BAB I

PENDAHULUAN
1 Latar Belakang
Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengedaan
pada instansi pemerintah atau perusahaan selain manufaacture memegang peranan
yang sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai.
Kegiatan pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan
pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya
pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi,
efektifitas, dan keekonomisan perusahaan Berdasarkan evaluasi yang dilakukan
ditemukan beberapa kelemahan antara lain; perusahaan tidak memiliki job
description secara tertulis, fungsi permintaan pembelian dilakukan oleh bagian
pemasaran, transaksi permintaan pembelian dan pesanan pembelian dilakukan
secara lisan tanpa dokumen tertulis, fungsi penerimaan barang dilakukan oleh
bagian pembelian, tidak dibuatnya check register dan voucher register, bukti kas
keluar tidak dicap Lunas, tidak adanya pemisahan dokumen yang lunas dengan
yang belum lunas.
Rumusan Masalah
Ada beberapa masalah yang terjadi dirumuskan dalam makalah ini, yaitu
sebagai berikut:
a) Apa yang dimaksud dengan audit fungsi pembelian?
b) Apa saja yang masuk dalam lingkup audit fungsi pembelian?
c) Apa yang menjadi sasaran audit fungsi pembelian?
d) Apa pentingnya audit fungsi pembelian?
e) Bagaimanakah tahapan dalam audit fungsi pembelian?

1.3.

Tujuan Penulisan
Sesuai dengan rumusan masalah diatas maka tujuan yang ingin dicapai

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut

a

Untuk menjelaskan mengenai pengertian audit sumber daya manusia

Untuk mengetahui tentang lingkup audit sumber daya manusia

Untuk mengetahui sasaran audit sumber daya manusia

Untuk mengetahui pentingnya audit sumber daya manusia

Untuk mengetahui tahapan audit sumber daya manusia

BAB II
PEMBAHASAN
2.1. PENGERTIAN AUDIT FUNGSI PEMBELIAN
Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan
berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak
perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan
tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barangbarang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau
memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan
barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana
dn tanggung jawab departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana
terdapat sistem pembelian yang efektif pembelian material dapat menghemat
biaya bagi perusahaan.
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber
daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama
dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol
persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi
permintaan pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen
dilakukan karena terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan.
Sebagai contoh, manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya
peningkatan biaya dalam proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor
mengalami pengurangan yang sama pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya
tersebut

mungkin

mengindikasikan

bahwa

perusahaan

mengalami

ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya sehari-hari Proses audit

manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat dimanfaatkan oleh
perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian. Asumsinya, bahwa
semua peerusahaan, tidak peduli sebesar apa, seharusnya memiliki departemen

pembelian (atau seseorang) yang terpusat dan independen untuk mengontrol

pengeluaran perusahaan.
2.2

RUANG LINGKUP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Audit atas fungsi pembelian melakukan penilaian atas keseluruhan fungsi

pembelian, baik organisasinya, pedoman/peraturan yang menjadi panduan

pengadaan,

perencanaan,

proses

penyelesaian

pengadaan

(penerimaan

barang/jasa . Secara terperinci ruang lingkup audit fungsi pengadaan meliputi:

1. Organisasi pengadaan
2. Proses pengadaan yang teridiri atas:
a. Perencanaan pengadaan
b. Pelaksanaan pengadaan, dan
c. Pembayaran dan pelaporan
Ruang lingkup ini dapat bervariasi, tergantung dari strategi dan
kompleksitas sistem pengadaan di masing-masing organisasi. Proses pembelian
pada organisasi yang melibatkan dana masyarakat (memiliki akuntabilitas publik
mungkin lebih komplek jika dibandingkan dengan perusahaan yang tidak
memiliki akuntabilitas publik karena tuntuan atas akuntabilitas dan transparasi
pada perusahaan tersebut lebih besar.

