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BACH: RAUL E.

ALVA RODRGUEZ UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

UNIVERSIDAD NACIONAL DE
TRUJILLO
FACULTAD CIENCIAS ECONMICAS
ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y
FINANZAS

APLICACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA


MEJORAR LA GESTION DEL REA LOGISTICA DE LA
EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F
CONTRATISTAS GENERALES SAC

TESIS

PARA OPTAR EL TTULO DE:

CONTADOR PBLICO
ASESOR: Dr.CPC.C. Juan Chvez Alayo

PROMOCIN: XLVII

RAL EDGARDO ALVA


RODRIGUEZ
BACHILLER EN CIENCIAS ECONMICAS

TRUJILLO PER

2013

1
BACH: RAUL E. ALVA RODRGUEZ UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

DEDICATORI
AS

A Dios por ser la luz que


ilumina mi camino y guiarme
en la culminacin del presente
trabajo de investigacin.

A mis padres: Mirtha, Sadot,


Isabel y Ral por su apoyo
incondicional en mi formacin
profesional, y a mis
hermanos: Katherine, James,
Luis, Mayra y Javier, por ser
un motivo ms para seguir
esforzndome y alcanzar mis
objetivos trazados.

A mi novia Mileny Cabrera


Villanueva por ser una

I
persona muy especial en mi
vida y que con su Amor me
inspira a seguir superndome
da a da.

II
BACH: RAUL E. ALVA RODRGUEZ UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

AGRADECIMIENTOS

A Dios por protegerme durante


todo mi camino y darme
fuerzas para superar
obstculos y dificultades a lo
largo de toda mi vida.

Mi agradecimiento muy
especial a todas aquellas
personas que colaboraron
para hacer realidad la
culminacin del presente
trabajo de investigacin.

A mi Profesor y Asesor Dr.


CPC.C. Juan Chvez Alayo por
su orientacin durante el
desarrollo del presente
trabajo de investigacin.
BACH: RAUL E. ALVA RODRGUEZ UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

RESUM
EN

El presente trabajo de investigacin se realiz en la empresa constructora


Consorcio F&F Contratistas Generales SAC. Esta empresa fue creada en el ao
2,006. Su actividad principal es promocin y ejecucin de obras de construccin
civil y electrificacin.
Durante la realizacin de la prctica se hizo un anlisis preliminar de la empresa
utilizando tcnicas de investigacin aplicada como cuestionarios, entrevistas y
observacin sobre los mecanismos que utilizaba la empresa dentro del rea
logstica. Asimismo se realiz un estudio sobre los rubros ms importantes de los
estados financieros presentados al cierre del ejercicio del ao 2,011, recopilando
y evaluando los registros por medio de cruce de informacin, verificando los
clculos aritmticos, libros auxiliares, archivos fsicos y electrnicos
proporcionados por el departamento de contabilidad; determinando as los
hallazgos encontrados, resultados que permitieron medir la problemtica y
deficiencias en las operaciones, entre las que se pueden mencionar: Gastos en la
adquisicin de compras y servicios sin un documento legal que respalde las
operaciones, utilizacin de formatos con informacin incompleta, as como la falta
de integraciones del rubro de activos fijos. Se observ que las operaciones y
registros ejecutados por el departamento contable y administrativo reflejan
estados financieros poco confiables y oportunos para poder medir la situacin
financiera de la empresa.
Los hallazgos obtenidos en la investigacin son el resultado de carencia de
normas, procedimientos y polticas que sirvan de base para la ejecucin de las
mismas; sobre esta base se propone la creacin de un manual de organizacin y
funciones para garantizar la confiabilidad de las operaciones, cumplir con los
requerimientos de la empresa y corregir las deficiencias actuales al existir un
ambiente de control que se d a conocer a todos los integrantes del grupo de
trabajo.
Palabras Claves: Sistema de Control Interno. rea Logstica. Empresa
Constructora Consorcio F&F Contratistas Generales SAC.

III
BACH: RAUL E. ALVA RODRGUEZ UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

ABSTRA
CT

The present research work was carried out in the construction company
consortium F & F General Contractors SAC. This company was created in 2,006.
Its main activity is promotion and execution of civil construction and electrification.
While performing the practice became a preliminary analysis of the company using
applied research techniques such as questionnaires, interviews and observation
on the mechanisms through which the company within the logistics area. It also
conducted a study on the most important items of the financial statements at the
year end of the year 2,011, compiling and evaluating records through cross-
referencing, checking the arithmetic, ledgers, physical and electronic files provided
by the accounting department, thus determining the findings, results that can
measure the problems and deficiencies in operations, among which we can
mention: Expenditure on the acquisition of shopping and services without a legal
document to support operations, use of formats incomplete information, and lack
of integration of fixed asset item. It was observed that the operations and records
performed by the accounting and administration department reflect unreliable
financial statements and timely in order to measure the company's financial
situation.
The findings obtained in the research are the result of lack of standards,
procedures and policies which form the basis for the execution of the same and on
this basis we propose the creation of a manual of organization and functions to
ensure reliability of operations, meet the requirements of the company and correct
the current deficiencies to be a control environment that is made known to all
members of the working group.
Key words: Internal Control System. Area Logistics. Construction Company
Consortium F & F General Contractors SAC.
BACH: RAUL E. ALVA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
RODRGUEZ TRUJILLO

NDICE

DEDICATORIAS......................................................................................................... I
AGRADECIMIENTOS................................................................................................. II
RESUMEN............................................................................................................... III
ABSTRACT.............................................................................................................. IV
CAPTULO - I............................................................................................................ 1
I. INTRODUCCIN....................................................................................................... 1
1.1. REALIDAD PROBLEMTICA............................................................................ 1
1.2. ANTECEDENTES............................................................................................ 2
1.3. JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA..................................................................... 4
1.4. FORMULACIN DEL PROBLEMA..................................................................... 5
1.5. OBJETIVOS.................................................................................................... 5
1.5.1. Objetivo General..................................................................................... 5
1.5.2. Objetivos Especficos............................................................................... 5
1.6. VARIABLES.................................................................................................... 6
1.6.1. Variable independiente............................................................................. 6
1.6.2. Variable Dependiente............................................................................... 6
1.7. MARCO TERICO........................................................................................... 6
1.7.1. Marco Conceptual................................................................................... 6
1.7.2. Marco Histrico..................................................................................... 35
1.8. HIPTESIS................................................................................................... 41
CAPTULO II......................................................................................................... 42
II. DISEO DE CONTRASTACIN................................................................................. 42
2.1. Material de Estudio......................................................................................... 42
2.1.1. Poblacin............................................................................................. 42
2.1.2. Muestra................................................................................................ 42
2.1.3. Diseo de Investigacin......................................................................... 42
2.2. Mtodos y Tcnicas...................................................................................... 42
CAPTULO III........................................................................................................ 44
III.RESULTADOS......................................................................................................... 44
3.1...................................................................LA CONSTRUCCIN EN EL PER
.................................................................................................................... 44
3.2. DESCRIPCION DE LA EMPRESA.................................................................... 44
3.2.1. Visin................................................................................................... 45
3.2.2. Misin.................................................................................................. 45
3.2.3. Organigrama Organizacional................................................................... 45
3.3. DIAGNSTICO DE LA EMPRESA................................................................... 46
3.3.1. Evaluacin Global del Control Interno....................................................... 47
3.3.2. Examen profundo de reas Crticas......................................................... 48
3.4. ANALISIS DE LA SITUACIN ECONOMICA FINANCIERA DE LA EMPRESA........54
3.4.1. Anlisis del Activo.................................................................................. 54
3.4.2. Anlisis del Pasivo y Patrimonio.............................................................. 56
3.4.3. Anlisis del Estado de Resultados........................................................... 58
3.4.4. ANLISIS DE RATIOS FINANCIEROS..................................................... 59
3.5. IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO.......................... 61
3.5.1. Consideraciones Generales.................................................................... 61
3.5.2. Herramientas a Utilizar........................................................................... 63
3.5.3. Tcnicas de implementacin................................................................... 64
3.5.4. Desarrollo de la Implementacin.............................................................. 64
3.5.5. El Sistema de Control Interno y los resultados de la empresa...................... 74
3.6. SISTEMA DE CONTROL EJERCIDO SOBRE LA FUNCION LOGSTICA Y SU
FAVORECIMIENTO EN LAS FINANZAS DE LA EMPRESA........................................ 77
CAPITULO - IV........................................................................................................ 81
IV. DISCUSIN........................................................................................................ 81
V. CONCLUSIONES................................................................................................. 86
VI.............................................................................................. RECOMENDACIONES
88
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS............................................................................ 89
BACH: RAUL E. ALVA UNIVERSIDAD NACIONAL DE
RODRGUEZ TRUJILLO

CAPTULO - I

I. INTRODUCCIN
1.1. REALIDAD PROBLEMTICA

El problema subsistente en la empresa en estudio es que no cuenta con un


adecuado sistema de control interno en la logstica no contando con un
programa adecuado para las compras de materiales y suministros de
construccin ocasionando as un problema de desabastecimiento
incurriendo en la realizacin de adquisiciones de urgencia, asimismo, no
cuenta con una poltica de seleccin de proveedores obviando as los
criterios esenciales de la calidad, cantidad, precio y oportunidad.

Los controles internos son fundamentales para lograr, entre otros


propsitos, un registro exacto de las transacciones y la consiguiente
preparacin de los reportes financiero contables confiables. Muchas
actividades de la construccin involucran diariamente un alto volumen de
transacciones y numerosas operaciones. Sin controles internos adecuados
que aseguran el registro apropiado de las transacciones, la informacin
financiera resultante puede no ser confiable y por lo tanto no se puede
tomar decisiones acertadas.

En esta perspectiva la logstica posibilita asegurar razonablemente el


ingreso y salida de materiales, en la relacin entre los proveedores y la
empresa constructora, evitndose los retrasos en el tiempo de entrega y se
dar cumplimiento a aumentar la ventaja competitiva, generando un
incremento en los beneficios econmicos.

El sistema logstico est integrado por el conjunto de medios de


produccin, transporte, manutencin y de almacenamiento utilizados para
hacer circular los bienes hacia la entidad usuaria de manera apropiada lo
que incluye la entrega oportuna de los suministros, al rgano ejecutor de
los trabajos y al ms bajo costo, econmicamente considerado. Se basa en
la interrelacin de tres subsistemas: La Gestin de Stocks o Inventarios,
1
que prev y planifica los requerimientos establecindose las cantidades a
pedir y los plazos de suministros. La Gestin de Compras, a travs de la
cual se adquieren los bienes y servicios requeridos en las cantidades
necesarias, con la calidad adecuada de una manera oportuna y al menor
costo posible. La Gestin de Almacenes, encargado de recepcin, registro,
almacenamiento y distribucin de los bienes todo ello en relacin con la
Gestin Empresarial.

La problemtica radica en la deficiencia de controles administrativos y


contables que se presentan cuando la empresa en estudio realiza
fundamentalmente las operaciones de logsticos y que tiene una importante
implicancia desde el punto de vista organizativo y de funciones.

La empresa escogida para el desarrollo del presente proyecto de


investigacin se denomina CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C., la referida empresa viene funcionando algunos aos
teniendo por actividad principal la construccin y actividades similares y
conexas.

Hoy en da las empresas, dedicadas al sector de la construccin o no,


deben estar elementalmente organizadas para satisfacer las necesidades
de sus clientes y brindarles una merecida atencin; cumpliendo as con la
finalidad que como empresa fue creada.

1.2. ANTECEDENTES
Prcticamente desde el principio de los tiempos de la civilizacin, los
productos que la gente desea o no se producen en el lugar donde se
quieren consumir o no estn disponibles cuando se desea consumirlos. Por
aquel entonces, la comida y otros productos existan en abundancia slo en
determinadas pocas del ao.

Al principio, la humanidad tuvo que optar por consumir los productos en el


lugar donde se encontraban o transportarlos a un lugar determinado
y almacenarlos all para uso posterior. Como no exista un sistema
desarrollado de transporte y almacenamiento, el movimiento de los
productos se limitaba a lo que una persona poda acarrear, y el
almacenamiento de los productos perecederos era posible solamente un
perodo corto. Este sistema de transporte y almacenamiento obligaba a las
personas a vivir cerca de los lugares de produccin y a consumir una gama
bastante pequea de productos o servicios.

Cuando los sistemas logsticos empezaron a mejorar, el consumo y la


produccin fueron separndose geogrficamente. Las distintas zonas se
especializaron en lo que podan producir ms eficientemente. As, el
exceso de produccin se pudo enviar de forma rentable a otras regiones y
los productos que no se fabricaban en la zona pudieron importarse.

La importancia de la logstica viene dada por la necesidad de mejorar el


servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor
costo posible, algunas de las actividades que puede derivarse de la
gerencia logstica en una empresa son las siguientes:

Aumento en lneas de produccin.


La eficiencia en produccin, alcanzar niveles altos.
La cadena de distribucin debe mantener cada vez
menos inventarios.
Desarrollo de sistemas de informacin.

Estas pequeas mejoras en una organizacin traern los siguientes


beneficios.

Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas


para acometer el reto de la globalizacin.
Optimizar la gerencia y la gestin logstica comercial nacional e
internacional.
Coordinacin ptima de todos los factores que influyen en la decisin
de compra: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribucin,
proteccin, servicio.
Ampliacin de la visin Gerencial para convertir a la logstica en un
modelo, un marco, un mecanismo de planificacin de las actividades
internas y externas de la empresa.
La definicin tradicional de logstica afirma que el producto adquiere su
valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al
menor costo posible.

La misin del rea de logstica de la empresa es proporcionar un buen


servicio al cliente, apoyando los esfuerzos de produccin y marketing de la
empresa. El rea logstica, por consiguiente, est funcionalmente
subordinada a los departamentos de produccin y marketing, ya que dicho
sistema debe responder con eficacia y eficiencia a las necesidades
operacionales y estratgicas de estas funciones.

