Anda di halaman 1dari 56

PUSAT KEBIJAKAN DAN MANAJEMEN KESEHATAN

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

Modul Spesik Puskesmas [ 2 ]


Keterampilan Komunikasi, Negosiasi, dan Advokasi
Bimbingan Teknis
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas

Program Pelatihan
Peningkatan Kapasitas Manajemen dan Kepemimpinan
berbasis Kinerja di 4 Kabupaten/Kota Papua

MODUL SPESIFIK PUSKESMAS (2)


Judul

Halaman

Keterampilan Komunikasi, Negosiasi, dan


Advokasi

Bimbingan Teknis

25

Sistem Informasi Manajemen Puskesmas

37

Program Pengembangan Kapasitas Manajemen


dan Kepemimpinan Berbasis Kinerja di Papua
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK)
Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada

MODUL SPESIFIK PUSKESMAS 5


Keterampilan Komunikasi, Negosiasi, dan Advokasi

Program Pengembangan Kapasitas Manajemen


dan Kepemimpinan Berbasis Kinerja di Papua
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK)
Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

A. Deskripsi singkat
Komunikasi, advokasi, dan negosiasi merupakan bagian
penting dari kompetensi yang harus dimiliki oleh para
manajer/pimpinan kesehatan, baik Puskesmas, Dinas Kesehatan
Kabupaten, Rumah Sakit,) maupun Dinas Kesehatan Provinsi. Basis dari
ketiga bahasan adalah kemampuan berkomunikasi yang baik.
Penguasaan tehnik berkomunikasi yang baik akan sangat membantu
para pimpinan menjalankan fungsi menejemen (perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan) dan leadership,
termasuk dalam melakukan advokasi dan negosiasi. Modul ini
diharapkan dapat memberikan pemahaman dan ketrampilan para
pimpinan kesehatan dalam berkomunikasi, advokasi dan negosiasi.
B. Tujuan pembelajaran
a.

Tujuan pembelajaran umum

Setelah mempelajari modul ini peserta diharapkan dapat


memahami dan mengembangkan secara baik kemampuannya dalam
hal berkomunikasi, melakukan advokasi dan negosiasi.
b. Tujuan pembelajaran khusus

Peserta mampu menerapkan prinsip-prinsip berkomunikasi


dengan baik.
Peserta mampu melakukan advokasi.
Peserta mampu memahami prinsip-prinsip negosiasi

C. Pokok bahasan dan Sub-pokok bahasan


a) Pokok Bahasan 1:Komunikasi dan komunikasi organisasi
a. Pengertian dan Tujuan Komunikasi
b. Konsep-Konsep dalam Komunikasi
c. Hambatan Komunikasi
d. Komunikasi Organisasi
b) Pokok Bahasan 2:Advokasi
1 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

c)

a. Pengertian, Tujuan, Sasaran Advokasi


b. Tahapan Proses Advokasi
c. Indikator Keberhasilan
d. Etika dalam Advokasi
Pokok Bahasan 3:Negosiasi
a. Pengertian dan Tujuan Negosiasi
b. Elemen Negosiasi
c. Langkah-Langkah Negosiasi

D. Uraian Materi
a.

Pokok Bahasan 1: Komunikasi dan komunikasi organisasi


a) Pengertian
Paparan cuplikan film/DVD tentang
komunikasi. Unsur Pokok Komunikasi, yaitu :

12 jenis praktek

Sumber Informasi/Penyampai Pesan (komunikator)


Ada pesan atau informasi
Ada komunikan/sasaran/pendengar atau pemirsa

Komunikasi adalah proses penyampaian gagasan,


harapan dan pesan dari penyampai pesan (komunikator)
kepada penerima pesan (sasaran) Pesan atau informasi yang
disampaiakan bisa berupa data, gagasan, fakta , kejadian nyata,
impian, bahkan emosi atau perasaan Pesan tsb disampaikan
dalam bentuk lambang/simbol (Edward Depari, 1998).
Komunikasi adalah proses dimana seseorang berusaha
memberikan pengertian kepada orang lain dengan cara
pemindahan pesan (James A.F. Stoner)
b) Jenis komunikasi

Menurut sifatnya:
komunikasi verbal.

PML Papua | 2

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

komunikasi non verbal, berupa isyarat, kode, kial


atau gesture (gerak tubuh), gambar dll

Banyak sumber menyatakan bahwa 90 persen


komunikasi yang terjadi di dunia ini adalah komunikasi verbal,
sebab memiliki banyak keunggulan, seperti:

Lebih mudah dilakukan dan lebih mudah dipahami


Dapat mengungkapkan informasi dari yang paling
sederhana sampai yang paling rumit, dari yang
nyata sampai dengan yang abstrak
Dapat digunakan untuk menelaah masa lalu dan
ramalan masa depan

Komunikasi non verbal lebih banyak digunakan untuk


melengkapi komunikasi verbal sehingga proses komunikasi
menjadi lebih kuat dan efektif.

Komunikasi langsung atau bertatap muka


Komunikasi tidak langsung, menggunakan media
atau saluran komunikasi
Komunikasi linier, adalah komunikasi yang searah,
umpan balik tadak ada
Komunikasi sirkuler adalah komunikasi dua arah,
terjadi umpan balik
Menurut Tatanan Komunikasi
Komunikasi Pribadi (interpersonal communication),
yaitu komunikasi antara 2 atau 3 orang
Komunikasi
kelompok
kecil
(small
group
communication).
Komunikasi kelompok besar atau massa (mess
communication).
Tujuan komunikasi

Pada hakekatnya tujuan komunikasi adalah


sasaran mau dan dapat:

agar

3 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Mendengar apa yang kita katakan dan melihat apa


yang kita perlihatkan.
Memahami apa yang telah mereka dengar dan
lihat
Menyetujui atau tidak menyetujui apa yang telah
mereka dengar dan lihat.
Mengambil tindakan yang sesuai dan berkaitan
dengan apa yang kita sampaikan (katakan dan
perlihatkan) dan sesuai dengan harapan kita
(komunikator)
Memberikan umpan balik terhadap apa yang kita
utarakan dan perlihatkan.

Menurut Prof. Drs. H.A.W. Widjaja tujuan komunikasi


adalah:

Sasaran memahami pesan yang disampaikan


komunikator setelah itu melakukan perubahan
(sikap,
perilaku)
seperti
yang
diinginkan
komunikator
Memahami orang lain atau masyarakat agar
komunikator dapat memahami aspirasi, keinginan
atau bahkan juga sifat orang lain atau masyarakat
Supaya gagasan komunikator dapat diterima sasara
melalui pendekatan persuasive
Menggerakkan orang untuk melakukan sesuatu
(kegiatan dll), yang mencakup pula bagaimana
cara mengerjakan kegiatan tersebut dengan benar

Dari aspek perubahan, tujuan komunikasi dapat


diindikasikan sebagai berikut:

PML Papua | 4

Mengubah Sikap (to change the attitude)


Mengubah
Opini/Pendapat/Pandangan
change the opinion)
Mengubah Perilaku (to change the behavior)

(to

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Mengubah Masyarakat (to change the society)


Proses Komunikasi

Secara lengkap proses komunikasi dapat digambarkan


oleh diagram dibawah ini:

