ACCESS

PROFA: LIC. KARINA SANCHEZ

CARRERA: ADMINISTRACION DE
SISTEMAS DE TRANSPORTE
TRABAJO
TERRESTRE FINAL
FECHA DE
ENTREGA: 25 DE MARZO DE 2015

Manejo de Access

INDICE

ACCESS

BASE DE DATOS.

TIPOS DE DATOS.

CARACTERISTICAS.

VENTANA PRINCIPAL DE ACCESS.

(ELEMENTOS Y FUNCIONES)

COMO ABRIR, GUARDAR E IMPRIMIR UN DOCUMENTO EN ACCESS.

CREACION DE UNA BASE DE DATOS EN ACCESS.

TIPOS DE DATOS EN ACCESS.

CONCLUSION.

FUENTES.

ACCESS

Manejo de Access
Es una herramienta de diseo e implementacin de aplicaciones de base de datos que se puede usar
para realizar un seguimiento de la informacin importante. Puede conservar los datos en el equipo o
publicarlos en la Web, de forma que otras personas puedan usar la base de datos con un explorador web.
Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos incluido en el paquete de programas de
Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila informacin relativa a un asunto o
propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de
msica. Access es un programa informtico en entornos de empresa, que permite la creacin y gestin de
bases de datos, as como su modificacin, control y mantenimiento.
(microsoft.com )
BASE DE DATOS
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar informacin. En las bases de datos, se
puede almacenar informacin sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases
de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de clculo.
A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos.
(Aula facil)
Bases de datos dinmicas y bases de datos estticas.
La base de datos dinmica son aquellas bases de datos donde la informacin almacenada se modifica
con el tiempo, permitiendo operaciones como actualizacin.
Las bases de datos estticas son aquellas de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar
datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el comportamiento de un conjunto de
datos a travs del tiempo.
SEGN EL CONTENIDO.
Puede contener un resumen o extracto de la publicacin original, pero nunca el texto completo, porque si
no, estaramos en presencia de una base de datos a texto completo. Como su nombre lo indica, el
contenido son cifras o nmeros.
Modelos de bases de datos
Un modelo de datos es bsicamente una "descripcin" de algo conocido como contenedor de datos (algo
en donde se guarda la informacin), as como de los mtodos para almacenar y recuperar informacin de
esos contenedores.
Bases de datos jerrquicas
Las bases de datos jerrquicas son especialmente tiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran
volumen de informacin y datos muy compartidos permitiendo crear estructuras estables y de gran
rendimiento.
Base de datos de red
La dificultad que significa administrar la informacin en una base de datos de red ha significado que sea
un modelo utilizado en su mayora por programadores ms que por usuarios finales.
Bases de datos transaccionales
Su fin es el envo y recepcin de datos a grandes velocidades, estas bases son muy poco comunes y
estn dirigidas por lo general al entorno de anlisis de calidad, datos de produccin e industrial, es
importante entender que su fin nico es recolectar y recuperar los datos a la mayor velocidad posible, por
lo tanto la redundancia y duplicacin de informacin no es un problema como con las dems bases de
datos, por lo general para poderlas aprovechar al mximo permiten algn tipo de conectividad a bases de
datos relacionales.

Manejo de Access
Bases de datos relacionales
ste es el modelo utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos
dinmicamente. Su idea fundamental es el uso de "relaciones". Estas relaciones podran considerarse en
forma lgica como conjuntos de datos llamados "tuplas".
Bases de datos multidimensionales
Son bases de datos ideadas para desarrollar aplicaciones muy concretas, como creacin de Cubos
OLAP. Bsicamente no se diferencian demasiado de las bases de datos relacionales
(support.office.com)
CARACTERISTICAS
Los usuarios pueden crear tablas, consultas, formularios y reportes pudiendo conectarlos entre s con
macros.
Usuarios avanzados pueden usar VBA (Visual Basic for Applications) para crear una solucin rica en
cdigo y manipulacin avanzada de datos y controles.
Los campos de las tablas de Access soportan gran variedad de tipos
de datos, ndices e integridad referencial.
Microsoft Access permite crear formularios para insertar y modificar datos fcilmente. Tambin tiene un
entorno grfico para ver las relaciones entra las diferentes tablas de la base de datos.
Access incluye interfaces para crear consultas, formularios y reportes.
El concepto original de Access es habilitar el acceso a cualquier fuente de datos por lo que se tiene la
posibilidad de exportar e importar informacin desde y hacia varios formatos como Excel, Outlook, ASCII,
dBase, Paradox, FoxPro, SQL Server, Oracle, ODBC, etc.
Uno de los beneficios de Access para los programadores es la compatibilidad con MS SQL.
(Softonic.com)

Manejo de Access
Ventana
principal de
Access,
elementos y
funciones

COMO ABRIR,
GUARDAR
E
IMPRIMIR
UN
DOCUMENTO
EN ACCESS.
Abrir
Si tiene una base
de datos abierta,
haga clic en el
botn Microsoft
Office y
luego
haga
clic
en Cerrar
base
de
datos para
mostrar
la
pgina Introducci
n a Microsoft
Office Access.
En el centro de la
pgina Introducci
n a Microsoft
Office
Access aparecen
varias plantillas
destacadas
y,
cuando haga clic
en los vnculos
del
panel Categoras
de
plantillas,
aparecern otras
nuevas.
Puede
descargar
tambin
ms
plantillas del sitio Web de Office Online.

