INTRODUCCIN
El individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con
sus semejantes, por tanto es un ente sociable. Los individuos tienen que cooperar
unos con otros, por sus restricciones personales, y deben constituir
organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual
no alcanzara realizar.
Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades
conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas. La cooperacin
entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando:
Hay personas capaces de comunicarse y dispuestas a actuar conjuntamente.
DEFINICIN
El desarrollo incesante de la complejidad en la Administracin y todos los
evidentes defectos que ella acusa, ha generado una serie de inquietudes entre los
miembros de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para
sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administracin.
Es as, como en la mayora de las organizaciones han sido creadas Centrales
de Organizacin y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo
administrativo; Organizacin y Sistemas es uno de los trminos que integran la
labor general de la racionalizacin.
Sobre la Teora de Organizacin y Sistemas observamos definiciones como
"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y llevar
trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el
mximo de eficacia en los resultados". Y por extensin, se llama unidad, equipo o
servicio de Organizacin y Sistemas al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicacin de la tcnica del mencionado servicio.
Organizacin y Sistemas estudia los problemas de estructura y funcionamiento
de la Administracin, cumpliendo como funcin el aconsejar a los funcionarios
interesados en mejorar la organizacin y mtodos empleados por los servicios que
dirigen. La finalidad de una unidad de Organizacin y Sistemas es asegurar el
mximo de eficiencia en el funcionamiento de la aparato administrativo, y
mediante la aplicacin adecuada de mtodos cientficos de organizacin;
conseguir economas en el costo de la produccin y en la utilizacin de mano de
obra, pero como regla general a Organizacin y Sistemas no se le concede
autoridad sobre otras unidades en administracin.
Se suele preguntar Por qu es necesario emplear un servicio especializado, si
el deber de los administradores es asegurar que las actividades sean bien
Organizacin y Sistemas
influir en las decisiones tomadas por los directivos o el mximo nivel jerrquico de
la empresa.
ORIGEN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula, por una
parte, a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y
hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821, fecha de la aparicin del
Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965.
La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una
refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin.
Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da
inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la
instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin.
Este perodo se caracteriza por la confusin manifiesta ya que se confundi la
funcin de Organizacin y sistemas con las funciones de contabilidad, auditoria y
con funciones de mejoramiento administrativo, ya que stas se encargan de
racionalizar el aprovechamiento de los recursos.
La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la
administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el
sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la
estructura como del funcionamiento.
Las unidades de organizacin y sistemas se legalizan en 1971 a travs de
varios acuerdos
Paralelamente a la evolucin de la Administracin, como ciencia, hemos podido
observar una serie de denominaciones para referirse al rea de organizacin y
sistemas, por ejemplo organizacin y mtodos o sistemas y procedimientos entre
otras, el comienzo de esta situacin, segn seala Lus Salazar Larrain, fue
originado en pases como Alemania, Estados Unidos, Inglaterra, Blgica en otros,
donde inicialmente se realizaron investigaciones asociadas a normas, mtodos y
organizacin del trabajo.
En realidad, todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas,
persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo,
emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas
de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada
como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea reconocido como tal
en toda evidencia.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Unidad II
Estudio Organizacional
METODOLOGA DE SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO.
El concepto de simplificacin del trabajo no es ms que aplicar el sentido
comn, en cuanto a la necesidad de observar permanentemente las operaciones
de cualquier empresa con el objeto de encontrar el mejor modo de proporcionar
un buen servicio, para hacerlo debemos seleccionar cuidadosamente los
proyectos a estudiar, y analizarlos a travs de grficas, estimando, al final nuestra
capacidad para conseguir un resultado efectivo.
