Cartilla Banco de Proyectos Universidaistrital

CARTILLA
BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL

(BPUD)
OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Y CONTROL
Jefe de Oficina:
Roberto Vergara Portela
Banco de Proyectos:
Hctor Jaime Pinilla Bahamn
Planeacin Estratgica:
Luis lvaro Gallardo Erazo
Programacin Presupuestal:
Jos Joaqun Puerto Martnez
Carlos Rincn Quiones
Planeacin Operativa:
Franklin Wilches Reyes
Yury Liliana Torres Vargas
Vicerrectora Administrativa:
Miguel Fernando Jara Barrios
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas

Bogot D.C., agosto de 2011
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Tabla de Contenido
1.
INTRODUCCIN.................................................................................................4
2.
PRESENTACIN ................................................................................................5
3.
PROYECTOS: CONSIDERACIONES GENERALES .........................................6
3.1
PLANEACIN ESTRATGICA ................................................................................6
3.2
PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO 2007 - 2016 ............................................7
3.3
DEFINICIN DE PROYECTO .................................................................................8
3.4
ESTRUCTURA Y CICLO BSICO DE UN PROYECTO ................................................8
3.5
PROYECTOS UNIVERSITARIOS ............................................................................9
3.6
QUE ES FORMULAR Y EVALUAR UN PROYECTO? ................................................10
3.7
QUE ES UN BANCO DE PROYECTOS?.................................................................10
3.8
PARA QUE UN BANCO DE PROYECTOS?.............................................................11
3.9
POR QUE UN BANCO DE PROYECTOS? ..............................................................12
4.
DEFINICIN DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD
DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS.........................................................13

4.1
OBJETIVOS ......................................................................................................13
4.1.1
Objetivo general.........................................................................................13
4.1.2
Objetivos especficos.................................................................................13
4.2
COMPONENTES DEL BANCO DE PROYECTOS .....................................................14
4.3
TIPOS DE PROYECTOS INSTITUCIONALES. .........................................................15
4.3.1
Proyectos Acadmicos ..............................................................................15
4.3.2
Proyectos de Soporte Institucional ............................................................15
4.3.3
Proyectos de Desarrollo Institucional ........................................................16
4.3.4
Proyectos de Bienestar..............................................................................16
4.4
ESTRUCTURA GENERAL DEL BANCO DE PROYECTOS .........................................16
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Oficina Asesora de Planeacin y Control

5.
CICLO DE LOS PROYECTOS EN EL BANCO DE PROYECTOS DE LA
UNIVERSIDAD DISTRITAL ......................................................................................18

5.1
FORMULACIN.................................................................................................18
5.1.1
Identificacin del problema ........................................................................19
5.1.1.1
Identificacin y anlisis de involucrados ............................................19
5.1.1.2
Anlisis del problema.........................................................................20
5.1.2
Anlisis de Objetivos (Medios y fines) .......................................................22
5.1.3
Anlisis de alternativas y seleccin de la estrategia optima......................24
5.1.4
Estructura analtica del proyecto ...............................................................26
5.1.5
Diligenciamiento del formato sugerido para la presentacin de proyectos27
5.2
PRESELECCIN ...............................................................................................28
5.3
SELECCIN .....................................................................................................29
5.4
CRITERIOS DE EVALUACIN DE LOS PROYECTOS ...............................................29
5.4.1
Viabilidad. ..................................................................................................30
5.4.2
Elegibilidad ................................................................................................30
5.4.3
Prioridad ....................................................................................................31
5.5
PROGRAMACIN ..............................................................................................32
5.5.1
Ejecucin del proyecto...............................................................................33
5.6
SEGUIMIENTO ..................................................................................................33
5.7
CIERRE ...........................................................................................................34
5.8
EVALUACIN ...................................................................................................35
6.
POLTICAS DEL BANCO DE PROYECTOS ...................................................35
7.
MARCO LEGAL................................................................................................36
8.
BIBLIOGRAFA.................................................................................................41
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1. Introduccin
El proceso reformador de la Educacin Superior Pblica, emprendido por el
presente Gobierno, mediante los cambios proyectados a la Ley 30 de 1992,
no depender solamente de la nueva Ley, es un llamado a la participacin de
los estamentos institucionales, as sea tangencialmente; pues todava no se
ha entendido con suficiente claridad, una vieja exigencia a la Educacin
Pblica de asumir los compromisos de la autogestin en determinados temas
administrativos, sino tambin con la conciencia adquirida por nuestros
dirigentes, acerca de que la Universidad tiene que cumplir una funcin social
y requiere unos instrumentos y modelos de medicin que redireccionen el
mejor uso de sus recursos.
Una vez ms la Oficina Asesora de Planeacin y Control, quiere insistir como
lo ha venido haciendo por ms de 10 aos en la propuesta de aprobacin del
Banco de Proyectos de la Universidad Distrital, como el conjunto de
actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas acadmica,
tcnica, financiera econmica, social e institucional y ambientalmente,
debidamente registradas y sistematizadas por el responsable de cada
proyecto.
La eficiencia de los proyectos y de la inversin que realice la Universidad,
requiere un manejo ptimo que genere retornos positivos socialmente y
econmicamente, para que esto suceda son necesarios adecuados
instrumentos de planeacin estratgica, programacin y ejecucin
presupuestal, el diseo y desarrollo de un sistema de seguimiento de los
recursos que permitir la evaluacin de la gestin por productos, metas y
resultados.
Es indudable que la eficiencia que pueda alcanzar la Universidad Distrital en
cumplimiento de tal funcin depende en buena medida de su propia
capacidad para establecer y comunicar reglas de juego claras y precisas
sobre su Banco de Proyectos; pero igualmente, es condicin indispensable
que cada Unidad Acadmico Administrativa, asimile, divulgue y cumpla los
procedimientos y principios, que aqu se establecen, con este propsito la
Oficina Asesora de Planeacin y Control ha preparado el presente
documento que permitir avanzar en el proceso de racionalizacin y
austeridad del gasto y modernizacin administrativa, propuesto por esta
administracin.
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2. Presentacin
En un esquema general de lo que se concibe como Planeacin Universitaria,
se toman como unidad primordial de anlisis los proyectos, que representan
un conjunto de acciones coordinadas entre s, los cuales se organizan en
torno a los programas, polticas y estrategias, y que deben estar orientados
hacia el logro de los objetivos establecidos en el Plan Estratgico de
Desarrollo de la Institucin1.
Figura 1. Estructura del Sistema Nacional de Gestin de Proyectos de Inversin Pblica SINAGEP
Fuente: Direccin de inversiones y Finanzas Pblicas, Departamento Nacional de Planeacin (2006)
La Oficina Asesora de Planeacin y Control ha dado continuidad al trabajo de

conceptualizacin y diseo del Banco de Proyectos de la Universidad Distrital
iniciado en aos anteriores, revisando la documentacin existente, aportando
nuevos elementos, lo cual permiti crear la presente versin.
Figura 2. Estructura General del Plan Estratgico de Desarrollo Universidad Distrital.
Fuente: Oficina Asesora de Planeacin y Control.
Para la organizacin, seguimiento y evaluacin de nuestros proyectos, se

plantea la estructuracin e implementacin del Banco de Proyectos de la
1
Departamento Nacional de Planeacin DNP. (2006 diciembre). Manual de procedimientos del Banco de Programas
y Proyectos de Inversin Nacional, BPIN. Bogota DC, Colombia. DNP.
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Universidad Distrital, el cual, se concibe como un instrumento dinmico de

modernizacin de la planeacin, que se enmarca en el concepto de la
gestin por proyectos y responde a las particularidades que caracterizan a
los proyectos universitarios.
Se pretende constituirlo en el instrumento de gestin que apoye los procesos
de planeacin, presupuestacin, seguimiento, control y evaluacin de los
resultados de la inversin de los recursos, y para que a travs de l se
promueva la asignacin de recursos a proyectos viables y prioritarios que
apoyen el proceso de crecimiento y desarrollo de la Universidad Distrital.
Considerando lo anterior, se hace imperioso consolidar tambin, tanto la
implementacin del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad Distrital,
como un Sistema de Informacin con carcter gerencial que integre todos los
componentes y sistemas de informacin acadmicos y administrativos
existentes en la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas.
3. Proyectos: Consideraciones Generales

