LECTURE NOTES

Week 7
OPERATIONS AND POST
IMPLEMENTATION

0594M Enterprise System

LEARNING OUTCOMES
LO5: analyze to make decision integration application and strategy in
implementation ERP on the Company

Setelah selesai mempelajari pokok bahasan ini mahasiswa mampu :

Menjelaskan komponen untuk"Go-Live" dan menentukan kesiapan agar

implementasi berhasil baik

Memahami siapa saja yang terlibat dalam menyukseskan sistem setelah

"Go-Live" dan bagaimana untuk mengatasi masalah dan isu-isu yang
terjadi

Memahami penilaian transisi dari pengembangan sistem untuk

mendukung lingkungan produksi

Memahami proses alih pengetahuan kepada staf operasional dan

pentingnya memahami arti keberhasilan sistem untuk jangka panjang

Memahami bahwa pentingnya pelatihan sebelum dan sesudah Go-Live

sistem

OUTLINE MATERI :
- Go-Live Readiness
- ERP Training
- Stabilization
- Post-Production Supports
- Knowledge Transfer

0594M Enterprise System

ISI MATERI
IMPLEMENTASI SISTEM ERP
Tahapan implementasi sistem ERP

merupakan tahapan yang menentukan

keberhasilan melakukan proses perubahan kearah cara kerja system komputerisasi.

Dalam implementasi sistem ERP dibutuhkan suatu arsitektur software yang
memiliki tujuan untuk memberikan fasilitas aliran informasi dalam seluruh fungsifungsi bisnis dalam suatu Perusahaan. SistemERP dibangunatasdasarsistem
database

yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputasi yang

umum, yang dapat mengkonsolidasikan seluruh operasional bisnis menjadi

terpadu. Dalam realita, pelaksanaan implementasi system ERP dirancang
berdasarkan proses bisnis berjalan yang telah dianggap baik (best practice) yang
dianggap proses bisnis umum, misalnya bagaimana proses bisnis secara umum
yang sebenarnya berlaku untuk transaksi pembelian, pengendalian inventory.
Proses penyesuaian proses bisnis secara umum tersebut memerlukan tantangan
dalam menentukan keberhasilan dalam pelaksanaan implementasi sistem ERP pada
suatu Perusahaan, dimana proses bisnis yang telah terintegrasi dalam paket sistem
ERP.
Berikut adalah beberapa keuntungan dalam tahapan implementasi sistem ERP :
-

Terjadinya integrasi data, yaitu proses untuk mengintegrasikan data bagi

kepentingan perusahaan

Standarisasi proses operasi, yaitu untuk melakukan standarisasi proses operasi

melalui implementasi bisnis proses umum, sehingga terjadinya peningkatan
produktivitas, peningkatan efisiensi dan efektifitas kerja
0594M Enterprise System

Standarisasi Data dan Informasi, yaitu untuk melakukan standarisasi data dan
informasi dengan penyeragaman laporan

Walaupun demikian, terdapat beberapa kelemahan dalam melakukan implementasi

sistem ERP, yaitu seperti sebagai berikut :
-

Strategi operasi tidak berjalan dengan bisnis proses yang telah ditentukan

Waktu dan biaya implementasi yang kemungkinan dapat melebihi anggaran

yang telah dianggarkan

Kesiapan pengguna dalam menerima proses perubahan cara kerja dan

kehadiran system baru dalam melakukan pengoperasian, yang otomatis
menuntut pengguna untuk mengikuti pelatihan secara intensif.

Persiapan tim implementasi yang tidak berjalan baik dalam melakukan

migrasi dari system berjalan ke system baru

Berkurang fleksibilitas system dalam tahapan implementasi system ERP,

yang akan menuntut cara kerja pengguna untuk lebih disiplin.

