TATA CARA PENOMORAN SURAT

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.

Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat

Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan
seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal

Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya

menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal

Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor
telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil
dan warna huruf hitam tebal

NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi,
kode bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor
surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan
organisasi/instansi masing-masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode
surat yang sesungguhnya.

KODE SURAT
1.

Kode surat terdiri dari :

a.
b.
c.
d.
e.

Surat Keputusan
Surat Keterangan
Surat Edaran
Surat Tugas
Surat Kuasa

= SKep
= SKet
= SEd
= ST
= SK

f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.

Surat Peringatan
Surat Ijin Kegiatan
Surat Perjanjian
Surat Undangan
Memorandum
Nota Dinas
Pengumuman
Surat Ketetapan
Surat Perintah
Surat Lain lain

= SP
= SIK
= SPn
= Und
= Mem
= Nd
= Peng
= STap
= SPer
=L

2.
Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan
dilaksanakan
a.
b.
c.

Konferensi Zona
Seminar Umum
Seminar Teknologi

= KZ
= SU
= ST

3.
Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai
dengan Desember yaitu dengan kode I XII
4.

Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.

Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di

tanda tangani oleh Pimpinan yang berwenang. Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda
tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah
persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda
tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi
stempel surat.

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.

Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidaktidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta perihal surat.
1.

Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang
berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu
instansi/organisasi.

Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak

yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.

Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan
dan tidak mengancam kelembagaan.

2.

Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai
dialamat hari itu juga.

Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan
dikirim menurut jadwal kurir.

Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.

Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat
khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan
disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan
masalahnya
pada
susunan
seluruh
arsip
dalam
simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu
kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi
Pendidikan.
KODE
000
001
002
003
004
005
020
040
042
045
060
090
230
232
236
239
240
410
411
.14
.2
.32
.33
.34
.35
.36
.37
.4
.25
.3
.32

URAIAN
UMUM
Lambang
Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1
Hari Raya/Besar
Ucapan
Undangan
PERALATAN
PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
Dokumentasi
Kearsipan
ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
PERJALANAN DINAS
ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
Persatuan Guru Republik Indonesia
Korps Pegawai Republik Indonesia
Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
ORGANISASI PEMUDA
PEMBANGUNAN DESA
Pembinaan Usaha Gotong Royong
Pungutan
Lembaga Sosial Desa (LSD)
Kuliah Kerja Nyata (KKN)
Pusat Latihan
Kursus-Kursus
Kurikulum / Sylabus
Ketrampilan
Pramuka
Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
Koperasi Desa
Koperasi Usaha Desa

420
.1
421
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
.71
.72
.73
.8
.9
422
.1
.2
.3
.4
.5
423
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
424
425
.1
.11
.12
.13
.2
.3
426
.1
.2
.21
.22
.23
.24

PENDIDIKAN
Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja
Sekolah
Pra Sekolah
Sekolah Dasar
Sekolah Menengah
Sekolah Tinggi
Sekolah Kejuruan
Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
Kegiatan Pelajar
Reuni Darmawisata
Pelajar Teladan
Resimen Mahasiswa
Sekolah Pendidikan Luar Biasa
PLS / Pemberantasan Buta Huruf
Administrasi Sekolah
Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
Tahun Pelajaran
Hari Libur
Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
Beasiswa
Metode Belajar
Kuliah
Ceramah, Simposium
Diskusi
Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
Kurikulum
Karya Tulis
Ujian
Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
Klasifikasi Disini: Guru Teladan
Sarana Pendidikan
Gedung
Gedung Sekolah
Kampus
Pusat Kegiatan Mahasiswa
Buku
Perlengkapan Sekolah
Keolahragaan
Cabang Olah Raga
Sarana
Gedung Olah Raga
Stadion
Lapangan
Kolam renang

.3
.4
427
428
429

Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,

KONI
Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja
Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
Kepramukaan
Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890

430
431
.1
.2
.21
432
433
434
435
440
441
442
443
444
445
446
448

KEBUDAYAAN
Kesenian
Cabang Kesenian
Sarana
Gedung Kesenian
Kepurbakalaan
Sejarah
Bahasa
Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
KESEHATAN
Pembinaan Kesehatan
Obat-obatan
Penyakit Menular
Gizi
Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik
Tenaga Medis
Pengobatan Tadisional

450
451
.1
.11
.12
.13
.14
.2
.3
.4
.41
42
.43
.44
.45
.46
.47
.48
.49
.5

AGAMA
Islam
Peribadatan
Sholat
Zakat Fitrah
Puasa
MTQ
Rumah Ibadah
Tokoh Agama
Pendidikan
Tinggi
Menengah
Dasar
Pondok Pesantren
Gedung Sekolah
Tenaga Pengajar
Buku
Dakwah
Organisasi / Lembaga Pendidikan
Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb

.6
.7
.8
456
.1
.2
560
.1
561
562
563
564
800
810
820
822
823
824
825
826
828
830

Peradilan
Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
Mazhab
Urusan Haji
ONH
Manasik
TENAGA KERJA
Pengangguran
Upah
Penempatan Tenaka Kerja, TKI
Latihan Kerja
Tenaga Kerja
KEPEGAWAIAN
PENGADAAN
MUTASI
Kenaikan Gaji Berkala
Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
Datasering dan Penempatan Kembali
Penunjukan Tugas Belajar
Mutasi Dengan Instansi Lain
KEDUDUKAN
Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/
Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat

831
832
833
834
840

Perhitungan Masa Kerja

Penyesuaian Pangkat / Gaji
Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
Jenjang Pangkat / Eselonering
KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan
Permahan/Tanah,
Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.

841
.1
.2
.3
.4
.5
.6
.7
842

Tunjangan
Jabatan
Kehormatan
Kematian/Uang Duka
Tunjangan Hari Raya
Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
Keluarga
Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
Dana

Kesehatan,

Koperasi,

Distribusi,

.1
.2
.3
843
844
845
846
850
860
861
.1
.2
.3
.4
.5
862
863
864
865
870
871
872
873
.1
.2
.3
.4
874
875
876
.1
877
878
880

881
882
883
884
885
886

Taspen
Kesehatan
Asuransi
Perawatan Kesehatan
istribusi
Perumahan/Tanah
Bantuan Sosial
CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
PENILAIAN
Penghargaan
Bintang/Satyalencana
Kenaikan Pangkat Anumerta
Kenaikan Gaji Istimewa
Hadiah Berupa Uang
Pegawai Teladan
Hukuman
Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
Ujian Dinas
Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
TATA USAHA KEPEGAWAIAN
Formasi
Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
Registrasi
NIP
KARPEG
Legitiminasi/Tanda Pengenal
Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
Daftar Riwayat Pekerjaan
Kewenangan Mutasi Pegawai
Penggajian
SKPP
Sumpah/Janji
Korps Pegawai
PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
Permintaan Sendiri
Dengan Hak Pensiun
Karena Meninggal
Alasan Lain
Uang Pesangon
Uang Tunggu

887
888
890

Untuk Sementara Waktu

Tidak Dengan Hormat
PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke
Luar Negeri,
Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan

891
892
893
894
895
896
897
898
899
900
910
920
930
940
950
960
961
970
990

Perencanaan
Pendidikan _Egular / Kader
Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
Pendidikan Luar Negeri
Metode
Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
Administrasi Pendidikan
Fasilitas Belajar
Sarana
KEUANGAN
ANGGARAN
OTORISASI / SKO
VERIFIKASI
PEMBUKUAN
PERBENDAHARAAN
PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
PENDAPATAN
BENDAHARAWAN