2.2

SASARAN AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Jika diterima pendapat bahwa fungsi pembelian merupakan salah satu

fungs terpenting dalam kehidupan suatu perusahaan dan bahwa seluruh aspek
pembelian harus terselenggarakan dengan tingkat efesiensi yang setinggi
mungkin, berarti harus pula diterima pandangan bahwa audit pembelian wajar dan
tepat sebagai salah satu sasaran audit. Pada intinya dapat dikatakan bahwa
penyelenggaraan proses audit dengan fungsi pembelian sebagai sasaranya
berorientasi pada pencarian penemuan fakta dan informasi tentang seluruh
kegiatan pembelian. Informasi yang terungkap akan digunakan oleh manajemen
4

puncak sebagai masukan untuk pengambilan keputusan, bukan hanya tentang

penyelenggaraan fungsi pembelian masa yang akan datang melainkan juga
berbagai

kegiatan

lain

yanng

terjadi

karena

pembelian

tertentu

(Sondang,2004:208).
Sebagaimana halnya dengan audit yang lain, audit fungsi pembelian dapat
menjadikan rumusan sasaran pembelian, rencana nduk satuan pembelian, tipe dan
struktur organisasi satuan keja pembelian dan sistem pengendalian yang
diberlakukan dalam linkungan perusahaan sebagai objeknya (Sondang,2004:208).
1. Perumusan Sasaran Startejik Pembelian Sebagai Objek Audit
terlepas

siapa

yang

ditunjukan

oleh

manajemen

puncak

untuk

melaksanakan audit, apakah auditor internal mauoun eksternal, pelaksanaan audit

harus berusaha mencari dan menemukan informasu tentang rumusan sasaran
startejik pembelian dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti besaran
perusahaan, pada sektor industri apa perusahaan bergerak, berbagai jenis
pengeluaran yanng dilakukan, jumlah yang dikeluarkan, tipe-tipe produk yang
dihasilkan dipasarkan serta dijual oleh perusahaan, kegiatan perusahaan dalam
manufaktur atau proses produksi lain seperti perakitan dan apakah pemasok
menduduki penawar yang kuat apakah tidak. Dalam kaitan itulah kinerja bidang
fungsi pembelian diukur (Sondang,2004:208).
Untuk memperdalam mengenai sasaran stratejik dibawah ini terdapat halhal yang ingin dicapai diantaranya yaitu:
a. Menjamin kesinambungan supplay bahan mentah, dan bahan lain yang
diperlukan sehingga proses produksi berlangsung dengan lancer
b. Meyakinkan manajemen puncak tentang perlunya perusahaan membuat
investasi dalam jumlah yang menjamin tersedianya persediaan bahan baku
dan suku cadang.
c. Peralatan dan bahan yang diperlukan harus memenuhi standar mutu dan
ketetapan penggunaannya.

d. Pengadaan bahan, suku cadang dan jasa pemeliharaansesuai dengan

persyaratan proses produksi dan dengan biaya yang serendah mungkin
merupakan salah satu sasaran strategik yang harus tercapai
e. eMengembangkan suatu sistem pemantauan melalui nilai dan biaya
pengadaan bahan dan suku cadang benar-benar seimbang dengan tetap
mengupayakan pengurangan biaya pembelian yang dilakukan
f. Memerlukan berlangsungnya komunikasi yang efektif antara satuan kerja
pembelian dengan manajemen puncak
g. Tidak ada satu satuan kerja atau bidang fungsional dalam perusahaan yang
dapat menyelesaikan tugasnya sendiri tanpa bekerja dengan satuan kerja
atau bidang fungsional lain
2. Perencanaan Induk Sebagai Objek Audit
Rencana induk bidang pembelian sangat penting untuk dijadikan sebagai
subjek audit. Dikatakan demikian karena tepat atau tidaknyarencana audit akan
berpengaruh kuat akan lancar tidaknya berbagai kegiatan lain dalam perusahaan,
termasuk perencanaanya. Dengan perkataan lain, satuan pembelian harus
mengkordinsikan kegiatan dan proses perencanaannya dengan berbagai satuan
atau bidang lain yang bersangkutan. Bahkan rencana produk perusahaan sebagai
keseluruhan turut dipengaruhinya (Sondang,2004:209).
Contoh konkretnya ialah bahwa jika rencana induk satuan pembelian
dikordinasikan dengan baik dengan satuan produksi, rencana pemasaran, rencana
promosi dan iklanserta rencana penjualan, bahwa berarti kegiatan produksi akan
berjalan lancar karena tersedianya jumlah bahan baku yang diperlukan dalam arti
mekanisme, jumlah, jenis, mutu, dan waktu penyerahannya oleh pemasok. Pada
giliranya, jika proses produksi berjalan dengan lancar, bidang pemasaran dan
bidang-bidang lainya akan dapat melkukan fungsinya dengan baik, dan dapat
didekatkan

kepada

para

konsumen

pemakainya.