Ide, emosi, fakta

SIMBOL
media

INFO Encoding

Decoding INFO

KOMUNIKATOR

KOMUNIKAN

INFO Decoding
Umpan Balik

Ide, emosi, fakta

DAMPAK

Encoding INFO

media
SIMBOL

Umpan Balik

PROSES KOMUNIKASI
Penjelasan gambar:

Komunikator

adalah orang/sekelompok orang yang


menyampaikan pesan
Komunikan adalah orang/sekelompok orang yang
menerima pesan/ sasaran komunikasi
Pesan/Info bisa berupa Ide, gagasan, emosi, fakta, data dll
Encoding adalah proses pengubahan pesan menjadi
simbol2 yang dilakukan komunikator.
Decoding
adalah
proses
menterjemahkan
atau
memaknakan simbol2 tersebut.
Umpan balik, tanggapan komunikan terhadap pesan yang
disampaikan komunikator
5 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

c)

Media adalah alat bantu untuk menyampaikan pesan,

seperti multi media komputer, email, koran. majalah,buku,


surat, telepon, TV dan Radio, baliho, AVA dll.
Dampak adalah efek atau hasil akhir yang ingin kita capai
dari komunikasi yang bisa merupakan pemahaman,
perubahan sikap atau tindakan (perubahan atau baru)

Konsep-konsep dalam komunikasi

Faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi


Nilai standar yang dimiliki komunikator dan
komunikan yang mungkin berbeda, yang
mencakup
bidang
pengalaman
(field
of
experience) termasuk sosial kultur dan
latar
belakang
ilmu
pengetahuan
(kerangka
referensi/frame of referance).
Pesan yang disampaikan. Pesan yang disampaikan
hendaknya menggunakan istilah-istilah yang
umum, dalam arti dapat dengan mudah dimengerti
oleh sasarn serta bermanfaat.
Saringan yang dilewati pesan.
Setiap orang
cenderung memikirkan diri sendiri dalam
berkomunikasi, hal ini dapat dilihat dari cara
mengekspresikan diri dan arti yang tertanam dalam
dirinya. sehingga kata, praduga, keperyaan dan
istilah khusus dapat membentuk filter yang
mengacaukan pesan yang disampaikan/yang
diterima.
Metode komunikasi. Banyak metode komunikasi
yang dapat dipilih oleh komunikator secara tepat
agar komunikasi menjadi lebih efektif. Komunikator
harus menggunakan metode yang disesuaikan
dengan kemampuan si komunikan dalam
menangkap pesan. Akan lebih baik bila metode
yang dipilih didukung dengan penggunaan
paduan media yang tepat.
PML Papua | 6

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Lingkungan tempat terjadinya komunikasi.

d) Gangguan Komunikasi
Banyak hal yang dapat mengganggu komunikasi yang
kita bangun sehingga dapat mengurangi efektifitas komunikasi
tersebut. Gangguan tersebut adalah :

Gangguan tehnis
Gangguan lingkungan, misalnya panas atau terlalu dingin,
bising atau keributan
Gangguan semantik atau bahasa
Prejudice, atau saling mencurigai antar pelaku komunikasi
Perbedaan kepentingan
Kepentingan yang tersembunyi atau terpendam

e) Persiapan berkomunikasi

Tentukan tujuan

Tentukan terlebih dahulu apa tujuan kita melakukan


komunikasi.
Tujuan
harus
spesifik,
terukur,
dapat
dicapai/realistis, dan tepat waktu.

Lakukan penelitian latar belakang

Lakukan kajian apa yang menjadi latar belakang


komunikasi, sehingga komunikator sudah dapat berpikir apa
yang pasti dibutuhkan, dan atau apa yang mungkin
dibutuhkan selama komunikasi.

Berpikir selama pertemuan

Sebelum berkomunikasi seorang komunikator sudah


berpikir
bagaimana
memulai,
mengutarakan,
bukti/contoh/ilustrasi yang akan digunakan, dan bagaimana
mengutarakan pertanyaan akhir.
7 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Putuskan apa yang anda butuhkan

Apa yang perlu dibawa/dipersiapkan, diantaranya:


data/catatan penting, kuasai ide yang akan disampaikan,
percaya diri, dan kepandaian bicara.
f)

Tahap-tahap komunikasi

Tahap awal (sebelum berkomunikasi)

Tahap awal sebelum komunikasi dimulai adalah


menciptakan suasana batin yang menyenangkan bagi sasaran.
Hal-hal awal yang harus dilakukan oleh komunikator adalah
mencari tahu apa kebutuhan sasaran dan membuat mereka
merasa penting.

Tahap kedua (memaparkan ide)

Hal terpenting yang harus dilakukan oleh komunikator


pada tahap ini adalah membuat sasaran menganggap ide yang
disampaikan menarik, meyakinkan, dan dapat dipahami.
Langkah yang dapat diambil adalah menguasai apa yang akan
disampaikan, menunjukkan bukti bahwa ide yang disampaikan
sangat bermanfaat, meyakinkan sasaran bahwa ide tersebut
merupakan kebutuhannya atau paling tidak akan membantu
memenuhi kebutuhannya. Ide disampaikan dengan bahasa
yang mudah dimengerti dengan bantuan visualisasi.

Tahap ketiga (menangani bantahan)

Apa yang disampaikan komunikator tidak selalu dapat


diterima sasaran secara baik, sering kali sasaran memberikan
bantahan. Komunikator harus siap menerima dan mampu
mengelola bantahan tsb.

Tahap keempat (keputusan untuk bertindak)

PML Papua | 8

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


Keputusan untuk bertindak dilakukan setelah lawan
bicara setuju dengan ide yang telah disampaikan; yang perlu
diingat kembali adalah seseorang akan dengan mudah
menyetujui ide apabila dia merasa ide tersebut dapat
memenuhi kebutuhannya (menguntungkan dirinya).

Hal Penting yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi

Ketika kita melakukan komunikasi terdapat hal-hal


penting yang perlu kita cermati dan kelola dengan baik agar
tidak berpotensi menghambat komunikai yang kita bangun.
Hal penting tersebut berkaitan dengan keyakinan yang
berbeda-beda dari masing-masing pelaku komunikasi serta
ketidak mampuan komunikator menciptakan suasana
komunikasi yang baik. Daftar dibawah ini dapat membantu
mengenali potensi hambatan komunikasi tersebut

No

TUJUAN

11

Menden
gar

PENYEBAB KESULITAN/HAMBATAN

Memaha
mi

33

Setuju

Orang tidak dapat berkonsentrasi lama thd


kata-kata yang didengar maupun dibaca.
Orang kurang menaruh perhatian thd halhal yang mereka anggap kurang penting
Orang membuat asumsi berdasarkan
pengalaman masa lampu.
Sering kali tidak memahami istilah khusus
yang digunakan pembicara.
Mudah
salah
mengerti
apabila
mendengarkan tanpa melihat.
Sering mengambil kesimpulan sebelum kita
selesai berbicara.
Orang sering kali curiga terhadap orang
lain yang bermaksud membujuk.
9 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

No

44

TUJUAN

Bertinda
k

PENYEBAB KESULITAN/HAMBATAN

Orang tidak suka terbukti salah.

