TUGAS KELOMPOK

BAB 13
SIKLUS PENGELUARAN : PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS.

Disusun Oleh :
Jaka baranta brahmana 123160068
Israfil Munawarah 123160066

Dosen :
Dr. Antar MT. S, Ak,MBA
 SIKLUS PENGELUARAN
(EXPENDITURE CYCLE)

SIKLUS PENGELUARAN : Adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi

pemrosesan informasi tekait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian
serta pembayaran barang dan jasa. Bab ini berfokus pada perolehan bahan baku,
barang jadi, perlengkapan dan jasa.
Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi eksternal utama dengan
pemasoknya (vendor). Di dalam persahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk
membeli barang dan bahan baku mengelir ke siklus pengeluaran dari siklus
pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan dan berbagi departemen.
Setekah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuaan penerimaannya mengalir
kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga mengalir dari
siklus pengeluaran kebuku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan
dalam laporan keuangan dan berbagi laporan manajemen.

TUJUAN SIKLUS PENGELUARAN adalah untuk mengubah kas perusahaan

ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya
untuk menjalankan bisnis.
 FIGUR 13-2
TUJUAN UTAMA DALAM SIKLUS PENGELUARAN adalah untuk
meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan,
dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Untuk
mencapai tujuan tersebut, manajeman harus membuat keputusan penting sebagai
berikut.
Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus
dimiliki ?
pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan
harga terbaik ?
 bagaimana perusahaan mengonsolidasikan pembelian antar unit untuk
mendapatkan harga optimal ?
bagaimana tehnologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan
efisiensi dan keakuratan fungsi logistic inbound ?
bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk
memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok ?
bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan
arus kas ?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan mengarah bagaimana sebuah
perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar yang
digambarkan di figur 13-2 :
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.
3. Menyetujui faktor pemasok.
4. Pengeluaran kas.

Bab ini menjelaskan sisitim informasi perusahaan mendukung masing-masing

aktivitas tersebut. Dimulai dengan menjelaskan desain dari sistem informasi siklus
pengeluaran dan pengendalaian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa
sistim tersebut menyediakan manajemen dengan informasi yang andal untuk
menilai efisiensi dan efektivitas operasional. Untuk setiap aktivitas, kita
menjelaskan bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola
aktivitas tersebut agar dapat dikumpulkan, diproses dan disimpan, dan juga
menjelaskan pengendalian yang diperlukan untuk memastikan bahwa tidak hanya
keterandalan dari informasi itu, tetapi juga pengemanan sumberdaya perusahaan.
 FIGUR 13-3
Ikhtisar disain sistim ERP untuk mendukung siklus pengeluaran.