3.1 Planeacin estratgica
La planeacin estratgica es una herramienta administrativa que ayuda a
incrementar las posibilidades de xito cuando se quiere alcanzar un objetivo.
Se basa en la administracin por objetivos y responde prioritariamente la
pregunta qu hacer?. Situaciones como la creacin o reestructuracin de
una organizacin, la identificacin y evaluacin de programas y proyectos, la
formulacin de un plan de desarrollo, la implementacin de una poltica, el
posicionamiento de un producto o servicio, la resolucin de conflictos, son
ejemplos de casos donde la planeacin estratgica es especialmente til2.
Hace nfasis en la necesidad de incidir, en los eventos futuros que podrn
determinar de una o otra forma, el funcionamiento de la organizacin, ese
proceso, deber basarse en una serie de actividades ordenadas y con el
aprovechamiento de las fuerzas impulsoras de la organizacin considerando
las ventajas competitivas3.
2 Stimamiglio Mauro Destro. (2000). Planificacin estratgica participativa para la calidad y competitividad.
3 Sann H., Direccin de Proyectos y Programacin de Inversiones, Instituto Latinoamericano y del Caribe de
Planificacin Econmica y Social ILPES, CEPAL, Naciones Unidas. (1999 agosto). Control de gestin y
evaluacin de resultados en la gerencia pblica (Metaevaluacin Mesoevaluacin). Santiago de Chile, Chile.
Publicacin de las Naciones Unidas.
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Dicha planificacin se orienta con el uso sistemtico de herramientas como

diagnstico de la situacin actual, referentes contextuales a nivel
internacional, nacional, regional y local, comportamientos financieros,
informacin estadstica, informacin externa y todos los datos que se
consideren importantes para poder desarrollar una estrategia. Sin estos datos
una organizacin puede planificar, pero el proceso sera sumamente
subjetivo y arbitrario.
Existen diversos enfoques y modelos para elaborar un plan estratgico,
pueden presentarse algunas diferencias entre ellos, en aspectos de forma y
de procedimiento, pero no en los componentes bsicos en los cuales se
fundamenta el proceso de Planificacin Estratgica.
3.2 Plan Estratgico de Desarrollo 2007 - 2016
El Plan Estratgico de Desarrollo Saberes, Conocimientos e Investigacin
de Alto Impacto para el Desarrollo Humano y Social 2007-2016 de la
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas es el resultado de un proceso
participativo, orientado a definir las prioridades institucionales para su
crecimiento y desarrollo, el compromiso de la Universidad Distrital con la
sociedad y el impacto esperado en sus contextos de influencia.
Es un documento indicativo y flexible que debe constituirse en el dispositivo
dinamizador de los procesos institucionales, debido a que se adecua a los
retos y necesidades del entorno local, regional, nacional y mundial para el
cumplimiento de la misin de la Universidad. Por lo tanto, se asume como
ruta y horizonte para el desarrollo las funciones de docencia, investigacin,
innovacin, creacin y proyeccin social, referente vinculante para la
planeacin del gobierno distrital e instrumento de obligatorio cumplimiento
para la administracin universitaria en cuanto a la formulacin de sus planes
trianuales, de accin, operativos, al igual que marco para la evaluacin
permanente de los avances y limitaciones en su ejecucin.
El Plan Estratgico de Desarrollo 2007 2016 concibe la planificacin
estratgica como un proceso continuo, flexible, permanente y sostenible,
mediante el cual se establecen polticas, y se definen estrategias y objetivos
que se materializan en programas y proyectos, los cuales a partir del
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cumplimiento de metas trianuales, permitirn definir un derrotero de la accin

universitaria en el horizonte del 2016 4.
3.3 Definicin de proyecto
Por regla general, proyecto es el conjunto de actividades que se desarrollan
en forma coherente con el propsito de obtener un resultado final como
respuesta a una necesidad, en un tiempo determinado y mediante la
utilizacin de recursos. Los proyectos surgen ante la presencia de problemas
que se deben solucionar5.
A menudo, los proyectos se consideran la unidad bsica de anlisis y se
utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una
organizacin6.
Dentro de polticas, estrategias y programas, los proyectos resultan un medio
para alcanzar las metas y los objetivos de la organizacin, a menudo en el
contexto de un plan estratgico. Si bien, dentro de un programa, un grupo de
proyectos puede tener beneficios especficos, estos proyectos tambin
pueden contribuir al alcance de los beneficios y objetivos del plan estratgico
de la organizacin.
Sin embargo, para resolver los problemas es natural que aparezcan mltiples
soluciones, y es claro que llegar a la identificacin de los objetivos
superiores, generales, parciales y estratgicos, los escenarios de trabajo, las
estrategias, la identificacin de actores para la concrecin de las sinergias,
los resultados y la sostenibilidad de los proyectos no son tareas sencillas.
Para lo anterior las reas de la administracin dan cuenta de un estado del
arte que ha permitido exitosamente la evaluacin y formulacin de los
proyectos mediante diversas metodologas7.
3.4 Estructura y ciclo bsico de un proyecto
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas. (2008). Plan Estratgico de Desarrollo Saberes, Conocimientos e
Investigacin de Alto Impacto para el Desarrollo Humano y Social 2007-2016. Bogota DC, Colombia.
5
Daz F. & Medelln V. & Ortega J. & Santana L. & Gonzlez M. & Oate G. & Baca C., (2009). Proyectos:
formulacin y criterios de evaluacin. Bogota DC, Colombia, Alfaomega Colombiana S.A.
6
PMI Project Management Institute. (2008) Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del
PMBOK). Cuarta edicin. Newtown Square, Pennsylvania, EE.UU. Project Management Institute Inc.
7
Mayorga Salazar Y. & Pinilla Bahamn H. (2010). Marco lgico, una herramienta para el desarrollo de proyectos.
Bogota DC, Colombia. Universidad Militar Nueva Granada.
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Generalmente los proyectos se gestionan en ciclos que se componen de 4

fases:
Formulacin: Etapa de planeacin y consolidacin de una idea en un
proyecto concreto y real.
Seleccin: Aplicacin de criterios en los estudios de: viabilidad,
elegibilidad y priorizacin, se evala para verificar que es una solucin
adecuada y eficiente.
Ejecucin: Se instala la capacidad operativa, se da la concrecin real y
puesta en marcha del proyecto para que se convierta en acciones.
Seguimiento y Evaluacin: A travs de la ejecucin del proyecto se
realiza una revisin peridica entre las metas propuestas y los logros
alcanzados a fin de realizar correcciones pertinentes.
3.5 Proyectos universitarios
Los proyectos universitarios son las unidades a travs de las cuales se
materializan y ejecutan las estrategias y programas establecidos en los
planes estratgicos, presentan las siguientes caractersticas:
Son un mecanismo dinmico que refuerza el sentido a lo acadmico y
administrativo.
Los proyectos deben enfatizar en los resultados esperados y su
impacto en el desarrollo de la misin institucional.
La Misin Institucional se concreta en el Plan Estratgico de
Desarrollo de la Universidad; por lo tanto los proyectos deben estar
articulados en una relacin matricial con las estrategias y programas
que conforman el Plan.
El proyecto universitario surge de la seleccin de las alternativas ms
convenientes para dar solucin a problemas o satisfacer necesidades
que le permitan avanzar en la concrecin de la misin institucional.
El sentido de conveniencia y priorizacin debe ser la respuesta a un
estudio de viabilidad, elegibilidad o pertinencia financiera, econmica y
social institucional.
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La identificacin cualitativa y su cuantificacin en trminos de recursos

humanos, tcnicos, logsticos y financieros que sean requeridos para
el proyecto, es informacin que debe ser suministrada, con el fin de
que pueda ser evaluada y proyectada adecuadamente, tanto de
manera individual como agregada para no exceder las capacidades
institucionales.
Todo proyecto debe tener una cobertura, alcance y temporalidad
definidos.
Los objetivos y resultados que estructuren el proyecto deben ser
susceptibles de seguimiento y evaluacin peridica, de acuerdo con
los indicadores.
3.6 Que es formular y evaluar un proyecto?
La formulacin y evaluacin de un proyecto es el procedimiento en el que se
identifica y describe una situacin que se desea transformar y en el que se
plantean, analizan y disean las acciones necesarias para lograrlo as como
para afrontar las dificultades que se presenten en su desarrollo.
Este procedimiento permite acercarse a una realidad futura relacionada con
una situacin deseada. El objeto principal de la formulacin de proyectos es
minimizar los riesgos de inversin, orientar la ejecucin y optimizar la
utilizacin de los recursos, mediante el anlisis de los elementos que
componen el proyecto. La informacin presentada como soporte a la
formulacin del proyecto debe ser suficiente para ser evaluada con el fin de
tomar la decisin correspondiente a su ejecucin y operacin8.
3.7 Que es un banco de proyectos?
Es un instrumento dinmico de gestin pblica para la planeacin, orientado
a resultados, que registra la informacin de los proyectos viables, tcnica,
financiera, econmica, social, institucional y ambientalmente, susceptibles de
ser financiados o cofinanciados con recursos pblicos, y en el que se
reportan peridicamente datos para el seguimiento y evaluacin de los
mismos.
8
Secretara Distrital de Planeacin SDP. (2007 junio). Subsecretara de Planeacin de la Inversin. Manual de
procedimientos para la operacin y administracin del Banco Distrital de Programas y Proyectos de la
Administracin Central y Establecimientos Pblicos (BDPP-ACEP). Bogota DC, Colombia. SDP.
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Apoya los procesos de planeacin, presupuestacin, seguimiento, control y

