BAB I

PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang Praktek Kerja

Pengelolaan dan pemeliharan arsip di dalam sebuah lembaga pendidikan

sangat penting peranannya untuk menunjang kinerja dari perusahaan tersebut,

dan dalam pelaksanaannya haruslah sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar
berjalan dengan baik. Bidang Kearisipan merupakan salah satu bagian kerangka
tubuh FE UI, sangat berpengaruh untuk menunjang kelancaran proses kerja dari
lembaga, salah satu fungsi dari bidang ini yaitu mengelola pengarsipan
data/dokumen yang berhubungan dengan FE UI. Berdasarkan uraian di atas maka
penulis tertarik untuk mengkaji lebih lanjut dalam bentuk laporan yang berjudul
Praktek dan Observasi di Pusat Arsip Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Praktek kerja dilakukan dalam rangka kegiatan perkuliahan administrasi
arsip program studi manajemen informasi dan dokumen program vokasi UI. Hal
ini bertujuan untuk memberikan pemahan terhadap mahasiswa

mengenai

pengelolaan arsip dengan cara praktek langsung melalui tahapan yang sistematis
mulai dari pembuatan deskripsi arsip, klasifikasi, hingga membuat daftar pertelaan
arsip. Arsip yang menjadi bahan pengelolaan disini adalah arsip Fakultas
Ekonomi UI yang pusat kearsipannya terletak di gedung Dekanat lantai 2 ruang
Prof R.Soeriaatmadja. Pusat kearsipan FE UI ini termasuk dalam kategori on-site
records center karena lokasinya masih berada di lingkungan FEUI dan
pengolaannya ditangani oleh FEUI sendiri. Meskipun belum maksimal pusat
kearsipan FEUI sudah menjalankan fungsinya sebagai pusat arsip. Yaitu:

Efisiensi dan ekonomis dalam menyimpan, temu balik dan pengaturan

arsip
Menjaga arsip dari akses dan pengrusakan oleh pihak-pihak yang tidak
bertanggung jawab dalam rangka memenuhi kewajiban terhadap pemilik

arsip
Melindungi arsip yang disimpan dari resiko bencana alam seperti
kebakaran, banjir, gempa bumi, dan lain sebagainya.

1.2

Sejarah Terbentuknya Unit Sekretariat Fakultas Ekonomi

Berawal dari terbentuknya Unit Kerja Kantor Arsip di UI yang berada

dibawah struktur tanggal 16 April 2009 tentang Penetapan Kantor Arsip dan
Uraian Tugas di Lingkungan Universitas Indonesia, maka seiring dengan
perkembangan tersebut membawa pengaruh yang positif untuk pengelolaan
kearsipan di fakultas-fakultas termasuk Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
(FEUI). FEUI saat ini belum ada unit kearsipan, namun pengelolaan arsip telah
dilakukan di Sekretariat Fakultas dan masih berada di bawah koordinasi Sekretaris
Fakultas dan Bagian Perencanaan dan Pengembangan (Renbang) FEUI.
Pengelolaan arsip sekretariat Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI)
telah dirintis sejak tahun 2006. Hingga saat ini tahun 2013 tim arsip Sekretariat
Fakultas telah memiliki tiga (3) tenaga arsiparis. Dan mulai tanggal 1 September
2012 telah digunakan satu (1) ruangan berukuran 4,5 x 9 m eks ruangan Pusdatin
di gedung Dekanat FEUI lantai 2 yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan
arsip vital, arsip penting milik FEUI. Rencana kedepannya bila memungkinkan
ruangan tersebut akan dikembangkan menjadi suatu Pusat Arsip FEUI, yang kelak
akan menjadi sumber informasi dan sejarah FEUI yang cepat dan akurat.
1.3

Visi dan Misi Unit Kearsipan FEUI :

1. Pembenahan arsip di seluruh Lingkungan FEUI, mulai unit kerja hingga
Departemen, Program Studi.
2. Mensosialisasikan pengaplikasian Pola Klasifikasi Kearsipan yang telah
distandarisasikan UI di Lingkungan FEUI.
3. Pendataan arsip dinamis aktif dan inaktif yang kemudian di back-up ke
dalam suatu

sistem digital untuk memudahkan penemuan kembali

arsip/dokumen.
4. Menjadikan arsip sebagai memori kolektif serta memberikan akses
seluas-luasnya demi kelancaran kinerja di Lingkungan FEUI.
5. Membuat suatu Pusat Arsip FEUI yang kelak akan menjadi sumber
informasi dan sejarah FEUI yang cepat dan akurat

1.4. Tujuan Penulisan

Adapun Tujuan Penulisan Laporan ini adalah sebagai berikut :
1. Secara praktis
a. Bagi Penulis
Menambah wawasan dan pengetahuan serta memenuhi tugas Laporan
praktek mata kuliah manajemen pusat arsip.
b. Bagi Lembaga
Sebagai sumbang saran dan masukan terhadap pelaksanaan kegiatan
kearsipan di FEUI
c. Bagi Program
Sebagai bahan referensi untuk laporan Kerja Praktek umumnya dan
khususnya pada program studi Manajmen Informasi dan Dokumen
(MID)
2. Secara Keilmuan
Sebagai bahan informasi dari penelitian lebih lanjut terutama yang
berhubungan dengan pengembangan ilmu pengetahuan, serta sebagai
aplikasi teori yang telah dipelajari diperkuliahan.
1.5

Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan pada karya tulis ini disusun sebagi berikut :
BAB I
PENDAHULUAN
Menjelaskan bagaimana latar belakang di didirikannya unit
kearsipan FEUI
BAB II

LITERATUR/BACAAAN
Memberikan gambaran dasar
Perpustakaan

Perguruan

mengenai

Tinggi

sebagai

Pusat

Arsip

pengantar

dan
untuk

memahami pembahasan dalam bab III dan bab V.

BAB III

PEMBAHASAN DAN PRAKTEK DI LAPANGAN

Membahas mekanisme yang dilakukan saat praktek di lapangan
(FEUI)

BAB IV

HASIL DAN DISKUSI

BAB V

PENUTUP
Menyajikan poin-poin penting yang didapat dari kuesioner dan
simulasi yang dilakukan.

BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi
pemerintah,swsta dan/ atau perorangan mengenai suatu peristiwa atau hal dalam
kehidupannya,dalam corak apapun,baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok,yang

memiliki

nilai

guna

tertentu,dan

disimpan

secara

sistematis,sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan

cepat (Y. Suraja,2006: 33). Arsip menurut James Gregory (1991:3) merupakan

rekod yang telah dikelola oleh pemerintah,institusi atau organisasi publik dan
swasta,kelompok orang atau indovidu,kapan pun dibuat,bentuk dan tampilan,yang
tidak lagi dibutuhkan untuk meakukan kegiatan bisnis sehari-hari ,tetapi
disimpan,baik sebagai bukti dari asal-usul,struktur,fungsi,maupun kegiatan atau
karena nilai dari informasi yang terkandung di dalamnya,apakah arsip tersebut
telah dipindahkan ke lembaga arsip ataupun belum.
Secara hukum,kegiatan kearsipan telah di atur dalam Undang-Undang No.
43 Tahun 2009. Dimana disebutkan bahwa arsip ialah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dapat diambil garis besar dari
pengertian-pengertian tersebut bahwa arsip ialah rekaman kegiatan organisasi baik
individu,pemerintah ataupun swasta yang disimpan guna kegiatan di masa depan.
Selanjutnya arsip dapat digunakan sebagai fungsi informasi,barang bukti dan
bahan pertanggung jawaban. Untuk menghasilkan nilai guna yang efektif seperti
yang sudah disinggung maka arsip kemudian diolah melalui kegiatan kearsipan
agar memudahkan proses temu kembali yang berakibat langsung terhadap
efektifitas dan kefesiensian kinerja organisasi.
Sutarto (1997:200) mengungkapkan bahwa arsip sebagai kumpulan
rekaman yang memiliki nilai gua tertentu,disimpan secara sistematis,dan dapat
diketemukan kembali dengan cepat. Fungsi arsip adalah menjadi sumber data atau
informasi yang di butuhkan setiap orang ataupun sekelompok pejabat atau
pegawai untuk keperluan pelanksanaan tugas,fungsi dan pekerjaan di dalam
organisasi dan kebutuhan individual. (Y.Sruraja (2006:37). Fungsi arrsip pada
intinya ialah sebagai ingatan organisasi,sarana pengambilan keputusan,bahan
bukti organisasi dan digunakan untuk kepentingan organisasi yang lain.
2.1.1 jenis arsip
Dalam UU No. 43 Tahun 2009 diuraikan jenis-jenis arsip sebagai berikut :

Arsip Dinamis : arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Y. Suraja (2006:37) menambhakan bahwa arsip dinamis ialah arsip
yang masih digunakan dalam penyelenggaran dan pelaksanaan
tugas sehari-hari yang berfungsi sebagai salah satu sumber data
atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan,pelaksanaan,penyelenggaraan kehidupan organisasi
dakebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung
dalam

penyelenggaraan

adminstrasi

organisasi

swasta

dan

administrasi negara.
Arsip Dinamis aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus. Dalam bahan perkuliahan Nina Mayesti
menambahkan arsip dinamis aktif dipelihara ditempat asal rekod
tersebut diciptakan atau diterima dan digunakan sedikit-dikitnya 10

kali dalam setahun.

