Proyecto Catalogacion - 2016

PROYECTO
INVENTARIO
EMITIDO POR: Medrano Martin Miguel
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Gerencia General
CATALOGACION DE MATERIALES
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EMISORA:
1
MINERA AGUILAR S.A.
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Jefatura de Alm. Grles

y Logstica
En un principio, para ejecutar el proceso de Gestin del Almacn, se realiz un control por
parte del Usuario de todos los repuestos, materiales e insumos que los mismos tienen en
los Almacenes de CMA SA, sin tomar detalle de las caractersticas, tipologa y descripciones
de los materiales, ocasionando una inconsistencia de la informacin subida al nuevo
sistema, lo cual genera un deficiente control de las existencias y disponibilidad de los
materiales y en el proceso de reposicin de los mismos; aunado se crearon cdigos
incorrectos o errados y se evidencia la duplicidad de cdigos. Esto demuestra la poca
confiabilidad de la informacin inicialmente cargada.
Al realizar el Control del Maestro de Materiales las principales fallas encontradas fueron:
Grupo de artculo incorrecto.

Falta del nmero antiguo del material en la vista de compras.
Texto de pedido de compras incompleto.
Planificacin de necesidades erradas.
Carencia del calendario de planificacin.
Categora de valoracin errada.
Precios errados.
Luego de
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CATALOGACIN
La catalogacin es un mtodo de numeracin, nominacin, y especificacin de un material,
con el fin de identificarlo mediante un cdigo, nombre y una descripcin. Se crea un
lenguaje nico para generar un mayor control en la administracin y adquisicin de
productos.
El tipo de catalogacin que utiliza Almacenar se observ en la visita realizada y a su vez
evidenciamos una dificultad dentro de este proceso y es que cuando los clientes realizan un
pedido tienen diferentes lenguajes para describir el tems, lo que hace parecer que se trate
de productos diferentes pero en realidad corresponde al mismo.
El primer paso para la catalogacin de materiales es la clasificacin en grupos de
materiales con caractersticas similares, para ms adelante crear subgrupos con materiales
que sean utilizados para un mismo objetivo con mismas dimensiones y tengan otras
caractersticas en comn.
Una vez ya se tienen conformados los grupos se realiza una descripcin de dicho grupo
para tener la informacin necesaria sobre qu tipos de productos se encontraran en cada
grupo.
Se puede brindar informacin adicional de cada producto, como el proveedor, equipos que
utilizan el material, diagramas, y el estado de la mquina, si esta es nueva, usada o
reparada.
Finalmente a cada tem se le asigna un cdigo, lo que facilita la ubicacin de los tems, los
despachos de la mercanca, las entradas y las compras de cada uno de los materiales
disponibles en las bodegas.
Criticidad
Es un indicador que nos ayuda a determinar la importancia de cada uno de los diferentes
tems dentro del proceso de produccin, y analizar los efectos que producira una ausencia
de alguno de ellos.
Mediante la entrevista a profundidad que realizamos al Ing. Alberto Navarro y a la Doctora
Diana Martnez nos explicaron la manera en que implementan la criticidad a la hora de
realizar una compra; es importante mencionar que Almacenar no se encuentra relacionado
con los proveedores, porque el encargado de esto es Energticos.
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Proceso de Compras
Vital: Es un tem que debe ser comprado en el momento que las existencias dentro de la
Bodega se encuentren por debajo del mnimo.
Emergencia
Normal
Dentro de este proceso es una necesidad tener los niveles de los productos clasificados
dentro de vitales y emergencia, y dentro de sus estndares normales, esto con el objetivo
de que en el momento que sea requerido un tem de esta categora no sea necesario
pedirlo de emergencia, ya que esto generara incurrir en mayores gastos como lo es el
transporte areo, mientras que al tenerlo en estndares normales es posible utilizar otros
medios de transporte como el martimo que es mucho ms econmico.
En el caso de los inventarios se cuenta con la siguiente clasificacin:

Critico: Productos que al haber faltantes pueden parar la produccin de la planta.
Esencial: productos que son necesarios tener en existencias pero no le causaran
mayores inconvenientes a la produccin.
Propsito general: son aquellos tems que la empresa necesita para diferentes funciones,
como las dotaciones para los empleados.
En base a esto Almacenar tiene una metodologa para analizar cada uno de los tems
basado en su criticidad. El mecanismo es 1430, lo que quiere decir que los tems Crticos
necesitan de un anlisis diario que se refiere al nmero 1, mientras que los que se
encuentran en la categora esencial pueden ser analizados semanalmente que es el
nmero 4, y por ltimo los tems de propsito general sern analizados mensualmente, que
corresponde al 30.
El principal problema identificado durante la visita al CPF de Cusiana, es el hecho que las
criticidades de los 18000 tems que se encuentran en las Bodegas no son definidas por
Almacenar, sino por Tcnicos del rea de mantenimiento, que son los que se encuentran en
permanente contacto con las mquinas y conocen su funcionamiento. Es por esta razn
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que Almacenar debe esperar hasta que los tcnicos del rea de mantenimiento les brinden
la informacin necesaria, para realizar la correcta planeacin de inventarios y compras.
Podemos denominar catalogacin de un material a la numeracin, nominacin y

especificacin del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un cdigo, un nombre
y una descripcin.
Con la catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el
control administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los mismos.
En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de dimensin,
calidad, estructura, etc. que definen las caractersticas de los materiales/ objetos
considerados y por otro se realiza la normalizacin de dichos elementos, o sea se establece
un estndar que define cada producto normal o tipo.
Fundamentos de la Catalogacin:
Clasificacin de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de presentar
subclasificaciones de manera de organizarlos de manera jerrquica, facilitando su
ubicacin. A la estructura de clasificacin podramos denominarla de grupos / subgrupos.
Un ejemplo de clasificacin de productos y servicios es el promovido por las Naciones
Unidas.
Generacin de descripciones a partir de la definicin de plantillas de informacin.
Generacin de un cdigo, en base a los grupos, plantillas, e informacin del artculo.
Beneficios de la Catalogacin:
Generar un lenguaje nico para la definicin de tems de manera simple y accesible
para todos los usuarios.

Generar descripciones estndar de cada uno de los elementos de una familia.
Prevenir la generacin de descripciones incompletas de los mismos.
Facilitar el proceso de compra de dichos elementos.
Posibilidad de evaluar el intercambio de artculos provenientes de distintos
fabricantes.
Permitir la correcta identificacin y control de los artculos, posibilitando la
racionalizacin de sus inventarios.
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Gerencia General
Reducir el nmero de tems duplicados.
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Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informtico de Catalogacin
Generacin automtica del cdigo y la descripcin de los distintos tems.

Rpida catalogacin y re catalogacin.
Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones.
Facilidad para la participacin de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc.
sin desvos en la normalizacin del catlogo, inclusive trabajando en distintas
ubicaciones geogrficas.
Posibilidad de generar automticamente las descripciones en un idioma alternativo.
Procedimiento de Catalogacin Automtica de Materiales

Definicin de esquema de clasificacin, de manera de organizar los elementos a catalogar
en grupos, subgrupos.
Definicin de Clave Adjetivo o nombre de los artculos y las Plantillas que van a incluir
los parmetros que es la informacin que se va asociar a cada clave y los valores
posibles para cada parmetro.
Definir la estructura de cdigo para los elementos a catalogar. Por ejemplo, dicha
estructura podra generarse a partir de la informacin del grupo al cual corresponde la
plantilla y de la informacin del artculo (valores para cada parmetro).
Catalogacin de artculos: una vez definido lo anterior, se procede a asociar a cada

artculo una determinada plantilla y a especificar los valores que corresponden a los
parmetros
establecidos
para
esa
plantilla.
El
sistema
se
encarga
de
automticamente el cdigo, una descripcin completa, una descripcin reducida, etc.
Informacin adicional que podra suministrar el catlogo para cada artculo.

