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dispone de versiones demostrativas del producto que le permiten comprobar la idoneidad de la aplicacin antes de su adquisicin.
Asimismo, TeleGestin atender las consultas sobre el manejo y utilidades del programa a cualquier usuario de la versin
demostrativa del mism o. Este servicio est encaminado a la clarificacin de la idoneidad del software para satisfacer las necesidades
especficas del usuario. El perodo mximo de este servicio es de tres meses a partir de la primera consulta.
LIM ITACIN DE RESPON SABILIDADES
Dado que el com prador acepta todos los riesgos en cuanto a la calidad e idoneidad de esta aplicacin informtica, ni
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sea directo, indirecto, accidental o consecuente, derivado de cualquier defecto del software o de sus m anuales, aun siendo
conscientes de la posibilidad de que se produzcan tales daos. Al margen de lo anteriormente reseado, TeleGestin ha verificado
exhaustivam ente la aplicacin SIT con anterioridad a su comercializacin, resultando el programa - en la estimacin subjetiva de los
responsables de TeleGestin- plenam ente operativo para la m ecanizacin informtica y automatizacin de las tareas que le son
propias.
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ilimitado
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realizar consultas de tipo informtico en las siguientes condiciones:
UNO.- Solam ente se atendern consultas sobre el funcionamiento "m ecnico" de la aplicacin y sobre su uso operativo.
Quedan excluidas expresam ente de esta licencia las consultas sobre temas contables, fiscales, laborales o sobre los equipos
informticos instalados.
DOS.- Las consultas podrn formularse en la forma y tiem po especificados en el contrato de mantenimiento
TRES.- TeleGestin pondr a disposicin del usuario cualquier actualizacin o nueva versin del programa que salga al
mercado. TeleGestin garantiza la incorporacin al programa de cualquier nueva m odificacin en la legislacin que afecte a las
utilidades proporcionadas por la aplicacin. Cualquier gasto im putable a esta puesta a disposicin ser con cargo al usuario.
CUATRO .- TeleGestin invitar al usuario, al trmino del ao previsto, a la renovacin del contrato de mantenimiento por un
ao ms y por el importe que en ese mom ento est establecido en las tarifas de precios vigentes. TeleGestin garantiza el
funcionamiento continuado de la aplicacin a pesar de que el usuario, ocasionalmente, no renueve dicho contrato. En este caso el
establecimiento posterior de un nuevo contrato de mantenimiento conllevar la aplicacin de un recargo en el precio de la tarifa
vigente.
Quedan expresam ente excluidas de este servicio de mantenimiento las consultas sobre el funcionamiento del Hardware del
usuario as com o del sistem a operativo en uso. El usuario deber remitirse a los fabricantes del m ismo en lo concerniente a problemas
con su uso.
SERVICIOS EXPRESAMENTE EXCLUIDO S DE LA PRESENTE LICENCIA
Quedan excluidos de la presente licencia los siguientes servicios:
- Traslados fsicos del personal de TeleGestin o personal delegado a las oficinas o sede del usuario.
- Gastos de correos o envos por mensajero o cualquier otro tipo de transporte exceptuando los autorizados en cada una de las
licencias concertadas entre las partes.
- Cualquier otro gasto o servicio que no figure expresam ente en el contenido de cada licencia.
Estos otros servicios podrn ser acordados entre el usuario y TeleGestin en acuerdo separado a la presente Licencia de
Utilizacin de software.
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NDICE
1
GENERALIDADES .......................................................................12
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
EL MULTIPROCESO ...........................................................................................................20
SOPORTE PARA EL URO ..................................................................................................20
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
1.3.1
1.3.2
1.3.3
1.3.4
1.3.5
1.4.1
1.4.2
1.4.3
1.5.1
1.5.2
1.5.3
1.5.4
1.5.5
1.5.6
1.6.1
1.6.2
1.6.3
1.6.4
1.6.5
1.6.6
1.8.1
1.8.2
Introduccin............................................................................................................................... 12
Descripcin del Hardware ...................................................................................................... 12
Descripcin del Software ....................................................................................................... 13
Un caso especial: El Sistema Operativo ............................................................................. 13
Programas................................................................................................................................... 14
Los datos..................................................................................................................................... 14
Qu es una base de datos? .................................................................................................. 14
Estructura y datos .................................................................................................................... 14
Procesos ...................................................................................................................................... 14
Procedimientos.......................................................................................................................... 14
El principio de solidez de la informacin........................................................................... 14
Fichero nico ............................................................................................................................. 14
Valor econmico del fichero de datos ................................................................................ 15
Proteccin de los datos........................................................................................................... 16
Objetivos del trabajo con Bases de Datos.......................................................................... 18
La distribucin del tiempo ..................................................................................................... 18
La distribucin de tareas ........................................................................................................ 18
La solidez de los datos ............................................................................................................ 18
El origen de los errores ........................................................................................................... 18
Imposicin de mtodos........................................................................................................... 18
Descripcin................................................................................................................................. 18
Diferencia con las aplicaciones Multiusuario................................................................... 18
El servidor................................................................................................................................... 19
El cliente ..................................................................................................................................... 19
El Sistema Operativo ............................................................................................................... 19
Manejo del Servidor desde un Cliente ................................................................................ 19
1.9
FORMATOS MAGNTICOS .................................................................................................20
1.10
EXPORTACIN E IMPORTACIN DE DATOS ......................................................................20
1.10.1
1.10.2
1.11
1.12
1.13
1.12.1
1.12.2
1.12.3
2.4
2.3.1
2.3.2
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3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
LISTAS ...........................................................................................................................42
3.11
3.1.1
3.1.2
3.1.3
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.2.1
3.3.1
3.3.2
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.4.5
3.4.6
3.4.7
3.5.1
3.5.2
3.5.3
3.6.1
3.7.1
3.7.2
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.10.1
3.10.2
3.10.3
3.11.1
3.11.2
3.11.3
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.1.1
4.2.1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
4.2.5
4.2.6
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GESTIN CONTABLE..................................................................48
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
LISTAS ..............................................................................................................................65
5.10
INFORMES .....................................................................................................................66
5.11
UTILIDADES ....................................................................................................................68
5.12
5.1.1
5.1.2
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.3.5
5.3.6
5.3.7
5.4.1
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
5.5.5
5.5.6
5.5.7
5.5.8
5.8.1
5.8.2
5.8.3
5.8.4
5.9.1
5.10.1
5.10.2
5.11.1
5.11.2
5.11.3
5.11.4
5.11.5
5.11.6
Documentos anexos................................................................................................................. 50
Introduccin de asientos ........................................................................................................ 50
Gestin de Distintos Diarios .................................................................................................. 51
Rgimen de I.V.A....................................................................................................................... 52
Rgimen de I.G.I.C.................................................................................................................... 56
Retencin de I.R.P.F. ................................................................................................................ 56
Registro de Nminas ............................................................................................................... 56
Importacin de Registros de Facturas ................................................................................ 57
Grupos de inmovilizado .......................................................................................................... 59
Introduccin de datos ............................................................................................................. 59
Ajuste inicial con informacin anterior al SIT.................................................................. 59
Cambio en el valor del inmovilizado ................................................................................... 60
Caso especial: Profesionales sin Contabilidad.................................................................. 61
Situacin del inmovilizado..................................................................................................... 61
Importacin de Inmovilizado................................................................................................. 61
Impresin de Etiquetas Identificativas ............................................................................... 61
introduccin............................................................................................................................... 62
Asientos Especiales .................................................................................................................. 62
Proceso de cierre ...................................................................................................................... 64
Caso de cierre en mes diferente a Enero ........................................................................... 64
Conceptos Contables............................................................................................................... 65
Declaracin de Operaciones con Terceros (HP 347) ..................................................... 66
Para generar el Soporte Magntico .................................................................................. 67
Eliminacin de Asientos ....................................................................................................... 68
Renumeracin de Asientos .................................................................................................. 68
Asientos descuadrados ......................................................................................................... 68
Importacin / Exportacin de apuntes............................................................................. 68
Asociar apuntes a un diario ................................................................................................ 68
Exportar datos declaracin de operaciones con terceros (HP347) ........................... 68
6.3
6.4
6.5
6.6
UTILIDADES ......................................................................................................................71
6.2.1
6.2.2
6.5.1
6.5.2
6.5.3
6.5.4
6.5.5
6.6.1
6.6.2
6.6.3
Diario ........................................................................................................................................... 71
Mayor Analtico / Financiero................................................................................................. 71
Mayor Financiero / Analtico................................................................................................. 71
Balance Analtico / Financiero .............................................................................................. 71
Balance Financiero / Analtico .............................................................................................. 71
Conciliacin ............................................................................................................................... 71
Importacin de apuntes.......................................................................................................... 71
Exportacin de apuntes .......................................................................................................... 71
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6.6.4
6.6.5
6.6.6
6.6.7
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA...........................................73
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
INFORMES ........................................................................................................................79
CREAR UN INFORME .........................................................................................................79
GENERAR UN INFORME ....................................................................................................79
CALCULAR LOS INFORMES ................................................................................................80
IMPRIMIR LOS INFORMES .................................................................................................80
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3.1
7.3.2
7.3.3
9.2
FACTURACIN ..................................................................................................................86
