GUA PARA DESARROLLO DE PLANTILLAS PARA LA

GESTIN DE PROYECTOS
PROFESOR : Carlos Andrs Antnez de Mayolo Schreier
1. DICCIONARIO EDT :

La plantilla del diccionario EDT (Estructura Desglose de Trabajo) forma

parte del proceso de planificacin del alcance, y es lo que tambin se
conoce como diccionario de la WBS. Su funcin dentro del proyecto es la
de describir cada uno de los paquetes de trabajo definidos en la EDT,
incluyendo otra informacin relevante sobre el mismo tal como:
responsable, coste estimado, entregables resultantes, etc.
Con el diccionario EDT conseguimos que todos los paquetes de trabajo, y
sus principales restricciones y objetivos queden claros para sus
responsables, los cuales estn tambin identificados en la misma. Por
tanto esta supone una importante herramienta de comunicacin y
seguimiento para proyectos.

2. PLANTILLA DE CONTACTOS :

Una de las funciones del director del proyecto es asegurar la

comunicacin dentro del proyecto, lo cual implica saber quin est
implicado en este y la forma en que debemos comunicarnos con l. Esta
identificacin de los implicados se hace mediante la lista de contacto, lo
cual no deja de ser un directorio de contactos del proyecto.
Tener una lista de contactos es especialmente til en proyectos grandes,
donde puede haber un nmero elevado de organizaciones y personas
implicadas; y es a veces difcil recordarlas todas.
3. LISTA DE ENTREGABLES :
La lista de entregables es un documento muy til para definir los
entregables que forman parte del alcance del proyecto, as como sus
responsables y fechas lmite.Aunque en cualquier proyecto es
conveniente usar una lista de entregables, en proyecto de desarrollo de

productos o ingeniera se vuelve indispensable para poder controlar los

planos que deben generarse, los cuales suelen tener varias
modificaciones antes de poder ser congelados y usados.

4. MATRIZ DE IMPACTO :
La matriz de impacto de riesgos permite definir el grado de prioridad
que tienen los diferentes riesgos que identifiquemos para el proyecto,
de tal forma que podamos centrar nuestras actividades en aquellos
de mayor prioridad.Para ello la matriz de impacto sita los diferentes
riesgos ordenados en funcin de la probabilidad de ocurrencia y su
impacto sobre el proyecto, definiendo tres reas (roja, amarilla y
verde), que definen tres formas diferentes de afrontar los diferentes
riesgos.

5. MATRIZ RACI :

La matriz RACI, o matriz de responsabilidades, es un documento que

permite definir de forma esquemtica la funcin de cada participante en
relacin a una determinada tarea. De esta forma se distinguen
diferentes funciones:

R (responsable): es la persona que ejecuta la tarea.

A (aprobador): es la persona que debe aprobar el trabajo
realizado y dar por concluida la tarea.
C (consultor): es la persona que presta ayuda al responsable.
I (informado): es la persona que debe estar informada de la
ejecucin de la tarea, pero sin participar de ella.

En la plantilla de matriz RACI presentada en esta pgina existe una

quinta figura: S (soporte), que ayuda al responsable en la ejecucin.

6. MATRIZ SKATEHOLDERS :

La Matriz de Stakeholders es un documento que se crea durante la

identificacin de los stakeholders y permite situar a cada uno de ellos en
funcin de su posicionamiento respecto al proyecto (favorable o
desfavorable) y su grado de influencia sobre el mismo. De esta forma la
Matriz de Stakeholders nos permite separar los stakeholders en tres
grupos, y por tanto nos ayuda a centrar nuestros esfuerzos y a definir la
estrategia que debemos seguir en cada caso.

7. PLAN DE COMPRAS :
La mayora de los proyectos se realizan con una mezcla de recursos
internos y externos, siendo los segundos los que debemos adquirir de
empresas externas a nuestra organizacin. Por tanto, en la mayora
de los proyectos nos encontraremos con la necesidad de efectuar
compras, y de indicar a los compradores que y cuando comprar. Para
facilitar la planificacin y el seguimiento de las compras se usa el
plan de compras del proyecto, el cual es una lista que identifica todos
los recursos que debemos adquirir en el mercado para el proyecto, el
responsable de realizar esta adquisicin, y las fechas en que estos
deben estar disponibles.

8. PLAN DE FORMACIN O CAPACITACIN :

En algunos casos nos encontraremos con la necesidad de formar a las
personas que participan en el proyecto en algn tema concreto, lo
cual es una necesidad que debemos descubrir durante la fase de
planificacin. Para documentar, planificar y seguir esta necesidad de
formacin tenemos el plan de formacin, que es una lista de las
actividades formativas a realizar y las personas que deben acudir a
cada una de ellas. Una vez completado el plan de formacin, lo ms
habitual es que sea el departamento de RRHH el que ejecute este
plan de formacin o las propias personas interesadas en
organizaciones pequeas.

9. PLAN DE HITOS O ALACANCES :

Una forma simple y resumida de planificar un proyecto es mediante sus
hitos principales, los cuales corresponden a entregables o momentos
singulares en el proyecto que tienen una especial importancia. Estos
hitos pueden controlarse mediante el plan de hitos que presentamos a
continuacin, el cual es una lista que permite identificar estos y a las
personas afectadas por ellos.

De esta forma el plan de hitos tiene tres funciones o usos principales

dentro del proyecto:

Informar de forma resumida sobre el avance del proyecto a la

direccin; sustituyendo al cronograma del proyecto.
Informar al equipo del proyecto sobre sus responsabilidades y
fechas limites
Seguir el avance del proyecto mediante la consecucin de los
diferentes hitos.

10.

PLAN DE RECURSOS HUMANOS ( RRHH ) :

La mayora de los proyectos se realizan con una mezcla de recursos

internos y externos. Para describir e informar a la organizacin sobre las
necesidades de recursos internos que tendr el proyecto se suele usar el
plan de recursos humanos, el cual permite oficializar esta necesidad, y
asegurarse con los responsables de los recursos que estos estarn
disponibles para el proyecto en las fechas indicadas.

11.

PROYECT CHARTER :

El Project Charter, o acta de constitucin en espaol, es el documento

que oficializa el inicio del proyecto, nombra oficialmente al director del
proyecto, y define los principales objetivos y restricciones que este debe
cumplir. Por tanto es uno de los documentos ms importantes en las
etapas iniciales del proyecto.

12.

REGISTRO DE RIESGOS :

La plantilla de registro de riesgos permite documentar el proceso de

gestin de riesgos, desde la identificacin hasta la cuantificacin final
del mismo, junto con los responsables de las acciones a tomar. Esta
plantilla permite que una vez se hayan identificado los riesgos y las
acciones previas a tomar, el director del proyecto y el equipo tengan
una idea clara de quien y que debe hacerse, as como una forma
simple de seguir que esto se cumple.