Aplikasi Perpustakaan Menggunakan Ms-Access

Pada posting kali ini penulis akan membahas aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan
Microsoft Access.
I. Latar Belakang
Kebutuhan akan pengolahan data buku perpustakaan mendorong penulis untuk memberikan penjelasan tentang tata
cara membangun aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access. Dalam
pembahasan ini penulis hanya membayangkan aplikasi menurut gambaran yang ada dalam pikiran penulis sendiri,
bukan berdasarkan kenyataan dari perpustakaan manapun. Jadi mungkin saja apa yang ada pada tulisan di sini
tidak sesuai dengan kebutuhan pembaca sekalian, namun setidaknya tulisan ini bisa digunakan sebagai bahan
referensi bagi siapapun yang ingin mengembangkan aplikasi pengolahan data perpustakaan.
II. Fungsi Aplikasi Perpustakaan
Aplikasi perpustakaan yang akan dibangun berfungsi untuk:
1.

Mencatat data buku di Perpustakaan

2.

Mencatat data anggota Perpustakaan

3.

Mencatat data peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota

4.

Mencatat data denda pengembalian yang terlambat

5.

Membuat laporan peminjaman buku

6.

Mencetak daftar Anggota

7.

Mencetak daftar Buku

8.

Mencetak data denda pengembalian buku yang terlambat

9.

Mencetak grafik anggota yang paling sering meminjam buku

Fungsi-fungsi tersebut akan dipenuhi oleh aplikasi dengan menggunakan struktur menu yang bersifat hirarki dengan
menggunakan pulldown menu.
III. Tempat Penyimpanan Data
Untuk menyimpan semua data, kita akan membagi data dalam dua golongan yaitu tabel data master dan tabel data
transaksi. Tabel data master adalah data yang menjadi acuan dari data transaksi. Adapun ciri dari data master
adalah:

Data master jarang berubah

Data master biasanya mempunyai satu primary key dan akan menjadi foreign key pada data transaksi

Contoh primary key dalam data tabel master adalah:Kode_Anggota, Kode_Buku

Tabel data transaksi adalah tabel data yang menyimpan data dari sebuah transaksi, misalnya transakasi peminjaman
dan pengembalian buku perpustakaan, pembelian barang, penjualan barang atau transaksi absensi karyawan.
Adapun ciri dari tabel data transaksi adalah:

Memiliki foreign key yang berelasi dengan tabel data master

Jumlah record sering berubah tergantung adanya transaksi, misalnya transaksi penjualan

Data pada tabel transaksi biasanya ada proses perhitungan antar field, misalnya harga_satuan *
jumlah_barang menghasilkan nilai sub total harga barang.

Tabel master yang diperlukan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

1.

Tabel Master_Anggota

2.

Tabel Master_Buku

Tabel transaksi yang diperlukan terdiri dari:

1.

Tabel Pinjam

2.

Tabel Pinjam_Detail

3.

Tabel Histori_Buku

Klik di sini untuk melihat struktur tabel data aplikasi perpustakaan

Gambar relasi tabel aplikasi perpustakaan

IV. Proses Input Data

Proses input data adalah proses menyimpan data ke dalam tabel pada database yang kita bangun. Dalam
merancang user interface untuk proses input data kita harus memberikan kemudahan kepada user dan kontrol agar
proses input data dapat dilakukan dengan mudah dan meminimalkan kesalahan proses input data.
Form yang disediakan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:
1.

Form master anggota

2.

Form master buku perpustakaan

3.

Form transaksi peminjam dan pengembalian buku

4.

Form daftar transaksi peminjaman buku

5.

Form daftar histori

IV. Laporan atau pencetakan data

Salah satu tujuan dari pembuatan aplikasi dengan komputer adalah mendapatkan informasi yang berupa print out.
Laporan-laporan yang akan disediakan pada aplikasi ini antara lain
1.

Laporan daftar anggota perpustakaan

2.

Laporan daftar buku perpustakaan

3.

Laporan Daftar Pinjam Buku

4.

Cetak data histori buku perpustakaan

5.

Daftar Denda

6.

Grafik Top 3 Peminjam

V. Penutup
Contoh aplikasi perpustakaan ini saya dedikasikan untuk para pengunjum blog ini untuk belajar Microsoft Access.
Jika ada saran, kritik dan masukan silakan anda dapat memposting saran anda melalui fasiltas untuk mengisi
komentar atau melalui widget shout mix pada blog ini.
Semoga bermanfaat dan Selamat belajar.

Struktur Tabel Aplikasi Perpustakaan

Struktur tabel master terdiri dari:
1.

Tabel Master_Anggota

No

2.

Nama Field

Tipe data

Lebar data

1 KODE_ANGGOTA (Primary Key)

Text

20

2 NAMA_ANGGOTA

Text

50

3 ALAMAT

Text

50

4 NOMOR_TELEPON

Text

20

5 PEKERJAAN

Text

50

Tabel Master_Buku

No

Nama Field

Tipe data

Lebar data

1 KODE_BUKU (Primary Key)

Text

20

2 JUDUL_BUKU

Text

100

3 PENGARANG

Text

50

4 PENERBIT

Text

50

5 NOMOR_ISBN

Text

50

6 JUMLAH_BUKU

Number

Integer

Struktur tabel transaksi terdiri dari:

1.

Tabel Pinjam

No

2.

Tipe data

1 KODE_PINJAM (Primary Key)

AutoNumber

2 TANGGAL_PINJAM

Date/Time

3 TANGGAL_PENGEMBALIAN

Date/Time

4 KODE_ANGGOTA

Text

5 TANGGAL_DIKEMBALIKAN

Date/Time

6 JUMLAH_DENDA

Number

7 VERIFIKASI_PINJAM

Yes/No

8 VERIFIKASI_PENGEMBALIAN

Yes/No

Lebar data
Long Integer

20
Decimal

Tabel Pinjam_Detail

No

3.

Nama Field

Nama Field

Tipe data

Lebar data

1 KODE_PINJAM (Primary Key)

Number

Long Integer

2 KODE_BUKU (Primary Key)

Text

100

Tabel Histori_Buku

No

Nama Field

Tipe data

Lebar data

1 NO_URUT (Primary Key)

Number

Long Integer

2 KODE_BUKU

Text

20

3 TANGGAL

Date/Time

4 KETERANGAN

Text

50

5 MASUK

Number

Integer

6 KELUAR

Number

Integer

7 SALDO

Number

Integer

8 TAHUN

Number

Integer

Form Master Anggota

Pada aplikasi perpustakaan ini form master anggota dibagi menjadi dua jenis form.
1.
2.

Form untuk menambah atau mengedit data anggota

Form untuk menampilkan daftar anggota

Form untuk nenambah atau mengedit data anggota

Gambar 1
Form data anggota memiliki property Record Source yang diset ke tabel MASTER_ANGGOTA. Data
pada form ini terdiri dari 5 field data yaitu KODE_ANGGOTA, NAMA_ANGGOTA, ALAMAT,
NOMOR_TELEPON dan PEKERJAAN yang berasal dari tabel MASTER_ANGGOTA. Semua text box dibound ke field pada tabel MASTER_ANGGOTA.
Form untuk menampilkan daftar anggota

Gambar 2
Form Daftar Anggota Perpustakaan terdiri dari dua form yaitu form master(form induk) dan subform. Form
master di sini digunakan untuk memberikan fasilitas pencarian data anggota berdasarkan nama anggota,
sedangkan datanya sendiri yang diambil dari tabel MASTER_ANGOTA di set ke Record Source-nya
form detail dengan tampilan continues form. Pada form detail atau subform disediakan tombol delete data
dan edit data.
Mencari data anggota
Pada form daftar anggota perpustakaan kita dapat mencari anggota berdasarkan nama anggota. Untuk
melakukan hal ini, isi text box Nama pada form master (tidak harus nama lengkap) lalu klik tombol CARI
ANGGOTA. Semua data nama anggota perpustakaan yang mengandung nama yang diisikan pada text

box Nama akan ditampilkan pada subform anggota. Jika user ingin menampilkan semua data, maka
kosongkan data pada text box Nama lalu klik tombol CARI ANGGOTA.
Ketika user mengklik tombol Cari Anggota aplikasi men-set Record Sourcedari subform dengan string
query berikut:
"SELECT * FROM MASTER_ANGGOTA WHERE NAMA_ANGGOTA LIKE '*" & Me.strCari & "*' ORDER
BY NAMA_ANGGOTA;" kemudian subform anggota di-Requery.
Adapun script lengkap dari event OnClick pada tombol Cari Anggota adalah sebagai berikut:
Private Sub cmdCari_Click()
On Error Resume Next
Dim strSql As String
strSql = "SELECT * FROM MASTER_ANGGOTA WHERE NAMA_ANGGOTA LIKE '*" & _
Me.strCari & "*' ORDER BY NAMA_ANGGOTA;"
Me.DAFTAR_ANGGOTA_SUBFORM.Form.RecordSource = strSql
Me.DAFTAR_ANGGOTA_SUBFORM.Requery
End Sub
Tombol tambah data
Jika user mengklik tombol tambah data, maka aplikasi akan menampilkan form anggota perpustakaan
seperti pada gambar 1 yang masih kosong. Even OnClick pada tombol Tambah Data menjalankan script
program berikut:
Private Sub cmdAdd_Click()
On Error GoTo Err_cmdAdd_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = "MASTER_ANGGOTA"
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria
Exit_cmdAdd_Click:
Exit Sub
Err_cmdAdd_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdAdd_Click
End Sub
User dapat mengisi data anggota dan men-save data baru. Pada form data anggota, user harus mengisi
setidaknya KODE_ANGGOTA dan NAMA_ANGGOTA. Jika data KODE_ANGGOTA tidak diisi, maka
akan ditampilkan pesan 'Index or Primary Key cannot contail Null value' karena field KODE_ANGGOTA
adalah primary key. Sedangkan jika NAMA_ANGGOTA tidak diisi maka akan muncul pesan 'The field
'MASTER_ANGGOTA.NAMA_ANGGOTA' cannot contain a Null value because the Required property for
this field is set to True. Enter a value in this field' karena property required field NAMA_ANGGOTA pada
tabel MASTER_ANGGOTA diset ke True.
Tombol delete data
Jika user mengklik tombol delete data, maka aplikasi akan mengkonfirmasi apakah data benar-benar
akan dihapus. Jika user mengklik Yes maka data akan dihapus. Even onClick pada tombol delete data
akan menjalankan script berikut:

Private Sub cmdDelete_Click()

On Error GoTo Err_cmdDelete_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Exit_cmdDelete_Click:
Exit Sub
Err_cmdDelete_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdDelete_Click
End Sub
Catatan : Jika anggota sudah pernah meminjam buku dan tercatat dalam tabel PINJAM maka data tidak
dapat dihapus. Jika user menghapus data anggota tersebut maka akan ditampilkan pesan :

Gambar 3
Tombol edit data
Jika user mengklik tombol edit data, maka aplikasi akan menampilkan data anggota perpustakaan seperti
pada gambar 1. Berikut adalah script untuk membuka form Anggota Perpustakaan.
Private Sub cmdEdit_Click()
On Error GoTo Err_cmdEdit_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = "MASTER_ANGGOTA"
stLinkCriteria = "[KODE_ANGGOTA]=" & "'" & Me![KODE_ANGGOTA] & "'"
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria, acFormEdit
Exit_cmdEdit_Click:
Exit Sub
Err_cmdEdit_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdEdit_Click
End Sub
User dapat mengubah data anggota dan men-save data hasil perubahan. Even onClick pada tombol
Save dari form data Anggota Perpustakaan akan menjalankan script berikut:
Private Sub cmdSave_Click()
On Error GoTo Err_cmdSave_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

Exit_cmdSave_Click:
Exit Sub
Err_cmdSave_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdSave_Click
End Sub
Catatan : Jika anggota sudah pernah meminjam buku dan tercatat dalam tabel PINJAM maka data
KODE_ANGGOTA tidak dapat diedit. Jika user mengubah data KODE_ANGGOTA maka akan
ditampilkan pesan seperti pada gambar 3.

Form Master Buku Perpustakaan

Pada aplikasi perpustakaan ini form master buku dibagi menjadi dua jenis form.
1.
2.

Form untuk menambah atau mengedit data buku

Form untuk menampilkan daftar buku

Form untuk nenambah atau mengedit data buku perpustakaan

Gambar 1
Form data buku memiliki property Record Source yang diset ke tabel MASTER_BUKU. Data pada form
ini terdiri dari 6 field data yaitu KODE_BUKU, JUDUL_BUKU, PENGARANG, PENERBIT, NOMOR_ISBN
dan JUMLAH_BUKU yang berasal dari tabel MASTER_BUKU. Semua text box di-bound ke field pada
tabel MASTER_BUKU.
Form untuk menampilkan daftar buku

Gambar 2
Form Daftar Buku Perpustakaan terdiri dari dua form yaitu form master(form induk) dan subform. Form
master di sini digunakan untuk memberikan fasilitas pencarian data buku berdasarkan nama buku,
sedangkan datanya sendiri yang diambil dari tabel MASTER_BUKU di set ke Record Source-nya form
detail dengan tampilan continues form. Pada form detail atau subform disediakan tombol delete data dan
edit data.
Mencari data buku
Pada form daftar buku perpustakaan kita dapat mencari buku berdasarkan nama buku. Untuk melakukan
hal ini, isi text box Nama pada form master (tidak harus nama lengkap) lalu klik tombol CARI BUKU.
Semua data nama buku perpustakaan yang mengandung nama yang diisikan pada text box Nama akan
ditampilkan pada subform buku. Jika user ingin menampilkan semua data, maka kosongkan data pada
text box Nama lalu klik tombol CARI BUKU.
Ketika user mengklik tombol Cari buku aplikasi men-set Record Source dari subform dengan string
query berikut:
"SELECT * FROM MASTER_BUKU WHERE NAMA_BUKU LIKE '*" & Me.strCari & "*' ORDER BY
NAMA_BUKU;" kemudian subform buku di-Requery.
Adapun script lengkap dari event OnClick pada tombol Cari buku adalah sebagai berikut:
Private Sub cmdCari_Click()
On Error Resume Next
Dim strSql As String
strSql = "SELECT * FROM MASTER_BUKU WHERE NAMA_BUKU LIKE '*" & _
Me.strCari & "*' ORDER BY NAMA_BUKU;"
Me.DAFTAR_BUKU_SUBFORM.Form.RecordSource = strSql
Me.DAFTAR_BUKU_SUBFORM.Requery
End Sub
Tombol tambah data
Jika user mengklik tombol tambah data, maka aplikasi akan menampilkan form buku perpustakaan
seperti pada gambar 1 yang masih kosong. Even OnClick pada tombol Tambah Data menjalankan script
program berikut:
Private Sub cmdAdd_Click()
On Error GoTo Err_cmdAdd_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String
stDocName = "MASTER_BUKU"
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria

Exit_cmdAdd_Click:
Exit Sub
Err_cmdAdd_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdAdd_Click
End Sub
User dapat mengisi data buku dan men-save data baru. Pada form data buku, user harus mengisi
setidaknya KODE_BUKU dan NAMA_BUKU. Jika data KODE_BUKU tidak diisi, maka akan ditampilkan
pesan 'Index or Primary Key cannot contail Null value' karena field KODE_BUKU adalah primary key.
Sedangkan jika NAMA_BUKU tidak diisi maka akan muncul pesan 'The field
'MASTER_BUKU.NAMA_BUKU' cannot contain a Null value because the Required property for this field
is set to True. Enter a value in this field' karena property required field NAMA_BUKU pada tabel
MASTER_BUKU diset ke True.
Tombol delete data
Jika user mengklik tombol delete data, maka aplikasi akan mengkonfirmasi apakah data benar-benar
akan dihapus. Jika user mengklik Yes maka data akan dihapus. Even onClick pada tombol delete data
akan menjalankan script berikut:
Private Sub cmdDelete_Click()
On Error GoTo Err_cmdDelete_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
Exit_cmdDelete_Click:
Exit Sub
Err_cmdDelete_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdDelete_Click
End Sub
Catatan : Jika data buku sudah pernah dipinjam dan tercatat dalam tabel PINJAM_DETAIL maka data
tidak dapat dihapus. Jika user menghapus data buku tersebut maka akan ditampilkan pesan :

Gambar 3
Tombol edit data
Jika user mengklik tombol edit data, maka aplikasi akan menampilkan data buku perpustakaan seperti
pada gambar 1. Berikut adalah script untuk membuka form buku Perpustakaan.
Private Sub cmdEdit_Click()
On Error GoTo Err_cmdEdit_Click
Dim stDocName As String
Dim stLinkCriteria As String

stDocName = "MASTER_BUKU"
stLinkCriteria = "[KODE_BUKU]=" & "'" & Me![KODE_BUKU] & "'"
DoCmd.OpenForm stDocName, , , stLinkCriteria, acFormEdit
Exit_cmdEdit_Click:
Exit Sub
Err_cmdEdit_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdEdit_Click
End Sub
User dapat mengubah data buku dan men-save data hasil perubahan. Even onClick pada tombol Save
dari form data buku Perpustakaan akan menjalankan script berikut:
Private Sub cmdSave_Click()
On Error GoTo Err_cmdSave_Click
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70
Exit_cmdSave_Click:
Exit Sub
Err_cmdSave_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdSave_Click
End Sub
Catatan : Jika buku sudah pernah dipinjam oleh anggota dan tercatat dalam tabel PINJAM_DETAIL maka
data KODE_BUKU tidak dapat diedit. Jika user mengubah data KODE_BUKU maka akan ditampilkan
pesan seperti pada gambar 3.

Form Pinjam Buku Perpustakaan

Untuk proses entry data pinjaman dan pengembalian buku perpustakaan digunakan form pinjaman buku
perpustakaan. Form ini dibuat multi fungsi yaitu untuk memasukkan data pinjaman buku dimana
peminjaman buku harus diverifikasi oleh user yang mengentry data. Proses verifikasi pada form ini akan
mengurangi stok buku dan data ini dicatat pada tabel HISTORI_BUKU. Selain untuk mencatat pinjaman,
form ini juga digunakan untuk mencatat pengembalian buku. Jika pengembalian buku terlambat maka
user memasukkan data denda akibat keterlambatan pengembalian.
Proses pencatatan pinjaman buku perpustakaan
1.

User memilih menu Peminjaman Buku dari menu Data Transaksi.

Gambar 1
2.

Akan muncul form Pinjam buku

Gambar 2
3.
Isi data peminjaman buku perpustakaan:
Kode Pinjam adalah field dengan tipe data Autonumber yang akan men-generate nomor urut
peminjaman buku secara otomatis oleh Microsoft Access. Field ini adalah primary key dan uniq utuk
setiap data baru.
Nama Anggota dapat dipilih dari combo box yang diambil dari data MASTER_ANGGOTA.
Tanggal Pinjam adalah tanggal kapan anggota meminjam buku.
Tanggal Pengembalian adalah kapan anggota harus mengembalikan buku.
Input data tanggal pinjam dan tanggal pengembalian dapat langsung diisi menggunakan keyboard atau
menggunakan pilihan berupa date time picker yang dapat dimunculkan dengan mengklik gambar
kalender di sebelah kanan field tanggal pinjam atau tanggal pengembalian.
Judul Buku adalah daftar buku yang dipinjam oleh anggota. Judul buku dapat dipilih dari combo box
yang datanya diambil dari MASTER_BUKU.
4.
Jika data sudah diisi lengkap, maka user harus mengklik tombol verifikasi. Dengan menekan
tombol Verifikasi maka aplikasi akan mengurangi stok buku yang ada diperpustakaan. Setelah proses
verisfikasi ini, data tidak dapat diedit lagi oleh user.
5.
Klik Tombol Close yang akan aktif jika user sudah melakukan verifikasi pada form ini.
Proses pengembalian buku perpustakaan
1.
2.

User memilih menu Daftar Pinjaman Buku dari menu Data Transaksi.
Akan muncul Daftar Pinjaman Buku Perpustakaan.

3.
4.
62.

Gambar 3
Daftar pinjaman buku perpustakaan terdiri atas 3 form yaitu satu buah form induk dan dua buah
subform. Form induk menampung data subform pinjam dan pinjam detail. Pada form induk
terdapat data bulan dan tahun untuk memfilter data berdasarkan bulan dan tahun dari tanggal
peminjaman buku.
Cari data transaksi pengembalian yang dilakukan oleh peminjam (anggota perpustakaan).
Klik tombol Edit, akan muncul form pinjaman buku perpustakaan. Misalnya user mengklik KODE

Gambar 4
5.
Isi Tanggal Dikembalikan sesuai dengan kapan peminjam mengembalikan buku yang
dipinjamnya.
6.
Klik tombol Terima Buku. Dengan mengklik tombol Terima Buku, maka field verifikasi
pengembalian akan tercentang dan data jumlah persediaan buku akan bertambah.
7.
Klik tombol Close untuk mentup form pinjaman buku perpustakaan.

Form Daftar Pinjam Buku Perpustakaan

Untuk melihat data peminjam dan buku yang dipinjam oleh anggota perpustakaan, aplikasi menyediakan
form daftar pinjam buku perpustakaan. Untuk membuka form ini pilih menu Daftar Pinjam Buku dari menu
Data Transaksi.

Gambar 1 Menu Daftar Pinjam Buku

Setelah memilih menu Daftar Pinjaman Buku, akan muncul form Daftar Pinjaman Buku Perpustakaan.

Gambar 2 Form Daftar Pinjaman Buku

Perpustakaan
Form ini menampilkan data transaksi peminjaman buku perputakaan yang difilter secara bulanan
berdasarkan tanggal pinjam. Subform bagian atas adalah data header yang terdiri dari data tanggal
pinjam, tanggal kembali, tanggal pengembalian, nama anggota yang meminjam, jumlah denda, status
pinjam dan status pengembalian. Sedangkan subform bagian bawah berisi data nama buku yang
dipinjam oleh anggota.

Form Daftar Histori

Kita dapat mengetahui histori atau sejarah peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan dengan
membuka form Daftar Histori melalui menu Histori Bukudari menu Data Transaksi.

Gambar 1 Menu Histori Buku

Akan tampil form Histori Buku Perpustakaan seperti gambar berikut:

Gambar 2 Form Histori Buku Perpustakaan

Form ini terdiri dari daftar buku perpustakaan pada bagian atas dan form detail histori pada bagian
bawah. Form detail histori akan tampil berdasarkan buku perpustakaan yang dipilih pada form daftar
buku.
JIka kita ingin memfilter data nama buku, kita dapat mengisi text box judul buku dengan nama buku yang
ingin kita tampilkan dan mengklik tombol CARI BUKU. Nama buku yang diisikan dapat kita isi sebagian
dari karakter nama buku yang ingin kita tampilkan.
Mencetak daftar histori
Pada form bagian atas ada sebuah tombol dengan gambar Preview yang berada di sebelah kanan kolom
PENGARANG. Tombol ini berfungsi untuk mencetak data histori pada mode preview. Jika user mengklik
tombol Preview maka data buku pada baris di mana tombol preview di-klikc akan dicetak ke layar
(preview) yang selanjutnya bisa juga dicetak ke printer/kertas. Contoh hasil preview dapat dilihat pada
gambar berikut:

Gambar 3 Preview Histori Buku Perpustakaan

Cetak Daftar Anggota

Daftar anggota perpustakaan dapat dicetak ke kertas dengan memilih Daftar Anggota dari menu Report.

Gambar 1 menu untuk cetak daftar anggota

perpustakaan
Berikut ini adalah gambar contoh laporan daftar anggota perpustakaan.

Gambar 2 Preview Daftar Anggota Perpustaka

Cetak data denda

Untuk mencetak data denda karena keterlambatan pengembalian buku perpustakaan dapat dilaukan
dengan memilih menu daftar denda dari menu Report.

Gambar 1 Menu pilihan untuk mencetak daftar denda

Akan muncul form untuk memilih periode transaksi, yaitu user harus memilih bulan dan tahun periode
daftar denda yang akan dicetak.

Gambar 2 Form untuk memilih periode daftar denda yang akan dicetak
Setelah mengisi data bulan dan tahun klik tombol Preview untuk mencetak data.
Adapun script program untuk mencetak data denda adalah :
Private Sub cmdPreview_Click()
On Error GoTo Err_cmdPreview_Click
Dim stDocName As String
Dim stFilter As String
stDocName = "DAFTAR_DENDA"
stFilter = "BULAN='" & Me.Bulan & "' AND TAHUN='" & Me.TAHUN & "'"
DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview, , stFilter
Exit_cmdPreview_Click:

Exit Sub
Err_cmdPreview_Click:
MsgBox Err.Description
Resume Exit_cmdPreview_Click
End Sub
Format cetak daftar denda adalah per anggota setiap tanggal dan jumlah subtotal per anggota. Pada
akhir format laporan ada jumlah total denda dari seluruh anggota.

Gambar 3 Preview Report daftar denda

Cetak Daftar Buku

Gambar 1 Menu untuk mencetak daftar buku

perpustakaan
Daftar anggota perpustakaan dapat dicetak ke kertas dengan memilih Daftar Anggota dari menu Report.
Berikut ini adalah gambar contoh laporan daftar anggota perpustakaan.

Gambar 2 Preview Daftar Buku Perpustakaan

Laporan Anggota Paling Sering Meminjam Buku Perpustakaan

Kita dapat membuat laporan berupa grafik dari data yang ada pada tabel transaksi. Pada contoh laporan
grafik di sini saya membuat laporan data anggota yang paling sering meminjam buku perputakaan.
Karena naggota cukup banyak maka data difilter menjadi 3 data tertinggi dari sekian banyak anggota
yang meminjam buku perpustakaan.
Untuk mecetak data grafik top 3 peminjam buku perpustakaan:
1.

Pilih menu Grafik Top 3 Peminjam dari menu Report

Gambar 1 menu pilihan cetak Grafik Top 3 Peminjam

2.

Akan tampil laporan berupa garafik pie seperti gambar berikut

Gambar 2 Preview Grafik Top 3 Peminja tersering

Pada laporan grafik digambarkan ada tiga peminjam yang paling sering meminjam buku perputakaan.
Jika data digambarkan dalam bentuk tabel menjadi :

NO

NAMA

JUMLAH
MEMINJAM

AGUNG SETIABUDY

AGUS MUHSIN

ANTI SUMIATI

Membuat Form Login Microsoft Access

DOWNLOAD CONTOH PROGRAM DI SINI
Aplikasi yang digunakan secara multi user harus menggunakan autentikasi sebelum user dapat
menggunakan aplikasi. Salah satu sistem autentikasi adalah dengan mengisi user name dan passowrd
sebelum user dapat menggunakan aplikasi.
Sekarang kita akan membuat form login dalam Microsoft Access sebagai form untuk autentikasi. Berikut
tahap-tahap pembuatan form login user.
A. Membuat tabel untuk daftar user yang akan menggunakan aplikasi
Nama tabel untuk menyimpan data user adalah TUSER dengan field-field:
1. uName untuk menyimpan data nama user
2. uPwd untuk menyimpan data password
3. Kode Bagian untuk menyimpan data bagian user, misalnya bagian Produksi atau Gudang
4. Nomor Induk yaitu nomor induk karyawan/user pengguna aplikasi
5. Level No yaitu untuk menyimpan data nomor level user
6. Status Aktif untuk menyimpan data apakah user aktif atau tidak aktif, jika status tidak aktif maka user
tidak dapat login ke aplikasi
7. Last Login adalah field untuk menyimpan/merekam data tanggal dan waktu login user terakhir kali
8. Desktop App adalah field untuk mengizinkan user menggunakan aplikasi desktop
9. Web App adalah field untuk mengizinkan user menggunakan aplikasi web
B. Membuat tabel BAGIAN dan DEPARTEMEN
Tabel BAGIAN dan DEPARTEMEN digunakan untuk menyimpan data Departemen dan Bagian.
Karena user yang menggunakana aplikasi ini berasal dari berbagai Departemen dan Bagian, maka tabel
ini mutlak diperlukan. Tabel TUSER direlasikan dengan tabel BAGIAN dan tabel BAGIAN direlasikan ke
tabel DEPARTEMEN.
C. Membuat tabel DATA
Tabel DATA terdiri dari satu buah field dengan nama field NAMA untuk menyimpan data nama user yang
terakhir login ke aplikasi. Nama user ini akan ditampilkan pada text box user name pada form Login User.
D. Membuat Form Login
Berikut adalah gambar form login yang akan digunakan oleh user untuk mengisi user name dan
password:

Pada form ini ada:

Dua text box User Name dan Password

Dua buah tombol Exit (nama tombol cmdCancel) dan Ok (nama tombol cmdOK)
Untuk text box Password kita harus men-set properi Input Mask menjadi Password agar karakter yang
kita isikan pada text box password disembunyikan dan diganti dengan karakter *.

Algoritma program proses autentikasi adalah sebagai berikut:

User mengisi Nama User dan Password

User meng-klik tombol Ok untuk menjalankan even onclick pada tombol cmdOK

Buka tabel TUSER dan periksa nama user yang dientry oleh user apakah ada dalam tabel
TUSER

Jika nama user tidak ada, maka tampilkan pesan Nama User tidak ada !

Jika nama user ada, maka cek status user aktif. Jika user tidak aktif tampilkan pesan Status
User saat ini tidak aktif, silakan hubungi Administrator !

Jika status user aktif, maka cek apakah password yang diisikan oleh user sesuai dengan
password dalam tabel TUSER

Jika password yang diisikan oleh user salah maka tampilkan pesan "Password yang anda isi
salah !" dan aplikasi tidak dapat digunakan hingga password yang diisi benar

Jika password benar maka lanjutkan proses inisialisasi variabel glogal untuk keperluan dalam
aplikasi. Update data Last Login pada tabel TUSER oleh tanggal sistem kapan user tersebut login

Tutup tabel TUSER

Tutup form Form Login

User sudah masuk ke aplikasi dan dapat menggunakan aplikasi

Agar Form Login selalu muncul setiap aplikasi file mdb (file Access) dibuka, maka Form Login ini harus di
set sebagai Start up form pada file aplikasi ini.
Contoh file Access dengan form login dapat di download di sini. Selamat mencoba.
Tunggu tips-tips Microsoft Access selanjutnya di web site ini.
Salam
Penulis

Membuat Menubar di Microsoft Access

Pada Microsoft Access kita dapat membuat menu pull down (menu bar) yang dapat diatur sesuai
keinginan sendiri. Menu ini nanti dapat kita gunakan dalam aplikasi yang kita bangun.
Cara membuat menu bar pada microsoft access adalah sebagai berikut:
1. Jalankan aplikasi Microsoft Access lalu buat file baru dan beri nama db1 atau nama lain.
2. Klik kanan pada area toolbar lalu pada popup menu yang muncul klik Customize..

3. Akan muncul windows Customize

4. Klik tombol New lalu ketik nama menu bar yang akan kita buat misalnya myMenubar pada dialog box
Toolbar Name lalu klik tombol OK.

5. Akan muncul toolbar baru yang masih kosong. Karena

kita akan membuat Menu bar - maka klik tombol Properties pada widow Customize
6. Akan muncul Toolbar Properties, ganti Type dari Toolbar menjadi Menu bar lalu klik tombol close,
sekarang myMenubar masih kosong dan siap dikustomisasi.

Misalnya kita akan membuat menu utama yang terdiri dari Data Master, Data Transaksi, Tools dan Report
dan di bawah menu-menu tersebut kita akan membuat sub menu sebagai berikut:
- Data Master : Barang, Suplier, Customer, Exit
- Data Transasksi : Penerimaan Barang, Penjualan barang, Transaksi Loss More
- Tools: Ganti Password, Compact and Repair Database
- Report : Laporan Pembelian, Laporan Penjualan
Membuat Menu Utama
1. Pada windows Customize klik tab Commands
2. Pilih New Menu pada list box Categories

3. Klik dan tahan New Menu pada list box

Commands (akan muncul tanda + di bawah pointer mouse) geser pointer mouse ke area myMenubar
4. Klik kanan pada tulisan New Menu yang ada di myMenubar lalu pilih Properties pada menu popup
yang muncul.
5. Akan muncul myMenuBar properties ganti caption dengan Data Master, lalu klik tombol Close
6. Ulangi langkah ke 2 sampai langkah ke 5, untuk membuat menu utama Data Transaksi, Tools dan
Report.

Membuat sub menu dari menu utama

Kita akan membuat submenu Barang, Suplier dan Customer di bawah menu utama Data Master. Pada
saat user memilih menu Barang dari menu Data Master maka form Barang akan dibuka, begitu pula
untuk menu Suplier dan Customer. Oleh karena itu kita harus mempersiapkan dulu form Barang, Suplier
dan Customer.
1. Masuk ke mode customize dengan cara klik kanan pada area toolbar atau menu bar lalu pilih
customize
2. klik pada tab Commands jika belum aktif
3. Pada list box categories pilih All Forms
4. Akan tampak daftar form yang sudah ada pada file MS-Access

5. Klik dan tahan pada form Barang pada list box Commands (akan muncul tanda + di bawah pointer
mouse) geser pointer mouse ke area myMenuBar pada data Master, lalu geser sedikit ke bagian bawah
Data Master lalu lepaskan mouse
6. Ulangi langkah ke 5 untuk form Suplier, tempatkan di bawah menu Barang
7. Ulangi langkah ke 5 untuk form Customer, tempatkan di bawah menu Suplier. Hasilnya seperti gambar

berikut:

Membuat Background Form

Beikut adalah contoh form yang telah didesain menggunakan background dari file gif.

Gambar Form Entry Data Penjualan

Untuk membuat background form seperti pada gambar di atas lakukan langkah-langkah berikut ini:
1.
Buka form pada design view.
2.
Buka Property windows dari form.
3.
Pilih tab Format.
4.
Pada property Picture ketikkan C:\img\ACBLENDS.GIF.
5.
Pada property picture type pilih Linked atau Embedded.
6.
Pada property picture size mode pilih Clip.
7.
Pada property picture alignment pilih Top Left.
8.
Pindahkan property windows ke detail.
9.
Set Back Color menjadi putih.
Untuk menambahkan logo seperti yang tampak pada sebelah kanan atas form, yaitu tulisan Bintang Jaya
dengan 4 buah elips berwarna biru-hijau-merah-kuning lakukan langkah-langkah berikut:
1.
Buka form pada mode design view
2.
Tambahkan komponen image dari toolbox
3.
Browse ke folder C:\IMG dan pilih file ONTLogo.gif
4.
Geser komponen image yang baru kita tambahkan pada posisi yang kita kehendaki.
5.
Save form yang baru saja kita update
Untuk membuat form ini diperlukan 2 buah file tambahan yaitu:
1.
ACBLENDS.GIF
2.
ONTLogo.gif
Download kedual file gambar tersebut di sini.
Simpan file ACBLENDS.GIF dan ONTLogo.gif pada folder C:\IMG. Anda juga dapat mentimpan file ini
pada folder yang lain dan jika file ini disimpan pada folder yang berbeda, maka property pada form juga
harus diubah sesuai dengan tempat di mana file ini disimpan.
Catatan:
Pada property picture type ada pilihan Linked atau Embedded. Perbedaan antara kedua type ini adalah
jika kita menggunakan Linked maka setiap form ini dibuka form akan mencari file yang di link-kan pada

form ini, jika file tidak ada maka akan muncul pesan error bahwa file tidak ditemukan. Sedangkan jika
menggunakan setingan Embedded maka file gambar disimpan sebagai bagian dari Form dan tidak akan
mencari file pada folder.

Startup Form Microsoft Access

Microsoft Access menyediakan seting agar sebuah form langsung diaktifkan (dibuka) jika file Access
tersebut dibuka oleh user. Pada contoh aplikasi ini, sebagai default Start up form digunakan form dengan
nama bg. Dengan seting-an seperti ini maka setiap kali file access dibuka maka program akan langsung
membuka form bg.
Cara menseting start up form pada Microsoft Access adalah:
1. Pilih menu Tools lalu pilih Start Up.
2. Akan muncul windows/option Startup.

3. Isi Application tittle sesuai dengan aplikasi yang anda buat.

3. Pilih form pada Display form/page dalam aplikasi ini form bg.
4. Klik tombol OK.
Form bg adalah form yang dibuat dengan desain seperti gambar berikut:

Seting property form bg adalah:

- Record Selector : No
- Navigation button : No
- Border Style : None
Pada form bg ada script yang dijalankan pada saat form ini diaktifkan. Even yang diaktifkan pada form bg
ini adalah:
1. On Current
2. On Load
3. On Unload

Script lengkap pada form bg adalah sbb:

view plaincopy to clipboardprint?

1.

Option Compare Database

2.

Option Explicit

3.
4.

Private Sub Form_Current()

5.

Dim strDoc As String

6.

strDoc = "Form Login"

7.
8.

DoCmd.OpenForm strDoc, acNormal, , , , acDialog

9.
10.

End Sub

11.
12.

Private Sub Form_Load()

13.

App_Toolbars

14.

End Sub

15.
16.

Private Sub Form_Unload(Cancel As Integer)

17.

On Error Resume Next

18.

Std_Toolbars

19.

End Sub

Pada saat form diload maka procedure App_Toolbars akan dijalankan.Procedure ini berfungsi untuk
menyembunyikan menu dan toolbar standard dari Microsoft Access dan mengaktifkan pull down menu
dan toolbars buatan sendiri. Berikut adalah isi script procedure App_Toolbars:
view plaincopy to clipboardprint?

1.

Public Sub App_Toolbars()

2.

On Error GoTo Error_Handler

3.

Dim i As Integer

4.

DoCmd.ShowToolbar "Alignment and Sizing", acToolbarNo

5.

DoCmd.ShowToolbar "Database", acToolbarNo

6.

DoCmd.ShowToolbar "Filter/Sort", acToolbarNo

7.

DoCmd.ShowToolbar "Form Design", acToolbarNo

8.

DoCmd.ShowToolbar "Form View", acToolbarNo

9.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (Datasheet)", acToolbarNo

10.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (Form/Report)", acToolbarNo

11.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (Page)", acToolbarNo

12.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (PivotTable/PivotChart)", acToolbarNo

13.

DoCmd.ShowToolbar "Macro Design", acToolbarNo

14.

DoCmd.ShowToolbar "Menu Bar", acToolbarNo

15.

DoCmd.ShowToolbar "Page Design", acToolbarNo

16.

DoCmd.ShowToolbar "Page View", acToolbarNo

17.

DoCmd.ShowToolbar "PivotChart", acToolbarNo

18.

DoCmd.ShowToolbar "PivotTable", acToolbarNo

19.

DoCmd.ShowToolbar "Print Preview", acToolbarNo

20.

DoCmd.ShowToolbar "Query Datasheet", acToolbarNo

21.

DoCmd.ShowToolbar "Query Design", acToolbarNo

22.

DoCmd.ShowToolbar "Relationship", acToolbarNo

23.

DoCmd.ShowToolbar "Report Design", acToolbarNo

24.

DoCmd.ShowToolbar "Source Code Control", acToolbarNo

25.

DoCmd.ShowToolbar "Table Datasheet", acToolbarNo

26.

DoCmd.ShowToolbar "Table Design", acToolbarNo

27.

DoCmd.ShowToolbar "Toolbox", acToolbarNo

28.

DoCmd.ShowToolbar "Utility 1", acToolbarNo

29.

DoCmd.ShowToolbar "Utility 2", acToolbarNo

30.

DoCmd.ShowToolbar "Web", acToolbarNo

31.
32.

DoCmd.ShowToolbar "myToolbar", acToolbarYes

33.

DoCmd.ShowToolbar "Menuku", acToolbarYes

34.
35.

varUser = ""

36.

varLevel = ""

37.

varBagian = ""

38.

varNIK = ""

39.

varNamaSeksi = ""

40.

varDepartemen = ""

41.

varHeadquarter = ""

42.

varLevelNo = 9

43.
44.

For i = 0 To Max_aModul

45.

aModul(i) = ""

46.

Next i

47.
48.

Exit Sub

49.
50.

Error_Handler:

51.

MsgBox Err.Description, vbExclamation, Err.Number

52.
53.

End Sub

Pada script di atas tampak bahwa semua toolbars standar dari Microsoft Access dinonaktifkan dan
toolbar myToolbar dan Menuku yang merupakan toolbar buatan user sendiri diaktifkan.
Sedangkan pada saat form di-unload, procedure Std_Toolbars dipanggil untuk mengembalikan setingan

standar pull down menu dan standard toolbar dari Microsoft Access. Berikut adalah isi script procedure
Std_Toolbars:
view plaincopy to clipboardprint?

1.

Public Sub Std_Toolbars()

2.

On Error GoTo Error_Handler

3.

DoCmd.ShowToolbar "myToolbar", acToolbarNo

4.

DoCmd.ShowToolbar "Menuku", acToolbarNo

5.
6.

DoCmd.ShowToolbar "Alignment and Sizing", acToolbarWhereApprop

7.

DoCmd.ShowToolbar "Filter/Sort", acToolbarWhereApprop

8.

DoCmd.ShowToolbar "Form Design", acToolbarWhereApprop

9.

DoCmd.ShowToolbar "Form View", acToolbarWhereApprop

10.

DoCmd.ShowToolbar "Database", acToolbarWhereApprop

11.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (Datasheet)", acToolbarWhereApprop

12.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (Form/Report)", acToolbarWhereApprop

13.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (Page)", acToolbarWhereApprop

14.

DoCmd.ShowToolbar "Formatting (PivotTable/PivotChart)", acToolbarWhereApprop

15.

DoCmd.ShowToolbar "Macro Design", acToolbarWhereApprop

16.

DoCmd.ShowToolbar "Menu Bar", acToolbarWhereApprop

17.

DoCmd.ShowToolbar "Page Design", acToolbarWhereApprop

18.

DoCmd.ShowToolbar "Page View", acToolbarWhereApprop

19.

DoCmd.ShowToolbar "PivotChart", acToolbarWhereApprop

20.

DoCmd.ShowToolbar "PivotTable", acToolbarWhereApprop

21.

DoCmd.ShowToolbar "Print Preview", acToolbarWhereApprop

22.

DoCmd.ShowToolbar "Query Datasheet", acToolbarWhereApprop

23.

DoCmd.ShowToolbar "Query Design", acToolbarWhereApprop

24.

DoCmd.ShowToolbar "Relationship", acToolbarWhereApprop

25.

DoCmd.ShowToolbar "Report Design", acToolbarWhereApprop

26.

DoCmd.ShowToolbar "Source Code Control", acToolbarWhereApprop

27.

DoCmd.ShowToolbar "Table Datasheet", acToolbarWhereApprop

28.

DoCmd.ShowToolbar "Table Design", acToolbarWhereApprop

29.

DoCmd.ShowToolbar "Toolbox", acToolbarWhereApprop

30.

DoCmd.ShowToolbar "Utility 1", acToolbarWhereApprop

31.

DoCmd.ShowToolbar "Utility 2", acToolbarWhereApprop

32.

DoCmd.ShowToolbar "Web", acToolbarWhereApprop

33.
34.

Exit Sub

35.
36.

Error_Handler:

37.

MsgBox Err.Description, vbExclamation, Err.Number

38.
39.

End Sub

Fungsi Terbilang di Microsft Access

Fungsi terbilang adalah untuk menampilkan nilai angka pada bentuk kalimat. Pada setiap kwitansi untuk
transaksi jual beli barang atau jasa biasanya kita harus menulisakan angka atau nilai transaksi dalam
bentuk kalimat, misalnya dua juta lima ratus rupiah untuk angka Rp 2.500.000,Fungsi terbilang harus kita buat sendiri karena Microsoft Access tidak menyediakan fungsi ini.
Pada contoh fungsi terbilang yang dibuat di sini, fungsi akan menerima 2 buah parameter yaitu parameter
angka yang akan dijadikan kelimat terbilang dan mata uang sebagai parameter kedua.

Parameter kedua berupa mata uang sebagai berikut:

IDR : rupiah

USD : dolar

JPY : yen

SGD : dolar singapura

GBP : poundsterling

EUR : euro
Cara memanggil fungsi terbilang di sini adalah:
txtVariabel = Terbilang(varAngka,varMataUang)

Script Fungsi Terbilang adalah sebagai berikut:

view plaincopy to clipboardprint?

1.

Public Function Terbilang(ByVal MyNumber, ByVal vMataUang)

2.
3.

Dim MataUang As String, cMataUang As String

4.

Dim Rupiah, sen, Temp

5.

Dim DecimalPlace, Count

6.

ReDim Place(9) As String

7.

Dim a As Long

8.
9.

cMataUang = vMataUang

10.

If cMataUang = "IDR" Then

11.
12.
13.
14.
15.

MataUang = " rupiah"

ElseIf cMataUang = "USD" Then
MataUang = " dolar"
ElseIf cMataUang = "JPY" Then
MataUang = " yen"

16.

ElseIf cMataUang = "SGD" Then

17.

MataUang = " dolar singapura"

18.

ElseIf cMataUang = "GBP" Then

19.

MataUang = " poundsterling"

20.

ElseIf cMataUang = "EUR" Then

21.
22.
23.
24.
25.

MataUang = " euro"

Else
MataUang = " "
End If

26.

Place(2) = " ribu"

27.

Place(3) = " juta"

28.

Place(4) = " milyar"

29.

Place(5) = " trilyun"

30.

' String representation of amount.

31.

MyNumber = Trim(Str(MyNumber))

32.

' Position of decimal place 0 if none.

33.

DecimalPlace = InStr(MyNumber, ".")

34.

' Convert sen and set MyNumber to dollar amount.

35.

If DecimalPlace > 0 Then

36.

sen = GetTens(Left(Mid(MyNumber, DecimalPlace + 1) & "00", 2))

37.

MyNumber = Trim(Left(MyNumber, DecimalPlace - 1))

38.

End If

39.

Count = 1

40.

Do While MyNumber <> ""

41.

Temp = GetHundreds(Right(MyNumber, 3))

42.

If Temp <> "" Then Rupiah = Temp & Place(Count) & Rupiah

43.

If Left(Trim(Rupiah), 9) = "Satu Ribu" Then

44.

Rupiah = " Seribu" & Mid(Rupiah, 11)

45.

End If

46.

If Len(MyNumber) > 3 Then

47.
48.
49.

MyNumber = Left(MyNumber, Len(MyNumber) - 3)

Else
MyNumber = ""

50.

End If

51.

Count = Count + 1

52.

Loop

53.
54.
55.
56.
57.

Select Case Rupiah

Case ""
Rupiah = "nol"
Case Else
Rupiah = Rupiah

58.

End Select

59.

Select Case sen

60.
61.
62.
63.

Case ""
sen = "" ' dan nol sen"
Case Else
sen = " koma" & sen

64.

End Select

65.

Terbilang = Trim(Rupiah & sen & MataUang)

66.
67.

End Function

Fungsi Terbilang di sini memanggil fungsi lain yaitu fungsi GetHundreds(), GetDigit() dan GetTens().
Pada contoh program yang dapat didownload di sini akan didemonstrasikan penggunaan fungsi terbilang
ini pada sebuah form. Pada form ini ada text box untuk mengisi angka yang akan ditampilkan kalimat
terbilangnya, satu buah combo box pilihan jenis mata uang, tombol untuk menjalankan atau memanggil
fungsi terbilang dan menampilkan hasil dari fungsi terbilang pada text box terbilang.

DOWNLOAD CONTOH PROGRAM FUNGSI

TERBILANG
Salam
Selamat mencoba