SISTIM INFORMASI SIKLUS PENGELUARAN

PROSES
Figur 13-3 menunjukakan bahwa departemen pengendalian persedian AOE
memeiliki tanggung jawab utama untuk memastikan kuantitas yang cukup atas
bahan baku dan perlengkapan, setiap departemen dapat mengirimkan permintaan
untuk membeli barang. Setelah permintaan pembelian disetujui, sistim akan
mencari file induk persediaaan untuk mengidentifikasi pemesok yang cocok untuk
barang tersebut.
Perbandingan aktivitas siklus pendapatan dan siklus pengeluaran
Aktivitas siklus pendapatan
Entri pesanan penjualan memproses pesanan dari pelanggan.
Pengiriman- mengantar barang dagagan atau jasa ke pelangan (logstik
outbond)
penagihan- mengirim faktur ke pelangan.
penerimaan kas- memproses pembayaran dari pelangan
Aktivitas siklus pengeluaran
Pemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jasa mengirimkan pesanan ke
pemasok.
Penerimaan- menerima barang atau jasa dari pemasok (logistic inbound)
 Memproses faktur meninjau dan menyetujui faktur dari pemasok.
Mengeluarkan kas memproses pembayaran ke pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Figur 13-3 menunjukan bahwa seluruh aktivitas siklus pengeluaran tergantung
pada data base terintegrasi yang berisi informasi mengenai pemasok, persediaan,
dan aktivitas pembelian. Ancaman umum pertama yang tercantum pada tabel 13-2
adalah data induk yang tidak akurat atau tidak vilid.kesalahan dalam data induk
pemesok dapat menyebabkan pesanan dari pemasok yang tidak disetujui,
pembelian bahan baku yang kualitasnya inferior (rendah),pengiriman yang tidak
tepat waktu pengiriman pembayaran kealamat yang salah, dan penipuan
pembayaran ke pemasok yang fiktif. kesalahan dalam data induk persediaan dapat
menghasilkan penundaan produksi dikarenakan kurangnya bahan baku kunci yang
tidak diantisipasi atau pembelian yang tidak perlu dan kelebihan persediaan.
Kesalahan dalam data induk pembelian dapat menghasilkan pembelian yang tidak
diotorisasi dan kegagalan untuk memanfaatkan diskon yang telah dinegosiasi.
Tabel 13-2 menunjukan bahwa salah satu cara (pengendalian 1.1) untuk
menanggulangi ancaman atas data induk yang tidak akurat atau tidak valid adalah
menggunakan pengendalian integritas pemrosesan data. Pentik untuk membatasi
data induk siklus pengeluaran dan mengkonfigurasi sistim hingga hanya pegawai
yang berwenang yang dapat membuat perubahan atas data induk (pengendalian
1.2)
Ancaman umum kedua dalam siklus pengeluaran adalah pengungkapan
yang tidak diotorisasi atas informasi sensitive, seperti informasi perbankan
mengenai pemasok dan diskon harga kusus yang ditawarkan oleh pemasok yang
dipilih. Tabel 13-2 menunjukan bahwa salah satu cara untuk menanggulangi
resiko atas ancaman ini adalah untuk mengkonfigurasi sistem tersebut untuk
menggunakan pengendalian akses kuat untuk membatasi siapa yang dapat
menampilkan informasi seperti itu (pengendalian 2.1) ini juga penting untuk
mengkonfigurasi sisitim tersebut guna membatasi kemampuan pegawai untuk
menggunakan kemampuan permintaan yang melekat pada sistem tersebut pada
tabel field tertentu.
Ancaman umum ketiga dalam siklus pengeluaran berkaitan dengan
kehilangan atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menanggulangi
resiko ini adalah menggunakan beckup dan prosedur pemulihan bencana
(pengendalian 3.1) sebuah praktik terbaik adalah mengimplementasikan sistim
ERP sebagai 3 kejadia terpisah . kejadian yang pertama disebut produksi,
digunakan untuk memproses aktivitas harian. kedua digunakan untuk pengujian
dan pengembangan. Kejadian ketiga seharusnya dipertahankan sebagai beckup
online terhadap sistim produksi untuk menyediakan pemulihan secara real time.

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASA.

Aktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah
memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa, Ini menunjukakan bahwa
pemesanan ini terlebih dahulu melibatkan untuk mengidentivikasi apa, kapan, dan
berapa banayak yang dibeli, dan kemudian melilih dari pemasok mana untuk
membeli.