evaluacin de resultados de la inversin, promoviendo la asignacin de
recursos a proyectos y programas viables, prioritarios y elegibles que
busquen mejorar los niveles de calidad de vida, adems apoya los procesos
de crecimiento y desarrollo, fomentando el cumplimiento de objetivos y logro
de resultados con eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, sostenibilidad y
sustentabilidad9.
Figura 3. Proceso de la Inversin Pblica.
Planeacin
Evaluacin
Banco de
Proyectos
de
Informacin sobre
resultados
proyectos
Control
Presupuestacin
Seguimiento
Fuente: Direccin de inversiones y Finanzas Pblicas, Departamento Nacional de Planeacin (2006)
No es una base de datos sobre proyectos institucionales, no es una

dependencia de la oficina Asesora de Planeacin y Control, no es un
organismo de financiamiento, no es una oficina responsable de registrar
proyectos.
3.8 Para que un banco de proyectos?
Gerenciar la inversin.
Apoyar a la Rectora y en general a la direccin en los niveles
estratgico y tctico de la Universidad, en la toma de decisiones sobre
inversin.
Integrar los proyectos con los procesos y las polticas de desarrollo.
9
Departamento Nacional de Planeacin DNP. (2006 diciembre). Manual de procedimientos del Banco de
Programas y Proyectos de Inversin Nacional, BPIN. Bogota DC, Colombia. DNP
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Facilitar el logro de objetivos de poltica mediante la definicin de

proyectos como conjuntos coherentes de acciones realizables,
financiables, especficas y ubicadas espacial y temporalmente.
Contribuir a la incorporacin de criterios de eficiencia y eficacia en la
asignacin y ejecucin de los recursos de inversin.
Consolidar la informacin sobre proyectos viables durante todo el ciclo
de vida desde el diagnstico de necesidades, problemas y
oportunidades en situaciones actuales hasta la evaluacin de
impactos y resultados en la situacin futura deseada, pasando por la
identificacin, preparacin, formulacin, evaluacin ex ante ,
ejecucin, operacin, control, seguimiento, monitoreo, cierre y
liquidacin.
Generar informacin oportuna, veraz y confiable sobre los resultados
de la inversin.
3.9 Por que un banco de proyectos?
Es una herramienta que permite concretar y darle coherencia a la
misin institucional, al plan de gobierno y a los planes institucionales
de desarrollo.
Permite realizar labores de anlisis, programacin y ejecucin de las
inversiones, de seguimiento y evaluacin de resultados, y de
formulacin y seguimiento de indicadores de gestin.
Permite desarrollar este tipo de labores de forma individual por cada
uno de los proyectos, por niveles de agregacin en programas,
estrategias y polticas, o por dependencia, Facultad, funcin, etc.,
segn se requiera.
Se articula y liga los procesos institucionales de planeacin,
programacin y elaboracin del presupuesto, los sistemas de
informacin, los sistemas de gestin, y los planes institucionales de
desarrollo.
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4. Definicin del Banco de Proyectos de la Universidad

Distrital Francisco Jos de Caldas10
El Banco de Proyectos de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas
se define como la instancia administrativa que registra informacin tcnica,
econmica y financiera de los proyectos; la asignacin presupuestal y las
fuentes de financiamiento; y permite controlar y evaluar la ejecucin fsica y
presupuestal de los proyectos alineados con la planificacin institucional.
Se concibe como un instrumento de gestin de la inversin, ya que en l se
evalan los proyectos viables (acadmica, tcnica, financiera, econmica,
social, institucional y ambientalmente), susceptibles de ser financiados o
cofinanciados con recursos del presupuesto propio, distrital, regional,
nacional e internacional.
4.1 Objetivos
4.1.1 Objetivo general
Contribuir a la articulacin, integracin y armonizacin de los procesos de
planificacin, teniendo como soporte el Plan Estratgico de Desarrollo de la
Universidad, la evaluacin parcial de los resultados y la medicin de
impactos.
4.1.2 Objetivos especficos
Promover la disciplina de planeacin a partir de la formulacin
acertada de proyectos, concebidos como la unidad bsica de gestin.
Ejecutar los programas del Plan Estratgico de Desarrollo, mediante
proyectos especficos que sean concordantes con los objetivos de los
programas.
Gerenciar la inversin.
10
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas. (2010). Oficina Asesora de Planeacin y Control. Documentos
institucionales. Bogota DC, Colombia.
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Apoyar a la Rectora y en general a la direccin en los niveles

estratgico y tctico de la Universidad, en la toma de decisiones sobre
inversin.
Integrar los proyectos con los procesos y las polticas de desarrollo.
Facilitar el logro de objetivos de poltica mediante la definicin de
proyectos como conjuntos coherentes de acciones realizables,
financiables, especficas y ubicadas espacial y temporalmente.
Contribuir a la incorporacin de criterios de eficiencia y eficacia en la
asignacin y ejecucin de los recursos de inversin.
Consolidar la informacin sobre proyectos viables durante todo el ciclo
de vida desde el diagnstico de necesidades, problemas y
oportunidades en situaciones actuales hasta la evaluacin de
impactos y resultados en la situacin futura deseada, pasando por la
identificacin, preparacin, formulacin, evaluacin ex ante ,
ejecucin, operacin, control, seguimiento, monitoreo, cierre y
liquidacin.
Generar informacin oportuna, veraz y confiable sobre los resultados
de la inversin.
4.2 Componentes del banco de proyectos
El Banco de Programas y Proyectos de la Universidad Distrital est
conformado por un componente legal, metodolgico, difusin, capacitacin y
sistema de informacin.
Legal: Comprende el marco jurdico de normas, resoluciones,
acuerdos, decretos, etc., que influyen en el funcionamiento del Banco
de Proyectos de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas.
Difusin: Comprende las actividades orientadas a lograr que toda la
comunidad universitaria conozca sobre la existencia del Banco, sus
objetivos y los beneficios que puede representar para la institucin, sin
generar falsas expectativas.
Capacitacin: Con este componente se ofrecer a la comunidad
Universitaria la motivacin, capacitacin y asesora, necesaria para la
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correcta, formulacin, planificacin y ejecucin de proyectos de

desarrollo institucional.
Metodolgico: Comprende todas las actividades mediante las cuales
se establecen y optimizan los procedimientos para la inscripcin de los
proyectos, la consecucin de recursos, el seguimiento a los proyectos
y la evaluacin de los resultados.
Sistema de Informacin: Es el conjunto de actividades orientadas a la
produccin de informacin til, veraz y oportuna, que sirva como
herramienta tanto para la gestin del banco de proyectos, como para
la direccin universitaria y los organismos de planificacin y control
estatal.
4.3 Tipos de proyectos institucionales.
4.3.1 Proyectos Acadmicos
Proyectos de Docencia: Nuevos proyectos curriculares de pregrado,
nuevos proyectos curriculares de postgrado, proyectos de
actualizacin y evolucin de los proyectos curriculares, Nuevas
modalidades pedaggicas, Formacin y actualizacin de docentes.
Proyectos de Investigacin: Investigacin bsica, Investigacin
aplicada, desarrollo experimental, creacin artstica, creacin o
fortalecimiento de grupos y redes de investigacin.
Proyectos de Extensin: Cursos de educacin continuada,
organizacin de eventos acadmicos, proyectos de asesora y
consultora, proyectos de cooperacin interinstitucional, proyectos de
articulacin con el entorno.
4.3.2 Proyectos de Soporte Institucional
Proyectos de infraestructura fsica: De construccin, de adecuacin,
de mantenimiento, de equipos genricos y especializados, dotacin y
adquisicin, actualizacin y ampliacin, mantenimiento.
De sistemas de informacin, equipo de informtica y redes: Dotacin y
adquisicin, actualizacin y ampliacin, mantenimiento.
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Material documental y bibliogrfico:

restauracin y actualizacin.
Dotacin
adquisicin,
Equipo de transporte: Dotacin y adquisicin, actualizacin y

ampliacin, mantenimiento.
4.3.3 Proyectos de Desarrollo Institucional
Desarrollo organizacional y adecuacin normativa y administrativa.
Capacitacin y gestin del talento humano.
Evaluacin institucional y sistema de indicadores.
Comunicacin, medios y divulgacin cultural.
4.3.4 Proyectos de Bienestar
Salud ocupacional.
Promocin y apoyo socioeconmico.
Desarrollo humano y social.
Gestin ambiental.
Recreacin y deporte competitivo y no competitivo.
Conformacin y fortalecimiento de grupos estudiantiles.
4.4 Estructura general del banco de proyectos
Como herramienta e instancia de planeacin especfica para los proyectos
universitarios, el Banco permite hacer un seguimiento a todo el ciclo del
proyecto: desde la idea inicial hasta su cierre o liquidacin.
En este sentido, se articulan las fases del proyecto con los componentes
mismo del Banco, en la medida que cada uno de estos se corresponde con
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una etapa en particular del proyecto. Por ello, el Banco se estructura

