Gestin de Proyectos
Manual del Usuario
(Versin 4.400)
ADVERTENCIA:
Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada
por la Ley.
Windows es propiedad intelectual de Microsoft.
INDICE
INDICE
Parte I. Antecedentes
Generales
I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1
Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1
Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1
Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1
Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2
Ordenes de Trabajo
4. Tablas..................................................................................................................................... 4-1
4.1 Ficha de Auxiliares ................................................................................................................................................ 4-2
4.2 Centros de Costo, Tipo de Actividades, reas de Trabajo, Responsables, Clasificaciones, reas de Negocio 4-14
Monedas y Equivalencias y Tipos de Horas
5. Proyectos............................................................................................................................... 5-1
5.1 Ingreso de Proyectos............................................................................................................................................. 5-1
5.2 Generacin de OTs............................................................................................................................................... 5-5
6. Actividades............................................................................................................................ 6-1
6.1 Avance de Actividades por OT .............................................................................................................................. 6-1
6.2 Planificacin de Actividades por Responsable...................................................................................................... 6-6
6.3 Traspaso de Proyectos a Excel/Project............................................................................................................... 6-10
7. Informes................................................................................................................................. 7-1
7.1 Avance de Proyectos............................................................................................................................................. 7-2
7.2 Avance de OTs ..................................................................................................................................................... 7-5
7.3 Horas Invertidas por Proyecto ............................................................................................................................... 7-7
7.4 Anlisis de OTs...................................................................................................................................................... 7-9
7.5 Resumen de OTs por Responsable ................................................................................................................... 7-11
7.6 Actividades por Responsable ................................................................................................................................. 7-13
INDICE
Apndice D. TABLAS
Centro de Costo...........................................................................................................................................................D-2
Vendedores..................................................................................................................................................................D-5
Giro ..............................................................................................................................................................................D-6
Cargos .........................................................................................................................................................................D-7
Cobradores ..................................................................................................................................................................D-8
Condicin de Venta .....................................................................................................................................................D-9
Zonas .........................................................................................................................................................................D-10
Canales......................................................................................................................................................................D-11
Categoras de Auxiliares............................................................................................................................................D-12
Pas............................................................................................................................................................................D-13
Regin........................................................................................................................................................................D-14
Provincia ....................................................................................................................................................................D-16
Ciudad........................................................................................................................................................................D-18
Comuna .....................................................................................................................................................................D-19
Tipo de Actividades ...................................................................................................................................................D-20
reas de Trabajo .......................................................................................................................................................D-22
Responsables ............................................................................................................................................................D-23
Clasificaciones ...........................................................................................................................................................D-25
reas de Negocio ......................................................................................................................................................D-27
Monedas y Equivalencias ..........................................................................................................................................D-28
Tipos de Horas...........................................................................................................................................................D-32
INTRODUCCION
I-1
I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Gestin de Proyectos para ambiente Windows. Este software permite al
usuario definir y administrar Proyectos a partir del ingreso de Ordenes de Trabajo y planificacin de actividades.
Es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al usuario no especializado en
computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia profesional a los objetivos
que ms competen a su empresa.
Uso de la Documentacin
La documentacin de Gestin de Proyectos, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que podr ser
accedido directamente desde el sistema.
El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.
Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos.
Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas
que trae consigo Gestin de Proyectos.
Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:
I-2
Gestin de Proyectos
Apndices.
Apndices A y B.
Contienen la descripcin de los Botones, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.
Apndice C.
Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.
Apndice D.
Entrega paso a paso la forma de operar frente a cada una de las Tablas que maneja el sistema.
1-1
Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre
instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten
informacin. De no ser as Produccin no funcionar.
1-2
Figura N 1
En ella, el sistema mostrar la o las empresas desde donde podr obtener las tablas maestras disponibles a copiar.
Seleccionada la empresa, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso, se levantar una nueva pantalla.
Figura N 3.
Sr. Usuario:
Para buscar una empresa en particular dentro del listado que se visualiza, digite el nombre en el cuadro de texto doble que
aparece en la parte superior del listado.
1-3
Importante:
Para copiar las tablas maestras desde otra empresa, tanto la empresa de Origen como la de Destino, deben estar creadas en
el mismo Servidor de Base de Datos; de lo contrario, no podr ejecutar este proceso.
Adems, la empresa de Origen deber estar en la misma versin y Service Pack del sistema desde donde se ejecuta este
proceso.
Figura N 3
Dentro de esta pantalla y dependiendo del sistema ERP en que se encuentre, el sistema mostrar las tablas disponibles para copiar a
la nueva empresa. Para seleccionar haga clic D en la caja de chequeo que precede a la tabla que desea considerar, o bien si desea
considerarlas Todas, seleccione la caja de chequeo Seleccionar todas las tablas.
Importante:
El proceso slo copiar informacin que no exista en la empresa destino, la informacin existente no ser actualizada.
Dependiendo desde el sistema ERP que se encuentre, el sistema mostrar las tablas posibles de ser copiadas.
Indicadas las tablas que desea copiar en la nueva empresa, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso.
Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que
requerir para operar con la empresa en cuestin.
Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido
Materno y Nombre). Ver Figura N 4
1-4
Figura N 4
Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras
lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.
Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes
uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.
Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se
activarn o desactivarn distintas opciones del sistema.
Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros
Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no
contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.
1-5
Operatoria
desde la 3 Barra de Herramientas (ver
Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar
Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las
empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive
y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado.
Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la
empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir.
Importante:
Sr. Usuario:
Si la empresa seleccionada tiene la Base de datos en un motor SQL Server 2000 o MSDE y la licencia del sistema es Business,
el sistema advertir a travs de un mensaje que su versin SQL Server se encuentra obsoleta y los Sistemas Softland no
funcionarn adecuadamente, por lo que deber migrar su Base de Datos a una versin superior. Al confirmar la migracin, el
sistema levantar una nueva pantalla de Bienvenida al proceso de migracin, tal como se muestra a continuacin:
Este proceso slo podr ser ejecutado por el usuario Administrador del equipo
1-6
En este proceso podr elegir instalar un nuevo motor de datos Microsoft SQL Server 2008 Express o seleccionar uno local ya
existente con versin superior a SQL Server 2000 o MSDE, este motor ser donde se dejar la base de datos definitiva.
Sr. Usuario:
En estos momentos y por nica vez en esta estacin de trabajo, procederemos instalar algunos componentes de Base
de Datos necesarios para Crear (o accesar segn corresponda) la empresa, por favor espere unos minutos.
1-7
Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos,
pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura
N 6).
1-8
Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa
original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la
Figura N 4.
Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.
Figura N 4
La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien
seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las
empresas.
Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser
validada por el sistema para realizar la actualizacin.
Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin
de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.
1-9
Sr. Usuario:
Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con
el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y
da de la generacin del archivo).
Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo
mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal
como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):
Figura N 5
Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de
trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura N 6
Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a
la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.
1-10
1-11
Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura
N2.
Figura N2
Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de
Datos seleccionada.
Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:
El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa.
Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.
Consideraciones:
Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa
seleccionada.
Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.
1-12
Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.
Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin podr respaldar una o varias empresas ubicadas en la misma unidad.
Al seleccionar Respaldar una Empresa, el sistema desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2
1-13
Figura N 2
En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta
seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha
de cada campo.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).
Figura N 3
Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un
sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4.
1-14
Figura N 4
Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea
de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).
Al seleccionar Respaldar Multiempresa, el sistema mostrar una pantalla donde deber seleccionar las empresas a respaldar.
Ver Figura N 5.
Figura N 5
Una vez seleccionadas las empresas a considerar contine con el proceso a travs del botn Siguiente, tras lo cual se
desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 6).
En ella, deber ingresar la password del usuario principal SQL Server, y luego haga clic en el botn Siguiente.
Sr. Usuario, el servidor que se muestra en pantalla es donde estn fsicamente las empresas seleccionadas anteriormente.
1-15
Figura N 6
A continuacin, seleccione las subcarpetas que desea respaldar existentes en el rea de datos de las empresas seleccionadas
para respaldar. Ver Figura N 7
Figura N 7
Seleccionada las subcarpetas, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 8.
Importante:
Debe tener presente que los archivos de respaldo de cada empresa, quedan en sus respectivos Servidores de Datos.
1-16
Figura N 8
Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se
encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
Figura N 5
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo.
En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente
mensaje.
Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
1-17
Sr. Usuario:
Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los
Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto
de resguardar la informacin de sus registros.
El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos
reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se
denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo,
transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa
a denominarse ahora Padre.
Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo:
Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.
Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo
Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de
respaldo por un perodo de 6 meses.
Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los
medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.
De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la
semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos.
Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de
respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.
Cuadro N 1
LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
VIERNES
SEMANA 1
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 2
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 3
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 4
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 8
SEMANA 5
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 6
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 7
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 8
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 9
SEMANA 9
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 10
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 11
SEMANA 12
Cinta N 1
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 4
Cinta N 7
Cinta N 10
SEMANA 13
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 14
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 15
SEMANA 16
Cinta N 1
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 4
Cinta N 7
Cinta N 11
SEMANA 17
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
1-18
SEMANA 18
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 19
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 20
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 12
SEMANA 21
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 22
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 23
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 24
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 13
A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios
magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.
Cuadro N 2
LUNES
MARTES
MIRCOLES
JUEVES
VIERNES
SEMANA 25
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 26
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 27
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 28
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 8
SEMANA 29
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 30
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 31
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 32
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 9
SEMANA 33
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 34
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 35
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 36
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 10
SEMANA 37
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 38
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 39
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 40
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 11
SEMANA 41
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 42
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 43
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 44
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 12
SEMANA 45
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 46
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 47
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
SEMANA 48
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 13
SEMANA 49
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 5
SEMANA 50
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 6
SEMANA 51
Cinta N 1
Cinta N 2
Cinta N 3
Cinta N 4
Cinta N 7
Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs.
Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio,
eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno
anual.
Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde
almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una
copia resguardada.
Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir
que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando
los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.
1-19
Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando han transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa
La verificacin de esto se realizar al momento de ingresar a una empresa de los sistema Softland, si el termino de una
seleccin o creacin de empresas es satisfactorio se conectar a la Base de datos WIGESTIONBK y de encontrar alguna
empresa que no se haya respaldado o que su respaldo sobrepase los N das a partir de la primera vez que se marco este aviso o
del ltimo respaldo realizado, dependiendo si se tiene registro, se enviar el siguiente mensaje informativo y se continuar con
el ingreso al Sistema Softland:
Seor Usuario:
Se ha detectado que hace ms de N das en que no se han respaldado las siguientes empresas: EMPRE1, EMPRE2,
EMPRE3.
Desea ejecutar el proceso de Respaldo y recuperacin de empresas ahora?
1-20
Donde se podr ver el registro de los respaldos y recuperaciones registrados en la empresa. Podr filtrar la consulta para ver
slo los Respaldo, slo las Recuperaciones, Slo avisos enviados, Todos y/o entre un rango de fechas.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
1-21
Operatoria
Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas,
en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a
continuacin:
1-22
Figura N 2
Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso
exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes
botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar
clic enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la
empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos.
Desea Continuar?
Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3
Figura N 3
1-23
Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se
encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al
ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema
XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la
empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos
bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?
Abandona el proceso.
1-24
El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de
respaldo de MSDE.
En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la
continuidad del proceso.
