MPNP Pago A Proveedores - V1-May-2006

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR
UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS

ODONTOLOGICOS
UNIDAD PECUARIA DE CAPACITACION E
INVESTIGACION
POLICLINICO FERNANDO CABIESES
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE
INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE
COLEGIO SISE
SERVICIOS CORPORATIVOS
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DE PAGO A
PROVEEDORES
2006
EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO
RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL; ASI MISMO CARECE DE
VALOR OFICIAL SIN LA FIRMA DEL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO EN
CADA UNA DE SUS HOJAS.
TODA DIFUSION EXTERNA DEL MISMO DEBERA SER AUTORIZADO EN
FORMA ESCRITA POR EL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO.
Manual de Polticas, Normas y Procedimientos
Pago a Proveedores
PARA TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS
DOCUMENTO:
MANUAL
DE
POLITICAS,
NORMAS
PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES
FECHA:
MAYO DEL 2006
En seal de haber revisado, estar conforme y aprobar el presente Manual de
Polticas, Normas y Procedimientos de Pago a Proveedores:
_______________________
DIRECTOR DE ADMINISTRACION
_______________________
DIRECTOR DE CONTABILIDAD
______________________
DIRECTOR DE FINANZAS
______________________
DIRECTOR DE AUDITORIA
INTERNA
______________________
DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS
CORPORATIVOS
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______________________
VICEPRESIDENTE
EJECUTIVO
Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa
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Pago a Proveedores
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PAGO A

PROVEEDORES
INDICE
I.- ALCANCES ....................................................................................................................................... 4
II.- BASE LEGAL .................................................................................................................................. 4
III.- OBJETIVO....................................................................................................................................... 5
IV.- TERMINOLOGIA............................................................................................................................ 5
V.- POLITICAS DE PAGO A PROVEEDORES ................................................................................. 7
VI.- NORMAS DE PAGO A PROVEEDORES.................................................................................... 8
6.1.
6.2.
6.3.
Normas Generales .................................................................................................................................8

Normas sobre Adelanto a Proveedores................................................................................................9
Normas sobre los Servicios Bsicos...................................................................................................10
VII.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DE PAGO A PROVEEDORES..... 12

7.1.
7.2.
7.3.
Procedimiento de preparar documentos para solicitar el trmite de Pago a Preveedores. ...........13

Proceso de Pago a Proveedores ........................................................................................................14
Proceso de Canje de Servicios ...........................................................................................................26
VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS ...................................................... 29

8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
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Modelo de Formato para el seguimiento de Documentos: ...............................................................29

Gua de Usuario del Modelo de Formato para el seguimiento de Documentos..............................31
Modelo de Memorandum de Facturas Pendientes de Pago:............................................................33
Gua de Usuario del Modelo de Memorandum de Facturas Pendientes de Pago: .........................35
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Pago a Proveedores
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PAGO A

PROVEEDORES
I.- ALCANCES
El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicacin obligatoria de todo el personal del
que interviene en el Proceso de Pago a Proveedores de todas las Unidades de Negocios de la
organizacin.
II.- BASE LEGAL

Para la UCSUR:
Decreto Legislativo N 882. Ley de Promocin a la Inversin en Educacin.
Resolucin N 356. Autoriza nuestro funcionamiento.
Estatutos de la Universidad Cientfica del Sur.
Ley Universitaria
Reglamento General.
Para Instituto SISE:
Ley General de Educacin 28044.
Ley 27444 de Procedimientos Administrativos Generales.
DS 036-85-ED Reglamento para el otorgamiento, expedicin e inscripcin del Ttulo a

los egresados.
RD 776-88-ED Evaluacin Acadmica de los IST y Escuelas Superiores.
DS 005-Reglamento General de los Institutos y Escuelas Superiores.
DS 011-98-ED Modifican el Reglamento de Sanciones e infracciones para las

instituciones educativas particulares.
DS 014-2002-ED Reglamento de Creacin, Autorizacin de funcionamiento de

Instituciones Educativas No Universitarias de Formacin Tecnolgica.
RVM 085-2003-ED Aprueban catlogo Nacional de Ttulos y Certificados.
RVM 175-2003-ED Aprobar las normas de Revalidacin.
RD 1109-2003-ED Aprueban formatos para revalidacin y criterios para la evaluacin

de infraestructura de Institutos Superiores Tecnolgicos.
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Pago a Proveedores
RD 044-2004-ED Aprueban componentes referentes al Sistema Productivo y mdulos