Equipos en que se utiliza el material
Fabricante
Cdigo de fabricante
Unidad de medida
Diagramas o fotografas
definir
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Estado (nuevo, reparado, etc.)

Otros valores
Veamos algunos ejemplos que nos indican la importancia de un buen proceso de
catalogacin, a partir de numerosas situaciones que tuve oportunidad de apreciar en
distintas empresas:
Cdigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo inventario de
materiales, aparentemente sin movimiento, y por otras demoras en trabajos de
mantenimiento por faltante de materiales, cuando en realidad los mismos estaban
disponibles en stock con una identificacin incorrecta.
Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera duplicada el mismo
elemento con distinto cdigo / descripcin.
Descripciones imprecisas en dichos requerimientos, que obligaban a los compradores a
buscar informacin adicional.
Generacin de nuevos cdigos para tems idnticos a otros que anteriormente se haban
comprado, haban sido identificados de manera incompleta/ imprecisa, y ya se haban
agotado. Pero al generar un nuevo cdigo para objetos, en algn momento catalogados de
manera incorrecta, se agrandaba innecesariamente el Maestro de Materiales obligando a
repetidas depuraciones del mismo.
Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios econmicos, innecesariamente
generados con estas situaciones, sin duda evitables si se hubiera utilizado un
procedimiento correcto de catalogacin.
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PLAN DE CATALOGACIN:
Es la segunda etapa programada, luego de haber realizado la
OBJETIVO
Obtener un documento en el que se expliquen claramente los pasos a seguir en el Proceso
de catalogacin y las responsabilidades de cada uno de los involucrados en este proceso.
Logara obtener un proceso de catalogacin ordenado, eficiente, rpido y estndar en todas
las clases de materiales.
ALCANCES
Ordenamiento de los Almacenes.

Reconocimiento del material
Catalogacin de los materiales.
Ingreso de informacin al sistema.
Impresin y colocacin de etiquetas (cdigo de barra).
Control de gestin en el sistema de almacenamiento.
Control de gestin de la calidad.
FINALIDAD
Obtener un catlogo de materiales actualizado y confiable. Requisito indispensable para la
implementacin de los sistemas de Mantenimiento, Almacenes y Compra.
Identificar los materiales obsoletos con la finalidad de disminuirlos y en lo posible
eliminarlos del catlogo, mediante transferencias a otras operaciones o la venta a terceros.
Obtener un ordenamiento de los Almacenes que permita aumentar la eficiencia en el
control de las existencias.
Capacitar al personal de Almacenes en el manejo y almacenamiento de los materiales,
repuestos e insumos, para facilitar en el futuro con el Plan de Inventario Anual.
Mantener actualizado permanentemente el Catalogo de Materiales, cumpliendo con los
procedimientos establecidos para dicho fin, en lo referente a la creacin de nuevos cdigos
de materiales en el catlogo y el mantenimiento de los existentes.
PREMISAS DEL PROCEDIMIENTO DE CATALOGACION
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Designar grupos de catalogacin segn la clasificacin presentada.

Asignar a cada grupo de catalogacin un responsable, quien se encargara de la
catalogacin de un grupo de clases. Este responsable debe ser de la empresa y
debe conocer o estar relacionado con las claese que va a catalogar. Ejemplo: para
repuestos de Interior Mina, se debe asignar al Jefe o Supervisor de equipos de Mina.

Establecer un nivel de comunicacin tal, que permita la actualizacin de la base de
datos entre las operaciones.