9.3
9.4
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
9.1.5
9.2.1
9.2.2
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9.3.3
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9.4.1
9.4.2
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9.4.5
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9.4.7
9.4.8
9.4.9
9.4.10
9.4.11
9.4.12
9.4.13
9.4.14
Introduccin............................................................................................................................... 82
Fijacin de los objetivos ......................................................................................................... 82
Organizacin de los procesos................................................................................................ 83
Establecimiento de las normas de funcionamiento ........................................................ 83
Ejemplo: Promocin de Viviendas ........................................................................................ 84
Generalidades ............................................................................................................................ 86
Almacenes .................................................................................................................................. 87
Familias de Artculos ............................................................................................................... 87
Artculos...................................................................................................................................... 87
Composicin de Artculos....................................................................................................... 88
Publicacin de tarifas en Internet ....................................................................................... 88
Publicacin de Catlogo en Internet................................................................................... 89
Impresin de Etiquetas de Artculos ................................................................................... 90
Importacin de artculos ........................................................................................................ 91
Gestin de Precios de Compra y Venta............................................................................... 92
Actualizacin Global de Ofertas y precios por volumen................................................ 93
Extractos de Artculos (Extracto Comercial)................................................................... 93
Generalidades ............................................................................................................................ 94
Diferencias en la Gestin de Compras................................................................................ 95
Control de la Gestin .............................................................................................................. 95
Ventas: Presupuestos / Propuestas...................................................................................... 96
Pedidos de Clientes / rdenes de Trabajo.......................................................................... 97
Albaranes .................................................................................................................................... 97
Emisin de Facturas................................................................................................................. 98
Compras: Presupuestos / Propuestas .................................................................................. 99
Pedidos a Proveedores............................................................................................................. 99
Albaranes.................................................................................................................................. 99
Facturas Recibidas ................................................................................................................. 99
Operativa General .................................................................................................................. 99
Procesos Automticos de Facturacin ...........................................................................100
Gestin de Riesgo con clientes y proveedores .............................................................102
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9.17.3
9.17.4
9.17.5
9.17.6
9.18.1
9.18.2
9.18.3
Ajustes previos......................................................................................................................118
Proceso de venta por TPV...................................................................................................118
Tcnicas especficas del TPV..............................................................................................119
Facturacin de las Ventas por TPV ..................................................................................120
Generalidades de funcionamiento...................................................................................121
Introduccin de especificaciones.....................................................................................121
Importacin de especificaciones......................................................................................121
Gestin de Almacenes.........................................................................................................121
Generacin de Movimientos de Almacn......................................................................121
Movimientos de Almacn ..................................................................................................121
Informes sobre Existencias ................................................................................................121
Utilidades ...............................................................................................................................121
Concepto de Factor Productivo.....................................................................................122
Composicin de Artculos ..................................................................................................122
Fases de Produccin ............................................................................................................122
Generacin del plan de trabajo ........................................................................................122
Actualizacin del estado de los trabajos .......................................................................122
Informe sobre el estado de los trabajos.........................................................................122
Principios de funcionamiento ...........................................................................................122
Catlogo de Productos........................................................................................................122
Presupuestos..........................................................................................................................122
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9.18.4
9.18.5
9.18.6
9.18.7
9.18.8
10
Pedidos....................................................................................................................................122
Albaranes................................................................................................................................122
Devoluciones .........................................................................................................................122
Facturacin ............................................................................................................................122
Consulta de disponibilidad ................................................................................................122
10.1
10.2
10.3
10.4
10.5
10.6
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10.2.1
10.2.2
10.2.3
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10.2.6
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10.3.1
10.3.2
10.4.1
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10.5.1
10.5.2
10.5.3
10.5.4
10.5.5
10.5.6
10.5.7
Datos Generales....................................................................................................................123
Datos Econmicos: la Prenmina ....................................................................................123
Utilidad de la Prenmina ...................................................................................................123
Gestin de Pagas Extraordinarias ....................................................................................124
Haberes cotizables no peridicos ....................................................................................125
Gestin de vacaciones ........................................................................................................125
Gestin de I.R.P.F..................................................................................................................127
Prrrogas ................................................................................................................................127
Preaviso de vencimiento ....................................................................................................127
Estructura de la nmina: Haberes ...................................................................................127
Crear nminas manualmente............................................................................................127
Generacin Automtica de nminas ..............................................................................128
Eliminacin de Nminas.....................................................................................................128
Finiquito..................................................................................................................................129
Complemento a Bruto, Lquido y Coste .........................................................................130
Impresin de Nminas ........................................................................................................131
Impresin de Complementos ............................................................................................131
Orden de Trasferencias Bancarias (CSB 34) ..................................................................131
Utilidad de las incidencias.................................................................................................132
Previsiones a corto y largo plazo .....................................................................................133
Impresin de Documentos .................................................................................................133
Tipos de Incidencias ............................................................................................................133
Cotizaciones a la Seguridad Social .................................................................................138
Certificados de I.R.P.F. ........................................................................................................139
Gestin de Calendarios Laborales....................................................................................139
10.6.1
10.6.2
10.6.3
10.6.4
10.6.5
10.6.6
10.6.7
10.6.8
10.6.9
10.6.10
10.6.11
10.6.12
10.6.13
10.6.14
10.7.1
10.7.2
10.7.3
10.8.1
10.8.2
10.8.3
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10.8.5
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10.8.13
10.8.14
10.8.15
Exportacin de Prenminas...............................................................................................145
Importacin de Nminas .................................................................................................145
Contabilizacin de Nminas...........................................................................................145
Exportacin a Contabilidad Externa.............................................................................145
Liquidacin de Pagas Extras ...........................................................................................145
Exportacin datos I.R.P.F. para comprobacin ..........................................................146
Exportar datos declaracin anual de retenciones I.R.P.F. (HP190) ......................146
10.9
10.10
10.11
10.9.1
10.9.2
10.9.3
10.9.4
Fundamentos de funcionamiento....................................................................................146
Lista de posibles riesgos.....................................................................................................146
Lista de Puestos de Trabajo ...............................................................................................146
Generacin de la evaluacin de riesgos.........................................................................146
10.11.1
10.11.2
10.11.3
11
11.1
11.2
11.3
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
12.2.1
12.2.2
12.6.1
12.6.2
12.6.3
12.7.1
12.7.2
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15.1.2
15.1.3
15.7.1
15.7.2
16
Objetivos.................................................................................................................................165
Nomenclatura .......................................................................................................................165
Generalidades del Sistema ................................................................................................165
Contacto/Proceso Comercial.............................................................................................167
Imputacin Horas de Personal..........................................................................................167
16.1
16.2
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16.4
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16.2.1
16.2.2
16.6.1
17
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17.4.6
17.7.1
17.7.2
17.8.1
17.8.2
17.8.3
Procesos Comerciales..........................................................................................................172
Procesos Comerciales de Inmobiliarias ..........................................................................173
Contratos de Clientes..........................................................................................................173
Contratos de Gestin de Derechos Audiovisuales .......................................................173
Pedidos de Clientes (rdenes de Trabajo)......................................................................173
S.A.T. (Ordenes de Reparacin) .........................................................................................173
Cdigo de Colores................................................................................................................174
Comentarios, Avisos y Llamadas de atencin...............................................................174
Descripcin de Procesos .....................................................................................................175
Descripcin de Protocolos .................................................................................................175
Reuniones de protocolo......................................................................................................176
Pgina 10
Pgina 11
1
1.1
GENERALIDADES
El desarrollo del SIT: Telegestin Informtica.