Educativos asociados de los ttulos profesionales del Catlogo Nacional de Ttulos y
Certificaciones.
III.- OBJETIVO
Establecer las polticas, normas y procedimientos para el Pago a Proveedores de la
Organizacin.
IV.- TERMINOLOGIA
Adelanto a Proveedor: Es el desembolso de dinero que se realiza a nombre de un proveedor
por condiciones especiales de pagos; ejemplo pago contra entrega (Bien, Servicio, etc.).
Boleta de Venta: Comprobantes de Pago emitido por el proveedor.
Canje: Intercambio de servicios que se realiza entre una Unidad de Negocios de la
Organizacin (UCSUR, UPCI, UNSO, SISE, otras) y un proveedor.
Efectivo: Lo constituye slo dinero sea en dlares o soles.
Facturas: Comprobantes de pago emitido por el proveedor.
Formato Unico de Requisicin: F.U.R.: Es un formato que permite a los usuarios de la
organizacin solicitar bienes y/o servicios al rea de Logstica o al rea de Servicios Generales
respectivamente; el mismo que deber contar con los respectivos vistos buenos.
Notas de Crdito (Abono): Comprobantes de pago emitido por el proveedor cuando nos
concede un descuento.
Notas de Dbito (Cargo): Comprobantes de pago emitido por el proveedor cuando nos carga
un monto.
Proveedor Fijo: Son todos aquellos proveedores que por adecuadas condiciones de pago
(calidad, garanta, perodo de pago, etc.) que nos ofrece resulta ser el elegido entre un grupo
de proveedores para realizar las compras por un perodo de tiempo preestablecido (vigencia);
anexndose en el Cuadro Comparativo de Cotizaciones el Formato de Proveedor Fijo.
Transferencia: Instrumento mediante el que se le indica a la Institucin Bancaria el envo de
una cantidad determinada a travs de medio electrnico del sistema financiero.
Comit de Caja: Est integrado por el Administrador (UCSUR) o Director de Sede (SISE) o
Gerente (UNSO), un representante de logstica, el Director General de la Unidad de Negocio y
el Director de Finanzas.
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Pago a Proveedores
Urgente: Se define como algo imprevisto y que afecte el servicio a nuestro Cliente.
Prioritario: Todo lo que repercuta en el servicio a nuestros clientes y que se revisara en el
Comit de Caja.
Normales: Gastos operativos con fechas establecidas y/o negociables.
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Pago a Proveedores
V.- POLITICAS DE PAGO A PROVEEDORES
Todo pago a proveedores deber realizarse respetando las condiciones pactadas con el
proveedor.
Las Formas de Pago a los proveedores sern a travs de: Cheque, Transferencia de
Banco, Letras, Depsito en Cuenta y excepcionalmente en Efectivo (slo a travs del
Fondo Fijo).
No est permitido efectuar pagos en efectivo a los proveedores salvo los efectuados a
travs del Fondo Fijo (segn lo estipulado en el Manual de Polticas, Normas y
Procedimientos de Fondo Fijo).
Los empleados de la Organizacin estn prohibidos de cobrar un cheque a nombre de un

proveedor.
No est permitido el pago de cheques a personas que no acrediten estar autorizados a

cobrar.
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Pago a Proveedores
VI.- NORMAS DE PAGO A PROVEEDORES

6.1.
Normas Generales
En el caso en que la Direccin de Finanzas replantee las condiciones originalmente
pactadas con el proveedor; el Tesorero ser el encargado de comunicar al proveedor las
nuevas condiciones pactadas; las mismas que debern ser por escrito o por correo
electrnico debidamente acordadas; asimismo deber comunicar al Director Administrativo
y al Jefe de Logstica o quien haga sus veces a la brevedad posible.
Todo Giro de Cheque debe estar sustentado con los documentos debidamente firmados
por las personas autorizadas.
Slo se girarn los cheques dos (02) vez por semana (lunes y mircoles).
El horario de atencin para la entrega de Cheques Cliente Externo (Proveedores) ser el

da viernes de 3:30 p.m. a 5:30 p.m.
El horario de atencin para la entrega de Cheque a Clientes Internos (Fondo Fijo, Pago de
Haberes) sern los das mircoles y viernes a las 3:30 p.m. a 5:30 p.m.
Est prohibido girar cheques sin el sello de no negociable, salvo autorizacin de la

Direccin General de Servicios Corporativos.
La firma de Cheque ser dos (02) veces por semana (martes y jueves), salvo casos de
urgencia que deber ser autorizado por el Director de Finanzas.
Las Facturas que lleguen a la Direccin de Finanzas antes del siete (07) de cada mes
sern consideradas en la Programacin de Pagos de la primera quincena del mes;
mientras que las facturas que lleguen a la Direccin de Finanzas despus del da ocho (08)
o hasta el da veintids (22) del mes sern consideradas en la Programacin de Pagos de
la segunda quincena del mes; las facturas que lleguen despus del da veintids (22) sern
programadas para la primera quincena del siguiente mes.
No se aceptar ninguna factura que no cumpla con los requisitos legales vigentes; para
ello el rea de Logstica y el rea de Servicios Generales deber contar con una Base de
Datos actualizada de proveedores de la organizacin; los mismos que debern estar
activos en la SUNAT.
En los casos en que exista CANJE (a excepcin de los Servicios de Publicidad) se

