BAB I

PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Salah satu inisiatif besar dalam proses transformasi yang dilakukan oleh PT
Pertamina (Persero) adalah dengan melakukan implementasi sistem Enterprise
Resource Planning (ERP) untuk meningkatkan kinerja operasi dalam rangka
menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Implementasi ERP menjadi agenda
perusahaan sebagai suatu upaya transformasi perusahaan menjadi lebih baik
khususnya dalam penyediaan sistem informasi yang handal. Karakteristik utama
dari sistem ERP yaitu bahwa modul-modul ERP tersebut saling terintegrasi,
terutama melalui sekumpulan database yang dipakai bersama (Martin, 2005).
Ketika suatu transaksi dilakukan pada suatu area, maka akan berdampak langsung
pada area yang terkait. Modul-modul ERP telah didesain sedemikian rupa untuk
merefleksikan operasional sekumpulan bisnis proses dengan cara-cara yang khusus
dan terbaik (best practices). Melalui sistem ERP ini maka perusahaan memiliki
kemampuan untuk mengintegrasikan seluruh proses dan data perusahaan sehingga
mampu menjadi single source of truth untuk data operasi perusahaan. Hal ini
diharapkan mampu meningkatkan kecepatan proses bisnis internal perusahaan.
Sistem ini menjadi backbone utama pendukung seluruh proses bisnis Pertamina,
diantaranya untuk mengoperasikan sistem informasi bagi sales process,
procurement process, material management, payroll system, financial reporting,
dan lainnya. Implementasi ERP akan diikuti dengan peningkatan proses pembuatan
keputusan (decision making process), integrasi perusahaan (enterprise integration),
dan keakurasian laporan keuangan (accurate financial statement) (Kanellou dan
Spathis, 2012). Keuntungan aplikasi ERP ini diantaranya adalah menghilangkan
duplikasi input data, mengurangi kebutuhan tenaga kerja, serta dapat menyediakan
informasi yang berkualitas untuk pengambilan keputusan perusahaan, sehingga
harapannya adalah terjadi konsistensi dan akurasi data dapat lebih diandalkan.
Implementasi sistem ERP memberikan manfaat terkait dengan efektivitas dan
efisiensi proses bisnis karena perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih
akurat dan tepat waktu (Trott dan Hoecht, 2004). Pertamina telah menggunakan
sistem ERP sejak tahun 2003, namun hingga tahun 2008 aplikasi tersebut belum
dimanfaatkan secara optimal karena perusahaan belum mendapatkan output yang
signifkan dan menghasilkan data yang akurat bagi perusahaan. Hal ini dapat
terlihat dari laporan kinerja perusahaan yang belum terintegrasi. Apabila
dikelompokan, maka terdapat beberapa penyebab penggunaan ERP yang tidak
maksimal antara lain keterbatasan keterampilan dan kompetensi sumber daya
manusia, ketidakseragaman proses bisnis, kurangnya aktivitas change management
serta kelemahan sistem kendali maupun monitoring atas proses transaksi yang
berlangsung. Pada dasarnya penggunaan kontrol formal dan informal yang
digunakan oleh perusahaan mempengaruhi secara positif sistem ERP terhadap
kinerja perusahaan masa depan (Kallunki et al. 2010). 3 Berdasarkan realitas
tersebut, dilakukan evaluasi dan analisis yang hasilnya adalah langkah
penyempurnaan terhadap operating model pemanfaatan ERP yang sudah dimiliki
agar memberi nilai tambah signifikan kepada perusahaan. Inisiatif ini sejalan
dengan dimulainya transformasi korporat sehingga inisiatif ini kemudian dikristalkan
ke dalam Breakthrough Project SAP 2008- 2009. Wujudnya adalah upgrade sistem
ERP dan peningkatan kontrol atas proses transaksi. Dengan melakukan upgrade
sistem ERP dari versi sebelumnya yaitu SAP R/3 dengan generasi diatasnya yaitu
SAP ERP 6.0 atau dikenal dengan MySAP yang merupakan versi lebih baru dari

system SAP. Implementasi Information System (IS) di Pertamina ini bukan sekedar
pada level support operational akan tetapi meningkat pada level decision making
system. Penerapan MySAP diharapkan mampu memberikan informasi yang
berkualitas untuk mendukung proses pengambilan keputusan bagi manajemen
Pertamina. Keberadaan sistem informasi ini menjadi sangat vital bagi suatu
perusahaan, oleh karenanya setelah implementasi sistem ERP di Pertamina
dilakukan, maka diperlukan upaya maksimal agar sistem ERP ini dapat digunakan
dan dapat dipertahankan sustainability-nya sehingga benar-benar memberikan
manfaat bagi perusahaan. Untuk menjaga keberlanjutan (sustainability) dari
implementasi ini maka pemegang saham (pemerintah) meminta kepada Direksi
untuk mengelola sistem informasi di perusahaan sebagai modal untuk menciptakan
value bagi perusahaan yang dituangkan dalam kontrak manajemen. Kontrak
manajemen ini kemudian dijabarkan lebih lanjut oleh Manajemen Pertamina dengan
menerapkan Key Performance Indicator (KPI) yang berlaku 4 untuk jajaran
manajemen sampai level operasional untuk mendukung pencapaian kontrak
manajemen tersebut. Walapun upgrade sistem ERP sudah dilaksanakan kurang
lebih selama lima tahun terakhir, namun sampai saat ini utilisasi sistem ERP belum
secara konsisten dimanfaatkan oleh user pengguna sistem ERP. Hal ini tercermin
dari masih dijadikannya KPI Utilisasi sistem ERP menjadi alat kontrol bagi
manajemen untuk memastikan apakah sistem ERP sudah digunakan dengan
optimal atau belum. Implementasi sistem ERP ini diharapkan mampu meningkatkan
kinerja individu sehingga pada akhirnya memberikan kontribusi yang positif bagi
pencapaian tujuan, visi, dan misi perusahaan. Dari fenomena yang terjadi pada PT
Pertamina (Persero) yang telah mengimplementasikan ERP secara nasional
tersebut, ditemukan banyak faktor yang menyebabkan implementasi ERP belum
secara signifikan dirasakan oleh korporasi. Kontrol manajemen menjadi salah satu
isu strategis, karena implementasi ERP belum memberikan manfaat yang signifikan
apabila tidak ada ukuran kinerja yang dapat dijadikan dasar bagi manajemen untuk
memastikan bahwa implementasi ERP sudah sesuai harapan. Sementara itu tingkat
manfaat dipengaruhi oleh faktor-faktor kegunaan (utilisasi) sistem ERP itu sendiri.
Kondisi inilah yang menarik bagi peneliti untuk menganalisa dan mengevaluasi
secara lebih dalam bahwa implementasi sistem ERP di Pertamina saat ini apakah
benar-benar sudah dimanfaatkan utilisasinya oleh para user, dan data yang
dihasilkan juga memberikan informasi yang berkualitas bagi masing- masing
individu (user) yang kemudian berdampak pada kinerja individu itu sendiri.

