2.

Pengertian Tata Kerja, Prosedur Kerja,

dan Sistem Kerja
Tata kerja : adalah suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana
dengan baik dan efisien
Prosedur kerja : tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang
mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus
diselesaikan
Sistem kerja : adalah satu kesatuan antara tata kerja dan prosedur kerja sehingga membentuk
suatu pola yang dapat dengan tepat menyelesaikan sebuah pekerjaan
Analis Jabatan
Analis jabatan : suatu kegiatan yang dilakukan untuk menganalisis sebuah jabatan/pekerjaan
yang mencakup informasi tentang sebuah jabatan/pekerjaan, uraian jabatan/pekerjaan, tugas dan
syarat jabatan/pekerjaan
Tujuan dari analisis jabatan :
1. Menyusun uraian jabatan, dan persyaratan jabatan
2. Menjadikan dasar untuk melaksanakan kegiatan MSDM
Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan sbb:
1. Identifikasi jabatan/pekerjaan
2. Ringkasan jabatan/pekerjaan
3. Rincian tugas yang dilaksanakan
4. Pengawasan yang diberikan dan diterima
5. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya
6. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan

7. Kondisi lingkungan kerja

Manfaat Analisis Jabatan :
1. Menetapkan dasar-dasar rasional pengupahan dan penggajian yang obyektif.
2. Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat menyebabkan diskriminasi
dalam pengadaan karyawan.
3. Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia di waktu yang akan datang
dan sebagai basis perencanaannya.
4. Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan pekerjaan yang tersedia.
5. Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan latihan baik bagi karyawan baru
maupun karyawan lama

Deksripsi Jabatan
Deskripsi jabatan : sebuah uraian tentang bagaiamana suatu pekerjaan dilakukan, pembagian
wewenang & tanggung jawab, hubungan dengan pekerjaan lain dan resiko pekerjaan
Lingkup deskripsi jabatan
Diskripsi pekerjaan dapat menjadi rintangan apabila tidak akurat, tidak lengkap dan
kadaluawarsa. Penulisan diskripsi pekerjaan yang sempurna dapat menjadi asset dan dapat
menggambarkan posisi dalam organisasi yang memberikan pandangan operasioanl secara
keseluruhan dan menunjukkan bahwa diskripsi pekerjaan telah dirancang dan dianilisis sebagai
suatu bagian integral dari pelayanan organisasi. Dalam menghadapi perkembangan ilmu
pengetahuan dan inovasi teknologi, diskripsi pekerjaan adalah subyek perubahan. Perawat atau
bidan manajer harus memelihara agar pekerjaan tetap relevan dengan diskripsi pekerjaan melalui
perbaikan secara periodik dan sistematis.
Perawat dan bidan manajer harus melihat bahwa :
1. Diskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis untuk semua tingkat posisi dalam unit
keperawatan dan kebidanan, yang mencerminkan fungsi, responsibilitas dan kualifikasi yang
dibutuhkan.
2. Diskripsi pekerjaan diperbaiki dan diperbaharui sesuai perkembangan iptek atau kebijakan
organisasi.
3. Semua posisi klinis sebaiknya dievaluasi secara periodik (6 bulan atau 1 tahun sekali).
Kriteria pengembangan deskripsi pekerjaan

Ada beberapa kriteria tertentu untuk mengembangkan diskripsi pekerjaan sebagai berikut;
1. Diskripsi pekerjaan harus terkini dan akurat untuk mensyaratkan fungsi dan tugas yang
diperlukan.
2. Posisi/jabatan klinis harus jelas berdasarkan ketentuan dan jenjang karier yang ditetapkan oleh
organisasi.
3. Diskripsi pekerjaan menunjukkan jenis dan spesifikasi pekerjaan, bagaimana dan untuk apa
pekerjaan tersebut berbeda satu dengan lainnya.
4. Diskripsi pekerjaan harus lengkap dan tidak mendetail, sehingga dapat mengembangkan
fungsi dan tugas yang lebih luas.
5. Rancang standar untuk digunakan pada semua pekerjaan bagi masing-masing kategori.
6. Diskripsi pekerjaan harus realistis untuk aspek teknis dan sumber daya manusia yang
memungkinkan.