principalmente en cuatro componentes:
Formulacin: Etapa de planeacin y consolidacin de una idea en un
proyecto concreto y real.
Involucra la definicin del perfil del proyecto por parte de los
organismos que conciben la idea y la formulan, sobre esta idea se
establece su conveniencia en un proceso de evaluacin que puede
determinar su formulacin detallada para incursionar a fondo en la
accin propuesta, para luego registrarla en la base de datos que
sistematiza su registro en el Banco de Proyectos.
Seleccin: Aplicacin de criterios en los estudios de: viabilidad,
elegibilidad y priorizacin, se evala para verificar que es una solucin
adecuada y eficiente.
El resultado concreto es la aprobacin del proyecto para asignacin
presupuestal, la viabilidad valora la consistencia y coherencia interna
del proyecto en sus aspectos administrativos, financieros y tcnicos y
su elegibilidad consiste en la validacin de su pertinencia acadmica e
institucional.
Ejecucin: Se instala la capacidad operativa, se da la concrecin real y
puesta en marcha del proyecto para que se convierta en acciones.
Durante el proceso de ejecucin el proyecto puede ser modificado de
acuerdo a las condiciones que afecten su desempeo.
Seguimiento y Evaluacin: A travs de la ejecucin del proyecto, los
informes de actividades permiten realizar una revisin entre las metas
propuestas y los logros alcanzados a fin de realizar correcciones
pertinentes. La evaluacin debe ser parcial, con base en los informes
peridicos de avance, y final, donde se valoran los resultados y
objetivos alcanzados mediante la ejecucin total del proyecto.
La evaluacin final es fundamental para el cierre y liquidacin del
proyecto, y puede ocurrir bien cuando este finaliza sus actividades o
por razones de reformulacin o por terminacin anticipada, con base
en la recomendacin de las instancias evaluadoras, cuando el
resultado de dicha evaluacin sea negativo.
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Teniendo en cuenta este proceso metodolgico, las dependencias

acadmicas y administrativas formularn, presentarn y ejecutarn los
proyectos, y realizarn la programacin, el seguimiento, el control y la
evaluacin de resultados, con la asistencia tcnica y las metodologas
definidas por la Oficina Asesora de Planeacin y Control, que a su vez tendr
en cuenta las metodologas del Distrito Capital y el Gobierno Nacional, las
instituciones de Ciencia y Tecnologa, el sector privado y los organismos
internacionales.
Este proceso metodolgico de construccin y desarrollo del Banco de
Proyectos de la Universidad Distrital, ser difundido por esta dependencia
mediante guas.
Para tales efectos se presenta esta primera cartilla referida al ciclo de los
proyectos universitarios, y especialmente a su formulacin.
5. Ciclo de los proyectos en el Banco de Proyectos de la

Universidad Distrital
Los proyectos de la Universidad Distrital estn enmarcados dentro de un
ciclo de vida desde la generacin de la idea hasta su evaluacin y cierre. A
continuacin se exponen los componentes de cada una de las fases11.
5.1 Formulacin
Esta fase preoperacional involucra la definicin de las necesidades (definidas
en coordinacin con el plan estratgico y los planes de accin) y su
transformacin en necesidades.
Esta etapa es pieza clave del proceso, debido a que desde el inicio se deben
tener claro los alcances, objetivos y metas del proyecto para que esta forma
se establezca claramente cmo el proyecto beneficia la Universidad, debe
abordar como mnimo el tratamiento de todos los aspectos que se definen
con detalle en el anexo 2 (Gua del formato sugerido para la presentacin de
proyectos).
Para las etapas correspondientes a la fase de formulacin del proyecto se
recomienda la utilizacin de la metodologa Enfoque de Marco Lgico EML,
11
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esta metodologa permite buscar soluciones eficientes y organizar la

informacin de tal manera que sea entendible para cualquier persona y sirva
como una gua ordenada para el desarrollo de las actividades.
Tambin, facilita la participacin de los diversos actores involucrados que
tienen intereses comunes para el xito de una intervencin; con base en la
experiencia se ha demostrado que la ejecucin de un proyecto es ms fcil y
exitosa cuando los participantes pueden ponerse de acuerdo sobre objetivos
que han sido expresados en la forma ms clara posible.
Adems, permite un diseo que satisface tres requerimientos fundamentales
de calidad en los proyectos: coherencia, viabilidad y evaluabilidad, su
creciente popularidad deriva al hecho de constituir la principal tcnica no
cuantitativa de anlisis cientfico; igualmente permite presentar en forma
resumida y estructurada cualquier iniciativa de inversin.
5.1.1 Identificacin del problema12
5.1.1.1 Identificacin y anlisis de involucrados
Este anlisis permite optimizar los beneficios institucionales y sociales del
proyecto, asimismo proporciona informacin imprescindible sobre las
relaciones que mantienen los beneficiarios directos con las Unidades
Acadmico Administrativas activas en el rea de intervencin del proyecto.
El anlisis de involucrados implica identificar a todos aquellos que puedan
tener inters o que se puedan beneficiar directa e indirectamente, investigar
sus roles, intereses y capacidad de participacin, identificar su posicin de
cooperacin o conflicto frente al proyecto y finalmente, interpretar los
resultados del anlisis y definir su futura incorporacin al proyecto, cuando se
realiza este anlisis hay que pensar con amplitud sobre todos aquellos
individuos que pueden resultar influenciados o los que puedan ejercer
influencia.
Identificacin de los involucrados: Esto significa conocer qu actor se
movilizar con relacin al proyecto, no slo debe tenerse en cuenta la
posicin actual, sino que debe tambin considerarse la futura. Es
conveniente utilizar un listado de actores, as como incluir en dicho
12
Ortegn E., Pacheco J., Prieto A. (2005 julio). Metodologa del marco lgico para la planificacin, el
seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas ILPES Instituto Latinoamericano y del Caribe de
Planificacin Econmica y Social. Santiago de Chile. Chile. Publicacin de las Naciones Unidas.
19/ 42

anlisis las relaciones causales e interrelacin que pueda existir con

otros proyectos existentes.
Clasificacin de los involucrados: Implica agrupar a los involucrados
de acuerdo a caractersticas comunes, la relacin que tengan con el
proyecto y toda otra caracterstica que pueda ser de utilidad.
Posicionamiento y caracterizacin de los involucrados: Definir para
cada involucrado, su posicin, fuerza e intensidad frente al proyecto.
La posicin indicar cul es el apoyo u oposicin al proyecto o
alternativa de proyecto por parte del involucrado; la fuerza de acuerdo
al involucrado est relacionada con el poder para afectar el proyecto,
es decir, la importancia que el involucrado tiene para el proyecto; la
intensidad indica el grado de involucramiento que se tenga con el
proyecto, es la importancia que el involucrado le da al proyecto.
Identificacin, anlisis y seleccin con involucrados: De acuerdo con la
fuerza e intensidad identificadas previamente teniendo en cuenta los
intereses, potenciales y limitaciones de cada uno de los involucrados,
se podrn realizar diferentes actividades que permitan su participacin
en la identificacin, anlisis y seleccin del problema objetivo y de las
alternativas de solucin.
5.1.1.2 Anlisis del problema
El propsito del anlisis del problema es el de establecer la relacin causaefecto entre los problemas que los beneficiarios directos estimen que les
afectan, teniendo en cuenta que si se hace un anlisis profundo de sta
relacin el problema se podra resolver ms fcilmente.
Para asegurar un buen anlisis es necesario identificar el problema
plenamente para poder proponer alternativas de solucin que respondan
adecuadamente.
Hacer una buena identificacin del problema es determinante para un buen
resultado de un proyecto, ya que a partir de esto se establece toda la
estrategia que implica la preparacin del proyecto.
No se puede llegar a la solucin satisfactoria de un problema si no se hace
primero el esfuerzo por conocerlo razonablemente, para esto se presentan
los siguientes pasos elementales:
20/ 42

Anlisis e identificacin del problema principal: Dada la manifestacin

de una situacin problema hay que analizar e identificar lo que se
considere como problemas principales de la situacin analizada, lo
anterior debido a la normal existencia de mltiples causas que pueden
explicar el problema y los efectos que se derivan de ello.
Identificacin de los efectos: Define los efectos ms importantes del
problema en cuestin, se trata de tener una idea del orden y gravedad
de las consecuencias que tiene el problema que se ha detectado lo
cual hace que se amerite la bsqueda de soluciones.
Figura 4. Identificar los efectos (Ejemplo)
Fuente: rea de Proyectos y programacin de inversiones, ILPES, CEPAL, Naciones

Unidas.
Identificacin de las causas: A partir del problema central, hacia abajo,

se identifican y se sigue la pista a todas las causas que pueden
originar el problema, es muy importante tratar de llegar a las causales
primarias e independientes entre s que se piensa que estn
originando el problema.
Figura 5. Identificar las causas (Ejemplo)

