Anda di halaman 1dari 5

Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)

Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN PROYEK DALAM


MENGELOLA PROYEK DI PT. X
Silvia Rostianingsih1, Arlinah Imam Raharjo2, Basuki Setiawan

Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra, Siwalankerto 121-131, Surabaya


1
silvia@peter.petra.ac.id, 2 arlinah@peter.petra.ac.id

ABSTRAK
Untuk pengembangan usaha dan pengaturan manajemen proyek, PT. X membutuhkan suatu sistem
yang dapat memperbaiki sistem dalam melakukan planning, monitoring, controlling dan scheduling
terhadap suatu proyek. Pada penelitian ini dirancang serta dibuat sistem informasi manajemen
proyek pada PT. X dengan menggunakan empat komponen utama, yaitu planning (menggunakan
metode Work Breakdown System), controlling, monitoring, dan scheduling. Sistem manajemen
proyek dilengkapi dengan laporan gantt chart yang menampilkan informasi dari suatu proyek.
Planning dilakukan dengan membagi proyek menjadi beberapa tahap dan sub tahap. Monitoring
dan controlling dilakukan dengan penyampaian beberapa laporan tertulis dan laporan dalam
bentuk gantt chart. Scheduling dilakukan dengan memberikan batasan tanggal pada tiap tahap dan
sub tahap dalam setiap proyek. Aplikasi ini akan memudahkan pengaturan manajemen proyek
dalam PT.X, sehingga proyek dapat lebih teratur dan dapat diselesaikan tepat waktu.

Kata Kunci: planning, monitoring, controlling, scheduling

1. PENDAHULUAN berbagai modul. Sebuah proyek perangkat


PT. X merupakan salah satu perusahaan lunak dapat berubah-ubah sesuai dengan
yang bergerak dalam bidang pembuatan dan pengembangan sistem dalam melakukan
konsultan manajemen proyek. Breakdown programming.
aktifitas dari suatu proyek mengalami kesulitan, Ada tujuh tahapan proyek [2] yaitu:
karena monitoring dilakukan secara manual.
Proses scheduling juga mengalami kesulitan 2.1. Tahap Definisi
jika terdapat proyek yang banyak, karena terjadi Tujuan dari tahap ini adalah untuk
pen-double-an tugas serta banyak terjadi mendapatkan pemahaman yang sejelas-jelasnya
bentrok dalam menjadwalkan deadline suatu mengenai permasalahan dari user, sehingga
proyek. Seorang manajer proyek dalam dapat melakukan estimasi biaya dan waktu
melakukan pembagian tugas mengalami dengan baik. Ada tiga bagian yang harus
kesulitan apabila ada proyek besar dan kecil dikerjakan dalam tahap ini. Pertama adalah
yang dikerjakan secara bersamaan dan mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai
diselesaikan dalam waktu yang sama, karena permasalahan dari user dan apa saja yang
pembagian tugasnya menjadi tidak sama. Oleh diperlukan untuk memecahkan masalah
karena itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat tersebut. Kedua, harus segera diputuskan
membantu manajer proyek dalam melakukan apakah akan mengerjakan proyek tersebut atau
manajemen terhadap proyeknya. tidak (harus dianalisa resiko-resiko yang ada
berdasarkan dari proyek yang dikerjakan).
2. MANAJEMEN PROYEK Ketiga, harus memberikan kepada user estimasi
Proyek adalah sebuah aktifitas yang yang termuat dalam proposal.
menghasilkan sesuatu baik dalam bentuk jasa
maupun produk (barang). Mayoritas masyarakat 2.2. Tahap Perencanaan Proyek
yang berkecimpung dalam dunia komputer Planning merupakan suatu proses yang
beranggapan bahwa sebuah proyek merupakan berkelanjutan. Setiap perkembangan yang
sebuah aplikasi kompleks yang terdiri dari dilakukan akan ditinjau kembali untuk

Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek 1


(Silvia Rostianingsih)
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

kemudian mendapatkan pemahaman yang lebih


baik terhadap kinerja suatu proyek. Dalam 2.7. Tahap Acceptance
melakukan planning, terdapat bermacam- Tujuan dalam tahap ini adalah untuk
macam metode, antara lain metode Work memperoleh pernyataan tertulis dari user
Breakdown Structures (WBS). Dalam metode apakah produk tersebut telah disampaikan
ini tahap-tahap yang ada dipecah menjadi sesuai dengan perjanjian. Dalam tahap ini hal
berbagai sub tahap yang lebih kecil. WBS yang harus diperhatikan adalah:
dimulai dengan melakukan listing terhadap Sistem yang dijanjikan telah melalui tahap
tahap-tahap yang ada dalam suatu proyek. test
Membuat laporan test dan diberikan kepada
2.3. Tahap Analisis user, sehingga user memiliki gambaran
Aktifitas utama dalam tahap ini adalah jelas terhadap testing dari proyek
untuk menganalisa sistem dan menghasilkan
dokumen yang menjelaskan sistem. Dokumen 2.8. Tahap Pelaksanaan
ini akan semakin menambah pemahaman lebih Pada tahap ini sistem telah siap
dari tahap definisi, sehingga tim proyek dijalankan dan akan digunakan oleh user untuk
memiliki gambaran sistem secara menyeluruh. memecahkan masalah user. Aktifitas utama
dalam tahap ini adalah jaminan selama
2.4. Tahap Desain beberapa waktu bagi user dalam menyelesaikan
Dalam melakukan desain terhadap masalahnya dengan menggunakan sistem baru.
sistem dilakukan pembagian sistem sesuai
dengan fungsi-fungsi komponennya dan 3. METODOLOGI PENELITIAN
menghubungkan komponen-komponen Metodologi penelitian yang dilakukan
tersebut. adalah:
Studi literatur diperlukan untuk
2.5. Tahap Pemrograman mempelajari sistem manajemen proyek
Aktifitas yang dilakukan adalah Pengumpulan data yang diperlukan dalam
merencakan bagaimana dapat melakukan test membuat software project management,
pada modul, melakukan coding pada masing- meliputi data karyawan, data proposal, dan
masing modul, menyimpan seluruh test yang data-data yang diperlukan lainnya.
dilakukan, dan memulai untuk membuat Analisis sistem dengan melihat sistem yang
dokumen user (users guide, maintenance ada, permasalahan, dan kebutuhannya
guide, operator guide, dokumentasi training).
Desain sistem dilakukan dengan membuat
proses bisnis yang sesuai dengan hasil
2.6. Tahap Testing
analisis.
Tujuan dalam testing ini adalah untuk
melakukan test pada sistem yang ada. Dalam Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan
melakukan test diperlukan System Test Plan hasil desain.
(STP) yang merupakan dokumen yang berisi: Melakukan testing pada aplikasi yang telah
Jadwal test, staf, dan sumber daya yang dibuat.
diperlukan Menganalisis apakah hasil tersebut dapat
Konfigurasi manajemen, integrasi dan diterima oleh user.
pengetesan terhadap tools yang digunakan. Maintenance aplikasi tersebut.
Pengecekan terhadap setiap langkah dari
pengintegrasian 4. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Daftar sumber daya dan dokumen yang
4.1. Analisis Sistem
diperlukan
Proses bisnis PT. X adalah sebagai
Dalam melakukan test terhadap sistem
berikut:
harus diperhatikan integrasi masing-masing
Proses penerimaan order dari customer
modul.