Spesifikasi pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan : persyaratan yang diberlakukan untu menyaring atau memilih orang yang
akan memangku sebuah jabatan. Spesifikasi jabatan sendiri adalah bagian dari deskripsi jabatan
dimana setiap spesifikasi jabatan membantu sebuah organisasi untuk dapat menetapkan orang
yang seperti apa yang akan ada dalam sebuah jabatan.
Sifat-sifat yang ada dalam sebuah spesifikasi pekerjaan dibagi menjadi 3 :
1. Sifat dasar : keterampilan, kemampuan, dan pengetahuan
2. Sifat yang diinginkan : kualifikasi perseorangan yang harus terpenuhi
3. Sifat berlawanan : sifat yang menjadi lawan untuk mencapai kesuksesan pekerjaan

Gambar slide 1
RAB LANGKAH KERJA
Gambar slide 2
Alur Sederhana Marketing Desain Antek ? Penawaran RAB Konsumen Engineer
Survey? tidak ya tidak ya
Gambar slide 3
PENAWARAN RAB Ditujukan kepada (CP, Alamat, Telp) Tanggal dan no surat Nama
Pekerjaan (prihal) Nama Barang dan spesifikasi Banyaknya / quantity Harga PPN
dan atau Diskon Jumlah dan terbilang Penawar Catatan Penting Gambar / design
Gambar slide 4
Survey Pengenalan Orang / Contac Person (Nama, alamat, jabatan, telp, asal usul,
lama bekerja, keluarga, dll) Pengenalan Kebutuhan Customer (Mendengarkan,
menganalisa apa yang menjadi tujuan utama konsumen) Pemetaan Lokasi
(Pemetaan ini erat kaitannya dengan topik/tujuan utama kunjungan survey ke
lokasi, dapat meliputi gambar/design, jarak, bahan, lingkungan dll) Pengenalan
Struktur Perusahaan (Hal ini sangat penting ditanyakan untuk mengetahui
pengambil keputusan, administrasi, pembayaran dan keadaan sebenarnya dari
suatu perusahaan)
Gambar slide 5
Langkah Perencanaan Kerja Engineer Setiap RAB yang akan dikerjakan harus
dipelajari dan dilakukan analisa sehingga menghasilkan a. BQ Perangkat Aktif
(nama, merk, part number, quantity, sumber) b. BQ Perangkat Pasif (barang
pendukung diadakan langsung oleh engineer) c. Step / Langkah Kerja d. Jadwal
Kerja e. Alat dan Tenaga Kerja yang diperlukan Hasil tersebut dikoordinasikan
dengan Purchasing sehingga menghasilkan Rencana Anggaran Kerja (RAK) dan
Schedule pengadaan barang RAK akan dikoordinasikan dengan Accounting dan

akan dijadikan acuan dalam pendanaan suatu proyek.

Gambar slide 6
Laporan Kerja Engineer Laporan Prestasi Kerja Berdasarkan data perencanaan maka
akan dibuatkan prestasi pekerjaan pada periode tertentu. Prestasi ini akan
menentukan step berikutnya Laporan ini sampai dengan pekerjaan seratus persen
atau test dan commisioning berjalan dengan baik dan dilakukan serah terima
pekerjaan Laporan Kerja Tambah Kurang Untuk masing-masing item pekerjaan
selalu memungkinkan untuk terjadinya pekerjaan tambah atau kurang, perubahan
ini bisa merubah Aktualitas Invoice atau Anggaran Kerja. Laporan ini juga dilakukan
secara periodik Laporan Tambahan Laporan tambahan bisa berupa biaya-biaya
operasional atau hutang/piutang selama pekerjaan berjalan Semua laporan
tersebut akan dijadikan bahan koordinasi dan pengambil keputusan atas kelanjutan
suatu proyek
Gambar slide 7
FINISHING PEKERJAAN Finishing Kerja Lapangan Pekerjaan 100%, Testing Serah
Terima Barang / Pekerjaan Finishing Administrasi Administrasi yang lengkap sampai
dengan pengajuan pembayaran Finishing Pembayaran Pekerjaan sudah terbayar
100% (lunas) Finishing Masa Pemeliharaan Masa jaminan atau pemeliharaan atas
pekerjaan tersebut sudah berakhir.

3.

LANGKAH LANGKAH DALAM ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan dilakukan melalui sejumlah langkah, proses ini mengandalkan

bahwa analisis jabatan dilakukan dalam sebuah organisasi yang sedang berjalan,
dengan kata lain, sebuah organisasi yang sudah beroperasi, bukan sebuah unit
usaha baru.

Berikut langkah langkah dalam analisis jabatan:

Langkah 1
Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan.

Langkah 2
Menentukan bagaiamana informasi analisis jabatan akan digunakan.

Langkah 3
Pemilih jabatan jabatan yang akan dianalisis.

Langkah 4
Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu.

Langkah 5
Menyiapkan uraian jabatan.

Langka 6
Menyiapkan spesifikasi jabatan.

Menggunakan Informasi Dari Langkah 1 6 Untuk:

1. Perencanaan jabatan.
2. Perencanaan SDM
3. Rekrutmen dan seleksi.
4. Pelatihan dan pengembangan.
5. Penilaian kinerja.
6. Balas jasa/kompensasi.
7. Kepatuhan pada regulasi.

Sumber: adaptasi dari Ivancevich. Human Resource Management. (10 Ed). 2007.