Cuanto mayor sea la empresa y la importancia estratgica del servicio al


cliente para la naturaleza de sta, ms importante se har colocar la
funcin de logstica dentro de la organizacin, a la par de otras reas
funcionales importantes en trminos de rango.

El resultado de la logstica es la prestacin de un nivel o niveles,


claramente especificados, de servicio al cliente con el costo total mnimo
posible. La aplicacin prctica del concepto de costo total estimula la
introduccin de cambios en el sistema para mejorar los resultados de dos
formas.

Una mejora puede provocar un aumento del costo que supone la


realizacin de una o ms actividades logsticas, siempre que el costo que
supone la realizacin de una o ms del resto de las actividades logsticas
se reduzca en una cantidad igual o superior, de manera que el costo total
siga siendo el mismo o disminuya.

Como alternativa, puede permitirse que aumente el costo total del sistema,
con la condicin de que mejore y sea ms consecuente el servicio al
cliente, de manera que pueda utilizarse como un arma estratgica de
competencia para lograr una mayor rentabilidad global.

1.3. JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA


Teniendo y aplicando un apropiado Sistema de Control Interno en los
procesos logsticos, es de gran importancia para quienes toman decisiones
as como quienes estn estrechamente relacionados con la gestin de la
empresa lo hagan atinadamente, confiados en lo que se haga es lo ms
conveniente para los propsitos de la empresa, porque actuando de esta
manera se estar cumpliendo con los fines para que fue creada.

As mismo podemos referir que al desarrollar controles internos permitir


obtener saldos actualizados, detalles de las compras realizadas,
vencimientos de obligaciones, etc. Y quienes desarrollan estas actividades
ser personal idneo que llegue a elaborar informacin razonable, veraz y
oportuna para la cual tendr que valerse de registros y formatos
apropiados, los mismos que dinamicen las operaciones de la unidad
econmica.

1.4. FORMULACIN DEL PROBLEMA


Con la aplicacin del Sistema de Control Interno, mejorar la gestin del
rea de Logstica de la Empresa Constructora Consorcio F&F Contratistas
Generales S.A.C.?

1.5. OBJETIVOS

1.5.1. Objetivo General:

Lograr la implantacin del sistema de control interno en el rea


logstica de la empresa CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES SAC dedicada a la construccin, de tal manera que
sea coherente con el desarrollo de sus actividades.

1.5.2. Objetivos Especficos

Evaluar y detectar las deficiencias actuales de cmo se llevan a


cabo las operaciones en el rea logstica en la empresa en
estudio.
Proponer el mejoramiento del sistema de control interno
adecuado en el rea Logstica e implementar el
correspondiente plan que llevara a su mejorara la gestin
administrativa de la empresa.
Proponer medidas correctivas sobre la funcin logstica en la
unidad de anlisis que posibiliten mejores resultados
Financieros.

1.6. VARIABLES

1.6.1. Variable independiente


X: Aplicacin del Sistema de Control Interno.
Indicadores:
X1: Plan de Organizacin.
X2: Tcnicas y Procedimientos.
X3: Buenas Prcticas de control interno.

1.6.2. Variable Dependiente


Y: Mejora de la Gestin del rea de Logstica de la Empresa
Constructora Consorcio F&F Contratistas Generales SAC.
Indicadores:
Y1: Efectividad, eficiencia y economa.
Y2: Metas y objetivos.

1.7. MARCO TERICO

1.7.1. Marco Conceptual

1.7.1.1. Empresa Constructora


La empresa constructora es el ente quien realiza la
actividad de construccin de una obra requerido por el
cliente, ya sea prestando exclusivamente el servicio o
incluyendo tambin los materiales de construccin.
La Construccin comprende las siguientes actividades:
a) Preparacin de terreno incluye la demolicin y el
derribo de edificio y otras estructuras, la limpieza del
terreno de construccin y la venta de materiales
procedentes de estructuras demolidas, as como la
actividad de voladura, perforacin de prueba,
terreplaneamiento, nivelacin, movimiento de tierra,
excavacin, drenaje y dems actividades de
preparacin de terreno, las actividades de
construccin de galeras, de remocin del estril y del
otro tipo para preparar y aprovechar terrenos y
propiedades mineras.
b) La construccin de edificios completos, de partes de
edificios y de obras de ingeniera civil.
c) Actividades corrientes de construccin: construccin
de viviendas, edificios y oficinas.
d) Construccin de obras de ingeniera civil: Carreteras,
calles, puentes, tneles, lneas de transmisin de
energa elctrica, instalaciones deportivas, etc.
e) Actividades especiales de construccin: comprende la
preparacin de ciertas partes de las obras
mencionadas, por lo general se concentran en un
aspecto comn a diferentes estructuras y requieren de
la utilizacin de tcnicas o equipos especiales. Se trata
de actividades tales como la armadura de pilotes, la
cimentacin, la perforacin de pozos de agua, la
ereccin de estructuras de edificio.
f) Terminacin de edificios: Comprende toda la gama de
actividades que contribuyen a la terminacin o
acabado de una obra, como por ejemplo el
encristalado, pintura u otros.
A. Caractersticas de la Actividad de la Construccin:
La actividad de construccin posee caractersticas
especiales que la diferencian de las dems actividades,
y que de modo sucinto detallamos:
a) Debemos de tener en cuenta que esta es una
actividad diferente en su forma, no es
estandarizada. La ubicacin de los proyectos, en la
mayora de los casos conlleva a una
descentralizacin de la ejecucin de las obras, en lo
que respecta a mano de obra, materiales,
administracin, entre otros.
b) Existe una permanente movilizacin o
desplazamiento de la actividad, toda vez que en
principio, las obras tiene un tiempo de duracin
determinado y que culminadas las mismas, el
constructor se moviliza a otro lugar donde inicia sus
operaciones.
c) Por la naturaleza especial de la actividad(proceso
constructivo que involucra varias etapas antes de la
terminacin del proyecto), es muy frecuente que la
fecha de inicio y la culminacin de las obras no
coincida con un mismo ejercicio, sino que ms bien
abarque ms de uno.
d) Asimismo, se producen una alta rotacin de
personal a nivel de obra u obras que ejecutan una
misma empresa.
e) Adicionalmente a la construccin de obras,
frecuente en el sector privado, las modalidades para
la obtencin y ejecucin de obras es bajo los
sistemas de licitaciones, concursos o por
adjudicacin directa.
B. Contratos de construccin:

Debemos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Constructor: Persona que se dedique en forma


habitual a la venta de inmuebles construidos
totalmente por ella o que haya sido construida total
o parcialmente por un tercero.
Construccin parcial: Se entiende as cuando el
tercero construya alguna parte del inmueble y/o
asuma cualquiera de los compromisos del valor
agregado de la construccin.
La actividad de construccin se encuentra ubicada en la
divisin 45 de la clasificacin Industrial Uniforme (CIIU) de
todas las actividades econmicas de las Naciones Unidas.
III Revisin y, comprende:

GRUP CLA ACTIVIDA


O SE D
451 4510 Preparacin del terreno.
Construccin de edificios completos o de partes de
4520
edificios, obras de Ingeniera Civil.
4530 Acondicionamiento de edificios.
4540 Terminacin de edificios.
Alquiler de equipo de Construccin o demolicin
4550
de operarios.

1.7.1.2. Logstica
1.7.1.2.1. Generalidades

Actualmente el tema de la logstica es tratado


con tanta importancia que se les da en las
organizaciones un rea especfica para su
tratamiento. A travs del tiempo ha ido
evolucionando constantemente hasta convertirse
en una de las principales herramientas para que
una organizacin sea considerada como una
empresa del primer mundo.

La logstica es la gestin del flujo y de la


informacin de materiales y/o personas
asociadas en una empresa. En un sentido
amplio, se entiende por logstica al conjunto de
conocimientos, acciones y medios destinados a
prever y proveer los recursos necesarios que
posibiliten realizar una actividad principal en
tiempo, forma y al costo ms oportuno en un
marco de productividad y calidad.

En el mbito empresarial se tiene que logstica


es el proceso de gerenciar estratgicamente el
movimiento y almacenamiento de materias
primas, partes y productos terminados, desde los
proveedores a travs de la empresa hasta el
usuario final.

La logstica como actividad empresarial es


antigua y se podra decir que es lo que antes se
conoca como Distribucin. Tiene sus orgenes
en la actividad militar, que desarrollo esta
herramienta para abastecer a las tropas con los
recursos y pertrechos necesarios para afrontar
las largas jornadas y los campamentos en
situacin de guerra. Al mbito empresarial
trascendi hace unas cuatro dcadas y ha sido
en este donde ha encontrado su mayor campo
de desarrollo.

Por lo tanto la Logstica busca gerenciar


estratgicamente la adquisicin, el movimiento,
el almacenamiento de productos y el control de
inventarios, as como todo el flujo de informacin
asociado, a travs de los cuales la organizacin
y su canal de distribucin se encauzan de modo
tal que la rentabilidad presente y futura de la
empresa sea maximizada en trminos de costos
y efectividad.

La logstica determina y coordina en forma


ptima el producto correcto, el cliente correcto,
el lugar correcto y el tiempo correcto.

1
0
1.7.1.2.2. Importancia de la Logstica

La importancia de la logstica viene dada por la


necesidad de mejorar el servicio a un cliente,
mejorando la fase de mercadeo y transporte al
menor costo posible. Algunas de las actividades
que puede derivarse de la gerencia logstica en
una empresa son las siguientes:

a) Aumento en lneas de produccin.


b) La eficiencia en produccin, alcanzar niveles
altos.
c) La cadena de distribucin debe mantener
cada vez menos inventarios.
d) Desarrollo de sistemas de informacin.

Estas pequeas mejoras en una organizacin


traern los siguientes beneficios:

Incrementar la competitividad y mejorar la


rentabilidad de las empresas para acometer
el reto de la globalizacin.
Optimizar la gerencia y la gestin logstica
comercial nacional e internacional.
Coordinacin optima de todos los factores
que influyen en la decisin de compra:
calidad, confiabilidad, precio, empaque,
distribucin, proteccin, servicio.
Ampliacin de la visin Gerencial para
convertir a la Logstica en un modelo, un
marco, un mecanismo de planificacin de las
actividades internas y externas de la
empresa.
La definicin tradicional de logstica afirma
que el producto adquiere su valor cuando el
11
cliente lo recibe en el tiempo y en la forma
adecuada, al menor costo posible.
1.7.1.2.3. Funciones de la Logstica

En todo proceso logstico existen cinco


funciones bsicas relacionadas al buen
desempeo de un plan logstico:

a) La gestin del trfico transportes se ocupa


del movimiento fsico de los materiales.
b) La gestin del inventario conlleva la
responsabilidad de la cantidad y surtido de
materiales de que se ha de disponer para
cubrir las necesidades de produccin y
demanda de los clientes.
c) La gestin de la estructura de la planta
consiste en una planificacin estratgica del
nmero, ubicacin, tipo y tamao de las
instalaciones de distribucin (almacn,
centros de distribucin e incluso de las
plantas).
d) La gestin de almacenamiento y
manipulacin de materiales se ocupa de la
utilizacin eficaz del terreno destinado a
inventario y de los medios manuales,
mecnicos y/o automatizados para la
manipulacin fsica de los materiales.
e) La gestin de las comunicaciones y de la
informacin conlleva la acumulacin,
anlisis, almacenamiento y difusin de datos
puntuales y precisos relevantes de las
necesidades de toma de decisiones
logsticas con eficiencia y eficacia.
Las comunicaciones y la informacin integral las
reas operacionales logsticas y las actividades
de apoyo en un sistema y permiten que este sea
eficaz.

1.7.1.2.4. Conceptualizacin de Logstica

En un sentido amplio, se entiende por logstica


al conjunto de conocimientos, acciones y medios
destinados a prever y proveer los recursos
necesarios que posibiliten realizar una actividad
principal en tiempo, forma y al costo ms
oportuno en un marco de productividad y
calidad.

En el mbito empresarial se tiene que logstica


es el proceso de gerenciar estratgicamente el
movimiento y el almacenamiento de materias
primas, partes y productos terminados, desde
los proveedores a travs de la empresa hasta el
usuario final.

La logstica como actividad empresarial es


antigua y se podra decir que es lo que antes se
conoca como Distribucin. Tienes sus orgenes
en la actividad militar, que desarrollo esta
herramienta para abastecer a las tropas con los
recursos y pertrechos necesarios para afrontar
las largas jornadas y los campamentos en
situacin de guerra. Al mbito empresarial
transcendi hace unas cuatro dcadas y ha sido
en este donde ha encontrado su mayor campo
de desarrollo.

La logstica, es la encargada de la situacin


eficiente de los productos de una determinada
empresa con un menor costo y un excelente
servicio al cliente. Por lo tanto la logstica busca
gerenciar estratgicamente la adquisicin, el
movimiento, el almacenamiento de productos y
el control de inventarios, as como todo el flujo
de informacin asociado, a travs de las cuales
la organizacin y su canal de distribucin se
encauza de modo tal que la rentabilidad
presente y futura de la empresa sea maximizada
en trminos de costos y efectividad.

La logstica determinada y coordina en forma


ptima el producto correcto, el cliente correcto,
el lugar correcto y el tiempo correcto.

1.7.1.3. Gestin de Compras


La gestin de compras tiene por objeto adquirir los bienes y
servicios que la empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos
de tiempo, calidad y precio.

1.7.1.3.1. Objetivos de la Funcin de Compras

En el contexto de la gestin de inventarios, las


cuestiones bsicas que se trata de solucionar
estn relacionadas con las preguntas:

Qu productos hay que reponer?


Qu cantidad hay que comprar?
Cunto hay que efectuar al pedido?
Dnde hay que situar el producto?

