SISTEM INFORMASI AKUNTANSI LANJUTAN CV

INTIGRAFIKA

DISUSUN OLEH :
SRI DEWI RATNA (1451208)
CUT PUTRI NATASYA (1451109)
FEGI SABRINA AMALIAH (1451056)
RACHEL STEPHANI (1451182)
KELAS :
AK D

UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA

BAB I
PENDAHULUAN
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
CV IntiGrafika adalah perusahaan yang bergerak di bidang percetakan khususnya dan
jasa desain grafis yang telah banyak menangani graphic design, web design, advertising,
printing serta multimedia. Dengan motto Kepuasan Anda Prioritas Kami, IntiGrafika mendapat
banyak kepercayaan untuk menyelesaikan pekerjaan di bidangnya. Percetakan IntiGrafika yang
terletak di Jalan Kapas Madya, Surabaya, ini juga merupakan perusahaan jasa konsultan
komunikasi yang aktif membantu berbagai perusahaan/instansi/lembaga di dalam kota maupun
di daerah dalam perbaikan dan peningkatan citra dan reputasi perusahaan/instansi/lembaga
tersebut.

IntiGrafika juga memberikan/menyediakan pelatihan/training guna meningkatkan

kemampuan

komunikasi

internal

dan

eksternal

perusahaan/instansi/lembaga

mengembangkan potensi perusahaan dalam berkarya.

a. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

DIREKTUR

BAGIAN
FINANCE

BAGIAN HRD

serta

Sistem Penggajian pada CV INTIGRAFIKA

Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian yang berbeda-beda, namun pada CV
IntiGrafika ini, manajemen perusahaan menggunakan sistem gaji tetap dan variasi. Pada
sistem pegawai ini pegawai mendapat gaji yang besarnya relatif tetap, tetapi ketentuan
pada perusahaan tersebut bagi karryawan yang tidah hadir (absen) maka tidak akan
dikenakan pemotongan terhadap gaji karyawan yang bersangkutan sesuai dengan
kebijakan dari perusahaan. Namun pemotongan akan diberikan pada uang tunjangan.
Begitupun yang lembur juga mendapatkan gaji tertentu.

Jenis-Jenis Penggajian CV IntiGrafika

Penghasilan karyawan adalah jumlah penerimaan yang diterima oleh karyawan
tiap bulannya terdiri dari :
1.

Gaji Pokok
Gaji pokok diberikan setiap bulan. Paket gaji tersebut terdiri dari gabungan
komponen gaji utama. Besarnya gaji ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan
pendidikan karyawan dan jabatan.

2.

Tunjangan
Tunjangan merupakan salah satu komponen penghasil karyawan yang diberikan oleh
perusahaan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan yang ditetapkan oleh
keputusan Direksi. Biasanya tunjangan tersebut terdiri dari tunjangan kesehatan, istri,
anak, pangan, transport.

3.

Overtime (lembur)
Lembur diberikan setiap bulan sesuai dengan hasil perhitungan standar Depnaker
(Departemen Tenaga Kerja). Lembur dibayar sekaligus bersama gaji pokok.

Kebijakan dan Prosedur Sistem Penggajian dan Upah:

a.

Prosedur untuk bagian personalia

Bagian personalia bertugas dalam mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatankegiatan membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan
mencari penggantinya dari pelamar-pelamar baru, memelihara hubungan dengan kantor

penempatan kerja, memasang advertensi, membuat formulir penerimaan yang

digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji, membuat catatan
mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.
b.

Prosedur pencatatan waktu

Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat
dipisahkan menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan pencatatan waktu
kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu adalah:
1). Catatan waktu hadir, yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing karyawan, yang
menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam attendance time
recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam datang dan
jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap bagian
dalam perusahaan disediakan kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu
lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari.
2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari
buku daftar hadir.
3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu
kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar
tersebut menunjukkan waktu yang digunakan karyawan untuk mengerjakan job pada
hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang dan jam pulang.

c.

Prosedur penggajian dan pengupahan

Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan sebagai berikut:
1). Daftar gaji, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan gaji dan
upah masing-masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku
jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan,
menunjukkan nama, nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji,
jumlah gaji biasa dan lembur, tunjangan-tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji
bersih;
2). Cek gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek, tetapi bila gaji
dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun amplop
gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;
3). Laporan gaji karyawan, merupakan formulir yang berisi data gaji kotor dan

potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama
gajji dan upahnya;
4). Catatan gaji karyawan, merupakan catatan yang menunjukkan kumpulan gaji dan
upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini dibuat terinci seperti daftar gaji dan
upah untuk setiap karyawan.
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
c. Prosedur distribusi biaya gaji
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
e. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk
kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang
karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahan atau dapat
menggunakan kartu hadir.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dam fungsi
keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek
tersebut

ke

bank

dan

memasukkan

uang

ke

dalam

amplop

gaji

dan

upah.

