PANDUAN KEGIATAN SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN, HUKUM, DAN HUMAS

RSU DUTA MULYA MAJENANG

Bab I. Definisi

Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas merupakan unit kerja yang menangani
masalah administrasi kepegawaian, permasalahan yang berkaitan dengan hukum serta
kehumasan.

Administrasi kepegawaian yang dikelola oleh Sub bag Kepegawaian, Hukum dan Humas
meliputi kegiatan pengadministrasian pegawai mulai dari seorang pegawai diangkat menjadi
Karyawan, kenaikan pangkat baik fungsional maupun non fungsional, permohonan cuti,
penilaian kinerja, penyusunan data kenaikan pangkat, dan kegiatan lainnya sampai dengan proses
pensiun, termasuk didalamnya pemutakhiran data pegawai setiap 2 tahun sekali.

Tujuan pengelolaan administrasi kepegawaian di Sub Bagian Kepegawaian, Hukum dan

Humas adalah terciptanya keseragaman dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyajian data
serta informasi mennganai data kepegawaian yang memenuhi syarat untuk berbagai macam
keperluan kepegawaian.

Dalam kaitannya dengan hukum dan kehumasan, Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan
Humas menangani berbagai pengaduan yang disampaikan oleh pengguna jasa terkait dengan
pelayanan yang diberikan di RSU Duta Mulya baik disampaikan secara langsung maupun
melalui media tertentu. Koordinasi dengan dinas terkait juga dilakukan oleh Sub Bag
Kepegawaian, Hukum dan Humas untuk penanganan pasien terlantar.

Bab II. Ruang Lingkup

Sub bag Kepegawaian Hukum dan Humas di RSU Duta Mulya terdiri dari:

a. Kepala Sub Bag Kepegawaian Hukum dan Humas

Mempunyai tugas menyediakan data bahan perumusan kebijakan teknis,

pengkoordinasian, pembinaan, fasilitasi dan penata laksanaan tugas dibidang kepegawaian
hukum dan humas meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian hukum dan humas,
organisasi dan tata laksana di lingkungan RS.
b. Pengadministrasi Kepegawaian hukum dan humas

mempunyai tugas:

- Menyusun data kenaikan pangkat regular

- Menyusun Daftar Urutan Kepangkatan sesuai aturan untuk ketentuan yang berlaku guna
tertib administrasi kepegawaian
- Pemutakhiran data pegawai secara berkala agar data pegawai tetap aktual
- Pengurusan cuti pegawai
- Pengajuan permintaan peserta ujian dinas bagi tenaga non fungsional.
- Mengajukan kenaikan gaji berkala
- Mengusulkan pensiun
- Pengajuan usulan penerbitan karpeg dan taspen
- Pengajuan karis dan karsu
- Pengajuan usulan penambahan tunjangan keluarga

c. Pengelola Data Kepegawaian Hukum dan Humas

Mempunyai tugas:

- Membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat

- Mengajukan usulan kenaikan pangkat fungsional ke Direktur ntuk proses lebih lanjut.
- Mengusulkan kenaikan pangkat angka kredit tenaga fungsional
- Ajukan proses pengangkatan Karyawan

d. Agendaris Kepegawaian Hukum dan Humas

Mempunyai tugas:

- Membantu pengiriman surat-surat urusan kepegawaian di lingkungan RSU Duta Mulya

- Membawa dan mengambil asmanan urusan kepegawaian hukum dan humas ke / dari
bagian umum
- Membantu penata arsip
- Melaksanakan tugas untuk mem foto copy data kepegawaian hukum dan humas
- Membantu penyuluhan kesehatan RS

e. Operator Komputer Kepegawaian Hukum dan Humas

Mempunyai tugas:

- Membantu membuat konsep surat yang berkaitan dengan kepegawaian hukum dan humas
- Menerima hasil koreksi surat dari atasan
- Membantu kelancaran sub bag kepegawaian hukum dan humas
- Pengurusan absensi pegawai
 - Mengetik Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) bagi pegawai RSU Duta Mulya
- Melaksanakan tugas kedinasan untuk pasien terlantar.

III. Tata Laksana

a. Kepala Sub Bag Kepegawaian Hukum dan Humas

Rincian tugas jabatan Kepala Sub Bag Kepegawaian, hukum dan humas meliputi :
1. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bag Kepegawaian, Hukum dan Humas
berdasarkan per undang-undanagn yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas
2. Mengkoordinasikan tugas-tugas di bidang kepegawaian, Hukum dan Humas untuk
kelancaran pelaksanaan tugas
3. Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi agar
tugas dapat diselesaikan tepat waktu, sasaran dan mutu.
4. Menyediakanan bahan perumusan kebijakan teknis dibidang Kepegawaian
5. Menyediakanan bahan perumusan kebijakan teknis dibidang Hukum dan Humas
6. Menyediakan data bahan penyusunan rencana dan program kerja RSUD Kardinah di
bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas
7. Menyediakan bahan laporan perkembangan kegiatan dan laporan Akuntabilitas Kerja
Instansi Pemerintah (LAKIP) bidang kepegawaian, hukum dan Humas.
8. Menyediakan data bahan LPPD dan KPL di bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas
dengan melakukan koordinasi dengan Sub. Bag atau seksi lain.
9. Melaksanakan pengumpulan dan pengolahan data di bidang Kepegawaian, hukum dan
humas.
10. Menyajikan data di bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas.
11. Memberikan pelayanan teknis dibidang Kepegawaian, Hukum dan Humas.
12. Melaksanakan tugas-tugas Kepegawaiana, Hukum dan Humas meliputi pengelolaan
administrasi Kepegawaian, Hukum dan Humas, organisasi dan tatalaksana di
lingkungan Rumah Sakit.
13. Memantau dan mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas secara rutin sebagai bahan
masukan dan saran kepada pimpinan guna pengambilan keputusan lebih lanjut
14. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada pimpinan sebagai bentuk pertanggung jawaban
untuk memudahkan pengendalian dan pengawasan.
15. Membina bawahan untuk meningkatkan motivasi dan disiplin kerja.
16. Memberikan penilaian bawahan sesuai ketentuan peraturan per undang-undanagn yang
berlaku untuk pengingkatan prestasi kerja.
17. Melaksanakan tugas kedinasan lain atas perintah pimpinan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.

Hasil kerja :

1. Adanya data kepegawaian tentang pegawai yang memenuhi syarat untuk mendapatkan
kenaikan
2. Terkirimnya usulan kenaikan pangkat ke BKD secara tepat waktu
3. Tersedianya data kepegawaian yang ada di RSUD Kardinah (jumlah pegawai
perpendidikan, agama, jenis kelmain, dll dengan status kepegawaiannya).
4. Tersedianya rencana laporan program kerja di Kepegawaian, Hukum dan Humas.
5. Adanya penyesuain gaji secara tepat waktu
 6. Tersedianya bahan laporan perkembangan kegiatan dan laporan Akuntabilitas Kerja
Instansi Pemerintah (LAKIP) bidang Kepegawaian, Hukum dan Humas
7. Melayani teknis dibidang Kepegawaian, Hukum dan Humas.

b. Pengadministrasi Kepegawaian hukum dan humas

Rincian tugas bagian pengadministrasi Kepegawaian, Hukum dan Humas meliputi :
1. Menyusun data kenaikan pangkat regular
Prosedur penyusunan data kenaikan pangkat adalah sebagai berikut:
Mempelajari DUK
Mencatat nama-nama yang akan diusulkan KP ke dalam buku penjagaan KP
Membuat usulan KP
Menaikkan usulan KP kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan
Menghubungi PNS yang akan naik pangkat untuk melengkapi berkas
Menghimpun berkas usulan KP dari PNS yang akan naik pangkat
Menaikkan kelengkapan persyaratan untuk dilegalisir pejabat yang berwenang
Mengajukan usulan KP ke BKD untuk proses lebih lanjut.
2. Menyusun Daftar Urutan Kepangkatan sesuai aturan untuk ketentuan yang berlaku
guna tertib administrasi kepegawaian
Prosedur penyusunan DUK adalah sebagai berikut :
Mempelajari DUK lama
Mengurutkan jenjang pangkat PNS yang lebih tinggi dan lebih dahulu
Mengurutkan jenis jabatan PNS yang lebih tinggi dan lebih dahulu
Mengurutkan masa kerja PNS yang lama
Mengurutkan latihan jabatan PNS mana yang lebih dahulu lulus mengikuti
pelatihan
Mengurutkan tingkat pendidikan PNS yang lebih tinggi dan lebih dahulu lulus
Mengurutkan usia PNS yang lebih tinggi
3. Pemutakhiran data pegawai secara berkala agar data pegawai tetap aktual

Prosedur pemutakhiran data pegawai adalah sebagai berikut :

Mempelajari DUK
Mencatat ke buku penjagaan perubahan data pegawai
Memfoto copy SK bila ada mutasi pegawai
Memasukkan SK ke dalam file pegawai
4. Pengurusan cuti pegawai

Prosedur pengurusan cuti pegawai adalah sebagai berikut ;

Membuat permohonan cuti

Mengajukan asmanan cuti ke atasan
Membuat jawaban cuti untuk disampaikan ke yang bersangkutan
Mengirimkan permohonan cuti ke BKD

5. Pengajuan permintaan peserta ujian dinas bagi tenaga non fungsional.

Prosedur pengajuan permintaan peserta ujan dinas adalah sebagai berikut :

Mempelajari DUK
Mencatat data PNS yang akan melaksanakan ujian dinas
Membuat surat pengantar
 Mengajukan surat ke direktur
Mengirimkan data usulan dinas ke BKD
6. Mengajukan kenaikan gaji berkala

Prosedur pengajuan kenaikan gaji berkala adalah sebagai berikut :

Ambil data PNS yang memenuhi syarat untuk kenaikan gaji berkala
Konsep SK Kenaikan Gaji Berkala (KGB)
Ketik nota pengajuan
Koreksi bila masih ada kesalahan
Ajukan ke Direktur untuk ditanda tangani

Kirimkan surat keterangan gaji berkala untuk realisasi gaji.

Distribusikan ke Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan
Simpan sebagai arsip
7. Mengusulkan pensiun
Prosedur pengusulan pensiun adalah sebagai berikut :
Pilah PNS yang memasuki BUP
Catat PNS yang memasuki BUP kedalam buku penjagaan pensiun
Buat nominatif PNS yang memasuki BUP
Hubungi PNS yang sudah memasuki BUP untuk melengkapi berkas
Terima berkas usulan pensiun
Koreksi kelengkapan berkas pensiun
Ajukan berkas kepada direktur untuk ditanda tangani
Buat surat pengantar ke Badan Kepegawaian Daerah
Ajukan berkas usulan pensiun untuk proses lebih lanjut
10Penerbitan SK Pensiun oleh Badan Kepegawaian Negara
11Penerimaan SK Pensiun dari BKN ke BKD
Penerimaan SK Pensiun dari BKD kepada Sub Bagian Kepegawaian RSSUD
Kardinah
Pemberitahuan kepada PNS yang pensiun oleh Sub bagian Kepegawaian
Penyerahan SK Pensiun kepada yang bersangkutan.
8. Pengajuan usulan penerbitan karpeg dan TASPEN

Prosedur pengajuan usulan penerbitan karpeg dan TASPEN adalah sebagai berikut :

Pelajari DUK
Catat kebuku penjagaan usulan Karpeg dan Taspen
Buat daftar nominatif PNS yang akan diusulkan Karpeg dan Taspen
Hubungi yang bersangkutan untuk mengumpulkan persyaratan yang berlaku
Minta legalisir kepada pejabat yang berwenang menanda tangani
Buat surat pengantar dan nota pengajuan ke BKD
Bawa berkas ke BKD
Koreksi Karpeg / Taspen yang sudah jadi
Hubungi yang bersangkutan untuk mengambil Karpeg/Taspen di Sub Bag.
Kepegawaian
9. Pengajuan karis dan karsu
Prosedur pengajuan karis dan karsu adalah sebagai berikut :
Minta berkas Karsu/Karis
 Kumpulkan berkas Karsu/Karis
Koreksi berkas Karsu/Karis.
Ajukan ke Direktur
Kirim berkas ke Badan Kepegawaian Daerah.
Penerimaan Karsu/Karis.
Beritahukan kepada Pegawai Negeri Sipil yang bersangkutan untuk menerima
Karpeg/Karsu/Karis.
10. Melaksanakan tugas tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan yang berkaitan
dengan bidang tugas

Hasil kerja :

1. Adanya data kepegawaian tentang pegawai yang ememnuhi syarat untuk keperluan
kepegawaian
2. Terkirimnya usulan kenaikan pangkat secara tepat waktu
3. Terkirimnya asli kenaikan pangkat kepada pegawai yang bersangkutan secara tepat waktu
4. Terealisasinya SK KGB seuai dengan kebutuhan
5. Diterimanya karis/karsu kepada yang bersangkutan

c. Pengelola Data Kepegawaian Hukum dan Humas

Mempunyai tugas:

1. Membuat surat pengantar usulan kenaikan pangkat

Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :
Membuat konsep dan mengetik surat pengantar
Membuat nota pengajuan untuk permohonan tanda tangan
Mengajukan ke BKD untk proses lebih lanjut
2. Mengajukan usulan kenaikan pangkat fungsional ke BKD untuk proses lebih lanjut.
Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :
Mengurutkan berkas berdasarkan usulan pertimbangan
Menata berkas yang sudah lengkap
Mengirimkan berkas ke BKD
3. Mengusulkan kenaikan pangkat angka kredit tenaga fungsional
Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :
Mempelajari DUK
Mencatat PNS yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulkan kenaikan pangkat
ke buku penjagaan KP
Membuat daftar nominative KP/nota Pertimbanagn
Menghubungi PNS yang akan naik pangkat untuk melengkapi berkas
Mengecek berkas DUPAK dari PNS yang akan naik pangkat untuk memenuhi syarat
yang ditentukan dalam nagka kredit
Menaikkan DUPAK kepada atasan selaku TIM Penilai Angka krdit di RSUD untuk
ditnda tngani
Menaikkan DUPAK yang sudah ditanda tanagni oleh TIM penilai kepada Direktur
untuk ditanda tangani selaku pejabat pengusul
4. Pengajuan proses pengangkatan CPNS menjadi PNS
Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :
Pelajari DUK
 Catat ke buku penjagaan usulan PNS
Cek CPNS yang sudah lulus mengikuti prajabatan
Buat daftar nominatif nama-nama CPNS yang akan diusulkan PNS
Hubungi yang bersangkutan untuk mengumpulkan berkas yang berlaku
Himpun dan teliti berkas yang masuk
Minta tanda tangan kepada pejabat yang berwenang untuk ditanda tangani
Buat nota pengantar ke BKD
Bawa berkas yang sudah lengkap ke BKD
Ambil SK yang sudah turun dari BKD
Hubungi yang bersangkutan untuk mengambil SK
Pencatatan ke dalam buku penjagaan
5. Pengajuan usulan satya lencana karya satya
Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :
Baca surat dari BKD
Buka file PNS yang bersangkutan
Pilih PNS yang sudah memiliki masa kerja 10 30 tahun
Catat dalam buku penjagaan
Ketik daftar nominatif PNS yang akan diusulkan
Buat surat pengantar ke BKD
Buat nota pengajuan
Bawa berkas usulan ke BKD
6. Penanganan keluhan pengguna jasa
Prosedur penanganan keluhan pengguna jasa adalah sebagai berikut :
Siapkan kotak saran / tempat pengaduan di lingkungan RSUD Kardinah
Terima keluhan / aduan yang masuk
Koordinasai dan klarifikasi keluhan / aduan yang masuk
Lakukan pengolahan permintaan informasi yang masuk
Siapkan, dan terbitkan informasi RSUD Kardinah

7. Membuat surat permohonan perceraian pegawai di lingkungan RSUD Kardinah

Prosedur pembuatan surat pengantar usulan kenaikan pangkat :
Membaca permohonan pengajuan perceraian
Membuat undangan pembinaan (3-5 kali)
Membuat pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan kepada yang bersangkutan
Membuat notulen pembinaan
Membuat berita acara dan pengantar ke BKD
8. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan yang berkaitan
dengan bidang tugas

Hasil kerja :
1. Tersedia data kenaikan pangkat fungsional untuk acuan kenaikan pangkat periode
selanjutnya
2. Tersedia data KGB pegawai RSUD Kardinah yang sesuai denga TMT masing-masing
3. Tersedia data usulan Lencana Karya satya sesuai dengan ketentuan dan masukan dari
Kepala Bagian masing-masing
4. Laporan pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan Kepegawaian, Hukum dan Humas.

d. Agendaris Kepegawaian, Hukum dan Humas

Mempunyai tugas :
 1. Membantu mengirimkan surat-surat urusan Kepegawaian, hukum dan Humas di
lingkungan RSUD Kardinah
2. Membawa dan mengambil asmanan urusan Kepegawaian, Hukum dan Humas ke /
dari bagian umum
3. Menerima telephon / aiphone dari luar dan menghubungkan kepada yang
bersangkutan
4. Membantu menata arsip
5. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan yang berkaitan
dengan bidang tugas
Hasil kerja :
1. Terkirimnya surat sesuai dengan alamat dan tujuan
2. Adanya arsip sesuai dengan kebutuhan

Rencana Kerja Sub Bagian Kepegawaian, Hukum dan Humas:

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Kenaikan Pangkat
Reguler
2 Daftar Urutan
Kepangkatan
3 Pemutakhiran Data

4 Pengajuan Cuti Hak 12 hari, diajukan oleh PNS yang bersangkutan

5 Ujian Dinas Non Adanya permintaan dari BKD

Fungsional
6 Kenaikan Gaji Berkala Setiap 2 tahun sekali

7 Pensiun

8 Pembuatan Setelah diangkat menjadi CPNS

Karpeg/Taspen
9 Pembuatan Karis / Karsu PNS yang telah menikah

10 Usulan Penambahan Adanya penambahan jumlah keluarga

Tunjangan Keluarga
Pegawai
11 Kenaikan Pangkat
Fungsional
12 CPNS menjadi PNS Minimal 1 tahun setelah diangkat menjadi CPNS

13 Satya Lencana Karya Permintaan dari BKD

Satya
14 Perceraian Diajukan oleh PNS setelah adanya pembinaan atasan

15 Absensi

16 Penilaian Prestasi Kerja

17 Pasien Terlantar Setiap ada pasien tanpa penanggung jawab

IV. Dokumentasi

Dokumentasi yang ada di Sub Bag Kepegawaian, Hukum, dan Humas meliputi :

- Adanya Data Urutan Kepangkatan Realisasi penerbitan SK Kenaikan Pangkat

- Realisasi peneribitan SK Kenaikan Gaji Berkala
- Realisasi penerbitan Karis / Karsu
- Realisasi Karpeg/Taspen
- Adanya penyesuaian tunjangan keluarga
- Adanya data Kenaikan Pangkat Fungsional
- Tersedianya Data Kenaikan Gaji Berkala pegawai RSUD sesuai tanggal melaksanakan
tugas (TMT) masing-masing
- Tersedianya data usulan lencana karya satya sesuai dengan ketentuan dan masukan dari
kepala bagian masing-masing
- Laporan pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan kepegawaian hukum dan humas
- Tersedianya laporan absensi tiap bulan
- Data DP3 sesuai hasil
- Terealisasi administrasi pasien terlantar