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CGPR040- Versin 4.

CONTROL DE VERSIONES
Versin

Hecha por

Revisada por

Aprobada por

Fecha

1.0

CH

AV

AV

25-09-07

Motivo

CASO COMPLETO
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

PROGRAMA DE CAPACITACIN 2007

CASA

DOCUMENTOS INCLUIDOS:

Solicitud de Cambio N 001.


Inspeccin de Calidad N 001.
Informe de Monitoreo de Riesgos.
Reporte de Perfomance del Proyecto N 11 Simplificado.
Reporte de Perfomance del Proyecto N 11 Completo.

Contacto: informes@dharma-consulting.com, Pgina Web: www.dharmacon.net


The PMI Registered Education Provider logotipo es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el Project
Management Institute (PMI) para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting
ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

CGPR040- Versin 4.0

CONTROL DE VERSIONES
Versin

Hecha por

Revisada por

Aprobada por

Fecha

Motivo

1.0

CH

AV

AV

20-08-07

Retraso en la entrega de trabajos

SOLICITUD DE CAMBIO N 001


NOMBRE DEL PROYECTO
PROGRAMA DE
CAPACITACION 2007

SIGLAS DEL PROYECTO


CASA

SOLICITANTES DEL CAMBIO


Comit de Control de Cambios

TIPO DE CAMBIO REQUERIDO


ACCIN CORRECTIVA
ACCIN PREVENTIVA

REPARACIN POR DEFECTO


CAMBIO EN EL PLAN DE PROYECTO
DEFINICIN DEL PROBLEMA O SITUACIN ACTUAL: DEFINA Y ACOTE EL PROBLEMA QUE SE VA A
RESOLVER, DISTINGUIENDO EL PROBLEMA DE SUS CAUSAS, Y DE SUS CONSECUENCIAS.

Se detect el retraso en la entrega de los avances de trabajo de los participantes del Curso
Taller de Gestin de Proyectos.
DESCRIPCIN DETALLADA DEL CAMBIO SOLICITADO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD EL CAMBIO
SOLICITADO, PRECISANDO EL QU, QUIN, CMO, CUNDO Y DNDE.

El programa de capacitacin ser reestructurado de la siguiente forma:


Se reprogramar el programa de capacitacin, siendo para el desarrollo de las sesiones del curso
taller de gestin de proyectos quincenal hasta el trmino de las sesiones del curso gestin de
proyectos usando MS Project 2003.
Se dar una sesin adicional la cual permitir que el instructor entregue a los participantes el
feedback de los avances de los trabajos presentados.
Se entregar a los participantes materiales de apoyo para el desarrollo de los formatos de los
casos prcticos.
El desarrollo de las sesiones ser ms prctico que terico, eliminado la exposicin de las
presentaciones, debindose slo explicar el mapa conceptual del tema de la sesin y
seguidamente el ejemplo respectivo.
RAZN POR LA QUE SE SOLICITA EL CAMBIO: ESPECIFIQUE CON CLARIDAD PORQUE MOTIVOS O
RAZONES SOLICITA EL CAMBIO, PORQUE MOTIVOS ELIGE ESTE CURSO DE ACCIN Y NO OTRO ALTERNATIVO, Y QU
SUCEDERA SI EL CAMBIO NO SE REALIZA.
El cambio es solicitado porque se identifico el retraso de la entrega de trabajo de los participantes,
adems de la falta de material de apoyo y feedback de los trabajos presentados.

EFECTOS EN EL PROYECTO
EN EL CORTO PLAZO
Ampliacin de la fecha fin del proyecto, del 24 de
setiembre al 9 de octubre del 2007.

EN EL LARGO PLAZO

EFECTOS EN OTROS PROYECTOS, PROGRAMAS, PORTAFOLIOS U OPERACIONES


Ninguno

EFECTOS EXTRA EMPRESARIALES EN CLIENTES, MERCADOS, PROVEEDORES, GOBIERNO, ETC.