deber realizar un convenio entre la organizacin y el proveedor, donde se especifique el
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Pago a Proveedores
monto del canje, las fechas lmites de canje, las obligaciones de la organizacin y del
proveedor.
Toda documento (Facturas o Recibos por Honorarios) deber ser cancelado y sellado por
el proveedor al momento de realizar el pago. Siendo responsabilidad del Personal de
Tesorera o Caja (quien realice el pago) garantizar dicha cancelacin.
Las facturas o recibos para el pago de servicios o compras de la Organizacin que cuenten
con contratos vigentes ser recepcionado en la Unidad de Servicios Corporativos para su
registr, provisin y pago correspondiente a la brevedad posible.
La Direccin de Administracin deber enviar una copia de la factura o recibo (por

servicios bsicos o compras por contrato) a la Direccin General correspondiente, para su
revisin. Si existirn reclamos ste se deber presentar con un memorndum a la
Direccin de Administracin para que realice el anlisis y reclamo correspondiente.
Toda situacin que se presente que no est contemplada en el presente manual requiere
necesariamente la coordinacin de la Direccin General de Servicios Corporativos que
permita atender satisfactoriamente los casos excepcionales y/o urgentes; debidamente
sustentados.
6.2.
Normas sobre Adelanto a Proveedores

Los Adelantos a Proveedores (que deber estar firmado por el Jefe de Logstica o quien
haga sus veces) debern solicitarse anexando el formato "Adelanto a Proveedor", Formato
Unico de Requisicin; debidamente firmada y sellada por quien lo autoriza, Solicitud de
cotizacin (si lo hubiera), Cotizaciones, Cuadro Comparativo de Cotizaciones, Contrato de
Compra Venta de ser el caso, Orden de Compra y/o de Servicio.
Los Adelantos a Proveedores, debern solicitarse con cinco (5) das hbiles a la fecha
requerida; debidamente firmado y sellado por quien lo autoriza.
El rea solicitante del Adelanto es responsable de garantizar que el bien o servicio

solicitado se entregue segn las condiciones pactadas.
Todo pago correspondiente al Saldo de un Adelanto a Proveedor (cancelacin del

documento) deber gestionarse despus que la Direccin de Finanzas recepcione por
escrito (carta, correo u otro) la conformidad del servicio debidamente firmada por el
Usuario responsable que solicit el pedido y por el Jefe de Logstica o Jefe de Servicios
Generales o quien haga sus veces.
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6.3.
Pago a Proveedores
Normas sobre Programacin de Pagos

El Comit de Caja se reunirn los quince (15) de cada mes para priorizar el pago a
proveedores segn las necesidades de la Unidad de Negocio.
El Tesorero preparar la Programacin de Pagos entre los das veinte (20) y veinticinco
(25) de cada mes.
La Programacin de Pagos a proveedores se realizar segn la siguiente prioridad:
Servicios Bsicos (luz, agua, telfono, Internet, cable, etc.).
Servicios o Compras con contratos.
Pago de Haberes.
Facturas con ms de 90, 60 y 30 das de vencimiento.
El pago de un documento a un proveedor (factura, recibo u otro) que no se encuentra en la

Programacin de Pago slo podr ser autorizado por el Director General de la Unidad de
Negocio y el Director General de Servicios Corporativos.
El Director General de Servicios Corporativos en coordinacin con el Director General de la

Unidad de Negocio determinar si un pago se encuentra en la categora de Urgente. Los
pagos que son de URGENCIA se pagarn en el da.
6.4.
Normas sobre los Servicios Bsicos.

Los Pagos correspondientes a los Servicios Bsicos (agua, luz, telefona fija, mviles,
cable mgico, Internet, etc.) debern ser programados una semana antes de la Fecha de
Vencimiento del documento o Factura, para garantizar un adecuado servicio.
Las facturas o recibos para el pago de servicios bsicos de toda la Organizacin sern
recepcionados en la Unidad de Servicios Corporativos para su registr, provisin y pago
correspondiente a la brevedad posible.
Las Facturas o Recibos de servicios bsicos bajo contrato no necesitarn el visto bueno
de los Directores Generales de las unidades de negocios involucradas o del Jefe de
Administracin (en el caso de la UCSUR) o Directores de Sede (en el caso de SISE) o
Gerente U.N.S.O (en el caso de U.N.S.O).
El Director General de cada Unidad de Negocio deber supervisar peridicamente que los
recibos correspondientes a Servicios Bsicos lleguen a la Unidad de Servicios
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Pago a Proveedores
Corporativos en primera instancia, a fin de evitar el corte o suspensin del servicio

correspondiente, que afecte a su negocio.
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Pago a Proveedores
VII.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DE PAGO A PROVEEDORES
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7.1.
Pago a Proveedores
Procedimiento de preparar documentos para solicitar el trmite de Pago a

