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Secretariado
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Secretariado
Introduo
O curso de secretariado indicado para pessoas que desejam
aprender uma profisso administrativa, altamente solicitada pelo mercado.
E que precisam prepara-se para desempenhar atividades que vo alm de
atender telefone recepcionar clientes e servir cafezinho.
Atualmente, percebe-se uma crescente valorizao do papel da
secretaria e conseqentemente, uma ampliao de suas atribuies.
Diante da escassez de emprego e excesso de mo-de-obra, o mercado
exige pessoas cada vez mais bem formadas, atualizadas, competentes e
dinmicas.
Nesta aula voc ir aprender sobre:
Mercado de trabalho;
Perfil da secretaria;
Atividades de uma secretaria;
Etiqueta no trabalho;
Como atender ao telefone.
Mercado de Trabalho
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Pequenas empresas, como escritrios, consultrios e clnicas,
oferecendo oportunidades, alm de possibilitarem uma ampla experincia,
pois exige do funcionrio uma viso global do funcionamento da empresa.
Perfil da Secretaria
Alm do conhecimento tcnico inerente ao exerccio da profisso,
espera-se que uma secretaria possua um conjunto de capacidade:
Etiquetas no Trabalho
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Em situaes profissionais, um aperto de mo firme e curto
mais que suficiente [Beijinho no rosto, expresses como: meu
bem, meu querido so proibidas].
Tenha o hbito de cumprimentar os colegas de trabalho, sempre pea
por favor e com licena, diga obrigada...
Seja pontual, as pessoas contam com voc, no as deixe esperando;
No fume, nem coma ou beba no local de trabalho, faa-os em lugar
reservado;
No mastigue chiclete;
Lembre-se sempre de que faz parte da empresa, portanto precisa
zelar por manter uma boa imagem dela;
Esteja sempre atenta a tudo que acontece na empresa, evite comentar
com outras pessoas assuntos do trabalho, mantenha sigilo dos
assuntos profissionais;
No leve problemas particulares para o trabalho.
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RESOLVA OS EXERCCIOS
NA PRXIMA PGINA
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5) Cite, pelo menos, uma atitude incorreta ao atender ao telefone (que no
conste na apostila).
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
6) Qual a importncia de manter um arquivo bem organizado?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Responda os Testes!
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DADOS PESSOAIS [Fonte 12 Arial]
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[2 ENTER]
Nome: Maria Jos de Souza
Nacionalidade: brasileira
Local de nascimento: Tiririca da Serra
Data de nascimento: 01/01/1111
Estado Civil: solteira
Endereo: Rua do Sabo das aguas, n 111 - Jardim da Saudade
Cidade: Tiririca da Serra
Estado: So Paulo CEP: 11.111-000
Telefone: (11) 1111-1111
Celular: (11) 1111-1111
E-mail: mariajose@hotmail.com
[ 3 ENTER]
FORMAO ESCOLAR
[2 ENTER]
Ensino Fundamental
Instituio: Escola da Vida
Cidade: Tiririca da Serra
Estado: So Paulo
Perodo: De 11/01/1111 a 11/11/1114
[1 ENTER]
Ensino Mdio
Instituio: Escola da Vida
Cidade: Tiririca da Serra
Estado: So Paulo
Perodo: de 11/01/1115 a 11/11/1117
[1 ENTER]
Curso Superior
Instituio: Universidade da Vida
Cidade: Tiririca da Serra
Estado: So Paulo
Curso: Secretariado Executivo Bilngue
Perodo: Cursando o primeiro ano
[3 ENTER]
OUTROS CURSOS
[2 ENTER\
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Curso de Secretariado
Instituio: New Cursos Informtica [1 ENTER]
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Maria Jos
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Carta de Apresentao
A carta de apresentao ou carta-resposta de anncio de emprego deve
acompanhar o currculo.
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recepcionista existente nesse hotel, envio, em anexo, o meu currculo. Eu
acredito que esteja apta a desempenhar a funo, pois gosto de trabalhar
em contato com o pblico, possuo conhecimentos bsicos sobre
computadores e processadores de texto e tenho boa fluncia em ingls e
espanhol.
Aguardo contato para uma entrevista.
[3 ENTER]
Atenciosamente,
[3 ENTER]
'Mana Jos
Maria Jos
Salve a carta com o nome "Carta de Apresentao" na pasta Meus
documentos.
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Seria possvel para o senhor acolher-me como estagirio, por 3
meses, a contar de 12 de fevereiro prximo, no perodo das 13h s 18h?