Se necesita entonces poseer un conocimiento de las tcnicas y este
conocimiento debe estar al alcance de todos los supervisores y empleados
afectados por la medidas de simplificacin y mejoramiento, los factores bsicos
con los cuales debemos trabajar tienen que ver con interrogantes vinculadas al por
qu, dnde, cundo, quin y cmo, y las conductas inmediatas a seguir estn
vinculadas con eliminar, combinar, cambiar secuencias, cambiar lugares, cambiar
personas, todo con el objeto de hacer mejoras, adicionalmente se hace necesario
conocer el nmero de unidades, el elemento tiempo, la distribucin etc.
Es de suponer que los especialistas que tienen una larga experiencia en
trabajos tcnicos de racionalizacin de estructura y procedimientos, hayan
establecido y aplicado con sus propias lneas de actuacin y por consiguiente
ellos, con muy buen criterio, sabrn determinar qu cosas deben omitirse y a
cules debe drsele especial importancia, dentro del mbito de la metodologa que
se desarrolla.
Esta metodologa no es ms que el uso organizado del sentido comn para
encontrar formas ms fciles y mejores de realizar una tarea. La simplificacin del
trabajo posibilita la racionalizacin de las tareas, lo que permite la disminucin de
costos, menor inversin de capital y el mejoramiento de la rentabilidad de nuestros
recursos y de los interesados en la empresa, presupone el mejor mtodo de
trabajo" el ms fcil; proporciona tambin un enfoque organizado que no slo hace
que la superacin personal sea ms fcil, sino que adems se ajusta como una
modalidad conveniente y continua.
Toda organizacin requiere establecer niveles de productividad vinculados con
la necesidad de prestar un mejor servicio al menor costo y en plazo conveniente,
por lo cual es necesario simplificar o racionalizar las instancias y formalidades
costosas e innecesarias del trmite o procedimiento, sea cual fuere su naturaleza.
Para esto se debe desarrollar las siguientes fases:
Organizacin y Sistemas
Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en qu consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situacin econmica, poltica, social del pas etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organizacin.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegar el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar qu recursos sern necesarios para llevar a cabo la
investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalizables, teniendo en cuenta las
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Propsito
Lugar
Sucesin
Qu se hace?
Dnde se hace?
Cundo
hace?
se
Por qu se hace
all?
Qu otra cosa
podra hacerse?
Qu
deber
hacerse?
Para
hace?
qu
Persona
Medios
Cantidad
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Qu cantidad de
trabajo realiza?
Por qu se hace
entonces?
Por qu lo hace
esa persona?
Por qu se hace
de ese modo?
Qu constante
es el trabajo?
En que otro
lugar
podra
hacerse?
Cundo
hacerse?
Qu
persona
hacerlo?
otra
podra
De qu otro
modo
podra
hacerse?
Dnde debera
hacerse?
Cundo debera
hacerse
o
Quin debera
hacerlo?
Cmo debera
hacerse?
Cunto cuesta?
se
podra
Organizacin y Sistemas
realizarse?
Qu
tiempo
tomar
realizarlo?
Qu es lo que
hace?
Cmo se esta
realizando?
Cunto
necesita?
se
Estn
comprendidos
todos?
Por
qu
es
necesario
este
paso?
Dnde debera
realizarse
este
paso?
FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos
de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en prctica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
las
copias
del
impreso
para
hacer
posible
su
Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel,
color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos
de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos,
mrgenes, numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin
continua.
ALTERNATIVAS PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO.
A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de
formularios.
Offset. Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los
originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio
de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones.
Mimegrafo: Se emplean estnciles o plantillas hechas a mquina, impresora o
a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares.
Linotipo: Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos
distintos hasta completar textos para su impresin.
Fotograbado: Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo,
que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda
grabado en una placa metlica plana.
Rotograbado: Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean
rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de
ejemplares.
A maquina: Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de
escribir elctrica o mecnica.
Computadora: Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de
software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de
presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos,
disketes o cintas.