Preveedores.
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7.2.
Pago a Proveedores
Proceso de Pago a Proveedores
INICIO:
RECEPCIONISTA DEL CENTRO CORPORATIVO:
Recepcionar las facturas (Adquiriente o Usuario, Sunat) con su respectivo Memorndum y/o
documentos sustentatorios.
NOTA: Los documentos sustentatorios son:
Formato Unico de Requisicin (Pedido del Usuario): Documento de requerimiento:

Solicitud de Cotizaciones.
Cotizacin 1, Cotizacin2, Cotizacin3
Cuadro Comparativo de Cotizaciones.
Orden de Compra u Orden de Servicios.
Factura: Adquiriente o Usuario, Sunat, Control Administrativo (si lo hubiera).
Gua de Ingreso al Almacn o Mantenimiento (en los casos que ingrese a almacn
o mantenimiento).
NOTA: Todo pago correspondiente a "Adelanto a Proveedor" deber gestionarse despus que la
Direccin de Finanzas recepcione el "Formato de Conformidad de Servicio" debidamente firmada por el
Usuario y por el Jefe de Logstica o Jefe de Servicios Generales segn corresponda.
Verificar la conformidad de los documentos recepcionados (Facturas, Guas, Boletas de Venta,

etc.): RUC, Razn Social, Monto, etc.
Verificar la conformidad de las firmas en las facturas correspondientes a:
Firma del Solicitante (usuario) de la Unidad de Negocios.
Firma del Jefe de Logstica o Jefe de Servicios Generales de la Unidad de

Negocios.
Verificar si se consigna al reverso de la factura el Centro de Costo al cual pertenece la factura.
Sellar los cargos del personal de Mensajera y los documentos recepcionados (Facturas,
Guas, Boletas de Venta, etc.).
Sellar las facturas (indicar fecha y hora de recepcin de la factura).
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Pago a Proveedores
Indicar en cada Factura el Nmero Correlativo del Cuaderno de Cargo de Recepcin

("Documentos Internos") u Hoja Excel o Sistema de Seguimiento Documentario.
Registrar en Cuaderno de RECEPCION o en el Sistema de Seguimiento Documentario (segn

las posibilidades) los siguientes datos:
Nmero Correlativo del Cuaderno.
Fecha de Recepcin del documento.
Hora de Recepcin del documento.
Local de procedencia del documento: UCSUR, SISE, U.N.S.O., etc.
Razn Social de la factura.
Nmero de factura.
Monto con I.G.V.
Entregar las facturas al Asistente de la Direccin de Contabilidad.
ASISTENTE DE CONTABILIDAD:
Sellar las facturas recepcionadas indicando fecha y hora en que recibi.
Registrar las facturas recepcionas en un archivo en Excel.
Entregar las facturas al personal de Contabilidad encargado de la Provisin de las facturas.

Nota: Horario de Recepcin de facturas: 9.a.m. a 1p.m.
PERSONAL DE PROVISION DE CONTABILIDAD:
Revisar la conformidad de cada uno de los documentos sustentatorios de la factura:
Verificar la conformidad de la factura en cuanto a Razn Social, Direccin, Monto

en nmeros y en letras; que est sin borrn, sin manchas.
Verificar las fechas de las facturas que no tengan una antigedad mayor a un mes.
Verificar la conformidad de la Gua de Ingreso al Almacn.
Verificar que se cuente con tres (03) cotizaciones como mnimo.
Si la factura est conforme:
Realizar la Provisin de la factura.
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Ingresar en el Sistema el Nmero de Gua de Ingreso (en glosa).
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Pago a Proveedores
Ingresar en el Sistema Contable los datos de las facturas (Nmero de factura,

nombre del proveedor, etc.).
Indicar en el Sistema el Tipo de Cambio correspondiente a la fecha de emisin de la

factura.
Si la factura no est conforme:
Explicar al Asistente de Recepcin el motivo de la devolucin de la factura.
Entregar las facturas con los documentos al Asistente de Recepcin.
ASISTENTE DE RECEPCION:
Devolver las facturas a Mensajera para su devolucin a la respectiva Unidad de Negocios;

indicando por escrito el motivo de la devolucin.
FIN.
PERSONAL DE PROVISION DE FACTURAS DE CONTABILIDAD:
Separar la factura Sunat del expediente.
Archivar la factura Sunat en forma correlativa en un file de Contabilidad (Sustento de

Provisin).
Imprimir el voucher (un voucher por factura).
Firmar el voucher.
Hacer firmar el voucher al Contador General.
CONTADOR GENERAL:
Firmar el voucher.
PERSONAL DE PROVISION DE FACTURAS DE CONTABILIDAD:
Entregar las facturas con sus respectivos documentos sustentatorios a la Asistente de la

