Panduan Penyediaan Format Dokumentasi dan Perkara yang perlu diberi perhatian.

1. Segala dokumentasi hendaklah dibuat DUA Salinan. 1 salinan bagi unit Dokumentasi, 1
salinan bagi unit masing-masing (Kurikulum, Kokurikulum dan HEM) dan 1 salinan untuk
simpanan sendiri ( jika perlu).
2. Muka hadapan dokumentasi perlu menggunakan kertas bewarna mengikut unit tertentu bagi
memudahkan urusan penyimpanan.
a. Kurikulum : Biru
b. Kokurikulum : Kuning
c. HEM : Pink / Merah
d. Lain-lain : Ungu
3. Dokumentasi perlu dihantar dalam tempoh 2 MINGGU dari tarikh berlangsungnya program /
majlis / aktiviti tersebut.
4. Gambar-gambar program / majlis / aktiviti perlu dimuat naik ke dalam aplikasi telegram
photos SMKSA bagi memudahkan urusan unit dokumentasi dan juga memudahkan unit
Majalah Sekolah.
5. Segala dokumentasi akan diletakkan secara berpusat di bilik Fail dan akan dilabelkan
mengikut tarikh berlangsungnya program tersebut.
6. Semua dokumentasi yang dihantar perlu dibinding tape bagi memudahkan urusan
penyimpanan. Dokumen yang tebal sahaja perlu dicomb binding. Semua dokumentasi perlu
diletakkan plastic cover di kedua-dua bahagian depan dan belakang.
7. Format penyediaan dokumentasi adalah seperti berikut:
a. Cover plastic
b. Muka hadapan bewarna mengikut unit
c. Isi kandungan
d. Laporan program / majlis / aktiviti
e. Laporan kewangan (sekiranya ada)
f. Laporan bergambar
g. Refleksi
h. Lampiran (termasuklah kertas kerja, surat edaran, resit dan lain-lain)
i. Muka belakang bewarna mengikut unit
j. Cover plastic.
8. Segala urusan penghantaran dokumentasi perlu ditandatangan dan akan direkodkan di dalam
fail unit dokumentasi sekolah.

Unit Dokumentasi Sekolah 2017