BAB II
PEMBAHASAN
PROFIL PT. PERTAMINA (PERSERO)
Pertamina merupakan perusahaan milik negara yang bergerak di bidang energi meliputi minyak, gas
serta energi baru dan terbarukan. Pertamina menjalankan kegiatan bisnisnya berdasarkan prinsip-prinsip
tata kelola korporasi yang baik sehingga dapat berdaya saing yang tinggi di dalam era globalisasi.
Dengan pengalaman lebih dari 55 tahun, Pertamina semakin percaya diri untuk berkomitmen
menjalankan kegiatan bisnisnya secara profesional dan penguasaan teknis yang tinggi mulai dari
kegiatan hulu sampai hilir.Berorientasi pada kepentingan pelanggan juga merupakan suatu hal yang
menjadi komitmen Pertamina,agar dapat berperan dalam memberikan nilai tambah bagi kemajuan dan
kesejahteraan bangsa Indonesia.
Upaya perbaikan dan inovasi sesuai tuntutan kondisi global merupakan salah satu komitmen Pertamina
dalam setiap kiprahnya menjalankan peran strategis dalam perekonomian nasional. Semangat terbarukan
yang dicanangkan saat ini merupakan salah satu bukti komitmen Pertamina dalam menciptakan alternatif
baru dalam penyediaan sumber energi yang lebih efisien dan berkelanjutan serta berwawasan
lingkungan. Dengan inisatif dalam memanfaatkan sumber daya dan potensi yang dimiliki untuk
mendapatkan sumber energi baru dan terbarukan di samping bisnis utama yang saat ini dijalankannya,
Pertamina bergerak maju dengan mantap untuk mewujudkan visi perusahaan, Menjadi Perusahaan
Energi Nasional Kelas Dunia.
Mendukung visi tersebut, Pertamina menetapkan strategi jangka panjang perusahaan, yaitu Aggressive
in Upstream, Profitable in Downstream, dimana Perusahaan berupaya untuk melakukan ekspansi bisnis
hulu dan menjadikan bisnis sektor hilir migas menjadi lebih efisien dan menguntungkan.

Pertamina menggunakan landasan yang kokoh dalam melaksanakan kiprahnya untuk mewujudkan visi
dan misi perusahaan dengan menerapkan Tata Kelola Perusahaan yang sesuai dengan standar global
best practice, serta dengan mengusung tata nilai korporat yang telah dimiliki dan dipahami oleh seluruh
unsur perusahaan, yaitu Clean, Competitive, Confident, Customer-focused, Commercial dan Capable.
Seiring dengan itu Pertamina juga senantiasa menjalankan program sosial dan lingkungannya secara
terprogram dan terstruktur, sebagai perwujudan dari kepedulian serta tanggung jawab perusahaan
terhadap seluruh stakeholder-nya.
Sejak didirikan pada 10 Desember 1957, Pertamina menyelenggarakan usaha minyak dan gas bumi di
sektor hulu hingga hilir. Bisnis sektor hulu Pertamina yang dilaksanakan di beberapa wilayah di Indonesia
dan luar negeri meliputi kegiatan di bidang-bidang eksplorasi, produksi, serta transmisi minyak dan gas.
Untuk mendukung kegiatan eksplorasi dan produksi tersebut, Pertamina juga menekuni bisnis jasa
teknologi dan pengeboran, serta aktivitas lainnya yang terdiri atas pengembangan energi panas bumi
dan Coal Bed Methane (CBM). Dalam pengusahaan migas baik di dalam dan luar negeri, Pertamina
beroperasi baik secara independen maupun melalui beberapa pola kerja sama dengan mitra kerja yaitu
Kerja Sama Operasi (KSO), Joint Operation Body (JOB), Technical Assistance Contract(TAC),
Indonesia Participating/Pertamina Participating Interest (IP/PPI), dan Badan Operasi Bersama (BOB).
Aktivitas eksplorasi dan produksi panas bumi oleh Pertamina sepenuhnya dilakukan di dalam negeri dan
ditujukan untuk mendukung program pemerintah menyediakan 10.000 Mega Watt (MW) listrik tahap
kedua. Di samping itu Pertamina mengembangkan CBM atau juga dikenal dengan gas metana batubara
(GMB) dalam rangka mendukung program diversifikasi sumber energi serta peningkatan pasokan gas
nasional pemerintah. Potensi cadangan gas metana Indonesia yang besar dikelola secara serius yang
dimana saat ini Pertamina telah memiliki 6 Production Sharing Contract (PSC)-CBM.
Sektor hilir Pertamina meliputi kegiatan pengolahan minyak mentah, pemasaran dan niaga produk hasil
minyak, gas dan petrokimia, dan bisnis perkapalan terkait untuk pendistribusian produk Perusahaan.
Kegiatan pengolahan terdiri dari: RU II (Dumai), RU III (Plaju), RU IV (Cilacap), RU V (Balikpapan), RU VI
(Balongan) dan RU VII (Sorong).
Selanjutnya, Pertamina juga mengoperasikan Unit Kilang LNG Arun (Aceh) dan Unit Kilang LNG Bontang
(Kalimantan Timur). Sedangkan produk yang dihasilkan meliputi bahan bakar minyak (BBM) seperti
premium, minyak tanah, minyak solar, minyak diesel, minyak bakar dan Non BBM seperti pelumas,
aspal, Liquefied Petroleum Gas (LPG), Musicool, serta Liquefied Natural Gas (LNG), Paraxylene,
Propylene, Polytam, PTA dan produk lainnya.

A.

Sejarah Perusahaan

Berdasarkan pasal 33 UUD 1945 : "Bumi, air dan kekayaan alam yang terkandung di
dalamnya dikuasai oleh negara dan dipergunakan sebesar-besar untuk kemakmuran rakyat"
maka hak untuk mengelola industri perminyakan jatuh ke tangan pemerintah.
Tahun 1960, Dewan Perwakilan Rakyat mengeluarkan kebijaksanaan yang menyatakan
bahwa penambangan minyak dan gas bumi hanya boleh dilaksanakan oleh negara melalui
perusahaan negara. Semenjak itu, pihak asing yang terlibat di dalamnya berdasarkan kepada
kontrak saja. Disamping itu perusahaan-perusahaan asing juga sepakat untuk secara bertahap
menjual tempat penyulingan minyaknya dan aset lainnya di bidang pemasaran dan distribusi
kepada pihak Indonesia dalam jangka waktu lima sampai lima belas tahun.
Dua perusahaan negara dibentuk pada zaman transisi tersebut. PERMINA yang diberikan
wewenang dan tanggung jawab untuk administrasi, manajemen dan pengawasan terhadap kerja
sama dibidang eksplorasi dan produksi. Sementara itu PERTAMIN mendapat tanggung jawab
untuk mengatur proses distribusi minyak bagi kepulauan Indonesia.
Untuk memenuhi kebutuhan akan tenaga ahli di bidang perminyakan, PERMINA
mendirikan Sekolah Kader Teknik di Brandan. PERMINA kemudian juga mendirikan Akademi
Perminyakan di Bandung pada tahun 1962. Kurikulum dari Akademi Perminyakan meliputi
berbagai aspek dalam industri perminyakan, dan para lulusannya kemudian menjadi tenaga inti
di PERMINA (yang kemudian menjadi PERTAMINA). Tahun 1968, untuk mengkonsolidasi
industri perminyakan dan gas, manajemen, eksplorasi pemasaran dan distribusi maka PERMINA
dan PERTAMIN merger menjadi PN. PERTAMINA (Pertambangan Minyak dan Gas Bumi
Nasional).
Komisaris Status badan hukum PERTAMINA telah berubah menjadi perseroan sejak 17
September 2003 yang lalu. Kini Kami Berubah merupakan komitmen yang diikrarkan oleh
Direksi PT PERTAMINA (PERSERO) untuk membawa perusahaan, meraih harapan baru dalam
wadah persero. Komitmen yang dikumandangkan dihadapan publik pada saat launching PT
PERTAMINA (PERSERO) ini sekaligus menjadi simbol dari janji seluruh jajaran perusahaan
kepada stakeholders.
Perubahan ini tidak sebatas hanya ucapan untuk menyejukkan hati para pendengar.
Perubahan ini harus diwujudkan dalam tindakan nyata dengan melakukan berbagai pembenahan
di dalam tubuh perusahaan. Sejumlah perubahan internal perusahaan dilakukan meliputi
penerapan nilai-nilai good corporate governance disetiap aspek operasi perusahaan, pembenahan
rencana kerja, sistem dan prosedur serta kebijakan paradigma pengelolaan perusahaan menjadi
suatu entitas bisnis murni.
Pada 18-19 Maret 2004 bertempat di Lt. M Kantor Pusat PERTAMINA, para pimpinan
PERTAMINA duduk bersama dalam suatu forum Rapat Pimpinan (Rapim). Rapim ini
mengambil tema Akselerasi Transformasi Dalam Rangka Menghadapi Kompetisi. Sejumlah
butir perubahan dan program utama pun dihasilkan. Bahkan komitmen perubahan itu sendiri
ditandatangani oleh Direktur Utama sebagai wujud keseriusan dalam mengakselerasi jalannya
agenda perubahan.
B.