Direccin de Contabilidad.
ASISTENTE DE CONTABILIDAD:
Registrar los datos de las facturas en el Cuaderno de Cargo de Contabilidad.
Entregar las facturas con sus respectivos documentos a la Secretaria de la Direccin de

Finanzas (con Cuaderno de cargo de Contabilidad).
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Pago a Proveedores
SECRETARIA DE LA DIRECCION DE FINANZAS:
Verificar en cada factura si est completa y conforme las firmas correspondientes al Jefe de
Logstica, Director de Administracin, Director General.
Registrar los datos de las facturas en un documento en Excel.
Entregar las facturas con sus documentos sustentatorios al Asistente de la Direccin de

Finanzas.
ASISTENTE DE LA DIRECCION DE FINANZAS:
Revisar los documentos recepcionados.
Elaborar el cheque.
Registrar los datos en el Sistema.
TESORERO:
Revisar el voucher y el cheque.
Firmar el voucher del cheque.
Entregar el voucher y el cheque al Director e Finanzas.
DIRECTOR DE FINANZAS:
Revisar el voucher y el cheque; que todo est conforme (de lo contrario regresa al proceso
inicial de elaborar el cheque correcto).
Firmar el voucher del cheque.
Entregar el voucher y el cheque al Asistente de Finanzas.
ASISTENTE DE LA DIRECCION DE FINANZAS:
Entregar al Auxiliar de Finanzas los cheques con sus respectivos documentos sustentatorios
para la firma.
AUXILIAR DE FINANZAS:
El monto del Cheque es menor a $1000?
Si el monto del Cheque es menor a $1000:
Entregar los cheques con sus respectivos documentos sustentatorios al Asistente de la

Direccin General de Servicios Corporativos.
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Pago a Proveedores
ASISTENTE DE LA DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS:
Revisar los documentos recepcionados, correspondiente al pago de facturas de acuerdo a las

Condiciones de Pago especificadas en la Orden de Compra o Orden de Servicios; deber
anexarse lo siguiente:
Formato unico de Requisicin con el sustento correspondiente; especificando

claramente los motivos por los cuales se hace necesario el pedido.
Solicitud de Cotizacin a los proveedores.
Cotizaciones que fueron consideradas en la elaboracin del Cuadro Comparativo

de Cotizaciones (CCC).
Cuadro Comparativo de Cotizaciones (CCC)
Orden de Compra u Orden de Servicios Original.
Gua de Remisin: Ingreso de Almacn (slo en los casos en los que el producto
sea recepcionado antes de su pago).
Factura: Adquiriente o Factura correspondiente a "Adelanto al Proveedor" sin

Cancelar.
Cheque.
Entregar el "Voucher de Cheque" con visto bueno y el Cheque al Director General de Servicios
Corporativos.
DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS:
Revisar las facturas con sus documentos sustentatorios.

Si est conforme el Cheque, "Voucher de Cheque":
Firmar Voucher y Cheque.
Firmar el cheque.
Si no est conforme el Cheque, "Voucher de Cheque". Devolver la documentacin (Voucher y
Cheque) sin firmar, con la observacin del caso a la Asistente de la Direccin General.
Entregar el "Voucher de Cheque" y el Cheque firmado a la Asistente de la Direccin General.
ASISTENTE DE LA DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS:
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Pago a Proveedores
Entregar los cheques firmados con los documentos sustentatorios a la Asistente de la

Presidencia Ejecutiva.
ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA

Firmar el cheque.
Entregar el "Voucher de Cheque" y el Cheque firmado a la Direccin de Finanzas.
El monto del Cheque es mayor a $1000:
El monto del Cheque es mayor a $1000 y menor a $3000?
Si el monto del Cheque es mayor a $1000 y menor a $3000:

Vicepresidencia Ejecutiva.
ASISTENTE DE LA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA:



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Pago a Proveedores

Cancelar.
Cheque.
Entregar el "Voucher de Cheque" con visto bueno y el Cheque al Vicepresidente Ejecutivo.
VICEPRESIDENTE EJECUTIVO:

Firmar el cheque.
Cheque) sin firmar, con la observacin del caso a la Asistente de la Vicepresidencia Ejecutiva.
Entregar el "Voucher de Cheque" y el Cheque firmado a la Asistente de la Vicepresidencia

Ejecutiva.
ASISTENTE DE LA VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA:
Entregar los cheques firmados con los documentos sustentatorios a la Direccin de Finanzas
El monto del Cheque es mayor a $3000:

Presidencia Ejecutiva.
ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA:


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Pago a Proveedores


Cancelar.
Cheque.
Entregar el "Voucher de Cheque" con visto bueno y el Cheque al Director asignado para las
firmas mayores a $3000.
DIRECTORIO:

Firmar el cheque.
Entregar el "Voucher de Cheque" y el Cheque firmado a la Asistente de la Presidencia

Ejecutiva.
ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA:
Entregar los cheques firmados con los documentos sustentatorios a la Direccin de Finanzas
SECRETARIA DE LA DIRECCION DE FINANZAS:
Coordinar con el proveedor para la entrega del Cheque.
Indicar al proveedor que firme el cargo del "voucher del cheque".
Indicar al proveedor que cancele la factura (deber colocar la fecha, D.N.I. y firma en la
factura).
Entregar el cheque al proveedor.
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Pago a Proveedores
Entregar al Area de Contabilidad la Factura Adquiriente Cancelada con sus respectivos

documentos sustentatorio y el cargo del voucher de cheques para que se archive.
Hacer firmar el cargo (lista de cheques girados) a la Asistente de Contabilidad.
Archivar el cargo (lista de cheques girados) en la Direccin de Finanzas.
FIN.
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Pago a Proveedores
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Pago a Proveedores
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Pago a Proveedores
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7.3.
Pago a Proveedores
Proceso de Canje de Servicios
INICIO:
PROVEEDOR:
Solicitar un Canje de un Servicios prestado por el proveedor por un servicio que brinda la
organizacin al Director General de la Unidad de Negocios.
DIRECTOR GENERAL:
Realizar un convenio para el canje del servicio, indicando en las clusulas el monto del canje,
la fecha de vigencia del canje.
Firmar el convenio para el canje del servicio.
PROVEEDOR:
Firmar el convenio para el canje del servicio.
DIRECTOR GENERAL:
Entregar una copia del contrato al rea de Logstica o de Servicios.
JEFE DE LOGISTICA/ JEFE DE SERVICIOS:
Adjuntar a la Orden de Compra o Servicio el convenio que se celebro con el proveedor para el
pago.
Entregar una copia del convenio al rea de Crditos y Cobranzas.
PROVEEDOR:
Entregar el bien o el servicio que se solicito en la Orden de Compra o de Servicio.
Entregar la factura (usuario y sunat) por el bien o por el servicio entregado al cajero e indicar
que tiene un convenio para cancelar un servicio prestado por la organizacin.
CAJERO
Emitir un Comprobante de Pago sin cancelar por los servicios que ha prestado la organizacin
al proveedor.
Entregar el Comprobante de Pago (Factura, Boleta de Venta) al proveedor.
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Pago a Proveedores
Solicitar al rea de Logstica o Servicios la Documentacin (Orden de Compra o Servicio,

cuadro de Cotizaciones, Cotizaciones) para anexar al Comprobante de pago emitido al
proveedor.
Entregar toda la documentacin en el Cuadre de Caja al rea de Contabilidad (Factura del

Proveedor, Orden de Compra o Servicios, Cuadro de Cotizaciones, Cotizaciones,
Comprobante de Pago por los servicios prestados al proveedor).
FIN
Versin 1
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Pago a Proveedores
7.3 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CANJE DE SERVICIOS

PROVEEDOR
DIRECTOR GENERAL
JEFE DE LOGISTICA
CAJERO
INICIO
SOLICITAR UN CANJE DE
SERVICIO
Los servicios del Proveedor

por los servicios de la
Organizacin
REALIZAR UN CONVENIO
PARA EL CANJE DE LOS
SERVICIOS
FIRMAR EL CONVENIO
SERVICIOS
FIRMAR EL CONVENIO
SERVICIOS
ENTREGAR UNA COPIA

DEL CONTRATO AL AREA
DE LOGISTICA O DE
SERVICIOS
ADJUNTAR A LA ORDEN DE
COMPRA O DE SERVICIO
EL CONVENIO REALIZADO
ENTREGAR UNA COPIA DEL

CONVENIO POR CANJE DE
SERVICIOS AL AREA CREDITOS
Y COBRANZAS
ENTREGAR EL BIEN O EL
SERVICIO A LA
ORGANIZACION
ENTREGAR LA FACTURA
CANCELADA POR EL BIEN
O POR EL SERVICIO A
CAJA
Usuario y
Sunat
EMITIR UN COMPROBANTE DE
PAGO SIN CANCELAR POR LOS
SERVICIOS QUE LE PRESTO LA
ORGANIZACION
ENTREGAR EL
COMPROBANTE DE PAGO
AL PROVEEDOR
Orden de Compra o de
Servicio, Cuadro de
Cotizaciones, Cotizaciones
Factura del Proveedor (Usuario y

