Program Pelatihan
Peningkatan Kapasitas Manajemen dan Kepemimpinan
berbasis Kinerja di 4 Kabupaten/Kota Papua
Halaman
Bimbingan Teknis
25
37
A. Deskripsi singkat
Komunikasi, advokasi, dan negosiasi merupakan bagian
penting dari kompetensi yang harus dimiliki oleh para
manajer/pimpinan kesehatan, baik Puskesmas, Dinas Kesehatan
Kabupaten, Rumah Sakit,) maupun Dinas Kesehatan Provinsi. Basis dari
ketiga bahasan adalah kemampuan berkomunikasi yang baik.
Penguasaan tehnik berkomunikasi yang baik akan sangat membantu
para pimpinan menjalankan fungsi menejemen (perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan) dan leadership,
termasuk dalam melakukan advokasi dan negosiasi. Modul ini
diharapkan dapat memberikan pemahaman dan ketrampilan para
pimpinan kesehatan dalam berkomunikasi, advokasi dan negosiasi.
B. Tujuan pembelajaran
a.
c)
D. Uraian Materi
a.
12 jenis praktek
Menurut sifatnya:
komunikasi verbal.
PML Papua | 2
agar
3 | PML Papua
PML Papua | 4
(to
SIMBOL
media
INFO Encoding
Decoding INFO
KOMUNIKATOR
KOMUNIKAN
INFO Decoding
Umpan Balik
DAMPAK
Encoding INFO
media
SIMBOL
Umpan Balik
PROSES KOMUNIKASI
Penjelasan gambar:
Komunikator
c)
d) Gangguan Komunikasi
Banyak hal yang dapat mengganggu komunikasi yang
kita bangun sehingga dapat mengurangi efektifitas komunikasi
tersebut. Gangguan tersebut adalah :
Gangguan tehnis
Gangguan lingkungan, misalnya panas atau terlalu dingin,
bising atau keributan
Gangguan semantik atau bahasa
Prejudice, atau saling mencurigai antar pelaku komunikasi
Perbedaan kepentingan
Kepentingan yang tersembunyi atau terpendam
e) Persiapan berkomunikasi
Tentukan tujuan
Tahap-tahap komunikasi
PML Papua | 8
No
TUJUAN
11
Menden
gar
PENYEBAB KESULITAN/HAMBATAN
Memaha
mi
33
Setuju
No
44
TUJUAN
Bertinda
k
PENYEBAB KESULITAN/HAMBATAN
Orang
tidak
mudah
mengubah
kebiasannya.
Orang takut akan akibat salah menambil
keputusan.
Banyak orang tidak suka mengambil
keputusan.
55
Umpan
balik
g) Gaya Komunikasi
Terdapat 3 gaya komunikasi yang perlu kita kenal dan
pelajari agar kita bisa mimilih gaya yang kita anggap paling
tepat, sehingga komunikasi bisa lebih efektif. Ketiga gaya
tersebut adalah:
PML Papua | 10
Agresif
Non Assertif
Assertif
i)
j)
Serentak:
Berurutan:
terjadinya
Serentak berurutan.
Gabungan antara a dan b
k)
Perintah
Pembinaan tahnis
13 | PML Papua
l)
Laporan
Konsultasi
Memberikan saran dan agagasan untuk perbaikan pada
organisasi.
Mengungkapkan perasaan, pikiran bawahan tentang
pekerjaan, rekan kerja, dan organisasi
PML Papua | 14
n) Komunikasi Horisontal
Evaluasi pembelajaran.
Tujuan Advokasi
PML Papua | 16
d) Sasaran Advokasi
17 | PML Papua
PML Papua | 18
i)
Menggalang Kemitraan/mobilisasi
Pelaksanaan Advokasi
k)
n) Evaluasi pembelajaran.
Evaluasi pembelajaran dilakukan dengan indikator
keaktifan serta keterlibatan warga belajar dalam setiap season
pelatihan, termasuk bertanya dan mengeluarkan pendapat
c.
Elemen Negosiasi.
Alternatif.
Kedua belah pihak memiliki kepentingan masingmasing yang menjadi dasar ketika melakukan negosiasi.
Kepentingan yang menyangkut orang banyak hendaknya
jangan dikorbankan ketika melakukan negosiasi,
Opsi (pilihan).
Legitimasi.
Hubungan kerja.
Komitmen.
Persiapan
Penyamaan pemahaman/persepsi
Sebelum pelaksanaan negosiasi, masingmasing pihak hendaknya melakukan kegiatan
persiapan intern; yang pada hakekatnya berupa
penyamaan
pemahaman/persepsi
diantara
anggotanya yang akan terlibat dalam kegiatan
negoasiasi dengan pihak lain. Hal-hal yang perlu
disamakan persepsinya adalah tujuan negosiasi, isu
yang perlu dibahas, kepentingan, alternatif, opsi,
PML Papua | 22
Persiapan fisik
Pelaksanaan
Menyepakati agenda negosiasi, termasuk apa yang
akan dibicarakan
Masing-masing mempresentasikan tujuan, isu,
ungkapan posisi
Memberi kesempatan pihak lain meminta
klarifikasi/penjelasan
tentang
apa
yang
dikemukakan.