Orang
tidak
mudah
mengubah
kebiasannya.
Orang takut akan akibat salah menambil
keputusan.
Banyak orang tidak suka mengambil
keputusan.

55

Umpan
balik

Sebagian orang sengaja menyembunyikan


reaksi & pikiran mereka yg sesungguhnya
Penampilan bisa mengelabui. Contoh :
anggukan tidak selalu beratrti setuju, dapat
pula untuk menutupi ketidak-tahuan atau
ketidak-mampuan mengambil keputusan.

Kondisi lainnya yang secara umum ada pada


komunikator maupun sasaran yang berpotensi menghambat
komunikasi, adalah:

Tidak suka terbukti keliru


Tidak suka menaruh perhatian terhadap hal-hal
yang kelihatan sepele
Sulit mengubah kebiasaan
Sulit memahami istilah khusus orang lain.

g) Gaya Komunikasi
Terdapat 3 gaya komunikasi yang perlu kita kenal dan
pelajari agar kita bisa mimilih gaya yang kita anggap paling
tepat, sehingga komunikasi bisa lebih efektif. Ketiga gaya
tersebut adalah:
PML Papua | 10

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Agresif

Komunikator yang cenderung meremehkan sasaran;


menyerang dan melukai perasaan, merebut hak2 komunikan,
memberi lebel atau memvonis sehingga sering tidak
mendengarkan lawan bicara.

Non Assertif

Adalah komunikator yang menghindari apa yang


dipikirkan, dirasakan,inginkan atau yang dia percaya karena
takut menanggung risiko serta cenderung rendah diri

Assertif

Memiliki keyakinan yang kuat dan percaya diri, mampu


menyatakan pendapatnya dengan baik tanpa menyakiti diri
dan orang lain, tanpa mengurangi hak-hak orang lain sehingga
mampu meraih kehormatan tanpa mengancam dan
merendahkan orang lain.
h) Komunikasi organisasi
Penggunaan komunikasi dalam rangka menjalankan
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah
ditetapkan. Membangun komunikasi yang efektif akan sangat
menentukan bagaimana organisasi bisa dijalankan dengan baik
sehingga tujuan bisa dicapai secara efisien (Widjaja, 1998).
Komunikasi
organisasi
juga
ditujukan
untuk
dapat
mengintegrasikan fungsi-fungsi manajemen (POAC) sehingga
organisasi dapat:

Menyebarluaskan tujuan organisasi


Mengembangkan rencana kegiatan untuk mencapai tujuan
organisasi
Mengorganisasikan sumber-sumber daya lainnya agar
dapat digunlan dengan lebih efektif dan efisien
11 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

i)

Memilih dan menghargai anggota organisasi yang baik


Memimpin, Memotivasi, Menciptakan iklim atau suasana
yang kondusif dalam organisasi sehingga para anggota
mau berpartisipasi secara maksimal untuk mencapai tujuan
organisasi
Mengontrol perilaku para anggota organisasi

Aliran Komunikasi Organisasi.


Suatu proses dinamik dalam mana pesan secara tetap
dan
berkesinambungan
diciptakan,
ditampilkan
dan
dinterpretasikan. Proses tersebut hidup dan berkembang dalam
sebuah organisasi. Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi
untuk mengetahui bagaimana informasi itu terdistribusi kepada
anggota-anggota organisasi, bagaimana pola distribusinya dan
bagaimana orang-orang terlibat dalam proses penyebaran
informasi itu. Aliran komunikasi organisasi berpengaruh
terhadap efektifitas organisai dalam pencapaian tujuan
organisasi.

j)

Sifat Aliran Komunikasi Organisasi

Serentak:

Yaitu proses penyebaran informasi (pesan) yang


disampaikan secara bersamaan dalam suatu waktu dengan
sasaran yang banyak (lebih dari satu orang, dan bukan proses
diadik)
Bentuk: Memo, Pertemuan, rapat (akbar), televisi,
teleconference (penyampaian pesan bermedia)
Keuntungan: cepat, mudah dan dapat diakses oleh
banyak sasaran pada saat bersamaan.
Kerugian: tidak dapat menyebarkan informasi yang
sifatnya rahasia.
PML Papua | 12

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


Biasanya digunakan oleh organisasi publik atau
organisasi yang memiliki jaringan kerja yang luas.

Berurutan:

Yaitu proses penyebaran informasi secara diadik


(merupakan bentuk komunikasi yang utama, Haney;1962).
Dengan pola siapa berbicara kepada siapa. Informasi
disampaikan secara berurutan dari satu orang ke orang lain
secara tidak bersamaan.
Bentuk: komunikasi antarpersonal.
Keuntungan: menjamin kerahasiaan informasi, lebih
mendekatkan hubungan antar anggota.
Kerugian:
lambat,
memungkinkan
bias/distorsi informasi (multi persepsi/ interpretasi).

terjadinya

Biasanya sangat efektif untuk organisasi yang bersifat


politis, ideologis, rahasia, militer. atau pula untuk suatu
kebijakan organisasi yang sifatnya tertutup/rahasia/strategis.

Serentak berurutan.
Gabungan antara a dan b

k)

Arah Aliran Komunikasi Organisasi


Komunikasi ke bawah (Down Word), yaitu informasi
mengalir dari jabatan lebih tinggi kepada jabatan lebih rendah
(dari atasan kepada bawahan/staf). Metode penyampaian
informasi bisa dengan lisan, tulisan atau gabungan keduanya.
Jenis informasi yang biasanya dikomunikasi adalah :

Perintah
Pembinaan tahnis
13 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Desiminasi informasi tentang kebijakan, strategi


dan hal2 penting lainnya
Informasi kinerja pegawai dan umpan balik laporan
Komunikasi ke atas (Up Words)

Yaitu informasi yang mengalir dari bawahan ke atasan.


Yang menjadi alasan pentingnya komunikasi ke atas adalah:

l)

Informasi bagi pembuatan keputusan


Memberi informasi bagi atasan kapan bawahan
siap menerima
informasi dari mereka dan
seberapa baik bawahan menerima apa yang
dikatakan kepada mereka.
Mendorong keterbukaan komunikasi tentang keluh
kesah, kritik muncul kepermukaan sehingg atasan
tahu apa yang mengganggu dan menghambat
kerja mereka.
Menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kpd
organisasi dg memberi kesempatan kpd pegawai
untuk mengajukan pertanyaan & memberi
masukan/gagasanserta saran.
Memberi informasi pada atasan apakah bawahan
memahami apa yg diharapkan dari aliran informasi
ke bawah
Membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan
merekadan memperkuat keterlibatan mereka dg
pekerjaan dan organisasi

Yang perlu dikomunikasikan keatas

Laporan
Konsultasi
Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada
organisasi.
Mengungkapkan perasaan, pikiran bawahan tentang
pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi

PML Papua | 14

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


m) Hambatan Komunikasi keatas

Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan


pikiran mereka
Adanya perasaan bahwa atasan tidak tertarik pada
permasalahan bawahan.
Kurangnya penghargaan & apresiasi bagi komunikasi ke
atas yang dilakukan oleh bawahan
Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak
tanggap pada apa yang disampaikan

n) Komunikasi Horisontal

Adalah penyampaian informasi diantara rekan-rekan


sejawat dalam unit kerja atau komunikasi antara jabatan
yang setingkat (misal antar kasi, antar kabid atau antar staf).

o) Tujuan Komunikasi Horisontal

Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja


Berbagi informasi mengenai rencana & kegiatan
Untuk memecahkan masalah
Untuk memperoleh pemahaman bersama
Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi
perbedaan
Untuk menumbuhkan dukungan antar personal

p) Bentuk Komunikasi Horisontal


Rapat komisi, interaksi pribadi, komunikasi di telpon,
memo/catatan, kegiatan sosial.
q) Komunikai Informal atau Selentingan
Komunikasi yang dilakukan oleh anggota organisasi tanpa
mengindahkan posisinya dalam organisasi. Selentingan (Grapevine)
15 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


: metode penyampaian laporan rahasia dari orang ke orang yang
tidak dapat diperoleh melalui saluran biasa (Stein, 1967).
r)

Evaluasi pembelajaran.