Bidang

keuanganpun

memperoleh manfaat dalam bentuk rencana investasi yang tepat dalam

penyediaan bahan yang diperlukan oleh bagian produksi. Temuan audit tentang

terjadi tidaknya kordinasi dalam perencanaan antara satuan pembelian dengan

berbagai satuan lain dan bagaimana mekanisme kordinasi itu diimplementasikan
akan besar kegunaanya dalam upya mengelola perusahaan dengan pendekatan
kesisteman dimasa yang akan datang (Sondang,2004:209-210).
3. Tipe Dan Struktur Organisasi Sebagai Objek Audit
Dalam lingkunang suatu perusahaan sebaiknya fungsi pembelian
dilakukan secara terpusat. Artinya hanya ada satu unit kerja yang diberikan tuga
dan

tanggung

jawab,

untuk

melaksanakan

segala

jenis

pembelian

(Sondang,2004:210).
Namun mekanisme demikian, pendekatan ini tidak dengan sendirinya
berarti bahwa keberadaan unit pembelian yang dilembagakan secara terpusat
dengan sendirinya diterima oleh satuan-satuan atau bidang fungsional yang lain.
Satuan kerja pembelian harus mampu menjual dirinya kepada berbagai pihak yang
harus dilayani dan didukungnya (Sondang,2004:210).
Sondang (2004) kemampuan satuan kerja pembelian menjual drinya
kepada komponen-komponen lain perlu dibuktikan antara lain dengan jalan:
a. Tidak menonjolkan kekuasaanya
b. Penekanan pentingnya kordinasi dan kerja sama
c. Bahwa posisi yang diduduki oleh satuan kerja tersebut dalam organisasi
telah tepat
d. Bahwa dijajaran unit kerja terdapat tenaga kerja yang memiliki
pengetahuan dan keterampilan yng memungkinkan mereka memberikan
pelayanan yang diperlukan oleh semua komponen lain dengan efesien dan
efektif.
4. Mekanisme Pengendalian Pembelian Sebagai Objek Audit
Sondang (2004) mengatakan bahwa pada intinya menjadikan mekanisme
pengendalian pembelian sebagai objek audit berarti mencari informasi mengenai
tiga hal, yaitu:

1. Menjamin bahwa pembelian terselenggarakan dengan orientasi pembelian

yang peling menguntungkan bagi perusahaan
2. Kebutuhan satuan kerja dalam perusahaan terpenuhi dalam arti jumlah,
jenis, mutu, dan waktu penyelarahanya
3. Kepentingan seluruh perusahaan lebih terjamin dengan kebijaksanaan
pembelian terpusat
Secara teknis operasional, para pelaksana audit dapat menggali informasi
tentang tiga sasaran utama dimaksud dengan menyoroti berbagaisegi dari proses
pembelian (Sondang,2004:211).
Jika dalam perusahaan tersebut hanya satu unit kerja yang bertanggung
jawab bagi semua jenis pembelian bagi perusahaan, pelaksana audit perlu
mempelajari bagan organisasi satuan kerja untuk melihat berbagai jenis jabatan
yang terdapat didalamnya dan sifat hubunganya dan interaksi yang terjadi secara
internal dengan berbagai komponen perusahaaan lainya, termasuk pola hunungan
dengan manajemen puncak (Sondang,2004:211).
Apabila ternyata dalam perusahaan, kebijakan desentralisasi pembelian
yang diberlakukan, pelaksana audit perlu mengetahui siapa yang bertanggung
jawab untuk membeli apa dan dengan demikian dapat dibuat suatu deskripsi
tentang sistem pembelian yang diterapkan serta auatu analisis tentang keunggulan
dan kelemahanya. Juga penting untuk membandingkan keunggulan dan
kelemahan tersebut dengan hal yang sama jika pembelian dilakukan secara
terpusat (Sondang,2004:211).
Pengalaman benyak perusahaan banyak menunjukan bahwa merupakan
tindakan