Aguardando a sua resposta, desde j lhe agradeo a ateno
dispensada.
[ 2 ENTER]
Atenciosamente, [2 ENTER]
Maria Jos
Salve a carta com o nome "Carta de Estgio" na pasta Meus documentos.
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NA PRXIMA PGINA
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Responda os Testes!
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Uma correspondncia comercial deve ser, ao mesmo tempo, um
instrumento de relaes comerciais e um documento de cortesia.
Os padres de elaborao de um texto tcnico se repetem, mudam
somente os destinatrios, os valores, os endereos e os assuntos.
A nica inovao diz respeito margem. A maioria das empresas,
atualmente, vem adotando o uso da margem "solta", ou seja, aquela que no
obedece a um alinhamento rgido [alinhar esquerda]. Por exemplo:
"O trabalho atingiu um propsito positivo em nosso grupo, pois houve
participao e interesse de todos, tanto na pesquisa como na elaborao das
tarefas".
Embora, alguns ainda utilizem a margem "fixa", cujo alinhamento
rgido [alinhar em justificar].
"O trabalho atingiu um propsito positivo em nosso grupo, pois houve
participao e interesse de todos, tanto na pesquisa como na elaborao das
tarefas".
Para facilitar sua vida seria importante armazenar na memria do
computador, em disquete ou CD, esses modelos de cartas.
Alm disso, necessrio manter um arquivamento de todas as
correspondncias expedidas e recebidas para possvel consulta ou
comprovao de dados.
Aviso
Aviso um tipo de correspondncia, cujo objetivo avisar, comunicar ao
cliente alteraes que acontecero em horrios de funcionamento ou outras
quaisquer. Dependendo da urgncia, o aviso pode ser afixado em local visvel.
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[5 ENTER]
Jos dos Santos
Jos dos Santos
Diretor Administrativo
Salve o texto com o nome Aviso na pasta Meus documentos.
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- 15 NA PRXIMA
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
6) Redija um aviso para ser afixado na porta do estabelecimento,
comunicando que o mesmo permanecer fechado dois dias, por razo de
luto na famlia.
Responda os Testes!
Recibo
Recibo um documento escrito em que uma pessoa, um rgo ou uma
empresa declara ter recebido alguma coisa (dinheiro, encomendas, etc).
Abra o Microsoft Word e digite o recibo abaixo [configure as
margens direita e esquerda com 2,5 cm cada + 2,0 cm de
pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman 12]:
RECIBO
[2ENTER]
N. 10/99
R$340,00
[2 ENTER]
Recebi da Senhora LAURINDA FISHCER residente na Rua Silveira
Dico, 274, inscrita no CPF 4629898365/78 a quantia supra de R$ 340,00
(trezentos e quarenta reais), referente ao pagamento de servios de
jardinagem prestados no ms de setembro.
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[ 3 ENTER]
Porto Alegre, 28 de outubro de 1999.
[3 ENTER]
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Euclides Riveira
Euclides Riveira
Supervisor
Memorando
O memorando a modalidade de comunicao entre unidades
administrativas de um mesmo rgo ou empresa. Trata-se, portanto, de uma
forma de comunicao interna.
Abra o Microsoft Word e digite o memorando abaixo
[configure as margens direita e esquerda com 2,5 cmcada +
2,0 cm de pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman 12]:
PREFEITURA MUNICIPAL DE
TIRIRICA DA SERRA ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL
[3 ENTER]
MEMORANDO N 013/99
[3 ENTER]
DE: SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAO
PARA: SECRETARIA MUNICIPAL DE TURISMO,
[3 ENTER]
Comunico que os servidores Carlitos Chaves e Benedita da
Silva foram lotados nessa Secretaria, a partir desta data. [2 ENTER]
Prefeitura Municipal, 08 de janeiro de 1999.
[4 ENTER]
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Salve o texto com o nome "Memorando" na pasta Meus
documentos.
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Procurao
Procurao o documento, atravs do qual, a pessoa fsica ou jurdica
outorga poderes a outra para agir em seu nome. A procurao pode ser
pblica, quando lavrada em cartrio, em livro prprio, ou particular, quando
escrita de prprio punho ou digitada pela pessoa que a passa. Nesse caso,
indispensvel o reconhecimento da firma do outorgante.
