INTRODUCCIN

Se entiende que la gerencia de recursos humanos que es el motor central que

basndose en un conocimiento integral genera las oportunas respuestas. Para
llevar a efecto sus acciones, su herramienta principal es la informacin que se
traduce en base de datos, confiable que contemple la permanente actualizacin y
programacin de la misma.
Al plantearse los cambios deber estar apta para identificar los conflictos y el
impacto de dichos cambios, con el fin de enfrentarlos y solventarlos, planteando
soluciones que se ajusten a las necesidades de cambio.

SISTEMA DE CONTROL DE PERSONAL:

El control de personal o control de colaboradores permite integrar una serie de

procedimientos con la finalidad de registrar y controlar al personal que trabaja en
una empresa o institucin.
Los terminales de control de personal tambin se denominan terminales de
control de presencia, control de asistencia, control horario o relojes de fichar. Estos
sistemas tienen definidos para cada usuario registrado, unos calendarios, horarios,
vacaciones, turnos de trabajo, etc. en que el usuario registrado tiene permiso.
El control de personal permite gestionar el saldo horario de cada trabajador,
permisos laborales, horas extras, asistencia, control de turnos, activacin de
sirenas y alarmas horarias as como para gestionar las diferentes incidencias de
acceso. Otra caracterstica comn de los terminales de control de personal es la
posibilidad de descargar el registro o log del histrico de accesos, donde hay
informacin de la identidad de cada usuario, el cdigo de incidencia de acceso, la
hora del acceso
DEFINICION DE SISTEMA DE INFORMACION DE RECURSOS HUMANOS:
Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se
obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la
organizacin, y del complejo y multifactico entorno que afecta la actividad
empresarial de dicha organizacin. Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la
empresa informacin procesada y actualizada en formato electrnico a aplicar en
instancias de evaluacin y diagnstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y
debilidades en cuanto al modo en que estn organizados los empleados, y de las
caractersticas del mercado laboral al cual acudir en situaciones de bsqueda de
nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de

las mejores decisiones posibles a nivel de la gestin de Recursos Humanos de la

empres
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS:
El HRIS en su conjunto mejora fundamentalmente el intercambio de informacin
y de la comunicacin entre la empresa y sus empleados. El HRIS facilit la
operacin del departamento de recursos humanos en todos los componentes. Con
el seguimiento preciso y objetivo de la compensacin y los beneficios, aumenta la
moral de los empleados y la motivacin. El sistema de informacin de recursos
humanos reduce el costo y el tiempo dedicado a la consolidacin de datos
manuales. Permite a los administradores gestionar los recursos humanos
centrndose ms en la toma de decisiones y proyectos en lugar de papeleo. El
sistema espera dar a la divisin de gestin de recursos humanos un papel ms
estratgico en la empresa, ya que la informacin tomada de HRIS puede ser la
base para los planes de formacin de empleados y proyectos de eficiencia de
trabajo.

USO DE EL SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS:

Debido a la globalizacin, muchas organizaciones estn definiendo estructuras
no tradicionales y disean el trabajo con la intencin de romper las barreras
existentes entre los empleados, para lo que utilizan una variedad de tcnicas que
garantizan la flexibilidad de la mano de obra. Aunque estas estrategias resultan
ser muy potentes para aumentar la eficacia de la organizacin, pueden dificultar el
control de las personas que trabajan para la organizacin.
Afortunadamente, existen sistemas (hardware y el software) informticos
(conocido con las siglas de SIRH) que facilitan la administracin del personal,
estos permiten mantener la informacin exacta de cada colaborador; incluyendo la
actualizacin de capacitaciones que orienten al colaborador a un adecuado plan
de carrera, el cual lo haga sentir como parte de la organizacin a la cual

pertenece. Al mismo tiempo, permite que el especialista de recurso humano

dedique el 100% de su tiempo a la elaboracin de planes y estrategias que
mejoren la calidad de vida de sus colaboradores.

Fases de la importancia del sistema de informacin de recursos humanos:

1. La Planificacin.
Es la funcin de gestin que determina los objetivos de la organizacin, y
establece las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos. De esta
manera, un gestor debe conocer el mbito en el que se encuentra, conocer la
finalidad de la organizacin, sus metas y por tanto sus objetivos, para poder
llevarlos a cabo, se distinguen de seis etapas en el proceso de planificacin entre
ellas estn:

Evaluacin de las condiciones actuales.