yanng

bijaksana

apabila

manajemen

kebijaksanaan

pembelian

dinyatakan secara tertulis. Dengan demikian akan terlihat dengan jelas sampai
mana tingkat wewenang dan tanggung jawab diletakkan yang berarti pada tingkat
perusahaan, tingkat satuan bisnis, tingkat bidang funsional, atau bahkan tingkat
operasioanal. Informasi demikian penting untuk mengetahui letak tanggung jawab

pembelian, bukan hanya dalam halnya terjadi proses pembelian dengan tingkat
efesiensiyamg tinggi melainkan terutama jika timbulnya berbagai permasalah.
Mekanisme pengendalian pembelian akan berjalan lebih lancar prosedur
pembelian yang telah ditetapkan didokumentasikan dengan rapi. Dokumen itu
harus berada ditangan semua pihak dan tidak hanya dimiliki oleh satuan
pembelian. Dokumen prosedur pembelian itu harus dimutakhirkan secara berskala
dan mencangkup:
a. prosedur permintaan akan barang, bahan atau jasa tertentu
b. persyaratan penawaran yang dipenuhi oleh para calon pemasok
c. prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbanganya
d. pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak
e. ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang
berwenang menandatanganinya
f. penilaian pemasok
g. kejelasan perbedaan prosedur pembelian barang modal atau sarana kerja
dengan bahan mentah, bahan baku atau barang yang habis sekali pakai.
h. Prosedur hukum yang harus ditempuh dalam hubungan dengan pihak lain
seperti pemasok.
Informasi menganai hal-hal ini harus bisa digali dallam pelaksanaan audit
pembelian (Sondang,2004:211-212).
Disamping informasi diatas, informasi lain yang penting dimiliki melalui
pelaksanaan audit antara lain adalah:
a. Apakah dalam proses pembelian terdapat penyimpangan dari prosedur
yang telah do tetapkan dan jika terjadi, perlu diketahui alasanya dan
apakah telah mendapat persetujuan dari pihak manajemen puncak atau
tidak.

b. Informasi mengenai aktif atau tidaknya satuan pembelian berupaya

memperoleh rabat sebesar mungkin dari pemasok dan apakah biaya yang
dihemat karena rabat tersebut terlibat dalam laporan pembelian yang
diserahkan oleh manajer pembelian kepada manajemen puncak atau tidak.
c. Informasi mengenai bentuk kordinasi yang terjadi antara satuan pembelian
dengan pihak penggunaan bahan dan petugas pegudangan karena, seperti
diketahui, persyaratan maksimum dan minimum persediaan harus
dipenuhi.
d.

Informasi butir-butir yang terdapat pada formulir pemesanan.

e. Informasi mengenai prosedur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran

bahan atau barang dari gudang.
f. Ada tidaknya prosedur tentang pengecekan faktur pembelian oleh bagian
akunting.
g. Informasi tentang bentuk, jenis, dan frekuensi penolakan bahan yang
dikirim oleh pemasok.
h. Terjadi tidaknya penilaian berkala terhadap para pemasok.
i. Informasi ada tidaknya kecenderungan dikalangan tenaga kerja satuan
pembelian untuk menggunakan pemasok tertentu dan alasanya.
j. Kebijaksanaan

perusahaan

tentang

bolleh

tidaknya

tenaga

kerja

diperusahaan khususnya lingkungan satuan pembelian bekerjasama

dengan pemasok atau calon pemasok dan sanksi disiplin organisasi yeng
dikenakan terhadapa mereka yang melanggar ketentuan tersebut
(Sondang,2004:212-213).

2.3

PENTINGNYA AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

Sesuai dengan tujuan pengadaan yaitu, untuk mendapatkan barang/jasa

sesuai dengan kebutuhannya dengan pengorbanan yang monimal (ekonomi).