Pengendalian Internal Terhadap Sistem Penggajian dan Upah

Dalam sistem penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya
berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah
tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini
dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang
disajikan dalam daftar gaji dan upah, yang selanjutnya digunakan sebagai dasar pembayaran gaji

dan upah kepada karyawan. Karena eratnya informasi yang digunakan oleh fungsi personalia
dengan informasi akuntansi yang dihasilkan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah tersebut,
fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi akuntansi.

Dokumen yang Digunakan Perusahaan

1. Daftar Kehadiran
Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari pengolahan absensi
secara manual menggunakan kartu dan mesin. Biasanya daftar hadir digunakan untuk
menghasilkan dokumen laporan perhitungan gaji bulanan.
2. Laporan perhitungan gaji bulanan
Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari daftar kehadiran.
Laporan perhitungan gaji bulanan digunakan untuk menghasilkan dokumen daftar
transfer gaji.
3.

Daftar Transfer Gaji

Dibuat oleh staff HRD yang didapatkan berdasarkan hasil dari laporan perhitungan
gaji bulanan. Biasanya digunakan untuk menghasilkan dokumen slip gaji dan dikirim
kedepartemen finance untuk melakukan internet banking di bagian finance.

4.

Voucher pembayaran gaji

Dibuat olef staff HRD yang didapat berdasarkan hasil laporan perhitungan gaji
bulanan. Dan dikirim ke departemen financeyang digunakan sebagai bukti instruksi
pembayaran yang akan diposting general ledger.

5.

Daftar transfer
Dibuat oleh staff departemen finance berdasarkan softwareinternet banking yang akan
di approve oleh director finance lalu dikirim kebeberapa bank.

6.

Slip gaji
Dibuat oleh staff HRD yang berisi penghasilan bersih karyawan.

Bagian yang Terkait Dengan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian CV

IntiGrafika
Uraian kegiatan tiap organisasi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian CV
IntiGrafika adalah sebagai berikut :
1.

Unit HRD (Unit Bagian Umum)

Adalah unit spesifikasi teknis bidang umum karyawan

2.

Unit Finance (Unit Keuangan)

Adalah pelaksana kegiatan akuntansi dan pengendalian dana penghasil karyawan.

SPI Sistem Penggajian

a. Unit HRD (Unit Bagian Umum)

Validasi jam tenaga kerja karyawan

Membuat daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan sebanyak

2 lembar
Membuat daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar
Menyiapkan perhitungan gaji, dan validasi DTG
Mengarsip DK dan LPG lembar 1
Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance
Mengirim daftar transfet gaji ke departemen finance
Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan
MengarsipVPG 1 dan VPG 2 diserahkan ke bagian finance

b. Unit Finance (Unit Keuangan)

Menerima laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari

departemen HRD.
Mencocokkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji.
Daftar transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang

(direktur finance)
Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar

transfer gaji setelah ditandatangani oleh direktur finance.

Menerima VPG dari bagian HRD dan mencatat jurnal penggajian lalu
membuat jurnal umum dan diposting ke dalam buku besar.

berwenang

DATA FLOW DIAGRAM

Siklus
Penggajian

Bagian HRD
DK, LPG 1,2, SG 1,2,
DTG 1,2 , VPG 1,2

BAGIAN HRD

Keterangan :

DK/DH

= Daftar Kehadiran

LPG

= Laporan Perhitungan Gaji bulanan

SG

= Slip Gaji

Bagian
Finance
LPG 2, DTG 2, VPG

DTG

= Daftar Transfer Gaji / Daftar Gaji

VPG

= Voucher Pembayaran Gaji / Bukti pembayaran gaji

BAGIAN FINANCE

Analisis Sistem
Sistem informasi akuntansi sangat penting bagi sebuah perusahaan karena
menggambarkan sistem pencatatan yang terkomputerisasi ke pencatatan yang berupa
bagan alir flowchart. Sistem akuntansi hampir mewakili semua informasi yang ada

selama perusahaan tersebut berjalan. Penggunaan bagan alur berupa flowchart untuk
merancang sistem informasi, sangat diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan.

Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu

Adapun kelebihan sistem informasi akuntansi penggajian CV IntiGrafika yang sudah berjalan
adalah sebagai berikut :
1. Dokumen yang diperlukan pada proses penggajian sudah cukup lengkap sehingga
mempermudah proses penggajian.

Kekurangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Terdahulu

Adapun kekurangan sistem informasi akuntansi penggajian CV IntiGrafika yang
sudah berjalan adalah sebagai berikut :
1. Pada sistem informasi akuntansi penggajian CV IntiGrafika terdahulu untuk daftar
hadir masih menggunakan daftar hadir atau kartu hadir, sehingga banyak memakan
waktu untuk membuat kartu hadir dan mengakibatkan kecurangan pun mudah untuk
terjadi.
2. Bagian HRD seharusnya membuat rekapitulasi absensi kehadiran karyawan untuk
meminimalkan kecurangan waktu masuk dan keluar dan dikonsolidasikan oleh pihak
security yang mengawasi absensi.
3. Bukti instruksi pembayaran yang akan diposting pada buku besar, seharusnya
dilakukan oleh departemen keuangan bagian akuntansi, karena sesuai dengan fungsi
penggajian yang bertugas mencatat jurnal yang dibutuhkan.

Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Diusulkan Pada CV

INTIGRAFIKA
1. Bagian HRD (unit bagian umum)

Validasi jam tenaga kerja karyawan

Membuat rekapitulasi daftar kehadiran dan laporan perhitungan gaji bulanan

sebanyak 2 lembar serta melakukan konsolidasi dengan security jika ada

masalah
Membuat daftar transfer gaji, dan slip gaji sebanyak 2 lembar
Menyiapkan perhitungan gaji, dan validasi DTG
Mengarsip DK dan LPG lembar 1
Menyerahkan LPG 2 ke departemen finance
Mengirim daftar transfer gaji ke departemen finance
Slip gaji diarsipkan, dan diserahkan kepada karyawan

2. Finance (Unit Keuangan)

Menerima laporan perhitungan gaji bulanan, daftar transfer gaji dari

departemen HRD
Mencocokkan perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji
Daftar transfer gaji diotorisasi oleh pihak yang berwenang (direktur finance)
Mengarsipkan perhitungan gaji bulanan dan mengirim ke bank daftar transfer
gaji setelah ditandatangani oleh direktur finance.

3. Accounting (Unit akuntansi)

Menerima VPG dari bagian HRD dan mencatat jurnal penggajian lalu
membuat jurnal umum dan diposting ke dalam buku besar

DATA FLOW DIAGRAM USULAN

Siklus
Penggajian

Bagian HRD
DK, LPG 1,2, SG 1,2,
DTG 1,2 , VPG 1,2

Bagian
Finance
LPG 2, DTG 2,

Bagan Alur Sistem Dokumen (Flowchart) Usulan Sistem Informasi Akuntansi

Penggajian pada CV INTIGRAFIKA
BAGIAN HRD

BAGIAN FINANCE

BAGIAN AKUNTANSI

Pengaruh Usulan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Yang Baru

Usulan baru tersebut mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan yaitu, mengurangi
adanya manipulasi kehadiran karyawan, karena adanya rekapitulasi absensi daftar kehadiran
karyawan oleh pihak HRD. Dan tidak adanya perangkapan tugas yang bisa menimbulkan adanya
kecurangan dalam melakukan penggajian sehingga lebih terorganisir.
Penambahan fungsi bagian akuntansi ini merupakan fungsi tambahan yang harus ada dalam
sistem penggajian pada perusahaan CV IntiGrafika, karena didalam sistem penggajian suatu
perusahaan terdapat fungsi bagian keuangan dan fungsi bagian akuntansi, dimana kedua fungsi
bagian tersebut saling berhubungan dalam menentukan pemrosesan penggajian yang akurat.
Fungsi bagian akuntansi pada CV IntiGrafika ini bertugas untuk mencatat adanya kewajiban
yang timbul dengan pembayaran gaji karyawan, misalkan :
a.

Pencatatan atau pelaporan gaji keryawan

b. Membuat bukti kas keluar, serta melakukan penjurnalan

Resiko Dari Penambahan Fungsi Baru Yang Mungkin Terjadi
Dari segi Sumber Daya Manusia (SDM), perusahaan harus memilih karyawan yang
berkompeten di bidangnya masing-masing karena karyawan yang tidak berkompeten
dibidangnya bisa membuat rugi perusahaan itu sendiri.

Analisis Sistem Pengendalian Intern

Dalam sistem informasi akuntansi penggajian CV IntiGrafika telah memenuhi unsurunsur pengendalian intern. Dimana telah memenuhi aspek organisasi, otorisasi, dan
praktik yang sehat. Pemenuhan terhadap aspek-aspek tersebut dijabarkan sebagai
berikut :
1.