MEMBANGUN SISTEM ERP

Dalam membangun sistem ERP, maka perlu diperhatikan bahwa adanya resiko
tingkat kegagalan yang tinggi dalam pelaksanaan implementasi sistem ERP. Jika
terjadi kegagalan dalam implementasi sistem ERP, maka akan menimbulkan resiko
tinggi yang akan mempengaruhi kinerja perusahaan bahkan dapat membunuh
bisnis perusahaan secara keseluruhan. Ciri-ciri kecenderungan terjadi kegagalan
dalam implementasi sistem ERP adalah hal berikut :

0594M Enterprise System

 Tidak sesuai kebutuhan dalam proses bisnis

Sumber daya yang belum siap terhadap terjadi perubahan cara kerja
Pendefinisian kebutuhan pengguna dan manajemen yang tidak tepat
Proses seleksi pemasok ERP dilakukan secara tergesa-gesa, dengan
mempertimbangkan faktor kebutuhan pengguna dan manajemen perusahaan

Hal yang paling mendasar yang harus dipertimbangkan dalam implementasi sistem
ERP tersebut adalah kebutuhan pengguna dan manajemen. Untuk itu, hal yang
harus dipertimbangkan dengan serius oleh pihak manajemen perusahaan dalam
membangun sistem ERP adalah sebagai berikut :
1. Mengembangkan sendiri (in-house development) oleh tim internal perusahaan
2. Membeli paket sistem aplikasi yang telah banyak beredar di pasaran software.

Tentunya keputusan dari alternatif kedua hal tersebut, masing-masing memiliki

keunggulan dan kelemahan masing-masing. Hal ini tergantung tingkat kebutuhan
tingkat manajemen perusahaan.
Ad1. Mengembangan sendiri (in-house development)
Faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam mengembangkan sendiri (inhouse development) adalah sebagai berikut :
Keuntungan membangun sistem sendiri
Sistem dapat dibangun sesuai dengan persyaratan (user requirement) dan
kebutuhan pengguna dan manajemen perusahaan

0594M Enterprise System

 Sistem yang dibangun akan mendukung prosedur yang saat ini telah berjalan,
walaupun terkesan tim IT dalam membangun sistem baru, hanya melakukan
konversi dari sistem lama, tanpa melakukan perubahaan yang radikal.
Semua laporan yang diminta dan dibutuhkan, dapat tersaji dalam aplikasi
program yang dibuat
Lebih mudah dipahami oleh pengguna, karena bukan merupakan sesuatu yang
baru, hanya berganti alat bantu (tool) yang digunakan

Kerugian membangun sistem sendiri

Bagi perusahaan yang sudah memiliki sistem aplikasi berjalan, maka dengan
keputusan top manajemen untuk membangun sistem dengan membuat sendiri
oleh tim IT, maka akan mencemaskan pengguna dan top manajemen bahwa
sistem baru tidak akan jauh berbeda dengan sistem lama, dimana tiap pengguna
akan meminta agar cara kerja sistem baru harus sama dengan sistem lama, tanpa
mempertimbangkan tingkat integrasi sistem lama. Dan apabila hal ini menjadi
permasalahan baru, maka baiknya top manajemen perlu mempertimbangkan
faktor-faktor utama yang menyebabkan untuk mengganti sistem lama menjadi
sistem baru. Hal ini agar menyakinkan tim IT bahwa dalam merancang sistem
baru tidak selalu berpedoman pada sistem lama, malah sebaliknya harus
melakukan perubahan-perubahan yang menjadi tujuan utama top manajemen.
Sistem baru yang telah dibuat harus dilakukan ujicoba (trial simulasi), yang
akan memerlukan waktu relatif lama, terlebih jika penguna masih disibukkan
dengan pekerjaan yang masih dilakukan pada sistem lama.
Tidak ada jaminan atau kepastian bahwa sistem baru yang sudah dibuat akan
stabil (free error), tetapi sebaliknya jika banyak permintaan pengguna yang
0594M Enterprise System

memerlukan modifikasi program yang relatif besar, maka kemungkinan besar

aplikasi program jadi tidak stabil.
Belum tentu teknologi modern dapat diterapkan atau cocok dengan baik,
terlebih bila staff IT tidak memiliki pengetahuan dan pengalaman atau orangorang IT tidak mau belajar hal-hal teknologi baru
Membutuhkan waktu yang relatif lama untuk membangun sistem baru, dan
bahkan kemungkinan resiko yang harus dipertimbangkan dalam proyek
pengembangan sistem baru tidak sesuai dengan jadwal yang ditentukan
Tidak ada kepastian, apakah dokumentasi dan buku panduan dibuat dan
disempurnakan sesudah peremajaan atau upgrading
Biaya relatif tinggi untuk merekrut personil IT (Project Manajer, Sistem
Analyst, Programmer) yang profesional dan andal dalam bidang IT.