Tujuan audit atas pembelian adalah untuk melakukan penilaian secara menyeluruh
10

mengenai apakah pengadaan tersebut telah mampu memenuhi akan kebutuhan

barang atau jasa perusahaan dengan pengorbanan yang minimal, sesuai dengan
ketentuan yang berlaku (Bhayangkara,2015:70).
Menurut Bhayangkara (2015), tujuan dari audit atas fungsi pengadaan ini
secara umum dapat meliputi:
1. Untuk mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misi organisasi.
2. Menilai

ekonomisasi,

efisiensi,

dan

efektivitas

pengadaaa;

serta

melingungi aset (dana) dari pemborosan, kesalahan pengelolaan,

penyalahgunaan dan beragai bentuk penyimpangan lainya.
3. Mendorong pengembangan dan pemeliharaan manajemen informasi
pengadaan yang dapat diandalkan serta pengungkapan informasi tersebut
dalam laporan periodik termsuk pemenuhan kewajiban akuntabilitas.
4. Memastikan bahwa aktivitas pengafaan telah sesuai dengan ketentuan dan
peraturan ang berlaku.
Dari hasil audit fungsi ini, perusahaan mendapatkan laporan yang
menyajikan hasil penilaian atas organisasi, peraturan dan aktivitas pengadaan
yang telah dilakukan maupun temuan-temuan audit serta rekomendasi yang dapat
dijadikan dasar untuk melakukan perbaikan atas kekurangan (kelemahan) proses
pengadaan

yang

masih

terjadi.

Jika

temuan

menyangkut

terjadinya

penyimpangan atas penyalahgunaan wewenang yang berakibat pada kerugian

perusahaan, hasil audit ini dapat menjadi dasar dalam menentukan tindakan
terhadap pihak yang seharusnya bertanggung jawab atas terjadinya permasalahan
tersebut. Namun jika temuan audit menyangkut prestasi dari beberapa individu
atau kelompok yang erlibat dalam pengadaan tersebut, hasil audit ini dapat
menjadi dasar dalam memberikan penghargaan kepada berbagai pihak yang
memiliki prestasi tersebut (Bhayangkara,2015:70).

11

2.2. LANGKAH-LANGKAH AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

1.

Perencanaan Audit
Audit atas pembelian harus direncanakan untuk memastikan audit berjalan

dengan kualitas tinggi dalam menilai ekonomisasi, efektivitas dan efisiensi

pembelian. Perencanaan audit menyangkut :
a. Penilaian risiko dan penentuan ruang lingkup audit
b. Penentuan jadwal audit
c. Penentuan kebutuhan sumber daya alam dalam melaksanakan audit
Dalam

membuat

rencana

detail

audit,

ketua

tim

audit

harus

mempertimbangkan beberapa hal termasuk :

a. Risiko, tingkat materialitas dan prioritas pada setiap aktivitas audit
b. Area audit yang signifikan
2. Pengumpulan dan evaluasi temuan audit
3. Pelaporan
4. Tindak lanjut

12

BAB III
SIMPULAN DAN SARAN
3.1. Simpulan dan Saran
Fungsi pembelian sering dianggap fungsi yang paling penting dan
berpengaruh pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak
perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan
tujuan memenuhi permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barangbarang kebutuhan dan bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau
memproduksi produkproduk perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan
barang-barang, bahan baku, komponen dan layanan yang merupakan tugas utana
dn tanggung jawab departemen pembelian. Tujuan utama dalam audit manajemen
fungsi pembelian adalah untuk menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan
dalam membelanjakan sumber daya keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan
sedang, pembelian utama dilakukan oleh masing-masing departemen. Sebagai
contohnya, fungsi kontrol persediaan membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan
baku untuk memenuhi permintaan pelanggan langsung dari pemasok

13

DAFTAR PUSTAKA

Sondang P., Siagian. 2004. Audit Manajemen. Jakarta : PT Bimi Aksara.

Bhayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi.
Surabaya : Salemba Empat
B.Sawyer, Lawrence.Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.