1.2
1.2.1 Introduccin
Al enfrentarse al uso de herramientas informticas, el usuario debe tener en
cuenta que, cuando ejecuta su trabajo mediante el uso de una aplicacin, no
est simplemente usando esa aplicacin. En realidad, esta usando un conjunto,
limitado pero no pequeo, de herramientas diferentes que le permiten introducir
y modificar la informacin, verla e imprimirla, guardarla y recuperarla das ms
tarde. Cada una de estas acciones se ponen a disposicin del usuario mediante
el uso de distintos equipos (hardware) manejados por distintos programas
(software).
Esto no tendra mayor importancia si no fuera por lo que dice el primer
axioma de la informtica: Todo equipo o aplicacin informtica,
independientemente de que permita realizar nuestro trabajo o no, es origen de
problemas de funcionamiento, tanto por s mismo como en compaa de otros.
Por lo tanto, gran parte de la pericia del usuario informtico consiste, tanto
como en el uso desenvuelto de ciertos programas, en la solucin de problemas, y
la nica forma de solucionar problemas informticos es, esencialmente, la
localizacin del origen de dicho problema y la aplicacin de una solucin all
donde el problema se genera.
Pgina 12
Existen otros equipos de hardware nos permiten hacer cosas aadidas con la
informacin: con una impresora la podemos imprimir, con un mdem podemos
transmitirla a travs de la lnea telefnica, con un cable de red podemos
transmitirla de un ordenador a otro, etc. Y tambin otros equipos que, por
estar integrados dentro otros, pasan desapercibidos al usuario: discos duros,
tarjetas de red o grficas, etc. A estos ltimos equipos, integrados en otros, los
llamaremos dispositivos.
Pgina 13
imprimir de los otros. Es, sencillamente, que para que su programa imprima
hacen una llamada al Sistema Operativo que es el que se encarga de imprimir.
1.2.5 Programas
1.2.5.1
Tratamiento de la informacin
1.2.5.2
1.2.5.3
Tipos de programas
1.3
Archivos
1.3.2.2
Campos
1.3.2.3
Registros
1.3.2.4
Formularios
PANTALLA DE SALIDA
FORMULARIO DE ENTRADA
REGISTROS INCLUIDOS
1.3.3 Procesos
1.3.4 Procedimientos
Un procedimiento es un conjunto de tareas que un programa realiza de
forma secuencial y siempre de la misma manera. Por ejemplo, un procedimiento
es aquel por el que el SIT calcula el porcentaje de I.R.P.F. para una serie de
trabajadores de una empresa.
1.4
El fichero de Datos
Pgina 14
Pgina 15
1.4.3.2
Medidas de proteccin
1.4.3.3
Recuperacin de ficheros
Todas las bases de datos son susceptibles de sufrir daos, sobre todo en
aquellas instalaciones con deficiencias en el suministro elctrico. Por ello, todas
las bases de datos disponen de una herramienta de reconstruccin de la
integridad de los ficheros de bases de datos. Decimos integridad porque los
datos perdidos (eliminados, borrados) son imposibles de recuperar. Lo que hacen
estas herramientas es intentar reconstruir las relaciones existentes entre unos
datos y otros.
Pgina 16
Pgina 17
1.5
La toma de la decisin
1.5.1.2
Estructuracin de la informacin
1.5.1.3
Integridad de la informacin
1.5.1.4
Reutilizacin de la informacin
1.5.1.5
1.6
Estructura Cliente-Servidor
1.6.1 Descripcin
1.6.2 Diferencia con las aplicaciones Multiusuario
En una instalacin cliente / servidor la diferencia esencial entre el
ordenador servidor y el cliente es que el sofware instalado en cada uno de ellos
es drsticamente diferente
En el ordenador servidor se instala el programa SIT, que debe ejecutarse con
el programa 4DServer
En el cliente el nico software necesario es el 4Dclient
Si el usuario, al abrir el SIT en el servidor ve una ventana que corresponde al
cliente (la ventana de conexin al servidor) es que est abriendo en el servidor
el programa correspondiente al cliente (4D Client)
Normalmente, en el servidor se instala tambin el 4DClient para que los
usuarios se lo puedan copiar en sus propios ordenadores. Por ello puede darse la
situacin de que, incorrectamente, se abra el programa cliente en el ordenador
servidor.
Pgina 18
1.6.3 El servidor
1.6.4 El cliente
1.6.5 El Sistema Operativo
1.6.6 Manejo del Servidor desde un Cliente
Es posible manipular ciertos procesos ejecutados en el Servidor desde un
puesto de Cliente. El proceso ms frecuente es que, de manera automtica, el
SIT ejecuta en el servidor ciertas tareas solicitadas por el cliente.
Un ejemplo de ello es la elaboracin del informe contable BALANCE DE
COMPROBACIN. En este proceso, el cliente encarga al servidor el clculo de los
saldos de las cuentas con los perodos solicitados por el usuario. Una vez que el
servidor ha terminado, es el cliente el que se encarga de imprimir el informe.
Pero ahora, slo necesita acceder al plan de cuentas para imprimir dicho
informe. Si no fuera as, para elaborar dicho informe, el cliente necesitara
realizar bsquedas complejas sobre el fichero de apuntes lo que producira los
dos siguientes efectos:
No obstante existen otras tareas que tienen que ver con el manejo del
servidor desde un usuario y cuyo objetivo es solucionar problemas de
funcionamiento en el servidor sin necesidad de desplazarse al lugar fsico donde
se encuentra.
Para acceder a estos procedimientos de control el usuario debe estar
calificado como Supervisor en su ficha de USUARIO. Acto seguido, debe
acceder a
< UTILIDADES >
Pgina 19
1.7
El Multiproceso
1.8
1.9
Formatos Magnticos
1.10
El SIT tiene el informe pero el usuario desconoce donde est o como pedirlo.
Con este sistema nos garantizamos una mejora paulatina del SIT as como la
mayor productividad del usuario porque, sea cual sea la necesidad de exportar,
en la generalidad de los casos esa necesidad es repetitiva. Es decir, si no
actuamos de esta manera el usuario se ver obligado a un trabajo manual de
anlisis de datos repetidas veces, con la prdida de productividad que esto
supone.
No obstante, el SIT tiene distintas tcnicas para el traslado de datos a otras
aplicaciones. Las relatamos no sin antes advertir que el uso de estas tcnicas
producirn los siguientes efectos negativos:
Pgina 20
Exportacin en bruto
Pgina 21
Peligros de la importacin
1.10.2.2
Medidas preventivas
1.11
1.12
Instalacin de la aplicacin
Pgina 22
Pgina 23
Pgina 24
proceso.
Para ello, lo ms sencillo es:
Pgina 25
Cuando ste se abra nos mostrar la ventana Open which data file (Abrir
Archivo de Datos), en la que buscaremos y seleccionaremos nuestro archivo de
datos.
Una vez que el servidor se est ejecutando accederemos al programa de la
misma manera que lo hacemos habitualmente, es decir, con la aplicacin 4D
Client que se encuentra en cada uno de los equipos que acceden al servidor.
El primer usuario que se conecte despus de la actualizacin ser el que
deba introducir el nmero de licencia. Recuerda que el nmero de licencia le
ser pedido cada vez que reinstale / actualice el SIT Simplemente sustituiremos
Versin Demo por nuestro nmero de licencia.
Pgina 26
Pgina 27
1.13
Actualizacin de la aplicacin
Pgina 28
2
2.1
Como en cada manual de informtica, las excusas del autor son inevitables.
Y ms si el manual no est escrito en ingls. En este caso, a la complicacin
inherente a la tecnologa informtica se aade la tarea de encontrar trminos
correspondientes en la propia lengua. Y no porque el espaol, en este caso, sea
un idioma incapaz de nombrar cualquier objeto o idea actual, sino porque los
tcnicos hispanohablantes, los primeros que comienzan el uso de trminos
anglosajones para nombrar las novedades informticas, han desistido, desde
tiempos antiguos, de su funcin de traductores de dichos trminos a su propio
idioma.