Abra o Microsoft Word e digite a procurao abaixo
[configure as margens direita e esquerda com 2,5 cm cada +
2,0 cm de pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman
12]:
PROCURAO
[2 ENTER]
OUTORGANTE: Maria Jos da Silva, brasileira, casada,
recepcionista, portadora da Cdula de Identidade 11.111.111-SSP, CPF
111.111.111-11, residente na Av. Principal, n 111- Vila da Serra - Tiririca
da Serra - RS.
OUTORGADO: Jos da Silva, brasileiro, casado, auxiliar
administrativo, portador da Cdula de Identidade 22.222.222- SSP, CPF
222.222.222-22, residente na Rua da Serra, n 222 - Vila Principal Tiririca da Serra - RS.
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[1 ENTER]
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2 - Esclareo, outrossim, que permanece inalterado o sistema de
recolhimento rede bancria. [3 ENTER]
Prefeitura Municipal de Tiririca da Serra
[1 ENTER]
11 de janeiro de 2000
"Circular!",
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- 23 -
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Ata
A ata um documento no qual so registradas as ocorrncias de uma
reunio de pessoas que se encontram para um determinado fim.
Abra o Microsoft Word e digite a ata abaixo [configure as
margens direita e esquerda com 2,5 cm cada + 2,0 cm de
pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman 12]:
ATA
[3 ENTER]
Aos oito dias do ms de maio de mil novecentos e noventa e trs, s
oito horas, na sala de reunies da Escola Estadual de Primeiro Grau de
Tiririca da Serra, sita na Avenida Principal, sem nmero, em Porto Alegre,
Rio Grande do Sul, realizou-se uma reunio de professores sob a
presidncia da Professora Maria Jos da Silva, Diretora do Colgio, para
tratar de assuntos relativos ao Sistema de Avaliao. Estiverampresentes os
Professores Antnio Carlos Lima e Jos dos Santos do Departamento de
ensino da Faculdade de Cincias e Tecnologia da Universidade Federal da
Serra, alm de professores e tcnicos da Escola. Aberta a sesso, usou da
palavra, a Diretora da Escola, apresentado os palestrantes e o tema que
seria tratado. Expostos e debatidos aspectos fundamentais do assunto
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abordado, conclui-se pela realizao de nova reunio, a efetivar-se no dia
vinte e sete do ms em curso, quando sero planejados e elaborados
instrumentos de avaliao a serem utilizados at o final do semestre. Nada
mais havendo a tratar, foi encerrada a reunio e eu, Carmem Lcia, lavrei a
presente Ata que, aps lida e aprovada, ser por mim assinada, pelas
autoridades e plos demais presentes. Porto Alegre, 08 de maio de 1993.
Maria Jos da SiCva flntonio CarCos Lima Jos dos Santos Carmem
Lcia
Salve o texto
documentos.
com
nome
"Ata"
na
pasta
Meus
Requerimento
Requerimento o documento mediante o qual se pede ou se solicita, a
uma autoridade pblica, a feitura ou a execuo de alguma coisa ou a
satisfao de alguma pretenso. No se trata de documento especfico da
correspondncia empresarial, mas bastante empregado no comrcio e na
indstria, quer pela pessoa fsica, quer pela jurdica, no relacionamento com
as diversas reparties pblicas.
Abra o Microsoft Word e digite o requerimento abaixo
[configure as margens direita e esquerda com 2,5 cmcada +
2,0 cm de pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman12]:
REQUERIMENTO
[5 ENTER]
llmo. Sr. Diretor do Colgio Souza Reis
[Espao reservado para o deferimento ou indeferimento]
[8 ENTER]
MARIA SILVA SANTINA COSTA, aluna desta escola, tendo concludo a
oitava srie do primeiro grau, turma 86, no turno da tarde, requer a Vossa
Senhoria, que lhe seja expedido o Histrico Escolar a fim de que possa
efetivar sua matrcula em outro estabelecimento de ensino.
[3 ENTER]
Nestes termos,
Pede deferimento.
[3 ENTER]
Porto Alegre, 24 de maro de 1999.
[2 ENTER]
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Maria Silva Santina
Costa
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- 27 -
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9) Elabore um Requerimento do Diretor Comercial Prefeitura Municipal de
sua cidade, solicitando o Alvar de Funcionamento da Filial l da empresa
em voc trabalha. Informe o endereo da filial e que os documentos
exigidos seguem em anexo.
Responda os Testes!
Declarao
Declarao um documento emitido por autoridade, atravs do qual
comprovado um fato ou situao de que tenha conhecimento, em funo de
um cargo ou ofcio que exerce.