Arsip Dinamis inaktif : arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun. Dalam bahan perkuliahan Nina Mayesti menambahkan
arsip dinamis inaktif disimpan di suatu tempat tertentu yang
dikenal dengan istilah pusat rekod,dan berdasarkan nilai gunanya
akan diputuskan apakah rekod tersebut kemudian dimusnahkan

atau disimpan permanen.

Arsip vital adalah arsip

yang

keberadaannya

merupakan

persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip,

tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau

hilang.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.2 Manajemen Arsip Inaktif

Menurut Kennedy (1998:3),manajemen arsip inaktif merupakan elemen

dari program manajemen arsip dinamis yan komprehensif. Adapun cakupannya
ialah memilih fasilitas penyimpanan,mengembangkan prosedur untuk pemindahan
arsip,menentukan prosedur pemusnahan dan tanggung jawab dalam pengelolaan
arsip dinamis inaktif. Dilain pihak,wallace (1994:2) mengemukakan ruang
lingkup

manajemen

arsip

inaktif

secara

lebih

sederhana

yaitu

pemindahan,penyimpanan,dan pemusnahan/penyerahan.
2.2.1 Pemindahan
Pemindahan merupakan salah satu kegiatan penyusutan yang
dilaksanakan dalam kegiatan kearsipan. Pemindahan disini dilakukan dari Unit
pengolah ke Unit Kearsipan. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan
memperhatikan bentuk dan

media arsip. Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan

melalui kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
Pemindahan arsip inaktif di ingkungan pemerinahan daerah
provinsi,kabupaten/kota,dan perguruan tinggi dilakukan terhadap arsip
yang memiliki retensi di bawah 10 tahun dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan sedangkan yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 tahun
dilakukan dari Unit Kearsipan ke Lembaga Kearsipan. Pemindahan arsip inaktif
dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah,dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif dilakukan dengan
penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.
Berita acara dan daftar arsip inaktif yang

dipindahkan

ditandatangani

oleh

pimpinan unit pengolah dan pimpinan Unit Kearsipan.

2.2.2 Penyimpanan

Nina Mayesti (2011:7) mengungkapkan yang dimaksud dengan

penyimpanan adalah mengelola penyimpanan arsip dinamis inaktif sesuai dengan
masa retensinya serta memilik media penyimpanan yang sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Sulistyo Basuki (2003: 287) menjelaskan dalam menentukan cara yang
paling cocok untuk menyimpan arsip dinamis inaktif dilihat dari segi manajemen
arsip dinamis dan pemakai memerlukan 3 pertimbangan,yaitu :
1. Pengembangan jadwal pemusnahan
Jadwal pemusnahan termuat dalam Jadwal Retensi Arsip yang
mana keberadaannya untuk menjamin bahwa arsip dinamis tetap
dipertahankan dalam jangka yang sesuai dengan nilainya juga
digunakan untuk transfer arsip.
2. Keputusan menyangkut media penyimpanan
Manajer arsip dinamis mengambil keputusan mengenai format
arsip yang ingin disimpan,apakat dalam format kertas,magnetik
ataupun optik.
3. Keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan
Keputusan ini menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi
sebuah badan koorperasi,bagaimana merencanakan pembiayaan
fasilitas serta metode pemusnahan yang paling sesuai.
Kegiatan yang dilakukan dalam proses penyimpanan ialah dimulai
dari penerimaan arsip dari Unit Pengolah atau pencipta lalu diolah melalui
pendeskripsian dengan memberikan kode dan indeks yang selanjutnya
arsip yang telah diberikan kode disimpan di dalam amplop dan
dimasukkan ke dalam boks. Setelah arsip yang berdasarkan kode tersebut
disimpan ke dalam boks,boks-boks selanjutnya diletakkan ke dalam rak
terbuka yang kemudian disimpan sampai masa retensinya habis yaitu
musnah maupun disimpan permanen. Untuk memudahkan dalam temu
kembali,di

boks-boks

tersebut

ditempeli

label

yang

memuat

kode,indeks,dan lokasi boks di dalam rak arsip. Selama arsip menunggu

untuk dilanjutkan ke kegiatan penyusutan,maka arsip tersbut dipelihara
dan di prservasi jika kondisi arsip sudah mulai rusak. Selain kegiatan
pengolahan dan pemeliharaan,di dalam proses penyimpanan ini juga

dilakukan kegiatan pengaksesan arsip maka dari itu diatur mengenai akses
dan sistem keamanan dalam proses penyimpanan.
Fasilitas-fasilitas penyimpanan arsip yang pokok menurut Y. Suraja
(2006:170) :

Rak arsip
Dianjurkan untuk mempergunakan rak logam agar tahan
lama dan ukuran rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6
inc. guna mempermudah ketika membersihkan lantai

karena kebersihan lantaipun perlu dijaga.

Lemari Arsip
Sebaiknya digunakan lemari besi yang tertutup tetapi perlu
diperhatikan letak boks arsip satu sama lain yaitu harus
disusun secara renggang,tidak terlalu rapat. Lemari juga
harus sering dibuka serta diperiksa untuk melihat

kemungkinan tumbuhnya jamur dan serangan serangga.

Mobile Shelving/Roll opact
Merupakan rak yang bisa digeser-geser dan dipindahkan

sehingga disebut mobile.

Guide
Merupakan kartu skat atau pemisah antara golongan
masalah.sub masalah yang diletakkan di dalam rak

arsip/filing cabinet.
Folder dan Map Gantung
Digunakan untuk meyimpan arsip aktif yang kemudian

dimasukkan ke dalam filing cabinet.

Kotak Arsip (Boks)
Digunakan untuk menyimpan arsip inaktif,memuat berkas
yang memiliki satu masalah.

2.2.3 Penyerahan/Pemusnahan
Merupakan rangkaian dari proses penyusutan dalam daur hidup
arsip yang berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip
Menurut UU No. 43 tahun 2007 ialah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka waktu penyimpanan/retensi,jenis arsip,dan keterangan
yang berisikan rekomendasi jenis arsip dimusnahkan,dinilai kembali atau
dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan. Penyerahan

yang dimaksudkan ialah diserahkan ke lembaga kearsipan yaitu ANRI bagi

instansi pemerintah dan swasta serta Lembaga Kearsipan Pergutuan
Tinggi. Pemusnahan yang dimaksud ialah mengurangi volume arsip
dengan berbagai cara seperti peleburan,pencacahan,ataupun pembakaran.
Kriteria arsip yang diserahkan menurut UU No. 43 Tahun 2009,ialah:
a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau
c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
Penyerahan arsip wajib dilaksanakan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan
perusahaan swasta. Perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai
dengan anggaran negara, APBD, dan/atau bantuan luar negeri belum
mempunyai lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib menyerahkan arsip
statis kepada lembaga kearsipan daerah. Penyerahan arsip statis menjadi
tanggung jawab pimpinan pencipta arsip. Arsip statis yang diserahkan oleh
pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang
autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan. Dalam hal arsip statis
yang diserahkan tidak autentik maka pencipta arsip melakukan autentikasi.
Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi,lembaga kearsipan
berhak untuk menolak penyerahan arsip statis. Dalam hal arsip statis yang
tidak diketahui penciptanya, autentikasi dilakukan oleh lembaga kearsipan.
Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:
a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit
kearsipan;
b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta
arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya

10

disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah
kewenangannya;
e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan
f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar
arsip yang akan diserahkan.
Pemusnahan menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:
a. tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA;
c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
a. pembentukan panitia penilai arsip;
b. penyeleksian arsip
c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
d. penilaian oleh panitia penilai arsip;
e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g. pelaksanaaan pemusnahan:

11

1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan
tidak dapat dikenali;
2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum
dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan;
dan
3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan.
2.3 Pengertian Pusat Arsip
Suatu instansi disebutkan dalam UU No. 43 Tahun 2007 harus memiliki :

Unit Pengolah satuan kerja pada pencipta arsip yang

mempunyai tugas dan tanggung jjawab mengolah semua
arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di

lingkungannya.
Unit Kearsipan satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai

tugas

dan

tanggung

jawab

dalam

penyelenggaraan kearsipan.
Telah dijelaskan sebelumnya mengenai penyimpanan arsip yang
merupakan salah satu kegiatan dari manajemen arsip dinamis inaktif. Nina
Mayesti (2011:8) mengungkapkan tempat penyimpanan arsip dinamis inaktif dan
tempat menunggu sampai arsip tersebut dimusnahkan dikenal dengan istilah Pusat
Rekod dan Unit Kearsipan. Pusat rekod sendiri ialah suatu bangunan atau ruangan
yang biasanya dirancang sebagai pusat penyimpanan dan pelayanan arsip dinamis
inaktif. Menurut UU No. 43 Tahun 2009, Pusat Arsip/Unit Kearsipan wajib
dibentuk oleh setiap lembaga negara,pemerintahan daerah,perguruan tinggi
negeri,BUMN,dan BUMD.
2.3.1 Tujuan dan Fungsi
Menurut Peen (1994: 229) sasaran yang hendak dicapai dalam
mengadakan dan mengoperasikan sebuah Pusat Rekod adalah :

12

Efisiensi dan ekonomis dalam menyimpan,temu balik arsip,dan

pengaturan rekod semiaktif dan inaktif.

Menjaga rekod dari akses dan pengrusakan oleh pihak-pihak

yang tidak bertanggung jawab.

Melindungi rekod yang disimpan dari resiko bencana alam
seperti kebakaran,banjir,gempa bumi,dan lain sebagainya.

Sulistyo

Basuki

(2003:289)

menyebutkan

beberapa

tujuan

pembentukan pusat arsip dinamis inaktif :

Mengurangi volume total arsip dinamis yang disimpan dikantor
dan ditempat penyimpanan,dengan demikian mengurangi biaya

penyimpanan arsip dinamis.

Mengendalikan dan mengawasi arus arsip
Membebaskan ruang dari penyimpanan arsip dinamis inaktif

dan mengurangi perlengkapan yang diperlukan

Menyususn sistem temu kembali yang efisien,membuat akses ke

arsip dinamis bila diperlukan untuk pengambilan keputusan

Menyelenggarakan pengamanan total atas arsip dinamis inaktif
milik badan korporasi.

2.3.2 Jenis
Nina Mayesti (2011:9) mengungkapkan jenis-jenis pusat arsip ialah
sebagai berikut :

On-site storage, jenis pusat rekod ini berada dalam lokasi yang
sama

dengan

tempat

aktifitas

organisasi,

sehingga

lebih

memudahkan dan aman dalam pengawasan serta cepat dalam

proses pemindahan rekod. Karena itu pusat rekod ini biasanya

dipilih oleh organisasi yang jumlah rekodnya tidak terlalu besar.

Off-site Storage, pusat rekod ini berada terpisah dari lokasi tempat
aktifitas organisasi namun tetap merupakan milik dan dikelola oleh
organisasi itu sendiri. Pusat rekod jenis ini biasanya dipilih karena

jumlah rekod organisasi sudah terlau banyak.

Komersil, pusat rekod jenis ini merupakan pusat rekod yang disewa
oleh organisasi. Dalam hal ini organisasi telah menyerahkan
pengelolaan rekod in-aktifnya kepada pihak pusat rekod komersil
13

tersebut, namun tetap bekerjasama secara aktif dalam pengawasan

serta berhak memperoleh laporan rutin dari pihak pusat rekod
komersil. Biasanya organisasi memilih jenis pusat rekod ini karena
tidak memiliki tempat yang memadai atau kurangnya tenaga
pengelola yang ada (Diamond, 1995: 70)
Dari uraian singkat diatas,sudah cukup terlihat perbedaan mendasar
yang dimiliki kedua pusat arsip tersebut terletak pada :
Besar/kecilnya organisasi
Arsip yang dihasilkan
Anggaran biaya
Kebutuhan organisasi yang bersangkutan
Kenyamanan dalam melaksanakan pengawasan dan
pemindahan rekod
2.3.3 Syarat dan Kriteria

Konstruksi bangunan meliputi drainase,temperatur dan kelembapan

Fasilitas pelindung kebakaran meliputi detektor panas dan

asap,sprinkler,serta tabung pemadam kebakaran

Kebersihan
Keamanan
Kenyamanan
Pemusnahan
Fasilitas penyimpanan
SDM
Biaya

2.3.4 Layanan dan Akes

Layanan dan akses yang diberikan mencakup arsip dinamis inaktif
dan keseluruhannya diatur menggunakan skema keamanan dan akses arsip.
Layanan dapat diberikan kepada pihak yang berkepentingan sesuai dengan
kebijakan masing-masing organisasi atau instansi. Akses arsip adalah
ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi
legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip. Menurut Pugh (1992) akses secara singkat diartikan
sebagai siapa yang dapat melihat apa dan kapan. Menurut Sulistyo
Basuki (2003:226) akses dibedakan menjadi akses ke peralatan yaitu lebih
kepada media penyimpanan elektronik dan akses informasi arsip dan arsip
14

dinamis yang mecakup akses terhadap arsip dinamis kertas dan arsip
dinamis elektronik.

BAB III
PEMBAHASAN DAN PRAKTEK DI LAPANGAN
Dalam kesempatan kali ini,seperti yang sudah disinggung sebelumnya
merupakan pelaksanaan kegiaan observasi dan praktek di lingkungan Unit
Kearsipan Faklutas Ekonomi. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FEUI)
sendiri dipimpin oleh Dekan dan didampingi oleh seorang Wakil Dekan. FEUI
memiliki 3 Departemen yang masing-masing membawahi program studi mulai
dari Program diploma sampai dengan Doktoral. Berikut struktur Unit Kearsipan
dalam organisasi Fakultas Ekonomi :

DEKAN

WAKIL
DEKAN
SEKRETARIAT
FAKULTAS

Guna

menunjang

berjalannya

kegiatan

yang

ada

di

Fakultas

Ekonomi,didirikanlah bagian Unit Kearsipan dengan nama Bagian Sekretariat

15

Fakultas Ekonomi. Unit ini belum terdapat pada struktur organisasi sehingga
berada didalam Sekretariat Fakultas. Unit ini bertanggungjawab untuk mengelola,
menyimpan, menjaga dan memelihara arsip inaktif di lingkungan organisasi
Fakultas Ekonomi. Arsip yang disimpan di unit ini adalah arsip yang sudah ada
sejak tahun 1970, Arsip yang mereka simpan memang tergolong sudah cukup
lama karena

mereka belum berani untuk melakukan kegiatan pemusnahan

terhadap arsip-arsip tersebut hal ini disebabkan kerena belum mempunyai backup
data dalam bentuk lain.
Arsip yang dikelola oleh unit kearsipan FE terdiri dari arsip dinamis
aktif,inaktif dan statis. Namun menurut hasil observasi yang kami lakukan pada
kenyataannya 70% arsip yang berada di unit kearsipan merupakan arsip aktif
dekan dan arsip aktif unit kerja yang seharusnya dikelola oleh sekretaris dakan
dan uniti kerja. Hal ini disebabkan karena sekretaris dekan belum bisa menangani
arsip aktif dekan seperti surat masuk dan keluar dekan dengan baik. Faktor
lainnya ialah dari pihak unit kerja seringkali merasa kesulitan untuk membenahi
arsip aktif mereka, sering merasa kehilangan arsip serta tidak dapat menemukan
kembali arsip ketika dibutuhkan sehingga mereka lebih suka memberikan arsip
aktif mereka ke unit kearsipan agar dapat terkelola dengan baik. Namun tidak
semua unit menyerahkan arsip aktif atau inaktifnya ke Unit Kearsipan
dikarenakan beberapa hal,seperti ketidak percayaan Unit Pencipta untuk
menyerahkan arsipnya serta menganggap bahwa arsip mereka ialah hak milik
yang hanya digunakan untuk mereka.
Kesempatan kali ini dimanfaatkan untuk mengamati dan mengobservasi
kinerja arsiparis,keberadaan dan kelayakan Pusat Arsip/Unit Kearsipan,dan
melakukan praktek guna mengetahui secara real di lapangan. Berikut hasil
observasi dan praktek yang dilakukan sebanyak 4x pertemuan di Unit Kearsipan
Fakultas Ekonomi :
3.1 Manajemen Arsip Dinamis
Pertemuan hari pertama diawali dengan menjelaskan maksud dan tujuan
serta memulai mewawancarai narasumber yaitu Ibu Iin mengenai kuisioner atau