Evaluasi pembelajaran dilakukan dengan indikator


keaktifan serta keterlibatan warga belajar dalam setiap season
pelatihan, termasuk bertanya dan mengeluarkan pendapat
b. Pokok Bahasan 2: Advokasi
KASUS:
a) Advokasi yang dilakukan oleh tim Dinas Kesehatan Kabupaten
Jaya Wijaya kepada DPRD Kabupaten setempat serta Bupati
Jaya Wjaya, untuk mengembangkan Puskesmas Poned dan
RSUD Ponek dalam rangka mengembangkan pelayanan
persalinan aman untuk menurunkan AKI di Kabupaten tersebut
berhasil.
b) Pengertian Advokasi
Advokasi adalah usaha untuk mempengaruhi kebijakan
publik melalui berbagai bentuk komunikasi persuasive (John
Hopkins, 1990).Advokasi adalah upaya pendekatan kepada para
pengambil kebijakan, stakeholder, atau orang yang memiliki
pengaruh terhadap keberhasilan suatu program/kegiatan
(WHO,1984).
c)

Tujuan Advokasi

Untuk mendapatkan dukungan dari penguasa (pembuat


kebijakan/keputusan), stakeholder, atau tokoh masyarakat yang
dapat mempengaruhi keberhasilan program /kegiatan. Biasanya
berupa:

Komitmen Politik legislasi


Dukungan Kebijakan (policy support).

PML Papua | 16

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Penerimaan Sosial, dapat diterima masyarakat sehingga


memperoleh dukungan masyarakat
Dukungan sistem, untuk mendukung penca-paian tujuan
program/kegiatan
Keterlibatan secara tidak terbatas

d) Sasaran Advokasi

Pemimpin (formal maupun non formal)


Pembuatan kebijakan (policy makers)
Decision makers (pembuat keputusan)
Stakeholder, pemangku program
Orang atau sekelompok orang yang memiliki pengaruh
terhadap keberhasilan suatu program, seperti tokoh
masyarakat/adat, tokoh agama, pengusaha, LSM donor
dsb.

e) Kiat Komunikasi dalam Advokasi

Clear: jelas, baik isi maupun penyampaiannya


Correct: mengandung kebenaran
Concrete: nyata
Complete: lengkap
Consise: ringkas atau tidak bertele-tele
Convince: meyakinkan, oleh sebab itu harus didukung data
yang akurat
Contextual:mendasar, dapat digunakan sebagai dasar
pengambilan keputus
Courage: berani mengungkap dgn jujur, walau
menyakitkan
Coutious: disampaikan sec hati2, tidak melukai, hati sasaran
Sopan: sesuai dengan nilai budaya setempat/dianut
sasaran

17 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


f)

Langkah-langkah pelaksanaan advokasi

Tentukan misi, yang diangkat dari isu strategis dan dipilih


secara hati2. Butuh analisis masalah secara mendalam
Pengumpulan data untuk menguatkan isu dan pencapaian
misi
Bentuk sekutu (allies) advokasi
Lakukan analisis bersama tentang kecenderungan
perkembangan masalah di masa datang
Tentukan tujuan advokasi. Harus lengkap dan jelas
sehingga dapat dicapai
Bentuk aliansi untuk membangun dukungan dari berbagai
pihak
Bungkus pesan agar lebih menarik, komunikatif, jelas dan
tidak menimbulkan interpretasi yang beragam
Loby
dalam
advokasi
(melalui
interpersonal
communication) dilakukan pada seluruh sasaran yang
dituju, bila perlu lakukan secara pribadi kepada semua
sasaran
Dukung dengan paduan metode komunikasi yang handal
dan memadai dengan manfaatkan paduan media (media
mix) sehingga komunikasi menjadi lebih efektif
Lakukan Evaluasi untuk perbaikan di masa depan

g) Tehnik Komunikasi Dalam Advokasi

Pertemuan khusus, misalnya paparan, diskusi dll


Rapat misalnya paparan, diskusi dll
Pendekatan Pribadi (Lobi), biasanya informal
Seminar, rapat kerja, lokakarya, semiloka, kaji banding, FGD
Pelatihan
Perencanaan terpadu
Media Masa (artikel, liputan, lap khusus dll)

PML Papua | 18

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Lessonlearn dari program sejenis, sangat tepat bila dari


Kabupaten yang setara (dalam hal social budaya, tingkat
ekonomi, permasalahan dll)

h) Menyusun strategi Advokasi

i)

Membentuk kelompok kerja.


Menentukan tujuan advokasi.
Identifikasi sasaran advokasi, yang terdiri dari penentu
kebijakan/keputusan dan orang-orang atau pihak yang
memiliki akses dan mampu mempengaruhi penentu
kebijakan (Toma, Toga, Pengusaha dll).
Menentukan indikator keberhasilan advokasi
Menyiapkan dukungan dana dan kebijakan pelaksanaan
advokasi.
Menetapkan isu yang hendak dimintakan dukungannya
Memilih saluran/jenis kegiatan untuk advokasi.

Menggalang Kemitraan/mobilisasi

Membangun kemitraan dengan pihak lain yang


mempunyai komitmen yang sama untuk mensukseskan isu yang
telah ditetapkan.
j)

Pelaksanaan Advokasi

k)

Pelaksanaan mengacu pada perencanaan yang telah


dibuat secara tepat, seksama,dan cermat.
Jenis kegiatan dapat berupa lobi, seminar, saresehan,
menghadap formal, dan lain sebagainya.
Waktu, tempat dan bentuk pesan disesuaikan dengan
sasaran advokasi.
Kegiatan harus berkesinambungan termasuk komunikasi
dengan mitra yang telah dipilih

Monitoring dan Evaluasi


19 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


Kegiatan monitoring dilakukan selama proses advokasi
berlangsung, sedangkan evaluasi dilakukan pada Masukan (input),
Proses (process), maupun Luaran (output).
l)

Kesinambungan Proses Advokasi

Kesinambungan kegiatan advokasi akan dapat dicapai


apabila komunikasi dilakukan secara terus menerus baik dengan
pengambil kebijakan maupun dengan mitra kerja.
m) Indikator Keberhasilan Advokasi

Indikator Masukan (input) : adanya hasil analisis, adanya


strategi advokasi, adanya mitra kerja, dll.
Indikator Proses (process) : terselenggaranya kegiatan
advokasi, adanya kegiatan monitoring dan evaluasi.
Indikator Luaran (output) : tujuan advokasi tercapai.

n) Evaluasi pembelajaran.
Evaluasi pembelajaran dilakukan dengan indikator
keaktifan serta keterlibatan warga belajar dalam setiap season
pelatihan, termasuk bertanya dan mengeluarkan pendapat
c.