Abra o Microsoft Word e digite a declarao abaixo configure
as margens direita e esquerda com 2,5 cm cada + 2,0 cm de
pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman 12]:
DECLARAO
[5 ENTER]
Declaro que a Professora Maria Alice dos Santos, leciona
Lngua Inglesa na Escola de Tiririca da Serra, de Porto Alegre, cumprindo
o seguinte horrio: de segunda a sexta-feira, das 19h s 22h05min.
[ 8 ENTER]
Porto Alegre, 23 de julho de 1983.
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[3ENTER]
CMaria Jos da Sitva
Maria Jos da Silva
Diretora Substituta
Salve o documento com o nome "Declarao" na pasta Meus
documentos.
Relatrio
Relatrio o documento oficial, atravs do qual algum expe os
resultados de atividades de uma repartio e/ou presta conta de seus atos a seu
superior imediato.
Abra o Microsoft Word e digite o relatrio abaixo
[configure as margens direita e esquerda com 2,5 cm cada +
2,0 cm de pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman 12]:
RELATRIO
[3ENTER]
Universidade Luterana do Brasil - ULBRA
Canoas, 26 de setembro de 1999.
Marcos Rogrio Silva Souza Martinho - Formando do
Curso de Pedagogia
[2 ENTER]
Centro de pesquisa de Relaes Humanas
[2 ENTER]
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Dividimos em grupos, a nossa equipe coube a preparao e
apresentao de Relatrio e Recibo. Em duas aulas, realizamos pesquisa
sobre o assunto, organizamos o contedo, elegemos as tcnicas de
apresentao, incumbimo-nos de diferentes partes dos preparativos e
apresentaes, oral e escrita.
[2 ENTER]
Apresentao dos fatos
[1 ENTER]
O trabalho atingiu um propsito positivo em nosso grupo, pois houve
participao e interesse de todos, tanto na pesquisa como na elaborao das
tarefas. [2 ENTER]
Concluses e sugestes
[1 ENTER]
Conclumos que trabalhos como este ajudam a desenvolver mtodos
de pesquisas e a criatividade, podendo ser trabalhado em outras disciplinas.
[1 ENTER
Marcos Rogrio Silva
Marcos Rogrio Silva
Salve o documento com o nome Relatrio na pasta Meus
documentos
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NA PRXIMA PGINA
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1) Redija uma Declarao, informando que o aluno Jos da Silva concluiu o Ensino
Mdio, no Colgio da Serra, no ano 2000;
2) Redija um Relatrio, de acordo com os itens abaixo:
Fatos: Consumo de energia, gua e telefone no 1 semestre de 2000 (Invente o
consumo e os valores e apresente-os em forma de tabela).
Concluso: Aumento dos valores em conseqncia do aumento de consumo e dos
reajustes de tarifa.
Sugesto: Tomar medidas de economia durante o 2 semestre de 2000, para depois fazer a
comparao das despesas.
- 32 -
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Carta Comercial
A carta comercial o tipo mais comum de correspondncia, pois pode tratar
dos mais variados assuntos: encomendas de mercadorias, pedido de
referncias comerciais, cobrana, etc.
Abra o Microsoft Word e digite as cartas abaixo S--* [configure
as margens direita e esquerda com 2,5 cm cada + 2,0 cm de
pargrafo; Fonte Arial ou Times New Roman 12]:
Exemplo 1
Porto Alegre, 6 de novembro de 1995. [2 ENTER]
Fernando de Barros & Cia. Ltda. [2 ENTER]
Prezados senhores
[3 ENTER]
solicitao feita pelo escritrio de V.S as., representado, em nossa
cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via area, dez
caixas dos medicamentos pedidos.
Comunicamos que a duplicata no. 086013 foi encaminhada ao
Departamento de Cobrana.
[2 ENTER]
- 33 -
Secretariado
Atenciosamente
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[3 ENTER]
Jos da Sitva
Jos da Silva Diretor Administrativo
Salve a carta com o nome "Carta Comercial" na pasta Meus
documentos.
Exemplo 2
Carta de Cobrana
Porto Alegre, 6 de dezembro de 1995. [2 ENTER]
Fernando de Barros & Cia. Ltda. [2 ENTER]
Prezados senhores [3 ENTER]
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- 34 NA PRXIMA
PGINA
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Responda os Testes!
Ofcio
quase que exclusivamente utilizado no servio pblico, na comunicao
entre chefias e com o pblico externo. Na empresa privada s utilizado
quando dirigido ao servio pblico. Como, geralmente, dirigido
autoridade, necessrio observar o tratamento que cada cargo exige.