Determinacin de los objetivos y metas.
Establecimiento de un plan de accin.
Asignacin de recursos.
Ejecucin.
Control.
2. La Organizacin.

La segunda etapa de la clasificacin de la gestin cientfica es la organizacin.

Esta etapa tiene como funcin "adecuar los recursos previstos en la planificacin
para conseguir los objetivos. Para Ivancevich la organizacin como funcin
"implica la existencia de una estructura de relaciones de funcin y de autoridad. Es
la etapa mediante la cual se estructuran los recursos humanos y fsicos con el fin
de alcanzar los objetivos que se han marcado. La organizacin como funcin
implica, por tanto, a la Organizacin como sistema y se relaciona con la estructura

organizativa, la divisin de puestos de trabajo, la funcin de cada uno de ellos, los

organigramas y el logro de los objetivos.
3. La Direccin.
Esta fase ha sido identificada en ocasiones como la de ejecucin. En cualquier
caso, viene referida a la etapa que debe llevar a la prctica el plan diseado. Esta
fase debe conseguir un lder capaz de articular al conjunto de componentes que
forman la estructura organizativa.
Hay varios aspectos que debe tratar esta etapa del proceso, aunque las
resumiremos en tres:

Las funciones del lder,

La comunicacin,
Las necesidades de los usuarios (marketing)
4. El Control.

Finalmente, como control debemos entender aquellos procedimientos destinados

a evaluar el rendimiento real, comparar ese rendimiento con los objetivos fijados, o
corregir las diferencias entre los resultados y los objetivos
Esta etapa es esencial, ya que de no existir, no podra conocerse si lo planificado,
organizado y ejecutado se ha realizado correctamente, y por tanto ha funcionado
bien.
LA INFORMACIN COMO RECURSO INTANGIBLE.

Si bien hemos mencionado antes los distintos tipos de recursos a la manera

clsica (recursos humanos, financieros, materiales e informativos), Hiroyuki Itami
introduce en 1987, a travs de su obra Mobilizing Invisible Assets

una

clasificacin distinta que distingue los recursos de la organizacin en dos grandes

tipos: los recursos tangibles o visibles y los recursos intangibles o invisibles

Los primeros aluden a los recursos financieros, o los recursos materiales y

tcnicos; y los intangibles, a la imagen de marca, la investigacin, los procesos de
interaccin con los consumidores, o el mismo capital intelectual derivado de los
recursos humanos; activos, todos ellos, que para Itami son los que generan el
autntico valor en una organizacin, y en particular en una empresa. Si bien, los
activos visibles son necesarios carecen de valor sin los invisibles. A su vez, los
activos invisibles se clasifican segn el flujo de informacin que impliquen, ya sea
entrada de informacin del exterior, movimiento de la misma dentro de la
organizacin; o salida de informacin al exterior. Esta clasificacin -informacin
externa, interna y corporativa-, ser la que mencionaremos a continuacin.

1. La Informacin Ambiental.
Distinguiremos entre dos tipos de informacin ambiental, la informacin crtica y la
informacin externa.

1.1. Informacin crtica (modelo de jakobiak).

Alfons Cornella cita a Jakobiak cuando establece una tipologa de la informacin
que denomina crtica, y que est formada por los siguientes tipos: cientfica,
tcnica, tecnolgica, tcnico-econmica, jurdica y reglamentaria, de entorno y
seguridad, e informacin cualitativa y general.
1.2. Informacin Externa (modelo de laudon y laudon).
Entre los estudios para clasificar la informacin del entorno de la empresa
destaca, tambin, la clasificacin de Laudon y Laudon que sirve, adems, para

estructurar la captura y absorcin de informacin (volveremos sobre estos

conceptos al identificar en un apartado posterior el contexto en el que se mueve
una empresa) as, identifican dos entornos, inmediato y remoto:

El Entorno Inmediato, lo conforman los activos [16] que una empresa trata
a

diario,

como

clientes,

distribuidores,

competidores,

proveedores,

financiadores y reguladores.
El Entorno Remoto: est formado por aquellos elementos que una
empresa debe tener en cuenta para controlar el entorno en el que se
encuadra, y que est formado por la informacin sobre la situacin poltica,
la sociedad, los cambios tecnolgicos o la evolucin econmica.

