TEORIA DE ABASTECIMIENTO
GENERALIDADES
proveedor.
Determinar del medio de transportacin conveniente.
Conocimiento de la necesidad
Expedir la requisicin
Hacer y esperar el pedido
Recibir los artculos o servicios.
Controlar el inventario
Rotacin de inventario a los departamentos
Tipos de abastecimiento:
servicio,
De bienes
De servicios
COMPRAS DE SERVICIOS
Se les llama as, a aquellas que pueden ser planeadas y llevarse acabo de
antemano,
mediante
un
programa,
surgiendo
de
una
necesidad
Surgen cuando el factor tiempo, priva de utilizar la compra normal, por lo que
es preciso implantar ciertos controles como:
COMPRAS ESPECULATIVAS
Sucede cuando las solicitudes de una material, articulo o servicio, son poco
volumen; cuando la tendencia en el mercado es cambiante; cuando se
presentan situaciones en el mercado para comprar; cuando los artculos y de
ms materiales productos o servicios solicitados, se pueden conseguir con
facilidad, etc. (DURAN, 2013, p.247)
EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO
mbito de aplicacin
El sistema de abastecimiento es de aplicacin tanto a los bienes materiales,
constituidos
por
elementos
materiales
individualizables
mesurables,
a)
Clculo de necesidades
Compra o adquisicin
Obtencin
Almacenamiento
Despacho o distribucin
Control de stocks
Utilizacin de desperdicios
Clculo de necesidades:
Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las necesidades de
abastecimiento
involucran
todo
aquello
que
se
requiere
para
el
b)
Compra o adquisicin:
Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en
las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al
que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms
conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:
adecuada.
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin
prejuicios
para
la
empresa;-
Evitar
deterioros,
duplicidades,
productos y materiales.
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la
actuacin.
Estudiar e
investigar
nuevos
procedimientos
continuamente;
e) Despacho o distribucin:
Consiste en atender los requerimientos del usuario, encargndose de la
distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud,
es necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las
cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es
igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de
los artculos que se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para
cumplir con los plazos solicitados.
f) Control de stocks:
Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una
cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos
los artculos de abastecimiento.
g) Utilizacin de desperdicios:
Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas para la empresa.
IMPORTANCIA
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o
servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales
objetivos tenemos los siguientes:
posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los
costos administrativos sean los ms bajos posibles. Karen Mokate
Junio, 1999
entidad.
Calidad: Cualidades o propiedades de los que se va adquirir, obtener
o contratar.
Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la fecha
oportuna la totalidad de lo adquirido por la entidad o realice en su
APROVISIONAMIENTO
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no
slo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del
mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales
tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar
fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su
cooperacin e inters.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
que se produzcan.
Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.
productos.
Equipo y material necesario para el mantenimiento.
Capacidad de equipo y material para el transporte.
Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.
Localizacin de nuevos productos, materiales y
fuentes
de
suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercializacin para:
activos de la empresa.
La conciliacin que se efecta en los inventarios.
Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad
que le compete al elemento comprador, as como la forma de llevar a
materiales.
Una orden de compra especfica.
La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en
existencia.
AUDITORIA DE GESTION
CONCEPTO
En 2012, George R. Terry, en el libro de Auditoria de Gestin, seala que:
La Auditoria de Gestin Consiste en el examen y evaluacin que se realiza en
una entidad, para establecer el grado de Economa, Eficiencia y Eficacia en la
planificacin, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las
disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional
de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas.(pg. 19)
Se encuentra definida en el Decreto Ley No. 159 del 98 del Ministerio de
Finanzas y Precios "Consiste en el examen que se realiza en una entidad,
para establecer el grado de economa, eficiencia y eficacia en la planificacin,
control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones
pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los
recursos y mejorar las actividades o materia examinadas".
La auditora de gestin examina en forma detallada cada aspecto operativo de
la compaa, por lo que en la determinacin del alcance se debe considerar:
logro de los objetivos de institucionales, estructura organizativa, participacin
individual de cada empleado, verificacin del cumplimiento de la normatividad
Flujo del proceso productivo o del servicio que presta, para lo cual debe
valerse de los correspondientes diagramas.
de
las
auditoras,
inspecciones,
comprobaciones
Analizar
el
comportamiento
de
los
indicadores
econmicos
fundamentales de la entidad.
Para asi conocer algunos de los aspectos antes sealados, podrn utilizarse
fuentes externas a la entidad, si se considera necesario.
2.-PLANEAMIENTO
Una vez realizada la exploracin, estarn creadas las condiciones para
efectuar el planeamiento de la auditora, que deber incluir, entre otros:
Definir los aspectos que deben ser objeto de comprobacin, por las
expectativas que dio la exploracin, as como determinar las reas,
funciones y materias crticas.