No obstante lo anterior, en este manual se ha tratado de evitar en lo posible
el uso de anglicismos. La creacin de un lenguaje informtico en espaol es una
tarea irrenunciable de los profesionales informticos hispanohablantes.
Pero, en principio, la primera limitacin de cualquier manual de informtica
queda reflejada en la ya popular frase:
Para los procedimientos explicados en este manual, se da por supuesto que
el usuario conoce el funcionamiento general de su ordenador y de su Sistema
Operativo
Y es cierto que el funcionamiento de cualquier programa informtico est
ntimamente ligado al conocimiento que se tenga de los propios equipos y,
sobre todo, del Sistema Operativo que los gobierna. Esto es mucho ms
importante cuando de lo que se trata es de averiguar por qu no funciona el
programa. (No olvidar el primer axioma de la informtica anteriormente
enunciado)
En definitiva, para la comprensin de un manual de informtica es
inevitable el establecimiento de un lenguaje comn entre el usuario / lector y el
autor de dicho manual. Lamentablemente, como en el momento de la lectura
este manual ya est impreso y su autor, seguramente, se dedica ya a tareas ms
gratificantes, es el usuario el que debe aprender el lenguaje informtico con el
que est escrito.
No obstante, el lenguaje informtico puede ser una de las cosas ms fciles
de aprender. Bueno, lo sera si se cumplieran dos condiciones:
1.
2.
Pgina 29
2.2
2.3
Convenciones
Dado que las instrucciones contenidas en este manual pretenden ser la gua
para las acciones del usuario, es necesario establecer ciertas convenciones del
lenguaje utilizado.
2.4
Pgina 30
Pgina 31
CUESTIONES GENERALES
Instalacin del programa
3.1
Pgina 32
Se puede acotar el rango de fechas que los los usuarios puede utilizar
3.1.4.2
3.1.4.3
Comprobaciones posteriores
Estrategias de bsquedas
Pgina 33
Copias de seguridad
3.2
Pgina 34
3.3
Al entrar en cualquier fichero del SIT, ste hace una seleccin de registros
para permitir el trabajo del usuario en ficheros con muchos registros. A esta
seleccin de registros la llamamos "Seleccin Inicial". Posteriormente, el usuario,
para facilitar an ms su trabajo, selecciona mediante bsquedas o
manualmente, el conjunto de registros sobre el que quiere trabajar.
Lo recomendable es comenzar esta seleccin mediante cualquiera de las
tcnicas de bsqueda del SIT: botn de bsqueda (la lupa), mens de seleccin,
etc. Si la seleccin encontrada no es suficientemente manejable, el usuario
dispone de los botones de seleccin manual. Su descripcin es la siguiente:
Pgina 35
3.4
Gestin de Empresas
3.5
Gestin de Usuarios
3.5.1 Prestaciones
El archivo de USUARIOS nos permite gestionar el acceso de los distintos
usuarios al fichero de datos. Dado que los datos de usuarios se guardan en el
FICHERO DE DATOS, este archivo protege el acceso a determinado FICHERO DE
DATOS y no a todos los que el programa SIT puede generar.
Mediante este archivo, el administrador de usuarios puede obligar a la
identificacin previa de los usuarios, permitir o no su acceso a los datos o
acceder slo a parte de ellos. Tambin, en algunos casos, podr elegir que
procedimientos puede ejecutar cada uno de los usuarios del Sistema.
En su caso, el propio usuario podr elegir determinadas formas de
comportamiento del programa (Preferencias) en aquellos procedimientos que el
mismo realiza.
Pgina 36
Para permitir que un usuario vea y/o modifique los datos de cualquier tipo
correspondiente a una de las empresas gestionadas marque con doble-clic la
lnea correspondiente. Del mismo modo, quite la marca si no desea que el
usuario vea / modifique los datos de la empresa.
3.5.2.3
Previsualizar Informes
Correo Interno
Pgina 37
3.5.3.3
3.5.3.4
Ventana Principal
3.6
Pgina 38
3.7
Pgina 39
3.7.1 Cambio de Ao
Para cambiar de Ao de trabajo, seleccione el ao deseado en el men
correspondiente en la VENTANA PRINCIPAL. A partir de ese momento slo podr
manipular informacin correspondiente a dicho ao.
No obstante, en la peticin de informes, el SIT no impone ninguna
restriccin a la hora de imprimir informacin proveniente de distintos aos. Por
tanto, se pueden solicitar informes desde cualquier fecha de cualquier ao a
cualquier otra.
Pgina 40
3.8
3.9
Pgina 41
3.10
Listas
3.11
Macintosh Multiusuario
ServerDatabase : Extras
Servidor:
SITelegestin.app
Contents
Pgina 42
Pgina 43
4
4.1
GESTIN DE CUENTAS
Conceptos Generales
4.2
Tipos de Cuentas
4.2.1 Proveedores
Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de compras.
Pueden ser de los subtipos proveedor, acreedor, proveedor extranjero, etc.
4.2.2 Clientes
Son las cuentas a las que se pueden asignar documentos de ventas. Pueden
ser de los subtipos cliente, cliente extranjero, empresa del grupo, etc.
El usuario puede decidir qu datos por defecto debe usar el cuando se crea
un cliente nuevo. Las condiciones que se fijan son las referentes a rgimen de
impuestos y forma de pago. Para fijar las condiciones proceda como sigue:
Pgina 44
4.2.3 Personal
Son las cuentas a las que se pueden asignar nminas.
4.2.4 Bancos
Son las cuentas correspondientes a las Entidades Bancarias. Pueden ser de
los subtipos Cuenta Corriente o Cuenta de Crdito.
4.2.5 Varios
Son las cuentas contables que no pertenecen a ninguna de las categoras
anteriores.
4.3
El Cdigo Contable
Pgina 45
4.4
Calificacin de Clientes
4.5
Cuentas confidenciales
Pgina 46
Para hacer que una cuenta sea confidencial, basta acceder a la misma y
marcar el recuadro Confidencial. El programa solicitar entonces el nombre
del usuario que figurar a partir de ese momento como propietario de la cuenta.
4.6
Importacin de cuentas
Como en casi todos los archivos, el usuario puede importar las cuentas que
provengan de otros programas de gestin o, sencillamente, de otras bases de
datos.
Llamamos la atencin sobre los riesgos para la integridad de los datos que
se corre cuando se importan registros. Por ello, recomendamos leer
atentamente, antes de cualquier importacin, el captulo especfico dedicado a
ello al principio de este manual.
< UTILIDADES : IMPORTACIN DE CUENTAS >
Pgina 47
5
5.1
GESTIN CONTABLE
Fundamentos de la Contabilidad Financiera
Gestin de Vencimientos
Periodificacin de Gastos
Gestin de I.V.A.
Gestin de Inmovilizado
Contabilidad Analtica
Contabilidad Presupuestaria
Registro de Nminas
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Pgina 49
5.2
5.3
Asientos Contables
5.3.2.2
Introduccin de Asientos
5.3.2.3
Contadores Automticos
Pgina 50
5.3.2.4
Ejercicio Fiscal
5.3.2.5
Duplicacin de asientos
Pgina 51
Introduccin de datos
Pgina 52
Un registro de la factura.
Complete las cuentas contables, caso de que falte alguna y clic en el botn
CONTABILIZAR".
5.3.4.4
Luego:
< CONTABILIDAD FINANCIERA: ASIENTOS >
Pgina 53
Un registro de la factura.
5.3.4.6
Pgina 54
5.3.4.7
Conciliacin I.V.A.
Pgina 55
5.4
Datos Externos
Pgina 56
Pgina 57
Ord.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
Valor
E
Fecha de la Factura
Cdigo Contable Cliente
Concepto del asiento
Nmero de la Factura
Tipo RE Tipo 1
Porcentaje de I.R.P.F
Porcentaje de RE-2
Porcentaje de RE-3
Ord.