En consecuencia, las responsabilidades de esta


funcin radica en:
a. Mantener una continuidad en los suministros,
de acuerdo con los programas de fabricacin
o compras.
b. Proporcionar los productos, materiales y
componentes de acuerdo con las
especificaciones de calidad requeridas.
c. Obtener los productos necesarios al costo
total ms bajo posible, dentro de las
necesidades de calidad y plazos de entregas
requeridas.
d. Prevenir a la fbrica o departamento de
produccin de las variaciones de precio en el
mercado coyunturas, tendencias, etc.

Como se ve, es necesaria una coordinacin


permanente entre os departamentos comerciales
o fabriles y los de compras.

1.7.1.3.2. Actividades Bsicas de la Gestin de


Compras

La funcin de compras comprende las siguientes


actividades bsicas:

1) Bsqueda y evaluacin de proveedores. Es


una actividad ms importante dentro de esta
funcin, tendiente a tener una capacidad de
respuesta frente a nuestra empresa, lo que
constituye un punto de partida para las
futuras relaciones comerciales con ellos.
2) Mantenimiento de un archivo actualizado de
proveedores, con sus caractersticas
tcnicas, cdigos de identificacin,
suministradores, precio y condiciones de
pago y entrega.
3) Negociacin permanente de precios,
calidades, presentaciones y plazos de
entrega, en funcin de las previsiones de
compra y calificacin del proveedor.
4) Previsin de compras, en sus aspectos tanto
tcnicos como econmicos y financieros.
5) Planificacin de pedidos por artculo u
proveedor, determinando los volmenes de
pedido y fechas de lanzamiento previstas.
6) Preparacin de rdenes de compra,
lanzamiento de pedidos y seguimiento de los
mismos hasta su recepcin, y control de
calidad en su caso.
7) Solventar discrepancias en la recepcin del
producto.
8) Analizar variaciones de precio, plazos de
entrega y calidad.
ESQUEMA DEL PROCESO DE DIAGNSTICO DE LA FUNCIN LOGISTICA

Objetivos:
Analizar el lugar y papel de la funcin de compras.
Medir sus propios rendimientos.

Nivel de Consumo
Anlisis de Resultados
Rotacin de existencias
Costos de abastecimiento

Compra (Criterios de eleccin)


Estudio de Polticas
Relaciones con Proveedores
Reabastecimiento

Medios y Organizacin Medios materiales


Medios humanos
Organizacin de servicios

Fijacin u program d
Auditoria de n a e
mtodos de gestin y control de
Presupuestacin.
Control, calidad y consumo.
Gestin de Stock.

Actividad y Presin del entorno.


funcionamiento Interaccin de las funciones.

Relaciones causa/efecto en: Polticas, medios, organizacin, mtodos de gestin, presin del entorno, intera
CONCLUSIONES
Puntos dbiles y fuertes
RECOMENDACIONES
Sobre medidas para
mejoras
1.7.1.4. Inventario
Es la acumulacin almacenada de recursos materiales a
ser vendidos o usados en un proceso de transformacin.

1.7.1.4.1. Gestin de Inventarios

Es la manera en que la acumulacin de estos


materiales es optimizada de manera tal que la
empresa pueda satisfacer la demanda de los
clientes entregando la cantidad y la calidad
requerido de productos en el tiempo justo y con
el mnimo costo para el negocio.

La administracin del sistema de inventarios


consiste en establecer, poner en efecto y
mantener las cantidades ms ventajosas de
materias primas, materiales y productos,
empleando para tal fin tcnicas, los
procedimientos y los programas ms
convenientes a las necesidades de una
empresa.

En sentido contable, inventario es el conjunto de


suministros, materias primas, materiales de
produccin, productos en proceso y productos
terminados.

Una eficiente gestin de inventarios es


importante para la empresa debido a su posicin
en el ciclo del capital de trabajo.
Efectiv
Deudores o
o Ctas. X Recibi rdenes
cobrar do de
Compra
Distribuci
n y
venta

Inventario Inventario
de Prod. de Materia
Terminados Prima

Otros Otros
recursos de recursos de
Produccin Produccin

Inventario de
trabajos en
proceso

1.7.1.4.2. Objetivos
Posibilitar la atencin del grado de servicio y
disponibilidad requerido por el mercado.
Reduccin de las inversiones de capital
circulante al mnimo posible, sin menoscabo
del referido grado de servicio requerido por el
mercado.
Obtencin de la rentabilidad deseada sobre
las inversiones en stocks.

1.7.1.4.3. Clasificacin de Inventarios


La clasificacin de inventarios en las industrias
se hace generalmente de la siguiente forma:
Suministros.
Materias primas.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Materiales de produccin.
1.7.1.4.4. Costos de Inventarios
Los costos resultantes de cualquier decisin
especfica de una empresa se
determinan
cuando se toma la decisin referente a la
cantidad de llevar o mantener inventarios.
Las siguientes clases de costos forman parta de
las decisiones que se toman en inventarios:
Costos de ordenamiento.
Costos de llevar o mantener los inventarios.
Costos por agotamiento de inventarios.
Costos asociados con la capacidad de
produccin.
1.7.1.4.5. Anlisis ABC
Conocido tambin como la regla 80/20 o
principio de Pareto, constituye una de las
tcnicas universalmente ms aplicadas para
seleccionar aquellos tems ms importantes
dentro de unos grupos de artculos que
presenten mayor inters para la referida gestin.
El principio bsico se centra en focalizar el
control sobre los artculos ms importantes para
la gestin de los inventarios. Esto supone
establecer tres niveles de importancia:
Nivel A: artculos muy importantes.
Nivel B: Artculos moderadamente
importantes.
Nivel C: Artculos poco importantes.
De tal manera que el esfuerzo y coste de la
gestin sean proporcionales a la importancia del
producto.
1.7.1.4.6. Toma de Inventarios
La toma de inventarios es necesaria para:
Reportes financieros (como para cierre de
ao).
Seguridad y proteccin de fraudes.

2
0
Como indicador general de la eficiencia del
almacn.
Para asegurar que las decisiones sobre la
reposicin de inventario se basen en datos
precisos.
1.7.1.4.6.1. Mtodos de Toma de Inventarios
Recuento peridico de Stock:
Todos los tems son contados al
mismo tiempo (usualmente una
vez al ao). Los envos son
separados y las entradas son
congeladas durante el conteo
fsico.
Recuento continuo o cclico:
Una muestra de cierto nmero
de tems de cada categora se
cuenta cada da. Solo los
movimientos y las entradas
contables de esos tems son
congelados durante el recuento.
Los tems de la clase A se
cuentan con ms frecuencia
que los de la clase C.
1.7.1.4.6.2. Sistemas de Codificacin
de Inventarios

Cuando se disea la codificacin


para un inventario o producto, el
cdigo usado debe:

Ser lo ms breve posible.


Referirse nicamente a una
parte o producto individual.

21
Ser aceptable para todos los
usuarios.
Tomar en cuenta toda la
legislacin relevante,
estndares industriales, etc.

1.7.1.5. Gestin de Almacenes


Un almacn se puede considerar como un centro de
produccin en el que se efecta una serie de procesos
relacionados con:

Recepcin, control, adecuacin y colocacin de


productos recibidos (procesos de entrada).
Almacenamiento de productos en condiciones eficaces
para su conservacin, identificacin, seleccin y control
(procesos de almacenaje).
Recogida de productos y preparacin de la expedicin
de acuerdo con los requerimientos de los clientes
(procesos de salida).

Si definimos un ciclo de produccin de manera general


podemos observar cmo se patentiza la necesidad de un
almacn.

Materi Product
a o
Prima PRODUCCI termina CLIENTE
PROVEEDOR N
do

Almacn de Productos Terminados


Despacho
Despacho de insumos

Almacn
Materia
Prima
1.7.1.5.1. Ciclo de Almacenamiento
El ciclo de almacenamiento est formado por
cuatro subsistemas siendo las siguientes:
a) Recepcin

Este primer paso se encarga de recibir y


verificar los artculos que ingresan por
compra o devolucin. Para esto se debe
coordinar las actividades de transporte,
manipuleo e ingreso en almacenes de los
materiales adquiridos.

b) Almacenamiento
El segundo paso es el almacenamiento que
consiste en la ubicacin adecuacin de los
materiales recibidos dentro del almacn,
ubicndolos de tal forma que su ubicacin
sea rpida y sin errores.
c) Despacho y distribucin

Dentro del ciclo de almacenamiento la


distribucin se encarga de hacer llegar al
cliente o usuario, los materiales para la
produccin, en las cantidades requeridas.

d) Control

En este ciclo se ejecuta el control de


existencias almacenadas, catalogacin y
codificacin de los materiales.

1.7.1.6. Tipos de almacn


1) Almacenamiento Cerrado
Como su nombre lo indica, son espacios aislados,
provistos de paredes y techo, con puertas y
ventilacin propia. Su uso est prescrito para
productos que por su valor, o caractersticas
especiales, requieran de mayor control, ya sea ste
de seguridad contra robos o deterioros, o de
almacenamiento en algn permetro especial. El
almacenamiento cerrado puede darse en forma de
simples cuartos de almacn, entre pisos, o cuartos
especiales, protegidos de luz y dotados de equipos de
acondicionamiento de la temperatura.
2) Almacenamiento al Aire Libre
Es usado para materiales que por su volumen, peso,
o por su propia naturaleza, no pueden almacenarse
en lugar cerrado, se establecen reas libres para su
depsito. En ellas, el material se coloca sobre
plataforma, a fin de evitar el contacto con la humedad
del piso.
3) Almacenamiento en Cobertizo
Este tipo de almacn es una combinacin de los
anteriores y se le denomina techado. Se usa para
productos que requieren mxima ventilacin, ms
proteccin total contra otros factores climatolgicos.
Es recomendado para productos de rpida rotacin.