3.-EJECUCION
En esta etapa, como lo indica el ttulo, es donde se ejecuta propiamente la
auditora, por lo que se deber:
Que las pruebas determinen las causas y condiciones que originan los
incumplimientos y las desviaciones.
4.-INFORME
Introduccin
Los objetivos que se expondrn en este segmento, sern los especficos que
fueron definidos en la 2da. Etapa: "Planeamiento".
Conclusiones
Recomendaciones
Anexos
Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del
incumplimiento (daos materiales y perjuicios econmicos), as como un
resumen de responsabilidades.
Tambin pueden utilizarse grficos para garantizar una mejor asimilacin por
parte del destinatario.
Sntesis
En ocasiones es necesario confeccionar un resumen, el cual debe reflejar los
hallazgos ms relevantes de forma amena, difana, precisa y concisa que
motive su lectura.
5.- SEGUIMIENTO
Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las 3 "E", realiza
una comprobacin decursado entre uno y dos aos, permitiendo conocer hasta
qu punto la administracin fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las
recomendaciones dadas, ello dado en cualesquiera de las circunstancias, es
decir tanto si se mantuvo la administracin de la entidad en manos del mismo
personal,
como
si
ste
hubiera
sido
http://www.ecured.cu/Auditoria_de_Gestion
sustituido
por
desacierto.
AUDITORIA DE ABASTECIMIENTOS
3.1 Generalidades
Segn FERNANDEZ, A. (2010) Podemos considerar que las operaciones
comerciales empiezan con el suministro de materias primas, abastecimientos y
servicios necesarios para producir para producir y vender un producto; por
tanto las compras son de vital importancia para las ganancias.
La influencia que tienen las compras en una empresa depende del
porcentaje del valor agregado del producto acabado y en un grado
considerable de contribucin a la empresa. En la mayora de las empresas el
gerente de compras depende del nivel ejecutivo superior. Pero tal
reconocimiento no siempre resulta en que el departamento de compras adopte
o se vea obligado a tener las perspectivas debidas a la organizacin y a los
procedimientos.
La funcin de compras se concepta como la operacin que se propone
suministrar, en las mejores condiciones posibles de calidad, cantidad, precio y
tiempo, a los distintos sectores de la misma, los materiales (materias primas y
productos semi acabados, accesorios, bienes de consumo, maquinas, servicios
etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos. Por abastecimiento se
entiende al conjunto de actividades cuyo objetivo es proveer a todas las areas
de la empresa relacionada con materiales como produccin, ventas y servicio
de cantidad adecuada de estos materiales en el momento preciso y al menor
costo posible. Las operaciones de Adquisiciones y compras actan como el
ncleo principal de las operaciones en la cadena de suministro en cualquier
organizacin. Es un campo altamente tcnico que llega a involucrar entre el 50
al 80% del costo total de las operaciones en cualquier Industria.
El proceso de Adquisiciones no trata del solo comprar bienes y servicios al
precio ms bajo, con la mayor calidad y menor tiempo sino de la Administracin
eficiente, total, honesta y tica, de la documentacin y actividades en la cadena
su
eficiencia
eficacia.
Para
esto
debern
examinarse
A continuacin alguna de los objetivos por los que realiza una auditoria de
abastecimientos.
Proveer informacin profesional, experimentada e Independiente a la
Empresa-cliente;
Proveer una opinin Independiente acerca de la tica, eficiencia y
efectividad respecto al debido uso de los fondos de la compaa en el
ciclo de proceso del departamento de compras;
Detectar actividades no ticas o fraudulentas;
Proveer Informacin Independiente respecto a la tica y Eficiencia de los
agentes de compras;
Recomendaciones en oportunidades de costos (costo total
de
adquisicin);
Mejorar el flujo de efectivo;
Proveer la seguridad a la Alta Direccin de Compras No Fraudulentas,
ticas y Sanas con igualdad de oportunidades para los proveedores;
Reportar el nivel de Cumplimiento de Compras as como el
Cumplimiento a la Evaluacin de Proveedores;
MONTERROSO,
ELDA
Logstica
de
abastecimiento
Mdulo
de
de
Administrativas,
Operacionales
Documentales
de
de
costo
Oportunidades
de
Mejora.
Gubernamental,
17
Marzo
2010.
