untuk jangka
panjang, hal ini penting untuk setiap karyawan, perusahaan-keseluruhan hal ini
menyediakan pelaporan dan analisa yang spesifik dan yang sesuai. SIPRESISI
mendukung setiap orang dengan sebuah kelengkapan dan fleksibilitas dari pelaporan dan
alat untuk menganalisa. Inisiatif bisa dengan sebuah sistim peringatan, atau sebuah ide
baru, pemakai memiliki sebuah perlengkapan yang kuat dari alat untuk investigasi,
analisa dan perubahan model terhadap proses bisnis dan kebijaksanaan.
Implementasi SIPRESISI dalam Perusahaan Manufaktur
Meskipun pada saat ini SIPRESISI hanya populer sebagai suatu software system untuk
perusahaan manufaktur, namun di masa mendatang system SIPRESISIakan menjadi suatu proses
bisnis manufaktur yang handal. Di masa mendatang SIPRESISIakan menjadi sistem perencanaan
bisnis terintegrasi beserta proses eksekusi untuk mengelola fungsi-fungsi operasional dan
pendukung dari suatu perusahaan manufaktur.
Sistem SIPRESISI dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' - proses
umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku
untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan
manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem SIPRESISI, maka industri kita juga harus mengikuti
'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Di sini banyak timbul masalah dan
tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya misalnya, bagaimana merubah proses
kerja kita menjadi sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistem SISPRESISI, atau
merubah sistem SIPRESISI untuk menyesuaikan proses kerja kita. Management sebagai ganti
dari sistem produksi sebelumnya. Berikut adalah perbandingan system managemen
menggunakan Non-SIPRESISI dengan yang menggunakan SIPRESISI :
Gambar SIPRESISI
Terlihat jelas dari gambar di atas bahwa penerapan SIPRESISI pada perusahan lebih efisien
sehingga produktivitas karyawan bisa meningkat. SIPRESISI merupakan fungsi sistem aplikasi
software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena
dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok, mengurangi cycle
time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta berdampak pada
peningkatan benefit (profit) perusahaan.
Banyak kalangan pengusaha Indonesia yakin bahwa menggunakan teknologi e-business dapat
membenahi kinerja perusahaan, khususnya, yang terkait dengan upaya mengefisiensikan kinerja
operasional perusahaan Penelitian yang dilakukan oleh warta ekonomi memperlihatkan bahwa
hampir 54,2 % perusahaan yang menjadi responden sudah menerapkan berbagai aplikasi/solusi
e-business diantaranya SIPRESISI, supply chain management dan customer relationship
management
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat
implementasi SIPRESISI :
1. SIPRESISI adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk
kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh
adanya SIPRESISI harus terlibat dan memberikan dukungan.
2. SIPRESISI ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan
sebaliknya. Tujuan implementasi SIPRESISI adalah untuk meningkatkan daya saing
perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi produksi, jangan berusaha membuat
sendiri praktek implementasi SIPRESISI. Ada metodologi tertentu untuk implementasi
SIPRESISI yang lebih terjamin keberhasilannya.
Keuntungan Penggunaan SIPRESISIyaitu :
1. Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan
mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi
peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk
perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis
bisnis yg berbeda-beda.
Keuntungan yg bisa diukur meliputi: Penurunan inventori, Penurunan tenaga kerja secara
total, Peningkatan service level, Peningkatan kontrol keuangan dan Penurunan waktu
yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi.
Kelebihan SIPRESISIyaitu :
1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi,
produktifitas dan efisiensi yang tepat.
2. Rancangan Perekayasaan
3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang komplek.
5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori,
dan pembiayaan.
6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level
inti.
Kesimpulan
Sistem Proses Produksi &Distribusi (SIPRESISI) mengintegrasikan banyak informasi yang
saling berhubungan, terutama informasi yang berasal dari lantai pabrik (shop floor) dengan
informasi akuntansi dan keuangan, sehingga akan memberikan informasi komprehensif dan
terintegrasi yang berguna untuk komunikasi di antara orang-orang dalam sistem manufaktur itu,
serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat
keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan. Melalui komunikasi yang baik
juga akan meningkatkan keharmonisan kerjasama antardepartemen dalam perusahaan
manufaktur .