Henry Fayol

Administrar es planear, organizar, dirigir y controlar. sa es la definicin de la

escuela del proceso administrativo, o enfoque funcional de la administracin.
El personaje que sistematiz y divulg esas ideas fue el ingeniero francs
Henry Fayol (1841-1925), uno de los integrantes de la escuela clsica de la
administracin. En 1860 fue contratado por la corporacin minera y metalrgica
francesa Comambault, donde estuvo toda su vida hasta jubilarse como director
general en 1918. En 1888, cuando se le promovi a esa posicin, la empresa
estaba al borde del desastre. Los accionistas no reciban ningn dividendo
desde 1885, las fbricas slo producan prdidas y las minas de carbn se
hallaban casi agotadas. Fayol cambi esa situacin al cerrar las unidades con
dficit, lanzar nuevos productos y adquirir ms minas de carbn. A los 77 aos,
cuando se jubil, haba logrado que la compaa fuera en extremo exitosa.
El proceso administrativo segn Fayol
En 1916, a los 75 aos, Fayol public Administracin general e industrial. En
1929 el libro se public en ingls, pero no fue conocido en ese idioma hasta
1949, con el ttulo General and industrial management. Segn esa obra:
La administracin es una funcin distinta de las dems tareas de la empresa,
como las finanzas, la produccin y la distribucin.
La administracin comprende cinco funciones: planeacin, organizacin,
direccin, coordinacin y control.

LA FUNCIN ADMINISTRATIVA
De acuerdo con Fayol, la administracin es una actividad comn a todo lo que
emprende el ser humano (familia, negocios, gobierno) y siempre exige algn
grado de planeacin, organizacin, direccin, coordinacin y control. Por lo
tanto, todos deberan estudiarla, lo que exigira una teora general de la
administracin. Para responder a esa necesidad, Fayol cre y divulg su propia
teora, que comienza por dividir a la empresa en seis actividades o funciones
distintas.
1. Tcnica (produccin, manufactura).
2. Comercial (compra, venta, intercambio).
3. Financiera (obtencin y utilizacin de capital).
4. Seguridad (proteccin de la propiedad y de las personas).
5. Contabilidad (registro de existencias, balances, costos, estadsticas).
6. Administracin (planeacin, organizacin, direccin, coordinacin y control).

Fayol sugiri que la funcin administrativa era la ms importante de todas y

defini cada uno de sus componentes de la siguiente manera:
Planeacin (previsin): examinar el futuro y trazar un plan de accin a
mediano y largo plazos.
Organizacin: montar una estructura humana y material para emprender un
negocio.
Direccin: mantener activo al personal en toda la empresa.
Coordinacin: reunir, unificar y armonizar toda la actividad y el esfuerzo.
Control: cuidar que todo se realice de acuerdo con los planes y las rdenes.

PLANEACIN
El proceso de planeacin es una herramienta para administrar las relaciones
con el futuro. Es una aplicacin especfica del proceso de decisin. Las
decisiones que, de alguna manera, buscan influir en el futuro o que se pondrn
en prctica en l, son decisiones de planeacin.
Proceso de planeacin
El proceso de planeacin comprende tres etapas principales. Cada una de ellas
es un proceso de decisin que involucra el anlisis, la evaluacin de opciones y
la eleccin de un curso de accin. Cada una de esas decisiones admite
aciertos y errores, que dependen de las competencias del planeador y de otros
factores, como la disponibilidad de informacin.

Adquisicin de los datos de entrada

Los datos de entrada son informacin sobre el presente, pasado o futuro del
ambiente externo y de los sistemas internos de la organizacin. Muestran
necesidades, amenazas, oportunidades o una situacin con la que debe lidiar
el administrador. Son ejemplos de datos de entrada: informes sobre la
satisfaccin o insatisfaccin con el estado actual de la organizacin, pedidos,
solicitudes hechas por los clientes y cambios en la legislacin, en los
programas y polticas del gobierno o en la coyuntura social y econmica.

Procesamiento de los datos de entrada.

Procesar los datos de entrada significa transformar la informacin para producir
nueva informacin y decisiones. Es el ncleo del proceso de planeacin. Los
datos de entrada se transforman por medio de (a) la interpretacin del
significado de la informacin, (b) la identificacin de opciones para lidiar con las
necesidades, amenazas, oportunidades o situaciones previsibles del futuro y
(c) la evaluacin de las opciones y eleccin de un curso de accin u objetivo.

Preparacin de un plan
El resultado del proceso de planeacin es la preparacin de planes. En
esencia, un plan es una gua para la accin en el futuro; establece a qu
situacin debe llegarse, lo que tiene que hacerse para arribar a ella y los
recursos que se van a aplicar en ese esfuerzo. Los planes tambin deben
incluir una previsin de los medios de control de accin y del consumo de los
recursos, para asegurar la realizacin de objetivos.

Tipos de planes
Los planes pueden clasificarse de acuerdo con diferentes criterios. Uno de los
ms relevantes para los administradores es el de la permanencia, que los
clasifica en temporales y permanentes.
Planes temporales. Tambin conocidos como planes con una finalidad
singular, dejan de existir cuando se alcanzan los objetivos.
Planes permanentes. Contienen las decisiones programadas que deben
utilizarse en situaciones predefinidas. Las polticas, los procedimientos y ciertos
tipos de objetivos (como la definicin del negocio o misin de la empresa) son
planes permanentes.