IV-1
IV-8.
un
Resultado
de
Auditoria
Objetivo,
Profesional
Independiente;
Detecta Conflictos de Intereses;
Acelera procesos de compra;
Detecta Oportunidades de Mejoras de Precios;
Incrementa la Productividad;
Provee una base slida para la mejora de la comunicacin;
Apoya en la reduccin de Inventario e Inventario Obsoleto;
Mejora el Flujo de Efectivo;
Mejora la Utilidad de la empresa;
Elimina Sobrefacturacin y arreglos especiales Proveedores-Agentes de
Compras;
Aumenta la eficiencia de los agentes y departamento de compras;
Minimiza tiempo de Respuesta de compras (Intradepartamental);
Mejora la comunicacin del departamento con Almacn, Produccin,
Mantenimiento, Logstica, Gerencia, Etc.;
Elimina las Actividades que no agregan valor en la operacin de
Adquisiciones/Compras;
evidencia.
Las Tcnicas de Auditora, son los mtodos prcticos de investigacin y
prueba que el Auditor utiliza para lograr la informacin y comprobacin
necesaria para poder emitir su opinin profesional.
3.5.1.1 Clasificacin de las tcnicas de auditoria.Las Tcnicas de Auditora se pueden clasificar de la siguiente forma:
a) Estudio
en
algunas
ocasiones
certificadas
por
alguna
autoridad
(certificaciones).
Las tcnicas son las herramientas de trabajo del Contador Pblico y los
procedimientos la combinacin que se hace de esas herramientas para un
estudio
particular.
ELDA
Logstica
de
abastecimiento
Mdulo
de
CAPITULO II
PLANEACION DE
AUDITORIA
PLANEACIN DE AUDITORA
FUNDAMENTACIN
realizar
OBJETIVO
con
la
diferentes
recomendaciones
aportaciones
OBJETIVOS ESPECFICOS
rea de
de la
Brindar a la empresa
funcionamiento.
PROCEDIMIENTOS
Preparaciones de entrevistas
Programa de auditoria
Investigacin y anlisis
Conclusiones y Recomendaciones
Informe
SUBAREAS DE REVISIN
Compras.
Almacenes.
Control de inventario.
Trfico.
Distribucin.
INVESTIGACIN PRELIMINAR
Para entrar en esta etapa del proceso de auditora necesitamos tener mente
clara y abierta, as mismo ser observadores, perceptivos y constructivos.
Revisaremos la informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos
relacionados con los factores predeterminados.
Para nosotros poder realizar esta tarea tenemos que tomar en cuenta ciertos
aspectos de mucha importancia:
CAPITULO III
ENUNCIADO
DEL CASO
01 edificio
01 pala mecnica
DIAGNSTICO
La empresa Rodrguez & Enrquez Contratistas Generales EIRL. En cuanto al
entorno interno en el rea de abastecimiento (compras) se encuentra en las
siguientes condiciones:
PLANIFICACION
empresa
no
tiene
un
control
adecuado
de
sus
recursos
organizacionales.
3. Existe una adecuada delegacin de funciones
y responsabilidades
del
inventario.
9. La empresa no acostumbra a realizar un plan anual de compras, por lo
que se genera una deficiencia en la disponibilidad de presupuesto al
momento de realizar las adquisiciones necesarias.
10. Las compras mayores a 3 UITs son autorizadas por la junta general de
accionistas, el directorio o el gerente general y las compras inferiores
/menores a 3UITs son adquiridas directamente.
del
inventario.
9. Las constataciones fsicas de los inventarios se realizan una vez por
mes por el personal encargado para determinar la existencia de
suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales de
propiedad de la empresa que se encuentran almacenados en los
diferentes depsitos.
10. El mtodo de salida utilizado por la empresa es el PEPS, la primera
mercanca que entra en almacn, es la primera que es sacada de
almacn, para evitar las obsolescencias.
11. El proceso de recepcin de mercancas, se realiza mediante las
entradas de unidades, descarga y verificacin; en la cual se realiza un
informe de recepciones.
TRAFICO Y DISTRIBUCION
ELEMENTOS PARA LA
EVALUACION
EXISTENCIA
SI
NO
TOTAL
EVALUACION
BUENO
REGULA
R
%
MALO
PLANEAMIENTO
1. Cuenta con objetivos, metas y
polticas claros
a) Objetivos
a corto plazo
a largo plazo
b) Metas
a corto plazo
a largo plazo
c) Polticas
organizacin
Manual de funciones
Distribucin de actividades
Organigrama
administracin
comercializacin
personal
logstico
2. El personal est capacitado
3. la empresa realiza
sus
solicitudes
de
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
requisiciones
manualmente
4.