Analisis jabatan dimulai dengan mengkaji organisasi secara keseluruhan dan

kesesuaian tiap jabatan yang ada dalam organisasi. Dalam langkah 2, organisasi
menentukan bagaimana informasi analisis, jabatan akan digunakan, atau
menentukan tujuan spesifik analisis jabatan. Langkah 3 adalah pemilihan
penggunaan teknik teknik analisis jabatan. Teknik teknik ini digunakan untuk
mengumpulkan data tentang karakteristik jabatan, perilaku yang disyaratkan, dan
karakteristik yang perlu dimiliki pekerja untuk menjalankan pekerjaan. Informasi
yang diperoleh dari langkah 4 kemudian digunakan langkah 5 untuk menyusun
uraian jabatan.

Selanjutnya, dalam langkah 6, disiapkan spesifikasi jabatan. Akhirnya, pengetahuan

dan data yang dikumpulan dalam langkah 1 sampai 6 digunakan sebagai dasar
unutk merencanakan dan menjalankan kegiatan kegiatan manajemen SDM

lainnya. Ini meliputi aktivitas aktivitas seperti rekrutmen, seleksi, pelatihan,

penilaian kinerja, dan kompensasi, informasi yang didapatkan selama proses
analisis jabatan sangat penting bagi setiap aktivitas ini.

ANALISA JABATAN

Proses Analisa Jabatan

Oleh: Edy Susilo, Martin
Langkah - langkah sistematis yang harus dilakukan saat menjalankan proses analisa jabatan
adalah sebagai berikut:
1. Mengkaji Data-Data Organisasi
Data-data apa saja yang dikaji? Visi - Misi Organisasi, Pedoman Pengelolaan SDM, Peraturan
Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama, Struktur Organisasi, Task List, Daftar Posisi, Level
Otoritas.

2. Melaksanakan analisa terhadap jabatan atau posisi

Langkah ini dapat dimulai dengan mengadakan observasi di lapangan (tempat tugas posisi
yang dianalisa), mengedarkan questionire, melakukan interview dengan incumbent, atasan,
bawahan dan rekan kerja untuk menghimpun daftar uraian pekerjaan dan indikator keberhasilan
dari pekerjaan yang dilakukan.

3. Merumuskan draf uraian pekerjaan

Dengan menggunakan format yang telah disepakati oleh organisasi, analis jabatan menuliskan
uraian pekerjaan dari jabatan yang sedang dianalisa. Contoh format dapat diambil dilink ini.

4. Mengajukan draf uraian pekerjaan

Selanjutnya analis mengajukan draf tersebut kepada atasan dan incumbent posisi yang
dianalisa untuk mendapatkan masukan dan koreksi.

5. Menetapkan uraian pekerjaan

Setelah tidak ada koreksi dari atasan dan dari incumbent maka documen uraian pekerjaan
dapat disahkan.

Suatu formulir uraian pekerjaan, biasanya mencantumkan hal-hal berikut ini:

1. Identitas Jabatan
2. Maksud Jabatan
3. Tanggungjawab Utama

4. Detail Tugas
5. Hubungan dengan Dalam dan Luar Organisasi
6. Wewenang
7. Persyaratan Jabatan
8. Struktur Organisasi
9. Pengesahan

A. Periodically review all jobs

1. Planning the Job Analysis

Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting untuk
melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan utama dalam
perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan
analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari
manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial
dan karyawan.
2. Preparing and Communication the Job Analysis
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan dan
metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang dilibatkan itu
termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang
ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi
pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang
tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan
pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3. Conducting the Job Analysis
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis
pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan

pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data
perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft
uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi,
selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian
pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn
pegawai.
5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification
Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh
semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga
keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat
adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM
lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus
ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai

Gambar slide 1

4.

RANCANG PEKERJAAN

Gambar slide 2
DEFINISI RANCANG PEKERJAAN Proses penentuan tugas-tugas yang akan
dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas ini, dan
bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam
pekerjaan.
Gambar slide 3
Kerangka Acuan untuk Rancang Pekerjaan DIMENSI-DIMENSI PEKERJAAN Muatan
Pekerjaan Kemajemukan tugas Otonomi tugas Kompleksitas tugas Kesulitasn tugas
Identitas tugas Fungsi-fungsi Pekerjaan Tanggung jawab Otoritas Arus Informasi
Metode-metode Kerja Kebutuhan-kebutuhan Koordinasi Hubungan-hubungan
Hubungan dengan yang lain Peluang-peluang persahabatan Kebutuhan-kebutuhan
tim kerja HASIL-HASIL KINERJA Pencapaian Tugas Produktivitas Efektivitas Efisiensi
Reaksi karyawan Ketidakhadiran Kepuasan Perputaran karyawan UMPAN BALIK