16

daftar pertanyaan yang telah disiapkan. Dari hasil wawancara tersebut

terkumpulah jabaran informasi mengenai kegiatan kearsipan di Fakultas Ekonomi
sebagai berikut

Penciptaan arsip
Arsip yang dihasilkan di lingkungan organisasi Fakultas Ekonomi
diciptakan oleh masing-masing unit kerja mulai dari pembuatan surat, berkas
kegiatan,dan dokumen lainnya. Untuk Unit Kearsipan FE sendiri menerima arsip
inaktif yang berasal dari unit kerja namun mereka juga menerima arsip aktif yang
berasal dari sekretaris dekan. Kegiatan penerimaan arsip aktif dari sekertaris
dekan dikarenakan arsip-arsip dekan merupakan arsip penting sehingga perlu
terkelola dengan baik untuk itu Unit Kearsipan ditugaskan pula secara langsung
mengontrol arsip dekan mulai dari penciptaan hingga arsip sudah menjadi inaktif.
Pengawasan penciptaan arsip dekan dikelola berdasarkan surat masuk dan surat
keluar, dimana surat masuk langsung dicatat kedalam buku agenda dan untuk
surat keluar mereka langsung memberikan nomor guna kepentingan keamanan
dari setiap arsip. Selain itu penomoran tersebut langsung dicatat kedalam DPA
unit kerasipan sehingga mudah terkendali.
Dalam proses penciptaan atau penerimaan arsip Unit Kearsipan FE
membedakannya menjadi arsip penting,vital, dan umum. Arsip penting dan vital
lebih didahulukan untuk dikelola sehingga dapat segera diberkaskan dan disimpan
hal ini dikarenakan arsip tersebut sering dicari dan diminta atau dengan kata lain
frekuensi penggunaannya tinggi.
Pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif
Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih
tinggi. Arsip aktif ini berada diseluruh lingkungan unit kerja dimana arsip tersebut
dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian tugas dan pengambilan keputusan.
Di lingkungan Fakultas Ekonomi dalam pengelolaan arsipnya menganut azas
campuran dimana sentralisasi dalam organisasi kerasipan, pembinaan, sosialisasi,
perlindung dan penyelamatan, konsultasi kearsipan dan standarisasi sarana dan
prasarana. Desentralisasi untuk pengolahan dan penyimpanan arsip aktif dimana

17

arsip dinamis aktif dikelola oleh masing-masing unit kerja serta dikelola juga
dimasing-masing unit program studi, sedangkan untuk arsip inaktif dikelola oleh
satu unit yaitu Unit Kearsipan. Khusus arsip dekanat baik aktif dan inaktif
dikelola oleh unit kearsipan, surat masuk dan keluar untuk dekanat juga dikelola
oleh Unit Kearsipan dengan alasan arsip dekanat merupakan arsip penting
sehingga harus terkelola dengan baik. Untuk beberapa unit kerjapun menyerahkan
arsip aktifnya untuk dikelola di unit kearsipan karena mereka merasa kewalahan
dan tidak paham mengenai pengelolaan arsip yang baik.
Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang sudah menurun frekuensi
penggunaannya, artinya arsip ini sudah jarang sekali dipergunakan untuk
penyelesain pekerjaan,pengambilan keputusan dan digunakan paling tidak dua
kali dalam setahun. Tujuan pengelolaan arsip inaktif ialah untuk kepentingan
keamanan dan penyediaan kembali informasi ketika dibutuhkan secara cepat dan
tepat. Di lingkungan kerja Fakultas Ekonomi yang bertanggung jawab terhadap
pengelolaan arsip inaktif ialah Unit Kearsipan,dimana dalam penyimpanan arsip
menggunakan skema klasifikasi Universitas Indonesia. Ketika arsip masuk ke
Unit Kearsipan mereka langsung mencatat arsip tersebut agar dapat disimpan
kedalam database komputer, yaitu kedalam daftar pencarian arsip (DPA)
menggunakan aplikasi ms.excel yang berisi nomor surat, judul, subjek,asal surat
dan kode box serta file. DPA ini berfungsi sebagai alat penelusur untuk pencarian
arsip. Penyimpanan dan pemberian kode klasifikasi arsip menggunakan skema
klasifikasi Universitas Indonesia yang memang sudah dibuat seragam dalam
lingkungan organisasi Universitas Indonesia. Setelah dilakukan pencatatan di
DPA, Arsip disimpan dimasukan kedalam ordner lalu disusun dirak berdasarkan
pengelompokannya masing-masing. Lalu Unit Kearsipan menentukan waktu
hidup arsip menggunakan pedoman JRA milik Universitas Indonesia.
Skema hubungan antara arsip dinamis aktif dan inaktif dapat digambarkan seperti
berikut:
Surat

Unit Pengolah

Unit Kearsipan

Ekspedisi

18

Untuk surat masuk dekan dapat digambarkan sebagai berikut

Surat
Masuk

Dicatat

Diberi Kode

Input di Daftar
Arsip/DPA

Untuk surat keluar dekan sebagai berikut

Surat keluar
dibuat

Diberi
nomer/kode

Ekspedisi

Pemberkasan arsip
Kegiatan pemberkasan adalah cara atau metode yang digunakan untuk
menata, mengatur, dan menyimpan dokumen didalam berkas dan mengatur berkas
dalam susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi, indeks,
dan kartu tunjuk silang. Tujuan pemberkasan yaitu untuk mempermudah
penemuan kembali arsip secara cepat dan tepat, serta sebagai sarana penunjang
kelancaran pelaksanaan penyusutan arsip yang berhasilguna dan berdayaguna. Di
Unit Kearsipan FE melakukan kegiatan pemberkasan dengan mengelompokkan
arsip berdasarkan subjek yang mengacu pada pola klasifikasi UI dimana terdapat
9 kelas utama yang terbagi menjadi dua kategori kegiatan yaitu:
KEGIATAN SUBTANTIF (2 pokok masalah)
1. PDP
2. PPM

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

KEGIATAN FASILITATIF (7 pokok masalah)

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

KEU
SDM
OTL
HKP
HMI
LOG
RTK

KEUANGAN
SUMBERDAYA MANUSIA
ORGANISASI DAN TATA LAKSANA
HUKUM DAN PENGAWASAN
HUMAS DAN INFORMATIKA
LOGISTIK
RUMAH TANGGA KANTOR

19

Untuk arsip yang disimpan di unit ini terdapat beberapa jenis diantaranya dalam
bentuk kertas yaitu terdapat SK, surat kebijakan pimpinan, berkas kegiatan unit
kerja dan lain-lain selain itu juga terdapat dalam bentuk CD yaitu hasil dari alih
media dan album foto. Arsip yang telah selesai diberkaskan akan dibuatkan daftar
inventorinya yaitu dengan membuatkan DPA kedalam bentuk excel yang
berfungsi sebagai metadata dari arsip dan sarana temu kembali. Untuk proses
pengolahan suatu berkas dari penerimaan hingga siap untuk disimpan para
arsiparis biasanya dapat mengerjakan satu hari untuk arsip yang rapih namun
untuk arsip yang berantakan mereka dapat memberkaskannya dalam waktu tiga
hari untuk satu ordner. Dalam kegiatan pemberkasan ini hal yang sering menjadi
kendala adalah pada saat perbedaan presepsi mengenai subjek dari sebuah
dokumen dalam pemberian kode klasifikasi untuk mengantisipasi hal tersebut
maka para arsiparis FE menyiasatinya dengan menggunakan tunjuk silang yaitu
dokumen dicopy dan disimpan didua tempat.
Proses pemberkasan arsip
Arsip
datang