1-25
Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En
ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo
de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.
Figura N 2.
El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros
analistas de soporte para su evaluacin.
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.
1-26
En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso
representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la
seleccin (al lado derecho de la pantalla).
Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.
Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:
Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas.
Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices.
Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.
Las otras dos opciones son las siguientes:
Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al
lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.
Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un
Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.
1-27
Figura N 2
Figura N 3
Figura N 4
1-28
Figura N 5
Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se
muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.
Figura N 6
1-29
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la
proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1
Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una
nueva pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2
Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva
a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente
seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y
retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.
Figura N 3
1-30
Sr. Usuario:
Si Ud. no ha seleccionado ninguna empresa para esta consulta, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 1, de lo contrario,
mostrar directamente la pantalla de la Figura N 2:
Figura N 1
Elegida la empresa a consultar, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2
1-31
Figura N 2
En ella, se despliega la informacin que corresponde a los errores registrados en la empresa y sistema que Ud. est ejecutando.
El orden de despliegue ser por fecha de forma descendente, adems podr filtrar por un rango de fechas y/o por un Usuario de red
existente en el registro de anomalas.
Al marcar el check Deseo filtrar por se habilitarn los filtros Fecha y Usuario, si se marca el check Fecha se propondr el rango
entre el primero y el ultimo da del mes de la fecha del PC. Si se marca el check Usuario, el sistema propondr el primero de la
lista, en caso de no existir usuario debido a que es un nuevo dato, no se habilitar este check. El filtro se aplicar al momento de
presionar el botn Filtrar.
Cada grilla mostrar la fecha y hora en la cual se detecto el error, el mdulo, procedimiento y usuario a quien se le present el
problema.
Junto a esta informacin, cada registro mostrar el detalle de la anomala.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.
1-32
1-33
desde la 3 Barra de
Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en
especial, el sistema confirma la salida.
SEGURIDAD
2-1
2. Seguridad
Objetivo
Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema.
A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema,
por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso.
Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:
La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para
ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).
La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar
permisos de acceso a determinados procesos del sistema.
La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.
Cambio de password del Usuario Principal.
- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema.
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password
estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier
sistema Softland.
Operatoria
Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a
Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario
(mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre
(PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).
2-2
Figura N 1
Importante
Sr Usuario:
Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para
la generacin y envo de documentos electrnicos.
El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.
A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a
lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos
del sistema.
Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se
presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:
Figura N 2
SEGURIDAD
2-3
Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:
Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario,
sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco
Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas
por otro digitador.
Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un
Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes
tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil
Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).
En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado
izquierdo de cada una de las alternativas:
Global:
Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como
parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un 9 en la columna "Asignado", podrn ser
realizados por l.
Usuario:
Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios
procesos del sistema.
Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del
mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de
operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario.
Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas
que sean elegidas irn apareciendo con un 9 en la columna "Asignado".
Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos
correspondientes.
De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil,
para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.
Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado,
siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles.
Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a
consultar.
Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un 9 en la columna
"Asignado".
Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles
correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).
A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos
ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).
2-4
Figura N 3
En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo
2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.
Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha
que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir
asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.
Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda
ser incorporada en los documentos que lo requieran.
Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al
elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.
Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del
campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en
definicin.
La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.
SEGURIDAD
2-5
Figura N 4
Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como
Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del
usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva.
En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual
le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione
el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al
captulo 2.4 Cambio de Password.
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos
correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo
Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
Figura N 6
En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo
ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego
seleccionando el botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos.
Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.
2-6
Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:
Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en
definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente
al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un 9 en seal de su seleccin.
Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las
autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.
Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.
SEGURIDAD
2-7
Figura N 2
Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una
con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).
Figura N 3
2-8
Figura N 4
En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando
el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el
botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles.
Para salir de este proceso se elige el botn Salir.
SEGURIDAD
2-9
Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo 9 (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con
los perfiles o usuarios, donde el 9 (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada.
Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo 9 se activar (aparecer) o se
desactivar (desaparecer).
Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.
Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l.
Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede.
2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso,
haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado.
3. Finalizada la seleccin salga del proceso.
En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la
derecha del campo Mostrar slo con Permisos.
2-10
Nota: NO sern desplegados en el informe los usuarios que NO tienen permisos asignados.
SEGURIDAD
2-11
Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin
cambiar la password.
El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.
2-12
Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).
Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b
que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales
como $ % = ?, etc.)
Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland.
- El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar
el cambio de password.
- El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer
uso de sus password anteriores.
- El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.
Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el
usuario sea bloqueado por el sistema.
- Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el
sistema detecte que usuarios no han usado su login.
Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados
en el sistema.
Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el
sistema seguir operando como antes.
SEGURIDAD
2-13
El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.
Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as
desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.
Sr. Usuario:
Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:
2-14
Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse.
Importante:
El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera,
el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser
bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le
permitir logearse.
Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del
sistema.
El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin
Parmetros, men Seguridad.
Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente:
Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin
mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:
Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y
desplegar el siguiente mensaje:
Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula,
nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el
siguiente mensaje:
SEGURIDAD
2-15
Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de
Password.
Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que
se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:
Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.
Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones,
bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la
pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.
Icono parpadeante
que indica que el
usuario se encuentra
bloqueado
El botn de
bloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado no
este bloqueado.
El botn de
desbloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado este
bloqueado.
2-16
2.7 Usuario
Objetivo
Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario
tenga asignados.
Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla
(Apndice A.3).
Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver
Figura N 1.
Figura N 1
Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en
pantalla, y lo vuelve a solicitar.
SEGURIDAD
2-17
Opciones de Consulta:
Sistemas:
Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el
sistema muestra el que est corriendo.
Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por
defecto el sistema muestra Todos.
Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema
muestra Todos.
Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha
actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn
Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2
2-18
Figura N 2
En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso
Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.
Sr. Usuario:
El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Excel permite
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y
enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato
correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.
SEGURIDAD
2-19
Importante:
Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente
mensaje:
Seor Usuario:
Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo
SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta
caracterstica.
Sistemas
- Contabilidad y Presupuestos
- Produccin
- HelpDesk
- Inventario y Facturacin
- Cotizaciones y Notas de Venta
- Ordenes de Compra
- Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera
- Recursos Humanos
- Punto de Venta y Sucursales
- Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas
Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.
Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2
2-20
Figura N 2
Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema
solicitar confirmar la password por segunda vez.
Seor Usuario:
La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.
Importante:
Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se
recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor
SQL Server y no SQL Express (Base de Datos pequeas), tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del
usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al
cambio de la Sodatos.MDB.
Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?
Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar
Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los
vnculos.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.
Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas
que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de
proteger efectivamente la seguridad del sodatos.
SEGURIDAD
2-21
Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est
expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin
Seor Usuario:
Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de
Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin.
Est seguro?
El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para
grabar los cambios y eliminar la password al archivo.
Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en
. Este archivo contendr todas las
disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn
tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la
siguiente imagen:
Figura N 3
Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..
Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella.
Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.
Sr. Usuario:
El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para
continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra
en la siguiente pantalla:
2-22
Figura N 4
BASES
3-1
3. Bases
Objetivo
Permitir la definicin de los antecedentes propios de la empresa y que sern necesarios en el sistema y permitir el ingreso de los
parmetros generales del sistema y por reas de trabajo.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura N 1) que muestra los procesos que desde aqu podrn
ejecutarse y cuya aplicacin se describe a continuacin:
Figura N 1
3.1 Parmetros
Objetivo
Definir los parmetros que marcarn la base de funcionamiento de la empresa.
Los parmetros son atributos que permiten definir el contexto sobre el cual se manejar la empresa. De aqu se establecer si
ciertas operaciones se podrn realizar en los procedimientos de Gestin de Proyectos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 2 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente
informacin. Ver Figura N 1.
Figura N1
3-2
Ordenes de Trabajo
BASES
rea de Trabajo:
3-3
Ingrese el rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente o bien, puede seleccionarlo desde
la lista que se muestra al presionar el botn de bsqueda. Esta informacin que muestra debe ser ingresada
anteriormente en el men Tablas, opcin reas de Trabajo.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un mensaje por
pantalla.
A continuacin se habilitar en la 2 Barra de Herramientas el botn Modificar, el cual tras ser seleccionado habilitar las
siguientes opciones:
Parmetros para la Mantencin de Proyectos (esta opcin se habilitar slo si tiene instalado los sistemas de Inventario y
Facturacin y Contabilidad y Presupuestos ERP).
Seleccione la caja de chequeo asi desea que el sistema exija N de Factura al momento de definir un Proyecto. Al exigir esta
opcin, podr seleccionar que valide que el valor de la factura sea igual al del proyecto.
Tambin puede seleccionar la caja de chequeo si desea que exija que est cancelada la Factura para ingresar Fecha de Inicio y
Trmino del Proyecto.
Al modificar cualquiera de estos parmetros, el sistema desplegar el siguiente mensaje:
3-4
Ordenes de Trabajo
Datos Empresa
Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Telfonos, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada
directamente o seleccionada desde el botn .
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es
emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de
estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el
siguiente mensaje:
Sr. Usuario
Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET
Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin
de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro
Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.
BASES
3-5
Figura N 2
Adems, en el campo Firma Digitalizada podr asociar una firma al Representante Legal de la empresa (campo opcional), para esto
seleccione el botn Agregar, tras lo cual el sistema desplegar la siguiente ventana:
En ella, se listarn los archivos BMP, JPG o GIF que se encuentren registrados en el directorio Softland\Datos\Demo\Fotos. Al
optar por el botn OK, quedar registrada la firma seleccionada dentro del recuadro de la opcin Firma Digitalizada, de no existir
imgenes, el sistema lo detectar y advertir por pantalla a travs de un mensaje, tras lo cual podr seleccionar directamente una
imagen a travs del botn
3-6
Ordenes de Trabajo
Etapa de Certificacin
En esta etapa deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente para realizar dichas operaciones.
Adems estar el botn Forma de envo de los DTE, tras ser seleccionado levantar una nueva pantalla (ver Figura N6), en esta
etapa el sistema trae seleccionada la forma en que se enviarn los documento al SII siendo por Lotes, la cual no podr ser
modificada, ya que el esta etapa SII requiere que se haga un envo con todos los DTEs del Set de Pruebas.
Figura N 4
Etapa de Produccin
En esta etapa deber indicar la Fecha y Nmero de Resolucin por medio de la cual SII autoriza al contribuyente a emitir
documentos electrnicos. Adems estar habilitado el botn Forma de envo de los DTE, el cual tras ser seleccionado levantar
una nueva ventana Ver Figura N 6.
Figura N 5
BASES
3-7
Figura N 6
En esta pantalla, podr definir seleccionando el botn de opciones la forma de envo de los documentos a SII, pudiendo ser:
Facturas en Lnea (afecta y exenta), Facturacin por Lotes, Notas de Crdito, Notas de Dbito y Guas de Despacho (de una
a una o por Lotes).
Adems, seleccionando el check b de Archivos XML podr configurar si los archivos XML enviados a SII, se grabarn en la
carpeta DTE, adems de guardarlos en la base de datos.
Consideraciones:
En Etapa de Certificacin: Si desea certificar Guas de Despacho deber marcar el check y como la empresa se encuentra
en etapa de certificacin se marcar por defecto la opcin En certificacin sin poder ser modificada
En Etapa de produccin: Si desea operar con Guas de Despacho, deber marcar el check y la opcin En Certificacin,
luego que haya pasado la certificacin y el SII haya aprobado el Set de Pruebas deber marcar la opcin Autorizado a
emitir.