LAMPIRAN

Contoh Kasus: Audit Manajemen PT Sosro

Audit Pendahuluan
1.1.
Latar belakang perusahaan
PT.SOSRO merupakan perusahaan pertama Indonesia dan di dunia yang
berani mengolah dan menjual Teh dalam kemasan untuk dijual kepada
masyarakat, saat ini perusahaan ini semakin berkembang walaupun telah
bermunculan perusahaan perusahaan lain yang memproduksi produk sama.
PT.SOSRO dengan teh Botolnya saat ini sudah merambah kemana-mana
bahkan sampai keluar Indonesia. Dengan Iklan Apapun Makananya Minumnya
Teh Botol Sosro, telah merebut hati masyarakat bahkan di restoran-restoran
cepat saji seperti MC Donal, KFC dan lain-lain yang dulu selalu memaket
makanan mereka dengan Coca Cola, tapi saat ini karena permintaan dari
konsumen yang semakin banyak untuk meminta minumannya Teh Botol, maka
untuk tidak mengecewakan pelanggan Akhirnya mereka memasukan Teh Botol
Sosro kedalam daftar minuman yang dapat dipesan. Walaupun ada produk lain
14

yang dibuat oleh perusahaan lain, tapi dominasi teh botol tidak dapat digantikan
oleh produk lain tersebut, orang belum dikatakan minum teh botol jika yang
diminum bukan teh botol sosro.
1.2.

Penelaahan peraturan, ketentuan dan kebijakan

Bagian audit intern PT. SOSRO telah ditugaskan untuk melaksanakan
audit operasional atas fungsi pembelian. Tugas pertama mereka adalah adalah
mengkaji ulang kebijakan dan prosedur spesifik yang ditetapkan oleh Manager
pembelian. Kebijakan dan prosedur tersebut adalah sebagai berikut:
Semua pembelian yang besar dilakukan atas dasar penawaran kompetitif.
Kemungkinan penyerahan yang tepat waktu, keandalan penjualan dan
seterusnya dipertimbangkan atas dasar subyektif.
Spesifikasi terinci mengenai mutu minimum yang dapat diterima untuk
semua barang yang dibeli diberikan kepada para penjual.
Ketaatan penjual terhadap spesifikasi mutu merupakan tanggung jawab
manajer bahan dari bagian pengendalian persediaan, bukan bagian
pembelian. Manajer bahan memeriksa barang-barang yang tiba guna
memastikan bahwa mutunya memenuhi standar dan kemudian megawasi
apakah barang-barang itu sudah ditransfer dari dok penerimaan ke gudang
penyimpanan.
Semua permintaan pembelian disediakan oleh manajer bahan berdasarkan
jadwal produksi untuk periode empat bulan.
1.3.

Penemuan objek yang memiliki potensial kelemahan

Dalam hal ini ditemukan Indentifikasi kelemahan atau inefisiensi dalam
fungsi pembelian yaitu:
Kuantitas material yang di terima tidak di verifikasi oleh manajer material.
Manajer material menyiapkan permintaan pembelian berdasarkan skedul
produk dan tidak berdasarkan permintaan yang diterima dari departemen
operasi.
1.4.

Menentukan audit sementara (tetantive audit objectif)

Audit di tuntut untuk menyelesaikan audit sementara berdasarkan
permasalahan yang ada maka dari itu seorang audit harus dapat memberi solusi
atas permasalahan yang terjadi pada perusahaan tersebut. Dan rekomendasi yang
sesuai untuk permasalahan di atas yaitu :
selain melakukan inspeksi semua barang yang masuk untuk meyakinkan
standar mutu dipenuhi, manajer material harus melakukan verifikasi
kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan fisik aktual. Semua
penerimaan material tidak perlu di hitung apabila program verifikasi
efektif. Secara sistematis melakuakn verifikasi satu atau beberapa
penerimaan dari setiap pemasok selama waktu tertentu dapat
mengidentifikasi penerimaan yang bermasalah. Apabila telah di
identifikasi usaha dapat di arahkan untuk memperbaiki masalah. Proses
15

verifikasi dilakukan dengan membandingkan kuantitas berdasarkan

dokumen penerimaan dengan penghitungan fisik aktual untuk memastikan
total faktur benar.
Permintaan pembelian disiapkan oleh manajer material berdasarkan pada
permintaan yang diterimadari departemen operasi dan bukan skedul
produksi untuk periode empat bulan. Skedul produksi mungkin ketingalan
dan tidak menggambarkan kecenderungan penjualan sekarang.
Departemen operasi tetap melakukan penyesuaian tingkat produksi untuk
memperhitungkan perubahan-perubahan. Untuk memperbaiki
pengendalian anggaran terhadap pengeluaran, kantor kontroler juga
menelaah permintaan yang berhubungan dengan perencanaan ke depan
untuk memastikan pengeluaran konsisten dengan proyeksi penjualan
perusahaan. Apabila analisis arus persediaan lengkapa maka kuantitas
pesanan ekonomis (EQQ=Economic Order Quantity) dapat diterapkan
untuk menentukan titik pemesanan kembali. (ROP=Reorder Point) dan
meminimalkan persediaan.

Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

2.1.
Menilai efektivitas pengendalian manajemen
PT. SOSRO mempunyai bagian pembelian terpusat yang dikelola oleh
manger pembelian. Manager pembelian telah menetapkan kebijakan dan prosedur
untuk membimbing staf administrasi dan agen-agen pembelian dalam operasi
sehari-hari bagian itu. Ia merasa puas karena kebijakan dan prosedur ini sesuai
dengan tujuan perusahaan dan berpendapat tidak ada masalah besar dalam operasi
biasa bagian pembelian.
2.2.
Mengetahui potensi kelemahan aktivitas
Staf audit intern kemudian mengamati operasi fungsi pembelian dan
mendapatkan temuan-temuan berikut:
Seorang penjual memasok 90 persen dari dari bahan mentah kritis. Penjual
ini mempunyai catatan penyerahan barang yang baik dan sangat dapat
diandalkan. Lebih lanjut. Penjual ini telah menjadi penawar terendah
selama beberapa tahun yang lalu.
Apabila rencana produksi berubah, pesanan mendadak dan mendesak
dibuat oleh bagian produksi langsung ke bagian pembelian. Bahan yang di
pesan untuk pelaksanaan produksi yang dibatalkan disimpan untuk
digunakan dimasa mendatang. Biaya-biaya ini khusus di tanggung oleh
bagian pembelian. Bambang mempertimbangkan biaya tambahan yang
bersangkutan dengan permintaan khusus ini sebagai biaya untuk menjadi
anggota tim perusahaan yang baik.
Bahan-bahan yang digunakan untuk perubahan rekayasa dipesan oleh
bagian pembelian segera setelah perubahanya dilakukan oleh bagian
rekayasa. Bambang sangat bangga akan tanggapan yang cepat oleh staf
16

pembelian terhadap perubahan produk. Bahan yang ada di tangan tidak di

periksa kembali sebelum setiap pesanan di lakukan.
Pengiriman sebagian dan pengiriman di muka (yakni, yang diterima
sebelum tanggal penyerahan yang diminta) diterima oleh manajer bahan
yang di beritahu bagian pembelian tentang penerimaan itu. Bagian
pembelian bertanggung jawab atas tindak lanjut untuk pengirim sebagian.
Tidak ada tindakan yang diambil untuk menghambat pengiriman di muka.
2.3.

Mendukung audit sementara dan menjadikannya audit yang

sesungguhnya (definitive audit objektif).
Berdasarkan review dan pengujian Pengendalian manajemen diatas, maka
pelaksana kegiatan mendukung audit sementara yang telah dipaparkan
sebelumnya, yaitu adanya keragu-raguan mengenakan tiket pada anak dengan
kriteria tertentu terutama tinggi anak tersebut lebih sedikit atau kurang sedikitdari
batas ketinggian, sehingga batas ketinggian yang merupakan alat pengendalian
tidak difungsikan dengan efektif
Audit Terinci
3.1.
Pengumpulan bukti yang cukup, relevan dan kompeten
Bukti yang didapat melalui bukti
Bukti yang didapat melalui bukti wawancara 3 karyawan (operator) secara
random, serta observasi langsung untuk mendapatkan foto yang berkaitan dengan
kegiatan ini.
Hasil wawancara (pertanyaan)..
a) dengan acara membagikan kuesioner kepada para konsumen
b) memilih costumer secara acak untuk di tanya lebih lanjut mengenai
rasa
c) menerima saran dan kritik dari konsumen
3.2.
Pengembangan temuan
Dari 3 tahap audit diatas, dapat kami simpulkan bahwa :
Masih adanya keragu-raguan karyawan dalam mengenakan tiket.
Mereka lebih sering memilih untuk tidak mengenakan tiket pada anak
untuk diragukan ketinggiannya.
Selain dari faktor si anak, ternyata keragu-raguan ini juga dipicu
faktor external, yaitu kemampuan orang tua
Pelaporan
5.1. Mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi pihak yang
berkepentingan laporan komprehensif menyajikan temuan
penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan
rekomendasi.