Mencermati kepentingan masing-masing untuk
dipertemuakan dengan kepentingan pihak lain.
Pertemuan hendaknya didasari saling mempercayai
dan saling menghargai.
Masing-masing
pihak
hendaknya
bersedia
menggeser
posisinya
agar
dapat
dicapai
kesepakatan.
Tahap akhir
Jangan berlarut-larut
Buatlah catatan tertulis selengkap mungkin.
Indentifikasi kebutuhan akan tindakan dan
tanggung jawab dari masing-masing pihak
23 | PML Papua
E.
Rujukan
PML Papua | 24
A. Deskripsi singkat
Keterampilan untuk melakukan supervisi merupakan salah satu
kompetensi yang perlu dimiliki oleh pemimpin. Proses supervisi perlu
dilakukan oleh para pemimpin untuk melihat apa yang dilakukan oleh
karyawan, melakukan penilaian terhadap kinerja, dan memberikan
saran untuk tindak lanjut perbaikan. Kegiatan supervisi ini pada
dasarnya merupakan bimbingan teknis, fasilitasi dan pendampingan
kepada staf pada level dibawahnya.
Seorang kepala Bidang di Dinas Kesehatan Kabupaten harus
mampu melakukan supervisi (bimbingan teknis, fasilitasi dan
pendampingan) terhadap anak buahnya ntuk mencapai kinerja
program yang diharapkan dalam mengatasi prioritas masalah
kesehatan, maupun pelaksana program di Puskesmas dan UPT dinas
lainnya sampai dengan tingkat Poskesdes dalam proses pelaksanaan
kegiatan/program agar dapat mencapai kinerja program yang optimal.
B. Tujuan pembelajaran
a.
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
l)
Teknik supervise
Produk supervise
Pelaporan hasil supervise
Bimbingan teknis
Pelaksana bimbingan teknis
Rencana bimbingan teknis
Teknik bimbingan teknis
Produk bimbingan teknis
Pelaporan hasil bimbingan teknis
D. Uraian Materi
a) Objek Supervisi
b) Pelaksana supervisi
Tim yang terdiri dari kepala puskesmas dan atau dokter staf
puskesmas, bidan koordinator,yang membawahi wilayah bidan
poskesdes yang diitetapkan dengan berita acara pendelegasian
kewenangan dokter pelayanan medis dasar sederhana kepada
bidan poskesdes yang diketahui oleh kepala dinas kesehatan.
dokter
PML Papua | 28
diganti oleh dokter lain dengan catatan seluruh proses dan hasil
supervisi segera dilaporkan kepada supervisor yang ditentukan.
c)
Rencana supervise
Rencana supervisi selayaknya memuat komponen:
29 | PML Papua
e) Produk supervisi
Supervisor hendaknya
tergolong prioritas antara lain:
mengetahui
masalah
yang
lain:
f)
31 | PML Papua
g) Bimbingan teknis
Termasuk dalam aktivitas supervisi, Tindak lanjut
kegiatan supervisi (permasalahan dalam ceklis yang ditemukan
dalam supervisi)
Pemimpinan.
Pemahaman
ini
mengisyaratkan
penguasaan pengetahuan, ketrampilan dan keahlian dipihak
supervisor.
Tujuan
Pengarahan berupa petunjuk dan saran perbaikan
masalah
yang
menghambat
kelancaran
pelaksanaan tugas:
Diberitahukannya Petunjuk berupa ketentuan atau
kriteria, standar prosedur dan
indikator
keberhasilan terkait dengan permasalahan yang
dihadapi
Disampaikannya moivasi yang sifatnya memberikan
semangat dan gairah kerja
Disampaikan saran pemecahan masalah2 yang
meghambat tugas
Objek: Adalah seluruh permasalahan yang di temukan
pada saat supervisi, sesuai ceklis
j)
Diskusi
Tehnik bimbingan dengan cara bertukar pikiran
dalam membahas jalan keluar permasalahan. Syarat
menjadi pembimbing yang baik:
memancing pendapat
menjadi pendengar yang baik
sabar
ciptakan situasi bersahabat dan santai
klarifikasi untuk menyamakan persepsi dengan
tidak menggurui/meghakimi
Pengarahan
dan
pemberian
petunjuk.