Visi, Misi dan Strategi Perusahaan

1. Visi PT PERTAMINA (PERSERO) adalah :
Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia serta perusahaan yang unggul, maju dan
terpandang (To be a respected leading company).

2. Misi PT PERTAMINA (PERSERO) adalah :

a. Menjalankan usaha minyak, gas, serta energi baru dan terbarukan secara terintegrasi,
berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat.
b. Melakukan Usaha dalam bidang Energi dan Petrokimia.
c. Merupakan entitas bisnis yang dikelola secara profesional, kompetitif dan berdasarkan tata nilai
unggulan.
d. Memberikan nilai tambah lebih bagi pemegang saham, pelanggan, pekerja dan masyarakat, serta
mendukung pertumbuhan ekonomi nasional.
3. Strategi PT PERTAMINA (PERSERO) adalah :
a. Fokus
Menggunakan secara optimum berbagai kompetensi perusahaan untuk meningkatkan nilai
tambah perusahaan.
b. Integritas
Mampu mewujudkan komitmen kedalam tindakan nyata.
c. Visionary (Berwawasan Jauh Kedepa)
Mengantisipasi lingkungan usaha yang berkembang saat ini maupun yang akan datang untuk
dapat tumbuh dan berkembang.
d. Excellence (Unggul)
Menampilkan yang terbaik dalam semua aspek pengelolaan usaha.
e. Mutual Respect (Keselarasan dan Kesetaraan)
Menempatkan seluruh pihak yang terkait setara dan sederajat dalam kegiatan usaha.
LATAR BELAKANG PT PERTAMINA MENERAPKAN SISTEM SAP
Sebagai salah satu perusahaan terbesar di Indonesia yang bergerak dalam bidang
pengolahan minyak dan gas bumi, PT. Pertamina meningkatkan daya saing bisnisnya dengan
menggunakan suatu sistem informasi yang mengitegrasikan seluruh aktifitas bisnis perusahaan yang
disebut dengan Enterprise Resource Planning atau ERP. Sistem informasi ini meupakan kunci dari
segala aktifitas dan kegiatan yang dilakukan oleh PT. Pertamina mulai dari absen pegawai,
komunikasai, transaksi perusahaan, hingga cuti dan gaji pegawai terintegrasi oleh sistem ini.
Kurangnya sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem ERP membuat perusahaan tersebut
melakukan outsourcing sistem informasi ERP. Dalam penerapan outsourcing tersebut PT. Pertamina
menggunakan software MySAP sebagai program ERP mereka.
MySAP merupakan salah satu aplikasi praktis ERP yang terbesar di dunia. Saat ini
penggunaan sistem ERP dengan label MySAP di terapkan hampir disemua perusahaan negara di

Indonesia. MySAP dipilih oleh PT. Pertamina sebagai outsourcing sistem informasi berupa ERP
karena kemudahan dan kepraktisan penggunaannya bagi karyawan PT. Pertamina.
Kebijakan PT. Pertamina dalam melakukan outsourcing sistem informasi ERP berupa
MySAP dilakukan dengan pembayaran loyalti untuk subscribe atau berlangganan software MySAP
yang dihitung bedasarkan pada jumlah akun setiap tahunnya. Jumlah akun tersebut merupakan
jumlah total karyawan PT. Pertamina yang terkait dengan aktifitas internal dan eksternal perusahaan,
sehingga PT. Pertamina harus menyediakan anggaran dana yang cukup besar setiap tahunnya untuk
membayar loyalti sistem informasi ERP tersebut.
Keterbatasan kemampuan dan sumber daya PT. Pertamina dalam pengadaan sistem
informasi ERP tersebut membuat PT. Pertamina bergantung kepada software MySAP sebagai tulag
punggung segala aktifitas transaksi perusahaan. Untuk itu PT. Pertamina dengan divisi khusus IT-nya
yang dikenal dengan CSS atau Cosporate Shared Service terus mengembangkan berbagai metode
sistem ERP pribadi perusahaan sehingga kedepannya didapat sistem ERP yang paling cocok dengan
kegiatan PT. Pertamina tanpa harus berlangganan dan membayar loyalti, namun rencana tersebut
masih sebatas tingkat pengembangan.
Untuk meminimalkan biaya berlangganan MySAP, PT. Pertamina melaluyi divisi
CSSnya mengupayakan sistem ID internet. Dengan sistem tersebut satu akun dalam MySAP dapat
digunakan oleh beberapa karyawan dalam satu divisi, sehingga anggaran biaya berlangganan
MySAP tahunan yang dikeluarkan PT. Pertamina dapat diminimalkan.
1. PENERAPAN SISTEM SAP PT PERTAMINA
SAP Atau yang biasa di sebut ERP adalah tools manajemen yang menyeimbangkan
persediaan

dan

permintaan

perusahaan

secara

menyeluruh,

berkemampuan

untuk

menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi
proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan
seluruh

bagian

fungsionalperusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finan

ce, new product development, dan human resources. Dengan ERP diharapkan bisnis dapat
berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktivitas yang tinggi, biaya
dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu paket piranti lunak (software) yang
dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya,
dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Untuk dapat
mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak harus menyediakan dana sangat besar. Dana
tersebut

harus

disediakan

untuk

paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating

investasi
system

software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun
terkendala oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di duniatermasuk di Indonesia
mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan
secara baik akan menghasilkan return terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.
ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan
integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga
manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan
untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka
panjang. ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan
dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.
Secara implisit, ERP bukan hanya suatu software, namun merupakan suatu solusi terhadap
permasalahan informasi dalam organisasi.
Implementasi system My SAP di Pertamina beserta Modul SAP yang di gunakan
Dalam pengolahan data dan transaksi bisnis modern dikenal adanya sistem
ERP (Enterprise Resource Planning) yang akan mencatat secara terintegrasi segala
proses transaksi perusahaan, dari bagaimana proses produksi, penjualan, dan
seberapa banyak transaksi yang terjadi, hingga data berapa suplai yang diperlukan
oleh perusahaan.
Upaya besar Pertamina untuk memodernisasi diri sebagaimana layaknya
perusahaan migas multinasional lainnya adalah menerapkan sistem ERP versi
mySAP atau mySAP 2005 yang diaktifkan sejak tanggal 2 Januari 2009 dalam hal
pengelolaan data dan transaksi yang terjadi setiapharinya.