Hal penting yang harus dipertimbangkan dalam membangun sistem ERP oleh tim
IT sendiri (in-house development) dengan alasan pembuatan sendiri aplikasi
program tersebut agar sesuai kebutuhan dari masing-masing PIC departemen
terkait. Permasalahan yang dihadapi adalah dari orang-orang IT sendiri, seperti hal
kompetensi dan pengalaman dari orang-orang IT sendiri yang tidak meningkatkan
pengetahuan untuk terus belajar, terjadinya pergantian (mutasi keluar masuk) dari
orang-orang IT sendiri, dengan berbagai alasan, sehingga pekerjaan implementasi
Sistem dilakukan dengan beban. Hal-hal ini yang menyebabkan aplikasi program
ERP belum bisa digunakan oleh masing-masing bagian terkait, karena
menyebabkan error program (bugs program) yang menyebabkan aplikasi program
tidak stabil, dengan banyaknya permintaan-permintaan modifikasi dari masing0594M Enterprise System

masing pengguna, sehingga memerlukan modifikasi program yang relatif besar dan
mengakibatkan aplikasi program jadi tidak stabil.

Ad2. Membeli sistem paket

Hal yang menjadi pertimbangan jika pengadaan software ERP dilakukan dengan
pembelian dari pemasok ERP adalah faktor manfaat dari produk yang dibeli,
dimana manfaat tersebut harus merupakan suatu solusi terhadap permasalahan
yang dihadapi perusahaan.

Keuntungan membeli sistem paket siap pakai :

Sistem sudah siap untuk diimplementasikan
Sistem

paket

yang

siap

pakai,

pada

prinsipnya

dapat

langsung

diimplementasikan dengan memperhatikan periode awal yang akan dijadikan

mulai transaksi menggunakan sistem paket tersebut. Walaupun demikian, dalam
realita, masih diperlukan permintaan modifikasi perubahan sistem yang
memang merupakan kebutuhan perusahaan. Untuk itu, perlu dibicarakan pada
awal perjanjian, sebelum dilakukan implementasi sistem paket yang siap pakai.
Sistem aplikasi sudah dipergunakan dan diujicoba oleh banyak perusahaan
Hal ini merupakan suatu keunggulan sistem paket siap pakai, terlebih jika
sistem paket siap pakai ini telah digunakan oleh perusahaan yang sejenis,
tentunya akan lebih mempermudah dalam melakukan implementasi.
Biaya keseluruhan lebih rendah dibanding membangun sendiri
Hal penting dalam melakukan implementasi sistem ERP adalah waktu. Jika
dibandingkan waktu dalam mengembangkan sendiri sistem ERP yang akan
0594M Enterprise System

dibangun dari awal, maka dapat dikatakan bahwa waktu dalam melakukan
implementasi sistem paket yang siap pakai relatif lebih singkat dibandingkan
membangun sendiri
Kebanyakan sistem paket siap pakai mendapatkan dukungan dari tim penjual
selama masa implementasi. Untuk memastikan bahwa implementasi dapat
berjalan baik, maka biasanya dari pihak penjual akan memberikan dukungan
termasuk pelatihan kepada para pengguna selama masa implementasi.
Dengan persetujuan kontrak maintenance, maka perusahaan akan mendapat
dukungan dari penjual setelah implementasi selesai. Biasanya pihak vendor
software ERP akan tertuang dalam ruang lingkup kontrak maintenance untuk
jangka waktu relatif panjang, apabila pihak perusahaan ingin mendapatkan
dukungan jangka panjang, setelah masa implementasi berakhir.