Ninguno

OBSERVACIONES Y COMENTARIOS ADICIONALES


Los cambios solicitados sern realizados a partir de la cuarta sesin del curso taller de Gestin de
proyecto.

REVISIN DEL COMIT DE CONTROL DE CAMBIOS


FECHA DE REVISIN
EFECTUADA POR
RESULTADOS DE REVISIN
(APROBADA/RECHAZADA)
RESPONSABLE DE APLICAR/INFORMAR
OBSERVACIONES ESPECIALES

22 de agosto del 2007


FP
Aprobada
AV / CH
Ninguna

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CONTROL DE VERSIONES
Versin

Hecha por

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Aprobada por

Fecha

1.0

CH

AV

AV

10-09-07

Motivo
Inspeccionar el estado del proyecto

INSPECCIN DE CALIDAD N 001


NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

PROGRAMA DE CAPACITACIN 2007

CASA

DATOS DEL ENTREGABLE INSPECCIONADO


FASE

4.0 Curso de GP
usando MS Project

ENTREGABLE 2 NIVEL

4.2 Ejecucin

ENTREGABLE 3 NIVEL

4.2.1 Sesin 1
Al 4.2.10 Sesin 10

PAQUETE DE TRABAJO

4.2.1.1 Dictado
4.2.1.2 Informe

ELABORADO POR

C. Huarcaya
ESTNDAR, NORMA O ESPECIFICACIN DE REFERENCIA PARA REALIZAR LA INSPECCIN

Lista de Verificacin de Ambientes, Equipos, e Instalaciones

DATOS DE LA INSPECCIN
OBJETIVOS DE LA INSPECCIN
Verificar antes del inicio de las sesiones el correcto estado y/o funcionamiento de los ambientes,
equipos e instalaciones proporcionados para desarrollar el curso de Gestin de Proyectos usando MS
Project 2003.
En caso de ser necesario se tomar las acciones correctivas para mitigar o evitar las fallas detectadas.
GRUPO DE INSPECCIN
PERSONA

CH

ROL DURANTE LA
INSPECCIN

ROL EN EL PROYECTO

OBSERVACIONES

Soporte Administrativo del


Supervisor
curso
MODO DE INSPECCIN
METODO

Revisin de acuerdo a
la lista de Verificacin
de Ambientes, Equipos
e Instalaciones.

FECHA

22-10-07

RESULTADOS DE LA INSPECCIN
LISTA DE DEFECTOS A CORREGIR O
MEJORAS A REALIZAR

2 PC asignadas a los participantes no


tenan instalados el siguiente software:
MS Project 2003, WBS Chart Pro, PDF
Creator.
PC de Expositor sin conexin a Internet

LUGAR

ISTP ABACO

Conforme
RESPONSABLE

HORARIO

OBSERVACIONES

6:15 p.m.

Las reparaciones de
defectos deben ser
realizadas antes del inicio
de la sesin a las 7:00 p.m.

No conforme

FECHA
REQUERIDA

Soporte Tcnico

22-10-07

Soporte Tcnico

22-10-07

OBSERVACIONES

Corregido antes del


inicio de la sesin

Corregido antes del


inicio de la sesin

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS
Los resultados de la Lista de Verificacin de Ambientes, Equipos e Instalaciones es enviada al Equipo
del Proyecto, y al Proveedor del servicio de laboratorio al da siguiente de efectuada la sesin
DOCUMENTOS ADJUNTOS
Lista de Verificacin de Ambientes, equipos e instalaciones

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1.0

CH

AV

AV

10-10-07

Motivo

Versin Original

INFORME DE MONITOREO DE RIESGOS


NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

PROGRAMA DE CAPACITACIN 2007

CASA

RIESGOS ACTUALES POTENCIALES


REVISIN DE TRIGGERS PARA LOS RIESGOS IDENTIFICADOS INICIALMENTE

Las conversaciones o consultas informales se han realizado durante el desarrollo de las sesiones de
los cursos.
Los resultados de las encuestas son evaluados para todas las sesiones de los cursos.
La deteccin de pequeos incumplimientos o signos de no calidad en el servicio, se obtienen como
resultado de las encuestas.

