Herms Hotel
V 5.0
Manuel dutilisation
3. Rservations...................................................................... 36
Rservation Simple............................................................................................................. 36
Rservation par disponibilit............................................................................................ 36
Rservation par clic sur une chambre .............................................................................. 37
La fiche de rservation ..................................................................................................... 38
Les Arrhes ........................................................................................................................ 42
Rservation de groupe...................................................................................................... 43
Confirmation dune rservation ....................................................................................... 45
Arrive du client............................................................................................................... 47
Facturation........................................................................................................................ 48
Dpart du client ................................................................................................................ 51
Options de la fiche de rservation..................................................................................... 53
Modifier la rservation ..................................................................................................... 53
Transfert de chambre........................................................................................................ 53
3
Permuter deux rservations .............................................................................................. 54
Options gnrales
Dans longlet doptions gnrales, vous pouvez dfinir les mots de passe
pour protger certaines fonctions du programme, et aussi les chemins daccs
aux modules de gestion et de caisse.
Le mot de passe gnral sert protger laccs au panneau de
configuration et au module de gestion.
Modification
des mots de
passe
Exemple :
Si lon veut appliquer un taux compos sur les articles possdant un Code
T.V.A gal 1, correspondant dans notre exemple un taux de 19.6%, il
suffit dentrer le code T.V.A 1 dans la case CODE TVA .
Il faut maintenant dfinir le taux compos en remplissant les cases :
CODE TVA : ici code n 2 gal la T.V.A 5.5%.
%TVA : Pourcentage du taux de base 5.5% dans la
composition du taux complexe, ici 0.7727800%.
CODE TVA 1/4 : ici code n 1 gal la T.V.A 19.6%.
%TVA 1/4 : Pourcentage du taux de base 19.6% dans la
composition du taux complexe, ici 0.2272200%.
(Ex : 0.23 % pour le taux 19.6%, et 0.77 pour le taux 5.5%)
Taxe de
sjour
Arrhes
Tlphone
Petit
djeuner
Comme pour les arrhes, il est ncessaire de crer dans le module de gestion
un article permettant la facturation des appels tlphoniques et des petits
djeuner, et de reporter ces codes article dans la case CODE ARTICLE
FACTURATION NOTE TELEPHONIQUE et PETIT DEJ .
Ces articles sont utiliss dans le cas de la facturation de prestations
tlphoniques si vous tes relis votre standard tlphonique, et de
prestations complmentaires de petit djeuner si vous utilisez un forfait avec
le petit djeuner inclus.
Vous avez la possibilit ici dappliquer des rductions pour les enfants dont
lge est infrieur, dans lexemple ci-dessus, 2 ans et 8 ans.
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Tarification
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Forfaits
Le forfait permet de regrouper plusieurs articles reprsentant des chambres
sous un mme code. Il est possible de modifier le prix de chaque article
composant le forfait. Le tarif appliqu chaque article composant le forfait
ne modifie en aucun cas le tarif de base de cet article quand celui-ci est
utilis en dehors du forfait.
Pour chaque article de chambre composant le forfait vous devez dfinir un
ou plusieurs tarifs correspondant une ou plusieurs saisons.
Le taux de T.V.A appliqu au forfait est soit le taux de base soit le taux
si ce dernier est actif. (pour appliquer la TVA il faut cliquer sur la
touche :
)
Vous devez aussi dfinir si le tarif du forfait est pour une nuit, pour une
personne / nuit. (utilisez le bouton :
) ou pour un mois (
).
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compose de trois cubes, rouge, bleu, jaune) et slectionner un
article dans la liste suivante. Pour chaque article slectionn, entrer
le tarif pour chaque saison. Rpter cette opration autant de fois
que ncessaire.
Validation du
choix &
annulation
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Type Client
Les types de clients permettent de segmenter votre clientle selon vos
propres critres. De plus, la gestion des types de clients est obligatoire pour
lutilisation du module htel.
Les types de clients sont crs en utilisant la fentre suivante
.
Type de
client par
dfaut.
Bouton de
modification
et de
suppression
dun type
client
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Bouton droit.
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Le modle de facture :
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Le modle de confirmation :
Vous pouvez personnaliser le contenu du modle de confirmation, pour
cela vous devez saisir les informations propres votre tablissement.
