Conduire un projet
de gestion des documents
et des archives
les
de
ou
pris
Sommaire
Prparation du projet
1. Faire un tat des lieux .. 3
2. Penser globalement et convaincre au plus haut niveau . 4
3. Confier le projet un spcialiste et nommer un
responsable interne .. 5
Mise en place dun systme de gestion des documents
Elaborer un rfrentiel de classement et de gestion 6
Etablir des procdures de gestion des documents . 7
Sparer vos dossiers courants de vos dossiers clos ...... 8
Rorganiser vos dossiers courants selon le rfrentiel
de classement et de gestion ... 9
8. Former les collaborateurs travailler dans le nouveau
systme .. 11
4.
5.
6.
7.
Prparation du projet
2. Penser globalement et
convaincre au plus haut
niveau
Bien quil soit parfaitement possible damliorer la gestion des
documents coup de mesures ponctuelles, il est plus efficace de
mettre en place un systme global, qui prenne en compte tous les
aspects de la gestion des documents.
Voici un exemple : vous pouvez tout fait dcider de vous occuper
simplement de votre local darchives, dont le contenu menace de
dborder. La personne charge du traitement de ces documents les
triera, les classera, les reconditionnera dans du matriel adapt et
dcrira leur contenu dans un inventaire. Le local ne sera plus
encombr et laccs aux archives sera facilit : le projet aura t un
succs. Toutefois, lapplication dune telle mesure ne pourra pas
empcher que la situation dengorgement du local darchives ne se
rpte.
En revanche, si vous prenez la peine de mettre en place un systme
global, les documents seront matriss ds leur cration ou leur
rception. Les procdures par lesquelles les documents sont
limins ou archivs seront mieux organises, ce qui vitera une
accumulation des documents dans le local darchives.
Or, la mise en place dun systme global reprsente gnralement
un investissement important. Pour assurer le succs dun tel projet,
il est crucial quil soit soutenu au plus haut niveau dans votre
commune. Il sera ainsi plus facile de mobiliser les ressources
ncessaires et de rester fidle vos objectifs initiaux. Il sagit donc
de convaincre le Conseil communal ou bourgeoisial et/ou le Conseil
gnral.
3. Confier le projet un
spcialiste et nommer un
responsable interne
Si votre administration nemploie pas encore une personne
spcialise dans la gestion des documents et des archives, et qui
dispose de suffisamment de temps pour le faire, il est prfrable de
confier la ralisation de votre projet un mandataire externe avec
toutes les qualifications requises.
De plus, il est indispensable de nommer galement un responsable
linterne de ladministration communale. Le cahier des charges de
cette personne doit tre adapt en consquence et du temps doit
tre accord pour lexercice de cette fonction. Mme lorsque le
projet est confi une personne externe, il est important que toute
ladministration communale soit implique dans le projet et en
comprenne les enjeux.
Cest pourquoi, durant la conduite du projet, le responsable interne
suivra les travaux, tiendra le Conseil communal ou bourgeoisial au
courant de son avancement et, le cas chant, fournira les
informations ncessaires au travail du mandataire externe. Une fois
le systme mis en place, il sera la personne de rfrence en matire
de gestion des documents.
4. Elaborer un rfrentiel de
classement et de gestion
La premire tape consiste dterminer la manire dont vous allez
organiser vos dossiers et fixer la dure pendant laquelle vous
devez conserver vos documents. Pour ce faire, vous pouvez vous
servir du cadre de classement et des rgles de conservation mis
disposition par les AEV, en les adaptant la ralit de votre
commune.
Toutes les indications relatives la structure de classement et aux
dures de conservation peuvent tre synthtises dans un
document que lon appelle rfrentiel de classement et de
gestion . Pour assurer que votre rfrentiel corresponde bien la
ralit du travail des collaborateurs et pour faciliter son appropriation
ultrieure, il est important dassocier ceux-ci son laboration.
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8. Former les
collaborateurs travailler
dans le nouveau systme
Pour viter des rsistances lors de lentre en vigueur du nouveau
systme, les collaborateurs de ladministration communale doivent
tre prpars et forms lavance aux nouvelles rgles de gestion
des documents. On aura pris soin de fixer ces rgles au pralable et
par crit, au moyen de procdures de gestion des documents (voir
le point 5).
Il importe que tous sachent clairement comment sy prendre pour :
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Vos archives doivent tre dcrites dans des inventaires, que vous
mettrez la disposition du public. Il est important de rappeler que
les documents qui taient accessibles selon la Loi sur linformation
du public, la protection des donnes et larchivage (LIPDA) avant
leur archivage doivent le rester aprs. De manire analogue, les
donnes personnelles caractre sensible doivent rester protges
aprs leur archivage.
Il est recommand de publier un rglement dutilisation de vos
archives, qui noncera les principes ci-dessus et fixera les
conditions pratiques de la consultation. Sil ne vous est pas possible
dorganiser laccueil du public dans une salle de consultation
rserve et surveille, il vous faudra rpondre directement aux
demandes dinformations, effectuer les recherches et, le cas
chant, transmettre des copies de vos documents.
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Impressum
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