El encargado del rea de
2
15%
1
13
100%
1
1
1
1
un
contingencias
para
plan
de
prevenir
1
9
69%
SUB TOTAL
2
15%
COMPRAS
1.Se
realiza adecuadamente su
planeamiento de presupuestos de
compras
2. El presupuesto de compras se
calcula
de
segn
las
ventas
realizadas
3. Las adquisiciones no tienen
presupuesto
garantice
destinados
la
obtencin
que
de
mercaderas
pago
los
proveedores.
4.
cartera
de
importantes
5.
La
proveedores
empresa
actualiza
de
los
la
inventario.
9. La empresa realiza un plan
anual de compras.
10. Las compras mayores a 3 UITs
son
autorizadas
por
la
del
junta
de
procesos
para
las
1
1
realizan al
contado
13. El rea de compras cuenta con
determinar
que
las
8
53%
1
15
100%
firmadas
por
funcionarios autorizados
SUB TOTAL
3
20%
1
4
27%
ALMACEN
1.
2.
para
el
almacenamiento
tiene
la
empresa
es
almacenes
existentes
no
se
en
el
adecuado
4. La ubicacin de las diversas
mercaderas
de
productos adquiridos.
3. La capacidad de almacenaje
que
los
encuentran
ubicadas ordenadamente
5.
se cuenta con sistemas
1
1
1
1
control
de
inventarios
7.
Se realiza el registro y la
verificacin de las existencias y los
comprobantes
8. se realiza un control de
los
del
inventario.
9. Su registro se da
inadecuada
de manera
para
su
almacenamiento.
10. Las constataciones fsicas de
entradas
de
unidades,
realiza
un
informe
de
recepciones.
SUB TOTAL
4
33%
1
1
8%
7
58%
1
12
100%
TRANSPORTE Y DISTRIBUCION
1.
Cuenta con un
adecuado
solicitados
usuarios
son
por
los
generalmente
diversificados de construccin y
ferretera en general.
5.
Demora en la entrega de
productos.
6. Medidas
de
proteccin
1
1
1
1
1
seguridad en la entrega.
7.
Dispone
de
servicio
de
entregas de materiales.
SUB TOTAL
1
14%
17
36%
TOTAL
1
2
29%
9
19%
4
57%
21
45%
1
7
100%
47
100%
DE AREA DE COMPRAS
AREA ALMACN
CAPITULO IV
PLAN DE
AUDITORA
A) ORIGEN DE LA AUDITORIA
AREAS DE LA EVALUACION
PLANIFICACION
COMPRAS
ALMACEN
TRANSPORTE Y DISTRIBUCIN
C) OBJETIVOS DE LA AUDITORA.
AREA COMPRAS
autorizados.
AREA DE ALMACENES
control de stock
(mnimo - mximo)
Determinar las causas y soluciones de una correcta ubicacin de
mercadera por tipo de productos en el departamento de almacn.
PLANEAMIENTO:
INDICADORES:
Entrevistas con los trabajadores
Encuesta a los trabajadores
Manual de procedimientos y funciones
Plan de contingencias.
Solicitudes de requisicin
CUESTIONARIOS
Flujograma
REA DE COMPRAS:
INDICADORES:
Entrevistas con los trabajadores
Manual de procedimientos de adquisiciones
Plan anual de adquisiciones.
Formato estandarizado
Registro de proveedores
Visitar las instalaciones de la empresa para determinar si cuenta
con una localizacin adecuada de acuerdo a su mercado objetivo.
Revisin de tcnicas de adquisicin
Informacin de precios actualizado para realizar las compras
Cuestionario
Flujograma
REA DE ALMACN:
INDICADORES:
Control de inventarios
Entrevista con los trabajadores
Manuales de procedimientos de adquisiciones
INDICADORES:
Entrevista con los trabajadores
Manuales de almacenamiento y distribucin
Modelo de transporte de mercaderas.
Revisar el establecimiento de stock mnimo y mximo
Cuestionario
Flujograma
AREA DE COMPRAS
AREA DE ALMACN
mercaderas
Revisar las instalaciones del almacn.
AREA DE TRFICO
F) RECURSOS DE PERSONAL
AREA 1: COMPRAS
Objetivos:
Determinar la causa y soluciones de la inexistencia de plan anual de
compra, polticas de procedimiento y presupuestos asignados para cada
producto.
ALCANCE
INDICADORES
Nmero total de compras
FUENTE
rea de compras
anuales( soles)
registro de compras
rea de contabilidad(EE.FF)
Nmero total de
rea de compras
evolucin de compras
registro de compras
( soles, unidades,
Kardex
variacin porcentual
estados de resultados
anual acumulada)
Nivel de ejecucin del
presupuesto designada
reas.
registro de compras
CRITERIOS
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
Cantidad de normas
Manual
de
procesos de adquisicin
de la empresa.
de mercaderas.