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Lditeur souvre :
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Pays I.N.S.E.E
La liste des pays I.N.S.E.E est utile pour la cration de statistiques
demandes par lI.N.S.E.E tout tablissement htelier.
Une liste des pays est dj fournie avec le logiciel. Cependant sil devient
utile dajouter un autre pays, il faut procder comme suit.
Bouton de
modification
et de
suppression
dun pays.
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21
Pour crer les chambres de lhtel il faut au pralable dfinir les types.
Pour dfinir les types de chambre il suffit de suivre les instructions
suivantes :
Il faut utiliser la partie droite du panneau de configuration.
Elle comporte le tableau de type et les trois boutons : ajouter
(croix bleue), supprimer (moins bleu), modifier (triangle
bleu). Pour utiliser lune de ces fonctions, il suffit de slectionner
laide du bouton gauche le type, puis cliquer sur une option.
Pour ajouter un type : cliquer sur le bouton ajouter . Saisir tous
les champs en passant de lun lautre en utilisant la touche
tabulation du clavier dans la fentre suivante.
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Choisir une icne approprie, comme par exemple licne sing.ico pour
un type de chambre un lit et non une icne de paysage.
Cliquer sur le bouton ouvrir pour valider la slection.
Validation du
choix &
annulation
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Icnes de
description des
chambres pour
la cration.
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25
26
Cliquer sur
une des
chambres pour
crer une
rservation.
Modification de la date
dbut du planning.
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Dplacement
vertical vers le
haut.
Disponibilit.
Gestion des Recouches.
Dplacer une chambre.
Filtrer par type de chambre.
Dplacement
vertical vers le
bas.
Dplacement
horizontal vers la
gauche.
Dplacement
horizontal vers la
droite.
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Le planning du module htel utilise les couleurs et les dessins ou icnes afin
de permettre lutilisateur une lecture meilleure et plus rapide.
Par exemple les mois sont dsigns par la barre de chiffre en haut du
planning. A chaque changement de mois la couleur de cette barre change.
De plus les jours fries et ferms sont aussi reprsents dans cette barre. Les
jours ferms sont de couleur grise et les jours fris sont de couleur noire.
Un bouton de chambre est compos de Quatre lments comme le montre la
figure suivante:
Le numro de la chambre.
Une icne de description du type de chambre.
Deux icnes de description de la chambre (ex : vue sur mer, tl,
baignoire, douche etc.).
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Etat Factur : couleur orange clair (Pour visionner cet tat lcran
il suffit de filtrer la planning en cliquant sur le bouton de filtre puis
en cliquant sur loption facture ).
Etat annul : Couleur gris.
Cliquer sur ce
bouton pour
filtrer par type
de chambre.
Type de filtre
utilis.
Aprs avoir cliqu sur le bouton filtre une fentre apparat pour
permettre lutilisateur de choisir un type de filtre. Le type de filtre utilis
est affich en bas et gauche du planning principal.
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Cliquer sur ce
bouton pour
dplacer une
rservation.
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Dans lexemple illustr ci-dessus, la rservation de Mr Capitaine a t
choisie. Un trait est apparu lors de cette slection pour indiquer
lutilisateur devant quelle chambre est positionne la rservation. De plus la
rservation slectionne suit maintenant le curseur de la souris. Ici
lutilisateur dplace la rservation de Mr Capitaine de la chambre 200 la
chambre 202. Pour valider cette slection, lutilisateur doit positionner la
rservation en face de la chambre de destination puis cliquer sur la souris.
Enfin pour sortir totalement du mode de dplacement il suffit de cliquer
nouveau sur le bouton dplacement du planning.
Cependant tous les dplacements ne sont pas autoriss par le module htel.
Voici une liste des cas ou le dplacement est impossible :
Une rservation ne peut tre dplace si elle est dans les tats
occupe ou facture.
Une rservation ne peut tre dplace que verticalement c'
est--dire
dune chambre une autre. En aucun cas elle ne pourra tre
dplace dune priode une autre. Cette manipulation seffectue
dans la fiche rservation en modifiant la date dbut et la date fin
de cette rservation.