REVISIN Y CONFIRMACIN DE PROBABILIDAD E IMPACTO ESTIMADOS INICIALMENTE

Modificacin de cronograma de clases, aument su probabilidad de impacto a 0.08


Baja satisfaccin de los participantes con el desarrollo de los cursos, se mantuvo estable la
probabilidad a 0.18
Material de los cursos insuficiente o con deficiencias de contenido, disminuy la probabilidad a 0.15
Metodologa inadecuada para el desarrollo del curso, aument su probabilidad a 0.05
Solicitud de adicionales no contemplados en el alcance, mantuvo estable su probabilidad a 0.04
Incumplimiento de los contratos de refrigerio, aument su probabilidad a 0.50

REVISIN DE ADECUACIN DE
INICIALMENTE

RESPUESTAS PLANIFICADAS PARA LOS RIESGOS IDENTIFICADOS

En todas las sesiones se solicita el feedback de los participantes mediante la encuesta de sesin.
A los proveedores de refrigerio se cancel slo el 50 % del servicio.
Antes del inicio de cada sesin se hace la revisin de los ambientes, aulas y equipo, de acuerdo a la
lista de verificacin.
Se mantiene una comunicacin y coordinacin informal con los representantes del cliente.
Para el cambio del cronograma de clases se aplic la clusula de flexibilidad en contratos con los
expositores.
Antes de enviar el Informe Mensual 1, se envo el borrador del informe a Luis Gutirrez.

REVISIN DE PLANES DE CONTINGENCIA PARA LOS RIESGOS IDENTIFICADOS INICIALMENTE

Para los contratos se ha efectuado todos los planes de contingencia previstos.


Para la modificacin del cronograma se present la solicitud, se evalu el impacto y se reprogram
las clases tal cual como lista el plan de contingencia.
Para la metodologa de los cursos, se ha evaluado las necesidades, los impactos y tomado las
acciones correctivas pertinentes.

VERIFICACIN DE EJECUCIN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS

Para la modificacin de cronograma de clases se aplic las 3 respuestas planificadas.


Para la baja satisfaccin de los participantes con el desarrollo de los cursos se aplic las 2 respuestas
planificadas.
Para la metodologa inadecuada para el desarrollo del curso se aplic las 2 respuestas planificadas.

RIESGOS ACTUALES SUCEDIDOS


VALORACIN DE IMPACTO REAL VS IMPACTO ESTIMADO
Metodologa inadecuada para el desarrollo del curso, inicialmente el Impacto Estimado fue de 0.03, y el
Impacto Real fue de 0.05
Incumplimiento de los contratos de alquiler de aulas y laboratorios, inicialmente el Impacto Estimado fue de
0.24, y el Impacto Real fue de 0.20

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REVISIN DE PLANES DE CONTINGENCIA


Para la Modificacin de cronograma de clases, se ha efectuado:
Formalizacin de la solicitud.
Evaluacin del impacto.
Reprogramacin de clases.
Para la Metodologa inadecuada para el desarrollo del curso , se ha efectuado:
Evaluar las necesidades.
Evaluar impactos contractuales.
Tomar las acciones correctivas.
Para el Incumplimiento de los contratos de refrigerio, se ha realizado:
Solicitar feedback de los participantes mediante encuestas.
Hacer el pago del 50% y el resto al trmino del contrato.
Para el Incumplimiento de los contratos de alquiler de aulas y laboratorios, se ha realizado:
Revisar segn la lista de verificacin antes del inicio de cada sesin.
Informar los resultados al proveedor del servicio.
Tomar las acciones correctivas pertinentes.

ELABORACIN DE PLANES DE EMERGENCIA


Para la modificacin del cronograma de clases, la clase del 16 de agosto del 2007 fue cancelada sin la
necesidad de presentar una solicitud, pues debido al movimiento ssmico ocurrido el da anterior se prefiri por
medidas de seguridad no desarrollar la clase, siendo esta recuperada el da martes de la prxima semana.
Ambas partes estuvieron de acuerdo en el cambio realizado.