Sunat), Orden de Compra o
Servicio, convenio, cuadro de
cotizaciones, cotizaciones,
Comprobante de Pago por el
servicios prestado por la
organizacin (Emisor y control
Administrativo).
TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS
ELABORADO POR
SUPERVISADO POR
PAGO A PROVEEDORES
Versin 1
APROBADO POR
SOLICITAR A LOGISTICA O
SERVICIOS LA DOCUMENTACIN
PARA ANEXAR AL
COMPROBANTE DE PAGO
EMITIDO PARA EL PROVEEDOR
ENTREGAR TODA LA
DOCUMENTACIN EN EL
CUADRE DE CAJA A
CONTABILIDAD
FIN
DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS CORPORATIVOS
Factura o
Boleta de
Venta
VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA
REVISION
: CADA 06 MESES
FECHA ELABORACION : MAYO 2006

VERSION 2
Pgina 28
Pago a Proveedores
VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS

8.1. Modelo de Formato para el seguimiento de Documentos:
CODIGO: 06001007
(Ver pgina siguiente)
Versin 1
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FORMATO DE SEGUIMIENTO DE COMPROBANTES DE PAGO
N
SECUENCI
AL
RAZON SOCIAL
NUMERO DE
COMPROBANTE DE
PAGO
TIPO DE
DOCUMENTO
FECHA DE EMISION
DEL COMPROBANTE
DE PAGO
FECHA DE
RECEPCION EN
LOGISTICA
FECHA DE
FECHA DE
FECHA DE
RECEPCION EN
RECEPCION EN
RECEPCION FINAL
ADMINISTRACION DIRECCION GENERAL
EN LOGISTICA
Pago a Proveedores
8.2. Gua de Usuario del Modelo de Formato para el seguimiento de Documentos

A. DESCRIPCION DEL FORMATO:
El "Formato para el Seguimiento de Documentos" es un modelo que deber implementarse en
forma automatizada (Excel o Software) en el rea de Logstica, en el rea de Administracin y
en Direccin General.
B. FORMA DE USO DEL FORMATO:
Los responsables de la alimentacin de este formato debern ser las Asistente de cada rea
involucrada, cuando llega un comprobante de pago de su rea deber registrarlo
inmediatamente.
C. LLENADO DEL FORMATO:
Se indicarn los siguientes datos:
Nro. Secuencial: Registrar el nmero correlativo de los documentos recepcionados en el

rea de Logstica.
Razn Social: Registrar la Razn Social que figura en el documento recepcionado.
Nro. de Comprobante de Pago: Registrar el nmero de serie y correlativo del

comprobante de Pago o el nmero del documento.
Tipo de Documento: Registrar F si es Factura, BV si es Boleta de Venta, RH si es

Recibos por Honorarios Profesionales, OC si es una Orden de Compra, etc.
Fecha de Emisin del Documento: Registrar la fecha de Emisin que figura en el

documento.
Fecha de Recepcin en Logstica: Registrar la fecha de Recepcin del documento en el

rea de Logstica.
Fecha de Recepcin en Administracin: Registrar la fecha de Recepcin del documento

en el rea de Administracin.
Fecha de Recepcin en Direccin General: Registrar la fecha de Recepcin del

documento en Direccin General.
Fecha de Recepcin Final en Logstica: Registrar la fecha de Recepcin Final del

documento en el rea de Logstica; despus de que se haya pasado por los vistos buenos
de las reas correspondientes.
Versin 1
Pgina 31
Rubro Econmico del Proveedor /
Pago a Proveedores
Concepto: Registrar el giro del negocio del
Proveedor, Ej. Folletera, Limpieza, tiles de Oficina, etc.
Importe en Soles (IGV): Registrar el monto total en soles del documento incluyendo el
I.G.V..
Importe en Dlares (IGV): Registrar el monto total en dlares del documento incluyendo el
I.G.V.
Tipo de Cambio:
Registrar el tipo de cambio correspondiente a la fecha de emisin del
documento recepcionado.
Versin 1
Pgina 32
Pago a Proveedores
8.3. Modelo de Memorandum de Facturas Pendientes de Pago:

CODIGO 06001012
(Ver pgina siguiente)
Versin 1
Pgina 33
MEMORANDUM Nro ________

DE
: ___________________________________________
Jefe de Logstica /Jefe de Servicios Generales
PARA
: _____________________________
Direccin de Contabilidad
ASUNTO
: Facturas Pendientes de Pago
FECHA
: mes, das, ao
El presente documento es para indicar las Facturas Pendientes de Pago de la Unidad de Negocios ________________Sede_____________________.
Nro.
Ord.
Compra
Razn Social del Proveedor
Atentamente,
Jefe de Logstica/ Jefe de Servicios Generales
MR/ma
Comprobante
de
Pago
Monto
Motivo de la Compra
Visto Bueno de
Asistente de
Recepcin
Pago a Proveedores
8.4. Gua de Usuario del Modelo de Memorandum de Facturas Pendientes de Pago:

A. DESCRIPCION DEL FORMATO:
El "Modelo de Memorandum" se usa para entregar las facturas Pendientes de Pago a la
Direccin de Contabilidad.
B. FORMA DE USO DEL FORMATO:
El Jefe de Logstica deber entregar un memorando con la lista de la Facturas pendientes
de
pago a la Direccin de Contabilidad para que sea provisionadas para luego ser canceladas por
la Direccin de Finanzas. Al memorandum se adjuntaran la documentacin sustentatorias de
las facturas pendientes de pago.
C. LLENADO DEL FORMATO:
Se indicarn los siguientes datos:
DE: Indicar el nombre apellidos de la persona (Jefe de Logstica o Jefe de Servicios

Generales) que emite el documento, debajo del nombre se deber colocar el cargo que
ocupa est persona.
PARA: Indicar el nombre apellidos del destinatario (Contador General) que emite el
documento, debajo del nombre se deber colocar el cargo que ocupa est persona.
ASUNTO: Se indica o se hace referencia a un tema o documento especifico, en est caso

Facturas Pendientes de Pago.
FECHA: Se indica da, mes y ao en la que se elabora el documento.
CUERPO DEL MEMORANDUM: Digitar el texto del memorandum.
CUADRO: Indicar las facturas pendientes de pago, con su respectiva Orden de Compra o
Orden de Servicio.
DESPEDIDA: Escribir los nombres y apellidos del Remitente (Jefe de Logstica o Jefe de
Servicios Generales).
ADJUNTO: Indicar los documentos que se adjuntan al memorandum.
SIGLAS: Indicar la primera letra del nombre y apellido en mayscula del responsable del
documento y la primera letra del nombre y apellido en minscula de quien redacta (tipea) el
memorandum.
Versin 1
Pgina 35

MPNP Pago A Proveedores - V1-May-2006

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UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

PARA TODAS LAS UNIDADES DE NEGOCIOS

PROCEDIMIENTOS DE PAGO A PROVEEDORES

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PAGO A

Normas Generales .................................................................................................................................8

VII.- PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS DE PAGO A PROVEEDORES..... 12

Procedimiento de preparar documentos para solicitar el trmite de Pago a Preveedores. ...........13

VIII.- FORMATOS Y GUIAS DE USUARIOS DE FORMATOS ...................................................... 29

Modelo de Formato para el seguimiento de Documentos: ...............................................................29

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE PAGO A

II.- BASE LEGAL

Decreto Legislativo N 882. Ley de Promocin a la Inversin en Educacin.

Resolucin N 356. Autoriza nuestro funcionamiento.

Estatutos de la Universidad Cientfica del Sur.

Para Instituto SISE:

Ley General de Educacin 28044.

Ley 27444 de Procedimientos Administrativos Generales.

DS 036-85-ED Reglamento para el otorgamiento, expedicin e inscripcin del Ttulo a

RD 776-88-ED Evaluacin Acadmica de los IST y Escuelas Superiores.

DS 005-Reglamento General de los Institutos y Escuelas Superiores.

DS 011-98-ED Modifican el Reglamento de Sanciones e infracciones para las

DS 014-2002-ED Reglamento de Creacin, Autorizacin de funcionamiento de

RVM 085-2003-ED Aprueban catlogo Nacional de Ttulos y Certificados.

RVM 175-2003-ED Aprobar las normas de Revalidacin.

RD 1109-2003-ED Aprueban formatos para revalidacin y criterios para la evaluacin

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

RD 044-2004-ED Aprueban componentes referentes al Sistema Productivo y mdulos

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

V.- POLITICAS DE PAGO A PROVEEDORES

Los empleados de la Organizacin estn prohibidos de cobrar un cheque a nombre de un

No est permitido el pago de cheques a personas que no acrediten estar autorizados a

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

Manual de Polticas, Normas y Procedimientos

VI.- NORMAS DE PAGO A PROVEEDORES

El horario de atencin para la entrega de Cheques Cliente Externo (Proveedores) ser el

Est prohibido girar cheques sin el sello de no negociable, salvo autorizacin de la

En los casos en que exista CANJE (a excepcin de los Servicios de Publicidad) se

Elaborado por: Direccin de Procesos y Tecnologa

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La Direccin de Administracin deber enviar una copia de la factura o recibo (por

Normas sobre Adelanto a Proveedores

El rea solicitante del Adelanto es responsable de garantizar que el bien o servicio

Todo pago correspondiente al Saldo de un Adelanto a Proveedor (cancelacin del

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Normas sobre Programacin de Pagos

La Programacin de Pagos a proveedores se realizar segn la siguiente prioridad:

Servicios Bsicos (luz, agua, telfono, Internet, cable, etc.).

Servicios o Compras con contratos.

Facturas con ms de 90, 60 y 30 das de vencimiento.

El pago de un documento a un proveedor (factura, recibo u otro) que no se encuentra en la

El Director General de Servicios Corporativos en coordinacin con el Director General de la