1.7.1.7. Control Interno


1.7.1.7.1. Aspectos Generales
El control interno es un plan de organizacin
unido a un conjunto de mtodos y
procedimientos coordinados y adoptados por
una empresa para salvaguardar sus bienes,
asegurar la eficacia de sus datos contables y
aportar al mejor manejo de la gestin de la
administracin y lograr el cumplimiento de las
polticas establecidas por la direccin de la
empresa.
Es una parte fundamental de la conduccin de
las empresas, ya que abarca a toda la
organizacin y est diseado para hacer frente a
las necesidades de una empresa especfica.
Incluye mucho ms que un sistema contable y
cubre cosas tales como: las prcticas de empleo
y entrenamiento, control de calidad, planeacin
de la produccin, poltica de ventas, auditora
interna. Toda operacin lleva implcita un control
interno.
1.7.1.8. Definiciones de Control Interno.
El Control Interno es un sistema integrado por el esquema
de organizacin y el conjunto de planes, mtodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el
fin de procurar que todas las actividades y operaciones, as
como la administracin de la informacin y los recursos, se
realicen de acuerdo con las polticas trazadas por la
Direccin para el logro de metas u objetivos previstos.
Control Interno es la debida proteccin de los bienes de
una empresa y que deriva de su eficiente organizacin en
los aspectos contable, administrativa y legal.
El proceso de Control Interno se lleva a cabo para
proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento
de los objetivos en las siguientes categoras:
a. Efectividad y eficiencia de las operaciones.
b. Confiabilidad de la informacin financiera.
c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Los
Sistemas de Control Interno operan a niveles diferentes de
efectividad. El Control Interno puede juzgarse efectivo en
cada una de las tres categoras, respectivamente, si el
directorio y la administracin tienen seguridad razonable
sobre:
a. Comprenden la extensin en la cual se estn
consiguiendo los objetivos de las operaciones de la
entidad.
b. Los estados financieros se estn preparando
confiablemente.
c. Se est cumpliendo con las leyes y regulaciones
aplicables.
Por otro lado algunos autores definen al Control Interno de
la siguiente manera:
a. E. Kohler, nos define al Control Interno como una
Metodologa General de acuerdo con la cual se lleva
a cabo la administracin dentro de un organizacin
dada; asimismo, cualquiera de los numerosos medios
para supervisar, dirigir la operacin u operaciones en
general de una empresa.
b. Joaqun Gmez, es su libro El Control Interno en
los negocios nos dice: El Control Interno consiste en
un plan coordinado entre la contabilidad, las
funciones de los empleados y los procedimientos
establecidos de tal manera que la administracin de
un negocio pueda depender de estos elementos para
obtener una informacin segura, proteger
adecuadamente los bienes de la empresa, as como
promover la eficiencia de las operaciones y la
adhesin a la poltica prescrita.
c. Victor H. Stempf, sostiene que el Control Interno es
la distribucin apropiada de funciones del personal,
de modo que el trabajo de cada empleado pueda
coordinarse y comprobarse independientemente del
trabajo de otros empleados.
1.7.1.9. Importancia del Control Interno.
La importancia que reviste en la empresa, nace como
resultado de la complejidad y vasto mbito de sus
operaciones, haciendo imposible que la Gerencia pueda
resolver hasta los ms mnimos detalles de la organizacin.
Esta situacin obliga a delegar funciones y atribuciones a
los empleados de confianza, establecindose una divisin
del trabajo que simplifique y facilite el control.
El Control Interno es importante porque:
Permite salvaguardar el patrimonio de la empresa.
Permite la toma de decisiones en base a informacin
financiera y administrativa confiable.
Evita contraer obligaciones o deudas impropias,
superior a la capacidad de pago.
Permite evaluar la eficiencia administrativa en cuanto a
la utilizacin racional de los recursos, as como la
efectividad de las metas programadas.
1.7.1.10. Principios del Control Interno.
Para la implementacin de un sistema de control interno se
deber seguir con los principios:
Igualdad
Consiste en que el Sistema de Control Interno debe
velar porque las actividades de la entidad estn
orientadas efectivamente hacia el inters general sin
lograr privilegios a grupos especiales.
Moralidad
Todas las operaciones se deben realizar no slo
acatando las normas aplicables a la entidad, sino los
principios ticos y morales que rigen en la sociedad.
Eficiencia
Vela porque la igualdad de condiciones de calidad y
oportunidad, la provisin de bienes o servicios sean
al mnimo costo con la mxima eficiencia y el mejor
uso de los recursos disponibles.
Economa
Vigila que los recursos asignados sean lo ms
adecuados en funcin de los objetivos y metas de la
entidad.
Celeridad
Es un aspecto sujeto a control que consiste en tener
la capacidad de dar una respuesta oportuna por
parte de la entidad a las necesidades que ataen a
su mbito de la competencia.
Imparcialidad y Publicidad
Consiste en tener la mayor transparencia en las
actuaciones de la entidad de tal manera que nadie
pueda sentirse afectado en sus intereses o ser
objeto de discriminacin tanto en oportunidades
como en el acceso a la informacin.
Valoracin de Costos Ambientales.
Consiste en que la reduccin al mnimo del impacto
ambiental negativo debe ser un factor importante en
la toma de decisiones y en la conduccin de sus
actividades rutinarias, en aquellas entidades en las
cuales sus operaciones pueden tenerlo.
1.7.1.11. Componentes del Control Interno
El Control Interno consta de cinco componentes
interrelacionados, derivados de la manera como la
administracin realiza los negocios y estn integrados al
proceso de administracin. Se detallan a continuacin:
Ambiente de Control
Da el tono de una organizacin, influenciando la
conciencia de control de sus empleados. Es el
fundamento de todos los dems componentes del
Control Interno, proporcionando disciplina y
estructura.
Valoracin de Riesgos
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de
fuentes externas e internas, las cuales deben
valorarse. La valoracin de riesgos es la
identificacin y el anlisis de los riesgos relevantes
para la consecucin de los objetivos, contribuyendo
una base para determinar cmo se deben
administrar los riesgos.
Actividades de Control
Son las polticas y los procedimientos que ayudan
asegurar que las directivas administrativas se lleven
a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las
acciones necesarias para orientar los riesgos hacia
la consecucin de los objetivos de la entidad. Las
actividades de control se dan a todo lo largo de la
organizacin, en todos los niveles y en todas las
funciones.
Informacin y Comunicacin
Debe identificarse, capturarse y comunicarse
informacin pertinente en una forma y en un tiempo
que permita a los empleados cumplir con sus
responsabilidades. Los sistemas de informacin
producen reportes, contienen informacin
operacional, financiera y relacionada con el
cumplimiento que hace posible operar y controlar el
negocio.
Monitoreo
Los Sistemas de Control Interno deben
monitorearse, proceso que valora la calidad del
desempeo del sistema en el tiempo. Es realizado
por medio de actividades de monitoreo going on
(significa: estar actualmente en proceso, que se est
moviendo continuamente hacia adelante,
crecientemente, en tiempo real a medida en que
ocurren los acontecimientos). Las deficiencias del
Control interno debern reportarse a lo largo de la
organizacin, informando a la alta gerencia
solamente asuntos serios.
1.7.1.12. Objetivos del Control Interno
De acuerdo con los conceptos descritos lneas arriba, se
puede sealar que el propsito fundamental del Control
Interno es disminuir los riesgos de errores e irregularidades
mediante el establecimiento exacto de polticas, normas y
procedimientos destinados a obtener mediante una efectiva
planificacin, ejecucin y control, el cumplimiento eficiente
de la gestin para el logro de los fines de la organizacin.
De ah que sus objetivos estn ntimamente relacionados
con:
1) La proteccin de activos
La interpretacin ms amplia de este objetivo se
refiere a la intencin de proteger los activos contra
cualquier situacin no deseada, incluyendo tanto la
proteccin y recuperabilidad del valor de ventas de
activos.
En general, para salvaguardar los bienes tangibles e
intangibles y obtener un control efectivo sobre todos
los aspectos vitales de un negocio.
2) La obtencin de informacin adecuada
La toma de decisiones en una organizacin, depende
en gran medida, de hechos acaecidos internamente,
por tanto, la eficiencia de las decisiones tendr directa
relacin con la calidad de la informacin que se
obtenga. La importancia del Control Interno est en
comprobar la veracidad de la informacin tanto
contable como financiera.

3
0
La comprobacin de la veracidad de los informes y
estados financieros as como de cualquier otro dato
que proceda de la contabilidad ayudar a la
prevencin de errores y en caso de que suceda, debe
existir la posibilidad de descubrirlos y determinar su
cuanta.
3) Promover la eficiencia operativa
Vale decir, estimular una mayor eficiencia en la forma
en que se desarrollan las operaciones. Si el personal
est en antecedentes que la informacin que entrega
ser controlada y su actuacin evaluada,
indudablemente pondr mayor inters en el
desempeo de sus tareas, lo que permite la
localizacin oportuna de errores y desperdicios
innecesarios, promoviendo al mismo tiempo la
uniformidad y la correccin al registrarse las
operaciones.
4) Alentar la adhesin a las polticas de la empresa
Las polticas fijadas por la Direccin estn enfocadas
al logro de los objetivos bsicos de la empresa, de all
que la adhesin a dichas polticas redundar en
mayores posibilidades de conseguir tales propsitos.
Para obtener una adhesin a las polticas generales,
en posibilidades de conseguir tales propsitos.
Para obtener una adhesin a las polticas generales,
es necesario un conocimiento y compresin de dichas
polticas por parte de los miembros de la empresa,
como tambin, la motivacin que debe generarse para
que el personal acte para satisfacer sus propios
intereses y los de la empresa.
En resumen, si en una empresa existen sistemas de
control interno debidamente instalados y en
consecuencia la rutina de las operaciones est

31
encausada en forma conveniente, en posible obtener
informes exactos y oportunos acerca de la explotacin
en todas sus fases importantes: la negociacin se
encuentra protegida en contra de los fraudes y
errores. Adems, se conoce la eficiencia que rinden
cada uno de los departamentos o secciones. Slo en
estas condiciones es factible obtener un control firme
y ejercer una direccin completa y eficaz de ese
mecanismo complejo que constituye un negocio
moderno.
5) Prevenir fraudes e irregularidades
En caso de producirse errores, localizarlos en el
menor tiempo posible y si hubiese fraudes proceder a
su cuantificacin. Los errores generalmente se
originan por descuido o desconocimiento, no siendo
estos intencionados, por lo que es necesario proceder
a efectuar las correcciones necesarias.
1.7.1.13. Clases de Control Interno
El Control Interno, adems de ser integral cubriendo a toda
la empresa en su actividad y niveles de organizacin, es
una actividad permanente; su aplicacin y comprobacin es
clasificado en:
A. Segn la oportunidad en que se produce
1. Control Interno Previo
Es aquel que se efecta antes de que produzcan
las operaciones, con el objeto de establecer su
propiedad, legalidad y veracidad.
2. Control Interno Recurrente
Es aquel que se efecta en cada uno de los niveles
de direccin y gerencia al momento de realizar las
actividades.
3. Control Interno Posterior
Es la revisin posterior de hechos y
procedimientos, con la finalidad de identificar las
desviaciones de control, determinar las causas y la
adopcin oportuna de las medidas correctivas.
B. Segn su procedimiento
1. Control Interno Contable
Comprende el plan de organizacin y
procedimientos que aseguran la veracidad y
exactitud de los registros financieros, partiendo
desde la simple formulacin de un asiento contable
hasta la elaboracin de los estados financieros
finales.
2. Control interno Administrativo
Comprende el plan de organizacin y
procedimientos relativos a los procesos de decisin
que oriente la autorizacin de transacciones por
parte de la gerencia. Se deber observar el
rendimiento de la poltica establecida a travs de la
supervisin de las operaciones y controles.
La responsabilidad sobre estos controles est
delegada por la gerencia en los diversos jefes de
seccin o de departamentos quienes son
encargados de mantenerlos y adoptar medidas
correctivas si es necesario.
3. Control interno Operativo
Comprende las acciones establecidas para las
reas de operaciones (finanzas, crditos y
cobranzas) con la finalidad de establecer las
responsabilidades funcionales de ser evaluadas por
la gerencia.
1.7.1.14. Valor del Sistema de Control Interno
Un sistema de control Interno claramente se establece bajo
la premisa del concepto de costo/beneficio; que permite
mejorar las decisiones sobre el financiamiento integral de la
empresa.
1.7.1.15. Procedimientos Generalmente Aceptados para
mantener un buen Control Interno
Se deber tener en cuenta los siguientes procedimientos:
a. Delimitar responsabilidades.
b. Segregar funciones de carcter incompatible.
c. Dividir el procesamiento de cada transaccin.
d. Seleccionar personal idneo.
e. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de
la informacin.
f. Hacer rotacin de deberes.
g. Dar instrucciones por escrito.
h. Evaluar los sistemas computarizados.
i. Usar documentos pre numerados.
j. Evitar en lo posible el uso de dinero en efectivo.
k. Hacer depsitos inmediatos e intactos de fondos.
l. Mantener el orden y el aseo.
m. Identificar los puntos clave del control en cada
proceso.
n. Usar grficos de control
o. Realizar inspecciones tcnicas frecuentes.
p. Actualizar medidas de seguridad.
q. Registrar adecuadamente la informacin.
r. Conservar el buen estado a registros y documentos.
s. Practicar el autocontrol.
t. Hacer que la gente sepa por qu y para qu se
hacen las cosas.
u. Definir objetivos y metas claras y alcanzables.
v. Realizar tomas fsicas peridicas de activos.
1.7.1.16. El Control Interno y las Computadoras
Las computadoras tienen efectos tanto positivos como
negativos sobre el control interno: Del lado positivo, su
rapidez de operacin y alta confiabilidad, aumentan la
eficiencia del registro; del lado negativo, los sistemas de
computacin son menos flexibles que los sistemas
manuales. Las computadoras pueden recibir informacin,
en solo un formato programado, mientras que los seres
humanos, pueden procesar la informacin aunque sea
apenas legible.
El control interno efectivo es tan importante en los sistemas
de computacin como lo es en los sistemas manuales, por
lo que no se debe permitir a los programadores operar
fsicamente las computadoras. Ninguna persona debe tener
un control completo sobre el diseo del sistema, la
programacin y la operacin de los terminales.

1.7.2. Marco Histrico

1.7.2.1. Antecedentes y evolucin del Control Interno

Si bien en un principio el Control Interno comienza en las


funciones de la administracin pblica, hay indicios de que
desde una poca lejana se empleaba en las rendiciones de
cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas
privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona
competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de
los funcionarios y agentes, quienes por falta de instruccin
no podan presentarlo por escrito. El origen del Control
Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de
la partida doble, que fue una de las medidas de control,
pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de
negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas
adecuados para la proteccin de sus intereses.
La causa principal que dio origen al Control Interno fue la
"gran empresa" A finales de este siglo, como consecuencia
del notable aumento de la produccin, los propietarios de
los negocios se vieron imposibilitados de continuar
atendiendo personalmente los problemas productivos,
comerciales y administrativos, vindose forzados a delegar
funciones dentro de la organizacin conjuntamente con la
creacin de sistemas y procedimientos que previeran o
disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenz a
hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control
sobre la gestin de los negocios, ya que se haba prestado
ms atencin a la fase de produccin y comercializacin
que a la fase administrativa u organizativa, reconocindose
la necesidad de crear e implementar sistemas de control
como consecuencia del importante crecimiento operado
dentro de las entidades; el desarrollo industrial y econmico
de los negocios, propici una mayor complejidad en las
entidades y en su administracin, surgiendo la imperiosa
necesidad de establecer mecanismos, normas y
procedimientos de control que dieran respuesta a las
nuevas situaciones.
Los contadores idearon la "comprobacin interna" para
asegurarse contra posibles errores y fraudes. "La
comprobacin interna es el trmino con el que se llamaba a
lo que es hoy Control Interno, que era conocida como la
organizacin y coordinacin del sistema de contabilidad y
los procedimientos adoptados; que tienen como finalidad
brindar a la administracin, hasta donde sea posible y
prctico, el mximo de proteccin, control e informacin
verdica". El trmino de Control Interno reemplaz al de
comprobacin interna, debido a un cambio conceptual, ya
que el contenido del mismo ha sufrido una considerable
evolucin.
En el mundo se le ha prestado una gran atencin a la
necesidad de elevar las exigencias en los Controles
Internos, a partir de la dcada del 70, por el descubrimiento
de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras
prcticas delictivas en los negocios, por lo que terceras
personas quisieron conocer por qu los Controles Internos
de las entidades no haban prevenido a la administracin
de la ocurrencia de esas ilegalidades. El Control Interno ha
sido preocupacin de la mayora de las entidades, aunque
con diferentes enfoques y terminologas, lo cual se puede
evidenciar al consultar los libros de texto de auditora, los
artculos publicados por organizaciones profesionales,
universidades y autores individuales; generalmente el
Control Interno se ha considerado como un tema reservado
solamente para los contadores.
El amplio conjunto de actividades que son necesarias
conocer y dominar en la direccin de una empresa, ocupa
un lugar importante el Control Interno, el cual rene los
requerimientos fundamentales de todas las especialidades
contables, financieras y administrativas de una entidad. El
propsito bsico del Control Interno es el de promover la
operacin eficiente de la organizacin. Est formado por
todas las medidas que se toman para suministrar a la
administracin la seguridad de que todo est funcionando
como debe. Los Controles Internos se implantan para
mantener la entidad en la direccin de sus objetivos y tiene
como principal finalidad la proteccin de los activos contra
prdidas que se deriven de errores intencionales o no
intencionales en el procesamiento de las transacciones y
manejo de los activos correspondientes.
Se comenzaron a ejecutar una serie de acciones a partir de
los aos 80 en diversos pases desarrollados con el fin de
dar respuestas a un conjunto de inquietudes sobre la
diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones
que existan sobre el Control Interno en el mbito
internacional. La pretensin consista en alcanzar una
definicin de un nuevo marco conceptual para el Control
Interno, que fuera capaz de integrar las diversas
definiciones y conceptos que haban sido utilizados sobre
ste, con el objetivo de que los diferentes niveles
legislativos y acadmicos dispongan de un marco
conceptual comn, con una visin integradora que pueda
satisfacer las demandas generalizadas de todos los
sectores involucrados con dicho concepto.