MENGIDENTIFIKASI APA, KAPAN DAN BERAPA BANYAK UNTUK

PEMBELIAN.
Sebagaimana yang ditunjukan dalam kasus perkenalan, catatan persediaan yang
tidak akurat dapat menciptakan masalah yang signifikan bagi perusahaan.Oleh
karena itu akuntan dan sistim profesional perlu memahami parktik terbaik untuk
menggelola persrdiaan.
PROSES Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah untuk
menjaga stok yang cukup hingga produksi dapat berlangsung tampa gangguan
bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika
pemasok terlambatdalam pengiriman.
Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order
quality (kualitas pesanan ekonomis EOQ) karena pendekatan ini didasarkan
pada perhitungan ukuran pasanan optimal untuk menimbulkan jumlah biaya
pemesanan,penyimpanan dan kehabisan stok. Biaya pemesanan termaksud seluruh
biaya terkait dengan premosesan transaksi pembelian. Biya penyimpanan adalah
biaya yang dikaitkan dengan penahanan persediaan. Biaya kehabisan stok adalah
biaya yang dihasilkan dari kekurangan persediaan, seperti penjualan yang hilang
atau penundaan produksi. Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa
banyak untuk memesan. perusahaan biasanya menetapkan reorder point
berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang dingginkan oleh stok pengaman
(safety stock) untuk menanggani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam
permintaan.
Perencanaan kebutuhan material, (materials requirements planning
MRP) sebuah pendekatan untuk manajemen persediaan untuk mengurangai
tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan)
teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna
memenuhi kebutuhan produksi.
Sistim persediaan just in-time (JIT inventory sistim) sebuah sistem yang
meminimalkan, atau mengeliminasi persediaan secara virtual dengan membali dan
memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan actual, bukannya
yang diperkirakan. Akibatnya, sistim JIT dtandai dengan pengiriman yang sering
atas sejumlah kecil bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung
kelokasi tertentu yang memerlukannya saat mereka diperlukan, bukannya
pengiriman dalam jumlah besar yang jarang ke fasilitas pusat penerimaan dan
penyimpanan. Oleh karenan itu pabrik yang menggunakan sistim JIT akan
memeliki beberapa dok penerimaan, masing-masing ditugaskan untuk menerima
pengiriman barang yang diperlukan dipusat kerja terdekat.
penerimaan pembelian (purchase requisition) sebuah dokumen atau
formulirelektronik yang mengidentifikasi rekuisitioner, menentukan lokasi
pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi no.barang, deskripsi,
kuantitas dan harga dari setiap barang yang diminta ;dan mungkin akan
menyarankan seorang pemasok.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

 Catatan persediaan yang tidak akurat dapat menyebabkan kehabisan stok
yang akan mengakibatkan pada hilangnya penjualan atau penyimpanan persedian
yang lebih yamg dapat meningkatkan biaya. Menguranggi resiko pada masalah
ini, metode persediaan perpetual seharusnya digunakan untuk memastikan bahwa
informasi mengenai stok persediaan selalu terbarui.
Ancaman lainnya adalah pembelian barang yang saat ini tidak diperlukan.
Catatan persediaan perpetual yang akurat memastikan validitas permintaan
pembelian yang dihasilkan sistim pengendalian persediaan secara otomatis. Para
penyedia perlu meninjau dan menyetujui permintaan pembelian yang dimulai dari
masing-masing pegawai. Akibatnya, peerusahaan mungkin menyimpan persediaan
yang lebih besar dinandingkan dengan persedian yang diinginkan dan mungkin
akan gagal dalam memanfaatkan diskon volume yang tersedia.

MEMILIH PEMASOK
Setelah kebutuhan untuk membeli telah diidentifikasi, langkah selanjudnya
adalah memilih pemasok. Para agen pembelian biasanya menjalankan tugas ini.
PROSES.
Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok :
Harga
Kualitas Bahan Baku
Keandalan Dlam Pengiriman
pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir elektronik
yang secara formal meminta sesorang pemasok untuk menjual dan mengirimkan
produk tertentu pada harga harga tertentu. Ini juga merupakan sebuah janji untuk
membayar dan menjadi sebuah kontrak setelah pemasok menerimannya.
Pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) adalah sebuah komitmen
untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok
tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya satu tahun.
Vendor Managed Inventory (VMI persedian vendor yang dikelola) Praktik
dimana para produsen dan distributor mengelola persedian pelanggan eceran
dengan menggunakan EDI. Pemasok mengakses sistim point-of-sales
pelangannya untuk mengawasi perdesiaan dan secara otomatis mengisi kembali
produk ketika produk tersebut jatuh pada tingkat yang telah disepakati.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN.