Une rservation peut venir surbooker une autre, mais lutilisateur ne
pourra jamais surbooker une rservation qui est dj surbooke une
premire fois.
Utilisation du calendrier
Dans le module htel, le calendrier est utilis plusieurs fois et sutilise de la
mme manire dans tous les cas. La premire utilisation est ddie la
modification de la date de dbut daffichage du planning.
Cliquer sur ce
bouton pour
ouvrir le
calendrier.
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En cliquant sur le bouton du planning la fentre suivante est ouverte :
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Bouton droit.
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Si la souris reste positionne sur une rservation plus dune seconde alors la
bulle daide apparat. Dans cette bulle lutilisateur peut trouver les
informations suivantes :
Nom du client.
Date darrive.
Date de dpart.
Nombre de nuits.
Numro de chambre.
Nombre dadultes.
Nombre denfants.
Nom du client factur.
Cette fonction est indispensable lutilisateur afin quil puisse trouver les
informations concernant les rservations le plus rapidement possible.
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! "
"
#
#
Cliquer sur ce
bouton pour
rechercher les
disponibilits.
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Aprs avoir slectionn les trois arguments, la fentre affiche la liste des
chambres disponibles.
Si lutilisateur veut visionner les icnes de description de la chambre il doit
la slectionner dans la liste en cliquant dessus. Ainsi les icnes seront
affiches dans le cadre sous le bouton RESERVER .
Aprs avoir slectionn une chambre lutilisateur peut, soit crer une
rservation, ou soit annuler la recherche en cliquant sur le bouton
annuler . Si lutilisateur clique sur le bouton RESERVER la fentre
de rservation souvre et lutilisateur doit renseigner tous les autres champs
(cf. section fiche de rservation).
Cliquer sur
une des
chambres
pour crer une
rservation.
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La fiche de rservation
La fiche de rservation :
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La cration dun client peut se faire dans ce panneau si le client nexiste pas.
Pour ce faire, lutilisateur doit renseigner tous les champs relatifs au client
principal. Pour plus dinformations sur la cration dun client, voir la section
gestion des clients .
Si le client est dj connu et cr, lutilisateur peut le slectionner dans la
liste des clients en cliquant sur le bouton choix client principal .
Lutilisateur peut aussi choisir le client de facturation de la mme faon en
cliquant sur le bouton choix client facturation . Lutilisateur renseigne les
champs du client de facturation uniquement si celui-ci est diffrent du client
principal.
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La fentre de choix des clients se prsente comme suit :
Dans cette fentre lutilisateur peut trier la liste des clients par trois filtres
diffrents :
Liste par nom : la liste des clients est trie par nom.
Liste par tlphone : la liste des clients est trie par numro de
tlphone.
Liste des clients professionnels par nom : la liste des clients par nom
mais uniquement les clients de type professionnel comme par
exemple une agence de voyage.
Lutilisateur slectionne le filtre en cliquant sur un onglet portant le nom du
filtre dsir (les onglets des filtres sont en haut de la fentre).
De plus la recherche lintrieur de la liste des clients et dans tous les
filtres, seffectue en cliquant sur un des clients de la liste puis en tapant au
clavier la premire lettre du nom ou du numro de tlphone selon le filtre
choisi.
Le client slectionn est surlign en bleu. Si lutilisateur veut slectionner
un autre client, il clique simplement dessus.
Pour valider la slection il suffit de cliquer sur le bouton slection.
Certains champs doivent obligatoirement tre saisis sinon la fentre refuse
de se fermer. Ces champs sont indiqus en jaune dans la fentre si
lutilisateur essaie de la quitter sans les avoir remplis.
Pour terminer la cration de la rservation lutilisateur doit cliquer sur le
bouton Valider (croix verte en bas de la fiche, droite).
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Le client de facturation :
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Les Arrhes
Vous pouvez saisir les arrhes que doit vous verser le client, ainsi que son
numro de carte bleue.
La rception des arrhes peut se faire tout moment en appuyant sur la
touche :
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Rservation de groupe
La cration du groupe :
Le nombre dadultes,
Le nombre denfants,
Le n de chambre,
Le type de chambre,
Le forfait
Pour crer la liste des clients vous pouvez saisir le nom de chaque client en
cliquant sur + et en saisissant ensuite le nom du client.