Pokok Bahasan 3: Negosiasi


KASUS:

Tim anggaran Dinas Kesehatan Kabupaten Mimika melakukan


negosiasi kepada DPRD untuk meng gol kan rencana anggaran
(APBD Kabupaten) DKK pada tahun 2013 yang meningkat sebesar 30
persen dari tahun 2012.
a) Pengertian Negosiasi
Negosiasi adalah proses untuk menyesuaikan pandangan
kedua belah pihak tentang hasil ideal, menjadi hasil yang dapat
diterima oleh semua pihak. Proses komunikasi antara 2 fihak untuk
PML Papua | 20

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


mencapai kesepakatan/kesepahaman tentang suatu persoalan
(misal pelaksanaan program dll).
b) Tujuan
Adanya kesepakatan dari kedua belah pihak yang terlibat
negosiasi, baik dalam hal pembagaian tugas dan wewenang,
pelaksanaan program/kegiatan terpadu, dan penyelesaian masalah.
c)

Elemen Negosiasi.

Alternatif.

Alternatif adalah kemungkinan jalan keluar yang


dipunyai pihak-pihak yang bernegosiasi apabila tidak diperoleh
kesepakatan. Sedapat mungkin, negosiasi dapat menghasilkan
kesepakatan yang terbaik buat semua pihak (win win solution),
tapi bila terpaksa melakukan tindakan tanpa persetujuan pihak
lain setidak-tidaknya tidak merugikan pihak lain tersebut.

Kepentingan (harapan, keinginan, dan kebutuhan).

Kedua belah pihak memiliki kepentingan masingmasing yang menjadi dasar ketika melakukan negosiasi.
Kepentingan yang menyangkut orang banyak hendaknya
jangan dikorbankan ketika melakukan negosiasi,

Opsi (pilihan).

Di dalam proses negoasiasi sering kali menghasilkan


tidak hanya satu pilihan, tetapi beberapa pilihan (Opsi).
Negosiasi yang baik akan menghasilkan kesepakatan memilih
Opsi yang terbaik.

Legitimasi.

Negosiasi dapat dikatakan berlangsung dengan baik,


apabila kesepakatan yang dihasilkannya mendapat legitimasi,
21 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


baik dari pihak-pihak yang melakukan negosiasi (internal)
maupun dari pihak ketiga (eksternal).

Hubungan kerja.

Hubungan kerja dalam negosiasi adalah hubungan


antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses negosiasi, yang
sebaiknya dilandasi saling percaya, saling menghargai dan
kesetaraan.

Komitmen.

Komitmen adalah pernyataan lisan maupun tertulis


mengenai hal yang diinginkan atau tidak diinginkan oleh pihakpihak yang melakukan negoasiasi.. Komitmen hendaknya
dirancang yang praktis, tahan lama, mudah dipahami bersama,
dan dapat diverifikasi dengan mudah apabila diperlukan.
d) Langkah-langkah negosiasi
Negosiasi merupakan suatu proses yang memiliki
tahapan/langkah sebagaimana proses kegiatan yang lainnya,
tahapan/langkah negosiasi terdiri dari persiapan, pelaksanaan, dan
negosiasi.

Persiapan
Penyamaan pemahaman/persepsi
Sebelum pelaksanaan negosiasi, masingmasing pihak hendaknya melakukan kegiatan
persiapan intern; yang pada hakekatnya berupa
penyamaan
pemahaman/persepsi
diantara
anggotanya yang akan terlibat dalam kegiatan
negoasiasi dengan pihak lain. Hal-hal yang perlu
disamakan persepsinya adalah tujuan negosiasi, isu
yang perlu dibahas, kepentingan, alternatif, opsi,

PML Papua | 22

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas


keputusan terbaik, kriteria keberhasilan, posisi yang
akan diajukan, dan lain sebagainya.

Mencari tahu keadaan pihak lain

Hal-hal yang perlu diketahui dari pihak lain


adalah tujuan, kepentingan, opsi, keputusan terbaik,
posisi yang akan diajukan, dan lain sebagainya; untuk
memperlancar jalannya negosiasi.

Persiapan fisik

Meliputi persiapan ruangan pertemuan,


akomodasi, transportasi, dan kegiatan penunjang.

Pelaksanaan
Menyepakati agenda negosiasi, termasuk apa yang
akan dibicarakan
Masing-masing mempresentasikan tujuan, isu,
ungkapan posisi
Memberi kesempatan pihak lain meminta
klarifikasi/penjelasan
tentang
apa
yang
dikemukakan.
Mencermati kepentingan masing-masing untuk
dipertemuakan dengan kepentingan pihak lain.
Pertemuan hendaknya didasari saling mempercayai
dan saling menghargai.
Masing-masing
pihak
hendaknya
bersedia
menggeser
posisinya
agar
dapat
dicapai
kesepakatan.
Tahap akhir
Jangan berlarut-larut
Buatlah catatan tertulis selengkap mungkin.
Indentifikasi kebutuhan akan tindakan dan
tanggung jawab dari masing-masing pihak
23 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

E.

Buatlah komitmen yang praktis, mudah dipahami,


dan dapat diverifikasi dengan mudah.
Apabila negosiasi gagal, hubungan baik diantara
pihak-pihak yang bernegosiasi tetap terjaga.

Rujukan

Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta,


1989
Effendi Onong Uchjana, Ilmu, Teori dan Falsafat Komunikasi, Penerbit
Citra Aditya Bakti, Bandung, 1993
Fisher B.A., Teori-teori Komunikasi, Penerbit Remadja Karya CV,
Bandung, 1986.
Kaleb J.M., Human Relation Dalam Organisasi/Manajemen, Pusdiklat
Depkes RI, Jakarta, 1996.
Forsyth P., Komunikasi Persuasif Yang Berhasil, Cetakan II, Penerbit
Arcan, Jakarta, 1998.
Mudjiharto, Pengantar Strategi Pemasaran, Ditjen PPM & PLP Depkes RI,
Jakarta, 1997.
Murniwati S., Advokasi dan Negosiasi, Bapelkes Salaman, Magelang,
2005.
Widjaja H. A. W, Ilmu Komunikasi, Pengantar Studi, Cet, Kedua, PT.
Rineka Cipta, Jakarta, 2000

PML Papua | 24

MODUL SPESIFIK PUSKESMAS 6


Bimbingan Teknis

Program Pengembangan Kapasitas Manajemen


dan Kepemimpinan Berbasis Kinerja di Papua
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK)
Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

A. Deskripsi singkat
Keterampilan untuk melakukan supervisi merupakan salah satu
kompetensi yang perlu dimiliki oleh pemimpin. Proses supervisi perlu
dilakukan oleh para pemimpin untuk melihat apa yang dilakukan oleh
karyawan, melakukan penilaian terhadap kinerja, dan memberikan
saran untuk tindak lanjut perbaikan. Kegiatan supervisi ini pada
dasarnya merupakan bimbingan teknis, fasilitasi dan pendampingan
kepada staf pada level dibawahnya.
Seorang kepala Bidang di Dinas Kesehatan Kabupaten harus
mampu melakukan supervisi (bimbingan teknis, fasilitasi dan
pendampingan) terhadap anak buahnya ntuk mencapai kinerja
program yang diharapkan dalam mengatasi prioritas masalah
kesehatan, maupun pelaksana program di Puskesmas dan UPT dinas
lainnya sampai dengan tingkat Poskesdes dalam proses pelaksanaan
kegiatan/program agar dapat mencapai kinerja program yang optimal.
B. Tujuan pembelajaran
a.