Nmero total de
reporte
requerimientos
anuales, mensuales
efectuados.
reporte de Kardex
de
organizacin
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
requerimientos
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
AREA 2: ALMACEN
Objetivos:
ALCANCE
mercaderas
Revisar las instalaciones del almacn.
INDICADORES
Nmero total de stock
FUENTE
rea de compras
CRITERIOS
(mnimos mximos)
mercaderas y kardex.
rea de compras, registro de
kardex (entradas
salidas)
resultados.
Instalaciones de la empresa,
verificacin
producto.
existentes.
valuacin de mercaderas
entrevistas y revisin
de documentaria
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
cuestionarios,
de
estantes
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
EQUIPO DE AUDITORIA
ESTOFANERO ADCO Gleny Janeth (AUDITOR GENERAL)
MOROCCO BERDUZCO Amelia (AUDITOR SUPERVISOR)
MAMANI LLANOS Gonzalo Javier (AUDITOR ENCARGADO)
Objetivos:
las medidas de
INDICADORES
Nmero total guas de
FUENTE
rea de compras
CRITERIOS
remisin emitidas
Revisar la cantidad de
Empresas
la empresa
cuenta.
Nmero total de
mercaderas entregas a
los clientes
guas
aseguradoras,
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
de
remisin
remitente y transportista
del
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
Tiempo de intervalo en la
rea
entrega de mercaderas
reportes
compras,
da
kardex,
salida
mercaderas de almacn
de
cuestionarios,
entrevistas y revisin
de documentaria
EQUIPO DE AUDITORIA
ESTOFANERO ADCO Gleny Janeth (AUDITOR GENERAL)
MOROCCO BERDUZCO Amelia (AUDITOR SUPERVISOR)
MAMANI LLANOS Gonzalo Javier (AUDITOR ENCARGADO)
INFORMACIN ADMNISTRATIVA
INFORMES A EMITIR
FECHAS DE ENTREGA
Sntesis
Introduccin
Observaciones
Recomendaciones
PRESUPUESTO DE TIEMPO
TOTAL
ACTIVIDADES
A-1
A-2
A-3
A-4
A-5
A-6
HORA
S
Planeamiento
15
11
11
11
11
11
70
20
20
20
20
20
20
120
23
23
25
23
23
23
140
15
15
15
15
15
15
90
10
40
10
50
15
15
15
15
15
15
90
Evaluacin
por
reas
sobre
(economa
eficiencia
efectividad)
Elaboracin
de
borrador
del
informe
Resumen de recomendaciones,
conclusiones y observaciones.
Resumen preliminar
Informe final
TOTAL DE HORAS
600
ACTIVIDADES
Revisin de reas criticas
Evaluacin por reas sobre( economa ,eficiencia y
FECHAS
20 Junio-28Junio
29 Junio-9 Julio
efectividad)
Elaboracin del borrador del informe
10 Julio-17 Julio
Resumen de recomendaciones
, conclusiones y
18 Julio-24 Julio
observaciones
Reunin preliminar
25 Julio-2 Agosto
6Agosto-15Agosto
CAPITULO V
FASE DE
EJECUCION
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
La empresa tiene
no ( ) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no (x) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
proveedores
que es
actualizada mensualmente.
19.- Se cerciora el departamento de compras de que los proveedores
seleccionados son tan buenos o mejores en lo que respecta a calidades,
precios, fechas de entrega, etc.?
Si (x)
no ( ) n/a ( )
no (x) n/a ( )
no (x) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no (x) n/a ( )
Si ( )
no ( ) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no (x) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no ( ) n/a ( )
no (x) n/a ( )
no (x) n/a ( )
no (x) n/a ( )
Los productos no estn asegurados contra algn dao ya que estos son
distribuidos al mercado local.
AREA DE ABASTECIMIENTO
PREGUNTAS
1.- La empresa cuenta con
manual de funciones?
2.Existe
normas
SI
NO
N/
A
EVALUACION
BUEN REGULA MAL
A
un
con
manual
responsabilidades y funciones?
de
una
de
personal?
6.- Cuenta
funciones
con
del
sistema
equipos suficientes?
8.- Cuenta con objetivos y metas?
9.- Quin es el encargado de
las
solicitudes
base
de
requisiciones
de
compras?
10.- se hacen las compras sobre
la
de
capacitaciones?
7.- Cuenta con maquinarias y
preparar
adecuada
solicitudes de compra?
11.- Se realiza las requisiciones o
solicitudes de compra mediante un
sistema?
12.- La empresa cuenta con un
plan de contingencias?
13.- cuenta con sistema
de la empresa?