Pemilihan
arsip/non arsip

Non Arsip

musnahkan

arsip

Diberikan kode
klasifikasi dan
indeks

Pemilahan/
fisches
manuver
20

Input
kedalam DPA

Masukkan
kedalam
ordner

Simpan dan
susun di rak
sesuai kode

Pemeliharaan arsip
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa Unit Kerasipan FE tidak
hanya menyimpan arsip dalam bentuk kertas melainkan juga menyimpannya
dalam bentuk CD yang berasal dari alih media dan album-album foto. Untuk arsip
penting seperti SK dan sertifikat disimpan dengan menggunakan clear
holder,untuk CD disimpan di kotak CD lalu di masukkan kedalam ordner CD
sedangkan koleksi foto ada yang dibingkai ada pula yang disimpan kedalam
album-album. Unit Kearsipan belum mempunyai jadwal rutin untuk melakukan
pemeliharaan namun mereka selalu memperhatikan keamanan dari arsip yang
mereka simpan dengan menggunakan peralatan penyimpanan yang mempunyai
kualitas baik dan sesuai dengan kebutuhan akan arsip yang disimpan, selain itu
mereka juga sudah pernah beberapa kali melakukan fumigasi diruang

21

penyimpanan arsip dan terdapat juga jebakan tikus untuk mengantisipasi binatang
tersebut. Sarana yang dgunakan untuk penyimpanan arsip, diantaranya:
1. Ordner
Merupakan alat untuk menyimpan suatu berkas yang didalamnya memuat
kronologis kegiatan. Sarana ini bagus dalam memudahkan pencarian arsip
namun,sangat disayangkan karena arsip yang ada harus dibolongi terlebih
dahulu untuk disimpan didalamnya,hal tersebut merusak fisik arsip
tersebut.
2. Map file
Map ini digunakan untuk menyimpan arsip vital dan tidak perlu dibolongi
seperti ordner sehingga tidak merusak arsip. Maka dari itu,arsip vital
diharuskan di simpan di sarana ini.
3. Kotak arsip
Sarana umum yang biasanya digunakan organisasi dalam menyimpan
arsipnya. Biasanya untuk menyimpan arsip inaktif.
4. Rak
ordner dan kotak arsip diletakkan di sarana seperti yang biasa digunakan
perpustakaan untuk meletakkan buku.
5. Lemari kaca
Lemari yang dikhususkan untuk menyimpan koleksi album foto milik
Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
6. Box Arsip
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam folder/map arsip. Fungsi Boks Arsip itu sendiri yaitu
untuk menyimpan arsip(yang ada didalam folder) sehingga arsip mudah
disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efisien.
7. Roll opact
Adalah lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar dengan bantuan
roda, sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah.
8. Filling cabinet
Unit Kearsipan di Fakultas Ekonomi juga menyimpan arsip vital dimana arsip
tersebut disimpan dalam lemari besi namun untuk jangka waktu yang panjang
mereka sudah berencana untuk membeli brankas untk penyimpanan arsip vital
tersebut.
Penyusutan arsip

22

Kegiatan penyusutan yang dilakukan dilingkungan Unit Kearsipan FE

bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang ada namun mereka hanya
melakukan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit kearsipan, lalu
melakukan pemilahan antara arsip dan non arsip, dan non arsip atau copyan dapat
langsung dimusnahkan dengan menggunakan mesin pencacah. Untuk kegiatan
pemusnahan dan penyerahan arsip statis belum pernah dilakukan oleh Unit
Kearsipan FE. Proses penilaian arsip yang dilakukan menggunakan Jadwal
Retensi Arsip UI, namun dalam prosesnya ketika surat diklasifikasikan Unit
Kearsipan FE hanya menuliskan kode dan tidak menuliskan masa retensinya.
Masa retensi selanjutnya akan dimasukkan kedalam Daftar Inventori Arsip/DPA
bersamaan saat memasukkan deksripsi arsip menggunakan aplikasi Microsoft
Excel.
Pedoman Kearsipan
Pedoman kearsipan yang dipakai oleh Unit Kearsipan FE,yaitu:
Pola klasifikasi universitas Indonesia
Atau yang di kenal dengan Buku II merupakan pedoman klasifikasi
dokumen Universitas Indonesia. Pola klasifikasi ini berguna sebagai acuan
bagi petugas arsip yang berada di unit kerja fakultas atau unit fungsi di
PAUI

dalam

pemberkasan

dokumen-rekod

yang

telah

mereka

terima/ciptakan. Pedoman klasifikasi ini disusun berdasarkan analisis

fungsi dan kegiatan dimana menggunakan kode atau symbol alphanumeric
yang sebelumnya telah dikembangkan oleh FIB UI lalu direvisi agar dapat
diterapkan diseluruh unit kerja dan keseluruhannya dapat mnggunakan
pola yang sama,sergam dan terpadu. Tujuan penyusunan pola klasifikasi
dokumen sebagai sistem pemberkasan dokumen-rekod aktif untuk
memudahkan dalam penemuan kembali dokumen-rekod ketika diperlukan.
JRA Universitas Indonesia
Atau yang dikenal dengan Buku III Merupakan pedoman jadwal retensi
rekod yang berfungsi sebagai acuan petugas arsip baik di unit kerja
maupun unit fungsi serta petugas arsip di unit kearsipan. Jadwal retensi
rekod ini merupakan pedoman berapa lama suatu dokumen-rekod harus

23

disimpan. Tujuan pembuatan jadwal retensi rekod ini sebagai petunjuk

dalam pengurangan dokumen-rekod untuk mendapatkan efisiensi dan
efektifitas dalam segala aspek yang meliputi SDM,ruangan,biaya,dan
penemuan kembali. adapun yang berada dalam jadwal retensi rekod ini
memberikan arahan berapa lama dokumen-rekod disimpan secara aktif dan
inaktif serta penentuan musnah atau simpan permanen terhadap dokumenrekod yang sudah habis masa retensinya. Selain itu juga untuk penentuan
berapa lama dokumen-rekod disimpan berdasarkan nilai gunanya yaitu
nilai guna primer ( nilai guna administrasi, hukum dan keuangan ) dan
nilai guna sekunder ( nilai guna penelitian, sejarah dan informasi ) .
jadwal retensi rekod ini juga memberikan arahan pada pengurangan rekod
dengan cara transfer dari unit kerja atau unit fungsi ke unit kearsipan atau
transfer arsip dari unit kearsipan ke arsip Universitas Indonesia.
Nomor surat SK tata persuratan dari UI dan H2F6 kemendikbud
Para arsiparis di Unit kearsipan FE sangat berharap agar adanya Pembinaan oleh
UI terhadap satuan kerja yang dirasakan sangat diperlukan yaitu untuk melakukan
sosialisasi pentingnya asrip dan pola klasifikasi terutama kepada para pimpinan.
Suber Daya Manusia
Di Unit Kearsipan Fakultas Ekonomi terdapat 3 orang arsiparis yang
mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan. Ibu Iin merupakan lulusan D3
kearsipan dan 2 orang lainnya merupakan lulusan program studi Manajemen
Informasi dan Dokumen tahun 2006, namun saat ini ka Caesar juga berstatus S1
Fakultas Kesehatan Masyarakat dan ka Anas S1 jurusan Ilmu Perpustakaan. Status
kepegawaian ibu Iin adalah karyawan tetap, dan untuk ka Caesar dan ka Anas
merupakan calon pegawai tetap.
Deskripsi Tugas (Jobdesc) Arsiparis di FEUI:
1. Menerapkan sistem Pola Klasifikasi Arsip dan Jadwal Retensi Arsip
Rekod di Lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
2. Membuat pembenahan fisik dan intelektual arsip/dokumen di beberapa
unit strategis yang nilai arsipnya tinggi.

24

3. Melakukan seleksi arsip/dokumen yang akan diolah.

4. Mensortir arsip-arsip lama yang retensinya sudah harus musnah sehingga
tidak terjadi penimbunan arsip yang dikemudian hari akan timbul
permasalahan baru terutama masalah penyimpanannya.
5. Mengolah arsip/dokumen sejak proses sejak proses prakatalogan sampai
dengan penjajaran koleksi baik secara manual maupun terotomasi.
6. Melakukan pembenahan dan mengalihmediakan arsip-arsip vital dan
penting.
3.2 Pusat Arsip//Unit Kearsipan FE
Di pertemuan kedua ini,kami dibimbing oleh Ibu Iin,ka Caesar,dan ka
Anas untuk menelusur tempat penyimpanan arsip aktif,arsip inaktif,arsip
mahasiswa di biro kemahasiswaan,arsip personel file pegawai,dan sebuah ruangan
yang disiapkan untuk menyimpan arsip keuangan. Dalam gedung dekanat sendiri
terdapat beberapa ruang penyimpanan arsip. Berikut unit-unit kerja yang kami
telusuri:

Biro kemahasiswaan berada di lantai 1 gedung dekanat,bertugas

memelihara dan mengolah arsip file mahasiswa mulai dari data diri,ijazah
dan transkrip nilai. Terlihat arsip yang dikelola di unit ini sudah rapih baik
dalam hal penyusunan dan kenyamanan,namun terlihat beberapa arsip
yang menumpuk dikarenakan sudah banyaknya arsip mahasiswa yang
disimpan. Maka dari itu,disini salah seorang arsiparis yaitu Anas
melaksanakan kegiatan pendigitalisasi terhadap arsip-arsip mahasiswa
tersebut dengan cara discan dan selanjutnya disimpan dalam fotmat CD

dan dipelihara di lantai 2 yaitu Unit Kearsipan/Pusat Arsip FE.