Salah satu alasan dipilihnya sistem baru ini adalah adanya SAP Net-Weaver, yaitu arsitektur IT
berbasis web, yang menjadikan sifatnya lebih informatif, user friendly dan adaptif. Yang paling
penting, perusahaan dapat memperoleh data yang ber-sifat real time. Di samping itu dalam
sistem ini juga ada unsur kecepatan dalam proses data sehingga memungkinkan akurasi dan
efisiensi proses pendataan data base bisnis.
Di dalam sistem mySAP ada sejumlah modul standar yang terintegrasi. Modul ini
beroperasi pada level informasi Operasional (Operational level) yaitu level dimana pengelolaan

data dilakukan, user memasukkan data ke sistem dan report/informasi yang dihasilkan hanya
dapat dilihat per modul. Lebih dari itu mySAP juga mampu menghasilkan informasi analitik
yang bisa digunakan oleh para pengambil keputusan melalui modul yang dikenal dengan nama
SEM (Strategic Enterprise Management) dan BI (Business Intelligence). Secara
terminologi, Business Intelligence (BI) adalah sebuah teknologi, aplikasi serta kegiatan untuk
mengumpulkan, mengintegrasi, menganalisa dan mempresentasikan informasi bisnis maupun
informasi lainnya. Sistem BI menampung data-data historis dan data-data saat ini serta dapat
juga memuat predictive views dari operasi bisnis.
Tool BI yang digunakan di Pertamina adalah SAP BW (SAP Business Warehouse) yang
saat ini lebih dikenal dengan SAP Net-Weaver BI. Saat ini SAP BW baru digunakan untuk
menyediakan report pada modul Sales & Distribution saja. Tetapi di masa yang akan datang
(masuk dalam scope projectmySAP), diharapkan dapat digunakan untuk menghasilkan
informasi untuk semua modul mySAP. Proses di SAP BW dikenal dengan proses
ETTL (Extracting, Transferring, Transforming and Loading) Data. Yang pada intinya data-data
dari berbagai sumber (dari sistem SAP maupun sistem NON SAP seperti spreadsheet, database,
dan lain-lain) di-extract dan ditransfer ke dalam data warehouse di dalam SAP BW. Di dalam
data warehouse, data-data tersebut diproses dan divalidasi lalu kemudian ditampilkan
menggunakan reporting tool yaitu BW Business Explorer/Bex (bersifat web based). Merupakan
tanggung jawab end user juga untuk menyediakan dan meng-input data yang valid dan akurat
pada sumber data.
Selain untuk menghasilkan report-report untuk semua modul SAP, saat ini sedang
dilakukan proses pengembangan penggunaan BI di Pertamina yaitu penerapan beberapa
modul Strategic Enterprise Management (SEM). Modul yang akan diterapkan adalah SEMBCS
(Bu-siness Consolidation System) dan SEM-BSC (Balanced Scorecard). Tujuan penerapan SEMBCS adalah untuk menghasilkan Laporan Keuangan Konsolidasi secara otomatis. Sedangkan
SEM-BSC digunakan sebagai KPI (Key Performance Indiator) Information System yang
digunakan untuk komputerisasi proses penentuan, monitoringdan pengukuran KPI. Keduanya
akan menggunakan data-data yang disediakan di SAP BW.
Penerapan mySAP 2005 diharapkan dapat mengatasi beberapa kekurangan- kekurangan
SAP yang sudah ada. Selain itu, SAP yang baru juga diharapkan dapat mengatasi isu-isu
mengenai data yang tidak akurat atau data yang kurang baik. Sehingga dapat menghasilkan
kristal data, data yang jelas, dan data yang akurat. Karena jika semuanya sudah baik, sangat
memudahkan jajaran manajement untuk mengambil keputusan. Dan keputusan yang baik dapat
diambil apabila informasi yang didapatnya sangat jelas, akurat, dan tepat.
SAP lama atau yang sudah ada pada Pertamina adalah generasi SAP R/3 yang dimulai
sejak 2003, namun belum berjalan secara optimal. Berbagai kendala ditengarai menjadi
penyebab. Sebab untuk menerapkan satu sistem yang diberlakukan di seluruh bagian perusahaan
sebesar Pertamina, bukanlah perkara sederhana.Salah satu yang harus dipertimbangkan dalam
penerapan sistem ini adalah keselarasan antara Business Process, People dan IT. Perpindahan
dari pengelolaan data dan transaksi yang cenderung masih manual, parsial, atau malah

terkadang double handling, ke sistem yang bersifat terintegrasi, terpusat, dan sebagian dijalankan
oleh fungsi. Kesiapan manusia (people) menjadi titik krusial selain kemulusan penerapan sisi
teknologi (material) itu sendiri.
Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar
memperoleh hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak pihak terlalu
berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada
kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah memiliki business process yang baik dan teratur
maka tantangan yang paling utama adalah pada aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya
mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan resistensi.
Berbicara people akan terkait dengan manusia internal Pertamina yang berjumlah sekitar
16 ribu orang. Terkait juga dengan vendor, atau pemilik SPBU, pihak perbankan, dan pihakpihak lain yang sebetulnya dituntut ada kesesuaian mengenai sistem yang dipakai. Inilah yang
membuat persoalan people menjadi tidak sederhana.
Selain itu, manajemen risiko perusahaan juga harus lebih dipertajam lagi antisipasinya.
Dengan kata lain, tidak menerapkannya dengan total dulu, tetapi ada pre-launching, uji coba, dan
sebagainya sehingga kalau terjadi sesuatu tidak menimbulkan risiko massal. Walaupun teori ini
tidak selalu tepat untuk dipraktekan dalam sistem tertentu.
Pertamina merupakan salah satu pengguna SAP R/3. Dalam proses
pengimplementasiannya menemukan banyak kendala sehingga berbagai pihak menilai
pemanfaatan SAP R/3 yang dipilih oleh Pertamina kurang mampu dioptimalkan. Pertamina
menerapkan ERP dengan sistem mySAP 2005 telah Go Live pada tanggal 2 Januari
2009. Beberapa hal yang dapat dipelajari dari implementasi ERP di Pertamina adalah sebagai
berikut.