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
Valor
Cuenta de RE-3
Fecha vencimiento 1
Importe vencimiento 1
Fecha vencimiento 2
Importe vencimiento 2
Fecha vencimiento 3
Importe vencimiento 3
Fecha vencimiento 4
Importe vencimiento 4
Fecha vencimiento 5
Importe vencimiento 5
Fecha vencimiento 6
Importe vencimiento
Pgina 58
5.5
Gestin de Inmovilizado
Pgina 59
Es posible que haya alguna variacin entre los datos ahora calculados y los
que ud. tena de la aplicacin anterior. Ello se debe, salvo errores cometidos por
el usuario, a que el sistema de clculo de amortizaciones (diario en el SIT) sea
diferente en cada aplicacin. Para paliar los desfases producidos proceda del
siguiente modo:
< CONTABILIDAD FINANCIERA : ASIENTOS >
Modifique los apuntes que le quedan para que cada uno de ellos tenga el
importe correspondiente a lo amortizado de cada elemento segn la
contabilidad anterior.
Pgina 60
MODIFICAR el elemento:
Solapa PLAN: Introducir una lnea con fecha hasta la fecha en que se
produce la mejora y el importe que hasta esa fecha se ha amortizado.
Crear una nueva lnea con fecha hasta la que debe amortizarse el elemento
(incluyendo, en su caso el alargamiento de la vida til) y el importe del resto
que queda por amortizar.
Pgina 61
5.6
Periodificacin de gastos
5.7
Extractos de cuentas
5.8
5.8.1 introduccin
El proceso de Cierre/Apertura contable es, para cualquier programa
contable, un proceso complicado. Esa complicacin proviene del irresoluble
conflicto entre la continuidad natural de la actividad de la empresa y el
requerimiento legal de dar por cerrado, ante los organismos pblicos y el resto
del mercado en que se mueve la empresa, un ejercicio econmico.
Tanto para los creadores de un programa contable como para el usuario de
dicho programa, el conflicto se resuelve mejor si no se intenta conciliar ambos
aspectos, es decir, que sepan distinguir entre los objetivos informativos de la
empresa y los requerimientos legales.
Por ello, el SIT trata a los asientos contables producidos por el proceso
contable de una forma especial.
As mismo, dado que el SIT es un programa multidiario el proceso de cierre
ha de repetirse por cada uno de los diarios de la empresa.
Pgina 62
Pgina 63
Pgina 64
Renumerar asientos
5.9
Listas
Pgina 65
5.10
Informes
Pgina 66
5.10.1.1
5.10.1.2
Pgina 67
5.11
Utilidades
5.12
Pgina 68
CONTABILIDAD ANALTICA
6.1
6.2
Los apuntes analticos se asignan siempre a la cuenta de nivel seis, sea cual
sea la estructura de niveles superiores y nmero de dgitos asignados.
Esto quiere decir que lo esencial para definir el plan de cuentas analtico es
conocer las necesidades informativas posteriores de la empresa y, adems,
conocer que las decisiones tomadas al principio no atan al usuario para cuando
descubra nuevas necesidades.
Como existe una relacin, opcional, entre la cuenta analtica y una cuenta
financiera, no es necesario dedicar uno de los niveles para indicar con qu
cliente est relacionada la cuenta analtica.
Pgina 69
6.3
Apuntes analticos
6.4
Listas
6.4.1.1
Repartos de Analtica
Pgina 70
6.5
Informes
6.5.1 Diario
6.5.2 Mayor Analtico / Financiero
6.5.3 Mayor Financiero / Analtico
6.5.4 Balance Analtico / Financiero
6.5.5 Balance Financiero / Analtico
6.6
Utilidades
6.6.1 Conciliacin
6.6.2 Importacin de apuntes
6.6.3 Exportacin de apuntes
6.6.4 Eliminacin de apuntes
6.6.5 Generacin de Analtica en bloque
El SIT ofrece la posibilidad de generar apuntes analtica sobre una
contabilidad financiera ya existente. La necesidad de este proceso puede venir
por:
Pgina 71
Pgina 72
CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA
7.1
Principios de funcionamiento
7.2
Generacin de Presupuestos
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> GENERACIN DE
PRESUPUESTO>
7.2.1
7.2.1.1
Pgina 73
7.2.2
Aparece una ventana para rellenar las caractersticas del presupuesto que
se est creando. Introduzca el nombre.
Pgina 74
Acepte.
7.2.3.1
7.3
Edicin de un presupuesto
CONTABILIDAD> CONTABILIDAD PRESUPUESTARIA> EDICIN>
7.3.1
La primera columna.
Pgina 75
7.3.1.2
7.3.2
Clculo automtico
Limpiar presupuesto
Pgina 76
7.3.2.3
Distribuir presupuesto
Poner a 0
Copia las partidas (el cdigo, el nombre y la frmula de cuentas) del centro
de coste seleccionado en la pantalla y lo cruza con las cuentas analticas que se
determinen en el cuadro de dilogo con el Sit. En muy til cuando hay que
incorporar centros de costes nuevos al presupuesto.
Cuidad: Si ha limpiado el presupuesto puede suceder que no tenga ningn
centro de coste con la lista completa de las partidas presupuestarias.
Pasos a seguir:
Distribuir revisin
Poner a 0
Copiar columna
Pgina 77
7.3.3.3
Distribuir revisin.
Pasos a seguir.:
Poner a 0
Copiar columna
Distribuir el importe total. (En el botn DISTRIBUIR) Con este proceso, el SIT
asignar los valores reales (contables) a los meses correspondientes hasta
la fecha de la revisin y distribuir el resto del importe total entre los
importes automticos. Este proceso tambin se puede generar para todas
las partidas a la vez desde la ventana del presupuesto, haciendo clic en el
botn ACTUALIZAR y marcando la opcin MANIPULAR REVISIN.
Pgina 78
7.4
Informes
7.5
Crear un informe.
Crear un informe
7.6
Generar un informe
Botn "procesos"
Pgina 79
Nivel analtico est vaco -> el informe acumular todas las analticas (es
un informe financiero).
Aceptar.
7.7
7.8
Para que todos los informes se impriman seguidos en el soporte, sin saltos
de pgina en funcin del informe sino de lo que cabe en la misma, marque
el cuadro Generar un solo documento.
Acepte.
Pgina 80
ANLISIS FINANCIERO
8.1
8.2
Proyeccin Financiera
8.3
Pgina 81
GESTIN COMERCIAL
9.1
9.1.1 Introduccin
Este manual no es ms que un libro con instrucciones para el manejo del
programa SIT Sin embargo, en el caso de la gestin comercial, el uso del SIT
variar enormemente dependiendo del sistema de gestin que se marque la
empresa.
Previamente a las explicaciones sobre cmo funciona tcnicamente el
programa, invitamos a la reflexin y aseguramos que los rganos directivos de
la empresa deben plantearse, previamente al uso de este programa o cualquier
otro, el establecimiento sobre el papel de las normas y procesos que han de
seguir todos individuos que intervienen en el proceso de produccin y venta.
Pgina 82
Pgina 83
Siempre que los objetivos se cumplan, los procesos deben ser simplificados
al mximo.
Pgina 84
9.1.5.2
Captacin de Clientes
Disponibilidad de la vivienda.
Venta de la vivienda.
Pgina 85
9.2
Facturacin
9.2.1 Generalidades
9.2.1.1
9.2.1.2
9.2.1.3
9.2.1.4
Cantidad de artculos
Total de la lnea
Pgina 86
9.2.2 Almacenes
9.3
Gestin de Artculos
Las bases sobre las que se apoya la descripcin de los artculos en base a los
cuales se va ha desarrollar la gestin comercial de la empresa, es el factor ms
importante del que depende la riqueza informativa que puede obtenerse
posteriormente. Por ello, es importante que, previamente al uso del SIT el
usuario tenga conciencia de qu necesidades informativas tendr una vez que
haya puesto en marcha su sistema de gestin.
Frecuentemente, el usuario confunde el aspecto esttico que quiere darle a
sus documentos comerciales con sus objetivos de informacin. Aconsejamos,
desde el primer momento, no incluir la apariencia de dichos documentos como
factor decisivo a la hora de describir nuestro fichero de artculos.
Igualmente, determinados usuarios dan poca importancia a este fichero
porque la empresa vende "servicios". Creemos que es un error: las empresas de
servicios tienen las mismas necesidades informativas que cualquier otra
empresa que se dedique a la compra / venta.
El usuario debe plantearse el "nivel" de descripcin al que su archivo de
artculos debe llegar. Habr usuarios que, por necesidades de controlar las
existencias de cada uno de los artculos, tendr que describir cada uno de ellos
como artculos independientes.
