Planear Organizar Dirigir Coordinar - Controlar

El PROCESO ADMINISTRATIVO
Planear, es la primera funcin administrativa; que sirve
de base a las dems.
Definicin es la accin de tomar decisiones para el futuro. No es
un acto, es un proceso.
Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos
alcanzar en el futuro, y se disean los caminos para lograrlo, lo
llamamos Planificacin.
FAYOL: Formular el programa de accin que incluye el resultado a
obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar.
Fases de la Planificacin
1. Determinacin de Objetivos a alcanzar
2. Toma de decisiones
3. Elaboracin de planes
4. Acciones empresariales vinculadasDeterminacin
de Objetivos

Es la primera actividad: saber adnde

pretendemos llegar.
Los objetivos son la expresin de unasituacin
que queremos vivir en el futuro.
 Lista de verificacin: ser especfico, ser realista,
ser verificable, tener un plazo, incluir metas
intermedias, plantear un desafo y plantear un
compromiso.
Red de Objetivos en la Organizacin

Jerarqua de objetivos algunos son ms importantes y

predominan.
Objetivos organizacionales
Objetivos de la divisin
Objetivos del departamento
Objetivos operacionales
 El resultado es una red jerrquica e integrada
que orienta la accin de la organizacin en
direccin de los objetivos organizacionales.
Gustavo Gustavo
Viales:Viales:

Desdoblamiento de los objetivos

 Objetivosorganizacionales
A Polticas
M Directrices
P Metas
L Programas
I Procedimientos
T
U Mtodos
D Normas

Menor DETALLE Mayor

Ejemplo

Objetivo: renta 15 % sobre la inversin.

 Renta / inversin = renta / ventas x ventas /
inversion.
Aumentar la renta sobre ventas, mayor ganancia
sobre ventas.
Aumentar las ventas respecto de la inversin.
Aumento las ventas, disminuyo inversin
Toma de decisiones

Debemos tomar decisiones para conseguirlos

objetivos fijados. Ello implica un proceso de
comparar alternativas posibles y elegir las ms
adecuadas.
 Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin
de alternativas Seleccin Ejecucin
(Resultados)
Diferentes Tipos de Planeacin

Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a unajerarqua

de la planeacin:

Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia.

Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la
estrategia.
Planificacin tctica realizada a nivel
departamental.
Planificacin operativa realizada para cada actividad,
ms detallada y de corto plazo.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
PETER DRUCKER:
RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES NUESTRO
NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO?
ALFRED CHANDLER Jr.
ES LA DETERMINACIN DE METAS Y OBJETIVOS
BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA
ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA
ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA
LOGRAR DICHAS METAS
..continuacin definiciones...
 KENNETH ANDREWS:
ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O
METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES
PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL
MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE
NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y
QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER
...continuacin definiciones
IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS
ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIN Y LAS
RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE
DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS
NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIN Y
LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO
SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS
 CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO
MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE
MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS
MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS
(EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA
OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION
( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS
Planificacin Estratgica

Est definida en la cpula estratgica.

Abarca a la organizacin en su totalidad
Est proyectada a largo plazo, efectos y
consecuencias en el futuro.
 Implica analizar y comprender el medioambiente
(Oportunidades vs Amenazas).
Implica analizar los distintos factores internos
(Fortalezas vs Debilidades) Planificacin
Operativa

Est definida en el centro operativo para cadatarea o

actividad.
Detalles necesarios para incorporar los planes
estratgicos en las operaciones diarias de la empresa.
Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.
Proyectado para el futuro inmediato.
Metasespecficas; muestra actividades por separado.
 Clases de Planes
9 NO RECURRENTES
9 Programas consideracin de actividades y del marco temporal.
Relacionados con el tiempo.
9 Presupuestos expresin monetaria de los programas.
Relacionados con el dinero.
9 Proyectos programas especficos.
9 RECURRENTES
9 Polticas son guas para las decisiones.
9 Procedimientos son instrucciones para una accin. Relacionados
con los mtodos.
9 Reglas medidas especficas para situaciones dadas.
Relacionados con los comportamientos.
Algunos instrumentos
 Estratgicos
Anlisis FODA
Plan de Accin, Plan de Negocios
Presupuesto Integral
Operativos
Plan de fbrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qu
momentos, con qu insumos...
Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cmo.
Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos, determinacin de
necesidades segn momentos
Grfico Gantt, graficar actividades segn secuencia y transcurso
del tiempo
TIPOS DE ESTRATEGIAS
 La estrategia puede ser
Proactiva: busca lograr ventaja
Pasiva: responde a los sucesos del medio ambiente
(reactiva)
Inactiva: sobrevive sin responder
 Misin - Visin

Para comprender la planificacin estratgica, debemos definir

algunos conceptos que influirn en este tipo de planificacin:
Visin Misin

Planeamiento Estratgico
Visin se define con los siguientes elementos:
 Misin - Visin

Propsito principal de la empresa

Su futuro
Definicin de mercados a atender
Valores, conductas y actitudes deseadas
Escenarios esperados
Misin la declaracin de la misin incluye:

Que es lo que hacemos (cul es el negocio)

 Misin - Visin

En dnde lo hacemos (cul es el mercado)

Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cmo lo
hacemos)
Ejemplo de una consultora internacional instalada en
nuestro pas (1):

Visin: Ser reconocidos como la firma profesional que

presta, en todas las reas de actuacin, los servicios de la
ms alta calidad
 Misin - Visin

Misin: Aportamos valor basados en el conocimiento y la

experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de
nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad
(1) KPMG Uruguay tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy
 Desagregacin
PROPOSITO: actividad de la organizacin. A que
se dedica: medicina, alimentacin, agropecuaria
MISION: especificidad del objeto: dentro de la
medicina el cncer, de la alimentacin los lcteos,
de la agropecuaria los cereales.
OBJETIVO: logro para un determinado perodo de
tiempo, situacin que deseamos vivir: atender 100
pacientes en consulta por da, vender 1.000
kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000
kilogramos de trigo en una zafra
 ESTRATEGIA: camino que se utilizar para
insertarse en el futuro. Abrir una policlnica
con 10 onclogos profesores de la
Universidad, la policlnica en determinado
lugar, con tal honorario o tarifa por
consulta,........
Principios de administracin aplicados a la
Planificacin

Definicin del objetivo la finalidad de la

planificacin es determinar quin, cmo y
cuando se alcanzar la idea o el objetivo.
 Flexibilidad en la planeacin la planeacin
es permanente; debe tener flexibilidad y
corregir defectos durante el desarrollo.
Principales caractersticas de la Planeacin - I

Es un proceso permanente y continuo

Est siempre orientado hacia el futuro
Busca la racionalidad en la toma de
decisiones
Busca seleccionar un curso de accin entre
varias alternativas
 La planeacin es sistmica considera
sistemas y subsistemas que la conforman
Principales caractersticas de la Planeacin - II

La planeacin es repetitiva, es un proceso que

forma parte de otro mayor
Es una tcnica de asignacin de recursos
Es cclica, permite evaluacin y medicin para
establecer nueva planeacin
Es una funcin del proceso que interacta con las
dems
 Es una tcnica de coordinacin e integracin
Es una tcnica de cambio e innovacin
Anlisis FODA

Anlisis ambiental Oportunidades y Amenazas

Anlisis:
9 De la industria y el mercado
9 De los competidores
9 Poltico y regulatorio
9 Social aspectos sociales y grupos de inters
9 De recursos humanos
9 Macroeconmico
9 Tecnolgico
MISION
NEGOCIO
ACTUAL
ANALISIS ANALISIS
EXTERNO INTERNO

FORTALEZAS
AMENAZAS
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES

ESTRATEGIA
EMPRESARIAL

OBJETIVOS, PLANES
 Anlisis FODA

Anlisis de recursos internos Fortalezas y Debilidades

Anlisis:
9 Financiero
9 Evaluacin de recursos humanos
9 De comercializacin y marketing
9 De operaciones
9 De otros recursos internos administracin, I + D, compras,
informtica
MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS FORTALEZAS

OPORTUNIDAD
MAXI MAXI MINI MAXI
ES
aprovecha las minimiza efecto de
fortalezas en donde las debilidades en
existen las ambiente de
oportunidades oportunidades
AMENAZAS MAXI MINI MINI MINI
aprovecha minimiza efecto de
fotalezas las debilidades en
neutralizando ambientes con
amenazas amenazas
DEBILIDADES
 MAXI- MAXI, MINI - MINI
LA ESTRETEGIA DEBIERA

MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE
OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS
MAXIMAS FORTALEZAS
MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS
AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL
CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE
NOTEN MENOS
 MATRIZ DE PORTAFOLIO

RENDIMIENTO
FUERTE DEBIL
TASA
CRECIMIENTO
PRODUCTO PRODUCTO
ALTA ESTRELLA INCOGNITA (?)
Gana y crece crece pero se ignora
futuro
PRODUCTO PRODUCTO
BAJA VACA produce PERRO, come
(EFECTIVO) recursos
 (ABANDONAR)
DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE
PORTAFOLIO
PRODUCTO PRODUCTO PRODUCTO PRODUCTO
ESTRELLA INCOGNITA VACA PERRO INVERTIR
INVERTIR COSECHAR SEGMENCLAVE TAR
IMPUL- INVERTIR INVERTIR COSECHAR
MANTENER SABLE

MANTENI- AUMENTAR MANTENER AUMENTA

MANTENER BLE PRECIO Y O R PRECIO O O
DISCONMANTENER DISCONTI-COSECHAR TINUAR
NUAR
OLVIDA- AUMENTAR MANTENER COSECHAR
DISCONTIBLE PRECIO O LO QUE NUAR
DISCONTI- QUEDA
NUAR
 Test de repaso
Cules son los pasos bsicos a seguir en un proceso
de planificacin ?
Cmo diferenciamos la planificacin estratgicade la
planeacin tctica y operativa ?
Para qu es importante analizar el medio ambientey
los recursos internos de la organizacin ?
Cules son los requisitos o lista de verificacin
para determinar si una situacin planteada es o no es
un objetivo ?
 Grfica actividades A,B,C,D
Para iniciar B es necesario culminar A, D con
C, C puede iniciarse sin culminar B
1 3 4
2

A
semanas
 Test de repaso
Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o
falsas

9 Los objetivos organizacionales determinan los lmites

dentro de los cules debern plantearse los objetivos de los
distintos niveles de la organizacin.
9 La definicin de la estrategia es tarea principal de los
distintos niveles de la organizacin.
9 Slo es posible la formulacin de una estrategia exitosa a
travs del anlisis profundo del interior de la organizacin,
sus puntos fuertes y debilidades.
 Test de repaso

9 En las polticas se especifican acciones a realizar.

9 El establecimiento de objetivos mejora la performance porque
se evita la dispersin de esfuerzos y porque se requiere que
los involucrados en la planificacin se familiaricen con el
tema.
9 Una vez definida la planificacin estrategica la organizacin
proceder a determinar sus objetivos ms concretos y sus
polticas.
 Test de repaso

Llene los espacios en blanco, completando las

siguientes frases:

La red de objetivos de una organizacin es

Las polticas son
En los programas se determinan.
 Test de repaso

Los presupuestos son.