Vous pouvez aussi crer un nombre de client dtermin ayant tous le mme
nom en cliquant sur Crer des clients id. .
Si vous voulez crer directement votre groupe en dsignant des chambres,
utilisez le bouton Crer des chambres .
Pour chaque client vous pouvez galement dfinir :
La chambre gratuite,
Ne pas calculer la taxe de sjour
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Dans la liste de gauche vous pouvez voir la liste des clients faisant partie du
groupe, et dans la liste de droite, la liste des chambres disponibles.
Pour affecter un client une chambre, vous devez :
slectionner le client,
slectionner une chambre
cliquer sur la flche bleue daffectation.
A chaque fois que vous affectez une chambre un client, ce dernier disparat
de la liste.
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Ce bouton est
utilis pour
imprimer
plusieurs fois
la
confirmation.
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La confirmation par courrier imprime automatiquement une lettre de
confirmation qui est envoyer au client.
ATTENTION : Pour imprimer, il est obligatoire que lordinateur sur lequel
est install le logiciel soit connect une imprimante.
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La confirmation par tlphone sert uniquement de validation de rservation.
Il appartient ici lutilisateur de contacter le client par tlphone.
Arrive du client
Lors de larrive du client dans lhtel, lutilisateur doit modifier la
rservation correspondante. Pour modifier cette rservation il suffit de
cliquer sur celle-ci sur le planning afin douvrir sa fiche.
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Facturation
La facturation darticles supplmentaire ou de la totalit de la rservation est
ralise partir du mme menu. Pour y accder, cliquer sur la rservation
facturer sur le planning, puis cliquer le bouton facturation droite du
panneau.
Lors de larrive du client dans lhtel, deux oprations sont ralises par le
logiciel :
Facturation automatique du forfait ou de la chambre.
Ajout dans les rglements du montant des arrhes.
Facturation de
la chambre ou
du forfait. La
qt est en
fait, pour la
chambre, le
nombre de
jours ou de
nuits.
Un rglement
est ajout. Le
montant de ce
rglement est
gal au
montant des
arrhes.
Ajout &
suppression
dun
rglement.
Facturation et
impression de
la facture.
Pr facturation.
Ajout,
suppression,
multiplication
dun article
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Cliquer sur un article pour le slectionner puis valider avec le bouton vert
sinon annuler avec le bouton croix rouge .
Pour supprimer ou multiplier un article, utiliser les boutons moins et
multiplier de la fentre de facturation de la rservation, tout en
slectionnant un article.
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Dpart du client
Le dpart du client seffectue en plusieurs tapes :
Pr facturation.
Rglement du montant d.
Impression de la facture.
Il est cependant possible de facturer le sjour dun client un tiers en
utilisant loption factur . Cette option fonctionne de faon identique
loption factur 1 en choisissant le client facturer dans la mme
fentre. La diffrence se situe dans le fait que la totalit des prestations et
des rglements sont transfrs au tiers et la rservation du client est
considre comme facture.
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Modifier la rservation
Elle permet de changer certains paramtres comme la date de dbut ou
la date de fin de la rservation. Les paramtres modifiables apparaissent
en noir sur fond jaune.
Transfert de chambre
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Pour permuter une rservation avec une autre, vous devez slectionner
une rservation parmi celles qui vous sont proposes dans la liste cidessus. Les rservations candidates la permutation ont des priodes
identiques celles de la rservation permuter.
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&
'
"
"
Utilisation de la fentre
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Factures
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Client
Surbooking
Liste complte Liste des rservations classes par priode. Cette liste
reprend lensemble des rservations depuis le dbut de
lactivit sans tenir compte de la priode slectionne.
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(
'
Utilisation de la fentre
Liste des arrhes non reues : Cette liste comporte toutes les arrhes
que vous avez rclames vos clients et qui nont pas t reues
ce jour.
Arrhes date dpasse : Vous trouverez dans cette liste les arrhes
dont la date de rception a dpass le dlai prvu dans les
paramtres gnraux.
Liste des arrhes reues : Liste des arrhes reues.
Liste des arrhes conserver : Liste des arrhes reues, mais que
vous conservez.