PROGRAMACIN DE EJECUCIN DE PLANES DE CONTINGENCIA / EMERGENCIA


El plan de emergencia aplic de inmediato, comunicndose a los participantes el cambio en el cronograma del
programa de capacitacin para el Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project 2003.

EVALUACIN DE NECESIDADES DE ACCIONES CORRECTIVAS O SOLICITUDES DE CAMBIO


La Solicitud de Cambio N 001, solicitaba la reprogramacin de las clases, la realizacin de una sesin
adicional, y la entrega de material adicional. Todas las solicitudes fueron aceptadas, luego de analizar y
evaluar la probabilidad de impacto de cada una. Reprogramndose las sesiones del curso taller de Gestin de
Proyectos, dando un sesin adicional, y en forma progresiva proporcionando ejemplos como material adicional
del curso.
La Accin Correctiva N 001, de acuerdo a la evaluacin del problema planteado se decidi realizar las
acciones correctivas del caso para minimizar los impactos en el proyecto.

NUEVOS RIESGOS DETECTADOS


DEFINICIN DE TRIGGERS
No se ha detectado nuevos riesgos.

EVALUACIN CUALITATIVA Y CATEGORIZACIN DE RIESGOS


No se ha detectado nuevos riesgos.

DEFINICIN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS


No se ha detectado nuevos riesgos.

DEFINICIN DE PLANES DE CONTINGENCIA


No se ha detectado nuevos riesgos.

PROGRAMACIN DE EJECUCIN DE RESPUESTAS PLANIFICADAS


No se ha detectado nuevos riesgos.

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CONTROL DE VERSIONES
Versin

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Fecha

0.1

CH

AV

AV

10-09-07

Motivo

Versin original

REPORTE DE PERFORMANCE DEL PROYECTO N 11


- SIMPLIFICADO
NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

PERIODO

FECHA DE CORTE

Programa de Capacitacin 2007

CASA

Del 3 al 09 de septiembre

10-09

ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO


1.- SITUACIN DEL ALCANCE
% AVANCE REAL

EV / BAC

= 5065.00/6395.00

= 79.20 %

% AVANCE PLANIFICADO

PV / BAC

= 5175.00/6395.00

= 80.90 %

2.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA


SV (VARIACIN DEL
EV PV

= $ 5065.00 $ 5175.00

= $ (-110.0)

EV / PV

= $ 5065.00 / $ 5175.00

= 0.98

EV AC

= $ 5065.00 $ 5065.00

= $ 0.00

EV / AC

= $ 5065.00 / $ 5065.00

= 1.00

CRONOGRAMA)
SPI (INDICE DE RENDIMIENTO
DEL CRONOGRAMA)

3.- EFICIENCIA DEL COSTO


CV (VARIACIN DEL COSTE)
CPI (INDICE DE RENDIMIENTO
DEL

COSTE)

4.- CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD


CURSO - TALLER DE GESTION DE PROYECTOS
- Resultados de las Encuestas 5
Puntaje

4,52

4,45

4,42

4,43

4,51

S6

S7

S8

4,05

4,03
4
3,93

3
S1

S2

S3

S4

S5

Sesiones

Objetivo de Calidad = 4.0

CURSO - GESTION DE PROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003


- Resultados de las Encuestas 5,00

Puntaje

4,22

4,00

4,00

4,09

4,00
3,98

3,92

3,68

3,00
S2

S3

S4

S5
Sesiones

S6

S7

S8

Objetivo de Calidad= 4.0

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PROBLEMAS Y PENDIENTES: POR TRATAR.

El participante Frank Urbina consult al Ing. Quiroz la posibilidad de permitir la asistencia de un representante de
la Sociedad de Software a las sesiones del curso de Gestin de Proyectos usando MS Project.
En la sesin 8 del Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project 2003, los participantes manifestaron sus
sugerencias y observaciones sobre el desarrollo del curso, por lo cual sugirieron se cambie la metodologa con la
cual se vena desarrollando, y que lo desarrollado por el instructor sea seguido por los participantes, es decir, el
instructor y los participantes deberan realizar los mismos pasos en el uso de la herramienta.