Capacitar al personal que participe en el proyecto de catalogacin, en lo referente a
la metologia y procedimientos.
Seleccionar al personal que capacitara en el Proyecto, como catalogadores.
Contar con todos los recursos solicitados para el proyecto, con la finalidad de evitar
retrasos en el Plan de Trabajo.
REQUERIMIENTOS DE MATERIALES:
Los materiales requeridos para el proceso de Catalogacin se enumeran en el siguiente
listado:
MATERIALES
Fichas de Catalogacin
Catlogo de materiales
Formato de ubicacin de materiales
Formato de avance semanal
Hojas de control de avance semanales para los catalogadores
Herramientas de medicin (calibre)
Lapices
Lapiceras
Etiquetas de colores
Catalogado verde
No catalogado amarillo
Obsoleto Rojo
Franelas
Estructura de clasificacin de materiales
Perforadora
Abrochador
CANTIDAD
10000
6
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EN LA OPERACIN
Almacenes: Limpios Ordenados - Sealizados

Ubicaciones de todos los materiales a catalogar.
Catlogo de mquina, equipos y suministros.
Equipo informtico (PC)
Impresoras.
Papel.
FUNCIONES DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA CATALOGACIN:

A continuacin se describen las funciones de los integrantes del grupo de trabajo.
RESPONSABLE
Lder de proyecto
Encargado de Proyecto
FUNCIONES
Persona encargada de la Supervisin general del Proyecto.
Coordina, Asigna los recursos y controla el avance del Proyecto
Persona encargada del manejo, control y supervisin de todo el Proyecto, responsable del
cumplimiento de los objetivos y metas trazadas asi como de la coordinacin y resolucin de
todas aquellas consultas relacionadas al logro de las mismas.
Persona responsable de un grupo de catalogadores y del proceso de catalogacin para un
grupo determinado de clases y familias.
Es el encargado entre otras cosas de proveer todas las facilidades al personal de catalogacin
Responsable
para que puedan desempear su trabajo de manera eficiente y productiva, debe velar por el
cumplimiento de los tiempos estimados, coordinar la asistencia de los tcnicos y usuarios,
controlar la calidad de llenado de la ficha revisar los estndares, coordinar la logstica del
proceso (etiquetas, fichas, tiles, etc.) y tambin ser la persona a la cual se le deben hacer
Jefe de Almacenes
Catalogador
todas las consultas acerca del proceso de catalogacin.

Persona con manejo total del almacn, identicacion de materiales y ubicaciones, adems est
dedicada al apoyo y verificacin de la catalogacin
Persona encargada del llenado de la ficha de catalogacin, manteniendo el estndar definido.
Esta persona debe revisar el material, llenar correctamente la ficha, guiar al tcnico, exigir los
catlogos. Esta persona debe catalogar materiales de acuerdo a su formacin especializndose
en ciertas clases y familia.
Persona especializada en el mantenimiento de equipos, con capacidad para el reconocimiento
de materiales (repuestos) y equipo.
Tcnico
Esta persona debe buscar el material en el catlogo del equipo, proveer de toda la informacin
tcnica del material al catalogador, informar de la descripcin abreviada (de uso diario o
Usuario
Data Enter
cotidiano), apoyar en el llenado de la ficha y revisarla.

Persona que tiene conocimiento de ciertos materiales por su frecuente utilizacin
(suministros).
Persona encarga de recepcionar todas las fichas de catalogacin aprobadas por los
responsables de cada clase y familias e ingresarlas a una base de datos.
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ANALISIS DE LA CLASES A CATALOGAR

A continuacin se muestra una tabla en la que se hace un balance por clase del catlogo
con la finalidad de agrupar las clases por afinidad y cantidad de materiales:
CLASE
DESCRIPCION
CARACTERISTICAS
Pocos materiales.
01
Explosivos y accesorios de
Fcil de catalogar.
voladura
Se requiere de un usuario con experiencia.

Se requiere del catlogo del proveedor para especificaciones tcnicas.
Pocos materiales.
02
Combustibles
03
Lubricantes.
Fcil de catalogar.
Se requiere de un usuario con experiencia en combustible y lubricantes.
Se requiere del catlogo del proveedor para especificaciones tcnicas.
Gran volumen de materiales.
04
Materiales y repuestos para
Difcil de catalogar.
exploracin
Se requiere Tcnico de Mtto de esta rea.