Gambar slide 4
PROSES TRANSFORMASI OUTPUT YANG DIHARAPKAN PRODUKTIVITAS DAN
KEPUASAN KERJA RANCANG PEKERJAAN UMPAN BALIK UNSUR LINGKUNGAN UNSUR
ORGANISASI UNSUR PERILAKU
Gambar slide 5
ELEMENT OF JOB DESIGN UNSUR ORGANISASI UNSUR LINGKUNGAN UNSUR
PERILAKU 1. Mekanistik 2. Aliran Kerja 3. Ergonomik 1. Kemampuan dan
ketersediaan karyawan 2. Harapan sosial dan budaya 1. Otonomi 2. Variasi 3.
Identitas 4. Hubungan tugas
Gambar slide 6
PERTIMBANGAN ORGANISASIONAL dalam merancang pekerjaan 1. Pemilihan
struktur organisasi 2. Pola tanggung jawab dan wewenang tugas 3. Prasarana kerja
dan tradisi perusahaan 4. Perlu tidaknya pengembangan dan pelatihan
Gambar slide 7
Perspektif dalam Rancang Pekerjaan 1. Pendekatan persepsi 2. Pendekatan jenis
kelamin 3. Pendekatan mekanis 4. Pendekatan motivasional
Gambar slide 8
PENDEKATAN MEKANIS * Spesialisasi pekerjaan * Mekanistik * Sederhana dan
repetitif KELEMAHAN : Kebosanan meningkat SOLUSI : Perluasan pekerjaan secara
HORIZONTAL (variasi pekerjaan)
Gambar slide 9
PENDEKATAN MOTIVASIONAL pengayaan pekerjaan (jobs enrichment) Meningkatkan
otonomi seseorang dalam mengatur pekerjaannya, diberi keleluasaan dan
tanggung jawab yan lebih besar dalam merencanakan kegiatannya dan
kesempatan yang lebih luas untuk mengendalikan diri sendiri dalam melakukan
berbagai aktivitas pekerjaannya
Gambar slide 10
Model Karakteristik Pekerjaan dari Motivasi Kerja Motivasi keja tinggi Kinerja
kualitas tinggi Kepuasan terhadap Kerja Rendahnya tingkat Ketidakhadiran dan
Pindah kerja Rasa Tanggung Jawab untuk Hasil kerja Kekuatan karyawan Untuk

berkembang OTONOMI Variasi Keterampilan Identitas tugas Arti penting tugas

UMPAN BALIK Pemahaman Tentang kerja Pengetahuan Sebagai hasil Aktivitas kerja
DIMENSI INTI PEKERJAAN KONDISI PSIKOLOGIS KRITIS HASIL KERJA KARYAWAN
Gambar slide 11
Tehnik Rancang Ulang Pekerjaan Question: Apakah pekerjaan yang dilakukan
terlalu rumit atau terlalu mudah bagi pekerja? Rumit kesulitan karyawan tinggi
Mudah pekerjaan tidak menarik
Gambar slide 12
Tehnik Rancang Ulang Pekerjaan a. Penyederhanaan Pekerjaan b. Rotasi Pekerjaan
c. Perluasan Pekerjaan d. Pengayaan Pekerjaan e. Regu Kerja Otonomi
Gambar slide 13
TEHNIK RANCANG PEKERJAAN (KELOMPOK DAN INDIVIDU) SIMPLIFIKASI PEKERJAAN
Pekerjaan dibagi-bagi ke dalam tugas-tigas yang sederhana dan berulang-ulang
ROTASI PEKERJAAN Merotasi dari satu pekerjaan lainnya di dalam sebuah
perusahaan PEMEKARAN PEKERJAAN Menambah lebih banyak tugas kepada
pekerjaan;pemuatan horizontal PEMERIKSAAN PEKERJAAN Membuat pekerjaanpekerjaan bermakna dan menantang; pemuatan horizontal TIM-TIM KERJA Tugas
besar yang dirampungkan oleh sebuah kelompok dari penugasan-penugasan tugas
khusus KELOMPOK-KELOMPOK KERJA OTONOM Tim-tim kerja diberikan tujuan yang
akan dicapai dan kendali atas pencapaiannya LINGKARAN-LINGKARAN MUTU
Sekelompok karyawan dan penyelia bertemu secara rutin guna membahas
masalah- masalah mutu dan solusi- solusinya
Gambar slide 14
PERANAN DEPT SDM dalam DESAIN PEKERJAAN 1. Mendiagnosis masalah-masalah
organisasional 2. Pelatihan dan pengembangan manajemen 3. Membantu
perencanaan dan penerapan program program redesain pekerjaan 4. Memodifikasi
deskripsi, spesifikasi, rekrutmen dan fungsi-fungsi MSDM lainnya.