La comunicacin en una empresa

La comunicacin en una empresa, conocida como la comunicacin organizacional, es un

factor determinante en el xito de una empresa; una buena comunicacin es sinnimo de
eficiencia, organizacin y coordinacin, mientras que una mala comunicacin puede ser
motivo de ineficacia, desorden y conflictos internos.
La comunicacin en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y
comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al receptor en
el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos lingsticos ni
informacin innecesaria.
Bsicamente, la comunicacin en una empresa se clasifica en dos tipos: comunicacin
externa y comunicacin interna:

Comunicacin externa
Es la comunicacin en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la empresa, es decir, se
dirige hacia los consumidores, el pblico en general, grupos de opinin, etc. Tiene como
objetivo informar sobre la existencia de un producto o servicio, informar sobre sus
principales beneficios o caractersticas, informar sobre las actividades en que participa la
empresa, etc.
Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como la televisin, la
radio, la prensa escrita, llamadas telefnicas, envo de e-mails, Internet, afiches, carteles,
volantes, paneles, tarjetas de presentacin, cartas publicitarias, catlogos, folletos, etc.
Un aspecto importante en la comunicacin externa son las relaciones pblicas, en
donde, a travs de la participacin en eventos, actividades, seminarios, labores sociales,
etc., se busca crear y mantener una buena imagen o reputacin de la empresa.

Comunicacin interna
Es la comunicacin en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la empresa, es decir, se
dirige hacia el personal de sta. Tiene como objetivo informar sucesos, reportar
ocurrencias, coordinar actividades, organizar tareas, controlar, motivar, liderar, etc.

Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como murales,
intercomunicadores, telfonos, Internet, circulares, memorandos, cartas, publicaciones,
informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
Este tipo de comunicacin interna se puede dividir en comunicacin formal y
comunicacin informal:

Comunicacin formal: es aquella en donde el mensaje se origina en un

integrante de un determinado nivel jerrquico, y va dirigido a un integrante de
un nivel jerrquico inferior, de un nivel superior, o de un mismo nivel;
siguiendo canales establecidos formalmente por la empresa.

Comunicacin informal: es aquella en donde el mensaje circula entre los

miembros de la empresa, sin conocer con precisin el origen de ste, y sin
seguir canales establecidos formalmente por la empresa.

Y, a su vez, la comunicacin interna tambin se puede dividir en comunicacin vertical

descendente, comunicacin vertical ascendente, y comunicacin horizontal.

Comunicacin vertical descendente: es aquella en donde el mensaje se

origina en un nivel jerrquico superior (en la direccin, en un jefe, etc.), y va
dirigido a un nivel jerrquico inferior (a un subordinado, un operario, etc.). Se
presenta bajo la forma de rdenes, instrucciones, enseanzas, correcciones,
etc.

Comunicacin vertical ascendente: es aquella en donde el mensaje

surge en un nivel jerrquico inferior (un subordinado, un operario, etc.), y va
dirigido a un nivel jerrquico superior (a la direccin, a un jefe, etc.). Se
presenta bajo la forma de sugerencias, propuestas, reclamos, etc.

Comunicacin horizontal: es aquella que se da entre integrantes de un

mismo nivel jerrquico. Tiene como principal funcin la de facilitar la
coordinacin de actividades.

La comunicacin escrita en la empresa

SU EFECTIVIDAD EN SOPORTES TRADICIONALES Y ELECTRONICOS
MOTIVOS
La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una

competencia necesaria en la mayora de los niveles y funciones de una

organizacin.
Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones o a
mejorar la comprensin sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos,
los requerimientos entre sectores, el desempeo de un rea durante la aplicacin
de un programa, o para la consecucin de objetivos claros de cara al exterior de la
empresa.
Sin embargo, no todos estamos preparados para el trabajo creativo de componer
escritos en el mbito de los negocios, donde se debe aplicar el lenguaje
informativo, que se diferencia del expresivo o literario y se debe tener en cuenta la
imagen del mensaje.
Esta propuesta de capacitacin lo guiar para lograr comunicaciones escritas
efectivas y que le demanden la menor inversin de tiempo posible.
OBJETIVOS
Al finalizar el programa, los participantes habrn:
- Diferenciado la redaccin informativa de la redaccin expresiva o literaria.
- Reconocido la estructura, objetivos y tcnica de elaboracin de los escritos ms
frecuentes en el mbito de las organizaciones.
- Incorporado herramientas que les permitirn producir comunicaciones escritas
claras y eficaces.
- Reducido el tiempo invertido en la elaboracin de cualquier comunicacin
escrita, aplicando una metodologa de trabajo prctica.
- Favorecido las comunicaciones en su empresa mediante una mayor efectividad
en el uso del lenguaje escrito.
DESTINATARIOS
Este seminario taller est dirigido a quienes deben expresar por escrito propuestas,
instrucciones, informes, evaluaciones, etc., mediante distintos tipos de mensajes y
documentos institucionales que requieran claridad y entendimiento por parte del
lector.
Tambin es de gran utilidad para profesionales independientes responsables de
generar escritos tcnicos inherentes a su especialidad.
METODOLOGIA
Se aplica metodologa activa, con alta participacin de los asistentes.