Unidas.
21/ 42

Integracin de causas, problema y efectos (rbol de problema): Al

integrarlos en un slo cuadro, se representa el resumen de la situacin
del problema analizado, en esta primera etapa de la preparacin de un
proyecto, todos los planteamientos, adems de contribuir a ordenar el
camino a seguir en el desarrollo de las alternativas de solucin que se
pueda proponer, se hacen en trminos de hiptesis de trabajo que se
deben corroborar o rechazar en funcin de la profundizacin de los
estudios que necesariamente hay que hacer.
Figura 6. Integrar causas, problema y efectos - rbol de problema (Ejemplo)

Unidas.
5.1.2 Anlisis de Objetivos13 (Medios y fines)

Cuando se han identificado los problemas con el rbol de problemas es hora
de desarrollar los objetivos, que en ltimas son las posibles soluciones o
situaciones futuras a las que se desean llegar. Los pasos a seguir son:
Identificacin de objetivos, medios y fines (rbol de objetivos):
Consiste en convertir los estados negativos del rbol de problemas en
soluciones, por lo tanto los objetivos son explicaciones de lo que el
proyecto trata de lograr a corto, mediano y largo plazo.
13
22/ 42

Un objetivo debe ser lo opuesto al problema establecido, se debe

especificar la naturaleza del cambio a ser logrado por el proyecto, ser
especfico, mesurable a costo y esfuerzos razonables, realistas, de
redaccin fuerte en modo infinitivo y limitados en el tiempo.
Figura 7. Identificacin de objetivos, medios y fines -rbol de objetivos (Ejemplo)

Unidas.
Validacin del rbol de objetivos: Despus de construido el rbol de

objetivos se examinan las relaciones entre medios y fines establecidos
para garantizar que el esquema de anlisis es vlido e ntegro. Si en el
proceso de pasar de problemas a objetivos se determinaron
inconsistencias es necesario volver a revisarlo para detectar las fallas
que se pudieran haber producido.
En la medida en que las causas estn bien identificadas, los medios
estarn y las alternativas sern ms acertadas para la resolucin del
problema y obtencin de los fines que persiga el proyecto.
Por ello, las causas deben ramificarse todo lo que sea posible para
tener mucho ms desagregadas las posibles vas de solucin al
problema en estudio.
23/ 42

5.1.3 Anlisis de alternativas y seleccin de la estrategia optima14

La finalidad de ste anlisis es establecer y aplicar los criterios que se
consideren convenientes para elegir la mejor intervencin posible de todas
las que el anlisis de los objetivos nos muestran, teniendo como criterio
fundamental el Plan Estratgico de Desarrollo.
Los pasos a seguir son:
Identificacin de acciones: Consiste en un proceso analtico que
permite operacionalizar los medios, es decir, en este proceso se
definen acciones concretas tendientes a materializarlos.
Los medios que deben operacionalizarse son los que estn en la parte
inferior del rbol de objetivos, es decir, son aquellos que no tienen otro
medio que los genere y estn en correspondencia con las causas
independientes que estn en la parte ms baja del rbol del problema.
Es importante verificar la coherencia entre causa, medio y accin,
porque existe una relacin lgica entre estos tres aspectos del
anlisis. En este sentido la relacin se puede expresar as: la
existencia de un problema se explica por la existencia de una causa
que lo provoca, para solucionarlo es necesario recurrir a unos medios
que eliminen la causa, para hacer efectivo este medio se debe
identificar una accin que lo operacionalice.
Figura 8. Coherencia entre causa, medio y accin.

Unidas.
A partir del rbol de objetivos debemos analizar cules seran las

acciones posibles de llevar a cabo para resolver el problema.
Postulacin de alternativas: Luego de formular las respectivas
acciones para la solucin del problema, se deben configurar
14
24/ 42

alternativas viables y pertinentes. Para cada base del rbol de

objetivos se busca creativamente acciones que concreten el medio.
Para ello es necesario el examen de las acciones propuestas en varios
aspectos:
Lo primero es discriminar entre acciones, esto se hace
clasificndolas en dos tipos: Complementarias y Excluyentes.
Las Acciones Complementarias sern aquellas que son
factibles en conjunto y que van a complementar sus aportes a
la solucin del problema, por lo tanto es posible agruparlas en
torno a la solucin.
Las acciones excluyentes, por el contrario, no es posible
realizarlas en conjunto, estas nos ayudan a decidir por una
estrategia. Esto se puede expresar a modo de ejemplo entre
dos proposiciones, reparar un edificio o reconstruir un
edificio, la decisin entre hacer una o la otra accin las clasifica
como excluyentes.
Verificar el grado de interdependencia entre las acciones
propuestas y agrupar las que sean complementarias. Cada
agrupacin de acciones complementarias podr configurar una
alternativa.
Analizar su nivel de incidencia en la solucin del problema. Dar
prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.
Verificar la factibilidad (fsica, tcnica, institucional, etc.) de las
alternativas.
Figura 9. rbol de acciones. (Ejemplo).

Unidas.
Seleccin de la estrategia ptima: Cada alternativa identificada deber

ser analizada en profundidad, y conforme a las necesidades,
prioridades y articulacin con el componente misional de la institucin
25/ 42

por parte de la unidad Acadmica Administrativa interesada en la

solucin del problema, entre las alternativas viables se escoger
aquella con mayor pertinencia, eficiencia y eficacia.
5.1.4 Estructura analtica del proyecto15
Figura 10. Estructura analtica del proyecto.
Fuente: rea de Proyectos y programacin de inversiones, ILPES, CEPAL,

Naciones Unidas.
Con la informacin que se recogi para la seleccin de la estrategia ptima

se construye la estructura analtica del proyecto, que consiste en diagramar
un rbol de objetivos ajustado a la alternativa seleccionada pero con 4
niveles jerrquicos: Fin, propsito, componentes y actividades.
Figura 11. Estructura analtica del proyecto (Ejemplo).

Unidas.
El fin y propsito se toman del rbol de objetivos original, mientras que los
componentes y actividades debern construirse a partir de la informacin
15
26/ 42

producto de los estudios de viabilidad financiera, econmica, tcnica, legal y

ambiental que se utilizaron para el anlisis de alternativas.
5.1.5 Diligenciamiento del formato sugerido para la presentacin de
proyectos
A partir de la estructura analtica concebida, toda la informacin referente al
proyecto formulado se resumir y registrar en el Formato sugerido para la
presentacin de proyectos el cual se adjunta en el anexo 1 de esta cartilla.
Este formato permite registrar los datos generales de los proyectos y facilita
el registro, actualizacin o modificacin de informacin dentro del BPUD,
debe ser diligenciado en su totalidad y consta de los componentes que se
resumen a continuacin, los cuales se explican detalladamente en la Gua
del Formato sugerido para la presentacin de proyectos que se adjunta
en el anexo 2 de esta cartilla:
Identificacin del Proyecto

Proceso que se adelanta

Cdigo del proyecto
Responsables del proyecto
Fecha de presentacin
Fecha de inscripcin y/o registro
Duracin del proyecto
Localizacin fsica del proyecto
Nombre del proyecto
Versin
Clasificacin del Proyecto

Insercin en el Plan Estratgico de Desarrollo 2007 2016
Clasificacin dentro de las funciones propias de la Universidad
Descripcin del Proyecto

Identificacin del problema o necesidad

Antecedentes y descripcin de la situacin actual y esperada
Poblacin y/o grupo objetivo
Objetivos del proyecto
Estudio de alternativas - Justificacin tcnica del proyecto
Caracterizacin y alcances del proyecto
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Metas del proyecto

Indicadores de evaluacin del proyecto
Cronograma del proyecto
Costos y fuentes de financiamiento
Aspectos institucionales y legales
Aspectos ambientales y ocupacionales
Sostenibilidad del proyecto
Observaciones
5.2 Preseleccin
Se estudia por parte de las instancias competentes la iniciativa de proyecto,
teniendo en cuenta el Plan Estratgico de Desarrollo de la Universidad y los
programas a desarrollar dentro de las Unidades Acadmicas y
Administrativas.
La Unidad Acadmica Administrativa (UAA), evala y selecciona la
iniciativa de proyecto, y designa el Coordinador del proyecto (CP).
El CP elabora el perfil, formula el proyecto en la metodologa que
considere pertinente y lo presenta ante UAA; quienes evalan los
proyectos que son considerados convenientes para el cumplimiento de
los programas de sus reas acadmicas o administrativas.
La UAA enva los proyectos en un formato establecido por la Oficina
Coordinadora del Banco de Proyectos de la Universidad Distrital
BPUD (OCBPUD), para su revisin.
La OCBPUD, asistir a las dependencias en la presentacin de los
proyectos bajo los parmetros establecidos en cuanto a forma y
contenido, haciendo especial nfasis en la pertinencia de los
proyectos frente a la concrecin de las estrategias y programas
planteados por la administracin central de la Universidad.
En este sentido la OCBPUD, emite concepto en cuanto a contenido y
forma del proyecto y la pertinencia del mismo. Si el proyecto no
cumple con requisitos de forma, contenido y pertinencia ser devuelto
a la UAA para que se hagan las respectivas correcciones.
Si el concepto por parte de la OCBPUD es favorable se han
efectuado efectivamente las correcciones, el proyecto es registrado en
28/ 42