14.- El personal est capacitado,
de
anual de compras?
16.- Existen programaciones para
compras peridicas?
17.- Cuenta con una cartera de
proveedores diversos?
18.- Existe un catlogo
proveedores en la empresa?
de
compras
de
que
los
calidades,
precios,
para
materiales
que
contado?
24.- Se realizan las entregas de
las
compras
mediante
consignaciones?
25.- el rea de compras cuenta
estadsticas
de
son
actualizadas
diariamente?
31.La
ubicacin
de
la
mercadera es el adecuado?
32.El
personal
tiene
adecuado
almacn?
34.- cuenta
para
el
con
polticas de
seguridad?
35.- cuenta con servicios de
vigilancia?
36.- El acceso es restringido a
los almacenes?
37.- cuenta con un sistema de
remuneraciones e incentivos?
38.- Existe una planificacin en la
red de distribucin?
39.- La entrega de mercadera a
los
usuarios
es
de
manera
oportuna?
40.- se registra la entrada de
mercadera al almacn?
41.Los
productos
encuentran
algn dao?
asegurados
se
contra
HALLAZGOS DE AUDITORIA
Pregunta N
FECHA: 08/06/2016
OBSERVACIONES
11
SUMILLA
No se realiza requisiciones o solicitudes de compra mediante un sistema
PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION
En la auditora realizada se encontr que no se hace la requisicin o solicitudes de compra
mediante un sistema para tener un control adecuado.
HALLAZGOS
CONDICION ( situacin deficiente determinada en el examen)
(lo que es)
Como resultado de la verificacin y evaluacin del rea se pudo observar que la empresa no
cuenta con un sistema en donde pueda tener un control y pueda agilizar con respecto a las
adquisiciones.
CRITERIO (estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin)
(lo que debe o debi ser) (citar normas no aplicables)
La entidad debera de contar con un buen sistema y que este adoptado a las actividades que
realice la empresa para realizar de manera adecuada y correcta las actividades respectivas.
CAUSA ( a su juicio cuales son los motivos o razones por lo cual se incumpli el
criterio) (por qu ocurri la condicin)
Debido a la falta de planeacin y descuido por parte de los encargados del rea como
tambin el encargado de administracin y por el desconocimiento de nuevas maneras de
realizar el trabajo como es el de implementar un sistema para realizar un adecuado trabajo.
EFECTO ( es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin
descrita)
La falta de un sistema ocasionara que haya lentitud en la empresa no tendr un buen control
lo que indica que no realizara adecuadamente su trabajo el personalEMPRESA:
del rea.
TECNIFERRETERIIA SA
HALLAZGOS DE AUDITORIA
FECHA: 08/06/2016
OBSERVACIONES
Pregunta N
15
SUMILLA
La entidad no realiza un plan anual de compras
PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION
En la auditora realizada se encontr que no se realiza un plan anual de compras que
determine cuanto se va a comprar durante el ao y de esta manera aumentar la probabilidad
de lograr mejores resultados y tener una gran competencia en el mercado.
HALLAZGOS
CONDICION ( situacin deficiente determinada en el examen)
(lo que es)
Como resultado de la verificacin y evaluacin del rea se pudo observar que la empresa no
cuenta con un plan anual de compras
CRITERIO (estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin)
(lo que debe o debi ser) (citar normas no aplicables)
A travs de una evaluacin se debera de realizar un plan anual de compras en donde
determine un adecuado control y determinacin de las compras en el periodo establecido de
esta manera obtener resultado esperados.
CAUSA ( a su juicio cuales son los motivos o razones por lo cual se incumpli el
criterio) (por qu ocurri la condicin)
No hay una buena organizacin por parte de los encargados de la elaboracin o
cumplimiento de la realizacin del plan anual de compras.
HALLAZGOS DE AUDITORIA
FECHA: 08/06/2016
OBSERVACIONES
Pregunta N 25
SUMILLA
La entidad no cuenta con una localizacin adecuada para el mercado objetivo
PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION
En la auditora realizada se encontr que la entidad no cuenta con una localizacin en donde
realice la venta de sus productos con el mercado objetivo.
HALLAZGOS
CONDICION ( situacin deficiente determinada en el examen)
(lo que es)
Como resultado de la verificacin y evaluacin del rea se pudo observar que la entidad no
est ubicada en un lugar estratgico para realizar las ventas de sus productos.