2 Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek


(Silvia Rostianingsih)
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

PT. X menerima order dari customer, Running merupakan proses melakukan


kemudian perusahaan ini melakukan survei implementasi software yang dibuat kepada
pendahuluan kepada customer tersebut. Survei customer. Implementasi tersebut diterapkan
dilakukan untuk mendapatkan gambaran dalam sistem yang dimiliki customer. Melalui
mengenai proyek yang akan dikerjakan. proses ini akan diketahui apakah software
Proses penawaran proposal tersebut bebas dari error atau tidak.
Sebelum PT. X melakukan pengerjaan Maintenance
suatu proyek, perusahaan ini menawarkan Maintenance merupakan proses
proyek tersebut dalam bentuk proposal perbaikan software apabila terjadi error, baik
penawaran kepada pihak customer (pelanggan). human error maupun software error.
Proposal ini memuat harga proyek beserta Pengaturan proses ini dimuat dalam kontrak
termin-termin pembayarannya. Harga dan perjanjian yang telah disepakati.
termin pembayaran dalam proposal ini tidak
bersifat tetap, artinya customer dapat 4.2. Desain Sistem
melakukan negosiasi terhadap proposal yang PT. X membutuhkan beberapa hal
diajukan. yang dapat menunjang proses planning,
Proses kontrak proposal scheduling, controlling, dan monitoring
Proses kontrak proposal dilakukan jika sehingga dapat berjalan dengan efisien, yaitu:
telah terjadi kesepakatan antara PT. X dengan Komputerisasi untuk proses penyimpanan
customer. Proposal ini memuat dasar-dasar data karyawan, data customer, data proyek
perjanjian proyek kedua belah pihak, harga yang ada, sehingga data tersimpan dengan
proyek, beserta termin pembayarannya. baik.
Proses analisis dan desain sistem Komputerisasi untuk proses monitoring dan
Analisis dan desain sistem berguna controlling dalam bentuk laporan Gantt
untuk mengetahui dan memberikan gambaran Chart yang memudahkan dalam melihat
sistem perusahaan customer secara detail dan penjadwalan suatu proyek.
menyeluruh, mengidentifikasi permasalahan Komputerisasi untuk menetukan termin
customer dan melakukan perencanaan terhadap pembayaran yang disimpan dalam
sistem yang baru. database.
Programming Komputerisasi dalam membuat proposal
Programming merupakan proses inti penawaran dan kontrak yang dihubungkan
dalam pengerjaan suatu proyek. Dalam proses dengan data customer.
ini memuat permintaan customer akan suatu Kebutuhan untuk melihat laporan-laporan
software, yang akan membantu memecahkan secara periodik, sehingga monitoring dan
permasalahan user. Programming merupakan controlling dapat berjalan secara efektif.
proses pembuatan software sesuai dengan Secara garis besar, sistem ini dibagi
permintaan customer. Masing-masing modul menjadi tiga proses yaitu proses pengolahan
yang dibuat ditunjukkan kepada customer untuk proposal proyek, proses pengerjaan proyek, dan
disesuaikan dengan permintaan customer dan proses maintenance proyek. Contoh form
mendapat persetujuan dari customer aplikasi dapat dilihat pada gambar 1 dan 2.
berdasarkan kontrak perjanjian. Struktur menu yang ada adalah:
Testing Master: Golongan, Karyawan, Customer,
Testing merupakan proses melakukan Tahap, Jenis Biaya, Spesifikasi.
pengecekan terhadap modul-modul yang telah Proses: Proposal Penawaran, Proposal
dibuat. Dilakukan untuk meminimalisasi error Kontrak, Pembayaran, Proyek, Perhitungan
yang terjadi. Testing dilakukan terhadap Keuntungan Proyek.
masing-masing modul setiap modul tersebut Realisasi Proyek: Surat Tugas, Draft tugas
selesai dibuat/diselesaikan.
per Proyek.
Running

Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek 3


(Silvia Rostianingsih)
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

Laporan Proses: Proposal Penawaran & proposal kontrak, laporan karyawan yang
Kontrak, Proyek, Gantt Chart Proyek, Gantt mengerjakan proyek, laporan kegiatan per
Chart per Orang, Karyawan Proyek. bulan, laporan rincian biaya per proyek dan
Laporan Kegiatan per Bulan: Periode laporan pembayaran termin proyek.
Pembayaran Bulanan, Pengerjaan proyek Pendukung proses monitoring dan
Bulanan. controlling dapat berupa penyampaian
Laporan Kegiatan per Proyek: Biaya per laporan dalam bentuk Gantt Chart, yang
Proyek, Detail Proyek. terbagi dalam tiga bagian yaitu Gantt Chart
per karyawan, Gantt Chart proyek
5. KESIMPULAN keseluruhan dan Gantt Chart detail per
Kesimpulan yang dapat diambil adalah: proyek. Penggunaan Gantt Chart
Metode Work Breakdown System (WBS) diharapkan memudahkan proses monitoring
merupakan metode yang baik dalam dan controlling perusahaan yang selama ini
pengaturan planning, karena membagi dilakukan secara manual.
suatu proyek ke dalam beberapa tahap dan
sub tahap. Dengan adanya pembagian 6. DAFTAR PUSTAKA
proyek ke dalam beberapa tahap dan sub [1] W. Boehm, Software Engineering
tahap, membuat pembagian tugas menjadi Economics, Englewood Cliffs New Jersey:
jelas. Prentice Hall, 1981.
Scheduling dilakukan dengan menggunakan [2] Rakos, J. John, Software Project
Management for Small to Medium Sized
pembatasan tanggal pada masing-masing
Projects, Englewood Cliffs New Jersey:
tahap dan sub tahap, sehingga akan
Prentice Hall, 1990.
mempermudah perusahaan dalam
[3] Whitten, L. Jeffrey, System Analysis and
melakukan penjadwalan.
Design Methods, 4th ed. The McGraw-Hill
Monitoring dan controlling dapat
Companies Inc, 1998.
disampaikan dalam bentuk laporan, yaitu:
laporan proposal penawaran, laporan

Gambar 1. Form Pengisian Tahap

Gambar 2. Form Pengisian Sub Tahap

4 Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek


(Silvia Rostianingsih)
Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006)
Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek 5


(Silvia Rostianingsih)