En cambio, habr determinados artculos que no ser necesario que sean
descritos independientemente: bastar con dar de alta un "artculo" genrico
que se usar en todas las operaciones, aunque en cada una de ellas, el usuario
cambie la descripcin del artculo. Por ejemplo: es diferente un negocio de venta
de ordenadores que trabaja con stock (es decir: compra y almacena) que otro
que vende bajo demanda: el primero necesitar dar de alta cada modelo de
ordenador porque debe estar informado de los distintos modelos de los que
dispone en almacn. En cambio, en el segundo caso, basta con dar de alta un
artculo que se llame "Ordenador", especificando en cada proceso (pedido a
proveedor, albarn de venta) de qu modelo se trata. Por principio, un artculo
genrico siempre tiene un stock virtual "0": todo lo que se compra tiene una
venta inmediata.
9.3.2 Artculos
Es bsico para la posterior obtencin de informacin sobre la gestin,
planificar una serie de artculos que sern utilizados en todas las operaciones de
Manual del Usuario
Pgina 87
Pgina 88
Seleccione los artculos que quiera publicar y haga clic en "Exportar HTML".
Disee la pgina web tal y como quiere mostrarla al usuario (utilice las
etiquetas donde desee que el programa muestre datos del artculo.
Cuando publique una nueva ficha, basta que su cliente haga clic en el
botn "Actualizar" de su navegador.
Pgina 89
Configuracin de la impresora.
Pgina 90
Pgina 91
Tarifas de Precios
En segundo lugar, el SIT buscar si existe una tabla de Precios por Volumen.
Si es as, el SIT aplicar el precio que corresponda al volumen de la venta. Se
debe tener en cuenta que este sistema implica que si posteriormente se cambia
la cantidad, el precio de venta vuelve a ser calculado.
Este sistema slo funciona en los documentos comerciales de venta.
9.3.8.3
Ofertas Personalizadas
El siguiente paso aplicable por el usuario es generar una tarifa propia para
uno, varios o todos los clientes (y tambin proveedores). En dichas tarifas
personalizadas, adems, se puede introducir una Cantidad Mnima a partir de
la cual ser aplicado dicho precio.
Pgina 92
Pgina 93
9.4
9.4.1 Generalidades
El sistema de gestin debe permitir el "reflejo" inmediato de cualquier
incidencia que se produzca en el perodo en el que una operacin est abierta:
desde que se emite un presupuesto o se publica una tarifa de precios, hasta que
se cobra al cliente.
Por ello, es aconsejable que se utilicen todas las fases del proceso a pesar de
que, en un primer momento, pueda parecer que el sistema de gestin de la
empresa es ms sencillo.
El SIT basa su trabajo de gestin en:
Pgina 94
9.4.3.2
En cada cuenta de cliente se puede introducir el importe del riesgo que est
pactado con dicho cliente. Cada vez que se intente generar un albarn de venta
(desde un pedido de cliente o bien manualmente), el programa controlar el
estado del Riesgo, es decir, si la deuda del cliente supera o no el riesgo
acordado.
9.4.3.3
Pgina 95
9.4.3.4
9.4.3.5
Pgina 96
9.4.4.1
De los campos del fichero "Informes" que se muestran, debe usar los
siguientes:
Manual del Usuario
Pgina 97
Cabecera01-> N de Expedicin
Importe03-> Volumen
Importe04->Nmero de la Etiqueta
Pgina 98
Duplicacin de un documento
9.4.12.2
Abono de un documento
9.4.12.3
Direccionamiento de un documento
9.4.12.4
9.4.12.5
Lo primero que se debe tener en cuenta es que, por el mero hecho de existir
una factura, el usuario dispone ya de los informes referentes al I.V.A. Es decir,
una factura creada ya figura en la liquidacin de I.V.A. aunque an no haya sido
contabilizada.
En el SIT existen dos formas de contabilizar facturas que ya existen: De una
en una o en bloque.
Para contabilizarlas de una en una, acceda a
< CONTABILIDAD FINANCIERA : FACTURAS EMITIDAS : MODIFICAR>
Pgina 99
9.4.12.6
9.4.13.1
Rapidez en la facturacin
Exactitud de la facturacin
Mantenimiento de Cuentas
Mantenimiento de Contratos
Pgina 100
Procesamiento de Contratos
Una vez ah, har clic en el botn PROCESOS AUTOMTICOS para emitir las
facturas a partir de los albaranes existentes. Naturalmente, el usuario desear
emitir las facturas correspondientes a cierta seleccin de albaranes.
Lo ms cmodo para este proceso es calificar a cada Cliente con una
CLAVE DE FACTURACIN. De esta manera, al facturar albaranes bastar con
determinar qu clave de facturacin se quiere ejecutar.
Recomendamos utilizar claves de facturacin como las que siguen: I
(Inmediata) V (Viernes) M(Mensual) TR (Trimestral)
Puede darse el caso, por ejemplo, que el 1 de abril debamos ejecutar dos
procesos de facturacin: M, por el mes de abril y TR por el segundo trimestre del
ao.
Si se prev que el nmero de facturas resultantes del proceso van a ser
muchas, recomendamos no marcar la opcin Imprimir documentos generados.
De esta manera, mientras el programa genera las facturas, el usuario podr
trabajar en otros procesos diferentes.
Una vez terminado el proceso de facturacin, proceda a imprimir los
documentos.
9.4.13.5
Agrupacin de Albaranes
Pgina 101
9.4.13.6
Forma de Pago
Das de Pago
Nmero de Vencimientos
Domiciliacin de cobros
9.5
Casos especiales
Pgina 102
Medio de pago
Das de Pago
Nmero de vencimientos
Pgina 103
El albarn, como cualquier otro albarn, debe ser facturado. El SIT permite
la facturacin con importe 0.
Se entrega un material
Pgina 104
Pgina 105
9.6
IMPRESIN DE D. COMERCIALES
Pgina 106
Para que el usuario, una vez realizada una operacin segn los criterios de
funcionamiento de la empresa, consiga imprimir un documento comercial al
gusto de la propia empresa, debe decidir, entre los modelos de impresin
propuestos, el que ms se ajusta a sus necesidades estticas.
Las herramientas de las que dispone el usuario para ajustar al mximo el
resultado de la impresin con sus requerimientos son:
Pgina 107
En todo caso, el usuario debe tener en cuenta que, dependiendo del sistema
de impresin del que disponga, los resultados en rapidez y calidad que consiga
imprimiendo la imagen corporativa desde el SIT pueden no ser satisfactorios.
La solucin a estos problemas est en disponer de papel preimpreso con la
imagen corporativa y desactivar la preferencia correspondiente en la ficha de la
empresa. El modelo "TG" est preparado para imprimir todos los documentos
(documentos comerciales, correspondencia, etc.) ocupando el mismo espacio
para la imagen corporativa (Esquina superior izquierda). Disponer de un papel
preimpreso que respete dicho esquema, permite imprimir cualquier documento
siempre sobre el mismo papel, evitando prdidas de tiempo y equivocaciones
habituales cuando se necesitan distintos papeles para imprimir cada
documento.
Pgina 108
debe
marcar
la
preferencia
Seleccione el idioma
Pgina 109
9.7
MDULO DE PRODUCCIN
Pgina 110
9.7.2 FABRICACIN
Para iniciar una orden de produccin interna:
<< ALMACENES/ARTCULOS : FABRICACIN >
9.8
Gestin de Vencimientos
9.8.1 Generalidades
9.8.2 Generacin automtica de vencimientos
El SIT genera automticamente los vencimientos correspondientes a cada
factura recibida o emitida. La generacin de estos vencimientos es totalmente
automtica aunque, como en todos los automatismos del SIT, posteriormente el
usuario puede matizar / variar lo generado por el SIT a su gusto.
Para que los vencimientos se generen segn unas condiciones dadas es
necesario que esas condiciones figuren en algn lugar del programa. Los datos
de pago se pueden introducir en las fichas de Proveedores y clientes y, a partir
de ese momento se auto introducirn en cada documento comercial. No
obstante, el usuario puede variar esas condiciones de pago en cada documento
generado.