1. Keselarasan antara Business Process, People dan IT.

Dalam Information System (IS) terdapat tiga komponen yang harus disinergikan agar
memperoleh hasil yang optimal yaitu business process, people dan IT. Banyak pihak terlalu
berkonsentrasi pada aspek IT. Padahal tantangan implementasi IS yang sesungguhnya ada pada
kedua aspek lainnya. Jika perusahaan telah memiliki business process yang baik dan teratur
maka tantangan yang paling utama adalah pada aspek people. Hal ini disebabkan oleh rumitnya
mengubah kebiasaan kerja setiap karyawan yang tidak jarang menimbulkan resistensi.
Manajemen Pertamina menyadari bahwa keselarasan antar tiga komponen IS merupakan hal
yang mutlak diperlukan untuk mencapai kesuksesan dalam mengimplementasikan ERP. Oleh
karena itu, Pertamina membentuk tim yang bertanggung jawab terhadap rencana implementasi

ERP ini. Tim menyadari sepenuhnya bahwa implementasi ERP di Pertamina harus
melalui business process reengineering. Hal ini dikarenakan Pertamina telah melakukan
serangkaian kajian dan memutuskan untuk menggunakan SAP R/3. Keputusan ini didasarkan
bahwa SAP merupakan salah satu best practice. Dengan menggunakan ERP vanilla seperti ini
maka salah satu konsekuensinya adalah melakukan business process reengineering agar sesuai
dengan ERP yang dipilih. Adapun tim yang telah dibentuk ini dibantu oleh Accenture dalam
mengimplementasikan SAP R/3 di Pertamina.
Namun demikian implementasi ERP di Pertamina kurang optimal karena cukup besarnya
resisten untuk berubah. Dapat dipahami bahwa mengubah cara kerja karyawan adalah sesuatu
yang rumit. Hal ini dikarenakan para pengguna ERP tersebut telah terbiasa dengan cara kerja
lama yang lebih mapan dan mudah dimengerti. Sebagai contoh, pengguna ERP masih sering
menggunakan sistem informasi berdasarkan telpon dan hard copy. Selain itu, hal lain yang perlu
menjadi perhatian pula adalah adanya pendapat dari karyawan bahwa ERP hanyalah proyek IT.
Mungkin tim harus lebih melakukan sosialisasi guna meluruskan pendapat yang keliru ini. Tim
harus memberikan pemahaman bahwa ERP merupakan salah satu sarana yang memudahkan
setiap pihak dalam mencapai tujuan perusahaan sehingga adanya rasa memiliki terhadap
program ini. Dengan demikian implementasi ERP lebih mendapat dukungan dari setiap pihak
dan pada akhirnya dapat dipergunakan secara optimal.
2. Metode pengembangan system
Metode pengembangan sistem di Pertamina ini menggunakan pendekatan big bang. Pada
awalnya pelaksanaan business process reengineering dan implementasi ERP akan dilakukan
secara sekuensial. Tim merencanakan untuk melakukan business process reengineering terlebih
dahulu sebelum mengimplementasikan ERP seperti yang dilakukan oleh Garuda dan Telkom.
Namun seiring dengan adanya UU Migas No.22 tahun 2001 tanggal 23 November 2001 serta
adanya AFTA di tahun 2003, maka Pertamina menyadari dengan cara sekuensial tidak akan dapat
mengejar batas waktu yang dimaksud. Kedua hal tersebut menuntut Pertamina untuk dapat
beroperasi secara optimal sehingga siap menghadapi pasar bebas. Oleh karena itu, tim
memutuskan untuk melakukan business process reengineering dan implementasi ERP secara

simultan. Tim menyadari adanya resiko besar yang akan dihadapi jika menggunakan cara ini.
Akan tetapi, tim tidak memiliki pilihan lain untuk melakukan perubahan mendasar dan
menyeluruh untuk membawa Pertamina menjadi perusahaan kelas dunia. Kekhawatiran ini
ternyata terbukti yaitu ketidaksiapan sumber daya manusia untuk melakukan perubahan cara
kerja sehingga implementasi ERP di Pertamina tidak memberikan hasil yang optimal. Dari
beberapa keterangan dapat disimpulkan pendekatan big bang di Pertamina ini dilakukan per unit
bisnis namun tanpa menjadikan salah satu unit sebagai pilot project. Upms II merupakan unit
pemasaran pertama Go Live SAP yang merupakan non pilot project dalam melaksanakan SAP
secara mandiri. Adapun modul yang pertama kali digunakan oleh Pertamina meliputi SD, MM,
FI, CO dan HR. Kini Pertamina merencanakan menggunakan mySAP dengan menggunakan
modul

yang

lebih

lengkap

yaitu

meliputi

MMH(Materials

Management

Hydro),

MMNH (Materials Management Non Hydro), SD/TD (Sales & Distribution/ Transportation &
Distribution), PP

(Production

Planning),

PM(Plant

Maintenance), Human

Capital

Management, FI(Finanancial Accounting) dan CO (Controlling).

3. Pemanfaatan project management
Pertamina membentuk tim yang bertugas untuk melakukan manajemen terhadap proyek
implementasi ERP ini. Pada tahap awal, tim melakukan serangkaian kajian sejak akhir tahun
1997. Beberapa aspek yang menjadi perhatian utama dalam tahap persiapan adalah memutuskan
apakah akan membeli atau membuat sendiri. Kemudian menentukan jenis enterprise system yang
akan dibeli yaitu EIS atau ERP. Setelah tim sepakat untuk membeli ERP lalu dilakukan kajian
terhadap beberapa produk sebelum memutuskan untuk membeli SAP R/3. Pada tahap
implementasi, Pertamina dibantu oleh Accenture. Konsultan ini diharapkan dapat memberikan
transfer knowledge pada Pertamina dalam mengimplementasikan SAP. Dalam proyek ERP ini
sepertinya top management tidak terlibat langsung. Untuk tahap berikutnya yaitu penggunaan
mySAP yang akan diterapkan pada 2009, tim diharapkan dapat memenuhi ekspektasi semua
pihak agar pemanfaatan mySAP lebih optimal, tidak seperti SAP R/3.
4. Keselarasan antar companys direction dengan ISs direction

Pertamina mencanangkan untuk menjadi perusahaan kelas dunia. Namun permasalahan

yang dihadapi oleh Pertamina adalah sulitnya mendapatkan data dan informasi secara real
time padahal mengingat persaingan yang semakin ketat, perusahaan dituntut untuk dapat
bergerak cepat. Kesulitan ini semakin terasa bagi Pertamina yang memiliki kantor serta berbagai
unit operasional yang tersebar dalam wilayah geografis yang luas. Hal ini dikarenakan Pertamina
tidak didukung oleh sistem pengolahan dan proses bisnis secara jaringan yang online dan
terintegrasi.
Agar dapat menjadi perusahaan kelas dunia maka Pertamina tidak cukup hanya dengan
meninggalkan cara kerja birokrasi yang lamban. Hal lain yang harus diperhatikan pula
ketersediaan data dan informasi yang cepat, siap pakai, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Untuk menjawab tantangan ini maka tim dari Pertamina menggunakan teknologi informasi
berbasis jaringan komputer terintegrasi yang disebut enterprise service architecture (ESA).
Program yang dijalankan untuk fungsi teknis ini disebut SAP NetWeaver. Keunggulan program
yang terdapat dalam paket mySAP ini adalah menjadikan data lebih informatif, adaptif, user
friendly dan real time.
Dengan rencana penggantian SAP R/3 dengan generasi di atasnya yaitu mySAP
menjadikan implementasi IS di Pertamina bukan sekedar pada level support operational akan
tetapi meningkat pada level decision making system. Sejauh ini rencana penerapan mySAP
diharapkan mampu memberikan data analitis untuk mendukung proses pengambilan keputusan
bagi jajaran manajemen Pertamina. Bukan tidak mungkin ke depan, implementasi ES di
Pertamina berada pada level teratas yaitu level support strategic. Hal ini tentunya selaras dengan
tujuan Pertamina untuk menjadi perusahaan kelas dunia yang saat ini telah dilakukan berbagai
upaya dan perbaikan secara bertahap untuk mencapai hal tersebut.