1.7.2.2. Evolucin histrica de la Logstica

Los orgenes de la logstica cuyo trmino proviene del


campo militar, relacionado con la adquisicin y suministro
de materiales requeridos para cumplir una misin aplicada
a la actividad empresarial, se remontan a la dcada de los
cincuenta. Una vez concluida la segunda guerra mundial, la
demanda creci en los pases industrializados y la
capacidad de distribucin era inferior a la de venta y
produccin.
Esto ocasiono la proliferacin de los productos en los
departamentos de mercadeo, que optaron por vender
cualquier artculo en cualquier lugar posible, y los canales
de distribucin comenzaron a ser obsoletos. Por tanto la
alta gerencia, consiente que la distribucin fsica tena que
ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos,
comenz a probar modificaciones sustanciales en los
sistemas de distribucin y esta comenz a tener identidad
propia dentro de la estructura de la organizacin. As se
dan los orgenes de la logstica en los que el departamento
de distribucin controlaba el almacenamiento, el transporte
y en parte el manejo de pedidos.
A pesar de que la logstica siempre es una parte esencial
en cualquier actividad econmica, sin embargo, en las
ltimas dcadas se ha sentido un vivo inters por el
desarrollo de la misma, al punto de que un nmero
creciente de empresas la estn adoptando como
herramienta gerencial en vista de los resultados positivos
que arroja la aplicacin.
A mediados de los sesenta, los empresarios comenzaron a
comprender que la reduccin de inventarios y cuentas por
cobrar aumentaba el flujo de caja y vieron que la
rentabilidad poda mejorar si se planeaban correctamente
las operaciones de distribucin. A finales de esta misma
dcada, aparece el concepto de gestin de materiales,
desarrollado a partir de una situacin de escasez y
discontinuidad de los suministros, pero cuyo fin era el
mismo: proporcionar un determinado nivel de servicio con
un costo social mnimo. Este perodo que va hasta 1979 se
conoce como el de la "madurez" de la logstica, porque la
empresa se concientiza de la importancia de ella.
A partir de 1980, se consolida la logstica como
consecuencia de la incertidumbre generada por la recesin
econmica caracterstica de la dcada. Se hace
indispensable una gerencia de todo el proceso de
distribucin. A pesar de todo, hoy en da existen todava
organizaciones que no se han concientizado de la
imperiosa necesidad de contar con la gerencia logstica y el
departamento de distribucin. Para otras, continua siendo
un multienredo sin orientador (Director Logstico), que
coordine todas las actividades desde la compra de materia
prima hasta el consumidor final.
"Logstica" es el proceso de planificar, implementar y
controlar el flujo y almacenaje de materias primas,
productos semielaborados o terminados, y de manejar la
informacin relacionada desde el lugar de origen hasta el
lugar de consumo, con el propsito de satisfacer los
requerimientos de los clientes. En otras palabras, con una
buena gestin logstica se pretende proveer el producto
correcto en la cantidad requerida, en el lugar indicado en el
tiempo exigido y a un costo razonable. La logstica es un
sistema con actividades interdependientes que pueden
variar de una organizacin a otra, pero normalmente
incluirn las siguientes funciones: Transporte,
Almacenamiento, Compras, Inventarios Planeacin de
produccin Gestin de personal Embalaje Servicio al
cliente
En la dcada de los 90. La logstica es tal vez el proceso
que ms est utilizando los adelantos tecnolgicos en
reas como la electrnica, la informtica y la mecnica, ha
simplificado la administracin de la cadena de
abastecimiento mediante el uso del intercambio electrnico
de documentos para transacciones y contabilidad, el cdigo
de barras para identificar productos y servicios, sistemas de
transporte de materiales para reducir tiempos de entrega y
manipulacin. De esta forma se reducen los tems ms
importantes que conforman los costos operacionales que
afectan la rentabilidad final del producto.
Por lo anterior podemos afirmar que desarrollar el proceso
logstico, fue en los aos 90 el proceso a seguir por las
empresas que deseaban estar a la vanguardia en la
administracin de la cadena de abastecimiento. Por otro
lado, la tecnologa est poniendo todos los elementos
sobre la mesa para que las personas no tengan que salir
de sus casas para adquirir productos
Los productos de consumo masivo poco diferenciados se
vendern en forma telefnica, repartidos directamente a
domicilio. Las personas irn a las tiendas a mirar, tocar y
probar productos que luego comprarn desde sus casas.
En otros casos, irn slo a comprar productos muy
especficos o diseados especialmente para su gusto.

4
0
Existen muchos factores demogrficos y sociolgicos que
hacen factible esta tendencia como: la creciente
diversificacin de gustos del consumidor, la incorporacin
de la mujer a la vida laboral con la consiguiente reduccin
de tiempos disponibles y las exigencias de disponibilidad y
menores plazos de entrega.
Otra tendencia muy marcada en el consumidor actual, es
su capacidad para elegir entre varios productos de acuerdo
a sus beneficios reales, con creciente deslealtad a las
marcas.
La logstica no slo consiste en administrar la cadena de
abastecimiento, sino que tambin significa eliminar
intermediarios que le agregan costo al producto. La
logstica ofrece el medio para que el consumidor pueda
entrar en contacto con los productos, compararlos y si es
necesario, demandar servicios anexos.
La tendencia de la logstica apunta hacia un objetivo bien
claro, cambiar el enfoque PUSH (empujar) donde son los
fabricantes los que empujan a lo largo de la cadena de
distribucin sus productos, y son sus niveles de inventario
los que generan las grandes ofertas y las promociones sin
mirar lo que el cliente est demandando, a un estilo PULL
(halar) donde la demanda en el punto de venta gatilla los
eventos a lo largo de la cadena de distribucin y son las
preferencias de los clientes las que condicionan el surtido
en las estanteras y por consiguiente en la produccin de
las empresas.

1.8. HIPTESIS

Con la aplicacin del Sistema de control Interno si mejorar la gestin del


rea de Logstica de la Empresa Constructora Consorcio F&F Contratistas
Generales S.A.C

41
CAPTULO II

II. DISEO DE CONTRASTACIN


2.1. Material de Estudio

2.1.1. Poblacin

Est representada por las empresas constructoras del distrito de


Trujillo.

2.1.2. Muestra

Empresa constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS


GENERALES SAC.

2.1.3. Diseo de Investigacin

2.1.3.1. Diseo

Diseo de una sola casilla: consiste en seleccionar la


muestra sobre la realidad problemtica que se desea
investigar.

M O

Dnde:

M: Representa a la muestra
O: Representa lo que observamos

2.2. Mtodos y Tcnicas

2.2.1. Mtodos
Mtodo inductivo
Dado el tamao de la poblacin es necesario tomar una muestra
representativa para obtener los datos e informacin necesaria para
nuestra investigacin; las cuales sern generalizadas posteriormente
a la poblacin.
2.2.2. Tcnicas
Se aplicar la Tcnica de la Observacin global de campo en todo el
movimiento administrativo y contable de la empresa.
Tambin se aplicar la Tcnica de Anlisis documental sobre la
documentacin que la empresa posee y utiliza.
Tcnica del Muestreo para usar los datos de la empresa que se
investiga.
CAPTULO III

III. RESULTADOS
3.1. LA CONSTRUCCIN EN EL PER
Desde el 28 de julio de 2006, se han construido, mejorado y financiado
60,000 viviendas. De estas 60,000 viviendas gran mayora pertenece a los
proyectos habitacionales del Fondo Mi Vivienda, otra parte proviene de las
construcciones que ejecutan las empresas privadas y un nmero similar de
casas se han edificado gracias al aporte del Banco de Materiales (Banmat).

Los diferentes proyectos inmobiliarios puestos en marcha en diversas


partes del pas permitieron al Gobierno otorgar ms de 250 mil viviendas
hasta 2011, beneficiando de esta manera a ms de un milln de peruanos,
aunque es probable que se supere esta meta. Con esta proyeccin, es
importante sealar que el crecimiento del sector construccin no ser
menor al 16% este ao, ello se evidencia en la creciente demanda de los
materiales de construccin.

3.2. DESCRIPCION DE LA EMPRESA


La Empresa Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C., es una empresa privada dedicada a la promocin y
ejecucin de obras de construccin civil y electrificacin. Intervienen en
forma integral desde la formulacin del anteproyecto y estudios de
factibilidad hasta su puesta en marcha. Desde su fundacin el 16 de Enero
de 2006, CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES S.A.C., ha
realizado importantes obras civiles y de electrificacin: Construccin de
residenciales, edificios, carreteras, electrificacin rural, edificios
comerciales, conjuntos residencias en la ciudad de Trujillo y otras
Provincias del Pas. CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C., es una organizacin al servicio de nuestro pas cumple como
empresa constructora en el desarrollo urbanstico e industrial del mismo,
efectivizando las metas fijadas en los planes de desarrollo en corto plazo.
3.2.1. Visin
Ser una empresa constructora lder en el mercado, conocida y
reconocida en el pas por su capacidad, calidad, seguridad y
cumplimiento, bajo los parmetros de efectividad e innovacin,
garantizando a nuestros clientes lo ms importante para ellos que es
la calidad y la economa de los proyectos a ejecutar.

3.2.2. Misin
Somos un empresa constructora con amplia trayectoria, con
enriquecida experiencia y compitiendo con procesos de calidad en el
mercado ; que desarrollamos y ejecutamos proyectos de ingeniera y
construccin, contribuyendo al progreso del pas, satisfaciendo los
requerimientos de nuestros clientes, brindando oportunidades para
el desarrollo profesional de nuestros trabajadores y garantizando
niveles de rentabilidad.

3.2.3. Organigrama Organizacional


La empresa constructora en estudio no cuenta con manual de
organizacin, tampoco con manual de funciones ni de
procedimientos que permita desarrollar actividades de manera
formal; realizndose slo las funciones por indicaciones dadas de
manera verbal y de acuerdo a la costumbre.

De acuerdo a la observacin e indagaciones realizadas, se puede


disear el siguiente organigrama:
Figura No. 3.1

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

3.3. DIAGNSTICO DE LA EMPRESA


Actualmente las actividades logsticas que realiza el Departamento de
Logstica de la Empresa Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C. se basan en la experiencia y no se utilizan modelos,
ni parmetros que permitan efectuarlas de manera eficiente y eficaz.

En el presente captulo se lleva a cabo un diagnstico detallado de las


actividades del Sistema Logstico que se realiza en el rea de Logstica,
con la finalidad de identificar los principales problemas que tiene la
empresa.

Dentro de los aspectos a evaluar se tiene:

a. La Organizacin
b. Gestin de Compras
c. Gestin de Existencias y Almacn
3.3.1. Evaluacin Global del Control Interno
Para realizar el diagnstico, se utiliz los instrumentos como
entrevistas, cuestionario de control interno y observacin visual
respecto al personal involucrado en las operaciones logsticas;
determinando un calificativo o juicio para cada una de las actividades
que lo componen:

3.3.1.1. Gestin de Organizacin

Se corrobora, que la empresa Constructora


CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C., carece de un Manual de Organizacin y
Funciones.
Los jefes de cada rea delegan sus funciones en forma
verbal, impidiendo el buen desarrollo en la operatividad
de las reas.
No hay directivas que segreguen funciones de
compatibilidad.
El recurso humano no se encuentra debidamente
capacitado, y es mnimo.

3.3.1.2. GESTIN DE COMPRAS

No se prevn las necesidades de materiales, las


adquisiciones se realizan por simple inspeccin.
No se cuenta con un sistema de clculo para conocer
en qu momento debe realizarse las adquisiciones.
No existe una adecuada programacin de las compras.
No se cuenta con un registro de proveedores
actualizados, solo se toma en cuenta a proveedores
con los que se mantiene abastecimiento regular.
Adems de ello no tienen cartera selectiva, por la
pequea cantidad de proveedores que manejan.
3.3.1.3. GESTIN DE EXISTENCIAS Y ALMACN

Desconocimiento de stock suficiente para cubrir las


necesidades de los proyectos.
Falta de conocimiento sobre la existencia de insumos
comunes a todo tipo de proyecto.
No se aplica ninguna tcnica de reposicin de
materiales.
Clasificacin emprica de los inventarios, no permite
una organizacin ni un control adecuado de materiales.
Los formatos de control de inventarios no se actualizan
diariamente.
Falta de uso de herramientas tcnicas para el clculo
del nivel de inventario.
No se cuenta con la distribucin adecuada, ni con las
medidas de proteccin respectivas para los diferentes
tipos de materiales.
La toma de inventarios se realiza anualmente.

3.3.2. Examen profundo de reas Crticas


En esta fase se revis detalladamente las reas crticas con los
hallazgos ya identificados, determinando as sus posibles acciones
correctivas.

