1.

Struktur Organisasi Unit Rekam Medis; Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis; 2016
Wadir Admin & Sumber Daya

Ka.Bag. Data & Sun.Prog.

Ka.Sub.Bag. Data & Rekam Medis

Ka. Unit RM

Pj. Admission & Registrasi

Pj. Managemen Rekam Medis

Assembling, Indeks,
& Kode Penyakit
Penerimaan Pasien RI
Penerimaan
(Admission)Pasien RJ (Registrasi)
Penyimpanan
& Distribusi
StatistikRM
& Pelaporan

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf

Staf

Wadir Admin & Sumber Daya

2. Tabel 10.1 Pola Ketenagaan Unit Rekam Medis RS. Jiwa Provinsi Bali; Pedoman
Ka.Bag. Data & Sun.Prog.

Pengorganisasian Rekam Medis; 2016

KUALIFIKASI
PERENCANAAN
TENAGA
Ka.Sub.Bag.
Data & Rekam Medis
FORMAL &
TENAGA YG
YG
INFORMAL
DIBUTUHKAN
TERSEDIA

NAMA JABATAN

D III Rekam Medis

Ka. Unit
Medis

KEKURANGAN
TENAGA

Ka. Unit RM

Rekam (Pelatihan ICD 10 +

Pelatihan Pelaporan RS +
Pengalaman
Kerja
Pj. Admission
& Registrasi
minimal 5 tahun
)

Pj. Managemen Rekam Medis

DIII Rekam Medis / SLTA

Penanggung Jawab Plus
(Pengalaman
Admission
& minimal 2 tahun +
1
0
1
Assembling, Indeks,
& Kode Penyakit
Penerimaan
Pasien RI
Penerimaan
(Admission)
Pasien RJ (Registrasi)
Penyimpanan
& Distribusi
StatistikRM
& Pelaporan
Registrasi
Pelatihan
Customer
Service)

Staf
Staf

Staf
Staf

Staf
Staf

Staf
Staf

Staf
Staf

Penanggung Jawab
Managemen Rekam
Medis

DIII Rekam Medis / SLTA

Plus
(Pengalaman
minimal 2 tahun +
Pelatihan
Customer
Service)

Staf Admission

DIII Rekam Medis / SLTA

Plus (Pelatihan Customer
Service)

Staf Registrasi RJ, RI

dan IGD

DIII Rekam Medis / SLTA

Plus (Pelatihan Customer
Service)

24

16

Staf
Assembling,
Indeks, & Kode
Penyakit

Staf Penyimpanan &

Distribusi DRM

Staf Statistik dan

Pelaporan
Rumah
Sakit

DIII Rekam Medis / SLTA

Plus
(Pelatihan ICD 10)
DIII Rekam Medis / SLTA
Plus
(Pelatihan Rekam Medis)
DIII Rekam Medis / SLTA
Plus
(Pelatihan Pelaporan RS)
Jumlah

3. Sistem dan Sub Sistem Rekam Medis

Sistem Penamaan
Sistem Penjajaran
Sistem Penomoran
Sistem Penyimpanan
Sistem Retensi & Pemusnahan
Sistem Pengolahan Rekam Medis : Assembling, Coding, Indeks, Filling, Analising dan
Reporting
4. Peralatan Penunjang Pelayanan Rekam Medis
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
Coding Indeksing
Assembling
Filing
5. Alur dan Prosedur Rekam Medis
6. Ruang Pengelolaan dan Penyimpanan Rekam Medis
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga
keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu
lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian
arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221)
Menurut Sedarmayanti (1996 : 2) Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan
pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian

komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin
mudah, akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.
Menurut Sedarmayanti (1996 : 1) Ergonomi adalah cabang ilmu yang sistematis untuk
memanfaatkan informasi mengenai sifat kemampuan dan keterbatasan manusia untuk
merancang suatu sistem kerja, sehingga orang dapat bekerja pada sistem termaksud dengan
baik, guna mencapai tujuan melalui pekerjaan yang dilakukan dengan efisien, aman dan
nyaman.
Kendala :
1. Tenaga yang tersedia belum cukup memenuhi kualifikasi dan nama jabatan pada struktur
organisasi dan perencanaan tenaga yang dibutuhkan sesuai dengan sistem/ sub sistem pada Unit
Rekam Medis.
2. Sistem penyimpanan arsip / dokumen jadi satu dengan sistem pengolahan rekam medis dalam
satu ruang, artinya sistem pelayanan (seperti kegiatan assembling, koding, filing, analisa,
pelaporan, dan korespondensi/ arsip/ administrasi, pendaftaran dan distribusi DRM) di URM
belum maksimal/ tidak efektif/ sasaran dan tujuan tidak tercapai sesuai dengan yang
direncanakan sebelumnya.
3. Pekerjaan assembling dan analisa tidak maksimal/ tidak sepenuhnya tertangani (1 orang tenaga
dalam 1 hari maksimal bisa mengerjakan assembling 4 dokumen saja tanpa analisa)
4. Pekerjaan koding : tidak ada tenaga yang mengerjakan koding
5. Indeksing : petugas indeksing 1 orang dengan beban kerja menangani banyaknya DRM rawat
jalan dan rawat inap rata-rata pasien 80 orang.
6. Pelaporan : penerimaan laporan dari ruang rawat melebihi batas waktu, rata-rata bagian
pelaporan menerima laporan perbulan lebih dari tanggal 15, dan pengembalian DRM rawat inap
melewati batas waktu yaitu 2 x 24jam.
7. Petugas pendaftaran merangkap pekerjaan filing dan distribusi DRM
8. Tidak ada petugas gudang di RM yang mengurusi arsip rekam medis
9. Tidak ada petugas khusus untuk distribusi DRM ke URJ, IGD dan URI
10. Tidak tersedia gudang kecil untuk formulir/ arsip rekam medis
11. Pintu/ akses keluar masuk DRM dan karyawan jadi satu menyebabkan pekerjaan tidak tertib dan
tuntas.
12. Ruang rekam medis mudah dimasuki oleh petugas yang tidak berkepentingan
13. Pintu penyimpanan DRM terbuka dan sekaligus menjadi tempat loket peminjaman DRM dari
pendaftaran sehingga ruang penyimpanan/ arsip dan pengelolaan RM bisa terlihat jelas oleh
orang dari luar.
14. Kursi pendaftaran tidak ergonomis
15. Tangga pengambilan DRM tidak tersedia
16. Tempat penyimpanan DRM pasien pulang tidak tersedia sehingga DRM tercecer/ berantakan