Manfaat Bisnis dari Penerapan SAP di Pertamina

SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan

dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan
pengelolaan inventory
implimentasi negative stock not allow
PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan
produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai
logistik
PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara
teknis
HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi
pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke
proses pembayaran gaji pegawai, mendorong pekerja di lingkungannya agar dapat meningkatkan
kualitas data dan meminimalisasi backlog
FI-Financial Accounting: mencakup standard accounting cash management (treasury), general
ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting, dengan adanya sistem ERP ini maka
laporan keuangan sampai bulan Oktober bisa selesai, sehingga untuk seterusnya data-data yang
ada di sistem ERP bisa memberikan masukan ke bisnis intelegent. pencatatan arus minyak dan
implementasi Inter Company Transaction (ICT) menjadi lebih baik
CO-Controlling: mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element
accounting, dan analisa profitabilitas

AM-Asset Management: membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses
asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling.
Management
Dengan adanya sistem ERP ini bisa memberikan manfaat besar di dalam pemberian sistem
informasi dan data untuk proses pengambilan keputusan yang strategis bagi perusahaan.

Sistem Informasi yang Digunakan oleh PT. Pertamina

PT. Pertamina menggunakan berbagai sistem informasi untuk menunjang operasi bisnis. Salah satu
sistem informasi yang digunakan adalah dalam procurement sysytem. Procurement system adalah proses
pemilihan sumber, pemesanan, dan perolehan barang dan jasa. Barang dan jasa ini biasanya diperoleh
dari sumber luar.
Dalam menjalankan procurement system ini, PT. Pertamina menggunakan bantuan program MySAP dan
eProc dalam memilih vendor terbaik. Tahap-tahap dalam procurement system ini adalah sebagai berikut:
1.
Penentuan kebutuhan
2.

Penentuan sumber pemenuhan kebutuhan

3.

Pemilihan vendor

4.
5.
6.

Pemrosesan Purchasing Order (PO)

Pemantauan Purchasing Order (PO)
Penerimaan produk

7.
8.

Verifikasi invoice
Proses pembayaran

3.3

Komponen Sistem Informasi

3.3.1 Sumberdaya Manusia

Sumberdaya manusia yang digunakan oleh PT. Pertamina untuk memakai dan menjalankan sistem
informasi terdiri dari user dan spesialis. Users (unit procurement) adalah semua orang yang
menggunakan sistem informasi tersebut. Sedangkan spesialis (teknisi dan supervisor) adalah orangorang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem
informasi, sumberdaya spesialis dan users terlibat.

3.3.2 Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang digunakan dalam procurement system adalah sebagai berikut:
1.
PC Work Stasion
2.

Server

3.

LAN

4.

Printer

3.3.3 Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan dalam procurement system adalah sebagai berikut:
1.
MySAP
2.

Web P2P

3.

eProc

3.3.4 Sumber Data

Sumber data dalam procurement system PT. Pertamina adalah sebagai berikut:
1.
Purchase Requisition (PR)
Purchase requisition adalah pembelian berbagai kebutuhan, baik dari PT. Pertamina maupun pelanggan.
1.
Vendor quotation
Vendor quotation adalah suatu tawaran dari vendor mengenai penyediaan material dan jasa seperti yang
diminta dalam RFQ, juga berisikan persyaratan-persyaratan tertentu (termasuk harga).
1.
Request for Quotation (RFQ)
RFQ adalah dokumen yang dibuat untuk tujuan meminta penawaran harga dari vendor untuk spesifik
material/service.
1.
Purchase Order (PO)

3.3.5 Produk Informasi

Produk informasi yang dihasilkan dari procurement system adalah data vendor quotation dalam SAP,
maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk vendor pemenang, vendor terpilih untuk
proses procurement, surat penolakan pada vendor yang tidak sesuai, referensi vendor di masa datang,
dan pencetakan purchase order.

3.4

Aktivitas Sistem Informasi

3.4.1 Input
Mesin yang digunakan dalam proses input adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan program
yang digunakan adalah MySAP dan Web P2P. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam proses input
terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang digunakan
berasal dari purchase requisition dan vendor quotation. Produk informasi yang dihasilkan dari proses
input adalah data vendor quotation berbagai vendor yang sudah masuk ke dalam SAP.

3.4.2 Proses

Mesin yang digunakan dalam tahap proses adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan
program yang digunakan adalah MySAP dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam tahap
proses terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data yang
digunakan berasal dari vendor quotation dan request for quotation (RFQ). Produk informasi yang
dihasilkan dari tahap ini adalah maintain RFQ di dalam sistem MySAP untuk vendor pemenang.

3.4.3 Output
Mesin yang digunakan dalam tahap output adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan
program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam
proses output terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user (unit procurement). Sumber data
yang digunakan berasal dari vendor quotation dan request for quotation (RFQ). Produk informasi yang
dihasilkan dari proses output adalah terpilihnya vendor yang memiliki penawaran terbaik dan surat
penolakan pada vendor yang tidak sesuai.

3.4.4 Penyimpanan
Mesin yang digunakan dalam tahap penyimpanan adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan
program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam
proses penyimpanan terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user(unit procurement). Sumber
data yang digunakan berasal dari vendor quotation. Produk informasi yang dihasilkan dari proses
penyimpanan adalah referensi vendor di masa datang.

3.4.5 Pengendalian
Mesin yang digunakan dalam tahap pengendalian adalah PC Work Station, server, dan LAN, sedangkan
program yang digunakan adalah MySAP, Web P2P, dan eProc. Sumberdaya manusia yang terlibat dalam
proses pengendalian terdiri atas spesialis (teknisi dan supervisor) dan user(unit procurement). Sumber
data yang digunakan berasal dari purchase order. Produk informasi yang dihasilkan dari proses
pengendalian adalah release PO, pencetakan PO, dan pemberian PO kepada vendor.

3.5

Matriks Sistem Informasi

Matriks komponen sistem informasi procurement system PT. Pertamina dapat dilihat pada Lampiran 1.

3.6

Tipe Sistem Informasi

3.6.1 Operation Support System

1.
Transaction processing system
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data transaksi
bisnis rutin. TPS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa pencatatan transaksi penjualan

kepada konsumen dan pembelian material (procurement system) serta pencatatan inventory. Berikut
disajikan bagan procurement system di PT. Pertamina.