Kerugian membeli sistem paket siap pakai :

Sebelum penandatanganan kontrak jual beli, maka pihak perusahaan perlu
memahami bahwa informasi yang diberikan oleh pihak penjual dapat terealisasi
dengan baik. Ujicoba persyaratan (sistem requirement) dapat dilakukan pada
saat implementasi
Pengguna harus mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan sistem,
sehingga berpotensi menggantikan pola kerja yang lama. Hal ini terkadang
mendapat perlawanan dari pengguna, karena agak enggan untuk mengubah pola
kerja yang rutin.

0594M Enterprise System

 Tidak semua laporan yang dibutuhkan perusahaan dapat dihasilkan oleh sistem
paket. Hal ini dapat dilakukan dengan cara membuat laporan sendiri dengan
sarana yang telah disediakan sistem paket.
Perusahaan akan selalu tergantung kepada penjual/pembuat sistem. Pembuat
sistem tidak akan memberikan source code sebagai upaya pencegahan agar staf
IT perusahaan tidak mengadakan perubahan standar sistem.
Tiap penambahan atau modifikasi modul yang tidak sesuai dengan standar
sistem paket, akan menambah biaya.

PELATIHAN
Pelatihan

merupakan

sebagian

dari aktivitas

untuk

mendukung

tingkat

keberhasilan implementasi sistem ERP agar hasil pengoperasian suatu aplikasi

program sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Untuk mencapai hal tersebut di atas, maka perlu diperhatikan pedoman pelatihan,
sebagai berikut :
a. Menetapkan tujuan pelatihan

Menetapkan sasaran yang diharapkan

Melakukan evaluasi pelaksanaan pelatihan

b. Metode pelatihan

Disesuaikan dengan peserta terdiri : peragaan, ceramah , praktek langsung

Terdapat dua metode utama yaitu demonstrasi (presentasi) dan penyiapan

materi pelatihan (hands-on)

Keuntungan metode demonstrasi adalah terjadinya diskusi, tanya jawab

antara instruktur-peserta
0594M Enterprise System

c. Tempat pelatihan (training sites)

Tempat pelatihan biasanya disesuaikan dengan tujuan, biaya dan tersedianya
tempat pelatihan
d. Materi pelatihan
Materi pelatihan biasanya terdiri dari : Manual pelatihan, Contoh-contoh kasus,
Prototipe system dan contoh model keluaran atau laporan

Jenis Pelatihan
Hal yang utama dalam pelatihan adalah materi pelatihan yang disusun secara
sistematika dan sederhana, sehingga mudah dipelajari dan dapat di jadikan sebagai
buku panduan bagi setiap tingkatan l pengguna dalam menjalankan suatu aplikasi
program ERP. Agar pelatihan dapat memberikan hasil yang optimal kepada peserta
pelatihan, maka perlu diperhatikan jenis-jenis pelatihan, yaitu sebagai berikut :
Operator Training
Materi pelatihan yang diberikan pada operator training merupakan prosedurprosedur teknis yang perlu dibicarakan dalam operator training, seperti :
Aktivitas Rutin (Daily Run Activities)
Merupakan langkah-langkah teknis dalam menjalankan suatu aplikasi
program, yaitu dari mulai sampai mengakhiri suatu transaksi harian.
Penyusunan Laporan-laporan (Periodic Report Preparation)
Merupakan langkah-langkah teknis dalam membuat atau mempersiapkan
penyusunan laporan-laporan dari suatu aplikasi program.
Prosedur dalam keadaan darurat (Emergency Procedure)

0594M Enterprise System

Merupakan tindakan-tindakan teknis yang harus dilakukan jika terjadi

keadaan darurat, seperti komputer server hange, terjadi mati lampu, dan lain
sebagainya,
Direct Pengguna Training
Materi pelatihan yang diberikan kepada level direct pengguna atau secondary
pengguna, yaitu staf (personil) yang secara langsung terlibat dalam menangani
atau menggunakan sistem ERP.
Hal-hal yang perlu dibahas dan diuji, adalah sebagai berikut :
Data Entry Procedure, yaitu langkah melakukan data entri setiap transaksi
aplikasi program.