ORGANIZACIN
Para llevar a cabo los planes es necesario organizar los recursos. Organizar es
el proceso de utilizar cualquier conjunto de recursos en una estructura que
facilite la realizacin de planes. Tiene como resultado el ordenamiento de las
partes de un todo o la divisin de un todo en partes ordenadas, segn algn
criterio o principio de clasificacin. Un conjunto organizado conforme a
determinado tipo de criterio posee una estructura. La organizacin es un
atributo de cualquier conjunto estructurado u ordenado de acuerdo con cierto
criterio.
Organizar es, como todas las funciones de la administracin, un proceso de
tomar decisiones. Dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas y
establecer mecanismos de comunicacin y coordinacin son decisiones de
organizacin. En seguida se analizan las principales etapas (o decisiones) en el
proceso de Organizar.
Divisin del trabajo
La divisin del trabajo es el proceso por el que una tarea se divide en partes o
unidades, cada una de las cuales se atribuye a una persona o grupo de
personas. En las organizaciones, a las unidades de trabajo se les llama
genricamente departamentos. Cada departamento realiza una parte del
trabajo total, que es necesaria para alcanzar los objetivos.

Definicin de responsabilidades
Una vez identificadas las unidades de trabajo suelen definirse las
responsabilidades, que son las obligaciones o deberes de las personas para
realizar las tareas o actividades. El conjunto de tareas de las que una persona
se responsabiliza se llama cargo. Por lo general, un departamento es un
conjunto de cargos. Sin embargo, como sucede en las organizaciones
pequeas, un departamento puede corresponder a un solo cargo.
Definicin de los niveles de autoridad
Despus de dividir el trabajo es necesario atribuir autoridad a las personas o
unidades de trabajo. La autoridad es el derecho legal que los jefes o gerentes
tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo,
llamados subordinados, colaboradores o funcionarios, dependiendo del tipo de
organizacin.
Departamentalizacin
La forma de dividir las tareas entre los departamentos depende de principios
llamados criterios de departamentalizacin. Por ejemplo: a cada departamento
se le puede atribuir la tarea de atender a un tipo especfico de cliente, producir
un tipo preciso de producto o cuidar determinada rea geogrfica. Esos y otros
criterios de departamentalizacin definen las responsabilidades especializadas
de las unidades de la estructura organizacional.
El modo ms simple de departamentalizacin se basa en el criterio funcional,
que pueden utilizar las organizaciones tanto grandes como pequeas. A partir
de una departamentalizacin funcional, la estructura puede evolucionar hacia
formas ms complejas. En general, las organizaciones usan una combinacin
de criterios de departamentalizacin. En seguida se presentan los ms
importantes.

Organizacin funcional. Las funciones organizacionales son conjuntos de

tareas interdependientes orientadas hacia un objetivo singular. Cada una de
ellas contribuye a la realizacin del propsito o tarea total de una organizacin.
Todas las organizaciones de un mismo ramo de actividades tienen
aproximadamente las mismas funciones.
Organizacin por producto. Cuando la empresa trabaja con varios productos o
servicios que tienen diferencias importantes entre s, resulta mejor administrar
a cada uno en forma individual. Esa eleccin se traduce en una estructura
organizacional donde la responsabilidad se divide utilizando el producto o
servicio como criterio. A cada unidad de trabajo se le asigna una
responsabilidad y autoridad sobre un grupo o sobre todas las operaciones
relativas a un producto o servicio.
Organizacin por cliente. Este criterio es apropiado cuando la organizacin
atiende a diversos tipos de clientes, con necesidades muy diferentes, o cuando

los clientes son iguales pero tienen necesidades distintas. Esa

departamentalizacin es una forma segura de garantizar la satisfaccin de los

clientes. Son usuarios tradicionales de dicho criterio las tiendas

departamentales (que utilizan de manera simultnea el criterio de producto) y
las agencias de publicidad.
Organizaciones de proyectos. Las actividades temporales llamadas proyectos
se realizan mediante estructuras organizacionales temporales.

DIRECCIN
El proceso de direccin consiste en realizar las actividades planeadas, que
implican un gasto de energa fsica e intelectual. La naturaleza de las
actividades vara mucho de un caso a otro, de acuerdo con el tipo de
organizacin, los objetivos, lo establecido en los planes, la competencia de las
personas, la disponibilidad de recursos y otros factores.
La direccin de actividades se basa en los procesos de planeacin y
organizacin, que son sus datos de entrada. Los resultados del proceso de
direccin son productos o servicios.
Muchas veces, la planeacin y la direccin se sobreponen. Los planes
evolucionan a medida que la direccin avanza, pues se detallan o modifican
para incorporar nuevas decisiones e implantar acciones correctivas.

CONTROL
El proceso de control est vinculado a la realizacin de objetivos, lo que implica
disponer de informacin sobre ellos y sobre las actividades encaminadas a
lograrlos. Este proceso produce y utiliza informacin para tomar decisiones. La
informacin y las decisiones de control permiten mantener cualquier sistema
orientado hacia el objetivo.
El proceso de control:
Informa cules objetivos deben alcanzarse.
Informa al sistema sobre su desempeo en comparacin con los objetivos.
Informa al sistema lo que se debe hacer para asegurar que los objetivos se
alcancen.
Controlar, en esencia, es el proceso de tomar decisiones para mantener un
sistema orientado hacia un objetivo, con base en informacin continua sobre
las actividades del propio sistema y sobre el objetivo. ste se vuelve un patrn
de control y de evaluacin del desempeo de la actividad.

BIBLIOGRAFIA

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN
Antonio Cesar Amaru Maximiano

Teora general y proceso administrativo

PRIMERA EDICIN, 2009
D.R. 2009 por Pearson Educacin de Mxico, S.A. de C.V.
Atlacomulco 500-5o. piso
Col. Industrial Atoto
53519, Naucalpan de Jurez, Estado de Mxico
captulo 4 Fayol y la escuela del proceso de administracin