el BPUD en el formato establecido que le dar el estado de registrado,

lo cual garantizar la evaluacin ex-ante.
5.3 Seleccin
La Oficina Asesora de Planeacin y Control, revisa los proyectos
presentados, establece correspondencia entre los mismos y enva a la
instancia correspondiente para la evaluacin pertinente.
La OCBPUD asistir a las dependencias en la presentacin de los proyectos
bajo los parmetros establecidos en cuanto a forma y contenido, haciendo
especial nfasis en la pertinencia de los proyectos frente a la concrecin de
las estrategias y programas planteados por la administracin central de la
Universidad.
La seleccin de los proyectos trae implcito el anlisis de tres dimensiones
que se consideran indispensables para una correcta evaluacin de proyectos
y toma de decisiones.
Es importante establecer parmetros comunes de medicin, para lo cual se
dispone de una matriz de criterios de calificacin que sirve de referencia y
permite lograr consenso en la evaluacin. Para la calificacin de las tres
dimensiones, la matriz debe ir acompaada del concepto del evaluador.
El evaluador o comit tendr un tiempo prudencial para examinar los
proyectos con base en los criterios que se mencionan a continuacin
5.4 Criterios de evaluacin de los proyectos
La seleccin de los proyectos se hace teniendo en cuenta los criterios de
viabilidad, elegibilidad y prioridad. Para medir los criterios mencionados
anteriormente se han definido unos factores que son recopilados en la matriz
de calificacin de cada criterio y que pueden, tambin, servir como gua a las
Unidades Acadmicas y Administrativas en la etapa de preseleccin:
Matriz evaluacin de viabilidad de proyectos, se adjunta en el
anexo 3 de esta cartilla.
Matriz evaluacin de elegibilidad de proyectos, se adjunta en el
anexo 4 de esta cartilla.
29/ 42

Matriz evaluacin de prioridad de proyectos, se adjunta en el anexo

5 de esta cartilla.
Los factores all definidos se constituyen en la base para la evaluacin de los
proyectos16.
5.4.1 Viabilidad.
Concepto meramente tcnico que tiene que ver con las caractersticas
propias del proyecto (objetivo, productos, planeacin y presupuesto) y la
capacidad de sus promotores para ejecutarlo con xito (conocimientos,
experiencia, contactos y disponibilidad).
La definicin de la viabilidad est dada por un equipo de evaluadores con
competencia exclusivamente tcnica. Por esta razn, por lo general la
decisin es competencia de la Unidad en la cual se genera la idea o de los
Comits relacionados con el tema del proyecto.
El parmetro de viabilidad propuesto puede ser calificado segn la escala de
1 a 5, donde:
5=Excelente
4=Bueno
3=Regular
2=malo
1=Insuficiente
Se califica cada factor por aparte y luego se aplica la ponderacin, el valor
total del parmetro de viabilidad debe sumar ms de 3.5 para que el proyecto
se declare viable.
Los proyectos pueden ser recalificados si el coordinador de Proyecto as lo
considera, para lo cual debe solicitar su recalificacin.
5.4.2 Elegibilidad
16
30/ 42

Establece en qu medida el proyecto contribuye al cumplimiento de la misin

institucional y su coherencia con el Plan Estratgico de Desarrollo. La
decisin corresponde a la Unidad que genera la idea de acuerdo con su Plan
de Trabajo particular y al Comit de Planeacin de acuerdo con la misin y el
Plan Estratgico de Desarrollo, segn sea el caso.
La matriz de calificacin para el parmetro de elegibilidad propuesta ser
calificada segn la escala de 1 a 5, donde:
5=Excelente
4=Bueno
3=Regular
2=malo
1=Insuficiente
Se califica cada factor por aparte y luego se le aplica la ponderacin, el valor
total del parmetro de elegibilidad debe sumar ms de 3.5 para que el
proyecto se declare elegible.
5.4.3 Prioridad
Es el proceso de jerarquizacin de proyectos en funcin de su relevancia y
pertinencia social e institucional frente a las polticas establecidas, que dan
direccin al crecimiento de la institucin, en atencin a la fuerza que tengan
frente a una coyuntura especfica. La decisin corresponde a la Unidad que
genera la idea de acuerdo con sus prioridades especficas y a las Directivas
Universitarias con base en su importancia relativa frente a los otros proyectos
presentados. Una vez aprobados los proyectos a ejecutarse en el siguiente
ao, se conforma el plan de inversiones que incluye los proyectos y que ser
aprobado por el Consejo Superior Universitario.
La matriz de calificacin para el parmetro de prioridad propuesta puede ser
calificada segn la escala de 1 a 5, donde:
5=Excelente
4=Bueno
3=Regular
2=Malo
1=Insuficiente
Se califica cada factor por aparte, luego se le aplica la ponderacin y se
calcula el valor total del parmetro de prioridad. Los proyectos seleccionados
31/ 42

sern los que obtengan mayor calificacin y la lnea de corte ser la

asignacin de recursos disponibles.
OCBPUD enva a la instancia competente para establecer la viabilidad
(evaluacin desarrollada por personal con competencia en el rea).
Dependiendo de la complejidad del proyecto se asignar un evaluador
con competencias especficas en el rea del proyecto.
Una vez el proyecto sea considerado viable desde el punto de vista
tcnico, administrativo y financiero, la OCBPUD enva a la instancia
estratgica pertinente para concepto de elegibilidad. (Consejo
Acadmico, Vicerrectora Acadmica, Vicerrectora Administrativa y
Financiera, Centro de Investigaciones y Desarrollo Cientfico, Idexud).
Inscripcin en el BPUD: El proyecto cambia su estado de registrado a
inscrito. Es decir el proyecto reviste importancia estratgica para el
cumplimiento de la misin institucional
Los Proyectos que han sido considerados elegibles, son enviados por la
OCBPUD a la Instancia Estratgica (Rectora o Consejo Superior
Universitario) con el propsito de ser sujetos de priorizacin en funcin de su
relevancia frente a las polticas establecidas.
5.5 Programacin
En esta etapa, los proyectos deben ser ajustados en funcin de la asignacin
de recursos otorgada, con base en el presupuesto y el tiempo aprobados. El
resultado de esta etapa ser el alcance, presupuesto y cronograma lnea
base, que se utilizar para hacer el seguimiento y evaluacin al proyecto.
Recursos Propios
poca de elaboracin de presupuesto: Se empalma con el proceso
Plan operativo anual de inversiones
poca de Ejecucin presupuestal: Se empalma con el proceso
Adicin o traslado Presupuestal
Recursos de Cofinanciacin
32/ 42

Gestin del proyecto ante entidades competentes y negociacin del

valor de cofinanciacin Se empalma con el proceso Elaboracin
del presupuesto Adicin o traslado presupuestal
Suscripcin de convenios.
5.5.1 Ejecucin del proyecto
Posterior al acto de programacin, el coordinador del proyecto inicia el
desarrollo del mismo con base en los recursos asignados para tal fin.
El coordinador del proyecto tiene como funcin la planeacin, coordinacin,
direccin y control de las actividades, recursos y procesos necesarios para
lograr el objetivo que propone el proyecto. Debe velar por la generacin de
un ambiente adecuado a travs de:
Una comunicacin efectiva entre los agentes del proyecto y la
institucin.
La solucin de posibles eventualidades
El cumplimiento de las normas, procesos y procedimientos propios de
la institucin.
Motivacin permanente a su equipo de trabajo.
La actualizacin y ajustes que requiera el proyecto.
5.6 Seguimiento
Actividad permanente que permite que durante la ejecucin del proyecto, se
establezca su avance en los trminos programados, o en su defecto si
existiesen eventos inesperados se puedan tomar las medidas correctivas a
que haya lugar. Para lo anterior es indispensable definir los sistemas de
informacin y los indicadores ms idneos que permitan establecer los
alcances (informes de avance).
El CP produce los informes de avance mensual y trimestral en el
formato sugerido por la Oficina Asesora de Planeacin y Control y lo
33/ 42

enva a la OCBPUD donde se evaluar su avance en los trminos

programados y deseables.
Dichos informes debern complementarse con un archivo adjunto
donde se describan: dificultades en la gestin, retrasos y soluciones
planteadas, poblacin beneficiada, fotografas, imgenes, grficos,
cuadros explicativos y dems aspectos que sea pertinente reportar.
Si se asign un Interventor, se le envan copias de los informes de
avance para que verifique los alcances y emite un concepto sobre la
conveniencia de seguir o no con el proyecto.
El Interventor produce su informe y lo remite a OCBPUD
Los cambios en alcance, presupuesto, tiempo, solicitados por el CP,
deben tener aprobacin por la UAA asociada al proyecto.
Los cambios son informados a la OCBPUD, para elaborar ajustes en
el cronograma y presupuesto.
Los cambios que se susciten en los proyectos se pueden dar por
razones de alcances, tiempos y presupuesto. Estos cambios son
solicitados por el coordinador de proyecto y sern evaluados por las
instancias estratgicas. Si el cambio es aprobado se deber hacer la
respectiva reserva presupuestal y el rediseo de los alcances, a lo
cual se continuar realizando el seguimiento. Si es necesario hacer
ajustes o modificaciones a nivel presupuestal, sta se debe
corresponder con el ciclo presupuestal.
Con base en las evaluaciones de seguimiento las dependencias
ejecutoras del proyecto pueden evaluar la conveniencia o no de
continuar con el proyecto, teniendo como referencia el informe de
avance tcnico y financiero
5.7 Cierre
Es la formalizacin institucional de la finalizacin del proyecto, el cual est
sujeto a:
Terminacin del proyecto
34/ 42