PROBLEMA / PENDIENTE: PROGRAMADOS PARA RESOLVER.

Se enviar el Control de Lectura N 6 del Curso de Gestin de Gestin de


Proyectos usando MS Project 2003 a los correos de los participantes que lo
han solicitado. Los participantes debern enviar el Control de Lectura
solucionado al correo chuarcaya@dharmacon.net a ms tardar el mircoles
12 de septiembre.
Las sesiones 8 y 9 del curso de Gestin de Proyectos usando MS Project
2003 desarrollarn un repaso del curso, mediante un caso dirigido.

RESPONSABL
E

FECHA

CH

10-09-07

AQ

13-09-07

OTROS COMENTARIOS U OBSERVACIONES

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Versin

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Fecha

0.1

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AV

AV

10-09-07

Motivo

Versin original

REPORTE DE PERFORMANCE DEL PROYECTO N11


- COMPLETO NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

PERIODO

Programa de Capacitacin 2007

CASA

Del 3 al 09 de septiembre

ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO: COMO EST EL PROYECTO A LA FECHA DE CORTE DEL PERIODO
1.- SITUACIN DEL ALCANCE
INDICADOR

FRMULA

% AVANCE REAL

EV / BAC

= 5065.00/6395.00

CLCULO

= 79.20 %

RESULTADO

% AVANCE PLANIFICADO

PV / BAC

= 5175.00/6395.00

= 80.90 %

2.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA


INDICADOR

FRMULA

SV (VARIACIN DEL CRONOGRAMA)


SPI (INDICE DE RENDIMIENTO DEL

EV PV

= $ 5065.00 $ 5175.00

= $ (-110.0)

EV / PV

= $ 5065.00 / $ 5175.00

= 0.98

CRONOGRAMA)

CLCULO

RESULTADO

3.- EFICIENCIA DEL COSTO


INDICADOR

FRMULA

CLCULO

CV (VARIACIN DEL COSTE)

EV AC

= $ 5065.00 $ 5065.00

CPI (INDICE DE RENDIMIENTO DEL COSTE)

EV / AC

= $ 5065.00 / $ 5065.00

RESULTADO

= $ 0.00
= 1.00

4.- CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS DE CALIDAD

CURSO - TALLER DE GESTION DE PROYECTOS


- Resultados de las Encuestas 5
Puntaje

4,52

4,45

4,42

4,43

4,51

S6

S7

S8

4,05

4,03
4
3,93

3
S1

S2

S3

S4

S5

Sesiones

Objetivo de Calidad = 4.0

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CURSO - GESTION DE PROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003
- Resultados de las Encuestas 5,00

Puntaje

4,22

4,00

4,00

4,09

4,00
3,98

3,92

3,68

3,00
S2

S3

S4

S5

S6

S7

S8

Sesiones

Objetivo de Calidad= 4.0

REPORTE DE PROGRESO: QU SE ALCANZ DESDE LA LTIMA VEZ QUE SE PRESENTO EL INFORME.


1.- ALCANCE DEL PERIODO
INDICADOR

FRMULA

% DE AVANCE PLANIFICADO DE
(PVj/BAC) (PVi/BAC)
PERIODO
% DE AVANCE REAL DEL
(EVj/BAC) (EVi/BAC)
PERIODO
2.- VALOR GANADO DEL PERIODO

CLCULO

=(5175/6395)-(4875/6395)
= 300 / 6395
= (5065/6395)-(4735/6395)
= 330 / 6395
CLCULO

RESULTADO

= 4.69 %
= 5.16 %

INDICADOR

FRMULA

VALOR GANADO PLANIFICADO

PVj PVi

= $ 5175.00 - $ 4875.00

= $ 300.00

RESULTADO

VALOR GANADO REAL

EVj EVi

= $ 5065.00 - $ 4735.00

= $ 330.00

3.- COSTO DEL PERIODO


INDICADOR

FRMULA

COSTO PLANIFICADO

PVj PVi
ACj - ACi

COSTO REAL

CLCULO

RESULTADO

= $ 5175.00 - $ 4875.00

= $ 300.00

= $ 5065.00 - $ 4735.00

= $ 330.00

4.- EFICIENCIA DEL CRONOGRAMA EN EL PERIODO


INDICADOR

FRMULA

SV DEL PERIODO

(EVjEVi)-(PVjPVi)