Organizacin y Sistemas
ORGANIGRAMAS
INTRODUCCIN.- Un organigrama es la representacin grfica de la estructura
de una organizacin o empresa, en ella, se pone de manifiesto la relacin formal
existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones,
los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo, en consecuencia
todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza o campo de
trabajo, requieren un marco de actuacin para funcionar. Este marco est
constituido por la estructura orgnica, que es la divisin ordenada y sistemtica de
sus unidades de trabajo de acuerdo con el objeto de su creacin.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
a travs de los cuales se fija la posicin, la accin y la responsabilidad de cada
servicio, puede entenderse como el mtodo ms sencillo para expresar la
estructura, jerarqua e interrelacin de los rganos internos de una organizacin
en trminos concretos y accesibles.
Todas las organizaciones cuentan al menos con un organigrama general, sin
embargo, es frecuente observar, diferencias en los criterios y enfoques
considerados al momento de su preparacin. Por ello es importante tener una
base de informacin homognea, que permita dar cohesin a este tipo de
recursos.
DEFINICIN DE ORGANIGRAMA.
El organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una
Organizacin y Sistemas
Por su mbito:
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan
especializacin y correlacin.
Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica
mando.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza
medio recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.
Organizacin y Sistemas
Autorizacin
-
Captacin de la informacin
Anlisis de la informacin
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
De Uso General:
Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los
siguientes manuales:
De Uso Especfico:
TIPOS DE MANUALES
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Funciones Bsicas
Responsabilidad
Caractersticas, y
Especificaciones de la Posicin.
Organizacin y Sistemas
GENERALIDADES
Finalidad del manual
Especificar lo que se pretende lograr a travs de la aplicacin de las normas
que contiene el Manual.
Base legal
Sealar las normas legales que aprueban los documentos de organizacin y
gestin.
Alcance
Determinar el mbito sobre el cual tiene jurisdiccin orgnica el Manual.
Aprobacin
Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia
el Manual.
TITULO II:
De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
Organizacin y Sistemas
De Apoyo
De Asesora,
De Control
De descentralizacin
TITULO III
DEL MANUAL
Organizacin y Sistemas
Grado de responsabilidad
Canales de coordinacin
Experiencia laboral
Manual de procedimientos.
Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativos es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas.
Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as
como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los
miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Organizacin y Sistemas
Glosario
ndice Temtico.
Manual de calidad
Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para
lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la
empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes:
Identificacin
1. Logotipo de la organizacin.
2. Nombre de la organizacin.
3. Nombre del manual.
4. Nmero de procedimientos.
5. Nivel de revisin y/o aplicacin.
6. Ttulo del procedimiento.
7. Fecha de revisin.
8. rea responsable de manejar el procedimiento.
9. Lugar y fecha de elaboracin.
10. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
11. Numero de pginas.
12. Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.
ndice O Contenido.
Organizacin y Sistemas
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Introduccin.
Objetivos generales
Estructura organizacional.
Responsabilidades.
Organizacin y Sistemas
Definiciones.
Lista de distribucin
Registro que controla el nmero de copias y reas a las que se les entrega el
manual.
Marco Introductorio
a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
nombre oficial de la dependencia;
refiere el manual;
sealados;
responsables de su elaboracin; y
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Cuerpo Principal
Normas de trmite.
En este punto, se debe describir la secuencia de los pasos en los
procedimientos administrativos. Conceptualmente la descripcin tiene dos
aspectos:
Tareas y decisiones involucradas que debe incluir:
informacin requerida;
informacin a contener;
Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y
esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
REPRESENTA
Inicio o trmino. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser accin o lugar, adems se usa para indicar una unidad administrativa o pe
Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el procedimien
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedi
Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre dos o m
Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contina el diagr
Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana de
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
h. Reunir los flujos de entrada, de modo que las lneas de flujo que aparecen entrando
en un smbolo sean las menos posibles, lo mismo se harn con las lneas que salen.
i.
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Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
DIAGRAMACIN
La representacin a travs de grficos es para la profesin de sistemas lo que
un sistema numrico es en el campo de las matemticas; es decir, un lenguaje
abreviado que permite entender los fenmenos complejos en lapsos de tiempo
relativamente cortos.
