O termo RFP vem do ingls Request for Proposal, em traduo livre
Solicitao de Propostas. uma ferramenta essencial para a gesto de fornecedores, pois estabelece o ambiente para uma concorrncia definindo os alicerces para a negociao, como: escopo, condies e responsabilidades.
A RFP utilizada quando se precisa pedir o oramento de um projeto
complexo, com diferentes cenrios a vrias empresas. Nesse caso, o bom e velho oramento tradicional mais atrapalha que ajuda.
similar ao conceito de Declarao de Trabalho do PMBOK, documento
onde se especifica o trabalho solicitado a um fornecedor. A diferena que a DT enviada para dar inicio ao trabalho e a RFP uma ferramenta de cotao.
Na RFP descreve-se:
Escopo do Projeto O trabalho que ser feito no projeto
Escopo do Produto O produto, servio ou resultado que ser gerado pelo
projeto
Cronograma Definio de perodo para dvidas, elaborao da soluo
tcnica, envio da proposta etc.
Premissas e restries - Premissas so pressupostos para que o projeto
acontea. Restries tudo que restringe o projeto, tipicamente tempo, custo, qualidade etc.
Responsabilidades Elenca quais so as responsabilidades de cada parte.
Governana do projeto Define o modelo de gesto esperado para o
projeto.
Modelo de oramento - Define o formato exato em que se espera receber o
oramento. Campos, granularidade, totalizaes etc.
Formas de pagamento - Define qual o modelo de pagamento.
Termos e condies - Ex: Confidencialidade, publicidade, etc
Aspectos a observar como tomador do servio (cliente)
Revisar o documento com profissionais das reas, adicionando vises
complementares
Evitar duplo sentido ou informaes contraditrias
Abordar aspectos tcnicos em detalhes
Definir um cronograma, para que os fornecedores tenha datas-alvo a cumprir
Definir a estrutura do oramento (Serve para facilitar a comparao de
fornecedores)
Definir a granularidade das entregas (Serve para negociar o escopo sem
gerar retrabalho. Lembrando que isso geralmente aumenta os custos, portanto renegocie os valores em pacote no final)
No caso de servios, definir volumetria e SLAs.
No caso de projetos, definir critrios de aceite, parmetros, medidas e
tolerncia
Explicitar direitos e deveres, condies de pagamento e pontos crticos (do
futuro contrato) como: multas contratuais e bnus
Aspectos a observar como prestador do servio (fornecedor)
Ler e entender o escopo em detalhes
Construir diferentes cenrios para aumentar a probabilidade de ser
escolhido
Utilizar premissas para embasar os cenrios
Avaliar a capacidade de mobilizao de equipe antes de submeter a
proposta
Tirar dvidas com o cliente
Fazer due dilligence antes de comear o projeto
Negociar um perodo inicial de adaptao, livre de multas
Precaver-se contra variaes de escopo e aumento de custos, utilizando a
seo Escopo Negativo para explicitar o que NO faz parte do projeto.