Se alterna las exposiciones del docente con ejercicios de aplicacin para orientar la
puesta en prctica de lo aprendido.
Se complementa el marco metodolgico con la entrega de material de apoyo
escrito.
CONTENIDO TEMATICO
Comunicacin
Objetivo: Comprender cmo es el proceso comunicacional y la responsabilidad que
le toca al comunicador en ese proceso.
- Comunicacin y sus principales teoras
- Axiomas de la comunicacin
- Interferencias en el proceso de la comunicacin y cmo superarlas
- Importancia de la comunicacin en la empresa
Tipos de comunicacin usados ms frecuentemente en la empresa
Objetivo: Identificar los principales tipos de comunicacin escrita y sus
caractersticas fundamentales.
- Memorndum
- Circular
- Cartas comerciales
- Actas
- Informes
- Proyectos
La comunicacin por va electrnica: el e-mail
Objetivo: Analizar las reglas bsicas de la comunicacin escrita en soporte
electrnico.
- Ventajas de la comunicacin por e-mail
- Efectos negativos del e-mail
- Qu define un buen mensaje
- Estructura del mensaje
- Diseo del mensaje
- Anexar archivos
- E-mail internacional
- Prioridad y acuse de recibo

El memorando, conocido originalmente como memorndum, es un documento escrito que se

utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el
traspaso de informacin de manera breve. Se define como un comunicado rpido, formal pero
sin la necesidad de una firma, que trata de algn asunto urgente para tener en cuenta, en
forma breve y resumida. El trmino viene del latn memorandum, que significa cosa que debe
recordarse. Tambin en la oficina es conocido como un "memo"
LA CIRCULAR
1) Qu es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar
simultneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".
La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitacin de asuntos
oficiales, mercantiles o industriales.
El estilo en la redaccin de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta,
sobresaliendo en su redaccin la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos
destinados a personas de muy diverso nivel.
Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
La circular Voluntaria, es aquella que tiene la funcin principal de promover
productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
Ofrecer los servicios de algn negocio
Dar a conocer un nuevo producto
Enviar lista de productos y precios
Remisin de catlogos
Avisos al personal (internos)
Invitaciones, etc.
La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos
necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relacin comercial con
nuestros clientes, por ejemplo:
Apertura de negocio
Cambio de domicilio
Establecimiento de una sucursal
Nombramiento de apoderado
Designacin, ratificacin o remocin de apoderado
Nombramiento de distribuidores
EJEMPLO (Circular obligatoria)
SERVICIOS JURDICOS ESPECIALIZADOS

AV. JUREZ 545 TEL 044333 490 9997

CIRCULAR No 1
AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA
ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA
SERVICIOS JURDICOS ESPECIALIZADOS
AV. JUREZ 545 TEL 044333 490 9997
Guadalajara Jalisco
AL PBLICO EN GENERAL
Qu Son las Cartas Comerciales?:
Las cartas comerciales, en un sentido estricto, son papeles escritos que
empresas, organizaciones o personas envian a otras para comunicar mensajes
formales, oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes
finalidades: vender, comprar o permutar; brindar informacin comercial de la
empresa o de sus productos y servicios; solicitar informacin; iniciar relaciones
comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente
Estructura de las Cartas Comerciales:
Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es
necesario conocer cul es su estructura bsica para considerarla durante su
elaboracin, redaccin y revisin.
Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:
1. Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la direccin y el telfono
de la empresa, como tambin especificacin del negocio y, en algunos
casos, el nombre o nombres de los dueos [1].
2. Fecha: Esta incluye, el da, mes y ao. Si el membrete no indica la localidad,
sta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minscula [1].
3. Destinatario: Incluye, en la primera lnea, el nombre de la persona, empresa
u organizacin hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona
que trabaja en una empresa, en la segunda lnea se incluye el cargo o
puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc...). Si
no es el caso, en la segunda lnea, se incluye la direccin de la calle.
4. Asunto o Referencia: Es una descripcin breve y concreta que da a entender
el motivo principal de la carta. No debe ser ms extensa de una lnea.

5. Saludo: Segn la relacin que exista entre quien dirige y quien recibe la
carta, se elige la expresin adecuada [1]. Por ejemplo:
o

Estimado Seor

Apreciado Seor

Distinguida Seora

De mi consideracin

6. Exposicin: En esta seccin se expone el asunto o motivo de la carta,

disponindola en prrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas
entre s, y que exponen una fase determinada obre un asunto [1]).
7. Despedida: Esta parte es siempre breve, usndose expresiones cortses y
atentas [1].
8. Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algn
puesto importante en la empresa, el ttulo correspondiente va colocado
debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible [1].
9. Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dict
la carta y a la que la escribi [1].
10. Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviacin: Adj. indicando as
que a la carta se le ha agregado algn impreso, escrito, documento o copia
[1].

Pero, qu es una minuta?

Es un documento elaborado por un abogado que contiene el acto de
constitucin de empresa (llamado contrato) que debe presentarse ante un
notario para su elevacin ante escritura pblica.
La minuta contiene la descripcin de la actividad econmica que se
realizar. Tambin debe especificar el aporte que har el dueo o cada
socio del negocio. Asimismo, debe de sealar cundo se iniciarn las
actividades, el domicilio comercial y el tiempo de duracin de la empresa.
La Reserva del Nombre en Registros Pblicos
Permite comprobar que no existen otras empresas con nombre similar igual
inscritas en el registro. A) Bsqueda de ndices. B) Reserva de preferencia
- Presentacin de los Documentos Personales
Copia simple de DNI vigente del titular o de los socios.

- Descripcin de la Actividad Econmica

Redactarlo en un documento y firmarlo por las partes interesadas.
- Capital de la Empresa
Indicar el aporte del titular de los socios para la constitucin de empresas.
- Estatuto
Adjunta el Estatuto que regir a la empresa: rgimen del directorio, la gerencia, la
junta general, los deberes y derechos de los socios accionistas, etc.

Conclusin
Para comunicar con eficacia, independientemente del tamao de una empresa o
de su capital, es necesario:
-

Crear

una

imagen

una

identidad

propias.

- Crear una cultura de comunicacin y sistemas de organizacin y gestin internos.

- Y encontrar en la organizacin: qu hace, cmo lo hace, para qu lo hace,
cundo lo hace y dnde.