Tujuan pembelajaran umum

Peserta menemukan masalah dalam pelaksanaan tugas rutin


dan khusus kesiagaan Petugas.
b. Tujuan pembelajaran khusus
Peserta dapat mengidentifikasi masalah dan merumuskan
masalah yang menghambat tugas rutin dan tugas khusu kesiagaan
Petugas.
C. Pokok bahasan dan Sub-pokok bahasan
a) Objek Supervisi
b) Pelaksana supervisi
c) Rencana supervise
27 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)

Teknik supervise
Produk supervise
Pelaporan hasil supervise
Bimbingan teknis
Pelaksana bimbingan teknis
Rencana bimbingan teknis
Teknik bimbingan teknis
Produk bimbingan teknis
Pelaporan hasil bimbingan teknis

D. Uraian Materi
a) Objek Supervisi

Kondisi Petugas (kesehatan dan kesejahteraan)


Status kepegawaian (gaji dan pangkat)
Daya dukung
pelaksanaan tugas (fisik,status dan
kelayakan)
Input pelaksanaan kegiatan (obat, alkes dan ATK)
Proses kegiatan (ketaatan pada UU,
SOP,pengelola
keuangan dan administrasi)
Output kegiatan (cakupan pelayanan kesh, UKBM)
Out come kegiatan (jumlah penduduk sakit,gangguan jiwa,
MMR, IMR, balita meninggal, bepergian untuk liburan)

b) Pelaksana supervisi
Tim yang terdiri dari kepala puskesmas dan atau dokter staf
puskesmas, bidan koordinator,yang membawahi wilayah bidan
poskesdes yang diitetapkan dengan berita acara pendelegasian
kewenangan dokter pelayanan medis dasar sederhana kepada
bidan poskesdes yang diketahui oleh kepala dinas kesehatan.
dokter

Khusus untuk pelayanan medis dasar yang supervisi adalah


kalau supervisor berhalangan melakukan tugasnya bisa

PML Papua | 28

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

diganti oleh dokter lain dengan catatan seluruh proses dan hasil
supervisi segera dilaporkan kepada supervisor yang ditentukan.
c)

Rencana supervise
Rencana supervisi selayaknya memuat komponen:

Kegiatan/objek yang disupervisi


Pelaksana supervisi (supervisor)
Waktu supervisi

Kegiatan supervisi harus direncanakan dengan matang dan


dituangkan kedalam jadwal sehingga permasalahan bidan desa
dapat diketahui dan diatasi segera.
Bila pelaksana supervisi lebih dari 1 (satu) orang dibuat
pembagian tugas agar seluruh objek supervisi dapat disupervisi
secara teratur dalam kurun waktu tertentu.
Waktu pelaksanaan : setiap bulan, minimal 3 bulan sekali.
d) Teknik supervisi

Inspeksi sekilas, melihat sekilas tentang:


Kondisi daya dukung poskesdes (posisi/letak
poskesdes)
Kelayakan tampilan input kegiatan (obatobatan,
alkes dan ATK)
Tanya jawab.
Dilakukan
denga
tutur
kata
sopan,tidak
memerintah tidak juga membujuk.Prinsip prinsip
tanya jawab:
o Mulai dari hal hal ringan (kelurga) sampai
dengan tupoksi

29 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

o Pertanyaan terbuka dengan iklim santai


bersahabat dan tidak menyimpang dari
tujuan.
Periksa dokumen. Cara cara memeriksa dokumen:
Persediaan dan pengelolaan sarana prasarana
Cek dokumen, bandingkan dengan standar, cek
kondisi obat, persediaan, cara penyimpanan
kemudian simpulkan dan catat dalam ceklis.
Alat kesehatan
ATK (kecukupan, simpulkan dan catat dalam ceklis).
Ketaatan pada peraturan perundang undangan.
Tanya peraturan yang dimiliki (Kepmenkes. Surat
tugas / pelimpahan wewenang dari kepala
puskemas/dokter, SK Poskesdes, Perdes dll).
Ketaatan pada kode etik
Ketaatan pada standar prosedur
Ketaatan pada standar pengelolaan keuangan
Ketaatan pada standar pengelolaan administrasi
realisasi cakupan pelayanan yankes

realisasi cakupan pelayanan UKBM


penemuan kasus kegawat daruratan
frekwensi kunjungan kadarzi
frekwensi kunjungan PHBS
persentasi penduduk yang sakit
persentasi penduduk dengan ganggauan jiwa
jumlah kematian ibu melahirkan
jumlah kematian bayi
kematian balita
Pengisian ceklis

Merupakan instrumen untuk mengumpulkan data yang


diperlukan.
Memuat seluruh materi supervisi, sistematis (makro
mikro) dan mudah diisi.
PML Papua | 30

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

e) Produk supervisi
Supervisor hendaknya
tergolong prioritas antara lain:

mengetahui

masalah

yang

masalah yang berakibat fatal,


berdampak luas
memiliki trend yang meningkat,
meresahkan masyarakat dan
mempunyai daya ungkit yang tinggi.
Supervisor harus tahu keadaan yang disupervisi) antara

lain:

f)

kondisi keluarga petugas


status kepegawaian
keberadaan dan kelengkapan sarana dan prasarana
kode etik dan standar prosedur pelayanan

Pelaporan hasil supervise

Mencakup :laporan supervisi dan pendistribusian laporan.


Laporan supervisi tergabung menjadi satu dengan laporan bintek.
Format laporan meliputi:
a.

Pendahuluan (keadaan geografi, demografi dan sosial


ekonomi)
b. Untuk melihat pengaruh faktor lingkungan sebagai
penyebab masalah dalam upaya tindak lanjut
penanggulangan penyebab masalah.
c. Hasil supervisi, bintek
d. Kesimpulan dan saran
e. Cara menganalisa:

31 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

bandingkan jumlah antara kegiatan yang dapat


direalisir dan yang tidak dapat dilaksanakan
bandingkan frekwensi pelaksaaan kegiatan dengan
frekwensi yang menurut standar.
bandingkan kualitas pelaksaan kegiatan antara
kualitas kurang, cukup dan baik.
Kesimpulan hasil perbandingan
lampirkan seluruh isian ceklis

g) Bimbingan teknis
Termasuk dalam aktivitas supervisi, Tindak lanjut
kegiatan supervisi (permasalahan dalam ceklis yang ditemukan
dalam supervisi)
Pemimpinan.
Pemahaman
ini
mengisyaratkan
penguasaan pengetahuan, ketrampilan dan keahlian dipihak
supervisor.