Tabel 13-2 mencantumkan 5 ancaman untuk menempatkan pesanan
dengan pemasok. salah satunya melibatkan pembelian barang pada harga yang
melambung. Biaya komponen yang dibelih menunjukan sebuah porsi substansial
dari total biaya beberapa produk yang diproduksi. Oleh karena itu perusahaan-
perusahan berjuang untuk mengamankan harga terbaik bagi barang barang yang
mereka beli. Beberapa prosedur dapat membantu mamestikan perusahaan tidak
membayar terlalu banyak untuk produk tertentu. Daftar harga bagi barang yang
sering dibeli harusnya disimpan dalam komputer dan dikonsultasikan ketika
pemesanan dibuat. Harga dari barang-barang yang berbiaya rendah dapat
langsung ditentukan dari catalog. tawaran kompotitif dan tertulis seharusnya
diminta untuk produk berbiaya tinggi atau kusus. Dan pesanan pembelian
harusnya ditinjau untuk memastikan bahwa kebijakan ini telah diikuti.

PENERIMAAN
Aktivitas bisnis besar kedua dari siklus pengeluaran adalah penerimaan
dan penyimpanan atas barang yang dipesan. Departemen penerimaan
baertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari para pemasok.Ia biasanya
melapor ke manajer gudang, yang kemudian melapor ke wakil direktur
manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang juga melapor ke manejer
gudang, yang bertanggung jawab untuk menyimpan barang. Informasi mengenai
tanda terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi
pengendalian persediaan untuk memperbaharui catatan persediaan.
PROSES
Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan no pesanan
pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan pesanan
pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas
penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan.
Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas pengiriman
juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang
jeas.
Laporan atas penerimaan (receiving report) sebuah dokumen yang mencatat
detail setiap pengiriman, termaksud tanggal diterima, pengirim, pemasok dan
nomor pesanan pembelian.
Dalam kasus barang rusak atau berkualitas buruk, sebuah dokumen yang disebut
momo debit disiapkan setelah pemasok setuju mengmbil kembali barang atau
memberikan pengurangan harga. Memo debit adalah sebuah dokumen yang
digunakan untuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke
pemasok.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan mengjasilkan biaya-biaya yang
terkait dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-
barang tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman ini
adalah menginstruksikan departeman penerimaan untuk menerima hanya
pengiriman yang ada dalam pesanan pembelian yang disetujui .

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok
untuk pembayaran.
PROSES
Departemen bagian utang menyetujui faktor pemasok untuk pembayaran. Sebuah
kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul padasaat barang diterima.
Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung
jawab untuk mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan
yang berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait
ini menciptakan apa yang disebut sebagai Paket Voucher. Paket voucher adalah
seperangkat dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada
pemasok. Ini terdiri dari pesanan pembelian, laporan penerimaaan, dan faktur
pemasok.Setelah memberi persetujuan memverifikasi bahwa perusahaan telah
menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.
Sisitim nonvoucher adalah sebuah metode untuk memproses utang yang tiap-tiap
fakturnya disetujui untuk di posting ke catatan pemasok individual dalam file
utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Berkebalikan dengan
sistim voucher.
Sistim voucher adalah metode untuk memproses utang yang mana voucher
pencairan disiapkan, buaknnya pemposting faktur secara langsung kecatatan
pemasok dalam buku besar pembantu utang. Voucher pencairan mengidentifikasi
pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengindikasikan jumlah bersih
yang dibayarkan setelah dikurangi diskon dan potongan yang berlaku.
Berkebalikan dengan sistim non voucher. sistim voucer memberikan 3 manfaat
atas sistim nonvoucher. Pertama, sistim tersebut menguranggi jumlah cek yang
perlu ditulis karena beberapa faktur mungkin disertakan dalam satu voucher
pencarian. Kedua, karerna voucher pencairan dalah sebuah dokumen yang
dihasilkan secara internal, ia dapat diberi nomor seblelumnya untuk
menyederhanakan pelacakan seluruh utang. Ketiga, karena voucher menyediakan
sebuah catatan eksplisit yang faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran,
voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu
pembayaran faktur.
Evaluated receipt settlement (ERS) Sebuah pendaekatan tampa faktur terhadap
utang yang menggantikan proses pencocokan tiga cara (faktur pemasok, laporan
penerimaan, dan pesanan pembelian) dengan mencocokan dua cara atas pesanan
pembelian dan laporan penerimaan.
Kartu pengadaan sebuah kartu kredit korporasi yang para pegawai dapat
digunakan hanya pada pemasok tertentu untuk membeli jenis-jenis barang
tertentu.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Tabel 13-2 mengindikasikan bahwa satu ancaman adalah kesalahan dalam
faktur pemasok, seperti ketidak sesuaian antara harga yang dicantumkan dan
harga aktual yang dibebankan atau salah hitung dari total jumlah jatuh tempo.
Akibatnya, ketepatan matematis dari faktur pemasok harus diverifikasi dan harga
serta kuantitas yang dicantumkan di sana dibandingkan dengan yang
diindikasikan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Untuk pembelian
kartu pengadaan, para pengguna harus disyaratkan untuk menyimpan tanda bukti
dan memverifikasi ketepatan atas laporan bulanan.
Kesalahan dalam mencatat dan posting pembayaran ke pemasok
menghasilkan kesalahan tambahan dalam laporan keuangan dan kinerja, dan pada
akhirnya, yang dapat berkontribusi pada pembuatan keputusan yang bruk.
Pengendalian entri data dan pemrosesan untuk memastikan integritas pemrosesan
yang dihasilkan diperlukan untuk mencegah jenis-jenis masalah ini.