17

Berdasarkan kebijakan dan prosedur bagian pembelian dan temuan-temuan

staf audit intern PT.SOSRO. Menemukan Indentifikasi kelemahan atau inefisiensi
dalam fungsi pembelian
Kelemahan
Mayoritas keperluan untuk bahan baku yang kritikal di pasok oleh satu pemasok.
Rekomendasi
Paling baik mengembangkan sumber pemasokan alternative untuk material yang
kritikal. Manfaat yang sudah jelas adalah pengurangan keterandalan pemasok
tunggal, dan pengurangan kemungkinan kehilangan produksi karena kekurangan
material dan gangguan lain dalam operasi karena pemasok tunggal . dorongan
kompetisi dengan alokasi yang efektif dari keperluan material anatara pemasok
juga merupakan manfaat lain yang dapat diharapkan besar apabila suatu program
yang efektif diterapkan. Manfaat lain seperti pelayanan pemasok dan bantuan
tekhnis yang lebih baik juga terjadi karena pemasok berusaha mendapatkan
bagian yang meningkat dari barang yang disediakan bagi perusahaan pengguna.
Kelemahan
Pembuatan pesanan dilakukan oleh produksi secara langsung kepada departemen
pembelian tanpa berkonsultasi dengan material.
Rekomendasi
Pembuatan pesanan harus ditelaah oleh manajer material untuk menentukan
apakah ada pesanan yang dapat dipenuhi dengan persediaan yang ada.
Kelemahan
Departemen pembelian bertanggung jawab atas biaya pesanan khusus yang dapat
secara jelas diidentifikasi oleh departemen yang meminta.
Rekomendasi
Hubungan langsung dari biaya pesanan khusus dengan departemen yang
bertanggung jawab perlu untuk memperlakukan pengendalian yang tepat.
Akutansi bertanggung jawab mensyaratkan departemen melakukan pertimbangan
secara hati-hati biaya yang mereka pertanggungjawabkan. Melalui pelaporan
pertanggungjawaban, biaya yang berlebihan dapat disoroti agar tindakan korektif
dapat di terapkan.
Tindak lanjut
5.2. Mendorong pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut
(perbankan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan
Dari beberapa rekomendasi diatas dapat di simpulkan rekomendasi yang
baik untuk perusahaan ini yaitu:
Kelemahan
Perubahan rekayasa tidak didiskusikan dengan departemen lain sebelum material
yang diperlukan untuk mengimplementasikan perubahan tersebut dipesan.
Rekomendasi
Suatu kebijakan umum yang memberi garis besar wewenang dan tanggung jawab
untuk menerapkan perubahan perekayasaan harus di tetapkan. Perubahan yang di
usulkan harus di telaah secara mendalam oleh berbagai departemen perusahaan
18

sebelum pesanan di lakukan. Kantor kontroler harus menelaah usulanyang

berhubugan dengan biaya tambahan (incremental atau penghematan biaya yang
diharapkan terjadi). Departemen manufakturing harus meneelaah perubahan dari
titik pandang adaptabilitas. Sebelum melakukan pesanan, pembelian harus
mendapatkan persetujuan dari departemen yang menelaah apabila persetujuan
telah diperoleh, proses seleksi pemasok dapat dimulai.
Kelemahan
Bagian akutansi tidak di beritahu oleh manajer material tentang penerimaan
pengiriman partial.
Rekomendasi
Selain memberitahu kepada departemen pembelian atas penerimaan pengiriman
parsial, manajer material harus juga memberitahu bagian akutansi agar faktur
pemasok dapat di peruses secara benar. Laporan penerimaan barang yang secara
jelas mengidentifikasi penerimaan sebagai pengiriman parsial merupakan alat
yang paling efektif untuk mengkomunikasikan hal ini. Dengan member catatan
yang tepat dalam laporan penerimaan barang, pemasok tidak akan di bayar untuk
material yang perusahaan tidak terima.

19