Por recomendacin de las instancias evaluadoras cuando el proyecto

no ha generado los resultados esperados.
El cierre se hace por medio de una acta de liquidacin
5.8 Evaluacin
Se debe desarrollar en todas las etapas de la gestin del proyecto, ya que
buena parte del propsito del banco de proyectos es agregar valor al
proceso, buscando ser proactivo en la toma de decisiones, contribuyendo a
que el proyecto cumpla con su verdadero objetivo.
Una vez el proyecto ha finalizado se procede a realizar una evaluacin
teniendo como punto de referencia los objetivos propuestos, los logros
alcanzados y los problemas que se presentaron en el desarrollo del proyecto.
Es importante considerar que la evaluacin debe hacerse teniendo en cuenta
las dimensiones tcnicas, administrativas, financieras y econmicas.
La OCBPUD y el personal participante del proyecto sern los encargados de
elaborar la evaluacin final, con apoyo del formato de evaluacin, con base
en objetivos propuestos, logros alcanzados y problemas presentados en el
desarrollo del proyecto.
6. Polticas del banco de proyectos

Toda la inversin de la Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas
ser direccionada de acuerdo con el Plan Estratgico de Desarrollo de
la Universidad, el correspondiente Plan de Accin y Plan de Trabajo
para la vigencia en que se ejecute la inversin y ser gestionada por
medio de un proyecto, que ser inscrito en el Banco de Proyectos de
Inversin de la Universidad Distrital.
Todos los Proyectos de Investigacin se deben registrar en el Centro
de Investigaciones y Desarrollo Cientfico CIDC de acuerdo a la
metodologa establecida por el CIDC y las entidades financiadoras si
las hay.
35/ 42

Todos los Proyectos de Extensin se deben registrar en Instituto de

Extensin de la Universidad Distrital IDEXUD y su gestin estar
sujeta a la metodologa establecida por el IDEXUD.
Los Proyectos de Investigacin y de Extensin, sern registrados por
el Centro de Investigaciones y Desarrollo Cientfico CIDC y el Instituto
de Extensin de la Universidad Distrital IDEXUD en el Banco de
Programas y Proyectos de la Universidad Distrital. El seguimiento,
control y evaluacin final de dichos proyectos se realizar segn lo
establecido por el Centro de Investigaciones y Desarrollo Cientfico
CIDC y el Instituto de Extensin de la Universidad Distrital IDEXUD
Todos los dems proyectos, independientemente de la fuente de
financiacin, se deben registrar en el Banco de Proyectos de la
Universidad Distrital. Los Ordenadores del Gasto de los proyectos
sern los responsables de solicitar dicho registro y designaran el
Coordinador responsable de la formulacin y actualizacin del mismo
durante el ciclo del proyecto.
7. Marco Legal
El Banco de Proyectos se fundamenta como un instrumento que posibilita la
inversin que se financia con recursos institucionales, territoriales, nacionales
e internacionales obedeciendo a criterios de eficiencia y rentabilidad social,
as la Universidad no est directamente afectada por la normativa expedida
para tales propsitos es importante soportarse en esta para sustentar la
creacin del Banco de Proyectos de la Universidad Distrital
La Normativa del Presupuesto General de la Nacin en la Ley 38 del 21
de abril de 1989 crea el Banco de Proyectos de Inversin Nacional,
asimismo Confa al DNP su diseo, montaje y operacin (Art. 32)
estableciendo que en el plan operativo anual de inversiones -POAI- no se
podrn incluir proyectos que no hagan parte del Banco de Proyectos de
Inversin Nacional (Art. 31).define el Banco de Proyectos de Inversin
Nacional (Art. 32).
La estructura del Departamento de Planeacin Nacional es modificado
mediante el Decreto 2410 de octubre 20 de 1989. Creando y asignando
funciones a las divisiones de metodologas (Art. 57) y de operacin y
sistemas (Art. 58) del Banco de Proyectos de Inversin Nacional, las
cuales forman parte de la Unidad de Inversiones y Finanzas Pblicas. De
36/ 42

igual manera el Art. 23 establece que la inversin financiera debe

responder a criterios de eficiencia y eficacia.
Mediante la Ley Orgnica del Plan de Desarrollo (Ley 152 de 1994) se
instituye que Las entidades territoriales pondrn en funcionamiento sus
bancos de proyectos.
El Presupuesto General de la Nacin mediante el Decreto 841 del 20 de
abril de 1990, y reglamentado por la Ley 38 de 1989, en lo referente al
Banco de Proyectos de Inversin y otros aspectos generales, como el
mismo Art. 3 reglamenta el Banco de Proyectos de Inversin Nacional,
asigna al DNP la funcin de organizar y coordinar una Red Nacional de
Bancos de Proyectos, conformada por los bancos de proyectos de
inversin de los diferentes niveles territoriales del sector pblico, tanto
centralizado como descentralizado, que renan los requisitos necesarios
para participar (Art.. 6.), definiendo y clasificando los proyectos de
inversin (Art.. 2.), de igual forma el Art.. 4. Faculta al DNP delegar la
funcin de calificacin de viabilidad y registro de proyectos en otros
organismos o entidades del orden sectorial o territorial, centralizado o
descentralizado y define los aspectos de la evaluacin (Art. 7.). As
mismo establece procedimientos y normas sobre metodologas. Se refiere
a la asesora departamental, a los municipios y a la asesora de los
corpes (Art. 20 y 21).
La Ley 152 del 15 de julio de 1994: "Ley Orgnica del Plan de
Desarrollo". Establece que:
Los principios, procedimientos y mecanismos para la elaboracin,
aprobacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin y control de los planes
de desarrollo de la nacin y de las entidades territoriales.
Define el Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional (Art.
27).
Asigna al DNP la funcin de conceptuar sobre los programas de
inversin preparados y evaluados por los Ministerios, Departamentos
Administrativos, la Contralora, la Procuradura, la Veedura, la
Registradura, la Fiscala y las entidades del orden nacional, as como
la funcin de registrarlos en el Banco de Programas y Proyectos de
Inversin Nacional(Art.. 27).
Asigna al DNP la obligacin de mantener actualizada la informacin
del Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional (Art. 27).
Prev la armonizacin entre planes y presupuesto (Art. 28 y 44).
37/ 42

Asigna al DANE, al DNP, a las entidades territoriales y a sus

organismos de planeacin, responsabilidades en materia de
planeacin, entre ellas, para las entidades territoriales la organizacin
de bancos de programas y proyectos (para lo cual establece plazos
perentorios) y, para el segundo, la organizacin de metodologas,
criterios y procedimientos para la planeacin, y una red nacional de
bancos de proyectos (Art. 49).
Establece que los programas y proyectos que presenten con base en
el respectivo banco de proyectos, tendrn prioridad para acceder al
sistema de cofinanciacin y a los dems programas a ser ejecutados
en los niveles territoriales.
Dispone que la nacin y las entidades territoriales, para efecto de la
elaboracin de los planes de inversin y con el propsito de garantizar
coherencia y complementariedad en su elaboracin, deber mantener
actualizados bancos de programas y proyectos (Art. 3 lit. 1).
Establece que las estrategias, programas y proyectos del plan de
desarrollo deben ser factibles de realizar, segn las metas propuestas
y el tiempo disponible para alcanzarlas, teniendo en cuenta la
capacidad de administracin, ejecucin y los recursos financieros a los
cuales es posible acceder (Art.. 3, lit. 1).
Para efectos de la ejecucin de los planes de desarrollo prev la
elaboracin de planes de accin y dispone que para tal efecto, as
como para la programacin del gasto, se tendra en cuenta los
principios a que se refiere el Art. 3 de la misma ley (Art.. 26).
Dispone que, en materia de elaboracin, aprobacin, ejecucin,
seguimiento y evaluacin de los planes de desarrollo de las entidades
territoriales, se aplicarn, en cuanto sean compatibles, las mismas
reglas precisas en la ley 152/94 para el Plan Nacional de Desarrollo.
(Art. 36).
La Ley 38 de 1989, Orgnica de Presupuesto es modificada por la Ley
179 del 30 de diciembre de 1994: entre ellas:
Modifica el Art. 31 de la Ley 38/89, disponiendo que no se podr
ejecutar ningn programa o proyecto que haga parte del Presupuesto
General de la Nacin hasta tanto no se encuentre evaluado por el
rgano competente y registrado en el Banco Nacional de Programas y
Proyectos (Art.. 23).
Establece reglas para la cofinanciacin y dispone que los proyectos de
cofinanciacin que se encuentren identificados en el decreto de
liquidacin del presupuesto o sus distribuciones sern evaluados y
aprobados directamente por los rganos cofinanciadores (Art. 23).
38/ 42