Definicin
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
proceso de
construccin de la percepcin de nuestra mente. Cada uno de nosotros a travs de la
experiencia, los valores, la educacin y la formacin construimos un esquema de la realidad o
mapa particular del mundo, el cual es nico, irrepetible pero sobre todo vlido para cada quien.
Estos esquemas mentales o mapas mentales, si bien son dinmicos y cambian en funcin del
tiempo, pueden representarse grficamente con un lenguaje muy semejante al de la
construccin cotidiana del contexto que nos rodea, en el cual usamos los colores, las imgenes,
las cifras, la dimensin, las palabras, el razonamiento, la visin global y la imaginacin. Estas
funciones estn distribuidas a lo largo de nuestra corteza cerebral.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso
sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta
forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin,
y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.
A continuacin se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que estn
presentes los smbolos que con ms frecuencia se utilizan, as como su aplicacin.
La redaccin empleada trata de clasificar al mximo el entendimiento del flujo
del proceso; sin embargo, en la prctica se procurar que las anotaciones sean lo
menos extensas posibles, sin sacrificar, desde luego, la claridad y la fluidez del
diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada , resulta sencillo el desarrollo
de un diagramado; as pues, se recomienda que se forme esa estructura mental
tan necesaria en el empleo de esta tcnica, llevando a la prctica el diagramado
de algn proceso que se conozca; una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
Formatos para captura de informacin.
La recopilacin de la informacin para el diseo o mejoramiento de los
procedimientos se realiza generalmente a travs de: la investigacin documental,
la encuesta, la observacin. Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y
que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de
preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos. Este
medio de captacin de informacin permite ahorrar recursos econmicos y tiempo;
sin embargo, la calidad de la informacin que se obtenga depender del diseo y
la presentacin que se d a los cuestionarios.
Las tcnicas de entrevista, observacin directa, muestreo una vez que se ha
recabado la informacin de las reas involucradas en el estudio se procede a
ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder concatenar las
operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga, las reas que
intervienen y los formatos que se utilizaran.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos.
a. La secuencia en que se realizan los pasos del proceso.
b. El tipo de operacin mediante un smbolo.
1. Operacin.
2. Transporte.
Organizacin y Sistemas
3. Inspeccin
4. Demora
5. Almacenamiento.
c. El tiempo neto en que se realiza la operacin.
d. El tiempo total empleado para realizar las operaciones.
e. Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores).
f. Iniciacin en: definir el momento preciso en que comience el proceso.
g. Terminacin en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso.
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
1.
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
se repiten, facilitando as su
Organizacin y Sistemas
Los procedimientos pueden clasificarse en primer lugar, por su relacin con los
objetivos de la organizacin y en segundo por el recorrido dentro de sta, se
recomienda clasificar los procedimientos de acuerdo a la estructura orgnica de la
empresa.
a. Por su relacin con los objetivos Organizacionales
Procedimientos sustantivos o de lnea. Son aquellos procedimientos que
contribuyen directamente con el objetivo de la organizacin, estn relacionados
con las funciones principales que atienden los rganos dentro de la empresa
Como ejemplo pudiramos sealar:
Una empresa cuyo objetivo es la fabricacin y venta de productos alimenticios,
tendr como procedimientos sustantivos los siguientes:
Procedimiento: Preparacin de los alimentos.
Procedimiento: Enlatado de los alimentos.
Procedimiento: Etiquetado.
Procedimiento: Venta a crdito.
Procedimiento: Exportacin de enlatados.
Procedimiento adjetivo, auxiliar o interno. Son aquellos procedimientos que
sirven de base, contribuyen o auxilian para que los procedimientos sustantivos se
cumplan, se relacionan con las funciones complementarias o de staff
(asesoramiento o apoyo) que desarrolla la organizacin.
Siguiendo con el ejemplo anterior, podemos distinguir procedimientos que
subyacen al procedimiento sustantivo:
Procedimiento: Seleccin de personal.