Roman 12]:
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nas empresas, pois sabemos que essa , tambm, uma das prioridades de
seu governo.
Atenciosamente
[ 2 ENTER]
Jos da Silva
Diretoria Geral
[Tecle ENTER at o final da folha e escreva os seguintes itens de baixo para
cima]
Excelentssimo Senhor
Paulo Soares Martins Dias
Prefeito Municipal de Campinas
Salve o documento com o nome "Ofcio Moderno" na pasta Meus
documentos.
Exemplo 2 - Ofcio tradicional
No Microsoft Word configure as direita: 1,5 cm; esquerda:
2,5 cm; + 2,5 cm de pargrafo; Superior: 5,5cm; Inferior: 2,0
cm. Numere os pargrafos (a partir do segundo) quando o
contedo for muito longo; Fonte Arial ou Times New Roman
12; espaamento entre as linhas de um pargrafo para o outro: l cm]'.
Oficio n 524/SG-PR
[ Formatar espaamento entre linhas: 1 cm]
Braslia, 27 de fevereiro de 1991
[ Formatar espaamento entre linhas: 3,5 cm]
Senhor Deputado,
[ Formatar espaamento entre linhas: 1,5 cm]
Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama n
154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas
mencionadas em sua carta
n 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo
procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo
pelo Decreto n 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa).
2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressaltava a necessidade de que
na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em
considerao as caractersticas socioeconmicas regionais.
- 37 -
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3. Nos termos do Decreto n 22, a demarcao de terras indgenas dever
ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao
disposto no art. 231, 1, da Constituio Federal. Os estudos devero
incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e
fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente
com o rgo federal ou estadual competente.
4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar
as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo.
igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da
sociedade civil.
[Tecle ENTER at o final da folha e escreva os seguintes itens de baixo para
cima]
A Sua Excelncia, o Senhor
Deputado Antnio da Silva
Cmara dos Deputados
70.180-Braslia- DF
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Ex.: No sabemos por que ele no compareceu entrevista.(No sabemos
por que (razo) ele no compareceu entrevista.)
Por qu - usa-se no final de oraes interrogativas.
Ex.: Voc no compareceu por qu?
Ex.: Tirou boa nota porque estudou bastante (Tirou boa nota, pois
estudou bastante).
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Ex.: acento (smbolo grfico) / assento (lugar onde se senta); caar (capturar
animais) / cassar (tornar sem efeito).
QUANDO O ACENTO FAZ A DIFERENA
a) Prtica (substantivo) - pratica (verbo)
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a) Pedro e Joo ___ entraram em casa, perceberam que as coisas no
estavam bem, pois sua irm caula escolhera um _____ momento para
comunicar aos pais que iria viajar nas frias; ___ seus dois irmos
deixaram os pais ___ sossegados quando disseram que a jovem iria com as
primas e a tia.
6) Complete as frases com a forma adequada de mau ou mal:
a) Voc agiu ___ por no ter repreendido aquele ______elemento.
b) Tenha a certeza absoluta de que no te quero ___.
c) Agora um ___ momento para comprar dlares.
d) Trata-se de uma questo ___ resolvida.
e) Aquele povoado foi atacado por um ___ terrvel.
7) Complete as frases com a forma adequada: sesso, seo (ou seco) ou
cesso.
a) A ___ de terras aos posseiros foi decidida pela Assembleia Legislativa em
___ extraordinria. A legalizao das doaes dever ser feita pela ___
competente do Ministrio Pblico.
b) A _____ da Cmara decretou a ______ de bens do Deputado cassado.
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Microsoft Outlook
Clique no menu Iniciar, Todos os Programas, Microsoft Office,
Microsoft Office Outlook 2003.
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Do lado esquerdo so exibidos as horas, clique na linha das 9h.
Digite Reunio com a diretoria. Tecle ENTER.
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Aps preencher no boto Salvar e fechar. Veja como ficou a tela:
- 50 -
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caixa
exibida deixe
selecionada a
primeira
opo
clique
em
Avanar.
- 51 -
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Na segunda etapa clique na opo HTTP, clique em Avanar.
Na terceira etapa digite os dados de sua conta de e-mail e clique em
Avanar.
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6) Feche tudo e chame o seu professor para apagar as suas
configuraes de e-mail no Outlook, para segurana.
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- 54 -
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- 56 -
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