Unit Kearsipan/Pusat Arsip di lantai 2 merupakan ruang kerja arsiparis dan
ruang penimpanan arsip aktif dekanat termasuk arsip penting dan vital
serta arsip inaktif dari unit-unit kerja. Penyusunan arsip inaktif di dalam
rak sudah rapih dan sesuai dengan klasifikasi. Penyusunan arsip
SK,vital,dan arsip aktif dekan pun diperhatikan sangat detail mengenai
sarananya seperti ordner khusus yang digunakan dalam penyimpanan dan
arsip-arsip tersebut tidak disimpan di dalam rak melainkan di lemari
khusus. Selain terdapat ruang arsip FE,sebenarnya di sebelah ruangan ini

25

terdapat ruang penyimpanan arsip keuangan namun belum terolah dengan

baik masih dalam proses pengisian.

Unit SDM terdapat di lantai 2 yang mana di unit ini mengelola dan
menyimpan arsip yaitu arsip personel file pegawai. Dalam penyusunannya
terlihat rapih dan ditempatkan dalam satu ruangan yang sudah dilengkapi

Air Conditioner.
Ruang penyimpanan arsip di lantai 3 terdapat dalam unit kerja Penelitian
dan Pengabdian Masyarakat yang mana merupakan tempat penyimpanan
arsip lama mulai dari tahun 1971-2000an yang belum dilakukan kegiatan
penyusutan dikarenakan arsipnya saat ini masih kacau tercampur dengan
arsip bagian riset.
Unit Kearsipan FE yang sudah sedikit disinggung sesungguhnya ialah

berada di lantai 2 disebelah ruang dekanat (denah terlampir). Ukuran ruangan

4.5x9 m2 yang menurut kami cukup kecil untuk kinerja 3 orang arsiparis. Namun
Ibu Iin dan rekan-rekannya tidak terlalu mengambil pusing mengenai masalah
ruangan,dibenak mereka hanya ingin agar dapat melaksanakan tugas dengan baik
sehingga orang sekitar akan merasakan dampak pentingnya arsip yang mana dapat
berpengaruh tidak langsung terhadap fasilitas yang nantinya akan digunakan.
Unit Kearsipan FE memiliki beberapa tugas dan fungsi,seperti :
o Unit ini bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip inaktif dari seluruh
o
o
o
o
o

unit kerja dilingkungan fakultas ekonomi.

Mengelola arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi
Meyimpan arsip personal file mahasiswa dalam format CD
Merupakan tempat surat masuk dan keluar khusus untuk dekanat.
Mengelola arsip aktif dekanat
Bertanggungjawab terhadap kegiatan pemusnahan arsip yang sudah tidak

bernilai guna
o Bertanggungjawab terhadap penyerahan arsip statis yang mempunyai nilai
sejarah kelembaga kearsipan yaitu pusat arsip Universitas Indonesia.
o Melakukan pembinaan dan mensosialisasikan pengelolaan arsip aktif yang
baik kesetiap unit kerja.
Unit Kearsipan FE termasuk ke dalam jenis Pusat Arsip onsite,atau yang
lebih dikenal pusat arsip yang berada masih dalam satu lingkungan organisasi.

26

Pusat Arsip ini dipilih karena lebih memudahkan dan aman dalam pengawasan
serta cepat dalam proses pemindahan rekod. Pusat Arsip ini biasanya dipilih oleh
organisasi yang jumlah rekodnya tidak terlalu besar,maka dari itu cocok untuk
Pusat Arsip/Unit Kearsipan FE.
Unit Kearsipan FE memiliki kontruksi bangunan yang kokoh termasuk
juga ialah gedung dekanat karena Pusat Arsip FE berada satu gedung dengan
dekanat.

Perihal

masalah

alat

pencegah

bencana

seperti

kebakaran,banjir,serangga,dan lain sebagainya,Unit Kearsipan ini berada di lantai

2 otomatis dapat terhindar dari bencana banjir. Untuk bencana kebakaran, terlihat
alat pencegah kebakaran seperti tabung pemadam kebakaran. Perihal yang
memang menggaung di lingkungan gedung dekanat yaitu masalah serangga dan
hewan pengerat terutama tikus. Namun,dalam mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan,semua ruangan di gedung dekanat dilakukan fumigasi dan terdapat
sesorang yang bertanggung jawab tehadap masalah ini. Ketika kami melakukan
observasi dan praktek terlihat bahwa Pusat Arsip ini sangat nyaman dan bersih
karena dilengkapi Air Conditioner dan terdapat tempat sampah didalam ruangan.
Baik Ibu Iin dan rekan-rekannya pun turut menjaga kebersihan,kenyamanan,dan
keamanan Unit Kearsipan/Pusat Arsip FE ini.
Akses dan Layanan Arsip
Unit Kearsipan FE ini senatiasa memberikan akses dan melayani dengan
baik unit kerja yang berada dilingkungan fakultas ekonomi yaitu dengan
mencarikan arsip yang diperlukan lalu dapat dipinjamkan dengan menggunakan
lembar peminjaman dan daftar pinjam atau mengirimkan softcopynya via email.
Untuk pihak dari luar UI sendiri dapat juga melihat atau inigin mecari informasi
melalui unit kerasipan FE ini namun dilihat juga dari kepentingannya dan
aksesnya pun bersifat terbatas yaitu hanya buku pidato guru besar, tesis, koleksi
buku dan dengan persyaratan harus dibaca ditempat. Untuk pencatatan
peminjaman seperti lembar peminjaman dan daftar peminjaman sudah ada namun
sayangnya belum dilakukan secara rutin. Dalam pencarian arsip ketika dibutuhkan
hingga saat ini arsiparis dapat menemukannya secara cepat dan belum pernah

27

mengalami kendala. Sarana yang digunakan untuk layanan pengguna yaitu

menggunakan DPA yang memuat daftar arsip untuk proses pencarian arsip.
3.3 Proses Deskripsi Arsip
Dalam pertemuan kali ini,kami dibimbing untuk melakukan kegiatan
pengkodean terhadap arsip inaktif. Kami diberikan kesempatan mengelola 20
arsip/orang. Peralatan yang dibutuhkan ialah Jadwal Retensi Arsip,pensil,dan
penghapus. Guna mempermudah dalam pencarian di JRA,disarankan untuk
membatasi setiap kelas dengan post it agar menghemat waktu dalam pencarian
kode. Cara tersebut cukup ampuh dalam mengerjakan klasifikasi surat karena
sebagai pengolah kita tidak perlu berlama-lama mencari kode karena sudah
dibatasi dengan post it tersebut. Di kesempatan tersebut kami memberikan kode
dan indeks di bagian kanan atas surat. Kami melakukan pengkodean terhadap
beberapa surat dan Ibu Iin beserta Ka Caesar yang melakukan pengoreksian
terhadap kinerja kami. Dari beliau didapatkan bahwa kami cukup paham
mengenai kegiatan pengkodean namun masih belum terbiasa sehingga
memerlukan waktu yang lama dan masih banyak bertanya mengenai beberapa
subjek sehingga beliau menyarankan untuk membaca keseluruhan JRA agar dapat
terbiasa dan dapt memahami sedikit demi sedikit.
3.4 Daftar Inventory Arsip/ Daftar Pencarian Arsip (DPA)
Pertemuan terakhir ini dimanfaatkan dengan melakukan pengkodean
menggunakan JRA terhadap beberapa arsip keuangan seperti yang telah dilakukan
sebelumnya. Tahap selanjutnya setelah dilakukannya pengkodean yaitu menulis
Daftar Inventori Arsip. Namun disini kami diberikan arsip berbeda dari yang
sebelumnya sudah dikodekan,arsip yang di inventariskan merupakan arsip tahun
2011. Dalam menginventaris arsip,dimanfaatkan aplikasi microsoft excel sebagai
sarana penyimpanan dan pencatatan arsip. Elemen-elemen yang terdapat pada
Daftar Inventaris Arsip/DPA ialah :
-