3.3.2.1. ASPECTOS ORGANIZACIONALES

i. Carencia de Manual de Organizacin y Funciones


Actualizado

De acuerdo al diagnstico realizado a la empresa


Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C., se observ que no existen un
Manual de Organizacin y Funciones as mismo,
podemos determinar que no hay procedimientos que
sustenten las acciones de los trabajadores, ya que en
la actualidad las funciones de cada rea estn
definidas por la experiencia propia de cada uno de
ellos. Ello genera duplicidad de funciones, prdida de
tiempo, as como la desorganizacin en el desarrollo de
las actividades propias de la empresa que imposibilita
su situacin real de forma rpida para una adecuada
toma de decisiones.

ii. Inexistencia de Recurso de Personal Idneo

La carencia de personal adecuado en nmero y en


capacidad es una observacin que se realiza a la
empresa auditada, despus que se constat que viene
funcionando con el recurso de personal mnimo,
multiplicando para ello las tareas tanto administrativas
como operativas. Esto trae consigo dificultades y
demoras en la ejecucin de proyectos de mediana y
gran envergadura por demora en la contratacin de
personal calificado.

iii. Falta de Programas de Capacitacin o


Entrenamiento al Personal

De la evaluacin realizada se pudo constatar que los


trabajadores de la empresa Constructora CONSORCIO
F&F CONTRATISTAS GENERALES S.A.C. desarrollan
sus actividades basados en sus conocimientos y
experiencia adquirida; la falta de programas de
capacitacin no origina que el personal sea
improductivo e ineficiente en la realizacin de sus
labores diarias, por lo que se sugiere al rea de
Recursos Humanos, preocuparse por establecer un
programa de capacitacin y entrenamiento para
mejorar y reforzar los conocimientos de los
trabajadores.
3.3.2.2. ASPECTOS OPERACIONALES

I. GESTION DE COMPRAS
i. No se Realiza una Correcta Prevencin de las
Necesidades de Materiales

Del anlisis realizado a la empresa Constructora


CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C., se pudo constatar que se suscitan problemas
de desabastecimiento ya que se detect la
realizacin de compras de urgencia.

Debemos definir que la empresa trabaja en base a


rdenes especficas, razn por la cual deberan de
utilizar ciertos criterios para la identificacin de
insumos o materiales comunes para todo tipo de
proyecto, que permita de esta manera contrarrestar
la prdida de tiempo, la elevacin del costo de los
materiales, la demora en los tiempos de entrega del
producto, entre otros.

Se sugiere de manera urgente se prevenga


cualquier eventualidad de este tipo, manejando
indicadores logsticos para la medicin de los
sistemas de pedidos.

ii. No se Programan las Compras

Se pudo observar que el rea de Logstica de la


empresa Constructora CONSORCIO F&F
CONTRATISTAS GENERALES S.A.C., no
desarrolla una programacin adecuada para sus
compras, regularmente las necesidades de materia
prima e insumos las determina por simple
inspeccin, debido a que no utiliza un sistema de
clculo para conocer con exactitud en que momento

5
0
debe realizarse el pedido o la solicitud de pedidos a
los proveedores, ocasionando problemas de
desabastecimiento originados por demandas
imprevistas y por la falta de control de inventarios.

iii.Sistema Ineficiente para la Seleccin y


Evaluacin de Proveedores

Se solicit al jefe del rea de Logstica el registro o


fichero de los proveedores y se determin que el
manejo del fichero de proveedores es totalmente
ineficiente. Por las irregularidades encontradas
respecto a la clasificacin de los proveedores, no se
sabe si son proveedores actuales o potenciales, las
categoras de estos mismos, sus polticas, etc.

Del mismo modo, la seleccin y evaluacin se


realiza con aquellos proveedores con los que se
mantiene abastecimiento regular. Cabe sealar que
se comete falta por omisin en la seleccin de
proveedores, ya que por lo menos debe invitarse a
tres proveedores para efectos de cotizacin y
adquisicin; sin embargo, se obvia los criterios
esenciales de calidad, cantidad y precio.

Dicha observacin se realiza ya que cuenta con


pequea cantidad de proveedores, y recae la
responsabilidad directa al encargado del rea.

II. GESTION DE EXISTENCIAS Y ALMACEN


i. Inadecuado Control de Inventarios

En la empresa Constructora CONSORCIO F&F


CONTRATISTAS GENERALES S.A.C., se pudo
observar y constatar que no se actualizan
diariamente los niveles de stock en el kardex,

51
ocasionando, una distorsin de las cantidades reales
en stock, se sabe que dicho control de inventarios va
a permitir conocer la situacin actual de cada uno de
los materiales o insumos.

Todo esto genera un desconocimiento del stock


suficiente que pueda cubrir las necesidades de los
proyectos. Es necesario tambin que se conozca la
existencia de materiales e insumos comunes a todo
tipo de proyecto que realiza la empresa, para evitar
la probabilidad de interrumpir el proceso productivo.

ii. Falta de una adecuada Clasificacin y


Codificacin de los Materiales

De la revisin que se practic en el almacn,


pudimos constatar que la empresa Constructora
CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C., ha clasificado su almacn de manera
emprica, producto de ello no permite una
organizacin y control adecuado.

Esto se ve reflejado en la dificultad que se tuvo para


acceder a la ubicacin de los materiales o insumos.

Debemos sugerir una pronta clasificacin y


codificacin de los materiales e insumos.

iii.La Toma de Inventarios no se realiza de Forma


Regular

Se realiz la toma de inventarios, los mismos que


fueron cotejados con los informes de la toma de
inventarios realizados por la empresa durante el
perodo en estudio y se pudo constatar, verificar y
determinar la existencia de variaciones en las
cantidades de algunos materiales, originando que la
informacin no sea exacta y se pierda la credibilidad
del informe.

Cabe sealar que la empresa hace toma de


inventarios anualmente.

iv. Falta de Uso de Herramientas Logsticas

De la evaluacin efectuada al rea Logstica se logr


observar la falta en el uso de herramientas
logsticas, as como de indicadores que permitan
determinar los insumos de mayor rotacin y la
determinacin de sus costos logsticos, dificultando
la toma de decisiones con respecto a las existencias
que tiene menor rotacin, y las que se encuentran
obsoletas.

v. Inadecuada Distribucin de los Materiales en el


Almacn

Se logr constatar que la empresa, no emplea una


adecuada distribucin en el almacenamiento de los
materiales y adems no tiene en cuenta el flujo de
movimiento y rotacin de estos, trayendo consigo
dificultad en el momento del despacho y demora en
el acceso a la ubicacin exacta de los materiales o
insumos que se necesitan para la ejecucin de los
proyectos. Esta inadecuada distribucin no
considera las propiedades de los materiales ya que
a travs de la observacin realizada se constat la
existencia de algunos materiales con cierto grado de
obsolescencia y deterioro o envejecimiento, debido a
que no se toman medidas necesarias para su
conservacin.
3.4. ANALISIS DE LA SITUACIN ECONOMICA FINANCIERA DE LA
EMPRESA.

3.4.1. Anlisis del Activo


La empresa Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C. en el ao 2011 registra activos totales por un
monto de S/700,000.00, de los cuales el 69.09% corresponde a los
activos corrientes. El restante 30.91% a los activos fijos.

Dentro de las cuentas del activo corriente destaca por su mayor


participacin las cuentas clientes con el 32.31%, seguido de la
cuenta inventarios con el 12.64% del total de Activos.

Los activos no corrientes estn representados por el inmueble,


maquinarias, equipos y herramientas.

La cuenta existencias est conformado por los materiales de


construccin que utiliza en el desarrollo de sus actividades
inherentes al giro del negocio.
CUADRO N 1

EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS


GENERALES S.A.C.

ACTIVOS TOTALES

RUBRO AO - 2011
S
S %
/
ACTIVO .

Activo Corriente

Caja y Bancos 45,240.00 9.32

Clientes 225,470.00 32.21

Cuentas por Cobrar a Accionistas 50,190.00 7.17

Existencias 108,480.00 12.64

Cargas Diferidas 54,250.00 7.75

Total Activo Corriente 483,630.00 69.09

Activo No Corriente

Inmueble, Maquinaria y Equipo 225,890.00 32.27

Intangibles 1,890.00 0.27

Depreciacin y Amortizacin -11,410.00 -1.63


Acumulada
Total Activo No Corriente 216,370.00 30.91

TOTAL ACTIVO 700,000.00 100

Fuente: Dpto. de Contabilidad de la empresa


3.4.2. Anlisis del Pasivo y Patrimonio
El Pasivo y Patrimonio de la empresa en el ao 2011, se presenta en
el cuadro N 2. En l se puede apreciar que el total pasivo asciende
a S/ 683,746.00, equivalente a 97,68% del total Pasivo y Patrimonio.

El Patrimonio conformado por el Capital Social, Resultados del


Ejercicio y Resultados Acumulados asciende a S/16,254.00.

En el Pasivo Corriente destaca por su mayor participacin la cuenta


por pagar comerciales, seguido de otras cuentas por pagar, lo que
nos indica que la empresa financia la adquisicin de sus activos con
crditos comerciales de corto plazo.

En lo que respecta a los pasivos de largo plazo, estos representan el


14.19% y est conformado por otros pasivos; es decir obligaciones
diferentes al giro del negocio.
CUADRO N 2
EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C.

PASIVOS TOTALES

RUBR AO - 2011
OS
S %
/
PASIVO

Tributos por Pagar 57,400.00 8.20

Cuentas por Pagar Comerciales 278,096.00 39.73

Otras Cuentas por Pagar 248,920.00 35.56

Total Pasivo Corriente 584,416.00 83.49

Pasivo No Corriente

Beneficios Sociales de los Trabajadores 11,830.00 1.69

Otras Cuentas por Pagar a Largo Plazo 87,500.00 12.5

Total Pasivo No corriente 99,330.00 14.19

Total Pasivo 683,746.00 97.68

PATRIMONIO

Capital Social 66,500.00 9.5

Resultados Acumulados 0.00 0

Resultados del Ejercicio -50,246.00 -


7.178
Total Patrimonio 16,254.00 2.32

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 700,000.00 100

Fuente: Dpto de Contabilidad de la empresa


3.4.3. Anlisis del Estado de Resultados
En el ao 2011 la empresa Constructora CONSORCIO F&F
CONTRATISTAS GENERALES S.A.C. registr una prdida del
2.58%, debido a los altos costos de venta y gastos administrativos
que representan el 70.73% y 27.57% respectivamente.

Los costos de venta son generados por la adquisicin de materiales


de construccin, gastos en mano de obra. Insumos y otros. La falta
de un sistema de control en el rea de logstica genera que se hagan
compras, as como se mantengan en stock cantidades innecesarias
de materiales.

CUADRO N 3

EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS


GENERALES S.A.C.

ESTADO DE RESULTADOS

ANO - 2011
RUBR
OS S/. %
VENTAS 1850,000. 100.
00 00
COSTO DE VENTAS
1308,431. 70.73
UTILIDAD BRUTA
00
29.27
(GASTOS ADMINISTRATIVOS Y
541,569.00
27.57
DE VENTAS)
510,045.00
1.
UTILIDAD
31,524. 70
OPERATIVA OTROS 00
INGRESOS GASTOS
4.
FINANCIEROS 79,180. 28
00
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS -2.58
-47,656.00
IMPUESTO A LA RENTA 0.
0.00 00
RESULTADO NETO DEL
-47,656.00 -2.58
Fuente:
EJERCICIO
Dpto de Contabilidad de la empresa
3.4.4. ANLISIS DE RATIOS FINANCIEROS
La Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C. en el ao 2011 afronta problemas de liquidez, pues arroja
indicadores menores a la unidad, lo que nos indica que la empresa
no puede hacer frente a sus obligaciones del corto plazo.

En cuanto a los indicadores de endeudamiento, sealan que los


activos de la empresa estn comprometidos en 91%, ya que han
sido financiados con endeudamiento externo.
CUADRO N 4

EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES


S.A.C.

RATIOS FINANCIEROS

RAZONES FINANCIERAS - 2011

I. RAZONES DE LIQUIDEZ

1. Razn Circulante 0.83

2. Prueba del cido 0.78

3. Razn del efectivo 0.09

4. Capital de Trabajo Neto 0.38

II. RAZONES DE SOLVENCIA A LARGO PLAZO

1. Razn de deuda total 0.91

2. Razn de deuda a capital 10.28

3. Razn de deuda a largo plazo 91.14

III. RAZON DE UTILIZACION, O ROTACION, DE LOS ACTIVOS

1. Rotacin del inventario 12.06

2. Das de venta en inventarios 30.26

3. Rotacin de cuentas por cobrar 8.21

4. Das de ventas en cuentas por cobrar 44.48

5. Rotacin del activo fijo 8.55

6. Rotacin del Activo total 2.64

IV. RAZONES DE RENTABILIDAD

1. Margen de Utilidad -2.58

2. Rendimiento sobre los activos (RSA) -7.18

Fuente: Cuadros N 1, 2, 3 - Estimaciones propias

6
0
3.5. IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.5.1. Consideraciones Generales


Para implantar un Sistema de Control Interno en la empresa
Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES
S.A.C., es necesario tener en cuenta los
componentes fundamentales siguientes:

a. Ambiente Interno

La empresa constructora en estudio se encuentra organizada


conforme se muestra en el organigrama de la figura No. 3.1, en el
cual podemos observar la presencia de tres gerencias funcionales
como son: Gerencia Administrativa, Gerencia de Operaciones y
Gerencia Tcnica. En el caso de la Gerencia Administrativa, sta
tiene una unidad orgnica denominada Administracin General,
de la cual dependen las reas de Logstica y Contabilidad, con lo
cual podemos deducir que su estilo de direccin es muy
centralista para la toma de decisiones.

De otro lado, la empresa constructora labora sin una filosofa de


trabajo definida as como tampoco con un conjunto de valores
ticos previamente establecidos o formalizados.

Establecimiento de Objetivos

Con respecto a este aspecto, la empresa no tiene definidos sus


objetivos de una manera formal, pues se basa solamente en
funcin de algunos deseos implcitos como el 'Objetivo de
Crecimiento' y sin haber efectuado una anlisis minucioso ni
plantearse algunas acciones especficas para llegar a cumplir
dicho objetivo implcito.

b. Identificacin de Eventos

61
Con respecto a los eventos internos que pueden afectar el logro
de sus objetivos se puede mencionar a la existencia de un
desorden en la funcin administrativa en general, lo cual genera

62
retrasos en la gestin as como se incurre en errores
administrativos y tcnicos.