Tujuan
Pengarahan berupa petunjuk dan saran perbaikan
masalah
yang
menghambat
kelancaran
pelaksanaan tugas:
Diberitahukannya Petunjuk berupa ketentuan atau
kriteria, standar prosedur dan
indikator
keberhasilan terkait dengan permasalahan yang
dihadapi
Disampaikannya moivasi yang sifatnya memberikan
semangat dan gairah kerja
Disampaikan saran pemecahan masalah2 yang
meghambat tugas
Objek: Adalah seluruh permasalahan yang di temukan
pada saat supervisi, sesuai ceklis

h) Pelaksana bimbingan teknis


PML Papua | 32

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Pada dasarnya sama dengan pelaksana supervisi


bahwa pelaksana bimbingan teknis adalah: Dokter atau tim
yang ditunjuk sebagai supervisor.
Pelaksanaan bintek merupakan kelanjutan dari hasil
supervisi atau ditemukannya masalah yang harus segera diatasi.
i)

Rencana bimbingan teknis


Sebagai tindak lanjut dari kegiatan supervisi dimana
memuat komponen kegiatan/ objek bimbingan teknis ,
pelaksana dan waktu bersamaan dengan pelaksanaan
supervisi. Waktu pelaksanaan bintek bisa dilaksanakan minimal
setiap 3 bulan sekali atau 4 kali dalam setahun, kecuali bila ada
permasalahan kusus yang segera diselesaikan.

j)

Teknik bimbingan teknis

Diskusi
Tehnik bimbingan dengan cara bertukar pikiran
dalam membahas jalan keluar permasalahan. Syarat
menjadi pembimbing yang baik:

memancing pendapat
menjadi pendengar yang baik
sabar
ciptakan situasi bersahabat dan santai
klarifikasi untuk menyamakan persepsi dengan
tidak menggurui/meghakimi
Pengarahan
dan
pemberian
petunjuk.
Dengan
menjelaskan:
peraturan perundang undangan
standar prosedur
indikator keberhasilan
33 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

k)

Pemberian motivasi. Dorongan dalam jiwa atau gerak hati


seseorang untuk melakukan sesuatu kegiatan. Menurut
beberapa teori dorongan jiwa dapat ditingkatkan dengan:
pemberian imbalan atau insentif

pemberian perintah atau paksaan

pertimbangan untung rugi


Pemberian sanksi. Diberikan dengan tujuan sebagai
pembinaan. Pemberian sanksi dimulai dengan:
teguran lisan

teguran tulisan

mutasi

mencabut
pendelegasian
kewenangan
mengacu kode etik

Sebelum
pemberian
sanksi
minta
pertimbangan kepada kepala dinas atau pihak lain
yang dianggap cakap dalam bidang hukum.

Produk bimbingan teknis


Produk dari bimbingan teknis adalah saran pemecahan
masalah dalam bentuk penjelasan peraturan perundang
undangan, standar prosedur, dan indikator keberhasilan. Saran
pemecahan masalah hendaknya diutarakan segera setelah
ditemukan masalah. Saran pemecahan masalah dan berdiskusi
tentang jalan keluarnya akan memberikan motivasi kerja yang
kondusif.

l)

Pelaporan hasil bimbingan teknis


Mencakup penyusunan materi laporan bimbingan
teknis dan pendistribusian laporan yang tergabung menjadi
satu dengan laporan supervisi.
Ketentuan: saran pemecahan masalah yang dilaporkan
harus sama dengan isi penjelasan Lisan saat dilapangan dan
pendistribusiannya harus up to date agar bermanfaat.

PML Papua | 34

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Contoh format laporan:


LAPORAN HASIL BINTEK DAN SUPERVISI
Nama

NIP

Jabatan

Alamat

Tujuan

Tanggal

Hasil

Masalah

Pemecahan masalah

RTL

....................... tgl. .................


Yang dibintek

Pelaksana

( .............................. )

( .................................... )

Mengetahui :
...........................................

( ......................................... )

E.

Rujukan

Gillies, Nursing management: a system approach, WB Sauders, 1982

35 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

PML Papua | 36

MODUL SPESIFIKPUSKESMAS 7
Sistem Informasi Manajeman Puskesmas (SIMPUS)

Program Pengembangan Kapasitas Manajemen


dan Kepemimpinan Berbasis Kinerja di Papua
Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan (PKMK)
Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

A. Deskripsi singkat
Sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu
organisasi, termasuk puskesmas. Sistem infomasi manajemen puskesmas
(Simpus) merupakan suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan
informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam
mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997). Simpus diharapkan
dapat meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasilguna
dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal dari sistem
pencatatan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Simpus merupakan
prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi dan
diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk
menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk
mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.
B. Tujuan pembelajaran
a.

Tujuan pembelajaran umum

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta latih memahami


sistem informasi manajemen puskesmas dan pengelolaannya.
b. Tujuan pembelajaran khusus

Peserta latih mampu mengidentifikasi data yang harus


dikumpulkan di puskesmas dan di luar puskesmas yang
dibutuhkan untuk memperoleh informasi.
Peserta latih mampu mengolah/menganalisis data yang
telah dikumpulkan sesuai kebutuhan.
Peserta latih mampu menginterpretasikan data yang telah
diolah.
Peserta latih mampu memanfaatkan data untuk
mendukung manajemen puskesmas dan manajemen
program.
Peserta latih mampu memanfaatkan data untuk
pengambilan keputusan.
39 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

C. Pokok bahasan dan Sub-pokokbahasan


a) Pokok bahasan pengertian data/informasi secara umum

Definisi data/informasi
Konsep dasar Simpus

b) Pokok bahasan sistem pencatatan dan pelaporan terpadu


puskesmas (SP2TP)

c)

Macam format dan cara pencatatan di puskesmas


Macam format dan cara pelaporan di puskesmas

Pokok bahasan manajemen data di puskesmas

Input data
Proses manajemen data
Output yang dihasilkan

Pemanfaatan

data

D. UraianMateri
a.

Pengertiandata/informasi dan sistem informasi kesehatan secara


umum

Fakta: Sesuatu yang sungguh ada; sudah terjadi;


kenyataan; kebenaran
Data:Fakta yang diperoleh melalui upaya pengumpulan
atau perhitungan, dengan tujuan tertentu
Informasi:Kumpulan data/fakta yang dikomunikasikan
untuk dapat dimanfaatkan dalam mengambil suatu
keputusan
Sistem informasi kesehatan: Informasi tentang kesehatan
yang dibangun dari fakta/kebenaran yang dikumpulkan
dan diolah menurut tujuan tertentu dan bersifat dinamis
menurut perjalanan waktu yang terus berubah. Secara
PML Papua | 40

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

struktural, sistem informasi kesehatan meliputi petugas,


instrumen pencatatan dan pelaporan, mempunyai isi
tertentu, dan diselenggarakan menurut prosedur tertentu

Data apa yang kita peroleh


dari SIK
Dana pemanfaatnya ?