Dengan
menjelaskan:
peraturan perundang undangan
standar prosedur
indikator keberhasilan
33 | PML Papua
k)
teguran tulisan
mutasi
mencabut
pendelegasian
kewenangan
mengacu kode etik
Sebelum
pemberian
sanksi
minta
pertimbangan kepada kepala dinas atau pihak lain
yang dianggap cakap dalam bidang hukum.
l)
PML Papua | 34
NIP
Jabatan
Alamat
Tujuan
Tanggal
Hasil
Masalah
Pemecahan masalah
RTL
Pelaksana
( .............................. )
( .................................... )
Mengetahui :
...........................................
( ......................................... )
E.
Rujukan
35 | PML Papua
PML Papua | 36
MODUL SPESIFIKPUSKESMAS 7
Sistem Informasi Manajeman Puskesmas (SIMPUS)
A. Deskripsi singkat
Sistem informasi merupakan bagian penting dalam suatu
organisasi, termasuk puskesmas. Sistem infomasi manajemen puskesmas
(Simpus) merupakan suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan
informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam
mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997). Simpus diharapkan
dapat meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasilguna
dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal dari sistem
pencatatan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Simpus merupakan
prosedur pemrosesan data berdasarkan teknologi informasi dan
diintegrasikan dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk
menghasilkan informasi yang tepat waktu dan efektif untuk
mendukung proses pengambilan keputusan manajemen.
B. Tujuan pembelajaran
a.
Definisi data/informasi
Konsep dasar Simpus
c)
Input data
Proses manajemen data
Output yang dihasilkan
Pemanfaatan
data
D. UraianMateri
a.
Jumlah kelahiran
Jumlah kematian
Populas iberisiko
Incidence penyakit-penyakit
Prevalence penyakit-penyakit
Kebutuhan obat, bahan, dan
sarana
Dll
Analisis: deskriptif/analitik
Indikator
Perbandingan (populasi, tempatdanwaktu)
Proyeksipenduduk
Time series analysis
Association
Perencanaan
Evaluasipelayanankesehatan
b. SIMPUS
a) Pengertian Simpus
Simpus adalah suatu tatanan manusia atau peralatan yang
menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen
puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya (Depkes RI, 1997)
41 | PML Papua
b) Tujuan Simpus:
Umum:
Meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih
berhasilguna dan berdaya-guna, melalui pemanfaatan secara
optimal data SP2TP
Khusus:
1997)
PML Papua | 42
RI,
43 | PML Papua
c.
Penyelenggaraan SIMPUS
a) Sumber Informasi
Sebagaimana diketahui, SP2TP terdiri atas komponen
pencatatan dan komponen pelaporan. Namun, yang terutama
dibutuhkan untuk menunjang kegiatan manajemen puskesmas
adalah komponen pencatatannya. Hal ini dikarenakan informasi
yang dapat dihasilkan dari komponen tersebut lebih lengkap
dibandingkan dengan komponen pelaporannya.
Pencatatan-pencatatan yang utama,
antara lain:
Kartu individu, seperti kartu rawat jalan, kartu ibu, kartu tb,
kartu rumah, dsb
Register, seperti register kunjungan, register KIA, register
filariasis, register posyandu, dsb
Laporan kejadian luar biasa dan laporan bulanan sentinel
gangguan jiwa
b) Mekanisme
PML Papua | 44
c)
pemanfaatan data SP2TP serta petunjuk dari masingmasing program yang ada (seperti program ISPA, malaria,
imunisasi, kesehatan lingkungan, KIA, gizi, perkesmas, dsb).
Pengolahan, analisis, interpretasi, dan penyajian dilakukan
oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di
puskesmas dan pengelola program di semua jenjang
administrasi.
Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interpretasi
data SP2TP serta sumber lainnya dapat bersifat kualitatif
(seperti meningkat, menurun, atau tidak ada perubahan)
dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, seperti jumlah,
presentase, dsb. Informasi tersebut dapat berupa laporan
tahunan puskesmas.
Pemanfaatan
Sumber Data
Kartu Individu (Kartu Rawat Jalan, Kartu Ibu, Kartu
Anak, Dll)
Register (Ada 42 Macam Register)
Laporan Bulanan dan Tahunan:
o Laporan Bulanan (LB1, LB2, LB3, dan LB4)
o Laporan Tahunan (LT1, LT2, LT3).
Laporan Khusus
o Laporan Kejadian Luar Biasa
Laporan Kejadian Luar Biasa (KLB -> W1 (Dilaporkan <24 Jam)
Laporan KLB Mingguan --> W2
o Laporan Bulanan Puskesmas Panduan
(Sentinel)
LB1S --> Laporan Sentinel PD3I dan
Diare
LB2S --> Laporan Sentinel KIA, Gizi,
ISPA, dan UKK
b) Indikator
PML Papua | 46
e.
47 | PML Papua
f.
Contoh permasalahan-permasalahan
puskesmas
PML Papua | 48
pengelolaan
data
di
Human error
dikumpulkan
sering
kali
validitasnya
E.
Rujukan
PML Papua | 50