Sr. Usuario:
El envo de Guas de Despacho cuando se est en Etapa de Produccin y con Guas de Despacho en Certificacin, deber
ser desde el proceso Envo de DTEs por Lote a SII, men Ventas.
Seleccione el botn OK, para almacenar la seleccin de envo de DTE al SII.
Importante
La primera vez que seleccione por Lotes, debe tener presente lo siguiente:
Todo documento electrnico debe ser transmitido al SII en el momento de ser generado. En el caso de traslado de mercaderas,
debe ser enviado a SII antes de que el ejemplar impreso sea utilizado para realizar el transporte. En los procesos de facturacin
masiva, se deben transmitir tan pronto se complete el proceso correspondiente. En el caso de no existir transporte de productos
asociado al documento electrnico, este podr ser transmitido en un plazo no mayor a 12 horas desde su generacin.
(Esta informacin es un extracto del documento publicado por SII que puede ser obtenido de
http://www.sii.cl/factura_electronica/modelo_operacin.pdf)
Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que
anule los cambios y regrese al men principal.
TABLAS
4-1
4 Tablas
Objetivo
El objetivo de este proceso es el de permitir el ingreso de todos aquellos antecedentes que se relacionan directamente con los
Clientes, en cuanto a sus datos personales, as como Giro de la Empresa, Vendedor, Cargos, Cobradores, Condicin de Venta,
Zonas, Canales, Categoras de Auxiliares, Pas, Regin, Provincia Ciudad y Comuna, etc.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que se relacionan con los clientes:
Dado que la forma de operar en la mayora de las Tablas de datos es estndar, en este Captulo se har referencia slo a la
Definicin de Ficha de Auxiliares, y el resto ser tratado en el Apndice D. Tablas que aparece al final de este manual, lo que
ser indicado en los puntos correspondientes.
4-2
Gestin de Proyectos
TABLAS
4-3
Figura N 2
Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual
podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres.
La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea Softland ERP, por lo tanto el cdigo que se le
asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa.
A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: RUT, Razn Social, Nombre,
Giro, Pas, Provincia, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero y Departamento, Cdigo Postal, Apartado Postal,
Telfonos, Extensin, Fax, Cd. Area, E-Mail y del sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet.
Si el auxiliar pertenece a la Ciudad de Santiago, luego de ingresar el campo Ciudad, se activa el botn "Map City" (junto al N de
la direccin), el cual le permitir tener acceso, a travs de Internet, al mapa de pases y ciudades que le permitir buscar en el mapa
la ubicacin fsica de la calle indicada.
El contar con la informacin del E-mail del Auxiliar, permitir al usuario enviarle un correo electrnico en cualquier momento.
Para ello tendr que seleccionar el botn del Correo que aparece a la derecha de este campo y luego en la ventana desplegada
escribir el correo y despacharlo.
Al igual que en el caso anterior, el contar con la direccin del sitio Web del auxiliar, permitir al usuario, a travs de la seleccin
del botn que aparece a la derecha de este campo, acceder la pgina del Auxiliar en Internet.
Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y
Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones.
Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de
bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo
tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista
que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones).
El campo Regin podr ser ingresado directamente, o bien podr ser obtenido desde el listado predefinido que proporciona el
sistema al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde
este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta
desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas.
En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar tambin el estado del Auxiliar en definicin, el cual podr ser:
Activo o no Activo. El hecho de que un Auxiliar se encuentre activo permitir, por ejemplo que ste pueda ser asociado a las
cuentas correspondientes, al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario no podr ser
considerado. Otro caso similar se da por ejemplo: al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no
cumple con las fechas de entrega, etc.
4-4
Gestin de Proyectos
Seleccionando el check Bloqueado como Cliente podr indicar que el Auxiliar creado se encuentra bloqueado para realizarle
Ventas esto se reflejar en los sistemas Inventario y Facturacin, Sucursales y Puntos de Venta y Notas de Venta ERP, el botn
mostrar el historial de bloqueos que registre el auxiliar, El check Bloqueado como Proveedor, permitir bloquear al auxiliar
como proveedor, el cual ser validado por el sistema al momento de crear rdenes de Compra Directa, rdenes de Compra en
Base a Requisiciones y Captura de Ordenes de Compra en el sistema de Ordenes de Compra ERP.
Clasificacin de un Auxiliar
Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar, de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente,
Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga
su empresa con el Auxiliar.
) que aparece a la izquierda de categora
Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo (
elegida (ver Apndice A.1 Botones).
Al clasificar a un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Contactos, Ventas, Despacho, Cobranza, Impuestos, DTEs y
Notas. Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos y Notas.
Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un
Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente.
Finalmente, se encuentran activos los botones:
(Habilitado slo en versin ERP), el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver
Figura N 4) permitiendo asignar y consultar atributos al auxiliar.
Figura N 4
Para ingresar o modificar valores de un atributo, se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.
TABLAS
4-5
Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver graba la informacin y regresar a la pantalla
anterior, Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada o por Agregar Atributo, el cual tras ser seleccionado
despliega una nueva pantalla (ver Figura N 5).
Figura N 5
Descripcin Atributo: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Atributo:
En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los pases
a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc..
4-6
Gestin de Proyectos
Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y suprimir con la tecla Supr, automticamente
el sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente.
Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla
anterior.
Si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos 1 valor en la lista,
de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Seleccione el botn Guardar para grabar la informacin ingresada y regresar a la pantalla de la Figura N
6.
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera
sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.
Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde parece el nombre que la
identifica, para que sta se presente en la pantalla.
Carpeta Contactos
Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar.
En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con
quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de
Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre,
Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs
de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha.
TABLAS
4-7
Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta
de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del
botn Correo que all se presenta.
En caso que el cargo no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que
forme parte de las Tablas. (Ver Apndice D. Tablas).
Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los
antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 8.
Figura N 8
En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece
en blanco sobre los antecedentes del contacto.
Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la
2 Barra de Herramientas.
Carpeta Ventas
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes comerciales del cliente (Figura N 9), partiendo por la condicin de venta bajo el
cual se opera con l, el monto de crdito autorizado, la categora en que se encuentra, la zona y el canal a que pertenece, la lista de
precios a la cual est asociado, hasta llegar al o los vendedores que lo atienden.
Figura N 9
4-8
Gestin de Proyectos
La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal y Lista de Precios, son antecedentes que forman parte de las
tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin
de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas.
Para asociar al Cliente los vendedores que lo atendern habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se
active el botn de listas desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores
para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la
lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores,
seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores).
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante
habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas:
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.
Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea acceder.
Carpeta Despacho
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas
Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que
permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del
lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Pas, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la Comuna, Ciudad y Pas, desde las tablas
que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos.
Si por algn motivo, uno de estos antecedentes no se encuentra registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquier antecedente que forme parte de las Tablas.
Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo
cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 10).
Figura N 10
En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que
aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho.
TABLAS
4-9
Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn
correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.
Carpeta Cobranza
Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente".
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes para la cobranza al cliente (Figura N 11), partiendo por el nombre del Cobrador
que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da del mes en que el
cliente efecta los pagos a sus proveedores.
Figura N 11
El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser
digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que
aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas).
Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso.
Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.
Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y
Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla.
Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.
Carpeta Impuestos
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin.
Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de
impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura:
4-10
Gestin de Proyectos
Figura N 12
Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que
corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones:
Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente.
Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.
Carpeta DTEs
En esta carpeta podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si el auxiliar ingresado es emisor o receptor de documentos
electrnicos, de serlo, deber ingresar el e-Mail DTE o casilla electrnica, a la cual se enviarn los documentos electrnicos
emitidos. Ver Figura N 13
Figura N 13
Carpeta Notas
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar.
A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 14).
TABLAS
4-11
Figura N 14
Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema.
Carpeta Pagos
Esta carpeta se habilitar slo si el auxiliar se define como proveedor, solicitando ingresar los siguientes datos:
Banco: corresponde al cdigo del banco del proveedor donde recibir los pagos.
Cuenta Corriente: corresponde a la cuenta del banco del proveedor. El largo de la cuenta es 15 para el Banco
BCI y se debe validar que no lleve guiones ni puntos, para el banco de Chile el largo es de 22. Para el resto de los
bancos el largo ser el del campo.
Figura N15
Junto a la toda la informacin asociada al Auxiliar, se encuentran habilitado en la parte superior de la pantalla 5 conos, los cuales
le permitirn realizar consultas relacionadas con el auxiliar:
4-12
Gestin de Proyectos
Este botn estar habilitado slo si se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos ERP,
permitiendo realizar una consulta al proceso de Consulta de Estado de Cuenta Auxiliares, la cual se abrir en su segunda pantalla
teniendo ya seleccionado el auxiliar y todas las cuentas contables.
Permite consultar las Ventas por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Inventario
y Facturacin ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar y por defecto con un rango de
fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.
Permite consultar las Cotizaciones por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.
Permite consultar las Notas de Venta por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.
Permite consultar las Ordenes de Compra por Proveedor, el cual mostrar la pantalla con detalles
correspondientes al auxiliar, botn habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y el auxiliar
tiene marcado el check de proveedor.
Modificando un Auxiliar
Indique el cdigo del auxiliar a modificar (Figura N 1), tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada y luego
elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, donde podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la
misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.
Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el
indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin.
Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un
mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.
TABLAS
4-13
Fecha:
Pgina:
Auxiliares
Cdigo
Descripcin
00000010
00000020
00010001
00010004
00020001
00020002
1
10
11266966
11266967
123
13313
2
3
4
5
6
7
78200300
7878
79020000
8
80002000
84472400
88000000
89015200
89277000
9
90970000
92667000
93390000
93441000
96511570
96514950
99061000
CLIENTES NO HABITUALES
PROVEEDORES NO HABITUALES
PEREZ OYARCE MAURICIO
TORRES ALFARO JOSE F.
MARIA I. BOLTERS
PEDRO P. BOLTERS
CONFECCIONES LAYSE
ALMACENES COMERCIALES S.A.
YASMN GATICA M.
NOEMA VERA POBLETE
EMPRESA CASERS
LUIS ENRIQUEZ E HIJOS
BOUTIQUE KARINAE S.A.
CONFECCIONES LA PORTADA
BOUTIQUE REYNALD
TIENDAS RIQUELEME S.A.
FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA
NIESE Y CIA. LTDA.
RHEIN LTDA
AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A.
AGRICOLA EL PEASCO
ABUSLEME Y CIA. LTDA.
DISTRIBUIDORA CCSS
ENTAC. S.A.
VESTUARIO DE NIOS LTDA.
IMPORFORM LTDA.
BERTTONI S.A
FABRICA DE CONFECCIONES HILAR
ESTETIC DINAMIC LTDA.
COMERCIAL EL ALBA LTDA.
ESPER Y CIA. LTDA.
MULTITIENDAS DEGUIE S.A.
TRINITONIC LTDA.
INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A.
ENVASES PLASTICOS LTDA.
29/03/2000
1
4-14
Gestin de Proyectos
PROYECTOS
5-1
5. Proyectos
Objetivo
A travs de este proceso se podrn definir los Proyectos y OTs.