Jumlah kelahiran
Jumlah kematian
Populas iberisiko
Incidence penyakit-penyakit
Prevalence penyakit-penyakit
Kebutuhan obat, bahan, dan
sarana
Dll

Analisis: deskriptif/analitik

Indikator
Perbandingan (populasi, tempatdanwaktu)
Proyeksipenduduk
Time series analysis
Association
Perencanaan

Evaluasipelayanankesehatan

b. SIMPUS
a) Pengertian Simpus
Simpus adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang
menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen
puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997)

41 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

b) Tujuan Simpus:
Umum:
Meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih
berhasilguna dan berdaya-guna, melalui pemanfaatan secara
optimal data SP2TP
Khusus:

Sebagai dasar penyusunan PTP


Sebagai dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan
pokok Puskesmas
Sebagai dasar pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan program di puskesmas
Sebagai bahan laporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten
atau Kota
Sumber informasi bagi lintas-sektoral terkait (Depkes

1997)

PML Papua | 42

RI,

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

BAGAN ALUR DATA

43 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

c.

Penyelenggaraan SIMPUS
a) Sumber Informasi
Sebagaimana diketahui, SP2TP terdiri atas komponen
pencatatan dan komponen pelaporan. Namun, yang terutama
dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajemen puskesmas
adalah komponen pencatatannya. Hal ini dikarenakan informasi
yang dapat dihasilkan dari komponen tersebut lebih lengkap
dibandingkan dengan komponen pelaporannya.
Pencatatan-pencatatan yang utama,

antara lain:

Kartu individu, seperti kartu rawat jalan, kartu ibu, kartu tb,
kartu rumah, dsb
Register, seperti register kunjungan, register KIA, register
filariasis, register posyandu, dsb
Laporan kejadian luar biasa dan laporan bulanan sentinel

Rekam kesehatan keluarga (RKK/family folder) yang

diberikan khusus untuk keluarga berisiko, antara


lain:
Salah seorang anggotanya menderita tb
paru

Salah seorang anggotanya menderita kusta


Salah seorang anggotanya mempunyai risiko tinggi
seperti ibu hamil, neonatus risiko tinggi (BBLR),
balita kurang energi kronis (KEK)
Salah
satu
anggotanya
menderita

gangguan jiwa
b) Mekanisme

Data SP2TP dan data lainnya diolah, disajikan, dan


diinterpretasikan sesuai dengan petunjuk pengolahan dan

PML Papua | 44

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

c)

pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masingmasing program yang ada (seperti program ISPA, malaria,
imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, perkesmas, dsb).
Pengolahan, analisis, interpretasi, dan penyajian dilakukan
oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di
puskesmas dan pengelola program di semua jenjang
administrasi.
Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interpretasi
data SP2TP serta sumber lainnya dapat bersifat kualitatif
(seperti meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan)
dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, seperti jumlah,
presentase, dsb. Informasi tersebut dapat berupa laporan
tahunan puskesmas.

Pemanfaatan

Informasi yang diperoleh dari SP2TP dan informasi lainnya


dimanfaatkan untuk menunjang proses manajemen di
tingkat puskesmas sebagai bahan untuk penyusunan
rencana tahunan puskesmas, penyusunan rencana kerja
operasional puskesmas, bahan pemantauan evaluasi dan
pembinaan
Informasi dari SP2TP dan sumber lainnya akan membantu
Dinas Kesehatan DATI II dalam penyusunan perencanaan
tahunan, penilaian kinerja puskesmas berdasarkan beban
kerja, dan pencapaian hasil kegiatan puskesmas, sebagai
bahan untuk pemantauan dan evaluasi pelaksanaan
kegiatan program di wilayahnya, untuk menentukan
prioritas masalah dan upaya pemecahan serta tindak
lanjutnya
Informasi dari SP2TP akan membantu kelancaran
perencanaan (P1), penggerakan pelaksanaan (P2), dan
pengawasan, pengendalian, dan penilaian (P3) programprogram, sebagai masukan untuk diskusi UDKP
45 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

d. Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP)


a) Ruang Lingkup

Sumber Data
Kartu Individu (Kartu Rawat Jalan, Kartu Ibu, Kartu
Anak, Dll)
Register (Ada 42 Macam Register)
Laporan Bulanan dan Tahunan:
o Laporan Bulanan (LB1, LB2, LB3, dan LB4)
o Laporan Tahunan (LT1, LT2, LT3).
Laporan Khusus
o Laporan Kejadian Luar Biasa
Laporan Kejadian Luar Biasa (KLB -> W1 (Dilaporkan <24 Jam)
Laporan KLB Mingguan --> W2
o Laporan Bulanan Puskesmas Panduan
(Sentinel)
LB1S --> Laporan Sentinel PD3I dan
Diare
LB2S --> Laporan Sentinel KIA, Gizi,
ISPA, dan UKK

b) Indikator

Indikator yang menggambarkan upaya kesehatan, misalnya


cakupan program KIA (K1, K4, imunisasi TT, dll), cakupan
program gizi, P2P, dll
Indikator yang menggambarkan keadaan umum dan
lingkungan --> prosentase pemakaian air bersih, prosentase
pemilikan jamban, dll
Indikator yang menggambarkan derajat kesehatan,
misalnya angka kematian bayi, angka kematian ibu, dll

PML Papua | 46

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

e.

Manajemen Data Di Puskesmas

47 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

f.

Contoh permasalahan-permasalahan
puskesmas

PML Papua | 48

pengelolaan

data

di

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

Selama ini banyak masalah yang berkaitan dengan system


pencatatan dan pelaporan puskesmas serta pengelolaan data di
puskesmas. Masalah-masalah tersebut antara lain:
a) Redundansi data
Pencatatan data yang berulang-ulang menyebabkan
duplikasi data sehingga kapasitas yang diperlukan bertambah
banyak. Sebagai akibatnya, pelayanan pun menjadi lambat.
b) Unintegrated data
Penyimpanan data yang tidak terpusat menyebabkan data
tidak sinkron dan informasi dari masing-masing bagian mempunyai
asumsi yang berbeda-beda.
c)

Human error

Proses pencatatan yang dilakukan secara manual


menyebabkan terjadinya kesalahan pencatatan yang semakin
besar.
d) Ketidaklengkapan data
Data tidak lengkap sehingga informasi yang diperoleh tidak
dapat dipergunakan secara optimal.
e) Ketidak akuratan data
Data yang
dipertanyakan.
f)

dikumpulkan

sering

kali

validitasnya

Tidak tepat waktu:

Seringnya keterlambatan dalam pengelolaan data


mengakibatkan informasi yang didapatkan kurang dapat
dimanfaatkan dengan baik untuk menjadi dasar pengambilan
keputusan.
49 | PML Papua

Ringkasan Modul Spesifik Puskesmas

E.

Rujukan

Depkes RI, 1997, Pedoman System Informasi Manajemen Puskesmas.


Depkes RI, 1997, Petunjuk dan pemanfaatan data SP2TP.
WHO, 2000, Design and Implementatino of Health Information System.
Kristiani, 2001, Manajemen Data di Puskesmas
Kusnanto, H., 2006, Sistem Informasi Manajemen Kesehatan UGM,
Yogyakarta.

PML Papua | 50

Pusat Kebijakan dan Manajemen Kesehatan


Fakultas Kedokteran Universitas Gadjah Mada

Gedung IKM Baru Sayap Utara


Jl. Farmako Sekip Utara Yogyakarta 55281
Mail: chpm@ugm.ac.id | Telp: (+62274) 549425
Web: chpm.fk.ugm.ac.id |
www.manajemen-pelayanankesehatan.net/papua