SPI DEL PERIODO

(EVjEVi)/(PVjPVi)

CLCULO

=($5065-$4735)-($5175-$4875)
= $ 330.00 - $ 300.00
=($5065-$4735)/($5175-$4875)
= $ 330.00 / $ 300.00

RESULTADO

= $ 30.00
= 1.10

5.- EFICIENCIA DEL COSTO EN EL PERIODO


INDICADOR

FRMULA

CV DEL PERIODO

(EVj EVi)-(ACjACi)

CPI DEL PERIODO

(EVj EVi)/(ACjACi)

CLCULO

=($5065-$4735)-($5065-$4735)
= $ 330.00 - $ 330.00
=($5065-$4735)/($5065-$4735)
= $ 330.00 / $ 330.00

RESULTADO

= $ 0.00
= 1.00

PRONSTICO: ESTIMADOS DEL COMPORTAMIENTO FUTURO DEL PROYECTO.


PRONSTICO DEL COSTO
INDICADOR

FRMULA

CLCULO

RESULTADO

EAC (ESTIMATE AT COMPLETION)

AC +[(BAC - EV)/CPI]

= $ 5065 + [( $ 6395 $ 5065)/1.00]

= $ 6395.00

ETC (ESTIMATE TO COMPLETE)

(BAC - EV)/CPI

= ($ 6395.00 $ 5065.00)/1.00

= $ 1330.00

VAC (VARIANCE AT COMPLETION)

BAC EAC

= $ 6395.00 $ 6395.00

=$0

PRONSTICO DEL TIEMPO


EAC (DE TIEMPO)

81 das tiles (Segn el MS Project).

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ETC (DE TIEMPO)


VAC (DE TIEMPO LNEA BASE)
FECHA DE TRMINO PLANIFICADA
FECHA DE TRMINO PRONOSTICADA
ESTADO ACTUAL DE

21 das tiles (Segn el MS Project).


= 81 - 71= 10 das tiles = 13 das calendario
26 de septiembre del 2007
09 de octubre del 2007

PROBLEMAS Y RIESGOS

El participante Frank Urbina consult al Ing. Quiroz la posibilidad de permitir la asistencia de un representante de
la Sociedad de Software a las sesiones del curso de Gestin de Proyectos usando MS Project.
En la sesin 8 del Curso de Gestin de Proyectos usando MS Project 2003, los participantes manifestaron sus
sugerencias y observaciones sobre el desarrollo del curso, por lo cual sugirieron se cambie la metodologa con
la cual se vena desarrollando, y que lo desarrollado por el instructor sea seguido por los participantes, es decir,
el instructor y los participantes deberan realizar los mismos pasos en el uso de la herramienta.

TRABAJO TERMINADO DURANTE EL PERIODO


Ver Cronograma N 1 Adjunto.

TRABAJO A SER REALIZADO EN EL SIGUIENTE PERIODO


Ver Cronograma N 2 Adjunto.

RESUMEN DE CAMBIOS APROBADOS DURANTE EL PERIODO


Ninguno

RESULTADOS DE ANLISIS DE VARIACIONES

OTRA INFORMACIN RELEVANTE PARA REVISIN Y DISCUSIN

6.000,00
5.000,00

Costo

4.000,00
3.000,00
2.000,00
1.000,00

03/09/2007

27/08/2007

20/08/2007

13/08/2007

06/08/2007

30/07/2007

23/07/2007

16/07/2007

Semanas
PV
EV
AC

09/07/2007

02/07/2007

25/06/2007

18/06/2007

0,00

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