Se requiere instrumento de medicin y catlogos de los Equipos.
05
06
07
08

operacin de Mina

Planta Concentradora
Se requiere de un Tcnico en Mina con Experiencia en el rea. (*)
Se requiere de instrumentos de medicin y de los catlogos de los
equipos.
Se requiere un tcnicos de Mtto de Planta Concentradora, Planta de
Efluente y de Laboratorio.
Plante de Efluente
Se requiere un operario de Laboratorio.
Se requiere de instrumentos de medicin y de los catlogos de las
Laboratorio.
Maquinas y los Equipos.

Pocos materiales.
09
Materiales , repuestos e
Fcil de catalogar.
implementos de seguridad
Se requiere de un usuario conocedor en artculos de seguridad.

Se requiere informacin para las caractersticas tcnicas.
10
Materiales y repuestos de uso
Se requiere de un Tcnico de Mtto, que conozca estos tipos de
comn.
repuestos.
11
12
proveedores.
equipos de generacin de
Difcil de catalogar. S
energa elctrica (USINA)
e requiere de un Tcnico de Mtto, con experiencia en estos Equipos. (*)
Servicios Auxiliares.

Equipos.
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Gerencia General
CLASE
13
DESCRIPCION
Automotores de Superficie.
Mina.
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SECCION
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Se requiere de un Tcnico de Mtto, con experiencia. (*)

Equipos.
Fcil de catalogar.
Ferretera y Materiales de
15
OPERACIN:
CARACTERISTICAS
Repuestos de Equipos Pesados y
Repuestos de Equipos de Interior
14
VERSION:
Se requiere de un Usuario que conozca este tipo de materiales.
construccin
Se requiere de instrumentos de medicin y de los catlogos de Aceros,

chapas, etc.
15
Materiales Elctricos.
Se requiere de un Tcnico electricista con experiencia y conozca estos
17
materiales.
Materiales electrnicos.
Se requiere informacin Tcnica.

18
tiles de oficina, ingeniera e
Fcil de catalogar.
computo (IT)
Se requiere de un Tcnico que conozca este tipo de materiales.

Se requiere catlogos de Instrumentos de ingeniera.
Pocos materiales.
19
Maderas.
Fcil de catalogar.
Se requiere de un usuario del rea que conozca de estos materiales.
Se deben considerar los estndares de descripcin.
(*) El nmero de tcnicos depender de la cantidad de repuestos en el Almacen.
DEFINICION DE GRUPOS DE CATALOGACION.

GRUPO 1
CLASE
S
GRUPO 2
GRUPO 3
01 Explosivos.
06 Materiales y
04 Materiales y
11 Materiales y
GRUPO 4
02 Combustibles.
repuestos para Planta
repuestos para
repuestos de
03 Lubricantes.
Concentradora.
Exploracin (Geologa).
generacin de Energa
09 Materiales,
07 Materiales y
05 Materiales y
Elctrica (Usina).
repuestos e
repuestos para Planta
repuestos para
12 Servicios
implementos de
de Efluentes.
Operacin Mina
auxiliares.
seguridad.
08 Materiales y
13 Repuestos de
10 Materiales y
repuestos para
Equipos Pesado y
repuestos de uso
Laboratorio
automotores de
comn.
superficie.
15 Ferretera y
14 - Repuestos de
materiales de
Equipos de Interior
construccin.
Mina.
18 tiles de oficina,
16 Materiales
ingeniera y computo
Elctricos.
VERSION:
PROYECTO
INVENTARIO
OPERACIN:
FECHA EMISION:
PAG:

DIRIGIDO A:
Gerencia General
1
MINERA AGUILAR S.A.
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14 de 15
SECCION
EMISORA:

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(IT).
17 Materiales
19 Maderas.
Electrnicos.
Quispe Anibal
Paredes Roberto
Ivan Tactaca
Hiplito Lamas
REQUERIMIENTOS DE RRHH
A continuacin se presenta una tabla con la conformacin de los grupos de catalogacin y
el perfil de cada uno de os integrantes, con la finalidad de seleccionar al personal adecuado
para cada grupo segn su especialidad.
GRUPOS
PERSONAL
Responsable (1)
GRUPO 1
GRUPO 2
GRUPO 3
Tcnico (2)
PERFIL
Jefe de Compras
Personal de Almacenes
Personal Mecnico.
Catalogador (1)
Personal de compras
Responsable (1)
Jefe de Mtto de Planta
Tcnico. (2)
Supervisor Matto Planta