Inquiries, yaitu perintah-perintah yang harus dientry dalam setiap transaksi

aplikasi program

Mengedit (mengubah) data yang sudah dientry, yaitu langkah-langkah yang

harus dilakukan dalam melakukan mengedit suatu data yang sudah
dilakukan entry sebelumnya.
Running Report, yaitu perintah-perintah yang harus dilakukan dalam
menyusun suatu laporan-laporan dari suatu aplikasi program.
Manajemen pengguna training.
Materi pelatihan yang diberikan kepada tingkatan manajemen berupa konsep
mengenai sistem informasi dan komputerisasi, [engendalian (kontrol) dalam
sistem informasi, prosedur dasar perubahan dari manual ke otomatisasi.

Sering terjadi bahwa Sumber Daya Manusia internal perusahaan merasa belum
siap untuk mengikuti training (pelatihan), karena merasa kuatir terhadap kegagalan
atau merasa tidak nyaman jika menerima suatu perubahan. Permasalahan ini akan
berdampak mengganggu atau menghambat proses persiapan Sumber Daya

0594M Enterprise System

Manusia. Untuk mengatasi hal tersebut, maka perusahaan dapat menempuh

beberapa tahapan sebagai berikut :
Mensosialisasikan bahwa teknologi diperlukan untuk meningkatkan daya saing
dan kemampuan perusahaan. Untuk itu SDM harus memiliki daya adaptasi
dengan lingkungan teknologi yang terus berkembang.
Pelatihan dilakukan secara bertahap, karena peningkatan ketrampilan
membutuhkan tahapan proses, jika tidak SDM akan mengalami kesulitan dalam
beradaptasi.
Penggantian Sumber Daya Manusia perusahaan dengan melakukan perekrutan
terhadap tenaga kerja baru yang sudah menguasai teknologi informasi. Namun
perlu dipertimbangkan, karena penggantian tenaga kerja baru dapat dirasakan
sebagai ancaman atas kelangsungan pekerjaan bagia SDM yang ada.
Menciptakan dan mempersiapkan penghargaan bagi SDM yang berhasil
menyelesaikan pelatihan dan mempersiapkan diri dengan baik. Penghargaan
tersebut dapat memberikan dorongan bagi SDM untuk berkembang.

0594M Enterprise System

SIMPULAN
Dalam membangun sistem ERP, maka perlu diperhatikan resiko tingkat kegagalan
yang tinggi dalam pelaksanaan implementasi sistem ERP. Jika terjadi kegagalan
dalam implementasi sistem ERP, maka akan menimbulkan resiko tinggi yang akan
mempengaruhi kinerja perusahaan bahkan dapat membunuh bisnis perusahaan
secara keseluruhan
Tahapan implementasi sistem ERP

merupakan tahapan yang menentukan

keberhasilan melakukan proses perubahan kearah cara kerja komputerisasi. Dalam

implementasi sistem ERP dibutuhkan suatu arsitektur software yang memiliki
tujuan untuk memberikan fasilitas aliran informasi dalam seluruh fungsi-fungsi
bisnis dalam suatu Perusahaan.
Kekuatiran Sumber Daya Manusia internal perusahaan merasa belum siap
menghadapi perubahan cara kerja sistem baru, maka perlu diperhatikan
pelaksanaan pelatihan secara intensif dalam tahapan implementasi sistem ERP.
Pelatihan merupakan sebagian dari aktivitas untuk mendukung keberhasilan
implementasi sistem ERP agar hasil pengoperasian suatu aplikasi program sesuai
dengan kebutuhan pengguna dan manajemen perusahaan.

0594M Enterprise System

DAFTAR PUSTAKA
1. Luvai F. Motiwalla, Jeff Thompson (2009), 2nd Edition, Enterprise Systems
for Management, Pearson Prentice Hall, Chapter 7.
2. http://scholar.google.com/scholar?q=OPERATIONS+AND+POST+IMPLEM
ENTATION&hl=id&as_sdt=0&as_vis=1&oi=scholart

0594M Enterprise System