2. La Informacin Interna.
En todo proceso de toma de decisiones se necesita informacin externa. Sin
embargo para que dicha informacin pueda ser dirigida por los gestores requiere
que sea tratada internamente. Adems, es necesario que la informacin pueda
fluir por los canales de la empresa para que obtenga el mximo provecho por
parte de la organizacin. Nos referimos, tambin, a la informacin formal y a la
informal.
Cornella , diferencia entre dos tipos de informacin interna: los conocimientos y la
informacin operacional. La informacin operacional es la generada por la
organizacin debido al funcionamiento rutinario de la empresa , mientras el
conocimiento es el resultado de la fusin de la informacin interna y externa, que
genera beneficios para las empresas.
3. La Informacin Corporativa.
Entendemos como informacin corporativa aquella que una empresa lanza al
exterior, de manera que le permita controlar sus canales y sus contenidos.

Siguiendo de nuevo a Cornella, ste disea un modelo general que representa los
canales hacia los que emite informacin, y que resume en un entorno inmediato
en el mbito empresarial (clientes, distribuidores, proveedores, financiadores,
reguladores, accionistas y empleados) ; y un entorno remoto, definido por dos
tipos de informaciones las de carcter econmico, y las de carcter tecnolgico
(patentes o resultados de investigacin y desarrollo).
Este autor contrapone a la Inteligencia Competitiva (que analizaremos
posteriormente) la Imaginera Corporativa, como aquellas tcnicas que tiene como
objetivo mejorar la proyeccin de la imagen corporativa de una organizacin.

4. La Planificacin
Hemos descrito antes el concepto de planificacin; fase que conforma uno de los
ejes vehiculares sobre los que gravita cualquier sistema de informacin; en tanto
que como determinante de los objetivos de la organizacin, y en los diferentes
niveles y departamentos de la empresa, debe servir de herramienta para aportar
informacin a la toma de decisiones.
La tipologa de la planificacin puede estudiarse desde es el espacio temporal al
que se aplica, o el nivel directivo que lo ejerza.
Encontramos as las siguientes:

Planificacin estratgica, centrada en temas amplios y duraderos que

aseguran la efectividad de la empresa. Se establecen objetivos y metas a
largo plazo, y la lleva a cabo la alta direccin.

Planificacin Operativa, que se establece a corto plazo y est orientada a

la consecucin de un objetivo determinado. La lleva a cabo la direccin de
control y los directivos de operaciones.

Planificacin Tctica, que se centra en el enlace que puede establecerse

entre la planificacin estratgica y la operativa.

A su vez la planificacin se estructura en las siguientes fases:

Evaluacin de las condiciones actuales. Es la etapa previa para cualquiera de los
tipos de planificacin (estratgica, operativa o tctica). Mientras en la planificacin
estratgica se adopta una visin panormica de los ambientes interno y externo de
la organizacin; en la planificacin operativa, la evaluacin se hace no tanto en las
tendencias, como en datos del tipo de flujo de caja, o de cuotas de mercado, ya
que se centra en objetivos y metas ms especficas.
Determinacin de los objetivos y metas. Esta fase aparece una vez evaluada las
condiciones vigentes.
Los objetivos son fines especficos, medibles y planteados a corto plazo y su
consecucin previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organizacin.
Las metas son estados o condiciones futuras que contribuyen a la finalidad ltima
de la organizacin.
Establecimiento de un plan de accin. Las acciones son medios especficos para
el logro de los objetivos. O dicho de otro modo los cursos de accin son la causa
de la existencia de los objetivos.
Asignacin de recursos. Es la fase en la que se presupuestan los recursos
(financieros, humanos, etc...) para cada plan importante.
Ejecucin. Es la asignacin de personas y responsabilidades para llevar a cabo un
plan. Requiere de las "polticas" que son declaraciones escritas que reflejan los
objetivos bsicos de un plan y trazan directrices que permiten elegir las acciones
para alcanzar los objetivos.

Control de la ejecucin. Incluye todas las actividades de gestin que tienen por
objeto asegurar que los resultados actuales se corresponden con los resultados
planeados.
5. La Toma de Decisiones.
En el contexto de una empresa la gestin de informacin tiene como uno de sus
aspectos ms relevantes el de la toma de decisiones. Y entendemos as, que una
decisin puede ser descrita como la respuesta a un problema o la eleccin entre
distintas alternativas para conseguir unos objetivos.
McClure: define la toma de decisiones como la conversin de la informacin en
accin, de manera que el recurso informacin adquiere un papel imprescindible en
este proceso.
Ivancevichet: sugieren que el proceso de toma de decisiones "es una serie o
concatenacin de pasos consecutivos o de etapas interconectadas que dan lugar
a una accin o a un resultado y su correspondiente evaluacin".
Grace Carter: apuntan que la toma de decisiones es un proceso en el que una o
ms personas identifican un problema y entonces disean, eligen, implementan y
programan una solucin. Se realiza una interesante aportacin al sealar que
toma de decisiones y gestin son trminos sinnimos, y que la toma de decisiones
en una organizacin tiene como fronteras los lmites de la racionalidad: "La
capacidad de la mente humana para formular y resolver problemas complejos es
muy pequea comparada con el tamao de los problemas por los cuales se
requiere una solucin en un entorno real"
Finalmente, concluimos esta aproximacin con la visin de Mairead Browne , al
sealar que una "decisin es el punto final de una serie de actividades que son
primordialmente de naturaleza cognitiva".

6. Los Mecanismos Para la Toma de Decisiones: El Proceso de Toma de

Decisiones
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una eleccin entre
las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes
contextos: a nivel laboral, familiar, personal, sentimental o empresarial (utilizando
metodologas cuantitativas que brinda la administracin).
Identifica tres actividades:

Bsqueda de ocasiones para tomar una decisin,

Bsqueda de posibles trayectorias,
Eleccin de la direccin adecuada.

Mairad Browne: seala un esquema en cuatro niveles:

Identificacin de problemas,
Bsqueda de alternativas,
Evaluacin de alternativas,
Eleccin de una alternativa

Ivancevich : reflejan en su obra un proceso ms complejo en nueve pasos, e

inciden en que el proceso de toma de decisiones es un proceso secuencial, y no
un suceso aislado.
Para el gestor, la identificacin de todas las etapas es de gran valor, y le permite "
estructurar la decisin del problema en una forma significativa y sistemtica. Para
estos autores los pasos secuenciales son los siguientes:

Establecer objetivos.
Identificar y definir el problema.
Fijar posibilidades.
Determinar las causas del problema.
Elaborar soluciones alternativas.
Elegir una solucin.
Ponerla en prctica.

Realizar su seguimiento.
Implementacin y revisin.

7. Tipos de Decisiones.
El proceso de toma de decisiones puede estructurarse en dos grandes grupos, en
funcin de si se utilizan mecanismos y herramientas para llevar a cabo este
proceso, o si la toma de decisiones opta por el camino de la intuicin.
Como sealan Ivancevich et al. Aunque el proceso de toma de decisiones es un
proceso humano, est envuelto en complejidades y ambigedades, ya que es
usual que el gestor de una organizacin no sepa, en ocasiones, qu tipo de
decisin ha tomado, si es intuitiva o si es sistemtica. De manera que si la
decisin tomada se corresponde con este ltimo grupo, podramos asegurar que la
decisin adoptada ha tomado un camino estructurado, y por tanto las decisiones
sern ms efectivas.
En otros casos se diferencian dos categoras de decisiones:
Las de Categora I son descritas como programables, predecibles, rutinarias y
genricas. Mientras las de Categora II no son programables, son novedosas,
complejas y nicas

8. La auditora de los recursos humanos:

Una auditora de los recursos humanos evala las actividades de

administracin de personal en la organizacin con el objetivo de mejorarlas. La
auditora puede cubrir un departamento, una divisin o toda la corporacin. Para
ser verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la
corporacin deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al

mismo tiempo tener en cuenta y mantenerse en consonancia con los objetivos

corporativos La auditoria de recursos humanos puede definirse como el anlisis
de las polticas y prcticas de personal de una empresa y la evaluacin de su
funcionamiento Actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propsito principal
de la auditoria de recursos humanos es mostrar cmo est funcionado
el programa, localizando prcticas y condiciones que son perjudiciales para la
empresa o que no estn justificando su costo, o prcticas y condiciones que
deben incrementarse. La auditoria es un sistema de revisin y control para
informar a la administracin sobre la eficiencia y la eficacia del programa que lleva
a cabo

9. Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos como los

siguientes:

Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.

Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos

humanos.

Identifica problemas de importancia crtica.

Alienta la uniformidad de polticas y prcticas.

Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales

11. reas:

Sistema de informacin sobre la administracin de personal

Planes de recursos humanos administracin de la compensacin (Planes

de sustitucin y reemplazo Niveles de sueldos, salarios e incentivos)

Anlisis de puestos (Descripciones y especificaciones de puestos)

Obtencin y desarrollo del personal reclutamiento y seleccin (Fuentes

externas de personal, procedimientos de seleccin, etc.)

Capacitacin y orientacin y desarrollo profesional (Tasa de efectividad en

el aprendizaje, planes de promocin)

Control y evaluacin de la organizacin (Tcnicas de evaluacin del

desempeo ,entrevistas de evaluacin)

Auditoras de personal (funcin del departamento de recursos humanos y

evaluacin de los gerentes de lnea)

Es importante saber si los gerentes de lnea estn cumpliendo en forma adecuada

tanto las polticas de la empresa, como los lineamientos legales.

METODOS:
La auditora de la direccin de RRHH se basa en la contratacin de los hechos, los
cuales son juzgados por el auditas; analizando e interpretando, para luego dar
oportunas recomendaciones con el fin de eliminar los problemas encontrados.
La metodologa a seguir seria las siguientes:

Establecer el objetivo o misin de la auditoria, es decir, plantear el

problema.

Establecer los estndares o sistemas de referencia.

Observar una seria de hechos o acontecimientos. Para realizar esta fase se

pueden utilizar las herramientas que se analizan a continuacin.

Analizar e interpretar la informacin (hay que precisar datos).

Compararlos con puntos de referencia.

Analizar las desviaciones que produzcan.

Dar opinin sobre lo analizado, incluyendo recomendaciones para eliminar

los problemas. Se hace tanto un diagnstico sobre las posibles causas de los
problemas, como recomendaciones para subsanarlos
Se ha desarrollado un mtodo de investigacin que implica el uso de diversas
herramientas complementarias:

Cuestionarios

Clculo de Ratios

Entrevistas, Anlisis de Documentacin.

Estas herramientas nos permitirn obtener informacin cuantitativa y cualitativa
acerca de las prcticas de RR.HH. de la empresa

CONCLUSIN

A travs de ellos se realiza el anlisis organizacional y las tcnicas operativas

que deben conducir a resultados, para lo cual la veracidad de la fuente de
informacin y la actualizacin de datos es de primordial importancia. Los
individuos y el ambiente estimulan los cambios que se esperan tengan xitos y en
la

adaptacin

ellos

la

recompensa

esperada,

es

necesaria

una percepcin positiva tanto de s mismo, como de los dems; una vez
establecida la necesidad de efectuar cambios, stos se hacen a travs de la
gerencia de recursos humanos, la cual mediante la auditoria, evaluar y
determinar el grado de resistencia activa y pasiva, y conducir a acciones directas
y/o indirectas basndose en polticas que entre otras contemple entrenamientos,
consejeras

programas

educativos

para

en

conjunto

generar

un clima organizacional que optimice la relacin entre jefe y empleados.

El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio,

los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin se
hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y el control

interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y responsabilidad de los

funcionarios. Debido a todos los problemas administrativos s han presentado con
el avance del tiempo nuevas dimensiones en el pensamiento administrativo.

Una de estas dimensiones es la auditoria administrativa la cual es un examen

detallado de la administracin de un organismo social, realizado por un profesional
(auditor), es decir, es una nueva herramienta de control y evaluacin considerada
como un servicio profesional para examinar integralmente un organismo social con
el propsito de descubrir oportunidades para mejorar su administracin. Tomando
en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir que la
auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente toda empresa,
independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas pequeas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial
constatada para lograr eficiencia.

UNIVERSIDAD DE ORIENTE.
NCLEO DE ANZOTEGUI.
EXTENSIN CANTAURA.
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS.
DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA.

SISTEMA DE CONTROL DE
PERSONAL

PROF: EVELYN PINTO

INTEGRANTES:
MARQUEZ
GENEZARETH CI: 24.708.828.