Gambar 1. Procurement System di PT. Pertamina

Procurement system ini dimulai dengan pemenuhan kebutuhan yang didasarkan pada permintaan dari
pelanggan dan permintaan dari Pertamina sendiri. Setelah kebutuhan ditentukan, maka selanjutnya
ditentukan sumber pemenuhan kebutuhan. Lalu, untuk mengidentifikasi vendor, maka dapat
menggunakan sistem dan data dari pembelian sebelumnya. Setelah vendornya dipilih, maka
dibuat Purchase Order. Purchase Order (PO) mengidentifikasikan vendor, dan mengkonfirmasikan
produk dan jasa yang dipesan, jumlah yang dibutuhkan, dan harga yang disetujui.
Setelah Purchase Order dibuat dan dikirim ke vendor, suplier mengantarkan produk tersebut ke
Pertamina. Oleh karena itu, langkah berikutnya dalam proses procurement adalah
memasukkan GoodsReceipt. Goods Receipt dilakukan saat produk diterima dalam gudang
Pertamina.Penerimaan produk dapat diposting ke dalam SAP menggunakan InventoryManagement.
Untuk pembayaran pembelian material tersebut, sistem akan mencatatkan transaksi General Ledger.
1.
Process Control System
PCS merupakan sistem yang membantu organisasi dalam hal evaluasi dan kontrol. Pada PT. Pertamina
terutama dalam Procurement Process sistem ini digunakan untuk pemantauan order pembelian
material. Purchase Order dapat diubah bahkan dibatalkan dalam tahap monitoring ini.
Selain itu, PCS juga digunakan untuk verifikasi invoice yang diterima pada procurement melalui
komponen logistics invoice verification. Verifikasi berguna untuk memeriksa keakuratan invoicetersebut.
Sistem melakukan tiga cara pencocokan akuntansi pada invoice, yaitu Purchase Order, Goods
Receipt dan Invoice.
1.
Enterprise Collaboration System
ECS adalah sistem informasi yang membantu organisasi dalam hal komunikasi. PT. Pertamina
menggunakan sistem ini untuk bisa terhubung antar pihak internal perusahaan dan terhubung dengan
pihak luar seperti dengan pemasok (vendor) dan pembeli termasuk dalam hal negosiasi.

3.6.2 Management Support System

1.
Management information system
MIS adalah suatu aplikasi Sistem Informasi yang menyediakan laporan informasi terpadu bagi pihak
manajemen. MIS yang dilakukan pada PT. Pertamina adalah berupa pelaporan informasi penting seperti
neraca dan laporan laba rugi perusahaan. Dalam hal transaksi pembelian material, maka ada pelaporan
mengenai kecocokan antara purchase order, goods receipt dan invoice.
1.
Decision support system
DSS menekankan pada fungsi pendukung pembuat keputusan. DCS digunakan oleh PT. Pertamina
pada Procurement Process dalam hal menyeleksi vendor untuk pembelian material dan menentukan
jumlah barang yang dipesan.
Gambar 2. Decision Support System untuk Pemilihan Vendor
1.
Executive information system
PT. Pertamina menggunakan sistem informasi ini untuk membantu top management mengakses
ringkasan dan grafik tertulis mengenai elemen kunci kinerja organisasi dan mengambil keputusan untuk
meningkatkan kinerja perusahaan.

3.7 Identifikasi Permasalahan Sistem Informasi Procurement PT.

Pertamina

Kontrol secara terdistribusi di unit-unit di Pertamina telah

memunculkan beragam isu fundamental ERP:
1.

SDM, isu-isu fundamental pada sumber daya manusia:

A.

Terbatasnya sumber daya yang terampil dan kompeten sehingga sulit memberikan solusi
bagi unit dan pusat.

B.
C.
D.
E.

Tidak semua user memahami SAP dengan baik.

User belum menggunakan sistem dengan tertib.
User terlibat dalam proses data sehingga kurang fokus pada bisnis inti.
Pelatihan belum dilakukan dengan optimal.
2.
Proses dan Change Management, isu-isu fundamental pada proses dan change
managementantara lain:
A.
Tidak adanya standardisasi proses
B.

Perubahan yang dilakukan satu unit mengakibatkan masalah lebih rumit

C.

Tidak adanya kepatuhan terhadap proses

D.

SOP diinterpretasikan berbeda-beda tanpa kendali

A.

Sistem, isu-isu fundamental pada sistem antara lain:

Lemahnya kontrol atas proses transaksi sampai tutup buku

1.
B.

Komitmen yang lemah karena kontrol tersebar

C.

Tidak maksimalnya pemanfaatan fungsi-fungsi dan user ID SAP

D.
Sulitnya kontrol terhadap user yang tidak tertib
Selain itu, desentralisasi juga telah menimbulkan deviasi proses yang signifikan dan tidak adanya
standarisasi proses. Ketidakmampuan menerapkan standar menimbulkan adanya fleknilitas yang tinggi
bagi user untuk melakukan deviasi dari berbagai SOP yang ada. Pada berbagai proses procurement,
terdapat isu-isu fundamental yang terjadi, yakni meliputi:
1.
Proses purchase requisition (PR) memiliki isu PR tidak selalu dibuat sebagaimana ditetapkan
dalam SOP.
2.
Proses RFQ/quotation memiliki isu antara lain penunjukkan langsung dan tidak
menggunakan service master.
3.
Proses penerbitan purchase order (PO) memiliki isu pembuatan PO tanpa PR.
4.
Proses goods receipt memiliki isu tidak tepat waktu.
5.
Proses invoice verification memiliki isu banyak ditemukan kesalahan pada invoice.

6.

Proses accounts payable memiliki isu direct FI posting untuk item-item kecil dan sundry (tanpa
PR/PO)

Tantangan yang dihadapi oleh IS Department

Kurang optimalnya pemanfaatan SAP R/3 pada tahun 2003-2006 tentunya menjadi beban
tersendiri bagi tim.Tantangan terberat tentunya adalah dapat mengoptimalkan pemanfaatan
sistem ES selanjutnya di Pertamina. Terlebih kali ini level adopsi pemanfaatan ES di Pertamina
akan naik setingkat lagi yaitu pada level decision making system.
Tantangan lain adalah semakin berkembangnya tuntutan bisnis dan teknologi informasi.
Berkembangnya kedua hal ini membuat tim harus mampu membawa Pertamina memenuhi
tuntutan bisnisnya yang mungkin juga menuntut adanya perubahan penggunaan ES. Setidaknya
tantangan IS department adalah dapat mengoptimalkan sistem guna memenuhi tuntutan bisnis
yang kian berkembang dengan cepat. Terlebih Pertamina merupakan perusahaan yang memiliki
komoditi usaha strategis berupa minyak bumi. Seperti diketahui bahwa usaha minyak bumi
memiliki regulasi yang ketat dari pemerintah Indonesia di samping fluktuatifnya harga di pasar
internasional. Kedua hal ini tentunya sangat memperngaruhi keputusan bisnis dari Pertamina.
Pertama, ada perpindahan dari pengelolaan data dan transaksi yang cenderung masih manual,
parsial, atau malah terkadang double handling, ke sistem yang bersifat terintegrasi, sebagian
terpusat, sebagian dijalankan fungsi. Kesiapan manusia (people) menjadi titik krusial selain
kemulusan penerapan sisi teknologi (material) itu sendiri.
Melaksanakan program sebesar dan semassal mySAP, People Review, atau Pertamina
Clean, dan lain-lain, memerlukan satu persiapan yang tidak biasa, baik kesiapan orang,
teknologi, infrastruktur, biaya, roadmap & schedule, maupun manajemen risiko terhadap potensi
kendala internal dan kendala eksternal.