CRITERIO (estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin)
(lo que debe o debi ser) (citar normas no aplicables)
La entidad debera de realizar un estudio de mercado para determinar y de esta manera
ubicarse en el lugar adecuado donde pueda realizar las ventas respectivas de sus productos
CAUSA ( a su juicio cuales son los motivos o razones por lo cual se incumpli el
criterio) (por qu ocurri la condicin)
A falta de conocimiento del tema, por el desinters de realizar un estudio por parte de las
autoridades de la entidad y de no contratar a un profesional que realice dicho estudio donde
se pueda determinar el lugar que debera de establecerse y pueda generar mayores
ingresos.
EFECTO ( es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin
descrita)
Debido a la mala ubicacin generara menores ingresos puesto que no se encuentra en el
mercado objetivo.
EMPRESA:
TECNIFERRETERIIA SA
FECHA: 08/06/2016
HALLAZGOS DE AUDITORIA
Pregunta N 31
OBSERVACIONES
SUMILLA
Inadecuada ubicacin de la mercadera
PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION
En la auditora realizada se encontr que el rea almacn es inadecuada para el depsito
de la mercadera y dems bienes.
HALLAZGOS
CONDICION ( situacin deficiente determinada en el examen) (lo que es)
No se cuenta con un almacn amplio, el lugar en donde se almacenan los productos no
son idneos para la conservacin de estos.
CRITERIO (estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin) (lo que debe o
debi ser) (citar normas no aplicables)
Se debera contar con almacn adecuado para los productos ya que una correcto
almacenamiento de los productos garantiza a las empresas ventajas competitivas, al tener
el mnimo de daos en los materiales la empresa puede proveer el nivel deseado de
servicios al cliente a un costo razonable. Adems de que no se tendra ninguna queja en
cuanto a los materiales ya que estos no estarn defectuosos.
CAUSA ( a su juicio cuales son los motivos o razones por lo cual se incumpli el criterio)
(por qu ocurri la condicin)
Este problema se origina por que no se da la importancia al almacenamiento de productos
adems de no contar con los recursos necesarios para la ampliacin o la adquisicin de un
nuevo local.
EFECTO ( es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin
descrita)
Al tener un almacn pequeo se podra perder o daar los productos y esto traera
perdidas a la empresa.
EMPRESA:
TECNIFERRETERIIA SA
HALLAZGOS DE AUDITORIA
FECHA: 08/06/2016
OBSERVACIONES
Pregunta N
39
SUMILLA
La entrega de mercadera a los clientes es de manera inoportuna
PUNTO BASICO DE LA OBSERVACION
Los pedidos no son entregados en las fechas acordadas
HALLAZGOS
CONDICION ( situacin deficiente determinada en el examen) (lo que es)
En la evaluacin realizada en el sub rea de almacn, los pedidos no son entregados el
tiempo, lugar, fecha acordada.
CRITERIO (estndar contra el cual ha medido o comparado la condicin) (lo que debe o
debi ser) (citar normas no aplicables)
El plazo que se establece para entregar el producto debe ser respetado para que as el
cliente no desconfe de la empresa adems de llevarse una buena imagen lo cual har que
nos recomiende con otras personas.
Se debe conocer muy bien cunto tiempo le toma al proveedor entregar los bienes o
servicios solicitados. Esto permite saber en qu momento se debe realizar un nuevo pedido y
as no estar desabastecido de dicho producto. Es importante registrar el momento en que se
realiza y se acepta cada uno de los pedidos.
CAUSA ( a su juicio cuales son los motivos o razones por lo cual se incumpli el criterio) (por
qu ocurri la condicin)
Hay un desinters por parte del personal que se encuentra en el almacn ocasionando as
retrasos para cumplimiento de la entrega de productos que son requeridos por el cliente.
EFECTO ( es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa de la condicin
descrita)
Si el personal no toma inters en la atencin oportuna de productos se disminuir la venta de
productos.
EMPRESA:
TECNIFERRETERIIA SA
FECHA: 08/06/2016
HALLAZGOS DE AUDITORIA
Pregunta N 41
SUMILLA
OBSERVACIONES
INFORME DE AUDITORIA
I. SINTESIS
En el ejercicio de las facultades que se le otorgan a nuestras sociedad de
auditores SPBRLD & ASOCIADOS S.A. ha procedido a examinar distintas
reas
Principales observaciones
II. INTRODUCCION:
La empresa TECNI FERRETERIA SA a travs de seleccin de sociedades
auditoras, nos convoc con el fin de realizar una auditora de gestin y
sistemas en el rea de abastecimientos, en el mes de Junio del presente ao,
para lo cual se le brindara un servicio con todas las facilidades expedidas
dentro de nuestras polticas.
CRITERIO:
La entidad debera de contar con un buen sistema y que este adoptado a las
actividades que realice la empresa para realizar de manera adecuada y correcta
las actividades respectivas.