No urut
No box
Subjek
Kode

28

Indeks
Deskripsi series rekod
Dokumen digital
Tanggal
Bulan
Tahun
Tingkat perkembangan
Rekomendasi simpan
Rekomendasi musnah

BAB IV
HASIL DAN DISKUSI
4.1 Struktur Organisasi FEUI

29

Dalam hasil observasi dan praktek yang kami lakukan di lingkungan kerja
unit kearsipan FE terlihat beberapa kegiatan yang belum sesuai dengan aturan
perundang-undangan dan teori kearsipan pada umunnya. Diawali dari struktur
organisasasi FEUI dimana Unit Kearsipan FE kedudukannya berada di dalam
bagian sekretaris fakultas yang mempunyai tugas dan fungsi untuk membantu
sekretaris fakultas dalam melaksanakan proses surat masuk dan keluar serta
penyelenggaraan kearsipan baik untuk arsip aktif dekan, arsip inaktif Fakultas
Ekonomi maupun arsip statis. Jika dilihat dari struktur organisasi tersebut maka
Unit Keasipan belum mempunyai kedudukan pasti sehingga berakibat langsung
terhadap wewenang dan tanggung jawab yang belum terkoordinasi dengan baik
didalam lingkungan organisasi. selain itu permasalahn struktur ini juga
mengakibatkan Unit Kearsipan tidak dapat melaksanakan tugasnya secara
optimal. Tugas dari sebuah Unit Kearsipan sendiri sebenarnya adalah mengelola,
menyimpan, menjaga dan memelihara arsip dinamis inaktif dari organisasi di
lingkungannya, maka dari itu sangat disayangkan sekali karena Unit Kearsipan FE
juga mengemban tugas untuk mengelola arsip dinamis aktif dekan dan unit kerja.
Pada akhirnya para arsiparis lebih fokus dan mementingkan pengelolaan arsip
dinamis aktif dekan yang setiap harinya tercipta sehingga arsip dinamis inaktif
yang seharusnya dapat terbenahi dengan cepat dan dapat segera untuk
dimusnahkan menjadi terbengkalai. Pada kenyataannya Ibu Iin sudah melakukan
kegiatan

sosialisasi

pengggunaan

Jadwal

Retensi

Arsip(JRA)

guna

mengklasifikasi dan memberikan kode terhadap arsip-arsip yang dikelola unit

kerja dan nantinya akan diserahkan ke Unit Kearsipan dalam susunan yang rapih.
Namun,belum dirasakan pula efek terhadap sosialisasi tersebut dan kami berfikir
perlunya campur tangan pihak PAUI dalam melaksanakan sosialisasi terhadap
unit-unit kerja di seluruh fakultas lingkungan Universitas Indonesia perihal
kegiatan pengelolaan arsip.

4.2 Manajemen Arsip Inaktif

Seperti yang telah dijelaskan didalam bab 2 mengenai kegiatan manajemen
arsip inaktif mencakup kegiatan pemindahan arsip aktif unit pencipta ke unit

30

kearsipan,penyimpanan,dan

pemusnahan.

Terlihat

pula

beberapa

perihal

seharusnya kegiatan manajemen arsip dilakukan :

1. Penataan
Seperti yang telah di uraikan di bab 3 mengenai penciptaan arsip, bahwa
arsip yang diterima oleh unit kearsipan merupakan arsip dinamis aktif
dekan dan arsip dinamis inaktif FE. Unit Kearsipan FE telah
melaksanakan kepengurusan tata persuratan fakultas dimana kepengurusan
surat tersebut terbagi menajadi surat masuk dan surat keluar. Pencatatan
surat masuk masih dilaksanakan secara manual yaitu menggunakan buku
agenda dan buku agenda surat masuk tersebut hanya dipegang oleh satu
orang saja maka hal ini menyebabkan ketidak efektifan karena ketika
arsiparis lain membutuhkan perihal buku agenda surat masuk tersebut
harus bergantung terhadap satu orang yang memegangnya.
Permasalahan lain muncul pada masih adanya surat keluar di lingkungan
organisasi FE yang semestinya sistem surat keluar yang berdasarkan
nomor tersebut tidak ada lagi dalam lingkungan organisasi. Pada dasarnya
sistem surat keluar ini tidak efektif yaitu ketika para unit kerja
menciptakan surat maka pengkodean surat tersebut dilakukan oleh
arsiparis Unit Kearsipan FE dan juga seharusnya kegiatan penciptaan surat
keluar ini dilakukan secara tersubjek langsung.
2. Pemindahan
Pemindahan dilakukan terhadap arsip aktif yang telah menurun frekuensi
penggunaannya sehingga menjadi arsip inaktif. Arsip inaktif biasanya
digunakan hanya 2x dalam setahun dan yang selanjutnya akan dinilai
apakah

arsip

tersebut

musnah,permanen

atau

ditinjau

kembali.

Namun,dalam praktek di lapangan,Unit Kearsipan FE masih belum

menerima beberapa arsip inaktif dari unit-unit pencipta. Permasalahan
yang terjadi dikarenakan beberapa unit kerja belum mempercayai arsip
inaktifnya ditangani atau diolah oleh Unit Kearsipan dan masih ada

31

kecenderungan presepsi bahwa arsip tersebut ialah milik unit kerja dan
hanya boleh bagian intern yang menyentuh arsip-arsip tersebut.
3. Pemusnahan
Kegiatan pemusnahan sudah selayaknya dikerjakan oleh Unit Kearsipan di
suatu instansi,namun sangat disayangkan Fakultas Ekonomi belum
melaksanakan kegiatan pemusnahan dan masih menyimpan arsip yang
berumur puluhan tahun mulai dari tahun 1971-2000an. Hal tersebut terjadi
dikarenakan faktor belum dilaksanakannya kegiatan pendigitalisasian guna
membackup arsip yang dilakukan terhadap arsip yang ada secara
keseluruhan. Selain itu kegiatan pemusnahan sudah dirasakan diperlukan
dikarenakan masalah ruang penyimpanan yang semakin lama tidak cukup
untuk menampung volume arsip mulai dirasakan dan belum adanya
pencatatan retensi baik di dalam pendeksripsian arsip dan daftar pertelaan
arsip yang mereka miliki.
4. Penyerahan
Kegiatan penyerahan merupakan salah satu proses penyusutan arsip yang
berfungsi mengurangi volume arsip. Kegiatan penyerahan yang dilakukan
di suatu Perguruan Tinggi diserahkan ke Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi dalam hal ini PAUI. Namun,Unit Kearsipan FE belum
melaksanakan kegiatan Penyerahan arsip statis yang bernilai guna sejarah
bagi Perguruan Tinggi. Hal tersebut dikarenakan beban pekerjaan yang
masih tumpah tindih dengan sekertaris dekan sehingga Ibu Iin dan rekanrekan masih belum menyusun arsip-arsip dan memilih arsip yang akan
diserahkan.
4.3 Pusat Arsip/Unit Kearsipan FEUI
Dilanjutkan terhadap pengamatan Pusat Arsip Fakultas Ekonomi. Dimana
kriteria yang harus dimiliki suatu pusat arsip ialah mencakup ruang penyimpanan
yang memadai dan Konstruksi bangunan meliputi drainase,temperatur dan
kelembapan,Fasilitas