Aspek Organisasi : Pisahkan pembuat daftar gaji, petugas akuntansi, dan pembayar
gaji. Penerapan sistem penggajian akuntansi pada CV IntiGrafika tugas tersebut
dikelola oleh masing-masing unit.
- Pembuat Daftar Gaji : Bagian HRD
- Pembayar Gaji : Bagian Keuangan
- Pencatatan jurnal: Bagian Akuntansi

2. Aspek Otorisasi :

a. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang. Penerapan sistem akuntansi

penggajian pada CV IntiGrafika tugas tersebut dilakukan pada unit Finance
pengesahan dilakukan oleh direktur finance.
b. Daftar hadir harus diotorisasikan oleh fungsi pencatat waktu. Karena dalam
sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan ini tidak ada unit pencatat
waktu, dan sudah otomatis masuk ke dalam software maka daftar hadir telah
diotorisasi oleh bagian HRD.
c. Bukti pembayaran gaji harus diotorisasi ooleh fungsi akuntansi. Pada CV
IntiGrafika bukti pembayaran gaji telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Aspek Praktik yang Sehat :
a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
fungsi pencatat waktu. Pelaksanaan absensi karyawan, baik secara manual
maupun mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa dengan
tujuan untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. Penerapan
sistem akuntansi penggajian pada CV IntiGrafika tugas tersebut dilakukan dengan
manual yang masih menggunakan kartu hadir. Pengawasan dilakukan oleh satpam
karena letak mesin pencatat waktu ada dipos jaga satpam. Dan diadakannya
rekapitulasi absensi daftar kehadiran oleh pihak HRD.
b. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya
oleh unit akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Unit akuntansi pada CV
IntiGrafika sebelum melakukan pembayaran gaji, fungsi ini membandingkan
perhitungan gaji dengan daftar transfer gaji terlebih dahulu. Ketika sama, baru
menyetujui daftar transfer tersebut.
c. Catatan penghasil karyawan disimpan oleh bagian HRD dan unit finance.

BAB III

PENUTUP
Kesimpulan
Setelah melakukan pembahasan mengenai prosedur yang diterapkan sistem akuntansi
penggajian pada CV IntiGrafika, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan dalam perusahaan adalah sistem gaji tetap
dan bervariasi. Karyawan perusahaan mendapat gaji tertentu, tetapi bila lembur atau melakukan
prestasi tertentu akan mendapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja gajinya tidak
akan langsung dipotong, tetapi tunjangannya yang akan dikurangi. Unit-unit yang terkait dalam
sistem informasi akuntansi penggajian yaitu Unit HRD dan Unit Finance. Dokumen yang
digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian adalah daftar kehadiran, perhitungan
gaji bulanan, daftar transfer gaji, daftar transfer, dan slip gaji.
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan terdahulu oleh CV IntiGrafika telah
mempunyai sistem yang baik dan efektif. Walaupun masih menggunakan sistem manual, tetapi
sistem informasi akuntansi penggajian CV IntiGrafika telah memenuhi unsur-unsur
pengendalian intern.
Dengan adanya sistem informasi akuntansi penggajian baru yang terkomputerisasi, dapat
menghemat waktu yang diperlukan untuk pembuatan berbagai macam laporan seperti : laporan
karyawan, laporan lembur, laporan penggajian dan laporan rekapitulasi dana secara cepat dan
tepat. Informasi data yang disajikan menjadi lebih akurat dan tingkat ketelitian lebih tinggi,
kemungkinan membuat kesalahan sangatlah kecil dan koreksi data dapat dilakukan sewaktu
waktu dan dilaksanakan dengan cepat dan mudah. Misalnya: Bila terjadi suatu kesalahan akan
dapat dengan cepat ditemukan dan segera dapat dibenarkan saat itu juga

Saran

Dalam sistem informasi akuntansi penggajian karyawan pada CV IntiGrafika

maka penulis memberikan alternatif atau usulan supaya pada bagian HRD diadakannya
pembuatan

rekapitulasi

daftar

kehadiran

karyawan

serta

melakukan

konsolidasi

kepada security jika terjadi masalah dan menambahkan fungsi atau bagian akuntansi untuk
mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji karyawan seperti pencatatan
atau pelaporan gaji karyawan, serta penjurnalan. Di dalam pengelolaan data penggajian yang ada
pada perusahaan diperlukan juga adanya perawatan baik hardwaremaupun softwarenya agar
keamanan data tetap terjaga dan proses administrasi dapat berlangsung dengan lancar, cepat dan
benar.

BAB IV

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, dkk. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.

Maria, Fifi. 2006. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Bank
Buana Indonesia, Tbk. Medan.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Qosidi, Rizal. 2010. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian (Studi
Kasus Pada Biaya Tenaga Kerja) di PT. Gunungputri Agranusa dengan
Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis
Client Server. Bandung.