CAUSA:
Debido a la falta de planeacin y descuido por parte de los encargados del rea
como tambin el encargado de administracin y por el desconocimiento de
nuevas maneras de realizar el trabajo como es el de implementar un sistema
para realizar un adecuado trabajo.
EFECTO:
La falta de un sistema ocasionara que haya lentitud en la empresa no tendr un
buen control lo que indica que no realizara adecuadamente su trabajo el
personal del rea.
2. LA ENTIDAD NO REALIZA UN PLAN ANUAL DE COMPRAS
CONDICION
Como resultado de la verificacin y evaluacin del rea se pudo observar que
la empresa no cuenta con un plan anual de compras
CRITERIO:
A travs de una evaluacin se debera de realizar un plan anual de compras en
donde determine un adecuado control y determinacin de las compras en el
periodo establecido de esta manera obtener resultado esperados.
CAUSA:
No hay una buena organizacin por parte de los encargados de la elaboracin
o cumplimiento de la realizacin del plan anual de compras.
EFECTO:
ALGN DAO
CONDICION:
Las mercaderas que cuenta la empresa no se ha protegido de manera
eficiente para el traslado de la mercadera.
CRITERIO:
El embalaje es necesario para proteger el producto, para que asi se pueda
impedir roturas, mermas, deterioros, etc. Adems el embalaje aparte de ser una
gran ayuda para el buen traslado de productos puede constituir un elemento
promocional del producto.
CAUSA:
Porque la mercadera que se maneja es distribuida al rea local es as que no
se le tomo la deba importancia, haciendo a un lado todo lo que son los
embalajes y protecciones que debera tener el producto.
EFECTO:
Al no tomar importancia en cuanto a la proteccin de los productos tendremos
prdidas al distribuir nuestros productos a largas distancias ya que existir
deterioro lo cual tambin originaria un perdida para la empresa.
CONCLUSIONES
De acuerdo a la evaluacin realizada a la Empresa TECNI FERRETERIA SA.
Podemos llegar a la conclusin de que la empresa TECNI FERRETERIA SA.
Tiene una gestin deficiente debido a que la mayora de las reas evaluadas
no estn cumpliendo con metas y objetivos planteados en algunos aspectos a
cabalidad como se muestra a continuacin:
CONCLUSION PRIMERA: De acuerdo a la evaluacin de la planificacin
se puede concluir que la empresa tiene bien establecidos sus planes de
accin para hacer frente a los problemas que puedan presentarse
CONCLUSION SEGUNDA: De acuerdo a la evaluacin realizada al rea
de compras se concluye de que esta rea no cuenta con un respectivo
manual
de
procedimientos
de
adquisiciones,
no
cuenta
con
el
y pago a
sus respectivos
proveedores
RECOMENDACIONES
RECOMENDACIN 1
RECOMENDACIN 2
RECOMENDACIN 3
RECOMENDACIN 4
RECOMENDACIN 6
CAPITULO VII
PLAN
DE ACCION
PLAN DE ACCION
Cundo
PLANEAMIENTO
hacer?
Dnde?
Qu hacer?
Implementar
Cmo hacer?
un
Realizar
una
junta
con
el REA
sistema acorde a
Implementar
empresa
un
COMPRAS
sistema
que
no
se
pierda
ninguna
Hacer
un
cronograma
con
(Fecha)
2015
DE De
15
de
julio a 27 de
julio
Determinar
plan
anual
el
de
compras
de los AREA
COMPRAS
periodos anteriores.
Determinar
el
plan
anual
DE Del
01
de
agosto al 15
de agosto
de
ayudara a
respectivas
prevenir las
compras
que
se
una
obtener
resultados
ptimos.
Realizar un estudio de mercado de AREA
localizacin
COMPRAS
adecuada para el
mercado objetivo
DE Del
16
de
agosto a 10
de setiembre
Por
la
localizacin
hacer
del AREA
almacn para el
almacn
los ALMACEN
ingreso de todos
30
los productos
setiembre
ampliar
el
para
que
todos
de
los
productos,
la
DE Del
15
de
setiembre al
de
Determinar
un
DE De
cronograma para
la
se realizara
entrega
de
productos
oportunamente.
07
de
octubre al 11
de octubre
Realizar
las
entregas
productos
de
los
adecuadamente
estableciendo
establecidas
las
fechas
determinando
las
Implementar
medidas
seguridad
un
de
para
se
lleva
en
para
as
tomar
DE Del
cada TRANSPORTE
las
adecuado
traslado de los
productos
16
de
octubre al 21
de octubre.
fundamental
para
el
traslado.
De
acuerdo
la
carga