Con relacin a los eventos externos se puede mencionar la


creciente competencia en el rubro del sector construccin, as
como tambin los cambios en la tecnologa. Sin embargo,
podemos advertir que gran demanda de inmuebles bajo la forma
de casas, departamentos y condominios, representa una gran
oportunidad para la empresa.

c. Valoracin del Riesgo

En cuanto a los riesgos que puede afectar a la empresa podemos


citar algunos.

Un primer riesgo lo constituye el desorden administrativo que


existe en la empresa, tanto en las reas de Logstica como de
Contabilidad.

Un segundo riesgo est presente en la reducida infraestructura


que posee para reunir a los equipos, mquinas y materiales de
construccin, compartiendo con las reas administrativas
correspondientes.

d. Respuesta al Riesgo

La Direccin de la empresa no desea arriesgar a ningn tipo de


contingencia y por el contrario, trata de cada vez llevar una mejor
gestin; para lo cual, desarrolla acciones especficas para
detectar los eventuales riesgos en los que puede incurrir, siendo
uno de ellos el de llevar a cabo un proceso de auditoria o de
control interno a la empresa.

e. Actividades de Control

En este aspecto, la empresa requiere el desarrollo e


implementacin de un conjunto de procedimientos y normatividad
especfica relacionada con los sistemas administrativos, a fin de
regular el funcionamiento o gestin empresarial.

f. Informacin y Comunicacin

En cuanto a informacin, la empresa no cuenta con un sistema de


informacin computarizado que le permita simplificar sus
actividades administrativas y por ende coadyuvar a la toma de
decisiones.

Asimismo, es un poco renuente a recibir comunicaciones del


personal subalterno relacionadas con el mejoramiento de la
gestin empresarial.

g. Monitoreo

La empresa tiene previsto desarrollar un efectivo sistema de


monitoreo para el cumplimiento de sus objetivos o actividades
propuestas, de manera que le permita estar atento ante diferentes
contingencias que se puedan presentar.

3.5.2. Herramientas a Utilizar


Las herramientas a utilizar para implementar el Sistema de Control
Interno son:

Cuestionarios

Se elaborarn cuestionarios que permitirn identificar los


puntos dbiles y fuertes del rea Logstica.

Flujogramas

Sern elaborados de acuerdo a un seguimiento descriptivo y


segn la propia observacin, lo que permitir a la gerencia
observar panormicamente cmo se realizan las actividades,
con lo que se corregirn adems algunas supuestas
duplicidades de acciones, dinamizando ms el trabajo de los
empleados.
Su adecuado uso les permitir poder realizar su labor de un
modo ms eficiente, deslindar en algunos casos su
responsabilidad y por otro lado, llevar por escrito un control de
las existencias en cualquiera de las zonas que la empresa
opere.

3.5.3. Tcnicas de implementacin


Sencillamente se trata de identificar los puntos dbiles y fuertes de
cada rea en el control de cada uno de los recursos. Una vez
logrado el objetivo, se propone la medida que basada en la teora
antes sealada, controle los recursos de la empresa: fsicos,
monetarios y humanos.

Para poder identificar los puntos que requerirn un mejor control se


utilizarn las distintas tcnicas utilizadas en la auditoria para evaluar
el control interno:

Observacin

La observacin personal tambin juega un papel importante,


pues de la interpretacin personal del desarrollo de las
actividades de la empresa, se obtendrn valiosas conclusiones.

Conversacin

El dilogo directo con los empleados que realizan las


operaciones cotidianas de la empresa nos permitir conocer
sus inquietudes, comentarios, sugerencias. Esta es una valiosa
tcnica que nos permitir conocer 'in situ' las falencias de los
controles de las operaciones.

3.5.4. Desarrollo de la Implementacin


a. Implementacin por reas

Segn el marco terico, se proceder a la aplicacin de dicha


Gua, de acuerdo a la prctica en la empresa Constructora
CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES S.A.C.:
Establecer reas de responsabilidad

Para establecer las reas de responsabilidad en la funcin


Logstica de la empresa, se debe tener en cuenta las
actividades y la zonificacin de las reas; pues, en las
distintas reas se llevan a cabo actividades distintas.

Para tal propsito, las reas identificadas en Logstica son:


Compras y Almacenes.

LOGISTIC
A
AREA:COMPRAS AREA:ALMACEN

Actividad
es

Recabar pedidos Recepcin de materiales

Seleccionar Ingreso de materiales


proveedores
Despacho de materiales
Efectuar cotizaciones
Determinacin de stocks
Efectuar rdenes
de compra Seguimiento a
pedidos pendientes
Seleccionar medios
de
transporte
Establecer polticas de rutina

Es importante el establecimiento de rutinas dentro de las


actividades de Logstica. Mediante la aplicacin de polticas
para cada actividad se controla mejor el uso de los recursos.

Dentro de las herramientas para comprender las rutinas


estn los Flujogramas y los Formatos. En base a la tcnica
descriptiva se elaboran los Flujogramas que ayudan de un
modo grfico a comprender el circuito de operacin que una
rutina establece.

En este caso, por tratarse de reas especficas dentro de la


funcin logstica, es necesario adoptar polticas
concernientes tanto al rea de Compras como al rea de
Almacenes.

El recurso humano, presente en cada una de las actividades


de la empresa, tambin debe de estar reglamentado, porque
en buena cuenta son ellos los que van a llevar a cabo el
control. Un personal no instruido en su labor o haciendo
duplicidad de funciones o tareas innecesarias
(desperdiciando tiempo y dinero), hacen la diferencia entre
una mera formalidad y un control interno eficiente. Para
tener un recurso humano normado es necesario ponerle de
conocimiento el Manual de Organizacin y Funciones, darle
herramientas, capacitarlo y evaluarlo para hacer ms
eficiente su trabajo o desempeo.

Segregar funciones

Puede decirse que el rea Logstica, a tomar en cuenta por


su tamao y volumen de operaciones, si tiene segregada de
un modo razonable la responsabilidad en los empleados, no
obstante, deben estar sujetos a supervisin. Para ello, la
empresa posee un organigrama que grficamente establece
la cadena de mando correspondiente.

b. Ubicacin de los puntos dbiles del control de los


recursos
Cuestionarios

Mediante la elaboracin y utilizacin de cuestionarios, se


proceder a identificar las falencias en el control de los
recursos por parte de las reas de Logstica.
Descripciones

Basndose en la observacin y en la conversacin con los


mismos empleados se elaborar una descripcin de cmo
se controla los recursos en el rea Logstica.

Flujogramas

Con los datos obtenidos mediante las tcnicas antes


mencionadas se elaborarn flujogramas en las que se
indican cmo se lleva a cabo el control.

c. Resultado de la implementacin

Se confeccionaron flujogramas para visualizar el circuito de las


actividades:

Flujograma de Cotizaciones
Flujograma de Emisin de rdenes de Compra
Flujograma de Recepcin de Materiales
Flujograma de Despacho de Materiales
Flujograma de Emisin de Pedidos a Compras
Flujograma de Pago a Proveedores
FLUJOGRAMA DE CONTROL: COMPRAS - COTIZACIONES

AREA: COMPRAS
USUARIO AUX. JEFE PROVEEDO
COTIZADOR R
COMPR DE
AS COMPR
FLUJOGRAMA DE CONTROL: COMPRAS ORDEN DE COMPRA

AREA: COMPRAS
COMIT DE
AUX. JEFE PROVEEDO
COTIZADO ADJUDICACI
COMPR DE R
R N
FLUJOGRAMA DE CONTROL: ALMACEN RECEPCIN DE MATERIALES

ALMACEN
PROVEEDOR AREA: RECEPCION

7
0
FLUJOGRAMA DE CONTROL: ALMACN DESPACHO DE MATERIALES

USUARIO DE LA EMPRESA ALMACEN


AREA: DESPACHO

71
FLUJOGRAMA DE CONTROL: ALMACEN EMISIN DE PEDIDOS A
COMPRAS

ALMACEN COMPRAS
FLUJOGRAMA DE CONTROL: LOGISTICA PAGO A PROVEEDORES

LOGISTICA
PROVEEDOR AREA: CONTABILIDAD TESORERIA
ALMACEN
3.5.5. El Sistema de Control Interno y los resultados de la empresa
La implementacin de un Sistema de Control Interno en el rea
Logstica est orientada a volver ms rentable a la empresa, pero
esto no significa que por implementarla va a entrar dinero a la Caja o
que se acabaron los problemas financieros de la empresa, no es as,
lo que si asegura la implementacin del Sistema de Control Interno
es que ahora se perciba la eliminacin de tareas innecesarias, un
buen control de las existencias, duplicidad de las compras,
sobrecostos en las compras por no contar con un Catlogo de
Proveedores, compras innecesarias por ausencia de
especificaciones de los materiales, anarqua administrativa por
ausencia de Manual de Organizacin y Funciones as como por
Manual de Procedimientos, entre otros aspectos. Esto se explica de
la siguiente manera, segn estimaciones basadas en la experiencia,
si la empresa no toma la debida precaucin de contar con una
persona encargada de la funcin de control, se puede generar
duplicidad de tareas, duplicidad de compras, retrasos en la atencin
de los pedidos, sobre stocks en los almacenes, entre otros, todos los
cuales tiene un costo que a su vez va significando mermas para la
empresa. As, si no planificamos adecuada y exactamente los
requerimientos de materiales que se necesitan para determinada
obra, se incurrir en gastos innecesarios, con las consiguientes
consecuencias reflejadas en los estados financieros de la empresa.
Por ejemplo, si para una obra de construccin se requieren 3500
bolsas de cemento, y por no contar con los controles adecuados de
los materiales, el personal subalterno va retirando el cemento por
encima de la cantidad requerida, generndose un exceso de
aproximadamente 300 bolsas de cemento, entonces, se tendr una
prdida de (350 bolsas x S/.23.50) SI. 8,225.00; y as
sucesivamente, se puede tener mermas relacionadas con otros
materiales. Por tanto, en la empresa en mencin se estima un
aproximado del 10% del monto de la obra.
Entonces, si una obra est presupuestada en $200,000.00, la
prdida ser de $20,000.00

El objetivo de la implementacin del sistema de control interno es


evitar que estas mermas se produzcan, desarrollando un eficiente
control al campo funcional de la Logstica.

Tomando como modelo un Estado de Resultados, se muestra en


qu rubros del mismo el sistema de control interno incide en ellos
haciendo que la rentabilidad de la empresa aumente hasta llegar a la
utilidad que realmente se debe obtener.
ESTADO DE RESULTADOS

COMPONENTES QUE
ESTADO DE INCIDENCIA EN
SON CONTROLADOS
RESULTADOS LOS
POR EL SISTEMA
RESULTADOS

Al establecer el control interno y


capacitar al personal de
Totales por las
Ventas Logstica, se espera reducir las
obras ejecutadas
mermas o prdidas,
consiguiendo as ms ingresos.

Controlar los rendimientos de


Costos de produccin
materiales durante el proceso
Costo de Ventas de las obras a edificar
de construccin, tratando de
(costos de construccin)
estandarizar los
requerimientos.
Al mejorarse los ingresos por
Utilidad Bruta ventas y ajustarse los costos,
la utilidad bruta aumenta.

El sistema de control interno


Costos de almacn, regula estos gastos,
Gastos
costos de optimizndolos; y, su
Administrativ
adquisicin, y costos incidencia se siente ms en el
os
derivados. dinamismo que alcanzan las
labores diarias.
Gastos de Ventas No afectable No afectable

Utilidad
Optimizada
de
Operaci
Impuesto a la Realista
Renta
Se obtiene una utilidad
Utilidad Neta
tambin realista.
3.6. SISTEMA DE CONTROL EJERCIDO SOBRE LA FUNCION LOGSTICA
Y SU FAVORECIMIENTO EN LAS FINANZAS DE LA EMPRESA.
La aplicacin de un sistema de control sobre la funcin logstica favorecer
financieramente a la empresa, pues permitir reducir los costos de venta
debido a los ahorros en Stock de materiales.

En el cuadro N 5 y 6, podemos apreciar que tanto los niveles de


rentabilidad y los indicadores de liquidez han mejorado con la proyeccin al
ao 2012, perodo en que se aplicara el sistema de control.
CUADRO N 5

EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS


GENERALES S.A.C.

ESTADO DE RESULTADOS 2012

SIN SISTEMA CON SISTEMA


DE DE
RUBR CONTROL CONTROL
OS AO - 2011 AO-2012

S % S %
/ /
VENTAS .
1850,000. 100.0 .
1859,250. 100.
00 0 00 50
COSTO DE VENTAS 1308,431.0 70.73 1128,500. 61.0
0 00 0
UTILIDAD BRUTA 541,569.00 29.27 730,750.0 39.5
0 0
GASTOS ADMINISTRATIVOS Y 510,045.00 27.57 499,500.0 27.0
0 0
DE VENTAS

UTILIDAD OPERATIVA 31,524.00 1.70 231,250.0 12.5


0 0
OTROS INGRESOS

GASTOS FINANCIEROS 79,180.00 4.28 79,180.00 4.28

UTILIDAD ANTES DE -47,656.00 -2.58 152,070.0 8.18


IMPUESTOS 0
IMPUESTO A LA RENTA 0.00 0.00 22,015.00 1.19

RESULTADO NETO DEL EJERCICIO -47,656.00 -2.58 130,055.0 6.99


0
CUADRO N 6

EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES


S.A.C.