Procedimiento: Orden de compra.
Procedimiento: Pago de sueldos y salarios.
Por su recorrido.
1) Procedimientos Institucionales. Son aquellos
acciones se desarrollan dentro de la organizacin.
procedimientos
cuyas
Ejemplo:
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
REDACTAR UN PROCEDIMIENTO.
Al momento de redactar un procedimiento debemos tener presente que la
intencin es brindar informacin clara y precisa, de tal manera que permita al
lector extraer rpidamente y sin falsas interpretaciones la informacin contenida en
el manual.
Por lo tanto, al momento de redactar un procedimiento es pertinente considerar
las siguientes recomendaciones.
1) Emplear frases claras y cortas.
2) Utilizar nicamente terminologa tcnica imprescindible.
3) Tono formal.
4) Evitar ambigedades.
5) Uniformidad en el estilo.
Redactar, implica asumir con propiedad un estilo que conduzca de manera
exitosa la elaboracin del manual. En consecuencia se recomienda como
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LOGO DE
LA
EMPRESA
ELABORACION DE DOCUMENTOS
MGC_PYD_0275
01
ORGANIAZCIN Y SISTEMAS
OBJETIVO:
Elaborar toda la documentacin de la empresa INVERSIONES DECORA SUEOS, C.A. de
manera estandarizada a fin de garantizar la eficacia de los procesos administrativos de la
misma.
RESPONSABILIDADES:
L a Unidad de Organizacin y Sistemas es la responsable de la elaboracin, actualizacin,
distribucin y control de toda la documentacin de la empresa Inversiones Decora Sueos, C.A.
NORMAS:
1.- El analista de organizacin y sistemas debe recolectar la informacin sobre el proceso a
elaborar en conjunto con el dueo del proceso o experto en el rea.
2.- El analista de Organizacin y sistemas debe elaborar en borrador el procedimiento solicitado
y entregar al dueo del proceso para su aprobacin, antes de su emisin.
3.- Todo documento elaborado debe estar ajustado de acuerdo a los establecido en el
procedimiento Criterios para la elaboracin de documentos, Cod, MGC_PyD_ 00356.
Elaborado Por
Revisado por
Autorizado por:
Organizacin y Sistemas
Unidad Solicitante
Jefatura de la Unidad
ACCIONES.
1.- Llena formato Solicitud de Elaboracin, Emisin,
Actualizacin de Documentos, Cod. MGC_......
2.- Entrega formato a la Unidad de Organizacin y
sistemas, copia y original.
3.- Recibe formato MGC , firma en seal de recibido y
entrega copia a la unidad solicitante.
4.- Procede a levantar la informacin, de acuerdo al rea
sealada en la solicitud, en conjunto con el experto en el
rea.
5.- Elabora borrador de procedimiento y lo lleva a la
unidad solicitante para su revisin, correccin y /o
aprobacin
6.- Recibe borrador de documento y.
realiza las correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, aprueba documento
elaborado
7.- Entrega documento al analista de organizacin y
sistemas para su normalizacin, autorizacin, copia y
distribucin
8.- Recibe procedimiento aprobado por el experto:
Realiza correcciones, si las hay
Si no hay correcciones, asigna cdigo y registra
en el Control Lista Maestra de Documento, Cod.
MGC_Py D 00034
9.- Saca original y entrega al jefe de la unidad para su
autorizacin.
10.- Recibe documento elaborado, revisa y firma.
11.- Entrega al analista de organizacin y sistemas para
su respectiva copia y distribucin.
12.- Recibe documento autorizado, saca las copias
necesarias, coloca sello de copia controlada.
13.- Distribuye copias a las unidades solicitantes
14.- Archiva original en el manual Documentos de la
Empresa Inversiones Decora Sueos, C. A
Fin
Organizacin y Sistemas
Organizacin y Sistemas
y solicite a un trabajador o
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