Manejo de Access

Guardar
Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de
nombre de archivo, haga clic en, busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a
continuacin, haga clic en Aceptar. Tambin puede crear y vincular la base de datos a un sitio de
Windows SharePoint Services 3.0.

(Madrid, 2005)

Imprimir una tabla

Abra la tabla clientes en vista Hoja de datos.

En el men archivo, haga clic en Configurar pgina.

En el cuadro de dilogo Configurar pgina, haga clic en la ficha mrgenes nota que puede ajustar los
mrgenes de pgina para aumentar o disminuir la informacin que se imprime en cada pgina.

Haga
clic
en
la
ficha
de pgina y
tenga
en
cuenta
que
puede
la orientacin a vertical o horizontal, dependiendo de cmo desea ver la informacin impresa.

En el men archivo, haga clic en Imprimir.

Puede imprimir todas las pginas, las pginas seleccionadas o registros seleccionados, basndose en la
opcin que seleccione para el Intervalo de impresin.

establecer

Manejo de Access

Haga clic en Aceptar para imprimir la tabla. Tenga en cuenta que la tabla se imprime con las opciones de
formato que ha aplicado.
Crear base de datos en blanco

Abra Access.
En la ficha Nueva en la vista Backstage, haga clic en Base de
datos en blanco o Base de datos web en blanco.

Importante: La opcin que elija aqu determinar qu

caractersticas estn disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden
publicar en la Web y las bases de datos web no admiten algunas caractersticas de escritorio, como las
consultas de totales.
A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.
Para cambiar la ubicacin en la que se crea el archivo, haga clic en Examinar, junto al cuadro Nombre
de archivo, busque y seleccione la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y, a continuacin, abre una tabla vaca (denominada Tabla1) en la Vista de
hoja de datos.
Access coloca el cursor en la primera celda vaca de la columna Haga clic para agregar de la nueva tabla.

(Chamorro., 2012)

Tipos de datos en Access

Texto:
Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene
una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se
utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos,
como nmeros de telfono o cdigos postales.
Nmero:
Para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao
del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten
almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de
rplica se utiliza para claves auto numricas en bases rplicas.
Moneda:
Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados
datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del
separador decimal y hasta 4 dgitos a la derecha del mismo. Access recomienda utilizar el tipo Moneda
para impedir el redondeo de cifras en los clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15

Manejo de Access
dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de
espacio en disco
Memo:
Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud
mxima de 65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos
adjuntar el archivo. En Access 2010 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero slo se
tendrn en cuenta para ello los 255 primeros caracteres.
Fecha/Hora:
Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.
S/No:
Valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado).
Auto numeracin
Nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna
cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Auto numeracin no se pueden
actualizar.
Hipervnculo:
Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de
hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener hasta tres partes: Texto: el texto que aparece en
el campo o control. Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina. Subdireccin: posicin dentro del
archivo o pgina. Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.
Datos adjuntos:
Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los
registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo
electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE,
y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz porque no crean una imagen de mapa de
bits del archivo original.
Calculado:
Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica o lgica que se
realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando
Precio * Cantidad en una lnea de pedido.
Objeto OLE:
Objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word,
grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras
versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero
si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de
datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo
Datos adjuntos que veremos ms adelante.
(nelson juliaomartinez)
Conclusin
El sistema Microsoft Access es una gran herramienta la cual es un buen apoyo para la administracin de
las empresas ya que es ms detallado para la creacin de tablas y contabilidad en el cual podemos
colocar la funcin y al colocar los datos y el sistema detecta si es texto o nmero y que es lo que va hacer
si lo va a sumar, restar, u otra operacin.
Aunque al inicio es un poco confuso es un buen sistema en el que teniendo los conocimientos de este es
ms fcil utilizarlo y facilitar el trabajo.
Este sistema es ms avanzado que Excel ya que tiene una estructura en la que especifica detalladamente
y puede hacer funciones que Excel no puede.

Trabajos citados
Aula facil. (s.f.). Recuperado el 19 de marzo de 2015, de access:
http://www.aulafacil.com/access/temario.htm

Manejo de Access
Chamorro., S. (2012). Informtica 4, el manejo de la informacin en base de datos. GRUPO
EDUCATIVO EDITORIAL.
Madrid, A. d. (2005). Hoja de clculo en la enseanza de las matemticas. GRUPO LOGO.
microsoft.com . (s.f.). Recuperado el 19 de 03 de 2015, de microsoft.com:
https://support.microsoft.com/en-us/kb/824263/es
nelson juliaomartinez. (s.f.). Recuperado el 21 de marzo de 2015, de los tipos de datos en
access: http://nelsonjuliaomartinez.overblog.com/los-tipos-de-datos-en-access-an
%C3%A1lisis-de-6-30pm-a-8-30pm-semanal
Softonic.com. (s.f.). Recuperado el 2015 de marzo de 20, de http://www.base-dedatos/access.softonic.com/ consultado el 20 de marzo de 2015.
support.office.com. (s.f.). Recuperado el 20 de marzo de 2015, de
https://support.office.com/es-ar/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-dedatos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204?ui=es-ES&rs=es-AR&ad=AR .