Modifica el nombre del banco de proyectos de inversin nacional por

el Banco Nacional de Programas y Proyectos (Art. 55).
Decreto 359 de febrero 22 de 1995: "Por el cual se reglamenta la Ley
179 de 1994".
Esta norma regula el Programa Anual Mensualizado de Caja PAC- y
dispone en su artculo 41 que Todo Programa o Proyecto que haga parte
del Plan Operativo Anual de Inversiones deber estar inscrito en el Banco
Nacional de Programas y Proyectos.
Decreto 2150 del 5 de diciembre de 1995: "Por el cual se suprimen y
reforman regulaciones, procedimientos o trmites innecesarios, existentes
en la administracin pblica".
Modifica los artculos 23, 24, 27, 28 del Decreto 2132 de 1992.
Dispone que las Unidades Especiales de las Oficinas de Planeacin
de los Departamentos y Distritos (UDECO) se encargarn de calificar
la viabilidad de los programas y proyectos de cofinanciacin que
presenten las mismas entidades territoriales y los municipios del
respectivo departamento (Art. 69).
Dispone que el CONPES determinar los montos de los proyectos
susceptibles de ser aprobados directamente por los Comits
Departamentales y Distritales de cofinanciacin.
Establece mecanismos para la ejecucin de recursos con el concurso
de las entidades que administren los Fondos Departamentales y
Distritales de Cofinanciacin (Art. 71).
Establece que los fondos de cofinanciacin FIS y DRI, as como
FINDETER en relacin con los fondos de cofinanciacin que
administra, podrn manejar directamente los recursos del Sistema
Nacional de Cofinanciacin, o mediante contratos de Fiducia (Art. 68).
Decreto 1363 del 12 de Julio de 2000: Por el cual se modifica la
estructura del Departamento Nacional de Planeacin.
Asigna funciones a la Direccin de Inversiones y Finanzas Publicas,
entre otras las siguientes:
Realizar La orientacin Operativa y Asistencia tcnica del Banco de
Proyectos de Inversin en todos los niveles, organismos y
entidades pblicas.
Elaborar, actualizar y distribuir los Manuales de Operacin e
Instalacin de las herramientas computacionales desarrolladas por
39/ 42

el Departamento Nacional de Planeacin para el manejo de Banco

de Programas y Proyectos.
Coordinar la incorporacin de los planes de inversin pblica de los
programas sectoriales y los proyectos que presenten los
Ministerios, Departamentos Administrativos, establecimientos
pblicos y entidades territoriales al DNP.
Coordinar flujos de informacin desde y hacia el BPIN de acuerdo
con los calendarios establecidos en las reglamentaciones y en los
manuales de operacin del BPIN.
Capacitar en los asuntos relacionados con la operacin del BPIN,
para facilitar la formulacin, seguimiento y evaluacin de polticas y
proyectos.
Asimismo a continuacin se presenta la normatividad por la cual se crea y
regula la Estampilla Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas 50 aos,
que actualmente y en el corto plazo se presenta como la nica fuente de
financiamiento de los proyectos de inversin de la Universidad:
Ley 648 del 22 de marzo de 2001: Por la cual se autoriza la emisin de
la estampilla Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas 50 aos.
Determina la distribucin porcentual de los recursos recaudados, su
utilizacin especfica y el monto mximo total a recaudar calculado en
precios constantes de 1998.
Acuerdo 53 del 10 de enero de 2002 del Concejo de Bogota: Por
medio del cual se ordena la Emisin de la Estampilla Universidad Distrital
Francisco Jos de Caldas 50 aos, en cumplimiento a lo dispuesto en la
Ley 648 de 2001.
Ordena su emisin, condiciona su ejecucin al cumplimiento de un
Plan de Desempeo por parte de la Universidad.
Ley 863 del 29 de diciembre de 2003: Por la cual se establecen normas
tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento
econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas.
Modifica la distribucin destinada al fondo de pensiones o pasivo
pensional establecida en el Art. 2 de la Ley 648 de 2001,
incrementndola al 20% del total del recaudo.
40/ 42

8. Bibliografa
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Desarrollo Saberes, Conocimientos e Investigacin de Alto Impacto para el
Desarrollo Humano y Social 2007-2016. Bogota DC, Colombia.
Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas. (2010). Oficina Asesora de
Planeacin y Control. Documentos institucionales. Bogota DC, Colombia.
Departamento Nacional de Planeacin DNP. (2006 octubre). Metodologa General
Ajustada, para la identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos de inversin.
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Publicacin de las Naciones Unidas.
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orientada mediante objetivos. Instituto Universitario de Desarrollo y Cooperacin.
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Mayorga Salazar Y. & Pinilla Bahamn H. (2010). Marco lgico, una herramienta
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Catalua. Barcelona, Espaa.
Universidad Nacional de Colombia. (2007). Gua para la formulacin de proyectos
considerando la metodologa del banco de proyectos de la Universidad Nacional de
Colombia (BPUN). Oficina de Planeacin. Medelln, Colombia.
Universidad del Valle. (2008). Manual de funcionamiento banco de proyectos de
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Institucional. Cali, Colombia.
Universidad de Nario. (2006). Manual de funcionamiento del banco de programas y
proyectos de la Universidad de Nario. Oficina de Planeacin y Desarrollo. Pasto,
Colombia.
42/ 42

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CARTILLA

BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL

Universidad Distrital Francisco Jos de Caldas

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

PROYECTOS: CONSIDERACIONES GENERALES .........................................6

PLANEACIN ESTRATGICA ................................................................................6

PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO 2007 - 2016 ............................................7

DEFINICIN DE PROYECTO .................................................................................8

ESTRUCTURA Y CICLO BSICO DE UN PROYECTO ................................................8

PROYECTOS UNIVERSITARIOS ............................................................................9

QUE ES FORMULAR Y EVALUAR UN PROYECTO? ................................................10

QUE ES UN BANCO DE PROYECTOS?.................................................................10

PARA QUE UN BANCO DE PROYECTOS?.............................................................11

POR QUE UN BANCO DE PROYECTOS? ..............................................................12

DEFINICIN DEL BANCO DE PROYECTOS DE LA UNIVERSIDAD

DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS.........................................................13

COMPONENTES DEL BANCO DE PROYECTOS .....................................................14

TIPOS DE PROYECTOS INSTITUCIONALES. .........................................................15

Proyectos Acadmicos ..............................................................................15

Proyectos de Soporte Institucional ............................................................15

Proyectos de Desarrollo Institucional ........................................................16

ESTRUCTURA GENERAL DEL BANCO DE PROYECTOS .........................................16

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

CICLO DE LOS PROYECTOS EN EL BANCO DE PROYECTOS DE LA

UNIVERSIDAD DISTRITAL ......................................................................................18

Identificacin del problema ........................................................................19

Identificacin y anlisis de involucrados ............................................19

Anlisis del problema.........................................................................20

Anlisis de Objetivos (Medios y fines) .......................................................22

Anlisis de alternativas y seleccin de la estrategia optima......................24

Estructura analtica del proyecto ...............................................................26

Diligenciamiento del formato sugerido para la presentacin de proyectos27

CRITERIOS DE EVALUACIN DE LOS PROYECTOS ...............................................29

Ejecucin del proyecto...............................................................................33

POLTICAS DEL BANCO DE PROYECTOS ...................................................35

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Fuente: Direccin de inversiones y Finanzas Pblicas, Departamento Nacional de Planeacin (2006)

La Oficina Asesora de Planeacin y Control ha dado continuidad al trabajo de

Fuente: Oficina Asesora de Planeacin y Control.

Para la organizacin, seguimiento y evaluacin de nuestros proyectos, se

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Universidad Distrital, el cual, se concibe como un instrumento dinmico de

3. Proyectos: Consideraciones Generales

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Dicha planificacin se orienta con el uso sistemtico de herramientas como

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

cumplimiento de metas trianuales, permitirn definir un derrotero de la accin

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Generalmente los proyectos se gestionan en ciclos que se componen de 4

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

La identificacin cualitativa y su cuantificacin en trminos de recursos

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Apoya los procesos de planeacin, presupuestacin, seguimiento, control y

Fuente: Direccin de inversiones y Finanzas Pblicas, Departamento Nacional de Planeacin (2006)

No es una base de datos sobre proyectos institucionales, no es una

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Facilitar el logro de objetivos de poltica mediante la definicin de

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

4. Definicin del Banco de Proyectos de la Universidad

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

Apoyar a la Rectora y en general a la direccin en los niveles

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOS DE CALDAS

correcta, formulacin, planificacin y ejecucin de proyectos de