La forma de introducir la forma de pago, tanto en las cuentas como en
cualquier documento es as:
Por ejemplo, para una forma de pago a 30, 60 y 90 das, los datos a
introducir son: N de pagos = 3 - Plazos de pago = 30 das.
Pgina 111
Pgina 112
El SIT marca los vencimientos cuyo pago est contabilizado con un * que
sigue a su medio de pago. Por ejemplo: EF . Los vencimientos cuya situacin
de Contabilizado se ha forzado aparecen con **. Los vencimientos
Manual del Usuario
Pgina 113
9.9
Integrar Composicin
Pgina 114
Actualizar precios
9.10
Gestin de Comisiones
9.10.1 Generalidades
El SIT gestiona comisiones por ventas de la siguiente manera:
Pgina 115
9.10.2 Liquidaciones
Una vez introducida, lnea a lnea, la informacin del comisionista y la
comisin, el SIT dispone de un sistema de liquidacin. El objetivo de este
sistema es:
9.11
Trazabilidad y seguimiento
9.12
Informes
Pgina 116
Pgina 117
9.13
Utilidades
9.13.1.1
Renumeracin de documentos
9.13.1.2
Eliminacin de Facturas
9.13.1.3
9.13.1.4
Comprobacin de lneas
9.13.1.5
Comprobacin de documentos
9.14
Mdulo de TPV
Pgina 118
Confirmar
Para localizar una venta con incidencia, cuando no se dispone del nmero
que le corresponde, puede buscarse con la tcnica estndar de bsqueda de
incidencias del SIT:
Sitese en la ltima venta. Pulse la tecla maysculas y clic en el botn
Anterior. Mantenga la tecla maysculas pulsada mientras el programa busca. Si
la venta encontrada no se corresponde con la buscada, maysculas-clic en el
botn Anterior.
9.14.3.2
Pgina 119
Una vez facturadas las ventas, stas son contabilizables de la misma manera
que el resto de facturas expedidas.
Para facturar una venta, clic en el botn Facturar Venta. La factura es
imprimible desde el botn Imprimir Factura
Para facturar las ventas pendientes, clic en el botn Facturar Ventas. En
este caso, el SIT generar una factura por cada da en el que existan ventas
pendientes de facturar.
9.14.4.1
9.15
Pgina 120
que
slo
existen
las
9.16
Gestin de Existencias
Renumeracin de movimientos
9.16.5.2
9.16.5.3
Importacin de movimientos
9.16.5.4
Cierre/Apertura de Almacn
Pgina 121
9.17
Distribucin temporal
9.17.4.2
Distribucin de tareas
9.18
Mdulo de Alquileres
Pgina 122
10
10.1
10.2
Gestin de Personal
Pgina 123
Pgina 124
Pgina 125
Pgina 126
10.3
10.3.1 Prrrogas
10.3.2 Preaviso de vencimiento
10.4
Nominas
Pgina 127
Pgina 128
10.4.5 Finiquito
El procedimiento de Finiquito de un contrato consiste en el clculo e
incorporacin a la nmina de los haberes pendientes que corresponden a
vacaciones no disfrutadas y Pagas Extra devengadas pero no cobradas.
El clculo de estas cantidades se hace segn los datos de Pagas que aparece
en la ficha de personal, por lo que es recomendable la revisin de dicho fichero
antes de proceder a un finiquito.
Los conceptos retributivos utilizados para la incorporacin a la nmina del
finiquito son los que aparecen en la ficha de la Empresa.
Pgina 129
IMPRESIN DE DOCUMENTOS
Seleccione la nmina que desea imprimir como finiquito y haga click sobre
botn "Imprimir". Opciones de impresin: Nminas. En el desplegable que se
muestra, seleccione "Finiquito" y, en la parte inferior de la ventana introduzca la
fecha de la operacin (SIT sugiere la fecha de pago consignada en la nmina
pero puede Ud. modificarla)
Para la impresin del Certificado de empresa
<LABORAL: PERSONAL>
Pgina 130
Elija la opcin Nominas y la seleccin que desee (si antes de hacer clic en
IMPRIMIR se han seleccionado algunas nminas, el programa sugiere la
seleccin a imprimir). Aceptar.
Existe una preseleccin del modelo de nmina deseado para cada empresa
en la Ficha de Empresa. No obstante, el usuario puede seleccionar el modelo
impreso en el ltimo momento cada vez que imprima nminas.
Pgina 131
Para imprimir
10.5
Incidencias
Pgina 132
Pgina 133
Por ejemplo, observemos que al imprimir una incidencia del tipo Anticipo,
el resultado es un recibo de anticipo listo para la firma por parte del trabajador.
En cambio, el mismo procedimiento producir un boletn de cotizacin del
rgimen de Artistas si la incidencia seleccionada corresponde al tipo Artistas.
10.5.4.1
Baja Laboral
En este tipo de Incidencia SIT calcula y prev los importes necesarios para
afectar a la nmina y a los seguros sociales correspondientes.
La estructura de este Tipo de Incidencia permite, dentro de una misma
incidencia, generar distintas liquidaciones para todos los meses durante la cul
perdura la baja laboral.
10.5.4.2
Dietas
Pgina 134
10.5.4.3
Confirme la incidencia.
Kilometraje
Horas Extra
Anticipos
Peridica
Pgina 135
10.5.4.7
Paga Extra
Las incidencias por Paga Extra pueden ser originadas de dos maneras:
Manual y Automticamente.
La forma Manual consiste en introducirla como se introduce cualquier otra
incidencia. Pero para aprovechar al mximo las utilidades de SIT, le
recomendamos que calcule y genere automticamente estas incidencias desde
la Utilidad Liquidar Pagas Extra
En esta utilidad usted decidir si lo que desea es generar una nmina con la
Paga Extra liquidada o bien generar una incidencia que incorpore la Paga Extra
en la prxima nmina mensual de la empresa.
10.5.4.8
Artistas
Vacaciones
10.5.4.10 Horas
Las finalidades de la incidencia de horas son mltiples. En primer lugar,
puede generar un plan de forma manual o automtica. Este plan puede ser
impreso para que el trabajador apunte de forma manual las horas trabajadas
cada jornada.
En cada lnea de desglose de la incidencia pueden introducirse dos perodos
de trabajo (maana y tarde). La ventaja de introducir las horas de entrada y
salida es que el SIT calcula el nmero de horas en sistema decimal (1:30 = 1,5
horas), tarea que es bastante complicada si debe ser hecha a mano.
Tambin en cada lnea de desglose, se puede introducir la cuenta del cliente
y el centro de coste. La cuenta del cliente puede ser introducida para
Manual del Usuario
Pgina 136
Genere un plan.
Ntese que las lneas de desglose son de color rojo cuando no han generado
albarn y verdes cuando s lo han generado.
Haga clic en el botn "Cliente" para introducir al cliente deseado en todas
las lneas de desglose de una sola vez.
La intencin de la cuenta analtica en las lneas de desglose es la de
automatizar la introduccin de la Contabilidad Analtica de la nmina del
trabajador. Efectivamente, cuando en la ficha de la empresa est marcada la
preferencia "Analtica de Nminas Automtica", al realizar la contabilizacin de
una nmina, la contabilidad analtica se genera automticamente a partir de los
desgloses de las incidencias de horas.
Las incidencias de horas pueden ser introducidas en el SIT de forma remota
mediante el Proceso Remoto correspondiente. Este Proceso Remoto, explicado
en este mismo manual, permite que el trabajador rellene sus propias incidencias
de horas sin necesidad de acceder al SIT.
10.5.4.11 Ausencias
La incidencia por Ausencia refleja la situacin en la que, por un motivo o
por otro (excluyendo las vacaciones legales), el trabajador se ausenta de su
puesto de trabajo.
El programa ayuda a calcular el total de das de ausencia y, consultando el
calendario laboral del trabajador, el total de das laborables perdidos. Con esta
informacin, y dependiendo del motivo de la ausencia, el reflejo en nmina es el
siguiente:
Pgina 137
10.5.5.2
Pgina 138
10.5.5.3
10.5.5.4
Bonificaciones
10.6
Listas
Puestos de Trabajo
Pgina 139
Pgina 140
Pgina 141
10.6.13 Mutuas
10.6.14 Calendario Laboral
El Calendario Laboral contiene la lista de das laborales de cada mes. Es
necesario que, al inicio del trabajo con SIT, se revisen estos datos para hacer
ms fcil la confeccin de nminas.