RATIOS FINANCIEROS 2012

SIN CON
RAZONES FINANCIERAS PLAN PLAN
2011 2012

I. RAZONES DE LIQUIDEZ

1. Razn Circulante 0,83 1,0


2
2. Prueba del cido 0,78 0,8
3
3. Razn del efectivo 0,09 0,1
5
4. Capital de Trabajo Neto 0,38 0,0
2
II. RAZONES DE SOLVENCIA A LARGO PLAZO

1. Razn de deuda total 0,91 0,6


3
2. Razn de deuda a capital 10,2 9,2
8 7
3. Razn de deuda a largo plazo 91,1 90,2
4 6
III. RAZON DE UTILIZACION, O ROTACION, DE LOS
ACTIVOS

1. Rotacin del inventario 12,0 11,12


6
2. Das de venta en inventarios 30,2 32,8
6 3
3. Rotacin de cuentas por cobrar 8,21 7,5
9
4. Das de ventas en cuentas por cobrar 44,4 48,1
8 0
5. Rotacin del activo fijo 8,55 8,6
4
6. Rotacin del Activo total 2,64 2,4
5
IV. RAZONES DE RENTABILIDAD

1. Margen de Utilidad - 6,9


2,58 9
2. Rendimiento sobre los activos (RSA) - 16,7
7,18 7
DOCUMENTOS DE CONTROL INTERNO QUE DEBE CONSIDERAR LA
EMPRESA PARA MEJORAR LA GESTION LOGISTICA

Escritura Pblica
Manual de Organizacin y Funciones
Reglamento de Organizacin y Funciones
Estado Presupuestario
Cuadro para Asignacin de Personal
Plan Operativo Institucional
Manuales de Polticas
Presupuesto Analtico de Personal
Manual de Procedimientos
Texto nico de Procedimientos Administrativos - TUPA
Kardex de Control
Tarjeta de Control

8
0
CAPITULO - IV

IV. DISCUSIN
El sistema de control interno es una herramienta fundamental para efectuar el
control de los ingresos y egresos de la empresa, toda vez que nos permite contar
con un conjunto de directivas que nos facilita el ordenamiento de la gestin
administrativa, financiera y tcnica, es decir, cubre todo el mbito de la gestin
empresarial.

Sin embargo, al focalizar tal ordenamiento hacia un rea especfica de la


empresa, elegimos el rea Logstica de la empresa Constructora CONSORCIO
F&F CONTRATISTAS GENERALES S.A.C., por presentar un sinnmero de
problemas generados como consecuencia de la carencia de los aspectos de
control a la gestin de dicho mbito funcional.

Como quiera que el entorno de la empresa relacionado con el sector construccin


le favorezca bastante al tener conocimiento que el crecimiento del sector
construccin hoy en da es muy positivo, evidencindose ello por la creciente
demanda de los materiales de construccin.

Con este marco de anlisis, se efectu una revisin de las actividades logsticas
que actualmente realiza el Departamento de Logstica de la Empresa
Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES S.A.C.,
determinndose que stas se efectan basndose en la experiencia y por el
contrario, no se utilizan modelos, ni parmetros que permitan efectuarlas de
manera eficiente y eficaz, tanto a nivel global de la organizacin logstica en s, ni
tampoco a nivel especfico como son a travs de sus reas Gestin de Compras
ni de Gestin de Existencias y Almacn.

El diagnstico efectuado al rea Logstica utiliz como instrumentos a las


entrevistas, cuestionarios de control interno y observaciones visuales respecto al
personal involucrado en las operaciones logsticas; determinndose un calificativo
o juicio para cada una de las actividades que lo componen: Organizacin,
Compras y Almacn.

81
En trminos de organizacin, se corrobora que la empresa Constructora
CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES S.A.C., carece de un Manual
de Organizacin y Funciones., as como que los jefes de cada rea delegan sus
funciones en forma verbal, impidiendo el buen desarrollo en la operatividad de las
reas, agregndose a ello a que el recurso humano no se encuentra debidamente
capacitado. Esta situacin contribuye a la anarqua administrativa que se
evidencia en la gestin logstica y con trascendencia a la gestin empresarial.

Asimismo, en cuanto a la gestin de Compras, no se prevn las necesidades de


materiales, las adquisiciones se realizan por simple inspeccin y no se cuenta con
un sistema de clculo para conocer en qu momento deben realizarse las
adquisiciones, no existe una adecuada programacin de las compras y, no se
cuenta con un registro de proveedores actualizados, solo se toma en cuenta a
proveedores con los que se mantiene abastecimiento regular. Adems de ello no
tienen cartera selectiva, por la pequea cantidad de proveedores que manejan.

De igual manera, en cuanto a la gestin de las existencias y almacn, existe el


desconocimiento de stock suficiente para cubrir las necesidades de los proyectos,
as como la falta de conocimiento sobre la existencia de insumos comunes a todo
tipo de proyecto, no aplicndose ninguna tcnica de reposicin de materiales, ni
utilizndose herramientas tcnicas para el clculo del nivel de inventario, entre
otros aspectos.

El diagnstico antes mencionado sirvi como base para implantar un Sistema de


Control Interno en la empresa Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C., y para ello, fue necesario tener en cuenta los componentes
fundamentales del COSO II, como son: ambiente interno, establecimiento de
objetivos, identificacin de eventos, valoracin del riesgo, respuesta al riesgo,
actividades de control, informacin y comunicacin y, el monitoreo. El esquema
del COSO II es una extensin del COSO I, diferencindose en que el segundo
precisa mayores detalles que deben ser incluidos para el diseo de un sistema de
control interno.

En trminos del ambiente externo, la empresa constructora en estudio se


encuentra organizada segn se muestra en su organigrama, a travs del cual
podemos observar la presencia de tres gerencias funcionales como son: Gerencia
Administrativa, Gerencia de Operaciones y Gerencia Tcnica. En el caso de la
Gerencia Administrativa, sta tiene una unidad orgnica denominada
Administracin General, de la cual dependen las reas de Logstica y
Contabilidad, con lo cual podemos deducir que su estilo de direccin es muy
centralista para la toma de decisiones, as como tambin se evidencia la
linealidad y verticalidad en las comunicaciones que a su vez son impartidas de
manera descendente, vale decir, desde la Jefatura hasta el nivel inferior.

Asimismo, tambin se observa que la empresa constructora labora sin una


filosofa de trabajo definida as como tampoco con un conjunto de valores ticos
previamente establecidos o formalizados.

Con respecto al establecimiento de objetivos, la empresa no tiene definidos sus


objetivos de una manera formal, pues se basa solamente en funcin de algunos
deseos implcitos como es el 'Objetivo de Crecimiento' y, sin haber efectuado una
anlisis minucioso ni plantearse algunas acciones especficas para llegar a
cumplir dicho objetivo implcito.

Con respecto a los eventos internos que pueden afectar el logro de sus objetivos
se puede mencionar a la existencia de un desorden en la funcin administrativa
en general, lo cual genera retrasos en la gestin as como se incurre en errores
administrativos y tcnicos.

Con relacin a los eventos externos se puede mencionar la creciente competencia


en el rubro del sector construccin, as como tambin los cambios en la
tecnologa para el equipamiento y planificacin de las obras. Sin embargo,
podemos advertir que gran demanda de inmuebles bajo la forma de casas,
departamentos y condominios, representa una gran oportunidad para la empresa.

En cuanto a la valoracin del riesgo que puede afectar a la empresa podemos


citar algunos.

Un primer riesgo lo constituye el desorden administrativo que existe en la


empresa, tanto en las reas de Logstica como de Contabilidad. Un segundo
riesgo est presente en la reducida infraestructura que posee para reunir a los
equipos, mquinas y materiales de construccin, compartiendo con las reas
administrativas correspondientes.

Por su parte, la Direccin de la empresa no desea arriesgar a ningn tipo de


contingencia y por el contrario, trata de cada vez llevar una mejor gestin; para lo
cual, desarrolla acciones especficas para detectar los eventuales riesgos en los
que puede incurrir, siendo uno de ellos el de llevar a cabo un proceso de auditoria
o de control interno a la empresa, dando con ello, una respuesta al riesgo
expuesto.

En lo concerniente a las actividades de control, la empresa requiere el desarrollo


e implementacin de un conjunto de procedimientos y normatividad especfica
relacionada con los sistemas administrativos, a fin de regular el funcionamiento o
gestin empresarial.

En cuanto a informacin la empresa no cuenta con un sistema de informacin


computarizado que le permita simplificar sus actividades administrativas y por
ende coadyuvar a la toma de decisiones.

Asimismo, es un poco renuente a recibir comunicaciones del personal subalterno


relacionadas con el mejoramiento de la gestin empresarial.

Finalmente, la empresa tiene previsto desarrollar un efectivo sistema de


monitoreo para el cumplimiento de sus objetivos o actividades propuestas, de
manera que le permita estar atento ante diferentes contingencias que se puedan
presentar.

Para implementar el Sistema de Control Interno se ha previsto la utilizacin de las


herramientas siguientes: Cuestionarios, para la identificacin de los puntos
dbiles y fuertes del rea Logstica; Flujogramas, que permiten realizar un
seguimiento descriptivo y observar panormicamente cmo se realizan las
actividades, a fin de efectuar las correcciones que sean requeridas.

Ambas herramientas constituyen instrumentos fundamentales para la


implantacin del sistema de control interno, toda vez que se complementan entre
s, brindando un alcance funcional ms amplio y completo.
Al utilizar dichas herramientas, las reas de responsabilidad que se establecen
para la implementacin del sistema de control interno son las reas de Compras y
Almacn, las mismas que servirn de base para la determinacin de los puntos
dbiles en el control de los recursos empresariales. Consecuentemente, la
adopcin de polticas de rutina para dichas reas constituyen un valioso recurso
para el control de las actividades inherentes y, nuevamente, los Flujogramas son
de valiosa utilidad, para la definicin de dichas polticas o normatividad, que
coadyuvarn al control interno.

Como quiera que el recurso humano, presente en cada una de las actividades de
la empresa, tambin debe de estar reglamentado, porque en buena cuenta son
ellos los que van a llevar a cabo el control, es preciso entonces la formulacin de
un Manual de Organizacin y Funciones, para de esta manera darle al personal
las herramientas necesarias, capacitarlo y evaluarlo a fin de hacer ms eficiente
su trabajo o desempeo; aun cuando cada empleado tiene sus propias
responsabilidades en funcin a !a experiencia adquirida.

Entre los flujogramas elaborados para permitir una visin panormica de los
procedimientos y con ello identificar los puntos dbiles para poner nfasis en el
control logstico, son:

Flujograma de Cotizaciones
Flujograma de Emisin de rdenes de Compra
Flujograma de Recepcin de Materiales
Flujograma de Despacho de Materiales
Flujograma de Emisin de Pedidos a Compras
Flujograma de Pago a Proveedores
V. CONCLUSIONES
1. La implementacin de un sistema de control interno sobre la funcin
logstica de la empresa Constructora CONSORCIO F&F
CONTRATISTAS GENERALES S.A.C. permite conseguir mejores
resultados financieros, toda vez que ejercer un control estricto sobre la
funcin logstica en s, a los procesos tcnicos, simplificndolos y
racionalizndolos, con el consiguiente ahorro de los recursos
monetarios.

2. La Empresa Constructora CONSORCIO F&F CONTRATISTAS


GENERALES S.A.C. presenta una anarqua administrativa por la
ausencia de un sistema de control que le oriente a desarrollar sus
actividades de manera coherente y consistente, las cuales se traducen
en la ausencia de un Manual de Organizacin y Funciones, la falta de
capacitacin del recurso humano, la ausencia de planificacin de las
necesidades de materiales, inadecuada programacin de las compras,
desconocimiento del stock en algn perodo de tiempo, clasificacin
emprica de los inventarios, entre otros, lo cual conlleva al deterioro de
la situacin econmica y financiera de la empresa.

3. La implementacin de un sistema de control interno al rea Logstica


vuelve ms rentable a la empresa, desde el punto de vista del control
del recurso material y monetario; pues, al implementar una serie de
polticas para controlar ms eficientemente el flujo de los materiales, se
evita posibles prdidas por errores y se proporciona seguridad a la
empresa; y, al ser reordenadas estas actividades, arroja una situacin
ms realista de la verdadera posicin econmica y financiera de la
empresa.

4. La implementacin de un sistema de control interno al rea Logstica


vuelve ms rentable a la empresa desde el punto de vista del control del
recurso humano; pues al proporcionarle herramientas y definir sus
funciones y responsabilidades, se logra hacerlos ms eficientes en su
trabajo, evitando los errores o confusiones entre empleados,
ahorrndose de este modo, tiempo y dinero en cada una de las
actividades que la empresa desarrolla en todas las obras en que se
emplee personal, fortalecindose de esta manera la empresa como
institucin y promocionando la eficiencia en sus operaciones.
VI. RECOMENDACIONES
1. Se recomienda a la empresa implementar un sistema de control
interno, pues al hacerlo aumenta su rentabilidad, se fortalece como
institucin, promueve la eficiencia en su personal y contribuye con su
crecimiento.

2. Se recomienda a la empresa implementar un centro de


responsabilidad presupuestal por reas, de manera que al incluir al
rea Logstica y sus reas integrantes, permita visualizar dnde,
cundo y cunto se est gastando ms de lo debido, teniendo como
premisa que la empresa debe incurrir en gastos razonables en su
operatividad.

3. Se recomienda formular un Manual de Organizacin y Funciones para


la empresa y de esta manera dar una adecuada difusin al personal,
sobre el rol que les compete, as como de sus responsabilidades
inherentes al cargo que desempean y que a su vez permitirn velar
por un autntico control interno de la empresa.

4. Se recomienda a la empresa implementar programas de capacitacin


o entrenamiento al personal, ya que de esta manera los trabajadores
podrn tener un mejor desempeo en sus funciones aportando as
resultados favorables a la empresa.

5. Se recomienda a la empresa la adquisicin de un programa o sistema


de clculo para conocer en qu momento se deben realizar las
adquisiciones y que productos existen en almacn; con la finalidad de
evitar duplicidad de tareas, duplicidad de compras, retrasos en la
atencin de los pedidos, sobre stocks en los almacenes, entre otros,
todos los cuales tiene un costo que a su vez va significando mermas
para la empresa.
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