PENGELUARAN KAS
Aktivitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.
PROSES
Kasir, orang yang melapor ke bendahara, bertanggung jawab untuk membayar
pemasok. Hal ini memisahkan fungsih penyimpanan, yang dijalankan kasir, dari
fungsi otorisasi dan pencatatan,yang dijalankan oleh masing-masing departemen
pembelian dan utang. Pembayaran dibuat ketika utang mengirimkan kasir sebuah
paket voucher.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
Kegagalan untuk memanfaatkan diskon pembelian bagi pembayaran yang
tepat waktu dapat manjadi mahal. Sebagai contoh, diskon sebesar 1% untuk
membayar dalam 10 hari bukannya 30 hari merepresentasikan penghematan
sebesar 18% setiap tahunya. Pengajuan yang tepat dapat mengurangi resiko secara
signifikan pada ancaman ini. Faktur yang disetujui harus diajukan berdasarkan
tanggal jatuh tempo, dan sistim harus didisain untuk melacak tanggal jatuh tempo
faktur dan melacak sebuah daftar seluruh faktur yang beredar secara periodik.
Ancaman lainya membayar untuk barang yang tidak diterima
.pengendalian terbaik untuk mencegah ancaman ini adalah membandingkan
kuantitas yang diindikasikan dalam faktur pemasok dengan kuantitas yang
dimasuk kan oleh pihak pengendalian persediaan yang menerima transfer atas
barang-barang tersebut dari departemen penerimaan.
Transaksi perbankan secara online memerlukan pengewasan konstan.
Deteksi tepat waktu atas transaksi mencurigakan dan notifikasi segera dari bank
diperlukan untuk memulihkan dana yang dicairkan secara curang. Sebuah
ancaman serius adalah bahwa perangkat lunak keystroke-logging dapat
menginfeksi computer yang digunakan untuk perbankan online dan menyediakan
para penjahat dengan surat kepercayaan perbankan milik perusahaan. Cara terbaik
untuk menaggulangi ancaman ini adalah dengan menunjuk sebuah komputer
tertentu yang digunakan untuk perbankan online untuk membatasi akses ke
komputer itu ke bendahara atau siapapun yang bertanggung jawab atas otorisasi
pembayaran, dan hanya untuk menggunakannya untuk perbankan online dan
bukan aktivitas lainya.