Los das laborales de cada mes sern sugeridos en cada nmina de dicho
mes cmo das trabajados.
10.7
Informes
Pgina 142
10.8
Utilidades
Pgina 143
Cdigo de la Empresa
Nombre
Apellidos
Direccin
Cdigo Postal
Poblacin
Provincia
Telfono
Nacionalidad
Pgina 144
Lugar de Nacimiento
Fecha de Nacimiento
Numero de afiliacin a la SS
DNI / NIF
Pgina 145
10.9
Puestos de Trabajo
Complete en LISTAS los posibles daos que puedan ser producidos. (Con la
actualizacin de tablas, el usuario dispone ya de una lista no exhaustiva de
posibles daos).
Pgina 146
Pgina 147
11
MDULO DE ASESORAS
11.1
Datos de la Asesora
11.2
Declaraciones de Hacienda
11.3
Fichero de Direcciones
Pgina 148
12
12.1
12.2
El SIT gestiona por el usuario las prioridades de las gestiones a llevar a cabo.
Contactos Comerciales
El SIT est preparado para almacenar y gestionar todos los datos de aquellas
empresas o particulares que, sin ser clientes o proveedores de la empresa
gestionada, son susceptibles de formar parte, en el futuro, del negocio de sta.
Pgina 149
Pgina 150
12.3
Grupos
Pgina 151
12.4
Campaas
12.5
Pgina 152
12.6
Procesos Comerciales
Pgina 153
Pantalla de salida de los procesos comerciales una vez hecha la seleccin de procesos activos
Pgina 154
12.7
Gestin de Comunicaciones
12.7.1 Introduccin
Al entrar el usuario en el SIT encontrar, si la preferencia correspondiente
est activada
< USUARIOS : MODIFICAR REGISTRO : PREFERENCIAS >
Pgina 155
El uso intensivo del SIT aconseja que sean registrados tambin como
comunicados, las conversaciones telefnicas o reuniones que se hayan
mantenido con el destinatario. De esa forma, el seguimiento de los procesos o
de la atencin a dichos destinatarios ser ms completa.
Un comunicado puede estar en cuatro estados: Escrito, Enviado, Recibido y
Ledo. El programa considera que un comunicado est enviado cuando se a
procedido a su impresin (Fax o Carta), se ha transferido a Internet (Correo
Electrnico) o instantneamente (Correo Interno)
Pgina 156
Por otro lado, el imprimir una sola etiqueta es, por muchos motivos,
sustituible por la accin de imprimir un sobre:
En todo caso, existen dos situaciones en las que el usuario debe plantearse
estrategias totalmente diferentes: imprimir una o varias direcciones e imprimir
una cantidad considerable de direcciones (envo masivo)
Para todas las situaciones, el SIT , en sus distintos mdulos, tiene distintas
tcnicas. Estas tcnicas se describen a continuacin.
12.7.7.1
Envos Masivos
Para envos masivos, la estrategia del usuario debe ser totalmente diferente.
No se deben olvidar las tres fases indispensables para envos publicitarios:
Seleccin de contactos
Pgina 157
12.7.7.3
<CCFechaInicio>;
<CCFechaContrato>;
<CCNeto>;
Pgina 158
Pgina 159
13
13.1
El derecho en explotacin
Una vez comprendido esto, con la prctica se ver que en una operacin de
cesin de derechos para la exhibicin pueden verse involucrados varios ttulos,
en una variedad de pases simultneamente e incluyendo diversos derechos. Mas
all, se da la circunstancia de que en muchos casos, se ceden los derechos para
un conjunto de pases que tradicionalmente forma una unidad superior. A esta
unidad de pases la llamamos Territorio.
Aunque tradicionalmente se hable de Territorios (Europa del Norte,
Norteamrica, Oceana, etc) debe entenderse que el control de la
disponibilidad para la explotacin de un derecho de exhibicin ha de hacerse
pas por pas.
13.2
Funcionamiento General
Pgina 160
13.3
Fichero de Producciones
13.4
Derechos Gestionados
13.5
Contratos
13.6
Pgina 161
para todo el mundo y todos los derechos, y puede ser necesario en una consulta
crtica de la ocupacin.
Pgina 162
14
GESTIN DE INMOBILIARIAS
14.1
Principios de funcionamiento
14.2
Inmuebles
14.3
Numrico
Si / No
Pgina 163
14.4
Texto
Lista seleccionable
Demandas
14.5
Procesos Comerciales
Pgina 164
15
15.1
Introduccin
15.1.1 Objetivos
El objetivo de este sistema es poder interactuar con el SIT sin necesidad de
conexin con el servidor de la aplicacin y mediante el uso de aplicaciones
estndar: Correo Electrnico, Web, Procesador de Textos
Todos los usuarios de versiones multiusuario del SIT tienen incluida en su
licencia de uso la posibilidad de aprovechar estos procesos siempre y cuando
adquieran el mdulo del SIT sobre el que acta el Proceso Remoto.
La ejecucin de Procesos Remotos consume una de las licencias de usuario
del SIT
TeleGestin confecciona para cada usuario el formulario Web programa que
genera la informacin y el formato para interactuar con el SIT
15.1.2 Nomenclatura
Usuario Remoto: persona que, sin acceso directo al SIT mediante el
programa cliente, interacta con l mediante el envo de instrucciones por
medios estndar.
Mensaje: el fichero generado por el usuario remoto, independientemente del
medio de envo elegido para su envo.
Servidor: El programa 4Dserver que ejecuta el SIT
Formato Remoto: la estructura del Mensaje, imprescindible para el
entendimiento entre el Usuario Remoto y el Servidor
Programa Generador: el programa utilizado por el Usuario Remoto para
componer el Mensaje
Procedimiento Remoto: Tarea a ejecutar por el Servidor cuando ste recibe
un Mensaje
Tabla Remota: fichero de texto generado por el SIT y depositado en un
directorio ftp que el Programa Generador utiliza para permitir al usuario la
eleccin de opciones en la confeccin de su mensaje.
Pgina 165
15.2
15.3
Actualizacin de tablas
15.4
Sistemas de Seguridad
15.5
Medios de Envo
Pgina 166
15.6
Mtodo de RECEPCIN
15.7
Pgina 167
16
16.1
16.2
El SIT permite introducir un nmero de serie diferente por cada unidad del
artculo. Cuando sea necesario, el SIT mostrar una ventana con la lista de
nmeros de serie a introducir o visualizar. La introduccin del nmero de serie
implica, adems, otras prestaciones:
Pgina 168
16.3
los artculos de su base de datos de artculos que deben ser utilizados para
cada uno de estos servicios.
El usuario aadir, adems, aquellos artculos que representen a los
materiales necesarios para llevar a cabo el trabajo de reparacin.
16.4
Gestin de Garanta
16.5
Tarifas de Precios
Pgina 169
16.6
Otras prestaciones
16.7
Coordinacin de tareas
Pgina 170
17
17.1
Objetivos
17.2
Terminologa
Pgina 171
17.3
17.4
Este sistema consiste en la generacin, por parte del propio SIT, de tareas a
partir de determinados eventos que suceden dentro del propio programa.
El SIT pretende mantener un grado suficiente
usuario. Por ello, en muchas ocasiones, la generacin
forma indirecta est regida por una preferencia.
organizacin o el propio usuario el que decide que el
determinadas circunstancias.
de usabilidad para
o no de dichas tareas
De esta manera, es
SIT genere o no tarea
el
de
la
en
Pgina 172
Dentro de esta carpeta deber haber una carpeta cuyo nombre debe ser el
nmero de registro de la empresa en cuestin. El nmero de registro de la
empresa se muestra en
< EMPRESAS >
17.5
17.6
Coordinacin de tareas
17.7
Pgina 173
Color Naranja: La fecha trmino es hoy. La tarea debe ser ejecutada hoy
Para que este cdigo de colores ayude al usuario, ste debe mantener al da,
modificando dichas fechas, sus previsiones de ejecucin. Con esto conseguir:
Organizar su trabajo
Que las tareas que deberan haber sido terminadas no lo han sido.
Pgina 174
17.8
Protocolos
Pgina 175
Pgina 176