Kelemahan/Kekurangan ERP Secara Umum

 Sistem ERP sangat mahal

ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu
dalam beberapa organisasi
Memerlukan support jangka panjang dari vendor yang menyebabkan ketergantungan pada
vendor tertentu.
Kompleksitas, Sistem ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan
oleh end user.
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang
lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

Keunggulan dan Kelemahan Outsourcing Sistem Informasi di PT. Pertamina

Penggunaan outsourcing sistem informasi ERP di PT. Pertamina memberi dampak positif dan
negatif bagi perusahaan. secara umum, dampak positif dari outsourcing sistem informasi tersebut
adalah:
1.

Data perusahaan terintegrasi: Dengan outsourcing sistem informasi ERP tersebut

membuat data data perusahaan menjadi terorganisir dan terintegrasi satu sama lain,
sehingga mempermudah segala aktifitas yang berhubungan dengan pengolahan data,
transaksi perusahaan, dan monitoring serta evaluasi kegiatan perusahaan.

2.

Kegiatan bisnis perusahaan lebih terfokus: Dengan outsourcing sistem informasi maka
PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan perusahaannya pada kompetensi inti
perusahaan tanpa harus lebih banyak memikirkan sistem informasi perusahaan, sehingga
PT. Pertamina dapat lebih memfokuskan kegiatan kerja mereka pada aktifitas pengeboran
dan produksi minyak dan gas.

3.

Keamanan data lebih terjamin: Data dan rahasia perusahaan merupakan hal yang sangat
penting, dengan digunakannya ERP berupa MySAP sebagai sistem informasi yang
mengintegrasikan data tersebut maka komunikasi dan transaksi perusahaan sudah
bersifat papper-less atau sudah tidak lagi menggunakan kertas, sehingga data-data dan
rahasia perusahaan akan tercatat dan terekam secara digital, sistem keamanan data yang

disimpan juga dilindungi oleh firewall yang membuat data lebih sulit untuk diakses
maupun diretas oleh pihak luar.
4.

Mempermudah persaingan di pasar global: Dengan outsourcing sistem informasi

mempermudah PT. Pertamina dalam menghadapi persaingan global, hal ini dikarenakan
perkembangan sistem informasi outsourcing yang diterapkan oleh PT. Pertamina (MySAP)
merupakan sistem informasi yang banyak digunakan di seluruh dunia, sehingga teknologi
yang dimiliki PT. Pertamina merupakan teknologi dengan standar dunia.

Meskipun memiliki berbagai keuntungan dalam penerapan outsourcing sistem informasi di PT.
Pertamina, namun masih terdapat beberapa kelemahan dari outsourcing sistem informasi
tersebut, diantaranya adalah:
1.

Menaikan anggaran perusahaan: Sistem outsourcing yang diterapkan di PT. Pertamina

merupakan sistem berlangganan (subscribe) dengan periode waktu per tahun. Perhitungan
pembayarannya pun dihitung berdasarkan jumlah akun atau ID yang digunakan.
Banyaknya jumlah pegawai pertamina membuat biaya berlangganan sistem informasi
tersebut menjadi mahal dan meningkatkan anggaran perusahaan.

2.

Terciptanya ketergantungan terhadap sistem informasi outsourcing: Segenap kemudahan

yang diberikan dari outsourcing sistem informasi membuat seluruh aktifitas bisnis dan
komunikasi perusahaan bergantung kepada sistem informasi tersebut. Ketergantungan
tersebut dapat memberi dampak negatif bagi perusahaan, karena bila terjadi gangguan
sistemik pada perusahaan outsourcing yang mampu merusak jaringan dari sistem tersebut
maka aktifitas kerja dan transaksi perusahaan dapat terhenti, dan data-data perusahaan juga
akan terancam keamanannya.

3.

Ketidaksesuaian fitur yang dibutuhkan: dalam penerapan outsourcing sistem informasi

ERP seluruh aplikasi yang digunakan seragam di seluruh dunia, padahal kebutuhan sistem
ERP tiap perusahaan berbeda-beda, dengan outsourcing sistem informasi tersebut PT.
Pertamina harus mengatur ulang alur kerja perusahaan menyesuaikan dengan sistem
ERP outsourcing.

 Sistem Aplikasi SAP Yang Diterapkan PT PERTAMINA

a. Host to host
Host to host adalah aplikasi yang dipergunakan oleh bank persepsi yang terhubung
dengan sistem SAP di PERTAMINA. Aplikasi ini digunakan untuk mengirim data transaksi SAP
yang dibuat di bank, seperti pembuatan Sales Order (SO). Proses aplikasi sistem host to host
yaitu pelanggan datang ke bank persepsi, kemudian memberikan informasi barang yang akan
dibeli di pertamina. Kemudian pihak bank melakukan simulate Sales Order (SO) memastikan
apakah informasi yang dimasukan sudah benar seperti nama customer, material dan selling price.
Setelah data di simulate sudah benar, kemudian pihak bank akan menyiapkan data SO tersebut
yang secara automatis akan terkena Loading Order (LO) block, yang mewajibkan customer
membayar sejumlah uang sesuai dengan SO. LO block digunakan untuk memastikan bahwa
pihak bank sudah menerima uang pembayaran dari customer sebelum Delivery Order dibuat di
Depot. Setelah customer membayar kemudian customer menerima print out SO untuk membuat
DO di Depot.
b. OSDS (Online Sales Distribution system)
OSDS (Online Sales Distribution System) adalah sistem yang dilakukan di Depot
Pertamina yang digunakan untuk pembuatan Sales Order, delivery Order, TD Scheduling, TD
delivery Convirmation dan Billing. Proses aplikasi OSDS yaitu setelah SO dari bank sampai di
Depot Pertamina kemudian dibuat LO (Delivery Order) untuk pengiriman barang sesuai dengan
SO, kemudian pada sistem Terminal Automation System (TAS) dilakukan penjadwalan
pengiriman barang atau TD Scheduling dengan memasukan informasi sopir dan kendaraan yang
akan mengirimkan barang. Setelah itu supir menerima surat jalan untuk pengiriman dan surat TD
Load Confirmation untuk pengisian di filling sheet. Setelah pengisian selesai kemudian di pintu
keluar depot, sopir akan menerima TD Delivery Confirmation yang tercetak melalui sistem yang
berisi bahwa sejumlah barang sudah dikirim. Teakhir adalah proses billing yaitu secara automatis
akan dibuat faktur dan dimonitor oleh Share Processing Center (SPC).
C. TAS (Terminal Automtion System)
Aplikasi TAS (Terminal Automtion System) adalah aplikasi di Depot Pertamina untuk proses
pemuatan barang atau BBM seperti proses penerimaan, TD Scheduling (penjadwalan) ,TD

Loading Confirmatin (pengisian BBM), dan TD Delivery Confirmation (pengiriman BBM). d.

My SAP Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang akan mencatat secara terintegrasi
segala proses transaksi perusahaan, dari bagaimana proses produksi, penjualan dan seberapa
banyak transaksi yang terjadi, hingga data beberapa suplai yang diperlukan. ERP dengan sistem
My SAP 2005 telah go live pada tanggal 2 Januari 2009. Sistem My SAP adalah demi
perusahaan, demi moderenisasi transaksi, demi akuntabilitas dalam hal pengelolaan seluruh
aktuasitas bisnis di Pertamina. Lebih penting Akurasi datadata kesumberdayamanusiaan yang
berujung pada lebih fair-nya pengelolaan payroll (sistem penggajian) dan mendukung akurasi
data base untuk pengambilan keputusan pimpinan dalam hal karier seluruh pekerja Pertamina.

BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN