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ORGANIZACIN Y SISTEMAS

INTRODUCCIN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con
sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzara realizar.
Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin
entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.
DEFINICIN
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los
miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales
de Organizacin y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organizacin y Sistemas es uno de los trminos que integran la
labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como
"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar
trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el
mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o
servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el
mximo de eficiencia en el funcionamiento de la aparato administrativo, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin;
conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede
autoridad sobre otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si
el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien

Organizacin y Sistemas

organizadas y se apliquen los mtodos adecuados? Y la respuesta a esta


interesante interrogante es que utilizando este servicio, los administradores
adquieren los conocimientos necesarios de Organizacin y Sistemas, y sea capaz
de dirigir un departamento sin ayuda, hacindose totalmente responsable de sus
actividades. Cada administrador tiene una clara responsabilidad de asegurar que
su sector en los negocios sea conducido eficientemente y cuando tiene un papel
directivo, debe trazar la forma de la organizacin y crear los instrumentos
apropiados o mtodos para llevar a cabo la funcin.
La ventaja principal que Organizacin y Sistemas tiene sobre un administrador
es, que su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos y que puede
tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar
otras responsabilidades, haciendo estas considerando el hecho de reunir datos y
obtener la mayora de su informacin a travs de personas encargadas de la
actividad que se analiza.
Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades Crticas, es decir, pensar
en trminos de propsitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el
porqu de ello.

FUNCIONES DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS


La Oficina de Organizacin y Sistemas es una unidad asesora a la Gerencia
General, que tiene como objetivo fundamental el adecuar la estructura
organizativa funcional y procedimental, a fin de cumplir con la misin institucional.
Igualmente, tiene a su cargo, evaluar la operatividad y/o vigencia de los Manuales
de Organizacin y Sistemas, Normas y Procedimientos as como Formularios e
Instructivos implantados con miras a la simplificacin, agilizacin y/o actualizacin
de los procesos administrativos y operativos que as lo requieran.
Esta oficina, tiene como funcin principal planificar, supervisar, coordinar y
controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos, as mismo, tiene
la responsabilidad de la seleccin de paquetes pre programados o de su
desarrollo (junto a la Red de Computacin), prueba e instalacin, contemplando el
desarrollo de los manuales de los sistemas y el entrenamiento a los usuarios.
Finalmente se puede afirmar que una oficina de Organizacin y sistemas es
vital para cualquier empresa ya que en la ubicacin donde se presente o
departamento en el que se localice, ayudar de manera directa en el mejoramiento
y en la innovacin de los procesos que se planifiquen y se lleven a cabo, tomando
como asesor las funciones en las cuales se basa la organizacin.
Esta unidad ha venido evolucionando para modernizar la estructura organizativa
de las empresas donde se encuentre y las ideas de los proyectos para trabajar de
una manera ms rpida, eficaz y consolidada; trabajando directamente pero sin
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influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de
la empresa.
ORIGEN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y
hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la
instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin.
Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que se confundi la
funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y
sistemas, por ejemplo organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos entre
otras, el comienzo de esta situacin, segn seala Lus Salazar Larrain, fue
originado en pases como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Blgica en otros,
donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, mtodos y
organizacin del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo,
emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas
de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada
como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea reconocido como tal
en toda evidencia.

Organizacin y Sistemas

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD DE ORGANIZACIN Y


SISTEMAS.
Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se
encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en
consecuencia la oficina de organizacin y sistemas tambin puede ser clasificada
atendiendo los mismos aspectos.
Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y sistemas
debe tener una funcin de carcter asesor, sin embargo se presentan situaciones
especiales dentro de una organizacin en las cuales pareciera determinante la
necesidad de que sta ejerciera dentro de la institucin un carcter ejecutivo.
Caractersticas de la Funcin Asesora:
Elaborar estudios de diagnstico.
Analizar el estudio.
Ofrecer recomendaciones al personal ejecutivo y subalterno.
Es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas, una vez
elaborado y analizado el trabajo, necesita convencer a los miembros de la
organizacin de las ventajas que se lograran alcanzar si las recomendaciones se
pusieran en prctica, en consecuencia considerar o no la propuesta depende de la
unidad ejecutiva.
Caractersticas de la funcin ejecutiva o de lnea
Dirigir el estudio.

Ejecutar acciones orientadas a poner en prctica las recomendaciones.


Como podemos observar la unidad de organizacin y sistema, en este caso
solo exige a la unidad ejecutiva que lleve a cabo las recomendaciones, en este
caso solo necesita la aprobacin es la del autoridad mxima de la institucin.
Finalmente, es importante destacar que la unidad de organizacin y sistemas
debe tener un carcter asesor, salvo en algunas situaciones especiales en las
cuales se hace necesario la toma de decisiones de manera ejecutiva.
Perfil del analista de Organizacin y Sistemas
El personal que labora en la unidad de Organizacin y Sistemas se conoce
como analistas. ste se encarga de recopilar y analizar informacin con el fin de
presentar soluciones alternativas a problemas, as como asesorar en la

Organizacin y Sistemas

implantacin de las modificaciones que proponga. El analista puede ser un tcnico


o profesional que requiere conocimientos, los cuales se agrupan en dos tipos:
Conocimientos Tericos: Como conocimientos de teora de la administracin y
de la organizacin, de sistemas y metodologa de la investigacin.
Conocimientos Tcnicos: Principalmente que le permitan realizar diagnsticos
administrativos y el diseo organizacional, anlisis y elaboracin de
organigramas, diagramas de flujo y distribucin del espacio fsico.
El analista debe tener la capacidad de anlisis, expresarse con claridad, saber
redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

Organizacin y Sistemas

Unidad II
Estudio Organizacional
METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO.
El concepto de simplificacin del trabajo no es ms que aplicar el sentido
comn, en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones
de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar
un buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los
proyectos a estudiar, y analizarlos a travs de grficas, estimando, al final nuestra
capacidad para conseguir un resultado efectivo.
Se necesita entonces poseer un conocimiento de las tcnicas y este
conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados
afectados por la medidas de simplificacin y mejoramiento, los factores bsicos
con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por
qu, dnde, cundo, quin y cmo, y las conductas inmediatas a seguir estn
vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar lugares, cambiar
personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace necesario
conocer el nmero de unidades, el elemento tiempo, la distribucin etc.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en
trabajos tcnicos de racionalizacin de estructura y procedimientos, hayan
establecido y aplicado con sus propias lneas de actuacin y por consiguiente
ellos, con muy buen criterio, sabrn determinar qu cosas deben omitirse y a
cules debe drsele especial importancia, dentro del mbito de la metodologa que
se desarrolla.
Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para
encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del
trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de
costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros
recursos y de los interesados en la empresa, presupone el mejor mtodo de
trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace
que la superacin personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una
modalidad conveniente y continua.
Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con
la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente,
por lo cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades
costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para esto se debe desarrollar las siguientes fases:

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.


En esta etapa es necesario precisar la naturaleza del problema, visualizar el
alcance, los resultados que se espera, las acciones a desarrollar, el potencial
humano requerido y otros recursos, en tal sentido, se hacen necesarios:

Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en qu consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situacin econmica, poltica, social del pas etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organizacin.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegar el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar qu recursos sern necesarios para llevar a cabo la
investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalizables, teniendo en cuenta las

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limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada


dependencia.
RECOLECCIN DE DATOS.

En relacin a la situacin actual de la organizacin se recomienda se obtengan


datos relacionados a:
a. Objetivos y funciones de cada unidad y sus relaciones con las dems unidades.
b. Organizacin y responsabilidad de la unidad objeto de estudio.
c. Estadsticas sobre volumen de trabajo, tiempo consumido en la ejecucin de
operaciones, frecuencia, costos y patrones de rendimiento adaptados.
d. Aspectos cualitativos y cuantitativos del equipo de oficina existente.
e. Ambientacin material.
f. Relacin o contactos con otras unidades.
g. Actitudes de los usuarios y trabajadores relacionados con las actividades de la
unidad.
Los datos recopilados deben ser completos, correctos y pertinentes, estos
sern obtenidos a travs de instrumentos como el cuestionario, la entrevista, la
observacin directa y la investigacin documental, dependiendo de las variables o
elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se
desea obtener, posteriormente conviene ordenarlos y sistematizarlos de forma
escrita para su anlisis, haciendo uso de herramientas como el organigrama,
grficos de distribucin de espacios, planes y programas de trabajo, cuadros de
distribucin del trabajo, diagramas de recorrido, diagramas de flujo entre otros.
ANLISIS DE LOS DATOS.

Para analizar los datos obtenidos es necesario efectuar un examen crtico de la


situacin actual del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que
impiden su ptima ejecucin y verificar como puede ser mejorado.
En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin de comprobar si lo
que se esta haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son convenientes
y tienen una secuencia lgica, para esto se recomienda:
Relacionar los objetivos de la institucin y de los procedimientos.

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Relacionar factores, tales como el personal que participa en la tarea, el volumen


de demanda y la duracin de las etapas del trabajo.
Necesidad y uso de los requisitos exigidos.
Disposiciones legales y administrativas que sustentan el procedimiento.
Sistema de trmite documentario que se utiliza.
Gastos que ocasiona el procedimiento tanto a los usuarios como a la institucin.
Composicin de la estructura organiza, especialmente niveles de decisin.
En este proceso de anlisis se sugiere algunas interrogantes bsicas que
pudieran emplearse, para determinar si existe la necesidad de cambiar, simplificar
o eliminar pasos y requisitos innecesarios.

INTERROGANTES PARA EL ANLISIS CRTICO

Propsito

Lugar

Sucesin

Qu se hace?

Dnde se hace?

Cundo
hace?

se

Por qu se hace
all?

Qu otra cosa
podra hacerse?

Qu
deber
hacerse?

Para
hace?

qu

Persona

Medios

Cantidad

Quin lo hace?

Cmo se hace?

Qu cantidad de
trabajo realiza?

Por qu se hace
entonces?

Por qu lo hace
esa persona?

Por qu se hace
de ese modo?

Qu constante
es el trabajo?

En que otro
lugar
podra
hacerse?

Cundo
hacerse?

Qu
persona
hacerlo?

otra
podra

De qu otro
modo
podra
hacerse?

Cules son las


tareas
que
absorben mayor
tiempo

Dnde debera
hacerse?

Cundo debera
hacerse
o

Quin debera
hacerlo?

Cmo debera
hacerse?

Cunto cuesta?

se

podra

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realizarse?

Qu
tiempo
tomar
realizarlo?

Qu es lo que
hace?

Cmo se esta
realizando?

Cunto
necesita?

se

Cules son los


pasos?

Estn
comprendidos
todos?

Por
qu
es
necesario
este
paso?

Dnde debera
realizarse
este
paso?

FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos
de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en prctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
Organizacin y Sistemas

f. Priorizar las recomendaciones prcticas y objetivas que se ajustan a la realidad.


g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan
dificultad para la modificacin e implantacin de los sistemas o procedimientos
racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del problema.
Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes
aspectos:
a. Eliminacin de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo
de formularios, registros o informes; eliminacin de tareas y movimientos
intiles, disminucin de la carga de trabajo de cada puesto, eliminacin de
equipos obsoletos. Etc.
b. Incorporacin de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a travs de la
estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificacin de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificacin
de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de
trabajo.
e. Simplificacin de los mtodos de trabajo, de las funciones, de la estructura
orgnica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinacin, as como el de
toma de decisiones.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas
deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentacin necesaria que
fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal
manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y
oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introduccin, un
cuerpo principal que especifique hechos, argumentos y justificaciones,
conclusiones y recomendaciones y finalmente los anexos o apndices.
IMPLANTACIN

Esta fase constituye el momento de aplicar las medidas propuestas en la etapa


anterior para solucionar el problema que origin el estudio. Se deben definir las
actividades que deben desarrollarse y establecer la secuencia de su realizacin,
asimismo, fijar el tiempo y la fecha en que habrn de iniciarse y terminar cada una
de las actividades, considerando la necesidad de recurso humano y material,
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planos de las instalaciones, mobiliario y equipos, formularios, manuales y


documentos utilizados por trabajadores y usuarios.
Es importante dejar claramente definido quien o quienes son los responsables
de la ejecucin del programa en su totalidad, conviene sea la oficina de
organizacin y sistemas
a travs de sus tcnicos, las responsables de
implementar los cambios, contando con la participacin de las unidades
involucradas.
Ser necesario fijar el mtodo de implementacin entre los cuales tenemos:
mtodo instantneo recomendado cuando el sistema o procedimiento diseado es
relativamente sencillo y no involucra un gran nmero de procesos, operaciones o
un nmero excesivo de unidades administrativas. Otro mtodo es el de proyecto
piloto, se utiliza cuando puede realizarse un ensayo en solo una parte de la
organizacin introduciendo cambios a escala reducida para lo cual se requiere que
exista un ambiente uniforme dentro de la organizacin para luego hacer la
transferencia de la experiencia a otros escenarios en este caso una de las
desventajas es que no siempre es posible asegurar que lo que es vlido para una
parte de la institucin lo sea para otra. Tenemos tambin el mtodo de
implementacin en paralelo para aquellos casos sumamente complejos y de gran
envergadura, consiste en la operacin simultanea por un periodo determinado,
esto permite ir introduciendo modificaciones y ajustes sin crear grandes
problemas al mismo tiempo que permite que el nuevo sistema o procedimiento
vaya asentndose hasta lograr que funcione normalmente antes de que se
suspendan las operaciones del sistema anterior. Finalmente tenemos tambin el
mtodo de aproximaciones sucesivas consiste en seleccionar parte del sistema o
procedimiento o pequeas fases del mismo, e implementarlas procurando no
generar graves alteraciones y avanzar a la siguiente etapa o fase solo hasta que
se haya consolidado suficientemente la anterior.
Para la puesta en marcha del nuevo sistema es necesario reunir el potencial
humano para su capacitacin en funcin de que realice de manera correcta y
adquiera un conocimiento de la parte que le corresponde desarrollar del sistema o
procedimiento, tambin se har necesario evaluar los recursos materiales que
previamente se estimaron necesarios.
Cuando se inicie la implementacin ser necesario enviar comunicaciones con
el objeto de hacerla conocer a los usuarios y trabajadores.
SEGUIMIENTO, EVALUACIN Y CONTROL.

En la fase de seguimiento se observa el desarrollo de la aplicacin de las


medidas de mejoramiento acordadas, y el objeto es garantizar y asegurarse de
que se estn aplicando de acuerdo a los estudios realizados.
Posteriormente se hace preciso, en la fase de evaluacin comprobar la eficacia
de las mejoras introducidas y de ser necesario sugerir medidas correctivas
Organizacin y Sistemas

convenientemente. La experiencia recomienda hacer una revisin peridica de los


sistemas y procedimientos, que permitan detectar y evitar la obsolescencia de los
mismos, cuestin que pudiera afectar de manera directa la eficacia de la
organizacin en su conjunto.
Para implementar la fase de control se hace necesario recurrir a una serie de
normas y procedimientos diseados por los rganos centrales de control, para
realizar la comprobacin de la forma como vienen siendo ejecutados los sistemas
o procedimientos administrativos.

Organizacin y Sistemas

UNIDAD III FORMULARIOS


Actualmente, en la mayora de las tareas realizadas por el hombre, se emplean
formularios, stos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y
transmitir informacin que es de suma importancia en la realizacin efectiva de
los actos de cada uno de los miembros de la organizacin, dentro y fuera del rea
de trabajo.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son
funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se
les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en
el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los
procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se
puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y
control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una
adecuada sistematizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias
que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y
almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin.
DEFINICIN.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a
la que pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo
cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y
que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel
que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de
informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un
instructivo.OBJETIVO:
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para
alcanzar un fin.
Representan un vehculo de transmisin de datos e informacin organizacional
sencillo, claro y funcional, ya que permite ordenar sistematizar y orientar el
manejo de cualquier otro recurso en trminos escritos.
Objetivos especficos

Organizacin y Sistemas

Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir


uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo,
dar valor legal a determinadas transacciones.
DISEO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
Fases para el diseo.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente,
el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad
del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo
e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el
formulario
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
Fase de prediseo
En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con
detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los
requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la
efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al
mnimo?
Est autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Organizacin y Sistemas

Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?


Es necesario un subttulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los
ya existentes?
Fase de diseo:
Preparacin de una forma segn su objeto, tipo de informacin que contendr,
origen, mtodo de llenado, procedimiento en el que se utilizar, nmero de copias,
usuarios y resultados esperados.
Es necesario hacer consideraciones en cuanto al llenado:
Manual: requiere espacios adecuados para que la informacin quede
suficientemente clara y se eviten errores de interpretacin.
A maquina: el espaciado debe adecuarse a la escritura de una mquina de
escribir, aunque no exista una estandarizacin.
En impresora de equipo de cmputo: las formas son creadas en la computadora
previamente lo que evita problemas de este tipo de equipos.
Una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de
impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobacin del diseo:
El formulario debe responder afirmativamente a las siguientes interrogantes,
para poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?

Organizacin y Sistemas

Se encuentra en una posicin adecuada?


Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se
refieren?
Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Est el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria?
Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
Se han especificado correctamente los mrgenes?
Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del
formulario?
Estn identificadas
autoseguimiento?

las

copias

del

impreso

para

hacer

posible

su

Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el


nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la
misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un
impreso externo.
Fase de Post-diseo:
Organizacin y Sistemas

Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel,
color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos
de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos,
mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin
continua.
ALTERNATIVAS PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO.
A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de
formularios.
Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los
originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio
de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones.
Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a mquina, impresora o
a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.
Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos
distintos hasta completar textos para su impresin.
Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo,
que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda
grabado en una placa metlica plana.
Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean
rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de
ejemplares.
A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de
escribir elctrica o mecnica.
Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de
software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de
presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos,
disketes o cintas.

Organizacin y Sistemas

UNIDAD IV LOS ORGANIGRAMAS.

ORGANIGRAMAS
INTRODUCCIN.- Un organigrama es la representacin grfica de la estructura
de una organizacin o empresa, en ella, se pone de manifiesto la relacin formal
existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones,
los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia
todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de
trabajo, requieren un marco de actuacin para funcionar. Este marco est
constituido por la estructura orgnica, que es la divisin ordenada y sistemtica de
sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creacin.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada
servicio, puede entenderse como el mtodo ms sencillo para expresar la
estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos internos de una organizacin
en trminos concretos y accesibles.
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques
considerados al momento de su preparacin. Por ello es importante tener una
base de informacin homognea, que permita dar cohesin a este tipo de
recursos.
DEFINICIN DE ORGANIGRAMA.
El organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una

institucin que permite visualizar las funciones y relaciones de las unidades, la


lnea de autoridad y responsabilidades y los niveles jerrquicos, entre otros
aspectos.
OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS.
Los organigramas constituyen un instrumento que permite representar y
transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.
Los objetivos de los organigramas son:
1 Constituyen un medio para reflejar las unidades existentes.
2 Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la
organizacin debidamente asignados por reas de responsabilidad o funcin.

Organizacin y Sistemas

3 Establece un medio para comunicar al personal la estructura de la organizacin


y donde encaja cada uno dentro de ella.
4 Constituye un fundamento para determinar
directivo.

las necesidades de personal

5 Indica relaciones de trabajo.


6

Representa las lneas formales de autoridad.

7 Refleja los cambios organizativos


Utilidad
Proporcionan una imagen formal de la organizacin
Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de la organizacin
Representan un elemento valioso para el anlisis Organizacional.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la
organizacin que representan. En este sentido a continuacin se mencionaran
varios tipos, considerando una serie de criterios y factores planteados por
Benjamn (2004)
Por su naturaleza:
Microadministrativos. Se relacionan a una sola organizacin, refiriendo
informacin general o de alguna de las reas que la integran
Macroadministrativos. Incluyen a ms de una organizacin.
Mesoadministrativos. Consideran una o ms organizaciones de un mismo
sector o ramo especfico.

Por su mbito:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.

Organizacin y Sistemas

Particulares: Solo muestran un rea particular de la estructura en la


organizacin.
Por su contenido:
Integrales. Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas
de una organizacin.
Funcionales. Involucra las principales funciones que tienen asignadas, adems
de las unidades y sus interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades. Reflejan las necesidades en cuanto a puestos
de trabajo y la disponibilidad existente para cada unidad.
Por su presentacin:
Verticales. Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular,
en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada.
Horizontales Extienden las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular
en el extremo izquierdo.
Mixtos. Emplean combinaciones verticales y horizontales para ampliar las
posibilidades de graficacin.
De bloque. Constituyen una variante de los verticales y tienen la particularidad
de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos.
DISEO
Es importante considerar aspectos formales, vinculados con la presentacin de
un organigrama, entre ellos se consideran.
Figuras: Se utilizan en los organigramas para plasmar las unidades que la
conforman pueden ser de nivel directivo, medio u operativo.
Forma. Debe usarse un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento del
organigrama.
Dimensin. Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben tener
dimensiones semejantes.

Organizacin y Sistemas

SMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN


ORGANIGRAMA.
1. Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal,
relacin de lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.

Organizacin y Sistemas

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica


relacin de apoyo.

2. Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de


coordinacin y relaciones funcionales.

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

Organizacin y Sistemas

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la


estructura.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen


un nmero en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades
sealadas con el mismo nmero.

Organizacin y Sistemas

CRITERIOS PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS

Precisin. Definir con exactitud todas las unidades administrativas y sus


interrelaciones.

Sencillez. De fcil comprensin, se recomienda evitar trazos innecesarios o


una nomenclatura compleja

Uniformidad. Homogenizar las lneas y figuras que se utilicen en su diseo

Presentacin. En su presentacin deben considerarse criterios tcnicos y de


servicio, en funcin de su objetivo.

Vigencia. El organigrama debe mantenerse actualizado, se sugiere colocar al


margen inferior derecho el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la
fecha de su autorizacin y actualizacin, en este sentido el procedimiento para
actualizar organigramas debe seguir los pasos que a continuacin se sealan:

Autorizacin
-

Integracin del equipo de trabajo

Preparacin del plan de trabajo

Captacin de la informacin

Clasificacin y registro de la Informacin

Anlisis de la informacin

Diseo del organigrama

Organizacin y Sistemas

UNIDAD V DISTRIBUCIN DEL ESPACIO FSICO


1) Definicin
2) Ventajas Y Desventajas

Organizacin y Sistemas

UNIDAD VI MANUALES ADMINISTRATIVOS


MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales constituyen una de las herramientas ms utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender
adecuadamente la dinmica organizacional.
En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para
su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por
objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de
Ia empresa.
Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los
miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:
La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros
de la organizacin
Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.
Segn Franklin F (2004)
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y
sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempee mejor su tarea.
Ventajas
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales

Organizacin y Sistemas

1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se


desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil
reunir.
2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trmite a travs del tiempo.
3. Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
5. Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
6. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
7. Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
8. Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia
en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
9. Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
10. Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que
le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11. Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades
segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12. Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Desventajas.
1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.

Organizacin y Sistemas

2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su


contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.
4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que
sean tiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin, entre ellos tenemos:
A.- Manual de Organizacin.
B.- Manual de Calidad
C.- Manual de Procedimientos
D.- Manual del Empleado.
E.- Manual de Propsito Mltiple.
Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen
un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben
ser desarrolladas por los miembros de la organizacin y los procedimientos a
travs de los cuales esas actividades son cumplidas
En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las comunicaciones o
instrucciones se transmiten a travs de comunicados internos. Si bien el propsito
de transmitir informacin se cumple por medio de estos ltimos instrumentos, no
se logra el objetivo de que constituyan un cuerpo orgnico, por lo que resultar
difcil en un momento dado conocer cul es el total de esas disposiciones
registradas a travs de comunicados aislados. A continuacin se agrega otra
clasificacin:
Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:

Organizacin y Sistemas

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica


sobre la organizacin: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin
y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la
tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a
una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y
forma parte de la organizacin.

Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la


estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos,
y las relaciones.

Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los


lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos. El conocer a la organizacin proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de
polticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles
intermedios.
c) Servir de base para una constante y efectiva revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales
tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los


procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer
las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de


personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboracin y utilizacin de

Distintos manuales: puede ser conveniente la confeccin de este tipo de


manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de
"historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se
interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual
Organizacin y Sistemas

de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en


secciones
Por su funcin especfica.
Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar.
Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar


las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr
su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de
fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de
produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin,
los manuales se aceptan y usan ampliamente.

Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;


consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar,
los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.

Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del


trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas
(polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de
ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones
cotidianas.

Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las


responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin,
contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la
organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de
bienes y suministro de informacin financiera.

Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la


contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal
interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales
como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema
contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control
de la elaboracin de informacin financiera.

Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por


escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos
ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los
siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las
operaciones, entre otros.

Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar


a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que
Organizacin y Sistemas

se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener


aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de
personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.

Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin


operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos
de este tipo de "Manual tcnico de auditoria administrativa", y el "Manual
tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de
referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesora.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las


labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comnmente ms detallados que un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario
tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo,
un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el
encendido de la Terminal de la computadora y emitir su seal", mientras
que un manual de procedimientos omite esta instruccin y comenzara
con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento
tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de
auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido
por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales
administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de
acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una
cobertura mayor o menor.

Organizacin y Sistemas

De Uso General:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:

Manuales generales de organizacin: Este es producto de la


planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la
organizacin formal y definiendo su estructura funcional.

Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la


planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas
que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de
operar.

Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los


deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas
polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual
todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

De Uso Especfico:

Manual especfico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de


una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto
al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.

Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos,


instrucciones de aplicacin especifica a determinados tipos de actividad,
aqu se refiere a la auditoria interna en forma particular.

Manual especfico de polticas de personal: Este se enfoca a definir


"polticas", pero de un rea especifica de la organizacin, sealando las
guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como:
contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.

Manual especfico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar


los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a
fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en
el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

TIPOS DE MANUALES

Organizacin y Sistemas

Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms


representativos por su uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las
bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en
forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que
una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en
consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada uno de ellos.

Organizacin y Sistemas

Manual De Organizacin y Funciones


Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las
diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el
Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica.
Objetivos del manual de organizacin
a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos,
dentro de la institucin.
c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
d. Proporciona informacin a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones,
ubicacin dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones
formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinacin).
e. Sirve como instrumento bsico para la racionalizacin de los procedimientos
administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificacin Administrativa.
Describe la Organizacin Formal de la Empresa asignando:

Misiones: enunciacin sinttica del objetivo que persigue el rea de la


Organizacin.

Funciones Bsicas

Autoridad: Quienes dependen de el y l que quien depende

Responsabilidad

Caractersticas, y

Especificaciones de la Posicin.

Esquema Para La Elaboracin Del Manual De Organizacin


TITULO I:

Organizacin y Sistemas

GENERALIDADES
Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas
que contiene el Manual.
Base legal
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y
gestin.
Alcance
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
Aprobacin
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia
el Manual.
TITULO II:

DEL DISEO ORGNICO


Funciones generales del rgano
Describir las funciones generales que le compete desarrollar al rgano, como
parte integrante de la organizacin institucional.
Estructura orgnica del rgano
Sealar la distribucin de las unidades orgnicas que comprende la
institucin, en orden decreciente, desde el ms alto nivel de decisin hasta el
ltimo escaln organizativo:

De Alta Direccin

De Direccin

De consulta

De Lnea

Organizacin y Sistemas

De Apoyo

De Asesora,

De Control

De descentralizacin

Relacin jerrquica de unidades orgnicas


Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Lneas de
Coordinacin.
Organigrama de la institucin
Establecer el diseo grfico de la estructura orgnica de la empresa.
Cuadro de distribucin de cargos por rganos
Consignar la relacin de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y
clasificada.

TITULO III
DEL MANUAL

Funciones generales del rgano


Describir las funciones generales del rgano
Funciones especfica de los cargos
Determinar las funciones especficas de los cargos, observando el siguiente
esquema:

Denominacin del cargo

Naturaleza del cargo (funcin resumen)

Funciones especficas del cargo

Lnea de dependencia de los cargo

Organizacin y Sistemas

Grado de responsabilidad

Canales de coordinacin

Requisitos mnimos de los cargos

Conocimiento y/o Instruccin

Experiencia laboral

Manual de procedimientos.
Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativos es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas.
Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as
como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los
miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:

Cartula de Presentacin: indicando Tema, No. de


Procedimiento, Vigencia, reas afectadas y Analista Actuante.
Objetivos y Alcance

Instrucciones acerca de codificaciones utilizadas o de la


forma de actualizacin.

Cursogramas o diagramas de Procedimiento, Circuito o


Flujograma: representacin grfica que describe en forma clara y lgica los
sistemas administrativos. Se utilizan columnas para representar las reas
involucradas.

Descripcin de los Procedimientos.

Organizacin y Sistemas

Formularios: Modelos e instructivos sobre su contenido.

Glosario

ndice Temtico.

Fecha de Emisin, Vigencia, Reemplazo y Revisin.

Manual de calidad
Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para
lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la
empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes:

Identificacin

1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre del manual.
4. Nmero de procedimientos.
5. Nivel de revisin y/o aplicacin.
6. Ttulo del procedimiento.
7. Fecha de revisin.
8. rea responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboracin.
10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
11. Numero de pginas.
12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.

ndice O Contenido.
Organizacin y Sistemas

En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.

Alcance.

Cobertura de los requerimientos de calidad especificados por el cliente y las


normas internacionales aplicables.

Introduccin.

Se expone la situacin, filosofa y perspectivas de crecimiento de la


organizacin.

Objetivos generales

Planteamiento de los propsitos de la organizacin en trminos de.


1. La mejora de los procesos.
2. adecuada atencin a los clientes.
3. rentabilidad.
4. El liderazgo en el mercado.
5. El desarrollo del capital humano

Estructura organizacional.

Muestra la composicin de las unidades administrativas que la integran y sus


relaciones.

Responsabilidades.

Se establece la responsabilidad general que asumen en relacin con el sistema


de calidad.

Documentos y referencias aplicables.

Listado de normas que sustentan el sistema de calidad de una organizacin.

Elementos del sistema de calidad

Organizacin y Sistemas

Compendio de aspectos que debe cubrir el sistema de calidad de una


organizacin, pueden variar de una organizacin a otra, segn la norma de
aplicacin, su naturaleza, giro, tamao etc.

Definiciones.

Conceptos de carcter tcnico, relacionado con los procedimientos del manual


de calidad.

Lista de distribucin

Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se les entrega el
manual.

Apndice para la codificacin de procedimientos

Clasificacin de los procedimientos de una organizacin segn el apartado de la


norma de calidad, rea de aplicacin y nmero consecutivo.
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS .

Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar


un manual de procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente
conveniente, tanto por su calidad tcnica como por el efecto de generalidad que se
logra con su uso, tomar como parmetro base lo establecido en la Norma IRAM
34.551, que se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de
procedimientos administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos:

Marco Introductorio
a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
nombre oficial de la dependencia;

nombre completo del o de los procedimientos a que se

refiere el manual;

nmero de identificacin del o de los procedimientos

sealados;

lugar y fecha de elaboracin;

responsables de su elaboracin; y

Organizacin y Sistemas

Cantidad de ejemplares impresos.

b. ndice. Se deben presentar de manera sinttica y ordenada los elementos


constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el
manual.
c. Introduccin. Este apartado cumple las funciones de prlogo y puede describir
la circunstancia operativa o estratgica que genera u obliga la elaboracin del
manual de procedimientos administrativo. Tambin sintetiza cmo se utilizar el
manual, a quin va dirigido y cundo se utilizar. Suele incluir un mensaje del
titular del organismo.
d. Objetivos del procedimiento. En este punto deben explicarse, en forma clara y
precisa, los propsitos y objetivos del procedimiento que se describir en el
manual.
e. Alcance del procedimiento. Este apartado debe contener la explicacin de las
reas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarn los procedimientos,
en qu circunstancias se harn y cules sern los lmites de esa aplicabilidad.
La presentacin de dichas unidades debe llevarse a cabo segn el orden en
que intervienen dentro del procedimiento.
f. Polticas y normas de operacin. Las polticas o normas de operacin deben
prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los
procedimientos, es decir definir expresamente qu hacer o qu lineamientos
deben tomarse como referencia en casos que no se presentan habitualmente o
no estn previstos en la diagramacin del procedimiento.
g. Instrucciones para el uso del manual. En esta seccin, se debe explicar cmo
usar el manual y en qu forma se actualizarn los contenidos del mismo,
teniendo en cuenta la necesidad de revisar y reemplazar lo que pierde vigencia
o para cubrir los nuevos requerimientos. La seccin debe incluir los siguientes
puntos:

Estructura: indica la disposicin de las partes en que est


ordenado el manual;

Codificacin: se debe explicitar el sistema y criterios de


codificacin usados; y

Actualizacin: se deber indicar la forma de identificar las


revisiones, modificaciones, actualizaciones, quines pueden efectuarlas, por
qu medios y cmo introducir el nuevo material o destruir el material eliminado.

Organizacin y Sistemas

Cuerpo Principal
Normas de trmite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los
procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos
aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:

momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada paso;

responsable (sector o persona) de la ejecucin de cada paso;

informacin requerida;

medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o


procesamiento;

decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de accin de


posible aplicacin; y

controles a efectuar y cursos de accin a tomar segn el resultado del


control.

Archivos utilizados; debe incluir:

informacin a contener;

mtodo de clasificacin de la informacin contenida;

mtodo de bsqueda de la informacin contenida;

perodo de archivo de la informacin y tratamiento posterior al mismo; y

responsable de la custodia y mantenimiento actualizado.

Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y
esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Organizacin y Sistemas

Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los


documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el
manual debe incluir modelos de llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a
los responsables de la emisin de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo
tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin
de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del
manual de procedimiento es el glosario que se usa para listar las definiciones de
los trminos tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la
interpretacin.

Organizacin y Sistemas

UNIDAD VII DIAGRAMAS DE FLUJO


FLUJOGRAMAS
Las organizaciones precisan recursos tcnicos que les permitan ubicar
mediante un diagrama y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar
a cabo sus funciones en forma lgica y consistente.
En consecuencia un Diagrama de Flujo o Flujograma es la representacin
grfica de hechos, situaciones, movimientos o relaciones, por medio de smbolos.
Estos grficos ilustran la sucesin de operaciones que implican movimiento,
desplazamiento o curso de todo tipo, que bien puede ser una actividad, un
formulario, un informe, materiales, personas o recursos. Son de gran importancia
para toda empresa y persona ya que brinda elementos de juicio idneos para la
representacin de procedimientos y procesos, as como las pautas para su manejo
en sus diferentes versiones.
DEFINICION
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es un diagrama que expresa grficamente las
distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo
su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin
adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las
personas, las formas, la distancia recorrida e tiempo empleado etc.
(Gmez C.1997).
Segn Chiavenato Idalberto. (1.993); El Flujograma o Diagrama de Flujo, es
una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades involucradas
y los responsables de su ejecucin.
Segn Gmez Rondn Francisco. (1.995); El Flujograma o Diagrama de Flujo,
es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento administrativo.
En la actualidad los flujogramas son considerados en la mayora de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos
en la realizacin de cualquier mtodo, constituye adems un elemento
fundamental para descomponer en partes procesos complejos y esto a su vez
facilita la comprensin de la dinmica organizacional y la simplificacin del trabajo.

Organizacin y Sistemas

Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993; los flujogramas constituyen un


instrumento de suma importancia en toda organizacin y departamento, ya que
este permite la visualizacin de las actividades necesarias y verifica si la
distribucin del trabajo est equilibrada.
CARACTERSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
1. Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser
prcticos.
2. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretacin.
3. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa
area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
1. Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del
procedimiento.
2. Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.
3. Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operar el nuevo procedimiento.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
4. De uso, permite facilitar su empleo.
5. De destino, permite la correcta identificacin de actividades.
6. De comprensin e interpretacin, permite simplificar su comprensin.
7. De interaccin, permite el acercamiento y coordinacin.
8. De simbologa, disminuye la complejidad y accesibilidad.

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9. De diagramacin, se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.


a. Diagrama de flujo vertical: Tambin denominado grfico de anlisis del proceso.
Es un grfico en donde existen columnas verticales y lneas horizontales. En la
columnas verticales estn los smbolos o convencionales ( de operacin,
transporte, control, espera y archivo), los funcionarios involucrados en la rutina,
el espacio recorrido para la ejecucin y le tiempo invertido.
El diagrama de flujo vertical destaca la secuencia de la rutina y es
extremadamente til para armar una rutina o procedimiento para ayudar en la
capacitacin del personal y para racionalizar el trabajo.
b. Diagrama de flujo horizontal: Es diferente al anterior, al revs de la secuencia
que se traslada verticalmente, esta lo hace de manera horizontal; este utiliza los
mismos smbolos y convenciones que el vertical.
El Diagrama de flujo horizontal destaca a las personas u organismos que
participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando
una rutina involucra varios organismos o personas, ya que permite visualizar la
parte que corresponde a cada uno y comparar la distribucin de las tareas para
una posible racionalizacin o redistribucin del trabajo.
c. Diagrama de flujo de bloques: Es un diagrama de flujo que representa la rutina
a travs de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y
encadenados entre s. Utiliza una simbologa mucho ms rica y variada que los
diagramas anteriores, y no se restringe a lneas y columnas preestablecidas en
el grfico.
Los analistas de sistemas utilizan mucho este diagrama para representar los
sistemas, es decir, para indicar entradas, operaciones, conexiones, decisiones,
archivado, etc., que constituyen el flujo o la secuencia de las actividades de los
sistemas.
Segn Gmez Rondn, Francisco. (1.995) existe una clasificacin que
considera los Flujogramas o Diagramas de Flujo
Por su presentacin:
a. De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar
determinados aspectos.
b. De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.
Por su formato:

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a. De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia


abajo y de derecha a izquierda
b. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de
izquierda a derecha en forma descendente
c.

De formato tabular: Tambin conocido como de formato columnas o


panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las
operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

d. De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas,


materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde
se realizan
Por su propsito:
a. De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o
ninguna descripcin de operaciones con poca o ninguna descripcin de
operaciones.
b. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quin o en
donde se realiza y en qu consiste sta.
c.

De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y


la manera de hacerlas.

d. Analtico: Describe no slo el procedimiento quin lo hace, y cmo hacer cada


operacin, sino para qu sirven.
e. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona.
f.

Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada.

g. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.


h. Asistido por computadora: El flujo de informacin se hace con recursos de
software.

SIMBOLOGA DE LOS FLUJOGRAMAS


Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:

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1. Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la


disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.
2. Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas
tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la
informacin.
3. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn comentario
al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc.; se trazar indistintamente una
lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere
esa nota.
4. Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de nuestro
diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene y
deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
5. Documento: El smbolo se utilizar cuando se desee representar un documento
cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.
(excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magntica). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas debern presentarse dentro del diagrama
y numerarse con cero el original: uno para la copia y as sucesivamente.
6. Destruccin: Este smbolo indica la destruccin de cualquier documento o
informacin. Es conveniente aclarar siempre que documentos se estn
destruyendo.
7. Transferencia: Este smbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema
interviene otra seccin o departamento que no sea el estudiado, siempre o
cuando nos interesen los pasos o trmites que se realizan en ese lugar.
8. Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u
operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
9. Actividad fuera del mbito de investigacin: Este smbolo se utiliza cuando se
considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que
realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso
o sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o
sistemas muy parecidos o similares, que nada ms varan en su inicio o su final.
Direccin de flujo: Indica la secuencia de la informacin y se utiliza para unir
smbolos, segn sea su flujo, o para indicar los principios de alternativas.

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1. Canalizacin: Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se


recibe informacin de varias fuentes o condensa en una sola:
2. Cuando se recibe informacin de una sola fuente y se canaliza por diferentes
fuentes:
3. bien, cuando se recibe informacin de varias fuentes y se canaliza a otras
fuentes:
Segn Chiavenato, Idalberto 1.993:
1. El circulo; significa una operacin (una etapa o una subdivisin del proceso).
Una operacin se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae
algo. Ejemplo: emisin de un documento.
2. La flecha o pequeo crculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo
de un lugar a otro. Ocurre cuando un objeto, mensaje o documento es
trasladado de un lugar a otro.
3. El cuadrado significa una inspeccin o control, ya sea de cantidad o de realidad.
Es el acto de verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo:
verificacin de una firma.
4. La letra D, representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento,
distancia o por espera de alguna provisin por parte de otra persona. Significa
una espera o un desplazamiento por agenda o la llegada de alguna cosa de
quien se dependa para proseguir el proceso.
5. El tringulo con el vrtice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupcin
casi definitiva o muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se
trata de materiales) o que algo se archiva (cuando se trata de documentos).
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
1. Operacin: Indica las principales fases del proceso, mtodo o procedimiento.
2. Inspeccin: Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
3. Desplazamiento o transporte: Indica el movimiento de los empleados, material y
equipo de un lugar a otro.
4. Depsito provisional o espera: Indica demora en el desarrollo de los hechos.
5. Almacenamiento permanente: Indica el depsito de un documento o
informacin dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacn.

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SMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO


(Diagramacin administrativa)
SIMBOLO

REPRESENTA

Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad administrativa o pe

Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimien

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedi

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o m

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagr

Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana de

DISEO Y ELABORACIN DE FLUJOGRAMAS.


Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1.997:
Convencin para trazar los diagramas:
a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.

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3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.


4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza
cada uno de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es la
claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente poner el
nombre de la forma en cada paso que aparezca.
g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un
nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se colocar el
nmero uno; y las siguientes copias tendrn numeraciones ascendentes.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos. El
movimiento se presenta por una sola lnea.
j. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de lneas para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia demuestra haciendo que las lneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectngulos, de arriba hacia abajo.
m.Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin.

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n. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha


proporcionado la informacin.
Presentacin de las formas en el diagrama:
1. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala,
indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola palabra.
2. Las formas con copias deben representarse como sigue.
3. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar
con la ms alejada para evitar que se crucen.
4. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
5. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
6. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el punto en
que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Segn Chiavenato, Idalberto. Ao 1.993:
Se rige por una serie de smbolos, normas y pautas convencionales entre las
cuales tenemos:
a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan
a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el
procedimiento. Cada departamento o seccin debe mostrarse una sola vez en
el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronolgica de su aparicin en el
procedimiento que se describe de izquierda a derecha.
b. Mostrar una misma dependencia ms de una vez en el flujograma aun cuando
las acciones del procedimiento regresen a la misma.
c. Las lneas indicadoras del flujograma deben ser mas delgadas que las lneas
divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos
terminales.
d. Cada paso o accin del procedimiento debe enumerarse con claridad y
describirse brevemente con muy pocas palabras.

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e. Cuando algn documento queda retenido en alguna dependencia del


flujograma se indica segn sea archivado: definitivamente, temporalmente o
retenido por algunos das ("D"), horas ("O") o minutos ().
f. Cuando hay que destruir algn documento luego de ser utilizado en el
procedimiento se indica con una (X) grande.
g. Cuando en el procedimiento algn documento da origen a otro se indicar en el
flujograma mediante una flecha interrumpida.
h. Al igual que los organigramas, los flujogramas en ocasiones presentan varias
lneas que se cruzan sin tener relacin, en este caso se indica mediante una
inflexin en cualquiera de ellas.
i. Siempre resultar mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero
cuando en su extensin se tenga que continuar en otra pgina, se seala
mediante un smbolo cualquiera dentro de un crculo, en la pgina donde se
interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocar en otra pgina
como sigue.
Segn Gmez Rondn, Francisco. Ao 1.995:
El analista experto adoptar su propio mtodo al momento de elaborar un
flujogramas o diagrama de flujo, es importante considerar entre otras las siguientes
pautas:
a. Especificar el objetivo del flujograma o diagrama de flujo.
b. Pasar de lo conocido a lo desconocido. Es decir, identificar los subsistemas que,
segn se sabe, debe aparecer y desarrollar los que se relacionan con ellos.
c. Utilizar smbolos autorizados y de una plantilla, o sea un dispositivo de plstico con
los smbolos recortados.
d. Empezar a construir el flujograma o diagrama de flujo en la parte superior de cada
pgina; deben ir de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
e. Cada pgina debe tener un encabezado que identifique claramente el proyecto, la
grfica, la flecha (de revisin, si la hay), el autor y el nmero de pginas.
f. Cuando las lneas de flujo son numerosas en diagramas complejos, utilizar
conectores para reducir su nmero.
g. Establecer el nivel en que van a construirse los flujogramas o diagramas de flujo.

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h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando
en un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen.
i.

Escribir en los smbolos, usando el menor nmero posible de palabras.

RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIN DE LOS FLUJOGRAMAS


1. La redaccin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada con frases
breves y sencillas
2. Evitar usar siglas, procure utilizar anotando el nombre completo de las unidades
administrativas.
3. El smbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice.
4. El smbolo de conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe coincidir en los
conectores de entrada y salida, cuando existen una gran cantidad de conectores, es
conveniente adicionar un color al smbolo.
5. Debe realizarse de forma limpia y ordenada.
6. realizarlas al principio en forma de borrador, sin emplear plantillas.

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ACTIVIDADES DEL PARTICIPANTE.


1. Qu es un flujograma?
2. Cules son los requisitos que debe reunir un flujograma?
3. Todo flujograma expone informacin bsica sobre tres aspectos Cules son
estos tres aspectos?
4. Considerando las pautas sealadas en esta unidad seleccione un
procedimiento y disee el flujograma correspondiente.

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Unidad III DIAGRAMACIN


1) Definicin
2) Objetivos
3) Tcnicas para formular diagramas
4) Clasificacin de los diagramas
5) Caractersticas
OBJETIVOS ESPECFICOS.
1) Comprender la importancia de justificar el quehacer de la organizacin con
diagramas y mapas de proceso.
2) Conocer diferentes diagramas y mapas de proceso que pueden emplearse
en una organizacin.
3) Entender los beneficios que los diagramas ofrecen a una organizacin
4) Aplicar la diagramacin para resumir en forma ordenada operaciones,
formatos y mtodos de trabajo.

DIAGRAMACIN
La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que
un sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
Definicin

Diagramar consiste en representar grficamente, hechos, situaciones, movimientos,


relaciones o fenmenos de todo tipo por medio de smbolos que clarifican las
interrelaciones de diferentes factores y/o unidades administrativas, as como la relacin
causa-efecto que prevalece entre ellos.
(Benjamn. 2004).

Esta herramienta constituye un elemento de decisin invaluable para individuos


y organizaciones porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la

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secuencia de una accin, lo que contribuye a conformar una slida estructura de


pensamiento que fortalece su capacidad de decisin. En las organizaciones este
mtodo les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante los diagrama de
flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos,
esto facilita la comprensin de su dinmica organizacional y la simplificacin del
trabajo. (Benjamn 2004).
OBJETIVOS
1. Comprender la importancia de representar el quehacer de la organizacin con
diagramas y mapas de procesos.
2. Conocer las diferentes versiones de diagramas y mapas de proceso que puede
emplear una organizacin para desempearse eficazmente.
Se hace necesario en las organizaciones la demanda de recursos tcnicos que
le permitan por medio de procesos elaborados a travs de diagramas y mapa de
procesos reunir los elementos necesarios para realizar sus funciones en forma
lgica y consistente.
El uso de diagramas abarca tres campos de gran importancia en el trabajo de
los sistemas estos son: estudio, diseo y presentacin.
Estudio de los diagramas.
Esta fase del estudio de sistemas es la investigacin inicial de los
procedimientos, tal como se llevan en el presente dentro de la organizacin. En
esta etapa la exploracin se refiere bsicamente a la forma en que se est
ejecutando el trabajo. Los datos que el analista necesita obtener deber ser
correctos y completos. Una vez recopilada toda la informacin, hace uso del
diagrama del movimiento, un recurso sencillo que transformar la enorme
mezcla de detalles sin conexin en un sencillo mapa-ruta que seala en su
totalidad los procedimientos.
El diagrama es un producto final deseado, a travs del cual el analista refleja el
procedimiento. Al analizar el diagrama detectamos amplios campos de
perfeccionamiento y lo que ha sido una simple investigacin, ahora empieza a
marcar el rumbo; principal y contribuye sealando las reas con necesidades de
perfeccionamiento.
Estas dos fases, comprensin de los procedimientos actuales e indicacin del
mejor camino para la accin futura, constituyen el valor fundamental en el usa de
diagramas.
Diseo de diagramas de procedimiento.

Organizacin y Sistemas

Esta fase en el trabajo de sistemas es, quiz, la ms importante y con seguridad el


punto crucial de una asignacin de sistemas. Aqu se desarrollarn los mtodos
nuevos, el equipo, las nuevas formas, los diagramas de flujo que fueron trazados
en la fase del inicial, entran de nuevo en esta etapa. Ahora deben seguirse los
caminos de perfeccionamiento que antes fueron sealados. Las reas en las que
se duplican el esfuerzo, o se hacen inversiones innecesarias se investigarn
minuciosamente, los diagramas proyectados en esta fase del estudio para el
sistema propuesto se convertirn en las bases para los proyectos finales alrededor
de los cuales se centrar la representacin administrativa.
Presentacin de los diagramas.
La fase de presentacin del trabajo, se apoya con firmeza en el empleo de
diagramas o grficas escogidos y ejecutados con el propsito de explicar a la
gerencia o administracin cmo trabaja el antiguo sistema y por qu y de qu
manera debe mejorarse. En este punto los efectos del anlisis de los sistemas son
presentados en su totalidad. La gerencia posterior a la revisin del anlisis
presentado, determinara la aceptacin o el rechazo del plan que se propone. La
decisin puede basarse en detalles pequeos, por ejemplo,. Si el especialista en
sistemas al momento de hacer el estudio ignora el propsito de la organizacin o
su proyeccin en el futuro, dar indicios de falta de conocimiento, y esto podr ser
tomado por la administracin como seal de que el estudio ha sido conducido de
manera poco seria. Esta conclusin debilitar la confianza en la presentacin total.
TCNICAS PARA FORMULAR DIAGRAMAS
Planeacin y evaluacin.
Todos los anlisis de sistemas bien ejecutados son el producto de una fase inicial
de planificacin cuidadosa y de una valoracin continua del proceso. En lo que
respecta a los diagramas, la planeacin es la etapa en la que se decide cules se
adaptarn mejor a la asignacin y realizacin de los fines que se desean alcanzar
y qu informacin debern contener dichos diagramas. Debe determinarse cul es
el enfoque ms expedito y menos costoso, que armonice con la ejecucin de un
trabajo comprensible.
La evaluacin es el proceso de adaptacin y esto debe aplicarse continua y
conscientemente, conforme va adelantando el trabajo y se va conociendo mejor la
operacin que se analiza. El estudio de sistemas, casi sin excepcin, depende en
cierto grado de mtodos de tanteo. El analista continuamente debe valorar sus
tcnicas y sus resultados, comparndolos con los propsitos finales de la
organizacin. Este ser afinado poco a poco conforme progresa el trabajo.
Durante la fase de investigacin, el analista debe interesarse primordialmente
en los diagramas de flujo o de proceso. Cuando se enfoca un procedimiento
desconocido por completo, a menudo es posible que el analista especifique el

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tamao y el nmero de hojas en las que se acomodarn los diagramas, pero es


necesario adems considerar la informacin verbal recabada en su momento.
Sin embargo, cuando es factible hacer un diagrama de un borrador, este
recurso constituye un valor inapreciable por tres razones: primera, ahorra el
tiempo de escritura y permite que la entrevista progrese ms rpidamente, ya que
las operaciones pueden describirse en menor tiempo usando smbolos y no
palabras; segunda, permite al analista proseguir la entrevista con orden y lgica;
finalmente el diagrama borrador sirve para indicar los puntos en que se han
omitido los detalles informativos. A este respecto, el analista quiz encuentre til
asociar cada smbolo de las grficas con una lista de comparaciones y de
preguntas acerca de la clase de informes que l necesita. Por ejemplo, el smbolo
del archivo podr llevar preguntas como stas: Archivado por quin? Retenido
por cunto tiempo? En qu orden? Cuntos al mes? Qu clase de archivero
est usando?
En la prctica muchos analistas combinan secciones de diagramas borradores y
notas escritas para registrar los informes que obtienen en las entrevistas, El arte
de entrevistar mejora con la prctica y el conocimiento y, con frecuencia, el
analista experto usa, o deja de usar la tcnica de diagrama-borrador,
acomodndose a las circunstancias del momento.
Simbologa bsica
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico inconsistente o no
convencional trasmitir un mensaje deformado o ser ineficaz para la comprensin
del proceso que se pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir
determinados smbolos a los que se les confiera convencionalmente un significado
preciso y convenir tambin en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.
La American Society of Mechanical Engineers (ASME) ha desarrollado los
signos convencionales, a pesar de la amplia aceptacin que ha tenido esta
simbologa, en el trabajo de diagramacin administrativa es limitada, porque no ha
surgido algn smbolo convencional que satisfaga mejor todas las necesidades.
La American National Standard Institute (ANSI) ha desarrollado una simbologa
para que sea empleado en los diagramas orientados al procesamiento electrnico
de datos (EDP) con el propsito de representar los flujos de informacin, se han
adoptado ampliamente algunos smbolos para la elaboracin de los diagramas de
flujo dentro del trabajo de diagramacin administrativa.

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CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS


La bibliografa existente ofrece varios tipos de diagramas. Sin embargo, a
continuacin sealaremos aquellos ms conocidos.
a. Diagramas de operaciones, para representar el flujo de las operaciones.
b. Diagramas arquitectnicos, para representar un bosquejo de terrenos fsicos.

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c. Diagramas de las relaciones del personal para indicar las jerarquas de


autoridad, responsabilidad y funcin.
d. Diagramas estadsticos, para resumir las relaciones numricas y cronolgicas.
Aunque tiene gran valor el conocimiento de la razn fundamental de los tipos
mencionados y sus objetivos, se facilita la presentacin de las diversas clases
de diagramas de sistemas, si se verifica en funcin del campo que describe
cada tipo. Las descripciones que siguen pertenecen a tres categoras.
e. Diagrama de flujo. Se refieren, bsicamente, al flujo de operaciones e incluyen
grficas que se relacionan con el manejo de formas, as como diagramas
lgicos relativos a programas de computadoras.
f. Grficas de organizacin. Se refieren a las relaciones del personal.
g. Grficas diversas. Las que no quedan comprendidas en los campos antes
mencionados.
h. Diagramacin mental: se basa en la posibilidad de reproducir grficamente el

proceso de
construccin de la percepcin de nuestra mente. Cada uno de nosotros a travs de la
experiencia, los valores, la educacin y la formacin construimos un esquema de la realidad o
mapa particular del mundo, el cual es nico, irrepetible pero sobre todo vlido para cada quien.
Estos esquemas mentales o mapas mentales, si bien son dinmicos y cambian en funcin del
tiempo, pueden representarse grficamente con un lenguaje muy semejante al de la
construccin cotidiana del contexto que nos rodea, en el cual usamos los colores, las imgenes,
las cifras, la dimensin, las palabras, el razonamiento, la visin global y la imaginacin. Estas
funciones estn distribuidas a lo largo de nuestra corteza cerebral.

En el siguiente ejemplo, se refleja cmo aborda una organizacin la misin, visin


y objetivos estratgicos. (proceso de Planificacin Estratgica)

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Convencin para trazar los diagramas


a. La informacin para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que prepar el diagrama.
4. Nmero de personas o puestos involucrados.
5. Nmero de pasos.
b. Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza uno
de los pasos.
c. Representar las formas o documentos, mediante rectngulos proporcionales a
las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es la
claridad, esta convencin puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
d. Cada forma debe representarse siempre por un rectngulo de las mismas
dimensiones.
e. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un tringulo
negro en la esquina inferior derecha.
f. Cuando las dimensiones del rectngulo lo permitan, es conveniente el nombre
de la forma en cada paso que aparezca.

Organizacin y Sistemas

g. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca un


nmero en la esquina superior derecha. Para el original siempre se usar el
nmero uno; las siguientes copias tendrn numeracin ascendente.
h. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
i. Cuando se transportan dos o ms papeles, que van unidos, ya sea con grapa o
broche o en sobre, se renen los rectngulos identificando cada uno de ellos, El
movimiento se representa por una sola lnea.
j. Cuando se muevan Juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de una lnea para cada forma o grupo de formas.
k. La secuencia se muestra haciendo que las lneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
l. El orden cronolgico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectngulos, de arriba hacia abajo.
m. Debe identificarse cada paso con un nmero y hacer una pequea descripcin
del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la accin.
n. Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que ha
proporcionado la informacin.
Presentacin de las Formas en el Diagrama
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectngulos, imitando hasta
donde sea posible la forma y tamao de las originales reducidas a escala.
Indicando en la parte inferior y al centro el nombre con una sola palabra, y en la
esquina superior y al centro el nombre con una sola palabra, en la esquina
superior derecha, el nmero de la copia en cuestin. Cuando en el dibujo
aparecen dos formas del mismo tamao, forma o nombre, o ambos, es
conveniente usar un nmero para identificarlas
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
En caso de tener muchas copias, deben presentarse as.
c. Si una forma se destruye se representa de este modo.
Si se tiene una alternativa, se traza una lnea horizontal y se anota con un lpiz
usando para toda la grfica el camino normal a partir de uno de los extremos de la
lnea.

Organizacin y Sistemas

En el extremo de la lnea se desarrolla la alternativa, pero usando un lpiz de


color distinto que permita diferenciar los dos caminos; si slo se tuviera un color,
entonces sese lnea de puntos o ms clara.
En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquella que ocurre ms frecuentemente y la(s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.
Para representar dos o ms alternativas que se originen en un proceso se usar
el smbolo.
d. Si las lneas tuvieran que encontrarse entre s, se usar la siguiente convencin
e. Cuando se tenga que hacer una distribucin de formas, se recomienda empezar
con la ms alejada para evitar que se crucen.
f. Toda forma debe mostrar cual fue su origen.
g. La nueva forma se marca con un tringulo en la orilla inferior izquierda y con
ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
h. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar otra
hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga del proceso se muestra mediante
"conectores" que consisten en dos crculos con la letra W, uno en el plinto en
que se cort el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
i.
CARACTERSTICAS DE LOS DIAGRAMAS
Es necesario que todo diagrama rena las siguientes caractersticas:
Sinttica. La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber
quedar resumida en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto,
dejan de ser prcticos.
Simbolizada. La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretacin. La razn primordial para el empleo de smbolos es que stos
estandarizan las actividades, "encasillndolas" en grupos compactos de
actividades similares.

Organizacin y Sistemas

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin,
y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuacin se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estn
presentes los smbolos que con ms frecuencia se utilizan, as como su aplicacin.
La redaccin empleada trata de clasificar al mximo el entendimiento del flujo
del proceso; sin embargo, en la prctica se procurar que las anotaciones sean lo
menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del
diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo
de un diagramado; as pues, se recomienda que se forme esa estructura mental
tan necesaria en el empleo de esta tcnica, llevando a la prctica el diagramado
de algn proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
Formatos para captura de informacin.
La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los
procedimientos se realiza generalmente a travs de: la investigacin documental,
la encuesta, la observacin. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y
que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Este
medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depender del diseo y
la presentacin que se d a los cuestionarios.
Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo una vez que se ha
recabado la informacin de las reas involucradas en el estudio se procede a
ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las
operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que
intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operacin mediante un smbolo.
1. Operacin.
2. Transporte.

Organizacin y Sistemas

3. Inspeccin
4. Demora
5. Almacenamiento.
c. El tiempo neto en que se realiza la operacin.
d. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
e. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
f. Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
g. Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.

ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE

Organizacin y Sistemas

Organizados en equipos de tres participantes, realice y presente en forma


escrita las siguientes actividades.
1. En que forma inciden en el desempeo de una organizacin los diagramas
de flujo?
2. Como afecta el proceso de toma de decisiones de una Organizacin el
disponer de informacin analtica y secuenciadas de sus acciones?
3. Favorece las relaciones de una Organizacin con su entorno el empleo de
diagramas de flujo?
4. De que manera influye en la calidad de los productos y servicios de una
organizacin la posibilidad de descomponer en partes procesos complejos?

Organizacin y Sistemas

1.

BIBLIOGRAFA RECOMENDADA

ENRIQUE B. Organizacin de empresas. Editorial Mc. Graw Gil .ao 2004


GMEZ ECHARREN, Lardent,y: Tcnicas de organizacin, sistemas y mtodos.
Editorial Club de Estudio, 1990.
GOMEZ C., Guillermo. Sistemas Administrativos, Anlisis y Diseos. Editorial Mc
Graw Gil. Ao 1.997.
INAP: Metodologa para la Elaboracin de manuales de procedimientos: Gua II
Coleccin Modernizacin del Estado, 1996
MELINKOFF Ramn: Los Procesos Administrativos, Editorial Panapo, Caracas,
Venezuela. 1990
MELINKOFF, Ramn: La Estructura de la Organizacin. Universidad Central de
Venezuela, Caracas, 1969.
REINOSA Eduardo; Organizacin y Sistemas: Sus principales tcnicas, Directorio
de FUNDACA 1992-1994, (Fondo Editorial de la Fundacin Universitaria
Cecilio Acosta , Los Teques, 1993.
TERRY, George: Principios de Administracin. Mxico, 1961.
VV AA: orientacin para analistas de organizacin y sistemas. Direccin de
Planificacin y Presupuesto del Estado Miranda.

Organizacin y Sistemas

UNIDAD VII. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de
reconocer la importancia que tiene en la organizacin mantener al da una serie
de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos
productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos
cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la
empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueos o accionistas
principales estn presentes permanentemente.
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, se requiere un control de gestin bsico para hacer el seguimiento y
aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de
produccin no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintona.
Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el
mercado. Esto ltimo es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los
esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe
adaptarse a continuos cambios generados por la dinmica.
La importancia de la implementacin de normas y procedimientos se ve
reflejado en la reduccin del tiempo ocioso, optimizacin de los procesos
administrativos, mejorar la interaccin entre los diferentes equipos de trabajo de la
empresa, obteniendo finalmente una reduccin de costos, mejoramiento en la
capacidad de reaccin de la empresa ante el mercado, una estructura
organizacional mas gil, entre otros tantos beneficios.
A continuacin se explica en que consiste la norma para una organizacin.
NORMA
Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su
ejecucin, o antes, son orientaciones o guas que fijan los lmites previamente
definidos por la direccin general en las polticas, para la accin y la bsqueda de
los objetivos organizacionales.
Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de
las polticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de
los objetivos o como una concepcin general destinada a dirigir las acciones que
se van a realizar.
La norma dentro de una organizacin, es considerada como un punto de
conexin que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecucin o
previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa,
la fecha en la cual se elabora, as como las acciones y responsables.

Organizacin y Sistemas

El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el


cumplimiento de ciertas pautas especficas, necesarias para el buen desempeo
de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilizacin de los recursos
disponibles.
Las normas tienen un amplio mbito de aplicacin entre los cuales
mencionaremos los siguientes:

En la ejecucin de actividades, operaciones y procesos de naturaleza


administrativa.

En la produccin, eleccin o utilizacin de los elementos o instrumentos


de trabajo.

Uso de conceptos, smbolos, representaciones de tipo general


Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un
procedimiento.
A continuacin se plantea un ejemplo.
a. Procedimiento
Solicitud y entrega de materiales de oficina.
Normas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y
tiles de oficina a travs de un formulario identificado como pedido de tiles de
oficina. Para procesar la solicitud de tiles y materiales de oficina, ante el
departamento de proveedura sta, debe estar firmada por el jefe del
departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si
se trata de una sucursal.
b. Procedimiento.
Seleccin de personal.
Normas:
1) Todo criterio de seleccin debe estar basado en una valoracin racional de
las aptitudes y/o los mritos del candidato en relacin al perfil especfico del
cargo que aspira desempear.
2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del
registro de Elegibles internos o externos segn sea el caso.
PROCEDIMIENTO

Organizacin y Sistemas

Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronolgica que


precisan la forma sistemtica de hacer determinado trabajo de rutina.
Es entendido tambin como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o
etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propsito de lograr un objetivo
especfico.
Los procedimientos responden a cada situacin particular, ya que no son de
aplicacin general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para
poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en
trabajos que se repitan, as la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez
dentro de la ejecucin de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un
tipo de toma de decisin estructurada porque nos dice como debemos hacer un
proceso dentro de una determinada rea.
CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO
Los procedimientos se pueden identificar a travs de ciertas caractersticas
comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organizacin, entre
ellas tenemos:
-

El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica cmo


se procede.

El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los


pasos son secuenciales.

Cubre un ciclo de accin.

Los pasos estn descritos en secuencia lgica de tiempo.

No son de aplicacin general sino que responden a una situacin en particular.

Son de gran aplicacin en los trabajos que


aplicacin continua y sistemtica.

Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de


forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.

Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

se repiten, facilitando as su

CLASIFICACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Organizacin y Sistemas

Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los
objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se
recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la
empresa.
a. Por su relacin con los objetivos Organizacionales
Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que
contribuyen directamente con el objetivo de la organizacin, estn relacionados
con las funciones principales que atienden los rganos dentro de la empresa
Como ejemplo pudiramos sealar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios,
tendr como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparacin de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crdito.
Procedimiento: Exportacin de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que
sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se
cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff
(asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que
subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Seleccin de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos
acciones se desarrollan dentro de la organizacin.

procedimientos

cuyas

Ejemplo:

Organizacin y Sistemas

Procedimiento: Solicitud de suministro.


Procedimiento: Enlatado de alimentos.
Procedimiento: Elaboracin de nminas.
Procedimientos sectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones se
desplazan por instituciones que se encuentran interrelacionadas dentro de una
misma problemtica.
Ejemplo:
Contratacin de profesores del I.U.T (Instituto Universitario de Tecnologa) en
este caso el contrato es elaborado por la institucin antes sealada, pero luego
debe remitirse al Ministerio de Educacin Superior para su aprobacin y firma y
luego ste lo remite nuevamente a la institucin.
Procedimientos intersectoriales. Son aquellos procedimientos cuyas acciones
se desarrollan en distintas dependencias.
Ejemplo:
Elaboracin del presupuesto del I.U.T. (Instituto Universitario de Tecnologa) la
Direccin del Instituto elabora el anteproyecto del presupuesto general y lo enva a
la Direccin General de Educacin Superior del Ministerio de Educacin, ste lo
remite a la oficina Sectorial de Planificacin y Presupuesto del Ministerio de
Educacin, para luego enviarlo al Ministerio de Hacienda para su reajuste,
posteriormente pasa a la Asamblea Nacional que analiza y sanciona la Ley de
Presupuesto Del Ejercicio Fiscal del Ao correspondiente y se da a conocer a
todas las dependencias antes sealadas.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.
Describir un procedimiento consiste en presentar en forma ordenada los datos
identificativos de ste y la secuencia lgica de las acciones, para lo cual es
necesario tener claro, que cada procedimiento vara dependiendo de las
caractersticas del mismo as como de las necesidades de informacin de la
Institucin y el estilo de los analistas.
A continuacin se presenta la relacin de datos, que deben incluirse en la
descripcin de un Procedimiento Administrativo.
Nombre del procedimiento: Se indica en forma clara y precisa el nombre del
Procedimiento.

Organizacin y Sistemas

Nombre de la Dependencia: Indicar la dependencia responsable del


Procedimiento.
Cdigo: Es el nmero asignado al Procedimiento, tomando como base el cdigo
de la Dependencia. (opcional).
Concepto: Definir qu es y quien hace el Procedimiento.
Objetivo: Definir lo que se persigue con el Procedimiento.
Base legal: Mencionar los dispositivos legales y normas que sustentan el
Procedimiento. (opcional).
Normas: Indicar las pautas que regulan el Procedimiento (opcional).
Requisitos: Indicar los requisitos y formalidades que deben dar inicio al
Procedimiento (opcional).
Descripcin: Considerar el nombre de las Unidades responsables de la accin,
as como la descripcin secuencial de las acciones que se realizan en cada etapa,
mencionando previamente los cargos de quienes la efecten.

REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la
intencin es brindar informacin clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rpidamente y sin falsas interpretaciones la informacin contenida en
el manual.
Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las siguientes recomendaciones.
1) Emplear frases claras y cortas.
2) Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigedades.
5) Uniformidad en el estilo.
Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera
exitosa la elaboracin del manual. En consecuencia se recomienda como

Organizacin y Sistemas

referencia consultar: como se elabora un libro de cocina o un guin teatral, ya que


en stos se expresan de manera clara ordenada y precisa todas las instrucciones
en cuanto a tareas y acciones que deben seguirse para alcanzar con xito los
objetivos propuestos, en el caso que nos ocupa, considerar si se esta describiendo
un procedimiento interno de un departamento, o por una seccin o departamento,
si el proceso tiene lugar entre varios.
Ejemplo de un procedimiento de elaboracin de documentos

LOGO DE
LA
EMPRESA

INVERSIONES DECORA SUEOS, C.A.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:


CDIGO:
VERSIN:
UNIDAD:

ELABORACION DE DOCUMENTOS
MGC_PYD_0275
01
ORGANIAZCIN Y SISTEMAS

OBJETIVO:
Elaborar toda la documentacin de la empresa INVERSIONES DECORA SUEOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la
misma.
RESPONSABILIDADES:
L a Unidad de Organizacin y Sistemas es la responsable de la elaboracin, actualizacin,
distribucin y control de toda la documentacin de la empresa Inversiones Decora Sueos, C.A.
NORMAS:
1.- El analista de organizacin y sistemas debe recolectar la informacin sobre el proceso a
elaborar en conjunto con el dueo del proceso o experto en el rea.
2.- El analista de Organizacin y sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado
y entregar al dueo del proceso para su aprobacin, antes de su emisin.
3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento Criterios para la elaboracin de documentos, Cod, MGC_PyD_ 00356.

Elaborado Por

Revisado por

Autorizado por:

Organizacin y Sistemas

PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE DOCUMENTOS


RESPONSABLES.
Unidad solicitante

Unidad de Organizacin y Sistemas

Unidad Solicitante

Unidad de Organizacin Y sistemas

Jefatura de la Unidad

Unidad de Organizacin y Sistemas

ACCIONES.
1.- Llena formato Solicitud de Elaboracin, Emisin,
Actualizacin de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organizacin y
sistemas, copia y original.
3.- Recibe formato MGC , firma en seal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la informacin, de acuerdo al rea
sealada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
rea.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la
unidad solicitante para su revisin, correccin y /o
aprobacin
6.- Recibe borrador de documento y.
realiza las correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organizacin y
sistemas para su normalizacin, autorizacin, copia y
distribucin
8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
Realiza correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, asigna cdigo y registra
en el Control Lista Maestra de Documento, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorizacin.
10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.
11.- Entrega al analista de organizacin y sistemas para
su respectiva copia y distribucin.
12.- Recibe documento autorizado, saca las copias
necesarias, coloca sello de copia controlada.
13.- Distribuye copias a las unidades solicitantes
14.- Archiva original en el manual Documentos de la
Empresa Inversiones Decora Sueos, C. A
Fin

DIAGRAMACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Organizacin y Sistemas

Los diagramas de flujo permiten representar grficamente, con claridad y


precisin las operaciones que integran la dinmica de circuitos o flujos
administrativos. Existen distintos tipos de diagramacin administrativa. Todos ellos
tienen como denominador comn el anlisis de los siguientes elementos:
Las operaciones que se efectan en los trabajos administrativos.
Las unidades o puestos de trabajo que intervienen en su realizacin.
Los documentos utilizados o producidos.
Los recorridos que se efectan en el curso de la documentacin.
Los tiempos de trabajo empleados en cada operacin, expresados en das,
horas o minutos.
Mediante la utilizacin de smbolos, en su mayora sencillos de entender, es
relativamente fcil conseguir una visin de conjunto del procedimiento
representado, verificar en la prctica el cumplimiento de las operaciones descritas
y detectar las anomalas que se produzcan. Los smbolos que se utilizan
generalmente en los diagramas de circuitos o flujos administrativos suelen ser de
dos tipos:
Smbolos abstractos
Smbolos figurativos.

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ACTIVIDADES PARA EL PARTICIPANTE


1. Cul es la diferencia entre Norma y Procedimiento?
2. Cules son las caractersticas que deben tener los Procedimientos?
3. Cmo se clasifican los procedimientos segn su relacin con los
objetivos?
4. Visite una organizacin pblica o privada

y solicite a un trabajador o

directivo que le describa verbalmente algn procedimiento o servicio que se


ejecute en la institucin.
5. Tome nota de la descripcin efectuada por el trabajador de la institucin.
6. En base a la informacin recolectada, efectu la descripcin del
procedimiento administrativo.

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