Asistente de laboratorio
Catalogador. (1)
Personal de Almacenes.
Responsable (1)
Jefe de Mina
Tcnico. (2)
Supervisor Mina.
Asistente de Geologa con experiencia.
Catalogador. (1)
Personal de Inventario
Responsable (1)
Jefe de Servicios.
Supervisor Hidrulica.
GRUPO 4
Tcnico. (4)
Supervisor Ajuste.
Supervisor Elctrico.
Supervisor Usina.
Catalogador. (1)
Personal de Servicios.
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DIRIGIDO A:
Gerencia General
VERSION:
OPERACIN:
FECHA EMISION:
PAG:
SECCION
EMISORA:
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Jefatura de Alm. Grles

Grupo de artculo incorrecto.

Jefatura de Alm. Grles

Jefatura de Alm. Grles

Jefatura de Alm. Grles

En el caso de los inventarios se cuenta con la siguiente clasificacin:

Jefatura de Alm. Grles

Podemos denominar catalogacin de un material a la numeracin, nominacin y

Generar un lenguaje nico para la definicin de tems de manera simple y accesible

para todos los usuarios.

Reducir el nmero de tems duplicados.

Jefatura de Alm. Grles

MINERA AGUILAR S.A.

EMITIDO POR: Medrano Martin Miguel

Jefatura de Alm. Grles

Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informtico de Catalogacin

Generacin automtica del cdigo y la descripcin de los distintos tems.

Procedimiento de Catalogacin Automtica de Materiales

Catalogacin de artculos: una vez definido lo anterior, se procede a asociar a cada

automticamente el cdigo, una descripcin completa, una descripcin reducida, etc.

Informacin adicional que podra suministrar el catlogo para cada artculo.

Jefatura de Alm. Grles

Estado (nuevo, reparado, etc.)

Jefatura de Alm. Grles

Ordenamiento de los Almacenes.

Jefatura de Alm. Grles

Designar grupos de catalogacin segn la clasificacin presentada.

repuestos de Interior Mina, se debe asignar al Jefe o Supervisor de equipos de Mina.

datos entre las operaciones.

Jefatura de Alm. Grles

Almacenes: Limpios Ordenados - Sealizados

FUNCIONES DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA CATALOGACIN:

todas las consultas acerca del proceso de catalogacin.

cotidiano), apoyar en el llenado de la ficha y revisarla.

Jefatura de Alm. Grles

ANALISIS DE LA CLASES A CATALOGAR

Se requiere de un usuario con experiencia.

Materiales y repuestos para

Se requiere Tcnico de Mtto de esta rea.

Materiales y repuestos para

Materiales y repuestos para

Materiales y repuestos para

Se requiere un operario de Laboratorio.

Materiales y repuestos para

Se requiere de instrumentos de medicin y de los catlogos de las

Maquinas y los Equipos.

Se requiere de un usuario conocedor en artculos de seguridad.

Materiales y repuestos de uso

Se requiere de un Tcnico de Mtto, que conozca estos tipos de

Materiales y repuestos para

energa elctrica (USINA)

e requiere de un Tcnico de Mtto, con experiencia en estos Equipos. (*)

Se requiere de instrumentos de medicin y de los catlogos de los

Gran volumen de materiales.

MINERA AGUILAR S.A.

Jefatura de Alm. Grles

Se requiere de un Tcnico de Mtto, con experiencia. (*)

Repuestos de Equipos Pesados y

Repuestos de Equipos de Interior

Se requiere de un Usuario que conozca este tipo de materiales.

Se requiere de instrumentos de medicin y de los catlogos de Aceros,