Al elegir esta opcin se presenta un submen con las alternativas a seguir (Ver siguiente figura), las cuales se describen a
continuacin a travs de todo este captulo.
rea de Trabajo: Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien, seleccionado
desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
5-2
Gestin de Proyectos
Proyecto:
Ingrese un cdigo alfanumrico de largo mximo de 20 caracteres, para la identificacin del proyecto. Si el cdigo
existe, el sistema traer la informacin del proyecto, permitiendo modificar o eliminar la informacin. De lo
contrario, si es que no existe, el sistema desplegar un mensaje para confirmar la creacin, tal como se muestra en
la siguiente ventana y solicitar su descripcin:
Estado:
Cada vez que se ingrese un proyecto nuevo el estado ser en No Iniciado. Este campo ser asignado en forma
automtica y no se podr modificar.
Este campo ser asignado en forma automtica y no se podr modificar. Una vez que se ingrese Avances de
Actividades por OT, cambiar el estado de No Iniciado a En Desarrollo. Al concluir todas las OTs que integran
el proyecto, el estado ser Terminado.
Cliente:
Ingrese el nombre del cliente a considerar en el proyecto, el ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.
Contacto:
Este campo se habilitar slo si ha ingresado un cliente, el ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo
Para crear un nuevo contacto, seleccione el botn
Dentro de esta ventana, deber sealar todos los antecedentes en definicin: Nombre, Telfonos, Fax, Email y
Cargo, este ltimo podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar el botn de bsqueda. A su vez
podr registrar en la carpeta de contactos de Outlook el nuevo contacto con todos sus antecedentes.
Adems se encuentran activos los siguientes botones:
Al ser seleccionado, el sistema se conecta con Microsoft Outlook permitiendo enviar un correo
electrnico al contacto en cuestin.
Al seleccionar este botn, los datos del nuevo contacto sern registrados en el sistema regresando
a la pantalla inicial.
Anula el ingreso regresando a la pantalla anterior.
PROYECTOS
5-3
5-4
Gestin de Proyectos
Al seleccionar este botn, se levantar una ventana donde deber ingresar el eMail de la
persona a quin desea que le llegue el aviso, por defecto el sistema sugerir el correo del Lder del Proyecto.
Al presionar este botn se levantar un formulario, donde podr ingresar cualquier documento que
desee asociar al Proyecto. El sistema no exigir el ingreso de documentos asociados.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, ubicado en la 2 Barra de
Herramientas, con lo cual el nuevo proyecto pasa a formar parte a la base de datos del sistema.
Modificando un Proyecto
Seleccione el botn Modificar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, donde podr modificar todos los campos excepto el rea de
Trabajo y el Cdigo del Proyecto.
Eliminando un Proyecto
Elegido el proyecto a eliminar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, el sistema confirmar la
eliminacin.
No se podr eliminar el proyecto si esta siendo utilizado en una OT
Para abandonar el proceso y regresar al men principal, seleccione el botn Salir ubicado en la 2 Barra de Herramientas.
PROYECTOS
5-5
rea de Trabajo: Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien, seleccionado
desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Bases, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Informacin Proyecto
Proyecto:
Cliente:
Indique el proyecto a considerar en la Orden de Trabajo, el cual podr ser digitado directamente, o bien
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, la cual desplegar todos los
proyectos definidos en el men Bases, proceso Proyectos, campo de ingreso obligatorio.
Corresponde al nombre del cliente a considerar en la orden de trabajo asociado al proyecto, el ingreso
podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el
botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.
5-6
Gestin de Proyectos
Lder:
Corresponde al nombre del cliente a considerar en la orden de trabajo asociado al proyecto, el ingreso
podr ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el
botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.
Fecha de Inicio:
. Campo no obligatorio.
Centro de Costo: Indique el centro de costo a considerar en la orden de trabajo. Campo de ingreso obligatorio a no ser que se
seleccione sin Centro de Costo.
Estado Proyecto: Si la Orden de Trabajo es nueva el estado ser No Iniciada, tambin existirn los estados En Desarrollo, Nula
y Terminada.
o En Desarrollo, cambiar a este estado una vez que se ingrese los Avances de Actividades por OT.
o Nula, si la OT que se consulta aun est en desarrollo y el usuario tiene permiso se dar la posibilidad de
anular la OT.
o Terminada, si todas sus actividades se dan por concluida el estado ser terminada y no se podr Modificar,
Anular o Eliminar.
OT asociadas al Proyecto
N de OT:
Corresponde al nmero que llevar la orden de trabajo, el cual puede ser Automtico (el sistema lo indica al
momento de grabar, de acuerdo a un correlativo interno y puede ser mantenido o modificado, conforme a sus
requerimientos), o bien puede ser digitado directamente por el usuario.
: Este botn se ver habilitado solo al agregar una OT y permitir copiar desde una OT existente a una nueva OT.
Si el proyecto se encuentra Terminado y quiere copiar desde una OT existente, se debe avisar al usuario que el
estado del proyecto cambiar dando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El proyecto se encuentra en estado Terminado por lo que al agregar un nueva OT cambiar el estado a En
Desarrollo.
Desea continuar Si/No?
Si indica SI, se mostrar el siguiente formulario:
PROYECTOS
5-7
Origen de la OT a copiar: estos datos sern solicitados para seleccionar el N de OT que se copiar, para este debe
completar la siguiente informacin:
o rea de Trabajo: si el usuario tiene permiso para cambiar el rea de trabajo, podr indicar el rea desde la
cual desea sacar la OT que se copiar, si no tiene permiso mostrar la indicada en la Generacin de OTs
o Proyecto: corresponde a los proyectos del rea de trabajo definida.
o N OT Origen: corresponde al nmero de OT que se desea copiar.
: Al presionar este botn se mostrar el mismo reporte que se imprime a pantalla con el detalle de
la OT origen.
: Crear la OT con un nuevo nmero y reemplazando los datos del rea de trabajo y proyecto que
tiene, por el rea de trabajo y proyecto de destino, quedando la OT en modo de agregar.
Descripcin:
Cliente/Contacto: Si el Proyecto tiene definido el cliente, este ser asignado automticamente a la Orden de Trabajo sin poder
modificarlo y los objetos Cliente/Contacto se mostrarn deshabilitado. Si el Proyecto no tiene Clientes se
exigir que en la Orden de Trabajo se asigne.
Contacto: Este campo se habilitar slo si ha ingresado un cliente, el ingreso podr ser digitado directamente, o
bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha del
campo
Para crear un nuevo contacto, seleccione el botn
Dentro de esta ventana, deber sealar todos los antecedentes en definicin: Nombre, Telfonos, Fax, Email
y Cargo, este ltimo podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar el botn de bsqueda. A su
vez podr registrar en la carpeta de contactos de Outlook el nuevo contacto con todos sus antecedentes.
Adems se encuentran activos los siguientes botones:
Al ser seleccionado, el sistema se conecta con Microsoft Outlook permitiendo enviar un
correo electrnico al contacto en cuestin.
5-8
Gestin de Proyectos
Al seleccionar este botn, los datos del nuevo contacto sern registrados en el sistema
regresando a la pantalla inicial.
Anula el ingreso regresando a la pantalla anterior.
Jefe de OT:
Corresponde al jefe a cargo de la orden de trabajo asociado al proyecto, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Bases, proceso Responsables.
Centro de Costo: Indique el centro de costo a considerar en la orden de trabajo. Campo de ingreso obligatorio.
Fecha de Inicio: El sistema sugerir la fecha actual, campo de ingreso obligatorio.
Fecha Trmino Comprometida:
Indique la fecha planificada como trmino de la Orden de Trabajo. Esta fecha podr ser digitada directamente,
o bien seleccionada a travs del botn
. Campo no obligatorio.
N de Oferta Tcnica:
Indique el nmero de la oferta tcnica asociada a la orden de trabajo. Campo no obligatorio.
N Orden de Compra:
Indique el nmero de la orden de compra asociada a la orden de trabajo. Campo no obligatorio.
Observaciones: Corresponde a observaciones concernientes a la orden de trabajo en pantalla, campo de ingreso obligatorio.
Junto a esta informacin se encuentran activos los siguientes botones:
Permite acceder a pantalla para realizar la mantencin de los clientes asociados a la OT. Este botn
se habilitar solo si el usuario tiene permisos de consulta o mantencin, y la Orden de Trabajo existe
previamente.
Permite asociar e ingresar diferentes tipos de documentos como Word, Excel, etc. a la orden de
trabajo.
Este botn se habilitar slo si en el proceso Parmetros, men Bases, se defini exigir clasificar una
orden de trabajo dentro de este proceso, tras seleccionarlo desplegar una nueva pantalla:
Permite ingresar una a una las actividades para la planificacin de la Orden de Trabajo con sus respectivos
responsables, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
PROYECTOS
5-9
En ella, deber indicar: Tipo de Actividad, Fecha de Inicio y Trmino (se propondr la de la Orden de Trabajo),
Horas Ppto., % de la OT (el sistema permite ingresar hasta 99999:59 horas presupuestadas por actividad), Horas
Invertidas (se obtiene del ingreso de actividades), % Avance Informado (este campo es calculado por el sistema),
Ok aseleccionando esta caja de chequeo, el sistema Asume por terminada una actividad con el 100% de avance (es
la suma total de la columna Horas Presupuestadas).
Para registrar y consultar el detalle de los recursos asignados a la actividad, tiempo presupuestado por recurso y tipo
que se activa al hacer clic en la nueva columna que se encuentra a
de hora planificada, seleccione la lupa
continuacin de la columna Horas Ppto., opcin habilitada slo si tiene el Sistema de Recursos Humanos y definido
los parmetros de Valorizacin, el sistema desplegar una nueva pantalla:
Importante
Los Recursos asignados corresponden a aquellos que tiene asociada una Ficha vigente en el
Sistema de Recursos Humanos y al rea de Trabajo del proyecto de la Orden de Trabajo.
La suma de as horas asignadas a los recursos en la actividad deber cuadrar con las horas
presupuestadas para la actividad, de no ser as, el sistema lo advertir a travs de un mensaje por
pantalla.
5-10
Gestin de Proyectos
Este botn se habilitar, slo si tiene los permisos necesarios en el proceso Seguridad para duplicar
ordenes de trabajo. De ser as, tras seleccionarlo, el sistema desplegar un mensaje, solicitando
ingresar el rea de trabajo vlido.
A continuacin se desplegar la siguiente ventana:
Sr. Usuario:
Slo se duplicar la definicin de la Orden de Trabajo (encabezado y detalle) sin traspasar el
detalle de las actividades y tiempos ingresados.
PROYECTOS
5-11
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Guardar para continuar con el proceso, tras lo
cual se desplegar una nueva ventana solicitando confirmar la duplicidad, tal como se muestra a
continuacin:
Sr. Usuario:
Si el sistema detecta que el N de la nueva Orden de Trabajo est ocupado, lo advertir por
pantalla a travs de un mensaje.
A continuacin se muestra un ejemplo del informe Con detalle de Recursos por Actividad
5-12
Gestin de Proyectos
ACTIVIDADES
6-1
6. Actividades
Objetivo
A travs de este proceso, podr ingresar el avance de actividad de una Orden de Trabajo, planificar semanalmente las actividades
por responsable, dentro de un rea de trabajo especfico y traspasar las Orden de Trabajo de un proyecto a Excel o Project.
Operatoria
Al ingresar se despliega un submen con los siguientes procesos:
rea de Trabajo: Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien, seleccionado
desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
6-2
Gestin de Proyectos
Proyecto:
Indique el cdigo de proyecto definido anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos, el
cual podr ser seleccionado desde el botn de bsqueda.
N de OT:
Ingreso el nmero de orden de trabajo a consultar, El ingreso puede ser digitado directamente por el usuario, o
bien ser seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, tras lo cual se desplegar
el siguiente formulario:
Sr. Usuario:
Responsable:
:
Al presionar este botn, se desplegar una ventana donde podr ingresar el cdigo de la clasificacin, usuario y
fecha de vigencia, tal como se muestra a continuacin:
ACTIVIDADES
6-3
Si una actividad se encuentra terminada, el sistema no permitir ingresar ms tiempo, desplegando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
La actividad se encuentra terminada por lo tanto no es posible ingresar ms tiempo. Si requiere imputar ms
tiempo, en Generacin de Ots debe abrir la actividad.
Consideraciones:
Para determinar el estado de la Orden de Trabajo se debe considerar el parmetro Asume por terminada
una actividad con el 100% de avance.
Al grabar las actividades de la Orden de Trabajo se debe verificar si todas las rdenes de Trabajo del
proyecto estn terminadas, si es as se debe enviar un correo al Responsable que se indic en el Ingreso de
Proyectos (botn Al termino del proyecto avisar a).
Se debe mejorar el ingreso de las horas, actualmente se pide que ingrese HH:MM pero si la persona ingresa
un nmero y se cambia de celda, debe formatear en forma automtica, dejando el N como hora y se
asumir los segundo como 00.
Fecha:
Indique la fecha de la actividad. Esta fecha podr ser digitada directamente, o bien seleccionada a travs del
botn
Tiempo Invertido: Esta columna ser editable y se permitir ingresar el tiempo invertido en cada actividad. La
suma total de esta columna debe ser igual al tiempo calculado anteriormente (Hora Inicio, Hora Termino)
Tipo Hora: Esta columna permite especificar un tipo de hora, si existe, se sugerir el tipo de hora por defecto
registrada en la opcin Tipos de Horas si existe y realizar los clculos correspondientes al valor costo Real del
sistema de Recursos Humanos y por Actividad..
Total Invertido: Esta columna no ser editable y corresponder a la suma total del ingreso de tiempo para la
actividad de la OT que se est trabajando.
% Avance Acumulado:
Permite ingresar el porcentaje de avance de la actividad, el sistema enviar correo de advertencia al Jefe o Responsable de la Orden
de trabajo si baja el porcentaje de avance.
OK:
Si la actividad esta terminada aparecer con un a, adems, el responsable puede dar por terminada una
actividad cuando desee y sin necesidad que las horas presupuestadas sean iguales a las horas ingresadas por el
responsable.
Descripcin:
% Desviacin :
6-4
Gestin de Proyectos
Este botn le permite consultar ordenado por fecha, todos los tiempos imputados a la actividad que han realizado los responsables.
Sr. Usuario: si ha ingresado ms de una Jornada de Trabajo al da.
Ejemplo:
1 Jornada de las 08:00 a las 13:00 horas
2 Jornada de las 14:00 a las 18:00 horas
Se mostrar la siguiente pantalla:
En la cual se visualizar un combo en la que se detalla los ingresos que se han realizado, indicando la Hora de Inicio y Trmino de
las actividades ingresadas.
En la primera lnea del combo dir Nueva Jornada la que le permitir ingresar nuevamente la hora de Inicio y trmino
para la actividad.
Si selecciona del combo otra lnea que no sea la que dice Nueva Jornada, mostrar el detalle en la grilla permitiendo
modificar o eliminar el tiempo ingresado.
Si selecciona la opcin de Todas las Jornadas el informe se presentar tal como es hoy en da pero el tiempo invertido en la
actividad se acumular.
Ejemplo:
1 Jornada
Responsable
N de OT
Cliente :
Fecha
Actividad
:
MMMMMMMMM
:
7
XXXXXXXXXXXXXXX
:
30/07/2004
Hora Inicio: 08:00
:
1.- Consulta formato
ACTIVIDADES
6-5
2 Jornada
Responsable
N de OT
Cliente :
Fecha
Actividad
:
MMMMMMMMM
:
7
XXXXXXXXXXXXXXX
:
30/07/2004
Hora Inicio: 15:00
:
1.- Consulta formato
Nota:
Tiempo Invertido en la
Jornada
Hora de Inicio
Hora de Trmino
Al ingresar una nueva jornada se validar que la hora de inicio no se encuentre en los rangos de la hora de inicio y trmino
de la(s) Jornadas ingresadas anteriormente.
Observacin de la OT:
Se permitir ingresar observaciones del cliente para la Orden de Trabajo.
6-6
Gestin de Proyectos
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar, pudiendo ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Responsable:
ACTIVIDADES
6-7
Proyecto:
Al posicionarse en sta columna podr indicar el nombre del Proyecto, o si necesita ayuda
debe presionar el botn que se encuentra en la columna, lo cual le mostrar todos los
proyectos que estn en estado de En Desarrollo.
N OT:
N Actividad:
Descripcin Actividad:
Muestra la descripcin de la actividad seleccionada.
Fecha de Trmino:
Corresponde a la fecha de trmino de la actividad, esta fecha se mostrar con el formato
dd/mm/yyyy y no se podr modificar.
Tiempo Ppto.:
Tiempo Invertido:
Corresponde al tiempo que se ha digitado en l mdulo de Ingreso de Actividades, donde
se suman todos los tiempos que corresponden a la Orden de Trabajo y Actividad
ingresados en la grilla, el valor de la suma est expresado en minutos se mostrar con el
formato hhh:mm y no podr ser modificado.
Prioridad:
6-8
Gestin de Proyectos
Tiempo Asignado:
Corresponde a la diferencia entre (Tiempo Presupuestado - Tiempo Total Invertido), se
desplegar en formato hhh:mm y si es negativo se ver con color rojo. Este campo podr
ser modificado, segn se requiera.
Columna para indicar el Responsable de Asignar la Actividad:
Seleccionando la lupa, el sistema permite ingresar el responsable de la asignacin y las
indicaciones correspondientes, esta opcin slo estar disponible si en los parmetros del
rea de trabajo est especificado que se detalla responsable de Asignacin en la
planificacin de actividades, se desplegar una nueva ventana:
Importante:
Las indicaciones no podrn ser ingresadas si usted previamente no ha definido un
responsable.
Seleccionando el botn OK, confirma la informacin ingresada.
Finalmente muestra el nombre del proyecto y la descripcin de la Orden de Trabajo.
Para grabar la informacin dentro del sistema, seleccione el botn Guardar ubicado en 2 Barra de
Herramientas.
Traer Planificacin de Semanas Anteriores:
El sistema sugiere el rango de fechas (desde/hasta) de la semana anterior (lunes a viernes) a la actual de
.
trabajo, estas fechas pueden ser modificadas mediante los botones
Sr. Usuario:
Si la semana ingresada no registra actividades el sistema lo advertir por pantalla a travs
de un mensaje.
Si l clculo del Tiempo Asignado para la nueva semana es negativo, el sistema los mostrar
de color rojo.
Para grabar la informacin dentro del sistema, seleccione el botn Guardar ubicado en 2 Barra de
Herramientas.
ACTIVIDADES
6-9
Fecha
13/04/2009
7 DE LINEA 1247
Pgina
PROVIDENCIA
10.100.100-8
6-10
Gestin de Proyectos
rea de Trabajo: Indique el rea de Trabajo a considerar en el traspaso de proyectos. El ingreso podr ser digitado directamente
o seleccionado desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda (ingreso obligatorio).
Proyecto:
Indique el proyecto que desea traspasar, el cual podr ser digitado directamente o seleccionado desde la lista
que se presenta al optar por el botn de bsqueda (ingreso obligatorio).
Rango de OTs:
Corresponde al rango de Ordenes de Trabajo que desea traspasar, donde deber indicar si sern considerados
todas las Ordenes de Trabajo que registra el sistema o un rango de ellas, en este ltimo caso ingrese
directamente o desde la lista que se presenta al optar por los botones de bsqueda el rango (desde/hasta) a
considerar.
Importante:
Slo podr seleccionar las Ordenes de Trabajo que pertenecen al Proyecto.
Estado de OTs: Seleccione b el o los estados de Ordenes de Trabajo que desea incluir en el traspaso a travs de la e vern los 3
estados seleccionados y se exigir que por lo menos tenga uno de ellos seleccionado, el sistema validar que al
menos se encuentre uno seleccionado
Detalle por Tipo de Hora:
Permite considerar en el traspaso de proyectos el detalle por tipo de hora, esto aplica tanto para lo
presupuestado como para lo real.
Genera una hoja de Excel o un Project por cada Orden de Trabajo:
Permite generar una hoja de Excel o un Project por cada Orden de Trabajo, donde al traspasar a Excel muestre
cada Orden de Trabajo en una Hoja o al traspasar a Project muestre una Orden de Trabajo por sesin.
Traspaso Valorizado:
Indique por que concepto se realiza el costeo cuando el Traspaso es Valorizado:
- Por Tipo de Actividad
- Por Valor Hora de RRHH (disponible slo si existe el Sistema de Recursos Humanos versin
4.311.030 SP 005 o superior)
ACTIVIDADES
6-11
1) Traspaso a Excel
1.1) Sin Detalle por Tipo de Hora Valorizado
Por Tipo de Actividad, se debe considerar el factor del tipo de hora en el costeo.
Por Valor Hora RRHH, los costos que se usan son los obtenidos a partir de los valores que tienen las fichas de Recursos
Humanos, en la variable que contiene el costo hora del recurso (sistema Recursos Humanos), multiplicado por el factor del
tipo de hora.
Formato 1: Traspaso a Excel sin valorizar
Area de
Trabajo
Proyecto:
Estado:
Cliente:
En Desarrollo
Rut:
Centro de Costo:
Fecha
Inicio:
01/01/2000
Nmero de
OT:
2774
Descripcin:
AW Mxico
Cliente:
Centro de
Costo:
47 - SOFTLAND PUBLISHER
Fecha Trmino:
31/12/9999
Estado:
Terminada
Rut:
47-7
Fecha Trmino:
30/03/2006
Jefe de OT:
Fecha
Inicio:
Actividad
Descripcin
Horas
Presupuestadas
Horas Reales
Invertidas
Diferencia
de Horas
MANUAL USUARIO
00000:01
00000:00
00000:01
06/08/2005
30/03/2006
DISEO FISICO
00000:01
00000:00
00000:01
06/08/2005
30/03/2006
ESPECIFICACION OT
00000:01
00000:00
00000:01
06/08/2005
30/03/2006
06/08/2005
Fecha Inicio
Fecha
Trmino
% Avance
0
6-12
Gestin de Proyectos
Formato 2: Traspaso a Excel valorizado
Este formato se aplica para ambos tipos de valorizacin: Por Tipo de Actividad y Por Valor Hora de RRHH
Area de
Trabajo
Proyecto:
Estado:
Cliente:
En
Desarrollo
Rut:
Centro de Costo:
Fecha Inicio:
Traspaso
Valorizado
01/01/2000
Fecha
Trmino:
31/12/9999
Estado:
Terminada
Rut:
47-7
XXXXXXXXXXXXXXXX
Nmero de
OT:
2774
Descripcin:
AW Mxico
Cliente:
Centro de
Costo:
47 - SOFTLAND PUBLISHER
03-01 PROYECTOS
ERP
Jefe de OT:
Fecha Inicio:
Fecha
Trmino:
06/08/2005
30/03/2006
Descripcin
Horas
Presupuestadas
Horas Reales
Invertidas
MANUAL USUARIO
00000:01
00000:00
DISEO FISICO
00000:01
00000:00
ESPECIFICACION OT
00000:01
00000:00
Actividad
Diferencia
Horas
Costo Horas
Ppto $
Costo Horas
Reales $
0
Donde XXXXXXXXXXXXXXXX, corresponde al tipo de costo a aplicar: Por Tipo de Actividad Por Valor Hora de RRHH
ACTIVIDADES
6-13
6-14
Formato 6: Traspaso a Project valorizado
Gestin de Proyectos
ACTIVIDADES
6-15
Tipos de Horas
Factor por Hora
2.0
3.4
Tipo Actividad
Anlisis
Total Presupuestado
05:00
Tipo Actividad
Anlisis
Total Invertidas
05:00
Presupuestado
Responsable
XGS
DFP
XGS
Tipo Hora
Hora Extra
Hora Normal
Hora Normal
Presupuestado
02:00
01:00
02:00
Real
Responsable
XGS
DFP
XGS
Tipo Hora
Hora Extra
Hora Normal
Hora Normal
Invertido
03:00
01:00
01:00
6-16
Gestin de Proyectos
Anlisis
500
Presupuestado
Responsable
Clculo
XGS
(120/60) * 500 * 3.4
DFP
(60/60) * 500 * 2.0
XGS
(120/60)* 500 * 2.0
Costo Total Presupuestado por Tipo Actividad
Real
Responsable
Clculo
XGS
(180/60) * 500 * 3.4
DFP
(60/60) * 500 * 2.0
XGS
(60/60)* 500 * 2.0
Costo Total Invertido por Tipo Actividad
Nota: Cuando no existe Tipo de Hora para el tipo de actividad se asume factor 1
Ejemplo: (300/60) * 500 * 1 = 2500
XGS
DFP
1000
800
Presupuestado
Responsable
Clculo
XGS
(120/60) * 1000 * 3.4
DFP
(60/60) * 800 * 2.0
XGS
(120/60)* 1000 * 2.0
Costo Total Presupuestado por Valor Hora RRHH
Real
Responsable
Clculo
XGS
(180/60) * 1000 * 3.4
DFP
(60/60) * 800 * 2.0
XGS
(60/60)* 1000 * 2.0
Costo Total Invertido por Valor Hora RRHH
Actividad
Anlisis
Diferencia Costo
($)
-700
Diferencia Costo
($)
-1400
INFORMES
7-1
7. Informes
Objetivo
Permite al usuario realizar la emisin de distintos tipos de informes que lo mantendrn permanentemente informado, acerca de todo
el procedimiento correspondiente al Avance de Proyectos, Avance de Ordenes de Trabajo, Horas Invertidas por Trabajo, Anlisis
de Ordenes de Trabajo, Resumen de OT por Responsable y Actividades por Responsable.
Todos los informes pueden ser impresos en papel o visualizados a travs del monitor, as como tambin pueden, ser grabados en el
disco en distintos formatos, de tal manera que el usuario pueda recuperarlos o incorporarlos en otros sistemas (Word, Excel, entre
muchos otros).
Operatoria
Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada, cuyas opciones se explican detalladamente a travs de este
captulo. Ver siguiente Figura:
7-2
Gestin de Proyectos
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Rango de Proyectos: Ingrese el rango de proyectos desde/hasta a considerar en el informe, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos.
Esta informacin podr ser digitada directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar
por el botn de bsqueda, pudiendo indicar seleccionando la caja de chequeo que precede a cada el estado en
el cual desea filtrar la informacin (No Iniciado, En Desarrollo, Terminado.
Rango de Clientes: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los clientes que
registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
INFORMES
7-3
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta de las actividades a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser
digitadas directamente, o bien, seleccionadas desde el botn
Tipo de Informe:
7-4
Gestin de Proyectos
INFORMES
7-5
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron definidas
anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Proyecto:
Ingrese la descripcin del Proyecto a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Los proyectos fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos.
7-6
Gestin de Proyectos
Rango de OTs:
Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todas las ordenes de
trabajo que registra el proyecto, o un rango de ellas. Al optar por un rango, podr digitar directamente
desde/hasta a considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda
ubicado a la derecha de los campos.
Rango de Clientes: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los clientes que
registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
Seleccione mediante el botn de opciones el estado de las Ordenes de Trabajo a considerar en la emisin del
informe, pudiendo ser: No Iniciadas, En Desarrollo, Terminadas.
Estado de OTs:
Adems, podr indicar si desea incluir en el informe, las actividades sin tiempo invertido, y por ltimo si imprime una hoja por
Orden de Trabajo.
Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
10.100.100-1
SANTIAGO
rea de Trabajo
Proyecto
Cliente
Contacto
Rango de OTs
:
:
:
:
:
Nro. OT:
:
:
27/09/2006
REA COMERCIAL
100 PROYECTI INICIAL
00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO
Mauricio Daz
desde 1 hasta 1
1
Responsable
Estado
Fecha
Pgina
Fecha Inicio:
008
En Desarrollo
21/08/2006
31/12/9999
CECILIA JOFRE
Observaciones
INICIO PRUEBA
Actividad
Horas
Ppto.
%
Avance
Horas
Avance
Horas
Realizadas
Fecha
Inicio
REUNIONES
REUNIONES PROPUESTAS
REUNIONES APOYO
ESPECIALIZACIN
006:00
012:00
006:00
010:00
20.00
0.00
0.00
20.00
001:12
000:00
000:00
002:00
000:30
000:00
000:00
004:00
21/08/2006
21/08/2006
21/08/2006
21/08/2006
034:00
9.41
003:12
004:30
Fecha
Trmino
Das
Atraso
31/12/9999
31/12/9999
31/12/9999
21/12/9999
0.00
Importante:
Los das de Atraso corresponden a la diferencia de das entre la fecha de termino de la actividad y la fecha en que se
emite el informe. Si la fecha de emisin del informe es mayor que la fecha de termino de la actividad, el nmero de
das ser negativo.
INFORMES
7-7
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo (Ingreso obligatorio).
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Rango de Proyectos: Ingrese el rango de proyectos desde/hasta a considerar en el informe, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Rango de Clientes: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los clientes que
registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta de las actividades a considerar en el informe. Estas fechas deben ser
digitadas directamente en formato dd/mm/aaaa.
Consideraciones del Informe:
En los movimientos se mostrarn todos los ingresos de actividades que se realizaron dentro del rango de fecha solicitado
que tengan asociado el proyecto que se esta mostrando.
Si un responsable de la OT trabaj en varias actividades en una misma jornada, se mostrar como un solo registro,
acumulando la cantidad de horas realizadas.
7-8
Gestin de Proyectos
Si en una misma OT existen ms de una Jornada, el informe mostrar por separado cada unas de las Jornadas.
Total horas invertidas, corresponder a la suma de las horas que se estn mostrando en el informe.
Total horas presupuestadas, corresponder a la suma de las horas presupuestadas de todas las OT que estn asociadas al
proyecto, independiente de los rangos de fecha que se ingres para el informe.
Total horas por realizar, corresponder a la diferencia entre el Total de horas presupuestadas menos el total de horas
invertidas a la fecha Hasta.
Finalmente, seleccionando el botn de opciones podr enviar el informe a Correo, Impresora o Pantalla.
- Al seleccionar Correo, el informe se generar en un archivo con formato HTML y levantar Microsoft Outlook con el archivo
atachado permitiendo visualizar la informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
10.100.100-1
SANTIAGO
rea de Trabajo
Proyecto: 100
Cliente
Contacto
Lder
Fecha Inicio
Observaciones
PROYECTO INICIAL
:
00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO
:
CECILIA JOFRE
:
XXX Javier Pereira
:
03/11/2008
Fecha Trmino Comprometida:24/11/2008
:
HORAS
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REALIZADAS
FECHA
N OT
Fecha
25/11/2008
Pgina
AREA COMERCIAL
HORA
INICIO
HORA
TERMINO
03/11/2008
13456
Implementacin Bsica
Andrs Vargas G.
004:00
09:00
13:00
04/11/2008
14567
Implementacin Bsica
Andrs Vargas G.
004:00
14:00
18:00
008:00
020:00
012:00
INFORMES
7-9
Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N1
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Proyecto:
Ingrese el proyecto a considerar en el informe. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estos proyectos fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos
7-10
Gestin de Proyectos
Corresponde al nmero de Orden de Trabajo a considerar en el informe, ingrese este nmero directamente, o
bien desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda definido en el men Proyectos, proceso
Generacin de Ots.
N de OT:
Rango de Responsables:
Seleccione la caja de chequeo si desea que el informe considere detalle de responsables; de lo contrario, el
informe mostrar las actividades en forma totalizada sin desglose.
Rango de Actividades:
Este campo se habilitar slo si anteriormente seleccion la caja de chequeo Con detalle de responsables.
Seleccione la caja de chequeo para considerar en el informe el detalle de actividades, el ingreso podr ser
digitado directamente; o bien, seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.
Adems, podr incluir en la emisin del informe todo el detalle de las actividades.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser digitadas
directamente, o bien, seleccionadas desde el botn
10.100.100-1
SANTIAGO
Rango de Responsable
Rango de Actividades
Desde 1 Hasta 4
rea de Trabajo
Cliente
Jefe de OT
Proyecto
:
:
:
:
AREA COMERCIAL
00010001 PEREZ OYARCE MAURICIO
008 CECILIA JOFRE
100 PROYECTO INICIAL
Lnea
Actividad
Responsable
REUNIONES
Horas
Presupuestadas
006:00
012:00
012:00
000:00
006:00
010:00
000:00
010:00
034:00
000:00
034:00
006:00
Total Actividad
006:00
010:00
Total de OT
Diferencias
Fecha
000:00
Total Actividad
006:00
012:00
ESPECIALIZACION
26/09/2006
000:00
Total Actividad
REUNIONES APOYO
006:00
Total Actividad
REUNIONES PROPUESTAS
Horas
Invertidas
Fecha
Pgina
INFORMES
7-11
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Rango de Proyectos: Ingrese el rango de proyectos desde/hasta a considerar en el informe, los cuales fueron definidos
anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de Proyectos. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser digitadas
directamente, o bien, seleccionadas desde el botn
7-12
Gestin de Proyectos
Ingrese el rango de rdenes de trabajo desde/hasta a considerar en el informe, las cuales fueron definidas
anteriormente en el men Proyectos, proceso Generacin de OTs. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien seleccionada desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Rango de OTs:
Rango Jefes de OTs: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los jefes de
Ordenes de trabajo definidos en el men Tablas, proceso Responsables que registra el sistema, o un
rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a considerar, o bien
seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha de los
campos.
Estado OTs:
Seleccione mediante el botn de opciones el estado de las Ordenes de Trabajo a considerar en la emisin del
informe, pudiendo ser: No Iniciada, En Desarrollo y/o Terminadas.
Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
10.100.100-1
SANTIAGO
rea de Trabajo
: AREA COMERCIAL
Rango de Proyectos
Rango de OTs
: desde 1 hasta 1
Responsable
Proyecto
N OT
008
100
Total:
Total OTs
RUT Cliente
Nombre Cliente
Fecha
Inicio OT
Fecha
Trmino OT
21/08/2006
31/12/9999
Total Horas
Fecha
27/09/2006
Pgina
Estado
CECILIA JOFRE
1
10.001-3
008
N de OTs
1
004:30
Total Horas
4:30
Total General
4:30
En Desarrollo
INFORMES
7-13
Operatoria
Al ingresar a est opcin se despliega una pantalla (Figura N 1) donde tendr que sealar los siguientes filtros o condicionadores
para la emisin del informe:
Figura N 1
rea de Trabajo:
Ingrese la descripcin del rea de trabajo a considerar. El ingreso podr ser digitado directamente; o bien,
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda. Estas descripciones fueron
definidas anteriormente en el men Tablas, proceso reas de Trabajo.
Consideraciones importantes:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Rango de Proyectos: Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los proyectos
que registra el sistema, los cuales fueron descritos anteriormente en el men Proyectos, proceso Ingreso de
Proyectos o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a considerar, o
bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la derecha de los
campos.
7-14
Gestin de Proyectos
Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas desde/hasta a considerar en el informe. Estas fechas pueden ser digitadas
directamente, o bien, seleccionadas desde el botn
Rango de OTs:
Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todas las ordenes de
trabajo que registra el sistema, o un rango de ellas. Al optar por un rango, podr digitar directamente
desde/hasta a considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda
ubicado a la derecha de los campos.
Rango Responsables:
Indique mediante el botn de opciones, si considerar para la emisin de este informe, todos los responsables
que registra el sistema, o un rango de ellos. Al optar por un rango, podr digitar directamente desde/hasta a
considerar, o bien seleccionar desde la lista que se despliega, al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha de los campos.
Orden de Informe: Seleccione mediante el botn de opciones si el informe se emitir ordenado por responsable, cliente y fecha o
por responsable, fecha y cliente.
Orden de Informe: Indique mediante el botn de opciones si el informe emitido ser ordenado por Responsable, Cliente y Fecha
o por Responsable, Fecha y Cliente.
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo podr determinar si desea mostrar en el informe el detalle de las actividades que
presenta el proyecto y por ltimo si imprime una pgina por responsable.
Ingresado todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de Herramientas
(ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, impresora o pantalla.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de este informe:
rea de Trabajo
Rango de Proyectos
:
:
:
Rango de OTs
:
Rango de Responsable :
:
Fecha
26/09/2006
Pgina
REA COMERCIAL
desde 100 PROYECTO INICIAL
hasta 101 ATENCIN CLIENTE
desde 1 hasta 1
desde 002 MARGARITA SEPULVEDA
hasta 008 CECILIA JOFRE
Responsable
Nombre Cliente
MARGARITA SEPULVEDA
PEREZ OYARCE MAURICIO
Rut Cliente
10.001-3
Fecha
Proyecto
Descripcin Proyecto
12/10/2006
100
Consultas
N OT
Total horas
004:30
004:30
Total General
004:30
APENDICE A
A-1
A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones.
Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.
Dentro de ellos tenemos:
Caja de chequeo
A-2
Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe
elegir slo una de ellas.
Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando
tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic
sobre el botn izquierdo del mismo.
Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y
Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la
Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como
muestra la siguiente figura:
APENDICE A
A-3
Flechas Incremento/Decremento
Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se
hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.
Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr
indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.
Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de
Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a
considerar en el informe.
A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin,
para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.
Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.
Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el
estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la
lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.
A-4
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos
Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este
botn.
Barras de desplazamiento
Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no
se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.
Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario
y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de
desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente
figura:
Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs
del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.
APENDICE A
A-5
A-6
Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se
ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.
Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su
izquierda.
Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en
cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al
proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la
siguiente figura:
Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con
el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se
encuentran activos los siguientes botones:
Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente
al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por".
Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.
APENDICE A
A-7
Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar
por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.
Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica
sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el
ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente.
Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo
realizar la Seleccin del Registro requerido.
Botn Zoom
Permite aumentar o disminuir el tamao de la pantalla de la opcin y las pantallas que se despliegan
desde sta.
Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2
Barra de Herramientas.
A-8
A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland.
La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se
pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar.
Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.
Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre
presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento.
A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland:
Contabilidad y Presupuestos
Clientes y Cobranzas
Proveedores y Tesorera
Inventario y Facturacin
Recursos Humanos
Ordenes de Compras
APENDICE A
A-9
Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o
como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.
A-10
APENDICE A
A-11
Control de Teclado
En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee
buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en
blanco) y luego presione F3 o Control + B.
-Para avanzar campo a campo TAB
-Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB
-Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar
BARRA ESPACIADORA
-Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S
-Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O
-Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V
A-12
PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada Ejemplo:
se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
F7:
F2:
F4:
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
APENDICE A
A-13
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D
Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
F7:
F2:
F4
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
Barra espaciadora, habilita el check
Buscadores :
F3, F8, Control B
( Para todas estas alternativas )
A-14
Alt + Flecha Abajo
( Para todas estas alternativas )
Estado Factura
Cdigo Producto
Consulta Stock
Consulta Stock
Aplicar descuento
APENDICE A
A-15
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Buscador:
Control + B
( para todas estas opciones )
A-16
Accin
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )
Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2: para modificar detalle
APENDICE A
A-17
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Consulta Productos
Consulta Stock
Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla ALT
+ Letra subrayada.
F7:
F2:
F4:
F11:
F12:
F9:
A-18
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )
APENDICE A
A-19
Accin
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )
Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2 para modificar detalle
A-20
Accin
Barra espaciadora,
habilita el check
Alt + fecha hacia abajo
( para todas estas opciones )
Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
APENDICE A
A-21
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Por ejemplo:
- Para grabar el comprobante contable ALT + G:
- Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I:
- Para buscar documentos pendientes de pago
ALT +B:
F9 (Botn de la Toolbar)
Salir de Comprobante Contable:
F7 (Botn de la Toolbar)
Agregar un Comprobante Contable:
F11 (Botn de la Toolbar)
F2 (Botn de la Toolbar)
F4 (Botn de la Toolbar)
Para ingresar con el teclado ALT +
Fecha Hacia Bajo
F3
- Aceptar:
- Cancelar:
A-22
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo
APENDICE A
A-23
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar
Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe
presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo
APENDICE B
B-1
Llave:
Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el
proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2.
Administracin de Seguridad".
B-2
Calculadora:
Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir
pulsar Alt + F4.
Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo
del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn
"Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en
caso de solicitar soporte acerca de su sistema.
Para salir se usa el botn OK.
Ayuda:
Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin
inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.
Conexin WEB:
Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del
acceso a Internet.
Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o
impresin de datos.
La aplicacin de estos botones es la siguiente:
APENDICE B
B-3
Imprimir:
Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma
forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de
Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta.
Los botones que aparecen en esta ventana son:
Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar
en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la
direccin de aquel que se seleccione.
Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.
B-4
Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una
ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir.
Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato
deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual
ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que
el proceso sea realizado.
En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan
definidos como encabezados.
Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin
(Figura 2).
Figura 2
Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows:
Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias.
Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se
deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y
1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal.
Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar",
donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado
(Ver Figura 3).
Figura 3
Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.
APENDICE B
B-5
Correo Electrnico:
Excel:
Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.
Agrega:
Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen
informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y
Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin.
Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos
en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la
siguiente Figura:
Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual
la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro.
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.
Modifica:
B-6
Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos.
Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos
casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del
registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se
desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.
Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya
sea nueva o modificada.
Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.
Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida
solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin
Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:
APENDICE B
B-7
Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los
antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos
donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland
en que se est trabajando.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el
Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:
Contabilidad y Presupuestos
Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin,
cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso
de Auxiliares.
B-8
Comprobantes:
Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men
Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el
Captulo Ingreso de Comprobantes.
Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men
Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Clasificado y Estado de Resultado.
Equivalencias:
Balance Tributario:
Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance
Tributario.
Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro
Mayor, Caja.
Libro Diario:
APENDICE B
B-9
Inventario y Facturacin
Consulta de Stock:
Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.
Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.
Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se
describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.
B-10
Ficha de Auxiliares:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.
Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual
se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que
aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el
manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Consulta Stock:
Accede directamente la ventana Consulta de Stock
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe
en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.
Formulario 3:
Botn no implementado en esta versin.
APENDICE B
B-11
Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros,
descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.
Recursos Humanos
Fichas
Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Ingreso de Prstamos
B-12
Clculo de Remuneraciones
Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.
Emisin de Cheques
Cumpleaos...
Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente.
Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs
del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo.
Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando
los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail
Global.
Boleta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
APENDICE B
B-13
Factura:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita
en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Clientes:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos,
descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.
Ordenes de Compras
Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este
mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.
Proveedores:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros,
descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.
B-14
Productos:
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el
Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.
Aprobacin/Desaprobacin Manual:
Botn no implementado en esta versin.
Activo Fijo
Ficha de Activo:
Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de
las ubicaciones y traslados de los activos.
APENDICE C
C-1
Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log
de transacciones.
2.-
Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas,
triggers, ndices, etc.
Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos.
Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4
respectivamente.
3.-
En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de
ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada.
4.-
El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente
el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource.
Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.
Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra Area de
Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server.
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Ejecutivos Comerciales al: 3889000
APENDICE D. TABLAS
D-1
Apndice D. Tablas
Objetivo
Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland ERP.
La Tablas de datos son aquellas que permiten el ingreso de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de
un sistema Softland ERP. Por ejemplo: Centros de Costo, Categoras de Auxiliares, Condicin de Venta, Cargos, Pas, Ciudad,
Comuna, etc.
Los datos ingresados a travs de estas Tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier
proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente.
Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland ERP, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada
en alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.
D-2
Centros de Costo
Objetivo
Permitir el ingreso e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa.
Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en
Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin.
Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin
Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta
opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.
Operatoria
Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los
existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Figura N 1
Descripcin:
Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres
alfanumricos.
Nivel:
APENDICE D. TABLAS
D-3
Finalmente, deber indicar el Estado del Centro de Costo, pudiendo ser Activo o Inactivo.
Al clasificar un centro de costo como "Inactivo", ste no podr ser utilizado en los diferentes procesos de ingreso de datos que lo
piden, a menos que el usuario tenga permiso para activarlo.
Sin embargo, los procesos que utilizan plantillas que definen Centro de Costo como por ejemplo: Captura, Contabilizacin
Automtica, Informes y Consultas no estn sujetos a esta validacin.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Grabar, tras lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos
del sistema.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo.
Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego
seleccionar el botn Buscar (
).
Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro
seleccionado4.
D-4
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Centros de Costo
Cdigo
Descripcin
Estado
001
Administracin
ACTIVO
002
Ventas
ACTIVO
003
Desarrollo
ACTIVO
004
Investigacin
ACTIVO
005
Anlisis
ACTIVO
006
Control de Calidad
ACTIVO
007
Produccin
ACTIVO
008
Marketing
ACTIVO
009
Recursos Humanos
ACTIVO
10
Publicidad
ACTIVO
11
Revisin
ACTIVO
012
Gerencia
ACTIVO
013
Cierre de Periodo
APENDICE D. TABLAS
D-5
Vendedores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como
registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor.
El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.
Informe de Vendedores
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Vendedores
Cdigo
Descripcin
0001
0002
0003
0004
0005
Jos Paredes
Yasmn Gatica M.
Pedro Cruz C.
Lilian Muoz S.
Carmen Solis S.
D-6
Giros
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Giros (Ejemplo: Comercial, Exportaciones, Construccin, etc.), que sern asignados a los
Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Giros
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Giros
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
005
006
Industrial
Comercializadora
Computacin
Distribuidora
Panificadora
Restaurant
APENDICE D. TABLAS
D-7
Cargos
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Cargos (Ejemplo: Gerente de adquisiciones, Jefe de Produccin, Secretaria, etc.) que sern
asignados a los contactos de los Auxiliares, en sus respectivas fichas, y a los empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Cargos
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Cargos
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
005
006
007
008
Programador
Analista Sistemas
Digitador
Aux. Contabilidad
Cobrador
Cajero
Gerente General
Gerente Contralor
D-8
Cobradores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Cobradores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Cobradores
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Cobradores
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Ren Arenas C.
Luis Andrade
Cecilia Vallejos R.
Pedro Torres N.
APENDICE D. TABLAS
D-9
Condicin de Venta
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Condiciones de Venta, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Los campos que se ingresan son el Cdigo, Descripcin, N de Das de Vencimiento para la cancelacin y el N
de Vencimientos a asignar.
El Cdigo de la Condicin de Venta tiene un largo mximo de 3 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos
casos los campos son alfanumricos.
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Condicin de Venta
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Contado
Cheque 30 Das
Cheque 30, 60 Das
Crdito
D-10
Zonas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Zonas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Zonas
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Zonas
Cdigo
Descripcin
01
02
03
ZONA NORTE
ZONA CENTRAL
ZONA SUR
APENDICE D. TABLAS
D-11
Canales
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de Canales, (Ejemplo: Mayorista, Minorista, etc.) que sern asignados a los Auxiliares en sus
respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Canales
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Canales
Cdigo
Descripcin
01
02
03
04
MAYORISTA
MINORISTA
DISTRIBUIDOR
INSTITUCIN
D-12
Categoras de Auxiliares
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Categoras de Auxiliares, (ejemplo: Cumplidor, Moroso, etc.) que sern asignados a
los Auxiliares de tipo Cliente en sus respectivas fichas.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Fecha: 18/11/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
CATEGORIAS DE AUXILIARES
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Cumplidor
Moroso
Bloqueado
Inestable
APENDICE D. TABLAS
D-13
Pas
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Pases, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los empleados
en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Pases
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Pases
Cdigo
Descripcin
001
002
003
004
Chile
Argentina
Per
Bolivia
D-14
Regin
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Regiones, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar los siguientes campos:
-
Indicados los campos, se activar la 2da Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Regiones, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.
APENDICE D. TABLAS
D-15
Informe de Regiones
EMPRESA SOFTLAND DEMO
DEMOSTRACIN
7 DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8
Fecha:
Pgina:
Regin
Cdigo
Descripcin
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Primera
Segunda
Tercera
Cuarta
Quinta
Sexta
Sptima
Octava
Novena
Dcima
Undcima
Duodcima
Metropolitana
11/12/2007
1
D-16
Provincia
Objetivo
Permitir el ingreso y mantencin de las Provincias, que sern asignadas a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla en modo agrega, solicitando indicar la siguiente informacin:
-
Indicados los campos, se activar la 2 Barra de Herramientas donde podr: Agregar nuevas Provincias, Modificar, Eliminar o
Imprimir el listado de ellas.
APENDICE D. TABLAS
D-17
Informe de Provincias
Fecha:
Pgina:
Provincia
Cdigo
011
012
013
021
022
023
031
032
033
041
042
043
044
051
052
053
Descripcin
Regin
Iquique
Arica
Parinacota
Antofagasta
El Loa
Tocopilla
Copiap
Chaaral
Huasco
Elqui
Choapa
Limar
Illapel
Valparaso
Isla de Pascua
Los Andes
Primera
Primera
Primera
Segunda
Segunda
Segunda
Tercera
Tercera
Tercera
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Cuarta
Quinta
Quinta
Quinta
11/12/2007
1
D-18
Ciudad
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Ciudades, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Ciudades
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Ciudades
Cdigo
Descripcin
Regin
001
002
003
004
005
006
007
008
009
Arica
Antofagasta
Iquique
La Serena
Via Del Mar
Santiago
Talca
Concepcin
Osorno
Primera
Segunda
Primera
Cuarta
Quinta
Metropolitana
Sptima
Octava
Dcima
APENDICE D. TABLAS
D-19
Comuna
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de las Comunas, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas y a los
empleados en Recursos Humanos.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
Informe de Comunas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
Fecha: 05/09/2000
SANTIAGO
Pgina: 1
10.100.100-1
Comunas
Cdigo
Descripcin
Regin
001
002
003
004
005
006
007
008
009
Las Condes
Santiago
Providencia
Puente Alto
Estacin Central
Vitacura
La Pintana
Independencia
La Granja
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
Metropolitana
D-20
Tipo de Actividades
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Tipos de Actividades, asociados a un rea de trabajo.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Operatoria
Al seleccionar la tabla de Tipos de Actividades, lo primero que deber indicar es el rea de Trabajo a considerar, tras lo cual podr
ocurrir que esta tabla se encuentre vaca debido a que an no se ha registrado informacin en ella, o que contenga registros y se
desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
APENDICE D. TABLAS
-
D-21
Adems, esta pantalla contendr un check el cual puede o no estar seleccionado, en caso de estar seleccionado
indicar que ese tipo de actividad tiene tipos de actividades asociadas.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual el nuevo Tipo de Actividad
pasa a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2
Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Tipos de Actividad, dejando todo tal como estaba.
D-22
reas de Trabajo
Objetivo
Permite definir reas de trabajo y asignar a los usuarios que pertenecen a las distintas reas que se definen.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Operatoria
Al seleccionar la tabla de reas de Trabajo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Dentro de esta pantalla deber realizar la seleccin de los integrantes a considerar en el rea de trabajo, se deber hacer clic sobre
el integrante deseado y luego seleccionar el botn Agregar>. Con esto el dato elegido aparece en la lista del lado derecho Usuarios
asignados.
En caso que se desee considerar todos los integrantes, habr que elegir el botn Todos >>.
Para sacar a uno de la lista de seleccionados, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlos a todos se usa el botn
<<Todos.
Finalizada la seleccin, podr registrar la informacin a travs del botn Guardar.
APENDICE D. TABLAS
D-23
Responsables
Objetivo
Permitir el ingreso de las personas responsables de cada rea de trabajo.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Operatoria
Al seleccionar la tabla de Responsables, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
D-24
Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Responsables, dejando todo tal como estaba.
Modificando un Responsable
Solo podr modificar el Nombre, E-mail, rea de Negocio y Cargo. Para ello haga clic sobre aquel que desea cambiar y luego
seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos para
que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn OK, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.
Eliminando un Responsable
Estando en la pantalla con la lista de Actividades, podr llevar a cabo la eliminacin de alguno de ellos, haciendo clic sobre el
deseado y luego seleccionando el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin.
Sr. Usuario: No podr eliminar los responsables que estn asociado a un rea de Trabajo
APENDICE D. TABLAS
D-25
Clasificaciones
Objetivo
Permite definir las clasificaciones que manejarn las reas de trabajo.
Importante:
Si usted no posee los permisos necesarios para modificar reas de Trabajo, este campo se
mostrar deshabilitado.
El sistema validar la existencia del rea de Trabajo, de no existir, se advertir a travs de un
mensaje por pantalla.
Operatoria
Al seleccionar la tabla de Clasificaciones, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
D-26
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn OK, con lo cual la nueva Clasificacin pasa
a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en una lista en pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2
Por el contrario, si requiere cancelar o anular el ingreso, tendr que optar por el botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Clasificaciones, dejando todo tal como estaba.
APENDICE D. TABLAS
D-27
reas de Negocios
Objetivo
Permitir el ingreso de las reas de Negocios que maneja la empresa.
Se entiende por rea de Negocio, entidades que si bien cierto estn bajo el mismo RUT, se manejan separadas, ya sea por que
estn en diferente ubicacin fsica (Ej.: Sucursales) o porque se requiere controlar su gestin en forma totalmente aparte (Ej.:
Proyectos).
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-
A modo de ejemplo, presentamos a continuacin un informe de reas de Negocios obtenido a travs de esta opcin:
Fecha: 06/09/2000
Pgina:
1
reas de Negocio
Cdigo
Descripcin
001
002
CASA MATRIZ
LOCAL COMERCIAL
D-28
Monedas y Equivalencias
Objetivo
Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias.
Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas Softland, tales como: los documentos de venta
al momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar
movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin
Monetaria por Moneda.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura
N 1
Figura N 1
El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este
caso se identifica con el smbolo $.
Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados.
La Moneda Base no podr ser eliminada.
APENDICE D. TABLAS
D-29
Smbolo:
Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual
aparecern los montos en los informes, pantallas, etc.
Dec. Inf.:
Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2).
Dec. Venta:
Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios
(mximo 5).
Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda
Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn
la Figura N 3.
D-30
Figura N 3
En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el
cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al
lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes.
Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el
correspondiente y digitando el valor.
Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se
podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.
Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.
APENDICE D. TABLAS
D-31
Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada
y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha
moneda.
Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un
grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos
de Monedas.
Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido.
Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y
haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos.
Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer
clic.
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin
(Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:
Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
Fecha:10/01/2000
PROVIDENCIA
Pgina:
SANTIAGO
10.100.100-1
Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo
Descripcin
Smbolo
Decimales
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01
02
03
04
Peso Chileno
Dlar
Unidad de Fomento
Unidad Tributaria Mensual
D-32
Tipos de Horas
Objetivo
Permite ingresar la descripcin y el factor de clculo que aplicar en el costo hora pudiendo determinar el costo total de las horas
invertidas por los recursos. Adems permite dejar un Tipo de Hora por defecto.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado informacin en ella,
o que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes de acuerdo a los
permisos asignados. Ver Figura N 1
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:
Figura N 1
APENDICE D. TABLAS
D-33
En el valor del factor el mximo de decimales permitido para el Factor ser 2, y el valor ingresado debe ser mayor que cero.
Importante:
Solo puede existir un tipo de hora por defecto, por lo cual si desea modificarlo por otro tipo de hora, el sistema desplegar el
siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Existe la actividad Descripcin del tipo de Actividad definida como tipo de hora por defecto, desea actualizar est
informacin con este Tipo de Hora.
Ok, cambia el tipo de hora por detecto
Cancel, no graba la informacin y lo deja en edicin para que quite el check
Al eliminar un registro, se deber verificar que el Tipo de Hora no se encuentre asociado. Adems, previo a la eliminacin, se
solicitar confirmacin al usuario, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Confirma eliminar el Tipo de Hora XXXXXXXXXXXXXXXXX
Fecha:
Pgina:
Tipos de Hora
Descripcin
Factor
Media Jornada
1.25
Horas Extras
2.35
11/04/2011
1