pelindung

kebakaran

meliputi

detektor

panas

dan

32

asap,sprinkler,serta

tabung

pemadam

kebakaran,

Kebersihan,

Keamanan,

Kenyamanan,Pemusnahan,Fasilitas penyimpanan. Unit kearsipan FE sendiri

memiliki luas ruangan kerja yang berada dilantai 2 dengan ukuran 4 x 9 m 2 yang
menurut kami belum cukup memadai, karena untuk ruangan dengan ukuran
tersebut tidak efektif bagi kinerja para arsiparis yang berjumlah 3 orang. Untuk
gudang penyimpanan arsip di lantai 3 dengan luas 5 x 4 m 2 sudah dirasa cukup
namun adanya keingininan dari arsiparis dapat memindahkan arsip tersebut dapat
disatukan penyimpanannya di lantai 2 sehingga secara keseluruhan dapat
terkontrol dengan baik. Namun terdapat pula kendala yang dialami yang menurut
kami perlu segera ditindak lanjuti,yaitu perihal ruang server gedung Dekanat
FEUI yang berada di sudut ruangan arsip FEUI di lantai 2. Hal tersebut dapat
membahayakan arsip dan para arspirasis sendiri yang mana dapat berakibat
kepada kebakaran. Sudah seharusnya perihal masalah keamanan diperhatikan dan
ditindak lanjuti dengan menambah pemasangan alat deteksi kebakaran dan
pencegah kebakaran.
Sarana penunjang suatu Pusat Arsip salah satunya ialah peralatan arsip
yang merupakan hal penting dalam menjaga kondisi fisik arsip, selain itu sebuah
Pusat Arsip dapat dikatakan baik apabila memiliki peralatan arsip yang memadai.
Di Unit Kearsipan FE sendiri melakukan kegiatan pengadaan peralatan secara
terpusat yaitu melalui sekretaris dekanat. Dalam segi kebutuhan perlengkapan
peralatan yang dimiliki oleh Unit Keasipan FE memang sudah cukup lengkap dan
terpenuhi namun ada kalanya ketika arsiparis FE meminta peralatan arsip yang
dibutuhkan tetapi peralatan yang didapat tidak sesuai dengan yang diinginkan.
Contohnya yaitu ketika ibu Iin mebutuhkan folder untuk penyimpanan arsip vital
dengan spesifikasi tidak berlubang ditengahnya lalu peralatan yang diberikan oleh
pihak sekretaris dekanat adalah folder yang berlubang. Pada akhirnya arsiparis FE
harus membeli sendiri dan mengeluarkan biaya ekstra untuk pembelian folder dan
peralatan lainnya yang sesuai dengan kebutuhannya.
Perihal akses dan layanan,Unit kearsipan FE belum mempunyai pedoman
untuk akses dan keamanan, walaupun mereka sudah mempunyai lembar
peminjaman dan daftar peminjaman namun pada pelaksanaannya lembar dan
daftar tersebut tidak digunakan secara rutin hal ini yang harus diantisipasi karena
33

kehilangan arsip dapat kapan saja terjadi. Dibutuhkan koordinasi yang baik antara
peminjam dengan Arsiparis yaitu Ibu Iin dan rekan-rekannya salah satu caranya
ialah dengan menstndardkan pengelolaan akses dan keamanan dengan adanya
sebuah pedoman.
4.4 Sumber Daya Manusia
Faktor lainnya yang dapat mempengaruhi terlaksananya tugas dan fungsi
suatu unit kerja adalah Sumber Daya Manusia. untuk di lingkungan kerja unit
kearsipan FE diarasakan masih sangat kurangnya SDM mengingat beban
pekerjaan mereka yang luas dan besar dimana harus juga mengurus arsip aktif
dekanat dan pengelolaan arsip kacau dari unit-unit kerja. Oleh sebab beban kerja
yang luas itulah mengakibatkan terbengkalainya beberapa tugas dan pekerjaan
pokok suatu Unit Kearsipan yang seharusnya dilaksanakan maupun yang
seharusnya sudah terlaksana.
4.5 Saran
Dari penjabaran kendala yang disebutkan diatas maka kami dapat menarik
kesimpulan guna menambahkan beberapa masukan untuk Unit Kearsipan, yaitu :

Pimpinan dekanat sudah seharusnya menyadari pentingnya keberadaan

unit kearsipan dan sesegera mungkin pimpinan dapat menempatkan posisi
unit kearsipan distruktur organisasi sesuai dengan tugas dan fungsinya
bagi organisasi.

Sudah seharusnya sistem surat keluar yang berada dilingkungan organisasi

FE dilakukan berdasarkan subjek atau pokok masalah surat sehingga lebih
mudah terkendali.

Dalam kepengelolaan arsip seharusnya arsip dinamis aktif dekanat

dilakukan oleh sekretaris dekan dan bukan menjadi tanggung jawab dari
Unit Kearsipan

Mengingat baban pekerjaan arsiparis yang cukup berat maka perlu adanya
pengrekrutan arsiparis baru yang berkompeten untuk membantu Unit

34

Kearsipan dalam melaksanakan tugasnya dan menguasai teknologi

informasi terkini.

Dari segi kebutuhan akan tempat penyimpanan arsip yang memadai maka
diperlukannya perluasan gudang penyimpanan arsip dan perluasan
ruangan unit kearsipan untuk memaksimalkan kinerja arsiparis.

Adanya anggaran khusus untuk unit kearsipan guna memenuhi kebutuhan

akan sarana dan prasarana serta peralatan kearsipan yang sesuai dan
memadai

Sudah seharusnya unit kearsipan melaksanakan pencatatan terhadap setiap

arsip yang dipinjam dan mempunyai pedoman kemanan dan akses arsip
hal itu untuk mengantisipasi kehilangan arsip.

Sudah seharusnya pengelolaan arsip inaktif yang akan diserahkan sudah

diklasifikasikan oleh masing-masing unit kerja. Maka dari itu dibutuhkan
ahli di masing-masing unit dan sosialisasi secara menyeluruh mengenai
kegiatan pengolahan arsip di masing-masing unit kerja.

35

BAB V
KESIMPULAN
Pusat Arsip atau Unit Kearsipan FEUI sangat berperan dalam penunjang
kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi di lingkungan fakultas,sarana akuntabilitas
dan pengambilan keputusan fakultas,memudahkan temu kembali informasi yang
dibituhkan fakultas,serta mencegah salah penyimpanan dan pemusnahan oleh
pihak yg tidak berkepentingan. Peran Unit Kearsipan Fakultas Ekonomi tersebut
dirasa sudah terpenuhi,namun pelaksanaan teknisnya memang belum berjalan
sesuai dengan tugas utama yang tertera dalam undang-undang maupun pedoman
kerja. Dilain pihak dalam pelaksanaan pemberkasan di lapangan sudah sesuai
dengan undang-undang dan menggunakan pedoman yang disepakati oleh
Universitas Indonesia. Sosialisasi yang dilakukan oleh Ibu Iin selaku kepala Unit
Kearsipan sudah dirsa cukup dan sangat baik sehingga muncul rasa bahwa arsip
itu memanglah penting untuk disimpan. Bukan hanya dari Ibu Iin atau pihak Unit
Kearsipan yang sudah melakukan sosialisasi dengan baik namun juga pihak
Universitas Indonesia sudah giat dalam mensosialisasikan pedoman yang
digunakan di fakultas-fakultas walau belum ada surat keputusan yang jelas perihal
menggunakan pedoman-pedoman seperti buku I,II,dan III di lingkungan UI.
Selain melakukan sosialisasi ke Unit Kearsipan fakultas-fakultas yang ada di
Universitas Indonesia,sangat dianjurkan untuk memulai mensosialisasikan
pedoman-pedoman dalam kegiatan kearsipan kepada Unit Pencipta/Kerja arsip
atau Unit Pengolah agar arsip aktif yang ditangani dapat diberkasakan dan diolah
dengan baik yang akan selanjutnya memudahkan dalam proses penyimpanan arsip
yang sudah habis nilai guna aktifnya untuk disimpan di Unit Kearsipan.
Seperti yang dapat di lihat ke dalam Ruangan Unit Kearsipan FE,penataan
boks-boks dan arsip non kertas lainnya tersusun secara rapih dan baik mencakup
arsip yang di simpan di lantai 2 yaitu arsip inaktif dan arsip aktif dekanat maupun
arsip statis di lantai 3. Walau secara kasat mata ruangan yang dimiliki hanya
36

berukuran 4.5x9 m2 namun sngat rapih dan nyaman sehingga para arsiparis dapat
bekerja dengan baik dan memuaskan. Perihal pemeliharaan arsip yang dilakukan
di Unit Kearsipan FE meliputi pembersihan berkala untuk arsip non kertas (CD
dan Foto) dan fumigasi terhadap ruangan arsip yang berada di lantai 3. Ibu Iin dan
kedua rekannya telah memanfaatkan dengan baik fasilitas-fasilitas yang
disediakan Fakultas Ekonomi dalam menunjang kegiatan kearsipan seperti
penggunaan folder,map,dan sebagainya yang sebisa mungkin terpakai dan sesuai
dengan kebutuhan.
Terlihat bahwa Ibu Iin dan kedua rekannya yaitu Caesar dan Anas sangat
peduli akan arsip dan berkopeten dibidangnya,sehingga arsip dapat mudah ditemu
kembali dan belum pernah merasa kehilangan. Mereka memanfaatkan apapun
yang telah di berikan FE dalam kegiatan kearsipan dengan semaksimal mungkin
dan menghasilkan timbal balik yang baik guna kelangsungan kegiatan Fakultas
Ekonomi. Itulah pentingnya sebuah pusat arsip dikelola oleh seorang yang
berkopeten di bidangnya dan mempunyai rasa bahwa sesungguhnya arsip
memiliki nilai guna yang penting bagi kelangsungan suatu organisasi.

37